Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-sertifikasi BBIA

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA DAFTAR ISI DAFTAR ISI………………………………………………………………………… DAFTAR GAMBAR………………………………………………………………

1 2

1. 1.1 1.2

PENDAHULUAN…………………………………………………. Tujuan pembuatan dokumen……………………………. Deskripsi umum aplikasi…………………………………….

4 4 4

2. 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2

MENU DAN CARA PENGGUNAAN………………………. Struktur menu…………………………………………………… Pengguna (User)………………………………………………… Cara membuka situs………………………………………….. Cara melakukan pendaftaran Sertifikasi secara online………………………………………………………………… Cara melakukan pengisian kelengkapan dokumen ………………………………………………………….. Cara pendaftaran e-Sertifikasi Lainnya………………. Proses Pengawasan/Survaillance……………………….

5 5 7 7

2.2.3. 2.2.4 2.2.4

12 18 29 29

1

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Gambar 2. Gambar 3. Gambar 4. Gambar 5. Gambar 6. Gambar 7. Gambar 8. Gambar 9. Gambar 10. Gambar 11. Gambar 12. Gambar 13. Gambar 14. Gambar 15. Gambar 16. Gambar 17. Gambar 18. Gambar 19. Gambar 20.

Gambar 21.

2

Website e-Sertifikasi………………………………… Menu bar e-Sertifikasi………………………………. Menu login e-Sertifikasi………………………….... Alamat e-Sertifikasi & menu login…………….. Menu sign up & login e-Sertifikasi…………….. Kotak dialog form pendaftaran sertifikasi…. Contoh kotak dialog form pendaftaran sertifikasi yang sudah diisi………………………… Tampilan konfirmasi mengaktifkan login (user dan password) melalui e-mail user….. Tampilan pesan login (user dan password) telah aktif dan menu home e-Sertifikasi…… Tombol login e-Sertifikasi…………………………. Form login dan menu pendaftaran e-Sertifikasi………………………………………………. Tombol menu LSPRO-BBIA……………………….. Form dialog pendaftaran LSPRO-BBIA………. Status pendaftaran LSPRO dan detail status……………………………………………………….. Notifikasi status konfirmasi pendaftaran sertifikasi melalui e-mail………………………….. Tampilan status sertifikasi pada tahap kelengkapan dokumen……………………………… Tampilan kotak dialog upload dokumen…… Tampilan status sertifikasi pada kontrak kerjasama……………………………………………….. Tampilan status sertifikasi setelah kontrak kerjasama dibuat manajemen BBIA………….. Tampilan notifikasi melalui email pada tahap kontrak kerjasama dan penjadwalan audit…………………………………………………………. Tampilan status sertifikasi pada tahap penjadwalan……………………………………………..

5 6 7 8 8 9 10 11 12 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

21 22

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA Gambar 22. Gambar 23. Gambar 24. Gambar 25. Gambar 26.

Gambar 27. Gambar 28. Gambar 29.

Tampilan informasi tahap penjadwalan sudah diproses…………………………………………. Tampilan informasi status tahap assessmen plan………………………………………… Tampilan informasi tahap assessmen plan sudah diproses…………………………………………. Tampilan informasi assessmen plan yang sudah didownload……………………………………. Tampilan informasi tahap pelaporan audit dan tindaklanjut lembar ketidak sesuaian……………………………………………………. Tampilan informasi tahap evaluasi audit…. Tampilan informasi tahap penerbitan sertifikat…………………………………………………… Tampilan draft sertifikat…………….................

23 24 24 25

26 27 28 29

3

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA 1.

PENDAHULUAN

1.1. Tujuan Pembuatan Dokumen Dokumen user manual aplikasi e-Sertifikasi Balai Besar Industri Agro ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut: 1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunaan aplikasi e-Sertifikasi untuk pelanggan/pengguna (user) jasa layanan sertifikasi Balai Besar Industri Agro (BBIA) secara online. 2. Mensosialisasikan pelayanan publik jasa layanan sertifikasi BBIA berbasis teknologi informasi kepada pelanggan/calon pelanggan untuk Sertifikasi Produk SPPT-SNI (Sertifikat Produk Penggunaan Tanda SNI), Sertifikasi Sistem (ISO 9001, Sistem HACCP, Sistem Manjemen Keamanan Pangan ISO 22000). Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini yaitu: 1. Pengguna (user) e-Sertifikasi Pengguna (user) adalah pelanggan dan calon pelanggan jasa layanan sertifikasi BBIA yang menggunakan dokumen ini untuk mengetahui cara-cara penggunaan aplikasi e-Sertifikasi dalam rangka monitoring proses/progress, upload/download dokumen, serta notifikasi pelaksanaan sertifikasi. 2. Administrator dan user manajemen e-Sertifikasi BBIA untuk monitoring proses/progress, upload/download dokumen, verifikasi serta pelaporan pelaksanaan sertifikasi 1.2. Deskripsi Umum Aplikasi Aplikasi ini merupakan alat bantu layanan publik BBIA untuk memudahkan pelanggan/calon pelanggan dalam melakukan interaksi secara online untuk pendaftaran, upload/download dokumen dan monitoring proses/progress sertifikasi dari mulai pembuatan ID (Login), pendaftaran, kelengkapan dokumen, kontrak kerjasama, penjadwalan, asesmen, laporan audit, evaluasi hasil audit sampai dengan penerbitan sertifikat. 4

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA 2. Menu dan Cara Penggunaan 2.1. Struktur Menu Adapun struktur menu pada aplikasi e-Sertifikasi adalah sebagai berikut : 1. Menu Bar 1. Home Informasi pelanggan, jasa sertifikasi BBIA, kebijakan mutu lembaga sertifikasi BBIA 2. Direktori client ABI-Pro, ABICS 9001, ABICS HACCP, ABICS 22000 3. Ruang lingkup LSS 9001, LS-Pro, LSS HACCP, LSS 22000

Gambar 1. Website e-Sertifikasi 2. Menu Utama 1. Informasi dan layanan jasa sertifikasi ABIPRO Tipe V 2. Standar/ketentuan sertifikasi yang baru untuk ABICS dan ABIPRO 3. Informasi Proses Sertifikasi SPPT SNI Tipe V 5

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA 4. 5. 6. 7. 8.

Informasi Proses Sertifikasi SPPT SNI Tipe I Informasi Proses Sertifikasi ISO 9001:2008 Informasi Proses Sertifikasi HACCP Informasi Proses Sertifikasi ISO 22000 Kumpulan regulasi terkait penetapan SNI wajib dan Sertifikasi sistem lainnya

Gambar 2. Menu bar e-Sertifikasi

6


3. Menu Login 1. Login : untuk yang sudah mempunyai ID (user yang sudah terdaftar) dengan memasukan user dan password 2. Sign up : untuk yang daftar baru /ID baru

Gambar 3. Menu login e-Sertifikasi

2.2. Pengguna (User) Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai tata cara pendaftaran permohonan sertifikasi pelanggan/pengguna jasa secara online melalui alamat situs yang telah disediakan. 2.2.1. Cara membuka situs Untuk memulai akses terhadap aplikasi e-Sertifikasi : 1. Bukalah aplikasi e-Sertifikasi melalui browser (Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Internet Explorer atau lainnya) dengan alamat url sebagai berikut : http://sertifikasibbia.com/ atau http://aplikasi. sertifikasibbia.com/ 7


Sertifikasibbia.com

Gambar 4. Alamat e-Sertifikasi dan menu login 2. Kemudian enter pada tombol keyboard, atau klik go pada browser. 3. Maka akan muncul tampilan atau login seperti ini :

Gambar 5. Menu Sign Up & Login e-Sertifikasi Selanjutnya klik Sign Up untuk pendaftaran pelanggan (baru) 8

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA 4. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Form Pendaftaran Sertifikasi, dimana terdapat kotak teks inputan untuk diisi, yaitu :

Diisi nama penanggung jawab perusahaan Diisi nama kontak perusahaan Diisi nomor HP untuk notifikasi dari server e-sertifikasi Diisi nama perusahaan Diisi alamat email untuk login ke e-sertifikasi (wajib diisi & email aktif) Diisi alamat email perusahaan

Diisi alamat pabrik perusahaan

Diisi kota alamat pabrik perusahaan Diisi provinsi alamat pabrik perusahaan Diisi kode pos alamat pabrik perusahaan Dipilih Negara alamat pabrik perusahaan Diisi nomor telepon pabrik perusahaan Diisi nomor fax pabrik perusahaan

Diisi alamat perusahaan

Diisi kota alamat perusahaan Diisi provinsi alamat perusahaan Diisi kode pos alamat perusahaan Dipilih Negara alamat perusahaan Diisi nomor telepon perusahaan Diisi nomor fax perusahaan Diisi kata sandi untuk login user (boleh variabel/karakter atau kombinasi keduanya)

Gambar 6. Kotak dialog form pendaftaran sertifikasi 9


Gambar 7. Contoh kotak dialog form pendaftaran sertifikasi yang sudah diisi

10

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA Selanjutnya setelah seluruh kotak dialog Form Pendaftaran Sertifikasi diisi, klik tombol Submit untuk setuju atau proses selanjutnya. Klik tombol Riset untuk membatalkan atau mengulang inputan kembali. 5. Selanjutnya tunggu konfirmasi verifikasi (user dan password) dari server e-Sertifikasi melalui email Anda yang didaftarkan sebagai user untuk login pada saat pengisian Form Pendaftaran Sertifikasi. Setelah mendapat konfirmasi dan kode akses dari server e-sertifikasi BBIA, Anda dapat mengaktifkan user dan password untuk login ke e-Sertifikasi dengan mengklik link pesan melalui email anda “Silahkan klik link ini untuk mengaktifkan akun Anda ” Klik Disini

Gambar 8. Tampilan konfirmasi mengaktifkan login (user dan password) melalui e-mail user. Selanjutnya akan masuk ke aplikasi e-Sertifikasi dengan menampilkan pesan dibawah ini : 11


Gambar 9. Tampilan pesan login (user dan password) telah aktif dan menu home e-Sertifikasi. Tahap berikutnya login Anda (user dan password) sudah aktif dan dapat digunakan pada aplikasi e-Sertifikasi BBIA.

2.2.2. Cara melakukan pendaftaran Sertifikasi secara online Untuk memulai pendaftaran sertifikasi online melalui e-Sertifikasi langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Silahkan login menggunakan user dan password yang telah diverifikasi melalui alamat url sebagai berikut : http://sertifikasibbia.com/ atau http://aplikasi. sertifikasibbia.com/

Gambar 10. Tombol login e-Sertifikasi 12


2. Masukkan user dan password yang benar sesuai yang telah diverifikasi, lalu klik tombol Log In, untuk masuk ke aplikasi e-Sertifikasi. contoh login masuk e-Sertifikasi dibawah ini :

Gambar 11. Form login dan menu pendaftaran e-Sertifikasi 13


3. Selanjutnya setelah menu pendaftaran tampil, silahkan memilih jenis sertifikasi yang diinginkan dengan cara meng-klik salah satu menu/tombol jenis sertifikasi. Jenis sertifikasi terdiri dari 4 jenis layanan, yaitu :  LSS-BBIA ISO 9001 : untuk pendaftaran sertifikasi ISO 9001  LSS-BBIA ISO 22000 : untuk pendaftaran sertifikasi ISO 22000  LSS-BBIA HACCP : untuk pendaftaran sertifikasi HACCP (Hazard Analysis & Critical Control Point)  LS-Pro BBIA : untuk pendaftaran peroleh Sertifikat Produk Penggunaan Tanda SNI (SPPT-SNI). Contoh :  Perusahaan akan melakukan sertifikasi perolehan Sertifikat Produk Penggunaan Tanda SNI (SPPT-SNI). Silahkan klik tombol LSPRO-BBIA.

Gambar 12. Tombol menu LSPRO-BBIA

4. Setelah Form Pendaftaran ABIPRO tampil, silahkan isi form dialog tersebut : Tanggal Daftar (auto), Produk (pilih salah satu), Merek, Type/jenis, Kemasan/volume, Alamat Pabrik (auto), Type sertifikasi (pilih salah satu). Selanjutnya klik tombol Submit. 14


List Combo box produk

Gambar 13. Form dialog pendaftaran LSPRO-BBIA

5. Selanjutnya pendaftaran jenis sertifikasi akan tampil pada tabel status pendaftaran. silahkan klik kata detail untuk melihat informasi lengkapnya.

15


Gambar 14. Status pendaftaran LSPRO dan detail status Catatan : Tampilan status sertifikasi akan menginformasikan tahapan-tahapan yang dilalui dan status posisi/progress dalam proses sertifikasi LS-PRO dari Tahapan Kelengkapan Dokumen, Kontrak Kerjasama, Penjadwalan, Assesmen Plan, Laporan Audit, Evaluasi Hasil Audit serta Penerbitan Sertifikasi. Jika progress sertifikasi sudah masuk pada satu tahap tertentu maka sistem akan menginformasikan/menampilkan dengan tahap tersebut berwarna kuning. 16


6. Selanjutnya pendaftaran sertifikasi akan menunggu konfirmasi dari Pihak Manajemen BBIA. Apabila sudah dikonfirmasi maka pelanggan akan menerima pemberitahuan (notifikasi) melalui e-mail yang didaftarkan sebagai user e-Sertifikasi dari email sistem eSertifikasi ([email protected]). Selanjutnya proses sertifikasi masuk ke tahap berikutnya yaitu kelengkapan data atau verifikasi dokumen. Status progress yang sedang berjalan pada tahap ini akan ditandai dengan warna kuning.

Gambar 15. Notifikasi status konfirmasi pendaftaran sertifikasi melalui e-mail

7. Langkah

berikutnya apabila sudah menerima pemberitahuan/notifikasi silahkan login kembali ke e-Sertifikasi untuk melanjutkan ke tahap Kelengkapan Dokumen.

17

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA 2.2.3. Cara melakukan pengisian kelengkapan dokumen Untuk memulai pengisian kelengkapan dokumen melalui e-Sertifikasi langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Silahkan login menggunakan user dan password yang telah diverifikasi melalui alamat url sebagai berikut : http://sertifikasibbia.com/ atau http://aplikasi. sertifikasibbia.com/.

2. Setelah login dan masuk ke e-Sertifikasi, silahkan klik kata detail pada status sertifikasi untuk melihat status sertifikasi yang sedang berjalan (ditandai dengan warna kuning).

Gambar 16. Tampilan status sertifikasi pada tahap kelengkapan dokumen 18


3. Tahap selanjutnya adalah meng-upload dokumen kelengkapan perusahaan dengan meng-klik kotak warna kuning (Kelengkapan Dokumen). Selanjutnya klik teks “belum diisi” untuk melakukan upload dokumen kelengkapan perusahaan (sesuai dengan jenis sertifikasi yang dipilih).

Gambar 17. Tampilan Kotak dialog Upload dokumen 19


4. Setelah upload dokumen selesai, tahap selanjutnya adalah menunggu verifikasi kelengkapan dokumen dari pihak manajemen/admin BBIA. Apabila sudah diverifikasi manajemen BBIA, status sertifikasi berubah menjadi tahap Kontrak Kerjasama (ditandai warna kuning). Klik teks Kontrak Kerja Sama atau kotak warna kuning untuk melihat status

Gambar 18. Tampilan status sertifikasi pada kontrak kerjasama

20

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA Selanjutnya apabila pihak manajemen/admin BBIA sudah membuat kontrak kerjasama, maka akan menampilkan status informasi sebagai berikut :

Klik teks untuk melihat surat pemberitahuan audit/jadwal pelaksanaan audit

Klik teks untuk melihat surat kontrak kerjasama

Gambar 19. Tampilan status sertifikasi setelah kontrak kerjasama dibuat Manajemen BBIA Selain itu juga ada notifikasi/pemberitahuan dokumen kontrak kerjasama dan pemberitahuan jadwal pelaksanaan audit sudah dibuat melalui email user dari server e-Sertifikasi.

Gambar 20. Tampilan notifikasi melalui email pada tahap kontrak kerjasama dan penjadwalan audit

21


5. Setelah Tahap Kontrak Kerjasama selesai, tahap selanjutnya adalah Penjadwalan Audit (ditandai dengan warna kuning). Pada tahap ini pelanggan dapat melihat jadwal pelaksanaan audit (tanggal audit, nama auditor, lokasi pelaksanaan audit, jenis audit dan produk). Klik teks Penjadwalan atau kotak warna kuning untuk melihat status

Gambar 21. Tampilan status sertifikasi pada tahap penjadwalan

22


Gambar 22. Tampilan informasi tahap penjadwalan sudah diproses.

6. Tahap selanjutnya adalah Assessment Plan (ditandai dengan warna kuning). Pada tahap ini pelanggan dapat melihat jadwal lengkap/detail form Assessment Plan (Nama Tim Auditor & Petugas Pengambil Contoh, Daftar Aktivitas/fungsi yang diaudit, waktu/jam pelaksanaan asesmen) serta download Form Assessment Plan.

23

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA Klik teks Asessment Plan atau kotak warna kuning untuk melihat status

Gambar 23. Tampilan informasi status tahap Assessment Plan

Gambar 24. Tampilan informasi tahap Assessment Plan sudah diproses.

24


Gambar 25. Tampilan informasi Assessmen Plant yang sudah didownload

7. Tahap selanjutnya adalah Laporan Audit (ditandai dengan warna kuning). Pada tahap ini pelanggan dapat melihat dokumen terkait hasil audit/laporan audit (laporan audit kecukupan dokumen, laporan ringkas assesmen, laporan Lembar Ketidaksesuaian/LKS, dan sebagainya) serta dapat mendownloadnya apabila sudah selesai prosesnya. Selain itu pelanggan/perusahaan pada tahap ini dapat melakukan tindak lanjut/perbaikan LKS (Lembar Ketidaksesuaian) dengan mengisi form Isi Tindakan untuk disampaikan melalui aplikasi ini. Selanjutnya akan ditindaklanjuti dan diverifikasi oleh Auditor dan manajemen. 25


Klik teks Isi Tindakan untuk mengisi tindak lanjut/perbaikan LKS

Klik teks Edit Tindakan untuk memperbaiki tindak lanjut/ perbaikan LKS

Gambar 26. Tampilan informasi tahap pelaporan audit dan tindaklanjut Lembar Ketidaksesuaian.

8. Tahap berikutnya adalah Evaluasi Hasil Audit (ditandai dengan warna kuning). Pada tahap ini pelanggan dapat

26

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA melihat status sertifikasinya dengan mengklik teks Evaluasi Hasil Audit atau di area berwarna kuning.

Gambar 27. Tampilan informasi tahap evaluasi audit.

9. Tahap terakhir adalah Penerbitan Sertifikat (ditandai dengan warna kuning). Pada tahap ini pelanggan dapat melihat status sertifikat dengan mengklik teks 27

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA Penerbitan Sertifikat atau di area berwarna kuning untuk melihat sertifikat sudah selesai atau dalam proses.

Gambar 28. Tampilan sertifikat.

28

informasi

tahap penerbitan

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA Selanjutnya Draft Sertifikat dapat dilihat. Pada tahap ini pelanggan dapat menghubungi Balai Besar Industri Agro untuk melakukan proses pengurusan Sertifikat Asli.

Gambar 29. Tampilan draft sertifikat. 2.2.4. Cara Pendaftaran e-Sertifikasi Lainnya Selain pelanggan/calon pelanggan dapat melakukan pendaftaran online SPPT-SNI, juga dapat melakukan pendaftaran untuk sertifikasi ISO 9001, sertifikasi ISO 22000 dan sertifikasi HACCP (Hazard Analysis & Critical Control Point) melalui e-Sertifikasi Balai Besar Industri Agro. Prosedur, proses dan tahapannya sama seperti dalam pendaftaran online sertifikasi SPPT SNI. 2.2.5. Proses Pengawasan/Survaillance Untuk proses pengawasan/surveillance, pelanggan dapat menggunakan aplikasi e-Sertifikasi. Sistem dapat menginformasikan batas waktu untuk melakukan pengawasan/surveillance kepada pelanggan melalui notifikasi melalui e-mail pelanggan dan SMS (Short 29

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-Sertifikasi BBIA Message Service). Tahapan penggunaan aplikasi (prosedur dan proses) hampir sama dengan proses sertifikasi lainnya. Adapun tahapan pengawasan/ survaillance terdiri dari tahapan penjadwalan, surveillance plan, laporan audit, evaluasi, persetujuan surveillance. Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi : Balai Besar Industri Agro Jl. Ir. H. Juanda No. 11, Bogor 16122 Telp. (0251) 8324068 Fax. (0251) 8323339 Email : [email protected], [email protected] www.bbia.go.id Contact Person : 1. Kepala Seksi Sertifikasi 2. Kepala Seksi Informasi

30


30

Buku Panduan Aplikasi (User Manual) e-sertifikasi BBIA

Recommend Documents