Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.5 No.1 (2016)
PENYUSUNAN JOB ANALYSIS DAN SOSIALISASINYA PADA DD CONSULTANT Yumin Iwan Fakultas Psikologi
[email protected]
Nowadays, consultant organizations are more and more needed, which have impact on the development of DD consultant, as a consultant organization in Surabaya city. The development of the company should be followed by stabilization of the organization internal system. The purpose of this research is to assist the development of the company through the development of job analysis system and its socialization. Research assessment indicate uncertainty about employees job, overlapping task, lack of understanding about authority possessed, as well as sense of anxiety among employees related to work activity in DD consultant. Therefore, as an intervention, researcher will make job analysis which divided into job description and job specification, together with socialization design for job analysis itself. Keywords: Job analysis, job description, job specification, socialization design, consultant organization Semakin dibutuhkannya perusahaan konsultan saat ini, berdampak pula pada semakin berkembangnya organisasi DD consultant sebagai salah satu lembaga konsultan di kota Surabaya. Perkembangan perusahaan seharusnya diikuti pula dengan pemantapan sistem organisasi internal. Tujuan penelitian ini adalah untuk membantu pengembangan perusahaan melalui penyusunan sistem analisis jabatan beserta rancangan sosialisasinya. Hasil penelitian asesmen menunjukkan adanya ketidakjelasan mengenai pekerjaan pada jenjang/level masing-masing, pembagian pekerjaan yang terkadang tumpang tindih, kurangnya pemahaman mengenai batas kewenangan yang dimiliki, serta rasa sungkan atau kegelisahan antar karyawan terkait pelaksanaan pekerjaan dalam DD consultant. Dengan demikian, intervensi yang diberikan berupa penyusunan analisis jabatan yang terbagi menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan, serta rancangan sosialisasi analisis jabatan tersebut. Kata kunci: Analisis jabatan, uraian jabatan, persyaratan jabatan, rancangan sosialisasi, organisasi konsultan
1
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.5 No.1 (2016)
Menurut Macroeconomicdashboard
harus
(2013),
sendiri
pertumbuhan
ekonomi
membuat
divisi
keuangan
dibanding
dengan
Indonesia di tahun 2012 masih
menggunakan jasa audit dari pihak
mencapai 6.23%. Dari sisi lapangan
luar. Selain itu, meskipun suatu
usaha, pertumbuhan ekonomi kuartal
organisasi
telah
I pada tahun 2013 didorong oleh
akuntansi
tersendiri,
hampir
yang berasal dari luar organisasi
semua
pertambangan Sementara
sektor dan
itu,
kecuali
tetap
penggalian. sektor
(9.98%),
oleh
serta
sektor
yang bergerak di bidang perpajakan, akuntansi, dan manajemen sejak
konstruksi
tahun 2008. Agar intervensi yang
(7.19%). Seiring
akan diberikan mampu mendukung perkembangan
strategi perkembangan perusahaan,
terjadi,
maka
dengan
ekonomi
yang
perusahaan
konsultan
jasa
beberapa
menyebabkan
hal
mengembangkan perusahaan melalui
yang
jasa
konsultan
keuangan
menjadi
semakin
dibutuhkan,
antara
lain:
penyusunan sistem analisis jabatan (job analysis) yang dirasa kurang efektif (belum dilakukan secara baik
jenis
dan
perusahaan yang masih kecil atau (sehingga
benar),
Analisis
pengaturan
serta
jabatan
sosialisasinya. itu
sendiri
merupakan suatu proses penelitian
intern dalam organisasi masih kurang
dan pengumpulan informasi untuk
baik), maupun besarnya biaya yang
membuat uraian yang berhubungan
dikeluarkan jika sebuah organisasi
dengan operasi dan tanggung jawab
2
pemetaan
Tujuan penelitian ini adalah untuk
maupun audit semakin dibutuhkan. Terdapat
dilakukanlah
masalah dan asesmen penelitian.
keuangan
untuk mengecek neraca perusahaan
menengah
menjaga
di wilayah selatan kota Surabaya
sektor
keuangan, real estate, dan jasa (8.35%),
untuk
konsultan keuangan yang berlokasi
komunikasi
diikuti
pengecekan
DD consultant merupakan kantor
pada kuartal I 2013 adalah sektor dan
diperlukan
divisi
kesehatan keuangan mereka.
yang
mengalami pertumbuhan tertinggi
pengangkutan
memiliki
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.5 No.1 (2016)
dari
suatu
jabatan
kerja
tertentu
dan
seleksi;
3.
Menilai
(Soeprihanto, 2001). Proses analisis
pegawai-pegawai yang ada sekarang
jabatan menghasilkan dua dokumen
untuk keperluan pemindahan atau
penting yaitu uraian jabatan dan
promosi;
persyaratan jabatan (Moekijat, 1998).
syarat
Uraian
mengihktisarkan
pelatihan; 5. Menentukan tingkat
kewajiban, tanggung jawab, kondisi
upah atau gaji dan memelihara
kerja, dan kegiatan dari suatu jabatan
keadilan dalam administrasi upah
tertentu.
atau
jabatan
Persyaratan
mengihktisarkan
jabatan
4.
Menentukan
untuk
keperluan
gaji
pegawai seperti tingkat pendidikan,
keluhan-keluhan
pengalaman yang ada hubungannya
mempersoalkan
dengan
kompensasi;
jabatan,
pengetahuan,
program
tersebut;
Mempertimbangkan
syarat-syarat
syarat-
6. manfaat yang
pekerjaan 7.
dan
Menentukan
keterampilan, atau kemampuan yang
tanggung
diperlukan untuk melakukan suatu
pertanggungjawaban,
jabatan tertentu. Sedang sosialisasi
wewenang; 8. Memberikan petunjuk
dilakukan agar tiap-tiap karyawan
yang penting dalam penyusunan
tahu dengan pasti apa yang menjadi
standar produksi; 9. Memberikan
bagian
pekerjaannya
sekaligus
petunjuk-petunjuk
mampu
memberikan
feedback
penyederhanaan kerja dan perbaikan
yang telah dilakukan. &
Staudohar
dan
untuk
metode.
kepada peneliti mengenai intervensi
Yoder
jawab,
Dengan diadakannya analisis jabatan ini
(1984)
diharapkan
akan
mampu
mengatakan bahwa analisis jabatan
memberikan manfaat bagi pihak
digunakan untuk mencapai banyak
organisasi
tujuan, di antaranya yang paling
Sebagai peletakan landasan yang
umum adalah untuk: 1. Menentukan
lebih
syarat-syarat yang diperlukan para
penarikan
pemegang jabatan; 2. Memberikan
Membantu karyawan baru untuk
bimbingan dalam penarikan tenaga
memahami
3
jelas
sebagai
berikut:
(1).
dalam
seleksi
dan
pegawai
baru,
(2)
jabatannya,
(3)
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.5 No.1 (2016)
Menentukan tanggung jawab dan
pengukuran secara objektif terhadap
wewenang bagi pemegang jabatan,
fenomena sosial.
(4) Memberi data yang lebih jelas mengenai performa kinerja bagi atasan, (5) Data analisis jabatan dapat
digunakan
untuk
tujuan
tindakan
atau
research
itu
sendiri
penelitian
yang
bertujuan
mengembangkan
evaluasi jabatan (kompensasi), (6)
keterampilan
Dapat digunakan sebagai landasan
pendekatan
dalam memberikan promosi ataupun
action sadalah untuk
keterampilan-
baru
atau
baru
memecahkan
pelatihan, (7) Mengurangi keluhan
cara
dan
masalah
untuk dengan
penerapan langsung di dunia kerja
mengenai pekerjaan dan kompensasi
atau
pada karyawan.
dunia
aktual
yang
lain
(Suryabrata, 1983). Partisipan
Metode Penelitian Penelitian
Penelitian
ini
campuran
penelitian
tindakan
penelitian
ini
merupakan karyawan yang ada pada
menggunakan
pendekatan
dalam
masing-masing level jabatan dalam
dalam
organisasi.
(action
research). Pendekatan campuran itu
Teknik pengumpulan data tahap
sendiri
pendekatan
asesmen dilakukan dengan observasi
kualitatif dan kuantitatif. Penelitian
dan interview, sedang pada tahap
kualitatif lebih menekankan pada
intervensi diberikan work log sebagai
penggunaan diri si peneliti sebagai
tambahan, diskusi dengan pemegang
alat.
jabatan terkait dan owner, serta studi
terdiri
dari
Peneliti
mengungkap
harus gejala
mampu sosial
literatur perusahaan yang terkait.
di
lapangan
dengan
mengerahkan
segenap
fungsi
inderawinya Hasil dan Pembahasan
(Prasetyo & Jannah, 2005). Sedang metode kuantitatif adalah metode
Berikut
yang lebih menekankan pada aspek
rangkuman
permasalahan dari data yang telah diperoleh:
4
hasil
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.5 No.1 (2016)
Tabel 1. Rangkuman Permasalahan No. 1.
Permasalahan Kurangnya pemahaman mengenai batas wewenang dan tanggung jawab
Jumlah 6
2.
Sikap karyawan
4
3.
Peraturan organisasi yang kurang efektif Suasana kantor kurang kondusif
3
Sistem pembagian klien yang kurang jelas Sistem perekrutan dinilai tidak jelas Kurangnya jumlah karyawan Alur kerja yang tidak efektif
2
Masalah dalam mentoring
1
4.
5.
6.
7.
8.
9.
3
2
2
2
Keterangan Tidak benar-benar memahami batas kewenangannya. Tidak memahami batas-batas tanggung jawab yang harus diselesaikannya. Muncul perasaan sungkan untuk mendelegasikan tugas kepada pihak yang seharusnya. Munculnya prasangka terhadap individu tertentu yang dianggap tidak bekerja seberat mereka. Bawahan tidak memiliki inisiatif untuk memulai dan menyelesaikan pekerjaannya karena merasa tidak disuruh. Enggan mengambil keputusan, bahkan yang terkait dengan bawahannya sendiri. Perilaku yang kurang dewasa dan perkataan yang kurang sopan. Kurangnya rasa disiplin. Kurangnya attitude yang memadai untuk memasuki dunia kerja. Ada yang bermain game di jam kerja padahal masih memiliki pekerjaan untuk dilakukan. Kurangnya inisiatif untuk menyelesaikan permasalahan yang ada yang terkait dengan soft skill. Memilih untuk mengambil alih tugas bawahan ketika merasa jengkel. Terlalu bergantung pada partner secara emosional. Peraturan kantor yang tidak direalisasikan atau diawasi dalam pelaksanaannya. Mulai dari jam datang karyawan, perijinan cuti, hingga masalah perhitungan gaji. Hingar bingar dari suara musik yang keras hingga teriakan sewaktu bercanda dari divisi lain yang mempengaruhi suasana kerja. Kebiasaan terlambat datang ke kantor baik pada saat datang kerja maupun setelah jam makan siang berakhir yang mempengaruhi kondisi kantor. Pembagian klien dianggap kurang merata. Ketidakjelasan mengenai dasar-dasar dalam pembagian klien per team work. Dasar-dasar dari memilih karyawan yang tidak jelas, sehingga muncul bermacam-macam tanggapan ketika karyawan yang baru masuk ternyata dinilai tidak kompeten/merugikan oleh karyawan lainnya. Beban kerja terlalu banyak, pekerja terlalu sedikit. Tim tertentu merasa kekurangan anggota untuk menyelesaikan suatu proyek. Terjadi loncatan interaksi antara jabatan satu dengan yang lain, yang dinilai merugikan pihak tertentu dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan. Perbedaan cara pandang dari bawahan dan atasan mengenai cara mentoring yang kemudian menimbulkan rasa tidak puas bagi kedua belah pihak.
Dengan demikian nampak bahwa
muncul
permasalahan yang paling sering
dengan
5
atau
dikeluhkan
pemahaman
terkait
karyawan
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.5 No.1 (2016)
terhadap
batas-batas
ataupun
tanggung
serta
kewenangan
hasil
rapat
tahunan
yang
yang
dilakukan oleh organisasi. SOP itu
dimilikinya. Karena ketidakjelasan
sendiri berisikan ringkasan singkat
tersebut, muncul perilaku seperti
mengenai pembahasan secara umum,
kurangnya inisiatif untuk melakukan
terkait jam masuk kantor, sistem fee
suatu pekerjaan, kebutuhan yang
tambahan, cara cuti atau meminta
besar terhadap perintah langsung,
ijin, dan beberapa hal lainnya. Tidak
munculnya
rasa
jawab
sungkan
dalam
terdapat hal-hal yang secara khusus
tugas,
serta
terkait langsung dengan pekerjaan
pengambilan
karyawan pada masing-masing level
mendelegasikan keengganan keputusan
dalam yang
bawahannya
terkait
sendiri.
jabatan.
dengan
Selain
Hal
itu
mengakibatkan
itu
kemudian kurangnya
muncul pula ketidaksukaan baik
pemahaman mengenai tugas masing-
secara tersembunyi ataupun tidak
masing dan batas kewenangan yang
terhadap individu yang dinilai tidak
dimiliki tiap karyawan pada jabatan
memiliki beban kerja seberat diri
berbeda.
karyawan lain namun mendapat gaji
Oleh karena itu, pada penelitian ini
sama atau lebih tinggi. Maka dari
disusunlah sebuah dokumen analisis
itu, pada penelitian ini intervensi yang
akan
dilakukan
jabatan yang terdiri dari uraian
berupa
jabatan dan persyaratan jabatan.
pembuatan job analysis, yang terdiri dari
job
description
dan
Uraian
job
yang
baru
dibuat
sesuai
dengan keadaan jabatan yang ada
specification berdasarkan struktur organisasi
pekerjaan
saat penelitian dilakukan. Namun
beserta
demikian, pada saat penelitian telah
sosialisasi dari job analysis tersebut.
berlangsung, terjadi perubahan bagan organisasi perusahaan. Hal tersebut memberikan dampak besar terhadap
Kesimpulan dan Saran
hasil dari penelitian ini (analisis
Kegiatan kerja yang dilakukan dalam
pekerjaan),
DD consultant didasarkan pada SOP
sebenarnya terdapat kekurangan pada
6
terutama
ketika
Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.5 No.1 (2016)
bagan organisasi yang baru. Jika
pekerjaan
kekurangan pada bagan organisasi
secepatnya supaya organisasi tidak
tersebut
bisa
menjadi
beberapa
masalah
diperbaiki, yang
maka
sebaiknya
terhambat
diselesaikan
ketika
ada
peluang untuk mengembangkan diri
muncul
yang lebih besar.
(yang ditemukan peneliti) juga akan bisa diselesaikan secara bersamaan. Karena situasi tersebut, maka hasil penelitian berfungsi
ini
akhirnya
akan
acuan
untuk
sebagai
Daftar Pustaka Moekijat. (1998). Analisis jabatan. Bandung: Penerbit Mandar Maju. ---------------------(2013). Perkembangan ekonomi terkini 2013. Diunduh 30 Juli 2013, dari http://macroeconomicdashboard.com/ index.php/id/ekonomi-makro/103perkembangan-ekonomi-terkini2013-i . ---------------------(2013). Perkembangan ekonomi terkini 2013. Diunduh 30 Juli 2013, dari http://macroeconomicdashboard.com/ index.php/id/ekonomi-makro/119perkembangan-ekonomi-terkini2013-ii . Prasetyo, B. & Jannah, L. M. (2005). Metode penelitian kuantitatif: Teori dan aplikasi. Jakarta: Rajawali Pers. Soeprihanto, J. (2001). Penilaian kinerja dan pengembangan karyawan. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta. Suryabrata, S. (1983). Metodologi penelitian. Jakarta: Rajawali. Yoder, D. & Staudohar, P.D. (1984). Personnel management and industrial relations. New Delhi: Prentice Hall of India private limited.
pembenahan sistem atau intervensi selanjutnya. Job analysis yang telah dibuat dapat menjadi gambaran atau masukan data untuk pembenahan struktur dan job analysis di masa depan.
Untuk
sebaiknya
sementara
SOP
yang
waktu, dipakai
digantikan dengan sistem matriks supaya kegiatan pekerjaan di dalam organisasi berjalan lancar. Sistem matriks ini akan mampu menangangi permasalahan
yang
ada
dalam
perusahaan untuk sementara waktu, kendati
demikian,
sebaiknya
perbaikan struktur organisasi seperti bagan
organisasi
dan
analisis
7
