Check List AIM UKPA XII Lingkup Penjaminan Mutu – Pelayanan Prima Program Studi : S-3 Teknik Sipil Fakultas : Teknik Komponen Penilaian 1 Visi-Misi-Motto
No.
Indikator
Contoh Dokumen
(1.1) Adanya visi dan misi yang dijabarkan dalam perencanaan (Renstra, Renja) mengacu UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
Visi dan Misi
(1.2) Penetapan motto pelayanan yang mampu memotivasi pegawai untuk memberikan pelayanan terbaik
Motto
(1.3) Motto pelayanan diumumkan secara luas kepada pengguna layanan
Pengumuman motto
2 Standar Pelayanan (2.1) Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan dan Maklumat Standar Pelayanan yang mengacu Undang-undang Pelayanan Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
(2.2) Maklumat Pelayanan yang dipublikasikan
3 Sistem, Mekanisme, (3.1) Memiliki sertifikat ISO 9001:2008 dalam dan Prosedur menyelenggarakan pelayanan publik dengan ruang lingkup semua jenis mengacu UU 25/2009
Standar Pelayanan
Maklumat Pelayanan
Narasi
Dokumen
PS-S3 Teknik Sipil memiliki visi misi dalam rangka 1) Visi, Misi, 2)Borang Kinerja BANmenyelenggarakan pendidikan yang dapat PT 3) UU Nomor 25 Tahun 2009 memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan. Visi misi tersebut mengacu pada UU Nomor 25 Tahun 2009 dan tidak dijabarkan dalam perencanaan. Motto pelayanan di PS-S3 Teknik Sipil mengacu pada motto pelayanan UB yaitu Join UB Be The Best. Motto ini telah dipahami dan mampu memotivasi pegawai dalam memberikan pelayanan yang terbaik Motto telah disosialisasikan secara luas melalui berbagai media.
website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id dan Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya
Dalam rangka memberikan pelayan prima yang harus dipenuhi oleh seluruh unit kerja maka disusun dan ditetapkan standar pelayanan yang menjadi tolak ukur pelayan prima
1) Standar Pelayanan Prima UB (2012), 2) Standar Pelayanan Minimum UB (2008)
Maklumat pelayanan merupakan janji pelayanan yang telah disusun dan disosialisasikan melalui berbagai media. Sertifikat ISO 9001:2008 Universitas Brawijaya telah memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008 pada tahun 2011, akan tetapi ISO tersebut belum mengacu sepenuhnya pada UU 25/2009.
website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id
website: sipil.ub.ac.id
Sertifikat ISO 9001:2008
No.
Komponen Penilaian
Indikator (3.2) Menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM), namun tidak memiliki sertifikat ISO 9001:2008 (3.3) Penetapan Standar Operasional Prosedur ( SOP)
(3.4) Penetapan uraian tugas yang jelas
4
Sumber Daya Manusia
(4.1) Penetapan dan penerapan pedoman kode etik pegawai
Contoh Dokumen
Narasi
Dokumen
SMM
SOP
Uraian tugas
Kode etik
(4.2) Sikap dan perilaku pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Sikap dan perilaku
(4.3) Tingkat kedisiplinan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Kedisiplinan
(4.4) Tingkat kepekaan/respon pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Responsivitas
(4.5) Tingkat keterampilan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Keterampilan
Dalam setiap kegiatan di PS-S3 Teknik Sipil Standar Operasional Prosedur terdapat standar operasional prosedur dimana di (SOP) dalam dokumen tersebut akan dijabarkan mekanisme dan prosedur suatu kegiatan. Dengan adanya SOP tersebut maka diharpakan setiap kegiatan dapat terlaksana dengan lancar, tertib dan baik. PS-S3 Teknik Sipil memiliki struktur organisasi Tupoksi dimana di dalam organisasi tersebut terdapat pembagian tugas pokok dan fungsi (tupoksi). Dengan adanya tupoksi tersebut maka pelayanan yang diberikan oleh PS-S3 Teknik Sipil dapat berjalan dengan baik Sebagai suatu unit kerja maka diperlukan adanya Kode etik yang tercantum di dalam tata tertib yang harus dipatuhi sehingga dalam Pedoman Pendidikan Universitas suatu unit kerja dapat tercipta suasana yang tertib Brawijaya dan lancar. Kode etik tersebut telah disusun dan diterapkan. Dalam rangka meningkatkan pelayanan maka 1)Form Evaluasi rekording, 2) Form direncanakan dilakukan evaluasi unit kerja yang Evaluasi Laboratorium dilakukan oleh mahasiswa, pengguna jasa dan pimpinan unit kerja. Beberapa hal yang dievaluasi adalah sikap dan perilaku, tingkat kedisiplinan, tingkat respon dan keterampilan pegawai dalam memberikan layanan. Melalui evaluasi tersebut 1)Form Evaluasi rekording, 2)Form maka diharapkan dapat diketahui hal-hal yang Evaluasi Laboratorium perlu diperbaiki dan ditingkatkan sehingga dapat tercipta pelayan yang terbaik (pelayanan prima) 1)Form Evaluasi rekording, 2)Form Evaluasi Laboratorium 1)Form Evaluasi rekording, 2)Form Evaluasi Laboratorium
No.
Komponen Penilaian
Indikator (4.6) Penetapan kebijakan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan pelayanan keterampilan / profesionalisme pegawai dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada penggunan pelayanan
5
6
Sarana dan Prasarana
Penanganan Pengaduan
Contoh Dokumen
Narasi
Pengembangan pegawai Salah satu upaya yang dilakukan oleh PS-S3 Teknik Sipil dalam meningkatakan pelayanan adalah dengan mengembangkan keterampilan pegawai melalui jalur gelar (studi lanjut) maupun non gelar (pelatihan, dsb.) PS-S3 Teknik Sipil telah menyediakan sarana prasarana yang dapat menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar baik di kelas, outdoor, ruang baca maupun di laboratorium
Dokumen MP SDM Pengembangan Staff
(5.1) Sarana dan prasarana yang dipergunakan untuk proses pelayanan telah didayagunakan secara optimal
Sarana dan prasarana
website : sipil.ub.ac.id
(5.2) Sarana dan prasarana pelayanan yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan (perhatikan: kebersihan, kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan)
Kebersihan
Dalam mewujudkan kenyamanan pengguna layanan, PS Teknik Sipil memiliki unit kebersihan yang menjaga dan memelihara kebersihan lingkungan Teknik Sipil serta laboran yang menjaga dan memelihara peralatan dan laboratorium. Dalam ruang baca terdapat pustakawan yang akan memelihara dan mengelola setiap buku, jurnal dan karya ilmiah yang ada di PS Teknik Sipil. Selain itu terdapat pula pengelola website PS Teknik Sipil yang selalu mengupdate data
(5.3) Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket pengaduan, telepon tol, email dan lainnya)
Sarana pengaduan
PS-S3 Teknik Sipil memiliki beberapa sarana pengaduan diantaranya yaitu telepon, email, kotak pengaduan, form kerusakan dan kehilangan serta pengaduan melalui website teknik sipil. Namun masih belum dipergunakan secara optimal.
(6.1) Sistem / prosedur pengelolaan pengaduan pengguna layanan
Sistem pengaduan
Dalam mengelola pengaduan pengguna layanan, 1)MP Kerusakan Inventaris, 2) MP maka disusun prosedur pengelolaan pengaduan, Kehilangan Inventaris yaitu MP Kerusakan Inventaris dan MP Kehilangan Inventaris. Namun belum optimal dipergunakan di PS-S3 Teknik Sipil.
1) website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id, 2) form kerusakan dan kehilangan inventaris
No.
Komponen Penilaian
Indikator
Indeks Kepuasan Masyarakat
Narasi
(6.2) Petugas khusus / unit yang menangani pengelolaan pengaduan
Petugas pengaduan
Terdapat petugas khusus/ unit yang menangani pengelolaan pengaduan
(6.3) Persentase jumlah pengaduan yang dapat diselesaikan
Jumlah pengaduan
Jumlah pengaduan yang dapat diselesaikan pada PS-S3 Teknik Sipil adalah kurang dari 10%
(6.4) Pengelolaan pengaduan yang mengacu Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009 dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan 7
Contoh Dokumen
Pengelolaan pengaduan Pengelolaan pengaduan di PS Teknik Sipil belum mengacu pada Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009
Dokumen
Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009
(7.1) Pelaksanaan survei IKM dalam periode penilaian
Survei IKM
Survey IKM untuk PS-S3 Teknik Sipil direncanakan untuk dilakukan dengan mengacu pada Kepmenpan 25 Tahun 2004
1) Form Evaluasi Pengguna Laboratorium, 2) Form Evaluasi Pengguna Jasa Layanan, 3)Kepmenpan 25 Tahun 2004
(7.2) Survei IKM yang dilakukan yang mengacu Kepmenpan 25 Tahun 2004 dalam periode penilaian
Survei IKM
Survey IKM untuk PS-S3 Teknik Sipil direncanakan untuk dilakukan dengan mengacu pada Kepmenpan 25 Tahun 2004
1) Form Evaluasi Pengguna Laboratorium, 2) Form Evaluasi Pengguna Jasa Layanan, 3)Kepmenpan 25 Tahun 2004
(7.3) Rata-rata skor IKM yang diperoleh
Rata-rata skor IKM
(7.4) Tindak lanjut dari hasil survei IKM
Tindak lanjut
Dari hasil survey IKM direncanakan untuk dianalisis. Dari hasil survei IKM direncanakan untuk dievaluasi dan ditindaklanjuti
No. 8
9
Komponen Penilaian Sistem Informasi Pelayanan Publik
Indikator
Contoh Dokumen
(8.1) Sistem informasi pelayanan secara elektronik
Sistem informasi
Narasi Untuk mempermudah pelanggan dalam mencari informasi maka PS-S3 Teknik Sipil telah menyediakan sistem informasi elektronik yang berkaitan dengan pelayanan yang ada. Selain itu juga terdapat sistem informasi pelayanan yang telah disediakan oleh UB.
Dokumen SIAKAD, SIMPEL, SIAM, SIUDA
(8.2) Penyampaian informasi pelayanan publik kepada pengguna layanan
Penyampaian informasi Sistem informasi pelayanan publik disampaikan website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id melalui media elektronik yaitu website Universitas Brawijaya dan website Teknik Sipil.
(8.3) Tingkat keterbukaan informasi pelayanan kepada pengguna layanan
Keterbukaan informasi
Informasi pelayanan telah tersedia secara on line sehingga dapat diakses oleh publik.
website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id
Target kinerja
Untuk menciptakan pelayanan prima maka telah disusun target kinerja layanan guna pengembangan PS-S3 Teknik Sipil.
Program Kerja FT Tahun 2013
Produktivitas dalam (9.1) Penetapan target kinerja pelayanan pencapaian target pelayanan (9.2) Tingkat pencapaian target kinerja
Pencapaian target kinerja Pada tahun 2013 PS-S3 telah mencapai target kinerja < 40%.
Borang Akreditasi
