CHECKLIST
ORGANISATIE Deze checklist is bedoeld als hulpmiddel om de WAK soepel te laten verlopen. De WAK-coördinator is spin in het web bij de organisatie, maar het is sterk aan te raden om de deelnemende (groepen) amateurkunstenaars en organisatorische partners (mede)verantwoordelijk te maken voor de organisatie van hun eigen activiteit. Onderdelen: • Draaiboek (welke onderdelen bevat het draaiboek) • Vrijwilligers werven en briefing a.d.h.v. draaiboek • Locaties: technische faciliteiten (licht/geluid), aankleding, enzovoorts • Vergunningen
Draaiboek Het draaiboek is dé handleiding voor een goed georganiseerde WAK. Per activiteit kan een beknopt of uitgebreider draaiboek worden opgesteld door de verantwoordelijke amateurkunstenaars of WAK-partners. De WAK-coördinator kan hierbij helpen. De WAK-coördinator houdt overzicht over het weekprogramma als geheel in het globale draaiboek. Draaiboek samenstellen en verspreiden • Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt: • Tijd; • Plaats activiteit / programmaonderdeel; • Verantwoordelijke(n) voor dat onderdeel; • Houd ruimte voor aantekeningen. • Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement (amateur kunstenaars, vrijwilligers, etc.). Vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers. • Houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en andere relevante personen (bijv. contactpersonen van verenigingen) aanwezig zijn. Tijdens de activiteit • Leg het draaiboek bij alle betrokkenen neer • Zorg dat één persoon de regie in handen heeft en als aanspreekpunt fungeert • Zorg dat deze regisseur bevoegd is om à la minute beslissingen te nemen • Zorg voor één of meerdere gastheren/-vrouwen Na afloop • Bedank alle (vrijwillige) medewerkers en betrokkenen ter plekke (en stuur hen na afloop van de WAK een bedankkaartje dat te bestellen is via Kunstfactor) • Zorg voor een herinnering aan de activiteit voor de gasten door een foto-impressie op de website en hou de contacten warm, bijvoorbeeld door hen uit te nodigen voor een vervolgactiviteit • Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
Werken met vrijwilligers Bij de organisatie van de WAK kan de WAK-coördinator wel wat hulp gebruiken. Sterker nog, het werken met vrijwilligers verlicht niet alleen de taken van de coördinator, maar levert veel op. Door anderen medeverantwoordelijk te maken, ontstaat draagvlak en interesse voor de WAK. Wanneer de activiteiten niet van bovenaf bedacht zijn, maar door de mensen zelf worden aangedragen en uitgevoerd, sluit de WAK veel beter aan op de behoeftes van amateurkunstenaars en publiek. Bij het werken met vrijwilligers is het goed je als WAK-coördinator vooraf de volgende vragen te stellen: • Waarom ga ik vrijwilligers werven? • Voor welke taken/activiteiten ga ik vrijwilligers werven? • Wat moet iemand kunnen voor taak of activiteit? Waar vind ik vrijwilligers? • Amateurkunstenaars die zich opgeven als deelnemer zijn de ideale betrokken vrijwilliger. Als coördinator maak je hen verantwoordelijk voor het organiseren van hun eigen activiteit. Uiteraard kunnen zij zelf ook vrienden en kennissen betrekken als vrijwilliger. • Vraag advies bij de vrijwilligerscentrale, zij zijn als geen ander ervaren en hebben vaak vele contacten met vrijwilligers die een leuke klus zoeken. • Maak gebruik van Maatschappelijke Stages (MaS); alle middelbare scholieren lopen een MaS en door hen in te zetten wordt de WAK interessanter voor jonge deelnemers en jong publiek. Hoe werf ik vrijwilligers? • Wees enthousiast over de WAK • Geef aan wat voor de vrijwilliger aantrekkelijk is aan de klus (bijv. nieuwe contacten opdoen, genieten van amateurkunst, iets leren) • Spreek mensen bewust aan op hun talenten en passies en stem de werkzaamheden samen af. De ene vrijwilliger maak je blij met een bureautaak terwijl de andere graag fysiek bezig is. Mogelijke vrijwillige taken tijdens de WAK • het verspreiden van promotiemateriaal • begeleiding op locatie van (groepen) deelnemende amateurkunstenaars • gastheer- of gastvrouwschap bij activiteiten (publiek ontvangen en de weg wijzen) • (assisteren bij) het opbouwen van decors, licht- en geluidinstallaties of het decoreren van de locatie Bedanken vrijwilligers • Evalueer na afloop met de vrijwilligers wat er in jullie samenwerking goed ging en wat beter kon. • Spreek als coördinator je waardering uit voor de vrijwilligers. Niet alleen in persoonlijk contact maar ook d.m.v. een bedankkaartje achteraf (te bestellen bij Kunstfactor). • Hou je contacten met de vrijwilligers warm voor de WAK volgend jaar en voor eventuele andere activiteiten en evenementen. Collectieve vrijwilligersverzekering Sinds 2009 hebben veel gemeenten een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten voor mensen die voor of binnen een organisatie vrijwilligerswerk verrichten. Informeer
bij de gemeente naar de mogelijkheden om ook de WAK-vrijwilligers in deze collectieve regeling onder te brengen.
Meer weten? • www.movisie.nl – Movisie is het landelijk advies- en kenniscentrum maatschappelijke ontwikkeling. Op de website staan handige dossiers met praktische tips over het werken met vrijwilligers. Movisie ontwikkelde de 5xB methodiek. 5xB staat voor Binnenhalen, Begeleiden, Belonen, Behouden en Beëindigen. Na gratis registratie zijn veel handige hulpmiddelen (gratis) te downloaden, bijvoorbeeld Backstage. Invulling geven aan vrijwilligersmanagement bij culturele festivals of informatie over verzekeringen en vergoedingen. • http://www.vrijwilligerswerk.nl – hier staat een overzicht van alle ondersteuningsorganisaties in Nederland, zoals lokale en provinciale vrijwilligerscentrales en –steunpunten. • www.kunstfactor.nl/wak - download het infodocument ‘Maatschappelijke Stages & WAK’
2011 Europees Jaar van het Vrijwilligerswerk 2011 is het Europees jaar van het vrijwilligerswerk (EJV). Het Nationaal Coördinatieorgaan (NCO) voor het Jaar wil in 2011 laten zien dat vrijwilligerswerk leuk en zinvol is, dat talloze mensen het met plezier doen en dat er een keur aan reguliere vrijwilligersactiviteiten is die nog bij veel mensen onbekend zijn. 1 miljoen amateurkunstvrijwilligers! Wist u dat er maar liefst 1 miljoen vrijwilligers werkzaam zijn in de amateurkunst? Voor veel vrijwilligers binnen de amateurkunst geldt ook dat er soms maar weinig mensen weten wie zij zijn, wat zij doen en hoe belangrijk hun werk is. Wij roepen iedereen op om tijdens de WAK aandacht te besteden aan de vele vrijwilligers die de amateurkunst mogelijk maken: denk aan vrijwillige bestuursleden van verenigingen, maar ook iedereen die wel eens helpt met koffie zetten, decors bouwen, de website onderhouden of kaartjes verkopen. Ideeën om hen in het zonnetje te zetten: • Portretteer (vaste) vrijwilligers in de lokale krant of op je eigen website; • Geef de vrijwilligers tijdens de WAK een extra applaus; • Reik ‘awards’ uit aan vrijwilligers die een bijzondere prestatie hebben geleverd of een jubileum vieren; • Maak van je WAK-openings- of slotfeest een bedankfeest voor alle vrijwilligers; • Laat kunstenaars ‘geschenken’ maken voor iedere vrijwilliger; • Laat amateurschilders, -tekenaars of fotografen jullie vrijwilligers vereeuwigen; • Breng serenades aan de deuren van vrijwilligers. Leestip: Kunstfactor deed in 2009 onderzoek naar vrijwilligers. Een samenvatting van de conclusies is te downloaden via www.kunstfactor.nl/wak.
Locaties Het succes en de sfeer van een activiteit kan positief worden beïnvloed door een spannende of bijzondere locatie. Daarnaast is een aantal praktische zaken belangrijk bij het uitkiezen van locaties. Praktische zaken rondom locaties Niet alleen de locatie zelf, maar ook de beschikbare faciliteiten, capaciteit, opstelling en bereikbaarheid zijn belangrijk. Loop daarom de volgende zaken door: • Is de locatie gemakkelijk bereikbaar en toegankelijk voor minder validen? • Kan de ruimte gemakkelijk worden aangepast aan het aantal gasten wanneer er meer of minder mensen komen dan verwacht? • Beschikt de locatie over audiovisuele middelen, geluidstechniek en basislicht? Zo nee, kan dit gemakkelijk worden meegebracht of gehuurd? • Heeft de locatie een goede akoestiek, theater- of expositiefaciliteiten? • Met name bij activiteiten in de openbare ruimte: zijn er vergunningen nodig? Neem contact op met de gemeente om dit te regelen.
Soorten locaties Interne locaties Wat:
Met interne locaties wordt bedoeld een ruimte van de deelnemende
organisaties aan de WAK. Afhankelijk van de deelnemende organisaties zijn
dat bijvoorbeeld ruimtes in het centrum voor de kunsten, verenigingsgebouw,
school of wijkcentrum.
Pluspunt: lagere kosten, ruimtes waarschijnlijk geschikt voor amateurkunst, de
betreffende organisatie haalt zo publiek en amateurkunstenaars letterlijk
binnen. Minpunt: publiek kan een drempel voelen om naar binnen te gaan en minder kans op bezoekers als toevallige passanten Externe locaties overdekt Wat:
In elke plaats zijn talloze andere locaties te bedenken die geschikt zijn voor
optredens, exposities, etc. van amateurkunstenaars. Denk aan: winkels,
restaurants en cafés, leegstaande gebouwen, musea, kerken, zorgcentra,
woonhuizen, scholen, bibliotheken, etc. Pluspunt: Amateurkunst op een onverwachte plek kan spannend zijn! Het kan extra
aantrekkelijk zijn wanneer publiek andere activiteiten met amateurkunst kan
combineren, bijvoorbeeld eten/drinken of winkelen. Contact leggen met de
/beheerder van de locatie kan het begin zijn van een duurzame
samenwerking. Veel locaties trekken al publiek en hoe meer mensen van de
activiteit genieten, hoe beter. Minpunt: Bepaalde externe locaties kunnen hogere kosten met zich meebrengen of
meer organisatie vergen. Met creativiteit valt echter een boel op te lossen. Is
het plaatselijke theater bijvoorbeeld volgeboekt of te duur? Vraag of je
in de lobby tijdens de pauze iets kan laten zien!
Voorbeelden: • De Zeeuwse meubelwinkel Morres Wonen stelt een ruimte beschikbaar voor beeldend werk van amateurkunstenaars; het vermoeide winkelende publiek kan dan op adem komen met een kopje koffie) • In het Vlaamse Lommel werd ‘Wakker bij de Bakker’ georganiseerd: ‘Bekijk een kunstenaar aan het werk bij de bakker. Muzikanten, etsers, koren, je kan het zo gek niet bedenken! Geen wonder dat iedereen op zondag naar de bakker wil.’
Openlucht locaties Wat:
Alle denkbare buitenlocaties: bos, park, plein, strand, gracht, tuin,
muziekkiosk.
Pluspunt: Buitenlocaties zijn laagdrempelig en trekken ook toevallige passanten aan.
Afhankelijk van wat nodig is, kunnen de kosten laag blijven.
Minpunt: Het weer kan roet in het eten gooien. Een goede voorbereiding kan vervelende
situaties voorkomen. Voorkom bijvoorbeeld wegwaaiende bladmuziek met
wasknijpers. Een overdekt podium of tent kan dan dienen als een gezellige
schuilplaats. Vergunningen en eventuele techniek vragen extra zorg.
Voorbeelden: • Beelden van amateurkunstenaars in het park • Straattheater tussen bezoekers van de wekelijkse markt • Projecties van foto’s, films, animatie van amateurkunstenaars op lichte (buiten)muren • Een bonte optocht door de straten met dans, muziek, etc.
Bewegende locaties Wat:
Boot, huifkar, tram, bus, trein, bakfiets, tuktuk, etc.
Pluspunt: Verrassingseffect als het gaat om openbare bewegende locaties (zoals OV).
Veel kans op onverdeelde aandacht van het publiek als ze een tijdje
doorbrengen in de locatie. Er kan een intieme, persoonlijke sfeer gerealiseerd
worden.
Minpunt: Er is een wisselend publiek dat onrustig kan zijn voor degenen die optreden. Voorbeelden: • Poëzie in een huifkar, een intiem onderonsje tussen dichter en publiek (Utrechtse poëziecircus) • Cultuurcoupé: reizigers in het openbaar vervoer verrassen met korte optredens of snelle portretten/cartoons • Stukafest, het studentenkamerfestival dat studentenkamers omtovert tot theater en concertzaal (www.stukafest.nl) Leestip voor verrassende locaties: webpublicatie Verkenning Nieuwe Podia in de Amateurkunst. De webpublicatie is te downloaden via www.kunstfactor.nl/wak.
Vergunningen Voor het organiseren van een evenement heeft u in veel gevallen een vergunning van de burgemeester nodig. Daarnaast zijn er soms nog andere vergunningen of ontheffingen vereist zoals een tijdelijke gebruiksvergunning brandveilig gebruik, een drankontheffing en/of een muziekontheffing. De procedures voor het aanvragen van vergunningen verschillen per gemeente. Tips voor de WAK-coördinator: • Informeer in een zo vroeg mogelijk stadium bij de gemeente hoe vergunningen aangevraagd moeten worden en op welke termijn. • Leg de ideeën voor het programma van de WAK tussentijds voor aan de betreffende ambtenaar om samen door te spreken wat er moet gebeuren op het gebied van vergunningen • Voor zover dat nog niet het geval is: probeer de gemeente een betrokken partner van de WAK te maken, zodat overleg en praktische hulp bij o.a. vergunningen gegarandeerd zijn.
