Clubblad van de watersport vereniging “de Nieuwe Waterweg” Jaargang 23a, nummer 107 fusierapport, 04 december 2008
Een vertrouwd plekje in de jachthaven. Pagina 2
Beste leden, als bijlage treffen jullie het fusie onderzoeksrapport aan. Zoals afgesproken wordt dit aan de leden aangeboden nu het afgerond is. De financiële paragraaf van Jacht Club Schiedam wordt op hun verzoek niet gepubliceerd. Binnen ons bestuur is dit rapport doorgesproken en is er overleg geweest met bestuur jachtclub Schiedam en de leden van de commissie. De informatie uit deze gesprekken en het rapport heeft bij het bestuur tot het volgende standpunt geleid. In onze vereniging zien wij zaken die ook nodig aandacht behoeven. Dit loopt uiteen van verouderde artikelen binnen onze statuten tot de huidige staat en ideeën omtrent bv. ons clubhuis. Wij zijn daarom van mening dat de vereniging haar tijd en energie moet investeren in onderwerpen en zaken die binnen onze vereniging rijp zijn voor een update. Dat betekent niet dat het fuseren van de baan is maar wordt geparkeerd. Dit standpunt is inmiddels door de voorzitter van onze vereniging verwoord naar de voorzitter van JCS. Voor onze vereniging betekent dit dat er een plan komt waarin voorstellen gepresenteerd gaan worden die beschrijven wat er binnen de vereniging verbeterd zou moeten worden willen we als club op een gezonde manier verder gaan. Groet, Het bestuur
Pagina 3
Pagina 4
Rapport van onderzoek
“Fusie”
Jachtclub Schiedam en WSV De Nieuwe Waterweg
De Fusie Commissie: Dhr. W. Morée Dhr. A. Noordijk Dhr. C. Valk Dhr. T. Tiggelman Dhr. R. Westerhoff d.d. 23 september 2008
2/11
Pagina 5
Inhoudsopgave: 1. Voorwoord 2. Aanleiding tot onderzoek 3. Bestuursvormen/organisatiestructuur, statuten & reglementen 4. Inspraak 5. Financiën 5.1 Concept begroting in nieuwe situatie 5.2 Kostenoverzicht Fusie 5.3 Consolidatiebalans JCS - DNW 6. Onderhoud 7. Club activiteiten 8. Culturen van de verenigingen 9. Toekomstvisie 10. Fusietraject (tijdspad & data)
3/11
Pagina 6
Voorwoord / Inleiding Het resultaat van het fusie onderzoek heeft uiteenlopende verwachtingen geschept. Daarom is het zinvol het resultaat te voorzien van dit inleidend voorwoord. Het houden van een vergelijkend onderzoek tussen de verenigingen “Jacht Club Schiedam en De Nieuwe Waterweg” was een complex geheel. Dit verslag is het eindproduct van het onderzoek door de gezamenlijke commissie waarin de verenigingen zijn vergeleken op financieel, bestuurlijk, organisatorisch cultureel en statutair niveau. De hoofdstukken uit de inleiding waren allen onderzoeksgebieden zoals die vooraf gezamenlijk bepaald waren. In het proces is daar deels van afgeweken omdat sommige onderdelen in dit stadium niet verder kunnen worden uitgewerkt. Uiteindelijk zijn, financiën, bestuur, organisatie, statuten & cultuur binnen de commissie onderzocht en doorgesproken. Wat vind je hier niet In dit verslag staat niet iedere stap die de commissie heeft gezet. De commissie heeft gewerkt vanuit het mandaat dat verkregen is van de Algemene Ledenvergaderingen. Dit betekent dat in de weergave van de resultaten de overeenkomsten dan wel de verschillen tussen de verenigingen niet tot op iedere letter is weergegeven. Dit zou het verslag te uitgebreid maken en bovenal onoverzichtelijk waardoor de informatie waar het om gaat moeilijker te achterhalen is. Het is dus aan de lezer zelf om op basis van dit verslag tot een conclusie te komen of fusie meerwaarde heeft. Aanleiding tot onderzoek Op 22 december 2006 zijn de leden geïnformeerd dat er een gezamenlijke commissie van onderzoek is gevormd. Daarmee was het startsein gegeven voor de fusie commissie. Aanleiding voor het houden van een onderzoek tussen de verenigingen kwam voort uit de volgende constateringen. In de Spuihaven zitten relatief kleine verenigingen waardoor er sprake is van dubbele bezetting in de vorm van meerdere besturen, clubhuiscommissies, kascontrolecommissies etc. Daarbij merken de verenigingen van de Spuihaven problemen met de werving van nieuwe bestuurs- en commissieleden. Deze situatie vormde dan ook één van de belangrijkste redenen voor het onderzoek. Tevens is de herindeling van de haven( grote en kleine jachten) een belangrijk punt. Daarnaast spelen bij beide verenigingen onderwerpen als vergrijzing van het ledenbestand, terugloop in de aanwas van nieuwe leden, communicatie met de gemeente vanwege (dezelfde) havenbelangen maar ook nieuwe wettelijke verplichtingen zoals een oplossing voor het vuilwater. In het verleden is er al eerder tussen besturen gesproken over de mogelijkheden van samengaan maar dit is nooit van de grond gekomen.
Bestuursvormen (organisatie & functies) De commissie concludeert dat de bestuursvormen tussen de beide verenigingen niet wezenlijk verschillen, maar bij fusie zullen er toch nieuwe statuten moeten worden opgesteld.
Bij een ja voor een fusie adviseert de commissie dat de 2 besturen in de periode van 12 maanden alle vervolgstappen voorbereiden voor de algemene leden vergadering waarin die zaken ter goedkeuring worden voorgelegd en het nieuwe bestuur wordt gekozen. Daarnaast adviseert de commissie onderstaande bestuursvorm. Een 5 koppig bestuur waaronder de diverse commissariaten onder een bestuurslid.
4/11
Pagina 7
Statuten De statuten van de beide verenigingen zijn vergeleken. Uit deze vergelijking blijkt dat er geen al te grote verschillen zitten tussen de verenigingen. Wel zitten in beide statuten onderdelen die niet meer aansluiten op deze tijd. Gesteld mag worden dat de huidige statuten van beide verenigingen gedateerd zijn en op onderdelen aangepast moeten worden.
De commissie adviseert dat het updaten van de statuten wenselijk is. Om dit niet moeilijker te maken dan het is heeft het watersport verbond een modelstatuut dat geschikt is om te gebruiken. Voor het proces m.b.t. de statuten van een nieuw te vormen vereniging adviseert de commissie het volgende: Jacht Club Schiedam behoudt (formeel) haar statuten en de De Nieuwe Waterweg zal daar deel van uit gaan maken. De jaarrekeningen van beide verenigingen zullen door een externe registeraccountant worden geconsolideerd. De hoofdreden om dat te doen is dat op die manier de leeftijd van de oudste vereniging wordt behouden. Ook de titel koninklijk blijft dan “binnen het bereik” van 20 jaar. In de praktijk betekent dat wanneer de verenigingen samengaan dit gebeurt in een vernieuwd statuut en onder een andere nog te kiezen nieuwe naam, bijvoorbeeld “Jachtclub De Nieuwe Waterweg”. Huishoudelijk Reglement Voor wat betreft het huishoudelijk reglement is het meest opvallend het verschil in sanctiebeleid. Bij JCS is een geldbedrag vast gesteld wat moet worden voldaan bij het niet uitvoeren van een werkbeurt. Bij de Nieuwe Waterweg is een dergelijke sanctie niet ingesteld. Verder zijn er geen grote verschillen tussen de verenigingen.
De commissie heeft op dit onderdeel geen specifiek advies. Het watersport verbond heeft ook hiervoor een concept model wat te gebruiken is.
5/11
Pagina 8
Inspraak
De commissie constateert een verschil tussen de verenigingen m.b.t. het stemrecht wanneer er tijdens een algemene leden vergadering besluiten genomen moeten worden die betrekking hebben op havenaangelegenheden. Bij dergelijke besluiten hebben bij JCS leden zonder boot 1 stem, en leden met boot 2 stemmen. Bij De Nieuwe Waterweg hebben alle leden 1 stem, ongeacht het onderwerp waarover gestemd wordt.
De commissie adviseert het systeem waarbij er onderscheid gemaakt wordt tussen leden met een boot en leden zonder boot. Dit om de belangen van de leden met een ligplaats in onze haven beter te waarborgen. Financiën Om de financiën te kunnen vergelijken moeten de jaarrekeningen volgens wettelijke normen op elkaar worden afgestemd. Het verschil tussen de verenigingen is dat Jacht Club Schiedam een jaarrekening overlegt ( bezittingen tegen geld ) en De Nieuwe Waterweg een verliesrekening en begroting. De cijfers van De Nieuwe Waterweg zijn daarom omgezet door T. de Vos (lid DNW) zodat de beide balansen te vergelijken zijn. Daarom moesten de vaste activa van beide verenigingen worden getaxeerd. Dit is gedaan door een beëdigde taxateur, Dhr. N.A. van Kempen op 19 januari 2007 en 3 maart 2008. Het resultaat van de vergelijking is dat de verenigingen in vermogen nauwelijks verschillen. Beide verenigingen zijn financieel gezond en hebben liquiditeit achter zich. Kort overzicht. - Zo werkt JCS met een jaarrekening en werkte DNW alleen vanuit een begroting. - Een ander verschil is dat de berekening van de liggelden volgens verschillende systemen tot stand komt. JCS berekent de liggelden op basis van de m2 van de box, DNW berekent de m2 van het schip (lengte x breedte) Een kostenberekening van een m2 boxtarief geeft een reëler( evenwichtiger) verhouding tussen kosten en baten ( tussen huur en verhuur van wateroppervlakte) Er is een voorbeeld begroting opgesteld zodat de leden uit beide verenigingen een beeld kunnen vormen van de veranderingen op financieel gebied bij fusie. Op basis van deze voorbeeld begroting is te zien dat bij fusie niet direct sprake is van een groot financieel voordeel maar evenmin van financiële obstakels.
De commissie adviseert dat bij groen licht tot fusie de besturen de onderliggende systemen van het liggeld moeten bespreken. Doel zou dan moeten zijn te komen tot een goede regeling
Kosten fusie J.C.S. & D.N.W. Notariskosten Aanpassing statuten, reglementen, fusie tussen verenigingen effectueren. Drukwerk Nieuw logo, briefpapier, nieuwe statuten, vlaggen etc. Representatiekosten Zaalhuur, koffie, drankje, informatiebenodigdheden Diverse onvoorzien KvK, juridisch advies, naambordjes etc, et Totaal ca.
€ 2500,00 € 2250,00 € 500,00 € 1750,00 --------------€ 7000,00
Niet relevant is om toekomstige kosten van investeringen zoals eventueel herindeling haven, nieuwe functie clubhuis DNW etc. erin mee te nemen. Deze kosten hebben niet direct te maken met fusiekosten. De verenigingen zouden deze kosten individueel ook gekregen hebben.
Belangrijk, bovenstaande fusiekosten zijn ramingen en geen weergave van offertes. 6/11
Pagina 9
Voorbeeld begroting bij fusie Toelichting op deze voorbeeldbegroting: + = verwachte meerkosten besparing
-
= verwachte
Financiële zaken. Op deze en de volgende bladzijde van het originele fusierapport waren opgenomen - de begroting wanneer de twee verenigingen waren gefuseerd en - de geconsolideerde balans van de nieuwe vereniging, beide op basis van de begrotingscijfers 2008.
Op uitdrukkelijk verzoek van Jachtclub Schiedam is echter verzocht deze gegevens niet in het rapport op te nemen teneinde openbaarheid aan derden te voorkomen. Het bestuur van de wsv De Nieuwe Waterweg heeft dit verzoek gerespecteerd. Financiële conclusie De conclusie voor wat betreft het financiële deel kan als volgt worden samengevat. Hoewel de beide verenigingen eenzelfde structuur hebben, waren er vooral op het gebied van tarieven, berekening van liggelden, financiële verslaglegging en vermogen van de verenigingen verschillen, waarover geen consensus kon worden bereikt. Afgesproken is eerst over deze punten overeenstemming te krijgen, waarna in de toekomst mogelijk opnieuw overleg over een fusie zal plaats vinden.
7/11
Pagina 10
Onze plaats in de Spuihaven
Zelfwerkzaamheid zal ook in de toekomst een noodzaak blijven. Het is trouwens ook gezellig om met elkaar de spullen van de vereniging in goede staat te houden. Pagina 11
Het hoe om te gaan met lopende zaken die met het onderhoud van de vereniging te maken hebben laat zich wat lastig passen in een onderzoek naar fusie. Allereerst omdat het een hoeveelheid & diversiteit van verschillende zaken omvat. Maar daarnaast omdat dit geregeld wordt in het huishoudelijk reglement dat op haar beurt weer groen licht moet krijgen in de Algemene Leden Vergadering van de nieuw te vormen vereniging. Beide verenigingen hebben onderhoudszaken die overlappen, denk hierbij aan onderhoud van palen, vlotten, verfwerk, baggeren van de haven, etc. Clubhuis Bij het uitvoeren van clubhuis activiteiten waarbij voedsel en dranken gebruikt worden liggen er wettelijke eisen die in acht genomen moeten worden. Te denken valt aan werkruimte (keuken & bar), opslag (koelkast & vriezer) en de brandveiligheid (aantal vluchtwegen). Het clubhuis bij Jachtclub Schiedam is al vernieuwd en voldoet aan de eisen van de voedsel en warenwet. Het clubhuis van WvS De Nieuwe Waterweg is echter toe aan renovatie/vernieuwing wil het dezelfde functie kunnen behouden als nu. Verenigingswerk draait weliswaar op vrijwilligers maar ontslaat een vereniging niet van de inspanningsverplichtingen mbt veiligheid en warenwet.
De commissie heeft gemeend dit niet verder in detail uit te werken omdat dit bij eventuele fusie nader ingevuld wordt in de statuten en het huishoudelijk reglement. Denk hierbij aan het wel/niet instellen van verplichte werkbeurten, bardiensten & schoonmaakdiensten. Maar ook welke functies willen de leden toekennen aan de clubhuizen nadat er gefuseerd is. In geval van fusie moet het nieuwe bestuur daarom met voorstellen komen naar haar leden aangaande deze zaken. Culturen van de verenigingen Zowel Jacht Club Schiedam als WvS De Nieuwe Waterweg hebben ieder hun eigen weg afgelegd om te komen waar ze nu zijn. Terugkijkend kan het niet uitblijvend dat deze verschillende achtergronden ook hun weerslag hebben op de aard van het ledenbestand. Alleen mensen die zichzelf herkennen in dezelfde achtergrond worden doorgaans lid. Anno 2008 spelen deze verschillen in achtergrond niet meer bij het aannemen van nieuwe leden. Beide clubs trekken op dit moment leden aan met uiteenlopende achtergronden. De verschillen uit het verleden aangaande het ledenbestand hierdoor ook vervaagd en oude termen zoals de “Heren baai” kommen simpelweg niet meer overeen met de feitelijke situatie. Beide verenigingen zijn afhankelijk van de zelfwerkzaamheid door de leden in de vorm van “handen uit de mouwen”. Wel brengt het verleden verschillende tradities/gebruiken met zich mee in oa clubactiviteiten. Deze verschillen vormen kunnen géén drempel vormen maar zijn eerder een basis om op door te bouwen.
De commissie meent dat bij de culturen van de vereniging een punt van aandacht ligt. Het gevoel van “je eigen club” die je “al jaar en dag” kent wordt oa bepaald door de cultuur op de club maar ook door de heersende ideeën van de leden. Binnen de commissie is dan ook de vraag voorbij gekomen in hoeverre leden de ervaringen van hun “kluppie” durven te delen met meer mensen. Onzekerheid over mogelijk verlies van de huidige gezelligheid, eigenheid en beslotenheid spelen daarin zeker een rol. Wordt het persoonlijker of wordt het zakelijker is daarin een kernvraag.
Tot slot
9/11
Pagina 12
De commissie is van mening dat bij geen van de onderzochte gebieden sprake is van directe dan wel acute noodzaak tot fusie. Maar zoals al beschreven in de aanleiding verwacht de commissie wel op de langere termijn problemen met het vervullen van bestuursfuncties. In het ergste geval zijn er te weinig functies gevuld en geeft dat problemen in het kunnen functioneren als vereniging. Bestuursarmoede is geen gedachtespinsel maar eerder een feit dat zich opdringt aan de verenigingen dat ook zijn sporen nalaat. Bij beide verenigingen is het voltallig houden van het bestuur een probleem. Toekomstvisie Voor beide verenigingen geldt dat er een beleidsplan nodig is met daarin een toekomstvisie op lopende zaken van nu en die van de nabije toekomst. Deze toekomstvisie moet leiden tot concrete acties die deze zaken aanpakken. Denk hier bijvoorbeeld aan: uitvoeren van de regelgeving mbt de poepslurper, uitvoeren van rookbeleid, een meerjarenplan op onderhoudsvragen, hoe wensen we om te gaan tav passanten, het op peil houden van het ledenbestand, in kaart brengen van noodzakelijke investeringen & faciliteiten. Het behouden van voldoende bestuursleden, commissie leden voor clubhuiscommissie etc. hoe om te gaan met de trend dat er grotere boten komen, dit vraagt oa visie op hoe om te gaan met de havenindeling.
De Commissie hecht er waarde aan te vermelden dat dit rapport slechts een onderbouwing is voor een te nemen beslissing bij de ledenvergadering. Uiteraard ligt de beslissing bij de leden. Ook voor toekomstige veranderingen en besluiten ligt de beslissing hiervan bij de leden. Dus
bij U…
Fusie traject Zoals beschreven in de “aanleiding tot onderzoek” in het voorwoord is het onderzoekstraject als volgt verlopen:
besturen stellen een gezamenlijke commissie in Inventarisatie 8 onderzoeksgebieden Tussenrapportage aan de besturen Go / No Go voor verder onderzoek voor de leden op de ALV De Nieuwe Waterweg houdt enquête onder haar leden Eindrapportage vóór einde van augustus 2008 verspreiden (niet behaald)
Afgesproken planning verdere traject: presentatie (avond) aan de leden van beide verenigingen besturen formuleren een definitief voorstel voor de bijzondere ALV Beslissing over fusie dan wel samenwerking
(december 2006) (januari 2007) (maart 2007) (maart/april 2007) (februari 2008) (juli/aug.) 2008)
(vrijdag 3 – 10 – 08) (oktober 200) (november 2008)
De Fusie Commissie:
10/11
Pagina 13
De wsv De Nieuwe Waterweg nog gescheiden van Jachtclub Schiedam. Pagina 14
De vlotten zijn verbonden. Een eerste samengaan van de verenigingen in de Spuihaven, e.e.a mede door het gezamenlijk exploiteren van de vuilwaterafvoer installatie.
Pagina 15
Indien onbestelbaar retour: Keizermantelweg 219, 3192 VZ Hoogvliet RT
Winterstalling in de jaren 50. Op de achtergrond de haven waar we nu liggen. Pagina 16
Huidige drijvende clubhuis, soms wel eens in hoog water.
