Checklist werkgevers ‘Nieuwe medewerker in dienst’
U heeft een nieuwe medewerker (of leerling) in dienst. Om deze goed op weg te helpen, is het verstandig om hem of haar te informeren over allerlei praktische zaken. De medewerker krijgt dan direct een goede indruk over hoe het personeelsbeleid is georganiseerd: de kans van slagen op een succesvolle samenwerking is dan het grootst. Wat is belangrijk als een nieuwe medewerker (of leerling) in dienst komt?
Een medewerker aannemen
Een medewerker inwerken
Meer informatie over de CAO
Leerling in het bedrijf
Werkoverleg
Medezeggenschap
Bedrijfshulpverlening en arbozaken
Procedure ziekmelding
Informatie over opleiding en ontwikkeling
1
1. Een medewerker aannemen Zowel de sollicitant als het bedrijf hebben een bepaalde wens, als het gaat om de arbeidsvoorwaarden. De kans is groot dat de sollicitant, als hem dit gevraagd wordt, een hogere indicatie geeft dan zijn huidige salaris. Vaak is salaris ook een reden van het verwisselen van werkgever. Het bedrijf heeft de salarisschaal van tevoren aangegeven, dus de kans dat vraag en aanbod ver uiteenlopen is relatief klein. Het gaat erom dat er na de (salaris)onderhandelingen geen winnaar of verliezer is. Beide partijen moeten tevreden zijn met de uitkomst. Bespreken arbeidsvoorwaarden Probeer voorafgaand aan de onderhandelingen te achterhalen wat het huidige salaris van de sollicitant is. Bekijk zowel primaire als secundaire arbeidsvoorwaarden. Baseer daarop het aanbod. De sollicitant krijgt het aanbod en kan daarop reageren. Voor beide partijen geldt, wees altijd duidelijk in de onderhandeling. Kan iets niet, geef dit aan en vertel ook waarom. Doe als bedrijf geen toezeggingen voordat u dit aan uw achterban hebt voorgelegd. Blijf open staan voor de voorstellen van de ander. Er zijn bijna altijd andere manieren om tot een compromis te komen. De onderhandeling gaat over het totale aanbod, niet alleen over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Sollicitanten hebben soms weinig ervaring met onderhandelen. Daardoor kunnen ze in de ogen van het bedrijf mogelijk vreemde voorstellen doen. Wees daarop bedacht. Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden De primaire arbeidsvoorwaarden vormen de vaste beloning (loon) die een medewerker krijgt. De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn voor een deel in de CAO vastgelegd, maar ze verschillen ook per bedrijf. Denk hierbij aan (extra) vakantiedagen, bonusregelingen en een telefoon, computer en auto van de zaak. Arbeidsovereenkomsten Er zijn meerdere arbeidsovereenkomsten die een werkgever aan kan bieden aan een nieuwe medewerker. In de praktijk wordt er met name gesproken over een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd. Op de website van de BOVAG kunt u alles vinden over de verschillende contracten en de daarbij horende wetten en regels. Proeftijd De proeftijd is voor de kans voor de werkgever om te kijken hoe uw nieuwe medewerker daadwerkelijk is. Daarnaast is dit voor deze medewerker een mogelijkheid om het bedrijf te leren kennen en te bepalen of de functie en het bedrijf aan de verwachtingen voldoet. De regels over de proeftijd kunt u terugvinden op de website www.bedrijfsraad.nl/CAO. Maak als werkgever van de proeftijd een officiële periode. Voor de medewerker is dit een spannende periode. Alles is nieuw, hij of zij wil zich bewijzen, maar is ook nog onzeker, want tijdens deze periode kan de werkgever de arbeidsovereenkomst op elk moment beëindigen. Zorg er daarom voor dat u als werkgever een goede start maakt en “vier” het doorkomen van de proeftijd. Laat zoveel mogelijk alle aspecten van de functie aan bod komen. Dan krijgt u een goed beeld van de medewerker en de medewerker krijgt een goed beeld van de functie.
2
2. Een medewerker inwerken Geef als werkgever een nieuwe medewerker een eerlijke kans. Door hem goed te informeren, wegwijs te maken en een duidelijk inwerkprogramma samen te stellen verhoogt u de kans van slagen. De nieuwe medewerker heeft gedurende de sollicitatieprocedure al veel informatie over uw bedrijf gekregen. Om hem verder kennis te laten maken met het bedrijf is het aan te raden een informatiepakket samen te stellen en deze op de eerste dag te overhandigen. Hierin kan het volgende opgenomen worden: •
Algemene bedrijfsinformatie
•
De geldende arbeidsvoorwaarden
•
De geldende veiligheidsvoorschriften
•
De procedure bij ziekte
•
Informatie over de pensioenregeling
•
Een telefoonlijst van uw bedrijf
•
Een overzicht van de huisregels
Kennismaking met collega’s Als werkgever kunt u het kennismaken met de nieuwe medewerker stimuleren door er meer aandacht aan te besteden. Door op de eerste dag iedereen bijeen te roepen en hem of haar aan de groep voor te stellen of door hem of haar voor te stellen tijdens het werkoverleg. Inwerkprogramma Maak vooraf een inwerkprogramma en overhandig dit op de eerste dag aan de medewerker. In dit inwerkprogramma staat vermeld wat u van de nieuwe medewerker verwacht. Baken de eerste taken duidelijk af en geef aan wie deze gaat beoordelen. Het is aan te raden een vast persoon aan te wijzen die de medewerker wegwijs maakt en die als aanspreekpunt kan fungeren. Plan regelmatig een voortgangsgesprek om te monitoren hoe de medewerker het doet en om bij te sturen als dat nodig is. Het is aan de nieuwe medewerker de taak om actief bij te dragen aan een succesvolle inwerkperiode en proeftijd. Zorg als medewerker dat alles duidelijk is en vraag het na als dit niet het geval is. Laat uzelf goed zien en toon interesse in uw nieuwe collega’s.
3
3. Meer informatie over de CAO Een CAO (Collectieve Arbeids Overeenkomst) is een branchebrede overeenkomst en komt voort uit onderhandelingen tussen werkgeversorganisatie BOVAG en werknemersorganisaties FNV Bondgenoten, CNV Vakmensen en de Unie. De CAO geeft de basis waar een individuele arbeidsovereenkomst aan moet voldoen. Dat betekent dat iedereen in de motorvoertuigen-‐ en tweewielerbranche weet waar hij/zij aan toe is en welke minimum voorwaarden er zijn voor een individueel arbeidscontract. Dat geeft duidelijkheid en helderheid aan zowel werkgevers als werknemers. Door het algemeen verbindend laten verklaren van de CAO door de minister, geldt deze ook voor bedrijven met werknemers in dienst die geen lid zijn van BOVAG. Klik hier voor meer informatie over de CAO in uw bedrijfstak. (www.bedrijfsraad.nl) Functieindeling De indeling van de functie van de werknemer vindt plaats op basis van het meest recente Handboek Functieindeling voor het Motorvoertuigenbedrijf en Tweewielerbedrijf, dat onderdeel uitmaakt van de CAO. Het Handboek Functieindeling bevat een Index van veel voorkomende functiebenamingen, met vermelding van de toepasselijke functiefamilie(s). Aan de hand van deze index kan een eerste oriëntatie worden verkregen. In het Handboek Functieindeling wordt verwezen naar Functiefamilies, zie de wegwijzer. Klik op de functiefamilie van uw keuze om direct naar de juiste pagina te gaan. Klikt u vervolgens op wegwijzer, dan keert u weer terug. Bij verschil van mening over de door de werkgever vastgestelde functieindeling kan de Bedrijfsraad, middels het vragenformulier, worden verzocht de functie in te delen. De indeling van de Bedrijfsraad is bindend.
4
4. Leerling in het bedrijf Een leerling kost niet alleen geld, hij levert zelfs geld op. In twee jaar kan een leerling tussen de 25 en 55 duizend euro opbrengen. De leerling brengt natuurlijk ook kosten met zich mee voor onder meer zijn salaris, de studiekosten, RPT-‐dagen en werkkleding. Ook voor de leermeester moeten kosten worden gemaakt, namelijk trainingskosten en verleturen (voor training en begeleiding). Daar staat tegenover dat de leerling opbrengst genereert zoals omzet arbeidsloon, fiscale tegemoetkomingen en subsidies . Als de kosten van de opbrengsten afgetrokken worden, blijkt dat een leerling na twee jaar geld oplevert. Erkenning Niet elk bedrijf mag mbo-‐leerlingen opleiden. Hiervoor moet uw bedrijf als leerbedrijf erkend of 'geaccrediteerd' worden. Alle informatie over de erkenningsregeling vindt u op de website van Innovam. U kunt via deze website ook contact opnemen met de opleidingsadviseur bij u in de regio. De leerling Er zijn twee vormen van middelbaar beroepsonderwijs, namelijk BOL en BBL. Bij BOL volgt de leerling dagonderwijs aan het roc. Bij een BOL-‐ leerling wordt er een stageovereenkomst opgesteld door het roc en het leerbedrijf. Bij BBL is de leerling vier dagen per week in dienst bij een erkend leerbedrijf en gaat hij één dag per weer naar school. Er wordt een arbeidsovereenkomst gesloten met de leerling en daarnaast wordt een beroepspraktijkvormingsovereenkomst (bpvo) afgesloten tussen leerling, roc en leerbedrijf. In veel gevallen wordt u door de leerling benaderd. Het kan echter ook verstandig zijn zelf actief te werven. U kunt contact opnemen met het roc in uw regio en kenbaar maken dat u een leerling zoekt. U kunt uzelf ook als leerbedrijf aanmelden via www.mobiliteitsmatch.nl. Kwalificatiedossier In het kwalificatiedossier staan de beroepseisen beschreven van een beginnend beroepsbeoefenaar. Kwalificatiedossiers kennen een opbouw in kerntaken, werkprocessen en competenties. Op de website van Innovam vindt u verkorte versies van de meeste kwalificatiedossiers. BPV protocol Een leerling opleiden binnen uw organisatie is een hele verantwoordelijkheid. In het BPV protocol staat beschreven wat van u verwacht wordt, maar ook wat u van de leerling, de school en het kenniscentrum kunt verwachten. Fiscale voordelen en subsidies Er zijn verschillende subsidies beschikbaar voor het opleiden van leerlingen. De subsidies zijn ofwel beschikbaar gesteld door de overheid of door OOMT, het Opleidings-‐ en Ontwikkelingsfonds voor de Motorvoertuigen-‐ en Tweewielerbranche.
5
5. Werkoverleg In veel bedrijven wordt werkoverleg gevoerd. Soms uitgebreid, met een agenda en een verslag, soms informeel rond de koffietafel. Ook de onderwerpen lopen uiteen, net als de inspraak van medewerkers. Soms is een werkoverleg vooral bedoeld om mededelingen te doen, vaak gaat het om een gesprek tussen leidinggevende(n) en medewerkers. Inspraak bij werkoverleg geeft medewerkers de mogelijkheid om meer betrokken te worden bij de ontwikkelingen die in het bedrijf. In het gestructureerde werkoverleg kunnen zowel leidinggevenden als medewerkers onderwerpen indienen, meningen geven, voorstellen doen en oplossingen bedenken. Denk hierbij aan dingen als taken, de kwaliteit van het werk en de werkomstandigheden. Een werkoverleg is niet hetzelfde als een werkbespreking of een vergadering. Kenmerken van een werkoverleg zijn: •
Het vindt met regelmaat plaats (bijvoorbeeld eens per maand).
•
Personen worden uitgenodigd omdat zij deel uitmaken van een team of afdeling, ongeacht hun deskundigheid of functie.
•
Het overleg verloopt volgens een agenda.
•
Gespreksonderwerpen zijn bijvoorbeeld: werkzaamheden, arbo, personeelsaangelegenheden, sociale verhoudingen, doelstellingen en resultaten van het team.
•
De voorzitter bewaakt de agenda en leidt de eventuele discussies.
De notulist notuleert het overleg, inclusief de afspraken en/of actiepunten. Iedereen kan inbreng leveren, zoals onderwerpen op de agenda plaatsen, mededelingen doen of vragen stellen in de rondvraag.
6
6. Medezeggenschap Een Ondernemingsraad (OR) of een Personeelsvertegenwoordiging (PVT) zijn de medezeggenschapsorganen voor werknemers. In zo’n OR of PVT zitten medewerkers die door hun collega’s zijn gekozen. Zij voeren namens het personeel overleg met de werkgever. Door een OR of de PVT krijgen medewerkers een stem in de dagelijkse gang van zaken en het (personeels)beleid van hun bedrijf. Personeelsvertegenwoordiging Indien uw bedrijf uit 10 – 49 medewerkers bestaat, hebt u de mogelijkheid om een personeelsvertegenwoordiging (PVT) in te richten. U bent als werkgever verplicht een PVT op te richten als de meerderheid van uw medewerkers hierom vraagt. Een PVT lijkt in veel opzichten op een OR, maar heeft wettelijk minder bevoegdheden. De PVT bestaat uit ten minste drie medewerkers (er is geen maximum). De PVT overlegt met u als werkgever over de gang van zaken in het bedrijf. De leden worden rechtstreeks gekozen door de medewerkers in een geheime schriftelijke stemming. De PVT heeft instemmingsrecht voor het vaststellen of veranderen van regelingen voor werktijden, veiligheid, gezondheid, welzijn en ziekteverzuim. Daarnaast bent u verplicht advies te vragen over besluiten die belangrijke gevolgen kunnen hebben voor de medewerkers. Overigens mag u van dit advies afwijken. Ondernemingsraad De ondernemingsraad (OR) bestaat uit een aantal gekozen medewerkers die namens het personeel overleg voert met u als werkgever over het ondernemingsbeleid en de personeelsbelangen. De OR moet de wensen van de medewerkers aan u overbrengen in de vorm van een overlegvergadering. Ten minste twee maal per jaar moet in deze overlegvergadering de algemene gang van zaken van het bedrijf besproken worden. U moet dan meedelen welke belangrijke besluiten u voorbereidt over de financiën of de organisatie. De grootte van de OR hangt af van het aantal medewerkers in de onderneming. Bij 100 medewerkers is de richtlijn zeven OR-‐leden, bij 200 medewerkers negen. Een OR kan ook opgericht worden in ondernemingen waar minder dan 50 medewerkers werken. De OR heeft dan meestal drie leden.
7
7. Bedrijfshulpverlening en arbozaken Alle bedrijven met personeel moeten een preventiemedewerker hebben benoemd. Deze persoon vervult een spilfunctie op de werkvloer op het gebied van arbeidsomstandigheden en is een vraagbaak voor collega’s. De preventiemedewerker moet kennis hebben van de veiligheid met betrekking tot apparatuur, gevaarlijke stoffen, fysieke belasting en persoonlijke beschermingsmiddelen. Daarnaast heeft de preventiemedewerker een belangrijke taak bij het invullen van de RI&E en het daaruit voortvloeiende plan van aanpak. Afhankelijk van de bedrijfsomvang (maximaal 25 medewerkers) mag de ondernemer zelf de rol van preventiemedewerker vervullen. Hoewel scholing voor de preventiemedewerker niet verplicht is, moet hij wel over relevante kennis beschikken om deze taak goed te kunnen uitvoeren. Als er meerdere vestigingen zijn, kan soms één preventiemedewerker volstaan, mits er goede afspraken zijn gemaakt over de bereikbaarheid. Ook zal de preventiemedewerker in dat geval periodiek de vestigingen moeten bezoeken. Kijk voor meer informatie op www.arbomobiel.nl BHV’er Elk bedrijf is verplicht om maatregelen te treffen op het gebied van interne hulpverlening. Dat kan door een of meerdere medewerkers aan te stellen als bedrijfshulpverlener (bhv’er). Een bhv’er is opgeleid om in geval van nood de medewerkers en klanten in veiligheid te brengen. Het aantal bhv’ers is niet wettelijk vastgelegd, maar bij het bepalen van het aantal bhr’ers moet rekening gehouden worden met de grootte van het bedrijf en de risico’s die bij het betreffende bedrijf horen. De directeur/eigenaar van een bedrijf mag zelf ook als bhv’er optreden. Bij afwezigheid van de directeur is het wel van belang dat altijd iemand aanwezig is die zijn taken kan overnemen. Een bhv’er moet beschikken over een goede opleiding en uitrusting om de bhv-‐taken goed uit te voeren. Bedrijven moeten naast het nemen van maatregelen op gebied van bhv ook contact onderhouden met de externe hulpverleningsorganisaties (bijvoorbeeld brandweer of politie), wanneer er zich een ongeval voordoet.
8
8. Procedure ziekmelding Binnen elk bedrijf komt verzuim door ziekte voor. Vaak zijn dit kortdurende periodes. Dit is vervelend voor de medewerker, maar ook voor de werkgever. Een werkgever dient de zieke medewerker de eerste zes maanden 100% van het loon door te betalen en de volgende maanden 90%. Na twee jaar stopt in principe de verplichting tot doorbetalen. Als een medewerker zich ziek meldt, moet dit uiterlijk de vierde ziektedag bij de arbodienst of bedrijfsarts gemeld worden. De werkgever dient de regels voor ziekmelding bekend te maken bij de medewerkers en de medewerkers moeten deze regels ook opvolgen. De medewerker is niet verplicht aan de werkgever details te geven over de oorzaak van de ziekte. De werkgever mag hier ook niet naar vragen. De werkgever mag bij de ziekmelding wel aan de medewerker vragen wanneer deze weer denkt aan het werk te kunnen. Gedurende de periode van ziekte zijn beide partijen verantwoordelijk voor de re-‐ integratie. Dit is met name bij lang verzuim van toepassing. Het voorkomen van verzuim is een verantwoordelijkheid van zowel werkgever als medewerkers. Werkgevers kunnen het verzuim terugdringen door een goed arbo-‐ en verzuimbeleid te voeren. Door het terugdringen van het verzuim zijn flinke kostenbesparingen mogelijk.
9
9. Opleiding en ontwikkeling Informatie en producten verouderen steeds sneller. Het werk wordt complexer en klanten veranderen. Voor bedrijven en medewerkers is het belangrijker dan ooit om 'bij te blijven' bij de razendsnelle ontwikkelingen. Dat kan met (bij)scholing en opleiding. ‘Een leven lang leren’ is ook een sterke motivatie voor uw medewerkers. Nog beter worden in wat u goed kunt en wat u leuk vindt. Nieuwe kennis-‐ en werkterreinen verkennen. En met elkaar afspreken wie specialist wordt op welk gebied. Dat is goed voor de ontwikkeling van uw medewerkers, maar ook voor de onderlinge afstemming en voor het managen van wensen en verwachtingen. De mobiliteitsbranche biedt u verschillende hulpmiddelen om richting te geven aan de ontwikkeling van uw medewerkers. Kijk voor meer informatie op OOMT.nl.
10
