BUDAPEST FŐVÁROS XVI. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERE Készült a 2015. április 22. napján tartandó képviselő-testületi Készítette: Papp Andrea belső ellenőrzési vezető
Tárgy:
ülésre.
Beszámoló a 2014. évi belső ellenőrzési feladatokról
Tisztelt Képviselő- testület!
A Képviselő-testület 309/2013. (XI. 13.) határozatában foglaltaknak megfelelően az alábbi beszámolóban foglaljuk össze a Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzésének 2014. évi tevékenységét, a végrehajtott ellenőrzéseket, az ellenőrzésekhez kapcsolódó fontosabb megállapításokat, javaslatokat, az intézkedési tervek végrehajtása nyomon követésének tapasztalatait, a belső kontrollrendszer elemeinek értékelését. A beszámoló (1. és 2. számú melléklete) a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet előírásai szerint, a Nemzetgazdasági Minisztérium által közzétett útmutató alapján készült. A beszámoló magában foglalja a Polgármesteri Hivatalra, valamint az önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervekre, önkormányzati gazdasági társaságokra vonatkozó éves ellenőrzési jelentést. A Belső Ellenőrzés 2014-es munkatervének összeállítása során két fővel számolt. A humánerőforrás kapacitás a terveknek megfelelően alakult, a belső ellenőrzési tevékenységet akadályozó tényező az év során nem merült fel. Ennek megfelelően az ellenőrzési tervben szereplő feladatok maradéktalanul végrehajtásra kerültek. A terv szerinti vizsgálatokon felül az év során négy soron kívüli vizsgálat elvégzésére is sor került, a tartalék vizsgálati idő keret felhasználásával. A soron kívüli ellenőrzések közül három a választásokhoz kapcsolódó elszámolások ellenőrzésére vonatkozott, ezek időigénye nem volt jelentős, így a tervezett feladatok végrehajtását nem veszélyeztették. A negyedik soron kívüli vizsgálat a Szociális Irodán (részben érintve a Költségvetési és Pénzügyi Iroda tevékenységét is) a rendszeres ellátások elszámolására vonatkozott, a vizsgálat az irodavezető kezdeményezése alapján indult. A Belső Ellenőrzés 2014-ben elvégezte az önkormányzati intézmények és a gazdasági társaságok kockázatelemzését, valamint aktualizálta a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeire vonatkozó kockázatelemzést. 2014-ben az ellenőrzési nyomvonalak átdolgozása és felülvizsgálata folytatódott, várhatóan 2015-ben fejeződik be. 2014-ben elkészült a 20152018. közötti időszakra vonatkozó stratégiai ellenőrzési terv. Mindezek alapján kérem a tisztelt Képviselő-testületet, hogy a Belső Ellenőrzés beszámolóját hagyj a jóvá!
Határozati javaslat:
Budapest Főváros XVI. kerületi Önkormányzat Képviselő testülete az Önkormányzat Intézményeinél és a Budapest XVI. Kerületi Polgármesteri Hivatalnál végzett belső ellenőrzések alapján készített 2014. évi beszámolót és éves ellenőrzési jelentést jóváhagyja. Határidő: 2015. április 22. Felelős: Kovács Péter Polgármester (Elfogadása egyszerű szótöbbséget igényel)
Budapest, 2015. április 2. Kovács Péter Polgármester
Melléklet: l.sz.: Eves ellenőrzési jelentés (2014. évi belső ellenőrzési tevékenység táblázatos bemutatása) 2. sz.: Belső ellenőrzési kapacitás, kapacitás felhasználás, valamint az intézkedések megvalósításának táblázatos bemutatása
2
1. számú melléklet Éves ellenőrzési jelentés i. A b e l s ő e l l e n ő r z é s á l t a l v é g z e t t t e v é k e n y s é g b e m u t a t á s a ö n é r t é k e l é s a l a p j á n ( B k r . 48. § . a ) p o n t )
l/l. A z é v e s e l l e n ő r z é s i t e r v b e n f o g l a l t f e l a d a t o k t e l j e s í t é s é n e k é r t é k e l é s e ( B k r . 48. § a a ) p o n t )
l/l/a) A táravévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések
összesítése Ellenőrzés célja
T e r v szerinti belső ellenőrzések 2 0 1 4ellenőrzés - ben: Ellenőrzött szerv, tárgya
Ellenőrzés módszere
Feladatellátás és gazdálkodási folyamatok
Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú
X V I . Kerületi Kertvárosi Egyesített Bölcsőde Gazdálkodási, könyvelési dokumentumok, nyilvántartások, elszámolások
szabályozottságának, szabályosságának értékelése
Rákosmenti Mezei Őrszolgálat Folyamatok, dokumentumok, elszámolások, nyilvántartások
szabályozottságának, szabályosságának értékelése
Feladatellátás és gazdálkodási folyamatok
Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú
Polgármesteri Hivatal- Adó Ügyosztály Szabályzatok, munkaügyi dokumentumok, beszámolók, könyvelési dokumentumok, nyilvántartások, elszámolások, programok
Feladatellátás, tevékenység, pénzkezelési folyamatok szabályozottságának, szabályosságának értékelése
Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú
Rácz Aladár Zeneiskola Táncművészeti, Képző- és Iparművészeti Alapfokú
Hangszerek felleltározásában, az eszközök
Dokumentum alapú és helyszíni tételes ellenőrzés
Művészetoktatási Intézmény
beazonosításában való közreműködés, a leltáreitérések
Önkormányzati hangszerek és hangtechnikai eszközök, kapcsolódó
feltárása, a leltározási dokumentumok ellenőrzése
nyilvántartások Polgármesteri Hivatal- Vagyonhasznosítási Iroda
Ingatlan kezeléssel, hasznosítással, számlázással,
Szabályzatok, dokumentumok, nyilvántartások, elszámolások, programok
kisajátítási ügyekkel kapcsolatos folyamatok
Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú
szabályozottságának és szabályosságának, vagyongazdálkodás hatékonyságának értékelése, 2013as vizsgálat intézkedési terve végrehajtásának ellenőrzése Feladatellátás és gazdálkodás szabályozottságának, szabályosságának értékelése
Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú
Polgármesteri Hivatal- Költségvetési és Pénzügyi Iroda
Leltározási és selejtezési folyamat szabályozottságának,
Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú
Leltározással, selejtezéssel kapcsolatos szabályzatok, dokumentumok,
szabályosságának értékelése
X V I . Kerület Kertvárosi Egészségügyi Szolgálata Folyamatok, dokumentumok, elszámolások, nyilvántartások
nyilvántartások, számítógépes programok 2 0 1 4 - b e n elmaradt belső ellenőrzés n e m volt. A t e r v e z e t t ellenőrzések maradéktalanul v é g r e h a j t á s r a kerültek.
...
1
..
..-
-
Soron kívüli belső ellenőrzések 2014- ben: Ellenőrzött szerv, ellenőrzés tárgya Polgármesteri Hivatal- Szociális Iroda, Költségvetési és Pénzügyi Iroda Rendszeres ellátások dokumentumai, elszámolásai, nyilvántartásai Polgármesteri Hivatal 2014.04.06- i országgyűlési képviselő választás normatíváinak felhasználásához kapcsolódó dokumentumok, elszámolások, nyilvántartások Polgármesteri Hivatal 2014.05.25- i európai parlamenti választás normatíváinak felhasználásához kapcsolódó dokumentumok, elszámolások, nyilvántartások
Polgármesteri Hivatal 2014.10.12- i önkormányzati választás normatíváinak felhasználásához kapcsolódó dokumentumok, elszámolások, nyilvántartások
Ellenőrzés célja Feladat- és hatáskörök elkülönítésének, a pénzügyi visszaigénylési rendszer szabályozottságának, szabályosságának, hatékonyságának értékelése Választási normatívák felhasználása szabályosságának, felhasználások dokumentálásának, elszámolások megfelelőségének, választás céljára szolgáló pénzeszközök elkülönített számviteli kezelésének értékelése Választási normatívák felhasználása szabályosságának, felhasználások dokumentálásának, elszámolások megfelelőségének, választás céljára szolgáló pénzeszközök elkülönített számviteli kezelésének értékelése Választási normatívák felhasználása szabályosságának, felhasználások dokumentálásának, elszámolások megfelelőségének, választás céljára szolgáló pénzeszközök elkülönített számviteli kezelésének értékelése
Ellenőrzés módszere Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzés, interjú
Dokumentum alapú
Dokumentum alapú
Dokumentum alapú
A jogszabályi előírások alapján a belső ellenőrzés csoportszintű teljesítményét évente legalább egyszer mérni kell a kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM- ek) segítségével. A KTM- ek eredményeit az éves ellenőrzési jelentésben összefoglaló jelleggel kell bemutatni. (A KTM- ek listáját a Belső ellenőrzési kézikönyv 2. számú iratmintája tartalmazza.) Az ellenőrzések időszükségletére, a csoport tevékenységére vonatkozó KTM- ek ebben a részben, az ellenőrzések során tett megállapításokra vonatkozó KTM- ek a l l / l . pontban kerülnek bemutatásra. A Belső Ellenőrzés 2014- ben 7 db terv szerinti és 4 db soron kívüli (terven felüli) ellenőrzést végzett. így a befejezett és a tervezett ellenőrzések aránya 157,14% volt. A soron kívüli ellenőrzésekre tervezett időszükséglet 40 munkanap volt, ténylegesen 30 munkanap időráfordításra volt szükség. A tanácsadó tevékenységre fordított átlagos időszükséglet 22,5 munkanap/fő/év volt, ami megfelelt az éves tervezésnek. Az egyéb, nem közvetlenül az ellenőrzési tevékenységre fordított átlagos időszükséglet 2014- ben 57,5 munkanap/fő volt, amiből átlagosan 41 munkanap/fő az évi rendes és rendkívüli szabadság igénybevétele volt. Tehát összességében a továbbképzésekre, konferenciákra, egyéb adminisztrációs feladatokra fordított idő átlagosan 16,5 munkanap/fő volt (57,5 munkanap/fő - 41 munkanap/fő). Az ellenőrzések átlagos időszükséglete (felkészülés, helyszíni ellenőrzés, jelentésírás, egyeztetés, adminisztráció) 172 munkanap/fő volt 2014- ben. A helyszíni ellenőrzésekre fordított átlagos időszükséglet 27,27 munkanap volt ellenőrzésenként. A helyszíni ellenőrzések határidőre való befejezésének aránya 90,91% volt, ami azt jelenti, hogy egy esetben nem fejeződött be határidőben a helyszíni ellenőrzés, a késedelmet a soron kívüli ellenőrzések miatti megszakítás okozta. A helyszíni munka befejezése és az ellenőrzési jelentés tervezet elkészítése között eltelt napok átlagos száma (a jelentés tervezetek elkészítésének átlagos időszükséglete) 12,18 munkanap volt. A jelentés tervezetek határidőre történő elkészítésének aránya 2014- ben 54,54% volt, a csúszások fő oka, hogy a helyszíni ellenőrzés befejezése után a Belső Ellenőrzés a megállapításait- a jelentés tervezetbe kerülés előtt- egyezteti az ellenőrzöttekkel, az egyeztetések több esetben is elhúzódtak. Az előzetes egyeztetéseknek is köszönhetően az ellenőrzöttek részéről el nem fogadott megállapítások nem jellemzőek. A csúszásokat ezen kívül a felmerült soron kívüli ellenőrzések ütemezése, valamint a rendkívüli szabadságok kivétele okozta. A jelentés tervezetek és az ellenőrzési jelentések lezárása között eltelt napok átlagos száma 6,64 munkanap volt, amelyben benne van az ellenőrzöttek részéről az észrevétel megküldése, illetve az arra való reagálás is.
2
iJlM Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására jelentések száma és rövid összefoglglása
okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett
2014- ben az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr. 48. § ab) pont)
IJIM A belső ellenőrzési egység
humánerőforrás-ellátottságg
•
A 2014- es belső ellenőrzési terv összeállítása során 2 fővel terveztünk egész évre. Ez a kapacitás az év folyamán végig rendelkezésre állt. A belső ellenőrök az előírt végzettséggel, képzettséggel és gyakorlati tapasztalattal rendelkeznek.
•
Betöltetlen belső ellenőri állás az év folyamán nem volt, álláspályázat kiírására nem került sor.
•
A belső ellenőrök a kötelező továbbképzéseken részt vettek: mérlegképes könyvelők kötelező éves továbbképzése, regisztrált belső ellenőrök kétévente kötelező továbbképzése, közszolgálati továbbképzés. Egyéb szakmai képzésekre is volt lehetőség (belső ellenőri konferencia).
•
Mindkét belső ellenőr rendelkezik az Áht. 7Q.§ (4)- (5) bekezdésében előírt engedéllyel.
l/2/b) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének
biztosítása (Bkr. 18-19. §-a alapján)
•
A Belső Ellenőrzés a szervezeten belül a Jegyzői Kabinetben helyezkedik el, munkáját a Jegyzőnek közvetlenül alárendelve végzi.
•
A Bkr. 19.§ (1) és (2) bekezdésében foglaltak 2014- ben megvalósultak, az (1) bekezdésben felsorolt tevékenységek esetében biztosított volt a belső ellenőrök funkcionális függetlensége, a belső ellenőrök nem vettek részt olyan tevékenységek ellátásában, amelyek a szervezet operatív működésével kapcsolatosak.
i/m Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. §- a alapján) 2014- ben összeférhetetlenségi eset nem merült fel. l/2/d) A belső ellenőri jogokkol kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása 2014- ben a Bkr. 25.§ a)-e) pontjaiban megfogalmazott, belső ellenőri jogosultságok korlátozása nem merült fel.
1/2M A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők 2014- ben a Belső Ellenőrzés tevékenységét akadályozó tényezők nem merültek fel.
ijim Az ellenőrzések nyilvántartása A Belső Ellenőrzés 2014- ben az elvégzett belső ellenőrzésekről a Bkr. 22. és 50.§ szerinti nyilvántartást folyamatosan vezette, valamint gondoskodott az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, illetve a dokumentumok és adatok szabályszerű, biztonságos tárolásáról.
IJIM Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vongtkozó javaslatok 2014- ben teljes egészében áttért a Belső Ellenőrzés a Bkr- ben meghatározott- ellenőrzöttek felé való- tájékoztatási kötelezettségeinek elektronikus levelezés keretében történő teljesítésére. A tájékoztatók átvételét elektronikus tértivevényekkel igazoljuk, ezek külön mappában lementésre kerülnek a belső levelező rendszerben.
3
A belső ellenőrzési tevékenység adminisztrációját könnyítő egységes formátumú intézkedési terv és intézkedési terv végrehajtás beszámoló minták ellenőrzöttek részére való elektronikus megküldését 2014- ben bevezettük és alkalmazzuk. További fejlesztési lehetőségként merült fel a kötelezően vezetendő nyilvántartások összekapcsolása, hogy a több nyilvántartásban is szereplő adatokat csak egyszer kelljen felrögzíteni.
1/3. A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. § ac) pont) 2014- ben írásbeli felkérés alapján a Belső Ellenőrzés nem végzett tanácsadói tevékenységet. Szóbeli felkérés alapján a Belső Ellenőrzés folyamatosan segítette tanácsadói tevékenységével a polgármesteri hivatal szervezeti egységeit és az önkormányzati intézményeket.
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. § b) pont) ll/l. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. § ba) pont) A következő táblázat tartalmazza a 2014- ben végrehajtott ellenőrzésekhez kapcsolódó- a Belső ellenőrzési kézikönyv alapján „kiemelt" kategóriába tartozó- megállapításokat, a következtetéseket és a következtetések nyomán megfogalmazott javaslatokat: Ellenőrzött szerv, Vizsgálat címe
Megállapítás
Következtetés
Javaslat
A 2012. évi bölcsődei ellátás normatíva elszámolása során
Nem megfelelő
A bölcsődevezetők nagyobb figyelmet fordítsanak a
figyelembe vett gondozási napok száma eltér az alapnyilvántartás
dokumentálás. Támogatás
TEVADMIN rendszerben történő adatszolgáltatásra is. Az
szerinti gondozási napok számától. A 2013. évi normatíva
elmaradás lehetősége.
alapnyilvántartások és a TEVADMIN összesítő adatai
elszámolása során eltérés mutatkozott a TEVADMIN- ban rögzített és
egyezőségének havi rendszerességgel történő ellenőrzése
az alapnyilvántartás szerinti adatok között.
az intézményvezető által.
A pénzkezelők (például: bölcsődevezetők, gazdasági ügyintéző) nem
Jogviták lehetősége.
A pénzkezelők megbízása a pénz kezelésével. A
X V I . Kerületi Kertvárosi
lettek megbízva a térítési díj, illetve a kölcsönzési díj beszedésével.
pénzkezelők és az élelmezésvezetők felelősségvállalási
Egyesített Bölcsőde
Sem a pénzkezelők, sem az élelmezésvezetők nem tettek
nyilatkozatának pótlása, személyi anyagukban való
Feladatellátás, gazdálkodás
felelősségvállalási nyilatkozatot.
elhelyezése.
átfogó vizsgálata A „Szivárvány" és a „Borostyán" Bölcsőde élelmiszerraktár
Nem szabályos eljárás.
készletének ellenőrzésekor eltérések mutatkoztak a nyilvántartás és
Visszaélés, károkozás
programban. A recepturak felülvizsgálata és módosítása.
a raktárkészlet között. Mindkét bölcsődében a szállítólevél és az
lehetősége.
Az élelmezésvezetők nyilvántartásainak,
A feltárt készleteltérések rendezése a Lakoma
anyagbevételezési bizonylat adattartalma több esetben eltérést
dokumentációinak folyamatos ellenőrzése. A kilépett
mutatott. A felhasználásra kivételezett élelmiszerek lényegesen
élelmezésvezető helyére 2 fő részmunkaidős
meghaladták az étkezési létszám szerint kiadható mennyiséget.
élelmezésvezető alkalmazása. A 495 Ft étkezési díj (norma) felülvizsgálata, és a norma újbóli megállapítása.
4
Ellenőrzött szerv, Vizsgálat címe
Rákosmenti Mezei Őrszolgálat Feladatellátás és gazdálkodás vizsgálata
Következtetés
Megállapítás
Javaslat
A munkaügyi nyilvántartások és a szolgálati naplók adatai esetenként
Nem megfelelő
nem egyeznek meg.
információszolgáltatás.
Jelenléti ívek, szabadság nyilvántartások és szolgálati naplók összhangjának biztosítása. Vezetői ellenőrzés fokozása.
Az intézménynél lévő kisértékű tárgyi eszközök köre és a kapcsolódó
Nem megfelelő
A kisértékű tárgyi eszközök körében tételes felvétel
kartonok adatai nem egyeznek meg a Gamesz nyilvántartásával.
információszolgáltatás.
(leltározás) lefolytatása, tárgyi eszköz kartonok
Vagyonvesztés lehetősége.
pontosítása, javítása. Eltérésekről a Gamesz tájékoztatása, eltérések rendezése.
A végrehajtásra átadott követelésekről nyilvántartást nem vezetnek.
Nem megfelelő
Nyilvántartás vezetése a végrehajtásra átadott
dokumentálás.
követelésekről.
Polgármesteri Hivatal- Adó Ügyosztály Feladatellátás és tevékenység átfogó vizsgálata
Dr. Zoltán Levente önálló bírósági végrehajtónak fizetendő előleggel
Nem teljes körű
Egyeztetés a Költségvetési és Pénzügyi Iroda vezetőjével
(fedezet, bankszámla, utalványozás, nyilvántartás) kapcsolatban
intézkedés. Jogviták
(kötelezettségvállalás, bankszámla kijelölés, utalványozás
intézkedés nem történt.
lehetősége.
rendje). Az előleg nyilvántartása az ügyosztály részéről.
Leitárhiány és leltártöbblet került megállapításra. O k a : a tárgyi
Vagyonvesztés lehetősége.
Leltáreltérések átvezetése a nyilvántartásokon. Megfelelő
eszköz mozgásokat (például lopás, adomány, stb.) nem megfelelően
dokumentálás és jelzés a Gamesz felé.
dokumentálta az intézmény, illetve nem jelezte a Gamesz felé. Rácz Aladár Zeneiskola Táncművészeti, Képző- és Iparművészeti Alapfokú Művészetoktatási Intézmény Hangszerek és hangtechnikai eszközök felleltározása, leltárellenőrzése
Polgármesteri Hivatal-
A 2012- es leltározáskor feltárt leltártöbbleteket nem teljes körűen
Pontatlan nyilvántartás.
vette fel a Gamesz az analitikus nyilvántartásába.
A 2012- es leltározást követően az analitikus nyilvántartásba fel nem vett leltártöbbletek haladéktalan felvétele a Gamesz részéről.
A leltározás során sok használhatatlan, törött, selejtezésre váró
Áttekinthetetlen
hangszert találtunk. A 2012- es leltározást követően nem történt
eszközpark. Tárolási
meg a selejtezés.
nehézségek.
Selejtezés haladéktalan elvégzése.
A számlázással, számlaiktatással, banki bizonylatok kezelésével, a
Nem megfelelő
A lemaradások feldolgozása, hiányosságok pótlása, hibák
kintlévőségek nyilvántartásával és kezelésével kapcsolatos feladatok
feladatellátás. Bevétel
javítása. Szabályos gyakorlatok bevezetése.
területén több hónapos elmaradások, hiányosságok, súlyos hibák
kiesés lehetősége.
keletkeztek. Szabálytalan gyakorlatot alkalmaztak.
Vagyonhasznosítási Iroda Vagyongazdálkodás vizsgálata
A kintlévőségek nagyságrendje alapján a kintlévőségek kezelése nem
Nem megfelelő
Kintlévőségek megfelelő kezelése. A vevőállományok
volt megfelelő. A vevőállományok rendezése szükséges. A DOS- os
feladatellátás. Veszteség
rendezése. A DOS- os programokban csak a „Lekérdezés"
programokban csak a „Lekérdezés" funkció használata szükséges.
lehetősége.
funkció használata.
5
Ellenőrzött szerv, Vizsgálat címe
Megállapítás
Következtetés
Leltározási folyamat több ponton hiányos és szabálytalan.
Nem szabályos eljárás.
Polgármesteri HivatalKöltségvetési és Pénzügyi Iroda Leltározás, selejtezés folyamatának vizsgálata
Javaslat Leltározás szabályos végrehajtása. A kis- és nagyértékű
Vagyonvesztés lehetősége. tárgyi eszközök (külön- külön) felvételezése a leltárfelvételi ívekre. Azonosító adatok rögzítése. A leltári számok pótlása a felleltározott eszközökön.
A XVI. Kerület Kertvárosi Egészségügyi Szolgálata esetében „kiemelt jelentőségű" kategóriába tartozó megállapítás nem volt. A soron kívüli ellenőrzésekhez nem kapcsolódott
intézkedést igénylő megállapítás,
így intézkedési tervet sem kellett készíteni ezekben az esetekben.
A terv szerint végrehajtott ellenőrzéseknél valamennyi ellenőrzött szervezet és szervezeti egység készített intézkedési tervet az ellenőrzési javaslatok alapján. Az intézkedési tervek végrehajtásának határideje a XVI. Kerületi Kertvárosi Egyesített Bölcsőde, az Adó Ügyosztály és a Rácz Aladár Zeneiskola esetében járt le az éves ellenőrzési jelentés elkészítésének időpontjában, az intézkedési tervük megvalósítására vonatkozó beszámoló a I I I . pontban található. A többi szervezet, szervezeti egység intézkedési tervének megvalósításáról a következő évi éves ellenőrzési jelentésben nyújtunk tájékoztatást. 2014. évet megelőzően végrehajtott ellenőrzésekhez kapcsolódóan az előző évekről áthúzódó intézkedések határideje 2014- ben a Költségvetési és Pénzügyi Iroda pénzügyi folyamatokra, a Vagyonhasznosítási Iroda elidegenítési szerződésekre és a Polgármesteri Hivatal közbeszerzéseire vonatkozó ellenőrzések, valamint a Rehab XVI. Kft., a Corvin Művelődési Ház- Erzsébetligeti Színház és a Kerületgazda Szolgáltató Szervezet vizsgálata esetében járt le, az intézkedési tervük megvalósítására vonatkozó beszámoló a I I I . pontban található. A csoportszintű teljesítmény mérésére szolgáló kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM- ek) közül ebben a pontban az ellenőrzések során tett megállapításokra vonatkozóak kerülnek bemutatásra. A belső ellenőrzés által nem, viszont külső ellenőrző szervek által azonosított megállapítás 2014- ben nem volt. A belső ellenőrzés által azonosított megállapítások száma 57 db volt 2014- ben, ebből az ellenőrzött egységek vezetése által elfogadott megállapítás 56 db volt, ami 98,25%- os arányt jelent. Feltárt jogellenes magatartás vagy szabálytalanság gyanúja nem volt. Egyeztető megbeszélést igénylő ellenőrzési jelentés tervezet nem volt.
11/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. § bb) pont)
A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése a belső ellenőrzési tevékenység tapasztalatai alapján. 1 . KONTROLLKÖRNYEZET
1.1. Célok és szervezeti felépítés: A célok kifejtése a belső kontroll kézikönyv keretében valósul meg. A szervezeti felépítés az SzMSz- ben meghatározásra került. 1.2. Belső szabályzatok: Kidolgozottak, folyamatosan frissítve vannak, a működés megfelelő. 1.3. Feladat-, és felelősségi körök: Meghatározásra kerültek, a működés megfelelő. 1.4. A folyamatok meghatározása és dokumentálása: Meghatározásra kerültek, a működés megfelelő. 1.5. Humán-erőforrás: A szervezeti egységekre vonatkozóan elvégzett kockázatelemzések alapján nem megfelelő a kapacitás. 1.6. Etikai értékek és integritás: Kifejtésük a belső kontroll kézikönyv keretében valósul meg.
6
2. KOCKÁZATKEZELÉS
2.1. A kockázatok meghatározása és felmérése: Megtörtént, működése megfelelő. 2.2. A kockázatok elemzése: Folyamatos, szabályozott, működése megfelelő. 2.3. A kockázatok kezelése: Folyamatos, működése megfelelő. 2.4. A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata: Rendszeresen megtörténik, működése megfelelő. 2.5. Csalás, korrupció: Munkatársak képzése folyamatos, működése megfelelő. 3. KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK
3.1. Kontroll stratégiák és módszerek: Kidolgozásra kerültek, működésük megfelelő. 3.2. Feladatkörök szétválasztása: A feladatkörök szétválasztása megtörtént, a folyamat szabályozott, működése megfelelő. 3.3. A feladatvégzés folytonossága: Biztosított, a folyamat működése megfelelő. 4. INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ
4.1. Információ és kommunikáció: A vezetői értekezletek és a belső levelezőrendszer segítségével folyamatos, működése megfelelő. 4.2. Iktatási rendszer: Szabályozott rendszer, iktatóprogram támogatja, működése megfelelő. 4.3. Hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció jelentése: Munkatársak képzése folyamatos, működése megfelelő. 5. N Y O M O N KÖVETÉSI RENDSZER ( M O N I T O R I N G )
5.1. A szervezeti célok megvalósításának monitoringja: A teljesítményértékelési rendszer keretében folyamatos és rendszeres, működése megfelelő. 5.2. A belső kontrollok értékelése: Rendszeresen megtörténik, működése megfelelő. 5.3. Belső ellenőrzés: A gyakorlati tapasztalatok alapján folyamatosan fejlesztve, működése megfelelő.
III.
Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. § c) pont) •
A Belső Ellenőrzés a javaslatokra készített intézkedési tervek végrehajtását alapvetően az ellenőrzöttektől bekért beszámolók alapján ellenőrzi. Az intézkedések nyomon követése táblázatos formában történik, a beszámolók feldolgozásával. Ezen kívül a belső ellenőrzések során is vizsgáljuk, hogy a korábban tett javaslatainkat az ellenőrzöttek hogyan hasznosították, az intézkedési terveket valóban végrehajtották- e. Az ellenőrzési tapasztalatok alapján az intézkedések végrehajtásában és a javaslatok hasznosításában az ellenőrzötteknek még számos területen fejlődniük kell. A javaslatok hasznosulását, az intézkedések végrehajtását és a korábban feltárt hiányosságok javításának elmaradását 2014- tői kiemelten vizsgáljuk a belső ellenőrzések során. A Bkr. 46.§ (1) bekezdése alapján az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek vezetőinek az intézkedési tervükben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó határidő lejártát követő 8 napon belül írásban be kell számolniuk. A korábbi évek tapasztalata az volt, hogy ezt a határidőt, illetve a beszámolást jellemzően elmulasztották az ellenőrzöttek. Ezért 2014- tői már a Belső Ellenőrzés kéri be ezeket a beszámolókat, meghatározott formában, határidő nyomon követéssel, ez a rendszer az ellenőrzöttek munkáját is segíti, emellett a belső ellenőrzési adminisztrációt is könnyíti.
•
Az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek intézkedési terv végrehajtási beszámolói alapján lejárt határidejű, de nem végrehajtott intézkedések előfordultak, a visszajelentett 54 intézkedésből 6 esetben. Ez összességében 88,89%- os megvalósítási arányt jelent. A végrehajtási beszámolók alapján intézkedések is maradtak el, ezeket és a határidőre végre nem hajtott intézkedéseket részletesen intézményenként mutatjuk be.
7
2014. évet megelőzően végrehajtott ellenőrzésekhez kapcsolódó- előző évekről áthúzódó- intézkedések: > A Rehab XVI. Kft. a szabályzatait aktualizálta és pótolta, az áthúzódó intézkedést végrehajtotta. > A Költségvetési és Pénzügyi Iroda pénzügyi folyamatok ellenőrzéséhez kapcsolódó intézkedési tervének 2014- re áthúzódó intézkedései a vezetői beszámoló alapján végrehajtásra kerültek. > A Vagyonhasznosítási Iroda elidegenítési szerződések vizsgálatához kapcsolódó intézkedési tervének 2014- re áthúzódó- a fennmaradó törlesztések egyösszegű kifizetésének kezdeményezésére vonatkozó- intézkedése nem történt meg. Az irodavezető visszajelentése alapján az ok: „polgármesteri döntés alapján a követelések elengedése nem indokolt". A Belső Ellenőrzés az irodán 2014- ben is hajtott végre ellenőrzést, aminek a része volt az intézkedési terv végrehajtás vizsgálata, ekkor újfent jeleztük, hogy nem követelés elengedésről lenne szó, hanem egyösszegű „végtörlesztésről". >
A Corvin Művelődési Ház- Erzsébetligeti Színház esetében az intézmény az intézkedési tervét végrehajtotta a visszajelentése szerint. A Gamesznál az ellenőrzéssel kapcsolatban egy intézkedés (szabályzatok aktualizálása) még folyamatban volt az éves ellenőrzési jelentés elkészítésekor.
>
A Kerületgazda Szolgáltató Szervezet az intézkedési tervében foglaltakat teljesítette.
>
A közbeszerzések vizsgálatához kapcsolódó intézkedési terveket mindhárom érintett iroda (Beszerzési Iroda, Költségvetési és Pénzügyi Iroda, Kerületfejlesztési és Üzemeltetési Iroda) végrehajtotta a beszámolókalapján.
2014- ben végrehajtott ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések: > A XVI. Kerületi Kertvárosi Egyesített Bölcsőde esetében az intézmény és a Költségvetési Iroda is végrehajtotta az ellenőrzési javaslatok alapján szükséges intézkedéseket. A Gamesznál az ellenőrzéssel kapcsolatban egy intézkedés (számviteli politika aktualizálása) még folyamatban volt az éves ellenőrzési jelentés elkészítésekor. >
Az Adó Ügyosztály esetében az intézkedési tervben előírt 6 intézkedésből 4 valósult meg. Követeléskezelő szoftver beszerzése nem történt, valamint az önálló bírósági végrehajtó felé fizetendő előlegekkel kapcsolatban sem történt intézkedés. Az ügyosztályvezető visszajelentése szerint az intézkedés elmaradásának oka mindkét esetben az, hogy a vezetői döntéshozatalt elnapolták.
>
A Rácz Aladár Zeneiskola hangszerek leltározásának ellenőrzése esetében a Gamesz végrehajtotta az intézkedési tervét, az intézménynél viszont az éves ellenőrzési jelentés elkészítésekor egy intézkedés még nem került maradéktalanul végrehajtásra, a selejtezés lezárása még folyamatban volt, mivel a szakértői vélemények csak 2015. január- februárban érkeztek meg az iskolához. A hangszerek leltározásának ellenőrzéséhez kapcsolódó intézkedési tervek végrehajtásának utóellenőrzése a 2015- ös ellenőrzési tervben szerepel.
B u d a p e s t , 2 0 1 5 . március 3 1 .
Papp A h d r e a belső ellenőrzési vezető
8
2. számú melléklet Létszám és erőforrás
Önkormányzat neve: Budapest Főváros XVI. Kerületi Önkormányzat
Belső ellenőr közszolgálati jogviszonyban terv
tény 6
státusz (fő)
1. II. 1. 2. 3. n.
Helyi önkormányzat (l.+ll.) Polgármesteri hivatal összesen Irányított szervek összesen [Irányított költségvetési szerv neve] [Irányított költségvetési szerv neve] [Irányított költségvetési szerv neve] [Irányított költségvetési szerv neve]
2,0 0,0
terv
Saját erőforrás összesen
1
tény
betöltött 7
státusz (fő) 2.0 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 0,0 0,0 0,0
terv
2
tény
embernap 504,0 504,0 0,0
504,0 504,0 0,0
Külső szolgáltató terv
3
tény
fő 0,0 0,0 0,0
Külső erőforrás összesen terv
4
tény
embernap 0,0 0,0 0,0
0,0 0,0 0,0
0,0 0,0 0,0
Belső ellenőrzési vezetői, belső ellenőrzési feladatot ellátó személy közszolgálati, közalkalmazotti, szolgálati, igazságügyi alkalmazotti jogviszonyban (a továbbiakban együttesen: közszolgálati jogviszony).
2
Közszolgálati jogviszonyban álló belső ellenőrök munkanapjainak száma összesen.
3
Külső szolgáltató megbízása: ideiglenes kapacitás kiegészítés, speciális szakértelem vagy a belső ellenőrzési tevékenység teljeskörű ellátása. Részmunkaidős megbízás esetén törtszámmal, illetve tizedessel kérjük megadni (pl. egy négyórás foglalkoztatott 0,5 fő).
4
Külső szolgáltató munkanapjainak száma összesen.
5
Pl. titkárnő. Ezen melléklet vonatkozásában: Engedélyezett foglalkoztatási jogviszonyok száma. Terv státusz: adott év január 1-jén várhatóan hány státusz fog rendelkezésre állni. Tény státusz: a beszámolás évének utolsó napján, december 31-én hány státusz állt rendelkezésre.
7
terv
tény
embernap
1
6
Erőforrás összesen
Ezen melléklet vonatkozásában: Terv betöltött státusz: adott év január 1-jén várhatóan hány fő belső ellenőr fog dolgozni a szervezetnél. Tény betöltött státusz: a beszámolás évének utolsó napján, december 31-én hány fő belső ellenőr dolgozott a szervezetnél. Részmunkaidős foglalkoztatás esetén tört számmal, illetve tizedessel kérjük megadni (pl. egy négyórás foglalkoztatott 0,5 fő).
504,0 504,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
504,0 504,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Adminisztratív személyzet 5
terv
tény
státusz (fő) 0,0 0,0 0,0
0,0 0,0 0,0
terv
tény
betöltött státusz (fő) 0,0 0,0 0,0
0,0 0,0 0,0
Intézkedések megvalósítása
1
Előző év(ek)ről áthúzódó intézkedések
Önkormányzat neve: Budapest Főváros XVI. Kerületi Önkormányzat
Tárgyévi intézkedések
3
Ebből végrehajtott
4
Megvalósítási arány
2
% Helyi önkormányzat (l.+ll.) I. Polgármesteri hivatal ö s s z e s e n II. 1. 2. 3. 4. 5.
Irányított szervek ö s s z e s e n Rehab Kft. Corvin Művelődési Ház- Erzsébetligeti Színház Kerületgazda Szolgáltató Szervezet XVI. Kerületi Kertvárosi Egyesített Bölcsőde Rácz Aladár Zeneiskola és AMI
1
2
3
4
5
17,0 5,0
37,0 13,0
48,0 15,0
88,9 83,3
12,0 1,0 5,0 6,0 0,0 0,0
24,0 0,0 0,0 0,0 17,0 7,0
33,0 1,0 4,0 6,0 16,0 6,0
91,7 100,0 80,0 100,0 94,1 85,7
C s a k beszámoláshoz! Pl: tárgyévben járt le a határideje; új felelős kijelölésével egyidejűleg új határidő került kitűzésre; stb. Tárgyévben jóváhagyott intézkedések, amelyeknek tárgyév december 31-ig lejárt a határideje. Nem tekinthető végrehajtott intézkedésnek a már megkezdett, de még folyamatban lévő megvalósítás, amelyek így a következő évre húzódnak át. Amennyiben egy intézkedés több szervezeti egységet érint, más-más felelőssel, akkor már a nyilvántartásban külön-külön intézkedésként s z ü k s é g e s feltüntetni.
Papp Andrea, belső ellenőrzési vezető
