Bidprocedure Special Olympics Nationale Spelen 2018

Bidprocedure Special Olympics Nationale Spelen 2018 Special Olympics Nederland 1 september 2015

Inhoudsopgave 1.

Algemene informatie Special Olympics ......................................5

1.1 Special Olympics ..................................................................................................................... 5 1.2. Missie en visie ......................................................................................................................... 5 Missie .................................................................................................................................................. 5 Visie ..................................................................................................................................................... 5 1.3 Doelgroep ................................................................................................................................ 6 Mensen met een verstandelijke Beperking ................................................................................. 7 Doelgroep en sport .......................................................................................................................... 7 Doelgroep en sportdeelname........................................................................................................ 8 1.4 Positionering ........................................................................................................................... 9 Kracht ................................................................................................................................................. 9 Special Olympics is uniek................................................................................................................. 9 1.5 Doelstellingen ....................................................................................................................... 10 Missie-gedreven doelstellingen ............................................................................................... 10 1.6

2.

Special Olympics Evenementen ................................................................................... 12

Special Olympics Nationale Spelen .......................................... 13

2.1

Special Olympics Nationale Spelen 2018 ................................................................... 13

2.2

Doelgroep Special Olympics Nationale Spelen ......................................................... 13

2.3

Randprogramma’s .......................................................................................................... 14

Healthy Athletes ............................................................................................................................. 14 Torch Run ......................................................................................................................................... 14 Openings- en sluitingsceremonie ................................................................................................ 15 Special Olympics dorp ................................................................................................................... 15

3.

Bid-proces en planning ............................................................... 16

3.1

Bid-proces ........................................................................................................................ 16

Verkrijgen BiD-procedure ............................................................................................................. 16 Bid-boek ........................................................................................................................................... 16 Presentatie en bezoek ................................................................................................................... 16 Beoordeling ..................................................................................................................................... 17

2 Special Olympics Nationale Spelen 2018

Scoretabel ........................................................................................................................................ 17 Toekenning en bekendmaking .................................................................................................... 19 Contractvorming ............................................................................................................................ 19 3.2

De planning...................................................................................................................... 19

3.3

Contactgegevens............................................................................................................ 20

Contactpersoon bid ....................................................................................................................... 20 Bidcommissie .................................................................................................................................. 20

4.

Organisatie; rollen en verantwoordelijkheden....................... 21

4.1

Bid-commissie 2018 ....................................................................................................... 21

4.2

Special Olympics Nederland opdrachtgever ............................................................. 21

4.3

Bid-kandidaat .................................................................................................................. 21

4.4

Organisator- Opdrachtnemer....................................................................................... 22

5.

Selectiecriteria............................................................................. 23

5.1

Organisator...................................................................................................................... 23

Selectie organisator ....................................................................................................................... 23 5.2

Sport ................................................................................................................................. 24

Selectie Sport .................................................................................................................................. 24 5.3

Sportaccommodaties: .................................................................................................... 25

Selectie Sportaccommodaties ..................................................................................................... 25 5.4

(Rand) programma’s en activiteiten ............................................................................ 26

5.4.1

Openings- en sluitingsceremonie .................................................................................. 27

5.4.2

Healthy Athletes................................................................................................................ 28

5.4.3

Torch Run ........................................................................................................................... 28

5.4.4

Special Olympics-dorp en de feestavond ..................................................................... 28

5.4.5

Info- en accreditatiebijeenkomsten ............................................................................... 28

5.4.6

Side events/ Legacy .......................................................................................................... 28

5.4.7

Special Olympics Regionale Spelen ............................................................................... 29

5.4.8

Genodigden- en Familieprogramma.............................................................................. 29

Selectie (rand-)programma’s en activiteiten ............................................................................. 29 5.5

Accommodaties (rand-)programma’s.......................................................................... 30

Openings- en sluitingsceremonie ................................................................................................ 30 Healthy Athletes ............................................................................................................................. 30


Special Olympics-dorp ................................................................................................................... 31 Info- en accreditatiebijeenkomsten ............................................................................................ 31 GenodigdeNprogramma ............................................................................................................... 31 Familieprogramma ......................................................................................................................... 31 Persruimte ....................................................................................................................................... 31 Centrale post en infobalie ............................................................................................................ 31 Selectie accommodaties (Rand-)programma’s ......................................................................... 31 5.6

Overnachtingaccommodaties ...................................................................................... 32

Selectie overnachtingaccommodaties ....................................................................................... 32 5.7

Vervoer en logistiek....................................................................................................... 33

Selectie Vervoer en logistiek ........................................................................................................ 33 5.8

Catering ............................................................................................................................ 34

Selectie catering ............................................................................................................................. 34 5.9

Vrijwilligers ...................................................................................................................... 34

Selectie vrijwilligers........................................................................................................................ 35 5.10

Veiligheid ..................................................................................................................... 35

Selectie Veiligheid .......................................................................................................................... 35 5.11

ICT ................................................................................................................................. 35

Selectie ICT ...................................................................................................................................... 36 5.12

Communicatie ............................................................................................................. 36

Selectie communicatie .................................................................................................................. 36 5.13

Financiën ...................................................................................................................... 36

Selectie financiën ........................................................................................................................... 37 5.14

Uitsluiting en geschiktheidscriteria ........................................................................ 37

Bijlage Format voor de begroting SONS 2018 ................................. 39


1.

Algemene informatie Special Olympics

1.1

Special Olympics

Special Olympics Nederland maakt onderdeel uit van een wereldwijde organisatie die in 170 landen het gehele jaar door zorg draagt voor sporttrainingen en -wedstrijden voor meer dan 4 miljoen mensen met een verstandelijke beperking. Special Olympics Nederland is de enige door Special Olympics Inc. geaccrediteerde organisatie in Nederland die activiteiten mag organiseren onder de naam en regelgeving van Special Olympics Inc. en die andere organisaties toestemming mag geven om activiteiten te organiseren onder de naam en volgens de regelgeving van Special Olympics.

1.2

Missie en visie

De missie en visie maken duidelijk aan alle betrokkenen en geïnteresseerden wat het bestaansrecht en de gewenste ontwikkelingsrichting van Special Olympics zijn op de langere termijn. MISSIE Special Olympics Nederland wil gedurende het hele jaar sportpodia stimuleren en organiseren voor mensen met een verstandelijke beperking, zodat zij continue de kans krijgen om zich te ontwikkelen, om plezier te beleven en vriendschappen, talenten en vaardigheden te showen aan familie, andere sporters en hun omgeving.


VISIE De visie van Special Olympics is om door middel van sportpodia van allure gedrag te veranderen en toegang te verschaffen tot middelen die een positieve impact hebben op de levens van mensen met een verstandelijke beperking, zodat zij als volwaardige en productieve mensen in de maatschappij kunnen participeren. Sporten en bewegen maakt mensen met een verstandelijke beperking ‘fit’ voor het leven. ‘Fit’ voor het leven wordt breed geïnterpreteerd. Mensen met een verstandelijke beperking worden door sporten en bewegen niet alleen fysiek en mentaal ‘fitter’, maar zij staan met meer zelfvertrouwen en een beter zelfbeeld in het leven, waarmee de kwaliteit van hun leven wordt verbeterd. Special Olympics levert niet alleen een belangrijke bijdrage aan het fysieke, mentale en sociale welbevinden van de sporter, maar levert daarnaast ook een belangrijke en onmisbare bijdrage aan de positieve beeldvorming van mensen met een verstandelijke beperking als volwaardige burgers van onze samenleving. Special Olympics; Changing lives, Changing attitudes!

1.3

Doelgroep

Special Olympics-sportactiviteiten zijn bedoeld voor mensen met: 

een verstandelijke beperking, ongeacht de mate van beperking en of er sprake is van een meervoudige beperking; of met



een cognitieve achterstand volgens vastgestelde standaardmethoden zoals IQ testen of andere methoden die algemeen geaccepteerd zijn door deskundigen; of met



een nauw verbonden ontwikkelingsbeperking; functionele beperkingen in zowel leren in het algemeen als aanpassingsvaardigheden (zoals in recreatie, werk, onafhankelijk leven, zelfstandigheid).

Alle deelnemers moeten in staat zijn te sporten conform het Special Olympics Reglement.


MENSEN MET EEN VERSTANDELIJKE BEPERKING In Nederland wonen naar schatting ongeveer 142.000 mensen met een verstandelijke beperking. De meest gehanteerde definitie van het begrip verstandelijke beperking luidt: ‘Een verstandelijke beperking verwijst naar aanzienlijke beperking in het huidige functioneren. Deze beperking worden gekarakteriseerd door een intellect dat aantoonbaar lager is dan het gemiddelde, terwijl er tegelijkertijd sprake is van beperking in twee of meer van de volgende vaardigheden: communicatie, zelfverzorging, wonen, sociale vaardigheden, deelname aan de samenleving, zeggenschap, gezondheid en veiligheid, toegepaste kennis, vrijetijdsbesteding en werk. De verstandelijke beperking komt voor het 18e jaar tot uiting’ 1 Om een verstandelijke beperking vast te stellen, wordt gekeken naar drie criteria: 1. IQ < 70 met een uitloop naar 75 2. bijkomende tekorten of belemmeringen in het aanpassingsvermogen. De aanpassingsvaardigheden zijn onder te verdelen in drie hoofdgroepen: 

conceptuele vaardigheden (lezen, schrijven, taal, uitdrukkingsvaardigheid);



sociale vaardigheden (zelfvertrouwen, verantwoordelijkheid, zich houden aan regels);



praktische vaardigheden (activiteiten gerelateerd aan het dagelijks leven (zoals eten (bereiden), aankleden, huishoudelijke activiteiten, mobiliteit)).

3. de verstandelijke beperking komt voor het 18e levensjaar tot uiting DOELGROEP EN SPORT De doelgroep heeft veelal een zittend bestaan en overgewicht komt relatief veel bij hen voor. Sport bevordert de fysieke gezondheid en gaat overgewicht tegen. Wanneer men rekening houdt met het individuele niveau van functioneren en een juiste inschatting maakt van de lichamelijke mogelijkheden, is voor vrijwel iedere persoon een sportactiviteit te vinden. Individuele sporten als judo en atletiek zijn geschikt. Maar ook teamsporten als voetbal en b.v. korfbal komen in aanmerking. Mensen met een verstandelijke beperking hebben, meer dan de gemiddelde bevolking, soms bijkomende lichamelijke beperkingen. Er bestaat een grote variëteit in de aard van deze beperkingen en in de frequentie van voorkomen. Het gaat dan met name om epilepsie, cerebrale spasticiteit, aangeboren afwijkingen aan het hart en de longen, visuele stoornissen en gehoorverlies. Dit betekent een extra kwetsbaarheid tijdens sportbeoefening en er moet bij het aanbieden van sport dan ook rekening worden gehouden met de lichamelijke

1

American Association on Intellectual and Developmental Disabilities- AAIDD


beperking. Vooral motorische vaardigheden waarbij coördinatie en evenwicht een grote rol spelen, kunnen een probleem zijn. De verminderde coördinatie vergroot de kans op het ontstaan van blessures. Sport kan daarentegen een belangrijke rol spelen bij het trainen van de basale coördinatie. De intellectuele beperking van deze sporters komt vaak tot uiting in complexe spel/sportvormen, zoals teamsporten waarin moet worden samengespeeld. Het ontbreekt dan aan een goed spelinzicht; spelsituaties worden niet altijd evenwichtig beoordeeld en de sporters worden snel uit het ritme gehaald. Vanwege hun leer- en aanpassingsmoeilijkheden hebben mensen met een verstandelijke beperking vaak extra begeleiding nodig.


DOELGROEP EN SPORTDEELNAME De sporten beweegdeelname van mensen met verstandelijke beperking blijft achter bij die van mensen zonder verstandelijke beperking (Von Heijden et al., 2013). Over de exacte omvang van de achterstand zijn helaas nog weinig cijfers uit onderzoek bekend. Het volgende is uit de monitor (on)beperkt sportief 2013 wel bekend: 

de meest beoefende sporten zijn: zwemsport, fitness, danssport en wandelsport;



een derde van de sporters met een verstandelijke beperking is lid van een sportvereniging;



belangrijkste motieven voor sporten beweegdeelname zijn gezondheid en plezier en ontspanning;



bijna alle woonlocaties geven knelpunten aan bij het sporten en bewegen. volgens de vertegenwoordigers ervaart de helft van de leden van het panel samen leven belemmeringen om te gaan sporten. van degene die geen belemmeringen ervaren ontvangt twee derde wel ondersteuning bij het sporten.

1.4 Positionering KRACHT De kracht van Special Olympics is de bijzondere doelgroep, maar Special Olympics’ kracht ligt vooral in het veranderen van levens, grensverleggend en verrijkend zijn. Zij doorbreekt taboes door mensen met een verstandelijke beperking mee te laten doen en in hun kracht op sportpodia van allure te zetten (empowered). Zij toont de pure trotse emotie en beleving van de sporters hetgeen een positieve impact heeft op hun levens en op die van ieder die erbij kan zijn. “Sport has the power to change the world. It has the power to inspire, it has the power to unite people in a way that little else does. It speaks to youth in a language they understand. Sport can create hope, where once there was only despair. It is more powerful than governments in breaking down racial barriers. It laughs in the face of all types of discrimination.” Nelson Mandela – Special Olympics World Games 2003 SPECIAL OLYMPICS IS UNIEK Special Olympics activiteiten zijn uniek omdat het sportcompetities voor mensen met een verstandelijke beperking zijn, die veel meer behelzen dan alleen maar bewegen, maar daadwerkelijk presteren op zijn of haar eigen niveau. Special Olympics onderscheidt zich daarnaast van andere sportorganisaties door een breedtesportformule met podia van (internationale ) allure en consistente unieke kenmerken: 

voor iedereen met een verstandelijke beperking: iedereen met een verstandelijke beperking, ongeacht de mate van beperking mag meedoen;




Olympische gedachte: Special Olympics wedstrijden worden beoefend in de ware Olympische gedachte; Meedoen is belangrijker dan winnen. De eed die door de sporters wordt afgelegd luidt dan ook: “Let me win. But if I cannot win, let me be brave in the

attempt”; 

gelijkwaardige kansen om te presteren: elke sporter met een verstandelijke beperking krijgt een gelijke kans om tijdens een wedstrijd te presteren. Het fundamentele verschil tussen Special Olympics wedstrijden en wedstrijden van andere sportorganisaties is dat alle mensen met een verstandelijke beperking, ongeacht hun prestatieniveau, kunnen meedoen aan finales en een kans maken om te winnen en uit te blinken. Elke sporter met een verstandelijke beperking wordt gekend en erkend om zijn/haar prestatie. Elke prestatie wordt beschouwd als een persoonlijke overwinning;



podium van allure: Special Olympics geeft de sporter een podium van allure. Door de aanwezigheid van vele hoogwaardigheidsbekleders maar ook door de sporters letterlijk over de rode loper te laten lopen en in de schijnwerpers te zetten. Een podium die hen meer zelfrespect en zelfvertrouwen geeft. Men wordt mondiger, zelfredzamer en leert op te komen voor de eigen belangen;



sport middel voor verbetering kwaliteit van leven: Special Olympics biedt tijdens sportevenementen, programma’s aan die verder gaan dan sport. Programma’s voor sociale contacten, verbetering van gezondheid, meer zelfvertrouwen, zelfredzaamheid en positieve beeldvorming: Healthy Athletes, Torch Run, Family Program en Athlete Leadership;



positieve beeldvorming: Special Olympics levert een onmisbare bijdrage aan de positieve beeldvorming van mensen met een verstandelijke beperking als volwaardige burgers van onze samenleving.

1.5

Doelstellingen

De missie en visie vormen de fundering voor de strategie van Special Olympics. De strategie bestaat uit de missie gedreven doelstellingen. Alle activiteiten worden aan de hand van deze doelstellingen georganiseerd, met het uiteindelijke doel Changing lives, Changing attitudes. Daarmee wordt de sporter en zijn ervaring centraal gesteld en als het kloppende hart van de organisatie beschouwd. MISSIE-GEDREVEN DOELSTELLINGEN Changing lives 

Meedoen; meer mensen met een verstandelijke beperking sporten en bewegen door het stimuleren en organiseren van kwalitatief hoogwaardig sportaanbod.



Gezond scoren; meer sporters gezond en getraind, door deskundigheidsbevordering van kader en het organiseren van gezondheidsprogramma’s die verder gaan dan sport.




Zelfredzaamheid; meer sporters met een verstandelijke beperking in hun kracht zetten, meer zelfvertrouwen geven en zelfredzamer maken, door het organiseren (sport)podia van allure.

Changing attitudes 

Trots delen; organiseren van promotie- en neven activiteiten die meer mensen bekend maken met Special Olympics en bewust maken van wat er kan en moet kunnen.



Taboes doorbreken; houding en gedrag van (in)direct betrokkenen jegens mensen met een verstandelijke beperking positief beïnvloeden.


1.6 Special Olympics evenementen Special Olympics evenementen worden in Nederland op regionaal (provinciaal) en nationaal niveau georganiseerd en bestaan uit de volgende activiteiten: evenement

locatie

aantal sporten

aantal deelnemers

duur

SONS

om de 2 jaar 1

min 12- max 20

2000 sporters

3 dagen

1 tak van sport

100 sporters

1 dag

1 per regio;

min 5, max. 10

400 sporters

1 dag

noord, oost,

takken van

west, zuid

sport

1 per regio;

1 tak van sport

150 sporters

1 dag

min 5, max 10

150 sporters

1 dag

Special Olympics

landelijk

Nationale Spelen SONE Special Olympics

1 landelijk per

Nationaal

tak van sport

Evenement SORS Special Olympics Regionale Spelen SORE Special Olympics Regionaal

noord, oost, west, zuid.

Evenement SOLS

1 per provincie

Special Olympics Lokale Spelen

takken van sport

Daarnaast nemen Nederlandse sporters deel aan internationale invitatietoernooien en de Special Olympics World Games, die elke twee jaar plaatsvinden (om de vier jaar Winter Games en om de vier jaar Summer Games).


2.

Special Olympics Nationale Spelen

In Nederland zijn vanaf 1997 verschillende Special Olympics Regionale Evenementen georganiseerd. In 1998 vonden de eerste Special Olympics Nationaal Spelen in Arnhem plaats. Daarna vonden de Spelen plaats in Deventer (2002), Spijkenisse (2004), HoogezandSappemeer en Veendam (2006), in Amsterdam (2008), Noord Limburg (2010), ’s-Hertogenbosch (2012) , Friesland (2014) en in 2016 worden ze in Nijmegen en omgeving georganiseerd.

2.1

Special Olympics Nationale Spelen 2018

Special Olympics Nationale Spelen staan gedurende drie dagen in het teken van sport, feesten, plezier, nieuwe vriendschappen en emotie, waarbij meedoen belangrijker is dan winnen. De sporter staat tijdens het evenement centraal. Mensen met een verstandelijke beperking kunnen tijdens het evenement op hun eigen niveau deelnemen aan wedstrijden in verschillende takken van sport. Er worden tijdens het evenement minimaal 12 takken van sport aangeboden. De organisator van Special Olympics Nationale Spelen is verantwoordelijk voor het sportief, organisatorisch, financieel en publicitair succes van het evenement. Hij verzorgt de sportaccommodaties, verblijfs- en feestaccommodaties, het vervoer, de financiën en zaken zoals de communicatie, de veiligheid, ICT, wedstrijdsecretariaat, sponsoring, catering etc.

2.2

Doelgroep Special Olympics Nationale Spelen

Naar verwachting zullen in juni 2018 meer dan 2.000 sporters, 1.000 begeleiders en vele duizenden toeschouwers uit heel Nederland te gast zijn in de organiserende stad/regio. Special Olympics Nationale Spelen staan open voor iedereen met een verstandelijke beperking die ten minste 8 jaar oud is en zich registreert om aan Special Olympics Nationale Spelen deel te nemen. Daarnaast gelden naast de voorwaarden die in het Algemene Reglement beschreven staan, criteria voor de vereniging waar de sporter bij aangesloten is en voor de sporter die door de vereniging wordt ingeschreven. Zo moet de vereniging aangesloten zijn bij een sportbond van de betreffende sport, de vereniging en sporters zijn vertrouwd met de Special Olympics-reglementen en de sporters moeten regelmatig (wekelijks) hebben getraind. De selectie van sporters bij te groot animo gebeurt op binnenkomst van inschrijving. Het prestatieniveau is geen basis voor selectie. Deelname aan een nationaal evenement is voor sporters voorwaarde om aan de lotingsprocedure voor een internationaal evenement mee te kunnen doen.


2.3

Randprogramma’s

Special Olympics Nationale Spelen zijn meer dan sport, er is een uitgebreid randprogramma om de sportieve en sociale beleving zo succesvol mogelijk te laten zijn. Enkele onderdelen worden hieronder nader toegelicht. HEALTHY ATHLETES Tijdens de Spelen zijn zes verschillende programma’s van Healthy Atletes aanwezig: Fit Feet, FUNfitness, Opening Eyes®, Special Smiles®, Health Promotion en Healthy Hearing. Al deze programma’s worden uitgevoerd door mensen die als professional in dat vakgebied werken. Zij zetten zich vrijwillig en geheel belangeloos in. De screenings- en de gezondheidsadviezen zijn gratis toegankelijk voor de sporters. Het doel is de gezondheid van en de toegang tot gezondheidszorg voor mensen met een verstandelijke beperking te verbeteren. Via reguliere controles worden vaak afwijkingen of veranderende afwijkingen niet achterhaald. Een verslechterd zicht is hiervan een veel voorkomend voorbeeld. Healthy Athletes professionals zijn specifiek getraind om te werken met mensen met een verstandelijke beperking. Na elk evenement met een screeningsprogramma gaan er vele sporters met een nieuwe bril, nieuwe sportschoenen of verwijsbrief voor tandarts, fysiotherapeut of huisarts naar huis. TORCH RUN Net als in de oude Olympische traditie wordt het vuur voor de Special Olympics evenementen symbolisch naar de plaats van het evenement gebracht. Het is een eerbetoon aan alle Special Olympics sporters die hun uiterste best zullen doen tijdens de wedstrijden. De Stichting Torch Run Nederland bestaat uit politiemensen die verantwoordelijk zijn voor het vuur waarmee tijdens de openingsceremonie de vlam wordt ontstoken. Ook vragen zij door middel van acties het gehele jaar door aandacht voor de Special Olympics sporters.


OPENINGS- EN SLUITINGSCEREMONIE De gezamenlijke openingsceremonie zet de toon voor het evenement en vormt een hoogtepunt voor de sporters en het publiek. De openingsceremonie is van een hoge kwaliteit,

met de uitstraling, professionaliteit en entertainment die past bij een nationaal evenement. De gezamenlijke sluiting vindt plaats nadat het laatste wedstrijdonderdeel is afgerond en is een korte, feestelijke ceremonie. SPECIAL OLYMPICS DORP Het Special Olympics dorp is veelal een plek waar gezamenlijk wordt gegeten, een feestavond wordt gehouden en waar sporters zich kunnen vermaken als ze even niet hoeven te sporten. Hierbij kan gedacht worden aan sportclinics en -demonstraties, Healthy Athletes- activiteiten, muzikale en artistieke optredens of workshops, films en activiteiten waar passief en actief aan kan worden deelgenomen.


3.

Bid-proces en planning

Special Olympics Nationale Spelen worden eenmaal in de twee jaar georganiseerd. Er bestaat nu voor u de mogelijkheid om een bid in te dienen voor de organisatie van de Special Olympics Nationale Spelen in 2018.

3.1

Bid-proces

VERKRIJGEN BID-PROCEDURE Geïnteresseerden kunnen deze bid-procedure downloaden op de website www.specialolympics.nl. Special Olympics Nederland is uiteraard bereid om vragen te beantwoorden betreffende de gevraagde informatie en het proces van aanvragen. U kunt daarvoor contact opnemen met de contactpersoon. BID-BOEK Om te kunnen meedingen dient u te voldoen aan de in hoofdstuk 5 gestelde eisen. Het betreft voorwaarden die worden gesteld aan het Bid-boek en de organisatie. Het is een puntsgewijs overzicht van de gevraagde informatie. Deze punten dienen in dezelfde volgorde te worden uitgewerkt in het in te dienen Bid-boek, inclusief conceptbegroting. Het Bid-boek dient uiterlijk 10 januari 2016 schriftelijk in tweevoud en digitaal te worden aangeleverd bij Special Olympics Nederland. Special Olympics Nederland verzendt ontvangstbevestigingen. Nadat de aanmeldingstermijn is verstreken, zullen de ingediende Bid-boeken worden beoordeeld onder verantwoordelijkheid van de Bidcommissie. De eerste selectie op basis van het Bid-boek leidt tot een advies aan de RvT van Special Olympics Nederland. De RvT besluit op basis van het advies vervolgens welke drie Bid-kandidaten bezocht zullen worden. Bidkandidaten die zich niet hebben gekwalificeerd ontvangen hiervan bericht. PRESENTATIE EN BEZOEK De drie geselecteerde Bid-kandidaten worden verzocht een presentatie en rondleiding op locatie aan de bid-commissie en een vertegenwoordiging van Special Olympics Nederland te geven. Tijdens de presentatie en het bezoek krijgen de kandidaten de kans om het ingediende Bid-boek nader toe te lichten. De presentaties van de Bid-kandidaten worden door de Bid-commissie beoordeeld. De Bidcommissie toetst het Bid-boek en de aanvullende informatie die uit de presentatie naar voren is gekomen. De rondleiding door de Bid-kandidaat heeft vooral tot doel nader kennis te maken met de Bid-kandidaat en verificatie van hetgeen gepresenteerd is. Naar aanleiding van het bezoek aan de Bid-kandidaat kan de rangorde in de scoretabel die op basis van het Bid-boek is


gemaakt nog wijzigen b.v. indien de accommodaties niet in de staat verkeren, zoals gepresenteerd in Bid-boek. BEOORDELING Nadat de aanmeldingstermijn is verstreken, zullen de ingediende Bid-boeken worden beoordeeld onder verantwoordelijkheid van de Bid-commissie. De beoordeling vindt plaats door de ingediende informatie te toetsen aan de gestelde selectiecriteria A t/m Z (zie hoofdstuk 5). Per criterium is er 1 punt te verdienen. Voldoet de organisator zeer goed dan krijgt hij 1 vol punt, voldoet hij goed dan 0,75 punt, voldoende 0.50 punt, matig 0.25 en voldoet niet aan het criterium 0 punten. Per criterium geldt tevens nog een wegingsfactor. Criteria die door Special Olympics als heel belangrijk worden gezien krijgen een hogere wegingsfactor (4) dan minder belangrijke criteria. Deze wegingsfactor staat in de scoretabel weergegeven. De beoordeling op het criterium (b) wordt vermenigvuldigd met de wegingsfactor (a) en zorgt voor een totaal score (a * b) op het criterium. Na optelling van alle aldus gewogen beoordelingen, zal de rangorde van de kandidaten blijken (zie scoretabel). De hoogste score die behaald kan worden is 67 punten. De kandidaat met de hoogste score op basis van Bid-boek, presentatie en bezoek kan als de ‘beste’ worden beschouwd. Aan deze kandidaat wordt de organisatie van het evenement toegekend. Special Olympics Nederland houdt zich het recht voor de ingediende referenties en dergelijke te verifiëren. SCORETABEL selectiecriteria (zie hoofdstuk 4)

weging (a)

A. ervaring organisator

1

B. CV organisatoren

4

C. minimaal 12 takken van sport

3

D. sportaccommodatie voldoet aan eisen

4

E. Richtlijn Toegankelijkheid Indoor Sportaccommodaties’ van Stichting

2

Onbeperkt Sportief F. bereikbaarheid en situering sportaccommodatie G. voorzieningen in sportaccommodatie


3 3

oordeel (b) 0

0,25

0,5

score 0,75

1

a*b

H. zitgelegenheid in sportaccommodatie

3

I. (rand-)programma’s

2

J. capaciteit accommodaties (rand-) programma’s K. voorzieningen accommodaties (rand-) programma’s L. situering accommodaties (rand-) programma’s M. overnachtingaccommodatie is bestaande accommodatie N. toegankelijkheid overnachtingaccommodatie

3

3

1

4

2

O. organisator regelt en betaalt vervoer

3

P. duidelijke bewegwijzering en routing

3

Q. organisator verzorgt catering conform voedselwetgeving

1

R. vrijwilligersplan

4

S. doelgroep ingezet als vrijwilliger

1

T. veiligheidsplan

3

U. digitaal registratiesysteem

2

V. communicatieplan

2

W. sluitende en volledige begroting

4

X. begroting maximaal € 1 miljoen

1

Y. eigen bijdrage deelnemers

2

Z. schriftelijke financiële toezeggingen

3

i.

uitsluiting

ja / nee

ii.

geschiktheid

ja / nee

Special Olympics Nederland behoudt zich het recht voor de ingediende referenties en dergelijke te verifiëren.


TOEKENNING EN BEKENDMAKING Naar aanleiding van de beoordeling van het bid-boek, de presentatie en het bezoek zal de RvT van Special Olympics Nederland door de Bid-commissie worden geadviseerd het bid toe te kennen aan de beste Bid-kandidaat. Special Olympics Nederland stelt kandidaten hiervan schriftelijk op de hoogte. De toekenning zal tijdens de sluitingsceremonie van Special Olympics Nationale Spelen 2016 officieel bekend worden gemaakt. Naar aanleiding van de uitkomst van de procedure wordt met de winnende kandidaat tijdens de officiële bekendmaking een overeenkomst gesloten. De winnende kandidaat dient vervolgens op korte termijn de Organisator op te richten. CONTRACTVORMING Op het moment van toewijzing van het evenement door Special Olympics Nederland aan de Bid-kandidaat wordt de overeenkomst tussen de Bid-kandidaat en Special Olympics Nederland getekend. Deze overeenkomst krijgen de drie Bid-kandidaten aan wie een bezoek wordt gebracht in concept-vorm voorafgaand aan het bezoek toegestuurd. In de modelovereenkomsten zijn verantwoordelijkheden nader uitgewerkt. De inhoud van deze bid-procedure en het bid-boek vormen een onlosmakelijk onderdeel van de modelovereenkomsten. De modelovereenkomsten kunnen nog wel onderhevig zijn aan wijzigingen, voorbehouden aan Special Olympics Nederland.

3.2

De planning

Met betrekking tot het bidproces geldt de volgende tijdsplanning: datum (o.v.b.)

wat

september 2015

bid-procedure te downloaden op site Special Olympics Nederland

10 januari 2016

uiterlijke datum indienen bid-boek bij Special Olympics Nederland.

jan / februari 2016

beoordeling bid-boeken door bid-commissie

maart 2016

advies bid-commissie aan de RvT van Special Olympics Nederland.

maart 2016

RvT neemt een besluit over maximaal drie te bezoeken Bidkandidaten. Bid-kandidaten krijgen hiervan bericht. De drie geselecteerde Bid-kandidaten ontvangen conceptmodelovereenkomsten.


8,10 en 15 april 2016

Bid-kandidaten worden bezocht door bid-commissie en afvaardiging van Special Olympics Nederland.

mei 2016

op advies van de bid-commissie neemt de RvT een besluit inzake toewijzing aan kandidaat.

15 juni 2016

bekendmaking Organisator 2018. Ondertekening formele overeenkomsten.

najaar 2016

bid-kandidaat richt Organisator op.

najaar 2016

nadat Organisator is opgericht, volgt overdracht van de formele verplichtingen van Bid-kandidaat aan Organisator.

3.3

Contactgegevens

CONTACTPERSOON BID Ragna Schapendonk Regulierenring 2b Postbus 200 3980 CE BUNNIK T 06- 20 54 54 74 E [email protected] BIDCOMMISSIE De bidcommissie bestaat uit:  Gerrit van Rijssen (voorzitter)  Odin Wenting  Ina Lagro  Koos Feiken  Maria Hijman (reservelid) Secretaris bidcommissie: Ragna Schapendonk


4.

Organisatie; rollen en verantwoordelijkheden

Hieronder worden de rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen bij Special Olympics Nationale Spelen beschreven.

4.1

Bid-commissie 2018

Voor deze bid-procedure is door de RvT van Special Olympics Nederland een Bid-commissie samengesteld. De Bid-commissie adviseert de RvT van Special Olympics Nederland over de toewijzing van het bid.

4.2

Special Olympics Nederland opdrachtgever

Special Olympics Nederland vervult de rol van opdrachtgever voor Special Olympics Nationale Spelen 2018. De Stichting Special Olympics Nederland is in Nederland exclusief verantwoordelijk voor de organisatie van sportevenementen volgens de richtlijnen van Special Olympics Inc. en bezit alle rechten die hieraan verbonden zijn. Special Olympics Nationale Spelen worden georganiseerd onder supervisie van de Stichting Special Olympics Nederland. Special Olympics Nederland selecteert en benoemt aan de hand van deze bidprocedure de Organisator voor Special Olympics Nationale Spelen 2018. Special Olympics Nederland is vervolgens verantwoordelijk voor ondersteuning van de Organisator met informatie, advies (gevraagd en ongevraagd) en materialen.


4.3

Bid-kandidaat

De Bid-kandidaat is een rechtspersoon, die in aanmerking wil komen voor de organisatie van Special Olympics Nationale Spelen. De Bid-kandidaat is verantwoordelijk voor alle aspecten van het bid en voor alle verplichtingen die daaruit voortvloeien en/of worden aangegaan.

4.4

Organisator- Opdrachtnemer

Na (of indien door Bid-kandidaat gewenst: voorafgaand aan) de toewijzing door Special Olympics Nederland, wordt door de Bid-kandidaat, de Organisator in stichtingsvorm opgericht. Op het moment dat de Organisator is opgericht, neemt hij alle rechten en verplichtingen over, waar de Bid-kandidaat zich aan heeft gecommitteerd. Het gaat hierbij om de juridische en financiële rechten en verplichtingen jegens Special Olympics Nederland en Fonds Gehandicaptensport conform het door de Bid-kandidaat ingediende bid-boek en de rechten en verplichtingen die in de door de Bid-kandidaat getekende overeenkomsten zijn vastgelegd. De Organisator vervult de rol als de Opdrachtnemer voor de organisatie van Special Olympics Nationale Spelen 2018. De Organisator is de opdrachtnemer van Special Olympics Nederland voor de organisatie van Special Olympics Nationale Spelen 2018. De Organisator draagt de volledige organisatorische, juridische en financiële verantwoordelijkheid voor de organisatie van Special Olympics Nationale Spelen 2018.


5.

Selectiecriteria

Om te kunnen meedingen in de bidprocedure dient Bid-kandidaat te voldoen aan de in dit hoofdstuk gestelde selectiecriteria. Bid-kandidaat dient om dit aan te tonen een Bid-boek te maken. Dit is een puntsgewijs overzicht van de gevraagde informatie. Onderstaande punten moeten in dezelfde volgorde worden uitgewerkt in het in te dienen Bid-boek, inclusief concept begroting.

5.1

Organisator

De Bid-kandidaat c.q. Organisator (in oprichting), verder te noemen Organisator, dient in staat te zijn de Special Olympics Nationale Spelen 2018 te organiseren binnen de door de Special Olympics Nederland gestelde randvoorwaarden ten aanzien van tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Daarnaast dient de Organisator te kunnen beschikken over een toereikende organisatie met voldoende capaciteit, kwalitatief personeel en evenementenervaring. Het in te zetten verantwoordelijk en leidinggevend personeel (met name de eventmanager) beschikt over voldoende vakbekwaamheid en ervaring met sportevenementen en bij voorkeur affiniteit met de doelgroep. SELECTIE ORGANISATOR De volgende informatie wordt gevraagd:  welke organisatie(s) dient/dienen het bid in (met contactgegevens);  organisatiestructuur en verantwoordelijkheden bid-kandidaat;  voorlopige organisatiestructuur en verantwoordelijkheden Organisator (i.o.);  wat is de motivatie om een bid in te dienen;  draagvlak: welke organisaties ondersteunen het bid;  historie van belangrijke sportevenementen in de regio;  op welke manier zal dit evenement zorgen voor groei van G-sport en Special Olympics: 

naamsbekendheid landelijk en regionaal;



groei in kwaliteit en kwantiteit van sportaanbod voor mensen met een verstandelijke beperking;



bijdrage aan positieve beeldvorming van mensen met een verstandelijke beperking.

Daarbij gelden de volgende selectiecriteria ten aanzien van kennis en ervaring en organisatie: A. Overleggen van referenties, waaruit aantoonbare ervaring blijkt met een aantal recente vergelijkbare activiteiten met een soortgelijke omvang. Opnemen als bijlage A. B. Overleggen van Curricula Vitae van de (beoogd) Voorzitter en Eventmanager van de Organisator (i.o.). Opnemen als bijlagen B.


5.2

Sport

De Organisator kan een keuze maken uit de takken van sport die bij Special Olympics worden beoefend. In overleg met Special Olympics Nederland wordt het definitieve sportprogramma vastgesteld. Het minimale aantal sporten tijdens de Nationaal Spelen bedraagt 12. Sommige takken van sport worden in Nederland op competitieniveau beoefend, andere niet. Ook kunnen takken van sport in de Unified-versie aan geboden worden. Bij Unified sporten wordt de tak van sport beoefend door een atleet met een verstandelijke beperking die ondersteund wordt door een atleet zonder verstandelijke beperking. Tevens is er de mogelijkheid om sportclinics en -demonstraties te laten verzorgen (bijv. door bekende sporters of trainers), afhankelijk van het sportschema. Verplichte sporten

Vrije keuze

atletiek

badminton

veldvoetbal

basketbal

zwemmen

bocce

paardrijden

bowlen

tafeltennis

skaten/ skeeleren

tennis

softbal

handbal

gewichtheffen

judo

zaalvoetbal

wielrennen

golf

hockey

volleybal

korfbal

zeilen

gymnastiek SELECTIE SPORT De volgende informatie wordt gevraagd: 

het aantal en welke takken van sport worden op competitieniveau aangeboden;



het aantal en welke takken van sport worden in de vorm van sportclinics en – demonstraties aangeboden.

Daarbij geldt het volgende selectiecriterium ten aanzien van de sporten: C. Er worden minimaal 12 takken van sport aangeboden.


5.3

Sportaccommodaties

De sportaccommodaties waarin de sportactiviteiten plaatsvinden dienen minimaal te voldoen aan de ‘Richtlijnen Toegankelijkheid Indoor Sportaccommodaties’ van Stichting Onbeperkt Sportief en aan de wettelijke en de NOC*NSF-eisen voor sportaccommodaties te voldoen conform het Handboek Sportaccommodaties van NOC*NSF (zie o.a. www.sportaccom.nl). Daarnaast dienen sportaccommodaties te voldoen aan de richtlijnen in het Handboek voor Toegankelijkheid, (zie o.a. www.sportaccom.nl). SELECTIE SPORTACCOMMODATIES De volgende informatie wordt gevraagd: Geef voor elke tak van sport specifieke informatie over de volgende punten:  beschrijving van de sportaccommodatie: a) A- B- of C sportaccommodatie (conform NOC*NSF-eisen) b) afmetingen (vrije hoogte, breedte, lengte speelveld en uitloop) c) aantal speelvelden/banen d) soort ondergrond (b.v. gras, zandingestrooid kunstgras, gravel) e) capaciteit (aantal sporters en toeschouwers) f)

voorzieningen: i.

EHBO

ii.

overlegruimten

iii.

horeca

iv.

kleed- en wasruimten

v.

ontvangstruimten

vi.

toeschouwer ruimten

vii.

wedstrijdleiding ruimten

viii.

warming up-faciliteiten

ix.

voorzieningen voor personen met functiebeperking (MIVA toilet, opstelruimte voor rolstoelgebruikers etc.)

g) staat en uitstraling (voeg foto’s en omschrijving toe) h) interne toegankelijkheid voorzieningen (voeg plattegrond toe) i)

wanneer voor het laatst sporttechnisch gekeurd

 beschrijving van de situering van de sportaccommodatie: a) ligging b) infrastructurele verbindingen met looppaden, fietspaden en autowegen


c) ligging ten opzichte van de overige sportaccommodaties d.m.v. een plattegrond en afstanden tussen de andere sportaccommodaties in kilometers 

beschrijving van het buitenterrein van de sportaccommodatie: a) parkeerfaciliteiten b) bereikbaarheid met het openbaar vervoer en per auto



bevestiging dat de wedstrijdaccommodatie voldoet aan de wettelijke eisen (o.a. bouwbesluit, ARBO-eisen) en dat men in bezit is van exploitatie- en gebruiksvergunning (indien verplicht voor accommodatie)



bevestiging dat de sportaccommodatie voor de betreffende tak van sport voldoet aan de Richtlijn Toegankelijkheid Indoor Sportaccommodaties’ Stichting Onbeperkt Sportief



bevestiging dat de sportaccommodatie voor de betreffende tak van sport voldoet aan de sporttechnische normen van NOC*NSF weergegeven in het Handboek Sportaccommodaties



zijn er eerder grote sportevenementen in de accommodatie gehouden en zo ja, welke?

Daarbij gelden de volgende selectiecriteria ten aanzien van de sportaccommodaties voor elke tak van sport: D. De sportaccommodaties voldoen aan de wettelijke en de NOC*NSF gestelde eisen voor een sportaccommodatie (bij voorkeur keuringsrapport overleggen). E. De sportaccommodaties voldoen aan Richtlijn Toegankelijkheid Indoor Sportaccommodaties van Stichting Onbeperkt Sportief en ‘Handboek Toegankelijkheid’ NOC*NSF. F. De sportaccommodaties zijn goed bereikbaar en gesitueerd. G. De sportaccommodaties hebben alle voorzieningen, zoals vermeld onder ’f: voorzieningen’. H. Voor de sporters, familie, publiek en media is er voldoende zitgelegenheid.

5.4

(Rand) programma’s en activiteiten

Naast de sporttoernooien organiseert de organisator tijdens het evenement de volgende randprogramma’s: 1. openings- en sluitingsceremonie 2. Healthy Athletes-programma 3. Torch Run Nederland 4. Special Olympics-dorp en feestavond en de volgende activiteiten: 5. informatie- en accreditatiebijeenkomsten


6. side events; o.a. Play Unified, MATP (Motor Activity Training Program), Young Athletes 7. Special Olympics Regionale Spelen 8. genodigden- en familieprogramma Zie voor toelichting van de activiteiten hieronder.

5.4.1 OPENINGS- EN SLUITINGSCEREMONIE De sporters moeten het uitgangspunt zijn wanneer een programma wordt samengesteld. De Organisator moet ervoor zorgen dat de ceremonie even kort als praktisch is. De ceremonies dienen ook openbaar via livestream te volgen te zijn. De openingsceremonie moet in elk geval uit de volgende elementen bestaan: 

Parade of Athletes



woord van welkom door een afgevaardigde van het Organisatiecomité



woord van welkom door een afgevaardigde van Special Olympics Nederland



de binnenkomst en het ceremonieel hijsen van de Special Olympics-vlag



de binnenkomst van het Special Olympics-vuur door Torch Run



het uitspreken van de Special Olympics-eed door official, coach en één of meerdere sporters



het ontsteken van het vuur



de verklaring dat het evenement geopend is


De sluitingsceremonie bestaat in elk geval uit de volgende elementen: 

korte uitspraak van een sporter



afsluitende woorden door een afgevaardigde van het Organisatiecomité



afsluitende woorden door een afgevaardigde van Special Olympics Nederland



de verklaring door een afgevaardigde van Special Olympics Nederland dat het evenement afgelopen is



het neerhalen van de Special Olympics-vlag



het overhandigen van de vlag aan de volgende Organisator



het doven van het Special Olympics-vuur

5.4.2 HEALTHY ATHLETES Het is van groot belang dat de Healthy Athletes-programma’s makkelijk toegankelijk zijn voor de sporters en de screeningsmomenten in het programma van de sporter worden opgenomen. De Clinical Directors van Healthy Athletes zijn, in overleg met Special Olympics Nederland en de Organisator, verantwoordelijk voor het maken van afspraken en het uitvoeren van de screenings. 5.4.3 TORCH RUN Torch Run Nederland is, in overleg met Special Olympics Nederland en de Organisator, verantwoordelijk voor de route en tijdsplanning van de Torch Run. 5.4.4 SPECIAL OLYMPICS-DORP EN DE FEESTAVOND Het Special Olympics-dorp is de plek waar gezamenlijk wordt gegeten, de feestavond wordt gehouden en waar sporters zich kunnen vermaken als ze even niet hoeven te sporten. Hier kan theater worden opgevoerd, kunnen b.v. exposities, clinics, demonstraties etc. plaatsvinden. Eventueel kan de feestavond ook in een aparte accommodatie worden georganiseerd. 5.4.5 INFO- EN ACCREDITATIEBIJEENKOMSTEN Voorafgaand aan het evenement organiseert de Organisator centraal in het land minimaal drie informatiebijeenkomsten voor ongeveer 175 coaches en begeleiders per bijeenkomst. En één accreditatiebijeenkomst voor alle (600) coaches en begeleiders. Tijdens deze dagen worden de coaches geïnformeerd over de stand van zaken m.b.t. de Spelen en kunnen zij de gegevens van de sporters doorgeven etc. 5.4.6 SIDE EVENTS/ LEGACY De organisator organiseert een aantal side events (waarvan Special Olympics Regionale Spelen een onderdeel uitmaken) voorafgaand als promotie van de Special Olympics Nationale Spelen tijdens welke inclusie (Play Unified) centraal staat. De side events hebben o.a. tot doel:


 promotie van sporten voor mensen met een verstandelijke beperking in de breedste zin van het woord  promotie van sport onder inactieve mensen met een verstandelijke beperking uit de regio (vooral gericht op jeugd (Young Athletes) en mensen met zware verstandelijke beperking MATP)  Sporters met en zonder beperking met elkaar in contact brengen en samen laten sporten (Play Unified) 5.4.7 SPECIAL OLYMPICS REGIONALE SPELEN Ten einde ervaring op te doen en ter voorbereiding van SONS 2018 zal de Organisator in overleg met Special Olympics Nederland in 2017 op een nader overeen te komen datum de Special Olympics Regionale Spelen organiseren op dezelfde locatie waar SONS 2018 plaats zullen vinden. 5.4.8 GENODIGDEN- EN FAMILIEPROGRAMMA Speciaal voor de sponsoren, besturen, Special Olympics Nederland, toekomstige organisatoren en andere genodigden wordt er een genodigdenprogramma samengesteld. Zij worden in een aparte ruimte ontvangen, waar zij elkaar kunnen ontmoeten. Onderdeel van het genodigdenprogramma is een ontmoeting met de sporters, mogelijkheid tot het uitreiken van medailles bij de prijsuitreiking, rondleiding langs de wedstrijden en verschillende presentaties. Daarnaast wordt familieleden van sporters de gelegenheid geboden om elkaar te ontmoeten en ervaringen te delen. Dit kan een gezamenlijke activiteit (b.v. spandoeken maken) voorafgaand aan de openingsceremonie betreffen.


SELECTIE (RAND-)PROGRAMMA’S EN ACTIVITEITEN De volgende informatie wordt gevraagd:  omschrijf de verschillende (rand-)programma’s en activiteiten die door de Organisator georganiseerd dan wel gefaciliteerd worden. Het volgende selectiecriterium wordt bij de randprogramma’s gehanteerd: I.

De (rand-)programma’s en activiteiten worden georganiseerd en voldoen aan de verschillende elementen zoals genoemd in deze paragraaf.

5.5

Accommodaties (rand-)programma’s

De volgende (rand-)programma’s en activiteiten vereisen ieder een specifieke accommodatie:  openings- en sluitingsceremonie  Healthy Athletes-programma  Special Olympics-dorp  familie- / supportersprogramma  genodigdenprogramma  centrale post, infobalie en pers OPENINGS- EN SLUITINGSCEREMONIE De accommodatie van de openings- en sluitingsceremonie dient voldoende capaciteit te hebben voor minimaal 2000 sporters, 1000 begeleiders (o.a. coaches), 1000 vrijwilligers (organisator) en 1000 toeschouwers. De sporters moeten zich op een middenterrein kunnen begeven voor o.a. de Parade of Athletes, het hijsen van de vlag en de Torch Run. Voor de toeschouwers moet voldoende zitruimte beschikbaar zijn (waaronder o.a. rolstoelplekken en genodigdenplaatsen). Voor sporters en toeschouwers moeten de toiletten toegankelijk en ruim voldoende aanwezig zijn. HEALTHY ATHLETES De zes programma’s (Fun Fitness, Opening Eyes, Happy Feet, Special Smile, Health Promotion, Healthy Hearing) hebben naast catering en overnachting een eigen screeningsruimte nodig. Deze accommodatie (denk aan een school, sporthal, kantoorruimte, medische ruimte) wordt door de Organisator in overleg met de programma’s gefaciliteerd. Het is van groot belang dat de screeningsruimten makkelijk toegankelijk zijn voor de sporters en op een centraal punt liggen, bij voorkeur bij het Special Olympics-dorp. Voor Healthy Athletes is een minimale ruimte van 1200 m2 gewenst, waarvan 180 m2 als centrale wachtruimte en voor het registreren van sporters. De overige 720 m2 wordt verdeeld over de verschillende programma’s, Special Smiles wenst b.v. 50 m2 en Opening Eyes 150 m2. De accommodatie beschikt per screeningsruimte verder over water, elektra en internetaansluitingen.


SPECIAL OLYMPICS-DORP De accommodatie dient een capaciteit te hebben voor minimaal 2000 sporters, 1000 begeleiders en 1000 vrijwilligers (organisatoren). De accommodatie heeft goede voorzieningen (keuken, krachtstroom, toiletten, podium, licht en geluid) om catering en feest optimaal te faciliteren. De volgende activiteiten vereisen ieder een specifieke accommodatie. INFO- EN ACCREDITATIEBIJEENKOMSTEN Minimaal drie informatiebijeenkomsten verspreid over Nederland (Noord, Midden, Zuid) voor ongeveer 175 personen per bijeenkomst en één accreditatiebijeenkomst voor ongeveer 600 personen. GENODIGDENPROGRAMMA Voor de ontvangst van genodigden dient er bij de accommodatie waar de openingsceremonie plaats vindt en bij het Special Olympics-dorp een ruimte te worden ingericht. De ruimte heeft voldoende capaciteit voor 150 personen om te lunchen en presentaties bij te wonen. FAMILIEPROGRAMMA Om sporters blijvend te laten sporten is aanmoediging en ondersteuning vanuit familie en omgeving essentieel. Voor familieleden dient er een kleine ontvangst georganiseerd te worden met een activiteit (bv spandoeken maken) waar men elkaar kan ontmoeten en ervaringen kan delen. PERSRUIMTE Centraal gelegen bij het Special Olympics-dorp wordt een kleine persruimte ingericht afgestemd op het communicatieplan, waar de pers interviews kan houden en artikelen uit kan schrijven (minimaal 5 werkplekken met snelle internetverbinding). CENTRALE POST EN INFOBALIE Het ‘bureau’ van de Organisator dient op de evenementenlocatie (Special Olympics-dorp) gefaciliteerd te worden in een (kantoor-)ruimte voorzien van elektra en internetaansluiting. Deze locatie is het centrum van de organisatie van waaruit alles wordt georganiseerd. In de ruimte staan bureaus, kasten, computers en staan alle documenten (o.a. vergunningen, inschrijfgegevens, wedstrijdschema’s) die tijdens de spelen direct toegankelijk moeten zijn voor de organisatie. Tevens is hier een infobalie aan gekoppeld, waar sporters, coaches en vrijwilligers terecht kunnen voor informatie en vragen. SELECTIE ACCOMMODATIES (RAND-)PROGRAMMA’S Geef een beschrijving van de volgende accommodaties:


 openingsceremonie en sluitingsceremonie 

situering



capaciteit voor • sporters • toeschouwers

 Healthy Athletes; 

situering, capaciteit en afmetingen



soort accommodatie (school, tent, sporthal, kantoorruimte)

 Special Olympics-dorp; 

ligging



soort accommodatie



afmetingen en capaciteit



voorzieningen

 info- en accreditatiebijeenkomsten  genodigdenprogramma  familieprogramma  persruimte  centrale post en infobalie Daarbij gelden de volgende selectiecriteria ten aanzien van de accommodaties: J. De accommodaties dienen over voldoende capaciteit te beschikken. K. De sportaccommodaties hebben alle voorzieningen als omschreven in deze paragraaf. L. De accommodaties zijn centraal gesitueerd.

5.6

Overnachtingaccommodaties

De Organisator zorgt voor overnachtingaccommodatie voor de sporters en coaches. De vrijdag- en zaterdagnacht wordt aan de deelnemers en begeleiders door de Organisator de mogelijkheid geboden om in de omgeving van de Spelen te overnachten. Hierbij kan worden gedacht aan vakantieparken, vakantiehuisjes, jeugdherbergen etc. Daarnaast worden aan vrijwilligers (o.a. Healthy Athletes), gasten, officials en vertegenwoordigers van de media de mogelijkheid geboden om in de omgeving te overnachten. SELECTIE OVERNACHTINGACCOMMODATIES Geef een beschrijving van de overnachtingaccommodaties met de volgende kenmerken:  soort accommodatie  situering ten opzichte van de sportaccommodaties  capaciteit


 voorzieningen Daarbij gelden de volgende selectiecriteria ten aanzien van de overnachtingaccommodaties: M. De organisator verzorgt en betaalt voor overnachtingaccommodatie(s), dit is/zijn een reeds bestaande accommodatie met goede voorzieningen. N. De overnachtingaccommodatie(s) is/zijn rolstoeltoegankelijk

5.7

Vervoer en logistiek

De Organisator zorgt voor vervoer tussen de sportaccommodaties, het Special Olympics-dorp en de overnachtingaccommodatie. Daarnaast zorgt de Organisator o.a. voor duidelijke bewegwijzering (in kleur en met pictogrammen), routebeschrijvingen en routing in en tussen de accommodaties. SELECTIE VERVOER EN LOGISTIEK  Beschrijf en bevestig dat Organisator zorgt voor bewegwijzering (op het terrein, naar en tussen de accommodaties en in de accommodaties) en routebeschrijving. Beschrijf het vervoer voor: 

sporters en begeleiders



toeschouwers



genodigden / gasten



media



vrijwilligers


Daarbij gelden de volgende selectiecriteria: O. Het vervoer van de verschillende doelgroepen wordt volledig door de Organisator georganiseerd en betaald. P. De organisatie zorgt voor duidelijke goede bewegwijzering (in kleur en met pictogrammen) en routing in de accommodaties, naar de voorzieningen, tussen de accommodaties en op het terrein.

5.8

Catering

De Organisator verzorgt en betaalt de catering tijdens het evenement. Dit houdt o.a. het verstrekken van de lunchpakketten en het avondeten voor de sporters, begeleiders en vrijwilliger, maar ook het ontbijt op de verblijfsaccommodaties. Daarnaast de verkoop van eten en drinken voor toeschouwers en het verzorgen van de genodigden. Degene die de eeten drinkwaren bereidt, verwerkt, vervoert of behandelt moet aan de voedselwetgeving voldoen en over een HACCP-plan (of voedselveiligheidsplan) beschikken. SELECTIE CATERING Beschrijf de catering voor:  sporters en begeleiders  toeschouwers  genodigden  media  vrijwilligers Beschrijf:  door wie de catering uitgevoerd wordt, (b.v. door een professionele cateraar in samenwerking met plaatselijke sportvereniging, door een werkorganisatie die samenwerkt met de doelgroep)  op welke locaties die uitgevoerd wordt (voeg plattegronden bij)  bevestig dat de catering voldoet aan de voedselwetgeving met o.a. een HACCP-plan Daarbij geldt het volgende selectiecriterium: Q. De catering van de verschillende doelgroepen wordt volledig en conform voedselwetgeving door de Organisator georganiseerd.

5.9

Vrijwilligers

Het evenement staat of valt met goede vrijwilligers. Voor de organisatie van de Spelen wordt zoveel mogelijk gewerkt met vrijwilligers en stagiaires van HBO- en MBO-opleidingen, slechts een klein deel van de organisatie werkt op professionele basis. De Organisator stelt voor de werving en selectie van vrijwilligers een vrijwilligersplan op, waarin omschreven wordt hoe de werving en de training van algemene en sporttechnische vrijwilligers georganiseerd wordt.


Special Olympics Nederland wil dat mensen met een verstandelijke beperking niet alleen deelnemen aan het evenement als sporter, maar ook meehelpen in de organisatie als vrijwilliger, in de catering etc. SELECTIE VRIJWILLIGERS Beschrijf m.b.t. de algemene (organisatie, ICT, beveiliging, parkeren, logistiek, catering, promotie etc.) en sporttechnische (scheidsrechters, wedstrijdsecretariaat, accreditatie) vrijwilligers:  hoe zij geworven zullen worden  waar zij geworven worden  hoe zij getraind worden  hoe en door wie zij begeleid zullen worden  hoe zij vergoed worden  welke gedragsregels worden gehanteerd Daarbij gelden de volgende selectiecriteria: R. De Organisator heeft een goed concept vrijwilligersplan. S. Mensen met een verstandelijke beperking worden direct als vrijwilliger bij de organisatie van het evenement betrokken.

5.10 Veiligheid De Organisator is juridisch verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement en de veiligheid van de deelnemers en medewerkers. De Organisator stelt een veiligheidsplan op. Dit veiligheidsplan bevat een aantal essentiële onderdelen zoals de vergunningen, verzekeringen, beveiliging, EHBO, accreditatie, calamiteiten (o.a. bij nationale rouw) , gedragsregels etc.. Brandweer, politie, gemeente en overige diensten worden tijdig geïnformeerd over het evenement door de Organisator en in samenspraak met hen worden zaken georganiseerd. SELECTIE VEILIGHEID Beschrijf:  welke onderdelen in het veiligheidsplan zullen worden opgenomen. Daarbij geldt het volgende selectiecriterium: T. Het toekomstig veiligheidsplan van de Organisator bevat de juiste onderdelen.

5.11 ICT Alle sporters, vrijwilligers, begeleiders, VIP’s en overige organisatoren dienen zich te registreren. Hiervoor geldt een registratieprocedure. Tijdens het evenement bezitten alle aanwezigen een accreditatiepas. Om de registratie en accreditatie goed te laten verlopen


zorgt de Organisator voor een goede ICT-infrastructuur. Informatie is direct oproepbaar en toepasbaar op de verschillende locaties. SELECTIE ICT Beschrijf: 

Hoe de registratie en accreditatie van deelnemers, begeleiders en vrijwilligers wordt georganiseerd.

Daarbij geldt het volgende selectiecriterium U. De registratie en accreditatie van deelnemers vindt plaats via een digitaal registratiesysteem voor evenementen en alle informatie is direct oproepbaar en toepasbaar.

5.12 Communicatie De Organisator geeft in een communicatieplan zijn plannen weer voor de communicatie over en de promotie van de Spelen. Daarin komen de diverse doelgroepen (sporters, vrijwilligers, sponsoren, publiek etc.), communicatiedoelstellingen, de communicatiemiddelen (posters, flyers, sponsorpropositie, website), de betrokkenheid van de media, maar ook bijvoorbeeld ‘city dressing’ aan bod. SELECTIE COMMUNICATIE Geef een beschrijving van:  communicatiedoelstellingen  doelgroepen die centraal staan in het communicatieplan  communicatiemiddelen  tijdpad voor de inzet van communicatiemiddelen Daarbij geldt het volgende selectiecriterium V. De Organisator heeft een goed concept communicatieplan.

5.13 Financiën De Organisator is juridisch en financieel verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement. Daarvoor dient hij een sluitende begroting op te stellen. Van de Organisator wordt verwacht dat hij het benodigde geld bijeen brengt. Dit kan door bijvoorbeeld subsidie, sponsor- fondsenwerving of korting op (sport)accommodaties van de gemeente. Deze bid-procedure bevat een modelbegroting (ook digitaal op te vragen) bestaande uit drie tabbladen. U dient de voorlopige begroting op te stellen conform het format en toe te voegen. De definitieve begroting wordt in overleg met Special Olympics Nederland vastgesteld. In de begroting dienen alle kosten inzichtelijk te worden gemaakt. Ook kosten voor zaken die in natura geleverd worden, zoals gesponsorde accommodatie, personele inzet,


vervoer etc. dienen zowel aan baten- als de lastenzijde van de begroting weergegeven te worden. De begroting mag het bedrag van €1 miljoen niet overschrijden. Binnen dit bedrag is het realistisch om een prachtig evenement te realiseren, waarbij de sport centraal staat. De ambitie om ‘the best games ever’ te organiseren, wordt van harte ondersteund; het hoeven echter niet de ‘duurste games ever’ te worden, vandaar dit maximum bedrag. De eigen bijdrage van de deelnemers en begeleiders mag in de begroting maximaal € 65,= pp bedragen voor de kosten voor overnachting en catering (alleen catering is € 45,=). SELECTIE FINANCIËN Beschrijf: 

welke organisatie zich garant stelt voor een eventueel tekort/verlies (gemeente, provincie of andere orgaan)?

De volgende stukken moeten bij het Bid-boek gevoegd zijn: 

sluitende begroting conform model in de bijlagen. Hierbij is het verplicht alle kosten in te vullen. PM-posten zijn niet aanvaardbaar. Indien men niet alle posten in de kolom ‘kosten’ en/of ‘opbrengsten’ kan invullen, mag men ook alleen de kolom ‘subtotalen’ invullen.



voorlopig dekkingsplan a) omschrijf de (potentiële) sponsoren en suppliers 

overleg toezeggingen

b) omschrijf de (potentiële) subsidiënten 

overleg toezeggingen

Daarbij gelden de volgende selectiecriteria: W. Begroting is sluitend en alle subtotalen zijn ingevuld. X. Begroting is maximaal € 1 miljoen prijspeil 2015. Y. Eigen bijdrage van deelnemers is maximaal € 65,= voor overnachting en catering en € 45,= voor catering, bij voorkeur goedkoper. Z. Organisator overlegt zoveel mogelijk schriftelijke toezeggingen van suppliers en sponsoren, fondsen en subsidiegevers.

5.14 Uitsluiting en geschiktheidscriteria Tot slot zijn de uitsluiting- en geschiktheidscriteria van toepassing. Het door de Bidkandidaten ingediende Bid-boek, inclusief de begroting dient compleet te zijn. Het ongemotiveerd ontbreken van gegevens kan leiden tot het niet verder beoordelen. Als de Bid-kandidaat om welke reden dan ook niet in staat is om de gevraagde gegevens compleet


te overleggen, dient Bid-kandidaat aan te geven wat de reden daarvan is. Special Olympics Nederland behoudt zich het recht voor de ingediende referenties en dergelijke te verifiëren. Daarnaast wordt een Bid-kandidaat van deelname aan de bidprocedure uitgesloten die:

i.



in staat van faillissement of surseance verkeert;



tegen wie faillissement is aangevraagd;



veroordeeld is voor een delict dat door zijn aard de professionele integriteit van de Bid-kandidaat in het gedrang brengt.



niet voldaan heeft aan alle verplichtingen ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringslasten en belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van Nederland.

Bevestig in het Bid-boek dat geen van bovenstaande op u van toepassing is.

De Bid-kandidaat dient tevens minimaal aan de volgende geschiktheidscriteria te voldoen:

ii.



de Bid-kandidaat staat ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel;



de Bid-kandidaat beschikt over voldoende financiële draagkracht om Special Olympics Nationale Spelen 2018 te kunnen organiseren;



de Bid-kandidaat is een rechtspersoon.

Bevestig in het Bid-boek dat bovenstaande op u van toepassing is.


Bijlage Format voor de begroting SONS 2018 Zie Excel document :  kostenspecificatie (3 pagina’s)  opbrengstenspecificatie (1 pagina)  begroting (1 pagina) Dit format voor de begroting bij voorkeur digitaal invullen in Excel. Document is op te vragen via [email protected] of te downloaden op www.specialolympics.nl.


Bidprocedure Special Olympics Nationale Spelen 2018

Recommend Documents