SALINAN
BUPATI BERAU PROVINSI KALIMANTAN TIMUR PERATURAN BUPATI BERAU NOMOR 36 TAHUN 2015 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEPEGAWAIAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI BERAU, Menimbang
: a. bahwa penyusutan arsip merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap instansi/SKPD di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau; b. bahwa Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau belum mengatur secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip Kepegawaian; c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a dan b, perlu menetapkan Peraturan Bupati Berau tentang Petunjuk Teknis Penyusutan Arsip Kepegawaian berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
Mengingat
: 1. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 1957 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 3 Tahun 1953 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II di Kalimantan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1953 Nomor 9) sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 72, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1820); 2. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4437); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 5. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
-26. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang – Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang – Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembar Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679) ; 7. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara republik Indonesia Nomor 3151); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 10. Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 08 Tahun 2012 dan Nomor 15 Tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara; 11. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 12. Peraturan Daerah Kabupaten Berau Nomor 9 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau (Lembaran Daerah Kabupaten Berau Tahun 2008 Nomor 9); 13. Peraturan Daerah Kabupaten Berau Nomor 5 Tahun 2009 tentang Pengelolaan Kearsipan (Lembar Daerah Kabupaten Berau Tahun 2009 Nomor 7) 14. Peraturan Bupati Berau Nomor 18 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau; 15. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan dilingkungan Departemen Dalam Negeri; 16. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah; 17. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 160 Tahun 1980 tentang Pedoman Standarisasi Alat Perlengkapan Kearsipan; 18. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 43 Tahun 1985 tentang Pedoman Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Departemen Dalam Negeri; 19. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/KEP/Menpan/27/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis;
-320. Keputusan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 2 Tahun 2000 jo Nomor 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Negeri Sipil dan Pejabat Negara; 21. Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 08 Tahun 2012 dan Nomor 15 Tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara; 22. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 23. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip; 24. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip. MEMUTUSKAN : Menetapkan
: PERATURAN BUPATI TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEPEGAWAIAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP. BAB 1 KETENTUAN UMUM Pasal 1
Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Daerah Kabupaten Berau; 2. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur Penyelenggara Pemerintah Daerah; 3. Bupati adalah Bupati Berau; 4. Arsip Kepegawaian adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh unitunit kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi kepegawaian; 5. Lembaga Kearsipan Daerah adalah Unit Kearsipan Kabupaten; 6. Unit Kearsipan Kabupaten adalah Kantor Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Berau; 7. Unit Pengelola adalah adalah Instansi/SKPD di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau; 8. Unit Kearsipan Instansi/SKPD adalah Unit Kerja yang bertanggung jawab pada pembinaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif di Instansi/SKPD, yaitu Bagian Umum, Sekretariat, Sub Bagian Tata Usaha dan Unit Pelaksana Teknis Dinas; 9. Instansi/SKPD adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Dinas Daerah, Pemerintah Kecamatan dan Pemerintah Desa di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau; 10. Arsip adalah arsip Kepegawaian;
-411. Arsip Kepegawaian adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh unitunit kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi kepegawaian; 12. Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun; 13. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara; 14. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara; 15. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pemerintah dan kehidupan kebangsaan pada umumnya; 16. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip; 17. Pemindahan Arsip adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Kearsipan Instansi/SKPD ke Lembaga Kerasipan Daerah / Unit Kearsipan Kabupaten; 18. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku; 19. Penyerahan Arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip statis dan Inaktif yang memiliki retensi arsip diatas 10 tahun ke Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten; 20. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip kepegawaian; 21. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian adalah daftar yang berisi jenis atau seri arsip kepegawaian beserta jangka waktu penyimpanannya serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip kepegawaian; 22. Daftar Arsip adalah daftar sekurang-kurangnya berisi nomor urut, seri atau uraian berkas, tahun pembuatan arsip, jumlah arsip dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana penemuan kembali dan penyusutan arsip; 23. Series atau uraian berkas adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit yang berkaitan dari segi fungsinya atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. BAB II KEBIJAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP Pasal 2 (1) (2) (3) (4) (5)
Penyusutan arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau meliputi pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh setiap Instansi/SKPD di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau. Setiap penyusutan arsip dilakukan penilaian. Hasil dari penilian tersebut ayat (4) sebagai dasar penyusutan.
-5(6)
(7) (8) (9)
Penyusutan dilaksanakan oleh tim yang anggotanya sekurang-kurangnya terdiri dari unsur unit pengolah, Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten dan Arsiparis. Bagi Instansi yang belum memiliki arsiparis dapat meminta bantuan Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten. Arsip yang keterangannya dinyatakan dinilai kembali setelah masa retensinya habis dilakukan penilaian kembali oleh tim penyusutan. Penyusutan arsip dalam bentuk apapun dibuatkan Surat Keputusan, Daftar Arsip dan Berita Acara. Pasal 3 Pemindahan Arsip
(1) (2)
Arsip yang retensi ke seluruhan kurang dari 5 ( Lima ) tahun dipindahkan dari Unit Pengolah Instansi/SKPD ke Unit Kearsipan Instansi/SKPD. Arsip yang retensi keseluruhan diatas 10 (sepuluh) tahun atau lebih dipindahkan dari Unit Kerasipan Instansi/SKPD ke Lembaga Kerasipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten. Pasal 4 Pemusnahan Arsip
(1)
(2)
(3)
(4) (5)
Arsip yang retensinya 1 (satu) tahun sampai 4 (empat) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Instansi/SKPD setelah mendapat persetujuan dari Gubernur melalui Bupati. Arsip yang retensinya 5 (lima) tahun sampai 9 (sembilan) tahun dimusnahkan oleh Lembaga Kerasipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten setelah mendapat persetujuan Gubernur melalui Bupati. Pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara dan Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. Pemusnahan arsip dilaksanakan secara dicacah/dihancurkan. Apabila pemusnahan arsip bekerjasama dengan pihak lain harus dibuatkan surat perjanjian pemusnahan. Pasal 5 Penyerahan Arsip
(1) (2)
Arsip statis yang bukan berskala Kabupaten diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi. Penyerahan arsip statis sebagaimana tersebut ayat (1) dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten.
BAB III PELAKSANAAN PENYUSUTAN Pasal 6 Teknis pelaksanaan penyusutan baik ditingkat Unit Kearsipan Instansi/SKPD maupun tingkat Unit Kearsipan Kabupaten adalah sebagaimana diuraikan dalam Lampiran Peraturan ini.
-6BAB IV KETENTUAN PENUTUP Pasal 7 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Berau.
Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 4 September 2015 BUPATI BERAU, ttd H. MAKMUR HAPK
Diundangkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 4 September 2015 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BERAU, ttd H. JONIE MARHANSYAH BERITA DAERAH KABUPATEN BERAU TAHUN 2015 NOMOR 36
Salinan sesuai dengan Aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN, ttd H. ZULKIFLI AZHARI, SH Pembina NIP. 19700902 199603 1 001
-7LAMPIRAN I PERATURAN BUPATI BERAU NOMOR : 36 TAHUN 2015 TANGGAL : 4 SEPTEMBER 2015 PERIHAL : PETUNJUK TEKNIK PENYUSUTAN ARSIP KEPEGAWAIAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEPEGAWAIAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP I.
PEMINDAHAN ARSIP Penyusutan arsip kepegawaian berdasarkan Jadwal Retensi Arsip meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Pemindahan arsip terdiri dari : a. Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi/SKPD ; dan b. Pemindahan arsip dari instansi/SKPD ke Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten.. Adapun teknis pelaksanaannya sebagai berikut : A. PEMINDAHAN ARSIP DALAM LINGKUNGAN INSTANSI / SKPD. Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi/SKPD ialah memindahkan arsip yang sudah inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam satu Instansi. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Unit Pengolah a. Memeriksa Arsip 1) Menyeleksi arsip aktif yang dimiliki oleh Unit Pengolah, untuk mengetahui arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif atau belum dengan cara mencocokkan tahun arsip dengan retensi aktif yang tercantum dalam JRA. Contoh : Berkas proses Pendidikan PNS yang tercipta tahun 2000 dan dalam JRA retensi aktifnya 1 tahun, maka arsip tersebut tahun 2001 sudah memasuki masa inaktif dan waktunya dipindahkan ke unit kearsipan. 2) Memeriksa isi file apakah di dalamnya terdapat non arsip ( duplikasi, blanko kosong, dsb ). Apabila ada non arsipnya maka dikeluarkan dan dimusnahkan. b. Mendaftar Arsip 1) Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip yang dipindahkan sesuai dengan penataan ketika arsip tersebut masih aktif. 2) Daftar Arsip dibuat rangkap 2 (dua). Ditandatangani oleh penyusun (Arsiparis / Petugas Arsip) yang diketahui oleh pimpinan Unit Pengolahnya.
-8CONTOH DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
Unit Pengolah : Volume No.
Kode
Series/Uraian Masalah
Tahun
Keterangan Box, Folder, dst
1
800
Berkas Perorangan Pejabat Negara (Bupati / Wakil Bupati)
2
840
3
4
880
890
2000
1 Folder
Asli
SK Kesejahteraan Pegawai
2000
1 Folder
Asli
Berkas Pemberhentian PNS
2000
1 Folder
Asli
2000
1 Boks
Asli
Berkas Pendidikan PNS
Tanjung Redeb,................... Kepala Unit Pengolah,
(...............................)
Cara Pengisian Daftar arsip yang dipindahkan : 1. Nomor : Diisi nomor urut arsip 2. Kode : Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan. 2. Series/Uraian masalah : Diisi series Arsip atau isi berkas. 3. Tahun : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip 4. Volume : Diisi jumlah arsip. 5. Keterangan : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy ).
-9c. Menata Arsip Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip.
Boks Arsip
Folder Arsip d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip. Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk dipindahkan maka dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah Instansi/SKPD dan Pimpinan Unit Kearsipan Instansi/SKPD serta diketahui d oleh Pimpinan Instansi/SKPD. Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip dalam satu instansi : KOP
BERITA ACARA Nomor :......... TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN Pada hari ini .......... Tanggal ........... bulan ............... Tahun .................... Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari .................. ke ..........................., yang bertandatangan dibawah ini : NAMA NIP Jabatan Unit Pengolah
: : : :
............................................... .......................... ................................................ ................................................ ................................................
Dalam hal ini bertindak atas nama ..... ................................. yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
- 10 NAMA NIP Jabatan Unit Kearsipan
: : : :
................................................ ................................................ ................................................ ................................................
Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip dimaksud dalam daftar arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA PIHAK KEDUA akan memberikan layanan arsip kepada PIHAK PERTAMA serta untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA.
PIHAK KEDUA : ( ..................... ) NIP.
PIHAK PERTAMA : ( ......................... ) NIP. Mengetahui : Kepala ...................
( ...........................) NIP.
e. Melaksanakan Pemindahan Arsip Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang dipindahkan. Berita Acara dan Daftar Arsip tersebut dibuat rangkap 2 (dua), masing-masing Lembar I (Pertama) untuk Unit Kearsipan dan Lembar II (kedua) untuk Unit Pengolah. 2. Unit Kearsipan a. Menerima Arsip Yaitu menerima arsip inaktif yang diserahkan dari unit pengolah di Lingkungan Instansi tersebut. b. Memeriksa Arsip Unit Kearsipan sebagai penerima arsip selanjutnya mencocokan arsip yang dipindahkan dengan daftar arsipnya. Apabila ditemui ketidakcocokan antara arsip dengan daftarnya maka ditanyakan ke pihak yang menyerahkan sehingga diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara arsip dengan daftarnya. c. Menata Arsip yaitu melakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series arsip/jenis arsip dan nomor boks.
- 11 Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP
B. PEMINDAHAN ARSIP DARI INSTANSI/SKPD KE LEMBAGA KEARSIPAN DAERAH / UNIT KEARSIPAN KABUPATEN. Pemindahan arsip dari IInstansi/SKPD /SKPD ke Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Unit Kearsipan Kabupaten. Teknis pemindahannya sebagai berikut : 1. Unit Kearsipan Instansi/SKPD a. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensi keseluruhan kesel 10 tahun atau lebih. P Pemeriksaan emeriksaan arsip juga dilakukan untuk memberkaskan arsip/menyatukan yang informasinya saling terkait. Contoh : Dalam Daftar Arsip milik seksi A terdapat arsip tentang X dan dalam Daftar Arsip milik seksi B juga terdapat arsip tentang X maka arsip tersebut harus digabungkan sehingga menjadi berkas yang lengkap dan utuh serta mencerminkan Tugas dan Fungsi Instansi. b. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip hasil penyeleksian ke dalam formulir Daftar Arsip yang dipindahkan sesuai dengan sistem penataan sebelumnya. Contoh : DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN Instansi / SKPD No.
1
2
3
Kode
Series/Uraian Masalah
Tahun
Keterangan
Box, Folder, dst
800
Berkas Perorangan Pejabat Negara (Bupati / Wakil Bupati)
2000
840
SK Kesejahteraan Pegawai
2000
880
Berkas Pemberhentian PNS
2000
890
Berkas Pendidikan PNS
2000
4
Volume
1 Folder
Asli
1 Folder
Asli
1 Folder
Asli
1 Boks
Asli
- 12 Tanjung Redeb, ........... Mengetahui : Kepala ......................
Sekretaris / Arsiparis,
( ...................... ) NIP.
( ......................... ) NIP.
Cara Pengisian Daftar arsip yang dipindahkan : 1. Nomor 2. Kode
: :
Diisi nomor urut arsip Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama
3. Series/Uraian masalah
:
dengan sistem penataan. Diisi series Arsip atau isi berkas.
4. Tahun
:
Diisi tahun yang tercantum dalam arsip
5. Volume 6. Keterangan
: :
Diisi jumlah arsip. Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy ).
c. Menata Arsip. Yaitu memasukkan folder kedalam boks arsip. Sebelum foder dimasukkan terlebih dahulu dicantumkan Nomor Urut disudut kiri atas sesuai dengan Daftar Arsip. Contoh :
Boks Arsip
Folder Arsip
- 13 d. Membuat Berita Acara pemindahan Arsip. Arsip yang telah selesai ditata dan siap untuk dipindahkan maka selanjutnya dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan Arsip dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kearsipan Instansi/SKPD (Kepala Instansi/SKPD ) dan Pimpinan Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten. Contoh : Berita acara Permindahan Arsip dari Instansi/SKPD ke Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten. KOP INSTANSI/SKPD
BERITA ACARA Nomor :........... TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN INSTANSI ..............................
Pada hari ini ................. Tanggal ................... Bulan .................... Tahun ................., yang bertanda tangan di bawah ini : NAMA NIP Jabatan Unit Kerja
: : : :
Dalam hal ini bertindak atas nama ( Nama Instansi/SKPD ) yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. NAMA NIP Jabatan Unit Kerja
: : : :
Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA. PIHAK PERTAMA menyatakan telah memindahkan arsip inaktif sejumlah .... Boks yang berisi .... berkas seperti tercantum pada Dafatr Arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA. PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima sejumlah arsip inktif sesuai Daftar Arsip tersebut dari PIHAK PERTAMA untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
- 14 PIHAK KEDUA :
( ............................ ) NIP.
PIHAK PERTAMA :
( .............................. ) NIP.
Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA. e. Melaksanakan pemindahan. Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan Kabupaten yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang dipindahkan. Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan tersebut dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Kesatu) untuk Lembaga Kea Kearsipan Daerah/ Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten dan Lembar II (kedua) untuk Unit Pengolah Instansi/SKPD. 2. Lembaga Kearsipan Daerah/ Daerah/Unit Unit Kearsipan Kabupaten a. Menerima Arsip Yaitu menerima arsip inaktif ya yang ng diserahkan dari unit Kearsipan Instansi/SKPD b. Memeriksa Arsip Kegiatan yang dilakukan yaitu mencocokan arsip yang dipindahkan dengan daftar arsipnya. Apabila ditemui ketidakcocokan antara arsip dengan daftar arsipnya maka ditanyakan kepihak yang menyerahkan sampai diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara jumlah a arsip rsip dengan daftar arsipnya. c. Menata Arsip Setelah diperiksa dan ada kesesuaian antara arsip dan daftarnya maka dilakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan series arsip/jenis arsip dan nomor boks. Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP
- 15 II. PEMUSNAHAN Pemusnahan Arsip dibedakan antara arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun , 5 tahun sampai 9 tahun, dan 10 tahun keatas. Pemusnahan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Instansi/SKPD maupun Lembaga Kerasipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten. A. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Instansi/SKPD. Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Instansi dilakukan terhadap arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun kemudian memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan dinyatakakan musnah serta tidak terkait dengan arsip lain maka selanjutnya di buatkan daftar. 2. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh : DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH Volume No.
Kode
Series/Uraian Masalah
Tahun
Keterangan Box, Folder, dst
Tanjung Redeb, .............. Pimpinan Instansi/SKPD,
( .................................... ) NIP.
Cara Pengisian Daftar Arsip Usul Musnah 1. Nomor 2. Kode
: :
Diisi nomor urut arsip Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan.
3. Series/Uraian masalah :
Diisi series Arsip atau isi berkas
4. Tahun
:
Diisi tahun yang tercantum dalam arsip
5. Volume
:
Diisi jumlah arsip.
6. Keterangan
:
Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ foto copy ).
- 16 3. Memintakan persetujuan Unit Pengolah Unit Kearsipan meminta persetujuan kepada Unit Pengolah agar meneliti kembali daftar arsip yang diusulkan musnah. 4. Mengajukan Usul Musnah kepada Bupati Yaitu membuat surat pengajuan usul pemusnahan arsip kepada Bupati dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnahnya. Contoh Surat persetujuan usul musnah : KOP SURAT INSTANSI/SKPD
Tanjung Redeb, ...................
Nomor Lampiran Hal
: : :
Kepada Yth. Bupati Berau diPengajuan Usul Pemusnahan Arsip
TANJUNG REDEB
Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Kabupaten/Kota dan Peraturan Bupati Berau Nomor 18 Tahun 2015 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip kepegawaian sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Kepala Instansi
....................... NIP. Tembusan : 1. Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten.
5. Permohonan Persetujuan Gubernur. Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten selanjutnya melakukan penilaian arsip. Hasil dari penilaian apabila sudah sesuai dan tidak ada permasalahan, maka selanjutnya membuat surat permintaan persetujuan pemusnahan arsip kepada Gubernur dengan dilampiri daftar arsip usul musnah.
- 17 Contoh Surat persetujuan Usul Musnah : KOP SURAT SEKDA
Tanjung Redeb Nomor Lampiran Hal
: : :
Kepada Yth. Gubernur Provinsi diPermintaan Persetujuan Pemusnahan Arsip
SAMARINDA
Berdasarkan Peraturan Pemeruntah nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Kabupaten/Kota; dan Peraturan Bupati Berau Nomor 18 Tahun 2015 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip kepegawaian sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
An. Bupati Berau, Sekretaris Daerah
....................... NIP. Tembusan : 1. Lembaga Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur/Badan Arsip Daerah Propvinsi Kalimantan Timur di- Samarinda. 2. Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten.di Tanjung Redeb.
6. Terbit surat Keputusan Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Instansi/SKPD. Setelah mendapatkan persetujuan Gubernur, maka diterbitkan Surat Keputusan Pemusnahan oleh Bupati.
- 18 -
Contoh : Keputusan Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Instansi/SKPD.
PROVINSI KALIMANTAN TIMUR KEPUTUSAN BUPATI BERAU NOMOR
TAHUN 2015 TENTANG
PEMUSNAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN INSTANSI................... KABUPATEN BERAU BUPATI BERAU, Menimbang
:
a. b. c.
bahwa ..…………………………………………………..; bahwa …………………………………………………….; bahwa dan seterusnya ………..……………………..;
Mengingat
:
1. 2. 3.
……………………………………………………………..; ……………………………………………………………..; dan seterusnya ………………………………………..; MEMUTUSKAN:
Menetapkan
:
KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT KELIMA
: : : : :
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal, ...................... BUPATI BERAU,
( Nama Tanpa Gelar dan Pangkat ) Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM, TTD NAMA NIP
- 19 -
7. Membuat Berita Acara Berdasarkan Surat Keputusan Pemusnahan, selanjutnya rangkap 2, lembar pertama ( Lembar I ) untuk Unit Kearsipan (Instansi/SKPD) dan Lembar kedua ( Lembar II ) untuk Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten. Contoh Pemusnahan Arsip : KOP INSTANSI/SKPD
BERITA ACARA Nomor :............ TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN INSTANSI............................... Pada hari ini .......... tanggal ............... tahun ................ yang bertanda tangan di bawah ini : 1. Nama NIP JABATAN Unit Kerja
: : : :
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama NIP Jabatan Unit Kerja
: : : :
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Berdasarkankan surat Persetuan Gubernur nomor .......... tanggal ........... dan Keputusan Bupati Berau Nomor .............. tanggal ................... telah melakukan Pemusnahan Arsip Kepegawaian Instansi........ sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip terlampir dengan cara dicaca /dihancurkan. Tanjung Redeb, ………………… PIHAK KEDUA Kepala Unit Kearsipan Kabupaten
PIHAK PERTAMA Kepala Instansi/SKPD
( ............................... ) Nip.
( ............................ ) Nip. SAKSI – SAKSI
BIDANG HUKUM
( ............................... ) Nip.
BIDANG PENGAWASAN
( ............................ ) Nip.
- 20 8. Memusnahkan Arsip Yaitu memusnahkan arsip secara dicacah/dihancurkan dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian. Contoh surat perjanjian : KOP SURAT INSTANSI
SURAT PERJANJIAN Nomor :……… TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP Pada hari ini ………. Tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. Kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. NAMA NIP Jabatan Unit Kerja
: : : :
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA : 2. NAMA Pekerjaan Jabatan Alamat
: : : :
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA : Berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut : Pasal 1 Sesuai Keputusan ……….( sesuai SK ) Nomor ………….. tentang Pemusnahan Arsip ( nama instansi/SKPD ), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip (nama instansi/SKPD ) Kepegawaian …….(nama Instansi/SKPD) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan arsip dari Gubernur Provinsi Kalimantan Timur Nomor …………..……. Dan Keputusan Bupati Nomor…………….. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1
- 21 Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip baik sebagian maupun keseluruhan. Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dicacah/dihancurkan. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK PERTAMA dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 86 Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 6 (1) (2)
Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut diatas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ........ (...... Rupiah ) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama.
PIHAK PERTAMA
PIHAK KEDUA
(Rekanan Pemusnahan)
(Ketua Tim Pemusnahan ) SAKSI-SAKSI
1. Nama Nip Jabatan Instansi Tanda Tangan
: : : : :
2. Nama NIP Jabatan Instansi Tanda Tangan
: : : :
3. Nama NIP Jabatan Instansi Tanda Tangan
: : : : : :
Inspektorat Inspektorat Kabupaten
Kepala Bagian Hukum Sekda Kabupaten Berau
Kepala Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten.
- 22 B. Pemusnahan Arsip di Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten. Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Kabupaten meliputi arsip yang retensinya 5 tahun sampai 9 tahun dan arsip yang retensinya 10 tahun keatas. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 1. Pemusnahan Arsip yang retensi 5 tahun sampai dengan 9 tahun. 1) Memeriksa arsip. Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun sampai dengan 9 tahun.Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan tidak terkait dengan arsip lain maka selanjutnya didaftar. 2) Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh: Daftar Arsip Usul Musnah : DAFTAR ARSIP Instansi Alamat Telepon No
: : :
Seri (uraian berkas )
Tahun Jumlah
Keterangan
Tanjung Redeb, ....................... Kepala Lembaga Kearsipan Kabupaten/Unit Kearsipan Kabupaten.
(................................) NIP. Keterangan : 1. Nomor 2. Seri 3. Tahun 4. Jumlah 5. Keterangan
: : : : :
Diisi nomor urut arsip Diisi nama seri atau isi berkas Diisi tahun penciptaan arsip Diisi jumlah arsip Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan/fotocopy)
3) Memintakan persetujuan Bupati Yaitu menyusun surat keputusan Bupati tentang persetujuan pemusnahan Arsip.
- 23 Contoh : Surat Persetujuan Usul Musnah: KOP SURAT SETDA
Nomor Lampiran Hal
: : :
Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip
Tanjung Redeb Kepada Yth. Gubernur Provinsi Kalimantan Timur diSAMARINDA
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Dearah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; dan Peraturan Bupati Berau Nomor 18 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Berau, maka dengan ini kami mengajukan permohon usul musnah arsip sebagaimana Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. Atas persetujuannya kami ucapkan terima kasih.
a.n Bupati Berau Sekretaris Daerah,
.............................. NIP.
- 24 4) Terbit Surat Keputusan Pemusnahan. Contoh Surat Keputusan Pemusnahan Arsip di Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten.
PROVINSI KALIMANTAN TIMUR KEPUTUSAN BUPATI BERAU NOMOR
TAHUN 2015 TENTANG
PEMUSNAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN INSTANSI................... KABUPATEN BERAU BUPATI BERAU, Menimbang
:
a. b. c.
bahwa ..…………………………………………………..; bahwa …………………………………………………….; bahwa dan seterusnya ………..……………………..;
Mengingat
:
1. 2. 3.
……………………………………………………………..; ……………………………………………………………..; dan seterusnya ………………………………………..; MEMUTUSKAN:
Menetapkan
:
KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT KELIMA
: : : : :
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal, ...................... BUPATI BERAU,
( Nama Tanpa Gelar dan Pangkat ) Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM, TTD NAMA NIP
- 25 -
5) Membuat Berita Acara. Yaitu membuat Berita Acara Pemusnahan. Contoh : KOP SETDA
BERITA ACARA Nomor :................ TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN PEMERINTAHAN DAERAH KABUPATEN BERAU Pada hari ini ………. Tanggal ……… Bulan ………. Tahun ………. yang bertandatangan dibawah ini, berdasar surat Persetujuan Gubernur nomor ...... tanggal ................. dan Keputusan Bupati Berau Nomor .............. tanggal.........., telah melakukan Pemusnahan Arsip Kepegawaian Pemerintah Daerah Kabupaten Berau sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip terlampir, dengan cara dicacah/dihancurkan. Tanjung Redeb,................... a.n. Bupati Berau Sekretaris Daerah Kepala Lembaga Kearsipan Daerah/ Selaku Kantor Arsip Kabupaten, Selaku Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Berau, Pemerintah Kabupaten Berau,
..................................................... NIP. Bidang Hukum ( Nama Jelas )
.............................................. NIP. Bidang Pengawasan ( Nama Jelas )
2.8 Memusnahkan. 6) Memusnahkan Arsip Yaitu memusnahkan arsip secara dicacah/dihancurkan dan disaksikan oleh Tim Penyusutan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian.
- 26 Contoh : Surat Perjanian. KOP SEKDA
SURAT PERJANJIAN Nomor :……… TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP Pada hari ini ………. Tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. Kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. NAMA NIP Jabatan Unit Kerja
: : : :
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA : 2. NAMA Pekerjaan Jabatan Alamat
: : : :
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA : Berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut : Pasal 1 Sesuai Keputusan ……….( sesuai SK ) Nomor ………….. tentang Pemusnahan Arsip ( nama instansi/SKPD ), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip (nama instansi/SKPD ) Kepegawaian …….(nama Instansi/SKPD) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan arsip dari Gubernur Provinsi Kalimantan Timur Nomor …………..……. Dan Keputusan Bupati Nomor…………….. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip baik sebagian maupun keseluruhan.
- 27 Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dicacah/dihancurkan. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK PERTAMA dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 86 Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 6 (1) (2)
Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut diatas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ........ (...... Rupiah ) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama.
PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA a.n. Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Daerah Kab. Berau
(Rekanan Pemusnah)
(Ketua Panitia ) SAKSI-SAKSI:
1. Nama Nip Jabatan Instansi Tanda Tangan
: : : : :
2. Nama NIP Jabatan Instansi Tanda Tangan
: : : : :
3. Nama NIP Jabatan Instansi Tanda Tangan
: : : :
Inspektorat Inspektorat Kabupaten
Kepala Bagian Hukum Sekda Kab. Berau
Kepala Lembaga Kearsipan Daerah/Unit Kearsipan Kabupaten.
- 28 2. Pemusnahan arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih 2.1 Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih. Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan tidak terkait dengan arsip lain maka selanjutnya didaftar. 2.2 Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah. Contoh : No
Seri (uraian berkas )
Tahun Jumlah
Keterangan
Tanjung Redeb, .............. Kepala Unit Kearsipan Kabupaten, ( ...........................) NIP. Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Nomor : Diisi nomor urut arsip Kode : Diisi kode nomor arsip Series/Jenis Arsip : Diisi series arsip atau isi berkas Tahun : Diisi tahun penciptaan arsip Volume : Diisi jumlah arsip Keterangan : Diisi hal-hal yang perlu dikemukakan tentang arsip tersebut.
2.3. Membentuk Tim penilai Arsip untuk menilai kembali kemungkinan masih dimiikinya nilai guna arsip, baik untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan atau kepentingan nasional. 2.4 Mencatat Dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) Hasil penilaian tersebut dicatat dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA) sehingga menghasilkan : 2.4.1 DPA arsip bernilai guna permanen yang masih operasional tetap dikelola oleh Unit Kearsipan Kabupaten. 2.4.2 DPA arsip bernilai guna permanen yang sudah tidak operasional untuk kepentingan Kabupaten tetapi lebih luas untuk kepentingan Provinsi maka diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi/Kantor Arsip Provinsi Kalimantan Timur sebagai arsip statis. 2.4.3 DPA arsip yang diusulkan musnah, untuk dimusnahkan sesuai ketentuan hukum yang berlaku. 2.5 Memintakan pertimbangan Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan persetujuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Gubernur. Dari hasil penilaian arsip yang dituangkan dalam Daftar Pertelaan Arsip usul musnah dimintakan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 29 2.6 Terbit Surat Keputusan Pemusnahan Yaitu menyusun Surat Keputusan Bupati tentang persetujuan pemusnahan arsip dengan dasar surat pertimbangan dari Ketua BKN Pusat dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia serta surat dari Gubernur. Contoh :Keputusan Pemusnahan Arsip:
PROVINSI KALIMANTAN TIMUR KEPUTUSAN BUPATI BERAU NOMOR
TAHUN 2015 TENTANG
PEMUSNAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN INSTANSI................... KABUPATEN BERAU BUPATI BERAU, Menimbang
:
a. b. c.
bahwa ..…………………………………………………..; bahwa …………………………………………………….; bahwa dan seterusnya ………..……………………..;
Mengingat
:
1. 2. 3.
……………………………………………………………..; ……………………………………………………………..; dan seterusnya …………………………………………; MEMUTUSKAN:
Menetapkan KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT KELIMA
: : : : : :
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal, ...................... BUPATI BERAU, ( Nama Tanpa Gelar dan Pangkat )
Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM, TTD NAMA NIP
- 30 -
2.7 Membuat Berita Acara KOP SETDA
BERITA ACARA Nomor :................ TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN PEMERINTAHAN DAERAH KABUPATEN BERAU
Pada hari ini ………. Tanggal ……… Bulan ………. Tahun ………. yang bertandatangan dibawah ini, berdasar surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) nomor ...... tanggal .....dan Keputusan Bupati Berau Nomor tanggal.........., telah melakukan Pemusnahan Arsip Kepegawaian Pemerintah Daerah Kabupaten Berau sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip terlampir, dengan cara dicacah/dihancurkan.
Kepala Lembaga Kearsipan Daerah/ Kantor Arsip Kabupaten, Selaku Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Berau,
..................................................... NIP. Bidang Hukum ( Nama Jelas )
Tanjung Redeb,................... a.n. Bupati Berau Sekretaris Daerah Selaku
Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Berau,
.............................................. NIP. Bidang Pengawasan ( Nama Jelas )
- 31 2.9 Memusnahkan. Yaitu memusnah kan arsip secara dicacah/dihancurkan dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian Contoh :surat perjanjian : KOP SEKDA SURAT PERJANJIAN Nomor :……… TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP Pada hari ini ………. Tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. Kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. NAMA NIP Jabatan Unit Kerja
: : : :
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA : 2. NAMA Pekerjaan Jabatan Alamat
: : : :
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA : Berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut : Pasal 1 Sesuai Keputusan ……….( sesuai SK ) Nomor ………….. tentang Pemusnahan Arsip ( nama instansi/SKPD ), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip (nama instansi/SKPD ) Kepegawaian …….(nama Instansi/SKPD) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan arsip dari Gubernur Kalimantan Timur Nomor …………..……. Dan Keputusan Bupati Nomor…………….. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip baik sebagian maupun keseluruhan.
- 32 Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dicacah/dihancurkan. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK PERTAMA dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 86 Undang – Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 6 (1) Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. (2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut diatas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ........ (...... Rupiah ) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama.
PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA a.n. Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Daerah Kab. Berau
(Rekanan Pemusnah)
(Ketua Panitia ) SAKSI-SAKSI:
1. Nama Nip Jabatan Instansi Tanda Tangan
: : : : :
2. Nama NIP Jabatan Instansi Tanda Tangan
: : : : :
3. Nama NIP Jabatan Instansi Tanda Tangan
: : : : :
Inspektorat Inspektorat Kabupaten
Kepala Bagian Hukum Sekda Kab. Berau
Kepala Lembaga Kearsipan Daerah/Kantor Arsip
- 33 III. PENYERAHAN ARSIP. Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip statis yang berskala Provinsi/Nasional Arsip Statis tersebut diserahkan keLembaga Kearsipan Provinsi oleh Unit Kearsipan Kabupaten.Arsip yang bersekala Kabupaten disimpan di Unit Kearsipan kabupaten. Teknis penyerahan arsip statis kelembagan kearsipan Provinsi sebagai berikut : 1. Memeriksa Arsip. Yaitu menyeleksi arsip yang nasib akhirnya dalam Jadwal Retensi Arsip dinyatakan sebagai arsip statis. 2. Menilai Arsip Yaitu proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan menganalisa/ mengkaji kembali apakah arsip-arsip tersebut benar-benar dinyatakan telah tidak operasional namun masih memiliki nilai guna bagi kepentingan pertanggungjawaban nasional. 3. Mengelompokkan arsip Yaitu kegiatan mengelompokkan arsip yang telah diteliti berdasarkan jenis/seri arsip. 4. Mendaftar Arsip Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip yang diserahkan. Contoh : No Seri (uraian berkas ) Tahun Jumlah Keterangan
Tanjung Redeb, .............. Kepala Unit Kearsipan Kabupaten,
( ...........................) NIP. Keterangan : 1. Nomor 2. Seri 3. Tahun 4. Jumlah 5. Keterngan
: : : : :
Diisi nomor urut arsip Diisi nama seri atau isi berkas Diisi tahun yang tercantum dalam arsip Diisi jumlah arsip Diisi tingkat perkembangan arsip (Asli/ tembusan/ Foto copy dan keterangan lain.
5. Menata Arsip Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip dan memberi label sesuai dengan isi boks. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip. 6. Membuat Berita Acara Penyerahan Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk diserahkan maka dibuatkan Berita Acara Penyerahan. Berita Acara Penyerahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pemerintah Daerah Kabupaten Berau dan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur.
- 34 Contoh : KOP
BERITA ACARA Nomor : ............. TENTANG PENYERAHAN ARSIP STATIS Pada hari ini ………. Tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. , kami yang bertandatangan di bawah ini : NAMA NIP Jabatan
: : : Kepala Unit Kearsipan Kabupaten.
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Daerah Kabupaten Berau yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA NAMA NIP Jabatan
: : : Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur.
Dalam hal ini bertindak untuk dan Kalimantan Timur yang selanjutnya menyatakan telah mengadakan serah tercantum dalam Daftar Arsip untuk Provinsi Kalimantan Timur.
atas nama Pemerintah Provinsi disebut sebagai PIHAK KEDUA, terima arsip-arsip statis seperti disimpan di Lembaga Kearsipan
Yang menerima
Yang menyerahkan
PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA
( ....................... ) NIP.
( ......................... ) NIP. Menyaksikan :
a.n Gubernur Provinsi Kalimantan Timur Asisten Administrasi,
...................................... NIP.
a.n. Bupati Berau, ub. Sekretaris Daerah Asisten Administrasi
..................................... NIP.
7. Melaksanakan penyerahan Yaitu menyerahkan arsip statis ke Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur yang disertai dengan Berita Acara Penyerahan dan Daftar Arsip yang diserahkan setelah terlebih dahulu dikonsultasikan dengan Lembaga Kearsipan Provinsi.
- 35 -
Berita Acara dan Daftar Arsip yang diserahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Pemerintah Kabupaten Berau dan Lembar II (kedua) untuk Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur. Ditetapkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 4 September 2015 BUPATI BERAU, ttd H. MAKMUR HAPK
Diundangkan di Tanjung Redeb pada tanggal, 4 September 2015 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BERAU, ttd H. JONIE MARHANSYAH BERITA DAERAH KABUPATEN BERAU TAHUN 2015 NOMOR 36
Salinan sesuai dengan Aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN, ttd H. ZULKIFLI AZHARI, SH Pembina NIP. 19700902 199603 1 001
