Bezpapírová kancelář. Ing. Miroslav Řepa

Ing. Miroslav Řepa

Bezpapírová kancelář


Ing. Miroslav Řepa

legislativa • č. 563/1991 Sb. Zákon o účetnictví ve znění č. 410/2010 Sb. •č. 235/2004 Sb. Zákon o dani z přidané hodnoty ve znění č. 199/2010 Sb. •č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění soc. zabezpečení ve znění č. 347/2010 Sb. •č. 300/2008 Sb. Zákon o elektronických úkonech ve znění č. 219/2009 Sb. •č 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu ve znění č. 223/2009 Sb.


Ing. Miroslav Řepa

legislativa č. 563/1991 Sb. Zákon o účetnictví ve znění č. 410/2010 Sb. Úschova účetních záznamů § 31 (1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy. (2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak, a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (§ 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. § 33 Účetní záznam (1) Účetní záznam podle § 4 odst. 10 musí umožňovat vedení účetnictví podle tohoto zákona. Pro účely tohoto zákona se informace obsažená v účetním záznamu označuje jako obsah účetního záznamu; konkrétní způsob zaznamenání této informace se označuje jako forma účetního záznamu. (2) Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu. Pro účely tohoto zákona se považuje za a) listinnou formu účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný, b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný, c) smíšenou formu účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.


Ing. Miroslav Řepa

legislativa č. 563/1991 Sb. Zákon o účetnictví ve znění č. 410/2010 Sb. (3) Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V uvedeném případě je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný. Splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. V případě nezpochybnění průkaznosti převodu účetního záznamu žádnou z osob, které s převedeným záznamem pracují, se u účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu, nevyžaduje předložení účetního záznamu v původní formě a pro záznamy v původní formě neplatí ustanovení § 31. (6) Na všechny formy účetního záznamu se, pokud tento zákon výslovně nestanoví jinak, pohlíží stejně; obsah všech účetních záznamů a jejich změny mají stejné důsledky, jsou-li provedeny v účetních záznamech ve formě podle odstavce 2 písm. b) a c), jako ve formě podle odstavce 2 písm. a). (7) Účetní jednotky mohou vést účetní záznamy i ve formě, ve které je jejich obsah bez dalšího nečitelný; v tomto případě jsou povinny disponovat takovými prostředky, nosiči a vybavením (§ 4 odst. 10, které umožní provést převod účetních záznamů do formy, ve které je jejich obsah pro fyzickou osobu čitelný. Pro potřeby ověřování účetní závěrky auditorem (§ 20), jejího zveřejňování (§ 21a) a pro potřeby orgánů podle § 32 odst. 1 § 37 odst. 3 jsou účetní jednotky povinny na požádání umožnit oprávněným osobám seznámit se s obsahem jimi určených účetních záznamů v uvedené formě. Tyto povinnosti mají účetní jednotky po dobu, po kterou jsou povinny vést nebo uschovávat uvedené účetní záznamy. Stanovení těchto povinností na smluvním základě 30) není dotčeno. (8) V řízení ve věcech týkajících se účetnictví nebo vycházejících z účetnictví lze použít k důkazu průkazné účetní záznamy (§ 33a), které splňují požadavky tohoto zákona. (9) Účetní jednotky jsou povinny zajistit ochranu účetních záznamů a jejich obsahu, použitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením.


Ing. Miroslav Řepa

legislativa č. 563/1991 Sb. Zákon o účetnictví ve znění č. 410/2010 Sb. § 33a Průkaznost účetního záznamu (1) Podle tohoto zákona se za průkazný účetní záznam považuje pouze a) účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tento záznam prokazuje, b) účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů nebo, c) účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový záznam osoby oprávněné a odpovědné podle odstavce 10. (4) Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu podle zvláštního právního předpisu, anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost. Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity v případech, kdy je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky lze použít jako podpisový záznam vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě. (5) Připojením podpisového záznamu se rozumí a) v případě účetního záznamu v listinné formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem, b) v případě účetního záznamu v technické formě jeho podepsání elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě, c) v případě účetního záznamu ve smíšené formě jeho podepsání vlastnoručním podpisem na listinné části a současně u částí účetního záznamu v technické formě obsahující digitální data jejich podepsání elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu anebo obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě. (10) Účetní jednotka stanoví vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny.


Ing. Miroslav Řepa

legislativa č. 235/2004 Sb. Zákon o dani z přidané hodnoty ve znění č. 199/2010 Sb. § 28 Daňový doklad při dodání zboží, převodu nemovitosti nebo poskytnutí služby (2) Běžný daňový doklad musí obsahovat a) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění, b) daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění, c) obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění, d) daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění, plátcem, e) evidenční číslo daňového dokladu, f) rozsah a předmět plnění, g) datum vystavení daňového dokladu, h) datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu, i) jednotkovou cenu bez daně, a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně, j) základ daně, k) základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona, l) výši daně; tato daň může být zaokrouhlena na celé koruny tak, že částka 0,50 koruny a vyšší se zaokrouhlí na celou korunu nahoru a částka nižší než 0,50 koruny se zaokrouhlí na celou korunu dolů. výši daně zaokrouhlenou na nejbližší měnovou jednotku v oběhu, popřípadě uvedenou v haléřích.


Ing. Miroslav Řepa

legislativa č. 235/2004 Sb. Zákon o dani z přidané hodnoty ve znění č. 199/2010 Sb. § 26 Vystavování daňových dokladů (4) Daňový doklad může být vystaven se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „uznávaný elektronický podpis“) nebo elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „uznávaná elektronická značka“) nebo pokud je zaručena věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou informací (EDI). § 27 Uchovávání daňových dokladů (1) Plátce je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu. (2) Daňový doklad v listinné formě lze převést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě, pokud metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost a pokud je daňový doklad převedený do elektronické podoby opatřen uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou osoby odpovědné za jeho převod.


Ing. Miroslav Řepa

legislativa 582/1991 Sb. o organizaci a provádění soc. zabezpečení ve znění č. 347/2010 Sb. § 35a Povinnost zaměstnavatelů vést záznamy a podávat hlášení pro účely důchodového pojištění (4) Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat a) stejnopisy evidenčních listů (§ 38 odst. 5 věta první) vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny, b) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 písm. h) po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno, c) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, d) mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, včetně údajů uvedených v § 37 odst. 2, po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu; za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.


Ing. Miroslav Řepa

legislativa č. 300/2008 Sb. Zákon o elektronických úkonech ve znění č. 219/2009 Sb. § 2 Datová schránka (1) Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k a) doručování orgány veřejné moci, b) provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, c) dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. § 18 Provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci prostřednictvím datové schránky (1) Fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba může provádět úkon vůči orgánu veřejné moci, má-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňuje-li to povaha tohoto úkonu, prostřednictvím datové schránky. (2) Úkon učiněný osobou uvedenou v § 8 odst. 1 až 4 nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob. § 18a Dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob (1) Ministerstvo umožní na žádost fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby dodávání dokumentů z datové schránky jiné fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby do datové schránky této osoby. (2) Ustanovení § 17 odst. 3 a 4 se na dokument dodaný podle odstavce 1 nevztahuje. Dokument podle odstavce 1 je doručen okamžikem, kdy jeho převzetí potvrdí odesílateli adresát prostřednictvím své datové schránky; toto potvrzení je bezplatné. (3) Za dodání dokumentu podle odstavce 1 náleží provozovateli informačního systému datových schránek odměna, kterou hradí fyzická osoba, podnikající fyzická osoba nebo právnická osoba, z jejíž datové schránky byl dokument odeslán. Odměna podle věty první se stanoví podle cenových předpisů.


Ing. Miroslav Řepa

legislativa č 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu ve znění č. 223/2009 Sb. § 2 Vymezení některých pojmů Pro účely tohoto zákona se rozumí b) zaručeným elektronickým podpisem elektronický podpis, který splňuje následující požadavky 1. je jednoznačně spojen s podepisující osobou, 2. umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, 3. byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, 4. je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat, c) elektronickou značkou údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a které splňují následující požadavky 1. jsou jednoznačně spojené s označující osobou a umožňují její identifikaci prostřednictvím kvalifikovaného systémového certifikátu, 2. byly vytvořeny a připojeny k datové zprávě pomocí prostředků pro vytváření elektronických značek, které označující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou, 3. jsou k datové zprávě, ke které se vztahují, připojeny takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat, § 11 (1) V oblasti orgánů veřejné moci je možné za účelem podpisu používat pouze zaručené elektronické podpisy a kvalifikované certifikáty vydávané akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb (dále jen "uznávaný elektronický podpis"). To platí i pro výkon veřejné moci vůči fyzickým a právnickým osobám. Pokud je uznávaný elektronický podpis užíván v oblasti orgánů veřejné moci, musí kvalifikovaný certifikát obsahovat takové údaje, aby osoba byla jednoznačně identifikovatelná. Strukturu údajů, na základě kterých je možné osobu jednoznačně identifikovat, stanoví ministerstvo prováděcím právním předpisem.


Ing. Miroslav Řepa

Shrnutí legislativních podmínek • Legislativa umožňuje veškeré doklady vydávat a přijímat pouze v elektronické ( technické) podobě. • Doklady lze převádět z technické do papírové podoby a naopak, nutnost splnění podmínek. • Archivace dokladů pouze v technické podobě je možná, lhůty jsou definované a jsou různé (5 let, 10 let, 30 let). • Výjimka, doklady týkající se zaměstnanců musí být papírové (ELDP – 3 roky).


Ing. Miroslav Řepa

Technické předpoklady • Hardware : skener, větší zobrazovací plocha • Kvalifikovaný certifikát

• Datová schránka • Přístup k webovým portálům veřejné správy

• Software, připojení k internetu,, poštovní klient (MAPI), podpisovací sw, PDF reader • ERP systém podporující elektronické dokumenty, ISDOC, EDI


Certifikáty

Ing. Miroslav Řepa


Datové schránky

Ing. Miroslav Řepa


Webové portály

Ing. Miroslav Řepa


Webové portály

Ing. Miroslav Řepa


Webové portály

Ing. Miroslav Řepa


Webové portály

Ing. Miroslav Řepa


Podpisovací software

Ing. Miroslav Řepa


ISDOC

Ing. Miroslav Řepa


Ing. Miroslav Řepa

ISDOC • ISDOC (Information System Document) je formát elektronické fakturace v ČR, který definovala "Pracovní skupina pro Elektronické standardy výměny dat" sdružení SPIS. • Elektronická fakturace • Formát datový isdox + příloha pdf • Podporuje elektronický podpis, technicky je zajištěna věrohodnost původu • Podmínka čitelnosti zajištěna ISDOC readrem, http://www.isdoc.org/ • Do ERP Helios je implementován zdarma • Dohledání položek podle více identifikátorů, EAN, SKP, registračního čísla • Dohledání odběratele podle IČO, DIČ • Náklady prakticky 0,- Kč


ISDOC

Ing. Miroslav Řepa


ISDOC

Ing. Miroslav Řepa


Ing. Miroslav Řepa

EDI • EDI – tedy elektronická výměna dat (z anglického Electronic Data Interchange) – je moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů elektronickou formou. • Výměna objednávek, dodacích listů, faktur • Mezinárodní působnost • Operátoři (ORION) • Náklady cca 200 Kč měsíčně • Využití především obchodní řetězce, automotive • Zásuvné moduly pro ERP Helios Orange


EDI

Ing. Miroslav Řepa


EDI

Ing. Miroslav Řepa


Komunikační kanály • • • • • • •

Email Vpn, přímý datový okruh Datová síť x.400 Datové schránky Veřejné portály, protokol https, ftps Datové nosiče WAN operátor

Ing. Miroslav Řepa


Praktické postupy • • • • • •

Email - příjem a odeslání dokumentu emailem, formát PDF Využití datové schránky Veřejné portály Přímá komunikace Převod z papírové do technické podoby Datové nosiče

Ing. Miroslav Řepa


Schvalovací postupy • • • • • • • •

Vnitropodnikový předpis Musí respektovat zákonné podmínky Minimalizace papírové dokumentace Zvětšení zobrazované plochy ( 2 monitory) Fáze oběhu dokladů Podpisový řád Úschova dokladů v běžném roce, archivace, skartace Vazba na řadu a typ dokladu

Ing. Miroslav Řepa


Ing. Miroslav Řepa

Schvalovací postupy – příklad faktura přijatá 1. Příjem faktury, zařazení do interní číselné řady, zápis do knihy došlých faktur. Pracovník pro příjem faktur zodpovídá: ……………… datum: ………………….. Předáno: …………………….. 2. Kontrola věcné správnosti a párování s objednávkou, příjemkou. Pracovník provozu odpovědný za fakturovaný předmět. Může být více. zodpovídá: ……………… datum: …………………… předáno: …………………….. 3. Kontrola formální správnosti, účtování dokladu. Zajišťuje pracovník finanční účtárny. zodpovídá: …………….. Datum: ………………… předáno: ………………….. 4. Schválení k platbě. Manažer zajišťující finanční rovnováhu . zodpovídá: …………….. Datum: ………………… předáno: ………………….. 5. Založení dokladu, archivace, převod do technické podoby. …..


Diskuze, otázky ???

Ing. Miroslav Řepa


Děkuji za pozornost.

Ing. Miroslav Řepa

Bezpapírová kancelář. Ing. Miroslav Řepa

Recommend Documents