LAMPIRAN A
BORANG PENCALONAN ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012) 1.
Nama Organisasi: Kementerian Luar Negeri
2.
Nama Projek/Sistem/Inisiatif OSS Yang Dicalonkan: Sistem e-Konsular
3.
Tarikh (bulan & tahun) projek/sistem/inisiatif yang dicalonkan mula beroperasi: 2 Januari 2011
4.
5.
Maklumat pegawai yang membuat pencalonan: Nama:
Wan Hanisah Mior Zainuddin
Jawatan:
Timbalan Setiausaha Bahagian
Agensi:
Bahagian Teknologi Maklumat, Kementerian Luar Negeri
Alamat:
Wisma Putra, No.1, Jalan Wisma Putra Presint 2, 62602 Putrajaya
Telefon:
03-88874762
Faks:
03-88894281
E-mel:
[email protected]
Pegawai yang boleh dihubungi untuk mendapatkan maklumat lanjut: Nama:
Shahah Ahmad
Jawatan:
Ketua Penolong Setiausaha
Telefon:
03-88874285
Faks:
03-88894281
E-mel:
[email protected]
LAPORAN PENCALONAN 1
ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012)
1.
Nama Projek/Sistem/Inisiatif
Sistem e-Konsular
2.
Profil Kementerian / Jabatan / Institusi (maksimum 200 patah perkataan)
Profil Kementerian Luar Negeri (KLN): Visi Perkhidmatan Luar Negeri yang menyumbang secara berkesan ke arah pencapaian aspirasi negara. Misi Menegakkan kedaulatan dan keutuhan wilayah Malaysia, mempromosi dan melindungi kepentingan Malaysia serta memberi perkhidmatan yang cekap dan berkesan kepada pihak berkepentingan dan pelanggan Kementerian melalui amalan diplomasi yang dinamik dan proaktif. Objektif Mempertahan dan memperjuangkan keutuhan, kedaulatan, dan kepentingan negara dari segi politik, ekonomi, sosial dan kebudayaan melalui amalan diplomasi selaras dengan ketetapan undang-undang antarabangsa di samping menyampaikan perkhidmatan yang cekap dan berkesan kepada pihak berkepentingan dan pelanggan Kementerian. Profil Bahagian Konsular: Bahagian Konsular bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan konsular untuk membantu rakyat Malaysia di luar Malaysia dalam memenuhi keperluan mereka berkaitan dengan urusan konsular. Bahagian ini juga menyediakan bantuan yang sama kepada warga asing di Malaysia. Perkhidmatan lain termasuk mengeluarkan pasport rasmi dan diplomatik serta dokumen perjalanan, memproses permohonan visa untuk orang kenamaan Malaysia dan pegawai Kerajaan Malaysia yang menjalankan 2
tugas rasmi di luar negara. Selain itu, Bahagian ini juga menyediakan bantuan konsular berkaitan dengan rakyat Malaysia yang meninggal dunia, ditahan, hilang atau berada dalam kesusahan di luar negara.
Bahagian Konsular juga mengendalikan kaunter khas untuk orang ramai mengesahkan/memperakui
dokumen
mereka
yang
termasuk
invois,
dokumen dan sijil perdagangan, sijil persekolahan dan dokumen lain yang digunakan di luar negara. Ia juga mengendalikan permohonan untuk Sijil Kelakuan Baik.
Semasa krisis yang melibatkan kepentingan Malaysia, Bahagian ini akan bekerjasama dengan Majlis Keselamatan Negara, Bahagian bilateral yang berkenaan dan Bahagian Keselamatan Pentadbiran untuk merangka pelan tindakan yang sesuai bagi menangani dan menyelesaikan krisis berkaitan.
3.
Sinopsis Projek/Sistem/Inisiatif (maksimum 150 patah perkataan) Bagi projek/sistem/inisiatif: # Ringkasan / Keterangan # Faedah kepada orang awam / Kerajaan # Kelebihan / keistimewaan projek/sistem/inisiatif # Mengapa projek/sistem/inisiatif layak memenangi Anugerah MYGOSS
Sistem
e-Konsular
adalah
sistem
aplikasi
yang
mengautomasikan
perkhidmatan yang dikendalikan oleh Bahagian Konsular, KLN. Objektif sistem adalah seperti berikut: 1) Menyediakan kemudahan dalam talian bagi permohonan Sijil Kelakuan Baik dan Sijil Pelepasan Keluar Negeri serta pendaftaran rakyat Malaysia di luar negeri. 2) Mewujudkan sistem dan pangkalan data terpusat serta bersistematik bagi penyimpanan maklumat berkaitan urusan konsular untuk memudahkan capaian rekod. Tiga urusan permohonan yang terdapat di dalam e-Konsular adalah seperti berikut: 3
1) Permohonan Sijil Kelakuan Baik Sijil Kelakuan Baik merupakan sijil yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia untuk memperakukan bahawa pemohon adalah bebas dari jenayah bagi tujuan pemohon mendapatkan tempat untuk belajar, bekerja, menemani pasangan, ibu bapa atau penjaga, permohonan kewarganegaraan, penduduk tetap dan lain-lain. 2) Permohonan Sijil Pelepasan Keluar Negeri Sijil Pelepasan Keluar Negeri merupakan sijil yang dikeluarkan kepada rakyat Malaysia yang bercadang untuk bekerja atau menetap di Amerika Syarikat setelah menamatkan pengajian atau pembelajaran di negara tersebut. Sijil tersebut hanya akan dikeluarkan oleh KLN setelah mendapat perakuan dari Bahagian Keselamatan dan Ketenteraman, Kementerian Dalam Negeri (KDN). 3) Pendaftaran Rakyat Malaysia di Luar Negeri Urusan
Pendaftaran
Rakyat
Malaysia
di
Luar
Negeri
memberi
kemudahan kepada rakyat Malaysia yang berada di luar negara untuk memaklumkan tentang kehadiran mereka di sana dengan mengisi butiran-butiran seperti alamat tempat tinggal dan tempoh berada di luar negara bagi memudahkan pengesanan warga Malaysia oleh pihak Kedutaan atau Kerajaan Malaysia sekiranya terdapat sebarang situasi ancaman keselamatan/bencana yang memerlukan mereka dikesan serta bagi menyalurkan sebarang maklumat dengan kadar segera.
4.
Teknologi yang digunakan (maksimum 150 patah perkataan) Penggunaan development tools, pangkalan data, language, teknologi, platform, dan lain-lain
4
Teknologi yang digunakan adalah seperti berikut: 1) Sistem Pengoperasian: Linux Redhat Enterprise 5.8 2) Bahasa Pengaturcaraan: PHP 5.1 3) Pangkalan Data: MySQL 5.0.95
5.
4)
Development Tool: Adobe Dreamweaver CS3
5)
SSL Certificate: Digicert (US)
Kelebihan / Keunikan (maksimum 350 patah perkataan) # Faedah kepada orang awam / Kerajaan # Kelebihan projek/sistem/inisiatif berbanding projek/sistem/inisiatif lain # Kelainan konsep dan idea bagi projek/sistem/inisiatif # Peningkatan keberkesanan (termasuk mengurangkan birokrasi) # Perkongsian maklumat # Lain-lain
Kelebihan dan keunikan e-Konsular adalah seperti berikut: 1) Sistem e-Konsular adalah sistem aplikasi yang berasaskan web. Ia boleh dicapai melalui portal KLN di www.kln.gov.my dari mana-mana lokasi. 2) Permohonan Sijil Kelakuan Baik dan Sijil Pelepasan Keluar Negeri serta pendaftaran rakyat Malaysia di luar negeri yang diproses melalui e-Konsular ini adalah unik dan khusus di KLN sahaja. Perkhidmatan tersebut tidak terdapat di mana-mana Kementerian atau agensiagensi lain di dalam negara.
Di samping itu, sistem turut
memudahkan permohonan untuk ketiga-tiga urusan di atas. 3) Selain
daripada
pengguna
di
Bahagian
Konsular,
sistem
ini
digunapakai oleh pegawai KLN yang berada di Perwakilan Malaysia di luar negara. Pegawai di sana turut mempunyai akses bagi memproses permohonan SKB untuk warga Malaysia dan warga asing di luar negara. Untuk itu, sistem membolehkan perkongsian maklumat dengan Perwakilan Malaysia di luar negara.
4) Sistem ini memberi kemudahan kepada para pelanggan untuk membuat dan menghantar permohonan tanpa perlu hadir ke pejabat 5
Bahagian Konsular atau mana-mana Perwakilan Malaysia di luar negara. Setelah permohonan diluluskan, penghantaran sijil boleh dilakukan secara pos sekiranya pemohon menyediakan sampul surat beralamat sendiri semasa permohonan dihantar.
6.
Inovasi (maksimum 350 patah perkataan) # Penggunaan teknologi atau metodologi secara inovatif # Keaslian atau penambahbaikan # Keaslian konsep atau pelaksanaan (reka bentuk / pembangunan dan/atau pemasaran) # Ciri-ciri / fungsi yang ketara # Teknik pembangunan, penyelidikan atau pemasaran yang kreatif # Teknologi enabling # Menggunakan pelbagai teknologu untuk menghasilkan inovasi dan penyelesaian yang berkesan
Beberapa inovasi yang diperkenalkan melalui pelaksanaan sistem aplikasi e-Konsular: 1)
Sistem aplikasi e-Konsular telah dibangunkan dengan menggunakan perisian sumber terbuka atau open-source seperti PHP dan MySQL. Ia selari dengan hasrat kerajaan yang menyokong penggunaan perisian sumber terbuka di dalam sektor awam.
2) Oleh kerana e-Konsular adalah sistem aplikasi berasaskan web, ia boleh dicapai dari mana-mana lokasi. Ini penting kerana ia memudahkan pengguna untuk membuat permohonan tidak kira tempat dan juga waktu. 3) E-Konsular
berjaya
mengautomasikan
proses
kerja
manual
perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan bagi membantu serta memudahkan urusan harian di Bahagian Konsular.
7.
Kualiti / Pengiktirafan (maksimum 350 patah perkataan) # Piawaian kebangsaan atau antarabangsa yang digunakan # Metodologi projek/sistem/inisiatif # Keberkesanan kos # Peningkatan produktiviti dan keberkesanan
6
# Kepakaran kakitangan # Keberkesanan projek/sistem/inisiatif # Tahap bantuan dan sokongan projek/sistem/inisiatif # Kejayaan pelaksanaan # Pengikitirafan oleh pelanggan / pengguna # Diakui oleh pakar bidang yang berkaitan projek/sistem/inisiatif # Pengiktirafan komuniti atau media # Pengiktirafan atau pencapaian dalam industri dan Kerajaan # Pencapaian pengiktirafan antarabangsa # Hasil yang boleh diukur – mencapai sasaran # Perkongsian pasaran # Beridentitikan Malaysia
Sistem e-Konsular menekankan aspek kualiti dalam setiap peringkat pembangunan dan pelaksanaannya. Antaranya: 1) Sistem aplikasi e-Konsular dibangunkan secara dalaman oleh Bahagian ICT, KLN. Maka tiada kos untuk perkhidmatan pembekal dan perisian kerana dibangunkan menggunakan perisian sumber terbuka. 2) Pembangunan sistem aplikasi e-Konsular dilaksanakan menggunakan kepakaran pegawai kakitangan KLN. Pembangunan sistem secara dalaman telah meningkatkan kemahiran dan pengalaman pegawai di Bahagian ICT dalam membangunkan sistem aplikasi. 3) Bahagian ICT telah merujuk MAMPU dan OSCC untuk membuat pengukuhan keselamatan ke atas kod-kod program untuk sistem aplikasi e-Konsular untuk mengelak daripada ancaman penggodam yang membuat cross-site scripting dan SQL injection. 4) Soal selidik kajian kepuasan pengguna yang telah diadakan pada Ogos 2012 mendapati bahawa sebanyak 100% daripada responden yang terdiri daripada pengguna di Bahagian Konsular bersetuju bahawa
terdapat
peningkatan
produktiviti
dalam
memproses
permohonan. 5) Sistem
e-Konsular
Jawatankuasa
Kerja
telah
melalui
Penilaian
penilaian
Outcome,
Unit
outcome
Penyelarasan
Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri (ICU JPM) Tahun 2012.
8.
Potensi (maksimum 350 patah perkataan) # Potensi projek untuk diekspot, menghasilkan peluang pekerjaan atau meningkatkan ekonomi # Pelaksanaan yang lebih luas
7
oleh
# Faedah kepada industri lain pada masa hadapan # Strategi pembangunan dan menerajui persaingan # Bidang-bidang yang dikenalpasti untuk peluasan/penambahbaikan
Antara potensi e-Konsular adalah seperti berikut: 1)
Sistem sedang ditambahbaik bagi menyediakan perkhidmatan online kepada PDRM untuk tapisan keselamatan bagi permohonan Sijil Kelakuan Baik. Daripada pelaksanaan modul tersebut, ia dijangka dapat memendekkan proses permohonan Sijil Kelakuan Baik yang sebelum ini mengambil masa satu hingga dua bulan kepada beberapa minggu sahaja.
2) e-Konsular berpotensi untuk ditambahbaik untuk lain-lain urusan di bawah Bahagian Konsular. Di antara urusan yang berpotensi untuk dibangunkan di dalam e-Konsular adalah seperti berikut: i) Tahanan Rakyat Malaysia di Luar Negeri ii) Kehilangan Rakyat Malaysia di Luar Negeri iii) Kematian Rakyat Malaysia di Luar Negeri iv) Tahanan Rakyat Asing di Malaysia v) Kehilangan Rakyat Asing di Malaysia vi) Kematian Rakyat Asing di Malaysia vii) Rujukan Spesimen Tandatangan 3)
e-Konsular berpotensi sebagai sumber rujukan utama kepada negara lain yang berhasrat untuk melaksanakan sistem berkomputer yang sama bagi membantu memproses permohonan Sijil Kelakuan Baik di negara masing-masing.
9.
Kandungan Tempatan (maksimum 350 patah perkataan) # Dibangunkan sepenuhnya di Malaysia atau # Dibangunkan sebahagian di Malaysia (nyatakan peratusan pembangunan di Malaysia) # Sekiranya pembangunan sebahagian di Malaysia, nyatakan modul yang dibangunkan di Malaysia
8
# Sumbangan dan/atau penyelidikan yang dijalankan di Malaysia # Tambah nilai di Malaysia
1) Sistem e-Konsular telah dibangunkan sepenuhnya secara dalaman oleh pegawai di Bahagian ICT, KLN. 2)
Pembangunan sistem e-Konsular memberikan tambah nilai kepada pembangunan
modal
insan
khususnya
di
dalam
peningkatan
pengetahuan dan kemahiran teknologi berkaitan perisian sumber terbuka kepada kakitangan kerajaan yang terlibat melalui latihan dan transfer of technology yang berterusan sepanjang tempoh projek. 3) Sistem e-Konsular turut memberikan tambah nilai kepada pengguna di Bahagian Konsular kerana melakukan kerja harian berasaskan ICT.
9
