BUKU PETUNJUK PENGISIAN DOKUMEN ONLINE AIMA KE 7 I. PENDAHULUAN a. Maksud dan Tujuan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) ialah kegiatan untuk memastikan kesesuian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan pelaksanaannya oleh unit pelaksana akademik, yang terdiri dari audit sistem dan audit kepatuhan. Tujuan Umum AIMA ialah membantu seluruh pengelola di Lingkungan Unsyiah dalam melaksanakan tugas untuk pencapaian sasaran akademik yang telah ditetapkan secara efektif dan bertanggung jawab. Kegiatan AIMA dirancang untuk: 1. Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja (kegiatan operasional) akademik Unsyiah 2. Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu dan standar akademik telah tepat dan efektif 3. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan profesional secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri. b. Fungsi AIMA memiliki fungsi akuntabilitas dan fungsi peningkatan. Fungsi akuntabilitas adalah melaksanakan kegiatan yang bersifat independen dan objektif untuk klarifikasi dan verifikasi apakah sesuai dengan standar akademik Unsyiah secara tepat dan efektif, serta apakah tanggung jawab dilaksanakan dengan baik dan efesien. Fungsi peningkatan dilakukan untuk membantu unit kerja yang bersangkutan agar lebih memahami kondisinya, serta mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam kebijakan, praktik dan prosedur. c. Ruang Lingkup 1. Ruang lingkup AIMA pada siklus ke-7 adalah pada unit pelayanan akademik Program Studi berdasarkan Dokumen Standar BAN-PT. 2. Setiap Auditee akan diaudit berdasarkan standar akreditasi prodi tersebut, untuk Prodi berakreditasi A standar 5 dan 7; berakreditasi B standar 4,5 dan 7; berakreditasi C standar 3,4,5 dan 7; Prodi yang belum terakreditasi (T) 1,2,3,4,5,6 dan 7. d. Alamat Akses bjm.unsyiah.ac.id II. ALUR PENGISIAN Lihat Diagram SOP Pengisian online (gambar 1)
III. DOKUMEN YANG DI UPLOAD 1) Dokumen utama yaitu Renstra Fakultas, Dokumen mutu SJMF , Renstra/ Rencana pengembangan Prodi dan laporan KPI Prodi 2) Dokumen Pendukung yaitu SE (Evaluasi Diri) Prodi, dokumen mutu Prodi, SK SJMF dan TPMA, PTK Siklus ke-6, Draft kurikulum berbasis KKNI dan Dokumen Mutu Berdasarkan LPA1b IV. PENJELASAN UMUM 1) Sistem Mutu adalah sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu 2) Renstra adalah Rencana Strategis disusun dan disepakati oleh jajaran manajemen Universitas/fakultas/Prodi dan menjadi panduan dalam menjalankan visi dan misi univeritas/fakultas/prodi. Renstra mencakup strategi pencapaian, tujuan serta indikator keberhasilan yang digunakan sebagai standar penilaian keberhasilan dari proses yang dijalankan dengan mempertimbangkan dengan cermat nilai dasar, kondisi internal dan eksternal regional dan internasional. Renstra dibuat dalam kurun waktu 5 tahun. 3) Dokumen Mutu SJMF (Kebijakan, Standar, Manual Mutu) Satuan penjaminan mutu Fakultas (SJMF) berkedudukan di Fakultas dan merupakan unit fungsional akademik di fakultas yang merupakan mitra kerja pimpinan fakultas dan prodi dalam pelaksanaan penjaminan mutu fakultas . SJMF harus mempunyai dokumen mutu. Dokumen mutu SJMF mencakup Kebijakan Akademik, Standar akademik, manual prosedur inplementasi Penjaminan mutu akademik internal di tingkat fakultas 4) Renstra/rencana pengembangan prodi Rentra prodi dikembangkan dikembangkan berdasarkan Rencana Strategis Universitas Syiah Kuala dan Fakultas yang meliputi visi universitas yang merupakan kristalisasi cita-cita dan komitmen bersama tentang kondisi ideal masa depan yang akan dicapai dengan mempertimbangkan kapabilitas dan potensi yang dimiliki, permasalahan/kendala yang dihadapi dan berbagai faktor yang disebabkan oleh perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal yang sedang dan akan berlangsung. 5) Laporan KPI atau Key Performance Indikator merupakan matriks kegiatan proses akademik yang digunakan untuk mengukur performa kinerjanya dan mengukur terlaksananya visi dan misi fakultas/prodi. Matriks memiliki indikator yaitu : (1) Memiliki target, yakni target apa yang hendak dicapai serta waktu yang diperkukan untuk meraih target tersebut (2) Berorientasi pada outcome, tidak hanya sekedar output (hasil dari proses), tetapi outcome berpengaruh secara signifikan.(3) Memiliki nilai threshold (ambang batas), yakni untuk membedakan antara nilai target dengan nilai aktual.
6) SE (Evaluasi Diri) Prodi
Evalasi adalah awal suatu proses pengembangan dan penjaminan mutu (quality assurance). Evaluasi-diri merupakan salah satu kegiatan utama dalam sektor pendidikan tinggi seperti dikemukakan dalam Undangundang Nomor 25/2000 tentang Program Pembangunan Nasional. Keseluruhan Pedoman ini berisi penjelasan mengenai hal-hal berikut pendahuluan, makna dan tujuan evaluasi diri, komponen evaluasi diri, prosedur evaluasi diri, analisis data evaluasi diri dan laporan hasil evaluasi diri. Di samping itu, pimpinan program studi dan para pejabat perguruan tinggi dapat menggunakan hasil evaluasi-diri tersebut sebagai bahan untuk mengisi borang atau menyusun portofolio akreditasi secara baik, kemudian menyajikannya sebagai salah satu bukti kebenaran isi borang atau portfolio pada saat asesmen lapangan yang dilakukan oleh BAN-PT.
7) Dokumen mutu pada tingkat Universitas ( kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, manual mutu kademik, manual prosedur implemntasi SPMA), Renstra dan statuta), tingkat Fakultas ( kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, manual mutu kademik, manual prosedur implemntasi SPMA), Renstra dan statuta, Evaluasi Diri dan Borang), tingkat Prodi ( Manual prosedur, Instruksi kerja, spesifikasi prodi, kompetensi lulusan, Renstra dan statuta, Evaluasi Diri dan Borang) 8) Surat Keputusan (SK) SJMF/TPMA Satuan jaminan mutu Fakultas merupakan satuan fungsional yang diangkat berdasarkan surat keputusan (SK) pengangkatan oleh Rektor dan berkedudukan di Fakultas/Prodi dan diberi tugas untuk mengembangkan sistem Penjaminan Mutu Internal. Adanya SK SJMF/TPMA membuktikan bahwa telah terimplementasinya sistem Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas/Prodi 9) Dokumen Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) memberikan penjelasan mengenai pengusulan tindakan koreksi atas ketidaksesuaian yang dijumpai dan menjamin bahwa tindakan koreksi ditinjau efektivitas penerapannya, serta untuk memastikan penyebab dari ketidaksesuaian tersebut dapat dideteksi dan dihindari agar hal tersebut tidak terjadi lagi di masa mendatang. PTK AIMA siklus 6 adalah hasil audit pada pada tahun 2014. 10) Draft kurikulum berbasis KKNI Kurikulum Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) adalah kerangka penjenjangan capaian pembelajaran (Learning outcomes) yang dapat menyetarakan, luaran bidang pendidikan formal, nonformal, informal, atau pengalaman kerja dalam rangka pemberian pengakuan kompetensi kerja sesuai dengan struktur pekerjaan di berbagai sektor. 11) Dokumen mutu berdasarkan LPA1b Auditee mengevaluasi diri dengan cara menconteng setiap item yang ada pada form LPA1b
12) Auditor adalah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit 13) Auditee adalah organisasi yang teraudit/diaudit
Gambar 1. Alur Pengisian Desk Evaluasi AIMA7 Online AUDITEE
AUDITOR
MANAJER AIMA
KETUA BJM
MULAI
Menyiapkan Menyiapkan untuk untuk Desk Desk Evaluasi Evaluasi Online Online
Menerima jadwal DE
Menerima jadwal DE
HASIL
Pleno hasil DE
Pleno hasil DE
Menentukan Menentukan Visitasi Visitasi
Menentukan Visitasi
Menjalankan Menjalankan Visitasi Visitasi
Jadwal Visitasi
Membuka website: bjm.unsyiah.ac.id
REKTOR
DESK EVALUASI
Klik AIMA
Klik AIMA Siklus VII
Pilih Prodi dan isi password: bjmok
Masuk
Mengisi dalam format pdf
Upload Dokumen
Sesuai Sesuai standar standar A, B, C, D peringkat akreditasi A,B,C,T HASIL
Laporan Laporan Hasil Hasil Audit Audit
Menerima Berkas Hasil Audit
Menyetujui Visitasi
Laporan Sementara Hasil Audit
Menerima Laporan Hasil Audit
Submit Form Laporan Final
men mutu
Menerima dan Mengesahkan Laporan + PTK
Menerima Laporan Audit + Rekomendasi
