Hal. 1
Pendahuluan Untuk menjalankan ISX, Anda cukup menginput transaksi sehari-hari seperti faktur pembelian, penjualan, selanjutnya ISX akan mengontrol stock dan menghasilkan laporan2, termasuk grafik. Tentunya Anda perlu daftarkan terlebih dahulu Supplier, Langganan dan Stock. Untuk memberikan gambaran, maka Anda dapat create sample data, termasuk transaksi (faktur pembelian, penjualan). Sample data tsb. nantinya bisa dihapus untuk memulai data yang sebenarnya. Secara ringkas, data yang perlu dipersiapkan: Stock Stock dapat dikelompokkan menurut Golongan. Contoh untuk minimarket: Golongan
Stock
Minuman
Coca Cola Fanta Sprite Tehbotol Sosro
Snack
Nissin Wafer Ritz Crackers Oreo Biscuit
Bila Anda menjual dalam multi-satuan, maka bisa dikelompokkan menurut Satuan: Stock
Satuan
Air Mineral
Rp. 2.000 / botol Rp. 23.000 / karton
Bila Anda mempunyai beberapa lokasi, maka bisa dikelompokkan menurut Lokasi : Stock
Lokasi
Kokita
Gudang Minimarket
Hal. 2
Contoh Master Stock:
Hal. 3
Supplier & Langganan Supplier & Langganan dapat dikelompokkan menurut Wilayah Contoh Master Langganan:
Hal. 4
Transaksi Contoh Faktur Penjualan
Hal. 5
Contoh print-out faktur
Hal. 6
Contoh grafik:
Hal. 7
Pada Faktur, terdapat banyak fitur al : ·
Tombol Printer akan mencetak Surat Jalan, Faktur maupun Faktur Pajak Anda juga dapat mengunci sehingga operator hanya dapat mencetak satu kali saja, sesudah itu tidak bisa mencetak lagi, kecuali mempunyai otoritas tinggi.
Contoh print-out faktur (½ form) Anda bisa memilih format ½ form atau 1 form.
Hal. 8
Anda juga dapat mengubah tampilannya (mis. menambah logo perusahaan) di Report Designer
Hal. 9
·
Anda juga dapat mencetak dalam bentuk struk. Fasilitas ini terdapat pada SO:
dan Penjualan :
Anda dapat mengubah tampilan struk di Setup Sistem
Hal. 10
·
Pada saat membuka faktur, bila ada langganan baru, Anda bisa langsung create data langganan di faktur itu juga, tidak perlu balik ke Master Langganan.
Hal. 11
·
Pada saat buka faktur, bila ada item baru, Anda bisa langsung create data stock di faktur, tidak perlu balik ke Master Stock. Fitur ini terdapat pada semua transaksi
·
Bila Anda tidak ingin operator akses ke fitur ini, maka Anda dapat disable untuk operator di Setup Sistem Sama halnya dengan fitur2 lain, Anda dapat disable untuk operator di Setup Sistem
Hal. 12
·
Tombol Info Stock akan menampilkan Stock pada setiap lokasi
·
Tombol Kamera akan menampilkan gambar barang
Hal. 13
·
Tombol Operator akan menampilkan informasi operator yang mengisi / mengubah faktur ini
Anda bisa tentukan operator mana yang mempunyai hak mengubah faktur. Anda bisa memeriksa apakah ada operator yang mengubah faktur, di Laporan -> Nota yang pernah diubah
Hal. 14
·
Bila faktur ini sudah dibayar, maka akan tampil tombol Gembok Biru, artinya faktur ini sudah dikunci dan tidak bisa diubah / dihapus. Klik tombol [ ? ] untuk menampilkan informasi pembayaran Bila ada kesalahan isi dan Anda ingin koreksi, maka batalkan pembayaran, otomatis tombol Gembok akan hilang sehingga Anda bisa mengubah faktur kembali.
Hal. 15
·
Anda dapat mengunci faktur agar tidak bisa diubah/dihapus oleh operator. Fitur ini bisa diaktifkan di Setup Sistem, sehingga operator hanya bisa mengisi faktur baru, dan tidak bisa mengubah faktur lain.
·
Bila Anda mempunyai otoritas tinggi, maka Anda bisa mengubah faktur. Anda juga bisa membuka kunci agar fakturnya bisa dikoreksi oleh operator, sehingga Anda tidak perlu direpotkan harus mengambil alih pekerjaan operator.
Hal. 16
·
Untuk barang2 elektronik seperti Kamera, Handphone, bila Anda ingin mengisi Serial Number, bisa menggunakan tombol Sn. Untuk S/n yang berurutan, Anda cukup mengisi S/n pertama dan klik Generate S/n. Program otomatis akan mengisi sendiri lanjutannya sesuai dengan qty barang. S/n ini bisa digunakan untuk Kartu Garansi. Pada Kartu Garansi, dengan mengisi S/n, program akan menampilkan semua transaksi barang tsb.
Hal. 17
·
Anda bisa menambahkan Memo. mis. spec barang. Ini biasa terjadi pada barang2 elektronik dan komputer Memo ini akan tercetak pada Surat Jalan / Faktur Anda juga bisa mengisi Memo ini di Master Stock, pada saat buka faktur, memo otomatis dicopykan ke faktur, sehingga Anda tidak perlu mengetik memo tsb.
Hal. 18
·
Anda bisa melihat History Penjualan barang. Program akan menampilkan 20 history terakhir. Dengan History ini Anda bisa mengetahui berapa harga yang pernah diberikan ke Langganan. Pada Faktur Pembelian, History ini menampilkan berapa harga yang pernah Anda dapatkan dari Supplier pada pembelian2 sebelumnya.
Hal. 19
·
Bila ini adalah barang dengan beberapa satuan, maka Anda bisa memilih Satuan. Setiap satuan sudah mempunyai Kode Stock masing2. mis. barang karton cukup berat untuk diangkat ke meja operator, maka operator cukup ambil satu botol dan scan Kode Stock, selanjutnya pilih satuan yang sesuai.
Hal. 20
·
Kadang terjadi operator tidak mengetahui Kode Stock barang. mis. labelnya hilang, tidak jelas, atau salah tempel label. Untuk itu Anda bisa mencari di Cari Nama Anda bisa mencari dengan nama depan, tengah atau belakang.
mis. Kopi, akan tampil: Biji Kopi Arabika Biji Kopi Robusta Kopi Instan Kopi Luwak Permen Kopiko ·
Anda juga dapat mencari Supplier / Langganan dengan cara yang sama
mis. asia, akan tampil: ASIA JAYA BENUA ASIA SERBA ASIA MAKMUR
Hal. 21
·
Untuk barang2 yang sering transaksi, daripada setiap kali membuka faktur baru harus mengisi berulang2, lebih mudah kalau direkam. Pada saat membuka faktur, Anda tinggal memanggil kode memorized. Memorized ini dapat digunakan sebagai formula / resep, mis. parcel birthday · 2 Kotak coklat · 1 Kotak biscuit · 1 Kotak permen Yummy · 1 boneka
Pada saat penjualan, Anda tinggal memilih paket yang sudah direkam. Program otomatis akan mengisi barang2 ke faktur. Bila pelanggan memesan 2 set, maka Anda isikan Qty baru memilih paketnya.
Ada kemungkinan harga sudah berubah dibandingkan pada saat Memorized. Klik tombol Update, program akan update ke harga terbaru.
Daftar memorized bisa lihat di Laporan -> Daftar Memorized
Hal. 22
·
Untuk mengisi Kode, Anda bisa tekan F2, atau klik program akan menampilkan pop-up list berisi daftar pilihan.
atau ketik langsung kode
·
Anda bisa klik header pop-up list, program akan otomatis sort kolom tsb.
Hal. 23
·
Pada Kode Stock, bila Anda tekan F2, program akan menampilkan daftar semua barang
Bila Anda mengisi ‘K’ kemudian F2, maka program akan menampilkan daftar barang yang berawalan ‘K’ Bila operator ingin mencari item tertentu, disarankan untuk ketik awalan kode terlebih dahulu, sehingga daftar pop-up listnya lebih selektif.
Hal. 24
·
Program mempunyai fitur disc bertingkat dan disc Rp. baik di level Faktur maupun di Item Cara perhitungan disc bertingkat, mis. item dengan harga Rp. 100.000, disc 5% + 5% artinya: Rp. 100.000 disc 5% = Rp. 900.000, disc 5% lagi = Rp. Rp. 90.250 Pada contoh ini: 3 Pcs x Rp. 100.000 disc 5% + 5% = 3 x Rp. 90.250 = Rp. 270.750
·
Pada saat isi faktur, program otomatis tampilkan Stock Sekarang. Ini adalah saldo stock dari Lokasi faktur. Bila Anda tidak ingin operator mengetahui posisi stock, Anda dapat non-aktifkan pada Setup Sistem. Stock Sekarang tidak tampil bila Anda melihat/mengisi faktur2 lama (mis. tgl. hari ini: 22-08-2012 sedangkan tgl. faktur: 01-08-2012)
Hal. 25
·
·
Pada faktur akan tampil: Jumlah item, Jumlah Qty, Jumlah Rp.
Pada saat buka faktur baru, program akan tampilkan faktur terakhir. Program juga create nomor faktur otomatis. Nomor otomatis ini terdapat pada semua jenis transaksi (Faktur Penjualan, PO, SO, Pembayaran, dsb), kecuali Faktur Pembelian, ini karena faktur pembelian mengikuti nomor faktur asli dari Supplier. Agar bisa nomor otomatis maka nomor harus terdiri dari angka saja. Bila ada huruf seperti: AB1001 maka program tidak akan create nomor otomatis, Anda harus isi sendiri nomor faktur tsb. Pada multi-user, di mana banyak operator sama2 menginput faktur, bisa diatur apakah nomor faktur otomatis menurut masing2 operator (Lokal) atau gabungan (Global).
Hal. 26
·
Tombol [?] akan menampilkan penjelasan mengenai kolom ybs.
·
Program didesain untuk resolusi 1152x… Bila Anda menggunakan resolusi di bawah itu, tetap bisa menggunakan program dengan mudah. Program akan tampilkan tombol Nota Baru pada bagian atas Nota sehingga mudah dijangkau.
Hal. 27
·
Sembunyikan transaksi Pada saat transaksi, klik pada background akan menyembunyikan transaksi.
Transaksi dapat dipanggil kembali di Windows
Hal. 28
Anda dapat mencetak ID Langganan dengan foto dan barcode. Fasilitas ini juga terdapat pada Supplier, Salesman, Kolektor
Hal. 29
Anda juga dapat mengedit sendiri tampilannya, misalnya menambah logo perusahaan
Hal. 30
Hal. 31
Anda dapat mencetak price tags dengan barcode Contoh price tags dengan barcode & gambar
Hal. 32
Contoh price tags dengan barcode tanpa gambar
Hal. 33
Tombol yang digunakan:
Print Screen Cari Daftar (Pop-up List) Cetak Nota Awal, Sebelumnya, Berikut, Terakhir Nota baru Copy Hapus Rekam dan Nota baru Rekam Batal / Undo Exit Pada Master File, program akan memulai dengan Cari. Pada Transaksi, program akan memulai dengan Isi. Untuk mencari nota sebelumnya, maka klik tombol Undo, kemudian Cari
Bila Anda tidak jadi mengisi nota, klik tombol Undo, kemudian Exit
Anda dapat mencetak layar (print screen) dengan tombol Kamera
Nota mempunyai fasilitas otomatis rekam. untuk nota berikutnya, atau Exit Bila Anda mengisi nota, kemudian klik Nota sebelumnya akan direkam otomatis, walaupun Anda tidak klik tombol rekam. Namun bila Anda sedang mengisi nota, dan ingin membuka Master Stock, maka nota harus direkam terlebih dahulu. Ini karena posisi nota masih gantung (belum ada otomatis rekam). Anda bisa pindah dari satu form ke form lain, mis. pada posisi sedang mengisi faktur penjualan, membuka Master Stock, kemudian membuka Master Langganan, asalkan nota sebelumnya direkam setiap kali selesai mengisi satu nota. terlebih dahulu. Karena itu sebaiknya biasakan untuk klik rekam
Hal. 34
Untuk item Item baru Copy Hapus
Untuk tombol-tombol program, bisa menggunakan hot-key. Misalnya Ctrl+N untuk nota baru, Ctrl+Ins untuk item baru.
Hal. 35
Anda dapat Logout tanpa Exit dari program, di File -> Logout, dan kemudian Login kembali. Anda harus close semua form dulu sebelum Logout. Pada setting multi-user, menu Login / Logout tidak tersedia
Hal. 36
Login Program ISX mempunyai security yang lengkap, pada saat login, program akan mengetahui otoritas operator dan secara otomatis menampilkan menu-menu yang disediakan khusus untuk operator tsb. Setting otoritas dan menu ada di Utility -> Setup Password. Login default adalah: User ID: bos, Password: boss Anda juga dapat gunakan keypad. mis. User ID: 89, Password: 56, maka klik 89
56
Hal. 37
Contoh: bila Anda login sebagai marketing
bila Anda login sebagai owner
Hal. 38
Bila login dengan otoritas rendah
Bila login dengan otoritas tinggi
Hal. 39
