„CLEAN-PRECÍZ” Integrált ügyviteli rendszer T25. Előleg– és végszámla kezelése
Tartalom
Alapbeállítások Globális változó beállítása.................................................................................................... 3 Előleg– és végszámla formátum ........................................................................................ 4 Előleg napló beállításai.......................................................................................................... 4
Előleg- és végszámla készítés menete A számlakészítés lépései....................................................................................................... 5 A könyvelés lépései................................................................................................................. 6 Előleg– és végszámla kezelése a GO-PRESS modulban............................................. 8
2
Alapbeállítások Ahhoz, hogy előleg- és végszámlákat megfelelően kezelje a rendszer, néhány alapbeállítás szükséges: 1. 2. 3.
Globális változó beállítása. Előleg- és végszámla formátum. Előleg napló beállítása
Globális változó beállítása A Számlázási modulba belépve válasszuk ki a 1. Törzsadatok / 1. Törzsadatok karban-
tartása / 9. Rendszerparaméterek karbantartása képernyőt. A P119 Rendszerparaméterek karbantartása képernyő jobb alsó sarkában kattintsunk a szürke Rendszerváltozók gombra. A megjelenő Változók képernyő bal oldalán győződjünk meg róla, hogy a Globális változók menüpont be van pipálva. A négyzetrácsos részben egy tetszőleges változóra kattintva a megjelenő Változó karbantartása képernyőn a Változó neve mezőt töröljük ki, és vigyük föl csupa nagy betűkkel: VANPRSZLA. Az Érték mezőben adjunk meg egy nagy i betűt. OK gombbal rögzítsük a változásokat.
3
Előleg– és végszámla formátum Mind az előleg, mind a végszámlához új számlaformátum szükséges. Mindkettőt az Ügyfélszolgálatunkon (Tel.: +36-1-237-8070, E-mail:
[email protected]) lehet megrendelni. A végszámla típus ezután hozzárendelhető bármely kimenő számla naplóhoz, illetve a SZLAKIEGADAT rendszerváltozó beállítása révén a számlázás során a számlatípusok közül manuálisan kiválasztható.
Előleg napló beállítása Az előlegszámlákhoz külön naplót kell létrehoznunk. Az előleg számlák nem kerülnek át a könyvelésbe, megmaradnak a számlázás szintjén. Könyvelésük később történik, a kiegyenlítés során manuálisan kell lekönyvelni. A 1. Törzsadatok / 1. Törzsadatok karbantartása / 3. Naplók karbantartása menüpontot válasszuk ki.
A P1131 Számla napló karbantartása képernyőn vigyünk föl egy új naplót. Beállításai a kimenő naplóhoz hasonlóan történhetnek, annyi különbséggel, hogy a könyvelés típusánál (Könyv.tip.) a 2. Proforma számlát kell kiválasztani, valamint meg kell adni a Számla típusa képernyőn az előleg számlaformátumot. A Főkönyvi számla mezőt itt is kötelező kitölteni, de 2-es könyvelési típusnál nem kerül a számla rögzítésre a könyvelésben.
4
Előleg- és végszámla készítés menete
A számlakészítés lépései Az előleg számla naplóba kell felrögzítenünk az előleg számlákat. A számlafej rögzítésekor a Megrendelésszám mezőt is töltsük ki (lehet tetszőleges számmal, betűkóddal, stb., a lényeg, hogy a partner és a megrendelésszám alapján fog az előleg- és a végszámla egymásra találni a rendszerben).
Amikor az előlegszámla kiegyenlítésre kerül, azután készíthető a végszámla. Bármelyik kimenő számla naplóba felrögzíthető, arra figyeljünk csak, hogy a Megrendelésszám mezőt az előlegszámlánál megadott számmal töltsük ki. A számla tételek felrögzítése után a P21 Számlák karbantartása képernyő bal felső sarkában lévő F4 gombra kattintsunk.
5
A P214 Előleg számlák képernyőn alapesetben megjelenik az általunk a végszámlára fölvitt megrendelésszám és ez a partnerrel együtt beazonosítja a partnerhez rendelt előleg számlákat. Az előleg számlák a Választ oszlopban kiválaszthatóak, majd a kiválasztott előlegszámlákat az F4 gombbal rendeljük hozzá a végszámlánkhoz.
A végszámla nyomtatásakor a számla végén láthatjuk az elszámolt előleg számlákat, valamint az előleggel csökkentett fizetendő összeget (ezért van szükség a speciális végszámla formátumra). Ha a kimenő naplóhoz nem rendeltük hozzá automatikusan a végszámla típust, akkor a számla rögzítése közben a megjelenő P218 A számla kiegészítő adatai képernyőn (ha a SZLAKIEGADAT változó be van állítva!) tudjuk kiválasztani a számla típusok közül.
6
A könyvelés lépései A kimenő előleg-, és végszámla könyvelésének Clean PRECÍZ programban történő menetéhez szeretnénk segítséget nyújtani az alábbiakban. Előlegszámla esetében egy proforma bizonylatot küldünk ki, mely kitöltésekor nem kerül elszámolásra a számvitelben. Ezt a Számlázás modulban a napló beállításoknál található könyvelési típus 2-es, azaz proforma beállításával érhetjük el (emiatt fog ez a napló másként viselkedni, mint a többi). A bankba történő befizetés esetén kerül sor az előleg lekönyvelésére. A végszámla már egy „hagyományos” számlanaplóból lesz kinyomtatva, amely automatikusan lekönyveli a végszámlánkat. Ehhez a naplóhoz egy speciális végszámla formátum szükséges, mely alkalmas arra, hogy a számla végén megjelenjenek az elszámolt előlegszámlák. Azonban az előlegszámlát „kézzel” kell visszavezetni. A végszámla (előleggel csökkentett) összegének könyvelése pedig a banki átutaláskor történik. A könyvelés menete: 1.
Előlegszámla kiállítása—ekkor nem történik könyvelés!
2.
Az előlegszámla ellenértékének utalása a bankban kerül lekönyvelésre bruttó összegben: T 3844 Bankszámla
K 453 Előlegszámla
Ezzel egy időben lekönyvelésre kerül az előleg ÁFA összege egy technikai számlával szemben vegyes naplóban: T 3894 Technikai számla
K 3894 Technikai számla K 4671 Fizetendő ÁFA számla
3.
A számla kinyomtatásakor a végszámla automatikusan kerül lekönyvelésre a számvitel modulban: T 311 Vevő
K 91… Árbevétel számla K 4671 Fizetendő Áfa számla
Az előleg számlát és az ÁFA összegét azonban kézzel kell visszavezetni. T 453 Előleg T 3894 Technikai számla
K 311 Vevő
(az előleg visszavezetése)
K 3894 Technikai számla
(áfa visszavezetése)
K 4671 Fizetendő Áfa számla 4.
A végszámla (előleggel csökkentett) összegének könyvelése átutaláskor a bankban történik: T 3841 Bankszámla
K 311 Vevő
7
Előleg– és végszámla kezelése a GO-PRESS modulban Ügyfeleink kérésére az Előfizetés és tagdíj nyilvántartó modult, rövid nevén a GO-PRESS-t is felkészítettük a kimenő előleg- és végszámlák kezelésére. A Számlázás modulhoz hasonlóan kell eljárnunk, tehát először egy proforma könyvelési típusú számla naplót kell beállítanunk a Törzsállományok => Kapcsolódó törzsadatok karbantartása => Iktatókönyvek karbantartása menüpontnál megtalálható P1131 Számla napló karbantartása képernyőn. Ebbe a naplóba készítjük az előleg számláinkat. Jelentősége, hogy ezek a számlák megmaradnak a számlázás szintjén, nem kerülnek át a könyvelésbe. Fontos még a Számla típusa, itt kell beállítani az előlegszámla formátumunkat.
Az előlegszámla készítésekor, a Számlázás modulhoz hasonlóan, meg kell adnunk a Rendelésszám mezőt a G221 Új megrendelés felvitele képernyőn, amely révén később az előleg- és végszámla „egymásra talál” a rendszerben. Az előlegszámla kiküldése, és a bankban történő kiegyenlítése után kerül sor a végszámla elkészítésére. A végszámla a hagyományos számlához hasonlóan készül, annyi különbséggel, hogy a Rendelésszám mezőt ki kell tölteni az előlegszámlán szereplő számmal. A megrendelés rögzítése után a képernyő jobb felső sarkában található F4-es gombra kell kattintanunk.
8
Megfigyelhetjük, hogy szerepel itt egy Nyomtatás mező, amelynek értéke alapesetben Igen, azonban végszámla esetén ez átbillen Nemre—azért van erre szükség, hogy ne nyomtassa egyből a számlát, hozzá tudjuk rendelni az előlegszámlákat a végszámlánkhoz.
Az F4 gombra kattintás után megjelenik a P214 Előleg számlák képernyő. A Rendelési szám, a Partner és a Személy előlegszámlával történő egyezősége alapján felkínálja a program a számlákat. A Választ oszlopban a megfelelő számlákat kijelölve az F4 gombbal tudjuk hozzárendelni a végszámlához. A hozzárendelés után a G221 Új megrendelés felvitele képernyőn a Nyomtatás mezőt Igen értékre kell billenteni.
Az előlegszámla végszámlán történő megjelenítéséhez speciális végszámla formátum szükséges, amelyet ügyfélszolgálatunkon ((+36-1) 237-8070,
[email protected]) tud megrendelni. A következőkben az előleg könyvelésének menetét mutatjuk be.
9
