Bijlage BC. Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Marine Stewardship Council. Uitgiftedatum: 14 januari 2013

GECERTIFICEERD DUURZAME VISSERIJ

Marine Stewardship Council

Bijlage BC Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari 2013 Dit document is een uittreksel van de certificeringseisen van de Marine Stewardship Council (MSC). Het is bedoeld voor toezending aan iedereen die geïnteresseerd is in MSC traceerbaarheidscertificering voor groepen. Auteursrecht De officiële taal van dit document is Engels. De definitieve versie wordt geactualiseerd op de MSC-website www.msc.org (directe link:www.msc. org/documents/scheme-documents/msc-scheme-requirements). In geval van eventuele afwijkingen tussen kopieën, versies of vertalingen, dient de definitieve Engelse versie als doorslaggevend te worden beschouwd. Het auteursrecht op de Marine Stewardship Council standaarden en certificeringseisen inclusief alle inhoud, rust op de “Marine Stewardship Council” - © “Marine Stewardship Council” 2011. Alle rechten voorbehouden. De MSC verbiedt iedere aanpassing van een deel of de gehele inhoud in welke vorm dan ook. Marine Stewardship Council Marine House 1 Snow Hill London EC1A 2DH United Kingdom Telefoon:+ 44 (0) 20 7246 8900 Fax: + 44 (0) 20 7246 8901 E-mail: [email protected]

Marine Stewardship Council Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari 2013

BC Checklijst voor groepscertificering Normatief Checklijst met eisen voor traceerbaarheidscertificering als groep Inleiding Dit document geeft een uiteenzetting van de eisen die gelden voor organisaties met activiteiten op meerdere locaties die certificering willen aanvragen (‘groepscertificering’). Het is bedoeld voor gebruik door certificeerder (Conformity Assessment Bodies, CABs) en ter ondersteuning voor zowel groepen individueleondernemingen als bedrijven met meerdere locaties (‘organisaties’). Dit document helpt hen bij het effectieve en kosten efficiënte wijze realiseren van certificering. Belanghebbenden kunnen door deze checklijst te volgen er in voldoende mate van verzekerd zijn dat zij aan de eisen voldoen. De naleving van dit document door een organisatie zal worden gecontroleerd door een CAB als onderdeel van de dwingende eisen die zij als certificeerder moeten volgen bij de uitvoering van audits van organisaties voor traceerbaarheidscertificering.

Table BC1: Checklijst met eisen voor traceerbaarheidscertificering als groep82 = van toepassing voor alle groepen = alleen van toepassing voor Verminderd Risico Groepen (VRG) = alleen van toepassing voor groepen die niet tot de Verminderd Risico Groepen (niet-VRGs) behoren

Van toepassing Eis op

Alle groepen

Alle groepen

BC1

Managementverantwoordelijkheid

BC1.1

Beheersystemen en -documentatie

BC1.1.1 De groepsentiteit dient beheersystemen op te zetten en aan te houden die de zekerheid bieden dat alle locaties vallend onder het groepscertificaat voldoen aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. BC1.1.2 De groepsentiteit dient één persoon aan te stellen (de ‘MSC vertegenwoordiger’) die, ongeacht andere taken, de verantwoordelijkheid draagt voor het waarborgen van de naleving door de groep van alle eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. De naam, functie en contactgegevens van de MSC vertegenwoordiger moeten worden geregistreerd en doorgegeven aan de CAB.

Alle groepen

BC1.1.2.1 De CAB moet binnen 10 dagen op de hoogte worden gebracht als er een andere MSC vertegenwoordiger wordt aangesteld.

Alle groepen

BC1.1.3 De groepsentiteit moet de rollen en verantwoordelijkheden registreren van de MSC vertegenwoordiger, interne auditors en ander personeel op sleutelposities op groepsentiteits- en op locatieniveau.

Alle groepen

BC1.1.4 De groepsentiteit dient ervoor te zorgen dat alle documenten waarmee de naleving van de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep kan worden aangetoond minimaal drie jaar worden bewaard.

82 Afwijking, TAB 21. Voor traceerbaarheidsbeoordelingen beginnend vóór 14 maart 2013 wordt Tabel BC1 van kracht bij hercertificering.

www.msc.org/nl

2


Van toepassing Eis op Niet-VRG

BC1.1.5 De groepsentiteit dient gedocumenteerde beleidslijnen en procedures op te zetten en te onderhouden met betrekking tot de volgende zaken:

Niet-VRG

BC1.1.5.1 Verdeling van rollen tussen de groepsentiteit en locaties, met inbegrip van de wijze waarop eventuele wijzigingen in de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep en interne beleidslijnen of documenten van de groep worden gecommuniceerd richting locaties.

Niet-VRG

BC1.1.5.2 Het proces waarmee wordt gewaarborgd dat alle interne auditors en ander personeel op sleutelposities worden opgeleid met betrekking tot de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep en de relevante interne beleidslijnen om zeker te zijn van naleving bij de uitoefening van functies gerelateerd aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep.

Niet-VRG

BC1.1.5.3 Het proces waarmee wordt gewaarborgd dat MSC gecertificeerde producten worden gekocht, ontvangen en verwerkt conform de MSC eisen in punt BC2.2.

Niet-VRG

BC1.1.5.4 Het proces waarmee wordt gewaarborgd dat de traceerbaarheid in alle stadia van de productverwerking gehandhaafd blijft, zodat alle MSC gecertificeerde producten achterwaarts kunnen worden getraceerd naar een gecertificeerde leverancier en voorwaarts naar de directe klant, en zodat de in- en uitgaande bewegingen op elkaar kunnen worden afgestemd conform de punten BC2.3 en BC3.2.

Niet-VRG

BC1.1.5.5 Het proces waarmee wordt gewaarborgd dat, wanneer het MSCkeurmerk wordt toegepast door locaties en/of de groepsentiteit, dit gebeurt overeenkomstig met de eisen zoals die worden beschreven door de MSCI en de licentieovereenkomst, een en ander volgens de bepalingen in punt BC2.5. BC1.1.5.6 Het proces voor het verifiëren van de effectiviteit van interne controlesystemen, inclusief procedures voor de volgende zaken: a) Het afstemmen van in- en uitgaande bewegingen op locatieniveau conform BC3.2.3.

Niet-VRG

b) Het uitvoeren van interne audits van locaties en het documenteren van auditresultaten conform BC3.1. c) Het vaststellen van afwijkingen (non-conformities) en het opleggen van corrigerende maatregelen en sancties conform BC3.4.

www.msc.org/nl

3


Van toepassing Eis op BC1.2

Controle binnen de groep

BC1.2.1 De groepsentiteit dient aan te tonen dat men in staat is om te waarborgen dat alle locaties voldoen aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep, met inbegrip van de volgende zaken:

Alle groepen

a) Voor iedere locatie is er een contactpersoon aangewezen die ervoor verantwoordelijk is dat wordt gewaarborgd dat de locatie voldoet aan alle eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep en relevante interne beleidslijnen. b) Locaties zullen voldoen aan de voorwaarden in de overeenkomst tussen de groepsentiteit en de CAB. c) Locaties dienen ten behoeve van conformiteitsaudits toegang te verlenen aan de groepsentiteit, de CAB, MSC en ASI tot de panden van de locatie en de administratie en ook toestemming te verlenen om met personeelsleden te spreken. d) Locaties aanvaarden alle sancties die de locatie in geval van afwijkingen worden opgelegd door de groepsentiteit of de CAB. BC1.2.2 De groepsentiteit dient een certificeringscontract aan te gaan met de CAB en is tegenover de CAB verantwoordelijk voor de volgende zaken met betrekking tot de groepsentiteit en alle locaties:

Alle groepen

a) Naleving van de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. b) Naleving van alle door de CAB aan locaties dan wel de groepsentiteit opgelegde voorwaarden. c) Betaling van alle certificeringskosten met betrekking tot locaties en de groepsentiteit. d) Alle communicatie met de CAB (met uitzondering van versnelde of onaangekondigde locatieaudits).

Alle groepen Alle groepen

BC1.2.3 Locaties mogen geen onderaannemers inschakelen voor de verwerking van MSC gecertificeerde producten, tenzij onderaannemers een eigen traceerbaarheidscertificaat hebben, deel uitmaken van de groep,of uitsluitend opslag- of transportactiviteiten uitvoeren. BC1.2.3.1 Onderaannemers moeten altijd worden ingezet overeenkomstig Bijlage BD4 van de MSC certificeringseisen. BC1.2.4 De groepsentiteit dient met iedere locatie een overeenkomst aan te gaan waarin minimaal de volgende zaken worden vastgelegd: a) Dat de locatie zal voldoen aan alle eisen in BC1.2.1. b) De verantwoordelijkheden met betrekking tot de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep van iedere locatie en personeel op sleutelposities.

Niet-VRG

c) Dat de locatie akkoord gaat met opname als locatie in de aanvraag van de groep voor MSC certificering en ook met vermelding op de website van de MSC. d) Bij locaties die geen deel uitmaken van dezelfde rechtspersoon als de groepsentiteit dient de overeenkomst melding te maken van de naam en/of wettelijke identiteit van iedere partij, de naam van de contactpersoon en adressen en ook wettelijk bindend te zijn voor de groepsentiteit en de eigenaar van de locatie.

www.msc.org/nl

4


Van toepassing Eis op BC1.2.5 De groepsentiteit dient de implementatie van de in BC1.2.4 genoemde overeenkomst op één van de volgende drie manieren aan te tonen: a) De locaties zijn voor 100% eigendom van de groep. b) De groepsentiteit heeft een overeenkomst met ieder van de locaties waarin is vastgelegd dat de locatie besluiten van de groepsentiteit dient na te leven.

Niet-VRG

c) De groepsentiteit heeft andersoortig bewijs voor de verplichtingen van elke locatie als genoemd in BC1.2.4. BC1.3

Locatieregister

BC1.3.1 De groepsentiteit dient een register bij te houden met daarin alle locaties die zijn opgenomen in het groepscertificaat. Dit dient te worden overlegd aan de CAB vóór de eerste audit en dient voor iedere locatie de volgende zaken te bevatten: a) Naam of functie, e-mailadres en telefoonnummer van een aangewezen contactpersoon bij iedere locatie die de verantwoordelijkheid draagt voor het waarborgen van de naleving door de locatie van alle eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep.

Alle groepen

b) Fysiek adres en postadres van de locatie. c) Status van iedere locatie (actueel, geschorst of ingetrokken). d) Datum van toevoeging aan en (indien van toepassing) verwijdering uit het groepscertificaat. Alle groepen

BC1.3.2 De groepsentiteit dient het locatieregister up-to-date te houden en de CAB binnen 10 dagen in te lichten wanneer er locaties worden toegevoegd of ingetrokken, en wel door de CAB gegevens toe te sturen voor nieuwe of ingetrokken locaties volgens de specificaties in BC1.3.1.

Alle groepen

BC1.3.2.1 Indien het aantal locaties dat is toegevoegd na de laatste CAB-audit meer dan 10% bedraagt van het aantal locaties ten tijde van die audit of indien de bijkomende locaties nieuwe activiteiten toevoegen aan het toepassingsgebied van het certificaat, mogen er pas nieuwe locaties worden toegevoegd nadat de CAB hiermee schriftelijk akkoord is gegaan.

Alle groepen

BC1.3.2.2 Wanneer de CAB in kennis is gesteld van toe te voegen nieuwe locaties, kan de CAB besluiten om aanvullende auditactiviteiten uit te voeren indien de CAB dat nodig acht.

Alle groepen

BC1.3.3 Wanneer er locaties voor het groepscertificaat worden ingetrokken, dient de groepsentiteit de betreffende locatie(s) erop te wijzen dat men nergens op de locatie nog de MSC claim dan wel het MSC-keurmerk mag gebruiken, ook niet op verpakkingen en menu’s.

Alle groepen

BC2

Intern controlesysteem

BC2.1

De groep moet kunnen aantonen dat er procedures zijn geïmplementeerd ter naleving van de eisen in BC2, hetzij middels schriftelijke documentatie, hetzij middels bewijsmateriaal voor bestaande procedures en beheersystemen (mogelijk niet specifiek voor MSC).

www.msc.org/nl

5



Aankoop, ontvangst en verwerking

Alle groepen

BC2.2.1 Bij de groep dient een proces te zijn geïmplementeerd waarmee wordt gewaarborgd dat MSC gecertificeerde producten uitsluitend worden ingekocht bij gecertificeerde leveranciers met een geldig MSC certificaat.

Alle groepen

BC2.2.2 Bij de groep dient een proces te zijn geïmplementeerd waarmee wordt bevestigd dat alle MSC gecertificeerde producten die worden afgeleverd of ontvangen op alle locaties worden geverifieerd als zijnde MSC gecertificeerd.

Alle groepen

BC2.2.3 Bij de groep dient een proces te zijn geïmplementeerd waarmee wordt gewaarborgd dat alle MSC gecertificeerde producten tijdens alle stadia van inkoop, opslag, verwerken, verpakken, labelen, verkopen en leveren geïdentificeerd kunnen worden als zijnde MSC gecertificeerd. BC2.2.4 Bij de groep dient een proces te zijn geïmplementeerd voor producten die zijn gelabeld of geïdentificeerd als zijnde MSC gecertificeerd terwijl dit niet geverifieerd kan worden (afwijkend product). Hierin dienen de volgende elementen te zijn opgenomen: a) De MSC vertegenwoordiger van de groep moet na constatering van een afwijkend product op een locatie binnen twee dagen worden gewaarschuwd. b) De MSC vertegenwoordiger van de groep dient de onderliggende oorzaak van het probleem te bepalen en dient corrigerende maatregelen op te leggen aan alle mogelijk betrokken locaties.

Alle groepen

c) Middels quarantaine of herlabeling dan wel op andere wijze dient te worden voorkomen dat afwijkende producten worden verkocht als zijnde gecertificeerd of worden gelabeld als zijnde gecertificeerd totdat hun gecertificeerde status geverifieerd kan worden. d) Indien het gevaar bestaat dat afwijkende producten zijn verkocht of verzonden als zijnde gecertificeerd, dient de CAB binnen twee dagen nadat het probleem is geconstateerd te worden gewaarschuwd en dienen waar nodig terugroepings- of herlabelingsprocedures te worden gevolgd om te voorkomen dat de betreffende producten worden verkocht als zijnde MSC gecertificeerd.

Alle groepen

BC2.2.5 Er moet een administratie worden bijgehouden van alle gevallen van afwijkende producten en de genomen corrigerende maatregelen, een en ander conform BC2.2.4. BC2.3

Alle groepen

Traceerbaarheid

BC2.3.1 Er dient een systeem te worden gehanteerd om te waarborgen dat alle MSC gecertificeerde ingaande bewegingen achterwaarts kunnen worden getraceerd naar de directe leverancier en dat MSC gecertificeerde uitgaande bewegingen voorwaarts kunnen worden getraceerd naar de directe klant. Als het bij de groepsentiteit of locatie gaat om een retail- of foodservicelocatie gericht op eindconsumenten, is voorwaartse traceerbaarheid naar iedere consument niet nodig. De totale volumes verkochte gecertificeerde producten moeten echter wel worden bijgehouden om in-/uitgaande bewegingen op elkaar af te kunnen stemmen.

www.msc.org/nl

6


Van toepassing Eis op

Alle groepen

BC2.3.2 Wanneer er sprake is van transformatie of herverpakking van producten, moet de procesinterne traceerbaarheid zo worden opgezet dat alle MSC gecertificeerde producten tijdens alle verwerkings- en opslaghandelingen worden geïdentificeerd en gescheiden worden gehouden. BC2.4

Personeel en training

Alle groepen

BC2.4.1 Er moet een proces zijn geïmplementeerd waarmee wordt gewaarborgd dat al het personeel op sleutelposities beschikt over de competenties die nodig zijn voor de uitoefening van functies gerelateerd aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. Deze competenties moeten zijn gebaseerd op de juiste training, vaardigheden en ervaring voor de relevante uitgeoefende functies.

Alle groepen

BC2.4.2 Alle interne auditors moeten aan kunnen tonen te beschikken over de competenties die nodig zijn voor het uitvoeren van interne audits, inclusief kennis van de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep, interne auditprocessen, identificatie en beoordeling van afwijkingen en het opleggen van corrigerende maatregelen conform de punten BC3.1 en BC3.4.

Alle groepen

BC2.4.3 De groepsentiteit dient een administratie bij te houden met betrekking tot afgeronde MSC trainingen en moet aan kunnen tonen dat al het personeel op sleutelposities trainingen krijgt met een frequentie die volstaat om op de hoogte te blijven van de actuele MSC eisen. BC2.5

Gebruik van keurmerk en licenties

Alle groepen

BC2.5.1 De groepsentiteit draagt de verantwoordelijkheid om te waarborgen dat alle locaties die het MSC-keurmerk gebruiken dit doen overeenkomstig alle licentievereisten van MSCI, te vinden op http://www.msc.org/ documenten/keurmerk-gebruik.

VRG

BC2.5.2 Als de groepsentiteit dan wel één of meer locaties de MSC claim of het MSC-keurmerk gebruiken, is de groepsentiteit ervoor verantwoordelijk dat men beschikt over een geldige licentieovereenkomst (voor alle locaties en alle relevante producten) en is de groepsentiteit tevens verantwoordelijk voor het coördineren van alle keurmerkaanvragen voor toestemming, het verzamelen van omzetverklaringen van locaties en het betalen van keurmerkvergoedingen aan MSCI. BC2.5.3 Indien de groepsentiteit en alle locaties deel uitmaken van dezelfde rechtspersoon en het MSC-keurmerk of de MSC claim zal worden gebruikt, dient de groepsentiteit namens de groep de licentieovereenkomst te ondertekenen.

Niet-VRG

De groepsentiteit dient de benodigde keurmerkaanvragen voor toestemming en ook omzetverklaringen te coördineren en is verantwoordelijk voor de betaling van vergoedingen voor alle locaties binnen de groep.

www.msc.org/nl

7


Van toepassing Eis op BC2.5.4 Indien de groepsentiteit en de locaties niet allemaal deel uitmaken van dezelfde rechtspersoon en de MSC claim of het MSC-keurmerk zal worden gebruikt door individuele locaties, moet iedere locatie een licentieovereenkomst aangaan met MSCI. Niet-VRG

Niet-VRG

Niet-VRG

Iedere locatie is afzonderlijk verantwoordelijk voor de eigen keurmerkaanvragen voor toestemming, omzetverklaringen en de betaling van keurmerkvergoedingen. Indien de locatie niet voldoet aan de licentievereisten van MSCI, zal MSCI de groepsentiteit inlichten, die een audit voor de locatie dient uit te voeren en indien nodig een afwijking moet melden voor de locatie. BC3

Verificatiesysteem

BC3.1

Interne locatieaudits

BC3.1.1 Voorafgaand aan de eerste certificering dient er een interne audit op locatie plaats te vinden voor iedere locatie om te waarborgen dat de locatie voldoet aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. BC3.1.1.1 De groepsentiteit dient te waarborgen dat alle afwijkingen die worden geconstateerd bij interne audits worden vastgelegd en dat de afronding en effectiviteit van corrigerende maatregelen worden geverifieerd voordat het certificaat wordt afgegeven. BC3.1.2 De groepsentiteit dient na de eerste certificering minimaal één keer per jaar een interne audit van alle locaties uit te voeren om te verifiëren dat iedere locatie voldoet aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep.

Alle groepen

Deze eis geldt niet voor een groep als alle door de groepsentiteit en de bijbehorende locaties verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend bestaan uit MSC gecertificeerde vis-, schaal- en schelpdierproducten. Deze eis geldt niet voor alle locaties binnen een gestratificeerde subgroep indien alle door die gestratificeerde subgroep verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend MSC gecertificeerd zijn. BC3.1.3 Indien de groepsentiteit tijdens een interne locatieaudit ontdekt dat de locatie afwijkt van een MSC vereiste, moet deze afwijking als volgt worden beoordeeld:

Alle groepen

a) Kritieke afwijking: Ieder geval waarbij wordt geconstateerd dat producten zijn gelabeld of verkocht als zijnde ‘MSC’ of ‘MSC gecertificeerd’ terwijl gebleken is dat deze niet MSC gecertificeerd zijn, moet worden beoordeeld als een kritieke afwijking en de groepsentiteit moet de procedures volgen als vastgelegd in BC3.4.1 en BC2.2.4. b) Afwijking: Alle andere gevallen waarbij de locatie niet volledig voldoetaan een MSC vereiste moeten worden beoordeeld als een afwijking en de groepsentiteit moet de procedures volgen als vastgelegd in BC3.4.2.

www.msc.org/nl

8


Van toepassing Eis op BC3.1.4 Er moet een jaarlijks schema voor interne audits zijn voor locaties, met daarin: a) De voorgestelde datum voor de volgende interne audit. b) De datum van de laatste interne audit. Niet-VRG

c) Het resultaat van de laatste interne audit met een specificatie van openstaande afwijkingen en de data waarop deze afgerond moeten zijn. d) De naam van de interne auditor die de laatste interne audit heeft uitgevoerd. e) De huidige status van de locatie (actueel, geschorst of ingetrokken). BC3.2

Alle groepen

Afstemming van in- en uitgaande bewegingen

BC3.2.1 De groep dient te waarborgen dat de gegevens worden bewaard waarmee het mogelijk is om de MSC gecertificeerde in-/uitgaande bewegingen voor een gecertificeerd product op elkaar af te stemmen voor iedere willekeurige periode, voor een specifieke zending of groep zendingen. BC3.2.2 De groepsentiteit dient de naleving van eisen in BC3.2.1 minimaal eens per jaar te verifiëren middels, ofwel:

VRG

a) Het afstemmen van in-/uitgaande bewegingen voor een steekproef van MSC gecertificeerde producten binnen de gehele groepsentiteit (inclusief alle locaties op het groepscertificaat), ofwel. b) Het afstemmen van in-/uitgaande bewegingen voor een steekproef van MSC gecertificeerde producten die op locatieniveau zijn verwerkt bij een steekproef van locaties.

VRG

BC3.2.2.1 Indien in-/uitgaande bewegingen worden afgestemd bij een steekproef van locaties (in plaats van voor de groepsentiteit als geheel), moet de omvang van de steekproef worden vastgesteld op 0,5 keer de wortel van het totale aantal locaties, naar boven toe afgerond. Minimaal 50% van de steekproeflocaties moet willekeurig worden geselecteerd.

VRG

BC3.2.2.2 De eisen in BC3.2.2 gelden niet voor een groep indien alle door de groepsentiteit en de bijbehorende locaties verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend bestaan uit MSC gecertificeerde vis-, schaal- en schelpdierproducten. Eisen gelden niet voor alle locaties binnen een gestratificeerde subgroep indien alle door die gestratificeerde subgroep verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend MSC gecertificeerd zijn. BC3.2.3 De groepsentiteit dient de naleving van BC3.2.1 te verifiëren door op jaarbasis voor iedere locatie een review uit te voeren van gegevens voor de afstemming van in-/uitgaande bewegingen.

Niet-VRG

Eis BC3.2.3 geldt niet voor een groep indien alle door de groepsentiteit en de bijbehorende locaties verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend bestaan uit MSC gecertificeerde vis-, schaal- en schelpdierproducten. Deze eis geldt niet voor alle locaties binnen een gestratificeerde subgroep indien alle door die gestratificeerde subgroep verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend MSC gecertificeerd zijn.

www.msc.org/nl

9


Van toepassing Eis op Niet-VRG

BC3.2.4 De groepsentiteit moet ervan overtuigd zijn dat systemen die worden gebruikt voor het afstemmen van in-/uitgaande bewegingen effectief zijn voor alle door de locatie verwerkte MSC gecertificeerde producten. BC3.3

Alle groepen

Interne evaluatie van de groepsentiteit

BC3.3.1 Minimaal één keer per jaar (en vóór de eerste certificering) dient de MSC vertegenwoordiger een interne evaluatie uit te voeren om de naleving door de groep van de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep en de effectiviteit van het beheersysteem van de groep te verifiëren. BC3.3.2 De interne evaluatie van de groepsentiteit dient het volgende te behelzen: a) Een beoordeling van het vermogen van de groep om de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep na te leven. b) Een evaluatie van de meest recente versies van de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep en de manier waarop deze verwerkt zullen worden in procedures.

Alle groepen

c) Een evaluatie van interne en CAB-auditrapporten van het voorgaande jaar, geconstateerde afwijkingen, opgelegde corrigerende maatregelen en of afwijkingen al dan niet zijn afgerond. d) Een evaluatie van eventueel ontvangen klachten met betrekking tot het MSC-programma en als gevolg daarvan genomen maatregelen. e) Identificatie van kwesties van systematische aard of terugkerende afwijkingen op locatieniveau en voorgestelde wijzigingen in de systemen van de groep om deze kwesties aan te pakken. f) Documentatie waaruit blijkt dat alle relevante secties van BC3.3.2 zijn afgerond. Voor de eerste interne evaluatie van de groepsentiteit (vóór certificering) zijn de punten c-f mogelijk niet relevant voor Verminderd risico Groepen als de interne locatieaudits niet zijn afgerond.

Alle groepen

BC3.3.3 Alle voorgestelde wijzigingen in het beheer voortvloeiend uit de interne evaluatie van de groep en het tijdschema voor de implementatie daarvan moeten worden geregistreerd en gecommuniceerd richting het management van de groepsentiteit

www.msc.org/nl

10



Afwijkingen en sancties

BC3.4.1 Indien er een kritieke afwijking wordt geconstateerd, dient de groepsentiteit de onderstaande procedure te volgen: a) Binnen twee dagen na de ontdekking moet een kritieke afwijking worden gemeld voor alle betrokken locaties en moeten de locaties, de MSC vertegenwoordiger en de CAB worden gewaarschuwd b) Binnen twee dagen na de ontdekking moet(en) de betreffende locatie(s) uit het groepscertificaat worden geschorst tot de CAB en de groepsentiteit ervan overtuigd zijn dat alle onderliggende oorzaken voor de afwijking zijn aangepakt

Alle groepen

c) Nagaan of het een afwijking betreft die specifiek is voor de locatie of een afwijking die in potentie gevolgen kan hebben voor andere locaties en kan duiden op een probleem in de systemen of processen van de groep d) Corrigerende maatregelen opleggen om de afwijking aan te pakken, inclusief maatregelen die moeten worden genomen door alle betrokken locaties en de groepsentiteit om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet e) Ervoor zorgen dat de afwijking is gecorrigeerd binnen 30 dagen na de ontdekking f) Ervoor zorgen dat de locatie gedurende de opschorting geen gebruik maakt van claims met betrekking tot MSC gecertificeerde producten g) Bewijsmateriaal registreren voor de inlichtingen in de punten a-f hierboven voor alle geconstateerde kritieke afwijkingen. BC3.4.2 Indien er een afwijking wordt geconstateerd, dient de groepsentiteit de onderstaande procedures te volgen: a) Een afwijking melden voor alle betrokken locaties en ervoor zorgen dat de locaties worden gewaarschuwd binnen vier dagen na ontdekking van de afwijking b) Onderzoeken wat de oorzaak is voor de afwijking

Alle groepen

c) Nagaan of het bij de oorzaak gaat om een afwijking die specifiek is voor de locatie of een afwijking die in potentie gevolgen kan hebben voor andere locaties en kan duiden op een probleem in de systemen of processen van de groep d) Corrigerende maatregel opleggen om de afwijking aan te pakken, inclusief maatregelen die moeten worden genomen door alle betrokken locaties en de groepsentiteit om ervoor te zorgen dat zich op andere locaties geen vergelijkbare afwijkingen voordoen e) Controleren of de afwijking is gecorrigeerd binnen 90 dagen na de ontdekking. f) Bewijsmateriaal registreren voor de inlichtingen in de punten a-e hierboven voor alle geconstateerde afwijkingen

www.msc.org/nl

11


Van toepassing Eis op Alle groepen

BC3.4.3 Indien een op locatieniveau ontdekte afwijking niet binnen 180 dagen na de ontdekking volledig is gecorrigeerd, dient er een kritieke afwijking te worden gemeld voor de locatie en dient de groepsentiteit de procedures te volgen zoals uiteengezet in BC3.4.1. BC3.5

Beslissing ten aanzien van de conformiteit van een locatie

Niet-VRG

BC3.5.1 De beslissing of een locatie al dan niet voldoet aan alle eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep dient te worden genomen door een persoon dan wel commissie die niet betrokken is geweest bij de locatieaudit (een “beslisser”) en moet worden gebaseerd op het objectieve bewijsmateriaal dat de locatieaudit heeft opgeleverd en al het overige bewijsmateriaal dat eventueel beschikbaar is voor de beslisser. De MSC vertegenwoordiger dient in kennis te worden gesteld van alle beslissingen met betrekking tot de conformiteit van de locatie.

Niet-VRG

BC3.5.2 Indien de groepsentiteit geen persoon beschikbaar heeft die niet betrokken was bij de locatieaudit, kan de conformiteitsbeslissing worden genomen door een commissie van personeel op sleutelposities bij locaties, waarbij deze worden uitgesloten van beslissingen met betrekking tot hun eigen locatie. BC3.6

Verificatiegegevens

BC3.6.1 De groepsentiteit dient de volgende gegevens te registreren met betrekking tot het interne verificatiesysteem. Dit kan elektronisch of in de vorm van hardcopy en de gegevens kunnen worden bewaard op groepsentiteits- of locatieniveau: a) Schema van alle afgeronde interne audits, inclusief datum van audit en locatienaam of –nummer Alle groepen

b) Resultaten van interne audits, inclusief objectief bewijsmateriaal, auditnotities, afwijkingen, corrigerende maatregelen en bewijsmateriaal waaruit blijkt dat de afwijkingen zijn afgehandeld binnen de daarvoor gestelde termijn c) Gegevens voor alle afstemmingen van in-/uitgaande bewegingen uit hoofde van BC3.2, inclusief locatienummer (indien van toepassing) en datum, volumes van in-/uitgaande bewegingen, ondersteunende documentatie en eventueel hieruit voortvloeiende afwijkingen d) Gegevens voor alle traceerbaarheidsoefeningen uit hoofde van punt BC2.3 en eventueel hieruit voortvloeiende afwijkingen

EINDE BIJLAGE BC

Het werk van de MSC wordt mede mogelijk gemaakt door de Nationale Postcode Loterij.

www.msc.org/nl

12

Bijlage BC. Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Marine Stewardship Council. Uitgiftedatum: 14 januari 2013

Recommend Documents