BUSTER FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV
Bevezetés A mai világba mikor már szinte minden felköltözik az internetre un. felhőkbe felmerül a kérdés, hogy az vállalkozások ügyvitele miért helyhez kötött még mindig. Ezt kiaknázva kezdtük el fejleszteni a BUSTER Ügyviteli alkalmazást. Mikor elkezdődött az első fejlesztés csupán az volt a cél, hogy két távoli üzlet együtt tudjon dolgozni. Később a piaci igényeknek megfelelve bővítettük szoftverünk tudását. A piaci szereplők ezeket modulokba foglalták. Mi ellenben arra törekedtünk, és törekszünk is, hogy a szoftver, pláne egy ügyviteli szoftver csak akkor ér valamit, ha a vállalkozás teljes feladatát el tudja látni. Ezt szem előtt tartva fejlesztjük a Bustert. A nyílt forráskódú rendszereknek hála nem kell a Busterhez külön még más gyártók licencköltségeit is magára vállalnia. Szoftverünk a méltán népszerű MySql adatbázist használja minden nemű adatok tárolására. Kiszolgáláshoz pedig a php-t hívja segítségül az apache webszerverrel integrálva. Kliens oldalon így akármilyen böngésző lehet, akár még egy tablepcn is elfut alkalmazásunk. Felépítése
• • • • • • • • • • • •
Törzsek Iroda-automatizálás Ajánlat/rendelés Készletnyilvántartás Gyártás Vevő számlák Szállítói számlák Pénzügy Könyvelés Több telephely Projekt nyilvántartás Határidőzés
Célterület
• •
Kiskereskedelem Nagykereskedelem
Tulajdonságok
• • • • • • • •
Integrált komplex redudanciamentes ügyvitel Segíti a papírmentes iroda kialakítását SQL alapú nyílt adatbázisra épül Minden azonnal történik védett tranzakciókban Biztosítja a tárolt adatok konzisztenciáját Korszerű cloud ügyfél/kiszolgáló architektúra Többrétegű jogosultsági rendszerű Többnyelvű számlák kiállítása
Funkciók
• • • • • • • • • • • • • • • • •
Vevők részére ajánlatkészítés, nyilvántartása Szállítói árak nyilvántartása Beszerzési tervek készítése, nyilvántartása Vevői ész szállítói rendelések készítése, nyilvántartása Ft/deviza belföldi vevő, export, előleg, stornó számlák készítése Ft/deviza belföldi szállítói, import, előleg, jóváíró számlák nyilvántartása Több raktáras készletnyilvántartás Gyári szám kezelése Vonalkód használatának támogatása Gyártásba adás, gyártás lekövetése, kész termék automatikus készletezése Kintlévőségek nyilvántartása, behajtás támogatása Kettős könyvelés, automatikus könyvelés Statisztikák készítése, paraméterezhető lekérdezés Cikkek tetszőleges számú cikkcsoportba sorolása Fényképes árjegyzékkészítés Több év egyszerre történő kezelése Több telephely összekapcsolása
Terméktámogatás
A Buster a felhő technikát kihasználva egyszerűen megoldja ezt a feladatot. Ha a Bustert a mi általunk kínált szerveren futtatja akkor a felmerülő problémákat azonnal tudjuk kezelni, persze az ésszerűség határain belül. Ha saját szerveren futtatja, egyeztetés után 24 órán belül vagy személyesen, vagy távoli kapcsolatot felhasználva (ssh, távoli asztali kapcsolat) nyújtunk támogatást. Fejlesztés
Mivel nincs olyan szoftver ami valaha is kész lenne, ezért nálunk is folyamatos a fejlődés. A fejlesztési szakasz 3 lépcsős. • Kiadás (Stabil tesztelt verzió) • Kipróbálás alatt (Ebbe a verzióba az új fejlesztések tesztelése folyik, más új funkciót már nem építünk be) • Fejlesztés (Új funkciók beépítése, egyeztetése) Tehát ha a jelenlegi funkció mellé saját funkciót szeretne akkor meg kell várni az előző verzió stabil kiadását. Telepítés
A telepítés előtt gondoskodni kell egy megfelelően felkonfigurált LAMP szerverről. Ha ez megvan akkor egy tetszőleges könyvtárba, ami a szerverünkre mutat kicsomagoljuk a Buster.zip állományt. Az adatbázisba létre kell hozni egy tetszőleges felhasználót, aminek korlátlan jogokkal kell rendelkeznie, mivel tárolt eljárások/triggerek, csak így telepíthetőek. Ezután egy mysql importtal az alap adatbázis már telepíthető is. Ezután már használható is a rendszer.
Érdemes az üres alap adatbázist rögtön lementeni, és miután minden funkciót teszteltünk, és beletanultunk az egyébként nem agyonbonyolított rendszerbe. Alapfogalmak, definíciók Pozicionálás
Az aktív objektum mindig más színű, mint a többi (az éppen szerkesztés alatt álló mező pl. sárga). Az objektumok közötti kurzormozgatásra az egér, az Enter, illetve a TAB és a SHIFT+TAB gombok adnak lehetőséget. Az Enter és a TAB a logikailag következő mezőre, a SHIFT+TAB a megelőző mezőre viszi a kurzort. Bizonyos objektumokon belül a kurzormozgató billentyűkkel (nyilak, Pgdn, Pgup, stb.) is lehet mozogni. Előfordul, hogy a képernyő egyenrangú részekből áll, s az Enter, TAB és SHIFT+TAB gombok nem képesek a kurzort egyikről a másikra átvinni. Ehhez az egeret kell használni. Olyan mezőkből, ahol többsoros szöveg (pl. megjegyzés) bevitelére van lehetőség, ENTER-rel nem lehet kilépni, hiszen ott az az új sor bevitelére szolgál. Ilyenkor a szöveg begépelése után egeret kell használni. Menük
Az ablakok legfelső sorában helyezkednek el a program vezérlésére szolgáló legördülő (pull down) menük. Kezelésük majdnem olyan mint a sima legördülő menü azzal a kitétellel, hogy míg nem választunk belőle addig nyitva marad. Azaz a menü bezárása csak klikkeléssel történhet. Eszközsávok
Az eszközsáv egy speciális képernyőterület, mely jellemzően több nyomógombot és esetenként egyéb, a munkavégzést gyorsító objektumot (pl. választólistát) tartalmaz. Rendeltetésük, hogy gyorsítsák a programmal való munkát, egyetlen gombnyomásra indíthatóak legyenek a legfontosabb funkciók. Általában egy (néha több) eszközsáv van egy ablakban. Ha egy van, akkor az mindig az ablak tetején, a menüsor alatt található. Ha több is van, akkor a részekre osztott ablak egyes részeinek a tetején találhatóak. Az eszközsáv objektumaira (nyomógomb, választólista, stb.) pozicionálva az egeret, néhány pillanat elteltével rövid magyarázat villan fel a kurzor alatt. Ez segít a jellemzően csak ábrát tartalmazó nyomógomb funkciójának azonosításában. Az eszközsáv objektumai csak egér használatával aktivizálhatóak. Füles lapok
A képernyő felülete véges. Abban az esetben, amikor sok összetartozó adatot kell megjeleníteni, illetve kezelni, a program a képernyő adott területét többszörösen képes felhasználni a füles lapok segítségével. Az adott képernyőterület tetején a hagyományos kartonos nyilvántartásokban használatos kutyanyelvekhez hasonló fülek jelennek meg, melyek bármelyikét kiválasztva, a képernyőterületre az ahhoz a fülhöz tartozó adatok kerülnek. Gyakorlatilag ez olyan, mintha egymás alatt lévő (egymást takaró) lapok közül mindig mást és mást húznánk elő. Adatbeviteli mezők
Adatok megjelenítésére és/vagy módosítására szolgáló objektumok. Speciális változatuk a megjegyzés szövegek bevitelére szolgáló, jobb alsó sarkán nagyítható mezők. Az adatbeviteli mezőkhöz szinte minden esetben címke (mezőnév felirat) tartozik. Ez azonosítja a mezőt a felhasználó számára. A bal alsó sarkukban piros ponttal megjelölt mezőkön történő dupla kattintás a mező kitöltését segítő, illetve a mező mögötti adattábla karbantartását lehetővé tévő funkciót aktivizálja. Dátumot tároló mezők kitöltéséhez segítség az automatikus dátumozás. Pl.:
2011-05-01 beírásához 2011-05. hóban elég csak egy egyes írni a beviteli mezőbe, azt elhagyva automatikusan kiegészíti. Ha pl.: fizetési határidőnél +8 napot akarunk beállítani akkor +8at beírva kiszámolja az aktuális napok utáni 8. napot. Viszont ilyenkor naptári napokkal számol, azaz beleszámolja a szombat és vasárnapokat is. Görgető sávok / csúszkák
A képernyő mérete korlátozza az egyszerre megjeleníthető adatok mennyiségét. Ugyanakkor a logikailag összetartozó adatokat mégis egy képernyőablakban célszerű kezelni. Ezt az ellentmondást a gördítő sávval kiegészített képernyőobjektumok oldják fel. Ezek olyan eszközök, melyek egy adott fizikai méretű képernyőterületen logikailag sokkal nagyobbat tudnak kezelni azáltal, hogy a gördítő sávval a logikai képernyő görgethető a fizikai helyen. A nagy képernyőterületnek mindig csak egy részét lehet látni, mintha egy lapot letakarnánk egy másikkal, amelyen van egy nyílás. Ha a felső lapot mozgatjuk, az alsónak mindig más-más részét látjuk a nyíláson keresztül. A gördítő sáv lehet vízszintes és függőleges, gyakran mindkettő egyszerre is használható. Választólisták
Törzsadattárból vagy kódszótárból való választásra szolgál. Megjeleníti a kiválasztott rekord egy mezőjét, miközben a kódot tárolja. Lefele mutató nyíllal a választólistából az egér vagy a nyíl billentyűk segítségével kiválasztható a keresett érték. Jelölő négyzetek
Speciális, négyszögletes alakú, egyetlen jel tárolására szolgáló adatbeviteli mező, mely vagy üres, vagy egy jelet tárol. A jel elhelyezése illetve eltávolítása az egérrel vagy a szóköz billentyűvel történhet. Ha semmilyen jelet nem viszünk a mezőbe, akkor szürke színnel kerül ábrázolásra a jel. Rádió gombok
Speciális választó gombok, melyek közül mindig csak az egyik lehet bejelölve. A bejelölt gombnak a színe különbözik a többiétől. Egérrel vagy szóköz billentyűvel lehet beállítani. Adatok megtekintése Részletezés nézetben Részletezés nézetben az adatbázis egyetlen adatcsoportjának (egy számla, egy készletbizonylat, stb.) mezői foglalják el a rendelkezésre álló képernyőterületet. Ebben a nézetben tehát egy adott sor több adata (legtöbbször az összes adata) egyszerre látható, szemben a Tallózás nézettel. Az adatbázis bővítése illetve az adatok megváltoztatása rendszerint csak Részletezés módban lehetséges. (Új elem felvitelekor illetve módosításkor Tallózás nézetből a program automatikusan átkapcsol Részletezés nézetbe.) A képernyőobjektumok közötti lépegetés a megszokott módon, a TAB és a SHIFT+TAB gombokkal vagy egérrel lehetséges. Bizonyos képernyőterületekről csak egér vagy CTRL+TAB segítségével lehet más képernyőterületekre átlépni, a TAB billentyűvel a kurzor körbejár az adott képernyőterület objektumai között. A sorok közötti lépdelés Tallózás nézetben gyorsabb, mint Részletezés nézetben, ezért célszerűbb azt használni erre a célra. Részletezés nézetben a sor (pl. megrendelés) adatai nem szerkeszthetőek azonnal, noha a kurzor mozgatható a mezők között. A szerkesztés megkezdéséhez az Új rekord nyomógomb illetve a Javítás nyomógomb használatára van szükség. Ekkor az adatbázis a nézegetés (browse) üzemmódból átvált szerkesztés (insert vagy edit) módba. Szerkesztés módból csak a Jóváhagyás funkciók használatával lehet továbblépni.
Adatok megtekintése Tallózás nézetben A Tallózás nézet táblázatos formában mutatja az adatbázis adatait (pl. minden sor egy-egy számla). Ez a táblázat a rendelkezésére álló területen vízszintesen és függőlegesen görgethető. Tallózás nézetben általában nem lehet az adatokat változtatni (felvitel, javítás). Az adatok közötti lépdelés Tallózás nézetben gyorsabb, mint Részletezés nézetben, ezért célszerűbb ezt használni erre a célra. Tallózás nézetben az adatbázis valamennyi adata vagy csak a Szűrő funkció (lásd később) által kiválasztott adatok jelennek meg a táblázatban. Minél több sort tartalmaz a táblázat, annál lassabban nyílik meg. Igen nagyszámú (több százezer) sort tartalmazó táblázatok esetleg nem is tudnak megnyílni, mert vagy a kiszolgáló vagy az ügyfél számítógép tárolója betelik az ideiglenes állományokkal. A gyors munka biztosítására a BUSTER felhasználónként minden Tallózás nézethez (számlák, iratok, készletek, stb.) képes eltárolni egy alapértelmezésű szűrő beállítást, melyet mindig automatikusan figyelembe vesz, mielőtt megnyitná a táblázatot. Ha például a számlaiktatókönyv több tízezer számlát tartalmaz, teljesen felesleges a Tallózó nézetben ezt mind megjeleníteni, mert túl sokáig tartana és szinte lehetetlen lenne azt végiglapozni. Ilyenkor célszerű egy alapértelmezésű szűrőt készíteni, ami pl. az utolsó x nap számláit vagy a kifizetetlen számlákat szűri ki. A Tallózás nézet így csak jóval kevesebb számlát mutat ugyan, de valószínűleg úgyis csak ezekkel kell foglalkozni. Ha mégis szükség van korábbi számlákra, egyszerűen új szűrőt kell készíteni. A helyesen alkalmazott alapértelmezésű szűrőkkel drasztikus sebességnövekedést lehet elérni! Törzsek, Szótárak A Buster a ritkán változó adatokat kódszótárakban tárolja azonosítóval ellátva. A különféle adatok ezekre a kódszótárakra azonosítóval hivatkoznak. Amely azonosító már szerepel valahol az már nem törölhető. Ezek a kódszótárak az adatbázisba kaptak helyet, vagy a program alapadatokban módosítható, rendszergazdai jogosultságokkal. Ilyen kódszótár pl.: a cikkeknél a mennyiségi egység. Cikkek, szolgáltatások Minden bizonylatra (megrendelések, számlák, készletmozgási bizonylatok) kerülő cikknek, árunak, termékeknek szerepelnie kell a cikkek/szolgáltatások törzsben. Ez a cikktörzs minden fontos adatot nyilvántartja Elérhetősége a Törzs menü Cikktörzs almenüjén keresztül lehetséges. Alaphelyzetben tallózási nézetet látunk, megnevezés, cikkszám bruttó bolti ár és az aktuálisan belépett költséghely készlete van feltüntetve. A cikkekről/szolgáltatásokról nyilvántartható adatok közül bizonyosak kitöltése kötelező, másoké nem. Az alábbi felsorolás nem csak a rekordban tárolt adatokat, hanem a kitöltést segítő objektumokat és eljárásokat együttesen taglalja. Cikkszám
Egyedi azonosító szám,melyre később hivatkozunk. Csak nagybetűt és számokat fogad el, kötelezően kitöltendő mező. Ha nincs a vonalkód beviteli mező a cikkszám alapján EAN vonalkódot generál a program ami ki is nyomtatható.(Duplakatt a vonalkód beviteli mezőre) Magyar név
A cikk/szolgáltatás magyar nyelvű megnevezése, maximum 97 karakter hosszan. A cikk/szolgáltatás részletesebb jellemzésére a leírás magyarul mező szolgál. Kötelezően kitöltendő mező. A cikk
választólisták ezt veszik alapul. Idegen név
A cikk/szolgáltatás idegen nyelvű megnevezése maximum 45 karakter hosszan. Értékesítés ÁFA
Általános forgalmi adó bevallási sora értékesítés esetén. Adótörzsből, az E típussal jelölt sorok közül választható. A törzs karbantartására csak a Könyvelés menü Alapbeállítások funkciójában van lehetőség. (Nem lehet dupla kattintással adót javítani vagy újat rögzíteni.) Kötelezően kitöltendő mező. Értékesítés ÁFA
Általános forgalmi adó beszerzés esetén. Adótörzsből, az E típussal jelölt sorok közül választható. A törzs karbantartására csak a Könyvelés menü Alapbeállítások funkciójában van lehetőség. (Nem lehet dupla kattintással adót javítani vagy újat rögzíteni.) Kötelezően kitöltendő mező. ITJ
Hagyományos statisztikai kód. A beviteli mező melletti választható.
gombra kattintva kódszótárból
Vámtarifa
Vámtarifaszám megadására szolgáló beviteli mező. Kitöltése nem kötelező. Leírás magyarul
Termék vagy szolgáltatás leírása magyar nyelven. Több sorba bővebb leírás adható meg. Kitöltése esetén az itt szereplő leírás kerül a bizonylatra. Kitöltése nem kötelező. Leírás idegen nyelven
Termék vagy szolgáltatás leírása idegen nyelven. Több sorba bővebb leírás adható meg. Kitöltése esetén az itt szereplő leírás kerül az idegen nyelvű bizonylatra. Kitöltése nem kötelező. Vonalkód
A termék/szolgáltatás azonosító vonalkódja. Kitöltése nem kötelező, ilyenkor a cikkszámból generál vonalkódot a program. Egység
Mennyiségi egység. Kódszótárból választható. Bővítésére az adatbázisban van lehetőség, adminisztrátori jogokkal. Minimum mennyiség
A belépett aktuális raktár jelen termék/szolgáltatás minimum mennyisége. Minimum mennyiség esetén kiadáskor a program figyelmeztető üzenetet küld. Kitöltése nem kötelező. Optimum mennyiség
A belépett aktuális raktár jelen termék/szolgáltatás optimum mennyisége. Automatikus rendelés esetén erre az értékre állítja a rendelendő mennyiséget. Kitöltése nem kötelező.
Legkisebb mennyiség
Értékesíthető legkisebb. Az itt beállított értékre áll be az eladásnál a mennyiségi beviteli mező, ha ettől kisebb értéket ír be. Nem bontható terméknél hasznos. Pl: 1Kg kiszerelésű liszt esetén egyet beírva csak 1 és többszöröse adható ki. Szín
A cikktörzsben és a cikk lenyíló menükben ilyen háttérszínű ez a cikk. Kódszótárból választható. Árak fül Szerződött partner
Duplakattra felugró partnertörzsből választható. Az itt megadott partnert kínálja fel a program az automatikus rendeléskor. Listaár
A termék/szolgáltatás listaára. Ebből az árból számolódik ki a többi ár figyelembe véve a rabatot. Beszerzési ár + rabat% adja a listaárat, ha nem töltjük ki. Rabat
A rabat megadására szolgáló beviteli mező. Beszerzési ár
A listaár – rabat% adja a beszerzési árat, ha nem töltjük ki. Kisker/nagyker/bolti ár
Kitöltése esetén ezekkel az árakkal számol a program. A beállított %-os érték figyelembe vételével a megnyomása esetén automatikusan kiszámítja a program. Könyvelés fül
Megadható, hogy az adott cikk/szolgáltatás könyvelési szempontból hogyan viselkedjen. Belföldi árbevétel Export árbevétel Költség/Készlet Statisztika fül
Összesített és részletes statisztikát láthatunk az adott cikk/szolgáltatáskor, úgymint számlaszám, partner megnevezése, mennyisége, eladási/beszerzési ára, bizonylat mozgásneme, raktárkód és felhasználó. Partnertörzs Az ablak tetején az egyes funkciók indítására szolgáló menü és a nyomógombokat tartalmazó eszközsáv található. Bizonyos helyzetekben egyes gombok illetve menüpontok nem használhatóak, ilyenkor elhalványulnak. (Pl. a Jóváhagyás és Elvetés gombok és menüpontok csak új felvitel vagy javítás elkezdése után válnak használhatóvá.) Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület 7 lapból áll. A lapok közül egérrel, a lapok tetején látható fül megnyomásával lehet választani. – Az első lapon egy a jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban az ügyfélnyilvántartóban tárolt adatokat (több ügyfél adatait) lehet látni Tallózás nézetben. Ez a nézet a nyilvántartás gyorsabb lapozására,áttekintésére alkalmasabb.
– A második lapon egy kiválasztott ügyfél összes adata látható. Ez az ügyfél adatainak Részletezés nézete. Ez a nézet egy ügyfél összes adatának megtekintésére és/vagy karbantartására szolgál. – A harmadik lapon az ügyfélhez tartozó kedvezmények láthatóak/állíthatóak be. Minden cikkcsoportra külön kedvezmény adható meg. – A negyedik lapon az ügyfélhez tartozó személyek adhatóak meg. – A ötödik lapon az ügyfél kommunikációs számai, címei (telefon-, fax-, telexszám, e-mail cím, személyhívó, stb.) vannak. /Kommunikáció fül/ – A hatodik lapon az ügyfél statisztikája jeleníthetőek meg. Úgymint kiadási bevételi bizonylatok, rendelések banki/pénztári kifizetések – A hetedik lapon a Könyvelés fül, ami megmutatja, hogy az adott ügyfél hogyan viselkedjen könyvelés szempontjából. Részletezés fül: Teljes név
Ügyfél teljes, maximum 72 karakter hosszúságú neve. Ez a név kerül a számlára. Kötelezően kitöltendő mező. Rövid név
Ügyfél rövid, maximum 21 karakter hosszúságú neve. Nyomtatott listákon, választólistákban, kereséseknél használható. Automatikusan kitöltött mező. Vevő jelölőnégyzet
Ügyfél vevőként szerepel. Csak bejelölt állapotában jelenik meg a választólistán vevőszámla készítésekor az ügyfél. Szállító jelölőnégyzet
Ügyfél szállítóként szerepel. Csak bejelölt állapotában jelenik meg a választólistán szállítói számla készítésekor az ügyfél. E fenti két, jelölőnégyzettel ellátott mező közül akár egyszerre mindkettő választható, hiszen az ügyfél viselkedhet vevőként, illetve szállítóként is. Telephely cím
Ország, megye, irányítószám, város, utca, házszám felosztású cím, mely a számlára kerül. Az irányítószám választása után kitöltődik a város és fordítva. Az irányítószámot vagy a várost az adatbázis Települések szótárában tárolt települések közül kell választani. Ebben a szótárban minden településhez kód, településnév, irányítószám, országkód, megye, behatárolás mező tartozik. Az ügyfél rekordban így csak két mező van: a címkód és az utca+házszám. Azokban az esetekben, amikor a program nem ismer fel egy irányítószámot/települést, azt fel kell venni a Település szótárba. Postai cím
A Telephely címmel azonos felépítésű és használatú cím.
Adószám
Ügyfél adószáma (belföldi vevőnél). A BUSTER Számlázási és Pénzügyi moduljai használják ezt az adatot. Bevitelekor a BUSTER megvizsgálja, szerepel-e már az adatbázisban az adott adószám. Ha igen, a program figyelmeztetést küld, de engedélyezi a felvitelt, mert előfordulhat, hogy az ügyfél fióktelepe egy cégnek, ez esetben az azonos adószám nem hiba. Ügyfél választólistákban azonosítja az ügyfelet. EU
Európai Uniós adóigazgatási szám, ha az ügyfél Közösségen belüliként lett definiálva, akkor kötelező megadni. Export-, illetve Közösségen belüli számlán tünteti fel a program. Áfa mentes számlát EU-s ügyfélnek csak úgy lehet kiállítani, ha ez a mező ki van töltve. Cégj. szám
Az ügyfél cégjegyzékszáma. Felelős ügyintéző
Kapcsolattartó ügyintéző neve. A név választható a választólista használatával a személytörzsből. Lejárt követelés
Az ügyfél ki nem fizetett, lejárt határidejű tartozása. Összes követelés
Az ügyfél összes ki nem fizetett nettó számlája. Hitel limit határ
Az ügyfél részére adott vásárlási limit. Ha átutalásos számla illetve szállítólevél készítésekor az ügyfél tartozása túllépné ezt a keretet, a program automatikus figyelmeztetést küld. Eladási ártípus
Az ügyfélhez kapcsolható egy ártípus, amelyhez tartozó eladási ár alapértelmezésként kerül felajánlásra ajánlat, vevőrendelés, szállítólevél és vevőszámla készítésekor. Ártípus kódszótárból választható. Kötelezően kitöltendő mező. Fiz. mód vevőként/Fiz. mód szállítóként
Az ügyfél szokásos fizetési módja. A BUSTER Számlázás moduljában számlázáskor ez az ügyfél alapértelmezésű fizetési módja. Kódszótárból választható. Kötelezően kitöltendő mező. Haladék
Átutalásos fizetés esetén a fizetési határidő napokban. A BUSTER Számlázási moduljában számlázáskor ebből az adatból számolja ki a program a fizetési határidőt. Számlaszám
Az ügyfél 8-as tagolású bankszámla száma. A BUSTER Számlázási és Pénzügyi moduljai használják ezt az adatot.Szállítói számlán szerepel.
Kategória (Normál, Tiltott, Egyedi)
Az ügyfél részére történő áru kiadás (értékesítés) lehetőségét korlátozza. Kizárólag Rendszergazda csoportba sorolt felhasználó képes beállítani. Alapvetően minden vevő a Normál kategóriába kerül. Tiltott kategóriába tartozó ügyfélnek nem készíthető számla illetve szállítólevél. A program automatikusan Tiltott kategóriába sorolja azokat az ügyfeleket, melyek átutalásos számláikat a fizetési határidő lejárta után 30 napon belül nem egyenlítik ki. A Tiltott kategóriából az Egyedi kategóriába átsorolt ügyfél egyetlen tranzakció(pl. egy számla, vagy egy szállítólevél elkészülte) erejéig Normál ügyfélnek számít, de annak végeztével azonnal újra Tiltott lesz. (Az éppen készítés alatt álló számlát vezetői döntés alapján engedélyezni lehet). Vihet szállítóra
A jelölőnégyzet nem-re állításával az ügyfél csak számlára vásárolhat. Webes hozzáférés
A jelölőnégyzet igenre állításával az alatta megjelenő felhasználói név és jelszó megadásával a kiválasztott partner beléphet a BUSTER rendelési moduljába ami a partnereknek van fenntartva. Személyek fül:
Megegyezik a Személytörzs adataival. A név mező kötelezően kitöltendő. Lásd: Személy adatok Kommunikáció fül: Kommunikációs szám/cím típus
Kódszótárból választható, a szám/cím típusát határozza meg. Ennek függvénye, hogy a megadott szám telefonszámnak, e-mail címnek vagy egyiknek sem minősül. A választólista nem fogadja el új típus beírását és dupla kattintás után sem jeleníti meg a kódszótár karbantartására szolgáló ablakot. A típus szótár adatbázisban bővíthető. Könyvelés fül:
Megmutatja, hogy az adott ügyfél hogyan viselkedjen könyvelés szempontjából. Belföldi vevőkénti besorolás Belföldi szállítókénti besorolás Export vevőkénti besorolás Import szállítókénti besorolás Személytörzs Személyek (ügyfelek, saját dolgozók, ügyintézők, rokonok, stb.) adatainak megtekintésére, javítására, törlésére, új személy felvételére, elektronikus üzenet elküldésére, telefonálásra szolgáló funkció. Minden céghez több személy és minden személyhez egy cég tartozhat. Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület három lapból áll. A lapok közül egérrel, a lapok tetején látható fül megnyomásával lehet választani. – Az első lapon egy a jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban a személynyilvántartóban tárolt adatokat (több személy adatait) lehet látni Tallózás nézetben. Ez a nézet a nyilvántartás gyorsabb lapozására,áttekintésére alkalmasabb.
– A második lapon egy személy összes adata látható. Ez a személy adatainak Részletezés nézete. Ez a nézet egy személy adatainak karbantartására szolgál. – A harmadik lapon a személy és cége kommunikációs számai, címei (telefon-, fax-, telexszám, e-mail cím,személyhívó, stb.) vannak. Karbantartani csak a személy számait lehet, a cégét az ügyfélnyilvántartóban kell. Részletezés fül: Titulus
A névről leválasztva külön kell megadni a titulust, mely kódszótárból választható. Így a nevek ABC sorrendjét nem zavarja meg. (Pl a Dr-ok nem egy rakáson, a D betűnél lesznek.) Név
Személy neve. Idegen neveket célszerű Vezetéknév Keresztnév formában megadni, hogy az ABC sorrendben a megfelelő helyen szerepeljenek. Beosztás
Személy beosztása vagy foglalkozása. (Cég)Munkahely
Az ügyfélnyilvántartóból választható ügyfél, ahol a személy dolgozik. Iroda/Szoba
Épület/emelet/szoba, ahol a személy dolgozik Jogosultság Becenév
Személy megszólítása szóban. Monogram Megszólítás
Személy hivatalos megszólítása. Pl. hivatalos levélben. Lakáscím
Ország, megye, irányítószám, város, utca, házszám felosztású cím. A város nevét (a hozzá tartozó irányítószámmal együtt) az adatbázis Települések szótárában tárolt települések közül kell választani. Ebben a szótárban minden településhez kód, településnév, irányítószám, ország, megye, irányítószám behatárolás mező tartozik. A személy rekordban így csak két mező van: a címkód és az utca. Születési év
Személy születési éve. (Néhány személynek (főnök, házastárs, szülő...) nem árt tudni a születésnapját.) Névnap
Személy névnapja.
Fénykép
A személy fényképe. Fájl feltöltéssel adható meg. A program automatikusan átméretezi. Megjegyzések
Megjegyzések, információk, keresési kulcsok tárolására szolgál. Hobbi
Kommunikáció fül:
Személyes és munkahelyi számok/Címek Kommunikációs szám/cím típus Kódszótárból választható, a szám/cím típusát határozza meg. Ennek függvénye pl. hogy a megadott szám telefonszámnak, e-mail címnek vagy egyiknek sem minősül. Mozgásnemek A mozgásnemek a készletmozgások különféle fajtáinak megkülönböztetésére szolgáló kódok. adatok: Mozgásnem adatok:
A mozgásnem 3 pozíciós szám. A 100-as mozgásnem a nyitó tételek felvitelére szolgál. A készletnövelő mozgásnemek 101-197, a készletcsökkentőek 200-297 tartományba esnek. A BUSTER telepítésekor a legszükségesebb mozgásnemek kialakításra kerülnek. Ezeket kitörölni illetve átnevezni tilos. Ezeken felül igény szerint bővíthető a mozgásnemek száma, de figyelemmel kell lenni az alábbi szabályokra: – – – –
Az értékesítési mozgásnemek folyamatos tartományban helyezkedjenek el. A beszerzési mozgásnemek folyamatos tartományban helyezkedjenek el. Az értékesítési mozgásnemek tartománya után egy helyet szabadon kell hagyni. Célszerű a mozgásnemeket párban felvenni. Pl.: 188 Apport befogadás 288 Apportba adás
Raktárak A BUSTER korlátlan számú raktár kezelésére képes. Raktárak segítségével történik a saját és idegen készletek, illetve a helyben rendelkezésre álló és a más telephelyen vagy bizományban lévő készletek elkülönítése. A raktárak valóságos, fizikai (például egy teremben vagy telephelyen lévő áruk) vagy virtuális (egy konkrét bizományosnál lévő vagy egy szállítótól bizományban itt lévő áruk) raktárak lehetnek. A termelési folyamatok nyomon követése is raktárak segítségével oldható meg: a termelési folyamat szakaszait virtuális raktáraknak fogjuk fel és az anyagok, félkész és késztermékek mozgását raktárközi mozgásokkal követjük Rendelések/ajánlatok adatok Az ajánlatokról/megrendelésekről nyilvántartható adatok közül bizonyosak kitöltése kötelező, másoké nem. Az alábbi felsorolás nem csak a rekordban tárolt adatokat, hanem a kitöltést segítő objektumokat és eljárásokat együttesen taglalja. Ügyfél
Cég, szervezet, stb., akihez az ajánlat illetve a megrendelés kapcsolódik. Ügyféltörzsből választható. Belső szervezeti egységtől származó szállítói rendelés felvitelekor a saját céget
(központot) kell kiválasztani. Átvevő
Az ügyfél cégnél a megrendeléssel foglalkozó személy. Személytörzsből - az ügyfél cég alkalmazottai közül - választható. Fizetési mód
A majdani fizetés módja. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti fizetési módja felajánlásra kerül. Jogosultság kérdése, hogy a felhasználó megváltoztathatja e az ügyfél fizetési módját. Saját ügyintéző
A program a bejelentkezett felhasználó nevét ajánlja fel alapértelmezetten. Dátum
A megrendelés illetve az ajánlat készítésének a napja. Bizonylatszám
A megrendelés illetve az ajánlat azonosító száma. Ajánlatoknál kiegészülhet a verziószámmal, amely egyetlen ajánlat különféle, alternatív változatait megkülönbözteti. Hivatkozás
Az ügyfél által megadott azonosító (rendelésszám, iktatási szám) adható meg. Az ügyféllel kapcsolatos valamennyi bizonylaton (ajánlat, rendelés visszaigazolás, szállítólevél, számla) szerepelni fog. Projekt
A projektlistában szereplő név kiválasztására szolgáló legördülő mező. Ezzel adható meg a kapcsolódó projekt. Az egész projekt lekövetését teszi könnyebbé. Megjegyzések
Megjegyzések, közlendők, melyek a megrendelésen, visszaigazoláson illetve az ajánlaton is megjelennek. Pénznem
A megrendelésben szereplő összegek pénzneme. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti pénzneme kerül felajánlásra. Nettó érték
A megrendelés összesített nettó forint értéke. Nem beviteli mező. Bruttó érték
A megrendelés összesített bruttó forint vagy deviza értéke. Nem beviteli mező. Tételek Osztály
Minden cikk/szolgáltatás osztályba sorolható, ezzel is megkönnyítve a választást. Ezzel a legördülő menüvel az osztály előszűrést végezhetjük el.
Készlet
Alapbeállítás szerint csak a készleten lévő termékeket listázza a program. Ezt kipipálva a készleten nem lévő termékek is listázásra kerülnek. Cikkszám/Vonalkód
A cikk/szolgáltatás törzsben megadott cikkszám illetve vonalkód bevitelére szolgáló mező. Entert leütve még a keresés nem indul el, így tovább lehet szűkíteni a találati listát. Cikknév
A cikk/szolgáltatás törzsben megadott cikknév bevitelére szolgáló mező. Enter leütésével az előbbi négy mező által leszűrt cikk/szolgáltatás lista az alatta lévő eredményablakban megjelenik lista szerűen, és az első cikk automatikusan ki is választódik. Eladható
A cikkből szabadon eladható mennyiség a kiválasztott raktárban. Dupla kattintásra felugró ablakban a foglalt rendelések láthatóak. Várható
A cikkből várható mennyiség a kiválasztott raktárban. Dupla kattintásra felugró ablakban a várható beérkezések láthatóak. Utolsó ár
A cikk/szolgáltatás vevőre vetített utolsó bizonylati ára. Mennyiség
A bizonylatra felvinni kívánt mennyiség beviteli mező. Kedvezmény
Alkalmazandó engedmény %. Az engedménytörzsből a rendelkezésre álló adatok alapján a program megajánlja az adható legnagyobb engedményt. Felülbírálható, ha a felhasználónak a Személyes paraméterekben erre a Rendszergazda jogot adott . Egységár
Nettó forint egységár vagy deviza egységár. A program automatikusan kitölti az ár mezőt az alábbiak szerint (a sorrendet is figyelembe véve): 1. Ha van a cikkhez+ügyfélhez kapcsolt, dátuma szerint érvényes Szerződött ár, akkor azt ajánlja fel. 2. Ajánlat vagy vevő rendelés esetén, ha van az ügyfélhez alapértelmezésű ártípus és a cikk/szolgáltatásnak van ilyen ártípus szerinti, eladási ára, akkor azt ajánlja fel. A felajánlott ár felülbírálható ha a felhasználónak a Személyes paraméterekben erre a Rendszergazda jogot adott Ajánlat készítése Ajánlatok nyilvántartására és karbantartására az Ajánlatok funkció szolgál. Az ajánlat készítés módja, a felvételre kerülő adatok köre megegyezik a megrendelés készítésnél tárgyaltakkal. Különbség a nyomtatás gomb használatakor van, ajánlatról ugyanis Ajánlat című bizonylat, vevői megrendelésről pedig Megrendelés visszaigazolás bizonylat nyomtatódik.
Ajánlatot az elfogadása előtt illetve a szerint módosítani lehet, majd rendeléseknél az ajánlatból ad ikonnal importálható rendeléssé Az el nem fogadott ajánlatok nyugodtan törölhetők a nyilvántartásból. Vevő rendelés felvétele Új rendelés felvétele az Új rendelés nyomógomb
lenyomásával kezdeményezhető.
Megrendelés mindaddig módosítható, amíg a rendelési tétel állapota azt lehetővé teszi. Kiszállított és/vagy kiszámlázott (teljesített) megrendelést már nem lehet javítani. Fontos tudni, hogy egy vevői rendelés módosítása nem vonja maga után automatikusan a belőle képzett szállítói rendelés módosítását. Ha tehát egy vevőrendelést visszamondanak, s közben már szállítói rendeléshez felhasználták azt, a szállítói rendelést külön csökkenteni kell, ha még egyáltalán lehetőség van erre. Rendelési tétel állapota kézzel módosítható illetve automatikusan változik a számlázási- és/vagy a készletmodul használatával. Megrendelés felhasználásával készült számla például a megfelelő rendelés tételeket teljesítetté teszi. A vevőrendelések tételsorainak tallózás nézetében látható teljesített és teljesítendő mezőből kiszámítható a hiány. A hiány kiszámításának képlete: Hiány= Készlet-Vevő rendelések összesen Hiány tehát akkor keletkezik, ha a rendelésállomány meghaladja a készletet. A fenti képlettel kiszámított hiány egy globális érték, amit szét kell osztani az egyes megrendelések között, hiszen több megrendelésen szerepelhet ugyanaz a cikk. Ez az érték automatikusan és állandóan változhat vevőrendelések illetve bevételezések keletkezésekor vagy módosításakor illetve értékesítéskor. Minden ilyen esetben a program újraosztja a cikk hiányát az adott cikkre vonatkozó, élő vevőrendelések között. Összeszedő lista készítése A rendelésen szereplő tételekről a raktárosoknak összeszedőlista készíthető. Kiadási bizonylaton a partnert kiválasztva a rendelésből hozzáad gomb megnyomásakor a felugró ablakba szűrhető a kívánt paraméter alapján, és ezután a nyomtató ikonra kattintva kinyomtatható az összeszedő lista. Szállítói rendelés felvétele Megrendelés mindaddig módosítható, amíg a rendelési tétel állapota azt lehetővé teszi. Leszállított és/vagy kiszámlázott (teljesített) megrendelést már nem lehet javítani. Fontos tudni, hogy egy vevői rendelés módosítása nem vonja maga után automatikusan a belőle képzett szállítói rendelés módosítását. Rendelési tétel állapota kézzel módosítható illetve automatikusan változik a készlet modul vagy a szállítói számla modul használatával. Megrendelés felhasználásával készült készletmozgási bizonylat illetve szállítói számla a megfelelő rendelés tételeket teljesítetté teszi. Készíthetünk a vevői rendelésből közvetlen szállítói rendelést a vevői rendelés továbbrendelés gombjával. Szállítói számlák A BUSTER belföldi szállító-, import-, belföldi szállító előleg- és import előlegszámlák iktatására, stornózására, listázására nyújt lehetőséget. Számlák iktathatók korábbi szállítói megrendelések és/vagy készletmozgási bizonylatok teljes vagy részben történő felhasználásával, miáltal az adatbevitel redundanciától mentesen valósul meg. A könyvelési modul részére automatikus feladást
készít a mozgás nemekhez, cikkekhez és paraméter törzshöz kapcsolódó kontírozó törzs alapján. Szállítói számlák képernyő Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület két részből áll. A felső részen egy a jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban a szállítói számlák iktatókönyvében tárolt adatokat (egy vagy több számla adatait) lehet látni, az alsó részen pedig az aktuális (felül kiválasztott) számlához kapcsolódó számlatételek rekordjai vannak. Mindkét képernyőterület fülekkel van ellátva a felső szélén. Ezek az adatok tallózás és részletezés nézete között váltanak. Az alsó részen a Tallózás és Részletezés füleken kívül még további három fül található: statisztika fizetés, és a könyvelés A statisztika fülön a kiválasztott cikk/szolgáltatás statisztikája látható időszaki rendbe. A fizetés fülön a bizonylat kifizetésére vonatkozó adatok vannak felsorolva. A könyvelési fülön a kiválasztott bizonylat könyvelési adatai vannak táblázatszerűen felsorolva. Szállítói számla adatok A szállítói számlákról nyilvántartható adatok közül bizonyosak kitöltése kötelező, másoké nem. Az alábbi felsorolás nem csak a rekordban tárolt adatokat, hanem a kitöltést segítő objektumokat és eljárásokat együttesen taglalja. Ügyfél
Cég, szervezet, stb., a szállító (akinek fizetünk). Ügyféltörzsből választható. Belső szervezeti egységtől származó szállító felvitelekor a saját céget (központot) kell kiválasztani. Átvevő
Az ügyfél cégnél a megrendeléssel foglalkozó személy. Személytörzsből - az ügyfél cég alkalmazottai közül - választható. Fizetési mód
A majdani fizetés módja. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti fizetési módja felajánlásra kerül. Jogosultság kérdése, hogy a felhasználó megváltoztathatja e az ügyfél fizetési módját. Saját ügyintéző
A program a bejelentkezett felhasználó nevét ajánlja fel alapértelmezetten. Teljesítés/Kelte/Fizetési határidő
A szállítói számláról kitöltendő adat. A teljesítése figyelembe lesz véve a könyveléskor, illetve a lejárat figyelésekor. Kötelezően kitöltendő mező. Száma
A számla azonosító száma. Automatikusan keletkezik. Mivel számlaiktatás közben a felajánlott alapértelmezésű számlatípus megváltoztatható, a számlaszám is ennek megfelelően változik. A számlaszám az analitika azonosítója, az ellenőrzések (APEH) részére bizonyítja a számlakibocsátás folyamatosságát és manipulálhatatlanságát. Hivatkozás
Az ügyfél által megadott azonosító (rendelésszám, iktatási szám) adható meg. Az ügyféllel kapcsolatos valamennyi bizonylaton (ajánlat, rendelés visszaigazolás, szállítólevél, számla)
szerepelni fog. Ide célszerű beírni a szállítói számla számlaszámát. Projekt
A projektlistában szereplő név kiválasztására szolgáló legördülő mező. Ezzel adható meg a kapcsolódó projekt. Az egész projekt lekövetését teszi könnyebbé. Megjegyzések
Megjegyzések, közlendők, melyek a megrendelésen, visszaigazoláson illetve az ajánlaton is megjelennek. Pénznem
A számlán szereplő összegek pénzneme. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti pénzneme kerül felajánlásra. Nettó érték
A megrendelés összesített nettó forint értéke. Nem beviteli mező. Bruttó érték
A megrendelés összesített bruttó forint vagy deviza értéke. Beviteli mező. Akkor célszerű kitölteni, ha a program kerekítés miatt eltérést mutat a szállítói számlához képest. A kerekítés az alapbeállításban szereplő adatok szerint kerül lekönyvelésre. Tételek Osztály
Minden cikk/szolgáltatás osztályba sorolható, ezzel is megkönnyítve a választást. Ezzel a legördülő menüvel az osztály előszűrést végezhetjük el. Készlet
Alapbeállítás szerint csak a készleten lévő termékeket listázza a program. Ezt kipipálva a készleten nem lévő termékek is listázásra kerülnek. Cikkszám/Vonalkód
A cikk/szolgáltatás törzsben megadott cikkszám illetve vonalkód bevitelére szolgáló mező. Entert leütve még a keresés nem indul el, így tovább lehet szűkíteni a találati listát. Cikknév
A cikk/szolgáltatás törzsben megadott cikknév bevitelére szolgáló mező. Enter leütésével az előbbi négy mező által leszűrt cikk/szolgáltatás lista az alatta lévő eredményablakban megjelenik lista szerűen, és az első cikk automatikusan ki is választódik. Eladható
A cikkből szabadon eladható mennyiség a kiválasztott raktárban. Dupla kattintásra felugró ablakban a foglalt rendelések láthatóak. Várható
A cikkből várható mennyiség a kiválasztott raktárban. upla kattintásra felugró ablakban a várható beérkezések láthatóak.
Utolsó ár
A cikk/szolgáltatás szállítóra vetített utolsó bizonylati ára. Mennyiség
A bizonylatra felvinni kívánt mennyiség beviteli mező. Egységár
Nettó forint egységár vagy deviza egységár. A program automatikusan kitölti az ár mezőt az alábbiak szerint (a sorrendet is figyelembe véve): 1 Ha van a cikkhez+ügyfélhez kapcsolt, dátuma szerint érvényes Szerződött ár, akkor azt ajánlja fel. 2 A cikktörzsbe megtalálható beszerzési árat ajánlja fel.. A felajánlott ár felülbírálható ha a felhasználónak a Személyes paraméterekben erre a Rendszergazda jogot adott Lehetőségünk van még a szállítói bizonylat iktatására is a Szállítót számláz gombra kattintva Import számla készítése Import számla rögzítésekor a Deviza számla típust kell kiválasztani. Az import számla kezelése lényegében teljesen megegyezik a belföldi szállítói számláéval, pusztán az árfolyam és az ÁFA típus megadása okozhat gondot. Árfolyamnak az áru átadás-átvétel illetve a szolgáltatás nyújtásának-igénybevételének napján, azaz a Teljesítés napján érvényes árfolyamot kell megadni, nem a számla kelte szerinti árfolyamot. A banki teljesítéskor ettől nyilván eltérő árfolyam lesz érvényben, s a BUSTER az árfolyam különbözetet automatikusan kontírozza és könyveli. ÁFA típusnak AAM. kell kiválasztani. ÁFA alap a forint összeg, az ÁFA érték pedig nulla lesz. Az ÁFA lapot egyébként a program automatikusan kitölti. Devizás belföldi szállítói számlánál Norm. kell állítani, mivel ilyenkor ugyanúgy történik az ÁFA könyvelése csak a megadott devizaértékkel számolva. Devizás szállítói számlán a tételek egyenként történő forintosításából adódóan a kerekítések miatt eltérés mutatkozhat a számla végösszegénél. Ilyenkor is felülbírálható a Bruttó/deviza beviteli mezővel, és a különbség az alapbeállításban szereplő adatok szerint kerül lekönyvelésre. Számlázás, értékesítés Vevőszámla készítésekor fokozott figyelemmel kell dolgozni, ugyanis a rögzített számla - a jogszabályoknak megfelelően - nem módosítható, nem törölhető a rendszerből, a rontott számlát csak stornó számla rögzítésével lehet eliminálni! Általános tudnivalók
A törzsadatok (ügyfél, cikk, fizetési mód, stb.) választólistái nem elfogadják új, a törzsben még nem szereplő adat bevitelét. A számlázás közbeni új törzsadat beléptetését a következőképpen kezdhetjük: Egyszerűen a Törsz menü partnerek funkciót választva új partner hozzáadva majd visszatérve a bizonylathoz kiválasztható az újonnan felvitt partner. A megkezdett felvitel ugyan onnan folytatódik ahol abbahagytuk. A dátumot elegendő rövidítve is beírni elválasztó jelekkel ekkor a program kiegészíti a tárgyév illetve tárgyhó részekkel. Előfordulhat, hogy ha a mezők között kapcsolat van az egyik értékétől függően kötelező a másik kitöltése is. Pl. gyártási szám mező töltése akkor kötelező, ha a választott termék törzsadatainál ezt bejelöltük.
Színek használata a számlaképernyőn
A tallózás nézetben az elkészült számlákat mutatja a program egymás alatt. Ezek között szűréseket végezhetünk, az oszlopfejlécekre kattintva pedig rendezhetünk. Ha piros színnel látjuk a számlát, akkor lejárt a fizetési határideje és nem került teljes körűen pénzügyi kiegyenlítésre. Ha rózsaszínű a számla háttérszíne, akkor még rendezetlen, de a fizetési határidőn belül vagyunk. Fehér szín esetén kifizetett a számla. A részletezés nézetben a választott számlára áll a gép és ennek az egy számlának mutatja az adatait teljes körűen. A kék mezők nem szerkeszthetők, ide a program számol értéket vagy a törzsekből hoz adatot. A sárga mező pedig felvitel során mutatja, hogy éppen melyik mezőbe vár adatot a program. Számlázás képernyő Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület két részből áll. A felső részen egy a jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban a vevőszámlák iktatókönyvében tárolt adatokat (egy vagy több számla adatait) lehet látni, az alsó részen pedig az aktuális (felül kiválasztott) számlához kapcsolódó számlatételek rekordjai vannak. Mindkét képernyőterület fülekkel van ellátva a felső szélén. Ezek az adatok tallózás és részletezés nézete között váltanak. Tallózás fül
Egy gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban egyszerre, táblázatos formában tekinthetők át a számlatételek. Részletezés fül
A számla tételei egyenként, részletes adatokkal láthatóak Bizonylathoz nem kapcsolható új számla rögzítésekor a számlázandó tételek itt adhatóak meg. Előlegek fül
A felhasznált és fennmaradó előlegösszeget jeleníti meg. Előlegszámlán természetesen nem lehet előlegfelhasználás. Bank/pénztári kifizetések fül
A számla teljesítésére vonatkozó banki vagy pénztári pénzmozgások adatai jeleníthetőek meg, valamint a kifizetett összegről és az egyenlegről nyújt információt. Könyvelve fül
Egy számla lekönyvelése után erre a fülre kerülnek rá a könyvelési információk. Számlázási adatok Ügyfél
Cég, szervezet, stb., a szállító (akinek fizetünk). Ügyféltörzsből választható. Belső szervezeti egységtől származó szállító felvitelekor a saját céget (központot) kell kiválasztani. Átvevő
Az ügyfél cégnél a megrendeléssel foglalkozó személy. Személytörzsből - az ügyfél cég alkalmazottai közül - választható.
Fizetési mód
A majdani fizetés módja. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti fizetési módja felajánlásra kerül. Jogosultság kérdése, hogy a felhasználó megváltoztathatja e az ügyfél fizetési módját. Saját ügyintéző
A program a bejelentkezett felhasználó nevét ajánlja fel alapértelmezetten. Teljesítés/Kelte/Fizetési határidő
A szállítói számláról kitöltendő adat. A teljesítése figyelembe lesz véve a könyveléskor, illetve a lejárat figyelésekor. Kötelezően kitöltendő mező. Száma
A számla azonosító száma. Automatikusan keletkezik. Mivel számlaiktatás közben a felajánlott alapértelmezésű számlatípus megváltoztatható, a számlaszám is ennek megfelelően változik. A számlaszám az analitika azonosítója, az ellenőrzések (APEH) részére bizonyítja a számlakibocsátás folyamatosságát és manipulálhatatlanságát. Hivatkozás
Az ügyfél által megadott azonosító (rendelésszám, iktatási szám) adható meg. Az ügyféllel kapcsolatos valamennyi bizonylaton (ajánlat, rendelés visszaigazolás, szállítólevél, számla) szerepelni fog. Ide célszerű beírni a szállítói számla számlaszámát. Projekt
A projektlistában szereplő név kiválasztására szolgáló legördülő mező. Ezzel adható meg a kapcsolódó projekt. Az egész projekt lekövetését teszi könnyebbé. Megjegyzések
Megjegyzések, közlendők, melyek a megrendelésen, visszaigazoláson illetve az ajánlaton is megjelennek. Pénznem
A számlán szereplő összegek pénzneme. Kódszótárból választható. Az ügyfél alapértelmezés szerinti pénzneme kerül felajánlásra. Nettó érték
A megrendelés összesített nettó forint értéke. Nem beviteli mező. Bruttó érték
A megrendelés összesített bruttó forint vagy deviza értéke. Nem beviteli mező Számla típus
Norm vagy AAM Normál számla esetén áfás számla kerül rögzítésre, míg AAM esetén áfa nélküli alanyi adómentes, vagy külföldi devizaszámla kerül rögzítésre. Belföldi deviza számla mivel ugyanúgy adót tartalmaz mint a belföldi forintszámla, így kiállításakor Norm mód választandó Mozgásnem:
Értékesítés mozgásneme. Kötelező adat. A program automatikusan beajánlja 201-es értékesítés mozgásnemet. A rendszer paraméterezésénél állítható be az értékesítési mozgásnem tartomány.
Több mozgásnem használatával ugyanazon termék értékesítése esetén a számla nettó értékének könyvelése különböző 9-es főkönyvi számokra irányítható, pl. anyavállalat, leányvállalat, kapcsolt vállalkozás felé történő értékesítések. Általában a 201-es értékesítés mozgásnem használata elegendő. Szállítás:
A rendelés szállítási módja, kódszótárból választható, használható túraszervezéshez. Fuvarparitás (város)
Export számlánál használatos mező. Paritás
Bővíthető törzsadat, export számlánál használjuk. Tételek:
A képernyő alsó fele szolgál a számlázandó tételek megadására az alábbi adatokkal: cikkszám, cikk megnevezése, mennyiség, mennyiségi egység, engedmény %. A nettó Ft érték és a bruttó érték számolt adat a mennyiség, ár, engedmény alapján számítja ki a program. A cikk választást segítendő a cikk/szolgáltatás fontosabb paramétere a cikkválasztó jobb oldalán kerül megjelenítésre. A cikk lista első eleme automatikusan kiválasztásra kerül a gyorsabb számlázás érdekében. Új számla készítése Új vevőszámla készítése az (Új bizonylat felvitele) gombra történő kattintással indítható. Rendelés vagy készletképernyőről történő számlázás esetén viszont automatikusan elindul a funkció oly módon, hogy a program kitölti a rendelés vagy szállítólevél alapján a mezőket, s csak a hiányzó adatokkal kell kiegészíteni a számlát vagy értelemszerűen módosítani a mezőket. Rendelésből történő számlázás esetén csak a raktáron lévő teljesíthető tételeket ajánlja fel a rendszer. Először a képernyő felső részén a számla fejadatait kell kitölteni, majd a számlázandó tételeket kell rögzíteni. A számla tételsorainak száma nincs korlátozva. A tételsoroknál a program eladási árakat és engedményeket számol a fejléc ügyfél, fizetési mód adatai alapján. A számla adatainak kitöltése után azt a (Jóváhagyás) gombbal rögzíthetjük a rendszerben. A számlán feltüntetésre kerül az aktuális, valamint az összes nyomtatási példányszám is. Már nyomtatott számla újbóli kinyomtatásakor a példányra rákerül a másolat jelző. A számla a (Jóváhagyás) gomb megnyomásakor automatikusan kapja a számlaszámot, így biztosítva a kihagyás nélküli folyamatos sorszámozást, még több gépen egyszerre történő számlázás esetén is. A rögzített számla nem módosítható csak stornózható, ebben az esetben egy stornó számla készül új sorszámmal, a régi számlára történő hivatkozással. Számlatételek megadása A számlatételek megadása háromféleképpen történik. A három lehetőség egy számlán belül is alkalmazható. Nincs korlátozva, hogy egy számlára hány tétel kerülhet. 1. A vevő számlázatlan szállítólevelei alapján:
A Számlázatlan szállítólevelek nyomógomb használatával a megjelenő Szállítólevelek ablakban kijelölhetők a számlázandó tételek. A számlázás oszlopba beírható a számlázni kívánt mennyiség, vagy a (Bizonylatot kijelöl) gombbal a kijelölt szállítólevél összes tétele átvihető számlázásra. Ha
csak egy rekordot szükséges számlázni a szállítólevélről, az a sorra duplán kattintva tehető meg. Ha valamely szállítólevél tétel korábban részben már számlázásra került, a számlázandó mennyiség mezőben már csak a hátralék szerepel. Az összes szállítólevél összes tételének számlázása az eszközsáv (Mindent kijelöl) gombjával végezhető el. Ekkor az összes mennyiség átíródik a számlázás oszlopba. Ha nem kell a teljes mennyiséget számlázni, akkor a számlázás mezőben átírjuk a csökkentett mennyiségre. A rendelés/hivatkozás oszlopban a rendelésszámot illetve a készletbizonylaton megadható hivatkozási számot látjuk, melyre kereshetünk is. A felső zöld eszközsávban gyorskereső áll rendelkezésre, ha sok tétel közül kell megkeresni a számlázandókat. A gyorskeresőben a nyilakkal lépegetve kiválasztjuk a keresendő mezőt, majd belekattintva beírjuk az értéket és a nagyító gombbal elindítjuk a keresést. A tételek oszlopfejlécére kattintva átrendezhetjük a listát. A tételek kijelölése után a zöld pipával bezárjuk az ablakot. A program a tételeket áthozza a számlára. Ha újra átlépünk a szállítólevél képernyőre, akkor a program eldobja az előzőleg bejelölteket és újrakezdhetjük a kijelölést. Ha egy ügyfél felé több pénznemben is van kiszállítás, a számlázáskor csak a számla pénzneme szerinti szállítólevelekből választhatunk! 2. A vevő teljesítetlen megrendelései alapján:
A Vevőszámla ablakban található (Rendelésből hozzáad) gomb megnyomása után generál egy listát, ahol kiválaszthatóak a kiszámlázni kívánt rendelések. A működése hasonló az előbb ismertetett szállítólevélből történő számlázáséval. 3. Ha a számla alapjául - a rendszerben rögzítettek közt - nem szolgál semmilyen bizonylat:
Ekkor a számla nem köthető sem megrendeléshez, sem szállítólevélhez. Ilyen esetekben a tételek manuálisan adhatóak meg, a Részletezés fül adatmezőinek kitöltésével. Ennek menete a következő: A cikk/szolgáltatás listájából (a cikktörzsből) választható ki a számlázni kívánt cikk. A listában a cikkszám és a megnevezés mellett az aktuális készletadatok (összes, eladható, lekötött, rendelt) nyújtanak segítséget. Nagy cikktörzsek esetén a cikkszám előtti osztály mezővel tudunk szűréseket megadni a gyorsabb cikkválasztáshoz illetve a készleten van pipa kipipálásával tovább szűkíthető a találati lista. A cikk kiválasztása után meg kell adni azt a raktárat, melyből az eladás történik. Adott felhasználó csak abból a raktárból értékesíthet, melyhez raktárkezelési jogosultsága van. Ha szolgáltatást számlázunk, akkor a raktár megadása és a továbbiakban ismertetett tudnivalók között is lesznek, melyeket figyelmen kívül kell hagyni, mert a készletkezeléshez kapcsolódnak. Ha a cikktörzsben a választott cikkhez elő van írva a gyári és/vagy gyártási szám használata, akkor ezek megadása következik. Továbblépve a számlázandó mennyiséget, majd pedig az eladási egységárat kell bevinni. A minimális értékesítési mennyiségnél – melyet a cikktörzsben rendelhetünk a cikkhez – kisebb mennyiség megadásakor, valamint a legutolsó beszerzési/nyilvántartási árnál kisebb egységár megadása esetén a program ezekre figyelmezteti a felhasználót. A legkisebb mennyiségtől kisebbet nem adhatunk el. Az árat és az engedményt a program beajánlja ha ezekre képzési szabályokat megadtuk korábban (ügyfél ártípusa, ügyfélre vonatkozó engedmények mennyiségi, fizetési mód szerinti engedmények, stb.) Ha a számlázónak van hozzá jogosultsága, akkor felülbírálhatja az engedményt és az egységár mezőt. Az esetlegesen alkalmazott engedmény % illetve összeg megadása után végeztünk egy tétel felvitelével. A számla nettó és bruttó érték mezőihez hozzáadódik az aktuális tétel értéke. A számlára további tételeket a fentiek szerint folyamatosan vihetünk fel. Egy kiválasztott számlatételt
törölni a számla jóváhagyása előtt a (Tétel törlése) gombbal tudunk. Számla ismétlés Ismétlődő számlák készítésére (ugyanaz a vevő, ugyanazok a cikkek/szolgáltatások) az Ismétlés menüpont nyújt lehetőséget. Pl. havi bérleti díj számlázásakor meg kell keresni a korábbi számlát, s az Ismétlés menüponttal egyetlen gombnyomással elkészíthető az új számla. Az Ismétlés funkció nem lezárt számlát hoz létre, hanem egy új számlát kezd készíteni, s abba bemásolja az eredeti számla adatait. Az ismételt számlát ugyanúgy jóvá kell hagyni, mint egy közönséges számlát. Számla stornózása Az ügyvitel során előfordulhat, hogy valamely okból az elkészített számlát módosítani, vagy törölni szükséges. A számlabizonylat utólagos módosítására, valamint semmissé tételére nincs lehetőség, csak stornó számla rögzítésével eliminálható az eredeti oly módon, hogy az a stornó művelet után is megtalálható lesz a rendszerben. Pro-forma számla Pro-forma (elő-)számlának olyan bizonylatot tekintünk, amely olyan mint a számla (úgy néz ki), de mégsem az abban a tekintetben, hogy csak a készletek kezelése történik meg, árbevétel és adófizetési kötelezettség még nem keletkezik. Fentiek miatt pro-forma számlát nem is a Számlázás, hanem a Készlet funkcióban kell készíteni. A pro-forma számlára kerülő tételeket mint szállítólevelet rögzítjük, nyomtatáskor pedig a Pro-forma számla gombot használjuk. A Pro-forma számla sorszámként a készletbizonylat sorszámát kapja. Pro-forma számla csak export vevőnek készíthető Árfolyam különbözet lekönyvelése A számlák kiállítása és rendezése időben elkülönül egymástól, s ez természetesen a kiállításkori és a teljesítéskori árfolyam eltérését is jelenti, hiszen kiállítani a keltezés napján érvényben lévő, rendezni viszont a teljesítés napján érvényben lévő árfolyamon kell a számlákat. A két árfolyam eltéréséből árfolyamnyereség, vagy árfolyamveszteség keletkezik. Ezt a BUSTER természetesen nyomon követi, és automatikusan lekönyveli az árfolyam nyereség vagy az árfolyam veszteség számlára. Javasolt egy átvezetési főkönyvi számla nyitása, ahova a nyereség és veszteség könyvelése lesz irányítva a kontirtörzsben, majd csak ennek egyenlegét kell átvezetni a veszteség vagy nyereség főkönyvi számlára. A könyvelési tételek a Könyvelés fülön jeleníthetők meg. A program a bankkönyveléssel együtt fogja a főkönyvi könyvelésbe lekönyvelni az árfolyam nyereséget, vagy veszteséget. A banki könyvelésben viszont mindössze 1 tétel szerepel, a kiegyenlített összeg. Itt a Bevétel/Kiadás oszlopban az összeg Ft-ban, az Összeg oszlopban devizában jelenik meg. A Kiegyenlített összeg mezőben az érték a számla pénznemében számítva, míg a Banki összeg mezőben a folyószámlát vezető bank árfolyamán számítva jelenik meg. A nem Ft-os banki tétel rögzítésekor a bizonylat fejrészén található egy árfolyam mező. Ebben szükséges a pénznemhez banki forintárfolyamot rendelni, az árfolyamtörzsből létezőt választva, vagy azt kibővítve. E mező kitöltése kötelező, a program nem engedi „1” értékkel rögzíteni. Szállítólevél (Készlet bizonylat) A készletnyilvántartás adatai közül bizonyosak kitöltése kötelező, másoké nem. Az alábbi felsorolás nem csak a készletbizonylat illetve a tétel rekordokban tárolt adatokat, hanem a kitöltést segítő objektumokat és eljárásokat együttesen taglalja.
Mozgásnem
A gazdasági esemény kategorizálására szolgál, megadja, hogy milyen jogcímen mozgott a készlet. Pl. beszerzés, értékesítés, áttárolás,stb. A 100-zal kezdődő mozgásnemek növelik, a 200-zal kezdődőek csökkentik a készletet. Kódszótárból választható. A telepítéskor képződő kötött mozgásnemek törlése vagy megváltoztatása tilos. Természetesen a lista új mozgásnemekkel bővíthető. Új mozgásnem felviteléhez szükséges adatok kitöltéséről lásd: Mozgásnem adatok témakör. Bizonylatszám
A bizonylat azonosító száma, az analitika azonosítója, az ellenőrzések (APEH) részére bizonyítja a bizonylatképzés folyamatosságát és manipulálhatatlanságát. Automatikusan képződik. A készletmozgások rögzítésekor az alapbizonylat (szállítólevél, bevételezési jegy, stb.)számát a megjegyzés mezőbe lehet feljegyezni. Keltezés
A bizonylat készítésének a napja. Teljesítés
Az áru átadás-átvételének a napja. A készletkartonon ez a dátum fog szerepelni, továbbá ez a dátum lesz az ÁFA elszámolás alapja. A számla teljesítési dátumával meg kell egyeznie. Hivatkozás
Megadható a rögzítet bizonylat azonosító száma, például a szállítólevél száma. Ügyfél
Értékesítési mozgásoknál a vásárló, beszerzési mozgásoknál a szállító. Egyéb mozgásoknál a saját cég nevét vagy az ügyféltörzsben önállóan szereplő valamelyik részlegnek a nevét kell megadni. Ügyféltörzsből választható. Dupla kattintás után megjeleníti az ügyféltörzset, ahol az ügyfél adatai karbantarthatóak. Értékesítési mozgásnem esetén, csak olyan ügyfél vásárolhat, amelyik nem lépte túl a hitelkeretét, nincs tiltólistán és nincs türelmi időn túl ki nem fizetett számlája. Átvevő
Az ügyfél alkalmazottjának neve.. Alapértelmezésként az első alkalmazott nevét ajánlja meg. Személytörzsből – az ügyfél alkalmazottai közül - választható. Saját ügyintéző
A készletmozgást rögzítő alkalmazott neve. Alapértelmezésként a bejelentkezéskor azonosított felhasználó nevét ajánlja fel. Pénznem
A bizonylaton szereplő összegek pénzneme. Kódszótárból választható. Árfolyam
A kiválasztott pénznem alapján az árfolyamtörzsből kap alapértéket. Megjegyzések
Megjegyzések, közlendők, melyek a bizonylaton megjelennek.
Nettó érték
A készletmozgás összesített nettó forint értéke. Nem beviteli mező. Bruttó érték
A készletmozgás összesített bruttó forint értéke. Nem beviteli mező. Részletezés fül Cikk
A mozgó cikk megnevezése illetve kódja. A cikk a Cikk/szolgáltatás törzsből választható. A választólista a cikkszámon és megnevezésen kívül a cikk összesített készletét (Összes), vevőrendeléseit (Foglalt) és szállítói rendeléseit (Várható) is mutatja. Cikk megnevezése, leírása
A mozgó cikk megnevezése (megnevezés, ügyfél által alkalmazott azonosító, műszaki tartalom, stb.), mely a bizonylaton megjelenik. Raktár
A készletmozgás ebből a raktárból/raktárba történik. Nem beviteli mező. Eladható
A cikkből szabadon eladható mennyiség a kiválasztott raktárban. Mennyiség
Mozgó mennyiség. Mennyiségi egység
Mozgó mennyiség mennyiségi egysége. Egységár
Nettó forint egységár vagy deviza egységár. A program automatikusan kitölti az ár mezőt az alábbiak szerint (a sorrendet is figyelembe véve): 1. Ha van a cikkhez+ügyfélhez kapcsolt, dátuma szerint érvényes szerződött ár, akkor azt ajánlja fel. 2. Értékesítés esetén, ha van az ügyfélhez alapértelmezésű ártípus és a cikk/szolgáltatásnak van ilyen ártípus szerinti, dátuma alapján érvényes eladási ára, akkor azt ajánlja fel. Beszerzés esetén az utolsó beszerzési árat ajánlja fel. 3. Értékesítés esetén, ha van eladási ár rögzítve a cikk/szolgáltatás-hoz, akkor az első érvényben lévőt ajánlja fel. A felajánlott ár felülbírálható ha a felhasználónak a Személyes paraméterekben erre a Rendszergazda jogot adott (Eladási árat változtathat jogosultság). Engedmény %
Alkalmazandó engedmény %. A felajánlott engedmény felülbírálható ha a felhasználónak a Személyes paraméterekben erre a Rendszergazda jogot adott (Eladási árat változtathat jogosultság). Nettó érték
Mennyiség*Nettó egységár Nem beviteli mező. Értékesítéskor az eladási árból, beszerzéskor a készletnövelő értékből számítva.
Bruttó érték
Mennyiség*Bruttó egységár. Nem beviteli mező. Értékesítéskor az eladási árból, beszerzéskor a készletnövelő értékből számítva. Elrontott bizonylat kezelése Bizonylat készítése a Rögzítés vagy az Új bizonylat funkciók használatával fejeződik be. Ez után a bizonylat javítására a Javítás vagy a Stornó funkciók adnak lehetőséget. A javítás csak bizonyos adatokat enged javítani. Amennyiben javítással nem változtatható meg egy adat, a bizonylatot stornózni kell a megfelelő menüpont használatával. A stornó bizonylat a könyvelési modul felé is előállítja a szükséges könyvelési tételeket. A különböző modulok közötti fenti összefüggések szinte lehetetlenné teszik, hogy a BUSTER eszközkészletén kívüli eszközökkel (adatmanipuláló programok, adatbázis kezelő eszközök, közvetlen SQL parancsok) a készletbizonylat állományt közvetlenül szerkeszteni lehessen, ezért semmiképp sem vállalkozzon erre, mert bizonyosan jóvátehetetlen károkat szenved az adatbázis. Előlegek kezelése Előlegszámla a Kiadás menü előlegszámla funkcióban lehetséges. Az új bizonylat felvitele nyomógomb megnyomása után a vevő neve beviteli mezőre való klikk után a partnertörzsből választható a partner. A partnertörzsnél egyszerű szűrőfeltételek is megadhatóak. Ezután egy tetszőleges szöveg adható meg, mely a bizonylaton is megjelenik. Az összeg beírása után a devizanem beállítása következik. Az itt megadott devizanemű számlán használható csak fel az előleg. Ezután lezáráskor nyomtatódik egy előlegszámla, és könyvelésbe is bekerül, továbbá a devizanemnek megfelelő pénztárba is beíródik az összeg. Kiadáskor az előleg fülön kerül feltüntetésre a felhasználható előleg. Nem fontos az egész előleget egy számlán felhasználni, ekkor csak részfelhasználás történik, viszont a számla végösszegénél nagyobb előleg értelemszerűen nem használható fel. Kiadáskor az előleg értéke levonódik a fizetendő összegből. Projektkezelés Projekt képernyő Az eszközsáv és a státuszsor közötti képernyőterület egy részből áll. A jobb oldalán gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban a projektek iktatókönyvében tárolt adatokat (egy vagy több projekt adatait) lehet látni. A képernyőterület fülekkel van ellátva a felső szélén. Ezek az adatok tallózás és részletezés és a kapcsolódó bizonylatok nézete között váltanak. Tallózás fül
Egy gördítő sávval (csúszkával) ellátott ablakban egyszerre, táblázatos formában tekinthetők át a projekttételek. Részletezés fül
A projekt tételei egyenként, részletes adatokkal láthatóak Bizonylathoz nem kapcsolható új projekt rögzítésekor a tételek itt adhatóak meg. Kapcsolódó bizonylatok fül
Az aktuálisan kiválasztott projekt egyenlege tekinthető meg és alatta a projekthez kapcsolódó kimenő és bejövő számla táblázatos nézete. Bármely számlára klikkelve a bizonylat részletes nézetéhez ugrik a program.
Projekt A projekt adatai közül bizonyosak kitöltése kötelező, másoké nem. Az alábbi felsorolás nem csak a tárolt adatokat, hanem a kitöltést segítő objektumokat és eljárásokat együttesen taglalja. Projekt azonosító
Meg kell adni egy projektazonosítót melyre a későbbiekben hivatkozunk. Projekt név
Projekt neve. Szabadon megadható, viszont kitöltése köztelező. A bevételi illetve a kiadási bizonylatoknál (ajánlatok, szállítólevelek, számlák) ezen azonosítóból lehet választani a projekt legördülő listában. Projekt kezdete
Dátum beviteli mező. A projekt kezdetét adja meg. Projekt vége
Dátum beviteli mező. A projekt várható befejeződését adja meg. Státusz (Aktív, szünetel, lezárt) Kapcsolattartás saját oldalon
– Személy Kódszótárból választható. – e-mail Kapcsolattartó email címe – telefon Kapcsolattartó telefonszáma – beosztás Kapcsolattartó beosztása A fentiek ha megvan adva a személynél automatikusan kitöltésre kerülnek a személy kiválasztása után. Kapcsolattartás ügyfél oldalon
– Személy Kódszótárból választható. – e-mail Kapcsolattartó email címe – telefon Kapcsolattartó telefonszáma – beosztás Kapcsolattartó beosztása A fentiek ha megvan adva a személynél automatikusan kitöltésre kerülnek a személy kiválasztása után. Kapcsolatos link (pl.: dokumentum helye)
Megadható, hogy saját tárhelyünkön a projekthez kapcsolódó egyéb bizonylat hol található. Központi adattárolásnál fontos szempont
Egyéb adatok
Egyéb a projektre vonatkozó adat adható meg. A projekt leírására ne ezt a beviteli mezőt használjuk, lévén a mező maximum 72 karakterig tárolja az adatokat. Projektleírás
Projekt bővebb leírása. Erre 490 karakter áll rendelkezésünkre, melyről az alatta látható mező ad visszajelzést. Az itt létrehozott projekt minden bizonylatnál megadható ezután a projekt legördülő menübe. A várható megtérülés a kapcsolódó bizonylatoknál nyomon követhető. (Kiadási-bevételi bizonylat összege). Leltár A készlet leltárt célszerű legalább egy évben egyszer elvégezni, hogy megtudjuk mennyiben tér el a gépen tárolt készlet a valóságtól. A leltár a leltár felvitelével kezdődik. A leltár kezdetekor az adott raktár készlete nem módosul. Tehát leltár alatti bizonylat kiadás és bevétel elvileg lehetséges, de a későbbi készlet miatt nem célszerű. Viszont így megoldható akár részleltározás is. A leltározás mindig a belépett felhasználó raktárába történik, másik raktárba leltározni nem lehetséges. Leltár felvitele
Leltár felvitele majdnem úgy történik mint egy bizonylat kiállítása csak itt értelemszerűen nincsenek fejlécadatok. A cikkszűrés a már bemutatott módon lehetséges. Azaz osztály megadása, kód megadása és cikknév megadása. Ezekből bármelyik elhagyható, de a találati listába csak az első 200 találat jelenik meg. A találati lista első eleme automatikusan kiválasztódik és a beviteli mező a mennyiség re áll rá. A talált mennyiség megadása után a tétel a leltárívre kerül. Ez már csak törölhető, de nem módosítható. Célszerű egy leltárívre maximum 50-60 tételt felvinni a későbbi javíthatóság és visszakeresés no meg a gyorsabb kiértékelés miatt. Lezárás után a leltárlistára kerülünk vissza, ahol is megkapja a leltári számot a L/évszám/sorszám alapján. Az utolsó mezőbe látható, hogy az adott leltári bizonylat feldolgozott státuszú vagy még feldolgozatlan. Csak a feldolgozatlan státuszú leltári ív szerkeszthető a későbbiekben. Leltár feldolgozása
Leltár feldolgozása egyetlen menetben történik. A leltár hiányt vagy a leltár többletet a beállított mozgásnemhez rendelve a leltárív kiválasztása után a program elkészíti a bizonylatokat. Ezeket a bizonylatokat a későbbiekben nem tudjuk módosítani, mivel az a leltárnál eltérést mutatna. Alapbeállításban a leltár többlethez illetve a leltár hiányhoz default mozgásnemek tartoznak. De ezek leltárívenként megváltoztathatóak. A legördülő mezőbe csak a belépett felhasználó által választott raktárak leltárívei láthatóak. Felhasználók A Buster felhasználói külön táblába kaptak helyet. Itt ezen felhasználóknak az alapadatai adhatóak meg. A belépési jelszó is megváltoztatható de csak rendszergazdai jogosultsággal. A vezetéknév, keresztnév, felhasználói név, és jelszó megadása mellett kötelező még az üzlet megadása is, hogy a belépett felhasználó mely telephelyen(üzletbe) fog tevékenykedni.
Ha egy felhasználó több üzletbe is belépést szeretne akkor más belépési névvel fel kell venni a többi üzletbe is. A születési év és gyermekek száma megadása után használható lesz a szabadságnyilvántartás modul is. Jogosultságok
Az ablak felső és alsó része külön válik. A felső részen a Buster moduljai foglalnak helyett, mely modulok mellett be lehet állítani azt a jogosultsági szintet mely elérése minimum kell a modul használatához. Az alsó részben a felhasználók kapnak helyett. A felhasználói név üzlet mellett van lehetőség megadni a jogosultsági szintet. Ha már egy felhasználó nem jogosult belépni se, akkor az aktív jelzőbitet n re állítva a rendszer már belépéskor elutasítja a felhasználót. Tehát e két szinttel állítható be egy felhasználó jogköre. Pl.: Engedélyezzük a számlázást, de a vevő módosítást már nem. Ilyenkor ha a felhasználó 10-es szinten van akkor a vevő módosítási modult 11-es szintre állítva elveszti a jogot. Szabadságok nyilvántartása
A felhasználói modulba beállított értékeket figyelembe véve a program alkalmas a szabadságok és túlórák nyilvántartására is. Figyelembe veszi a gyerekek számát és életkorukat is így plusszolva az adható szabadságot. A kimenet táblázatszerűen mutatja ki mikor van távol illetve mennyi szabadság adható még. Könyvelés Alapbeállítások
Itt állítható be, hogy mely alapadatokat hova könyvelje a program. Árfolyamnyereség, árfolyamveszteség, átvezetési számla, kerekítés nyeresége ill. vesztesége. Valamint itt adható meg a kontírtözsbe felvett adónemek adószázaléka. Főkönyvi számlák
Alapképernyőn az adott főkönyvi számlák listája gyűjtőkódja leírása , összege és a kozzá atrtozó kötése látható. Egy számlára kattintva szerkeszthető a főkönyvi számla kötése, illetve megadható, hogy az mely modulba szerepeljen milyen jelleggel vagy gyűjtőszámla legyen-e. Ha egy számla fejléc típusú lesz, az később nem lehet gyűjtőszámla. Ellenben akármelyik gyűjtőszámla fejlécé alakítható, és annak összege a fejlécbe összeadódik továbbá ott göngyölíti a program. Itt mindig a teljes programba tárolt adat látszik, azaz nincs lehetőség szűrési feltételek megadására. Új főkönyvi számlák
Ebbe a menüpontba tudunk új főkönyvi számlát rögzíteni. Minden mező kötelezően kitöltendő. A kötések nincsenek ellenőrizve így olyan adat is megadható ami valóságba téves könyvelést eredményez. Kérjük legyen erre tekintettel mikor új számlát készít. Alaptelepítésbe a szükséges számlák már részét képzik a programnak, természetesen ettől el lehet térni az igényeknek megfelelően.
Gyűjtőkódok
A főkönyvi számlák összegét gyűjtőkódokba kell gyűjteni, Itt lehet megadni az alap gyűjtőkódokat melyet a fent említett főkönyvi számlákba tudunk érvényesíteni. Telepítéskor ide is bekerülnek az alap gyűjtőszámlák, Napló
Itt tekinthetőek meg a lekönyvel tételek. Dátum szerinti szűrés is megadható a fenti dátum mezőbe. Erre is vonatkozik az automata kiegészítő funkció. A könyvelési adatokból a következő kerül listázásra: -Dátum -Azonosító -Hivatkozás -Szöveges leírás -Megjegyzés -Bizonylatszám -Tartozik egyenleg -Követel egyenleg -Főkönyvi szám -Gyűjtőkód A mezőkre klikkelve a mező tartalma szerint rendeződik át a tábla. Azaz ha pl.: az adott időszakba lévő tételeket gyűjtőkód szerint szeretnénk kilistázni akkor az idő intervalumot kiválasztva a gyűjtőkódra klikkelve kapjuk a kívánt kigyűjtést. Könyvelés
Kézzel felvihető könyvelés is lehetséges. A program nem ellenőrzi, hogy az adott könyvelt tétel szerepel e a naplóba. Kötelező megadandó mezők: Dátum, partner, hivatkozás, bizonylatszám Ezek után lehet kiválasztani, hogy tartozik vagy követel oldalra könyveljük a tételt, majd a számlaszám és az összeg megadása következik. Entert ütve a könyvelendő tétel bekerül a könyvelési naplóba, és egy kis mérleg jelzi, hogy pozitív vagy negatív oldalra könyveltük a tételt. Maga a könyvelés addig nem rögzíthető míg a mérleg nyelve középen nem áll, azaz a két oldal összege nem egyezik meg. Rögzítés után a könyvelt tételek a naplóba kerülnek. Hibás rögzítéskor un.: átvezetési számlán lehet rendbe tenni a könyvelést, vagy fordított könyveléssel egy új könyvelés rögzítésével. A lekönyvelt tételek később nem törölhetőek és nem módosíthetóak. Adminisztráció Beállítható pár alapadat amit később az áraknál használhatunk fel. Azaz a nagyker kisker és egyéni
alapszázalék. Ezek természetesen minden árucikknél/szolgáltatásnál a korábban említett módon módosítható. A telephelyek is itt adhatóak meg, Alaptelepítéskor egy telephely érhető el, a többi telephelyet célszerű az első indítás után felvenni. Cégadatok
Alap cégadatok megadása mellett itt vehetőek fel a banki/pénztári költséghelyek is. A bank megadása mellett be kell állítani, hogy mely pénztárszámla könyvelése történik az adott pénztárba. Egy devizanemhez egy pénztár rendelhető hozzá. Az itt megadott devizanemek választhatóak ki a számla rögzítésekor, azaz először a devizapénztárat kell létrehozni, hogy devizaszámlát tudjunk kiállítani. Csoportmunka Üzenetek
Telephelyek egymás közötti kommunikáció megkönnyítése, illetve figyelemfelhívásra alkalmas modul. Az itt beírt üzenet mindenki főképernyőén megjelenik induláskor. Számológép
A program rendelkezik egy beépített számológéppel, mely olyan extra funkcióval rendelkezik, mint a devizaváltás és a bruttó<>nettó közti számolás egy gombnyomásra. A számológép külön ablakba nyílik meg, így nem szakítja meg a munkamenetet. Napló
A napló modul egy komplett határidő naplózást valósít meg. A megadott időpontokba személyi riasztás is kérhető. Feltéve hogy be van jelentkezve az adott felhasználó. Az esemény keresése mező a beírt események között szabad szavas kereséssel keres. A + ikonra kattintva vihetünk be új eseményt, mely megjelenik a fő naplóképernyőn. A dátumra kattintva napi nézetbe jutunk, ahol órás bontásba láthatjuk az eseményeket. Ilyenkor a fejlécbe lévő gombokkal tudunk napokat lépkedni illetve visszatérni a fő naplóképernyőre. A dátum mezők az előző és következő hónapokat mutatják, az év mező pedig havi váltást könnyíti meg. Listák Kimutatások Számla
• • • • • • •
számlázatlan értékesítés (gyüjtötten) Számlázatlan értékesítés Számlázatlan beszerzés (gyüjtötten) Számlázatlan beszerzés Számlázott értékesítés (gyüjtötten) Számlázott értékesítés Számlázott beszerzés (gyüjtötten)
• • • •
Számlázott beszerzés Inaktív ügyfelek Tartozások Követelések
Készlet
•
Készletkimutatás
•
Hiány lista
•
Miből van kevés?
Pénzügy
•
Házipénztár szűrés
•
Napi jelentés
•
Havi jelentés
•
Időszaki jelentés
Rendelések
•
Élő rendelések
•
Megrendelések ügyfelenként
•
Ajánlatok
•
Lezárt/Teljesült rendelések
Minden kigyűjtéskor egy új ablakba szűrőfeltételek megadhatóak. A szűrések össze is vonhatóak, ilyenkor a + ikonra kell kattintani. Az eredmény a nagyító ikonra kattintva egy külön ablakba jelenik meg, míg a szűrő ablak bezáródik automatikusan.
Éves forgalom Grafikonon lehet megtekinteni az éves forgalmi listát havi lebontásba. Külön a bevétel és kiadás is szerepel a grafikonon, szemléltetve a valóságos nyereségeket. Havi tétel forgalom Egy termék/szolgáltatás havi tételes forgalma kérdezhető le. Árfolyam adatok Csak online rendszernél használható! A NMB középárfolyamát kérdezi le, és teszi az aktuális árfolyammá.
