Budapest
Budapest
Főváros
Főváros
Levéltára szakmai fejlesztési koncepciója
Levéltára (BFL) az 1995: LXVI. a köziratokról, a közlevéltárakról és a
magánlevéltári anyag
védelméről
szóló törvény (Ltv.) értelmében a Magyar Nemzeti
Levéltáron kívül Magyarország egyetlen általános levéltára. Budapestnek , az ország és a magyar nemzet fővárosának levéltára. Őrzött iratanyagának, kulturális kincseinek kiemeIt jelentősége
van a
Főváro s,
Magyarország és az összmagyarság kulturális életében,
önazonosságában. A levéltár 2004-ben, a Főváros beruházásában világszínvonalú levéltári épülethez jutott, amely méltán lehet Budapest büszkesége. A körülmények , az infrastruktúra adottak nyugodtan leirhatjuk - a nyugat-európai szinvonalú munkához. Amennyiben a költségvetési támogatás is stabil marad, akkor ezt a színvonalat el is lehet érni. A BFL elmúlt két évtizedben nyújtott szakmai teljesítménye
kiemelkedő
hazai szinten,
az intézmény meghatározó szerepet tölt be a hazai levéltárügyben. Elég a tömeges digitalizálási
és egységes
adatbázis-építési
megalkotására, a nemzetközi szabványok
első
projektekre,
saját
nyilvántartó
program
hazai adaptációira , a Magyar Levéltári Portál
létrehozására, vagy az éppen most folyó elektronikus levéltár EU-s projektre utalnunk. A
Főváros
levéltára
jelentős
nemzetközi kapcsolatokat épített ki
elsősorban
a határon
túli, a történeti Magyarország levéltáraival, pl. Kassa, Újvidék, Zenta, Beregszász levéltáraival. Az elmúlt fél évtizedben intézményünk bekerült a nemzetközi szakmai vérkeringésbe, résztvevöje EU-s projekteknek, a bécsi tömörítő
székhelyű,
több mint 150 levéltárat
International Centre for Archival Research (ICARUS)-on belüli
együttműködéssel
a
tágabb értelemben vett Közép-Európa meghatározó archivumaival és levéltári szakembereivel kerültünk munkakapcsolatba. Levéltárunk nemcsak szakmai, hanem tört énettudományi, várostörténeti Szervezői
vagyunk a kétévente
megrendezendő
műhely
is.
Magyar Várostörténeti konferenciáknak,
évk önyvünk, az Urbs. Magyar Várostörténeti Évkönyv a történettudomány, a város-, hely-,
építészet-, társadalom- és művelődéstörténet meghatározó orgánuma .
A BFL szolgáltatásorientált szakmai teljesítményét ismerte el 2012-ben a Magyar Levéltárosok Egyesülete az Év Levéltára Díjjal, valamint a Magyar Családtörténet-kutató Egyesület az Év Kutatóhelye Díjjal. Bárki is legyen ennek a patinás intézménynek a
fői gazgatója,
a fenti tényeket,
körülményeket és kihivásokat mindig szem e lőtt kell tartania.
Pályázatom
a lapvetően
azt célozza meg, hogy az Ltv., valamint a 10/2002. (IV. \3 .) a ös szefüggő
közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével
szakmai
követelményekről szóló NKÖM rendelet (R.), valamint a BFL Alapító Okirata és Szervezeti
és
Működési
Szabályzata (SZMSZ) figyelembe vételével kíjelö lje azokat a kereteket és
kritériumokat, amelyekre a BFL szakmai munkáját hosszabb távon is alapozni lehet.
S zervezeti-irányitási kérdések
A BFL-ben 1998-tól 2004ig mindössze két szakmai (fó)osztály
m űködött,
amelyek fizikai
elkülönülésük mellett igen egyenlőtlen megoszlásban kezelték a levéltári anyagot, és szakmai szempontból is eltérő módon m űködtek , dolgoztak. Az új épületben, főosztály
200 S -tő l
három szakmai
állt fel, amelyeket olyan módon alakitottunk ki, hogya levéltár anyagát szakmai-
tartalmi szempontok alapján több csoportra osztottuk fel, majd a logikailag együvé sorolható csoportokat szerveztük egy-egy
főosztályba
azzal a megfontolással, hogy az egyes csoportok
a levéltári iratanyag gyarapodása, vagy más szakmai munkák hangsúlyainak eltolódása következtében a főosztálybó l
későbbiekben
osztályokká
"e l ő l éptethetők"
kivált és önállósult a 4. (gazdasági szervek)
legyenek. 2006-ban a 2.
főosztálya.
A kialakított szervezeti
koncepció arra épült, hogy az osztályokon belül a csoport legyen az a szint, ahol a szakmai munka
szerveződ ik,
ezért, amennyiben a csoportok nem csak névleges keretet, hanem valódi
szakmai team-eket alkotnak, akkor szervezeti változások egy új osztály felállítása, avagy osztályok összevonása, team-ek áthelyezése elvileg nem jelent problémát. Úgy vélem továbbra is fenn kell tartani azt a munkaszervezési alapelvet, amely szakított a zárt referenciarendszerrel és a több leyéltárost, ill. segédlevéltárost és team-ekre, feladat-orientált szakmai munkacsoportokra épít. Ez iratanyag-csoport rendezése, feldolgozása hatékonyabban
kezelőt
l ehetővé
teszi, hogy egy-egy
elvégezhető ,
osztályokon túlnyúló szakmai feladat jól végrehajtható legyen (pl.
magába foglaló
avagy egy-egy
m agánirat-gyűjtés,
e2
levéltár, digitalizálás és adatb ázis-épít és munkacsoportok stb.). Az állományvédelmi osztály feladatköre jó l kikristályosodott, helyes döntés volt a digitalizá lási feladatok idehelyezése. Az informatika, épületfenntartás és a Gazdasági Hivatal változatlanul jelen keretek között megfel el ő en
támogatja az intézményi munkát. Fontosnak tartom, hogy a levéltárnak legyen
középtávú stratégiai koncepci ója a rendezés-segédletkészités ,
főbb
munkaterületekre:
adatb ázis-építés,
digitalizálá s,
gyűjt őterűl et.
állományvédelem,
mikrofilmezés,
tudományos
publikációk stb.. Ezeket a stratégiai dokumentumokat el fogjuk késziteni és folyama tosan frissítj ük. A szervezeti változásokkal kapc solatos elképzeléseimet a " Budapest Levéltárá nak szervezeti gazdálkodására
m űködtetésére , vezetői
vonatkozó
humánerőforrás-gazdálkodására
koncepció"
című
és
dokumentumban
Főváros
intézményi
vázolom
fel
részletesebben.
Iratátvétel, rendezés, segédletkészítés
Gyűjtóterület
Az LIv-nek
és iratanyag-gyarapítás
megfelel ően
a BFL feladata az illetékességébe és
őrzése,
átvétele, biztonságos
gyűjt ők öré be
tartozó iratok
nyilvántartása, rendezése, kezelése és tudományos feldolgozása.
A BFL illetékességi szervjegyzékében értékhatár felettiként 235 szervet tartunk nyilván. gyűj tőkörbe
Ehhez jönnek még a
tartozó, egyedi megállapodások vagy a BFL
gyűj tőterületi
koncepciója alapján látókörünkbe kerűlt szervek. Ezek körét folyam atosan felül kell vizsgálni, különösen a
főváro si
oktatá si, kulturális intézmén yek, illetve a vállalatok körében kell
értékhat ár-vizsgálatokat lefolytatni (a jelenlegi nyilvántart ásainkban pl. 1174 okt atási, 166 kulturális intézmény, 200 vállalat és 454 szöve tkezet szerepe!!). Ennek keretében folyamatosan gondosko dni kell az intézményi rangsorolni kell az
átveendő
gyűj tőterületi
kon cepció naprakészen tartásáról,
iratokat. Hangsúlyosan meg kell említeni az elmúlt években
nagyon sikeresen végze tt, a fóváros történetének megismeréséhez nélkülözhetetlen magániratgyűjtési
programot is, ame lyet az NKA támogatásával végzett/végez az intézmény. Az elmúlt
időszakban döntően
megtörtént a szervjegyzék felülvizsgálata, ugyanakkor ezt a gazdasági
szervek esetébe n még le kell zárnunk. Külön kérdéskört képeznek a mivel ezek a
főváros
fővárosi
közüzemek,
kvá zi magántul ajdonában vannak, így nem vonatkoznak rájuk az LIv.
szerinti állami tulajdon esetén fennálló iratátadási-átvételi kötele zettség, ugyanakk or a fóváros 3
múltja szempontjából maradandó
értékű
tervsze rűen kerűljene k
a BFL
hogy ezek
iratokat képeznek, a tulajdonos ő rízet é b e,
amiben
intézm ényűnk
kíván lenni. Errő l ugyanakkor külön meg kell állapodnunk az egyes gyűj tőterü leti
Ami a konkrét
szinten kb. 90-100 szervet tudunk
főváros
érdeke is az,
továbbra is partner
közűzemekkel.
munkát illeti: az elmúlt évek tapasztala tai alapján éves
e llenőrizni
140-150 alkalommal. A BFL specíalitása, hogy
- szemben az MNL megyei levéltáraival - viszonylag csekély számú önkormányzattal van dolga: a iratk é pző i
Fővárossal
és
kerűleteivel ,
ezek azonban az ország legnagyobb önkormányzati
közé tartoznak és a keletkeztetett iratok tekintetében ezen a járási rendszer
bevezetése sem változtat jó darabig. Éppen ezért elvárható, hogy valamennyi önkormányzatot minden évben felkeressünk szervlátogatásaink során. Új kíhívást fog je lenteni gyűjt őterületi munka szempontjából a járási rendszer fóvárosi kialakítása. A területi államigazgatási és állami közfeladatot ellátó szervek köre ugyan
b ővült
az elmúlt
időszak
közigazgatási
változásai eredményeként (pl. kórházak, oktatási intézmények), de a tulajdonosváltás a gyűj tőterületi
is
munkánkban nem okozhat lényegi fennakadást, mivel ezen szerveket korábban
ellen őri zt ük . Jel entős
eredményeket ért el a levéltár a jogs zolgáltatási és a
szervek kapcsán, a kialakított
gyűj tőterületi
rendőrs égi
kapcsolatrendszer fenntartására továbbra is
hangsúlyt kell fektetni. A BFL-ben
őrzött
iratanyag mennyisége jelenleg 32.300 ifm. Az
épűl et
kapacitása
jelenleg 50 ezer polcfolyóméter, de a levéltári anyag sajátosságából adódóan (pl. két raktárt lefoglalnak az alig kb. 100 ifm-ben nyilvántartott, fiókokban, ill. tekercsekben tárolt tervlapok és térképek, illetve a
nagym éretű
kötetek helyigénye is jelentős kapacitást visz el) mindössze
8 ezer folyóméternyi hely maradt szabadon. Jelenlegi ismereteink szerint a BFL-nek mintegy 8 ezer fm-nyi
k i nnlev ő sége
van, tehát annyi, amennyi a szabad raktárkapacitás is. Az
ugyanakkor úgy lett tervezve, illetve kivitelezve, hogy a 2-tól a 7-ik emeletig
terjedő
raktárainak (kivéve az említett terv- és térképtári, mikrofilmtári raktárakat, illetve az
épűlet
szintek ebből
a
szempontból nem releváns könyvtári raktárt) jelenlegi fix állványait mobilizálni lehet, mivel az
épűlet
kivitelezésekor a mobil állványok sínezete apadozatokba beépítésre
raktár mobilpolcokra való átszerelésével kb. 500 ifm mintegy 16 raktár jöhet szóba. Ha mindet
sikerűlne
kapacitásbővítést
kerűlt.
Egy
lehet elérni, elvben
mobilizálni, akkor 8 ezer fm-el b őv ü lhet a
BFL befogadóképessége, reálisan azonban legfeljebb éví egy raktár átépitésével lehet számolni, igy öt év alatt 2,5 ezer fm-nyi
raktárkapacitás-bőv íté s remé lhető,
ez is akkor, ha
ennek költségvetési fedezete (évi kb. 17 MFt) rendelkezésre áll. Az elmúlt években (2006-2012) átlagosan egy km-nyi anyagot vett át az intézmény, ugyanakkor az utóbbi
idő szakban
szignifikánsan csökkent az iratátvétel: 20 l l-ben kb. 610 4
ifm-el, míg 2012-ben már csupán kb. 400 ifm-el gyarapodott az állomány. Ennek az is az oka, hogy az új épületbe való költözés után a korábbi raktárhiány miatt nem lebonyolított "dömping-"iratátvételek 20lO-ig dönt ően lezajlottak, éppen ezért középtávon évi 500-600 ifm szakszerű
átvételét érdemes tervezni. Ez azt jelenti, hogy mintegy másfél évtizedre
különösebb beruházás nélkül biztosított a szabad kapacitás, de ha évente - kétévente
si kerűl
egy raktárt mobilizálni, legalább 20 évre lesz helye a levéltámak. Tekintettel arra, hogy két évtizedes idötávlatban az e-iratkezelési törekvések pozitív hatásaival is számolhatunk, követően
feltételezhetöen ezt
raktárkapacitás-b őv ít és
lényegesen csökke ni fog a papíron
átveendő
iratok köre, így
helyett a rakt ár-mobiliz áci óval párhuzamosan informatikai tárhely-
bövítésre kell helyezni a hangsúlyt. A már átadásra
előkészített, szakszerűen
selejtezett, jegyzékeIt köziratok átvétele mellett
ugyanakkor számítanu nk kell iratmentésekre (pl. vállalati, egyesületi iratok, jogutód nélkül m e gszünő j öv őben
szervek, mint pl. 2012-ben a Fövárosi
pl. a Vidámpark esete), vagy az elmúlt
magánirat-gyűj tés
Az
Közterűleti
keretében
begyűjtendő
ill eték e s ségből történő
Parkolási Társulás, de a közel
idő szakban
örvendetesen gyarapodó
személyi és/vagy családi iratokra.
iratátvétel megtervezése, ütemezése hangsúlyos szakmai
feladat. Az utóbbi idöszakban nem megfelelö ütemben történt a fövárosi és önkormányzati iratok átvétele, amelynek számos oka volt iratátadási költségeivel
összefüggő
anyagi problémái , de
megemlíthető
belső
kerűleti
pl. a
tanácsi,
kerűletek
munkaszervezési kérdések is szakszerű
közrejátszottak a kialakult helyzetben. Mindeneset re az önkormányzati iratok
átvételnek felgyorsítását fogom kezdeményezni. A jogszolgáltatási iratok kapcsán a BFL-ben kidolgozott mintavételi eljárás folytatását is tervezni kell. Véleményem szerint 10 éves i dőszakaszokban
érdemes a mintavételt megismételni, ebben a bíróságok a
e lőkészítésnek,
a példás
gyűj tőterű l eti
szakszerű
levéltári
munkának és a szervekkel való harmonikus
kapcsolatoknak köszönhető en vélhetően partnerek lesznek. A 2006 óta a BFL-ben forrásait megcélzó
tervszerűen
magánirat-gyűj tési
folytatott, a föváros történetének nélkülöz hetetlen
program eredményeként a levéltári anyag a családi
iratok vonatkozásában több mint háromszorosára, a személyi iratok tekintetében pedig 40 százalékkal gyarapodott. A koncepció lényeges eleme, hogy a ,jelentős",
gyűjtés
során nem csupán a
"fontos" családok és/vagy személyek irataira koncentrálunk, hanem a nyugat-
európai és hazai (társadalom)tö rténetírásban ma már
megkérdőj el ezhetetlen
hétköznapi
történel em (Al/tagsgeschichte) vagy a mikrotörténelem (microstoria) szempontjából j e lentős magániratokra is. Az ilyen típusú magánforrások
gyűj té se
a nemzetközi levéltári
tudományosságban is egyre inkább hangsúlyossá váló tevékenység, amelyet egy
fővárosi
5
levéltárnak minden körülmények között fel kell vállalnia. Ezért fontosnak tartom, hogy ezen a területen
végzett
munkánk
eredményei
erőteljesebben
megjelenjenek
a
levéltár
kommunikációjában is, hiszen egy-egy, a magániratokra felépített kiállítás, rendezvény, publikáció is
elősegíti
a ma még
fele l l het ő
magániratok, magánlevelezések, naplók, háztartási
és egyéb ilyen je llegű iratok levéltárba kerülését. És végűl szeretném kiemelni, hogy egy városi levéltárnak sokkal jobban meg kell jelenítenie állománygyarapítási tevékenysége során az oktatási, kulturális, egyesületi szervek, szervezetek,
alapítványok iratait.
Ennek érdekében
a nem
gyűj tőterületi
munkát szeretném az eddig kevésbé hangsúlyos fenti területekre is kiterjeszteni.
A vállalati iratok terén is új elvekre kell helyezni a gazdálkodó szervek magánirat-kezelésének a
rnegsz űn ő
gazdálkodó szerv maradandó
Ebből eredően
ellenőrzése értékű
illetékességböl végzett
gyűjtőterületi
munkát. A mai
nem közlevéltári feladat, ugyanakkor
iratainak átvétele törvényi kötelezettség.
a levéltáros gyakorlatilag csak akkor kerül kapcsolatba egy gazdálkodó
szervvel, ha az felszámolási vagy végelszámolási eljárás alá kerül. Ez szerencsétlen helyzet, hisz ebben az megelőzendő
i dőszakban terv szerű
átgondolt
gyűj tőterületi
munkára alig kerül sor, inkább iratmentésre. Ezt munkára van szükség a gazdasági iratok terén is. A
főváros
gazdasági életében, a szolgáltatások nyújtásában, az épített örökség kialakitásában
j e l entő s
szerepet
betöltő
vállalkozásokkal meg kell kísérelni a partneri kapcsolatok kiépítését
és kölcsönös érdekek mentén maradandó
értékű
irataik levéltárba átvételét. Ugyanezt a
"taktikát" kell alkalmazni az alapítványok és egyesületek maradandó
értékű
iratai
fennmaradásának biztosítása érdekében.
Rendezés
A
bekerül ő
és a már
szakszerűen őrzött
iratanyag rendezése a közlevéltár jogs zabályi
kötelezettsége. A lapszintű rendezéseket csak az újonnan bekerült iratok esetében kell végezni, ez függ attól is, mennyi iratmentési esetünk akad, mennyi magánirat kerül be, avagy melyik szerv kapcsán mit tudunk elérni az átadások során. A BFL-ben az iratanyag zöme hivatalosan kőzépszinten
rendezettnek mondható (a MOL-STAT alapján 26 ezer fin), éves szinten
mindössze 100 ifm
köz é pszint ű
mennyiségben készítünk iratanyagot. Az
e lő
e lőbbi kettő
rendezése
valószínűsíthető .
A BFL-ben
évrő l-évre je lentős
mikrofilmezésre, digitalizálására, vagy adatbázis-építésre
munkafázis során elengedhetetlen a
darabszintű
rendezés (az
elmúlt évek átlaga alapján kb. 50 ifin), de erre adatbázis-építés keretében is sor kerülhet.
6
Egyre hangsúlyosabbá válnak ugyanakkor az egy-egy proj ekthez, szakmai mu nkához kapcsolódó (pl. átdobozolás / mintaállványozás, raktári jegyzék felülvizsgálat, adatbázisell enőrző
építés stb.) ifm-re
tervezhető k .
rendezések, amelyek
A jogszabályi
kőzép szí nten
500-600 ifm-re, darabszinten 30-50
előírásoknak megfel elően
ragaszkodni kell ahhoz, hogy
minden rendezési munkához készülj őn rendezési terv.
Seg édletk észit és
Az elmúlt évtizedben a szakmai munka dand árja a
rendezés rő l
a segédletkészítésre
terelődött
át. Nem kérdés , hogy a kutatók, ill. az állampolgári megkeresések gyors kiszolgálása érdekében minél több és egyre részletesebb segédletre van szükség. A levéltári szakmai kánon korábban a törzskönyvön alapuló fond- és állagjegyzék és a raktári jegyzékek készítését tartj a a legfontosabbnak. A BFL a saját nyilvántartóren dszere, a most leváltandó Registrum szo ftver támogatásával naprakészen tarthatta a törzskönyvi adatait, ezáltal a fond- és állagjegyzékét. E l őírás
immár több mínt egy évtizede a BFL-ben, hogy mínden raktári jegyzéket
elektronikusan rögzí teni és a Registrumban publik álni kell. ezeket az anomáliákat (pl. tanácsi, önkormányzati iratok)
Ettől
m ie lőbb
A BFL-ben, az országban elsöként már 2002 körül
ugyan vannak eltérések, de fel kell szám olni. megkezdődött
a Geneara l
International Standard Archival Description, azaz az Általános Levéltári Leírás Nemzetközi Szabványa (ISAD(G» alkalmazása, a Regístrum nyilvántartó szoftver kifejezetten ennek adaptációjára épült. A BFL kidolgozta az rSAD(G)-re alapozott Ez alapján d önt ően
évről
fondismertetők
utasítását is.
évre változó mennyiségben (20 10: 53, 201 1: 47), de folyamatosan készülnek
egyelöre dokumentumként fondIeírások, amelyek révén a kutatókat az alapadatokon
túl a forrás történetére, kutathatóságára, tartalmi
jell em zőire
vonatkozó plusz információkkal
látjuk el. A fond- és állagismertetések írását az e-levéltári rendszer bevezetése után hangsúlyosan folytatni kell. A levéltári segédletezés i munkálatok
legfel sőbb
szintjén ennek a
munkának prioritást kell kapnia, az alább tárgyalandó e-levéltári projekt keretében beszerzend ő
új Levéltári Nyilvántartó Rendszer (LNY R) pedig képes lesz fond- és
állagszin ten ezen adatok bevitelének támogatására. Tekintettel arra, hogya BFL-ben több mint 4300 fondot áll agismertetők
őrzünk
telj es
és ezek közül közel 600 fondhoz tartoznak állagak is, így a fond- és
k örű
elkészítéséhez hosszú évek munkájára lesz szükség (amennyiben
ezt a munkát felgyorsítjuk, akkor is öt év alatt kb. 1000
fond i smertető
írását lehet tervezni).
Mivel a fond- és állagj egyzék , illetve raktári jegyzékek területén a BFL alapjáb an véve jól állt, nem véletlen, hogy a segédletkészítési mun ka jórészt az adatbázis-építésre
terel ődött
7
át. Ez kezdetben fej lesztésű
különböző
Levéltári
platfonnokon,
Egységes
eltérő
elvek mentén indult meg . A BFL-ben a saját
Adatfeldolgozó
Rendszer
(LEA R)
bevezetésével ez a helyz et megvál tozott, az adatbáz isaink többségét helyez ni és a levéltár egy
menedzs elhető ,
alakítható m eglévő
ennek a szoftvernek a képességei, minden
adatbázis-építő
2005-2006
sikerűlt
évi
egy platfonnra
eszköz höz jutott . Igaz
innovatív megoldásai (Dublin Core
metaadatszabvány használ ata, névterek kezelése) ellenére, korlátozottak voltak (pl. hierarchiakezelés). A LEAR-ra támaszkodva a BFL felépített egy több mint egymillió rekordot tartalmazó adatbázis -rendszert, amelyet az interneten folyamatosan publikál is. A LEAR-ban megj el en íthető
nem, vagy nehézkesen
adatainkat és az azokhoz tartozó digi talizált képeket
pedig a BFL kivitelezésében létrehozo tt Magyar Levéltári Portál adatbázisai segítségével is publikáltuk/publikáljuk. Ez utóbbi
erőssége
a közös keresés, ill. a képmegjelenítés (pdf-ek,
georeferált - azaz GPS koordinátákkal ellátott - történeti térképek stb.). Az c-levéltári rendszer keretében
bevezetendő
lehetővé
LNYR
teszi a LEAR rendsze r felváltását és egy
alapj ában véve szofisztikált, egységes, hierarchikus, névtér-támogatást biztosító fondIeírási, adatb ázis-építési eszközrendszer bevezeté sét. A 2013 -ra tervezett adatmigráció megval ósul ása után terve im szerint adatbeviteJre fondismertetők,
mind
pedig
döntően
raktári
az új LNYR-t fogjuk használni, mind
jegyzékek
készítésére
és
adatbázis-építésre.
Összességében tematikájukat tekintve a korábbi adatbázis-épí tési trendek folytatását szorgalmazom. Ezek a projektek
e lsősorban
olyan források feltárására irányultak, melyek
révén a város lakosait, az épített környezetet, a házakat, a tereket, a vizuális forráso kat, valamint a pártállami múlt forrásai t hozza közelebb, teszi nyilvánossá az Ezt a célt szolgálják a
k ö zj egyz ői ,
hagyatéki, végrendeleti,
büntető
érde klődők
számára.
és polgári peres és peren
kívüli (pl. cégb írósági) iratok, a tervek, térkép ek, fotók tömeges adatbáz is-építése, a pártanyagok, tanácsi és önkorm ányzati szö vegű
vezetőte stületi
ülések napirend i jegyzékei,
digitalizációi. Ugyanakkor szeretném, ha nemzetközi trendeknek
kereshető
m egfelel ően
a BFL-
ben is nagyobb hangsúlyt kapna a névtér-adatbázisépítés (személy-, testület és földraj zi nevek elkülö nített , a levéltári leíró adatokhoz, rekordokhoz kapcso lódó leírása), ugyan is ennek már vannak alapjai a levéltárban, gondoljunk az óbudai ill. pártarchontológiai, a pest-budai polgárok, vagy az 1900-as lakcímjegyzék, a topográfiai vagy a most napirenden egyesületi adatbázisainkra. A teremt az új rendszerbe
meglévő
történő
milliós személyi rekordmennyiségünk
lévő
lehetőséget
migráció kapcsán névterek építésé re, ezt vétek volna nem
kihasználni. Bízom abban, hogy az új LNYR megismerésével, megtanul ás ával további adatbázisprojekteket is cl tudunk indítani , ebben számítok a kollégák kreati vitására, kezdeményező -készségére
és az osztályok középtávú stratégiai j avaslataira. 8
Állományvédelem, mikrofilmezés, digitalizálás
A BFL állományvédelmi osztálya
megfel el ő
infrastrukturális
kőrülm ények
között tudja
támogatni a levéltár alapfeladatait. Az állományvédelem azonban nem kizárólag az állományvédelmi munkatársak feladata, hanem valamennyi levéltárosnak, segédlevéltárosnak, kezelő nek
is tisztában kell lennie a
l egal apvetőbb
állományvédelmi
előirásokkal,
szakmai
alapokkal. Ezeket az ismereteket folyamatosan oktatni kell a szakmai alkalmazottaknak, hiszen
ők
azok, akik az iratanyag közelében dolgoznak, akár a BFL épületén belül, akár
gyüjtőterületi munkájuk során. Éppen ezért nagy hangsúlyt szeretnék fektetni a preventiv
állományvédelemre. Ennek érdekében az illetékességi körünkbe tartozó szerveknek folyamatosan nyújtunk majd szaktanácsadást, a honlapunkon ki fogunk alakitani egy részt, amely a leghasznosabb információkkal látja el a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésért felelős vezetőit,
irattári munkatársait. Fontosnak tartom, hogy esetenként szakmai tájékozatót,
továbbképzést is tartsunk ebben a körben. Ez ugyan fáradtságos munkának módszerrel maradandó
értékű
tűnik,
iratok pusztulását, avagy tetemes költséggel járó
de ezzel a
fertőtlenítés i
munkálatokat lehet m e gelőzni . Állományvédelmi belső feladatok közé tartozik a restaurálás, a kötészet, a mikrofilmezés és a digitalizálás. Mindegyik munkafolyamatban részt kell venniük a levéltári osztályoknak, a tervezés, szakmai tanácsadás, és az
ellenőrzés
területén. Itt tehát egy
folyamatos és egy kölcsönös együttmüködési rendszert kell üzemeltetni. Ennek érdekében az intézményi Állományvédelmi Bizottság rendszeres működésére nagyobb hangsúlyt szeretnék fektetni. A restaurálás kapcsán a legszüksé gesebb beavatkozásokon kívül egyre inkább a digitalizálásra, mikrofilmezésre
történő
el őké szítésre
helyezzük át a hangsúlyt. Az
Állományvédelmi osztály keretében müködik a BFL digitalizáló-, fotó- és mikrofilm műhelye.
A BFL 2006-2007-ben még több mint egymillió, 2009-2010-ben 900 ezer, 2011-
ben 730 ezer, 2012-ben 630 ezer mikrofilmfelvételt készitett. A csökkentés mögött a szakmai létszám és a költségvetési megszorítások mellett egy tudatos technológiai átállás, átszervezés húzódott meg, ugyanis elöbb egy, majd
2 0 12 -től
két könyvszkenner üzemeltetésére állt át az
osztály. Ennek kö szönhetően 2009-ben közel 100 ezer, 201l-ben már 150 ezer, míg 2012-ben 220 ezer digitális felvétel készült el a műhel yben. Így összességében közel ugyanannyi felvétel (mikrofilm- és digitális) fog készülni, csak más-más technológiai alapon. 9
Hangsúlyoznom kell, hogya digitalizálás térhódítása mellett továbbra is indokoltnak látom a mikrofilmezés fél évszázados bizonyított technológiájának fenntartását, annál is inkább, mert most már amikrofilmek digitalizájásának eszközrendszere is adott a BFL számára. 2012-ben ugyanis az e-levéltár projekt keretében beszerzett A/ I és Al2 könyvszkennereken kivül egy nagy
é rté kű
(több mint 22 MFt-os) mikrofilmszkenner is birtokunkba
kerűlt.
milliós mikrofilm-állományából mintegy 14 millió felvétel digitalizálását (ennyi negatív, illetve egyedi pozitív tekercsen 20 l3-tó l indulhat meg és
el őreláthatólag
lévő
A BFL közel 24
célszerű
elvégezni
felvételünk van). A tömeges szkennelés
20 15-20 I6-ra az
elsőd lege s
feldolgozás meg fog
történni. Csak összehasonlításképpen: a két könyvszkennerrel évi kb. 250 ezer felvételt tudunk készíteni, kutatók számára
m ikrofilm ekrő l
hozzáférhetővé
egy év alatt 3-4 millió felvételt lehet digitalizáIni és a
tenni. A digitalizált mikrofilmek teljes
körű
utófeldolgozása
még éveket fog igénybe venni (ez már elsösorban a szakmai osztályok feladata lesz), azonban a mikrofilm-állományunk retrospektív digitalizálása a közeljövöben terveim szerint meg fog valósulni. Ezáltal a BFL kutatótermében, ill. az e-levéltár rendszerén keresztül mintegy 15-16 millió felvételnyi irat lesz digitálisan
e lérhető !
(Az utólagos feldolgozási munkák
időigénye
miatt az internete publikálás ennek csak egy töredékére fog korlátozódni, de így is több millió felvételt kell tudni interneten közzétenni.) A BFL már évek óta végezte a hanganyagok digitalizálását is, az e-levéltári projekt keretében most egy professzionális audio-vizuális feldolgozó-rendszert
sikerűlt
beszerezni,
így nem csak a hangkazettákat és a hangszalagokat, hanem a video-felvételeket megfel e l ően
IS
tudjuk maj d archiválni és a kutatók számára hozzáférhetővé tenni.
E-levéltár megvalósítása és üzemeltetése
Az egész világon átalakul a levéltáros szakma, a hagyományos papíralapú iratkezelés utóbb meg fog alapvető
szűnni
előbb
és átadja a helyét az elektronikus ügykezelésnek. Mindez olyan
átalakulást fog hozni levéltári területen is, amelynek eredményeként radikális
változások fognak bekövetkezni, szinte új levéltáros tudás és szakma fog kialakulni, amely változások
alapvetően
ki fognak hatni a régi, papíralapú iratok levéltári kezelésére is
(adatbázis-építés, digitalizálás), tehát nem lesz olyan levéltáros, akit nem fognak ezek a gyökeres változások érinteni. Az e-levéltár projekt ennek következtében meghatározó a BFL és az egész magyarországi levéltárűgy tekintetében. Éppen ezért szükséges erre a feladatra bővebben
kitérni. 10
őszén
2007
a BFL a MOL-lal (ma MNL) és a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató
Zrt. (NISZ) jogelődjével , a Kopint-Datorggal
együttműködve
proj ektjavaslatot nyújtott be az
akkori Nemzeti Fejlesztési Terv, ma Széchényi Terv Elektronikus
Kőzigazgatás
Operatív
Programjára. A benyújtott megvalósíthatósági tanulmány szerint (amelynek részben magam is szerzője
voltam): "A projekt
tőrvényhozás,
maradandó
célja,
hogy a köz iratképző
államigazgatás, igazságszolgáltatás szerveit és az
értékű
elektroniku s iratainak kezelésére kialakításra megőrzését
iratok hosszú távú elérhetővé
alapvető
szervek - ideértve a őnkormányzatokat
kerülj őn
-
az elektronikus
biztosító feltételrendszer. A fejlesztés eredményeként
kell tenni az érintett levéltári anyagot az
érdeklődő külső
szervezetek és személyek
számára. A projekt átfogó célja, hogy a levéltárak e-levéltári szolgáltatásaikkal a közigazgatás hatékony partnerévé lépjenek növeljék
elő,
a levéltári szolgáltatások széles körben elérhetővé tételével
esélyegye nlőséget,
az
hozzájáruljanak a tudásalapú társadalom
hatékony
kiépítéséhez." Az "Elektronikus levéltár" kiemeIt projektjavaslat az 1095/2007. (XII. 5.) illetve az (II. 7.) Kormányhatározatoknak
1004/2008. Kőzigazgatás
m egfelelően
Elektronikus
Operatív Program (EKOP) 2007/20 08. évi akciótervébe. Ennek a 2010. évi
felülvizsgálat után is része maradt. A Támogatási
Szerződés
(TSz) 2009. június 26-án került
ebbő l
a BFL-re közvetlenül 440 MFt
aláírásra. A projekt összköltségvetése 2,9 milliárd Ft, jut. A
bekerült az
befejezés
"köszönhetően"
határideje
a kétszeri
többször is módosult,
először
határideje 2013.03.31. Ennek 20 13.09.30-ig
sikertelen
generálszállítói
kőzbeszerzésnek
20 11.09.30. volt, majd 20 12.02.28, jelenlegi történő
meghosszabbítása folyamatban van,
azonban az újabb módosítás oka már éppen egy sikeres generálszállítói
kőzb eszerzés
volt,
illetve az annak részeként lezajlott jogorvoslatok lezárása miatti késedelem. A generálszállítói szerző dést
minden bizonnyal 2013.07.31-el fogjuk lezárni, tehát a lényegi feladatokat eddig
kell megvalósítani. Az ezt m i gráció-e lle nőrzés
követő
két hónapot az utómunkálatokkal (szoftver bevezetés,
stb.) fognak telni.
A projekt keretében be kell szerezni azt az
eszkőzrendszert,
szoftvereket és archiváló-
rendszereket, amelyek biztosítják az e-iratok szakszerü átvételét, feldolgozását, archiválását és
hozzáférhetővé
tételét, és új levéltári nyilvántartó-program (LNYR) bevezetésére is sor
kerül. Hozzá kell tennünk, hogy sikerült a projekt kereteiben azt is elfogadtatni, hogy az nem csak az elektronikusan által a maradandó már
kőzel
ke letkező
értékű
iratokra vonatkozik, hanem a levéltárak vagy az
iratkép zők
iratokról készített digitális másolatokra is. A BFL-nek jelenleg is
I millió digitális felvétele van
teljes térképtári anyag, 1873
e lőtti
(közj egyzői
iratok, feudális kori jegyzőkönyvek, a
teljes tervanyag, anyakönyvek mikrofilmtekercsek II
digitalizált verziói). Emellett a projekt számos, az e-levéltár
működését éri ntő
szabályozási
dokumentációt is elkészít, amelyekre támaszkodva hosszú távon meg lehet alapozni a hazai elevéltári működ ést, képzést. A projekt eredményeként a közfeladatot ellátó szervek számára eirattári szolgáltatás is létre fog jönni , amelynek révén biztosítható lesz az e-iratoknak a levéltári átadásáíg lehetségessé
történő szakszerű megőrzése .
válik.
A
levéltárak
jelentős
eszközrendszerhez is jutnak, valamint a már
Az e-iratok átadása pedig hivatali kapun is tárolókapacitásokhoz
megl évő
és
digitalizálási
digitális állományaik és adatbázisaik is
migrálásra és archiválásra kerülnek, és egy egységes portálon keresztül mindenki számára el érhetővé
válnak (legalábbis a publikus tartalmak tekintetében). A projekt eredményeként
tehát az állampolgároknak és a közfeladatot ellátó szerveknek egy magasabb kor követelményeinek
megfel el ő
szi ntű,
a jelen
levéltári szolgáltatási rendszer fog rendelkezésre állni,
amelyben akár ügyfélkapun keresztül is lehet regisztrálni, hivatali kapun keresztül iratátadást lebonyolítani, egyedi állampolgári kéréseket telj esíteni, kutatásokat folytatni, nagy m ennyi ségű
elektronikus, vagy digitalizált levéltári adathoz és anyaghoz hozzáférni.
A projekt a gyakorlatban úgy kívánja ezeket a célokat megvalósítani, hogy a levéltári illetékesség kizárólagosságának
me gő rzése
funkcionálisan centralizálva, ill.
szü kségszerűen
mellett a feladatokat és a rendszer-elemeket decentralízálva három nagyobb beruházást
hoz létre: egy-egy Levéltári Technológiai Központot (LTK) a MOL-ban és a BFL-ben, valamint a Központi Rendszerhez
(Kőzponti
Elektronikus Szolgáltató Rendszer) (KR)
kapcsolódó Elektronikus Levéltári Központ és Archívum (ELKA) a NISZ Zrt. keretein belül. Az ELKA-n épül ki a központi
katasztrófatűrő
tároló- és mentési rendszer, itt fog működni az
e-iratok átvételét és kezelését és az e-irattári feladatokat támogató szoftver (ELSz), valamint ennek lesz szolgáltatása a konzorcium tagjainak közös tulajdonába Nyilvántartó Rendszer (LNYR). A
győztes
kerül ő
új Levéltári
ajánlat alapján az ELKA e-levéltári folyamatokat
támogató szolgáltatásrendszere (ELSz) a brit, holland, észt, finn, osztrák nemzeti levéltárakban is futó Tessela, míg az LNYR feladatait az osztrák, svájc i, luxemburgi, szlovén és a közel jövőben a román nemzeti levéltárban használatos Scope Archiv látja el, ez utóbbit több mint 70 európai, zömében német nyelvterületen
m űködő
levéltár használj a. Az ELKA
rendszerhez csatlakozóan létrejön még egy publikus Elektronikus Levéltári Portál (ELP), amely az ELKA-ban letárolt levéltári anyagban, a levéltári LNYR-ekben való kereséseket, a kutatói tevékenységet, állampolgári megkereséseket fogja támogatni. A
fentie kből
rendszer
jőn
is látható, hogy egy új, valóban a 21. század követelményeinek
megfelelő
létre, amely alapjában fogja megváltoztatni a levéltári munkát és a levéltári
szolgáltatások területén új távlatokat nyit meg. 12
A BFL-nek a projekt keretében meghatározott feladatai vannak: részt veszünk a projektirányító testületének (PIB), és a szakmai munkacsoportok (szabályozás, tervezés, infrastruktúra, PR stb.) munkájában. A feladatok
el őre
haladtával a
BFL saját
projektszervezetet épitett ki, amelyek nagyon jól támogatják a BFL oldali feladatok elvégzését: van saj át szabályozási, digitalizálási és adatbázis-migrációs munkacsoportunk, ezek a csoportok szervesen beépültek a generálszállítói projektszervezetbe is. Terveim szerint ezekre a munkacsoportokra fog épülni a BFL-en belüli e-levéltári szakmai munka koordinációja a projekt lezárása után. Már vannak konkrét, realizált eredmények is. A szabályozási, módszertani munkálataink közül
kiemelendő,
hogy 2009. december - 2010 júniusa között lebonyolítottuk az
első
magyarországi levéltári szempontú elektronikus adatvagyon-felmérést, ennek keretében kidolgoztuk a felmérés - MOL által is átvett - módszertanát. A projekt keretében 57 iratképzőt
fogunk
mértünk fel, amelyek 270 szerv adatait kezelték. A
fektetni
a
felmérés
keretében
létrejött
későbbiek
során hangsúlyt
e-iratnyílvántartásunk
folyamatos
karbantartására, rendszeres e-iratfelmér ések végzésére. A BFL eszközparkja is látványosan gyarapodott : 20 II-ben sikerült a BFL géptennének kiépítését lebonyolítani (48,5 MFt). 2012-ben pedig a BFL-oldali LTK
al apvető
infrastruktúráját szereztük be saját (egyébként a MOL-lal közösen lebonyolított) közbeszerzés k öszönhetően
keretében. Ennek
a levéltár egy modern szerver-, tároló- és
rendszerre tett szert (89 MFt). Ezzel tartalmak helyben katasztrófatürő
történő
l ehetővé
adatmentő
válik a BFL által kezelt adatbázisok és digitális
szakszerü tárolása, mentése. (Ezeknek az állományoknak a
hosszú távú tárolása az ELKA-ban lesz biztosítva.) Szintén 2012-ben került
beszerzésre egy Al i és Al2 Zeutschel könyvszkenner, amelyek lefedik a BFL digitalizálási igényeinek BFL egy
döntő
részét (27 MFt). Már említésre került, de e projekt keretében tett szert a
nagytelj esítményű,
szintén Zeutschel gyártmányú mikrofilm szkennerre is (22,2
MFt). A fenti eszközrendszert egészíti ki a 2013. elején beszerzett audio-vizuális digitalizáló labor, amellyel hangkazettákat, hang- és videoszalagokat tudunk digitalizálni, archiválni (1,8 MFt). A felsorolt eszközpark révén a BFL egy teljes
körű,
a világ élvonalába tartozó
digitalizáló-archiváló eszközparkkal rendelkezik, amelynek használatával jelentös mértékben növeIni tudja szolgáltatásait. Az e-levéltár szempontjából meghatározó két szoftver, a Tessela és a Scope a KR-ben lesz telepítve, de a levéltárak fogják használni. Az
elkövetkező időszak
fontos feladata lesz a
már implementált szoftverek használatának betanulá sa. Abeszerzett szkennerek kapcsán folyamatosan biztositani kell a tervszerü digitalizálást. A könyvszkennerek müködtetéséhez 13
előkészületeket
lényegében hasonló előkészítés nél ,
kell
tennünk, mint
a
történő
mikrofilmezésre
ebben íntézményünknek nagy tapas ztalata van. A mikrofilm-szkennel és
tömeges beindítása 20 13
el ső
negyed évtől
terve zhető
és 20 15-20 l 6-ra az állomány
digita!izálását lényegében be is kell tudnunk fejezni. Folyamatos informatikai szakmai feladat lesz a szerverek, siorage-k és mentő egységek kerülő
A BFL-be pályázatok esetén intézmény
komoly
kötelező
kőltségvetése
értékű
működtetése .
szoftver- ill. hardverp ark fenntartását az EU-s
5 éves fenntartási
időszakra
követően
(és nyilván azt
számára a fenntartó írásban rögzített,
kőzgyűlési
is) az
határozatba foglalt
köte lezettségvá llalása alapján nyújtandó plusz forrásokból (évi 25 MFt) kell finanszírozni. A koncepció fontos eleme, hog ya legköl tségesebb, legnagyobb üzemeltetési szakértelmet igényl ő
eszkö zrend szer a KR-ben kerül meg valósítására, ame lynek fenntart ását a NISZ-nek
ill. az NISZ-t
fe l ügye lő
je lentős műk öd é si
minis ztériumnak kell biztosítania, ez
költ ség-
megtakarítást eredményez levélt ári oldal on. Jelenlegi számításaink szerint a fenntartó által rendelkezésre bocsátott forrásb ól a gépterem, storage, szkennerek és szoftverek liszensz- és karbantartási költségei biztosíthatók. Az intézmény vezetésének folyamatosan gondos kodnia kell az informatika i eszközpark, PC-k , stb. jó karban tartásáról, szükséges képzett
informatikai
ré szlegről ,
ezek
elengedhetetlenek
a
rends zer
fejlesztéséről ,
hosszú
távú
m űk ödtet é s éhe z .
A levéltári dígítali záláshoz a projekt
m egfelelő
e-irat átv ételi,
adatb ázi s- épít ési
támogatást, digitalizálási eszközrends zert és biztonságos tárolókapacitást nyújt, így a BFL az eddigiekhez képest is tömegesen fejlesztheti digitális tartalmait és teheti közzé azokat Interneten, hatékonyan, a modem technológia elönyeire támaszkodva, ezze l ís szolgálva a szolgáltató levéltár koncepci óban
kitűzött
feladatok vég rehaj tását.
Tud ományos munka
BFL-nek az LIv. 13. § g. és az SZMSZ (ll. fej. 6-7. bek.) alapján, az
őrízetében lévő
íratan yag
feldolgozásával levéltár- és történettudományi munkát is végez, amelynek eredményeit el sősorban
helytörténeti és levéltár-tudományi publik ációk, forráskiadások révén kell
közzétennie, illetve a levéltári anyag oktatási, elő segítenie.
országos
A BFL-ben
j el entős é ge
közgyűjteményi
ő rzött
illető leg közm űvelődési
iratanyagnak Budapest sajáto s,
célú felhasználását kell
kiemelkedő
szerepe miatt
van, ill. magának az intéz ménynek is hangsúlyos szerepe van a hazai
intézményrendszerben. Ezzel magyarázhatjuk , hogy a kialakult gyakorlat 14
szerint intézményünk nem csak Budapest-történeti kutatásokat végez, hanem országos, nemzetközi
szint ű
sőt
projektekbe is beka pcsoló dik. Az intézmény tudományos munkájánál azt is
figyele mbe kell venni, hogy olyan, a magyar történet- és/vagy levéltártudományban elismert munkatársai is vannak, akik nem kizárólag Budapest-történettel fogla lkoznak. Az ö szakmai tapasztalataikra is szüksége van a BFL-nek, tudományos kapcsolataik révén pedig még szélese bb körü intézményi együttm űködésre nyílhat lehetöség . A BFL tudományos munkáját az intézmény közép távú koncepci ója fogja tartalmazni. A középtávú koncepció a BFL-ben eddig is folyt, az egyéni kutatási-, ill. kiadványtervekre alapozott kutatásokra épül, figyelembe vesz i az intézményközi
együttműködéseken
alapuló
projekteket és befogadh at külsös tud ományos projekteket is, amenn yiben azo k szerves en kapcsolódnak a BFL profiljához. A levéltár által intézményi kutatásként meghatározott projektek, kutatási irányok közül az alább iakat emelném ki: a közép- és kora újkori Budapest-történeti források kiadásának folytatása (Források Budapest közép- és kora újkori történetéhez sorozat keretében, amelynek eddig két kötete jelent meg) , feudáli s kori tanácsülési jegyzökönyvek regesztázása, végrendel etek kiadása (17 . száz ad k ö zgyűl ési j e gyzőkönyvek
1872)
j egyzőkönyvi
testűl etek
végétő l
elektroniku s
anyagának ilyen
a 19. század végéig), az 1873 utáni székesfóvárosi
kőzzététel én ek
szi ntű
mintáj ára a korábbi
i dőszak
(1848-
feldolgozása; pártiratok, különösen a vezetö
iratainak további feltárása, forráskiadása; peremkerületi forráskiadások folytatása,
1956-os források kiadása, várostörténeti atlasz és folytatása (Buda 1848 után, Pest 1687-töl, Óbuda),
Budapest-történet
területén
meghatározó
kutatásokat
folytató
történészek
tanulmányköteteinek elökészítése (Kubinyi András, Bácskai Ver a, Fara gó Tamás köteteinek mintájára). A felsorolás termész etesen nem lehet teljes, a projektek a munkatársak és a társintézményeink javaslatára bővül hetnek. Az intézményi tudományos tervben megjelenítésre kerülnek az egyéni kiadványtervek is. Itt kerül nének felsorolásra a levéltár dolgozói által végzett tudományos kutatások. A nem budapesti vonatkozású, vagy nem a BFL anyagára
épülő,
nem levéltár-tudományi kutatási
témákat csak a legind okolt abb esetekb en (pl. folyamatban
l év ő
Ph D- képzés, egyéb
tudományos projekt-részvétel) hagyná jó vá a levéltár. A tudomán yos munkatársakn ak a BFLben
fő igazg at ó - hel yettesi
kinevezésem, 2006 . óta bevezetésre került, OTKA-rendszerü
kiadvány-tervet kell készíteniük, ez alapján az intézmény
fői gazgatój a
hagyj a jóvá az
intézményi tudományos tervbe bekerülö kiadványterveket. Az elvégzett tudományos munk áról szintén az OTKA beszámoló rends zerére alapo zva kell számot adni.
15
A BFL mint várostörténeti
műhely
A BFL 2006-ban adta ki az Urbs. Magyar Várostörténeti Évkönyv l. kötetét. A kötet sikerén felbuzdulva az Urbs köré szervezve a BFL egyfajta központja,
m űhel ye
lett a hazai
várostörténeti kutatásoknak. Ennek eredményeként már három nagysikeru Magyar Várostörténeti Konferenciát is megrendezett az intézmény az Urbs
szerkesztősége
és az MTA
Történettudományi Bizottsága Várostörténeti Albizottsága közös szervezésében (2007-ben, 2009-ben és 201I-ben). Ezt a hagyományt a BFL-nek folytatnia kell: legalább kétévente meg kívánjuk rendezni a hazai várostörténet-írás legmagasabb Ugyanakkor
közreműködünk
pres ztízsűvé
vált rendezvényét.
és rendszeresen helyet biztosítunk Várostörténeti Albizottsága
programjainak, e lőadásainak is. Az Urbs kötetei (2012-es megjelenési évvel már a 7. kötet lát napvilágot), csakúgy mint eddig, a továbbiakban is ezeknek a konferenciáknak az eredményeire fognak épülni, természetesen kiegészülve aktuális témákkal. A BFL 1993 óta kiadója volt a szintén igen nívósnak számító Budapesti Negyednek. A folyóirat a 20 l J. évi intézményi költségvetés-csökkenés áldozata lett, a kiadását hivatalosan szünetelteti a BFL. Tekintettel a Budapesti Negyed kapcsán tervezem a folyóirat némileg változó formában
történő
érzékel hető közérdeklődés re,
újraindítását. Az újraindítás feltétele,
hogya megfelelö anyagi eszközök rendelkezésre álljanak, pl. NKA támogatásból, valamint a folyóirat tartaImát közelíteni kell a BFL-ben végzett tudományos munkához. A fenti törekvések keretében fel kívánom vetni egy új Budapest-történet létrehozását. 2023-ban ünnepeljük ugyanis a városegyesítés 150. évfordulój át, amelyet méltóképpen reprezentálhatna egy új
főváros -történet,
hiszen a jelenlegi, csupán 1945-ig
terjedő
több
kötetes alapmunka a 100 éves évfordulóra készült. A projektbe bevonnánk a budapesti társintézményeket, elsösorban a Budapesti Történeti Múzeumot és a
Fővárosi
Szabó Ervin
Könyvtárat, az MTA BTK Történettudományi Intézetét is. Ahhoz, hogy az évfordulóra ez a kötetsorozat elkészüljö n, az
e lő készítő
lépéseket 2018-ig meg kell tenni, az
előzetes
kutatásokat meg kell kezdeni .
Kiállítások
A BFL utóbbi Neoreneszánsz
i dő szakban
igazán nívós,
építészet
Budapesten,
nagysi kerű
Katolikus
kiállításokkal tudott
előállni
templomépítészet
építészettörténeti, a Lajta Béla, Kós Károly építészek, Charmant Oszkár
(pl.
Budapesten közjegyző
munkásságát, vagy éppen a budapesti vízszolgáltatás történetét bemutató kiállítások stb.) Az 16
intézménynek a továbbiakban is törekednie kell hasonló sz ínvonal ú, közérdeklödésre számot tartó ki állításokra. Ilyen témák lehetnek az évfordulókhoz kapcsolódók (pl. 20 14: Ybl-év, 1914-1918: I. világháború és Budapest, 1915: az 1945. évi ostrom 70. évfordulója; 1917: a Főváros
egyesítésének 145. évfordulója stb.), vagy tematikus kiállítások, pl. a
tömegközlekedés története, az iratgyarapodást és a
m agánirat-gyűjtés
főváro si
eredményeit
rendszeresen bemutató (mini)tárlatok stb. A BFL továbbra is részt fog venni a Magyar Levéltárosok Egyesülete által szervezett Nyitott Levéltárak programsorozatain, a Levéltárak Őszi Fesztiváljához kapcsolódóan szervez majd programokat. Felelevenitjük a Kulturális Örökség Napokon történő nyitva-tartást és programokat is.
Levéltári közm űvel ődés, részvétel a közoktatásban
Ma már elterjedt fogalom a levéltári PR-tevékenység. Nemzetközi szinten is egyre inkább hangsúlyozzák azt, hogyalevéltárnak tudnia kell saját tevékenységét "menedzselnie", tágabb értelemben a társadalom, szűke bb értelemben pedig a levéltárat fenntartók és az azt használók felé. A közműve lödés az intézményi PR egyik legjobb formája : TÁMOP projektünk keretében igyekszünk a fiatalokat iskolai órák keretében levéltárhasználatra szoktatni, megszerettetni a régi dokumentumok használatának varázsát, remélve, hogy késöbb már aktív és tudatos levéltár-felhasználóként fognak visszatérni hozzánk. (A TÁMOP projekt keretében nyújtott oktatási csomagjai nkat a támogatási
idő szak
nyújtanunk kell.) Törekednünk kell újabb EU-s
után is, igaz csökkentett formában, de
oktatás i - közm űvel őd é si
projektekben való
részvételekre. Be kell tudni hozni sokkal több iskolás csoportot, ennek érdekében még aktívabban fogjuk keresni a környékbeli általános iskolákat, gimnáziumokat és kiállítási tárlatvezetést, épület -rnegtek int ést, levéltári barangolást kivánunk nekik nyújtani. Az ELTE BTK-val
együttműködve
továbbra is részt veszünk történelem BA levéltári szakirány és
levéltáros MA képzésekben. Egyelöre még nem elterjedt a hazai levéltári
közművelődési
területen, de fel fogom
vetni az egészen fiataloknak (kisiskolások) és az idöskorúk nak nyújtandó oktatási, közművelődési
csomagok kidolgozásának kérdését. Ki kell dolgozni az intézmény pedagógiai
programtervét korosztályokra és oktatási,
közműve lödés i
csomagokra bontva. Szintén
tervezem az egyre gyakoribb csal ádfa-kutat ási igényeket szolgáló - akár
fizetős
- képzéseket
szervezését.
17
Szolgáltató-levéltári stratégia megval ósítá sa a BFL-ben
A kultúráért
fe l elős
minisztérium által 2009-ben elfogado tt stratégiai dokumentumban így
került meghat ározásra a szo lgáltató levéltár fogalm a : "A szolgáltató levéltár az információs és kommunikáció s technológia eszközeinek és eljárásainak alkalmazásával biztosítja a papíralapú és az elektro nikus iratokban felhalmozott ismeret- és tudásanyag mindenkori elérhetőségét, tértő l
időtől
és
függetlenül. " A stratég iai dokumentum több kulcsterületet, szakmai feladatot jelölt meg a
cél elérése érdekében, ezek köz ött szerepel a szem élyi és tárgyi feltétel ek fenntartói biztosí tása,
ill. az e-levéltári rends zer létrehozása mell ett az állapotfelmérésen alapuló tervezés, a hagyományos szo lgá ltatások igények nyom on követése,
b őv ít é se ,
elektronikus ügyinté zés
m inőségbi zto sítás
lehető vé
tétele, felhasználói
bevezetése, tudatos PR tevékenység folyta tása, a
korszerü infokommunikácíós technológiák alkalm azása. A felsoro lásban szereplő feltételek és szolgáltatások megh atározó része a BFL esetében
vagy már bevezetésre került, vagy pedig az e-levéltári projekt megvalósulása esetén fog l étrej önni
a
k özeljö v őbe n .
Illusztrálásképpen a
következőket
érdemes ezen a terü leten megemlíteni:
A BFL kutatótermébe már 2008 óta elektronikusan is be lehet iratkozni, mailes
kéről ap
lehetőség
van e-
leadásra. A kutatótermünket heti két alkalommal hosszított nyitva tartásban, 19.00-
ig tartjuk nyitva, annak érdekében, hogy ne csak a fóállásban vagy szabadság idejük alatt kutatók használhassák szolgáltatásainkat. A kutatóteremben digitális fotójegyet lehet vásárolni, akár fél napra is, így a kutatók a fénym ásolá si árakhoz képest töredékös szegért maguk készíthetnek saját célra digitális felvételeket, de
l ehet ő s é g ü k
van maguknak fénymásolni (kut atótermi munkat árs
felügyelete mellett , kizáró lag nem veszélyeztetett állapotú iratokat), vagy akár a másolatokat pendrive-ra lementeni. Milliós rekordmennyisében teszünk
elérhetővé
levéltári anyagokról készített adatokat, több
százezer digitális felvételt is közz é teszünk honlapunkon. A szolgáltatások színvonalának emelked ésével,
a
korábban
nehe zen
kikutatható
me gsokszorozód ása k övetkezt ében a BFL-ben 2006 óta
iratokra elképesztő
vonatkozó
metaadatok
mértékben emelkedett a
kut atóforgalom. Csak illusztrációként: 2006-ban, már az új épületben 863 1átogatój eget adtunk ki, a kutatók 47 12
kérőlapot
adtak le és 2974 kutatási esetet regisztráltunk. 20 II-ben a kutatók száma
meghárom szoro zódott: 2574-en (l) keresték fel az intézményt t öbb mint 8000 (l ) alkalommal (pontosan 8038) és 83 13 kérőlapot adtak le, ebbő l 585 db-ot e-mai I útján. Öss zevetésü1: a Magyar Országos Levéltárnak 20 ll-ben alig valamivel több, 2781 kutatója volt, igaz a kutatási esetek száma ott megha ladta a 22 ezret (viszont ennek fele a mik rofilmgyüjtem ényben
fe lle l hető
anyakönyvekre irányult) . Összességében a BFL kutatóforgalma 5 év alatt megháromszoroz ódott
18
és közel annyian tértek be hozzánk, mint az ország elsö számú, BFL-nél két és félszer több iratanyagot ő rző Országos Levéltárba. (Csak zárójelben: minél több iratot teszünk ki digitalizáltan is az internetre, annál kevesebben fognak személyesen megjelenni a levéltárban. Jó példa erre, hogy a MOL 2008-ban még 3460 kutatót regisztrált, 20 II -ben, amikor már szignifiká nsan több iratot tett közzé digitalizáltan a honlapján a nemzeti levéltár, már csak 278 l -et. Ami jó a kutatónak, mert
fote lbő l
érheti el a kívánt tartalmat, nem néz ki jól levéltári statisztikai
szempontból. Ugyanakkor ez nem indok a szolgáltatások visszafogására, inkább az internetes kutatásokat, böngészéseket is a netes statisztikákra alapozva be kellene számítani a kutatóforgalomba, így sokkal reálisabb képet kapnának a levéltárak fenntartói a levéltárak anyagai iránt megnyilvánuló társadalmi
igényekről!)
Az e-levéltári rendszer beüzemelése után
állampolgári
megkereséseket
IS
lehet
elektronikusan intézni, ügyfélkapu útján, a kért másolatokat is elektronikus úton el lehet majd juttatni. Így az ügyfelek gyorsan költséghatékonyan jutnak az állampolgári joga ik biztosításához, ügyeik intézéséhez szükséges iratokhoz. Ami a
be lső
munkálatokat, tervezést és
e llen őrzési
rendszert illeti: a BFL 2009 óta
elektronikus iktatási rendszert használ. A munkatársak és az intézmény munkatervezési rendszere átlátható, szabályozott és nyomon egy
minősé gb izto sítás i
követhető .
2009-ben minisztériumi támogatással elkészítetlünk
kézikönyvet, ennek tesztelése, esetleges bevezetése az e-levéltári projekt
lezárása és az e-levéltári rendszer megtanulása, beüzemelése után, 20 IS-ben kerülhet sor legkorábban. Tervezem a kutatói igények rendszeres felmérését kutatóteremben elhelyezett illetve honlapon közzétett Kiemeit
kérdőivek
feladat
közérdeklődésre
használatával.
lesz
az
intézményi
honlap
számot tartó vagy jogszabá ly alapján
folyamatos
előírt
adatfeltöltése
és
a
információk gyors megjelenítése.
Rendszeresen fogjuk idegen nyelven is frissíteni a honlapunkat. A levéltár önálló Faceboo k oldallal is rendelkezik, ez az egyik leghatékonyabb eszkö z az információk, hírek, események leggyorsabb és szélesebb körű eljuttatásához. Éppen ezért a Facebook oldalunkra sokkal nagyobb hangsúlyt fogunk helyezni. Olyan új szolgáltatások bevezetésére törekszünk, amelyek révén jobban meg tudjuk szólítani a levéltár iránt
érdekl ődőket,
web2-es, közösségi
szolgáltatásokat is alkalmazó új megol dásokra kell törekednünk (pl. a felhas ználók bevonása az adatbázisaink építésébe -ld. pl. a cooperative archives nemzetközi tendenci áit.).
19
A Magyar Levéltári Portál (MLP)
A kultúráért
fele lős
m űkodtet ése
mi nisztérium megbízására 2009 -ben, a szolgáltató levéltár stratégiai
koncepció jegyében intézményünk által létrehozott Magyar Levéltári Portál üzemelte tése és fej lesztése kiemeIt intézményi feladat lesz az bővíté sét
hírs zolgáltatásainak
szakmai
is.
A
portál
NK A-s támogatással fogjuk elvégezni , a cél egy szakmai
szolgáltató-portál megvalósítása, eseményekrő l
elkövetkezendőkben
amely
gyo rs
hírekk el, hazai
és
kül földi
levéltári
készített tudósításokkal inform álj a a közö nséget. Az MLP -n publ ikáljuk a
korpusz t,
amely
a
levé ltárosok
továbbképzésben és az egyetemi oktatásban is
mindennapi
munkájához,
nélkülőzhetetlen.
de
a
szakmai
Ugyancsak itt publikáljuk a
Levél tári Szabványügyi Bizottság által kido lgozott fordításokat, szabvány-ajánlásokat. Az legj el entősebb
ML P
szolgáltatása az adatbázis-rendszer, ame ly I) 20 levéltár 40 egyedi
adatbáz isát magába foglaló összetett adatbázisból, 2) levéltári kiadványok, 3) kataszteri térképek, 4) kétrétegü pdf-eket publikáló pártiratok, 5) archontológia, 6) fond- és állagjegyzék adatbázisokb ól áll, ill. a fontosabb MOL adatbázisok és a felsorolt részadatbáziso k feletti közös
kere sőt
tart almazza. A rendszert a BFL folyamatosan
bővíti
egy részt a saját anyagaival,
másrészt folya matosa n igyekszünk a megyei levé ltárak új adataival is
bővíteni
a szo lgáltatást,
és fogadókészség esetén további MNL OL adatbázisok elérését és közös keresését is szívesen biztos ítjuk. A rendszerre amikor 900-1200
fő
jellemző,
hogy napi 300 -400 látogatója van (de volt olyan nap is,
volt!) , ami igen
jelentősnek
számít, 50 országból érkeznek lekérések a
rendszerbe. Az e-levéltár kereté ben megvalósuló új Elektronikus Portálon az MLP továbbra is jelen lesz. Olyan szolgáltatáso kat nyúj t, amelyek nem válthatók le más alkalmazásokkal, pl. georeferált térképek, kőrőkben,
kétréte gű
pdf-ek, de az egész rendsz er ma m ár ann yira bejáratott kutatói
hog y érdemes tovább fennt art ani és üzemeltetni. (Me gjegyezem az ENARC
keretében kapott EU-s forrás miatt 20 15-öt
követően
is fenn kell tart ani a szo lgáltatást).
H aza í és nemzetközi cgyü ttm ű ködés
Budapest
Főváros
Levél támak
legjelentősebb
szakmai partnere a 2012. október l -jén
felállitott, a megyei levé ltárakat is magába foglaló Magyar Nemzeti Levéltár (MNL). Az MNL-el
együttműködve
valósí tjuk meg az e-levé ltári proj ektet , az imm áron négy éve tartó
együttműködés keretében közelíteni tudtuk szakmai normáinkat, elképzeléseink et. Úgy vélem szükségszerű
és kölcsönösen hasznos harmonikus
együttműködést
megvalósítanunk más
20
területeken is, pl. a Magya r Levéltári Portál, rendezvé nyek, tudományos projektek, levéltártudományi, képzési, módszertani kérdésekben. Ilyeneket magunk is kezdem ényezni fogunk az MNL
és
tagintézményei
együttműködőek
felé,
illetőleg
a
felénk
irányuló
j avaslatok
kapcs án
is
leszünk .
A BFL szoros
együttműködésre
töreks zik a legna gyobb szakmai szervezettel, a Magyar
Levéltárosok Egyesületével, valamint a volt Önkormányzati Levéltárak Tanácsával, jelenleg Megyei és Városi Levéltárak
Vezetőinek
Tanácsával. Ez utóbbi szakmai szervezetnek a BFL
meghatározó intézményi tagja is. Fonto s hazai partnernek gondolom a Magyar Családkutató Egyesületet (MACSE), nyugaton van példa az ilyen tipusú egyesületekke l való szoros szakmai
együttműködésre .
Ezt
megp róbáljuk megvalósítani a MA CSÉ-vel, pl. publiku s anyakönyvi adatok adatbázisba való e gyüttműködé si
felvitele egy ilyen
Főváro s
Budapest együttműködések
terület lehet.
Levéltára
mindi g
IS
törekedett
szé l eskörű
nem zetk özi
kialakítására, elsősorban a Kárpát-medencei (városi) levéltárakkal, valamint
Európai Unió-béli fontosabb városi levéltárakkal. Az
előbbire
példák a Kassai Városi
Levéltárral, illetve az Újvidéki Tőrténeti Levéltárral, Szabadkai Lev éltárral, 2012 áprilisában a Boszniai Szerb Köztársaság Banja Luka-i levél tárával kötött utóbbira pedig a
Malm ő- i
együttműködési szerz őd é s,
az
Városi Levéltárral kötött megállapodásaink. A levéltárnak
ugyanakk or jó kapcsolata van több
környező
nagyobb levéltárral is (pl. Horvát Nemzeti
Levéltár, Szlovák Nemzeti Levéltár, Bécs Városi és Tartomá nyi Levé ltár stb.). Ezeket a kapcsol atokat
bővíteni
szeretnérn, IDként a visegrádi négyek irányába: fel kívánom vetni egy
Varsó-Budapest- Prága-Pozsony főváro si levéltári Levéltárunk 2008 óta szorosa n egyesületi
formában
igyek szik
együttműködés l ehető sé gét.
együttműködik
projekteket
taglevéltárak számára. Az ICA RUS keretein
a bécsi
szervezni
belűl
székhel yű
ICARUS-szal, amely
főként
közép-kelet-európai
a
Budapest
Főváro s
Levéltára részt vesz a
2009-ben benyújtott és elfogadott - 2010 és 20 15 között megvalósítand ó - nemzetközi konzorciális pályázat keretében az ENA RC projektben. Az " ENARC - European Network on
Archival Cooperation" IO közép-kelet-euró pai nemz eti levéltár (magyar, osztrák, cseh, szlovák, szlovén, horvát) és terül eti (bajo r,) és tudományos intézetei, val amint a Spanyol Kultu rális Minisztérium
közrem űködése
révén j ött létre .
Fő
célja a projektben
résztvevő
intézmények digitalizálási munkáj ának meggyorsít ása és közös internetes felületen keresztül való
közzététele.
folyamatosan
A projekt keretében
bővíthetjük
vezeti a nagy
lehetőségünk
nyílik
töme ges digitalizációra,
a Ma gyar Levéltári Portál tartalmát. A BFL az ICAR US-on
érde klődésre
b elűl
számot tartó kat aszteri térképek egységes feldolgozását, 21
digitalizálását és közzétételét célzó projektet. Amennyiben az erre irányuló, 2013-ban benyújtandó pályázat sikerrel jár, a BFL fogja a szakmai koordinációt ellátni a nemzetközi projektben. Sikeres pályázat esetén az ICARUS által az I. Világháború témaköréhez kapcsolódó adatbázis-építési és digitalizálási projekt megvalósításában is közre fog (a pályázatot 2012
őszé n
nyújtotta be a konzorcium). Az ICARUS egyik elnökségi tisztét
magam töltöm be, fontosnak tartom az egyre társintézményt
tömörítő
együttműködésben
terebé l yesedő,
már több mint 150 levéltári és Előrehaladott
való részvételt.
folytatok arról, hogy az ICARUS 2014. évi lehetőséget
működni
közgyűlését
tárgyalásokat
a BFL rendezi meg, ami jó történő
nyújt az intézmény munkájának minél szélesebb európai körben
megismertetésére, újabb intézményközi kapcsolatok kialakítására.
A pályázatom azon alapul, hogy a BFL alapjában véve jó irányba tart. Sikerült olyan vágányra állitani az intézményt,
amel yről
- reményeim szerint - már nehéz rossz irányba
letérni. Ez közös érdeme az itt dolgozóknak és a fenntartónak is, amely biztosította a színvonalas körülményeket. Amit tenni kell - ha már a vágány hasonlatnál tartunk - jó tempóra ösztökélve a mozdonyt az egész szerelvényt eljuttatni a célhoz, gyorsan, hatékonyan, sikeresen, hogya
mozdonyvezető
és az utas is elégedetten tekintsen vissza a megtett útra...
Budapest, 2013. január 24.
.L
~
.
Dr. Kenyeres István
22
Budapest Főváros Levéltárának szervezeti működtetésére, humánerőforrás gazdálkodására és intézményi gazdálkodás ára vonatkozó vezetői koncepció
Szerveze ti m űkodés
Budapest
Főváros
intézményt
Levéltára jelenleg hatályos Szervezeti és
vezető
fő) ,
osztály (8
Szabályzata szerint az
fóigazga tót két helyettes segíti munkájában, az általános és a szakmai-
e l őbbi
tudományos. Az
M űk öd é si
feladata az épület üzemeltetését
az állományvédelmi
főos ztály
(18
vé gző
fő) ,
épület-fenntartás i (müszaki)
az informatika (5
fő)
és az
ügyfélszolgálat (2 fó) irányitása. A szakmai-tudományos fóigazgató-helyettes feladat a a négy főosztály
szakmai kőnyvtár
fő)
(2
főigazgat ói
irányítása mellett a kutatószolgálat és mikrofilmtár (3 fó) felügyelete . A
és a titkárság (3
alárendeltségben
fő,
ide számítva az iktatást
működik .
A négy szakmai
végző
főosztály
kollégát is) közvetlen
közül az I.
főosztály
21
fóvel a legnagyobb létszámú, ugyanakkor tőbb mint 13 ezer fiu-t kezel: Buda, Pest, Óbuda levéltárait, az egyesített fóváro s iratanyagait 1950 -ig, a családi, személ yi fondokat, céheket, ipartársulatok és testületek anyagait, valamint a terv- és térképt árat, az ingatlan-nyilvántartás iratait, hogy csak a legfontosabbakat említsük. A II.
főosztályhoz
őnkonnányzati ,
6200 fiu). A III.
valamint az MDP -MSZMP iratok (10
jogszolgáltatási, rendvédelmi,
kö zj egyz ői
fő ,
tartoznak a tanácsi, főosztály
kezeli a
iratok mellett az egészségügyi, oktatási és kulturálís
szervek iratait (14
fő,
fő,
amely önálló részleg létrehozását az indoko lta, hogya BFL-t hosszú ideig
4200 fm)
súj tó
őrzi ,
férőhely-hiány
8300 fiu). A 4. fóosztály a válla lati,
miatt az ún.
csődtőrvény ben
szővetkezeti,
cégbírósági iratokat (6
rögzített - a nyugat-európai városi
levéltárakhoz képest pluszfeladatot je lentő - iratátvételi kötelezetts égeket a levéltár nem tudt a teljesíteni, és 2004 után ezt a hátralékot fel kellett számolni. Másrészt a BFL-en belül hosszabb távon nagyobb hangsúlyt akartak fektetn i a valamilyen gazdasági tárasági forrn ában m üköd ő
szerveknél
közüzemeket is. (A
kel etkező
maradandó
főosztály vezetőj e
értékű
magániratok gyüjté sére, beleértve a fóváro si
egyútt al a tudományos titkári teendőket is ellátta, így a
nem túl nag y osztály ügyei mellett még egy fontos intézményi területért felelt. Ma már őnáll ó munkakör az intézményi tudományos titkári pos zt.) A felsorolásból is kitetszik, hogy a 4. fóosztá ly létszám és a kezel t iratok mennyisége tekin tetébe n elmarad az I-III.
főosztály tól.
Áttek intve a BFL elmúlt időszakban végzett gyűj tőterületi és be lső feldolgozási munkálatait,
úgy látom , hogy szükséges a magániratok egészének - ideértve a családi , személyi, egyesületi stb. és vállalati iratokat is - , valamint az eddig kissé háttérbe szoruló oktatás i, kulturális, egészségügyi, szociális intézményi kör iratainak és megerősitése.
(A felsorolt
i ratképzők
gyüjtőterületi
munkájának kiemelése és
egy része amúgy is valamilyen gazdasági társasági
formában működik .) Éppen ezért úgy vélem, hogy ezek a területe k, a már őrzött iratokkal és a vonatk ozó
gyűj tőterül eti
rendelhető ek .
munkával együtt, létszámmal
megerős ítve ,
Ezzel az átalakítással sokka l kiegyensúlyozottabb lenne a BFL szakmai
osztálysze rkezete: az I.
főosztály
lényegében az 1950
e lőtti
közigazgatás, valamint a terv- és
térképtár, ingatlan-nyi lvántartás , fotótár, anyakönyvi gyüjtemény iratait gyűjtőterületi fő
fóosztály
főo sztál yhoz
a 4.
feladatkörre l. A II. fóosztály változatlan keretek között
őrizné,
működne
csekély
tovább. A III.
profilja a jogszolgáltatás, rendvé delem iratai lennének, az intézetek, intézmények
(oktatási, kulturális, egészségügyi) iratai átkerülnének a megerősitett IV. főosztályhoz. Ezáltal jelentős gyűj tőterületi főosztály
munkától szabaduina fel az ezen a területen igen leterheIt részleg. A IV. működő(tt)
lenne a társasági formában
szerveknél keletkezett és a szemé lyes
magániratok, az oktatási, kulturális szervek, egyesületek és egyéb nem közigazgatási iratképzök (pl. alapítványok), vagy a nem igazgatási feladattal megbizott köztestületek iratainak fele lőse (az itt kezelt iratanyag mennyisége 4200 ifm -r ő l 5400-ra növekedne). Úgy vélem,
hogy
az általános
főigazgat ó -helyettes
bevezetésével át kell alakítani:
ő
lesz
felelős
feladatkörét
az
e-levéltári
a BFL e-levéltári feladataiért , a rendszer
üzemeléséért. Az épület igazgatása , a beszerzések, beruházások bonyolítása, kezelése,
belső
előkészítése),
rendszer
szerződések
szabályzatok naprakészen tartása, felülvizsgálata (pl. az új kollektív szerzödés
az általános helyettesítési ügyek stb. az e-levéltári feladatok mellett
jelentős
leterhelt séget jelent az általános helyettesnek, ezért az állományvédelmi osztályt fóigazga tói hatáskörbe rendelném. A Gazdasági Hivatalban, az Épület-fenntartási és az Állomán yvédelmi osztályokon nem tervezek változásokat, ugyanakkor az informatikai osztály az e-levéltári többletfeladatok miatt
mege rő s ítésre
szorul. Továbbra is fontosnak tartom az önálló
intézményi tudományos titkári posztot. A tudományos titkár felel a BFL és az Magyar Levéltári Portál honiapjáért, kommunikációjáért, az intézményi PR-ért, int ézm ényl átogat ások, oktatások, pályázatok lebonyolításáért. Szólni kell az e-levéltár bevezetése miatti szükséges szervezeti változ tatásokról is. Említettem, hogy aterületért az általános
főigazgat ó
helyettes fog felelni, ugyanakkor nem
tervezem önálló részleg vagy osztály felállítását erre a területre, egyrészt takarékossági, másrészt szakmai okokból. Az e-levéltári feladatok érinteni fogják valamennyi szakmai osztály és a digitalizálás révén az állományvédelmi osztály feladatait is, ezért a kérdéskört 2
úgy kiváno m kezelni, hogy az e-iratok kapcsán
felmerülő
általános fóigazgató-helyettes irányítása alatt,
együttműködve
feladatokat össze hangoltan, az a szakmai
fóigazgató-
helyettessel a szakmai osztályokon, az informatikán és az állományvédelmi osztályokon kij elő lt
e-levéltári ref erensek fogják végezni, E-levéltár munkacsoport keretében. Ennek a
munkacsoportnak a létrehozásához a feltételek már most is adottak, hiszen az e-levéltár projekt keretében most is
működnek
munkacsoportok a BFL-en belül (adatbá zisépítés-
digitalizáció, szabályozás). Humán erőforrás-gazdálkodás
A BFL jelenlegi engedélyezett létszáma a 2011 évi 135 álláshelyek száma jelenleg 108
fő.
Az intézményben jelenleg 17
mindössze 7 levéltári
kezelő
115 fóre csökkent, a
betőltött
(Utoljára nagyságrendileg 2003-ban volt ekkora a
tényleges intézményi létszám, miközben azóta az nővekedett ! )
fóről
őrzött
fő levéltáros,
26 levéltáros, II segédlevéltáros és
dolgozik szakmai területen. A
arányait tekintve alacsony létszámuk adottság, a
iratanyag terjedelme 30%-al
kezel ők
k ezelők
és segédlevéltárosok
egy jó része évek alatt
segédlevéltárossá és/vagy levéltárossá küzdött fel magát, számos olyan levéltárosunk van, akik
kezelőként
kezdték pályájukat intézményünkbe n. 8 olyan munkatársunk van, akik PhD
vagy kandidátusi fokozattal is rendelkezik. A szakmai állomány tehát alapjában véve a levéltárosok ra épül, a fokozattal
rendelkezők
pedig kiválóan kamatoztathatják tudományos
eredményeiket és kapcsolatrendszerüket az intézmény érdekében. Rendelkezünk képzett informatikussal, restaurátorral, felsöfokú végzettségge l
rendelkező
hozzá kell tennem, hogy informatikai téren az intézmény feltétlenül
könyvtárosokkal is. Bár
e rős ítésre
szorul.
Hangsúlyoznunk kell, hogy az intézmény további létszámcsökkentést nem tud elviselni, mivel az eddig létrehozott szolgáltatások színvonalának megtartása, fejl esztése nem csak az intézmény, hanem a
Főváros,
rendszer felállításával
kerületei és a fóvárosi lakosok érdeke is, emellett az e-levéltári
j e lentős
pluszfeladatok je lentkeznek, mindezen feladatok ellátása a
jelenlegi létszám maximális kihasználása mellett lehetséges. Szükséges azonban néhány megjegyzést tenni a szakmai osztályokon és részlegek en dolgozók képzettségét és továbbképzését
illetően .
levéltárosokra van szükségünk, akik
Véleményem szerint a szakmai osztályokon olyan
döntő en
egyetemi (MA) diplomával, legalább történelem
szakos végzettséggel rendelkeznek, de járatosnak kell lenniük levéltár-tudományi területen is. 2000-ben a 31
(fő)levéltáro sból
9-nek, 2005-ben
volt levéltáros diplomája, valamint I I
fő
4 2 -ből
15-nek, 2012-ben 43
főből
ll -nek
végzett a MOL-ban segédlevéltáros tanfolyamot. 3
Tehát a szakmai állomány meghatározó részét levéltár-tudományi ismeretket
felsőfokú
projekt révén kialakulandó bel ső
szükségesnek tartom a
új
képező
levé ltárosoknak a negyede szerzett
tanulmányai során. Mindez, valamint az e-levéltári
típusú
levélt ár-informatikai
ismeretek hiánya
miatt
szakmai továbbképzések szervezésé t. A hagyományos,
diplomával vagy bizonyítvánnyal lezárható továbbképzések
kőzül
kiemelten támo gatni kell
továbbra is történelem PhD-tanul mányokat, valamint az informatikai továbbképzéseket is. végzettségű
Amennyiben középfokú
munkatársak fóiskolai/egyetemi keretbe n kívánj ák
magukat tovább képezni, akkor elsösorban 5 éves képzési
időszakban
megszerezhető
történelem MA diplomák, ill. 2 éves levéltáros MA diplomák megszerzését kell
elsősorban
-
az intézményi lehető sé gekhez mérten - támogatni. A jelentös pluszfe ladatok (EU -s projektek, OTKA stb.) esetén igyekszünk a pályázatok nyújtotta
lehetőségeket
a foglakoztatás terén is kama toztatni, így például partnerei kíván unk
lenni a közfoglalkoztatási programoknak, pl. a Magyar Nemzeti Digitális Arch ívum (MANDA) által szervezett, közfoglalkoztatásra irányu ló digitalizációs programban is szívesen részt veszünk. Szintén meg kell vizsgálni a csökkentett
munkaképe s s é g űek
foglakoztatásának
kérdéskörét is, részben össztársadalmi, részben anyagi okok mi att - az intézmény által fizetett hozzáj árulás csökke ntése érdekében.
Intézményi gazdálkodás
Ma már evidencia, hogy egy
közgyűj temény
esetében is a legfontosabb terület ekhez tartozik
vezetői
szempontból a költséghatékony gazdálkodás megvalósítása. A BFL 2009-ben 670,9
MFt-os
elő irányzatból
gazdálkodhatott, ez az összeg a 201 I. évi költségcsökkentés majd
csoportos létszámleépítés nyomán 2013 -ra - az eddig részünkre eljuttatott
keretközlő
alapján
- 537,8 MFt-ra csökkent. A személyi kiadások elöirányzata 2009- ben 354,7 MFt, járulékok 122,8 MFt volt, 20 13-ra 313 ,8 MFt a személyi és 85,5 a járulékokra tervezett dologi kiadások szintén az
e lőirányzatokat
elői rányzat.
A
tekintve a 2009 . évi 180 MFt-róI201 3-ra 123 MFt-
ra csökkennek. Ezen kívül azt is figyelembe kell venni, hogy a BFL számára a fenntartó az előzetes
tervek alapján 20 13-ra 21,3 Ft bevételi kötelezettséget ír
létszámleépítést
követően
létszámkerete,
amely
a 20 1 I. évi 135
létszámkeret
főről
bérköltsége
elő .
A csoportos
115-re csökkent a BFL engedélyezett a
fenntartói
előirányzatok
alapján
finanszírozható.
4
A dologi költségek fedezésére kapott e lő irányzat azonban igencsak
sz űk ösnek tekinthető,
havi
szinten kb. 10 MFt-ból kell gazdálkodnia az intézménynek a dologi kiadások tekintetében, ami nem sok, ha figyelembe vesszük, hogy a gáz és a villany díja átlagosan havi 5,6 MFt, a BFL
őrzése
és takarítás a jelenleg érvényes
szerződések
alapján havi 2,l MFt-ot tesz ki.
Ehhez járulnak még a telefon, internet, csatorna, víz, szemétszállítás díjai felvonók, gázkazánok,
tűzje l ző -rendszer
stb. éves
kötelező
karbantartási költségei és akkor még nem
vettünk papírt a fénymásolókba, nyomtatókba, patronokat, írószert, könyvtári könyveket, folyóiratokat, épületgépészeti alkatrészeket, villanycsöveket stb. Több olyan tétel van, melynek költsége már tovább aligha
csökkenthető,
mivel a rendelkezésre álló lehetöségeket
kimerítettük. Ilyen tétel a raktárak klimatizációja, mely nagyon energiaigényes, ugyanakkor a szabályozási
l ehetőségeket
végletekig kihasználjuk.
Erő feszítéseket
teszünk az energiaigény
további csökkentésére, így pl. 2013-ban a vészvilágító rendszer elöírások szerint folyamatos üzem ű
egységeinek világítótesteit jóvalolcsóbban üzemeltethetö LED növelő
Figyeljük az energiahatékonyság
üzeműekre
cseréljük.
pályázatokat, és amennyiben a pályázati feltételek
adottak, igyekszünk ezeken részt venni. Az
elkövetkező
növekvő
években
költségterhet jelent az épület gépészeti eszközeinek
avulásából eredő tétel. Új épület esetében minden berendezés az épülettel "egykorú", így avulása is - többé-kevésbé eszközök élettartama
egyi dejűleg
növe lhető ,
várható. Rendszeres karbantartással a gépészeti
erre kiemeIt gondot kell forditani. További tehertétel az
épület kivitelezési hibáinak javítása. Bár a raktárak építési hibából eredő tégla- és falrepedései egy részét javittattuk, még a raktárak többségében egyszer az épület
kül ső
előttünk
felületén végigfutó, dilatációból
áll a feladat. eredő
J e l entős
tétel lesz
repedések, tégla törések
javítása. (A repedésekbe a víz befolyik és téli fagyások során a repedések tágulnak, a téglák morzsolódnak.) Könnyen belátható, hogy az intézmény menedzselhető .
támasztani
m űk ödtet é s e
csak szigorú gazdálkodási elvek mentén
Minden kiadást meg kell tudni szakmailag indokolni és alá kell tudni
szerződésekkel,
vizsgálva, hogy vajon az
árajánlatokkal. Minden megrendelést nyomon kell követni, azt előirányzathoz
képest sikerült-e lebonyolítani a beszerzést. Ez
különösen a 100 ezer Ft alatti kis
értékű
elve miatt. Az ennél nagyobb
összegű
dologi eszközöknél fontos a sok kicsi sokra megy
beszerzése, amelyet kontrollként mindig
beszerzéseknél már ellenőri ztetni
köte lező
három árajánlat
fogok. A közbeszerzés-köteles
beszerzéseinket nagy körültekintéssel, a költséghatékonyságot figyelembe véve fogjuk e lőké szíten i.
Említésre került, hogy az e-levéltári projekt keretében a BFL-be beszerzett
eszközrendszer (gépterem, storage, mentőegység, szerverek, szkennerek mintegy 190 MFt-os 5
értékben)
kötelező
fenntartására az érvényben
lévő közgyűl ési
határozat alapján 25 MFt plusz
költségvetési támogatást kell kapnia az intézménynek. E nélkül a BFL nem tudn á ezeket a eszkőzöket
költséges
fenntartani.
Az
eszkőzrendszer
e-levéltári
fenntartását
szolgáltatások, liszenszek beszerzését a legnagyo bb körültekintéssel fogjuk
célzó
előkésziteni .
A
költséghat ékonyság ugyanakkor semmilyen megrendelés esetében nem mehet a biztonság vagy a szakmai tartalom rovására. Amíg az intézmény szakmai fejlesztésének, új kulturális produktumok, segédletek, forráspublikációk, kiállítások létrehozásának, söt
műhely
még az állományvéde lmi
költségeinek, informatikai fejlesztések és más fontos fejlesztési beruházások
kőltségvetési
fedezete nem áll telj es körűen rendelkezésre, addig ezeket az összegeket pályázati forrásokból kell
előteremteni.
Hagyományosan a legtöbb támogatás az NKA-hoz beadott, nyertes
pályázatokból származik. 2012 óta már összevont amelynek
sz űk ös költségveté séből
K özgy űjteményi
Kollégium
működik,
a könyvtárakat, múzeumokat és levéltárakat is egyaránt
támogatnia kell. Az NKA átalakulása következtében az a tapasztalat, hogy kevesebb pénz j ut a levéltári terül etre és ezzel
szembesül nűnk
kell, még jobban átgondolt pályázatokat kell
benyújtanunk. A BFL korábban a Levéltári Kollégiumnál és jelenlegi
Közgyűj teményi
Kollégiumnál is a benyújtott pályázataira elég jó arányban nyert támogatást, a továbbiakban ís tartanunk kell ezt az arányt ahhoz, hogy szakmailag sikeresek legyünk. További
lehetőség
az EU-s pályázatok nyújtotta
l ehető sé gek
kiaknázása. Ezen a területen is
kedvező tapasztalataink vannak (EKOP, TÁMO P, Kultúra-ENARC), próbálunk ezekre a ké sőbbi ekben
forrásainak
is építeni. Jelenleg is folyamatban van egy, az I. világháború levéltári feldolgozását,
keretprogramra széles külső
digitalizálását
nemzetkőzi
forrásokat is bevonnunk,
Közjegyzők
és
közzétételét
célzó
Kultúra
2007-20\3
konzorcium keretében benyújtott pályázatunk. Sikerült más említhetjűk
pl. az Országos
Közjegyzői
a Közösségért Alapítvány adatbázis -építési támogatási
szerződéseit
azt bizonyítják, hogy nem lehetetlen a hagyományos pályázati területekbő l is forrásokat bevonni. Azon leszek, hogy ezek köre hogy biztosítsuk az anyagi alapokat a magas
szi ntű
Kamara és a is, amelyek
lehetőségeken
bővüljön,
kívüli
annak érdekében,
szakmai munkához.
Budapest, 20\3 . január 26.
Dr. Kenyeres István
6
