Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Waterwegen en Zeewezen
CAF Dossier
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
1
MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP
Departement Coördinatie
Departement Algemene Zaken en Financiën
Departement Wetenschap, Innovatie en Media
Departement Onderwijs
Departement Welzijn, Volksgezondheidszorg en Cultuur
Departement Economie, Werkgelegenheid, Binnenlandse Aangelegenheden en Landbouw
Departement Leefmilieu en Infrastructuur
Administratie Waterwegen en Zeewezn
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
2
VISIE : Wat wil AWZ bereiken ? • Duurzame mobiliteit • Goed bereikbare Vlaamse havens • Optimale veiligheid: minder schade bij overstroming • Multifunctioneel gebruik van de waterwegen • De functies van de waterweg in evenwicht • Een kwaliteitsvolle omgeving
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
3
Project AWZ: Integrale Kwaliteitszorg Referentie tot strategische doelstellingen of strategische projecten beleidsplan 2000 - 2004 Raakvlakken met alle doelstellingen en strategische projecten
Referentie tot lange termijn visie departement LIN en AWZ Invoering van IKZ bij het Dep LIN en AWZ in uitvoering van de principeverklaring van de Vlaamse Regering en het college van secretarissen-generaal waarbij gebruik zal worden gemaakt van het EFQM -CAF model Beoogd resultaat : AWZ IKZ bedrijfsfilosofie toepassen en de EFQM / CAF zelfevaluaties consequent jaarlijks uitvoeren op AWZ niveau en in al haar afdelingen
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
4
EFQM / CAF zelfevaluaties implementatieplan
AWZ
« Toepassing op de twee niveau’s over één jaar » •Stap 1 : Uitvoering EFQM-CAF Selfassessment niveau AWZ + Strategische keuzes verbeteracties 2004 •Stap 2: Uitvoering EFQM - CAF Selfassessment in de DAB en de afdelingen AWZ + Strategische keuzes verbeteracties 2004
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
5
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Waterwegen en Zeewezen
CAF Dossier 1. Klachtenmanagement AWZ 2. Herdenken van het Sleutelproces Investeren 3. De dagelijkse controle van de werking van het hydrologisch meetnet 4. Analyse van de impact van AWZ-acties op het transport via de waterwegen 5. Een analytische boekhouding binnen de DAB VLOOT 6. Het LIS 21 - Het Loodsen Informatiesysteem 12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
6
LIS21 Loodswezen Informatie Systeem Geïntegreerde totaaloplossing met bijhorend communicatieplatform
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
7
LIS HISTORIEK • 1985 : opstart BST / ACP – 1986 : uitbreiding naar de boekhouding – 1987 : uitbreiding naar de operaties – 1988 : uitbreiding naar de loonadministratie
• Apr 1997 : LIS in gebruik te Antw. en Gent • Jun 1998 : LIS in gebruik te Vlis., Kust en NLW – Dec 2000 : koppeling met ENIGMA (HS Gent)
• Juni 2001 : LIS21 in gebruik – Dec 2001 : LIS21 gaat www – Jan 2002 : koppeling ENSOR en ZEDIS – Jan 2003 : koppeling VLIMPERS
• Maa 2003: 2003 LIS21 aan boord van de kotters 12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
8
UITDAGINGEN LIS21 • Continudienst
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
9
CONTINUDIENST (24op24 / 7op7)
Tijd tot reis
Loodsbestelling Dagen
Resource onderhandeling (ligplaats, bunkering, loods, sluisplanning, ...)
Wijzigingen Schip Agent
Nu
Real time
Actuele reis Facturatie / Statistiek
Na
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
Havens Loodswezens GNB 10
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
11
UITDAGINGEN LIS21 • Continudienst • Complexiteit
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
12
OVER LANDEN EN BEDRIJVEN HEEN
DAB Loodswezen
12/11/2003
Nederlands Loodswezen
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
13
LOODSEN DAB Loodswezen
Nederlands Loodswezen
350 loodsen 4 korpsen 6 bevoegdheden
200 loodsen 4 korpsen 7 bevoegdheden
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
14
LOODSSTATIONS & WISSELPLAATSEN
Vlaams loodsstation Nederlands loodsstation Wisselplaatsen 12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
15
LOODSTRAJECTEN
kust zee rivier kanaal 12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
16
UITDAGINGEN LIS21 • Continudienst • Complexiteit • Reglementering
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
17
REGLEMENTERING • • • • • • •
Scheldereglement Loodsdecreet Loodsenwet Scheepvaartreglementen Vlaams personeelsstatuut Dienst & beurtregeling Vlaamse loodsen Inzetregels Nederlandse loodsen
• Natuurwetten • Bouwkundige beperkingen
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
18
UITDAGINGEN LIS21 • Continudienst • Complexiteit • Reglementering • Klantgericht werken
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
19
KLANTGERICHT WERKEN
• Operationele informatie on-line ter beschikking van de klanten – Werking loodsdiensten – Positie schip
• Communicatieplatform • Interactieve werking
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
20
UITDAGINGEN LIS21 • Continudienst • Complexiteit • Reglementering • Klantgericht werken • Lerende organisatie
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
21
LERENDE ORGANISATIE
• Permanente review • Continue kwaliteitsverbetering – – – –
12/11/2003
20 nieuwe versies 163 uitbreidingen 190 aanpassingen 114 fouten opgelost
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
22
OBJECTIEVEN LIS21 • Gebruiksvriendelijk
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
23
GEBRUIKSVRIENDELIJK
• Eenvoudig • Geautomatiseerde handelingen • Overzichtelijk
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
24
OBJECTIEVEN LIS21 • Gebruiksvriendelijk • Robuust en betrouwbaar
12/11/2003
(24/24 & 7op7)
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
25
ROBUUST & BETROUWBAAR • • • • • • •
142 beloodsingen per dag bestellingen via 480 waterklerken 51.842 reizen (vl+nl) 90.800 loodstrajecten (vl+nl) 38.517 facturen (vl) 1.700.141 wijzigingen op reizen 41.707 reisopmerkingen
Gegevens 2002
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
26
OBJECTIEVEN LIS21 • Gebruiksvriendelijk • Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) • Onderhoudbaar en controleerbaar
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
27
ONDERHOUDBAAR & CONTROLEERBAAR
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
28
OBJECTIEVEN LIS21 • Gebruiksvriendelijk • Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) • Onderhoudbaar en controleerbaar • Flexibel
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
29
FLEXIBEL • UITBREIDBAAR • EVOLUTIEF • VISIONAIR
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
30
OBJECTIEVEN LIS21 • Gebruiksvriendelijk • Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) • Onderhoudbaar en controleerbaar • Flexibel • Kwaliteit
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
31
Kwaliteit van de software • Degelijke voorbereiding • Uitgebreide testen volgens vastgelegd testschema • Synchrone uitvoering voor evaluatie resultaat • Evaluatie d.m.v. feedback via stuurgroepen en werkgroepen
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
32
KWALITEIT v/d DATA (1)
• Elektronische controles vanaf vooraanmelding bij het LIS tot einde reis – coherentie, – volledigheid, – tijdigheid, – richting • Continue manuele controle
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
33
KWALITEIT v/d DATA (2)
Agenten IVS/SRK ENIGMA ENSOR Loodsdienstregelaar Kapitein Loodsboten ….
Gege ven s toega ng Filter
Business regels LIS21 betreffende kwaliteit van de gegevens Feedback
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
34
KWALITEIT v/d DATA (3)
“ATA Entry”
Kwaliteit van de gegevens
Weken
Dagen
Strategisch Strategisch
Tactisch Tactisch
12/11/2003
“Post” reis Historisch Historisch
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
35
OPLEIDING INTERNE GEBRUIKERS • • • • • • • •
12/11/2003
Handleiding (hard copy en electronisch) Wijzigingen (hard copy en electronisch) Intensieve basisopleiding Jaarlijkse opfriscursus Opfriscursus op aanvraag Coaching Feedback vergaderingen Helpdesk
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
36
OPLEIDING EXTERNE GEBRUIKERS • Handleiding • Opleiding • Nieuwsbrief • Feedback
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
37
OBJECTIEVEN LIS21 • Gebruiksvriendelijk • Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) • Onderhoudbaar en controleerbaar • Flexibel • Kwaliteit • Geïntegreerd
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
38
GEINTEGREERDE TOTAALOPLOSSING LOODSEN
ADMINISTRATIE
TRANSPORT
LIS21
DISPATCHING
FINANCIEEL
HUMAN RESOURCES
MANAGEMENT
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
39
OBJECTIEVEN LIS21 • Gebruiksvriendelijk • Robuust en betrouwbaar (24/24 & 7op7) • Onderhoudbaar en controleerbaar • Flexibel • Kwaliteit • Geïntegreerd • Open interfaces 12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
40
ARCHITECTUUR Externe Koppelingen
Windowsomgeving Gebruikersinterface
Webbrowser Gebruikersinterface
Open Interface
Business Logica
Rolgebaseerde securitylaag Kwaliteitscontrole gegevens MODULES
Gegevenstoegang
DB
12/11/2003
Standby DB
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
41
INTERNE COMMUNICATIE STEENBANK
WWW
WANDELAAR
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
42
PARTNERSHIPS VIA OPEN INTERFACES STEENBANK
AGENTEN
WWW
LOODSEN
SSS IVS/SRK
LIS WANDELAAR
ZEDIS ENSOR SEAGHA ENIGMA VLIMPERS
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
BRABO
APICS
43
BESTAANDE MODULES
• Operationeel • Transport • Logistiek • Facturatie • Informatie • Statistieken • Personeel • Loonadministratie • Systeembeheer 12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
44
OPERATIONEEL
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
45
TRANSPORT
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
46
LOGISTIEK
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
47
FACTURATIE
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
48
INFORMATIE
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
49
DYNAMISCHE STATISTIEKEN
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
50
PERSONEEL
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
51
LOONADMINISTRATIE
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
52
SYSTEEMBEHEER
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
53
WEBAPPLICATIE
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
54
www
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
55
UITBREIDINGEN
• Management module – Balanced score cards – Indicatoren
• Meteo module • Geografische module • Berichten module
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
56
RESULTATEN
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
57
Criterium 6 Resultaten bij de burger/klant • • • • • • • •
12/11/2003
Vlotter scheepsverkeer Minder wachttijden voor schepen Eén loketfunctie Facturatie : vlugger en correcter Permanente communicatie On-line meevolgen van de operaties 24uur / 24uur bereikbaarheid …..
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
58
GEBRUIK WEBSITE
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
59
Webbestellingen 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00
3 ju l/0
/0 3 m ei
03 m rt/
03 ja n/
v/ 02 no
p/ 02 se
2 ju l/0
/0 2 m ei
02 m rt/
ja n/
02
0,00
Haven van Antwerpen
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
60
Criterium 7 Resultaten bij de medewerkers • • • • • •
12/11/2003
Eénvormige werkwijze Transparante werkwijze Betere planning & inzet loodsen Verbeterde werkomstandigheden Vermindering administratieve taken Vermindering administratie
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
61
Criterium 8 Resultaten in de samenleving • Veilige scheepvaart • Milieuzorg • Verbetering concurentiepositie havens • Verhoging van de markteconomie • Beschikbare databank
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
62
Criterium 9 Resultaten op het vlak van de sleutelactiviteiten (1) • • • • •
12/11/2003
Reductie personeelskosten Reductie administratiekosten Betere cash-flow Betere financiële controle Beperkte budgettaire impact
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
63
BUDGETTAIRE IMPACT SOFTWARE HARDWARE DATAVERKEER
1.5 % OMZET
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
64
Criterium 9 Resultaten op vlak van de sleutelactiviteiten (2) • • • • • • •
12/11/2003
Hogere kwaliteit van de informatie On-line data voor besluitvorming Betere controle van de processen Optimalisering inzettijd loodsen Optimalisering middelen Correcte toepassing reglementen Vlotte communicatie met partners
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
65
OPTIMALISATIE INZETTIJD LOODS 800,00 700,00 600,00
STATION STEENBANK
400,00 300,00
600,00
200,00 500,00
100,00 0,00
MAAND
STATION WANDELAAR
MINUTEN
400,00
ju l/ 0 1 se p/ 01 no v/ 01 ja n/ 02 m rt/ 02 m ei /0 2 ju l/ 0 2 se p/ 02 no v/ 02 ja n/ 03 m rt/ 03 m ei /0 3 ju l/ 0 3 se p/ 03
300,00
200,00
100,00
target
12/11/2003
3
p/ 03 se
ju l/0
03
ei /0 3 m
rt/ m
02 ja n/ 03
no v/
2
p/ 02 se
ju l/0
02
ei /0 2 m
rt/ m
01 ja n/ 02
no v/
p/ 01
1
0,00
se
fysische reistijd
ju l/0
MINUTEN
500,00
MAAND
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
66
Correcte toepassing reglementen Verdeelsleutel B/N
B rivier uit kanaal uit zee uit
N
TOT
%B
%N
72,50%
afwijking
19.058
7.229
26.287
72,50
27,50
19.058
0
3.350
1.272
4.622
72,48
27,52
3.351
-1
20.682
7.848
28.530
72,49
27,51
20.684
-2
24 maart 2003
west in
12.157
4.611
16.768
72,50
27,50
12.157
0
noord in
9.352
3.548
12.900
72,50
27,50
9.353
-1
rivier in
19.047
7.225
26.272
72,50
27,50
19.047
0
3.453
1.311
4.764
72,48
27,52
3.454
-1
kanaal in
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
67
OVERDRAAGBAARHEID • Loodsdiensten • Transportbedrijven • Coördinatiediensten • Logistieke diensten • Personeelsadministratie • ……
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
68
CONTACTGEGEVENS Kapt. Luc Van Zandycke DAB Loodswezen Boulevard de Ruyter 2 4381 KA Vlissingen (Nederland) Tel : +31 118 424521 Fax : +31 118 424527 GSM: +32 478 909903
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
69
VRAAG & ANTWOORD
12/11/2003
2de Conferentie over de kwaliteit van de Overheidsdiensten in België 2003 DAB Loodswezen
70
