Buku Panduan Bimbingan Tesis Melalui Email
Penyusun: Dr. Dr. Nur Hidayah, S.E., M.M. Dr. Mahendra Prasetyo Kusumo, MMR. Program Studi Manajemen Rumah Sakit Program Pascasarjana Universitas Muhammadiyah Yogyakarta 1
2015 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Bimbingan Tesis Melalui Email Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, terutama teknologi informasi dan komunikasi (TIK), mempermudah manusia untuk berkomunikasi dan mendapatkan informasi dari mana saja dan kapan saja tanpa hambatan jarak, tempat dan waktu. Hal ini dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa dan pembimbing dalam menjalani proses pembimbingan tesis. Kenyataannya banyak mahasiswa yang belum dapat menyelesaikan bimbingan tesis dengan alasan karena kesibukan dan jarak tempat tinggal dan kampus sehingga tidak sempat meluangkan waktu untuk menghadap pembimbing dan melakukan bimbingan tesis. Mahasiswa Program Studi Manajemen Rumah Sakit Pascasarjana Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, sebagian besar bertugas di luar daerah sehingga 2
kebutuhan pembimbingan melalui email menjadi sangat penting. Oleh karena itu, bimbingan tesis melalui email ini diharapkan menjadi salah satu alternative yang efektif dan efisien bagi mahasiswa dan pembimbing yang terkendala oleh jarak, tempat, dan waktu. B. Tujuan Bimbingan Tesis Melalui Email Bimbingan tesis lewat email ini bertujuan untuk memberikan alternative kepada mahasiswa dan pembimbing sehingga mahasiswa dan pembimbing dimana saja tugasnya dan kapan saja tetap dapat melakukan proses pembimbingan tesis. Dengan demikian bimbingan tesis lewat email dapat mempercepat proses bimbingan tesis dan mahasiswa dapat menyelesaikan tesis tepat waktu. C. Pengguna Bimbingan Tesis Melalui Email Bimbingan tesis melalui email ini dapat digunakan oleh: 1. Mahasiswa 3
Mahasiswa dapat melakukan proses bimbingan tesis melalui email setelah ada kesepakatan dengan pembimbing tesis. 2. Dosen Pembimbing Dosen Pembimbing dapat memberikan masukan, koreksi dan saran kepada mahasiswa dalam proses pembimbingan tesis melalui email, tahap demi tahap sesuai kesapakatan antara pembimbing dengan mahasiswa.
4
BAB II PROSES BIMBINGAN TESIS MELALUI EMAIL DAN MONITORING A. Proses Bimbingan Tesis Melalui Email Proses Pembinganan tesis melalui email dilakukan secara bertahap dengan alur proses sebagai berikut.
5
Mengirimkan sms/telp/WA Membalas sms/telp/WA
Mahasiswa bertemu tatap muka dengan Pembimbing
Kesepakatan Bimbingan Melalui Email
Ya
Mahasiswa mengirimkan file tesis
Pembimbing Menerima email dan sms/telp/WA dari Mahasiswa
Mengirim Sms/telp/WA Tidak
Pembimbing Mengoreksi file tesis Mahasiswa
Pembimbing Mengirimkan hasil koreksian file tesis
Membalas sms/telp/WA Proses
Mahasiswa Memperbaiki file tesis
Proses terulang kembali. bertahap
Tidak
Ujian Tesis
Tanda Tangan Pengesahan Tesis
Ya
Selesai?
Gambar 1.1: Flowchart Proses Bimbingan Tesisi Melalui Email 6
Keterangan Gambar 1.1: 1. Setelah mahasiswa mengirimkan tesis segera menghubungi pembimbing melalui sms/telpon/WatsApp. Apabila belum mendapatkan jawaban dari pembimbing 2 kali 24 jam, mahasiswa mengingatkan pembimbing melalui sms/telp/WA. 2. Bimbingan tesis melalui email dilakukan secara bertahap mulai dari Bab 1, Bab 2, dan seterusnya sampai bab 5, dan kelengkapan tesis (Lembar Pengesahan Tesis, Pernyataan Tidak Plagiat, Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar, Daftar Singakatan, Lampiran: Kuesioner, Hasil Pengolahan Data Asli, Panduan Wawancara, Transkrip Wawancara, Panduan Observasi /Lembar Check List, Ijin Penelitian, Daftar Riwayat Hidup). 3. Apabila tesis sudah dikoreksi oleh pembimbing segera diemail kepada mahasiswa, dan mahasiswa diberitahu melalui sms/telp/WA. 4. Proses Pembimbingan tesis berlanjut sampai selesai (Usahakan 5 kali bimbingan bisa selesai).
7
Persyaratan Bimbingan Tesis Melalui Email 1. Mahasiswa sudah mempelajari Buku Panduan Penulisan Tesis dan Panduan Bimbingan Tesis Melalui Email Program Studi Manajemen Rumah Sakit UMY, sehingga penulisan tesis sudah sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam Buku Panduan tersebut 2. Buku Panduan Penulisan Tesis dan Panduan Bimbingan Tesis Melalui Email Program Studi Manajemen Rumah Sakit UMY tersedia Hard copy atau download di Els. 3. Mahasiswa dan pembimbing sudah sepakat untuk melakukan pembimbingan melalui email. 4. Sebelum bimbingan melalui email mahasiswa terlebih dahulu belajar menggunakan track changes. 5. Koreksi tesis oleh pembimbing dan perbaikan tesis oleh mahasiswa menggunakan track changes. B. Monitoring 8
Monitoring kemajuan proses bimbingan tesis melalui email diperlukan untuk melihat perkembangan bimbingan tesis, baik setiap kali bimbingan maupun secara keseluruhan. Setiap mengirimkan email kepada pembimbing dicatat tanggal dan bab berapa atau bagian mana dari tesis yang dikonsultasikan, kemudian setelah mendapat perbaikan dari dosen, dicatat pula apa dan bagaimana perbaikannya. Form monitoring tersebut disimpan oleh mahasiswa dan dimintakan tanda tangan ke pembimbing saat ada kesempatan untuk bertatap muka dengan pembimbing. Adapun form monitoring tersebut adalah sebagai berikut.
9
FORM MONITORING BIMBINGAN TESIS MELALUI EMAIL Nama Mahasiswa :…………………………
Pembimbing 1:……………………...
:…………………………
Pembimbing 2:………………………
NIM
No.
Tanggal
Bab/Kelengkapan
Masukan Pembimbing
10
Tanggal............................ Tanda Tangan Pembimbing
11
BAB III PENGGUNAAN TRACK CHANGES Penggunaan track changes melalui beberapa langkah bermula dari email mahasiswa ke Pembimbing. Setelah Pembimbing menerima email dari mahasiswa, lakukan langkah sebagai berikut. Buka email dan download file dari mahasiswa
Save file di folder
File Microsoft Word terbuka
Pada Menu Utama Klik Review
Sms/telp/WA mahasiswa, perbaikan sdh dikirim
Email kembali file itu ke mahasiswa
Save file
Klik Comment pada Sub Menu. Beri Comment
Pada Sub Menu Review Klik Track Changes
atau
Koreksi file tesis dari mahasiswa pada teksnya
12
Gambar 3.1: Track Changes Untuk Pembimbing Buka email dan download file dari pembimbing
Save file di folder
File Microsoft Word terbuka
Pada Menu Utama Klik Review
Delete All Comment
Perbaiki file tesis sesuai dengan comments dari pembimbing
Save file
Klik Accept to all chages in document
Pelajari perbaikan di teks
Ya
Setuju?
Tidak Pada Sub Menu Review Klik Track Changes
Save file
Kirim email kembali ke Pembimbing
Sms/telp/WA Pembimbing
Hubungi pembimbing
Gambar 3.2. Track Changes Untuk Mahasiswa Panduan penggunaan Track Changes untuk pembimbing menggunakan gambar file, setelah email dari mahasiswa di save di folder, dengan contoh sebagai berikut: 13
Gambar 1: Menu Utama Review Diaktifkan
14
1. Buka file tesis, misalnya BAB I seperti pada gambar di atas. 2. Pada Menu Utama Microsoft Word, klik
Review
3. Klik gambar yang bertuliskan Track Changes
Setelah itu akan terlihat gambar sebagai berikut.
15
Gambar 2: Sub Menu Track Changes Sudah Diaktifkan
16
Gambar dengan tulisan Track Changes, berubah warna menjadi orange yang semua tidak berwarna. Posisi ini menunjukkan bahwa Track Changes aktif (sedang digunakan). 4.
Dosen Pembimbing mengoreksi tulisan mahasiswa dalam file tesis dengan cara mencoret, kalimat, tanda baca, atau rumus yang salah, atau menuliskan sesuatu di dalam teks sebagai koreksi atau masukan langsung di dalam teks.
17
Gambar 3: Menghapus, Menuliskan Sesuatu Pada Teks, dan Memberi Komentar 18
Pada gambar 3, Kata “Pada” dihapus (Deleted), huruf e (kecil) dihapus (Deleted) diganti dengan huruf E (besar). Pada kalimat ”Kondisi tersebut mengharuskan rumah sakit menelaah secara sistematis untuk merumuskan strategi agar dapat bertahan……” Tidak dituliskan apa yang ditelaah, karena itu diberi komentar (Comment): Apa tang ditelaah? 5.
Setelah selesai dikoreksi, file tesis diemail kembali ke mahasiswa. Mahasiswa diberi tahu lewat sms/telp/WA bahwa hasil koreksian sudah diemail.
Panduan penggunaan Track Changes untuk mahasiswa menggunakan gambar file, dengan contoh sebagai berikut: 1. Hasil koreksian dari pembimbing setelah diterima lewat email, dibuka, di download, lalu di simpan di dalam folder yang dikehendaki.
19
2. Sebelum dilakukan perbaikan, terlebih dulu di Save As, agar mahasiswa mempunyai dua file. Satu file yang sudah dikoreksi pembimbing, satu file lagi yang sudah dikoreksi pembimbing untuk diperbaiki oleh mahasiswa.
Gambar 4. Save As File Perbaikan dari Pembimbing 20
3. Setelah di Save As, mahasiswa mulai memperbaiki tesisnya sesuai dengan masukan pembimbing, dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1) Mahasiswa mempelajari masukan/koreksi dari pembimbing. 2) Menerima koreksi dalam teks tesis. Kata-kata, huruf, tanda baca, atau rumus yang di Delete, otomatis akan hilang dan huruf, tanda baca, kata, atau kalimat yang dimasukkan oleh pembimbing dalam teks otomatis akan muncul, ketika mahasiswa meng klik “Accept to All Changes in Document”.
Sub Menu Accept berwarna orange, menunjukkan Sub Menu tersebut sedang aktif digunakan.
21
Gambar 5: Accept to All Changes in Document 22
3) Melakukan perbaikan tesis berdasarkan Comment dari Pembimbing Gambar 5 menunjukkan perbaikan pada file tesis sudah diterima, selanjutnya mahasiswa memperbaiki tesis berdasarkan comment yang diberikan oleh pembimbing. Contohnya: Pada teks di Gambar 5 ada kalimat ”Kondisi tersebut mengharuskan rumah sakit menelaah secara sistematis untuk merumuskan strategi agar dapat bertahan……” Perbaikannya: kalimat ”Kondisi tersebut mengharuskan rumah sakit menelaah lingkungan eksternal dan internal secara sistematis untuk merumuskan strategi agar dapat bertahan……” Jadi yang ditelaah adalah lingkungan eksternal dan internal. Lihat Gambar 6, lingkungan eksternal dan internal berwarna merah adalah kata-kata yang dimasukkan oleh mahasiswa dalam kalimat sesuai comment dari Pembimbing.
23
Gambar 6: Memperbaiki Tesis Dengan Memasukkan Kata-kata Dalam Teks. 24
4) Menghapus Comment Ketika Perbaikan Sudah Dilaksanakan Pembimbing menulis di Comment apa saja yang harus dilakukan oleh mahasiswa dalam rangka memperbaiki tesisnya, karena itu mahasiswa harus betul-betul memperhatikan isi dari Comment tersebut dan melaksanakan saran-saran pembimbing dalam Comment itu. Setelah semua Comment dilaksanakan, maka Comment dihapus. Mahasiswa dapat menghapus satu per satu Comment atau sekaligus semua Comment di hapus dengan cara Delete All Comment in Document.
25
Gambar 7: Delete All Comment in Document 26
5) Menon-aktif-kan Track Changes dengan meng-klik pada Gambar yang ada tulisan Track Changes. 6) Save Document. Simpan dokumen dalam folder yang dikehendaki. 7) File siap dikirimkan kembali ke Pembimbing setelah diperbaiki.
27
BAB IV PENUTUP Bimbingan Tesis melalui email ini dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa dengan sebaikbaiknya untuk mempercepat proses pembimbingan tesis tanpa terkendala jarak, tempat dan waktu. Namun demikian, diperlukan kesepakatan dan kemauan dari kedua belah pihak untuk bersama-sama menjalankan tugasnya sesuai dengan perannya masing-masing secara konsekuen, konsisten, bertanggungjawab dan berkelanjutan. Masing-masing mahasiswa dan pembimbing perlu meluangkan waktu dan mengeluarkan energy untuk duduk di depan computer, membuka email, mendownload dan menyimpan file yang diterima, kemudian pembimbing mengoreksi tesis mahasiswa, dan mahasiswa memperbaiki tesisnya sesuai dengan saran-saran pembimbing, dan mengirimkan kembali kepada mahasiswa/pembimbing.
28
