Case Study: Internal Controls and Fraud Oleh Novia Zayetri Harland Trinanda
Background information Telepon Call Mr Arthur Thomas, pembeli yang bertanggung jawab untuk pembuangan aset surplus Tarheel Tekstil '(termasuk penjualan semua bagian dari divisi dukungan pasokan), menerima telepon dari seseorang yang menyatakan ia sebelumnya bekerja untuk Tarheel Tekstil . Penelepon menuduh bahwa pengawas program loom teardown di divisi dukungan pasokan Tarheel ini telah menginstruksikan karyawan untuk mencari 64 "X-3 Draper tenun dan beban mereka ke truk tanpa pesanan pelanggan yang valid. Penelepon, yang menolak untuk mengidentifikasi dirinya, menyatakan ia telah dipecat dari pekerjaannya di divisi dukungan pasokan karena ia "tahu terlalu banyak tentang apa yang terjadi." Mr. Thomas menghubungi direktur pembelian perusahaan (atasannya), manajer divisi dukungan pasokan dan direktur keamanan perusahaan. Sebuah penyelidikan pun terjadi, dan informasi pada halaman berikut diperoleh dari berbagai sumber. Seorang penyidik keamanan perusahaan mengunjungi kompleks dukungan pasokan. Survei keamanan mengungkapkan bahwa: a. Seluruh area dipagari, dan pagar yang dalam kondisi baik. b. Gerbang utama masuk dan gerbang untuk bidang alat tenun bisa dikunci. c. Area alat tenun itu terletak sekitar 400 kaki dari gerbang utama. Motor listrik juga telah ditempatkan di bidang ini. d. Kantor administrasi / akuntansi yang terletak di seberang lapangan tenun.
e. Tidak ada orang keamanan, penjaga, atau penjaga yang digunakan. g. Gerbang utama terbuka ke persimpangan yang relatif sibuk. Sebuah tinjauan dari dukungan pasokan divisi catatan personil mengungkapkan bahwa hanya satu orang telah tanpa sadar dihentikan sejak awal program tenun reklamasi. Penyidik keamanan menghubungi orang ini dan dilaporkan ia sangat yakin bahwa orang ini tidak menempatkan panggilan telepon ke Pak Thomas. Selain itu, dalam rangka memfasilitasi pemahaman tentang situasi, penyidik memperoleh bagan organisasi. The Loom Teardown Kru Sementara di lokasi, penyidik keamanan perusahaan mewawancarai beberapa anggota kru tenun teardown. Leon Curtis, berbicara pertama. Leon, sekarang seorang karyawan paruh waktu, adalah alat tenun mekanik dari plant Tarheel dekatnya dan telah digunakan oleh Tarheel selama 35 tahun. "Setiap hari Shaw (tenun teardown supervisor) telah kami mencari seluruh area untuk 64" X-3 Draper alat tenun. Dan itu bukan pekerjaan muda, terutama ketika alat tenun ditumpuk di atas satu sama lain, begitu dekat bersama-sama dan 8 atau 9 di setiap baris. Dia tidak akan memberitahu kita mengapa dan tidak akan pernah mengambil `tidak 'untuk jawaban. Tak satu pun dari kita tahu dari setiap pesanan pelanggan. Kami akan memuat alat tenun ke truk dengan barang-barang lainnya Johnstone ingin - tenun residu, bagian memo, dan bagian kadang-kadang bahkan rekondisi.Dimuat besi tua ke truknya setiap hari. Seorang rekan dari Johnstone & Company akan datang, biasanya setiap hari Jumat. Dia akan melihat lebih bagian pada banyak untuk hal lain ia ingin membel. " Sebuah awak kedua, Harvey Jolly, muncul agak tidak nyaman. Dia adalah seorang rekan kurus dengan rambut menipis, sekitar 45 tahun. Dia terus-menerus merokok. Harvey mengatakan, "Saya sudah berpikir sesuatu yang salah cukup lama, sejak Bob Johnstone mulai datang ke sini kadang-kadang bukan orang biasa. Beberapa kali Shaw dan Johnstone akan
meninggalkan untuk makan siang di Shaw Corvette, dan mereka tak kembali sampai 03:00 Tidak, Anda tidak bisa mengatakan sesuatu itu tidak terjadi. " Danny Burton, seorang awak muda berusia sekitar 19 tahun, menyela, "Kami bukan satu-satunya orang yang tahu sesuatu yang tidak benar. Tanyakan Clark Danley (seorang insinyur divisi dukungan pasokan). Ia dapat memberitahu Anda lebih banyak daripada yang kita bisa . Pokoknya, saya selalu bertanya-tanya mengapa Tarheel Tekstil bahkan akan berpikir tentang mempekerjakan seseorang dengan catatan kriminal. " Harvey Jolly berbicara lagi. "Sulit menjaga dengan semua bagian ini, terutama ketika Anda merobohkan sebanyak 12 atau 14 alat tenun seminggu. Ambil kuningan, misalnya. Kami menempatkan semua potongan kuningan di keranjang terpisah, dan seluruh keranjang kadangkadang akan hilang selama akhir pekan . Kami mencoba untuk melacak semua bagian, terutama setelah kami uap bersih, perbaikan, dan mengecat mereka. Tetapi dengan begitu banyak bagian, itu benar-benar sulit. " Leon Curtis mengatakan, "Kami benar-benar senang untuk dapat berbicara dengan Anda tentang hal ini. Kami telah berbicara tentang hal itu di antara diri kita sendiri tetapi tidak tahu siapa yang harus menyampaikan. Itu hanya tidak tepat bagi kita untuk bekerja keras dan mencoba untuk melakukan yang terbaik yang kita dapat di pekerjaan kita, ketika ada orang lain yang melakukan hal yang sebaliknya. "
Alan Shaw Penyidik keamanan dan dukungan pasokan manajer diwawancarai Alan Shaw, pengawas program tenun teardown. Mr Shaw berusia 36 tahun dan sudah menikah. Dia dan istrinya mengharapkan anak kedua mereka segera. Shaw adalah orang yang sangat menyenangkan dan membuat teman dengan mudah. Banyak yang mengatakan Shaw adalah "alami" Manajer dan bekerja dengan baik dengan orang-orang. Evaluasi kinerja masa lalu telah menunjukkan bahwa hanya kekurangannya adalah ketidaksabaran dan cepat marah.
Ketika dihadapkan dengan tuduhan, Mr Shaw membantah melakukan kesalahan dan menuntut bukti tuduhan. Shaw mengatakan, "Aku selalu mengikuti prosedur yang ditetapkan dan mencoba untuk melakukan hal-hal dengan benar. Tapi Anda tidak bisa menonton semua orang sepanjang waktu, dan saya percaya karyawan saya untuk melakukan hal yang benar. Saya tidak pernah punya masalah di tiga tahun saya telah bekerja dengan Tarheel Tekstil atau dengan siapa pun yang pernah saya bekerja. Saya seorang pekerja keras. Kau tahu aku telah bekerja banyak jam lembur untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan. Aku bahkan harus Kunci permintaan gerbang sehingga saya bisa bekerja di malam hari untuk menjaga dengan beban kerja saya. Saya akan bodoh untuk melakukan apapun untuk membahayakan karir saya dengan Tarheel, terutama karena keluarga saya dan saya baru saja pindah ke rumah baru. " Dua hari kemudian, Mr. Shaw meminta pertemuan dengan manajer dukungan pasokan. Shaw menyatakan bahwa situasi ini telah melemparkan kecurigaan kepadanya, bahwa karyawan tidak pernah bisa memiliki keyakinan dalam dirinya lagi, dan bahwa ia tidak yakin ia ingin bekerja untuk sebuah perusahaan yang akan menuduhnya hal tersebut. Alan Shaw diminta untuk ditunda dari semua tanggung jawab pekerjaan, sambil menunggu hasil penyelidikan. Dukungan pasokan manajer kecewa; dia pikir Mr. Shaw selalu dilakukan dengan baik, memiliki banyak potensi, dan merupakan "diamond in the rough." Tapi dia tidak punya pilihan lain kecuali menangguhkan Mr. Shaw. Johnstone & Company Visit Mr Arthur Thomas, pembeli perusahaan, dan penyidik keamanan perusahaan mengunjungi Johnstone & Company untuk tujuan mewawancarai karyawan kunci yang mungkin memberikan informasi terkait. Johnstone & Company adalah pelanggan kepada siapa mayoritas residu tenun dan bagian kelebihan tenun yang dijual. Transaksi perusahaan terutama dengan penjualan scrap dan sampah logam, tetapi juga pasar dikonversi alat tenun dan mesin tekstil lainnya.
Karena hubungan bisnis lama mereka, Arthur Thomas diminta untuk berbicara secara pribadi dengan Pak Gordon Johnstone, presiden Johnstone & Company, sebelum penyidik keamanan menanyainya. Setelah diskusi 45 menit, penyidik keamanan bergabung dengan mereka. Mr Johnstone tegas membantah pengetahuan tentang melakukan kesalahan. Dia menyatakan ia tidak diberi bujukan keuangan untuk karyawan Tarheel untuk pengiriman setiap alat tenun selesai atau bagian lain. Dia mengatakan, "Loom residu dan bagian memo dari Tarheel Tekstil. Item dibongkar dan ditempatkan di" lapangan sampah "dengan semua besi bekas lainnya. Kami tidak memeriksa setiap item yang diterima untuk faktur dari perusahaan Anda. Kami hanya tidak punya waktu dan tidak menganggap perlu. Penyidik diminta untuk berbicara dengan anak Pak Johnstone, yang dikaitkan dengan bisnis sebagai wakil presiden penjualan. Mr Johnstone menjawab, "Bob tidak ada di sini saat ini, namun saya tidak melihat alasan untuk Anda berbicara dengannya ada anggota keluarga saya yang pernah berhubungan dengan transaksi bisnis jelek anak saya dan saya keduanya anggota aktif lokal.. organisasi sipil. sindiran Anda tidak dihargai, dan saya tidak berpikir kita memiliki apa pun untuk membahas. " Persediaan Prosedur tertulis dikembangkan dan termasuk yang berikut: a. Persediaan akan diambil oleh jumlah total saja, tidak berdasarkan jenis / ukuran individu tenun. Pengecualian adalah bahwa semua 64 "X-3 alat tenun akan diidentifikasi secara terpisah. b. Setiap tenun akan ditandai ketika dihitung. c. Jumlah alat tenun di setiap baris adalah untuk ditulis pada tag terpisah dan melekat pada alat tenun pada akhir setiap baris. d. Semua tag harus dipertanggungjawabkan.
e. Instruksi itu harus didiskusikan dengan semua orang yang berpartisipasi dalam proses pengambilan persediaan sebelum memulai. Sekitar 2.700 alat tenun dihitung, dan 42 orang-jam yang dibutuhkan untuk mengambil persediaan. Rekonsiliasi perhitungan fisik secara keseluruhan untuk jumlah catatan persediaan diungkapkan kekurangan bersih 59 alat tenun. (Ada kekurangan 72 unit alat tenun yang belum dilucuti. Sebuah keuntungan dari 13 alat tenun residu diungkapkan.) Varians yang berkaitan dengan 64 "X-3 alat tenun diisolasi: 34 alat tenun pada catatan persediaan, lima alat tenun di tangan di lapangan, 29 tenun kekurangan. Inventarisasi Rekam Ulasan Administrasi / kantor akuntansi juga melakukan beberapa pekerjaan investigasi: a. Rekonsiliasi residu tenun ditagih sejak awal program (sekitar 24 bulan) untuk alat tenun dihapus dari buku aktiva tetap, dengan residu pertimbangan saat di tangan, mengungkapkan kekurangan 38 alat tenun. b. Personil akuntansi menyatakan bahwa kemungkinan menjaga miskin catatan, terutama pada bulan-bulan pertama dari program ini, dan persiapan akurat dari laporan teardown tenun bisa menjelaskan sebagian dari varians ini. c. Enam belas Tarheel Tekstil tag identifikasi aset tetap yang terletak di Mr Shaw laci meja dan toolbox. Ini tampaknya telah terakumulasi selama periode waktu. Personil akuntansi ditelusuri nomor tag ini ke buku besar aset tetap: semua nomor diidentifikasi dengan 64 "X-3 Draper alat tenun. d. Tidak ada faktur pelanggan untuk kuningan telah dikeluarkan selama 12 bulan terakhir. e. Tidak ada 64 "X-3 alat tenun Draper telah dicatatkan pada dokumen pengiriman yang didukung pengiriman dilakukan selama enam bulan terakhir.
Answers 1. Questions for gather audit evidence A. Receiving - Apakah ada prosedur yang mengatur tentang proses kerja pada receiving? - Siapa yang bertanggung jawab atas penerimaan dan yang menyetujui alat tenun -
ketika dikirimkan dari perusahaan ke bagian divisi supply? Siapa yang mealukan pemantauan atas rekonsiliasi regular dan yang menyetujui? Apakah ada masalah dalam merekonsiliasi perhitungan jumlah alat tenun yang
-
diterima dengan yang ada di ledger? Laporan apa yang disiapkan oleh bagian pengiriman dari perusahaan dalam
-
pengiriman alat tenun tersebut? Apakah ada dokumen yang dibuat oleh divisi supply dalam penerimaan barang
tenun tersebut? B. Loom Teardowns - Apakah ada prosedur yang mengatur tentang pembongkaran mesin tenun? - Apakah ada proses identifikasi dan dokumen yang mendukung atas tag asset -
sebelum asset dibongkar? Apakah ada check list atas part yang ada di setiap mesin dan statusnya pada saat
-
pembongkaran dilakukan? Apakah ada prosedur standar atas kualitas part yang dapat digunakan, direkondisi
-
atau dijual sebagai barang bekas? Apakah ada dokumen yang dibuat mengenai jumlah barang yang dapat digunakan kembali dan yang tidak yang dibuat oleh pihak quality control dalam
-
pembongkaran alat tenun? Apakah ada pihak keamanan atau CCTV dalam menjaga dan mengawasi proses
pembongkaran alat tenun? C. Written Customer Orders - Apakah ada prosedur yang mengatur tentang pencatatatn pesanan pelanggan? - Apakaha ada daily monitoring atas permintaan dengan jumlah barang tersedia? - Apakah ada pelaporan secara ruin atas jumlah pesanan? - Apakah ada pihak yang bertanggung jawab dalam pengecekan jumlah barang -
yang diambil oleh karyawan sebelum dikirim ke bagian Supply? Apakahada standar yang mengatur tentang proses loading part?
-
Apakah ada pembagian kerja antara yang menerima pemesanan, yang melakukan
proses loading, yang melakukan pengecekan ? D. Telephone Orders - Setelah pesanan dicatat, apakah tersimpan di dalam sistem? - Apakah setiap konsumen menerima konfirmasi atas pemesanannya? - Apakah ada pencatatan atas barang yang hilang atau rusak ketika diterima oleh -
konsumen? Apakah ada pembagian kerja antara yang menerima pemesanan,mencatat pemesanan, yang melakukan proses loading dan yang melakukan pengecekan ?
E. Disposal of Residual and Scrap Metal - Apakah ada kesesuaian antara permintaan dengan part yang loading? - Sebelum truk pengiriman berangkat, apakah ada orang yang bertanggung jawab -
dalam pengecekan jumlah barang tersebut? Apakah bagian Administratif menerima kopian file mengenai pesanan pelanggan
-
agar dapat disesuaikan dengan bagian Supply? Apakah ada prosedur yang mengatur proses loading untuk disposal of residual
-
dan scrap metal? Apakah ada surat jalan atas barang yang keluar untuk pengiriman? Apakah ada proses identifikasi atas truk yang datang dan dilengkapi dengan surat permintaan yang sudah disetujui
2. Internal Control Weaknesses A. Control to Safeguard Assets - Receiving Tidak ada prosedur yang mengatur tentang kesesuai penerimaan dengan
-
bagian divisi Supply Tidak adanya proses checking pada saat penerimaan dan keluar barang Tidak ada tim pengamanan dan tidak ada perangkat/ cctv untuk monitor lokasi Loom Teardowns Tidak ada prosedur pembongkarang mesin tenun Tidak ada pengecekan jumlah barang yang dapat dibongkar dari satu alat
-
dokumen pendukung Tidak adanya pihak yang bertanggung jawab dalam penerimaan alat tenun di
tenun Tidak ada pihak keamanan dalam mengamankan proses pembongkaran alat
tenun Written Customer Orders
-
Tidak diketahui siapa yang bertanggung jawab dalam pengecekan jumlah
barang sebelum dikirimkan ke bagian Supply Tidak proses rekonsiliasi atas kesesuaian permintaan dengan part yang
tersedia untuk dijual dan pemisahan atas jenis part Telephone Orders Form penerimaan pesanan pelanggan tidak disimpan di dalam sistem
-
komputer perusahaan Tidak ada standar yang mengatur tentang kesesuaina antara permintaan
dengan loading yang dilakukan Disposal of Residual and Scrap Metal o Tidak ada tim pengamanan pada area tersebut o Tidak ada pengecekan yang terdokumentasi antara pemintaan dengan part yang loading o Tidak dilakukannya checking atas loading Karen kurang SDM o Tidak ada proses monitoring ke sistem antara kesesuaian yang loading dengan jumlah disposal o Tidak ada pengelompokan antara disposal of residual dengan scrap metal o Tidak ada pembatasan area dan otorisasi akses masuk area loading
B. Control to Ensure Financial is Accurate and Reliable - Receiving Tidak adanya laporan yang disiapkan oleh bagian Supply dalam penerimaan
-
-
barang tersebut Tidak ada otorisasi atas setiap laporan Loom Teardowns Tidak ada proses identifikasi nama asset sebelum mesin tenun dibongkar
sehingga menyebabkan akurasi penghapusan asset menjadi rendah Tidak ada prosdur yang mengatur tentang standar asset yang dapat direkonsisi,
digunakan kembali dan dijual sebagai scrap metal Tidak adanya pengecekan jumlah barang yang dapat digunakan atau tidak
dapat digunakan kembali dari proses pembongkaran Written Customer Orders Tidak ada proses rekonsiliasi atas jumlah order pada form order dengan
jumlah part yang dikeluarkan Tidak ada catatan atas part yang siap di jual Tidak ada batas harga dari masing- masing part dan persetuan atas part tersebut dari pihak yang berwenang
-
Tidak ada laporan rutin atas jumlah pemesanan yang di otorisasi oleh pihak
berwenang Telephone Orders o Tidak ada yang melakukan pengawasan atas kesesuai pemintaan pelanggan dengan yang dicatat di form o Tidak ada pemisahan tugas tertulis atas fungsi penerimaan permintaan, loading dan pengiriman o Tidak adanya laporan tertulis antara jumlah stok dengan jumlah permintaan
-
Disporsal of Residual and Scrap Metal Tidak ada rekonsiliasi antara permintaan, jumlah persedian real dan sistem Tidak ada tingkatan otorisasi atas nilai barang loading
C. Control to Ensure Compliance With Financial and Operational Requirements - Receiving Tidak ada otosiasi pada setiap proses Tidak ada proses checking yang dilakukan atas kesesuain yang diterima -
-
-
dengan dokumen pendukung Loom Teardowns Tidak ada prosedur yang mengatur tentang standar asset yang akan di bongkar Tidak ada regular rekonsiliasi atas asset yang dibongkar dengan daftar asset perusahaan Tidak ada prosedur yang mengatur tentang standar part Tidak diketahui apakah proses pembongkaran tersebut didokumentasikan Written Customer Orders Tidak ada proses rekonsiliasi antara catatan permintaan dengan pengeuaran
barang dan persedian Tidak ada proses otorisasi antara pemesanan tertulis dengan yang tercatat di
sistem Tidak ada regular laporan total penjualan
Telephone Orders TIdak ada proses monitor atas kesesuaian permintan yang dibuat di form dan
di sistem Tidak ada rekonsiliasi rutin antara jumlah permintaan dengan persedian Tidak ada proses rekonsliasi jumlah stok siap untuk dikirim dengan data sistem
-
Disporsal of Residual and Scrap Metal Tidak dilakukan monitor operasioanl secara rutin
Tidak adanya prosedur yang mengatur Supervisi tidak secra rutin dilakukan Tidak ada regular monitor yang dilakukan secara periode atas jumlah yang loading, persedian dan data sistem
D. Control to Assist in Achieving Business Objectives - Receiving Tidak diketahui apakah ada supervisi dalam penerimaan barang tersebut Tidak ada anggaran atau target - Loom Teardowns Tidak diketahui apakah orang yang bertugas dalam menilai kualitas barang
-
-
-
dalam pembongkaran memiliki kualifikasi yang sesuai Tidak ada anggaran atau target Tidak ada proses evaluai dengan anggaran Written Customer Orders Tidak ada target yang akan dicapai Tidak diketahui apakah yang bertugas memiliki kemampuan di bidang tersebut Telephone Orders Tidak ada target yang akan dicapai Tidak adanya monitor atas dokumen penjualan dengan pencapaian bulanan yang dilakukan Disposal of Residual and Scrap Metal Tidak adanya target penjualan bulanan Tidak adanya persetujuan atas target tersebut Tidak adanya prosedur yang mengatur tentang regular check
