Celkové uznatelné osobní náklady

Osobní náklady v 7.RP (SP Spolupráce, Kapacity)

7. SETKÁNÍ PRACOVNÍ SKUPINY ZÁSTUPCŮ VŠ 30. března 2010, Praha Lenka Lepičová Národní kontaktní pracovník pro finanční a právní otázky 7.RP, TC AV ČR Osobní náklady v 7.RP

OBSAH Definice zaměstnance v 7.RP – Ustanovení českého Zákoníku práce

Celkové uznatelné osobní náklady – Prémie a osobní ohodnocení – hodinová sazba

Výkazy práce (timesheets) Produktivní hodiny Přesčasy

Osobní náklady v 7.RP

Zaměstnanec Zaměstnanec – kritéria (1): – zaměstnancem účastníka projektu dle národní legislativy – tzn. na trvalý nebo dočasný pracovní poměr, dohoda o pracovní činnosti či dohoda o provedení práce

„Délka stanovené týdenní pracovní doby nesmí překročit 40 hodin týdně.“ § 79 (1) Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce

„ Zaměstnanec v dalším pracovním poměru nebo na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr u téhož zaměstnavatele nemůže vykonávat práce, které jsou stejně druhově vymezeny. U zaměstnavatele, jímž je stát, se věta první použije jen v případě, že se jedná o výkon práce v téže organizační složce státu.“ § 13 (4) Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce Osobní náklady v 7.RP

Zaměstnanec Zaměstnanec – kritéria (2): – pracuje pod přímým technickým dozorem a zodpovědností účastníka – finančně ohodnocen dle běžných zvyklostí účastníka „With regard to personnel costs, ….. Such persons must: – be directly hired by the beneficiary in accordance with its national legislation – work under the sole technical supervision and responsibility of the latter, and – be remunerated in accordance with the normal practice of the beneficiary“ MGA, Annex II, str. 16

„Employment status and employment conditions of personnel. The Auditor should obtain the employment contracts of the employees selected and compare with the standard employment contract used by the Beneficiary." Osobní náklady v 7.RP

MGA, Annex VII, Form D, str. 7

Celkové osobní náklady

Celkové osobní náklady = náklady zaměstnavatele na

pracovníka – hrubá mzda – odvody - sociální a zdravotní dávky placené zaměstnavatelem – FKSP a jiné náklady, pokud vyplývají ze zákona

„Personnel costs should reflect the total remuneration: salaries plus social security charges (holiday pay, pension contribution, health insurance, etc.) and other statutory costs included in the remuneration. Personnel must be remunerated in accordance with the normal practices of the beneficiary.“ MGA, Annex II, str. 16 Osobní náklady v 7.RP

Celkové osobní náklady Evropská komise nestanovuje žádné sazby mzdových nákladů na

den pro výzkumné pracovníky z jednotlivých zemí ani nevydává žádné doporučující evropské platové tabulky pro různé kategorie zaměstnanců (vyjma projektů akcí Marie Curie) EK hradí pouze částku skutečné vynaloženou zaměstnavatelem na zaměstnance – na základě doložených dokladů – Odvozených z jeho pracovní smlouvy a – vychází z běžných účetních a manažerských principů organizace

„For each employee in the sample of ___, the Auditor obtained the personnel costs (salary and employer's costs) from the payroll system together with the productive hours from the time records of each employee.“ MGA, Annex VII, Form D, str. 7


Prémie a osobní ohodnocení Do osobních nákladů lez zahrnou i běžné prémie a osobní

ohodnocení, které odpovídají běžné praxi v organizaci (NE účelové), za splnění následujících podmínek: Podmínky pro uznatelnost „bonus payment“ v projektech 7.RP: Systém vyplácení odměn/osobního ohodnocení by měl být upraven interní směrnicí (výpočet, pro jaké kategorie zaměstnanců, maximální částka apod.) Směrnice by měla být aplikována na všechny projekty (EU i mimo EU, národní i mezinárodní) Důsledkem by neměla být úroveň odměňování nesrovnatelná se situací na trhu (pro stejný obor/vzdělání/zkušenosti) Částka musí být zanesena v účetnictví účastníka jako osobní náklad a musí podléhat zdanění a odvodům (pokud nemá výjimku) Tyto bonusy mohou být placeny pouze jako část zaměstnancova hrubého platu Finanční průvodce 02/04/2009 (str. 49) Osobní náklady v 7.RP

Prémie a osobní ohodnocení Auditor by měl vypočítat hodinovou sazbu vybraného

zaměstnance procujícího na projektu a následně ji porovnat s hodinovou sazbou účtovanou na projekt a odchylky nahlásit EK – Pokud tedy bude zaměstnanec pracovat na projektu 7. RP např. 50% kapacitou, je neúnosné, aby osobní náklady poloviny úvazku byly X a osobní náklady druhé poloviny úvazku, které jsou financovány EU, např. 2X

„For each employee selected, the Auditor recomputed the hourly rate by dividing the actual personnel costs by the actual productive hours, which was then compared to the hourly rate charged by the Beneficiary. MGA, Annex VII, Form D, str. 7


Výkazy práce (timesheets)

Propláceny jsou pouze skutečně odpracované a

vykázané hodiny

– EK vyžaduje jakýkoliv prokazatelný záznam odpracované doby na projektu (resp. všech projektech financovaných EK)→ timesheet – Zaznamenávání odpracované doby nutné na denní, týdenní či měsíční bázi – Nutno oddělit počet hodin strávený prací na různých činnostech v projektu – Nutný podpis zaměstnance a nadřízeného – Jak EK tak auditoři doporučují vést záznam celkové odpracované doby → nutné pouze v případě Osvědčení o metodologii


Výkazy práce (timesheets)

„Only the costs of the actual hours worked by the persons directly carrying out work under the project may be charged.“ „Only the hours worked on the project can be charged. Working time to be charged must be recorded throughout the duration of the project by timesheets (reasonable means) Employees have to record their time on a daily, weekly, or monthly basis. The time-records have to be authorised by the project manager or other superior. There must be some system allowing the beneficiary to indicate the activity to which the hours have been attributed.“ FG, str. 43


RTD

Příklad timesheet (University of Copenhagen) RTD


Příklad timesheet (FG 09, str. 44)


Enquiry system of the EC - Timesheets in FP7 – MINIMUM REQUIREMENTS QUESTION 1: In Financial Guide (page 43) are stated basic requirements: "… Amount of hours claimed on the RTD project, …" Below are examples of three timesheets. Which one is the correct one (on the condition that they fulfill other basic requirements written in the bullets on page 43)? Are more of them correct (based on usual practice of the institution)? Version A Mr. XY worked on project FP7 in March 2009 (RTD activities) 80 hours. Version B Mr. XY worked on project FP7 in March 2009 (RTD activities) 80 hours. Total productive hours of MR. XY in March 2009 are 140. Version C Mr. XY worked on project FP7 in March 2009 (RTD activities) 80 hours. Total working hours in March (set by Czech law): 176 Annual holidays: 36 Statutory holidays: 0 Illness: 0 Total productive hours of MR. XY in March 2009: 140. Osobní náklady v 7.RP

ANSWER 1: A full-time recording system per person participating in FP7 Grant Agreements (with total number of productive hours) is a tool that is recommended by the Commission as a general rule. However this system is a mandatory requirement only in the context of the Certificate on the Methodology for Personnel and Indirect costs (CoM) (as settled in procedure 1 of Annex VII – Form E, FP7 GA). A project-based time recording should give however sufficient assurance in order to consider the costs as eligible. For this reason, the basic requirements of the time-recording system are as described in the FP7 Guide to Financial Issues (page 43) with the record of the "hours claimed on the EC project". This time recording system should also permit to establish all the EC projects in which a particular employee is working for. This will enable therefore the auditor to verify that the beneficiary is not charging to the Commission more productive hours than the hours used to calculate the hourly rate. In the three examples of timesheets submitted, the Version A is a project-based time recording and is the minimum requirement to consider the costs as eligible. The Version C is a full-time person based time recording. This system is a requirement in the context of the CoM and the recommended method for all beneficiaries. The Version B presents an incoherence as if the beneficiary is in a position to calculate that the "Total productive hours of MR. XY in March 2009 is 140", this means that s/he has all the calculation elements included in the Version C. This beneficiary is therefore able to establish a full-time person based time recording


QUESTION 2: On the same page is said: "The complete time recording system should enable reconciliation of total hours in cases where personnel work on several projects during the same period.„ I hope that complete time recording (recording of all hours which employee spent on different projects and teaching) is not necessary. Is it correct? ANSWER 2: This means that, as explained above, the time recording system should enable to identify all the hours worked by a specific employee on the different EC projects he works for. QUESTION 3: In Financial Guide (page 43) is said:"A contract, as a document signed before the work is actually performed, would not be sufficient." Is it meant only for personnel working on several projects during the same period? I hope that for personnel having contract to work only on one FP7 project (only RTD activities) the timesheets is not necessary (the amount of hours is set in the contract). Is it correct? ANSWER 3: A contract, as a document signed before the work is actually performed, is not sufficient to demonstrate the hours worked by an employee on an EC project. In the case of a project-based time recording all the hours performed by the employees on that project must be recorded even for the employees working only on that specific project. In the case of a full-time recording system per person, all the activities and other information (holidays, illness,…) of the employee working on one single EC project Osobní náklady v 7.RP must be recorded.

Enquiry system of the EC - Timesheets in FP7 – MARIE CURIE PROJECTS QUESTION: Is it necessary for researchers in Marie Curie projects to fill in timesheets? It is clear to me that personnel included in management costs has to fill in timesheets, but what about researchers (fellows)? Fellows are usually working full-time on the project and are paid by allowances, so I don’t see any need for timesheets.

ANSWER: As regards ERG, there is no need to send the timesheets concerning the researcher but you should keep them in case of audit. So that means it is necessary to have timesheets. For any other Marie Curie actions (eg. IOF, IIF, IEF, IRSES, COFUND) there is no need to send the timesheets concerning the researcher but you should keep them in case of audit. So for any purposes (ex post audits) it is advisable to have timesheets.


Produktivní hodiny Produktivní hodiny

= skutečně odpracované hodiny - tj. celková pracovní doba odvozená z pracovní smlouvy (40 hod/týden → cca 2080 rok) mínus – Dovolená, státní svátky připadající na pracovní den (pro daný rok), školení, nemocnost apod. → cca 1680 produktivních hod./rok → jeden člověkoměsíc = cca 140 hod.

Productive hours per year should exclude annual leave, public holidays, training and sick leave. A figure of 210 working days- year could be considered repr. in most cases For example: Total days in a year 365 Weekends -104 Annual holidays -21 Statutory holidays -15 Illness/Others -15 Workable days in a year 210

The above will vary depending on the personnel category, industry sector, unions, contracts and national legislation. FG, str. 44 Osobní náklady v 7.RP

Produktivní hodiny Do produktivních hodit se počítají i činnosti jako marketing a

prodej, příprava návrhu projektů, administrativa a „non billable hours“ – Považovány za přímé náklady – pozor, nevykazovat zároveň jako nepřímé Do produktivních hodin se nepočítají- školení a interní meetingy

(nesouvisející s projektem) – Tyto v součtu se „sickness day“ by neměly překročit 15 dní/rok

„Productive hours include all working activities of the personnel of the beneficiary; they include also activities such as : – Sales and Marketing, Preparation of proposals, Administrative time, "Unsold time"/ "non billable" hours.“

Some activities may be considered not to be part of the productive hours of personnel: – Training (not project related), Internal meetings (not project related) – These activities together with the sickness days should not exceed 15 days a year (unless duly justified).“ FG, str. 45 Osobní náklady v 7.RP

Produktivní hodiny Příprava projektu – odhad člověkoměsíců Realizace projektu (vykazování nákladů po skončení období) – Pouhý odhad produktivních hodin není dostačující – Produktivní hodiny musí být vypočteny (podle obvyklé praxe účastníka) • Využití standardního počtu produktivních hodin pro všechny zaměstnance • Výpočet skutečných produktivních hodin pro konkrétního zaměstnance

A simple estimation of hours worked is not sufficient. Productive hours must be calculated according to the beneficiary's normal practices. The annual number of productive hours can be calculated in two ways: – by using a standard number of productive hours used for all employees; – by calculating an actual individual number of productive hours for each employee.

The beneficiary can not claim more hours than the ones he used for the computation of the personnel hourly rates. FG, str. 44-45 Osobní náklady v 7.RP

Enquiry system of the EC - Productive hours in FP7 – STANDARD x ACTUAL QUESTION: Standard and actual productive hours and timesheets and eligible costs. ANSWER: Beneficiaries are entitled to apply a standard productive number of hours if this is in accordance with their usual accounting practice. However, this standard number of hours can not be an unsubstantiated estimation. In other words, the beneficiary must be in a position to show on what basis (objective and verifiable) these standard hours are fixed. Furthermore, the standard hours should align with the actual productive hours in the sense that, if the time-sheets show evidence that the actual productive hours are often higher than the standard used, the beneficiary is expected to review the standard productive hours accordingly. In any case, the beneficiary can never charge to the projects more than the productive hours used to calculate the hourly rate; otherwise it would raise a profit. Therefore, it the beneficiary uses, for instance, a standard of 1680 productive hours, it can never charge to projects more than 1680 even if the hours recorded in the time-sheet are higher (unless it is the policy of the beneficiary to pay overtime on top of the normal salary, it is necessary for the project and in accordance to the beneficiary's legislation).


Příklad: Osobní náklady

Podání návrhu projektu – odhad člověkoměsícu a sazby Odhad roční sazby pracovníka X je 24 tis. € a pracovníka Y 36 tis. €. Pokud bude každý pracovat na projektu půl roku na plný úvazek, v rozpočtu bude uvedeno 12 člověkoměsíců s celkovým rozpočtem: 12 000 € + 18 000 € = 30 000 €

Vykazování (formulář C) – skutečné produktivní hodiny Celkové skutečné osobní náklady na pracovníka X činily za jedno vykazované období: 25 440 € Produktivních hodin práce (skutečně odpracovaných) za stejné období bylo (pro pracovníka X): 1 590 hodin Průměrná roční sazba produktivní hodiny práce: 25 440 / 1 590 = 16 € na hodinu Skutečně odpracované hodiny na projektu (dle timesheet pracovníka X): 725 hodin (45,6 % z celkových produktivních hodin) Uznatelné osobní náklady za dané období: 725 x 16 = 11 600 € (45,6 % z celkových osobních nákladů) Osobní náklady v 7.RP

Přesčasy Proplácení přesčasů jako uznatelný náklad – Přesčas musí být skutečně proplacen – Práce přesčas je nutná pro realizaci projektu a je v souladu s národní legislativou – Vykazovány mohou být pouze hodiny přesčasové práce na daném projektu 7.RP – Relevantní hodinová sazby se bere v úvahu odděleně od sazby pro standardní pracovní dobu Overtime: may be accepted provided that: – the overtime is actually paid, – the overtime is necessary to the project and in conformity with the beneficiary's national legislation, – it is the policy of the beneficiary to pay overtime. Only the hours worked on the project can be charged. The hourly rate applicable to these "overtime" hours has to be taken into account separately from the standard working hours and there must be a system that allows the identification of the productive hours worked for the project. Osobní náklady v 7.RP FG, str. 46

Děkuji za pozornost Lenka Lepičová [email protected] + 420 234 006 147 NCP pro finanční a právní záležitosti 7.RP

© Technologické centrum AV ČR Osobní náklady v 7.RP

Celkové uznatelné osobní náklady

Recommend Documents