BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR
A Volvo Hungária Kft költség elszámolási rendszerének vizsgálata
Belső konzulens: Dr. Sisa Krisztina A.
Harkány Mónika Nappali tagozat
Külső konzulens: Tomsó Krisztina
Pénzügy és számvitel szak Számvitel szakirány
2016
1
Tartalomjegyzék Bevezetés .......................................................................................................................... 4 1. A Volvo Hungária Kft bemutatása ............................................................................... 6 1.1. A Volvo Csoport .................................................................................................... 6 1.2. Volvo Magyarországon .......................................................................................... 7 1.3. A Volvo Hungária Kft számviteli politikája .......................................................... 8 2. Költségtani ismeretek, költséggazdálkodás ................................................................ 10 2.1. Költség és kiadás fogalma .................................................................................... 10 2.2. Ráfordítás ............................................................................................................. 11 2.3. A költségek csoportosításának lehetőségei .......................................................... 12 2.4. Költséggazdálkodás.............................................................................................. 16 2.5. Költségek tervezése .............................................................................................. 17 2.6. Költségek utalványozása ...................................................................................... 19 2.7. Költségek főkönyvi elszámolása és analitikus nyilvántartása ............................. 20 3. A Volvo Hungária kft költségszámítási gyakorlata .................................................... 22 3.1. Költségnem-struktúra ........................................................................................... 22 3.2. Számviteli információs rendszer vállalatra szabottan .......................................... 26 3.3. Költséghelyek ....................................................................................................... 28 3.3.1. Regionális versus Helyi költségek ................................................................. 28 3.3.2. A vállalat költséghelyei ................................................................................. 31 3.3.3 Értékesítő részlegek költségei ........................................................................ 33 3.3.4 A támogató részlegek költségeinek megjelenése ........................................... 35 4. Az utalványozás céljai ................................................................................................ 43 4.1 Utalványozás a Volvo Hungária Kft-nél ............................................................... 44 4.2. Az utalványozási rendszerből eredő problémák, fennakadások .......................... 50 2
4.3. Megoldási lehetőségek a felmerült problémákra ................................................. 52 5. Összefoglalás .............................................................................................................. 56 6. Irodalomjegyzék ......................................................................................................... 60
3
Bevezetés
Szakmai gyakorlatomat a Volvo Hungária Kft-nél junior könyvelő gyakornokként töltöttem. A Volvo Hungária Kft a Volvo Csoport magyarországi képviselője a tehergépjármű értékesítés területén. Az immár 17 éves múltra visszatekintő vállalat jelenleg 7 műhellyel rendelkezik az országban, a cég központjának Budapest ad otthont. A fővárosi székhely öleli fel egyúttal az igazgatási, irányítási, szolgáltató egységeket is, többek
között
a
pénzügyi
osztályt,
ahol
én
is
dolgozom.
Feladatkörömbe tartozik a vállalat összes műhelyének és a különböző részlegek bejövő számláinak könyvelése, illetve a pénztárak bevételi illetve kiadási oldalainak rögzítése. Emellett a kimenő számlák egy részének a kiállításában is közreműködöm. Munkám során nagy részben bejövő számlákat kezelek, éppen ez motivált arra, hogy minél jobban beleássam magam, megértsem a vállalat költségeinek működését, a számviteli szabályoknak és vállalkozás elvárásainak megfelelő lehetőségeket a költségek számviteli információs rendszerben történő rögzítésére. A vállalat nagysága, multinacionalitása
megkívánja
a
költségek
részletes
felelősségközpont
szintű
nyilvántartását. Ehhez komplex kódrendszer áll rendelkezésünkre, melynek segítségével költséghelyekre és költségviselőkre osztunk szét minden felmerült költséget. A szakdolgozatomban az igazgatási, irányítási, termelő, szolgáltató és technikai költséghelyeket szeretném vizsgálni, azért mert a vállalat költség elszámolása ezen költséghelyek hatékony szétválasztásán alapul. A költséghelyek vizsgálata során, a felmerült költségek költséghelyek és költségviselők közötti felosztásának elveit, számviteli módszereit szeretném részletesebben elemezni, illetve a dolgozat végén a fejlesztés további lehetőségeire is rávilágítok. Költségek elszámolása kapcsán olyan számviteli információs rendszert kellett kialakítani, amely képes kezelni azt a rengeteg dimenziót, amik alapján szét tudjuk osztani a költségeket a megfelelő költséghelyekre és képes legyen kezelni mindezt úgy, hogy a havi rendszerességű vezetői riport 4
elkészítéséhez elegendő és megfelelő információt tudjon nyújtani. Ehhez kapcsolódóan a vállalat havi költségallokációs folyamatát ismertetem, milyen allokációs kulcsok állnak
rendelkezésünkre
az
egyes
költségek
felosztására
költséghelyekre,
költségviselőkre vonatkozóan. Végezetül a költséggazdálkodás tevékenységei közül, szorosan kapcsolódva a költségelszámolási rendszerhez, szeretném bemutatni a vállalat utalványozási rendszerét is, rávilágítani a fennálló hibákra, megoldási lehetőségeket keresni a hatékonyabb működésre. Mivel bejövő számlakönyvelést végzek munkám legnagyobb részében, ezért sajnos minden nap szembesülök az összetett rendszerből eredő hibákkal és a hibák hatásaival. Kutatási kérdéseim: 1. Hatékony lehet a költségelszámolás a 6-os és 7-es számlaosztályok bevonása nélkül? Milyen lehetőségeket ad ehhez a számviteli információs rendszer? 2. Megvalósítható havi egyszeri allokációval egyes közvetett költségek felosztása? 3. Utalványozás Svédországtól Budapestig, működőképes a rendszer? Létezik optimális megoldás ilyen összetett vállalati szintjén? Összegezve, dolgozatom célja a vizsgált vállalkozás költség elszámolási rendszerének bemutatása, működésének vizsgálata, a rendszer hibáinak feltárása, megoldási lehetőségek keresése.
5
1. A Volvo Hungária Kft bemutatása
1.1. A Volvo Csoport A Volvo Hungária Kft-ahol része a Volvo Csoportnak, amely svéd alapítású cég és a Volvo Holding Sverige Aktiebolag tulajdona. A Volvo márkanév szinte mindenki által ismert fogalom. Ha megkérdezünk, valakit mi jut először eszébe a Volvo név hallatán, szinte
mindenki
azt
válaszolná,
hogy
autó,
megbízhatóság,
minőség.
Valóban sokak számára a Volvo személyautók gyártása közismert fogalom, azonban a Volvo csoport egy másik kiemelkedő ágazata a tehergépjármű gyártás, értékesítés, szervízelés. Az 1927-ben alapított Volvo Group mára a világ egyik legnagyobb kamionok, autóbuszok, építőipari gépek tengeri és ipari motorok gyártójává nőtte ki magát. Teljes körű, igényre szabott finanszírozási, lízing-, biztosítási és szervizmegoldásokat nyújt, valamint a városi közlekedésben használható szállítási rendszereket biztosít. A Volvo Group márkáinak portfóliójába a Volvo, Renault Trucks, Mack, UD Trucks, Prevost, Nova Bus, SDLG, Sunwin, Volvo Penta és Eicher márkák tartoznak. A Volvo teherautókat világszerte 130-at meghaladó számú országban forgalmazzák és szervizelik - több mint 650 forgalmazó és 1450 műhely. A Volvo Group által gyártott teherautók több mint 90 százaléka a nehézsúlyú, 16 tonna fölötti kategóriába tartozik. Ennek eredményeképpen a Volvo Truck Corporation a világ harmadik legnagyobb nehézteherautó-gyártója. Összesen kilenc összeszerelő üzemük van a világ különböző részein, nyolc további gyárat helyi partnereik birtokolnak.
Forrás: www. volvogroup.com
6
1.2. Volvo Magyarországon
A Volvo Hungária Kft. a Volvo Group Sweden AB hivatalos magyarországi képviselője, a Volvo teherautók importőre. A magyarországi vállalat létesítő okirata 1999. március 15-én kelt. Az alaptőkét 100 millió forint pénzbeli hozzájárulás formájában bocsátotta rendelkezésre, határozatlan időre. A Társaságot a Fővárosi Bíróság 1999. április 16-án jegyezte be. Az immáron 16 éves múltra visszatekintő cég székhelyét ekkor Magyarország szívébe, Budapestre helyezte. Az eltelt évek alatt mindvégig arra törekedett és törekszik most is, hogy ügyfelei számára minél elérhetőbbek legyenek termékei és szolgáltatásai. Ezért, hogy a magyarországi piacot még jobban lefedje, a budapesti telephely mellett 5 fióktelepet hozott létre. Elsőként 2009 tavaszán Lébényben, majd 2010 májusában szinte egyszerre Polgáron és Szegeden nyitotta meg új műhelyeit. Ezekkel már lefedve Magyarország nyugati, keleti és déli régióját is. A dél-nyugati régióban, Nagykanizsán, 2011 nyarán hozott létre újabb
szerviz
telephelyet.
2014
év
elejétől
Biatorbágyon
is
üzemeltet
márkaszervizet,2015-ben pedig újabb műhelyberuházásra kerül sor Pécsett. A 6 településen működő multinacionális vállalat jelenleg 106 fizikai dolgozót és 75 szellemi munkaerőt foglalkoztat. A szellemi alkalmazottak körülbelül 80 százaléka a budapesti központban koncentrálódik. Ugyanis itt találhatóak azok a döntést hozó és támogató egységek, amelyek a vállalat alapvető működéséhez elengedhetetlenek. A döntéseket a vállalati menedzsment hozza. Végrehajtásában pedig az alábbi egységek vesznek részt: Új Autó Értékesítési osztály, Használt Autó Értékesítési osztály, Személyzeti osztály és nem utolsó sorban a Pénzügy. A támogató osztályok mellett itt található a Volvo magyarországi Oktató Központja is, ahol komoly szakmai és műszaki felkészítést nyújtanak (nemcsak) új dolgozóik számára. A Társaság árbevétele jellemzően az alábbi tevékenységekből adódik: új és használt tehergépkocsi és busz értékesítés, alkatrész nagy- és kiskereskedelem, szerviz tevékenység, oktatás, tehergépkocsi bérbeadás.
7
A Társaság saját műhelyében végzi a közvetlenül a svéd gyárból kiszámlázott autók magyarországi forgalomba helyezése előtti kötelező átvizsgálásokat. Ezen költségeket kiszámlázza a gyár felé. A Társaság kapcsolt vállalkozások részére nyújtott tevékenysége főleg az alábbiakból tevődik össze: Volvo Action szervizköltség, tehergépjármű értékesítés, transzferár.
1.3. A Volvo Hungária Kft számviteli politikája
A Társaság a számviteli törvény előírásai szerint éves beszámolót készít, amelyben a mérleg és az eredménykimutatás „A” változatát alkalmazza. A beszámoló fordulónapja december 31. A mérlegkészítés időpontja: január 13. A
Társaság
a
gazdálkodás
eredményét
összköltség
eljárással
készített
eredménykimutatás alapján állapítja meg. A Vállalkozás független könyvvizsgálója a Price Waterhouse Coopers. A Társaság számviteli politikájában teljes egészében igazodik számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben rögzített szabályokhoz. Könyveit ennek és a Magyarországon általánosan elfogadott számviteli elveknek megfelelően vezeti, figyelemmel a külföldi tulajdonos konszolidációs jelentési igényeire is. A Társaság a számviteli törvénnyel összhangban kialakította a pénzkezelési, önköltségszámítási, leltározási valamint eszköz és forrás értékelési szabályzatát. Az anyavállalat által kiadott utalványozási szabályzat érvényes a Volvo Group összes vállalatára vonatkozóan. Fentieken kívül rögzítésre kerültek azok a számviteli törvény által előírt összeghatárok, amelyek az ellenőrzés során feltárt hibák minősítését meghatározzák.. A tárgyi eszközök és immateriális javak értékcsökkenése lineáris módszerrel kerül kiszámításra. Az értékcsökkenési leírás számításának alapja az adott eszköz bruttó értéke
csökkentve
a
hasznos
élettartam
végén
várhatóan
realizálható
maradványértékkel. 8
A Társaság a maradványérték meghatározásánál az aktiválandó eszköz egyedi jellegét veszi
figyelembe.
Ennek
megfelelően
állapítunk
meg
maradványértéket
az
ingatlanokhoz, a járművekhez, egyes a műszaki és egyéb berendezések, gépek közé besorolt eszközökhöz. Azon eszközök esetében, melyek aktiválásakor maradványértéket nem határozunk meg, úgy ítéljük meg, hogy olyan gyors a technikai fejlődés, jelentős az erkölcsi avulásuk, hogy a hasznos élettartam végén jelentős realizálható értéke nem lesz, illetőleg beszerzési értékük nem jelentős Társaságunk üzleti év alatt bonyolított forgalmához képest. Nem tekintjük jelentősnek a várható realizálási értéket, ha az nem éri el a bruttó érték 15%-át. A Vállalat elszámoló árat nem alkalmaz, választott árfolyamként az MNB hivatalos deviza árfolyamát jelöli ki. A költségeit kizárólag az 5-ös számlaosztályban könyveli költség nemenként, 6-os illetve 7-es számlaosztályokat nem használ főkönyvi szinten.
9
2. Költségtani ismeretek, költséggazdálkodás A Volvo Hungária Kft költségei igen sokrétűek, mivel multinacionális, konszolidált vállalatról van szó ezért a költség elszámolási rendszerének kialakításakor az anyavállalat követelményeit kellett elsődlegesen figyelembe venni a költségek elszámolási rendszerének kialakítását illetően. A vállalat költséggazdálkodásának ismertetéséhez, megismerése,
vizsgálatához a
költségek
elengedhetetlen felmerülésének,
néhány
alapfogalom
elszámolásának,
részletes
tervezésének,
ellenőrzésének megértése. 2.1. Költség és kiadás fogalma Termék előállításához, szolgáltatás nyújtásához erőforrásokat használunk fel. Ezen erőforrás-felhasználások
pénzben
kifejezett
értékét
nevezzük
költségnek.
A kiadás gyakorlati értelmezésben többnyire pénzügyi fogalomként használatos, mely szerint a kiadás pénzeszközcsökkenést jelent. A kiadás minden esetben készpénz vagy bankszámlapénz csökkenésével járó folyamat, a vállalkozás működését elősegítő célból. A
kiadás
jelenthet
egyben
költség-vagy
ráfordítás
növekedést
is,
vagy
1
eredménymódosító tényező is lehet, de ez nem törvényszerű. (DR. VERŐ, I. 2001) Végső soron megállapíthatjuk, hogy előbb vagy utóbb minden költség kiadással jár együtt. Előfordulhat azonban olyan pénzeszköz csökkenéssel járó tranzakció (hitel törlesztése), amellyel a vállalkozás kötelezettségei csökkennek, de nem jár közvetlenül költséggel. Ide sorolhatjuk az értékpapír vásárlást, befektetést más társaságba, dolgozóktól levont és befizetett járulékokat, osztalékfizetést a tulajdonosoknak stb. Ugyanakkor léteznek olyan költségek, amelyek a felmerüléskor nem jelentenek kiadást. Ilyenek például az immateriális javak, tárgyi eszközök amortizációjának elszámolása, befektetett eszközöknél, készleteknél az értékvesztés, anyagkészlet, árukészlet felhasználása értékesítés céljára.2(DR. SISA, K. A. 2015)
1
Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001) Dr. Sisa Krisztina A.: Vezetői számvitel 1. Előadás: A vezetői számvitel fogalma, értelmezése, szerepe, feladata(2015) 2
10
A költség és az önköltség fogalmának, tartalmának meghatározása gyakran tárgyalt és visszatérő kérdés. A legáltalánosabb meghatározás szerint a tevékenység folytatása során felhasznált eszközök pénzben kifejezett értékét nevezzük költségnek. „A költség a tevékenység végzése során felhasznált élő- és holtmunka pénzben kifejezett értéke.”3( DR. VERŐ, I. 2001, p. 42) A két legjelentősebb csoportosítás:
költségnemenként
költségviselők szerint.
2.2. Ráfordítás „A költségekkel rokon fogalom a ráfordítás. A szakirodalom a kettő közötti különbséget hosszú ideig úgy határozta meg, hogy mindkettő a gazdálkodó szervezet eszközeinek (javainak) felhasználása, de amíg a költség a termelési tevékenység során a termékek előállítása érdekében felhasznált javak és teljesítmények értéke, addig a ráfordítás a vállalkozás (az összvállalati tevékenység) eszközfelhasználása egy adott elszámolási időszakban.”4( DR. VERŐ, I. 2001, p. 42-43) A ráfordítás magában foglalja a termelési körön kívüli, de veszteség jellegű vagy értéknövelő eszközfelhasználások értékét is. A ráfordítás egyrészt az adott időszaki értékesítés bekerülési költsége, másrészt az értékesítéstől független költségek, illetve az eredmény terhére elszámolt ráfordítások.5 ( DR. SZTANÓ I.- KARDOS B.- DR. VERESS A. 2012) A ráfordításokon belül megkülönböztetjük az egyéb ráfordítást, a pénzügyi műveletek ráfordításait. 2016. január 1-jétől a számviteli törvény változása alapján a rendkívüli ráfordítások, mint ráfordítás kategória megszűntek, ezt követően tételeik az egyéb ráfordítások között számolandóak el.
3
Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001) Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001) 5 Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó, 2012) 4
11
A ráfordítások sok esetben nem jelentenek egyidejűleg kiadást. Ide sorolhatóak a külföldi
szállítók
fordulónapi
árfolyamváltozás
miatti
árfolyamvesztesége,
behajthatatlan követelés leírása, céltartalék képzés stb. 2.3. A költségek csoportosításának lehetőségei
A költségeket nagyon sokféle szempont szerint csoportosíthatjuk, melyek a hazai és nemzetközi irodalom egyaránt megtalálhatóak.678 1. Költségek elszámolhatósága, a tervezés, utalványozás módja szerint megkülönböztetünk: Közvetlen költségek a termékekkel és a termelési folyamatok előállításával okozati
vannak,
kapcsolatban
és
egyértelműen
hozzárendelhetőek
egy
költségviselőhöz.9 (TÓTH, P. 1999) Felmerülésük
időpontjában
meghatározható,
hogy
mely
termékkel,
szolgáltatással kapcsolatosak, vagyis egyértelmű, mely költségviselőt milyen mértékben terhelnek. Közvetett, általános költségek egyszerre több költségviselőhöz kapcsolódnak.. Ezek a költségek a vállalkozás működésével és irányításával vagy egy termékcsoport termelési folyamataival kapcsolatban keletkeznek.10 (TÓTH, P. 1999) Felmerülés időpontjában nem tudjuk megnevezni a költségviselőt, vagyis csak a felmerülés helye, azaz a költséghely ismert. A közvetett, más néven általános költségek kétfélék lehetnek. Megkülönböztetünk üzemi és vállalati általános költségeket. Ezeket a költségeket vetítési alap segítségével osztjuk fel, hogy
a
lehető
legreálisabban
terheljük
az
egyes
részlegeket.
A későbbiekben a költségek felosztására, allokálására részletesen is kitérek. 2. Költségek csoportosítása megjelenési forma szerint A költségeket fajta, megjelenési forma szerint osztályozzuk a költségek költségnemek
szerinti
csoportosítása
során.
A
költségnemeket
elemi
6
Lucey T. (1996): Management Accounting. London: DP Publications. 599 p. Drury, C. (2004): Management and Cost Accounting. 6. kiadás, Thomson Learning, London 8 Bartók Nagy, A. (1997): Vezetői számvitel. Saldo Kiadó, Budapest 9 Tóth P. (Szerk.) (1999): Számvitel és Pénzgazdálkodás, Budapest: Mezőgazda Kiadó. 423 p. 10 Tóth P. (Szerk.) (1999): Számvitel és Pénzgazdálkodás, Budapest: Mezőgazda Kiadó. 423 p. 7
12
költségeknek is nevezzük. Az új költségszámítási rendszer bevezetése alkalmat ad
a
vállalkozás
számlarendjének
felülvizsgálatára.
Amellett,
hogy a
számlarendnek meg kell felelnie a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben rögzített alapelveknek és biztosítania kell az éves beszámoló készítéséhez szükséges adatokat, a vezetői információs igényeket kielégítve a költségszámítási rendszernek is adatokat szolgáltat.11 (DR. MUSINSZKI, Z.-DR. PÁL T. 2011) A költségnemek a következők:
anyagköltség,
igénybe vett szolgáltatások költségei,
egyéb szolgáltatások költségei,
bérköltség,
személyi jellegű egyéb költségek,
bérjárulékok és
értékcsökkenési leírás.
Esetlegesen indolkolt lehet a költségnemek részletezettségét növelni a főkönyvben, hogy a vállalat alaptevékenységeire jellemző költséggel elkülönülhessenek, persze mindezt a következetesség betartása mellett. A számviteli törvényben foglaltaknak megfelelően a kettős könyvvitelt vezető vállalkozások költségeiket gyűjthetik az 5. számlaosztályban, vagy élve a számviteli törvény adta választási lehetőséggel, elsődlegesen a 6. költséghelyenkénti és a 7. költségviselőnkénti költségelszámolást alkalmazhatják. Utóbbi eljárást választó vállalkozók számára kötelező az előírás, hogy költségeiket
költség
nemenként
az
5.
számlaosztályban
is
kimutassák
A számviteli törvény 78-79-80. §-ai tartalmazzák a költségek költség nemenkénti csoportosítását, melyek az anyagjellegű ráfordítások, személyi jellegű ráfordítások és-, értékcsökkenési leírás. 3. Költségek csoportosítása a volumenhez való viszonyulásuk alapján A költségeknek a tevékenységi volumen változásához történő viszonyulásuk alapján
megkülönböztetünk
állandó
és
változó
költségeket.
A volumenhez való viszonyulás értelmezését segítő szorossági mutató a költségváltozási 11
tényező,
más
néven
a
reagálási
fok.
Dr. Musinszki Zoltán, Dr. Pál Tiborné: Költségrendszerek kialakítása és fejlesztése (2011)
13
A költségváltozási tényező az a mutatószám, amely megmutatja, hogy a költségek összege milyen mértékben követi a tevékenység volumenének változását.
A
reagálási
fok
számítása
a
következő
módon
történik:
Költségváltozás %-ban/ Tevékenység volumenváltozása %-ban Állandó költségek, amelyek a termelés volumenének növekedésével egy ideig változatlanok maradnak, a költségváltozási tényezőjük nulla, vagyis a tevékenység volumenének a változását nulla mértékben követik. Ugyanakkor ha a termelés volumene egy határt elér, a termelés csak ezen költségek ugrásszerű növekedésével valósítható meg.12( DR. SZTANÓ I.- KARDOS B.- DR. VERESS A. 2012) Ilyen költségek például a tárgyi eszközök értékcsökkenési leírása, ingatlan bérleti díj, fűtés, világítás. A változó költségek azok, amelyek a tevékenység volumenének változásával együtt valamilyen arányban megváltoznak. Az összegükben változó költségeken belül - a reagálási fok alapján - négy csoportot (költségtípust)
különíthetünk
el.
A
változó
költségek
lehetnek:
Proporcionálisan változó költségek: azok a költségfajták amelyek összegükben a termelés volumenével arányosan változnak. Degresszíven változó költségek: azokat a költségcsoportokat soroljuk ide, amelyek a termelés, forgalom változásával együtt összegükben változnak, de a változás mértéke kisebb, mint a termelés változásának mértéke. Progresszíven változó költségek azok a költségek, amelyek összegükben a termelési
volumen
változásánál
nagyobb
mértékben
változnak.
A reagálási fok nemcsak a termelésnövekedéshez tartozó költségnövekedést mutatja meg, hanem azt is, hogy a költségek hány %-a proporcionális és fix költség. 4. Összetettség alapján történő csoportosítás A költségek összetettsége alapján megkülönböztethetünk elemi és összetett költségeket. Az elemi, más néven egyszerű költségek jellemzően egy költségnemből állnak, ilyen
például
az
anyagköltség,
értékcsökkenési
leírás,
bérköltség.
Az összetett költségek több elemi költségből tevődnek össze (pl. a fenntartási, a segédüzemi, az általános költségek). Az összetett költségeket komplex
12
Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó, 2012)
14
költségnek is nevezhetjük. Minden összetett költség elemi költségekre, költségnemekre vezethető vissza.
5. Költségek csoportosítása felmerülési helyük szerint Költséghelyek szerinti csoportosítás, mely többnyire a közvetett költségekre jellemző, valamint egy részük költségviselők szerint további bontásra kerül. A tovább nem osztható költségek az eredmény terhére elszámolásra kerülnek. A költséghelyek megmutatják a költségek felmerülésének helyét, valamint a költségek gyűjtésére, tervezésére is szolgálnak. A hatékony költséggazdálkodást és ellenőrizhetőséget is segítik, amennyiben az egyes költséghelyekhez költségfelelősök tartoznak.13( DR. MUSINSZKI, Z.- DR. PÁL T. 2011) A vizsgált vállalatnál létfontosságúak ezen költséghelyek, ezek alkotják a vállalat költség elszámolásának alapját. 6. A költségeket csoportosíthatjuk a döntéshozatal szempontjából is, ez rendkívül fontos, hiszen a vezetői számvitel egyik alapvető feladata a vezető döntések támogatása:
Releváns költségek az olyan jövőbeli költségek, amelyek egy bizonyos döntési alternatíva választásának eredményeképpen merülnek fel.14 ( LUCEY T. 1996) Nem tartoznak tehát ide azok a költségek, amelyek az összes döntési alternatíva választásánál ugyanúgy felmerülnek, ide tartozik viszont a választott alternatíva miatt meg nem valósított gazdasági tevékenységnek a hozamai. Ezt nevezi a hazai szakirodalom az elszalasztott lehetőségek költségének, vagy haszonáldozat-költségnek (opportunity cost).15 (ILLÉS M. 1997)
Nem releváns, elsüllyedt költségek: felmerülésük nincsen kapcsolatban a vezetői döntéssel, ilyenek tipikusan a múltbéli költségük, ezek már mindenképpen felmerültek.
13
Dr. Musinszki Zoltán, Dr. Pál Tiborné: Költségrendszerek kialakítása és fejlesztése (2011) Lucey T. (1996): Management Accounting. London: DP Publications. 599 p. 15 Illés M. (1997): Vezetői gazdaságtan. Budapest: Kossuth kiadó. 439 p. 14
15
2.4. Költséggazdálkodás
A költségek csökkentése minden vállalkozónál alapvető cél, a vezetés kiemelt figyelmet szentel rá. A vállalatnak olyan költségcsökkentő megoldásokat kell keresnie, amelyek nem veszélyeztetik a vevőket, alkalmazottakat vagy a környezetünket. Azonban nagyon óvatosan kell bánni az ilyesfajta eljárásokkal, vigyázni kell a vevői és alkalmazotti bizalom fenntartására, valamint a termékek, szolgáltatások minőségének megőrzésére, a színvonal megtartására. Azokat a költségeket célszerű csökkenteni, melyek megtérülése bizonytalan, ilyenek a marketing költségek, veszteséges beruházások, felújítások. Cél a költségek elkülönítése termékekre, szolgáltatásokra, szervezeti egységekre, valamint hatékony
ellenőrzési
korlátozásához.
rendszer
Mindehhez
kialakítása
elengedhetetlen
a
költségek
minimalizálásához,
egy
vállalatra
szabott
számviteli
információs valamint jóváhagyási rendszer, illetve a költséggazdálkodás területeinek részletes ismerete. „A költséggazdálkodáson olyan tevékenységet értünk, amelynek középpontjában a költség áll, és tartalmazza annak tervezését, utalványozását, analitikus nyilvántartását, főkönyvi elszámolását, kalkulációját, ellenőrzését, elemzését és információrendszerének kialakítását.”
16
(DR. SZTANÓ I.- KARDOS B.- DR.
VERESS A. 2012, p.39) Ezek a területek minden vállalatnál jelen vannak, de az egyes területek súlya, mélysége, jelentősége többek között a vállalat nagyságától, tevékenységeinek összetettségétől függ. Minden vállalkozás figyelemmel kíséri költségeinek alakulását, hiszen a költség meghatározó elem a vállalkozás jövedelmezőségének mérésében, a tevékenységek 16
Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó, 2012) p.39
16
értékelésében, fontos befolyásoló szempont az árképzés és a készletértékelés folyamatában.17
(SZIRMAI,
A.
2000)
A
költséggazdálkodás
lényegében
eszközgazdálkodást jelent, mivel az erőforrások felhasználásáig még lehet dönteni arról, hogy az eszközből költség legyen-e. A következő fejezetekben részletesen szeretnék foglalkozni a vizsgált vállalatra szabottan
a
költségek
főkönyvi
elszámolhatóságával,
információrendszerének
kialakításával valamint utalványozásával. A költséggazdálkodás lényege a költségek folyamatos megfigyelése és mérése céljából végzett kalkuláció.18 (SZIRMAI, A. 2000) A kalkuláció a költségek számbevételét, annak meghatározását jelenti, beleértve az egységköltség (önköltség) kiszámítását is.
2.5. Költségek tervezése A tervezés fogalma alatt a célok, az intézkedések, az eszközök, illetve a célok eléréséhez vezető utak szisztematikus és a jövőre vonatkozó átgondolását és meghatározását értjük. A
tervezés
nélkülözhetetlen
egy
vállalat
fennmaradásához,
csökkenti
a
bizonytalanságot, a kockázatokat, könnyebbé teszi a vállalati koordinációt, valamint az ellenőrzés szerves részeként, az előre meghatározott célkitűzések és ténylegesen megvalósult eredmények összevetését teszi lehetővé. A költségek tervezése talán az egyik legnehezebb feladat,hiszen számtalan bizonytalan tényező van jelen a vállalat külső-belső környezetében Éppen ez miatt több variáció készül egyszerre a tervekből úgy hogy mindegyik változat egységesen illeszkedjen a vállalat tervezési struktúrájába. Célszerű belekalkulálni a tervekbe az esetleges váratlan kiadásokat, illetve a beszállítói áremelkedéseket.A költségtervezés lehetséges módszerei a következők: - báziskorrekción alapuló módszer: az előző év tényszámaiból kiindulva kiválasztjuk a nem ismétlődő költségnemeket, - normákra, normatívákra alapozó módszer: a tervek alapját a volumen megállapítása mellett a norma-előirányzatok adják, 17
Szirmai A. (2000): A folyamatkalkuláció módszertana és alkalmazása a vezetői számvitelben Szám-Adó 18 Szirmai A. (2000): A folyamatkalkuláció módszertana és alkalmazása a vezetői számvitelben Szám-Adó
17
- nullabázisú költségtervezési módszer (ZBB): a közvetett költségek tervezése a "nulláról" indulva történik, és nem csupán az előző évi költség átlagolt százalékos csökkentésével vagy növelésével. Célszerű költségtervet összeállítani: - költség nemek szerint az eredménytervezési munka ellenőrzése céljából, ez különösen fontos a kisebb vállalkozások esetében, amelyek az összköltségeljárás szerinti eredmény- megállapítást választják; - költséghelyek szerint nemcsak a közvetett költségekre vonatkoznak, hanem minden költségre; - a jelentős termékekre évenkénti tervkalkulációk keretében.19 (LAÁB Á. 2009) Költségtervezéssel kapcsolatosan a következő főbb elemeket említhetjük meg:
Költségnem-szerkezet kialakítása
Költséghelyek kialakítása
Költségviselők kialakítása
Modern, döntésorientált kalkulációs módszerek
Költségnem-szerkezet kialakítása lehetővé teszi az összes költség strukturált és gyors rögzítését a költségek fajtái szerint és biztosítja ezek ellenőrzését. Költséghelyek logika vagy fizikai alapon elhatárolt felelősségi
központokat,
költségfelelősségi területeket jelentenek. A költséghelyek célja a vállalkozáson belüli költségmozgások figyelemmel kísérése, területenként a költségek összegyűjtése, ellenőrzése, elemzése, tervezése. Segítséget nyújt a havi riportok elkészítéséhez,a felesleges költségek kiszűréséhez. Lehetőséget ad a részletes eltéréselemzésre és a belső teljesítmények számítására is. Jellemzően az alábbi költséghely típusok jelennek meg a vállalatoknál (természetesen vállalatra szabottan változhatnak):
Igazgatási költséghelyek: Idetartoznak a vállalati irányítással kapcsolatos költségek (ügyvezetés, gazdasági irányítás költségei, valamint a vállalkozás egészét érintő költségek).
Irányítási költséghelyek: Jellemzően főágazati általános költségek, az irányított egységekre továbbterhelésre kerülnek.
19
Laáb Ágnes: Vezetői Számvitel (2009)
18
Termelő költséghelyek: a vállalkozás által értékesített termék vagy szolgáltatás előállításának közvetlen költségei.
Szolgáltató-és
technikai
költséghelyek:
vállalkozás
belső
szolgáltató
egységeinek költségei pl.: informatikai vagy karbantartási költségek. A költségviselő lehet egy termék, szolgáltatás, projekt, esetleg saját rezsis beruházás. Segítséget ad az egységköltség nyomon követéséhez a készletek értékeléséhez és termékszintű fedezetszámításhoz. Ezáltal az árképzési döntéseket is támogatják. Modern, döntésorientált kalkulációs módszerek: költség és fedezetszámításhoz nyújtanak segítséget. Ilyen módszerek a tervköltség-, merev tervköltség-és rugalmas tervköltség számítás. 2.6. Költségek utalványozása A költségekkel való gazdálkodás egyik legfontosabb szabályozó eszköze a költségutalványozás, mely magába foglalja azt a folyamatot, amikor az utalványozásra jogosult személyek bizonylatokkal, aláírásukkal a vállalati tevékenység ellátásához szükséges eszközök beszerzésére, felhasználására engedélyt vagy utasítást adnak. Meg kell határozni, hogy, ki milyen típusú költségek alakulásáért tartozik felelősséggel (például az IT részleg vezetője a vállalat informatikai jellegű költségeiért felel, mint a nyomtató karbantartás vagy egy új szoftver vásárlása). Az utalványozás lényege, hogy a költségeket generáló gazdasági eseményeket vagy előzetesen kell jóváhagyni (például egy vállalati rendezvényre előleg utalása), vagy utólag, a számla teljesítését követően. A pénzügyi teljesítést aláírásával engedélyezi az utalványozó, úgy, hogy előtte a számlán szereplő tételeket, a teljesítési igazolást, a számla formai, tartalmi szabályszerűségét ellenőrzi. Ha mindent rendben talál, jóváhagyja a számla kifizetését. Az utalványozás rendjének rögzítésére az utalványozási szabályzat szolgál, amelyet a vállalkozás önköltségszámítási szabályzatában szoktak szerepeltetni. Utalványozásra jogosultak a szabályzatban meghatározott vezetők, munkavállalók a meghatározott keretösszegen belül. Ha egy számla költsége nagyobb összegű, mint az adott osztály utalványozásért felelős vezetőjének a keretösszege, akkor az utalványozási hierarchia magasabb szintjén lévő vezető jóváhagyására is szükség van. A könyvelők munkájuk során figyelemmel kell, 19
hogy kísérjék, hogy a beérkezett számlák keresztül mentek-e a megfelelő jóváhagyási folyamatokon, megtörtént-e a költségek ellenőrzése. Azután kerülhet csak sor a költségek rögzítésére a számviteli rendszerben, majd a pénzügyi teljesítésre. A vállalatok nagy részénél találkozhatunk Pénzkezelési és Utalványozási Szabályzattal, melyben rögzítik az utalványozásra jogosultak hatásköreit, a keretösszegeket valamint teljesítési feltételeket. 2.7. Költségek főkönyvi elszámolása és analitikus nyilvántartása A számviteli törvény kötelező jelleggel előírja a költségek főkönyvi elszámolását. Ennek céljából hozták létre a számviteli információs rendszereket, melyeknek testre szabása, kialakítása vállalat, tevékenység függő. A költségek ismerete nélkülözhetetlen a vezetői döntések előkészítéséhez, így célszerű olyan elszámolási rendszert felépíteni, amelyből a szükséges, lényeges információk könnyedén kinyerhetőek, jelentésekhez felhasználhatóak. Ilyen döntés előkészítő információk lehetnek az adott időszak összes termelési költsége, a költségek nagysága és összetétele költséghelyenként és költség viselőnként, termékköltségek, költségváltozások. Tehát a költségszámvitel feladata, hogy támogassa a vezetői döntéseket, információt nyújtson a tervezéshez, ellenőrzéshez, irányításhoz, a költségeket folyamatos zárt rendszerben tartsa nyilván, segítséget nyújtson a termékköltség, önköltség számításához. A költségek főkönyvi elszámolására a költségszámlák szolgálnak. Magyarországon a 2000. évi C. törvény –a számvitelről szabályozza a költségszámvitelt, mely szerint a főkönyvi elszámolás az 5-ös illetve 6-os, 7-es számlaosztályokban történik.
A
költségek elszámolása történhet:
Kizárólag költségnemenkénti elszámolás (5-ös számlaosztály)
Elsődlegesen költségnem, másodlagosan költséghely-költségviselő elszámolás (567)
Elsődlegesen költséghely-költségviselő, másodlagosan költségnem szerinti elszámolás (675)
A saját termelésű készletek nyilvántartása történhet:
Saját termelésű készletekről nincsen folyamatos nyilvántartás
Saját termelésű készletekről csak mennyiségi nyilvántartás vezet
20
Saját termelésű készletekről folyamatos mennyiségi és értékbeni nyilvántartást vezet a vállalat.
A 6-os költségszámlákon az elszámolás szempontjából közvetett költségeket, a 7-es számlaosztályban pedig az elszámolás szempontjából közvetlen költségeket tartjuk nyilván. Kialakítások során a vállalat sajátosságait, tevékenységeit kell figyelembe venni. Költséghely lehet egy termelő üzem vagy főüzem, javító-karbantartó, szolgáltató üzemek. Költségviselők lehetnek a kalkulációs egységek, termékek, termékcsoportok, szolgáltatási tevékenységek stb.
21
3. A Volvo Hungária kft költségszámítási gyakorlata
3.1. Költségnem-struktúra
A vállalat költségkönyvelési gyakorlatának kialakítása során figyelembe kellett venni az anyavállalat elvárásait, illetve a hazai számviteli törvény előírásait a költségek nyilvántartását illetően. A Társaság költségeit kizárólag 5-ös számlaosztályban könyveli, a 6-os illetve 7-es számlaosztályokat nem használ, eredménykimutatását összköltség eljárással, „A” változatban készíti. Költséghely, költségviselő meghatározására speciális kódrendszer került kialakításra, melyet folyamatosan fejlesztünk. A költségfogalomban a tevékenységre helyezzük a hangsúlyt, a költségek elszámolhatási mód szerinti csoportosítására építünk, azaz a költségelszámolás rendszerét úgy alakítottuk ki, hogy a költségelszámolás elsődlegesen a tevékenység költségeinek meghatározását tegye lehetővé. Költségnemek kialakítása minden vállalatra kötelező érvényű, azonban a felépítését már vállalatra szabottan lehet alakítani, természetesen, a számviteli törvény 78-79-80.§ előírásait figyelembe véve. A Társaság információszükséglete, a gazdaságossági
szempontok
valamint
az
anyavállalat
előírása
miatt
nagy
részletezettséget igényelnek a költségnemek. A Volvo Hungária Kft-nek havi riportálási kötelezettsége van, minden hónap első hetében zárjuk az előző havi könyveléseket, így nagyon fontos, hogy igyekezzünk minden jóváhagyott számlát bekönyvelni az adott hónapra. A költségnem- számítás az elszámolási időszak összes felmerült, jóváhagyott számláját regisztrálja megfelelő bontásban. Választ ad arra, hogy mely költségek, milyen célból merültek fel. Így nem csak az anyavállalatnak szolgáltatunk információt a havi riportokban, hanem a műhelyeink, értékesítő központjain is folyamatos tájékoztatást kapnak a havi, negyedéves eredményekről. A költségnem- számításnak a költségek összetételére kell rávilágítania, lehetővé kell tennie költség ok-okazat alapú hozzárendelését a költséghelyhez. Azonban ahhoz, hogy minden költség elkülöníthető legyen a megfelelő költségviselőkre, költséghelyekre, dimenziókat hoztunk létre. Ezeket a dimenziókat a költségek könyvelésével egyidejűleg rögzítjük a vállalkozás számviteli információs rendszerében, a Scalaban. A főkönyvi számon kívül hat dimenzó került 22
kialakításra, melyek a következők: szervezeti egység, termék-vagy tevékenység kategória, alkód, dolgozói kód, alvázszám, helykód. Főkönyvi szám: Számlatükör és a számlarend szerint használt főkönyvi szám.
Hossza
3-6
karakter
között
mozog,
az
adott
terület
részletezettségétől, információ igényétől függően. Termék/tevékenység kategória: A költség jellegét illetően nyújt bővebb információt. Például szerviz esetében: munka, alkatrész, általános költség, vagy új autó, busz esetében a jármű típusa szerint. Szervezeti egység: A legfőbb bontások: új autó értékesítés-Volvo, új autó értékesítés-Renault, busz, műhely stb. Alkód: Anyavállalat felé készítendő jelentéshez, adóköteles,adómentes járulékok paraméterezéséhez, a bevallások könnyebb elkészítése érdekében, beruházási projektek kódolásához Dolgozói kód: Minden dolgozó rendelkezik egy egyedi kóddal, melyet kötelező megadni a költség elszámolásokhoz, előlegekhez, bérből levonandó tételek könyvelése során. Valamint a cégautók is egyedi kódot kaptak költségeik egyedi nyilvántartása érdekében. Alvázszám: Készleten lévő vagy eladott új és használt autók, valamint a bérelhető kamionok alvázszám szerinti nyilvántartása céljából létrehozott dimenzió. Volvo autók esetében az alváz utolsó hat számjegye, Renault autóknál meghatározott szempontok alapján létrehozott tíz karakter. Helykód: adott terület konkrét beazonosítása érdekében létrehozott kétjegyű kód: településenként elkülönítve a műhelyek, Renault/ Volvo illetve Új/ Használt értékesítés stb. Nem minden dimenziót kötelező tölteni egy-egy könyvelési tétel rögzítése során, ez minden esetben a költség jellegétől függ. Példában szemléltetném hogyan is néz ki valójában, a költségek könyvelése dimenziókkal rögzítve:
23
2. sz. ábra: A költséghely dimenziók használata a gyakorlatban Forrás: Saját készítés
A dimenziók részletesebb vizsgálatát a következő fejezetekben bővebben tárgyalni fogom. A vállalat számlakeret tükrének kialakítása során a költségnemek részletezettségét a vállalat tevékenységének megfelelően alakították ki. A költségszámlák jellemzően 6 karakterből állnak, ez lehetővé teszi, hogy alszámlák segítségével megőrizzük a számlák funkcionalitását. A vállalat egyes osztályainak (Pénzügy, Ingatlan fenntartás (VRE), IT) az anyavállalat, olyan jelentési kötelezettséget ír elő, hogy nem elég külön dimenziók megadása mellett rögzíteni a költségeiket a főkönyvben, hanem teljesen egyedi költség főkönyvi számokat rendel el. Erre azért van szükség mert a felsorolt osztályok költségei nem „Selling Expense”-ként jelennek meg a vállalat jelentéseiben, ezen részlegek nem a profit teremtés érdekében lettek létrehozva, támogató funkciót töltenek be. „Selling Expense”-be a műhelyek, új-és használ értékesítő osztályok, rental, részleg költségei kerülnek könyvelésre. A marketing költségek külön kategóriát alkotnak, annak függvényében kerülnek rögzítésre, hogy Volvo vagy Renault autókhoz kapcsolódik a számla. A költségek végső soron beépülnek az értékesített autó vételárába, így az árképzés miatt lényeges szintén egyedi főkönyvi számokra rögzíteni a marketinggel kapcsolatos bizonylatokat.
24
Pénzügy 518105
New Sales
Irodaszerek költsége
Műhely 515100
515100
VRE 518200
3. ábra: Példa ugyanazon költség elszámolására a szervezetekhez rendelt főkönyvi számok alapján Forrás: saját szerkesztés
Költségek könyvelése folyamán akadnak olyan tételek amelyeket vetítési alap segítségével, hónap végén osztjuk le az egyes részlegek között. Ezt az allokációs folyamatot
külön
bekezdésben
részletesen
is
tárgyalni
szeretném.
Ide sorolnám az adminisztrációs költségeket, rezsiszámlákat, bankköltségek, valamint egyéb a vállalat egészére számlázott szolgáltatások számlái, amelyek külön-külön számlánként való leosztása nem lehetséges, a könyveléssel egyidejűleg. Ha egyből allokálnánk ezeket a számlákat, akkor a főkönyvi számlákon rengeteg plusz sor jelenne meg és így lehetetlen lenne utólag bármit is visszakeresni. Így hónap végén főkönyvi számlánként allokálunk egy összegben, így az ellenőrzés is sokkal hatékonyabb lesz.
25
3.2. Számviteli információs rendszer vállalatra szabottan
A költséggazdálkodás számítógépes támogatása manapság már nagy százalékban a vállalkozások körében. A számvitel, pénzügy, bér-, készlet-és költséggazdálkodás kezelésére, nyilvántartására informatikai rendszerek állnak a segítségünkre. Sajnos jelenleg kevés rendszer van ami egyszerre több területet képes kezelni. Számos programot meg kell vásárolni a vállalkozóknak, hogy maradéktalanul el tudják látni a vállalat információs szükségletét. Jellemzően a könyvelő programokat kiegészítik a tárgyi eszköz nyilvántartó szoftverek, workflow, nagyvállalati dokumentumkezelő rendszerek, valamint számos számlázó program. A Volvo Hungária Kft könyveinek vezetésére, készletgazdálkodásra, valamint számlázásra a Scala integrált vállalatirányítási rendszert használja. Az integrált vállalatirányítási rendszerek lényege, hogy képes teljesen összekapcsolni az adatbázisokat, a vállalati tevékenységhez kapcsolódó rendszereket, valamint eleget tesz a külső beszámolási előírásoknak. Utóbbira aktuális példa a Nemzeti Adó-és Vámhivatal 2016. január 1-jétől érvénybe lépett számlázó programokra vonatkozó előírása, mely szerint minden számlázó programnak képesnek kell lennie az „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkciójának alkalmazásával megvalósuló adatexportra. A Scala továbbá képes egyszerre több vállalatot is kezelni, így a konszolidált vállalat könyvvitelét is ezen rendszer segítségével végezzük. A Scala 6 fő modulból áll, melyeket mindennapos szinten használunk:
Főkönyvi modul: mely kezeli a pénztári, banki valamint vegyes tranzakciók könyveléseit
Bejövő számlakönyv modul: szállítói adatok rögzítésére, jóváhagyatlan számlák iktatására, jóváhagyott, bejövő számlák könyvelésére, valamint fizetések bevitelére alkalmas
Kimenő számlakönyv modul: vevőadatok, vevőfizetések, kompenzációk kezelésére alkalmas
26
Vevőrendelés és számlázó modul: ebben a modulban lehet rendeléseket és számlákat készíteni, módosítani és nyomtatni
Készletnyilvántartó modul: kezeli az új, használt autók, buszok készletre vételét, a cikktörzseket, valamint a leltározás folyamatát. Képes készletértékelési módokat meghatározni és raktár információkat bevinni, valamint nyomon követni a logisztikai folyamatokat.
Beszerzési modul: Ebben a modulban lehet rendeléseket készíteni, rendelés megerősítéseket bevinni
A Scala segítséget ad a havi, éves jelentések elkészítésében is, erre egy, külön modult hoztak létre, melynek neve Crystal Reports. A Crystal Reports egy jelentés szerkesztő rendszer. Az elkészített jelentés megjeleníthető a képernyőn, kinyomtatható, exportálható számos formátumba (Excel, Word, Text, HTML stb. ), vagy kérhető az interneten keresztül is. Egy riport elkészítésekor először mindig végig kell gondolnunk, hogy pontosan mit akarunk a jelentésben megjeleníteni és azt milyen formátumban szeretnénk látni. Például én rendszeresen használom arra, hogy a könvelt továbbszámlázandó tételeket (pl.: 81611-Továbszámlázandó külföldi javítások) lekérjem Excel formátumban az aktuális időszakra vonatkozóan. Az elkészült Excel alapján
könnyen,
pontosan
tudom
kiállítani
a
vevőknek
a
számlákat.
A Scala képes az automatikus allokációra is, előzetes paraméterezést követően. Az általunk megadott elosztási paraméterekkel az állandó költségeket, a közösen igénybe vett
szolgáltatások
díjait
havonta
jelentési
szintekre
szabottan
könyveli.
A Társaságnak a konszolidált vállalati könyveit is vezetnie kell, mely, ha minden egyes tételt duplán rögzítenénk a helyi valamint a konszolidált vállalatba, akkor óriási plusz terhet rónánk magunkra. A Scala azonban lehetőé teszi,hogy a könyveléseket csak egyszer kelljen rögzítenünk. A helyi vállalat főkönyvi aktualizálása letérképeződik a konszolidált vállalatba tranzakciónként. Természetesen a Vállalat más számlázó és készletgazdálkodó programokat is használ, például a műhelyek számlázó programja (GDS), valamint az alkatrészek készletre vételét kezelő program a VIPS. Az ezekben tárolt adatokat napi rendszerességgel be tudjuk olvasni a Scala rendszereibe, így egyből a helyes főkönyvekre kerülnek. A rendszer felépítése nagyon hasonló az SAP programjához, a külföldi vezetés pár éven belül tervezi az SAP rendszerre való áttérést a közép-európai régióra vonatkozóan,így várhatóan a Scala már csak pár évig lesz a segítségünkre. 27
3.3. Költséghelyek
3.3.1. Regionális versus Helyi költségek
A költségek könyvelése során, vállalati szinten megkülönböztetünk régiós valamint helyi költségeket, költséghelyeket. A helyi költséghelyekről elmondható, hogy minden olyan részleg ide sorolható, mely értéket teremt, részt vesz a profit termelésében, valamint költségeiről önálló döntést képes hozni, nem szükséges jóváhagyás az anyavállalat részéről. Az alábbi osztályok, szervezetek sorolhatóak ide:
Műhelyek
Volvo, Renault New Sales
Volvo, Renault Used Sales
Rental
Busz értékesítés
After Market-alkatrészbeszerző osztály
Ezen osztályok munkáját a jövedelem, profit érdekében végzett tevékenységeknek tekinthetjük, így fontos, hogy a felsővezetők be tudják azonosítani a jelentésekben ezeknek a részlegeknek költségeit, a kinyert adatok segítségével meghatározhatják a termékek, szolgáltatások árait. A költséghelyeknek megfelelő egységes kódrendszert, dimenziókat, úgy határozta meg a vállalat, hogy a tevékenységek neve alatt mindenki ugyan azt értse, ne legyenek átfedésben egymással. Lényegében ez egy tevékenység alapú költségszámítási rendszer, a költségek úgynevezett „Selling Unit”-ként kerülnek kimutatásra, a termékeket fenntartó és a vevőket megtartó munkálatok könnyen feloszthatóvá válnak az egyes termékekre, szolgáltatásokra, vevőkre. Azonban vannak olyan szervezeti egységei a vállalatnak, melyek tevékenységét nem lehet felosztani a termékekre, szolgáltatásokra, munkájuk a vállalat fenntartását szolgálja. Támogató funkciót látnak el, a közvetlen kontrollt az anyavállalat gyakorolja felettük, így költségeiket regionális költséghelyekre rögzítjük. A régiós költséghelyek olyan területekhez, személyekhez kapcsolódnak, akik a jóváhagyási hierarchiában közvetlenül a külső vezetők alá tartoznak, havi eredményeiket külön kell riportálni. Az IT és a Marketing, valamint Driver Tréning osztály menedzserei nem kizárólag helyi 28
vezetők, hanem régiós szinten felelősek, több ország munkáját is felügyelik. Így nem csak helyi költséghelyekként, hanem felelős, régiós költséghelyekként vannak jelen a magyarországi és az anyavállalat rendszerében. A költségek elszámolása folyamán figyelni kell rá, hogy az ő költségeiket külön dimenziókba rögzítsük, a magyarországi vállalat jelentéseiben nem szerepelhetnek, hiszen régiós szinten jelennek meg kiadásaik. A pénzügy, létesítmény fenntartás valamint IT részleg helyi szervezete support funkciókat lát el, munkájuk szalmai kontrollt igényel. Így költség elszámolásban meg kellett oldani ezen részlegek költségeinek leválasztását is. Nem csak saját dimenziókat kapott a pénzügy, létesítmény fenntartás,marketing, driver tréning hanem az 5. számlaosztályban minden típusú költségre vonatkozóan saját főkönyvi számokat is. Erre azért volt szükség, hogy az említett részlegek költségeit a jelentésekben teljesen el lehessen különíteni a „selling expense”-től a főkönyvben. Ezáltal külön vizsgálhatóvá válnak a támogató egységek havi fenntartási költségei. A humán erőforrás részleg szintén support,támogató funkciót tölt be a vállalat életében, de az anyavállalat nem rendelkezik a költségeinek elkülönítésérről, nem gyakorol szakmai kontrollt, felügyeletet a szervezet felett. Habár indokolt lenne a részleg felügyelete, jelenleg költségeik havonta allokálódnak szét a helyi profitteremtő részlegek között. Véleményem szerint ez komoly hiba, mivel a közvetlen szakmai kontroll hiányzik, valamint költségeik havi szinten teljesen leosztódnak a többi osztály között, így a jelentésekben sem vizsgálható külön a költségvetésük, nem lehet kimutatni mennyibe került az adott hónapban az emberi erőforrás osztály a vállalatnak, a cégcsoportnak. A cég ügyvezetése, valamint hozzá kapcsolódóan a titkárság az emberi erőforrás részleghez hasonlóan allokációs dimenziókóddal kerül paraméterezésre a könyvekben. A titkárság közvetlenül az ügyvezetés alá tartozik , az ügyvezető pedig a Volvo AB vezetőségének felelős. A Volvo Csoport minden egyes európai vállalata élére svéd származású vezetőt nevezett ki, ezzel is fenntartva a központi irányítási jelleget. Magyarország ez alól az egyetlen kivétel, svéd állampolgárságú, de magyar származású vezetőt helyeztek a Volvo Hungária Kft élére, a fő magyar üzleti partnerrel (Waberer’ s International Nyrt.) való kapcsolat fenntartása érdekében
29
Biatorbágy műhely
Nagykanizsa műhely
Pécs műhely
Polgár műhely
Szeged műhely
Lébény műhely
Cinkota műhely
IT Régió HU
Marketing régió HU
IT helyi Marketing helyi
Busz
Rental
Used Sales
Renault Sales
Volvo Sales
HR
Titkárság ADM
ACC régió
ACC HU
Driver Tréning régió HU
VRE Régió
VRE HU
Volvo AB Volvo Hungária Kft Ügyvezetés
Aftermarket
4.ábra A Volvo Hungária Kft helyi és régiós költséghelyeinek hierarchikus felépítése a Volvo Csoportban. Forrás: Saját szerkesztés
30
3.3.2. A vállalat költséghelyei A Volvo Hungária Kft ahogy már korábban említettem csak 5. számlaosztályban könyveli költségeit, a költségviselők, költséghelyek rögzítésére, megkülönböztetésére nem a 6. illetve 7. számlaosztályt használja, hanem könyvelési dimenziók segítségével különíti el költségeit a megfelelő helyekre. A vezetői számvitel által definiált közvetett költségek esetében nem tudjuk megnevezni a költségviselőt vagyis csak a költséghely ismert. A költséghely területileg, szervezetileg, funkcionálisan elhatárolható egység, melyen belül elkülönítjük az üzemi általános és központi irányítás költségeit. A központi irányítás költsége minden olyan anyagi, üzemeltetési, karbantartási és szolgáltatási költség, mely a vállalat működésével kapcsolatos.
Ezek a költségek
felosztásra kerülnek a tevékenységek között, jellemzően már a számlák rögzítése, a költségek könyvelésével egyidejűleg. A közvetlen költségek valamely termékhez, szolgáltatáshoz köthetőek, előállításuk érdekében merültek fel. A vállalatnál elsősorban alvázszámok alapján tartjuk nyilván ezen költségeket, melyek rögzítésekor az alváz dimenzióban megadjuk a számlán feltüntetett alvázszámot, mely készleten lévő autó esetében készlet számlán, már értékesített vontatónál pedig eladott áru beszerzési értékeként jelenik meg a főkönyvben. A műhelyek közvetlen költségei legtöbb esetben munkalapokhoz, vagy anyagbevételezési bizonylatokhoz köthetőek. A Volvo Hungária Kft költség elszámolási gyakorlatát úgy alakította ki, hogy a vállalaton belüli részlegeket megkülönbözteti egymástól az alapján, hogy milyen tevékenységet végeznek. Ez alapján elkülönítjük egymástól az értékesítő és szolgáltató (támogató) részlegeket.
Az értékesítő részlegek közvetlenül hozzájárulnak a profit
teremtéshez. Ide sorolnám a szervizeket, értékesítő osztályokat. A támogató egységek a vállalati működéshez szükséges feltételeket biztosítják. Közvetlenül nem vesznek rész termék vagy szolgáltatás előállításában, de nélkülözhetetlenek a vállalati működéshez. Ilyenek a humánerőforrás-menedzsment, pénzügy, informatikai osztály, létesítmény fenntartás. A vállalat költségmozgásainak figyelemmel kísérése érdekében és az anyavállalat riportálási előírásainak megfelelően alakítottuk a dimenziókat. Ezáltal a szervezeti egységek által okozott költségek havi szinten kimutathatóak, valamint elszámolásuknál típusonként egységes elszámolási technika alkalmazható. A dimenziók által elkülönített 31
költséghelyek elhatárolt felelősséggel rendelkeznek. A felelősségi központok vezetői befolyásolni tudják részlegük eredményességét.
32
3.3.3 Értékesítő részlegek költségei A Vállalat értékesítő részlegei 5 fő csoportba sorolhatóak:
Műhelyek ( Budapest, Lébény, Szeged, Polgár, Pécs, Nagykanizsa, Biatorbágy)
Új autó értékesítés- Volvo (New Sales)
Új autó értékesítés- Renault(New Sales)
Használt autó értékesítés (USED)
Busz értékesítés
Autó bérbeadó részleg( Rental)
Mindegyik szervezeti egység költségeit szétválasztjuk közvetlen valamint közvetett költségre, az alapján, hogy mihez kapcsolódik, minek az érdekében merült az fel. Közvetlen- Közvetett költségek megállapítása a műhelyekben A műhelyekben alapvetően három fő típusba sorolhatjuk a közvetlen költségeket: 1. Alkatrész beszerzés Az alkatrész beszerzéssel kapcsolatos számlák főkönyvileg készlet számlára könyvelődnek. A raktárakban az alkatrészeket bevételezik, készletre veszik a nyilvántartó
rendszerben.
Könyvelés
technikailag
létrehoztuk
a
2PP1
megnevezésű termék/tevékenység kategóriát, mely alkatrészekre vonatkozik, szervezeti egység kategóriában pedig a műhelyeket nevesítjük a 2EEUDH dimenzió kóddal. Például egy alkatrész beszerzése főkönyvileg, dimenziókkal ellátva: 265393/2PP1/2EEUDH 2. Továbbszámlázott költségek: Többnyire
közvetített
szolgáltatások,
melyeket
változatlan
formában
továbbértékesítettek, továbbszámláztak a műhelyek a számlázó rendszerükben (GDS) Pl.: eredetiség vizsgálat, gumijavítás. Hogy a műhelyek külön-külön is elkülöníthetőek legyenek a jelentésekben, minden
műhely
saját
dimenzió
kódot
kapott
a
főkönyvekben
a
termék/tevékenység kategórián belül:
Budapest: 2SX 33
Lébény: 2SXA
Szeged: 2SXB
Polgár: 2SXC
Pécs: 2SXD
Nagykanizsa: 2SXE
Biatorbágy: 2SXF
A szervezeti egység kategóriában minden műhely egységesen 2EEUDH végződést kap. Továbbszámlázott költség könyvelése például Szegedre: 8151/SXB/2EEUDH 3. Valamint az úgynevezett műhelyrezsi fogalma A műhelyrezsi cégünknél nem a köznapi értelemben vett rezsi fogalmát jelenti. Így definiálunk minden olyan nem továbbszámlázott vagy készletre vétellel kapcsolatos költséget, ami a szerviz értékesítő tevékenységéhez közvetlenül kapcsolódik. Ide sorolhatóak a szerszámokkal, a műhely, munkához szükséges felszereléseivel kapcsolatos számlák költségei. Például egy nagykanizsai szerszám beszerzéssel kapcsolatos számla könyvelése: 512100/SXE/2EEUDH New Sales részlegek közvetlen költségei Az új autó étékesítő egységek közvetlen költségeit nagyon könnyen el tudjuk különíteni. Minden egyes értékesítéssel kapcsolatos számlán- függetlenül attól, hogy Volvo vagy Renault- fel van tüntetve egy alvázszám, amire a költség terhelendő. A főkönyvben minden egyes készleten lévő illetve értékesített autó alvázszáma létre van hozva az alváz dimenzióban. Az alvázhoz kapcsolódó költségek készleten lévő jármű esetében készlet főkönyvre (2610), vagy már értékesített autó esetében eladott áru beszerzési értékére (ELÁBÉ-8142) kerülnek rögzítésre. A még várható költségekre elhatárolást hozunk létre alvázanként. A termék/tevékenység kategóriában minden egyes járműnek, alvázhoz kapcsolódóan létre van hozva a típusa, melyet az adatbázisokból, részletes utánajárást követően ki tudunk választani és a könyvelés során dimenzióként rögzíteni. A szervezeti egység kategória dimenzió 100314, mind Renault, mind Volvo autó esetében is. Találkozom olyan számlákkal is, melyek nem köthetőek pontosan egy bizonyos alvázhoz, de mégis az új autók közvetlen költségeként kellene számon tartanunk. Például, az új rendszámok kiadás sokszor csoportosan történik, 34
egyszerre akár 100 rendszámot is igényelhetnek az értékesítő részlegek a hatóságtól. Azonban ezekhez a rendszámokhoz a számla kiállításakor még nem köthető alváz a legtöbb esetben, de azt biztosan megállapíthatjuk, hogy minden új autóra fel fog merülni ez a költség. Hogy hónap végén le tudjuk osztani az ilyen jellegű számlák összegét, ezért létrehoztunk egy fiktív alvázszámot (999999), erre az alvázra rögzítjük a számlákat egy összegben, majd hónap végén szétosztásra kerülnek az értékesített autók terhére. A USED, vagyis használt autó részleg közvetlen költségei szinte azonos módon működnek a New Sales rendszerével. Főkönyvileg külön készlet illetve ELÁBÉ számla van létrehozva használt autókra vonatkozóan, valamint a termék/tevékenység kategória nem típusonként szedi szét a járműveket, hanem attól függően, hogy használt Volvo (2VQ) vagy Renault (RVUC) a jármű típusa. Szervezeti egység kategória itt is a 100314 dimenzióval kerül definiálásra. A busz értékesítés már egy kicsit más módon működik,mint a többi kamion értékesítő részleg. Sokkal jobban le vannak választva főkönyvileg, egyedi dimenziókat kaptak így egyszerűen lehet jelentéseket készíteni havi eredményükről. Szervezeti egység dimenzió 3EF, költséghely dimenziójuk típustól függően változik. Közvetlen költségeik alváz szinten kerülnek rögzítésre készlet vagy ELÁBÉ főkönyvre. Példa egy használt, értékesített busz költségének elszámolására: 81481/3VUX/3EF A profit termelő egységek értékesítéshez nem köthető költségeit 5-ös számlaosztályban könyveljük. Minden esetben meg van jelölve a számlán mely részleghez köthető a számla végösszege, melyet a költséghely dimenzióknál figyelembe is veszünk, és osztályokra bontva rögzítünk. Amennyiben valamely dolgozóhoz köthető a költség felmerülése, akkor dolgozói kódot is megadunk, az esetleges bérből levonandó, továbbszámlázandó tételek könnyebb beazonosítása érdekében.
3.3.4 A támogató részlegek költségeinek megjelenése A Volvo Hungária Kft szolgáltató részlegei a vállalat működéséhez szükséges feltételeket biztosítják. Olyan tevékenységeket végeznek, amelyek nem vesznek részt közvetlenül
a
termékek,
szolgáltatások
előállításában,
értékesítésében,
de 35
nélkülözhetetlenek a vállalkozás működésének fenntartásában. Ezek az osztályok a pénzügy, ingatlan kezelés, IT, humán-erőforrás menedzsment. A vállalat számára nehéz megérteni ezen részlegek költségeinek keletkezési okát, melyik terméket, szolgáltatást segítik. Ezért is volt alapkövetelmény az anyavállalat részéről, ezen költségek teljes leválasztása a „Selling unit”-ról. Ezek a részlegek profitot nem termelnek, de költséget igen. A pénzügyi osztály számviteli, kontrolling és pénzügyi folyamatokat lát el. Biztosítják a vállalatnak a magyar számviteli törvény előírásainak, szabályzatainak való megfelelést, elkészítik a kért beszámolókat, adóbevallásokat, kielégítik a vezetői információs igényeket, adatokat szolgáltatva a költségszámítási rendszernek. A kontrollt elsősorban a régiós menedzsment gyakorolja felettük, költségeiket egyedi költségnemekkel, költséghelyekkel definiáljuk.
36
3.3.5. Költségallokáció a gyakorlatban A költségallokáció nem más, mint a költségek, ráfordítások felosztása költségviselőkre, költséghelyekre, előre meghatározott vetítési alap segítségével. A költségek felosztása a vállalat eredményében nem eredményez végső soron változást, a felosztás nem változtatja meg a költségek összegét. Jellemzően a közvetett költségek kerülnek allokálásra, mivel nem rendelhetőek hozzá ok-okozati alapon költségviselőkhöz. Ilyen felosztandó költségek lehetnek, rezsiköltség, központi szolgáltatások, takarítás, adminisztratív költségek. Az allokáció nem csak a terheket osztja meg, de egyfajta felelősségérzetet generál a vezetőkben a költségek iránt. A Volvo Hungária Kft allokációs folyamata 5 fajta vetítési alap segítségével működik. Nem számlánként kerül sor a költségek felosztására, hanem hónap végén főkönyvenként egy tranzakció segítségével. Mivel a számviteli rendszer csak egyszer képes az allokációra, így hónap utolsó napjáig rögzíteni kell az adott időszakra vonatkozó számlákat. A könyvelés során a költséghely, költségviselői dimenziókhoz allokációs kódokat kell megadni, a számla jellegétől, tartalmától függően. Minden kódhoz hozzá vannak rendelve az allokációs kulcsok, százalékos arányban, valamint a költségviselők. Az érintett főkönyvi számokat tól-ig tartománnyal lehet megadni, így a számviteli információs rendszer egy vegyes tranzakció létrehozásával allokálja a főkönyv összes megadott allokációs kóddal paraméterezett tételét. A költségfelosztási arányok felülvizsgálatára jelenleg nagyon kevés időt fordít a vállalat, az árbevétel alapú allokációt
negyedévente
újrakalkulálják,
azonban
a
négyzetméter
valamint
létszámarányos megoszlásokat már 2 éve nem vizsgálták felül, ez torzító hatással van az egy szervezeti egységek havi eredményére. A következő allokációs dimenzió kódokat használjuk: ADM(Administration): Speciális dimenziókód. Az ügyvezetés, a titkárság, és a humán erőforrás részleg költségei kerülnek rögzítésre ezzel a kóddal. Nem hagyományos allokációs kulcs, a hó végi allokálás folyamán egy összegben vezeti át a költségeket a 2VX/100314 dimenziópárosításra. Ez a Volvo-új autó értékestő részleg költséghelye, így végső soron Selling Unit-ként kerülnek kimutatásra. Azért volt szükség egy külön dimenzió kódra, hogy a hazai válalatban követni tudjuk az ügyvezetés és az emberi erőforrás menedzsment költségeit havi szinten. Az anyavállalat jelentéseiben már nem látják külön ezen kiadásokat, beépülnek az új autó értékesítés költségeibe. A havi 37
Selling and Administrative Expenses Report-ban a vállalat költségeit Before ADM és After ADM, azaz ADM allokáció előtt, és a felosztást követő állapotban is be kell mutatni. AM2(Allocation m2): Négyzetméter arányos vetítési alap, melyet olyan jellegű számlák könyvelése kapcsán használunk, mint a gázszámla, energiaszámla, vízszámla, vagyonbiztosítási díj, takarítás, tűzvédelem, szemétszállítás valamint biztonsági őr szolgálat. Ez az allokációs kulcs a vidéki műhelyek kivételével, a vállalat minden részlegére oszt le költséget. A vidéki műhelyekbe külön számlák érkeznek például a rezsiköltségekre, így ezeket nem kell leosztani, helyes költséghelyre kerülnek azonnal rögzítésre. (5. ábra)
Allokáció AM2 Pénzügy
10%
VRE-Ingatlan fenntartás
3% 1%
2% 6%
7%
Aftermarket
13%
2% 7%
2%
6%
USED-Használt sales Volvo sales Driver Tréning Műhely Marketing
41%
Busz ADM IT Renault sales
5.ábra: AM2 paraméterezésű költségek allokációs aránya hónap végén Forrás: Saját szerkesztés
38
AM2 Allokáció m2- alapon felosztandó közvetett költségek vetítési alap kalkulációja Szervezeti egységek (cinkotai út)
Cinkota épület felosztása ( m2)
Számítás
Kalkulált allokációs arányok
Pénzügy VRE-Ingatlan fenntartás Aftermarket Ügyvezetés, HR (ADM) IT Volvo Sales Marketing Műhely Driver tréning Busz Használt Sales Renault Sales Épület teljes nagysága
262 104 1024 847 115 607 163 3369 517 600 131 459 8196
=262/8196*100 =104/8196*100 =1024/8196*100 =847/8196*100 =115/8196*100 =607/8196*100 =163/8196*100 =3396/8196*100 =517/8196*100 =600/8196*100 =131/8196*100 =459/8196*100 -
3,20 % 1,30 % 12,50 % 10,30 % 1,40 % 7,40 % 2,00 % 41,10 % 6,30 % 7,30 % 1,60 % 5,60 % 100,00 %
6. ábra: Négyzetméter alapú allokáció, megoszlási arányainak számításának menete Forrás: Saját szerkesztés, a vállalat főkönyvi adatai alapján
7.ábra: AM2 allokáció főkönyvi elszámolása Forrás: Saját szerkesztés
A 6. ábrán bemutatott főkönyvi elszámolást a rendszer automatikus hajtja végre. Igaz, hogy az ADM költséghelyek is kapnak a felosztásból költséget, de utána rögtön továbbterhelődnek az új autó értékesítés költséghelyre. 39
AHC(All Head Count): Létszám arányos vetítési alap, a bérszámfejtés, posta valamint egyéb a vállalat teljes munkaerejéhez köthető anyagköltség vagy igénybe vett szolgáltatás került allokálásra a segítségével. A 7. ábrán látható, hogy a felosztásból kimaradtak az újonnan nyitott műhelyek, Pécs valamint Biatorbágy. A vezetőség döntése alapján, az első 1-2 évben, amíg beindulnak, megerősödnek ezek a műhelyek, addig nem allokálnak rájuk a fent említett költségekből, hanem közös megegyezés alapján, a többi részleg megosztva vállalja helyettük. A következő félévben tervbe van véve az allokációs kulcsok újra kalkulálása, a pécsi és biatorbágyi műhely bevonása is az arányosításba.
Allokáció AHC Aftermarket USED-Használt sales
2%
2%
5% 1%
Volvo sales
2% 5%
Driver
7%
Cinkota Műhely
14%
7%
2%
7%
Lébény Műhely Szeged Műhely Polgár Műhely
8% 38%
Nagykanizsa Műhely Busz ADM IT Renault sales
8. ábra: AHC paraméterezésű költségek allokációs aránya hónap végén Forrás: Saját szerkesztés (a vállalkozás főkönyvi adatai alapján)
ACI(Allokáció Cinkota Irodaház): A cinkotai központ két részre osztható, egyrészt a műhely, másrészt pedig a főépület, melyben a Volvo Hungária Kft értékesítő, beszerző valamint támogató szervezeti találhatóak. Számos olyan jellegű költség merül fel havi szinten, melyek a cinkotai műhely kivételével, a központ összes többi részlegét érintik.Az ACI, mint vetítési alap, lehetővé teszi csak ezen osztályok között létszámarányosan felosztani az ide sorolt költségeket. Ezt az allokációs kulcsot csak 2016. január 1. óta használja a Vállalat, előtte AHC-val kerültek rögzítésre ezek a 40
számlák, de mivel az AHC használatával a műhelyek is kapnak költséget, igyekeztek új allokációs kulcsot kialakítani. Jelenleg a posta-futár, valamint víztisztító berendezések bérleti díja kerül rögzítésre ACI dimenzió kóddal. (8. ábra) AREV: Árbevétel alapú allokációs kulcs.
Havonta a részlegek árbevétele alapján
kalkulálják a költségfelosztási arányokat százalékos formában, és az árbevétel /nyereség központokra kerül továbbterhelésre. A bankköltségek, késedelmi kamatok, kerekítési különbözetek valamint realizált és nem realizált árfolyamkülönbözetek kerülnek elszámolásra ezen vetítési alap segítségéve. (9. ábra)
Allokáció ACI Aftermarket
2% 2% 5%
11%
Used sales
20%
Volvo sales 7%
11%
Driver tréning Marketing Busz
5% 9%
25%
Ügyvezetés IT Pénzügy
3%
VRE Renault sales
9. ábra: ACI paraméterezésű költségek allokációs aránya hónap végén Forrás: Saját szerkesztés (a vállalkozás főkönyvi adatai alapján)
41
Allokáció AREV
Volvo Sales
15%
22%
USED sales
10%
Aftermarket
1%
Műhely-Cinkota
1%
20% 2%
15%
Műhely-Lébény Műhely-Szeged
14%
Műhely-Polgár Busz Renault Sales
10. ábra: Árbevétel arányos allokációs kulcs költségfelosztása Forrás: Saját szerkesztés (a vállalkozás főkönyvi adatai alapján)
42
4. Az utalványozás céljai Az utalványozás jogosultságot jelent, vagyis azt, hogy a vezető engedélyezi az erőforrás felhasználását, a tevékenység végrehajtását, a vállalati működés elősegítését szolgálja. Időben
kivitelezhető
előzetesen,
folyamatosan
vagy
utólagosan
is.
A
költséggazdálkodás ellenőrző eszköze, a vállalkozásnál biztosítani kell az utalványozási és bizonylati rendet és fegyelmet, meg kell határozni az utalványozási jogköröket, hatásköröket is. A nagyobb kis-és középvállalkozásoknál, a multinacionális vállalatoknál- méretükből és összetettségükből fakadóan-szükségessé vált egy olyan rendszer bevezetése, mely az egyes részlegek, szervezetek vezetőinek kezébe jogosultságot ad erőforrás beszerzésre, felhasználásra, pénzügyi teljesítésre. Amíg egy cég csak 10-15 főből áll megoldható, hogy a cégvezető személyesen intézze az eszközök beszerzését, utasítást adjon azok felhasználására, pénzügyileg rendezze a számlákat. Azonban már egy 50 fős vállalatnál már gondot okoz, ha a vezető saját maga koordinál minden területet, ez később a tevékenység, színvonal csökkenését eredményezné. Célszerű tehát területenként vezetőket kinevezni és hatáskörrel felruházni őket, persze csak adott keretek között. Ez rendkívül fontos, hiszen a számla utalványozójának tisztában kell lennie azzal, hogy a számla költsége milyen okból merült fel, valós-e a tartalma, ismerni kell részlege erőforrás szükségletét. Például egy humán erőforrás osztály menedzsere nem hagyhatja jóvá a vállalat gázrendszerének felújítását, ehhez a létesítmény fenntartásért felelős vezető jóváhagyása szükséges legalább, mivel ő az aki naprakész ismeretek birtokában van az épület állapotával, felépítésével kapcsolatban. Tehát elmondhatjuk, hogy a felelősségi központok vezetőihez köthető az utalványozás folyamata. Mely az ellenőrzési funkció mellett, költséggazdálkodási tevékenységet is ellát. A pénzügyi nehézségekkel küzdő vállalkozások törekszenek a költségtakarékos megoldásokra. Szigorúbb utalványozási rendszerrel és a beszállítók körültekintő kiválasztásával jelentős összegeket takaríthat meg a vállalkozás. Egy fűtés számla, vagy energia számla tételes ellenőrzése, ráébresztheti a vezetőt arra, hogy esetlegesen a szolgáltató váltással, vagy energiatakarékosabb égőkkel csökkentheti havi számláinak összegét.
43
Az utalványozás csak az ellenjegyzésre jogosult személy aláírásával együtt érvényes. Az utalványozó az érvényesített okmány alapján aláírásával és az utalványozás dátumával látja el a számlát, díjbekérőt engedményezési nyilatkozatot stb.
4.1 Utalványozás a Volvo Hungária Kft-nél
A vállalat utalványozási rendszerét felelősségi központonként alakította ki. Az egyes szervezeti egységek menedzsereit hatáskörrel ruházták fel, melynek alapján jóváhagyhatják részlegük költségszámláit, meghatározott összeghatárig nem szükséges felsővezető általi ellenjegyzésük. A felelősségi központok a következők lettek:
Ügyvezetés
Műhelyek
New Sales-Volvo
New Sales- Renault
Used Sales
Rental
Afterv Sales
Busz értékesítés
Regionális Tréning Center
Marketing
IT részleg
Ingatlan kezelés
Pénzügy
Humán erőforrás osztály
Az egyes felelősségi központokhoz tevékenységüktől függően rendelték hozzá a jogosultsági összeghatárokat. A vállalat könyvelőinek figyelemmel kell követni, hogy a hozzájuk érkezett számlák keresztül mentek-e az utalványozási szabályzatban meghatározott folyamatokon. A szabályzat előírja, hogy az illetékes menedzsernek ellenőriznie kell a számla tartalmát, a teljesítési igazolást valamint jóvá kell hagynia pénzügyi teljesítést. Ezt követően kerülhet csak sor a főkönyvi rögzítésre és az utalás indítására. Utalásaink heti rendszerességgel a fizetési határidők figyelembe vételével 44
történnek. Csak olyan számlát utalunk el, mely már rögzítésre került a számviteli rendszerben, kivéve a díjbekérőket, engedményező nyilatkozatokat, melyeknek a kifizetése csak az utalványozó által írt kérelemmel valósítható meg. A vállalatirányítási rendszerben, a Scalaban létrehoztak egy standard program funkciót, mely csak a lejárt esedékességű számlák kiválasztására és kigyűjtésérére. nyújt lehetőséget, ez a banki interface modul. Az utalásra kijelölt szállítói számlákból előállítja az adott bank által fogadni képes formátumú file-t, és beolvasásra kerül a bank online felületen. Egy-egy utalás alkalmával több 10 millió forint rögzítődik a bank rendszerében, azonban csak akkor indítja el a bank a fizetési megbízást, ha a vállalat 3 jogosult vezetője is jóváhagyja a kifizetést, amit az online felületre belépve tehetik meg. Készpénzes tranzakció esetén, a pénzügyi teljesítést az eszköz beszerzését elrendelő utalványozónak kell jóváhagynia a számla kifizetésével egyidejűleg. Minden műhely éves beruházási kerettel rendelkezik, melyeket saját döntése alapján használhat fel szerszám, berendezés vásárlására. Azt, hogy mekkora összeget használtak fel a keretükből az év folyamán, saját maguknak kell nyilvántartani és a szerint gazdálkodni. A dolgozói előlegek és költségelszámolások jóváhagyása, mindig az adott dolgozó közvetlen felettesének a feladata. Utalványozás nélkül nem adható ki előleg és a költségelszámolás sem fizethető ki a részére. Az elszámolás csak abban az esetben fogadható el, ha minden számla a Volvo Hungária Kft nevére van kiállítva. A vállalat utalványozási szabályzata egy átfogó jóváhagyási hierarchiát tartalmaz, melyben kategorizálja a tevékenységeket és hozzájuk rendeli a megfelelő utalványozók körét. Célja, hogy fenntartsa és szabályozza az üzleti döntési folyamatokat a Volvo Csoporton belül. Az utalványozási szintek alakulása:
A vállalat ügyvezetői jóváhagyása szükséges
Az ügyvezető és az értékesítési vezető jóváhagyása kötelező
Az ügyvezető jóváhagyása kötelező és még az értékesítési vezető vagy a humán erőforrási osztály vezetőjének jóváhagyása szükséges
45
Az ügyvezető, az értékesítési vezető, a műhelyvezető, a humán erőforrás menedzser közül legalább egy személy jóváhagyása szükséges
Az ügyvezető, az értékesítési vezető, a műhelyvezető, a humán erőforrás menedzser közül legalább két személy jóváhagyása szükséges
A Volvo Hungária Kft utalványozási jogrendszerének kialakítása kapcsán szükséges a vállalat
jóváhagyási
szintjeinek
meghatározása,
általános
meghatalmazások
megfogalmazása. Hogy a vállalat tevékenysége gördülékenyen, fennakadás nélkül működjön, elengedhetetlen rendszeres helyettesek kijelölése, hiszen egy-egy üzleti utazás, vagy hosszabb szabadság esetén is szükség van valakire minden részlegen, aki a jóváhagyási jogokat gyakorolhatja. Az utalványozó hatalommal, döntési lehetőséggel van felruházva, elkötelezettséget kell táplálnia a vállalat iránt, mert tevékenysége befolyásolja a Volvo Hungaria Kft jövedelmét, a Cash Flow alakulását. A menedzserek jóváhagyási szintje függ: 1. A vállalati hierarchiában betöltött pozíciója 2. Felettesének szerepe 3. Funkcionális menedzser szerepe Az
anyavállalat
jóváhagyási
irányelvei meghatározzák, hogy a
tevékenység
függvényében milyen szintű jogosultsággal kell rendelkeznie az utalványozónak. Jóváhagyási hierarchia a Volvo Hungária Kft-re vonatkozóan az anyavállalat jóváhagyási szabályzata alapján:
46
B0 B1 B2 B3
• Vezérigazgató, a Volvo Group elnöke • Ügyvezető alelnökök • Sales regiononális vezető • Market regionális vezető
B4
• Ebbe a kategóriába sorolják az országok ügyvezető igazgatóit, jelen esetben a Volvo Hungária Kft ügyvezetője.
B5
• A magyar vállalat gazdasági igazgatója, kereskedelmi igazgatója, marketing-részleg, használt értékesítés vezetője, HR és az aftermarket menedzser.
B6
• Workshop menedzserek-a műhelyek vezetői
11. ábra: Volvo Hungária Kft utalványozási szintjei, az anyavállalat által kiadott Authorization Policy alapján Forrás: Saját szerkesztés
Régió feletti jóváhagyó(B0 szint) tájékoztatása és aláírása minden esetben szükséges az alábbi tevékenységekhez:
A vállalat felszámolásával, átalakulásával kapcsolatos döntések
Osztalékok
Kampányok (250 millió SEK felett)
Könyvelőrendszer
Banki szerződések
B1 szintű jóváhagyóval kapcsolatos munkaügyi, bérkérdésekben való döntés
Régió szintű (B1 szint) utalványozást igénylő tevékenységek:
Tagsági szerződések (200 ezer SEK felett)
Szponzoráció
Kampányok (25 millió SEK felett)
Garancia (250 millió SEK felett)
Kamion értékesítéssel kapcsolatos jóváírások ( 30 millió Ft felett)
Eszköz beszerzés és számla jóváhagyása (855 millió Ft felett)
Marketinggel kapcsolatos beszerzés és számla jóváhagyása (855 millió Ft felett)
Beosztottak részére utazás előzetes jóváhagyása és utólagos ellenjegyzése (1 715 000 Ft felett 47
Titoktartási szerződések
Selejtezések jóváhagyása 2 millió SEK felett
Műhelyek strukturális beruházása
Információs rendszer, IT karbantartás (30 millió Ft felett)
B1 szintű jóváhagyó munkaügyi, bér kérdésekben való döntés
B2 szintű jóváhagyó ellenjegyzése szükséges következő tevékenységekhez:
Műhelyek munka/alkatrész kedvezmény rendszerének jóváhagyása
Új kamion árainak meghatározása, flotta értékesítés
Munkadíjak jóváhagyása
Volvo Hungária költségére elvégzett javítás (Rectification job), garanciális költségek
Kampányok
Demo kamionok számának meghatározása
Kamionok, felépítmények beszerzése
Szervezeti kérdések jóváhagyása
A Volvo Hungária Kft ügyvezetőjének (B4 szint) jóváhagyása kötelező az alábbi költségekhez:
Jóváhagyási jogokkal kapcsolatos ügyek
Strukturális beruházások műhelyekre vonatkozóan 15 millió Ft-ig
Beszerzések jóváhagyása 30 millió Ft-ig
Eszközök eladása, selejtezése
Új könyvelő rendszer bevezetése (de a B0 és B1-es szintű jóváhagyó is szükséges hozzá)
Engedélyezett banknál bankszámla nyitása
Banki utalások
Lejárt követelések leírása
Jármű karbantartási szerződések 48
Új kamion árak
Flotta eladások 50 db-ig
Új felépítmény építő cég jóváhagyása
Munkadíjak ellenjegyzése
Garanciális javítás 17 millió Ft-ig
Ügynökök részére bónusz fizetések
Jutalék megállapodások
Általános költségek jóváhagyása 50 millió Ft-ig
Ajándékok munkavállalók részére
Hosszú távú tréningek
Bónuszlevelek, fizetési lista jóváhagyása
Elbocsátás
Alkalmazottak vendéglátása 17 ezer Ft/fő –ig
Ingatlanok üzemeltetési költségei
A hazai vállalat B5 szintű menedzsereinek utalványozási joga függ a jóváhagyandó tevékenység jellegétől. Az új és használt autó részlegek vezetői, a marketing a HR valamint Aftermarket menedzser, az értékesítéshez közvetlenül kapcsolódó költségeket, kiadásokat (pl.: felépítmény vásárlása, hatósági díjak) nettó 8 575 000 Ft összegig engedélyezhetik.
A
szervezetek
egyéb
általános
költségeiről
(irodaszerek,
berendezések) nettó 1 500 000 Ft összeghatárig rendelkezhetnek. Elsődlegesen a helyi ügyvezető igazgató felé tartoznak beszámolási kötelezettséggel, az utalványozási keretösszeg felett neki kell továbbítaniuk a jóváhagyandó számlákat. A workshop menedzserek, vagyis a műhelyek vezetői tartoznak a B6-os szintű kategóriába, akik egységesen nettó 300 ezer Ft összegig hagynak jóvá számlákat a saját részlegükre vonatkozóan. Ezen összeghatár felett további jóváhagyás szükséges a az Aftermarket vezetőjétől. Nem kerültek besorolásra a pénzügyi osztály, IT, létesítmény fenntartó, busz értékesítő részlegek menedzserei. Számukra elsősorban B1-B2 szintű, régiós valamint régió feletti jelentési kötelezettség van előírva. Természetesen meg van határozva részükre is egy utalványozási összeghatár, de túllépése esetén legalább régió szintű jóváhagyást szükséges kérniük,. A pénzügyi és IT menedzserek nettó 300 ezer Ft összegig, a busz
49
értékesítés nettó 30 millió Ft-ig, a létesítmény fenntartás pedig nettó 1 500 000 Ft-ig saját felelősségére hagyhatja jóvá a költségeket. 4.2. Az utalványozási rendszerből eredő problémák, fennakadások Jelenleg az utalványozási szabályzat alapján mozgatjuk a vállalatban a számlákat a jóváhagyási szintek között.
Egy számla útja a Volvo Hungária Kft-ben a
megrendeléstől a fizetésig a következőképpen kellene, hogy alakuljon optimális esetben: 1. Termék, szolgáltatás megrendelése az utalványozó jóváhagyásával 2. A szállító kiszállítja az árut, teljesíti a szolgáltatást 3. Megérkezik a számla a titkárságra, ahol iktatják a Scala rendszerében 4. A számlát a megadott információk alapján, továbbítják az illetékes osztály felé 5. A megrendelő osztály vezetője jóváhagyja, aláírásával igazolja a számla valódiságát, fizethetőségét, ráírja az elszámoláshoz szükséges információkat. Például alváz, rendszám, dolgozó neve szállás, étkezés esetén stb. 6. Még fizetési határidő előtt megkapja könyvelésre a pénzügyi osztály a számlát, melyet rögzít a számviteli információs rendszerben 7. Fizetési határidőnek megfelelően utalási listába kerül a számla 8. Utalás indítását jóváhagyják a vállalat utalványozói (legalább 2 fő) Sajnos ez a folyamat legtöbb esetben nem így zajlik . Számos alkalommal a pénzügy kapja meg a számlát közvetlenül a szállítótól. Ilyenkor meg kell állapítanunk mely osztályhoz kapcsolódhat a számla, ki kell küldenünk e-mailben, esetleg személyesen eljuttatni jóváhagyásra.
Az utalványozási folyamat olykor akár heteket is igénybe
vehet, az utalványozó elfelejti a számlát, üzleti utazás miatt nem lehet elérni illetve egyéb hátráltató tényezők jelentkezhetnek. A költségek főkönyvi elszámolását és a kifizetést addig nem hajthatjuk végre, amíg visszajelzést nem kapunk az utalványozó menedzsertől.
A fizetési határidőket így nem tudjuk tartani, a költséget sok esetben
nem lehet a teljesítés időszakára elszámolni, mert a havi zárás után érkezik vissza a számla. A vidéki szervizekből a műhely asszisztensek első körben, e-mailben küldik el a scannelt, workshop menedzserek által jóváhagyott számlákat, melyek alapján a könyvelők rögzíthetik a költségeket a főkönyvben és így az utalási listába kerülhetnek a 50
számlák. 1-2 héten belül papír alapon is megérkeznek a postázott eredeti példányok is. Ha a számla nettó összege meghaladja a 300 ezer forintos workshop menedzserekhez rendelt utalványozási határt, akkor a könyvelőnek kell az aftermarket menedzser felé továbbítani jóváhagyásra a költséget. A leggyakrabban előforduló problémák:
Lassú engedélyeztetés miatti határidőkből való kicsúszások
Vezetői távollét miatti „elakadás”, és így a munka hatékonyságának csökkenése. Mivel a számlát akár több személynek is engedélyeznie kellhet, ezért a számlajóváhagyás folyamata időben is elhúzódhat.
A jóváhagyási folyamat nyomon követésének hiányában nem lehet tudni, hol akadt el egy folyamat.
Sok esetben hibás költséghelyet, költségviselőt ad meg a jóváhagyó menedzser
A fizikai mozgatás során eltűnik a dokumentum. Papír alapú nyilvántartás esetén a számla könnyen elkeveredhet vagy megrongálódhat. Ez egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során is gondot okoz, hiszen ilyenkor szükség van a számla eredeti példányára vagy egy hiteles elektronikus másolatra.
A könyvelőkre hárulnak a számlák engedélyeztetési procedúrái, a számlák köröztetése vállalati szinten.
Nehézkes a számlák visszakeresése.
A hosszú reakcióidő csökkenti a vállalat versenyképességét.
A határidők csúszása (pl. egy későn jóváhagyott számla) miatt komoly anyagi és imázsveszteség érheti vállalatunkat.
Hibás iktatás miatti hibás könyvelés
A nagyobb pénzkiadással járó projektekhez első sorban az anyavállalat jóváhagyása szükséges, még a projekt megkezdése előtt. Be kell kérni több szállítótól az árajánlatokat, a menedzsmentnek egy prezentáció keretében ismertetni kell a tervet. Amennyiben nem értékesítéshez közvetlenül kapcsolódó költségről van szó, akkor sajnos hónapokba, sok esetben egy évbe is telhet mire elkezdenek foglalkozni az üggyel. Mire döntés születne a projektről, a szállító által adott árajánlat lejár, egyéb hátráltató tényezők jelentkeznek, végül pedig, feledésbe merül a projekt, vagy az illetékes osztály megpróbál inkább más, kevésbé költséges megoldást találni.
51
Sok esetben egy vevő számláz be a cégnek egy olyan költséget, melyet ő már kifizetett, de garanciális vagy egyéb szerződésből eredően nem neki kellene vállalnia a költséget. A számla utalványozása sokshzor akár hónapokat is igénybe vesz, megvizsgálja a menedzsment, hogy jogos-e az ügyfél igénye. Mire jóváhagyják a számlát, a fizetési határidő már rég lejárt, az ügyfél pedig jogi útra terelte az ügyet. Havi szinten legalább 2000 számlát kell jóváhagyatni ebben a többlépcsős utalványozási rendszerben. Jelenleg teljesen manuálisan működik minden részfolyamat. A dokumentumokat az éves zárás illetve az auditálás befejezéséig a pénzügyi osztályon kell tárolni, azt követően pedig irattárazni kell őket a Számviteli törvény 169. § (2) bekezdése alapján. Az előírt megőrzési idő alatt biztosítani kell az adatok olvashatóságát, védeni kell a sérüéstől őket, továbbá a jogtalan hozzáféréstől. Mindez plusz terheket ró a vállalkozásra, mind anyagilag, mind felelősségileg is. A papír alapú visszakeresés pedig rengeteg időt vesz el a pénzügyes munkatársak idejéből. 4.3. Megoldási lehetőségek a felmerült problémákra20 Egy nagyvállalat életében, mint a Volvo Hungária Kft, véleményem szerint nem sokáig tartható fent hatékonyan a papír alapú dokumentummozgatás az utalványozás rendszerében. Be kell látni, hogy havi több mint 2000 számla utalványozásához segítségre van szüksége a pénzügyi osztálynak. A megfelelő dokumentum kezelés fontos a vállalat versenyelőnyének megőrzése, illetve növelése érdekében, de ugyanígy a különböző jogszabályoknak való megfelelés miatt is. Az információáramlást a legkönnyebben egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésével tehetnénk hatékonyabbá. Ahhoz, hogy a cég szervezeti egységei gördülékenyen működjenek együtt, pontosan tudjuk kezelni a számlák fizetési határidő szerinti kiegyenlítését, betartsuk a határidőket, fontos, hogy mindig rendelkezésre álljanak a szükséges dokumentumok a megfelelő jogosultságok alapján és gyorsan hozzájussunk a munkához szükséges riportokhoz, kimutatásokhoz. Kifejezetten fontos ez támogatások, pályázatok beadásakor, hisz manapság a vállalat pályázatok, tenderek beadásával tud fejlesztéseket végrehajtani. Így szükségszerű, hogy a pályázat beadásakor minden szerződés, számla a cég rendelkezésére álljon. Lényeges a 20
http://www.dmsone.hu/Nagyvallalati_dokumentumkezeles/Nagyvallalati_dokumentumkezelo_megoldaso k/Workflow_rendszer.html
52
dokumentumok átláthatósága is, az utalványozási bizonylatok és jóváhagyói ellenjegyzések visszakereshetősége, hiszen az éves auditnál be kell mutatni őket. Digitalizált világban élünk, e-számlák, elektronikus aláírások, elektronikus ügyintézés, ügyfélkapu rendszerek állnak rendelkezésünkre. A vállalatnak lépést kell tartania a technikával, ugyanis egyre több időt vesz igénybe a számlák manuális mozgatása. Véleményem szerint egy workflow rendszer tenné lehetővé, hogy a leggyorsabban, leghatékonyabban jutassuk el a megfelelő információt a megfelelő emberhez, és ezzel javítanánk az időigényes adminisztrációs folyamatok arányán. A dokumentumkezelő rendszerek egy része már magas fokon integrálható, kétirányú adatkapcsolat révén illeszkedik egy már meglévő ERP rendszerhez. A program használatával minden dolgozó a személyes vagy szervezetben elfoglalt szerepe szerinti tevékenységeket végezheti, s az összes ehhez szükséges adatot, iratot automatikusan megkapja, illetve továbbítja a megfelelő utalványozó felé. A jóváhagyókhoz be lehetne paraméterezni az utalványozási összegeket, melynek túllépése esetén a rendszer automatikus továbbítaná felsőbb utalványozási szintek felé a számlákat, dokumentumokat. Az utalványozási szabályzat alapján meg lenne határozva a jóváhagyási hierarchia is. Ehhez szükséges a vállalatcsoport összes vállalatában, minden országban kiépíteni a rendszert. A workflow program
minden
résztvevője
jogosultságának
megfelelően
képet
kaphat
a
munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről. Jelenleg a fizetési határidők betartása sajnos nagy gondot okoz, ami a jóváhagyási rendszer lassúságához köthető. Sajnos a menedzserek nagyon nehezen érhetőek el, 3-4 hét telik el gyakran, mire jóváhagyják a költséget, a számla kifizetését. A program lehetővé teszi a Scalaban használt dimenziók beparaméterezését a workflow-ba is, az iktatás során megadott dimenziók alapján már automatikusan, a felelős szervezethez kerül a számla, az illetékes osztály munkatársaihoz juttatja, akik ellenőrizhetik a költség jogosságát, a számla valódiságát. Ezt követően a szervezeti egység menedzseréhez kerül utalványozásra. A fizetési határidő közeledtével a rendszer egyre gyakrabban értesítené emailben a jóváhagyót várakozó jóváhagyandó számláról, aki megtekintheti a számlát, elektronikus aláírásával tudja ellátni, ezzel jóváhagyva a fizetést. Értékesítéshez közvetlenül kapcsolódó költségek esetén, lehetőséget biztosítana alvázak rögzítésére is a számlához, ezzel is növelvén az ellenőrzöttséget, illetve segítve a pénzügyi munkatársak feladatát. A program érzékelve az utalványozást, a pénzügyi munkatárshoz juttatja a leigazolt dokumentumot. Az integrálható, kétirányú kapcsolatra 53
képes workflow program, összekapcsolható a Scala rendszerével, beolvashatóvá teszi a dokumentumkezelőben tárolt adatokat a könyvelő rendszerbe. Így a könyvelő a jóváhagyott, iktatott, fizetésre kész számla költségét könyvelheti és továbbíthatja utalásra. A költségek valós teljesítés szerint kerülnek rögzítésre, a havi jelentések is naprakészebbek, aktuálisabbak lesznek, mint korábban. A vállalat külső megítélése javul, így több kedvezményre válik jogosulttá a partnerektől, szállítóktól. Gyakran hátráltató tényező az utalványozó távolléte miatti elakadás, azonban a technikai fejlődést követve már mobil elérhetőséget is biztosítanak az illetékeseknek a dokumentumkezelő rendszerekhez. Így akár egy üzleti út, vagy konferencia során is megtekinthetőek, jóváhagyhatóak a dokumentumok telefonon vagy hordoztató számítógépen is. A workflow rendszer képes tárolni a dokumentumokat elektronikusan több évi visszamenőleg is, mely az adóhatósági ellenőrzésekhez, auditokhoz nélkülözhetetlen. Környezettudatossági szempontokat sem szabad figyelmen kívül hagyni, hiszen kiválthatjuk ezzel a papíralapú dokumentummozgatást, iktatást, a szerződéseket is digitálisan tarthatjuk nyilván. Hosszú távon csökkenthetőek az adminisztrációs, irattárolási költségek. A belső ellenőrzés által kiemelten ellenőrzött dolgozói költségelszámolások kapcsán is hasznos segítség lehetne a program. Csak szabályosan kitöltött elszámolásokat engedne továbbítani az utalványozók felé, akik csak tételes ellenőrzést követően hagyhatják jóvá a dolgozók részére az elszámolt számlák kifizetését.
54
Beérkező számlák
Iktatás, szkennelés
Formai ellenőrzés
Pénzügyi kifizetés
Felső vezetői jóváhagyás, ha szükséges
Jóváhagyás felelősök által
Archivum
Számlareklamáció
12. ábra: Folyamatkezelés workflow rendszer segítségével Forrás: Saját szerkesztés
A szakmai gyakorlatom során tapasztaltak alapján, úgy gondolom, hogy hasznos segítségére válna a Volvo Hungária Kft-nek az ötletem alkalmazása. Természetesen nem menne könnyen a bevezetés, hosszú időt venne igénybe a terv keresztülvitele a felsőbb jóváhagyási szinteken. Mindenféleképpen készítenék egy prezentációt a hazai valamint az anyavállalati menedzsment részére. Sajnos azonban mivel pénzügyi, valamint IT fejlesztésről is szó van, a magyarországi vezetés jóváhagyása csak formai előrelépés lenne. A korábban már bemutatott szervezeti hierarchia alapján, első körben a pénzügy régiós menedzsmentje, majd a informatikai fejlesztő szervezet régiós vezetősége általi ellenjegyzés szükséges a projekt véghez viteléhez. Mivel az egész vállalatcsopotra kiterjedő fejlesztést szeretnénk, a szállító cégtől átfogó prezentációt, demo bemutatót, részletes árajánlatot, és ütemezési tervet kérnénk be és a rendszer paraméterezéséről is tanulmányt készítenénk.
55
5. Összefoglalás
Szakmai gyakorlatomat a Volvo Hungária Kft pénzügyi osztályán töltöttem, mint junior könyvelő gyakornok. Munkám során lehetőségem volt megismerni a vállalat költségek elszámolására vonatkozó szabályait, jóváhagyási rendszerét. Számtalan sajátosság jellemzi a vállalatot, mely érdekes kutatási alap volt a dolgozatomhoz. Dolgozatom célja a Volvo Hungária Kft költség elszámolási rendszerének bemutatása, vizsgálata, különös tekintettel a főkönyvi elszámolás lehetőségeire, allokációs módszerekre, valamint az utalványozási politika gyakorlati alkalmazására. Gyakorlatom nagyon jó lehetőséget biztosított arra, hogy egy konszolidált, multinacionális vállalaton keresztül ismerjem meg, hogyan lehet egy ilyen szerteágazó cég pénzügyeit, költségeit átlátható módon kezelni. Munkám első két fejezetében bemutattam a vizsgált vállalat tevékenységét, felépítését valamint számviteli politikájának főbb jellemzőit. Ezt követően ismertettem a dolgozat értelmezéséhez szükséges elméleti hátteréhez a főbb fogalmakat, tudnivalókat. Rávilágítottam a költség, kiadás és ráfordítás közötti különbözőségekre, a költségek csoportosításának lehetőségeire, valamint ismertettem a költséggazdálkodás főbb területeinek jellemzőit. A Volvo Hungária Kft a költségeket kizárólag az 5-ös számlaosztályban rögzíti, a költséghelyek, költségviselők meghatározására speciális kódrendszert, úgynevezett dimenziókat használ. Ezáltal pontosan meghatározhatóvá válik a költségek felmerülési helye, valamint, hogy mely terméket, szolgáltatást milyen mértékben terhelnek. Ezen dimenziók vannak segítségünkre az anyavállalat felé készítendő havi jelentések megvalósításában is. Véleményem szerint nagyon jól kiépített a rendszer, alvázak használatával pontosan nyomon követhetőek az értékesítéssel kapcsolatosan közvetlenül felmerülő költségek, de javasolnám a szervezeti egység dimenziók részletesebb bontását. Jelenleg az összes értékesítést szolgáló helyi szervezettel kapcsolatos költség 100314-es dimenziókóddal kerül rögzítésre a Scalaban. Ez még nem jelent problémát a helyi menedzsment részére készült jelentések megértésében, hasznosításában, de az anyavállalatnak küldött jelentésekben már nem lehet elkülöníteni a nem alvázhoz kapcsolódó költségeket aszerint, hogy Renault vagy Volvo értékesítéssel kapcsolatban 56
merültek fel. Javasolnám a helyi 100314-es költséghely dimenzió szétbontását Volvo és Renault költséghelyekre, ezzel téve még produktívabbá a anyavállalati reportok információtartalmát. Gyakorlati alkalmazásban nézve egy hirdetés megjelentetése Renault vagy Volvo vontató értékesítése céljából felmerült marketing költség, vagy egy rendezvény a Volvo vagy Renault ügyfelek részére került megrendezésre? Tovább javítani a dimenziók hatékony alkalmazását, ha a költségek rögzítése során vétett hibákat lecsökkenthetnénk. Sajnos a havi zárás során sok időt kell szentelni a helytelenül
megadott
dimenziópárosítások
javítására.
Véleményem
szerint
ez
kiküszöbölhető lenne ha a számviteli információs rendszerben beparamétereznénk a lehetséges párosításokat, így a költség könyvelése során nem engedné rögzíteni a hibás tételt, és a könyvelő egyből javíthatná a hibát. gy nem csak időt takaríthatnánk meg, hanem a konszolidált vállalatba való feltöltés során nem kerülnének helytelen adatok a főkönyvbe. A vállalat költségfelosztási folyamata minden hónap utolsó napján zajlik. A Scala a vetítési alapok segítségével létrehozott arányok szerint allokálja a költségeket a megadott szervezeti egységekre. A vállalat által használt allokációs vetítési alapok egy része 2 éve lett utoljára felülvizsgálva. A négyzetméter arányos vetítési alapot(AM2) úgy gondolom nem szükséges gyakran újra kalkulálni, esetleg ha az épületen belül költözés történt, például a humán erőforrás osztály a 2. emeleti irodájából, egy dupla akkora irodába költözött a 4. emeletre, vagy ha átépítés történik. A létszám alapján meghatározott AHC dimenziókóddal rögzítendő vetítési alapot azonban már sokkal gyakrabban ajánlott felülvizsgálni. A munkaerő fluktuáció és a vállalaton belüli munkaerőmozgás az elmúlt egy évben igen intenzív volt. Mindenképpen javasolnám év közbeni
felülvizsgálatát
a
megadott
felosztási
százalékoknak.
Az
árbevétel
arányos(AREV) allokációt, negyedévente ellenőrzik, jelenleg azonban csak 4 műhely kap az árbevétel arányosan felosztott költségekből, ráfordításokból. Nagykanizsa, Pécs, Biatorbágy, a három legfiatalabb műhelye a vállalatnak. Ezért a Volvo Hungária menedzsmentje jobbnak látta, hogy míg megerősödnek, fellendülnek ezek a műhelyek, addig nem vesznek részt a költségfelosztásban. Már eltelt pár éve az utóbbi döntés óta, stabil lábakon állnak a műhelyek, érdemes felülvizsgálni az allokációs kulcsot és újraosztani az arányokat, immár az összes műhelyet belevéve. A létszámarányos vetítési alap sem allokál jelenleg Pécsre és Biatorbágyra, így ajánlatos újragondolni ennek is a leosztását. 57
Dolgozatom 4. fejezetében az utalványozási rendszer működését, hatékonyságát vizsgáltam. A téma több szempontból is időszerű, a vállalat belső ellenőrzésen esett át, melynek során számtalan javítandó hibára hívták fel a figyelmet, melyekre rövid időn belül megoldást kell találni. Szakmai gyakorlatom során számtalan hátráltató tényezőbe ütköztem, melyek az utalványozási rendszer be nem tartásából, valamint a menedzsment nehézkes reakciójából eredtek. Ebből kifolyólag a szállítói számlákat több, mint 60 %-ban nem tudjuk fizetési határidőre kiegyenlíteni. A pénzügyre beérkező fizetési
felszólításokon
található
számlákról
nekünk
kell
kideríteni,
hogy
számlareklamáció miatt visszatartották vagy egyszerűen csak elfelejtették jóváhagyni. Ha meg is kapjuk időben a számlákat, sokszor a költségre vonatkozó információ hiányában (pl.: alvázszám hiánya) ismételten vissza kell küldenünk a megfelelő szervezethez. Javaslatom szerint egy olyan integrált workflow, dokumentumkezelő rendszert kellene bevezetni a teljes vállalatra vonatkozóan, amely lehetővé teszi, hogy az utalványozási szabályzat alapján beparaméterezzük a jóváhagyási szinteket és felelősöket. A számla iktatása során, a számlaképet tárolja a rendszer, így az archiválási folyamatokat (nyomtatás, lefűzés, tárolás) kiválthatjuk digitalizálással, ezzel jelentős költséget megtakarítva a vállalat számára. Iktatást követően a számlát a rendszer automatikusan elküldi a megfelelő osztálynak, akik ellenőrzést követően a jóváhagyóhoz továbbíthatják. Az utalványozó elektronikus aláírásával látja el a dokumentumot, mely a folyamat lezárásaként a pénzügyi osztályra kerül. A Scala, számviteli rendszerével összekapcsoltan tud dolgozni a dokumentumkezelő, így napi egyszeri beolvasással átemelhetővé válnának a workflowban tárolt, jóváhagyott számlák adatai. A könyvelőknek így a költségek rögzítése előtt már csak a számla tartalmi, formai ellenőrzését kell elvégezni, melyet követően megtörténhet a főkönyvi rögzítés és a pénzügyi teljesítés.
58
Véleményem szerint számos, kedvező lehetőséget biztosítana egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése, segítségével javulna a vállalat külső megítélése, a menedzsment hatékonyabb ellenőrzése által a felesleges költségek kiküszöbölhetővé válnának, és az anyavállalat által előírt belső szabályoknak való megfelelés sem fog gondot okozni.
59
6. Irodalomjegyzék 1. Bartók Nagy A. : Vezetői számvitel (Saldó Kiadó Kft, Budapest, 1997) 2. Dr. Musinszki Zoltán, Dr. Pál Tiborné: Költségrendszerek kialakítása és fejlesztése (2011) 3. Dr. Sisa Krisztina A.: Vezetői számvitel 1. Előadás: A vezetői számvitel fogalma, értelmezése, szerepe, feladata (2015) 4. Dr. Sztanó I., Kardos B., Dr. Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai (Saldó, 2012) 5. Dr. Verő Ivánné: A költségelszámolás lehetőségei (Unió, 2001) 6. Drury, C. (2004): Management and Cost Accounting. 6. kiadás, Thomson Learning, London 7. Illés M. : Vezetői gazdaságtan. Budapest: Kossuth kiadó (1997) 8. Lucey T. Management Accounting. London: DP Publications (1996): 9. Laáb Ágnes: Vezetői Számvitel (2009) 10. Szirmai A. : A folyamatkalkuláció módszertana és alkalmazása a vezetői számvitelben, (Szám- Adó, 2000) 11. Tóth P. (Szerk.) (1999): Számvitel és Pénzgazdálkodás, Budapest: Mezőgazda Kiadó 12. A Volvo Hungária Kft utalványozási szabályzata 13. 2000. évi C törvény a számvitelről 14. http://www.dmsone.hu/Nagyvallalati_dokumentumkezeles/Nagyvallalati_doku mentumkezelo_megoldasok/Workflow_rendszer.html Letöltés időpontja: 2016. április 20. 15. A Volvo Hungária Kft belső használatú menedzsment jelentései
60
16. A Volvo Hungária Kft 2015 évi főkönyvi illetve analitikus adatai, Scala könyvelő program 17. 2014-2015. évi pénzügy és számvitel képzésen készített saját kezű jegyzetek
61
62
