Checklist analysefase

Totale Checklist analysefase

Checklist analysefase I

Interne analyse

Huidige situatie

√

Nr. Vraag 1. 2.

3. 4.

Omschrijf het huidige inkoop / aanbestedingsbeleid (doelstelling, missie) etc; -inkoopnota Wat is het huidig inkoopbeleid van de betreffende aan te besteden product(en) en of dienst(en) op het betreffende gebied (incl. wettelijk kader)?; Wat wordt er nu ingekocht aan producten en/of diensten?; Zijn er bijzonderheden, trends, verwachtingen te melden?;

Interne organisatie

√

Nr. Vraag 5.

Welke afdelingen / personeelsleden zijn bij het inkoopdossier betrokken?; 6. Wie beheert de betreffende contracten?; 7. Welke afdelingen dragen zorg voor de administratie?; 8. Hoe verloopt het administratieve proces?; Administratief traject Logistiek traject Kwaliteitscontrole / klachten Management rapportage (indien van toepassing) Huidige Leveranciers

√

Nr. Vraag 9. 10. 11.

12. 13. 14. 15.

Welke bestaande overeenkomsten zijn er (aantal, looptijd, bijzonderheden)?; Wanneer lopen de huidige contracten af?; Wat is de aard van de relatie (zijn er moeilijkheden te verwachten bij het beëindigen van het contract, zullen ze meewerken aan het overdragen van data etc?); Wat is de inhoud van de contracten (evt. afwijkingen, onderlinge verschillen)?; Hoe zijn de prestaties geweest?; Wat is de omvang van de dienstverlening of levering per leverancier en wat zijn de bijzonderheden?; Is er een overgangsperiode geregeld van het oude naar het nieuwe contract?;

Verbeteringen

√

Nr. Vraag 16. Wat zou er verbeterd kunnen worden in de levering en/of dienstverlening?; 17. Waarmee kan een evt. kostenvoordeel behaald worden?; 2006 Corvers Procurement Services B.V.

1

Checklist analysefase

18. Waar zitten de verbeterpunten voor de interne organisatie?; 19. Zijn er nog interne ontwikkelingen waar rekening mee gehouden dient te worden (fusies, overnames, personeelsbeleid?);

II

Behoefte-inventarisatie

Producten / diensten

√

Nr. Vraag 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Omschrijf de producten /diensten (plus hulpmiddelen en toebehoren evt. beschikbare lijsten, codes, nummers) etc; Producten / diensten in welke hoeveelheden (schatting)?; Tegen welke voorwaarden (kwaliteit, garantie,) etc?; Eisen, wensen en rechten van de gebruikers (bijv. slijtvast) en de gebruikers (ergonomie); Eisen omtrent verpakking (omverpakking, hoeveelheden, etikettering?); Eisen omtrent logistiek (aantallen, maten, leverschema, facturatie?); Evt. afroepfrequentie, afroeptermijn, methode

Gebruikers/regio

√

Nr. Vraag 8. Ten behoeve van wie (aantallen?); 9. Zijn de eventuele gebruikers in groepen in te delen?; 10. Definiëren van klanten- /gebruikersprofiel(en);

2006 Corvers Procurement Services B.V.


III

Externe analyse

Markt

√

Nr. Vraag 1.

Hebben er onlangs soortgelijke aanbestedingen plaatsgevonden door anderen?; 2. Zo ja, met welk resultaat (aantal inschrijvingen, gunning, looptijd?; 3. Wat zijn hiervan evt. bruikbare leerpunten?; 4. Hoe groot is de omvang van de totale landelijke en / of Europese markt en hoe is de markt verdeeld?; 5. Wat is hierin het aandeel van de aanbestedende dienst ?; 6. Hoe sterk is de marktpositie van de aanbestedende dienst? (geeft inzicht in aantal mogelijke inschrijvingen en het kunnen stellen van eisen aan de potentiële leveranciers); 7. Hoe is de waardeketen opgebouwd (plus evt. betrokken derden)?; 8. Wat is daarin de rol van de aanbestedende dienst?; 9. Wil de aanbestedende dienst graag haar rol behouden, beperken of uitbreiden?; 10. Wat is het aantal nationale leveranciers (marktverdeling, prijsverhoudingen, specialisme)?; 11. Zijn er mogelijkheden voor buitenlandse leveranciers?; 12. Zijn er relevante toekomstige markt, product en dienst ontwikkelingen?; Leveranciers (Verzamel gegevens per organisatie)

√

Nr. Vraag 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Rechtsvorm, dochterondernemingen etc; Ratio’s (financiële eisen, solvabiliteit); Omzetgegevens (in totaal en/of in vergelijkbare producten) Hoogte dekking bedrijfs- of beroeps aansprakelijkheidsverzekering; Keurmerken, normen en standaarden; Medewerkers (diploma’s, ervaring); Ervaring met vergelijkbare opdrachten (hoeveel en minimale omzet); Kwaliteitsborging (Hoe?klachtenprocedures/klanttevredenheid etc);



IV Aanpak aanbesteding Richtlijn

√

Nr. Vraag 1.

Welke richtlijn is van toepassing?;

Aanbestedingsprocedure: Openbaar/niet-openbaar?

√

Nr. Vraag 2. 3. 4. 5.

Wat is de tijdsplanning (beschikbare tijd)?; Welke soort product of dienst wordt aanbesteed?; Wat is de marktsituatie (aantal aanbieders, mogelijke inschrijvingen)?; Betreft het vertrouwelijke bedrijfsinformatie?;

Opdracht Nr. 6. 7. 8. 9.

Vraag Wat is de omschrijving van de opdracht?; Kan de opdracht in verschillende percelen opgedeeld worden?; Wat is het gewenst aantal en soort leveranciers per perceel?; Wat is het minimale en maximale gewenste aantal gunningen per perceel?;

√

Contract

√

Nr. Vraag 10. Wat is de beoogde contractsduur en contractsvorm?; 11. Wat is de ingangsdatum van de contracten (plus voorgenomen contractperiode)?; 12. Hoe zit het met de overgangsperiode van het oude naar het nieuwe contract (Hoe geregeld?); Selectie

√

Nr. Vraag 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

Omzetgegevens (in totaal en/of in vergelijkbare producten) Ratio’s (financiële eisen, solvabiliteit); Hoogte dekking bedrijfs- of beroeps Aansprakelijkheidsverzekering; Keurmerken, normen en standaarden; Medewerkers (diploma’s, ervaring); Ervaring met vergelijkbare opdrachten (hoeveel en omzet); Kwaliteitsborging (klachtenprocedures/klanttevredenheid); Waarborgen van continuïteit Wat zijn de overige eisen aan de leverancier(s)?; Wat zijn de ‘regels’ voor eventuele onderaannemers?;



Gunning

√

Nr. Vraag 24. Wat zijn de eisen en wensen per perceel?; 25. Wat is de samenstelling van de prijs?: 26. Is instemming met het contract vereist of kan er commentaar geleverd worden?; Uitvoering

√

Nr. Vraag 27. 28. 29. 30.

Hoe is de samenstelling van de werkgroep?; Welke afdelingen zijn erbij betrokken?; Welke afdeling levert welke informatie aan?; Hoe is de taakverdeling en communicatie binnen de werkgroep georganiseerd?;

31. Zijn de benodigde mensen van de afdeling beschikbaar?; 32. Hoe luidt de begroting (mankracht, financiële middelen, externen)?; 33. Kan er een projectsecretariaat worden ingericht?; 34. Zijn er tijdelijke extra voorzieningen nodig (ICT, vergaderruimte etc)?; 35. Wie stelt de volgende aanbestedingsdocumenten op?; a. EG publicatie b. Aanbestedingsdocument c. Programma van eisen en wensen; d. Overeenkomst; e. Selectieformulier f. Vragenlijst ten behoeve van de gunning Planning & Risicoanalyse

√

Nr. Vraag 36. 37. 38. 39. 40.

Wat is de tijdsplanning?; Wat zijn de risico’s die de planning in gevaar kunnen brengen?; Hoe worden de risico’s afgevangen?; Wie bewaakt de planning?; Wat in geval van een gerechtelijke procedure?;


Checklist analysefase

Recommend Documents