Körlevél készítése
Mi a körlevél? A körlevél több személynek küldendő azonos tartalmú levél, amely azáltal válik személyessé, hogy minden levél a címzettre vonatkozó adatokat tartalmazza.
Példa egy kész körlevélre: Címzett: Kovács Gézáné Szeged, Híd u. 1. Tisztelt Kovács Gézáné! Örömmel értesítjük, hogy Ön megnyerte nyereményjátékunk 1000 Ft-os díját. Nyereményéhez, amelyet postán küldünk sok szeretettel gratulálunk! A levélben a különböző címzettre vonatkozóan három adat szerepel: a név, a lakcím és a nyeremény összege. Ezek az adatokat pirossal vannak jelölve.
Hogyan lehet körlevelet létrehozni? A körlevél készítésekor szükség van egy
olyan állományra, amely minden levél állandó szövegét tartalmazza. Ez a törzsdokumentum. rzsdokumentum A törzsdokumentum szövegében a címzettre vonatkozó adatokra mezőhivatkozások találhatók, pl.: {{név}}. A másik szükséges állomány a különböző címzettek adatait tartalmazza táblázatos formában, ez az adatállomány.
A körlevél készítéséhez szükséges állományok: ttörzsdokumentum örzsdokumentum Címzett: {{név}} {{lakcím}} Tisztelt {{név}}!
mez őnév mezőnév név
Örömmel értesítjük, hogy Ön megnyerte nyereményjátékunk {{nyeremény}}-os díját. Nyereményéhez, amelyet postán küldünk sok szeretettel gratulálunk!
lakcím
Kovács Gézáné Szeged, Híd u. 1. Kiss Éva Nagy Ernő
nyeremény 1 000 Ft
Csongrád, Fő u. 23. 5 000 Ft Szeged, Fő fasor 1.
2 000 Ft
adat állomány adatállomány
…és hogyan készül a körlevél? a törzsdokumentumot és az adatállományt a
felhasználónak kell létrehoznia. a program ezután a törzsdokumentumba épített hivatkozások, un. mezőnevek alapján egyesíti a két állományt. Ennek során a mezőnevek helyére behelyettesíti az adatállomány adatait, pl. a {{név}} helyére Kovács Gézáné, Kiss Éva, stb. kerül. így jön létre egy újabb állomány: a körlevél.
A körlevél készítésének három alapvető lépése: 1. lépés A törzsdokumentum elkészítése, 2. lépés az adatállomány létrehozása, az első két lépés sorrendje tetszőleges, majd a
3. lépés a törzsdokumentum és az adatállomány egyesítése.
…tehát: törzsdokumentum törzsdokumentum
adatállomány adatállomány
kköörrlleevvééll
Nézzük a példát!
Nyissuk meg a „word”-öt és írjuk meg a
levelet, amelyet több személynek szeretnénk elküldeni. Hagyjuk ki azokat a helyeket, ahova beszúrjuk a változó adatokat!
A következőkben az „eszközök”
menüben a „levelek és küldemények” menüpontból a „körlevelet” kiválasztjuk. Ezek után a kép jobb oldalán a következő ablak nyílik ki, ami a körlevélvarázsló:
Itt választhatjuk ki, hogy milyen
típusú dokumentumot kívánunk létrehozni. Jelenleg egy levelet szeretnénk, tehát maradhatunk a program által felajánlott lehetőségek közül az elsőn. Ezután a képernyő jobb alsó sarkában a kék szövegre kattintva tudunk a következő lépésre tovább lépni: „az alapul szolgáló dokumentum kiválasztása”
Az iménti (második) lépésben azt
tudjuk beállítani, hogy milyen dokumentum alapján kívánjuk a körlevelet létrehozni. A lehetőségek: aktuális, sablon, régebbi. Most az aktuális, nyitott dokumentum alapján hozzuk létre, tehát itt is csak a lap alján lévő kék szövegre kattintva továbblépünk a következő pontra:”címzettek kiválasztása”
Itt is több lehetőség közül
választhatunk, hogy a címzetteket honnan emeljük be. Most egy új címlistát hozunk létre, tehát ezt a lehetőséget kellett bejelölnünk. Ezután a jobb oldali rész közepén a „létrehozás”-ra kattintunk.
Ennek hatására kinyílik a címlista
szerkesztésének lehetőségét definiáló panel:
Először be kell állítanunk a számunkra
kényelmes elrendezést, hogy azokat az adattípusokat lássuk amelyekre nekünk szükségünk van. Ezt a „testreszabás” gombra kattintva tehetjük meg:
A kinyíló panelen a számunkra szükségtelen mezőneveket ki tudjuk törölni, ha kijelöljük , majd a törlés gombra kattintunk:
Ezek után, a hozzáadás
gombra kattintva tudunk felvenni számunkra szükséges, új mezőneveket:
És a kész mezőnevek listája:
Ezek után a „feljebb-lejjebb” gombokkal
változtathatunk a sorrenden. Majd az „ok” gomb zárásával visszatérünk a lista szerkesztéséhez, ahol már csak a szükséges mezőnevek lesznek láthatók:
Ezek után felvesszük az első dolgozó adatait,
majd az új bejegyzésre kattintva kapjuk a következő üres helyet. Így sorban felvesszük a szükséges címlistát.
Ilyen módon annyi egyént veszünk fel a listába, amennyi szükséges. Láthatjuk, hogy a navigációs gombok használatával tudunk az adtok közt mozogni előre-hátra illetve törölni bejegyzést, vagy éppen keresni, szerkeszteni. Ha végeztünk, a bezárás gombra kattintással visszatérünk a körlevél szerkesztésének lépéseihez.
Ekkor a gép egy adatforrás nevű maga által
létrehozott könyvtárba szeretné ezt az adatbázist elmenteni. Menthetjük ide is, de egy másik, szabadon választott, általunk meghatározott helyre is. Ne felejtsünk el nevet adni az adatbázisnak:
Ezek után már csak a mentés gombra kell kattintanunk.
Ezen a panelen – mielőtt az „ok”-val „végleg” bezárjuk a címlistát – még ellenőrizhetjük a bevitt adatokat, és szerkeszthetünk, módosíthatjuk azokat. Kiválaszthatjuk azokat a címzetteket, akiknek nem akarjuk mégsem elküldeni a levelet (ez akkor hasznos leginkább, ha egy nagyobb, régebbi címlistából szúrjuk be az adatokat a levelünkbe.)…
Ezután a jobb oldal alsó részén kattinthatunk a
következő – levél megírása – lépésre:
Miután a levelet már
megírtuk a munkánk elején, így most már azzal nem kell bajlódni, csak a a további elemekre kattintva a levél megfelelő helyeire beszúrni a mezőneveket:
Ehhez előbb a levélben arra a helyre kell állnunk a
kurzorral, ahova az első mezőnevet szeretnék beszúrni, majd az adatmező beszúrása gombra kattintva kiválasztjuk és beszúrjuk a mezőt.
•Ezután bezárjuk a panelt, a kurzorral a következő helyre állunk a további elemekre kattintva beszúrjuk a következő mezőt és így tovább, míg az összes szükséges mező beszúrásra nem kerül:
Ezután a jobb alsó sarokban a következő
lépésre a „levelek megtekintésére” kattintunk:
Máris látjuk az első levelet és akár a
görgetősávval, akár a körlevélszerkesztő navigációs gombjaival jobb oldalon haladva meg tudjuk tekinteni sorban a kész leveleket:
Ezután az utolsó lépésre kattintunk, ez az egyesítés befejezése lesz:
Ezután az egyes
leveleket szerkesztjük meg:
Az ok-ra kattintva pedig megjelennek a levelek egymás után, amiket a görgetősávval nézhetünk meg:
