BITS & BYTES. Een project voor digitale inclusie in de FOD Economie

BITS & BYTES Een project voor digitale inclusie in de FOD Economie

VOORSTELLING ORGANISATIE EN CONTACTGEGEVENS 1. Organisatie Wat is de naam van de organisatie? Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie

In welke sector is de organisatie actief? Publieke sector, federale overheid.

Voorstelling van de organisatie incl. aantal werknemers.

‘anno

2014’

De FOD Economie stelt anno 2014 2094 mensen te werk. Dit komt neer op 1893 full time equivalenten. De opdracht van de FOD Economie bestaat erin « de voorwaarden te scheppen voor een competitieve, duurzame en evenwichtige werking van de goederen en dienstenmarkt in België ». Om deze opdracht te realiseren, oefent zij 4 kerntaken uit (kennis, reglementering, toezicht en coördinatie) binnen 4 beleidsdomeinen: consumentenbescherming, evolutie naar een duurzame economie, waken over een competitieve economie en zorgen voor een transparante markt.

Hoe is Learning & Development georganiseerd in uw organisatie? Leren & ontwikkelen binnen de FOD Economie is gecentraliseerd binnen de dienst Opleiding en Ontwikkeling (5 FTE). Jaarlijks wordt er een Globaal Ontwikkelingsplan opgemaakt. Dit plan bundelt alle leer- en ontwikkelingsactiviteiten (interne opleiding, externe opleidingen, opleidingen via het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid…) voor het komende jaar. De dienst Opleiding & Ontwikkeling staat in voor de organisatie en opvolging van de opleidingsactiviteiten in het Globaal Ontwikkelingsplan die worden bekostigd via het centraal opleidingsbudget. Daarnaast kunnen de verschillende algemene directies via de HR business partner op eigen initiatief bijkomende opleidingsactiviteiten organiseren voor hun personeel via de eigen werkingsmiddelen. Ook andere diensten binnen de stafdienst Personeel & Organisatie zijn betrokken bij opleidingsactiviteiten in het kader van projecten (bv. resultaatsgericht werken) en trajecten (bv. traject voor leidinggevenden).

1

2. Contactgegevens Evelien Longerstay Communicatieverantwoordelijke P&O (Stafdienst P&O, dienst Opleiding & Ontwikkeling)  02/277.60.26 of 0496/11.20.54  [email protected]

Lieselot De Brauwer Projectverantwoordelijke Bits & Bytes (Stafdienst P&O, dienst Opleiding & Ontwikkeling)  02/277.94.54 of 0486/96.02.65  [email protected]

Natascha Verbruggen Projectverantwoordelijke Bits & bytes (Stafdienst P&O, dienst Opleiding & Ontwikkeling)  02/277.87.52 of 0494/71.74.99  [email protected]

2

VOORSTELLING PROJECT Waarom werd dit project opgestart? Wie of wat inspireerde tot het project? Net zoals veel andere organisaties ruilt de FOD Economie papier als maar meer in voor digitale communicatie en procedures. Door het lopende moderniseringsproject « Ecochange », wordt digitaal werken de norm binnen de FOD. Toch is die overgang niet voor elke medewerker evident. Medewerkers moeten over de nodige PC-skills beschikken om toegang te hebben tot de elektronische informatie in de organisatie en de nieuwe procedures te kunnen hanteren. Verder wordt van overheidsdiensten verwacht méér te doen met minder middelen en personeel. Dit veronderstelt dat medewerkers meer inzetbaar zijn en nieuwe competenties moeten verwerven naar gelang hun takenpakket wordt verbreed of gewijzigd. Personeelsleden die voorheen geen computer nodig hadden, zijn ertoe genoopt de nodige computervaardigheden te ontwikkelen. Voorts impliceert meer doen met minder dat medewerkers efficiënter werken. Digitale vaardigheden zijn in dit kader onontbeerlijk. De bestaande leeropties bleken echter ontoereikend te zijn voor sommige doelgroepen. Het gros van de cursussen over PC-vaardigheden is gericht op medewerkers die al over basisvaardigheden beschikken inzake het gebruik van de computer. Medewerkers met weinig of geen computervaardigheden vallen uit de boot door hun drempelvrees en gebrek aan zelfvertrouwen om met de computer aan de slag te gaan. Om de digitale kloof te dichten besloot de FOD Economie een leertraject te ontwikkelen om deze medewerkers te ondersteunen.

Omschrijf de doelgroep en bereik van het project. Het ‘Bits & Bytes’-project beoogt alle medewerkers binnen de FOD Economie toegang te verschaffen tot elektronische informatie door hun basiscomputervaardigheden aan te leren: gebruik van e-mail, intranet, Windows, Office … Het ontwikkelingstraject wordt opengesteld voor alle medewerkers met beperkte digitale vaardigheden of weinig zelfvertrouwen in het werken met de PC, doorgaans medewerkers die nog geen computer gebruikten in hun werksituatie. In aanvang focuste het project op personeelsleden die in hun werkzaamheden geconfronteerd zouden worden met belangrijke wijzigingen op vlak van digitalisering (o.a. keukenpersoneel, sociale dienst). In een tweede fase werd de doelgroep uitgebreid.

3

Is er een afstemming met het strategisch beleid en/of HR-beleid voorzien? Het project vindt haar grondslag zowel in het strategisch beleidsplan van de FOD Economie, als het personeels- en opleidingsbeleid. Zo kadert het opleidingstraject binnen het moderniseringsprogramma van de FOD Economie dat een resultaatsgerichte organisatie vooropstelt waarbij papier het veld moet ruimen voor elektronische processen en communicatie. Creatie van gelijke kansen vormt dan weer een centrale doelstelling binnen het HR-beleid van de FOD. Het opleidingstraject Bits & Bytes wil gelijke kansen creëren door in te spelen op de noden van een doelgroep die in het verleden weinig opleidingskansen kreeg. Het opleidingsbeleid van de FOD Economie ijvert bovendien voor de ontwikkeling van medewerkers gedurende de volledige loopbaan en niet enkel aan het begin van de carrière. Via gepaste ontwikkelingskansen wil de organisatie haar medewerkers responsabiliseren door hen verantwoordelijkheid te laten opnemen voor hun leerproces.

Wat zijn de voorziene effecten op korte en lange termijn? Op korte termijn ambieert het vormingtraject medewerkers in staat te stellen taken efficiënter uit te voeren en op de hoogte te zijn van wat er leeft in de organisatie. Daarnaast stimuleert het traject medewerkers om hun ontwikkeling zelf in handen te nemen via het bestaande aanbod aan leermogelijkheden. Op lange termijn wil het traject medewerkers breder inzetbaar maken door hen in staat te stellen nieuwe taken - of zelfs een nieuwe functie - op te nemen. Bovenal beoogt de FOD Economie medewerkers op alle levensdomeinen te ondersteunen om optimaal te kunnen functioneren in de digitale samenleving.

Budgettering? Voor de realisatie van het project werden geen budgettaire middelen vrijgemaakt. Het project werd integraal gerealiseerd via interne resources. Om de opleidingen te kunnen realiseren werd een oproep gedaan aan de medewerkers van de FOD om zich kandidaat te stellen als vrijwillige opleider. Zij werden hiervoor tijdelijk van hun dagelijkse werkzaamheden vrijgesteld.

Beschrijf de praktische aanpak De inhoud van het opleidingsprogramma werd bepaald in overleg tussen de opleiders, de dienst opleiding & ontwikkeling, leidinggevenden, de stafdienst ICT en de communicatiedienst. Er werden drie opleidingsmodules ontwikkeld: een module ‘kennismaking met de PC’, een module ‘mails raadplegen en

4

verzenden’ en een module ‘gebruik van intranet’ (zie figuur). De modules werden inhoudelijk uitgewerkt door de interne opleiders die hierbij de steun kregen van de dienst Opleiding & Ontwikkeling. Het eerste opleidingstraject liep van midden oktober 2013 tot midden januari 2014. In die periode werden 48 opleidingsmomenten van een halve dag gerealiseerd voor in totaal 49 medewerkers.

•3 halve dagen •Algemene doelstelling: de medewerker in staat stellen om basishandelingen met een PC uit te voeren •Coaching / ondersteuning door collega

•1 halve dag klassikale opleiding •Algemene doelstelling: de medewerker in staat stellen om het intranet te raadplegen •Coaching / ondersteuning door collega

Module A

Module B

Kennismaking PC

Lotus-Notes

Module C

Module B

Intranet

Webmail

•2 halve dagen klassikale opleiding •Algemene doelstellingen: de medewerker in staat stellen om e-mails minimaal te beheren en te versturen via Lotus Notes •Coaching / ondersteuning door collega

•2 halve dagen klassikale opleiding •Algemene doelstellingen: de medewerker in staat stellen om e-mails minimaal te beheren en te versturen via webmail •Coaching / ondersteuning door collega

Beschrijf de didactische aanpak. De vrijwillige opleiders werden voorbereid op hun rol via het train-the-trainer principe. Vervolgens werden de deelnemers opgeleid via praktische workshops in beperkte groep (4 à 6 personen). Theorie werd beperkt tot een minimum. Via begeleide oefeningen en spelvormen werden de beoogde vaardigheden van de modules aangereikt. Daarbij werd getracht zoveel mogelijk aan te sluiten bij de dagelijkse realiteit en werkomgeving van de medewerker. Om de opvolging te waarborgen werd een buddysysteem (coaching) voorzien waarbij deelnemers een collega (‘buddy’) uitkozen die hen zou ondersteunen bij de toepassing van de geleerde competenties. Een maand na de afronding van alle opleidingen werd een vrijwillige en vrijblijvende competentietest (PC-vaardigheidstest) georganiseerd. Via een geïntegreerde oefening kregen deelnemers de kans te ondervinden in welke mate ze de geleerde vaardigheden onder de knie hadden.

5

Wat waren de randvoorwaarden tot het welslagen van het project? Cruciaal voor het welslagen van het project was de constructieve samenwerking tussen verschillende diensten: opleiding & ontwikkeling, diversiteit, communicatie, ICT en leidinggevenden. Doordat elke dienst vanuit zijn eigen expertise bijdroeg werd het project een succesverhaal. Zo was afstemming met ICT cruciaal om de transfer van het geleerde te verzekeren. Deelnemers moeten immers over de nodige technische infrastructuur beschikken op hun werkplek om de geleerde vaardigheden te kunnen aanwenden. Afstemming met de communicatiedienst zorgde er dan weer voor dat het project de nodige publiciteit kreeg binnen het departement en interne opleiders konden worden aangetrokken. Verder was ook de motivatie en het enthousiasme van de opleiders een doorslaggevende factor. Opleiders werden immers op vrijwillige basis gerekruteerd uit operationele diensten en kregen hiervoor geen compensatie. Tot slot was de integrale aanpak met opvolging via een buddysysteem een succesfactor binnen het project. Deze opvolging waarborgde dat geleerde vaardigheden konden gebruikt worden.

Is uw project ‘vernieuwend’? Zo ja, in uw organisatiecultuur of in het ruimere, professionele veld van vorming en opleiding? Het innovatieve karakter is vooreerst te situeren bij de doelgroep van het traject voor wie het bestaande leeraanbod zeer beperkt is. Waar opleidingsinitiatieven in de FOD Economie – en daarbuiten – zich in het verleden vaak toespitsten op hogere functies en hooggeschoolde medewerkers, richt dit project zich op een doelgroep die omwille van hun scholingsgraad en/of leeftijd over weinig computerskills beschikten. De integrale aanpak waarbij klassikale opleiding wordt aangevuld met diverse opvolgingsmechanismen is een tweede innoverend aspect. Opvolging wordt verzekerd via samenwerking met leidinggevenden, coaching on the job en de organisatie van vervolgopleidingen.

6

Waar bevinden zich win-winsituaties? Bits & Bytes is zowel rendabel voor de organisatie als voor de medewerker. Medewerkers kunnen nieuwe taken opnemen, zijn meer inzetbaar en werken efficiënter. Deelnemers leren vaardigheden die bruikbaar zijn in alle levensdomeinen en dus de maatschappelijke integratie bevorderen. Tot slot biedt het traject een opportuniteit voor medewerkers om didactische competenties te ontwikkelen via de rol van interne opleider. Verborgen talenten werden hierdoor zichtbaar.

Beschrijf de resultaten, return (on investment), verankering … Om te waken over de transfer van de verworven competenties werd nauw samengewerkt met leidinggevenden. Leerdoelen werden opgenomen in de evaluatiecyclus en aangepast aan de persoonlijke situatie. Via de toekenning van nieuwe taken en verantwoordelijkheden werd gewaakt over de toepassing van het geleerde. Het buddysysteem waarborgde ook ondersteuning na de opleiding. De stafdienst ICT waarborgde de aanpassing van de werkomgeving van deelnemers zodat elke medewerker na de opleiding toegang had tot een PC. De integrale aanpak heeft ervoor gezorgd dat medewerkers efficiënter gingen werken en gemotiveerder waren om met een PC aan de slag te gaan. Bovendien werden medewerkers door het traject getriggerd om hun PC-kennis verder uit te breiden. Zowel uit de reacties van deelnemers en leidinggevenden als uit de tevredenheidsmeting blijkt dat het traject een succes is.

Wat zijn de verwachtingen voor de toekomst, mogelijkheden tot langdurige voortzetting van het project? Op vraag van management, medewerkers, opleiders en leidinggevenden werd een vervolg aan het traject gebreid. Het opleidingsprogramma werd uitgebreid tot 16 opleidingsmodules op basis van de verzamelde feedback. Het aangepast opleidingstraject werd opengesteld voor alle personeelsleden van de FOD Economie.

7

LEREN EN ONTWIKKELEN IN DE FOD ECONOMIE Hoe leert uw organisatie? Waar bevinden zich kansen tot leren en ontwikkelen? Onze organisatie biedt een breed en gevarieerd aanbod aan opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden via in-house georganiseerde ontwikkelingsacties in samenwerking met gespecialiseerde ontwikkelingsinstituten of interne experten. Medewerkers kunnen ad hoc bijkomende leerinitiatieven nemen. Ontwikkelingsacties ontspruiten vanuit diverse hoeken. Aan elk (strategisch) project worden ontwikkelingsacties gekoppeld. Naast de dienst Opleiding & Ontwikkeling zetten ook andere HR-diensten en operationele diensten ontwikkelingsacties op.

Geef 5 kernwoorden die het leren binnen uw organisatie typeren. Leren binnen de FOD Economie:    



Is gevarieerd: zowel in aard (technisch, generiek) als in vorm (opleiding, workshop, kennisdeling). Gebeurt grotendeels in-house: het doel is om optimaal gebruik te maken van interne competenties (interne opleiders) om ontwikkelingsacties te realiseren. Is vaak het product van maatwerk: leeroplossingen hebben een toegevoegde waarde en dragen bij tot de oplossing van problemen of uitdagingen. Is een belangrijke bron voor samenwerking: leren en ontwikkelen is een belangrijk medium in de organisatie om de samenwerking tussen medewerkers van verschillende diensten te bevorderen. Is voor iedereen: er worden ontwikkelingskansen geboden aan alle medewerkers.

Waarom zouden we uw dossier verkiezen? In tijden waarin aanwervingen worden beperkt en er massaal wordt bespaard illustreert dit project dat met beperkte middelen succesverhalen op gebied van leren en ontwikkelen mogelijk zijn. Via samenwerking, inzet en mobilisatie van interne resources zijn we erin geslaagd het onbenut potentieel van onze organisatie aan te spreken. We zijn trots op de zichtbare resultaten en hopen dat dit project een inspiratiebron en stimulans kan zijn voor organisaties om te investeren in al hun personeel. De deelname aan de L&D awards is de kroon op het werk van vele mensen en biedt een uitgelezen kans om de projectmedewerkers erkenning te geven voor de geleverde inspanningen.

8