CHECKLIST AANBESTEDINGSPROCEDURES Deze checklist dient bij aanbestedingsprocedures te worden gebruikt en deze checklist moet alleen worden ingevuld indien op voorhand zeker is dat de waarde van de opdracht € 20.000,00 of meer bedraagt.
Stap
Uitleg
Handeling
Stap 1: bepalen aard opdracht
Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht aanbesteed dient te worden, wordt allereerst de aanbestedingsvorm bepaald. Voorgenomen opdrachten worden in 3 hoofdcategorieën ingedeeld namelijk: werken leveringen diensten
Er is sprake van (aankruisen wat van toepassing is):
Nadat de aanbestedingsvorm is vastgesteld, dient vervolgens naar de totale (geraamde) waarde van de opdracht te worden gekeken. Aan de hand van de kostenraming, die getoetst wordt aan de vastgestelde drempelbedragen, kan worden vastgesteld, welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Zie artikel 9 Bao over berekening geraamde waarde
Bepaal de waarde van de opdracht:
• werk • levering • dienst
Stap 2: bepalen totale geraamde waarde opdracht • totale geraamde waarde
Ο werk Ο levering Ο dienst
Ο€
44
Stap
Uitleg
Handeling
Stap 3: bepalen aanbestedingsprocedure
Type aanbesteding
Drempelbedrag (indicatief, exclusief BTW)
• 1. Enkelvoudig
1. Enkelvoudig
Leveringen en diensten: ≤ € 40.000,00 Werken: ≤ € 75.000,00
2. Onderhands (met of zonder selectie)
Leveringen en diensten: ≤ € 80.000,00 Werken: ≤ € 300.000,00 Leveringen en diensten: < € 211.000,00 Werken: < € 5.278.000,00 Leveringen en diensten: ≥ € 211.000,00 Werken: ≥ € 5.278.000,00
• 2. Onderhands aanbesteden met of zonder selectie • 3. Openbaar aanbesteden met of zonder selectie • 4. Europees aanbesteden
3. Openbaar (met of zonder selectie) 4. Europees
Afwijking van de onder 1, 2 en 3 genoemde aanbestedingsprocedure mag in de volgende gevallen: a. Calamiteiten. b. Sociale werkvoorziening. c. Specialisme. d. Voorwaarden subsidiegevers. e. Kosten voorbereiding/toezicht meer dan 10% van de raming van de opdracht. f. Happy days’ actie g. Innovatieve aanbesteding
Gelet op de waarde van de opdracht moet gekozen worden voor de volgende aanbestedingsprocedure (aankruisen wat van toepassing is): Ο Enkelvoudig
Ο Onderhands (met of zonder selectie) Ο Openbaar (met of zonder selectie) Ο Europees
Als sprake is van een afwijking dan moet hier gemotiveerd worden waarom een afwijking mogelijk is: Ο De inkoopcoördinator beoordeelt vervolgens de keuze van de aanbestedingsprocedure, tenzij de opdracht al is opgenomen in het jaarlijks vastgestelde inkoopplan en daaraan voldoet: Ο Opgenomen in inkoopplan en voldoet daaraan Ο Stemt in met keuze Ο Stemt niet in met keuze omdat
45
Stap
Uitleg
Stap 4: bestek, selectie- en gunningscriteria
Als gekozen moeten worden voor de Europese aanbesteding, zie dan de checklist in bijlage 2. Bij de keuze voor de openbare of onderhandse aanbestedingsprocedure, moet een bestek worden opgesteld waarin duidelijk moet worden aangegeven waaraan de opdracht moet voldoen. Ook moeten daarin de selectie- en gunningscriteria worden opgenomen en de wegingsfactoren van deze criteria.
Handeling Aankruisen wat van toepassing is Ο Europese aanbesteding (zie Bao) Ο Openbare of onderhandse aanbesteding, dan opstellen bestek met selectie- en gunningscriteria en bij deze checklist voegen
Ο Enkelvoudige uitnodiging, dan geen bestek noodzakelijk (indien toch bestek met gunningscriteria, dan bij deze checklist voegen)
Stap 5: aankondiging opdracht
Als het om een Europese aanbestedingsprocedure gaat, gelden voor de aankondiging van de opdracht de regels uit het Bao (zie de checklist in bijlage 2)
Aankruisen wat van toepassing is Ο Europese aanbesteding (zie Bao)
Opdrachten die volgens een openbare aanbestedingsprocedure worden gegund, zullen in ieder geval naast in de lokale, regionale media of vaktijdschriften bekend worden gemaakt op de website van de gemeente Haaksbergen.
Ο Openbare aanbesteding, dan aangeven hoe bekendmaking plaatsvindt, dus bekendmaking via: Ο lokale media Ο regionale media Ο vaktijdschrift Ο anders, namelijk Ο website gemeente
Daarnaast zullen alle opdrachten met een waarde van € 40.000,00 of hoger ook op de website van de gemeente Haaksbergen worden vermeld.
Ο Indien geen openbare aanbesteding, maar de waarde van de opdrachten wel € 40.000,00 of hoger dan altijd bekendmaken op website van de gemeente Haaksbergen
Bij de onderhandse aanbesteding en enkelvoudige uitnodiging worden de mogelijke inschrijvers per brief benaderd.
Ο Indien onderhandse aanbesteding of enkelvoudige uitnodiging, dan mogelijke inschrijvers per brief benaderen en brieven bij checklist voegen.
46
Stap
Uitleg
Stap 6: toetsen ingekomen verzoeken om deelname en offertes aan selectie- en gunningscriteria
Alle binnengekomen verzoeken om deelname en offertes worden getoetst aan de vastgestelde selectie- en gunningscriteria en de daarbij behorende wegingsfactoren en vervolgens wordt een keuze gemaakt.
Handeling Aankruisen wat van toepassing is Ο Europese aanbesteding (zie Bao) Ο Aanbestedingsprocedure met voorafgaande selectie Ο Indien een openbare dan wel onderhandse aanbestedingsprocedure met selectie, aangeven hoeveel verzoeken om deelname zijn binnengekomen: Ο De binnengekomen verzoeken om deelname toetsen aan de vastgestelde selectiecriteria en aan de hand van wegingsfactoren vaststellen welke inschrijvers een offerte uit mogen brengen. De volgende inschrijvers (minimaal 1 of meer) mogen een offerte indienen: 1. 2. 3. enz. Ο De gekozen inschrijvers en de afgewezen inschrijvers gelijktijdig berichten per gemotiveerde brief en afschriften van de brieven bij deze checklist voegen. Ο Vervolgens aangeven hoeveel offertes zijn binnengekomen: Ο De binnengekomen offertes toetsen aan de vastgestelde gunningscriteria en aan de hand van de wegingsfactoren vaststellen aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund. Aan de volgende inschrijver wordt de opdracht voorlopig gegund: Ο Aanbestedingsprocedure zonder voorafgaande selectie Ο Indien een openbare dan wel onderhandse aanbestedingsprocedure zonder selectie, aangeven hoeveel offertes zijn binnengekomen:
47
Stap
Uitleg
Handeling Ο De binnengekomen offertes toetsen aan de vastgestelde selectie- en gunningscriteria en aan de hand van de wegingsfactoren vaststellen aan welke inschrijver de opdracht wordt gegund. Aan de volgende inschrijver wordt de opdracht voorlopig gegund: Ο Bij enkelvoudige uitnodiging alleen toetsen of ingestemd kan worden met de ingediende offerte (zo nodig toetsen aan eventueel vastgestelde gunningscriteria)
Stap 7: inbouwen termijn tussen gunning en sluiten overeenkomst
De gemeente zal iedere inschrijver gelijktijdig berichten onder opgave van redenen voor het voornemen tot gunning. Een inschrijver kan binnen 15 dagen na het voornemen tot gunning een spoedprocedure aanhangig maken (bij de civiele rechter).
Ο Europese aanbesteding (zie Bao). Ο Bij openbare dan wel onderhandse aanbestedings – al dan niet met voorselectie – de gekozen inschrijver en de afgewezen inschrijvers gelijktijdig berichten per gemotiveerde brief en afschriften van de brieven bij deze checklist voegen. Het gaat hierbij altijd om een voornemen tot gunning. Ο Bij opdrachten met een waarde van € 40.000,00 of hoger voornemen tot gunning op website gemeente Haaksbergen bekendmaken. Ο Bij enkelvoudige uitnodiging en instemming met offerte, de inschrijver berichten per brief en afschrift van deze brief bij deze checklist voegen. Het gaat hierbij om een voornemen tot gunning. Ο De 15 dagen termijn eindigt op:
48
Stap
Uitleg
Handeling
Stap 8: gunning opdracht en verslaglegging
Na de definitieve gunning vindt er schriftelijke verslaglegging plaats van de aanbestedingsprocedure aan de hand van deze checklist.
Ο Indien gerechtelijke procedure binnen 15 dagen, niet overgaan tot definitieve gunning, maar uitspraak rechter afwachten. Uitspraak rechter heeft tot gevolg: Ο alsnog definitieve gunning en alleen de inschrijver waaraan definitief gegund wordt, per brief informeren over de definitieve gunning. Afschrift van deze brief bij deze checklist voegen. Ο iets anders, namelijk
• bekendmaking gunning • verslaglegging
Ο Indien geen gerechtelijke procedure binnen 15 dagen, na deze termijn overgaan tot definitieve gunning en alleen de inschrijver waaraan definitief gegund wordt, per brief informeren over de definitieve gunning. Afschrift van deze brief bij deze checklist voegen. Ο Verslaglegging door invullen van deze checklist en bijvoegen gevraagde stukken. Bijlagen bij checklist zijn: Ο Uit stap 4: bestek met selectie- en gunningscriteria (voorzover van toepassing) Ο Uit stap 5: brieven (voorzover van toepassing) Ο Uit stap 6: brieven (voorzover van toepassing) Ο Uit stap 7: brieven voornemen tot gunning aan gekozen inschrijver en aan afgewezen inschrijvers Ο Uit stap 8: brief definitieve gunning.
49
