Digipolis - opdrachthoudende vereniging Generaal Armstrongweg 1 B 2020 Antwerpen Tel.++32 3 338 76 11 – Fax ++32 3 338 79 00 http://www.digipolis.be –
[email protected]
CDG001055 Aanvraag van informatie (RFI) RFID – Materialentransport
Versie 1.1
Pagina 1 van 8
1. Doel van de aanvraag tot informatie De Openbare Bibliotheek Gent verhuist eind 2015 naar de site “De Krook”. De bibliotheek op De Krook zal zich sterker oriënteren op interactie met de bezoeker, op maatwerk, op inspireren, op het delen van kennis en cultuur. Het accent verschuift van een meer statische dienstverlening (het beschikbaar stellen van materialen) naar een dynamisch aanbod. Dat betekent ook een ommezwaai in de interne organisatie. Door in te zetten op meer technologische backoffice-systemen, kunnen medewerkers efficiënter ingezet worden op het aanbod voor het publiek. De bibliotheek kan een stedelijk, levend labo vormen, een innoverend ecosysteem, een drijvende kracht tot verandering. In aanloop naar De Krook, werkt Bibliotheek Gent aan een materialentransport project. Het doel is de werking van de bibliotheek efficiënter te maken via automatisatie om zo meer ruimte te creëren voor het personeel om zich in te zetten voor de bezoeker. In het project bekijken we het transport van materialen (boeken, CD’s, tijdschriften, …) vanop moment van afgifte door de gebruiker, tot sortering van de materialen op de verschillende verdiepen. De bezoeker indachtig wordt de werking niet beperkt tot automatisch aannemen en ontlenen van materialen, maar worden deze materialen ook uitnodigend aangeboden. Hiervoor is RFID een sleutel-gegeven. In de scope van de RFI worden de aspecten RFID en materialentransport als voornaamste objectieven genomen. Bibliotheek Gent is op zoek naar informatie over de huidige stand van zaken en evoluties inzake materialentransport en RFID-oplossingen in het bibliotheekwezen.
Versie 1.1
Pagina 2 van 8
2. Draagwijdte project 2.1. Luik 1 - RFID De scope van dit luik van de RFI, gaat over RFID en hieronder wordt het volgende verstaan: de technologie RFID toegepast op bibliotheekmaterialen zoals boeken, CD’s, DVD’s, … om ze te identificeren vanop afstand en om ze te beveiligen tegen diefstal. Identificatie van materialen kan aangewend worden voor volgende doelen: -
Zelfontlening
-
Intelligente boekenkast (identificatie bij terugbrengen van materialen)
-
Identificatie tijdens transport van de bibliotheek materialen (zie ook tweede luik)
-
Identificatie door middel van bulk scan toestellen (tunnel readers)
-
Identificatie op intelligente display tafels (tijdelijke herplaatsing van materialen)
-
Conversie van materialen
-
Anti-diefstal bescherming
-
Gebruik in bibliotheek kaart
-
Andere voorstellen van de leveranciers?
Al deze toepassingen dienen te worden geïntegreerd met het bibliotheekbeheersysteem VubisSmart. Aan de leveranciers wordt gevraagd hun mogelijkheden en ervaringen aangaande bovenstaande toe te lichten. De RFI zal ook een antwoord bieden aan: -
Verschil tussen HF en UHF inzake o
Bereik
o
Doordringbaarheid van materialen
o
Functionele mogelijkheden
-
Verschil tussen verschillende types labels, zowel voor boeken als voor CD’s, DVD’s, …? Welke labels worden best gebruikt bij waardevolle materialen, of bij materialen waarbij geen inhoud mag overkleefd worden? Kunnen transparante labels aangeboden worden?
-
Mogelijkheden aangaande statistieken voor zelfuitleenbalies;
-
Mogelijkheden aangaande schermen (touch, kleur, transparant, …) gebruikt in de verschillende toestellen en mogelijkheid tot gebruik van de huisstijl van Stad Gent in de applicaties
-
Kunnen bij de aangeboden oplossing loket scanners eenvoudig verplaatst worden en gekoppeld worden aan PC’s van verschillende gebruikers? Is hier bijkomende licentiekost aan verbonden?
-
Bijkomende vragen die zullen gesteld worden tijdens de RFI.
Om een goede evaluatie te maken van bovenstaande functionaliteit en vragen, wordt aan de deelnemende leveranciers gevraagd volgende testen uit te voeren tijdens de RFI: -
De leveranciers wordt gevraagd een demonstratie te geven van een RFID handheld scanner om door hen meegebrachte boeken, voorzien van RFID labels, te scannen. Digipolis voorziet in een proefopstelling van een plaatsingsmeubel voor de bibliotheek, opgemaakt uit metalen platen, waarin de boeken kunnen geplaatst worden en welke in een demonstratie dienen te worden gescand;
-
Demonstratie van de werking van een RFID scanplaat. Bijkomend zal gevraagd worden de test uit te voeren op zo veel mogelijk verschillende boeken en / CD’s tegelijkertijd. Ook de afstand van scanning wordt gedemonstreerd. Digipolis voorziet in platen van diverse materiaalsoorten
Versie 1.1
Pagina 3 van 8
om de penetratie mogelijkheid van de betreffende scanners te laten demonstreren door de leveranciers.
2.2. Luik 2 – Materialentransport De scope van dit luik van de RFI, gaat over transport van RFID-getagde materialen. Hieronder wordt het volgende verstaan: een geautomatiseerd systeem om materialen van aan de automatische innamemonden te transporteren naar het juiste verdiep en in de juiste voorsorteerbak. Eigenschappen: -
Het materialentransport ondersteunt transport van zo veel mogelijk materialen uit de bib, 98% van de materialen hebben een breedte tussen 12 en 34 cm en een lengte tussen 14 en 40 cm. De te ondersteunen dikte is tussen 5 mm en 70 mm;
-
Er is in basis een transportband voorzien boven een noodgang. Hiervoor dient de installatie te worden voorzien van alle vereiste brandbeschermingsmaatregelen : brandwerende kleppen of schuifdeuren voor brandwerende wanden waardoor de transportband gaat, een volledige ophanging die minstens 30 minuten brandstabiliteit vertoont (geen ophanging in aluminium, maar in staal), vermijden om “brandbare” producten of smeermiddelen boven de noodgang te gebruiken, brandwerende doorgangen door vloerdoorgangen waar nodig enz.;
-
Waarborg op langdurige levering van alle onderdelen van het systeem. Er moet voorkomen kunnen worden dat bij het falen van een bepaald onderdeel dat niet meer voorhanden is of waarvan de leverancier niet meer bestaat of in faling is, kan leiden tot een onbruikbaar systeem. Daarom dienen ALLE onderdelen, systemen en programma’s te worden overhandigd, zodat bij faling van verdere levering er door de opdrachtgever kan worden gezorgd voor verdere levering of aanpassing van het systeem. Daartoe zullen van alle mechanische onderdelen op digitale wijze de plannen (ook in 3d) worden geleverd, evenals de technische eisen, beschrijvingen en software (source code). Waar het eventueel om intellectuele eigendom of knowhow beschikt die niet vrij beschikbaar gemaakt kan worden, dient hiervoor deze informatie gedeponeerd te worden bij een notaris of dergelijke die de toegang tot deze informatie voorkomt tenzij aan de vooraf overeengekomen voorwaarden is voldaan.
Traject: -
De innamemonden buiten en binnen bevinden zich op niveau 0 (vanaf nu “Agora” genoemd). Aan de innamemonden is tijdens en na aanbieden van materialen de mogelijkheid om betaling van openstaande bedragen uit te voeren. Er wordt buffercapaciteit voorzien in de Agora voor moeilijk transporteerbare werken en voor als het systeem faalt. Vertrekkende vanop niveau 0 worden de materialen naar niveau -2 getransporteerd door een opening van 60 x 60 cm. Op niveau -2 wordt een extra punt voorzien van waarop het personeel materialen kan toevoegen en waar materialen kunnen uitgeworpen worden in verschillende voorsorteerbakken. Het transport verloopt verder naar een liftschacht van waaruit de materialen naar het juiste verdiep worden getransporteerd. Op elk verdiep is een voorsortering in tussen de 1 en 10 bakken. De afstanden en voorziene ruimte voor het transport zijn te bekijken in de plannen in bijlage;
-
Er zijn verschillende innamemonden in de Agora, en op hetzelfde niveau, buiten.
Vragen naar de leveranciers over hun oplossing: -
Hoe wordt best omgegaan met het amalgaam aan materialen zoals exemplaren bestaande uit meerdere onderdelen, exemplaren met losse onderdelen, openvallende CD doosjes, metalen boekcovers, strips, …?
-
Het systeem is in staat minimaal 5.000 materialen te verwerken per dag, hoeveel innamemonden moeten hiervoor worden voorzien in de Agora en wat is hun dimensionering hiervan?
-
Ter ondersteuning van een terugbrengbus, is het systeem in staat minimaal 600 materialen te verwerken per uur, hoeveel innamemonden moeten hiervoor buiten worden voorzien en wat is de dimensionering hiervan?
-
Om de gebruiker zo weinig mogelijk te belasten met een falend transportsysteem, wordt er gevraagd om zo veel mogelijk buffercapaciteit in te bouwen, om zo falende of in onderhoud
Versie 1.1
Pagina 4 van 8
zijnde onderdelen van het materialentransport op te vangen. Wat is de buffercapaciteit van het aangeboden transportsysteem en waar wordt buffering voor delen voorzien (hoever kan het systeem blijven functioneren bij een lokale hapering? De mogelijke scenario’s zijn in deze voor te stellen. Wat zijn eventuele mogelijke uitbreidingen in de buffercapaciteit? -
Wat is het maximaal aantal voorsorteringen in de aangeboden oplossing? Is uitbreiding van de voorsortering modulair aanpasbaar na productiestelling? Wat is de ingenomen plaats per extra voorsortering?
-
Wat is de standaard ondersteunde materiaalgrootte en is er mogelijkheid om afwijkende groottes te ondersteunen in de innamemonden en eventueel vroeger uit te werpen?
-
Innovatieve ideeën en extra informatie die kan bijdragen tot een betere werking van de bibliotheek;
-
Voorstel van Service Level Agreement: er wordt gestreefd naar een performant systeem met zo weinig mogelijke interventie en personeelsbelasting. Bovendien moet zoveel mogelijk voorkomen worden dat personeel op “minder aangename” werkplekken moet werken. Daarom wordt gevraagd naar een garantie van beschikbaarheid van het systeem: bv. ongestoorde werking gedurende minstens 95% van de tijd. Hoe kan dit worden gemeten? Welke boete kan toegekend worden bij het niet halen van de voorgestelde benchmark (vandaar belang om op eenduidige wijze de goede werking vast te leggen). Iedere manuele interventie (ook vervangen van volle sorteerbakken en aantal gesorteerde materialen) dient in een logboek te worden vastgelegd;
-
Voorstel van “ergonomische” sorteerbakken, die het terugplaatsen van materialen in de rekken vanuit de bakken zo weinig mogelijk belastend maken voor het personeel;
-
Naast aantal sorteerbakken, dient ook de nuttige inhoud van de bakken voorgesteld te worden. Hoe kan vermeden worden dat bakken bij een scheef vallend boek als vol worden beschouwd en hierdoor interventie nodig hebben?
-
Voorstel van onderhoudscontract en opgave van levensduur van de onderdelen en vervangritme;
-
Voorstel voor onderhoudscontract, met prijzen en interventietermijnen in functie van vooraf afgesproken foutmeldingen;
-
Aanwijzingen voor noodzakelijke ruimte en speling om onderhoud en interventie aan de installatie mogelijk te maken;
-
Bijkomende vragen die zullen gesteld worden tijdens de RFI.
Versie 1.1
Pagina 5 van 8
3. Verwachtingen De bedrijven die wensen informatie aan te leveren over hun producten dienen een zo volledig mogelijk beeld te schetsen van de door hen aangeboden RFID technologie en functionaliteit van het materialentransport. Zij dienen het mogelijk te maken dat Digipolis kan nagaan in hoeverre de beschrijvingen van het product toelaten de verwachtingen in te vullen. Louter indicatief mag bij het informatieaanbod ook prijsinformatie toegevoegd worden. Deze RFI heeft enkel tot doel gegevens te verzamelen zodat Digipolis in een later stadium de eventueel volgende acties op de meest efficiënte wijze kan plannen.
Versie 1.1
Pagina 6 van 8
4. Verplichtingen en praktische regelingen Iedere inschrijving dient bij Digipolis vóór 16/06/2014 om 10:00 uur toe te komen. De respons op het RFI worden verplicht elektronisch ingediend via de e-Tendering applicatie. Het indienen van een veiligheidskopie is niet toegestaan. Het is tevens niet toegestaan om; • •
naast de elektronische indiening ook op papier in te dienen; om meer dan een (1) keer elektronisch in te dienen.
De capaciteit voor het opladen van offertes of kandidaturen is gelimiteerd tot 80MB per document en 350MB per dossier. Boven deze grens is het niet mogelijk offertes of kandidaturen correct op te laden. Er zijn evenwel geen limieten in het aantal documenten en de types documenten. Als oplossing kunnen documenten opgeladen worden in een zip-file. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het correct en volledig opladen. De documenten worden opgemaakt in gangbare bestandsformaten bij voorbeeld PDF, MS Office, Open Office of gelijkwaardig. De inschrijving moet worden ingediend via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving toelicht van de voorwaarden van artikel 52 van het KB Plaatsing. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de eProcurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. De potentiële leveranciers van dergelijke oplossingen worden gevraagd mee te werken aan het RFI proces, met name: - schriftelijk te antwoorden op de bijgevoegde vragen; - een infosessie bij te wonen op 18/06/2014 van 15 tot 17 u. waarop het project nader zal toegelicht worden. De uitnodiging voor de infosessie zal verstuurd worden op 17/06/2014; - zich vrij te maken op een onderling te bepalen werkdag tussen 19/06/2014 en 26/06/2014, er wordt gevraagd tijdens dit overleg hun product persoonlijk te komen voorstellen (ongeveer 45 minuten), te antwoorden op mondelinge vragen (ongeveer 1 uur) en een demo uit te voeren aangaande de mogelijkheden en beperkingen van de door hen voorgestelde RFID technologie (ongeveer 1 uur); - schriftelijk te antwoorden op eventueel bijkomende vragen tussen 26/06/2014 en 31/08/2014. De data zijn informatief en kunnen in de loop van de procedure gewijzigd worden. Bij Digipolis heeft Koen Mestdag, de projectleider van het project, de verantwoordelijkheid voor het volledige proces. Alle vragen en opmerkingen dienen gericht te worden aan de vermelde functie. De coördinaten zijn: Naam: Koen Mestdag Functie: Business Analist Bellevue 1 B-9050 Ledeberg Telefoon +32 (0) 9 266 07 59 E-mail:
[email protected] Digipolis garandeert het vertrouwelijk karakter van alle informatie die in het kader van deze marktprospectie wordt meegedeeld. Digipolis is niet gebonden aan uitnodigen van alle intekenende partijen.
Versie 1.1
Pagina 7 van 8
Met deze marktprospectie doet Digipolis geen afbreuk aan haar verplichting om de wetgeving op de overheidsopdrachten toe te passen. Een al dan niet deelname aan deze marktprospectie zal op geen enkele wijze een negatieve of positieve invloed hebben op de mogelijkheid tot deelname aan een latere overheidsopdracht en hieruit voortvloeiende selectie- en gunningprocedure. Deze marktprospectie is geen oproep tot mededinging en staat los van enige aanbestedingsprocedure. Een eventuele latere overheidsopdracht zal volledig conform de desbetreffende wetgeving worden georganiseerd overeenkomstig de hierin opgenomen regels.
Versie 1.1
Pagina 8 van 8
