LAMPIRAN A
BORANG PENCALONAN ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012) 1.
Nama Organisasi:
Bahagian Pentadbiran, Kementerian Pertahanan 2.
Nama Projek/Sistem/Inisiatif OSS Yang Dicalonkan:
Sistem Tempahan Kenderaan 3.
Tarikh (bulan & tahun) projek/system/inisiatif yang dicalonkan mula beroperasi:
Oktober 2011 4.
Maklumat pegawai yang membuat pencalonan: Nama:
Siti Normah binti Abdul Aziz
Jawatan: Agensi: Alamat:
Setiausaha Bahagian Bahagian Pentadbiran, Kementerian Pertahanan Tingkat 2, Wisma Pertahanan, Jalan Padang Tembak, 50634 Kuala Lumpur.
Telefon: Faks: E-mel:
5.
03-20715241 03-26914576
[email protected]
Pegawai yang boleh dihubungi untuk mendapatkan maklumat lanjut: Nama:
Wan Norisham bin Pa’wan Chik
Jawatan: Telefon: Faks: E-mel:
Pembantu Tadbir 03-20715281 03-26914576
[email protected]
1.
Nama Projek/Sistem/Inisiatif
Sistem Tempahan Kenderaan (STK) 2.
Profil Kementerian / Jabatan / Institusi (maksimum 200 patah perkataan)
Bahagian Pentadbiran pada dasarnya merupakan satu Bahagian yang bertanggungjawab terus kepada TKSU (U) Kementerian Pertahanan. Bahagian ini ditubuhkan pada 1 Ogos 1984. Pada asalnya Bahagian ini dikenali sebagai Urus Setia dan Pentadbiran, telah diubah nama kepada Bahagian Pentadbiran dan Perhubungan Awam berikutan kemasukan cawangan baru iaitu Cawangan Perhubungan Awam. Pada tahun 2006, bahagian ini dikenali sebagai Bahagian Pentadbiran berikutan keputusan pihak pengurusan agar Cawangan Perhubungan Awam berfungsi secara berasingan. Lokasi Bahagian Pentadbiran adalah di Tingkat 2 serta sebahagiannya di Tingkat bawah, Wisma Pertahanan, Jalan Padang Tembak, 50634, Kuala Lumpur. Bahagian ini diketuai oleh seorang pegawai PTD Gred M54. Bahagian Pentadbiran terdiri daripada empat (4) Cawangan utama iaitu : •
Cawangan Logistik
•
Cawangan Penyelenggaraan Bangunan
•
Cawangan Belanjawan dan Kewangan serta
•
Unit Protokol dan Pengurusan Acara.
Bahagian Pentadbiran bertanggungjawab untuk : •
Menentukan persekitaran Wisma Pertahanan sentiasa dalam keadaan yang bersih, selamat dan selesa;
•
Menyediakan dan memastikan segala bantuan logistik dibekalkan mengikut keperluan di tahap yang memuaskan;
•
Kerja - kerja penyelenggaraan dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memelihara keselamatan dan keselesaan pengguna;
•
Kerja ubah suai/pembaikan pejabat/bangunan akan diseliakan dengan teliti bagi menentukan kerja-kerja dilaksanakan mengikut kualiti/spesifikasi yang telah ditetapkan;
•
3.
Mengendalikan majlis dan lawatan rasmi secara profesional dengan penambahbaikan berterusan demi menjaga imej Kementerian Pertahanan.
Sinopsis Projek/Sistem/Inisiatif (maksimum 150 patah perkataan) Bagi projek/sistem/inisiatif: # Ringkasan / Keterangan # Faedah kepada orang awam / Kerajaan # Kelebihan / keistimewaan projek/sistem/inisiatif # Mengapa projek/sistem/inisiatif layak memenangi Anugerah MYGOSS
Tempahan Kenderaan telah diwujudkan bagi memberi peluang kepada kakitangan yang berkhidmat di Kementerian Pertahanan (MinDef) membuat permohonan tempahan kenderaan untuk tugasan rasmi di luar pejabat. Sebelum ini tempahan kenderaan dilakukan secara manual. Borang permohonan diisi dan dihantar ke Bahagian Pentadbiran untuk kelulusan. Tempahan yang berjaya akan dimaklumkan melalui telefon kepada kakitangan yang memohon. Dengan wujudnya sistem ini, ia memudahkan kakitangan MinDef untuk membuat tempahan kenderaan untuk pertimbangan pentadbir di Bahagian Pentadbiran serta menetapkan dan kenderaan dengan cepat sekiranya permohonan diluluskan. Kelebihan-kelebihan sistem ini adalah: •
Mempercepatkan proses membuat tempahan kenderaan.
•
Memudahkan capaian terhadap rekod-rekod tempahan kenderaan.
•
Memudahkan pengguna menyemak status permohonan secara online.
•
Menjimatkan masa kerana seluruh operasi dilakukan dalam satu sistem sahaja.
4.
•
Menyahut seruan persekitaran paperless.
•
Membudayakan ICT dalam persekitaran kerja.
Teknologi yang digunakan (maksimum 150 patah perkataan) Penggunaan development tools, pangkalan data, language, teknologi, platform, dan lain-lain
•
Bahasa pengaturcaraan: PHP 5.3.2-1
•
Pangkalan data: MySQL 5.1.63
•
Development Tools: o
Macromedia Dreamweaver
o
SQLYog
5.
Kelebihan / Keunikan (maksimum 350 patah perkataan) # Faedah kepada orang awam / Kerajaan # Kelebihan projek/sistem/inisiatif berbanding projek/sistem/inisiatif lain # Kelainan konsep dan idea bagi projek/sistem/inisiatif # Peningkatan keberkesanan (termasuk mengurangkan birokrasi) # Perkongsian maklumat # Lain-lain
•
Penjimatan kertas sebagai contoh:3 helai kertas x 150 permohonan sebulan x 12 bulan = 5400 helai kertas bernilai RM 5400 setahun. •
Penjimatan masa penghantaran daripada 2 jam kepada 5 minit.
permohonan
oleh
pengguna
•
Penjimatan masa dalam memberikan maklum balas permohonan kepada pengguna daripada 2 jam kepada serta merta melalui sistem selepas permohonan diluluskan. •
Penjimatan masa pentadbir untuk memproses permohonan. Sebelum ini pentadbir perlu merujuk jadual pemandu secara manual, tetapi sekarang pentadbir hanya perlu 20 minit. Penjimatan masa sebanyak 10 minit x 130 permohonan diluluskan sebulan x 12 = 260 jam setahun. •
Penggunaan tenaga manusia yang lebih efisien. Pembantu Awam Pejabat tidak perlu lagi menghantar dan mengambil borang permohonan. •
Penjimatan penggunaan telefon untuk memaklumkan status permohonan kepada pengguna. Penjimatan sebanyak 150 panggilan x RM0.30 setiap panggilan x 12 bulan = RM 540 setahun. •
Penjimatan masa pentadbir untuk membuat panggilan telefon memaklumkan status permohonan kepada pengguna. Dalam setahun sebanyak 150 panggilan x 2 minit x 12 bulan = 60 jam dapat dijimatkan. •
Proses birokrasi dikurangkan. Pengguna tidak perlu memohon kelulusan pegawai atasan. Permohonan boleh dibuat selepas arahan diberikan. •
Pemantauan dapat dilakukan dengan lebih mudah bagi mengelakkan permohonan bertindih. Sebelum ini tiada cara untuk bahagian-bahagian memantau permohonan yang dihantar/diterima. •
Status permohonan boleh dilihat melalui sistem. Sebelum ini pengguna perlu membuat panggilan kepada pentadbir untuk mendapatkan status permohonan. •
Pembahagian tugas kepada pemandu dapat diatur sama rata berdasarkan maklumat permohonan yang diterima. 6.
Inovasi (maksimum 350 patah perkataan)
# Penggunaan teknologi atau metodologi secara inovatif # Keaslian atau penambahbaikan # Keaslian konsep atau pelaksanaan (reka bentuk / pembangunan dan/atau pemasaran) # Ciri-ciri / fungsi yang ketara # Teknik pembangunan, penyelidikan atau pemasaran yang kreatif # Teknologi enabling # Menggunakan pelbagai teknologu untuk menghasilkan inovasi dan penyelesaian yang berkesan
7.
•
Statistik bulanan dan tahunan permohonan dapat dijana dengan lebih mudah menggunakan sistem. Sebelum ini statistik permohonan perlu dibuat secara manual yang memerlukan masa yang lama.
•
Statistik permohonan boleh digunakan sebagai input oleh pihak pengurusan atasan bagi tujuan perancangan keperluan perjawatan dan logistik.
•
Penyediaan dan pencapaian SKT pemandu dapat disediakan dengan cepat dengan merujuk kepada data statistik daripada sistem.
•
Pemandu boleh menggunakan rekod penugasan untuk tujuan tuntutan elaun kerja lebih masa.
•
Sistem tersedia dan boleh dicapai pada bila-bila masa sahaja dengan capaian internet.
•
Sistem ini telah menjadi contoh kepada pembangunan sistem-sistem penempahan yang lain seperti Sistem Tempahan Premis.
•
Pencapaian SKT pemandu boleh diukur untuk melihat keberkesanan dan mencapai sasaran.
•
Pentadbir dan pengguna sistem dapat memantapkan kemahiran ICT melalui penggunaan sistem ini.
•
Pembudayaan ICT dalam pelaksanaan kerja dapat ditingkatkan dengan penggunaan sistem.
•
Piagam pelanggan untuk tempahan kenderaan dapat ditepati dengan lebih mudah dengan bantuan sistem ini.
Kualiti / Pengiktirafan (maksimum 350 patah perkataan) # Piawaian kebangsaan atau antarabangsa yang digunakan # Metodologi projek/sistem/inisiatif # Keberkesanan kos # Peningkatan produktiviti dan keberkesanan # Kepakaran kakitangan # Keberkesanan projek/sistem/inisiatif # Tahap bantuan dan sokongan projek/sistem/inisiatif # Kejayaan pelaksanaan # Pengikitirafan oleh pelanggan / pengguna # Diakui oleh pakar bidang yang berkaitan projek/sistem/inisiatif # Pengiktirafan komuniti atau media # Pengiktirafan atau pencapaian dalam industri dan Kerajaan # Pencapaian pengiktirafan antarabangsa # Hasil yang boleh diukur – mencapai sasaran # Perkongsian pasaran # Beridentitikan Malaysia
•
Pentadbir telah menerima penghargaan daripada pengguna melalui panggilan telefon dan di dalam mesyuarat.
•
Tidak menerima sebarang aduan sejak pelaksanaan sistem.
•
8.
Maklumat yang dijana daripada sistem ini boleh digunakan untuk pelbagai tujuan. Contoh: Semakan butiran perjalanan, bukti tuntutan pemandu.
Potensi (maksimum 350 patah perkataan) # Potensi projek untuk diekspot, menghasilkan peluang pekerjaan atau meningkatkan ekonomi # Pelaksanaan yang lebih luas # Faedah kepada industri lain pada masa hadapan # Strategi pembangunan dan menerajui persaingan # Bidang-bidang yang dikenalpasti untuk peluasan/penambahbaikan
•
Pada masa ini, sistem ini digunakan di semua bahagian di Wisma Pertahanan dan agensi-agensi di bawah kementerian di sekitar Lembah Kelang. Sistem ini boleh diperluaskan ke agensi di bawah Kementerian Pertahanan di luar Lembah Kelang.
•
Sistem ini turut boleh diperluaskan untuk digunakan di kementerian lain.
•
Fungsi-fungsi baru boleh ditambah untuk memantapkan lagi sistem ini seperti: o
penjadualan pemandu
o
statistik pergerakan pemandu
o
rekod status kenderaan (rosak)
o
Notifikasi secara SMS kepada pengguna dan pemandu
o
Paparan status pemandu di tempat menunggu kenderaan.
o
Paparan jadual tugas di bilik rehat / bilik menunggu pemandu.
o
Maklumbalas terhadap pengurusan tempahan kenderaan oleh pengguna.
o
9.
Sistem dipaut dengan Google Map
Kandungan Tempatan (maksimum 350 patah perkataan) # Dibangunkan sepenuhnya di Malaysia atau # Dibangunkan sebahagian di Malaysia (nyatakan peratusan pembangunan di Malaysia) # Sekiranya pembangunan sebahagian di Malaysia, nyatakan modul yang dibangunkan di Malaysia # Sumbangan dan/atau penyelidikan yang dijalakan di Malaysia # Tambah nilai di Malaysia
•
Sistem ini telah dibangunkan sepenuhnya di Malaysia.
