Bijlage 2 bij de uitnodigingsbrief medewerkers Praktisch Concept Motivatie voor de keuze van de data (27 juni t/m 4 juli) Laten we eerst iets over de keuze voor de data (27 juni t/m 4 juli) zeggen. Die keuze heeft te maken met het feit dat het festival niet 3 maar 6 dagen (excl. reisdagen) gaat duren. We wilden met de data namelijk zoveel mogelijk aansluiten bij de vakantiemaanden die voor velen (zeker voor hun gevoel) begint met de maand juli. Later in de maand kan niet omdat we hier dan al veel reguliere gasten ontvangen. Eerder in juni kan niet omdat onze weilanden ook gebruikt worden als hooiland. Nadeel van de keuze voor deze week is wel dat ouders met kinderen die naar school gaan niet kunnen komen. Voor hen organiseren we een apart Eigentijds Kinderfestival van 8 tot en met 12 augustus.
Basisstructuur We bieden workshops, lezingen en andersoortige activiteiten aan die een bijdrage leveren aan de doelstelling van het festival. Ook zijn er mogelijkheden voor individuele behandelingen. Theater, muziek en dans maken in beperkte mate onderdeel uit van het concept. Dat geldt ook voor marktkramen. De volgende indeling van de dagen hebben we voor ogen: -
Zaterdag aankomst Zondagochtend – geen activiteiten Zondagmiddag 14.00 uur openingsceremonie – workshops van 15.30 – 17.30 uur Zondagavond – workshops van 19.30 – 21.30 u. Maandag workshops 3x - van 10.00 tot 12.00 u, van 14.00 – 16.00 u en van 19.30 – 21.30 u Dinsdag workshops 3 x idem Toelichting: het aantal workshoptenten is afhankelijk van het aantal deelnemers. (zie verderop wijze van inschrijving). De tijdstippen zijn zo gekozen dat er geen haast gemaakt hoeft te worden om van de ene workshop naar de andere te gaan. Eventueel loopt een workshop uit. Ook kunnen er workshops zijn die langer duren.
-
Woensdag - geen workshops, maar lezingen en o.a. de mogelijkheid dat deelnemers zelf een activiteit aanbieden. Maar ook muziek, theater e.d. Ook in de avonduren willen we deze aanbieden. N.B.: Als deelnemers niet de volle week willen komen kunnen ze het beste op deze dag vertrekken. Nieuwkomers vanaf woensdag zijn niet gewenst.
-
Donderdag workshops – 3 x - voor tijden zie maandag en dinsdag Vrijdag workshops - 2 x - zie maandag en dinsdag
-
Vrijdagavond of einde vrijdagmiddag eindceremonie. Zaterdag vertrek
[ er kunnen in de loop van de tijd nog wijzigingen komen in bovenstaand programma concept).
Behalve dat je losse workshops kunt aanbieden over die 6 dagen, willen we ook de mogelijkheid creëren dat je een cluster van bijvoorbeeld 3 of 4 workshops kunt aanbieden over die periode. Een deelnemr geeft zich dan op voor dat cluster. Geef bij je eventuele opgave op of je daar belangstelling voor hebt.
Situering workshoptenten We hebben drie terreinen waar de workshoptenten kunnen staan en de overige activiteiten kunnen plaats vinden. Wij noemen die terreinen: 1 - het hoofdterrein Thietry ; 2 - de boerderij (op 500 meter loopafstand van het hoofdterrein) en 3 - Forge Neuve op 2,5 km afstand van het hoofdterrein.
Sfeer van gezamenlijkheid Essentieel voor het Eigentijds Festival is dat we met elkaar een ‘energie / sfeer opbouwen van gezamenlijkheid’. In dat verband zijn o.a. de bekende ‘openings- en sluitingsceremonieën’ en andere momenten van gezamenlijkheid ( bijvoorbeeld iedere ochtend) die we nog gaan bepalen, van belang.
Healingveld Natuurlijk zal er ook weer een veld zijn om individuele behandelingen te geven. We denken aan een beperkt aantal mogelijkheden, ( ook hier uiteindelijke aantal afhankelijk van het aantal deelnemers).
Markt Zoals genoemd zullen we een beperkt aantal marktkramen toestaan waar met name workshopleiders gebruik van kunnen maken.
Deelnameprijs De basis deelnemersprijs voor een volwassene is: € 195,- (excl.verblijfskosten) De deelnemer heeft dan vrije toegang tot alle workshops en andere activiteiten gedurende de 6 dagen en 7 nachten van het festival. Dat is maar € 32,50,- per dag! Extra kortingsregeling: bij minimumloon en bijstandsuitkering is de prijs € 125,- (zie ook sparen hieronder) Kosten verblijf voor 7 nachten: (aankomst op zaterdag 27 juni en vertrek op de zaterdag 4 juli):
Verblijf in tent: € 30,- voor 7 nachten ( meer deelnemers in dezelfde tent betalen dit bedrag niet extra! – voorwaarde is dat men zich gezamenlijk opgeeft.) Verblijf in camper of caravan: € 70,- voor 7 nachten (idem als hierboven)
Verblijf op bed in kamer: € 150,- voor 7 nachten. (beperkt aantal). Huur ingerichte of niet ingerichte 5 persoons tenten plus kleine 2 tot 3 persoonstentjes met matrasje. De prijs hiervoor staat op de website van Ecolonie.
[ ter herinnering: de oude deelnemersprijs in Vierhouten voor 3 dagen was € 195,- inclusief verblijfskosten tent en caravan/camper. Omgerekend naar de 6 dagen (en 7 nachten) op dit festival zijn de prijsverschillen zeer groot in het voordeel van de deelnemer. Dat compenseert eventuele meerkosten voor het vervoer indien men niet gebruik maakt van het aanbod van carpooling of gezamenlijke busreis. Kortom: dit festival wordt niet duurder maar duurt wel langer…..over duurzaamheid gesproken! ]
Sparen voor het festival Al eerder hebben we het idee benoemd om mensen de gelegenheid te geven een vast bedrag per maand automatisch naar ons rekeningnummer over te maken voor het festival. Met name voor degenen die vallen onder de kortingsregeling kunnen hiervan gebruik maken. Van november t/m mei is dat 7 maanden x 15 euro = 105 euro. De laatste maand kan dan ter plaatse 20 euro betaald worden. Wij helpen degenen die hiervan gebruik maken met een gratis lift en als betrokkenen geen tentje hebben krijgen ze van ons de beschikking over een 2- persoonstentje met matrasje.
Eten De mogelijkheden:
Festival deelnemers kunnen vanzelfsprekend zelf hun maaltijden klaar maken. We kunnen vooraf een soort ‘levensmiddelentas’ aanbieden met biologische producten voor die week. Onze eigen biologische winkel is op het terrein. De festivaldeelnemer kan het zelf koken gaan combineren met het aanbod op het terrein. Hij/zij kan vooraf losse maaltijden (ontbijt of lunch of warme maaltijd) bestellen bij de Eigentijdse Keuken ( het systeem wat we al hanteerden in Vierhouten) of ter plekke gaan eten bij de Orangerie, een vergelijkbare voorziening als restaurant ‘de Koekoek’ in Vierhouten. Verder kunnen we voor de hele week een zeer voordelig maaltijdenaanbod doen. Men kan alleen de warme maaltijden bestellen of alleen de lunches etc. Daarnaast is er de bekende Festival Voordeel Combinatie (FVC).
NIEUW ! - Inschrijving voor workshops We hebben met elkaar geen idee hoeveel mensen deze richting uit zullen komen ( 100? , 200? 500?) We kunnen niet zoals met het EF in Nederland vooraf maar voetstoots workshoptenten plaatsen en invullen. Het oude bekende fenomeen van de vrijdagochtend waar iedereen zich naar tenten spoedde om zich in te schrijven kan dus niet meer. Deze nieuwe situatie vraagt om een andere benadering van de wijze van inschrijving van deelnemers voor de workshops en eventueel andere werkvormen.
Wat we wel willen.
Daarom nodigen we een beperkt aantal workshopleiders en andere medewerkers ( lezinggevers, theater, muziek, dans) uit. Jij bent een van deze workshopleiders. Als jij graag meedoet en instemt met de voorwaarden, (zie bijlage 3) dan nodigen we je uit om een profiel van je zelf in te sturen (met foto) en een omschrijving te geven van de inhoud van je workshop. Samen met de andere workshopleiders plaatsen wij deze informatie per 1 januari op onze website. Iedereen die belangstelling heeft voor het EF kan deze informatie dus lezen. Deelnemers die zich hebben ingeschreven (en betaald) hebben daarna de mogelijkheid om zich in te schrijven voor de workshops van hun voorkeur. Zij krijgen de gelegenheid om hun 1e, 2e en 3e prioriteit kenbaar te maken. Deelnemers kunnen gedurende de 6 dagen ongeveer maximaal 10 tot 15 workshops volgen. Aan de hand van die informatie kunnen wij gaandeweg richting data van het festival, bepalen welke workshops door kunnen gaan. Met de workshopleider spreken we vooraf af hoeveel deelnemers er minimaal en maximaal in een workshop mee kunnen doen. We moeten nog bepalen op welk tijdstip we kunnen besluiten dat een workshop definitief wel of niet door kan gaan. Wat ons betreft ongeveer drie weken van te voren. Mogelijk dat dit moment per workshopleider kan verschillen. Je begrijpt dat hier sprake is van een onzekere factor voor ons en voor jou. We zullen bij deze opzet misschien ook andere onvoorziene praktische problemen tegen komen. Zie verder bijlage 3 voor de informatie over de voorwaarden om als medewerker mee te doen.
Vervoer Deelnemers kunnen komen met eigen auto. Daarnaast zullen we een uitgebreid carpool systeem en een gezamenlijke mogelijkheid van busreizen aanbieden. De hele service is er op gericht om voor iedereen de reiskosten zo laag mogelijk te houden.
Crêche Er zal kinderopvang voor de jongeste kinderen aanwezig zijn.
Juridisch Tot nu toe organiseerde de Stichting ‘Mens kom in beweging’ het Eigentijds Festival. Het volgende festival zal vallen onder verantwoordelijkheid van de Association ( = vereniging) Ecolonie in Hennezel te Frankrijk.
Programmaboeken De twee papieren programmaboeken zullen verdwijnen. We zullen zoveel mogelijk onze informatie on-line delen. Mogelijk dat we nog op het festival zelf een beperkt papieren overzicht van activiteiten en een plattegrond uitdelen.
Eigentijds Festival krant We gaan een Eigentijds Festival / Ecolonie Magazine uitgeven en dit verzenden naar ( een deel van) ons achterland. Te verwachten oplage plusminus 35.000 ex.
