Hoge Raad voor de Justitie Conseil Supérieur de la Justice
Bevraging van de organisatie en werking van de raadkamers en van de parketten in het kader van het toezicht op de voorlopige hechtenis Goedgekeurd door de Verenigde Advies- en Onderzoekscommissie op 20 juni 2013
Inhoudstafel 1 SAMENVATTING .................................................................................................................................. 1 1.1 Waarom deze bevraging? ........................................................................................................ 1 1.2 Wie werd gevraagd naar wat?................................................................................................. 1 1.3 Wat zijn de vaststellingen? ...................................................................................................... 1 1.4 Welke aanbevelingen volgen uit dit rapport? ......................................................................... 2 2 DRAAGWIJDTE VAN DE BEVRAGING ................................................................................................... 3 2.1 Aanleiding ................................................................................................................................ 3 2.2 Voorwerp ................................................................................................................................. 3 2.3 Doelstellingen .......................................................................................................................... 3 2.4 Methode .................................................................................................................................. 4 3 KORTE OMGEVINGSANALYSE VAN DE RAADKAMER .......................................................................... 5 3.1 Samenstelling .......................................................................................................................... 5 3.2 Bevoegdheden ......................................................................................................................... 5 3.3 Nader toegelicht: de controle op de voorlopige hechtenis .................................................... 5 4 RESULTATEN VAN DE BEVRAGING ...................................................................................................... 6 4.1 RESULTATEN BEVRAGING RECHTBANK ................................................................................... 6 4.1.1 Algemene werking ........................................................................................................... 6 4.1.2 Vorming ......................................................................................................................... 13 4.1.3 Overleg .......................................................................................................................... 16 4.1.4 Werkverdeling magistraat - griffie ................................................................................ 17 4.1.5 Controle, kwaliteitsbewaking, risico’s, oorzaken procedurefouten.............................. 25 4.1.6 Organisatie vakantiekamers – afwezigheden................................................................ 32 4.1.7 Communicatie ............................................................................................................... 34 4.2 RESULTATEN BEVRAGING PARKET ........................................................................................ 35 4.2.1 Algemene werking ......................................................................................................... 35 4.2.2 Vorming ......................................................................................................................... 36 4.2.3 Overleg .......................................................................................................................... 37 4.2.4 Controle, kwaliteitsbewaking, risico’s, oorzaken procedurefouten.............................. 37 4.2.5 Organisatie vakantiekamers – afwezigheden................................................................ 42 4.2.6 Communicatie ............................................................................................................... 43 5 BEOORDELING EN AANBEVELINGEN ................................................................................................. 45 5.1 RECHTBANK ........................................................................................................................... 45 5.1.1 Algemene werking ......................................................................................................... 45 5.1.2 Vorming ......................................................................................................................... 46 5.1.3 Overleg .......................................................................................................................... 47 5.1.4 Werkverdeling magistraat – griffie................................................................................ 48 5.1.5 Controle, kwaliteitsbewaking, risico’s, oorzaken procedurefouten.............................. 49 5.1.6 Organisatie vakantiekamers – afwezigheden................................................................ 51 5.1.7 Communicatie ............................................................................................................... 51
5.2 PARKET .................................................................................................................................. 52 5.2.1 Algemene werking ......................................................................................................... 52 5.2.2 Vorming ......................................................................................................................... 53 5.2.3 Overleg .......................................................................................................................... 54 5.2.4 Controle, kwaliteitsbewaking, risico’s, oorzaken procedurefouten.............................. 55 5.2.5 Organisatie vakantiekamers – afwezigheden................................................................ 59 5.2.6 Communicatie ............................................................................................................... 59 6. BESLUIT.............................................................................................................................................. 61
1 1.1
SAMENVATTING Waarom deze bevraging?
Wanneer een verdachte in België wordt opgepakt en aangehouden door de onderzoeksrechter, is het aan de zogenaamde “raadkamer” om te beslissen of hij of zij in voorlopige hechtenis moet blijven of vrijgelaten wordt, al dan niet onder voorwaarden. Raadkamers hebben nog andere bevoegdheden. Zo beslist de raadkamer op het einde van het gerechtelijk onderzoek of er voldoende aanwijzingen van schuld zijn tegen een verdachte. Maar de grootste risico’s op procedurefouten slaan voornamelijk op de opvolging van de termijnen, zoals de termijn voor de oproeping van de aangehoudene. Deze zijn zeer strikt, vaak ook zeer kort en de gevolgen van het niet respecteren ervan zijn groot, zoals bijvoorbeeld de ongewilde vrijlating van een aangehoudene. Daarom deed de Hoge Raad voor de Justitie een bevraging naar de werking van de raadkamers, met bijzondere aandacht voor hun rol in het verlengen of opheffen van de voorlopige hechtenis. In zijn nieuwste bevraging, maakt de HRJ een lijst op van aanbevelingen die de kans op incidenten bij raadkamers in de toekomst verkleinen. Sommige zijn best practices die op het terrein worden toegepast, maar niet overal. Andere zijn adviezen die de HRJ opstelde na de bevraging.
1.2
Wie werd gevraagd naar wat?
De raadkamer is een onderzoeksgerecht op het niveau van de rechtbank van eerste aanleg. In ieder van de 27 rechtbanken van eerste aanleg is er een raadkamer. De raadkamer bestaat uit een alleenzetelend rechter. Deze wordt in zijn taken bijgestaan door een griffier. Tijdens de zittingen van de raadkamer is ook steeds het openbaar ministerie aanwezig. De onderzoeksrechter brengt telkens verslag uit. Met een responsgraad van 81,48%, zowel voor zetel, griffie als parket, en een evenwichtige mix van grote, middelgrote en kleine entiteiten, werd een representatief beeld bekomen van de actuele situatie op het terrein.
1.3
Wat zijn de vaststellingen?
In verhouding tot het aantal zaken komen vergissingen en procedurefouten volgens de betrokken actoren weliswaar weinig voor; als er al voorvallen, geven zij natuurlijk aanleiding tot grote mediaaandacht, vooral wegens de verregaande gevolgen, zoals de ongewilde invrijheidstelling van de aangehoudene. Nergens is vastgesteld dat de huidige organisatie van de raadkamers en van de parketten van eerste aanleg procedurefouten in de hand werkt. Raadkamers worden bijvoorbeeld meestal voorgezeten door een vaste voorzitter, bijgestaan door een vaste griffier, hetgeen kennelijk bijdraagt tot het beperken van het risico op fouten. Het risico op fouten neemt wel toe wanneer er een wijziging is aan de vaste samenstelling van teams die instaan voor de werking van de raadkamer en de verwerking van haar beslissingen.
1
De bevraging bevestigt dat er soms vermijdbare fouten worden gemaakt, dit zowel op het niveau van de zetel als bij het parket. Dit ondanks het feit dat de meeste magistraten en gerechtsmedewerkers die bij de werking van de raadkamer betrokken zijn over een ruime expertise beschikken en vaak op elkaar ingespeeld zijn. De volgende factoren werken het risico op fouten in de hand: -
de wetgeving (onsamenhangend, onduidelijk, onlogisch, geen eenvormige termijnen, veelvuldige en niet altijd even duidelijke wijzigingen)
-
de combinatie van werkdruk en tijdsdruk (vaak hoge werkdruk en korte beslissingstermijnen)
-
personeelsgebonden problemen (capaciteitsproblemen, onvoldoende opgeleide vervangers, materiële vergissingen, onervarenheid en onoplettendheid).
1.4
Welke aanbevelingen volgen uit dit rapport?
Het risico op menselijke fouten kan tot een minimum beperkt worden door: -
te zorgen voor een duidelijke wetgeving met coherente termijnen. De wet op de voorlopige hechtenis moet vereenvoudigd worden, wat trouwens ook al door andere instanties, zoals het College van procureurs-generaal is geopperd
-
op het niveau van rechtbanken en parketten voorzorgsmaatregelen te nemen (checklists en knipperlichten, draaiboeken, modellen, vaste teams) en het aantal tussenstappen in het werkproces waarin fouten kunnen worden gemaakt tot een minimum te beperken
-
een doorgedreven (knipperlichten)
-
er over te waken dat eenieder die bij de werking van de raadkamer wordt betrokken, permanent of occasioneel, op een afdoende wijze is opgeleid.
informatisering
van
de
werkprocessen
en
controlemomenten
Uit de bevraging is overigens de belangrijke rol gebleken die de griffiers vervullen in de procedures voor de raadkamer. Het is essentieel dat een blijvende aandacht wordt besteed aan hun selectie en vorming tot gekwalificeerde en competente medewerkers. Een ophanden zijnde opleiding bij het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding (IGO) moet volgens de HRJ zeker ook openstaan voor griffiers. Het is aan te raden om de werkprocessen met betrekking tot de raadkamer eenvormig te maken en draaiboeken op te stellen waarin de verschillende stappen in deze processen duidelijk en up-to-date worden beschreven. Dit om een houvast te bieden aan diegenen die vertrouwd zijn met de dagelijkse werking van de raadkamer, maar ook aan hun occasionele vervangers. Ook in het licht van de in de steigers staande hervorming van het gerechtelijk landschap heeft het nu reeds op elkaar afstemmen van de werkprocessen grote voordelen. De HRJ wil hiervoor graag faciliterend optreden en nog dit najaar alle betrokkenen uitnodigen om gezamenlijk eenvormige modellen en draaiboeken uit te werken. Tot slot is het ook belangrijk dat de korpschef op de juiste manier omgaat met de gemaakte menselijke fouten en is het van belang dat over de gemaakte fout en de gevolgen ervan op een juiste, eenduidige, duidelijke en vooral transparante manier wordt gecommuniceerd.
2
2
2.1
DRAAGWIJDTE VAN DE BEVRAGING
Aanleiding
Recent zijn een aantal vergissingen van de raadkamer aan het licht gekomen in het kader van het toezicht op de voorlopige hechtenis. De vrijlating van een verdachte van poging tot moord omwille van een procedurefout in een procedure voor de raadkamer te Hasselt in het bijzonder was voor de Verenigde advies- en onderzoekscommissie (VAOC) de aanleiding om een bevraging van de raadkamers door te voeren. De Hasseltse raadkamer had zich vergist bij het verlengen van zijn aanhouding (verlenging met 3 maanden in plaats van met 1 maand). Ook het parket merkte die vergissing niet op en liet na om in beroep te gaan.
2.2
Voorwerp
De bevraging is beperkt tot: -
de aspecten van de organisatie en werking van de raadkamers en van de parketten die een verhoogd risico in zich houden op procedurefouten in het kader van het toezicht op de voorlopige hechtenis, meer bepaald: de vakantiekamers, de samenstelling van de kamer, de vorming van de betrokken actoren en de finalisering, nazicht en afhandeling van de genomen beslissingen
-
de wijze waarop door parket en zetel wordt gereageerd in geval van procedurefouten door een raadkamer in het kader van het toezicht op de voorlopige hechtenis.
De bevraging is, bovenstaande beperkingen in acht genomen, doorgevoerd in de raadkamers en de parketten bij de rechtbanken eerste aanleg van alle gerechtelijke arrondissementen van het Rijk.
2.3
Doelstellingen
De doelstellingen van de bevraging zijn de volgende: -
de werking en de organisatie van de raadkamers en van de parketten van eerste aanleg kort doorlichten om na te gaan of ze procedurefouten in het kader van het toezicht op de voorlopige hechtenis toelaten of in de hand werken, en nagaan of deze vergissingen zich regelmatig voordoen en welke de mogelijke oorzaken zijn
-
het kort doorlichten van de wijze waarop door de rechtbank en het parket wordt gereageerd en gecommuniceerd in geval van procedurefouten in het kader van het toezicht op de voorlopige hechtenis
-
het doen van aanbevelingen om de werking van de raadkamers te verbeteren.
3
2.4
Methode
Op 18 oktober 2012 besliste de Verenigde advies- en onderzoekscommissie (VAOC) om vermelde bevraging uit voeren. Zij stelde hiertoe in haar midden een begeleidingsgroep samen bestaande uit zes leden van de VAOC 1 en twee auditeurs. De begeleidingsgroep is bijeengekomen op 7 november 2012, 27 januari 2013, 7 februari 2013, 23 maart 2013, 8 mei 2013 en 23 mei 2013. Om de noodzakelijke informatie te verzamelen, heeft de begeleidingsgroep een vragenlijst opgesteld voor respectievelijk rechtbank, griffie en parket. Er is op toegezien dat de vragenlijst telkens zo werd opgesteld dat de verkregen antwoorden concrete en vergelijkbare informatie opleverde. De vragenlijsten werden verzonden op 13 november 2012. De geadresseerden hadden tot 6 december 2012 de tijd om deze in te vullen. De vragenlijst voor de rechtbank werd rechtstreeks verzonden aan de voorzitters van alle rechtbanken van eerste aanleg van België. De vragenlijst voor de griffie werd op dezelfde datum rechtstreeks verzonden aan de hoofdgriffiers van alle rechtbanken van eerste aanleg van België en de vragenlijst voor de parketten erd rechtstreeks verzonden aan de procureurs des Konings bij alle rechtbanken van eerste aanleg van België. Het College van procureurs-generaal werd tezelfdertijd hiervan geïnformeerd en kreeg een kopie van de vragenlijst. Voor het invullen van de vragenlijst werd een internetplatform gecreëerd. Dit verhoogt de kans op gestructureerde en vergelijkbare informatie en maakt een snellere verwerking van de verkregen informatie mogelijk. De uit de bevraging verkregen informatie werd verwerkt en geanalyseerd. Dit resulteerde in een eerste fase in een verslag met vaststellingen en aanbevelingen en/of beleidsvoorstellen. De VAOC heeft tevens het voornemen om, in een latere fase, een aantal mensen van het terrein rond de tafel te brengen met het oog op het opstellen van draaiboeken voor de procedure en werking van de raadkamer en modellen van beschikkingen op te stellen.
1
Paritair samengesteld Nederlandstalig/Franstalig en magistraat/niet-magistraat.
4
3
KORTE OMGEVINGSANALYSE VAN DE RAADKAMER
De raadkamer is een onderzoeksgerecht op het niveau van de rechtbank van eerste aanleg. In ieder van de 27 rechtbanken van eerste aanleg is er een raadkamer.
3.1
Samenstelling
De raadkamer bestaat uit een alleenzetelend rechter2. Deze wordt in zijn taken bijgestaan door een griffier. Tijdens de zittingen van de raadkamer is ook steeds het openbaar ministerie aanwezig3. De onderzoeksrechter brengt telkens verslag uit.
3.2
Bevoegdheden4
De belangrijkste opdrachten van de raadkamer zijn de controle op de bevelen tot aanhouding van de onderzoeksrechter, oordelen over de voorlopige hechtenis en het afsluiten van het gerechtelijk onderzoek door de verwijzing naar de strafrechter of de buitenvervolgingstelling. Daarnaast is de raadkamer ook bevoegd voor de regeling van de rechtspleging. Soms beslist de raadkamer ten gronde bvb ingeval van internering of bij opschorting van uitspraak van veroordeling. De raadkamer is ook bevoegd in geval van internationale aanhoudingsbevelen, verzoeken tot rechtshulp of oordelen over het beroep van illegale vreemdelingen tegen maatregelen van vrijheidsberoving met oog op uitwijzing.
3.3
Nader toegelicht: de controle op de voorlopige hechtenis
De raadkamer beslist over de handhaving van de voorlopige hechtenis. Dit is de meest bekende functie van de raadkamer. Wanneer een verdachte door de onderzoeksrechter wordt aangehouden moet deze binnen de vijf dagen voor de raadkamer verschijnen opdat deze zou kunnen oordelen of de aanhouding wettelijk mogelijk is en of ze wenselijk is, o.a. met het oog op de openbare veiligheid5. De raadkamer moet zich in principe om de maand uitspreken over de handhaving van de voorlopige hechtenis6. Wanneer het een ernstiger misdrijf betreft, een misdaad, die alleen door het assisenhof kan worden beoordeeld (b.v. moord), dan moet deze verlenging slechts om de drie maanden gebeuren7, maar de inverdenkinggestelde kan iedere maand met een verzoekschrift om zijn invrijheidstelling verzoeken8.
2
Art. 94 Ger.W. Dit kan zowel de procureur des Konings als de arbeidsauditeur zijn. 4 Niet exhaustieve opsomming. 5 Artikel 21, § 1, van de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis. 6 Artikel 22, al. 1, van de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis. 7 Artikel 22, al. 2, van de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis. 8 artikel 22bis van de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis. 3
5
4
RESULTATEN VAN DE BEVRAGING
4.1
RESULTATEN BEVRAGING RECHTBANK9
22 voorzitters en 22 hoofdgriffiers op een totaal van 27 hebben de vragenlijst volledig of gedeeltelijk ingevuld. De respons is voldoende representatief om toe te laten een beeld te vormen van de situatie op het terrein. 4.1.1 Algemene werking 1. Beschrijf de werking en organisatie van de raadkamer in uw rechtbank. Frequentie zittingen raadkamer In de meeste rechtbanken zetelt de raadkamer 2 keer per week op vaste dagen, vaak dinsdag en vrijdag. In een aantal, grotere, rechtbanken zetelt de raadkamer 3 keer per week. Bij één (grote) rechtbank zijn er twee correctionele raadkamers. De ene raadkamer behandelt de zaken met aangehoudenen en personen onder vrijheid onder voorwaarden, Europees aanhoudingsbevel en rechterlijke controle op uitleveringen en controle op vrijheidsberoving vreemdelingen. Zij houdt 5 keer per week zitting. De raadkamer “bis” behandelt de regeling van de rechtspleging zonder dat er personen aangehouden zijn. Zij houdt 2 keer per week zitting. In een andere rechtbank is er dagelijks zitting van de raadkamer (elke ochtend). Als uitzonderingen op de vaste regelmaat waarmee de raadkamers zetelen, worden bijvoorbeeld opgegeven: -
als de zittingsdag een feestdag is, vindt de zitting op een andere dag plaats
-
voor uitzonderlijke (grote of complexe) dossiers worden speciale zittingen gehouden
-
voor dossiers met aangehoudenen die inverdenking gesteld worden van correctionaliseerbare misdaden, worden er zo nodig bijkomende zittingen gehouden
-
afhankelijk van de noden.
niet
Opdeling zittingen raadkamer In de meeste rechtbanken worden de zittingen thematisch opgedeeld: de ene zitting worden enkel zaken behandeld met aangehoudenen (toepassing wet voorlopige hechtenis), terwijl de andere zitting wordt voorbehouden voor de behandeling van de regeling van de rechtspleging zonder dat er personen aangehouden zijn. Een rechtbank hanteert een andere werkwijze: alle zittingen zijn ingedeeld in drie blokken, één voor elk van de drie onderzoeksrechters. In elke blok worden zowel de dossiers voorlopige hechtenis als de dossiers regeling rechtspleging behandeld. Een andere rechtbank, die over twee onderzoeksrechters beschikt en twee zittingen van de raadkamer heeft, groepeert zo veel mogelijk de dossiers van de ene onderzoeksrechter op de ene zittingsdag en de dossiers van de andere onderzoeksrechter op de andere zittingsdag. 9
Resultaten van de bevraging van de voorzitters en hoofdgriffiers van de rechtbanken van eerste aanleg.
6
In sommige rechtbanken worden de zaken van de onderzoeksrechter met dienst steeds als eerste behandeld zodat hij zo snel mogelijk kan worden vrijgemaakt om de dienst waar te nemen. In andere rechtbanken wordt dan weer voorrang gegeven aan dossiers met aangehoudenen. In andere rechtbanken is er steeds of bijvoorbeeld enkel voor de ‘regelingen der rechtsplegingen zonder aangehoudenen’ een beurtrol van de onderzoeksrechters. Er komt dus telkens één onderzoeksrechter per zitting aan bod voor zijn afgesloten dossiers. Voorzitter raadkamer De meeste raadkamers worden voorgezeten door een of meerdere, vaste voorzitters, die elk een (aantal) zitting(en) voor hun rekening nemen. In enkele gevallen is het de voorzitter van de rechtbank zelf die de raadkamer voorzit. Bijstand door de griffier De organisatie van de bijstand door de griffier verschilt van rechtbank tot rechtbank. Er wordt steeds een griffier aangeduid om bijstand te verlenen aan de magistraat die de raadkamer voorzit. In sommige rechtbanken heeft de raadkamer één of meerdere (bijvoorbeeld per zittingsdag) aparte griffiers. In andere rechtbanken fungeren de griffiers van de onderzoeksrechters ook als griffier van de raadkamer voor de zaken met aangehoudenen, (al dan niet) voor de zaken van hun respectievelijke kabinetten. In sommige rechtbanken is er een gemengd systeem (vaste griffier en ondersteuning van griffiers(s) van onderzoeksrechter(s)). In een rechtbank waar de griffiers van de onderzoeksrechters ook fungeren als griffiers van de raadkamer is er een beurtrol voor het doen van de zittingen, nl. de griffier die geen wachtdienst heeft doet de zitting. Organisatie van de griffie Ook de organisatie van de griffie verschilt van rechtbank tot rechtbank. In één grote rechtbank is de griffie van de raadkamer opgesplitst in een griffie die de dossiers gedetineerden behandelt en een griffie die de dossiers niet-gedetineerden behandelt. In een andere rechtbank is er een apart “griffie onderzoek” die instaat voor de administratieve ondersteuning van de onderzoeksrechters, hun griffiers en de griffiers van de raadkamer. De griffie van de raadkamer wordt in een aantal rechtbanken ook, of zelfs uitsluitend, bemand door één of meerdere administratieve medewerkers (niveau C of D, niet steeds voltijds). Alle voorbereidingen van de zitting worden door de griffiers en de griffiemedewerkers gedaan. De beschikkingen worden in de meeste gevallen door de griffier voorbereid en afgewerkt (op basis van de beslissing genomen door de magistraat). De taken die de griffie vervult voor de raadkamer worden soms door verschillende personen uitgevoerd. Zo zijn er rechtbanken waar alle oproepingen van partijen, ‘aangehouden inverdenkingestelden’ en tolken gebeuren via de griffiers van de respectievelijke onderzoeksrechters (het zijn ook deze griffiers die de oproepingstermijnen bijhouden en toepassen), terwijl alle oproepingen voor de verwijzingen, buitenvervolgingstellingen, enz. gebeuren door de griffiers van de raadkamer. In een andere rechtbank gebeuren deze oproepen (ondertekend door de griffier van de raadkamer of de griffier van de onderzoeksrechter) door een medewerkster van de griffie.
7
Enkele voorbeelden uit de praktijk Sommige voorzitters of griffiers geven nog aanvullende, meer gedetailleerde info10: -
-
-
-
-
-
10 11
Inzake voorlopige hechtenis worden de rollen van de diverse onderzoekskabinetten aan de voorzitter van de raadkamer overgemaakt vóór 10u daags vóór de zitting van de raadkamer, waarna om 10u de rol wordt vastgelegd aan de hand van een schema van 10 minuten per dossier. Zaken met tolken worden per onderzoekskabinet als eerste vastgesteld, tenzij andersluidend verzoek. Deze zittingsrol wordt vervolgens overgemaakt aan de politiediensten die voor de overbrenging instaan, aan de gevangenis en aan de parketmagistraat en is tevens op de griffie beschikbaar ten behoeve van de advocaten. Alle dossiers worden ter beschikking gesteld ter griffie van de correctionele rechtbank, zowel voor partijen, advocaten als voorzitter. De zaken voor verwijzing, buitenvervolgingstelling,… worden steeds opgeroepen tegen 9 uur. De zaken m.b.t. voorlopige hechtenis worden opgeroepen per onderzoeksrechter die hiervoor een vast uur heeft. Alle zaken, zowel wat betreft de voorlopige hechtenis als de regeling rechtspleging worden in een register ingeschreven door diegene die de oproeping(en) heeft gedaan. Dit register ligt ter griffie. De bundels worden op de griffie per zitting bewaard. De voorzitter van de raadkamer, de onderzoeksrechters, de procureur des Konings, de griffier en de zittingsbode krijgen een week op voorhand het voorlopige zittingsrol per email of op papier. Als er zaken bijkomen wordt een aangepast zittingsrol verspreid. De dag voor de zitting van de raadkamer wordt de definitieve rol doorgestuurd. De dag van de zitting worden de dossiers door bodes naar de raadkamer gebracht. Na de zitting worden de dossiers naar de zittingsgriffiers gebracht. De afschriften van de beschikkingen betreffende de aangehoudenen worden per drager naar het parket gebracht. Een afschrift van de beschikking wordt in het desbetreffende dossier gevoegd. De dossiers gaan vervolgens terug naar de onderzoekskabinetten. De zaken worden één per één door de griffier afgeroepen in de gang waar de raadslieden en niet-gedetineerde partijen hun beurt afwachten. De veiligheidsdiensten worden per zaak gebeld om de gedetineerden vanuit de cellen in de kelders naar de zittingszaal over te brengen. Daags voor de zitting wordt de volgorde van behandeling van de (geanonimiseerde) zaken ad valvas in de gang uitgehangen. De ‘rol’ wordt eveneens per mail daags voor de zitting vóór 12 uur aan het secretariaat van de balie bezorgd. Ter zitting wordt door de voorzitter de identiteit van de betrokkenen gecontroleerd en nagegaan welke raadsman voor welke partij verschijnt. Vervolgens brengt de onderzoeksrechter verslag uit over zijn zaak, de procureur vordert en de raadslieden pleiten. De in verdenking gestelden worden het laatste gehoord, en krijgen ook het laatste woord. Vervolgens houdt de voorzitter de zaak in beraad en stelt ze voor uitspraak. De partijen worden uit de zaal geleid. 11 De aangehouden personen worden op fiche bijgehouden en aangevuld in JIOR . Bij een aanhouding wordt de kennisgeving 1e handhaving onmiddellijk na betekening van het aanhoudingsmandaat opgemaakt en gefaxt naar de gevangenis, de advocaat en naar de procureur. De gegevens worden ook aangevuld in JIOR. Voor de verdere handhaving van de hechtenis wordt JIORr en het fichesysteem gevolgd, aangevuld met een eventueel beroep van de inverdenkinggestelde of van de procureur. De oproepingen voor verdere handhaving worden zoals de kennisgeving eerste handhaving gefaxt. Het basisdocument wordt voorbereid door de griffier, vervolledigd met alle verdere ontvangen gegevens, pv's omtrent verder onderzoek in het dossier. Het ontwerp van beschikking wordt nadien vervolledigd, voor of na de raadkamer met verdere gegevens van de voorzitter van de raadkamer. Na de raadkamer worden de nodige aanpassingen gedaan aan de beschikkingen, worden deze beschikkingen ingeschreven in het repertorium van de rechter en aan de procureur voorgelegd om te tekenen. De getekende beschikkingen worden dan gefaxt aan de griffie van de gevangenis. Een voor eensluidend afschrift wordt gemaakt om te voegen in het dossier van de voorlopige hechtenis en een kopie van de beschikking aan de procureur afgegeven. In JIOR worden de gegevens aangevuld en in het fiche systeem. Er komt een eindvordering toe op de griffie van het onderzoek. Het dossier met eindvordering wordt voorgelegd aan de onderzoeksrechter voor bepaling van een rechtsdag. Er wordt een beschikking dagstelling opgemaakt en een kennisgeving hiervan aan alle partijen overgemaakt. De beschikkingen voor de aangehoudene worden gefaxt naar de gevangenis, de advocaat en de procureur. De kennisgevingen voor de vrij verschijnenden worden aan de procureur en de advocaat ook gefaxt en die voor de partijen aangetekend verstuurd. De zaak wordt aangevuld op de lijst zittingen in de computer: aangehouden of vrij verschijnend. De zaken vrij verschijnend worden geruime tijd voor de zitting voorbereid door de griffier. Er zijn 3 onderzoeksrechters en de zitting wordt opgesplitst in 3 delen. De zaken van de verschillende onderzoeksrechter worden opgeroepen op een ander uur, nl. 09.00 uur, 09.30 uur en 10.00 uur. Per kabinet worden dan de eigen zaken behandeld, te beginnen met de dossiers met aangehoudenen en/of met tolken en vervolgens de dossiers zonder aangehoudenen. De afwerking van de beschikkingen gebeurt pas nadat iedere verdachte op de zitting is gehoord (dwz dat er nooit een ontwerp van beschikking in een dossier zal zitten bij inzage dossier, voorbereidingen worden niet geprint). De voorzitter mailt de motivering door naar de griffier van de raadkamer. De griffier van de raadkamer werkt de beschikking af en controleert of alle gegevens zijn opgenomen in de beschikking. Bij ondertekening van de beschikking wordt alles terug nagekeken. De verdere administratieve afhandeling (overmaken aan de procureur des Konings, verwerking van de gegevens in het computersysteem) wordt door de griffier van de raadkamer (of bij afwezigheid van de griffier door de statutaire medewerker – niveau C) gedaan. De medewerker van de onderzoeksrechter verwerkt de gegevens van de raadkamer in het jior-systeem. De hieronder vermelde voorbeelden zijn vaak een letterlijke weergave van de ontvangen antwoorden. JIOR is de informaticatoepassing die wordt gebruikt door de onderzoeksrechters (Juges d’Instruction/OnderzoeksRechters).
8
-
-
-
-
-
De griffier stelt de zittingsrol op en bezorgt die per mail aan de balie. De onderzoeksrechters dragen elke dag de dossiers over die in het daartoe bestemde register moeten worden ingeschreven. De griffie van de raadkamer roept alle dossiers « niet-gedetineerden » op, klasseert de post in de juiste mappen, schrijft de verschillende verzoekschriften en akten van hoger beroep in, sorteert de post die van buitenaf en van het parket komt, en verstuurt ze naar de verschillende kabinetten, en ontvangt de advocaten en rechtzoekenden. Er zijn beschikkingen tijdens de zitting uitgesproken, waarover voor enkele complexe dossiers 1 of 2 weken is beraadslaagd. Er zijn slechts uitzonderlijk verdagingen goedgekeurd. De dossiers over de voorlopige hechtenis worden binnen de 5 dagen na de afgifte van het bevel tot aanhouding op de eerste nuttige zitting vastgesteld. Vervolgens worden de dossiers over de voorlopige hechtenis op dinsdag of op vrijdag vastgesteld afhankelijk van de onderzoeksrechter bij wie de zaak aanhangig is gemaakt. Eerste verschijning binnen de vijf dagen: - binnen een termijn van minstens 24 uur voor de verschijning in de raadkamer, geeft de griffier kennis van de plaats, dag en uur van de verschijning aan de inverdenkinggestelde en aan zijn raadsman - het dossier met de stukken wordt ter beschikking van de inverdenkinggestelde en zijn raadsman gehouden gedurende de laatste werkdag vóór de verschijning in de raadkamer - de griffie drukt een rol af en bezorgt die aan de voorzitter en aan de procureur des Konings. - de onderzoeksgriffier stelt ook de voorzitter van de raadkamer op de hoogte van elk nieuw bevel tot aanhouding en van de datum van de raadkamer - de voorzitter van de raadkamer neemt kennis van het dossier vóór de zitting - de raadkamer doet met gesloten deuren uitspraak over het mondeling verslag van de OR na de vorderingen van het openbaar ministerie en het pleidooi van de verdediging te hebben gehoord - de raadkamer gaat de wettelijkheid en de regelmatigheid van het bevel tot aanhouding na en maakt zo nodig verbeteringen wanneer het mogelijk is - de raadkamer onderzoekt de ernstige aanwijzingen van schuld en de noodzaak om de voorlopige hechtenis te handhaven - de voorzitter neemt zijn beslissing en stelt een motivering op basis van een model op dat bedoeld is om niets te vergeten - de griffier schrijft de beschikking neer - de voorzitter herleest, maakt mogelijke verbeteringen en tekent met de griffier - de griffie stuurt de beschikking naar het openbaar ministerie voor betekening Maandelijkse of driemaandelijkse verschijning: - De griffie houdt een register op datum bij van de dossiers die in de raadkamer voorkomen – het dossier met de stukken wordt ter beschikking van de inverdenkinggestelde en zijn raadsman gehouden gedurende twee werkdagen vóór de verschijning in de raadkamer. De griffier geeft hun kennis ervan per fax of aangetekend schrijven. – de griffie drukt een rol af en bezorgt die aan de voorzitter en aan de procureur des Konings. - de voorzitter van de raadkamer neemt kennis van het dossier vóór de zitting – de raadkamer doet in beginsel met gesloten deuren (behoudens art. 24 WVH) uitspraak over het mondeling verslag van de OR na de vorderingen van het openbaar ministerie en het pleidooi van de verdediging te hebben gehoord - de raadkamer onderzoekt of er ernstige aanwijzingen van schuld blijven en de noodzaak om de voorlopige hechtenis te handhaven - de voorzitter neemt zijn beslissing en stelt een motivering op basis van een model op dat bedoeld is om niets te vergeten - de griffier schrijft de beschikking neer - de voorzitter herleest, maakt mogelijke verbeteringen en tekent met de griffier - de griffie stuurt de beschikking naar het openbaar ministerie. De dag van de zitting worden alle vastgestelde dossiers in de raadkamer aangevoerd. De naamkaartjes worden op de stoelen geplakt. Wanneer alle zaken om 9 uur zijn vastgelegd, doet de griffier de rolafroeping voor dit uur in de grote hal en bij de cellen voor de gedetineerden. Indien sommige gedetineerden afwezig zijn, wordt er contact opgenomen met de gevangenis om te weten wanneer ze ongeveer aankomen. Afhankelijk van de aanwezigheidslijst, de magistraten die in de voornoemde zitting zetelen en de prioriteiten die soms door sommige partijen gevraagd worden, organiseert de griffier de volgorde van de dossiers. Er is geen vastgesteld uur per zaak.
2. Is er een draaiboek (of vademecum, handleiding, geschreven richtlijnen, …) voorhanden voor de procedure in de raadkamer? Zo ja, kan u ons een kopie hiervan overmaken? Raadkamer In de overgrote meerderheid van de rechtbanken is er geen draaiboek voor de procedure in de raadkamer. Wel beschikken verschillende rechtbanken over documentatiemappen, waarin zich bijvoorbeeld informatie van studiedagen, overlegvergaderingen, gekopieerde rechtspraak en rechtsleer bevindt of waarin alle speciale beschikkingen worden bijgehouden. In een geval is die documentatiemap echter niet geactualiseerd, bij gebrek aan tijd en ondersteuning. Daarnaast gebeurt het ook dat informatie ook op een andere wijze wordt doorgegeven, zoals het verspreiden van de relevante rechtspraak van het Hof van Cassatie via de maandelijkse afdelingsvergaderingen.
9
Een paar kleinere rechtbanken vinden een geschreven vademecum onnodig gezien het beperkt aantal personen dat in de procedure voor de raadkamer is betrokken (voorzitter, procureur des Konings, onderzoeksrechter en griffier) of omdat de procedure ter zitting dat niet lijkt te noodzaken. Slechts drie rechtbanken stellen wel over een draaiboek voor de raadkamer te beschikken. Bij een van deze rechtbanken gaat het om een recent geactualiseerd (juni 2012) draaiboek. Gezien dit draaiboek echter naast organisatorische aspecten ook inhoudelijke informatie bevat, is deze uitsluitend bestemd voor de magistraten van de zetel en kan deze onder geen enkel beding ter beschikking worden gesteld van derden, waaronder parket, balie of Hoge Raad. Bij een andere rechtbank is er sprake van een “basis draaiboek” dat ter beschikking is in de raadkamer, maar dat blijkbaar al dateert uit 2005. De voorzitter heeft verder eveneens een documentatiemap ter beschikking waarin o.a. voorbeelden, twistpunten en bijzondere motiveringen worden bijgehouden. Bij de laatste rechtbank is het draaiboek aan een update toe. Griffie In 3 rechtbanken beschikt de griffie over een draaiboek voor de verschillende procedures voor de raadkamer. In een rechtbank bestaan er bondige richtlijnen over de te ondernemen demarches in een aantal specifieke gevallen. In een andere rechtbank hebben de medewerkers van de griffie een handleiding voor de afwerking van de zitting van de raadkamer. In één rechtbank bestaat er een draaiboek voor de griffiers, maar wordt het door geen enkele griffier gebruikt omdat het nog niet door de hiërarchie is goedgekeurd en opgelegd. Dit draaiboek is reeds in mei 2009 opgesteld geweest door twee griffiers van de raadkamer. Iedere griffier heeft hiervan een kopie gekregen en er zijn lessen georganiseerd door deze twee griffiers. De lessen waren niet verplicht maar facultatief. Wegens de aanhoudende talrijke problemen in de samenwerking tussen de griffie van de raadkamer en de kabinetten van de onderzoeksrechters werd in december 2010 een nieuw draaiboek opgesteld door de verantwoordelijke griffier van de griffie van de raadkamer met een prototype van een tabel die moest worden ingevuld bij neerlegging van het dossier, dit om alle misverstanden en fouten te vermijden. Dit draaiboek werd overgemaakt aan de hiërarchie met het oog op goedkeuring door de onderzoeksrechters en de voorzitter van de rechtbank. Tot op heden is hier geen reactie op gekomen en is het draaiboek niet verspreid. Ook het gebruik van de tabel heeft tot op heden geen concrete vorm aangenomen. In de overgrote meerderheid van de rechtbanken is er ook op de griffie geen draaiboek voorhanden voor de procedure in de raadkamer. Wel beschikken verschillende griffies over, al dan niet geïnformatiseerde, documentatie- of modellenmappen.
3. Zo ja, is dit ter beschikking van alle magistraten/griffiers die (ook occasioneel, bv. als vervanger of in de vakantie) in de raadkamer zetelen? In de rechtbanken die beschikken over een draaiboek voor de raadkamer is dit ter beschikking van alle magistraten/griffiers.
10
In de ene rechtbank staat de voorzitter van de raadkamer in voor de actualisering van het draaiboek en deelt deze vóór aanvang van de gerechtelijke vakantieperiode het geactualiseerd draaiboek niet alleen mee aan de vervangende collega’s, maar ook aan alle andere magistraten. In de andere rechtbank is de informatie beschikbaar voor de griffiers. Er wordt ook steeds voor gezorgd dat er een ervaren griffier beschikbaar is wanneer de zitting niet door de vaste voorzitter van de raadkamer kan worden geleid. Waar men niet over een draaiboek beschikt maar wel over een documentatie- of modellenmap wordt over het algemeen geantwoord dat deze informatie aan alle rechters/griffiers wordt doorgegeven of ter inzage ligt Een rechtbank merkt op dat het doorgaans de doorwinterde magistraten zijn die in de raadkamer zetelen en ze kennen de wijze waarop de zittingen worden georganiseerd. Het zijn ervaren griffiers die verantwoordelijk zijn voor deze zitting, wat essentieel is voor het goede verloop.
4. Zijn de magistraten/griffiers die zetelen steeds dezelfde of wisselt de samenstelling? Magistraten De meeste raadkamers worden voorgezeten door één of meerdere, vaste voorzitters, die elk een (aantal) zitting(en) voor hun rekening nemen. In enkele gevallen is het de voorzitter van de rechtbank zelf die raadkamer voorzit. De rechters die er zetelen zijn dus in principe steeds dezelfde, behalve in geval van onverenigbaarheden, ziekte, opleiding of verlof. In geval er vervanging nodig is, zijn er verschillende situaties: -
de vaste magistraten vervangen elkaar onderling en wederzijds. Enkel tijdens het gerechtelijk verlof komen twee andere rechters tussen
-
de voorzitter van de rechtbank fungeert als vaste vervanger bij verhindering van de voorzitter van de raadkamer
-
twee of drie plaatsvervangers zijn aangeduid bij reglement
-
er is een vaste vervanger. Enkel in juli-augustus wordt voor een beperkte periode voorzien in een vervanging door collega's die deze materie gedurende het jaar niet beoefenen.
Slechts één rechtbank zegt dat de samenstelling wisselt. Een rechtbank ten slotte meldt dat het openbaar ministerie al gedurende vele jaren wordt vertegenwoordigd door dezelfde eerste substituut. Griffiers De meeste raadkamers hebben één of meerdere, vaste griffiers, die elk een (aantal) zitting(en) voor hun rekening nemen. De griffiers die er zetelen zijn dus in principe steeds dezelfde, behalve in geval van onverenigbaarheden, ziekte, opleiding of verlof.
11
Uit de antwoorden blijkt dat er verschillende werkwijzen bestaan om in de vervanging te voorzien: -
de vaste griffiers wisselen onderling
-
er zijn vaste vervangers. In twee rechtbank wordt uitdrukkelijk vermeld dat er nog één of twee bijkomende griffiers zijn die kunnen inspringen indien nodig. In een andere rechtbank kan indien nodig de hoofdgriffier en de griffier aan het hoofd van de correctionele dienst eveneens in aanmerking komen om als griffier van de raadkamer te werken bij afwezigheid van de vaste griffier van de raadkamer
-
de vaste griffier van de raadkamer neemt een deel van deze periode voor zijn rekening en er wordt voor het overige gewerkt met min-of-meer vaste vervangers
-
de griffier van de onderzoeksrechter met dienst doet ook de raadkamer tijdens deze periode.
In twee rechtbanken wisselt de samenstelling. In een van deze rechtbanken blijkt dat door het feit dat de dienstregeling van de magistraten wisselt van maand tot maand qua samenstelling, dit als gevolg heeft dat de magistraat niet altijd wordt bijgestaan door dezelfde griffier. Verder laat de specificiteit van de procedure van de raadkamer, inzonderheid wat betreft de regeling van de voorlopige hechtenis (opvolging van termijnen rekening houdende met weekends en feestdagen) niet altijd toe dat er een vast schema kan gerespecteerd worden. Overigens dient er ook rekening gehouden te worden met de taal van de procedure en met de beschikbaarheid van de griffiers, ingevolge verlofaanvragen, vorming, ziekte, enz. De samenstelling wisselt eveneens telkens dat er zich bijkomende zittingen opdringen ingevolge de aflevering van nieuwe aanhoudingsmandaten. In één rechtbank wordt opgemerkt dat de griffiers die bijstand verlenen aan de raadkamer steeds jarenlang dezelfde zijn. Wanneer er zich toch een wissel voordoet krijgen de vervangers een voorbereidingstijd.
5. Indien de samenstelling wisselt gelieve aan te geven hoe dikwijls dit gebeurt. Gezien de samenstelling van de raadkamer in bijna alle rechtbanken in principe steeds dezelfde is, behalve in geval van onverenigbaarheden, ziekte, opleiding of verlof, vervalt deze vraag voor de meeste rechtbanken. Een rechtbank spreekt van een percentage van minder dan 10% van de zittingen dat de samenstelling wisselt. Anderen kunnen er moeilijk een percentage op plakken en spreken van “zelden”, “uitzonderlijk”, “une ou deux fois par an” of “deux fois par mois”. In de twee rechtbanken die aangeven dat de samenstelling wisselt: -
wisselt deze samenstelling week per week. Soms dienen dagdagelijks aanpassingen te gebeuren aan de samenstelling van de zittingen wegens het toevoegen van een zaal (ontdubbeling of zelf opsplitsing in drie zalen) en dit in functie van het aantal nieuwe aanhoudingsmandaten die termijngebonden dienen vastgesteld te worden. Verder is de samenstelling en het aantal zittingen afhankelijk van het bepalen van de zittingsdatum in materie van maandelijkse verschijningen, respecteren van de termijnen ingevolge de neerlegging van verzoekschriften (verzoekschriften in kader van de wet op de vreemdelingen, Europese mandaten, art. 22 bis van de wet op de voorlopige hechtenis, …)
-
gebeurt dit meestal tussen de twee griffiers en de afgevaardigde griffier van het onderzoek.
12
4.1.2 Vorming 6. Hebben de magistraten/griffiers die er zetelen een speciale opleiding genoten? 7. Zo ja, geef aan welke opleiding? Gebeurt deze intern of extern, occasioneel of periodiek? 8. Zo nee, is er nood aan opleiding/vorming? Zo ja, welke precies? Specifieke opleiding magistraten Verschillende voorzitters geven aan dat er geen speciale “opleiding raadkamer” voorhanden is. In meerdere rechtbanken hebben de magistraten blijkbaar ook geen andere, verwante opleidingen gevolgd. Verschillende van die rechtbanken geven wel aan dat de voorzitter vele jaren ervaring heeft in de raadkamer, als voorzitter of als onderzoeksrechter, of in een andere functie (als jeugdrechter). Andere stellen dat er intern zeer veel samenspraak en samenwerking is, alle nieuwe wetgeving en bijzondere problematieken worden besproken binnen de correctionele sectie van de rechtbank. Of dat de magistraten zich op de hoogte houden van de rechtsleer, van de rechtspraak en van alle omzendbrieven van het parket-generaal en meer bepaald die over de voorlopige hechtenis, de procedureregeling, … . Deze omzendbrieven vormen een belangrijke informatiebron en worden per mail naar alle magistraten gestuurd. Daarenboven stelt een rechtbank dat door het regelmatig lezen van juridische tijdschriften waarop de rechtbank is geabonneerd, men zich op de hoogte van de rechtspraak van het Hof van Cassatie kan houden. In een rechtbank werd wel een specifieke, interne opleiding georganiseerd. De vorige voorzitter van de raadkamer gaf ondersteuning en begeleiding aan de nieuwe voorzitter en in een eerste fase zetelden ze beurtelings totdat de nieuwe voorzitter zich zijn nieuwe taak voldoende eigen had gemaakt om alle zittingen over te nemen. Specifieke opleiding griffiers Verschillende hoofdgriffiers geven aan dat er geen speciale “opleiding raadkamer” voorhanden is. Wel worden de griffiers die bijstand verlenen aan de raadkamer in verscheidene rechtbanken intern opgeleid door ervaren griffiers. Ondanks de nood aan opleiding wijst een hoofdgriffier er op dat het niet altijd even evident is om deze, gelet op de werkdruk, intern te organiseren. Een andere hoofdgriffier meldt dat een aantal griffiers die in de loop van 2012 werden aangesteld om te zetelen in de raadkamer niet de volledige interne opleiding hebben kunnen genieten omwille van het plotselinge vertrek van titularissen zittingsgriffiers van de raadkamer. Door gebrek aan personeel zowel griffiemedewerkers als griffiers, kunnen de interne opleidingen van de zittingsgriffier niet altijd worden aangeboden of in adequate omstandigheden verlopen. Er wordt op gewezen dat de leegloop van de rechtbank een gebrek aan en verlies van expertise als gevolg heeft, wat uiteraard de vorming niet ten goede komt (mutatie, ontslag). Een rechtbank geeft een precieze beschrijving van de wijze waarop de interne opleiding wordt georgansiseerd. Zo wordt er een “stagemeester” aangesteld en wordt een planning opgemaakt voor de opleidingsperiode (drie maanden). De planning voorziet minimum twee tot drie zittingen per week, alsook de voorbereiding en het afwerken van de zittingen. Er wordt over gewaakt dat elke kandidaat de gelegenheid krijgt zich te vormen in alle materies waarmee de raadkamer kan gelast worden. De stagemeester maakt een stageverslag op en doet een evaluatie van het verloop van de vorming (op basis van specifieke criteria zoals algemeen beheer van de zitting, kennis van de
13
procedures, kennis van de behandelende materies, voorbereiding van de zitting, opstellen van de zittingsbladen, opstellen van de beschikkingen, afwerking van de zitting, inbrengen van de resultaten van de zitting, kennis van de informatica, kennis van de werking van de griffie, controle van de oproepingen (handtekening), geschiktheid tot communicatie, verwerking van de materie). De kandidaat zittingsgriffier wordt enkel toegelaten om zelfstandig te gaan zetelen wanneer de stage afgesloten wordt met een positief verslag. Het is de hoofdgriffier die deze beslissing neemt, nadat ook het advies wordt gevraagd aan de magistraten voorzitters van de raadkamer die werden bijgestaan door de kandidaat griffier.
Andere opleidingen magistraten die aansluiten bij bevoegdheden raadkamer In andere rechtbanken hebben enkele magistraten die zetelen in de raadkamer wel een of andere opleiding gevolgd die aansluit bij de materies die in de raadkamer worden behandeld. De meest voorkomende is de gespecialiseerde opleiding voor onderzoeksrechter, voorgeschreven door art. 259 sexies §1 1°lid Ger.W. Deze opleiding is eenmalig maar ieder jaar wordt er een opleiding “uitwisseling beroepservaringen onderzoeksrechter” door het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding (IGO) ingericht waarbij in voorkomend geval ook problemen op de raadkamer besproken worden. Daarnaast worden hier en daar nog andere opleidingen vermeld, zoals: -
de post universitaire cyclus Willy Delva 2005-2006 (strafrecht waaronder voorlopige hechtenis)
-
de speciale opleiding voor leden van de kamers van inbeschuldigingstelling en van de parkettengeneraal (maart 2004)
-
een opleiding van de FOD Justitie: Seminarie van 23 en 24 november 2007 in Brussel
-
een “bijzondere opleiding”
-
de speciale in 2002 door de FOD Justitie georganiseerde occasionele opleiding.
Andere opleidingen griffiers die aansluiten bij bevoegdheden raadkamer Extern worden er weinig opleidingen georganiseerd m.b.t. de procedures voor de raadkamer. De griffiers die de raadkamer bijstaan, hebben in enkele rechtbanken wel een of andere opleiding gevolgd die aansluit bij de materies die in de raadkamer worden behandeld, of die van nut kan zijn voor een griffier die de raadkamer bijstaat. Deze opleidingen zijn onder meer: -
de vroegere opleiding, georganiseerd in het kader van het examen griffier/secretaris
-
cursussen “strafrecht in de praktijk”
-
infosessie “Salduz”
-
“strafprocesrecht in de praktijk” (“eerder minimalistisch m.b.t. de raadkamer”).
Nood aan opleiding magistraten Over de nood aan (een specifieke )opleiding/vorming voor de magistraten die in de raadkamer zetelen zijn de meningen verdeeld. Meerdere voorzitters zijn van oordeel dat een (specifieke) opleiding/vorming niet nodig is, bijvoorbeeld omdat de magistraat in kwestie voldoende ervaring heeft of omdat het volstaat zichzelf bij te scholen. Tenzij in geval van belangrijke wetgevende wijziging, dan is dit mogelijk wel nuttig.
14
De voorzitters die wel van oordeel zijn dat een (specifieke) opleiding/vorming nodig of nuttig zou zijn, doen volgende suggesties: -
een opleiding zoals deze voor leden van de kamers van inbeschuldigingstelling en de parkettengeneraal (maart 2004 georganiseerd door FOD Justitie), is zeker nuttig temeer daar in de materie enorm veel beweegt ingevolge nieuwe wetgeving opgedrongen door het EHRM ( bevstiging Antigoonrechtspraak, Salduz,…) en de Belgische wetgeving meermaals achternahinkt en lang niet altijd duidelijk is (vb. in vreemdelingenzaken)
-
een uitwisseling van beroepservaring. (voorstel werd door voorzitter reeds aan het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding gedaan)
-
een opleiding m.b.t. de wet op de voorlopige hechtenis
-
een opleiding zoals georganiseerd door de FOD Justitie, seminarie van 23 en 24 november 2007 in Brussel
-
het ter beschikking stellen van modellen, uitwisselen van beroepservaringen en opleiding naar aanleiding van nieuwe wetgeving
-
een opleiding georganiseerd voor griffiers van de raadkamer/onderzoeksrechters
-
een opleiding die over uitzonderlijke gevallen gaat
-
de opleidingen over de uitwisseling van beroepservaringen. Voor zover mogelijk ze delokaliseren in de belangrijkste arrondissementen
-
een initiële opleiding voor de magistraten die in de raadkamer zitting zullen hebben
-
een meer specifieke opleiding over de opsluiting van vreemdelingen.
Ten slotte signaleren verschillende voorzitters dat bij het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding momenteel een “opleiding raadkamer” in voorbereiding is. Het IGO plant deze opleiding12 in 2013. Een rechtbank meldt dat een voorzitter van de raadkamer van zijn rechtbank deel uitmaakt van de werkgroep die deze opleiding voorbereidt binnen het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding die dit voorbereidt. Nood aan opleiding griffiers Een minderheid is van oordeel dat een (specifieke) opleiding/vorming voor griffiers die bijstand verlenen aan de raadkamer niet nodig is. De overgrote meerderheid van de respondenten (hoofdgriffiers) antwoordt dat er nood is aan (een specifieke ) opleiding/vorming voor de griffiers en doen de volgende suggesties: -
uitwisseling van beroepservaring en good practices
-
een initiële opleiding om de specifiteiten van de raadkamer toe te lichten, zijn termijnen, de ernstige gevolgen bij fouten
-
opleidingen toegespitst op de procedure, met bijzondere aandacht voor de wet op de voorlopige hechtenis
-
voor nieuw in dienst getreden griffiers een cursus strafrecht, strafvordering en specifieke wetgeving, vb. inzake vreemdelingen, Europese bevelen tot aanhouding, enz.
-
gewijzigde wetgeving m.b.t. materies die door de raadkamer behandeld wordt (opm.: wetwijzigingen vlak voor of tijdens vakantieperiodes kunnen veel verwarring stichten)
12
Volgens de laatste informatie zal er een gespecialiseerde opleiding worden georganiseerd voor de onderzoeksgerechten (raadkamer en kamer van inbeschuldingstelling) op 21 en 22 november 2013. Daarnaast wordt voor 2014 een basisopleiding onderzoeksgerechten voorbereid.
15
-
BOM-wetgeving, TAP-wetgeving, vreemdelingenprocedures, Europese aanhoudingsmandaten en uitleveringsprocedures
-
praktijkgerichte opleiding over het informaticaprogramma JIOR
-
het leren werken met wetboeken
-
omgaan met beschikkingen.
Enkelen wijzen ook hier op een “opleiding raadkamer” die in voorbereiding is bij het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding. Een hoofdgriffier wijst er tot slot op dat de raadkamer een heel delicate materie behandelt (geheim van het onderzoek, termijnen respecteren waar bij overschrijding zeer ernstige gevolgen aan verbonden zijn, …). Een soort databank met alle mogelijke info/richtlijnen/voorbeelden van speciale gevallen, m.a.w. een soort draaiboek van alle mogelijkheden, zou handig van pas kunnen komen. Zo kan worden vermeden dat er rondgebeld moet worden naar andere rechtbanken om voorbeelden/raad te krijgen.
4.1.3 Overleg 9. Worden er occasioneel of periodiek vergaderingen belegd met de magistraten/griffiers die zetelen in de raadkamer waarop eventuele problemen of nieuwe wetgeving aan bod komen? Zo ja, beschrijf. Slechts enkele rechtbanken geven aan dat er periodiek vergaderingen worden gehouden met de magistraten/griffiers van de raadkamer: -
tweemaal per jaar belegt de voorzitter van de raadkamer samen met de voorzitter van de rechtbank een vergadering met alle betrokkenen bij de raadkamer en de onderzoekskabinetten: magistraten zetel, griffiers en administratief personeel van de raadkamer. Op die vergaderingen worden alle procedures, nieuwe wetgevingen, knelpunten en organisatorische problemen overlopen
-
trimestrieel en bij wetswijzigingen of nieuwe tendenzen in de rechtspraak
-
eenmaal per jaar hebben de onderzoeksrechters in principe een vergadering met de kamer van inbeschuldigingstelling (KI), al heeft deze in 2011 niet plaatsgevonden. Om het paar jaar heeft de voorzitter van de raadkamer ook een vergadering met de kamer van inbeschuldigingstelling. Er bestaat ook sinds enkele jaren een sectoroverleg afdeling KI, maar dit heeft tot nu toe nog niet plaatsgevonden. Ook is er een blog van de onderzoeksrechters op het internet waarbij bepaalde problemen met elkaar worden besproken via e-mail
-
verticaal overleg op het niveau van het ressort was er in het verleden sporadisch, doch kort geleden werd overeengekomen dit regelmatiger, minstens éénmaal per jaar en volgens de noodwendigheden, te organiseren.
De meeste andere rechtbanken melden dat er geregeld (sommigen spreken zelfs van “dagelijks”) onderling contact en overleg is tussen de betrokkenen (voorzitters raadkamer, griffiers, onderzoeksrechters), maar dan wel op informele wijze. In deze contacten komen eventuele problemen of nieuwe wetgeving eveneens aan bod.
16
Daarnaast wordt door sommige rechtbanken nog op andere manieren overleg gepleegd, bijvoorbeeld: -
vier maal per jaar zijn er afdelingsvergaderingen strafrecht, waaraan zowel zetelende magistraten, onderzoeksrechters, jeugdrechters en de voorzitters van de raadkamers deelnemen. Recente rechtspraak wordt samen met ad hoc problemen besproken. Er is een griffier die voor beide rechters werkt en zo zicht kan houden op de eenvormigheid van de werkprocessen
-
periodiek overleg van de penale sector maar niet specifiek van de raadkamer. Ook niet met de griffiers of de onderzoeksrechters
-
tussen voorzitter en griffiers van de raadkamer, binnen de correctionele sectie en binnen het verticaal overleg met het hof van beroep.
In de meeste andere rechtbanken gebeurt het overleg niet systematisch, maar eerder occasioneel: -
als er echt een verandering komt zal er over gesproken worden met de verschillende actoren. Zo'n situatie heeft zich het laatste jaar niet voorgedaan
-
er is vooral een goede samenwerking tussen de voorzitter van de raadkamer en de verschillende griffiers. Nieuwe wetgeving en documentatie wordt door de voorzitter van de raadkamer aan de griffiers ter beschikking gesteld in kopie. Ook de griffiers onderling wisselen documentatie uit en overleggen zo nodig
-
er is dossiergebonden overleg tussen voorzitter en griffier
-
indien nodig vergaderingen over de dienstregeling, problemen en wetswijzigingen
-
door de de hoofdgriffier en de griffier hoofd van dienst geoorganiseerde vergaderingen met de magistraten van de raadkamer en de voorzitter van de rechtbank over de fixatiepolitiek op de raadkamer (aantal zittingen – aantal zaken vast te stellen per zitting, …)
-
er werden vergaderingen gehouden met de magistraten van de raadkamer, de onderzoeksrechters en de griffiers voor de uitvoering van de « Salduzwetgeving »
-
wanneer er zich een probleem stelt in de raadkamer, spreken we (magistraten-griffiers) er onderling over, in het algemeen op informele wijze. Wanneer een nieuwe wetgeving de raadkamer betreft, houdt de voorzitter de magistraten en griffiers op de hoogte en de mogelijke omzendbrieven worden aan iedereen bezorgd. We hebben regelmatig vergaderingen gehad om de “Salduzproblematiek” aan te halen, maar dat betreft niet rechtstreeks de rechtspleging in de raadkamer
-
de griffiers vergaderen onderling indien er nieuwe of minder gekende procedures moeten worden besproken.
Ten slotte stellen enkele rechtbanken dat er noch periodiek, noch occassioneel wordt vergaderd tussen de betrokkenen.
4.1.4 Werkverdeling magistraat - griffie 10. Welke rol speelt de griffie (zittingsgriffier en/of griffiepersoneel) bij het voorbereiden van de zitting van de raadkamer en bij het opstellen van de beschikking? Belangrijke rol griffie De griffie speelt een belangrijke rol speelt in de procedure voor de raadkamer, zowel wat de voorbereiding van de zitting betreft als het opstellen van de beschikking.
17
De organisatie van de griffie en de bijstand door de griffier verschilt van rechtbank tot rechtbank. In sommige rechtbanken heeft de raadkamer één of meerdere apparte griffiers. In andere rechtbanken fungeren de griffiers van de onderzoeksrechters ook als griffier van de raadkamer voor de zaken met aangehoudenen. In sommige rechtbanken is er een gemengd systeem (vaste griffier en ondersteuning van griffiers(s) onderzoeksrechter(s)). De griffie van de raadkamer wordt in een aantal rechtbanken, naast de zittinggriffiers en de griffiers, ook bemand door één of meerdere administratieve medewerkers (niveau C of D, niet steeds voltijds). In één grote rechtbank is de griffie van de raadkamer opgesplitst in een griffie die de dossiers gedetineerden behandelt en een griffie die de dossiers niet-gedetineerden behandelt. Werking en taken De voorbereidingen en de verwerking van de zitting worden door de griffier van de raadkamer (in voorkomend geval griffier onderzoeksrechter) en de griffiemedewerkers gedaan. De dagelijkse administratieve taken van de griffie van de raadkamer zijn onder meer: -
de beschikkingen van de raadkamer worden in de meeste gevallen door de griffier voorbereid (opstellen van een ontwerp op basis van bestaand model) en afgewerkt (op basis van de beslissing genomen door de magistraat). De motivering van de beslissing gebeurt door de magistraat. Het is meestal de griffier die deze verwerkt in de beschikking
-
nazicht volledigheid dossiers en controle identiteits- en adresgegevens + strafregister
-
het verwerken van de inkomende en uitgaande post
-
het ter beschikking stellen aan advocaten en rechtszoekenden van de dossiers die ter inzage dienen te liggen ter griffie
-
het opstellen van de rol en deze overmaken aan de onderzoeksrechters, parketdiensten en gevangenis
-
dagstellingen en oproepingen (voor handhaving en regeling rechtspleging)
-
het oproepen van de tolken die ter zitting aanwezig dienen te zijn en opmaken kostenstaten
-
het verwerken van de beslissingen van de zitting en deze overmaken aan de onderzoeksrechters en het parket
-
aanpassen computersystemen “JIOR” en “REA/TPI” 13
-
aanvaarden van de diverse verzoekschriften en dossiers en deze inschrijven in de daartoe voorziene registers
-
het nemen van kopies van dossiers en beschikkingen
-
het te woord staan ter griffie of telefonisch van de advocaten en andere rechtszoekenden;
-
klasseren en archiveren
-
opstellen akte hoger beroep en nummeren, inventariseren en kopiename dossier voor hoger beroep
-
kennisgevingen opstellen en versturen voor de dossiers die voor regeling rechtspleging zijn vastgesteld zonder personen die zich in voorlopige hechtenis bevinden.
13
Voor JOIR: zie voetnoot 11. REA/TPI is de basisinformatica-applicatie die wordt gebruikt in alle rechtbank van eerste aanleg.
18
Wat de zitting zelf betreft: -
bijstand aan de voorzitter van de raadkamer
-
noteren alle relevante gegevens op het zittingsblad.
Het opstellen van een ontwerp van beschikking gebeurt in sommige rechtbanken reeds voorafgaand aan de zitting, vaak aan de hand van een model. Dit gebeurt om de wettelijke termijnen te kunnen respecteren. Het ontwerp wordt dan na de zitting, zo nodig, aangepast aan de beslissing van de voorzitter. In andere rechtbanken maakt de zittingsgriffier een ontwerp van beschikking op na de zitting. In enkele rechtbanken, ten slotte, noteert de griffier de beschikking die door de voorzitter van de raadkamer wordt gedicteerd. In andere rechtbanken wordt de motivering van de beslissing door de voorzitter per mail aan de griffier overgezonden. De taken die de griffie vervult voor de raadkamer worden soms door verschillende personen uitgevoerd. Zo zijn er rechtbanken waar alle oproepingen van partijen, ‘aangehouden inverdenkingestelden’ en tolken gebeuren via de griffiers van de respectievelijke onderzoeksrechters (het zijn ook deze griffiers die de oproepingstermijnen bijhouden en toepassen), terwijl alle oproepingen voor de verwijzingen, bvs, enz. gebeuren door de griffiers van de raadkamer. Enkele voorbeelden uit de praktijk De praktijken per rechtbank zijn14: -
-
-
-
-
-
14
Gezien het groot aantal zaken en om de beschikkingen binnen de wettelijke termijn klaar en verwerkt te kunnen krijgen maakt de griffier voorafgaand aan de zitting een voorlopig ontwerp van een beschikking met personalia, betichtingen,… en de vermelding dat het mandaat wordt gehandhaafd om na behandeling van de zaak binnen de kortste keren een aangepaste beschikking te kunnen afleveren conform de beslissing van de voorzitter van de raadkamer door toevoeging van het woord “niet” of de formule voor het toekennen van voorwaarden, de motivering,enz. De beschikking wordt voorbereid, zoals gevorderd door het ppenbaar ministerie. De griffier roept op en bereidt de beschikkingen voor. De griffiers roepen alle partijen op en zorgen ervoor dat alle dossiers tijdig ter inzage liggen, dit alles met ondersteuning van de medewerkers van de griffie. De zittingsgriffiers noteren tijdens de zitting alle relevante gegevens en stellen een ontwerp van beschikking op. de griffier van de onderzoeksrechter is alleen verantwoordelijk voor de oproepingen van de aangehoudenen. Hij zorgt ervoor dat de termijnen gerespecteerd worden en legt eventuele briefwisseliing, besluiten voor aan de voorzitter van de raadkamer en/of de onderzoeksrechter. De griffier maakt ook de beschikkingen en het zittingsblad De griffie staat o.m. in voor alle administratieve taken, het contact met de rechtszoekende, het inzage verlenen van de dossiers, opmaak beroepsakten, … De griffier staat in voor de oproeping van de partijen en bereidt de zitting voor aan de hand van modellen. Het griffiepersoneel stelt de dossiers voor de raadkamer vast wanneer een vordering van het parket is neergelegd. De griffier gaat de adressen, het strafregister, wettelijkheid… van de procedure na. Het is de griffier van de raadkamer die de beschikkingen die door de raadkamer zijn uitgebracht, typt. De griffiers van de onderzoekskabinetten nemen het initiatief tot oproeping voor verschijning, indien nodig in overleg met de onderzoeksrechter en/of de voorzitter van de raadkamer (bv. indien op niet geplande tijdstippen dient te worden gezeteld omwille van inzagetermijnen). De griffiers bereiden tevens de uit te spreken beschikkingen voor. Inzake voorlopige hechtenis worden de rollen van de diverse onderzoekskabinetten aan de voorzitter van de raadkamer overgemaakt vóór 10u daags vóór de zitting van de Raadkamer, waarna om 10u de rol wordt vastgelegd aan de hand van een schema van 10 minuten per dossier. Zaken met tolken worden per onderzoekskabinet als eerste vastgesteld, tenzij andersluidend verzoek. Deze zittingsrol wordt vervolgens overgemaakt aan de politiediensten die voor de overbrenging instaan, aan de gevangenis en aan de parketmagistraat en is tevens op de griffie beschikbaar ten behoeve van de advocaten.
De hieronder vermelde voorbeelden zijn vaak een letterlijke weergave van de ontvangen antwoorden.
19
-
-
-
-
-
De griffiemedewerker maakt de rol, roept de tolken op, maakt de kostenstaten op en leidt de inzage van de dossiers in goede banen. Een of twee dagen voor de zitting wordt de rol en de dossiers overgemaakt aan de voorzitter van de raadkamer ter voorbereiding. Na deze voorbereiding haalt deze medewerker de dossiers terug op. De schriftelijke voorbereiding blijft bij de voorzitter. Oproepen en beschikkingen voorbereiden. a. M.b.t. de verschijningen van gedetineerden in het kader van de wet op de voorlopige hechtenis. Bij de aanhouding vult de griffier in JIOR de datum van aanhouding in, evenals de datum van de zitting voor eerste verschijning. De griffier geeft bij de betekening van het aanhoudingsmandaat, de oproeping voor de eerste verschijning mee aan de begeleidende politiediensten, die deze op hun beurt overhandigen in de gevangenis, waar deze oproeping aan de gedetineerde wordt betekend. De raadsman wordt per faxbericht onmiddellijk na de betekening van het aanhoudingsmandaat in kennis gesteld van deze zitting. De naam van de gedetineerde wordt door de griffier op een lijst der gedetineerden ingevuld op de computer. Een afprint van deze lijst wordt op een vaste plaats bijgehouden. Deze lijst wordt dagelijks geraadpleegd door de griffier. Er wordt één lijst bijgehouden voor de gedetineerden die maandelijks moeten verschijnen en een aparte lijst voor zij die driemaandelijks moeten verschijnen. Ook de agenda van JIOR wordt zeer regelmatig gecontroleerd door de griffier. Wanneer de raadkamer de aanhouding bevestigt bij een eerste verschijning, wordt na de zitting in JIOR onmiddellijk de datum voor een volgende verschijning ingevuld. Ook de lijst van gedetineerden wordt onmiddellijk na de zitting ingevuld en afgeprint. Op dinsdag en vrijdag worden door de griffier de gedetineerden voor maandelijkse verschijning en hun raadslieden per faxpost opgeroepen. Tevens wordt dan ook de lijst voor het neerleggen van de bundels ter griffie van de raadkamer gereed gemaakt. De neerlegging van de bundels ter griffie gebeurt door de griffier. De dag vóór de zitting worden de beschikkingen door de griffier klaar gemaakt volgens vaste modellen. Uiteraard kan de motivering door de voorzitter telkens aangepast worden na behandeling van de zaak. Deze motivering wordt dan door de griffier aangepast in de voorbereide beschikking. b. M.b.t. de regeling rechtspleging na rechtsvordering openbaar ministerie De griffier ontvangt de bundels met de rechtsvordering en neemt kennis van de rechtsvordering, vult deze aan in een boek waarin alle zaken genoteerd staan, vult deze aan in JIOR, plant de regeling der rechtspleging, vult dit aan in een gemeenschappelijk agenda voor de zittingen van de raadkamer en in JIOR. De bundel gaat vervolgens naar de griffie van de raadkamer waar de griffiebeambten de zaken ingeven in het algemene systeem van de rechtbank (“REA/TPI”), de oproepingsbrieven afprinten, deze bij de interne post leggen waar de griffier deze weer ophaalt. De griffier controleert de oproepingen, tekent ze, doet ze in een omslag en op de post. Wanneer oproepingsbrieven terug komen van de post, neemt de griffier er kennis van. Indien een brief terugkomt om reden van ongekend adres, controleert de griffier het adres in het rijksregister, maakt een uitprint van het juiste adres, geeft dit aan het personeelslid van de griffie dat dit adres aanpast in het algemene systeem (“REA/TPI”), een nieuwe oproeping bezorgt aan de griffier, die deze oproeping vervolgens ondertekent en verstuurt. Wanneer de oproepingen verstuurd worden, maakt de griffier eveneens een lijst van neerlegging van de bundels. De griffier bereidt de beschikking voor conform de svordering van het openbaar ministerie. Uiteraard kan deze beschikking nog aangepast worden door de voorzitter tijdens de behandeling van de zaak ter zitting. De griffier legt de bundels neer ter inzage van de partijen ter griffie van de raadkamer. c. M.b.t. de regeling der rechtspleging met gedetineerden. Er wordt gehandeld zoals vermeld onder b, met dien verstande dat eveneens rekening wordt gehouden met de nodige oproepingen in het kader van de voorlopige hechtenis. Het griffiepersoneel en de zittingsgriffier hebben de belangrijkste rol in het voorbereiden van de zittingen van de raadkamer en het opstellen van een beschikking. De magistraat stelt de beschikking op en de griffier typt deze. De griffier bereidt de zitting voor. De griffie stelt de agenda van de zittingen vast, onder algemene supervisie van de voorzitter. De zittingsgriffier bereidt de ontwerpkaders van de beschikkingen voor en voert systematisch een eerste controle van de regelmatigheid van de procedures uit. De griffier van de onderzoeksrechter zorgt voor de tijdige dagvaardingen en voor het verschijnen van de gedetineerde op de zitting. Hij dagvaardt ook de tolken die voor de zitting nodig zijn en zorgt ervoor dat ze vergoed worden. Hij stelt de notulen op. Hij bereidt de beslissingen voor en zorgt voor de betekening van de beslissingen. De griffier roept de partijen op, bereidt de zittingsrol voor, bereidt de beschikking voor. Na de raadkamer legt hij de voorbereiding van de beschikking voor aan de magistraat die de raadkamer voorzit. Deze wijzigt
20
-
-
-
-
-
-
-
en vervolledigt de motivering van de beschikking. De griffier typt vervolgens de wijzigingen die door de magistraat zijn aangebracht en de motivering. Het zijn de onderzoeksgriffiers die in de raadkamer zetelen. Er is een lijst van gedetineerden en een draaiboek. De dossiers worden vastgesteld in functie van dit draaiboek dat de griffiebeamten onder toezicht en controle van de griffiers beheren. De griffie houdt een register op datum bij van de dossiers die in de raadkamer voorkomen. De griffier geeft kennis van de plaats, dag en uur van de verschijning aan de inverdenkinggestelde en aan zijn raadsman gedurende de wettelijke termijn. Op de zitting stelt de griffier de notulen van de zitting op en tekent die met de voorzitter van de raadkamer. Na de zitting neemt de voorzitter van de raadkamer zijn beslissing en bereidt de motivering van de beschikking voor. Hij bezorgt ze aan de griffier die de beschikking neerschrijft op basis van een model dat bedoeld is om niets te vergeten. Nadat de voorzitter de beschikking heeft gelezen en eventueel heeft verbeterd, ondertekenen de griffier en de magistraat de beschikking, waarna de griffie de beschikking aan het openbaar ministerie bezorgt voor betekening. De griffier van de raadkamer beheert vooral de dossiers met de gedetineerden. Hij houdt zich bezig met de oproepingen en de voorbereiding van de dossiers voor de zitting. Hij roept de gedetineerden en hun advocaten 15 dagen voor de maandelijkse of driemaandelijkse verschijning van de gedetineerde op. Hij beheert eveneens de dossiers die afgesloten worden en stelt ze vast door oproepingen voor de procedureregeling te doen. Hij voert in het computersysteem de aanhoudingen en de beslissingen betreffende de verschijningen van de gedetineerden in. Hij beheert ook de vaststelling van de dossiers betreffende vreemdelingen met toepassing van de wet van 15 december 1980. Een personeelslid van de griffie beheert hoofdzakelijk de dossiers “niet-gedetineerden”. Het personeelslid stelt de dossiers vast en roept de betrokken partijen op voor de procedureregeling. Het personeelslid voert de uitgesproken beslissingen in het computerprogramma in. De beambte ontvangt en behandelt ook de verzoekschriften 61 (ter, quater et quinquies) van het Wetboek van Strafvordering. Een personeelslidvan de griffie stelt de dossiers vast (keuze van de datum - voorbereiding en versturen van de door de griffiers getekende oproepingen - voorbereiding en versturen van de zittingsrollen en van de adviezen de politiezone). De griffier tekent de oproepingen, bereidt vóór de zitting de processen-verbaal en de beschikkingen voor, typt de motivering die door de voorzitter van de raadkamer is overhandigd De griffier bereidt ontwerpbeschikkingen voor - woont de zitting bij en stelt de beschikkingen die door de magistraat zijn genomen, op - hij maakt de kopieën en overhandigt aan het parket ter uitvoering De afwerking van de beschikkingen gebeurt pas nadat iedere verdachte op de zitting is gehoord (dwz dat er nooit een ontwerp van beschikking in een dossier zal zitten bij inzage dossier, voorbereidingen worden niet geprint). De voorzitter mailt de motivering door naar de griffier van de raadkamer. De griffier van de raadkamer werkt de beschikking af en controleert of alle gegevens zijn opgenomen in de beschikking. Bij ondertekening van de beschikking wordt alles terug nagekeken. De verdere administratieve afhandeling (overmaken aan de procureur des Konings, verwerking van de gegevens in het computersysteem) wordt door de griffier van de raadkamer (of bij afwezigheid van de griffier door de statutaire medewerker – niveau C) gedaan. De medewerker van de onderzoeksrechter verwerkt de gegevens van de raadkamer in het JIOR-systeem. De griffie gedetineerden stelt vanzelfsprekend alle dossiers gedetineerden vast. Aan de balie worden de verzoekschriften in ontvangst genomen en de dossiers in consultatie gegeven aan advocaten en particulieren. De dienst aanhoudingsmandaten fixeert alle nieuwe aanhoudingsmandaten die afgeleverd worden door de onderzoeksrechters, de dienst maandelijkse bevestigingen fixeert ieder dossier “gedetineerde” maandelijks opnieuw en de dienst procedureregeling gedetineerden stelt de gedetineerden vast voor afsluiting van het dossier. Op deze griffie wordt dagelijks een uurrooster opgesteld met alle zaken die per onderzoeksrechter voorkomen per dag. Iedere onderzoeksrechter heeft zo een specifiek uur van verschijning opdat er niet al te lang zou moeten gewacht worden ter zitting. Dagelijks worden de aangetekende brieven (oproepingen van partijen) door een aparte dienst onder enveloppe gestoken en klaargemaakt om te worden meegegeven aan de diensten van De Post. Op de griffie van de raadkamer wordt door de verantwoordelijke griffier dagelijks statistieken bijgehouden van alle beschikkingen die worden uitgesproken, dit per soort van beslissing (Wet ’80, vijfdaagse verschijning, maandelijkse verschijning, correctionele verwijzing, buiten vervolging stelling, enz…) Het aantal zittingen, uitstellen, beraden, fixaties wordt eveneens bijgehouden onder vorm van statistieken. Verder is er nog een dienst (fotokopie) dewelke de bestellingen van kopies verzorgt die door de partijen worden geplaatst. De planning van de gedetineerden wordt door de zittingsgriffier van de raadkamer bijgehouden, die er een afschrift van aan de griffie en aan de onderzoeksrechters voorlegt. Op basis van deze planning roept de griffie de gedetineerden en hun raadsman op. De griffie houdt zich bezig met de terbeschikkingstelling van
21
-
-
-
-
de dossiers aan de partijen. Wanneer er zich een probleem stelt, doet de griffiebeamte hierover steeds een beroep op de zittingsgriffier. De voorbereiding van de zitting wordt door de griffier gedaan die ook de audiëntiebladen en de beschikkingen volgens de standaardmodellen voorbereidt. Alle zaken, zowel wat betreft de voorlopige hechtenis als de regeling rechtspleging worden in een register ingeschreven door diegene die de oproeping(en) heeft gedaan. Dit register ligt ter griffie. De bundels worden op de griffie per zitting bewaard. De voorzitter van de raadkamer, de onderzoeksrechters, de procureur des Konings, de griffier en de zittingsbode krijgen een week op voorhand het voorlopige zittingsrol per email of op papier. Als er zaken bijkomen wordt een aangepast zittingsrol verspreid. De dag voor de zitting van de raadkamer wordt het definitieve rol doorgestuurd De dag van de zitting worden de dossiers door bodes naar de raadkamer gebracht. Na de zitting worden de dossiers naar de zittingsgriffiers gebracht. De afschriften van de beschikkingen betreffende de aangehoudenen worden per drager naar het parket gebracht. Een afschrift van de beschikking wordt in het desbetreffende dossier gevoegd. De dossiers gaan vervolgens terug naar de onderzoekskabinetten. De oproepingen voor de zitting van de raadkamer gebeuren door de griffiers van de onderzoeksrechters (wat betreft dossiers met aangehoudenen) en door de griffie van de raadkamer (wat betreft de dossiers zonder aangehoudenen). De oproepingen van de aangehoudenen gebeuren gewoonlijk een week vooraf (vb. oproep versturen op dinsdag voor de zitting van dinsdag van de week nadien) De griffie raadkamer volgt wel mee op of de aangehoudenen tijdig worden opgeroepen in die zin dat ze de dag na de gebruikelijke “oproepdag” meestal informeren of er een reden is waarom een bepaalde persoon nog niet werd opgeroepen. De griffiers van de onderzoeksrechters bereiden de beschikkingen van de zitting voor, deze voorbereide beschikkingen blijven bewaard in de computer en worden normaal niet uitgeprint. Bij de voorbereiding van de zitting worden de beschikkingen inzake de voorlopige hechtenis opgemaakt aan de hand van de vorige beslissing Na de zitting worden de nodige aanpassingen aangebracht i.v.m. motivering en/of al dan niet bevestiging van de hechtenis. De andere beschikkingen worden eveneens in de computer voorbereid aan de hand van de vordering van de procureur des Konings. Het griffiepersoneel bereidt de dossiers voor de zitting voor. De griffier bereidt de bevelen tot aanhouding en tot procedureregeling, die hij tevoren aan de magistraat heeft gestuurd, voor. Op de zittingsdag geeft de magistraat hem de aan te brengen wijzigingen. Iedere dag schrijven de medewerkers de dossiers die door de onderzoeksgriffiers zijn doorgegeven in de zittingsrollen in en iedere dag bereiden ze de dossiers voor die aan de zitting worden voorgelegd. De griffier gaat de vordering na, bereidt elke beschikking voor (verplichte vermeldingen - motivering van de dossiers 5 dagen - kostenberekening - opmaak - typen van de motiveringen in de dossiers), roept de verzoekschriften invrijheidstelling “vreemdelingen” - “gedetineerden” op. Taken van de twee griffiers van de raadkamer: Voorbereiding van de zittingen Opstellen van de notulen en beschikkingen die op de zitting zijn uitgebracht - follow-up van de zitting Opstellen van een lijst van de dossiers die in de raadkamer zijn vastgesteld (alle dossiers « gedetineerden » worden vastgesteld en opgeroepen door de griffiers van de onderzoekskabinetten ; evenwicht van de zittingen de beschikkingen van de raadkamer worden door de onderzoeksgriffiers voorbereid) Ontvangst van de verzoekschriften invrijheidstelling inzake vreemdelingen en vaststelling voor de raadkamer Vaststelling van de dossiers « niet-gedetineerden » met het oog op de procedureregeling voor de raadkamer Taken van de onderzoeksgriffier die in de raadkamer zetelt (1/9): Voorbereiding van de zitting Opstellen van de notulen en beschikkingen die op de zitting zijn uitgebracht - follow-up van de zitting Vaststelling van de dossiers « gedetineerden » met het oog op de procedureregeling voor de raadkamer Verdeling van de taken tussen de 8 medewerkers (waaronder 2 halftijds en 1 4/5 ) Twee scannen de dossiers “gedetineerden” Eén stuurt de dossiers naar de verschillende diensten en houdt zich bezig met de diverse brieven van de kabinetten en van de griffie Vier leden van het ondersteunend personeel bij de griffiers van de raadkamer en van de onderzoeksgriffiers verdelen de volgende taken onder elkaar: De lijsten opmaken van de dossiers “gedetineerden” die in de raadkamer zijn voorgelegd (binnen de 5 dagen vanaf het bevel tot aanhouding) De oproepingen van de dossiers “niet-gedetineerden” uitvoeren (registratie, afdrukken van de oproepingen, versturen per post of fax, versturen van bevel inzake uithaling Inschrijven in de registers van de akten van de rechter Ontvangst en inschrijving van de zogenaamde verzoekschriften “Franchimont” in de registers Uitvoering van de zogenaamde beschikkingen Franchimont Uitvoering van de raadkamer (computerinvoer van de resultaten van de verschillende raadkamers enz… ) Opstellen van de akten van hoger beroep (gevangenis, advocaat, openbaar ministerie, burgerlijke partij, verdachte) Inschrijving van de akten van hoger beroep in de verschillende registers Inschrijving in een register van klachtendossiers met burgerlijke partijstelling Ontvangst advocaten, rechtzoekende.
22
11. Welke rol speelt de magistraat bij het voorbereiden van de zitting van de raadkamer en bij het opstellen van de beschikking? De antwoorden van de voorzitters zijn soms zeer beperkt, in de stijl van “de voorzitter bereidt de zitting voor en stelt de beschikking op”, soms meer uitgebreid. Maar vaak zien we dat de magistraat op de meeste plaatsen eenzelfde rol speelt. Die rol bestaat bij het voorbereiden van de zitting voornamelijk uit het kennis nemen en voorafgaand inkijken van de dossiers. Daarna voert de magistraat bepaalde controles uit en neemt een beslissing. Die beslissing (samen met de motivering) wordt – op instructie van de magistraat - door de griffier omgezet in een ontwerp van beschikking, meestal volgens een bepaald model, waarna de magistraat het ontwerp van beschikking controleert en goedkeurt door het te ondertekenen. Samengevat kan worden gesteld dat de magistraat bij de voorbereiding van de zitting een eerder beperkte rol speelt. Zijn taak bestaat er vooral uit tijdens of na de zitting een beslissing te nemen, zijn beslissing te motiveren en het ontwerp van beschikking van de griffie te controleren. Enkele voorbeelden uit de praktijk De praktijken per rechtbank zijn15: -
-
-
-
-
-
15
De voorzitter van de raadkamer neemt voorafgaand aan de zitting de dossiers door, beslist en ondertekent na lezing de beschikking zoals deze door de griffier- na aanpassing van het door hem opgestelde ontwerp aan de beslissing van de voorzitter- opgesteld wordt. Wat de tweede raadkamer betreft, worden de zaken waarin gepleit wordt door de voorzitter van de raadkamer in beraad genomen voor uitspraak op meestal 14 dagen om te antwoorden op de opgeworpen argumentatie al dan niet bij besluiten. De magistraat bestudeert voor de zitting alle dossiers en maakt de uitgebreid te motiveren beschikkingen. Hij motiveert en antwoordt op de besluiten.Daags voor de zitting of desgevallend vroeger komen de zittingsmagistraten de vastgestelde dossiers inkijken. De magistraten houden zich niet bezig met de voorbereiding van de beschikkingen voorafgaand aan de zitting. De rol van de magistraat is essentieel. Bij de voorbereiding van de zitting controleert hij nogmaals of alle partijen rechtsgeldig werden opgeroepen. Hij kijkt de termijnen na en of het bevel en de handhaving tijdig en regelmatig zijn afgeleverd. Het door de griffier voorbereide ontwerp van beschikking wordt door de magistraat grondig nagekeken en desgevallend verbeterd en steeds ook aangevuld (motivering van de beschikking); uiteraard wordt na de zitting regelmatig ook een andere beschikking opgesteld, afwijkend van het vooraf voorbereide ontwerp. De voorzitter neemt kennis van de dossiers. Beschikkingen worden gewoonlijk in de loop van de zitting of onmiddellijk na de zitting gemaakt. Zeker in zaken van voorlopige hechtenis. Bij betwistingen/conclusies worden de zaken ‘regeling rechtspleging’ in beraad genomen en voor een (gemotiveerde) uitspraak gesteld op een latere zitting. De werkwijze verschilt per voorzitter. Bij de redactie van de beschikking wordt uitgegaan van de voorgaande beschikking, die waar nodig wordt geactualiseerd. Indien de beschikking andersluidend is wordt de inhoud ervan door de voorzitter van de raadkamer mondeling aan de griffier meegedeeld, die ze aan de hand van de beschikbare modellen uitwerkt, waar nodig ook aan de hand van geschreven notities van de voorzitter. Voorbereiden dossiers en redigeren beschikkingen. De dossiers worden allen voorbereid en opgevolgd. De beschikkingen worden wat betreft de motivering uitsluitend door de voorzitter opgemaakt en aan de griffier gegeven. Wat de samenstelling van de rol betreft handelt de griffier zeer onafhankelijk. Enkel wanneer er complexe zaken op rol moeten gebracht worden zal de onderzoeksrechter of de voorzitter van de raadkamer bepalen hoeveel zaken er op rol komen. Bij het opstellen van de beschikking motiveert de voorzitter de zaken. De redactie is uitsluitend in handen van de griffier die toezicht houdt op de wettelijkheid van de zaken (verjaring, artikels strafwet, richting overtuigingsstukken, kosten..) De hieronder vermelde voorbeelden zijn vaak een letterlijke weergave van de ontvangen antwoorden.
23
-
-
-
-
-
-
-
-
-
De voorbereiding van de zitting en van de beschikkingen gebeurt grotendeels door de griffier. De griffier bereidt de beschikkingen redactioneel voor. De onderzoeksrechter brengt verslag uit, het openbaar ministerie vordert en de voorzitter van de raadkamer neemt kennis van de zaak ter zitting van de raadkamer en vult de redactioneel voorbereide beschikkingen met zijn motivering aan en/of neemt zijn beslissing al dan niet conform de vordering van het openbaar ministerie. Het ontwerp van beschikking wordt naargelang het oordeel van de voorzitter aangepast door de griffier die deze nadien nog eens nakijkt alvorens te laten ondertekenen door de voorzitter van de raadkamer. De magistraat deelt zijn beslissing meestal mee onmiddellijk na de zitting door de griffier mondeling op de hoogte te brengen van de nodige aanpassingen inzake motivatie en van zijn beslissing. De griffier neemt hiervan notities aan de hand waarvan de beschikkingen worden vervolledigd. In meer complexe zaken en inzake beschikking inzake verzoekschriften vreemdeling wordt er door de magistraat een geschreven project bezorgd aan de griffier. De voorzitter van de raadkamer heeft een controlerende rol. De magistraat stelt de beschikking op en de griffier typt ze. De magistraat neemt kennis van de dossiers, bereidt de motiveringen van de problemen die door de verdediging zijn opgeworpen voor. De raadkamer wordt sinds meer dan 20 jaar voorgezeten door de voorzitter van het rechtscollege, die ook onderzoeksrechter is. Door zijn ervaring hoeft hij de zitting niet voor te bereiden. De zitting is daarentegen grondig voorbereid door de onderzoeksrechters die zeer volledige verslagen maken, en door de zittingsgriffier. De beschikkingen worden op basis van een voorbereid kader aan de griffier gedicteerd en opnieuw door de voorzitter nagekeken. De voorzitter neemt dus geen deel aan de voorbereiding van de zitting. Zijn rol beperkt zich in het nakijken van de beschikking in de raadkamer en hij brengt er eventueel verbeteringen of toevoegingen aan. De voorzitter van de raadkamer heeft veel vertrouwen in zijn griffiers en zijn onderzoeksrechters. De voorzitter van de raadkamer kijkt de akten vóór de zitting in. Hij stelt de beslissingen op basis van een door de griffier opgemaakt model op. Dit model omvat de identiteit van de partijen, van de advocaten en zo nodig van de tolken, de beschuldigingen en andere aan het einde van de zitting vereiste informatie. De motivering en beslissing worden door de voorzitter geformuleerd. De magistraat motiveert zijn beschikking in functie van de specificiteiten van het dossier maar er bestaan inderdaad modellen. Het stramien van de beschikking wordt aan de magistraat per mail voorgelegd. De magistraat bekijkt het en na zijn beschikking in functie van de specifiteiten van het dossier te hebben gemotiveerd, stuurt hij de beschikking terug naar de griffier die ze naleest en afdrukt. Op die manier wordt de beschikking tweemaal gelezen en dus tweemal gecontroleerd. De magistraat regelt de bijgewerkte beschikkingen en brengt er zijn wijzigingen op aan, die tijdens de zitting kunnen veranderen. De griffier past dan de beschikkingen in functie van de wijzigingen aan. De magistraat neemt kennis van de inhoud van het rechtsplegingsdossier (vordering van het parket, inhoud van het onderzoeksdossier en antecedenten van de verdachten). Hij zetelt in de zitting. Hij neemt zijn beslissing na het verslag van de onderzoeksrechter, de vordering van het parket en de pleidooien van de burgerlijke partijen en van de verdachten te hebben gehoord. Hij stelt de overwegingen op waarop hij zijn beslissing ten aanzien van de wet over de voorlopige hechtenis baseert. De voorzitter van de raadkamer neemt kennis van de rol van de raadkamer die is voorbereid door de griffier en bekijkt de dossiers vóór de zitting. De voorzitter informeert de griffie - over de magistraten die de zittingen zullen voorzitten, over de periodes waarin er geen zitting is, over de mogelijke veranderingen van zetel (met opstelling van de beschikking van aanwijzing van de magistraat die door de griffier is voorbereid). De voorzitter van de raadkamer stelt een motivering op basis van een model dat bedoeld is om niets te vergeten, op en de griffier maakt de beschikking op. Het gaat dus om een formeel model om elke vergetelheid te vermijden, maar dat niet over de motivering gaat, die dossier per dossier is opgesteld. De voorzitter herleest, maakt mogelijke verbeteringen en tekent. De magistraat speelt geen enkele rol in de voorbereiding van de zitting van de raadkamer. De opstelling van de beschikkingen wordt voorbereid door de griffier, in opdracht van de magistraat en onder zijn toezicht, dit op basis van modellen. Bij neerlegging van conclusies, van mondelinge betwistingen of van ieder ander probleem, stelt de voorzitter een ontwerp van beschikking op. De beschikkingsmodellen werden door de voorzitter van de kamer en door zijn voorgangers opgesteld. De magistraat neemt kennis van het dossier - woont de zitting bij en motiveert zijn beschikking en geeft ze door aan de griffier om ze te typen. De magistraten raadplegen de dossiers bij de griffie. Ze nemen hun beslissingen aan het einde van de zitting voor de gedetineerden en vaak over een week voor de niet-gedetineerden wanneer er conclusies zijn
24
neergelegd. De motiveringen van de beschikkingen voor de gedetineerden worden meestal aan de griffier gedicteerd aan het einde van de zitting. Soms wordt de motivering met de hand geschreven en schrijft de griffier deze opnieuw over.
12. Wordt er gewerkt met sjablonen/modellen van de beschikkingen? De meeste rechtbanken werken wel degelijk met sjablonen/modellen van beschikkingen. Slechts in één rechtbank zegt men niet te werken met sjablonen/modellen van beschikkingen. In een andere rechtbank gebeurt dit niet volgens de voorzitter van de rechtbank, terwijl de griffier van diezelfde rechtbank zegt dat er wel degelijk wordt gewerkt met sjablonen/modellen van beschikkingen.
4.1.5 Controle, kwaliteitsbewaking, risico’s, oorzaken procedurefouten 13. Is er een controlesysteem om de wettigheid van beschikkingen na te gaan? Zo ja, beschrijf. Bijna alle rechtbanken stellen dat er een controle van de beslissingen bestaat. Deze controle bestaat hoofdzakelijk uit het nalezen van de beschikkingen (of reeds van de ontwerpen van beschikkingen, al tijdens de zitting) door de magistraat en de griffier voorafgaand aan de ondertekening van de beschikking. Daarnaast kan het gebruikmaken van modellen van beschikkingen, die de proef van degelijkheid/deugdelijkheid hebben doorstaan en zo nodig worden aangepast ingeval van opmerkingen vanwege de KI of nieuwe wetgeving, ook worden gezien als een soort van (preventieve) controle.16 Er wordt ook gewezen op de externe controles die bestaan: -
controle door het openbaar ministerie. De uitspraken van de raadkamer gebeuren in aanwezigheid van het openbaar ministerie en alle beschikkingen worden steeds overgemaakt aan het openbaar ministerie, dat zo nodig hoger beroep kan instellen tegen de beschikking
-
controle door de onderzoeksrechter. Na betekening in de gevangenis, keren de beschikkingen terug naar het kabinet van de onderzoeksrechter.
Enkele rechtbanken zien overigens geen andere controles buiten de wettelijke middelen en procedures: debat ter zitting, hoger beroep door verdachte en/of procureur des Konings, kamer van inbeschuldigingstelling, Hof van Cassatie. Een rechtbank wijst op het belang van de samenwerking tussen de voorzitter en de griffier en de ervaring van beiden. Ook wordt aangehaald dat er vertrouwen moet zijn in de nauwgezetheid van het werk van de griffier voor wat betreft de spelling van namen, de overname van betichtingen, enz.
16
Een rechtbank deelt mee dat twee jaar geleden het initiatief werd genomen om de verouderde modellen te herwerken (duidelijke en eenvoudige structuur, leesbaar en correct taalgebruik). Daartoe werd contact genomen met andere arrondissementen om modellen van hen te krijgen. Er kwam weinig respons. Een groot deel van de modellen werden herwerkt maar niet alle. Bovendien zouden ze nog moeten/kunnen verbeterd worden. Tijdsgebrek en gebrek aan ondersteuning hebben dat tot nog toe niet mogelijk gemaakt.
25
Een rechtbank ziet de controles heel concreet volgens dit schema: -
binnen de 24 uur: 1. de griffier van de raadkamer; 2. de voorzitter van de raadkamer; 3. (de onderzoeksrechter en) de parketmagistraat aanwezig bij de uitspraak in de raadkamer; 4. de parketmagistraat die instaat voor tenuitvoerlegging van de beschikkingen van de raadkamer
-
na de 24 uur: 5. de griffier van het onderzoekskabinet en de onderzoeksrechter die visum verleent na ontvangst van de betekende beschikking.
Slechts twee rechtbanken geven aan dat ze niet over een controlesysteem beschikken om de wettigheid van beschikkingen na te gaan.
14. Hoe gebeurt de opvolging van de termijnen, de kwaliteitsbewaking en de risicobeheersing? De opvolging van de termijnen voor verschijningen in het kader van de voorlopige hechtenis gebeurt in de meeste rechtbanken door de griffiers van de onderzoeksrechters en/of de raadkamer, onder supervisie van de voorzitter van de raadkamer. Een aantal rechtbanken zet concreet uiteen hoe dit gebeurt: -
per onderzoekskabinet wordt een lijst bijgehouden. Met vragen kunnen de griffiers terecht bij de onderzoeksrechters en de voorzitter van de raadkamer. In elk onderzoekskabinet is steeds een papieren versie van deze lijst voorhanden (om altijd consulteerbaar te zijn, ook in geval van stroompanne of computerproblemen). Deze lijsten worden minutieus bijgehouden en dagelijks nagekeken
-
de griffier van elk onderzoekskabinet houdt een bord bij waarop elke aangehoudene van dat kabinet met een fiche wordt weergegeven, gerangschikt per zittingsdatum. Dit bord wordt geactualiseerd in functie van de binnenkomende informatie (van o.a. kamer van inbeschuldigingstelling en/of Hof van Cassatie), meestal of minstens zeer vaak in overleg met de onderzoeksrechter. De fiche van een aangehoudene voor een niet-correctionaliseerbaar feit heeft thans eenvormig op elk kabinet een rode kleur, in tegenstelling tot de overige fiches. Voor dergelijke aangehoudene wordt de niet-correctionaliseerbare tenlastelegging in de handhavingsbeslissing visueel geaccentueerd middels een lijnkader
-
de griffiers van de onderzoeksrechters/raadkamer houden de kalender van de oproepingen nauwkeurig bij, in JIOR en via handgeschreven lijsten. Het parket doet dit niet
-
via het JIOR systeem en via het fichesysteem gebeurt het opvolgen van de termijnen voor de handhaving van de hechtenis: er is een dubbele controle
-
draaiboek wordt door de onderzoeksgriffier bijgewerkt. Nagezien door de magistraten (onderzoeksrechter en/of voorzitter van de raadkamer) bij twijfel
-
de griffie heeft, via de onderzoeksrechter, een lijst gemaakt met een de dossiernummers, de namen van de gedetineerden, de datum van het aanhoudingsbevel, de datum van de eerste verschijning, de datum van de maandelijkse of driemaandelijkse verschijningen en een rubriek met de verwijzing naar de arresten van de kamer van inbeschuldigingstelling en van de gevangenis waar de gedetineerde opgesloten is. Op deze lijst vermeldt de griffier ook of er al dan niet een vordering is, of er eventueel een tolk nodig is, en of het parket of de gedetineerde in hoger beroep gaan. Het informaticasysteem dat de griffie ter beschikking heeft kan slechts worden gebruikt voor het versturen van oproepingen naar alle partijen.
26
Over kwaliteitsbewaking wordt minder informatie verstrekt. Volgens enkele rechtbanken gebeurt dit door: -
het hanteren van modellen van beschikkingen
-
een dubbele controle door griffier en rechter tijdens en na de zitting. Soms ook door het betrokken onderzoekskabinet. Ten slotte nogmaals door het parket
-
de griffiers
-
de voorzitter van de raadkamer
-
het werken met ervaren magistraten en griffiers
-
de voorzitter van de rechtbank en het openbaar ministerie
-
behalve door de interne controle die door de voorzitter van de raadkamer wordt uitgevoerd voordat elke beschikking wordt getekend, wordt er een controle uitgevoerd door de KI wanneer de dossiers hiervoor komen.
De risicobeheersing, ten slotte, gebeurt in enkele rechtbanken als volgt: -
de onderzoekskabinetten (rechter en griffier) staan in voor de risicobeheersing
-
de risicobeheersing en het risicomanagement gebeurt in overleg tussen de onderzoeksrechter en de procureur des Konings, en eventueel met medewerking van de bevoegde politiedienst
-
wat de risicobeheersing betreft bestaat er geen dubbele controle. Hier moet worden gewezen op de rol van de griffies van de gevangenis die problemen en zelfs disfuncties kunnen veroorzaken.17
15. Welke risico’s zijn er verbonden aan de procedure voor de raadkamer in het kader van het toezicht op de voorlopige hechtenis? Volgens de meeste voorzitters schuilt het grootste risico in de procedure voor de raadkamer in het niet respecteren van de termijnen, bijvoorbeeld voor de oproeping van de aangehoudene. Deze termijnen zijn zeer strikt, vaak ook zeer kort en de wet verbindt zware gevolgen aan het niet respecteren ervan, zoals de in vrijheidstelling van de aangehoudene, terwijl er geen mogelijkheid is om hiertegen hoger beroep aan te tekenen .18 Daarnaast zien de voorzitters nog andere risico’s: -
fouten in het bevel tot aanhouding en fouten in de beschikkingen (bv. verkeerde datum, geen handtekening, ...) en de buitensporige gevolgen van zo’n vormfouten
-
de toegangsregels tot het dossier
17
Zo heeft de gevangenis X een keer de fax die bedoeld was om de griffie van een hoger beroep tegen een beschikking van de raadkamer op de hoogte te brengen, niet aan de onderzoeksgriffie bezorgd. De griffie van gevangenis X heeft daarenboven deze kennisgeving aangetekend verzonden maar aan het parket in de plaats van aan de onderzoeksgriffie. Een vervroegde invrijheidstelling werd nipt vermeden omdat het parket uit eigen beweging de kennisgeving meteen aan de onderzoeksgriffie heeft bezorgd. Deze disfunctie was des te jammer omdat het over een assisendossier ging. 18 Er wordt door een voorzitter op gewezen dat de oproepingen worden verstuurd per fax en dat het niet is uitgesloten dat er iets mis gaat wegens mogelijke technische problemen bij de ontvanger. Een andere voorzitter waarschuwt dat indien enkel het JIOR systeem zou gehanteerd worden de mogelijkheid bestaat dat de oproeping voor een verdere handhaving te laat wordt opgemaakt indien er problemen met het informatica-systeem zouden zijn. Nog een andere voorzitter wijst erop dat na een arrest van het Hof van Cassatie over een tegen een arrest van de Kamer van Inbeschuldigingstelling ingesteld hoger beroep, er zeer zorgvuldig te werk moet worden gegaan wat de termijn betreft waarin uitspraak moet worden gedaan over de voorlopige hechtenis.
27
-
het niet tijdig overmaken van een bundel, op verzoek van de griffier, door de procureur des Konings of het hof van beroep, om deze neer te leggen ter griffie ter inzage van de partijen
-
de commotie in de pers en de publieke verontwaardiging wanneer er iets fout loopt, waarbij geen rekening wordt gehouden met de eigenheid en de principes van de wet voorlopige hechtenis
-
het niet verschijnen van een tolk om de gedetineerde bij te staan, wanneer de gedetineerde en zijn raadsman werden opgeroepen en ook verschijnen
-
de klassieke risico's ingevolge gebrekkige wetgeving
-
algemeen gesproken nemen de risico’s toe naarmate de procedurevoorschriften complexer worden. Door het steeds toenemend aantal vormvoorschriften nemen ook hier dus de risico’s toe, zoals bijvoorbeeld de weigering/ resp. het onvermogen van de gevangenisautoriteiten om gedetineerden binnen de wettelijk voorgeschreven termijn inzage in de dossiers te geven
-
de controle van de geldigheid van het bevel tot aanhouding
-
de motivering
-
dezelfde magistraten en dezelfde griffiers op de zetel van de raadkamer hebben
-
een gebrek aan communicatie tussen de onderzoekskabinetten en de raadkamer bij de invrijheidstelling van de gedetineerde, bij verandering van raadsman, bij verandering van gevangenis, bij het niet-meedelen van een arrest van de kamer van inbeschuldigingstelling.
Slechts enkele rechtbanken zijn van oordeel dat er weinig of geen risico’s verbonden zijn aan de procedure voor de raadkamer. De reden hiervoor, volgens een van deze rechtbanken, is het toezicht dat wordt uitgeoefend door de griffiers, de voorzitter van de raadkamer, de respectieve onderzoeksrechters en het parket.
16. Welke factoren werken eventuele vergissingen of procedurefouten in de hand? De meeste factoren die volgens de rechtbanken vergissingen of procedurefouten in de hand werken, kunnen grosso modo worden ingedeeld in drie categoriën: De wetgeving/procedure zelf. De wet van 20 juli 1990 op de voorlopige hechtenis is onsamenhangend, bevat onduidelijke en onlogische ‘sui generis’-procedures en voorziet nauwelijks eenvormige termijnen. Ze bevat veel te veel valkuilen en onduidelijkheden. Een voorbeeld: voor bepaalde zaken is de termijn voor handhaving van de hechtenis op drie maanden gebracht, met tussentijdse mogelijkheid om het dossier op te vragen, in te zien, alsnog een verzoekschrift neer te leggen… Is een algemene regel van maandelijkse verschijning (met mogelijkheid om weg te blijven wanneer men niets te zeggen heeft) niet duidelijker en zelfs tijd-, kosten- en werkbesparend? Ook omdat het volgens een voorzitter uiteindelijk niet over zoveel dossiers gaat. Een ander voorbeeld is de verschijning voor de raadkamer na cassatie.19 Daarenboven zijn er veelvuldig en soms onduidelijke wijzigingen aan de wet op de voorlopige hechtenis die vergissingen of procedurefouten in de hand werken20. De combinatie van werkdruk en tijdsdruk waaronder moet worden gepresteerd. De werkdruk is vaak hoog en de beslissingstermijnen zijn vaak kort, omdat de beschikkingen in het algemeen op de dag zelf moeten worden uitgebracht terwijl de voorzitter van de raadkamer en/of de onderzoeksrechter 19
Er is een oproeptermijn voor de raadkamer van vijftien dagen na een voorziening in cassatie, daar waar er een oproeptermijn voor de raadkamer van een maand is na uitspraak van de kamer van inbeschuldigingstelling. 20 Zie 5.2.4 – controle wettigheid
28
andere beroepsverplichtingen kunnen hebben op dezelfde dag (andere zitting, vergadering, nieuwe inleiding tot het onderzoek, …) Dit geldt ook voor de griffier. Dat het ambt van griffier van de zitting van de raadkamer in de meeste kleinere rechtbanken door de griffiers van de onderzoekskabinetten wordt waargenomen, heeft het grote voordeel dat de griffier meer voeling heeft met de zaken die behandeld worden op de raadkamer, maar impliceert ook dat de griffier een groot pakket van verschillende taken heeft, waarbij verschillende actoren (de onderzoeksrechter, de politiediensten, de parketmagistraten, het personeel van de griffie, de voorzitter van de raadkamer) volledig op de griffiers van de kabinetten rekenen. De griffier van de onderzoeksrechter en raadkamer moet dan ook zeer goed kunnen anticiperen, flexibel en stressbestendig zijn. Uiteraard kan dit in drukke periodes, bijvoorbeeld na een nachtelijke afstapping en de hieruit volgende vorderingen en werkzaamheden, tot gevolg hebben dat de zitting van de raadkamer al eens minder vlot verloopt. De personeelssituatie op de griffie. Verschillende rechtbank klagen over een personeelstekort, door ziektes, openstaande plaatsen, te zware belasting, enz, waardoor er te weinig, te onervaren en te weinig geschoold personeel is. Een rechtbank klaagt over de voortdurende wisseling van medewerkers en vooral de griffier van de raadkamer. Enkele rechtbanken stellen dat het probleem van onervarenheid zich bij hen ook stelt op het niveau van de magistraten. Er wordt op gewezen dat de procedure inzake voorlopige hechtenis een zaak blijft van mensen, die fouten kunnen maken. Fouten leiden echter bij goede wetgeving niet, zoals bij de wet voorlopige hechtenis, tot de gevolgen zoals die door de publieke opinie als onaanvaardbaar worden aangevoeld.21 Daarnaast worden door bepaalde rechtbanken nog andere factoren aangehaald die eventuele vergissingen of procedurefouten in de hand kunnen werken, zoals: -
vervangingen: wanneer andere griffiers - omwille van de noodwendigheden van de dienst, ziekte of verlof in hoofde van de vaste griffiers - dienen in te vallen, is het risico op vergissingen en fouten uiteraard groter. De vakantie is ook een gevaarlijke periode doordat er minder kabinetten van onderzoek “bemand” zijn en deze overbelast zijn
-
de archaïsche manier van het bijhouden van de termijnen (met pen en papier op afzonderlijke lijsten) en het gebrek aan moderne informaticaprogramma's, die toelaten de termijnen op een gemakkelijke manier op te volgen
-
het gebrek aan communicatie
-
de veelvuldige conclusies van de advocaten vanaf de eerste zittingen
-
de afwezigheid van algemeen gebruikte modellen
-
omvangrijke dossiers en de combinatie met zware zittingen met veel aangehoudenen en regelingen rechtsplegingen.
21
Een voorzitter geeft volgend voorbeeld : Is het goede Justitie dat inzake voorlopige hechtenis een procureur des konings zich de macht en/of bevoegdheid kan toe-eigenen om, buiten enige wettelijk voorziene tegensprekelijke procedure, een duidelijke beslissing van de raadkamer, die noch door de verdachte, noch door de procureur des Konings werd bestreden, ongedaan te maken? Het doctrinair argument dat de duur van de voorlopige hechtenis niet bepaald wordt door de raadkamer maar door de wet moet klaarblijkelijk leiden tot het resultaat dat zelfs een duidelijke, maar juridisch onjuiste, beslissing van de raadkamer (of van de KI) door de procureur des Konings ongedaan kan worden gemaakt buiten elke wettelijke procedure om en zelfs zonder aanwending van enig rechtsmiddel. In een dergelijke wettelijke context heeft het bvb. geen zin om in de handhavingbeschikking te bepalen voor hoelang de handhaving geldt, hetgeen juist leidt tot beslissingen die alleszins voor de verdachte onduidelijk zijn en nog meer voor zij die voor de uitvoering ervan moeten instaan... (Hasselt)
29
17. Welke maatregelen neemt de rechtbank om eventuele vergissingen of procedurefouten tot een minimum te beperken? Om vergissingen of procedurefouten tot een minimum te beperken nemen de meeste rechtbanken een aantal maatregelen. Vooreerst vinden verschillende rechtbanken het een goed idee om in de procedure voor de raadkamer zoveel mogelijk te werken met dezelfde, ervaren mensen (voorzitter raadkamer, onderzoeksrechter, griffiers en griffiemedewerkers), ook bij vervangingen. Door de continuïteit in de samenstelling van de raadkamer, de onderzoekskabinetten en de griffie van de raadkamer wordt een goed geolied team gevormd dat ervaren en gemotiveerd is en kennis van zaken heeft. Een rechtbank zegt dat dit gerechtelijk jaar een extra griffier intern wordt opgeleid tot griffier op de onderzoekskabinetten/raadkamer, om de tijdelijke afwezigheid en/of het vertrek van een van de griffiers te kunnen opvangen. Verder wordt ook gewezen op het belang van een grondige controle, nazicht van de oproepingen en (het ontwerp van) de beschikking, zowel door de magistraat als door de griffier. Andere voorbeelden van maatregelen zijn: -
een hoge mate van responsabilisering van de griffiers van de onderzoekskabinetten. Het is voor iedereen duidelijk dat slechts één persoon de termijnen in acht moet nemen, de vaste griffier van de onderzoeksrechter titularis van het dossier
-
het gebruiken van degelijke modellen van beschikking en vaste werkwijzen
-
de aangehoudenen een zitting vroeger oproepen dan de uiterste datum van verschijning om het risico te beperken dat een aangehoudene niet of niet tijdig wordt opgeroepen. Dit is ook één van de redenen waarom de griffiers een zittingsdatum vóór de uiterste zittingsdatum voorzien bij de planning, zodat men in dat geval nog binnen de termijn is
-
overleg, opvolging en ter beschikking stellen van documentatie
-
over voldoende onderzoeksrechters en griffiers beschikken en voor een opleiding zorgen - voor de meest ervarene - van de griffiers van de onderzoeksrechters die ertoe kunnen worden gebracht om te zetelen in de raadkamer in de veronderstelling dat de vaste griffier(s) ziek zou(den) zijn
-
de dienstregeling van de magistraten maandelijks organiseren afhankelijk van alle beroepsverplichtingen van de magistraten: soms is het beter zich te laten vervangen dan overhaast te willen werken. Iedere speler (magistraat, griffier) waakt over de goede interne communicatie van alle informatie (wetgevende, jurisprudentiële, organisationele, …) met betrekking tot de werking van de raadkamer
-
een grondige (dossier)kennis en voorbereiding
-
waakzaam blijven
-
uiterst zorgvuldig werken.
Enkele rechtbanken zeggen geen speciale maatregelen te nemen, omdat de lopende processen voldoen en het personeel dat met de opdrachten belast is, duurzaam is, of omdat de onderzoekskabinetten erover waken de vergissingen maximaal te beperken.
30
Een rechtbank geeft een voorbeeld van hoe een vergissing of procedurefout nog kan worden rechtgezet: de termijnen van oproep worden mee opgevolgd door de griffie van de gevangenis, waaronder moet worden verstaan dat voordat iemand na verloop van zijn termijn wordt vrijgelaten eerst de onderzoeksrechter of de voorzitter van de rechtbank wordt verwittigd, zodat er nog binnen de termijn een verschijning voor de raadkamer, desnoods in bijzondere zitting op een zondag, kan gebeuren. De raadkamer laat dan de inverdenkinggestelde vrij, waarop het openbaar ministerie beroep aantekent. In beroep kan dan alles recht gezet worden. Ten slotte wordt er nogmaals op gewezen dat het hier gaat om mensenwerk en dat vergissingen dus nooit volledig kunnen worden uitgesloten. Met dit gegeven zou de wetgever moeten rekening houden zodat desgevallend rechtzettingen mogelijk zijn.
18. Geef aan hoe vaak vergissingen of procedurefouten in uw rechtbank zijn voorgekomen de laatste twee jaar: a) meermaals per week, b) eenmaal per week, c) enkele keren per maand, d) eenmaal per maand, e) eenmaal om de paar maanden, f) eenmaal per jaar, g) eenmaal om de 2 jaar, h) nooit? Opmerkelijk is dat een groot deel van de voorzitters niet hebben geantwoord op de vraag. Volgens een voorzitter kan de vraag zelfs onmogelijk worden beantwoord, tenzij misschien door de kamer van Inbeschuldigingstelling of het Hof van Cassatie. Van zij die wel hebben geantwoord, zeggen drie voorzitters dat een vergissing of procedurefout gemiddeld eenmaal per jaar voorkomt. Vijf voorzitters stellen dat dit in hun rechtbank slechts eenmaal om de twee jaar voorkomt. Zes voorzitters stellen dat dit bij hen zelfs nooit voorkomt. Een voorzitter licht toe dat er de laatste twee jaar twee maal een wraking plaats had omdat een ontwerp per vergissing in het dossier achtergelaten werd, éénmaal door een griffier in opleiding, éénmaal door de vaste griffier welke het dossier even ter zijde gelegd had om alsnog navraag te doen of in deze zaak geen speciaal gemachtigde procureur diende verwittigd te worden.
19. Welke waren de voornaamste oorzaken van deze recentste vergissingen of procedurefouten? De voornaamste oorzaken die door de rechtbanken worden vermeld, zijn: -
de vakantieperiode. Volgens een voorzitter is het blijkbaar onvermijdelijk dat in de gerechtelijke vakantie (vijf griffiers doen het werk van tien) telkens éénmaal een te late oproeping gebeurt, zodat de termijn van inzage te kort is of niet gerespecteerd. De oorzaak is dat de griffiers niet in hun eigen zaken werken. In het betrokken jaar zijn er steeds een 350-tal mensen in voorlopige hechtenis
-
de onzorgvuldige voorbereiding van de beschikkingen. Volgens een voorzitter was een griffier, die tijdelijk een vaste kabinetsgriffier verving, op één raadkamer vergeten de beschikkingen te dateren.22 Gelet op de werking van de raadkamer zijn zulke fouten in de huidige omstandigheden nooit uit te sluiten23
22
Het openbaar ministerie is in beroep gegaan en de KI heeft de fout kunnen rechtzetten. Geen enkele gedetineerde is om die reden gelost. De goede verstandhouding tussen kabinetten, raadkamer en openbaar ministerie is op zulke ogenblikken cruciaal; alle neuzen moeten in dezelfde richting staan, met respect voor ieders bevoegdheden, om vooralsnog vergissingen of procedurefouten recht te zetten 23 Software die de uitprint van een beschikking niet toelaat zolang alle vereiste gegevens in die beschikking niet zijn opgenomen, zou zulke fouten uitsluiten (vergelijk met het PV dat het gemeentelijk hoofdbureau bij de recente verkiezingen diende op te stellen; ondertekening van het PV is onmogelijk zolang het PV niet volledig werd ingevuld).
31
-
een menselijke vergissing. Bijvoorbeeld een foute ingave in het computersysteem, een foute termijn van oproeping (bij een verzoekschrift 'vreemdeling'), de slechte berekening van de termijn van verschijning in de raadkamer voor de dossiers die in hoger beroep vertrokken zijn, vergissingen in de vorderingen van het parket, typfouten en vergetelheden, meestal een over het hoofd geziene tenlastelegging bij de regeling van de rechtspleging24
-
het dringende werk, een gebrek aan communicatie of een persoonlijke vergissing
-
de tijdsdruk en de meer beladen zittingen. De zittingen zijn de laatste jaren steeds zwaarder geworden, zoals ook uit de statistieken blijkt
-
een gebrek aan informatie ingevolge nieuwe wetgeving, overbelasting en menselijke verstrooidheid
-
de onverenigbaarheden, een gebrekkige controle ter zake, het niet vervolledigen van de “farde onverenigbaarheden”).
4.1.6 Organisatie vakantiekamers – afwezigheden 20. Hoe worden de vakantiekamers georganiseerd en samengesteld (welke magistraat zetelt, wisselt dit vaak of zijn er ‘vaste’ vervangers)? In de meeste rechtbanken is het zo dat de vakantiekamers gedurende een bepaalde periode van de “gerechtelijke vakantie” gewoon worden voorgezeten door de vaste voorzitters van de raadkamers. Wanneer de vaste voorzitter onbeschikbaar is, zal hij of zij in de eerste plaats worden vervanger door zijn of haar vaste vervanger. Pas in de periode dat ook die niet beschikbaar is, zal een beroep worden gedaan op andere magistraten. Dit zijn - in de mate van het mogelijke - steeds (jaarlijks) dezelfde. De voorzitter van de rechtbank blijkt op verschillende plaatsen in te springen als (vaste) vervanger. Verschillende voorzitters kijken er op toe dat een magistraat, die niet gewoonlijk zetelt in de raadkamer, zetelt met een ervaren griffier die het klappen van de zweep kent. Daarnaast zijn volgende praktijken nog het vermelden waard: -
er dient rekening gehouden te worden met de noodwendigheden van de dienst, de materies waarvoor specifieke certificaten vereist zijn, …. Aan de vaste vervangers wordt de documentatie ter beschikking gesteld. Deze magistraten zijn ondertussen ook onderlegd, ondanks het feit dat zij tot de burgerlijke rechtbank behoren. De keuze voor deze magistraten is ingegeven door het feit dat er na verzending nooit onverenigbaarheden ter zitting kunnen voorkomen
-
in de mate van het mogelijke (beschikbaarheid) wordt rekening gehouden met ervaring en penale achtergrond. Daarbij speelt eveneens dat later problemen van onverenigbaarheden tussen raadkamer en rechter ten gronde moeten worden vermeden. De voorzitters worden bijgestaan door een voltijdse griffier van de raadkamer, maar het probleem is dat de laatste jaren er een voortdurende wissel van griffier (vaak een afgevaardigd griffier) is geweest en vaak een duobaan
24
Deze komen voor maar worden doorgaans ondervangen door : dubbele controle tijdens en na de zitting door griffier en rechter, soms ook door het betrokken onderzoekskabinet, nogmaals door het parket en de onmiddellijke bereikbaarheid en verwittiging van de voorzitter van de raadkamer om nog fouten te corrigeren.
32
-
de magistraten die tijdens de vakantie de voorzitter van de raadkamer vervangen hebben ook voorheen al gezeteld in de raadkamer. De vaste titularis en de voorzitter van de rechtbank houden zich gedurende quasi de volledige verlofperiode ter beschikking
-
er wordt gewerkt volgens vaste modellen en vaste procedures. Doordat steeds dezelfde magistraten worden aangesproken voor vervanging, hebben deze intussen ook ervaring ter zake
-
meestal staat de vicevoorzitter in voor de vervangingen
-
de magistraat die de voorzitter vervangt zit meestal de raadkamer voor
-
men zorgt ervoor - behalve uitzondering - om geen procedureregelingen “niet-gedetineerden” vast te stellen.
Slechts een rechtbank geeft aan dat, hoewel ook hier in principe met vaste vervangers wordt gewerkt, de samenstelling van de vakantiekamer wel eens kan wisselen wegens het gering aantal rechters.
21. Hoe worden onverwachte afwezigheden (vb. ziekte, ongeval,…) opgevangen? Is er bv. een vast “back-up” team? In het opvangen van onverwachte afwezigheden zien we drie grote tendenzen in de antwoorden van de voorzitters. Ten eerste zijn er de rechtbanken waar onverwachte afwezigheden worden opgevangen door een van de vaste vervangers. In een aantal rechtbanken is de voorzitter van de rechtbank de vaste vervanger. Vervolgens zijn er de rechtbanken waar de vaste voorzitters elkaar vervangen bij ziekte of onverwachte afwezigheid. Is er een langere afwezigheid dan zal ook hier een vaste vervanger inspringen. Ten derde zijn er de rechtbanken waar er geen vaste vervanger/back-up team is. Naargelang de rechtbank neemt de niet-verschenen rechter de nodige contacten op om zich te laten vervangen, de voorzitter delegeert de taken meestal tussen twee andere collega’s die reeds ervaring hebben in de raadkamer en nadien geen samenstellingsproblemen zullen vormen, de voorzitter of de vicevoorzitter staat in voor de raadkamer of delegeren de taken hiertoe aan een andere magistraat, ofwel gebeurt dit in functie van de beschikbaarheden. In een rechtbank zal uitzonderlijk een onderzoeksrechter of een ander rechter inspingen. Ook hier wordt er vaak voor gezorgd dat de vervanger bijstand krijgt van een ervaren griffier. Een voorzitter stelt dat de griffiers in zijn rechtbank werken in een team waarin ze elkaars werk kennen.
33
4.1.7 Communicatie 22. Is er een vaste procedure voor externe communicatie in geval van eventuele procedurefout die leidt tot de vrijlating van de aangehoudene(n)? Zo ja, beschrijf. 23. Zo neen, hoe zou de externe communicatie best verlopen in dergelijke gevallen? De meeste voorzitters antwoorden dat er bij hen geen vaste procedure bestaat voor externe communicatie in geval van eventuele procedurefout die leidt tot de vrijlating van de aangehoudene(n). Sommige voorzitters benadrukken ook dat zo’n procedurefout bij hen nog niet is voorgevallen. Maar, indien zo’n geval zich zou voordoen, dan zal de communicatie in de meeste rechtbanken in principe gebeuren door (de persmagistraat van) het parket van de procureur des Konings of, in mindere mate, door de voorzitter van de rechtbank of de persmagistraat/magistraten van de zetel. Een minderheid van rechtbanken stelt dat er bij hen wel een vaste procedure bestaat voor externe communicatie in geval van eventuele procedurefout die leidt tot de vrijlating van de aangehoudene(n). Die procedure bestaat, naargelang de rechtbank, uit: -
het te woord staan van de pers door een van de persrechters, indien nodig. De ervaring leert echter dat de balie zelf een goed contact heeft met de pers en het openbaar ministerie zich eveneens goed van zijn taak kwijt. Het is dan ook uitzonderlijk dat ook nog de persrechter bevraagd wordt
-
de communciatie door het parket. In het kader van een gerechtelijk onderzoek communiceert uitsluitend de procureur des Konings en worden de andere actoren geacht te zwijgen, conform de wettelijke voorschriften en richtlijnen.
Een rechtbank vermeldt nog dat wat de communicatie door het parket betreft er geen officieel overleg is met de raadkamervoorzitter en/of de onderzoeksrechter. De voorzitter betreurt dat spijts art. 57, §3 Sv. er vaak wordt gecommuniceerd zonder toestemming van de onderzoeksrechter. Een andere rechtbank verduidelijkt dat er een richtlijn is, opgesteld door een werkgroep “Gerecht en pers” en beschikbaar op de website van het Hof van beroep, die in dergelijke gevallen voorziet in externe communicatie door het openbaar ministerie. Deze richtlijn laat volgens de voorzitter echter toe dat de voorzitter in extreme gevallen de pers te woord staat; “Tijdens het vooronderzoek (opsporingsonderzoek of gerechtelijk onderzoek) wordt de pers te woord gestaan door de perswoordvoerder van het parket. De voorlichtingstaak bij de behandeling van een zaak voor de raadkamer of kamer van inbeschuldigingstelling behoort (in beginsel) tot de perswoordvoerder van het parket”. Wanneer de werking van de rechtbank of het functioneren van een welbepaalde rechter in vraag wordt gesteld heeft de korpschef zijn inziens het recht om de pers te woord te staan. De externe communicatie zou volgens de voorzitters het best kunnen verlopen op volgende wijze: -
in alle openheid en oprechtheid
-
door de persrechter en niet door het parket wanneer het gaat om een rechterlijke beslissing of de gevolgen ervan. De rechtbank neemt dan best zelf het initiatief om te communiceren en wacht beter niet af
-
door de af te leggen verklaring vooraf voor akkoord voor te leggen aan de andere actoren
34
-
door professioneel opgeleide persmagistraten en persrechters, vier per taalrol, telkens twee voor de zetel en twee voor het parket
-
door informatie te verschaffen over de werkelijkheid door meer te wijzen op de problemen die men niet alleen bij het onderzoek tegenkomt maar ook in het algemeen op de problemen door een gebrek aan middelen.
4.2
RESULTATEN BEVRAGING PARKET
22 parketten op een totaal van 27 hebben de vragenlijst volledig of gedeeltelijk ingevuld. De respons is voldoende representatief om toe te laten een beeld te vormen van de situatie op het terrein.
4.2.1 Algemene werking 1. Beschrijf de werking en organisatie van de raadkamer in uw rechtbank. In de meeste arrondissementen houdt de raadkamer 2 à 3 zittingen per week. In sommige grotere arrondissementen is er dagelijks een zitting van de raadkamer. In enkele arrondissementen is er een specifieke zitting waarop uitsluitend dossiers regeling van de rechtspleging worden behandeld. Het openbaar ministerie wordt tijdens de zittingen van de raadkamer meestal waargenomen door vaste daartoe aangeduide zittingsmagistraten, die vaak ook instaan voor de tenuitvoerlegging van de beslissingen die de raadkamer heeft genomen. Een parket meldt uitdrukkelijk dat voor complexe dossiers met specifieke kwalificaties en/of ingewikkelde procedures van internationale omvang (bv. in zwaarwichtige fiscale strafzaken) en in zaken die in aanmerking komen voor een behandeling voor het hof van assisen, de magistraten die titularis zijn van het dossier uitzonderlijk de uitoefening van de strafvordering waarnemen in de raadkamer. In grotere parketten is er een specifieke sectie “raadkamer”. Een aantal keer wordt melding gemaakt van vaste administratieve personeelsleden die instaan voor de verwerking van de beschikkingen van de raadkamer op parketniveau. In één geval wordt de sectie raadkamer bijgestaan door een parketjurist. Voor een eventueel beroep tegen de beslissingen wordt vaak voorafgaand overleg gepleegd met het parket-generaal.
2. Is er een draaiboek (of vademecum, handleiding, geschreven richtlijnen, …) voorhanden voor de procedure in de raadkamer? Zo ja, kan u ons hiervan een kopie overmaken? Geschreven richtlijnen zijn eerder de uitzondering dan de regel. Slechts twee parketten hebben een draaiboek voor de afhandeling van de dossiers voor de raadkamer. Twee parketten plannen/overwegen het opstellen van een draaiboek/vademecum . In één parket bestaat er een dienstnota betreffende het toezicht op het hoger beroep tegen de beschikkingen van de raadkamer in het kader van de wet op de voorlopige hechtenis. De overdracht van de werkwijze en toelichtingen gebeurt soms ook mondeling of door het overmaken van relevante wetgeving.
35
3. Zo ja, is dit ter beschikking van alle magistraten die (ook occasioneel, bv. als vervanger of in de vakantie) in de raadkamer zetelen? Wanneer er een draaiboek/vademecum/dienstnota bestaat, wordt dit steeds verspreid onder de magistraten.
4. Zijn de magistraten die zetelen steeds dezelfde of wisselt de samenstelling? In principe worden het openbaar ministerie op de zittingen van de raadkamer steeds waargenomen door dezelfde magistraten (behoudens verlof, ziekte, enz.). In één gerechtelijk arrondissement is er een beurtrolsysteem (waarin 7 magistraten meedraaien) en is het wekelijks een andere magistraat die het openbaar ministerie waarneemt. Een parket vermeldt uitdrukkelijk dat arbeidsauditeur zijn bevoegdheid uitoefent in alle zaken van sociaal-strafrechterlijke aard.
5. Indien de samenstelling wisselt gelieve aan te geven hoe dikwijls dit gebeurt. Vervangingen van de vaste zittingsmagistraten zijn eerder de uitzonderlijk. Dit gebeurt in regel enkel tijdens vakantieperiodes en bij ziekte of afwezigheid van de vaste magistraat. In één gerechtelijk arrondissement is er een beurtrolsysteem (waarin 7 magistraten meedraaien) en is het wekelijks een andere magistraat die het openbaar ministerie waarneemt.
4.2.2 Vorming 6. Hebben de magistraten die er zetelen een speciale opleiding genoten? 7. Zo ja, geef aan welke opleiding? Gebeurt deze intern of extern, occasioneel of periodiek? 8. Zo nee, is er nood aan opleiding/vorming? Zo ja, welke precies? Geen van de (vaak zeer ervaren) parketmagistraten die het openbaar ministerie waarnemen in de raadkamer heeft hiertoe een specifieke opleiding genoten. In twee gerechtelijke arrondissementen heeft minstens één van de zittingsmagistraten wel reeds een (gedeeltelijke) delegatie gehad bij het parket-generaal, met als specifieke taak te zetelen in de kamer van inbeschuldigingstelling. De kennismaking met het parket-generaal, en in het bijzonder het verloop en de werking van de zittingen van de kamer van inbeschuldigingstelling wordt als nuttig ervaren. Sommige magistraten hebben de opleiding voor toekomstige onderzoeksrechters gevolgd. Eén magistraat heeft enkele jaren geleden een specifieke opleiding voor de magistraten van de kamer van inbeschuldigingstelling gevolgd. In enkele grotere parketten wordt intern de nodige toelichting en begeleiding gegeven aan nieuwe magistraten die de sectie raadkamer vervoegen. In één van deze parketten is er een systeem van geïnformatiseerde uitwisseling van interessante beslissingen. Door het onderbrengen van de betrokken magistraten in één sectie is ook een permanente informele uitwisseling van kennis en informatie mogelijk. In één arrondissement wordt uitdrukkelijk vermeld dat een interne opleiding en informatieoverdracht verzorgd wordt door de vertrekkende titularis. Er bestaat verdeeldheid over de nood aan opleiding/vorming. Een aantal parketten achten specifieke vorming niet noodzakelijk. Anderen zijn voor of nuanceren de nood aan opleiding (enkel voor
36
magistraten die occassioneel de zittingen van de raadkamer doen of voor grotere parketten). Enkele parketten pleiten voor een regelmatige uitwisseling van best practices, kennis en informatie tussen de verschillende parketten onderling. Een enkele keer wordt ook gedacht aan een opleiding grondige kennis van de wet voorlopige hechtenis en de rechtspraak in dit verband.
4.2.3 Overleg 9. Worden er occasioneel of periodiek vergaderingen belegd met de magistraten/griffiers die zetelen in de raadkamer waarop eventuele problemen of nieuwe wetgeving aan bod komen? Zo ja, beschrijf. In sommige parketten is er geen enkel overleg over de raadkamer. In een aantal parketten worden er periodiek vergaderingen belegd met de magistraten die zitting houden in de raadkamer, waarop eventuele problemen of nieuwe wetgeving aan bod komen. Ter gelegenheid van dergelijke vergadering is er naast het maken van praktische afspraken naar organisatie toe aandacht voor uitwisseling van ervaringen en het onder de aandacht brengen van nieuwe wetgeving en interessante vonnissen of arresten. Soms worden dergelijke vergaderingen enkel gehouden wanneer hiertoe een noodzaak bestaat, is er geen structureel overleg maar regelmatige besprekingen omtrent knelpunten in concrete dossiers (uiteraard niet over de inhoud van een dossier), of is de informatie-uitwisseling vooral gebaseerd op informeel overleg tussen de magistraten onderling. Problemen of nieuwe wetgeving worden soms ook besproken op parketniveau met alle magistraten of met de verschillende sectiehoofden. In één geval wordt uitdrukkelijk vermeld dat er regelmatig overleg is met het parket-generaal. Eén parket maakt uitdrukkelijk melding van een terugkoppeling tussen de magistraat van de raadkamer en de magistraat die titularis is van het dossier wanneer er zich specifieke problemen voordoen. In één parket wordt per dossier een fiche aangemaakt met de belangrijkste gegevens in rechte en in feite. Deze fiche is voor alle magistraten beschikbaar via een informaticatoepassing. Andere parketten maken melding van het verspreiden van nieuwe wetgeving via interne communicatiekanalen.
4.2.4 Controle, kwaliteitsbewaking, risico’s, oorzaken procedurefouten 10. Is er een controlesysteem om de wettigheid van beschikkingen na te gaan? Zo ja, beschrijf. De controle van de beschikkingen gebeurt op verschillende manieren en door verschillende personen. Enkele voorbeelden uit de praktijk: -
gebeurt door de zittingsmagistraat vooraleer de beschikkingen worden betekend. Op dat ogenblik wordt aan de hand van de zittingsagenda nagekeken of alle beschikkingen aanwezig zijn, en in welke gevallen er hoger beroep moet worden aangetekend. Soms wordt melding gemaakt van een bijkomende controle door de titularis van het dossier, of gebeurt de controle door de titularis van het dossier waneer het beschikkingen tot regeling van de rechtspleging betreft
-
gebeurt voor de materiële aspecten door een administratief bediende (identiteit, enz.) en door een magistraat voor de grond van de beschikking
37
-
De controle van de door de raadkamer uitgesproken beschikkingen vindt in eerste instantie plaats door administratieve medewerkers die ook als taken hebben bijkomende administratieve documenten op te stellen (verwittigen van de gevangenis, politiediensten, probatiecommissie, …). Sinds januari 2013 is een gerechtelijke cel opgestart in de schoot van de parketadministratie, wiens taak er onder meer uit bestaat alle zaken in gerechtelijk onderzoek op te volgen, daarbij inbegrepen de procedure van de raadkamer zodat er nog een striktere controle uitgeoefend zal worden. In tweede instantie worden de beschikkingen die betrekking hebben op de gedetineerden voorgelegd ter controle en ter ondertekening voor uitvoering aan de zetelende parketmagistraat
-
gebeurt door de titularis van het dossier, maar enkel wanneer de beslissing niet overeenstemt met de schriftelijke vordering
-
gebeurt door de procureur des Konings
-
beperkt zich tot de mondeling door de raadkamer uitgesproken beslissing
-
beperkt zich voor de regeling van de rechtspleging tot de beslissingen die niet overeenstemmen met de schriftelijke vorderingen.
Een aantal parketten maken wel melding van het nazicht van de beschikkingen, maar specifiëren niet duidelijk door wie dit op het parket gebeurt of hoe. Sommige parketten hebben geen controlesysteem hebben om de wettigheid van de beschikkingen van de raadkamer na te gaan. Een parket is van oordeel dat de wettigheidscontrole gebeurt door de kamer van inbeschuldigingstelling, een ander verwijst naar een bijkomende controle door het parket-generaal in geval van hoger beroep tegen de beslissing van de raadkamer.
11. Hoe gebeurt de opvolging van de termijnen, de kwaliteitsbewaking en de risicobeheersing? De opvolging van de termijnen gebeurt op het niveau van het kabinet van de onderzoeksrechter (vooral de griffier) of door de zittingsgriffier van de raadkamer. De termijnen worden gecontroleerd via JIOR25 (agenda), de zittingsrol van de raadkamer van de vorige maand, de zittingsrol van de kamer van inbeschuldigingstelling en de griffie van de gevangenis. De overzichtstabelen met de termijnen, beroepen, enz. is op de griffie van de onderzoeksrechter ter inzage van de parketmagistraat. Een parket meldt uitdrukkelijk dat de controle van de termijnen op het niveau van de onderzoeksrechter moet volstaan. Een ander parket meldt dat de controle van de termijnen onmiddellijk na de zitting gebeurt, met als uitzondering de controle van de termijn bedoeld in artikel 136ter Sv.26. Met het oog op laatstgenoemde controle, houdt het parketsecretariaat een listing van alle aangehoudenen bij . De opvolging van de termijnen voor hoger beroep gebeurt op parketniveau. Dit gebeurt door de magistraten van de raadkamer met medewerking van de administratieve diensten die hierover een kalender bijhouden. In een dienstnota werd een werkwijze tussen de griffie en de administratieve diensten van het parket uitgewerkt. De termijnen voor hoger beroep tegen een beschikking regeling 25
Dit is de informaticatoepassing die wordt gebruikt door de onderzoeksrechters en hun griffiers (Juges d’Instruction/OnderzoeksRechters) Met uitzondering van de bij artikel 22, tweede lid, van de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis bedoelde zaken, neemt de kamer van inbeschuldigingstelling kennis van alle zaken waarin de in verdenkinggestelde zich in voorlopige hechtenis bevindt en waarover de raadkamer, wat de regeling van de rechtspleging betreft, geen uitspraak heeft gedaan binnen zes maanden te rekenen van het verlenen van het bevel tot aanhouding. De procureur des Konings doet hiertoe verslag aan de procureur-generaal. 26
38
rechtspleging worden bewaakt door de magistraat die titularis is van het dossier. De beroepstermijnen worden ook gecommuniceerd aan de verantwoordelijke medewerkers. De kwaliteitscontrole en risiscobeheersing: -
gebeurt door de betrokken magistraten. De magistraten nemen één, twee of drie dagen vóór de zitting waarop een dossier van een aangehoudene wordt behandeld deze dossiers grondig door. Op dat moment wordt een systematische controle uitgevoerd (datum feiten, meerderjarigheid verdachten, recidive, verslag artikel 17, enz.)
-
situeert zich op het niveau van de raadkamer. Dit wordt a contrario afgeleid uit het feit dat er geen richtlijnen van de hiërarchie (parket-generaal) of College van procureurs-generaal bestaan
-
Kwaliteitsbewaking van de vordering en de verzending gebeurt enerzijds in het visum van de eindvordering, en anderzijds in het nazicht van de beschikking van de regeling van de rechtspleging door de magistraat die het dossier beheert. Risiscobeheersing wordt bewaakt door middel van een mondelinge rapportage aan de procureur des Konings na elke zitting van de raadkamer
-
In de fase van de regeling van de rechtspleging is er een bijzondere aandacht voor de einddatum van de door de raadkamer bevolen maatregelen als alternatief voor de voorlopige hechtenis. De betrokken magistraat geeft als het ware zijn goedkeuring over de schriftelijke vorderingen tot verwijzing of tot buitenvervolgingstelling.
Eén parket vond de vraag niet precies genoeg om te kunnen beantwoorden.
12. Welke risico’s zijn er verbonden aan de procedure voor de raadkamer in het kader van het toezicht op de voorlopige hechtenis? De risico’s verbonden aan de procedure voor de raadkamer in het kader van het toezicht op de voorlopige hechtenis situeren zich voornamelijk: -
op het vlak van de termijnen oproeping raadkamer27 en de toepasselijke termijn waarvoor de beschikking van de raadkamer geldig is28. De niet-naleving van deze termijnen heeft een invrijheidstelling van de inverdenkinggestelde tot gevolg
-
bij mogelijke vormfouten in het bevel tot aanhouding door de onderzoeksrechter/ wettelijkheid van de aanhoudingsbevelen van de onderzoeksrechter (eerste verschijning)
-
bij de termijnen voor hoger beroep: de tijd die verloren gaat tussen beschikking en overmaken van de beschikking aan parket - verkort termijn voor openbaar ministerie om in beroep te gaan
-
op het vlak van het laattijdig overmaken van hogere beroepen, vooral in omvangrijke dossiers om dat hier heel wat kopijname nodig is, wat zeer tijdsopslorpend werkt
-
in het niet ter beschikking stellen van het dossier binnen de door de wet voorziene termijn.
27 28
art. 21,§§1 en 2 en 22, eerste lid, wet 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis. art. 21, §6 en 22, tweede lid, wet 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis wet 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis
39
13. Welke factoren werken eventuele vergissingen of procedurefouten in de hand? Als voornaamste factoren voor vergissingen of procedurefouten worden vermeld: - het door de wetgever gemaakte onderscheid tussen de niet-correctionaliseerbare misdaden en de correctionaliseerbare misdaden op het vlak van de toepasselijke termijn waarvoor de beschikking van de raadkamer geldig is (respectievelijk drie maanden of één maand). De toepasselijke termijn wordt bepaald door de kwalificatie die aan de gepleegde feiten wordt gekoppeld. Dit is een feitelijke beoordeling en kan een voedingsbodem zijn voor discussie. Bovendien kan een herkwalificatie zich opdringen op basis van nieuwe elementen die in de loop van het onderzoek opduiken. De vraag stelt zich naar de opportuniteit van dit gemaakte onderscheid. Gezien de beperktheid van het aantal dossiers houdende nietcorrectionaliseerbare misdaden ook in het licht van de nieuwe assissenwet, lijkt het onderscheid weinig voordelen te bieden naar capaciteit van de raadkamer toe. De afweging met de nefaste gevolgen die een procedurefout met zich meebrengen, is snel gemaakt -
de permanente urgentie waarin moet worden gewerkt, de overbelasting van de magistraten en administratie en gebrek aan tijd voor grondige controles
-
de tijdsdruk die het gevolg is van de zeer korte oproepingstermijnen en het groot aantal aangehoudenen die dienen opgeroepen te worden, houdt risico's in op laattijdige oproepingen of niet-oproepingen. Dit probleem situeert zich uiteraard op het niveau van het kabinet van de onderzoeksrechter die instaat voor de oproepingen en de opvolging van de termijnen
-
door het feit dat de parketmagistraat pas in de namiddag voorafgaand aan de zittingsdag de rol ter beschikking heeft, is het soms praktisch onmogelijk om de dossiers voorafgaand aan de zitting in te kijken
-
overbelasting van de rol en het laattijdig overmaken van de genomen beschikkingen door de griffie van de raadkamer waardoor de tijdsdruk soms hoog oploopt
-
het ontbreken van een compatibel informaticasysteem over de verschillende actoren heen (parket, parket-generaal, onderzoeksrechter, griffie raadkamer). Dit zou een mogelijkheid bieden tot een secundaire en praktisch uitvoerbaar controlesysteem op de wettelijkheid en geldigheidsduur van de beschikkingen raadkamer, alsook op de te respecteren oproepingstermijnen
-
voorlopige invrijheidstelling in het kader van de exequatur-procedure
-
procedure Vreemdelingenwet
-
afwijkende termijnen in douane en accijnzen
-
een oproeptermijn voor de raadkamer van vijftien dagen na cassatieberoep daar waar de oproeptermijn voor de raadkamer één maand bedraagt na uitspraak van de kamer van inbeschuldigingstelling
-
het groot aantal dagelijks, veelal manueel te verwerken administratieve stukken
-
onervarenheid en onoplettendheid
-
de onvoorziene afwezigheid van een personeelslid
-
tekort aan personeel en het niet of niet tijdig vervangen van personeelsleden
-
het onvoldoende opleiden van vervangers
-
de vakantieperiode
-
de veelheid van taken van magistraten en administratie (Nijvel)
-
de afwezigheid van een specifieke griffie voor de raadkamer.
40
14. Welke maatregelen neemt de rechtbank om eventuele vergissingen of procedurefouten tot een minimum te beperken? Er wordt meestal op toegezien dat de zittingen van de raadkamer worden opgevolgd door ervaren magistraten/medewerkers die hun competenties en professionele toewijding reeds hebben bewezen. Een aantal parketten melden dat er de facto geen of weinig controle vanuit het parket is wegens gebrek aan capaciteit en gebrek aan tijd voor een grondige controle, of omdat het parket niet bij machte is om vergissingen of procedurefouten te verhinderen. Het parket krijgt pas kennis van vergissingen wanneer deze reeds zijn gebeurd, en kan enkel bijdragen tot de beperking van de vergissingen door deze te signaleren aan de voorzitter van de rechtbank en de hoofdgriffier opdat deze de nodige maatregelen zouden kunnen nemen om herhaling van deze vergissingen te voorkomen. Daar waar er wel melding van enige controle wordt gemaakt, is deze eerder beperkt of vaag en weinig concreet omschreven. Zo wordt de controle omschreven als een grondig nazicht van de beschikkingen, gebeurt die tijdens een mondelinge rapportage aan de procureur des Konings na de zitting of bij het visum van de regeling van de rechtspleging, of wordt verwezen naar een dienstnota m.b.t. het toezicht op het hoger beroep tegen de beschikkingen van de raadkamer in het kader van de wet op de voorlopige hechtenis. In één gerechtelijk arrondissement is in samenspraak tussen parket, de voorzitter van de raadkamer, de onderzoeksrechters en hun griffiers beslist om de dossiers die in aanmerking komen voor een driemaandelijke oproeping toch maandelijks op te roepen met oog op de eventuele handhaving van de voorlopige hechtenis. Een parket suggereert dat zou kunnen worden overgegaan tot het aanleggen van een checklist die alle elementen bevat waarop een beschikking dient te worden nagezien (zoals de termijn waarvoor ze geldt, de identiteit van de gedetineerde, datum, ondertekening, tenlasteleggingen, …) Tot slot kan een effectieve en efficiënte opvolging door het parket, mede gelet op het groot aantal actoren op het veld van de voorlopige hechtenis, slechts als de nodige tools ter beschikking worden gesteld, meerbepaald een performant en compatibel informaticasysteem.
41
15. Geef aan hoe vaak vergissingen of procedurefouten in uw rechtbank zijn voorgekomen de laatste twee jaar: a) meermaals per week, b) eenmaal per week, c) enkele keren per maand, d) eenmaal per maand, e) eenmaal om de paar maanden, f) eenmaal per jaar, g) eenmaal om de 2 jaar, h) nooit? Negen parketten delen mee dat er de laatste twee jaar geen vergissingen of procedurefouten zijn voorgekomen in de raadkamer waar zij het openbaar ministerie waarnemen. Drie parketten delen mee dat dergelijke gevallen zich gemiddeld slechts eenmaal om de twee jaar voordoen. Twee parketten stellen dat dit gemiddeld eenmaal per jaar gebeurt, en drie melden dat er om de paar maanden een vergissing of procedurefout plaatsvindt. Eén parket antwoordt dat dit varieert tussen eenmaal om de paar maanden en eenmaal per jaar.
16. Welke waren de voornaamste oorzaken van deze recentste vergissingen of procedurefouten? Voornaamste oorzaken van recente vergissingen of procedurefouten zijn: -
het niet tijdig oproepen of het niet-oproepen van aangehoudenen voor verschijning raadkamer
-
verwarring over termijnen in hoofde van de griffie van het onderzoek
-
onachtzaamheid
-
tijdsgebrek
-
materiële vergissingen in de beschikking
-
het niet tijdig bezorgen van het dossier of een kopie van de beroepsakte door de griffie met het oog op het tijdig overmaken van het dossier aan het hof van beroep
-
geen tolk opgeroepen
-
wijziging van zittingsgriffier die totaal niet onderlegd was en zeer slordig
-
niet ondertekenen van het aanhoudingsmandaat
-
overbelasting van het administratief personeel
-
onvoldoende administratief personeel
-
interne personeelsverschuivingen (n.a.l.v. reorganisatie, ziekte, vertrek).
4.2.5 Organisatie vakantiekamers – afwezigheden 17. Hoe worden de vakantiekamers georganiseerd en samengesteld (welke magistraat zetelt, wisselt dit vaak of zijn er ‘vaste’ vervangers)? In de regel zijn het de vaste titularissen die de vakantiezittingen van de raadkamer doen. Daarnaast wordt op de meeste plaatsen zoveel mogelijk gewerkt met vaste vervangers.
42
In een aantal gevallen zijn echter geen vaste vervangers voorzien. Een aantal parketten maken hierbij wel duidelijk melding dat de vervangingen gebeuren door ervaren magistraten of volgens een vastgelegd systeem van aanduiden van een back up. In één parket was er een vaste vervanger, maar na diens recente vertrek is, ingevolge de afwezigheid van verschillende magistraten en de vele zittingen per week, een vaste vervanger momenteel niet haalbaar. De vervanging gebeurt in dit parket momenteel regelmatig door magistraten met weinig ervaring in de raadkamer.
18. Hoe worden onverwachte afwezigheden (vb. ziekte, ongeval,…) opgevangen? Is er bv. een vast “back-up” team? Onverwachte afwezigheden worden in de meeste parketten in beginsel opgevangen door een vaste back-up. In een aantal gevallen zijn echter geen vaste vervangers voorzien. Een aantal parketten maken hierbij wel duidelijk melding dat de vervangingen gebeuren door ervaren magistraten of volgens een vastgelegd systeem van aanduiden van een back up. In één parket was er een vaste vervanger, maar na diens recente vertrek is ingevolge de afwezigheid van verschillende magistraten en de vele zittingen per week is een vaste vervanger thans niet haalbaar.
4.2.6 Communicatie 19. Is er een vaste procedure voor externe communicatie in geval van eventuele procedurefout die leidt tot de vrijlating van de aangehoudene? Zo ja, beschrijf. 20. Zo neen, hoe zou de externe communicatie best verlopen in dergelijke gevallen? In de meeste parketten verloopt de communicatie ingeval van een eventuele procedurefout die leidt tot de vrijlating van de aangehoudene via de persmagistraat. Nergens is er een specifieke vaste procedure voor externe communicatie in dergelijke gevallen. Sommige parketten verwijzen naar de persmagistraat van de zetel die in dergelijke gevallen bevoegd is om te communiceren of wijzen erop dat overleg nodig is met laatstgenoemde. Twee maal wordt melding van externe communicatie aan de voorzitter van de rechtbank en het parket-generaal in dergelijke gevallen. Een parket zegt dit ook mee te delen aan de hoofdgriffier. Op de vraag hoe de externe communicatie zou moeten verlopen in dergelijke gevallen zijn de ontvangen antwoorden divers : -
enkelen stellen dat geen externe communicatie nodig is wanneer het niet gaat om een ophefmakende invrijheidstelling en er dus geen persaandacht is
-
transparante communicatie indien er persbelangstelling is
-
snelle maar juiste analyse van wat fout is gegaan, overleg met persmagistraat van de zetel en vervolgens open en eerlijke communicatie
-
beperken tot een objectieve feitelijke mededeling, waarbij hoogstens de eigen rol van het parket wordt becommentarieerd. Na de regeling van de rechtspleging dient de communicatie niet meer te gebeuren door het parket
-
bij invrijheidsstelling, ook wanneer er zich geen procedurefout heeft voorgedaan, dienen volgens een voorschrift de slachtoffers/nabestaanden, eventueel via slachtofferonthaal, bij een
43
aantal misdrijven (doorgaans geweldsdelicten) op de hoogte te worden gebracht. Er dient erover gewaakt te worden dat de slachtoffers in elk geval voorafgaand aan de communicatie met de pers betrokken worden en in kennis gesteld worden -
exteren communicatie moet via één kanaal verlopen en moet éénduidig, correct en tijdig zijn. Daarom is het noodzakelijk dat voorafgaandelijk overleg wordt gepleegd tussen alle betrokken actoren ( procureur-generaal, procureur des Konings, eerste voorzitter, voorzitter van de rechtbank, onderzoeksrechter en aangeduide persmagistraten), waarbij nagegaan en overeengekomen wordt welke boodschap gecommuniceerd wordt door wie, wanneer, hoe en aan welke media
-
de communicatie gebeurt door de persmagistraat of via een persbericht van de procureur des Konings
-
het opstellen van een vaste procedure voor externe communicatie in geval van eventuele procedurefout die leidt tot de vrijlating van de aangehoudene heeft weinig nut
-
er wordt geen commentaar gegeven.
44
5
BEOORDELING EN AANBEVELINGEN
5.1
RECHTBANK
5.1.1 Algemene werking Beoordeling Organisatie In de meeste rechtbanken zetelt de raadkamer twee keer per week, in de grotere rechtbanken drie keer of meer. Over het algemeen worden de zittingen thematisch opgedeeld: de ene zitting worden enkel zaken behandeld met aangehoudenen, de andere zitting wordt voorbehouden voor de regeling van rechtspleging (zonder aangehoudenen). De raadkamer wordt in de regel voorgezeten door een of meerdere vaste voorzitters. De bijstand door de griffie verschilt van rechtbank tot rechtbank en ook de organisatie van de griffie verschilt van rechtbank tot rechtbank: in sommige rechtbanken heeft de raadkamer één of meerdere eigen griffiers, in andere rechtbanken fungeren de griffiers van de onderzoeksrechters ook als griffier van de raadkamer. Enkel sommige grotere rechtbanken hebben een aparte “griffie van de raadkamer”, al is die soms uitsluitend bemand door administratieve medewerkers en niet door griffiers. Draaiboek Het bestaan van en het gebruik van draaiboeken is zeer beperkt. Nadelen van een draaiboek zijn: - men kan zich erop beroepen om enkel en alleen te doen wat in dat draaiboek is voorzien en niets meer, ook waar dit wenselijk zou zijn - de energie en tijd die kleine entiteiten zouden steken in het zelf opstellen en up to date houden van een draaiboek weegt misschien niet op tegen de meerwaarde ervan. Voordelen van een draaiboek zijn: - alle taken vóór, tijdens en na de behandeling van de zaak staan zwart op wit op papier; - het zorgt voor uniformiteit, overzicht en duidelijkheid - het is een leidraad voor nieuwkomers - het is een uitstekend hulpmiddel voor een goed functionerende organisatie - het verplicht de betrokkenen om na te denken over hun manier van werken en zet aan tot een reflectie over een verbetering van de werkprocessen. Ook in het licht van de in de steigers staande hervorming van het gerechtelijk landschap heeft het nu reeds op elkaar afstemmen van de werkwijzen grote voordelen. De nu voorliggende plannen voorzien immers in grotere gerechtelijk arrondissementen met verschillende afdelingen. Daarom zou men nu reeds de bestaande werkwijzen op elkaar kunnen afstemmen en uniform maken. Het opstellen van een gemeenschappelijk draaiboek kan een handig instrument zijn om tot deze uniformiteit te komen. De HRJ is van oordeel dat de voordelen groter zijn dan de nadelen. De procedure voor de raadkamer is immers een complexe aangelegenheid, waarbij vergissingen, fouten of vergetelheden verstrekkende gevolgen kunnen hebben, zoals het in vrijheid stellen van aangehoudenen die niet in vrijheid zouden mogen worden gesteld. Daarom is er nood aan een duidelijke en actuele beschrijving van deze procedure in de vorm van een draaiboek , vademecum of handleiding. Deze kan zowel een
45
houvast bieden aan de vaste voorzitters en griffiers van de raadkamer als aan degenen die hen vast of occasioneel moeten vervangen. Vaste teams De meeste raadkamers worden voorgezeten door een of meerdere vaste voorzitters, die elk een (aantal) zitting(en) voor hun rekening nemen, die worden bijgestaan door vaste griffiers. Deze vaste teams zijn goed voor de continuïteit en het opbouwen van ervaring. Een goed geoliede tandem zal het risico op fouten wellicht kunnen beperken. Enkel bij onverenigbaarheden , ziekte, opleiding of verlof zal de samenstelling van de zetel wisselen. Aanbevelingen 1. Het is aanbevolen dat de magistraten die de raadkamer vast of occasioneel voorzitten, als ook de griffiers die hieraan hun bijstand leveren, over een draaiboek zouden kunnen beschikken. 2. Het is aanbevolen dat de voorzitters (van de rechtbank of de raadkamer) over de verschillende arrondissementen heen een gezamenlijk draaiboek zouden opstellen met het oog op een uniforme werking. 29 3. Het draaiboek dient up to date te worden gehouden en dient ter beschikking te zijn van alle magistraten en griffiers die vast of occasioneel in de raadkamer zetelen. 4. Het is aanbevolen dat zoveel mogelijk dezelfde en ervaren magistraten en griffiers worden ingezet in de raadkamer in vaste teams.
5.1.2 Vorming Beoordeling Er bestaat momenteel geen speciale opleiding “raadkamer” voor magistraten en griffiers. In veel rechtbanken hebben de magistraten die zetelen in de raadkamer ook geen andere, verwante opleiding gevolgd, zoals bijvoorbeeld de gespecialiseerde opleiding “onderzoeksrechter”. In verscheidene rechtbanken worden de griffiers wel intern opgeleid door ervaren griffiers, bij magistraten is dit eerder uitzonderlijk. Bijna de helft van de voorzitters rechtbanken is overigens van oordeel dat er geen nood is aan een (specifieke) opleiding/vorming voor magistraten. Van de hoofdgriffiers is dan weer een meerderheid voorstander van dergelijke opleiding voor de griffiers. Het belang van zowel een initiële als permanente opleiding mag nochtans niet worden onderschat, en dit zowel voor de magistraten als de griffiers. Wanneer het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding (IGO) zo’n “opleiding raadkamer”30 zal organiseren, wat het van plan is in 2013, zou deze alleszins moeten openstaan voor zowel magistraten als griffiers.
29
Het is belangrijk dat dit draaiboek wordt opgesteld door mensen van het terrein zelf. De Hoge Raad voor de Justitie engageert zich om hierbij de rol van facilitator op zich te nemen (zie 2.3 Methode, in fine). 30 Zie ook 4.1.2. Vorming – Nood aan opleiding magistraten.
46
Aanbevelingen 5. Het is aanbevolen dat er door het IGO een speciale opleiding “raadkamer” wordt georganiseerd voor zowel de magistraten als de griffiers. De korpschef ziet er op toe dat in zijn rechtbank minstens één magistraat en één griffier deze opleiding volgen. 6. Het is aanbevolen dat het IGO, in het kader van deze opleiding of als aanvulling ervan, een regelmatige uitwisseling van best practices, kennis, informatie en een uitwisseling van de beroepservaring organiseert tussen de verschillende betrokken magistraten en griffiers. 7. Bij gebreke aan een speciale “opleiding raadkamer” zou minstens een interne opleiding moeten plaatsvinden binnen de rechtbank , waarbij ervaren magistraten/griffiers de nieuwe magistraten/griffiers moeten opleiden.
5.1.3 Overleg Beoordeling Er is vrij weinig periodiek overleg tussen de magistraten onderling en tussen de magistraten en griffiers die zetelen in de raadkamer. Het meeste overleg gebeurt, naargelang de rechtbank, frequent of occasioneel, maar in elk geval veeleer informeel. Gestructureerd overleg is nuttig. Overleg is een ideaal moment voor het maken van praktische en organisatorische afspraken, voor de uitwisseling van ervaringen en het onder de aandacht brengen van nieuwe wetgeving en interessante vonnissen of arresten. Ze kan ook bijdragen tot het nastreven van uniformiteit. Belangrijk is wel dat het overleg structureel is. De nood aan periodiek en structureel overleg is rechtevenredig met de grootte van het gerechtelijk arrondissement. Hoe groter het arrondissement, hoe groter de nood aan overleg. Wanneer de voorziene hervorming van het gerechtelijk landschap zal leiden tot grotere gerechtelijke arrondissementen met verschillende afdelingen zal het belang van structureel overleg nog toenemen. Met het oog op uniformiteit en om de werking van de verschillende entiteiten te kunnen optimaliseren, is overleg dan ook aangewezen op het niveau van het gerechtelijk arrondissement, op het niveau van het rechtsgebied van het hof van beroep, en op nationaal niveau. Aanbevelingen 8. Het is aanbevolen dat er binnen de rechtbank periodiek overleg zou plaatsvinden tussen alle actoren van de raadkamer: magistraten, griffiers, onderzoeksrechters en parket. 9. Hoe groter de rechtbank, hoe meer nood aan een gestructureerd overleg. 10. Het is eveneens aanbevolen dat er op nationaal niveau overleg wordt gepleegd met de verantwoordelijken voor de raadkamers, zodat problemen van algemene aard kunnen worden besproken en samen gezocht kan worden naar oplossingen. Dit is mogelijk te realiseren binnen het kader van de opleiding door het IGO31.
31
Zie ook aanbeveling nr. 6.
47
5.1.4 Werkverdeling magistraat – griffie Beoordeling De griffie speelt een actieve, cruciale rol in de procedure voor de raadkamer, zowel wat de voorbereiding van de zitting betreft als het opstellen van de beschikking32. De rol van de magistraat bij de voorbereiding van de zitting is eerder beperkt. Zijn taak bestaat er vooral uit tijdens of na de zitting een beslissing te nemen, zijn beslissing te motiveren en het ontwerp van beschikking van de griffie te controleren op conformiteit met zijn beslissing.. De griffier zou idealiter – op basis van vooraf uitgewerkte modellen - een ontwerp van beschikking moeten voorbereiden, terwijl de magistraat de beslissing neemt, motiveert en controleert. Het is dus van belang dat de griffier over specifieke competenties beschikt (o.a. inzake diploma en opleiding) om deze specifieke taak uit te voeren. Maar, al te vaak wordt vastgesteld dat deze taak wordt uitgevoerd door een “afgevaardigd griffier”, die niet noodzakelijk over de voor deze taak vereiste competenties beschikt. Idealiter is er ook een aparte griffier voor de raadkamer, maar in sommige – vooral kleinere – rechtbanken is dit niet altijd haalbaar. Dit wordt meestal opgevangen door de griffier van de onderzoeksrechter ook te laten fungeren als griffier van de raadkamer. Het heeft als voordeel dat deze de materie en de dossiers reeds goed kent, maar als nadeel dat hij in zijn hoedanigheid van “griffier van de raadkamer” zijn eigen werk (als “griffier van de onderzoeksrechter”) moet “controleren” en dus misschien minder gemakkelijker zijn eigen vergissingen zal opmerken. Gezien de specifieke materie en de aparte procedure voor de raadkamer, is het niet alleen belangrijk dat de griffier over de gepaste competenties en ervaring beschikt, maar dat er ook - voor zover dit mogelijk is - met dezelfde teams (voorzitter raadkamer, griffiers en griffiemedewerkers, onderzoeksrechter) wordt gewerkt, ook bij vervangingen. Ten slotte blijkt dat de meeste rechtbanken werken met modellen van beschikkingen. Het is een goede zaak om gebruik te maken van modellen die hun deugdelijkheid reeds bewezen hebben om het risico op fouten of vergissingen zoveel mogelijk te beperken. Aanbevelingen 11. Het is aanbevolen dat de voorzitter van de raadkamer wordt bijgestaan door een griffier met de juiste competenties en ervaring. 12. Het is aanbevolen dat – waar mogelijk - de raadkamer over een eigen griffier zou beschikken. 13. Het is aanbevolen dat in de raadkamer zo vaak mogelijk met dezelfde teams wordt gewerkt. 14. Het is aanbevolen dat zoveel mogelijk met goede modellen van beschikkingen wordt gewerkt. Er zou best een overleg plaatsvinden tussen de verschillende rechtbanken om tot een aantal goede modellen te komen die dan uniform kunnen worden toegepast33.
32
Voor een overzicht van de taken die de griffier van de raadkamer in de praktijk vervult: zie 4.1.4 Werkverdeling magistraat griffie. Het is belangrijk dat deze modellen worden opgesteld door mensen van het terrein zelf. De Hoge Raad voor de Justitie engageert zich om hierbij de rol van facilitator op zich te nemen (zie 2.3 Methode, in fine). 33
48
5.1.5 Controle, kwaliteitsbewaking, risico’s, oorzaken procedurefouten Beoordeling Controle en kwaliteitsbewaking De controle van de wettigheid van beslissingen gebeurt in hoofdzaak via het nalezen van de beschikkingen door de magistraat en de griffier. Het gebruik maken van modellen kan worden aanzien als een vorm van (preventieve) controle en kwaliteitsbewaking. In verhouding tot het aantal zaken komen vergissingen en procedurefouten volgens de meeste voorzitters weinig voor. Maar, als het voorvalt geven deze gevallen geregeld aanleiding tot grote media-aandacht, vooral wegens de verregaande gevolgen, zoals de ongewilde invrijheidstelling van de aangehoudene. Controle en kwaliteitsbewaking zijn een absolute noodzaak gezien de zware gevolgen die vergissingen en fouten vaak met zich meebrengen. Risico’s Volgens de meeste voorzitters en griffiers zit het grootste risico in de procedure voor de raadkamer in de opvolging van de termijnen die zijn voorzien in de wet op de voorlopige hechtenis, zoals bijvoorbeeld de termijn voor de oproeping van de aangehoudene. Deze termijnen zijn zeer strikt en vaak ook zeer kort. Bovendien zijn de gevolgen die de wet verbindt aan het niet respecteren ervan vaak zwaar (zie hiervoor). Factoren en oorzaken vergissingen en procedurefouten De voornaamste oorzaken van vergissingen en procedurefouten kunnen grosso modo worden ingedeeld in drie categorieën: - de wetgeving (onsamenhangend, onduidelijk, onlogisch, geen eenvormige termijnen, veelvuldige en onduidelijke wijzigingen) de combinatie werkdruk en tijdsdruk (vaak hoge werkdruk en korte beslissingstermijnen) - de personeelssituatie op de griffie (personeelstekort, gebrek aan ervaring en scholing). De procedure zou vereenvoudigd moeten worden, in de zin van meer uniformiteit in de termijnen. Aldus zouden procedurefouten (en ongewilde vrijlatingen) vermeden kunnen worden. Hier kan worden verwezen naar de rapporten wetsevaluatie van het college van procureurs-generaal die reeds vroeger al voorstellen in die zin hebben gedaan34. Volledigheidshalve dient ook te worden verwezen naar enkele wetsvoorstellen die een aanpassing beogen van de verregaande gevolgen (nietigheid) die aan sommige procedurefouten worden toegekend35.
34
Zie 5.2.4 – controle wettigheid Zie onder meer : wetsvoorstel tot wijziging van het Wetboek van Strafvordering wat betreft de nietigheden (DOC 53 0041/001), ingediend door de heer Renaat Landuyt (reeds definitief aangenomen op 5 juni 2013door de commissie Justitie van de Kamer van volksvertegenwoordigers – na amendering van de door de Senaat geëvoceerde en geamendeerde tekst). Wetsvoorstel tot wijziging van het Wetboek van Strafvordering wat de nietigheden betreft (DOC 53 2186/001), ingediend door de dames Carina Van Cauter en Sabien LahayeBattheu. Wetsvoorstel houdende invoeging van een Tweede Deel in de Voorafgaande Titel van het Wetboek van strafvordering betreffende de algemene beginselen van het strafprocesrecht (DOC 53 2236/001), ingediend door mevrouw Sonja Becq en de heer Raf Terwingen.
35
49
Opvolgen van termijnen De opvolging van de termijnen voor verschijningen in het kader van de wet voorlopige hechtenis gebeurt in de meeste rechtbanken door de griffiers van de onderzoeksrechters en/of de raadkamer, onder supervisie van de voorzitter van de raadkamer. Anno 2013 kan verwacht worden dat er hierbij gebruik gemaakt wordt van een uniform en performant informaticaprogramma waarbij “knipperlichten” aangeven dat bepaalde termijnen dreigen te worden overschreden. Maatregelen om procedurefouten te beperken Om vergissingen of procedurefouten tot een minimum te beperken trachten verschillende rechtbanken zoveel mogelijk te werken met dezelfde, ervaren mensen (voorzitter raadkamer, onderzoeksrechter,griffiers en griffiemedewerkers) en wordt gewezen op het belang van een grondige controle (van de oproeping, beschikking, …) door zowel magistraat als griffier. Aanbevelingen 15. Om er voor te zorgen dat er minder procedurefouten en vergissingen in de beschikkingen kunnen sluipen, is het aanbevolen dat de wetgever zich zou buigen over een vereenvoudiging van de Wet op de Voorlopige Hechtenis, waarvan de kritiek is dat die onsamenhangend is, onduidelijke en onlogische ‘sui generis’-procedures bevat en nauwelijks eenvormige termijnen voorziet. 16. Om procedurefouten en vergissingen in de beschikkingen zoveel mogelijk uit te sluiten is het aanbevolen: a) dat de onderzoeksrechter en zijn griffier waakzaamheid aan de dag leggen om voor de zitting van de raadkamer mogelijke procedureproblemen te voorkomen. b) om zoveel mogelijk te werken met modellen van beschikkingen, die hun deugdelijkheid hebben bewezen, zodat preventief de kans op fouten wordt beperkt; c) dat de beschikkingen zowel door de magistraat als de griffier aandachtig worden nagelezen voorafgaand aan de ondertekening van de beschikking, zodat fouten nog tijdig worden opgespoord; d) dat de onderzoeksrechter en de parketmagistraat in de raadkamer, en de parketmagistraat die instaat voor tenuitvoerlegging van de beschikkingen van de raadkamer, een controle uitvoeren, zodat fouten nog kunnen worden rechtgezet door tijdig hoger beroep aan te tekenen. 17. Het is aanbevolen dat de rechtbanken beschikken over een performant informaticasysteem inzake de opvolging van de termijnen, dat kadert in een algemeen informatiseringsbeleid. Dit systeem moet minstens ontwikkeld worden op het niveau van de in de hervorming van het gerechtelijk landschap voorziene gerechtelijke arrondissementen, en bij voorkeur voor alle gerechtelijke arrondissementen van België. Het beleid (minister en parlement) moet de nodige schikkingen treffen om een dergelijk informaticasysteem mogelijk te maken. In afwachting van een performant informaticasysteem is het aanbevolen dat de voorzitters van de rechtbank (of van de raadkamer) zouden kijken hoe dit probleem in de andere rechtbanken wordt aangepakt. De voorbeelden uit dit verslag kunnen hierbij een bron inspiratie zijn. 18. Het is aanbevolen dat de korpschef het nodige doet om voor ieder geval afzonderlijk steeds de oorzaak van de gemaakte fout duidelijk te identificeren, en nagaat of de fout vermijdbaar was, en hoe dergelijke fouten in de toekomst kunnen worden vermeden. De verantwoordelijke(n) voor de gemaakte fouten moet(en) bij deze beoordeling worden betrokken en moeten de nodige feedback krijgen over de resultaten van de gemaakt analyse. Wanneer het echter gaat om magistraten of gerechtsmedewerkers die regelmatig vermijdbare fouten maken, hetzij uit
50
incompetentie hetzij door een gebrek aan professionele instelling, dan dient de korpschef de passende maatregelen te nemen, waaronder desgevallend tuchtmaatregelen.
5.1.6 Organisatie vakantiekamers – afwezigheden Beoordeling In de meeste rechtbanken is (zijn) er (een) vaste vervanger(s) voor de voorzitter(s) van de raadkamer. Ingeval de voorzitter onbeschikbaar is, zal hij of zij in de eerste plaats worden vervangen door die vaste vervanger. Pas in de periode dat ook de vaste vervanger niet beschikbaar is, bijvoorbeeld tijdens zijn vakantie, zal een beroep worden gedaan op andere magistraten. Dit zijn - in de mate van het mogelijke - steeds dezelfde. Het spreekt voor zich dat wanneer de ‘normale samenstelling’ van de zetel wijzigt, dit een verhoogd risico op fouten inhoudt. Het is dan ook positief vast te stellen dat ook tijdens de gerechtelijke vakantie maximaal wordt gewerkt met dezelfde, vaste teams, of - zo dit niet mogelijk is - met de vaste vervangers. Een verhoogde waakzaamheid is dan wel geboden, zeker als ook de vaste vervangers zouden zijn verhinderd en worden vervangen door magistraten/griffiers met minder ervaring in de raadkamer.
Aanbevelingen 19. Het is aanbevolen dat de vaste voorzitter/griffier van de raadkamer bij afwezigheid en vakantie zoveel mogelijk wordt vervangen door een vaste vervanger. Wanneer ook deze niet kan zetelen en er een andere moet worden aangesteld , is het in elk geval aangewezen dat de (in deze materie) minder ervaren magistraat wordt bijgestaan door een ervaren griffier. 20. Het is aanbevolen dat er, in de mate van het mogelijke, wordt op toegezien dat de vaste voorzitter en de vaste griffier van de raadkamer niet gelijktijdig afwezig zijn. 21. Het is ook aanbevolen om een vertrek van een vaste titularis/vervanger op te vangen door de tijdige opleiding van een nieuwe vaste titularis/vervanger.
5.1.7 Communicatie Beoordeling De meeste voorzitters zijn van oordeel dat de communicatie steeds moet verlopen via het parket. Sommige voorzitters vinden dat bijvoorbeeld in het geval van een procedurefout met zware gevolgen ook de voorzitter of de persrechter van de rechtbank mag communiceren over dit soort aangelegenheden. De contacten met de pers en het verstrekken van gegevens over het gerechtelijk onderzoek, ook in zaken waarin een onderzoeksrechter is aangesteld, moet altijd gebeuren via het parket. (art. 57§3 Wetboek van strafvordering). Het lijkt ons duidelijk dat tot op het moment van de beslissing tot verwijzing door de raadkamer de communicatie dient te gebeuren door (de persmagistraat van) het parket. Vanaf de verwijzing dient
51
deze te gebeuren door de (persmagistraat van) de rechtbank. Vanzelfsprekend is een wederzijds overleg over de inhoud en de manier van communicatie steeds aangewezen. Tevens is er nood aan nationale perswoordvoerders voor de zetel en voor het openbaar ministerie voor de gevallen waarin dient te worden gecommuniceerd over fouten en/of vergissingen die door de organisatie zelf en/of haar medewerkers zijn begaan. Aanbevelingen 22. Er wordt aanbevolen om nationale perswoordvoerders aan te duiden voor de rechtbanken en voor het openbaar ministerie. Deze kunnen onder meer instaan voor communicatie over de fouten en/of vergissingen die werden begaan door de organisatie zelf en/of haar medewerkers.
5.2
PARKET
5.2.1 Algemene werking Beoordeling Organisatie Het aantal zittingen van de raadkamer varieert per gerechtelijk arrondissement36. Er is een logische samenhang tussen de grootte van het gerechtelijk arrondissement en het aantal zittingen van de raadkamer per week. Er is een ook een grote verscheidenheid in de wijze waarop de parketdiensten intern georganiseerd zijn. Binnen de grotere gerechtelijke arrondissementen is er een meer verregaande graad van interne organisatie (b.v. gespecialiseerde secties voor de raadkamer) en is er een groter aantal betrokken magistraten en medewerkers. Draaiboek Het bestaan van en het gebruik van draaiboeken voor de raadkamer is ook bij de parketten zeer beperkt. Nadelen van een draaiboek zijn: - men kan zich erop beroepen om enkel en alleen te doen wat in dat draaiboek is voorzien en niets meer, ook waar dit wenselijk zou zijn - de energie en tijd die kleine entiteiten zouden steken in het zelf opstellen en up to date houden van een draaiboek weegt misschien niet op tegen de meerwaarde ervan. Voordelen van een draaiboek zijn: - alle taken vóór, tijdens en na de behandeling van de zaak staan zwart op wit op papier - het zorgt voor uniformiteit, overzicht en duidelijkheid - het is een leidraad voor nieuwkomers - het is een uitstekend hulpmiddel voor een goed functionerende organisatie - het verplicht de betrokkenen om na te denken over hun manier van werken en zet aan tot een reflectie over een verbetering van de werkprocessen.
36
Zie ook 5.1.1.
52
Ook in het licht van de in de steigers staande hervorming van het gerechtelijk landschap heeft het nu reeds op elkaar afstemmen van de werkwijzen grote voordelen. De nu voorliggende plannen voorzien immers in grotere gerechtelijk arrondissementen met verschillende afdelingen. Daarom zou men nu reeds de bestaande werkwijzen op elkaar kunnen afstemmen en uniform maken. Het opstellen van een gemeenschappelijk draaiboek kan een handig instrument zijn om tot deze uniformiteit te komen. De HRJ is van oordeel dat de voordelen groter zijn dan de nadelen. De procedure voor de raadkamer is immers een complexe aangelegenheid, waarbij vergissingen, fouten of vergetelheden verstrekkende gevolgen kunnen hebben, zoals het in vrijheid stellen van aangehoudenen die niet in vrijheid zouden mogen worden gesteld. Daarom is er nood aan een duidelijke en actuele beschrijving van deze procedure in de vorm van een draaiboek , vademecum of handleiding. Deze kan zowel een houvast bieden aan de vaste magistraten die het openbaar ministerie waarnemen in de raadkamer als aan degenen die hen vast of occasioneel moeten vervangen, als aan de medewerkers op het parketsecretariaat die betrokken zijn bij de verwerking van beschikkingen van de raadkamer. Vaste teams Het is een pluspunt dat op de meeste plaatsten wordt gewerkt met vaste teams van ervaren magistraten en medewerkers. Dit heeft als voordeel dat er continuïteit is in de manier van aanpak en heeft een gunstig effect op de opbouw en aanwending van de noodzakelijke relevante kennis en ervaring. Een goed geoliede samenwerking zal het risico op fouten wellicht kunnen beperken. Het vervangen van deze vaste magistraten en medewerkers is eerder uitzonderlijk en situeert zich voornamelijk tijdens het gerechtelijk verlof (zie verder). Aanbevelingen 1. Het is aanbevolen dat alle parketmagistraten en parketmedewerkers die betrokken zijn bij de werking van de raadkamer(permanent of occasioneel) beschikken over een up to date draaiboek. 2. Het is aanbevolen dat over de verschillende arrondissementen heen een gezamenlijk draaiboek wordt opgesteld met het oog op een uniforme werkwijze van het openbaar ministerie in procedures voor de raadkamer37. 3. Het draaiboek dient up to date te worden gehouden en dient ter beschikking te zijn van alle magistraten die vast of occasioneel in de raadkamer zetelen. 4. Het is aanbevolen dat zoveel mogelijk dezelfde ervaren parketmagistraten en parketmedewerkers worden ingezet voor de uitvoering van de parkettaken die verband houden met de werking van de raadkamer.
5.2.2 Vorming Beoordeling Er bestaat momenteel geen specifieke opleiding raadkamer voor parketmagistraten of – medewerkers. Uit de bevraging is gebleken dat bij de parketten de vraag naar een dergelijke specifieke opleiding niet echt groot is, of beperkt is tot de vraag naar opleiding voor magistraten of
37
Het is belangrijk dat dit draaiboek wordt opgesteld door mensen van het terrein zelf. De Hoge Raad voor de Justitie engageert zich om hierbij de rol van facilitator op zich te nemen (zie 2.3 Methode, in fine).
53
medewerkers die recent of occasioneel bij de dossiers van de raadkamer betrokken zijn/zittingen doen. Nochtans mag het belang van zowel een initiële als permanente opleiding niet miskend worden, en dit zowel voor magistraten als medewerkers. Wanneer het Instituut voor gerechtelijke opleiding een specifieke opleiding raadkamer organiseert zou deze dan ook open moeten staan voor parketmagistraten en medewerkers. Daarnaast zou een regelmatige uitwisseling van best practices, kennis en informatie tussen de verschillende parketten onderling en een uitwisseling van de beroepservaring tussen de verschillende betrokken parketmagistraten en -medewerkers zeker van nut kunnen zijn en de uniformiteit ten goede komen. Aanbevelingen 5. Het is aanbevolen dat er door het IGO een speciale opleiding “raadkamer” wordt georganiseerd die ook open dient te staan voor parketmagistraten en –medewerkers. De korpschef ziet er op toe dat binnen zijn parket minstens één magistraat en één medewerker deze opleiding volgt. 6. Het is aanbevolen dat het Instituut voor gerechtelijke opleiding, ingesloten in deze opleiding of als aanvulling ervan, een regelmatige uitwisseling van best practices, kennis en informatie en een uitwisseling van de beroepservaring organiseert tussen de verschillende betrokken parketmagistraten en –medewerkers. 7. Bij gebreke aan een speciale “opleiding raadkamer” zou minstens een interne opleiding moeten plaatsvinden binnen het parket, waarbij ervaren magistraten/medewerkers de nieuwe magistraten/medewerkers moeten opleiden.
5.2.3 Overleg Beoordeling Er is weinig structureel periodiek overleg. Het meeste overleg is occasioneel en eerder informeel van aard. Gestructureerd overleg is nuttig. Overleg is een ideaal moment voor het maken van praktische en organisatorische afspraken, voor de uitwisseling van ervaringen en het onder de aandacht brengen van nieuwe wetgeving en interessante vonnissen of arresten. Ze kan ook bijdragen tot het nastreven van uniformiteit. Belangrijk is wel dat het overleg structureel is. De nood aan periodiek en structureel overleg is rechtevenredig met de grootte van het gerechtelijk arrondissement. Hoe groter het arrondissement, hoe groter de nood aan overleg. Wanneer de voorziene hervorming van het gerechtelijk landschap zal leiden tot grotere gerechtelijke arrondissementen met verschillende afdelingen zal het belang van structureel overleg nog toenemen. Met het oog op uniformiteit en om de werking van de verschillende entiteiten te kunnen optimaliseren, is overleg dan ook aangewezen op het niveau van het gerechtelijk arrondissement, op het niveau van het rechtsgebied van het hof van beroep, en op nationaal niveau.
54
Aanbevelingen 8. Het is aanbevolen dat er binnen de rechtbank en parket periodiek overleg zou plaatsvinden tussen alle actoren van de raadkamer: magistraten, griffiers, onderzoeksrechters en parket. 9. Hoe groter de rechtbank en parket, hoe meer nood aan een gestructureerd overleg. 10. Het is eveneens aanbevolen dat er op nationaal niveau overleg wordt gepleegd met de verantwoordelijken voor de raadkamers, zodat problemen van algemene aard kunnen worden besproken en samen gezocht kan worden naar oplossingen. Dit is mogelijk te realiseren binnen het kader van de opleiding door het Instituut voor gerechtelijke opleiding..
5.2.4 Controle, kwaliteitsbewaking, risico’s, oorzaken procedurefouten Beoordeling In verhouding met het grote aantal zaken dat door de raadkamers wordt behandeld, is het aantal vergissingen met verregaande gevolgen volgens de meeste procureurs des Konings eerder beperkt. Gelet op de verregaande gevolgen die sommige van deze vergissingen met zich mee kunnen brengen (b.v. ongewilde vrijlating van de aangehoudene) geven deze echter vaak aanleiding tot grote mediaaandacht. Risico’s De risico’s situeren zich volgens de procureurs des Konings vooral op het vlak van de termijnen voorzien in de wet voorlopige hechtenis, bij de vormfouten in de bevelen tot aanhouding of de wettelijkheid van deze aanhoudingsbevelen, in de termijnen voor hoger beroep tegen de beschikkingen van de raadkamer en in het laattijdig of niet ter beschikking stellen van de dossier voor de raadkamer. Deze termijnen zijn zeer strikt en vaak ook zeer kort. Bovendien zijn de gevolgen die de wet verbindt aan het niet respecteren ervan vaak zwaar. Voornaamste factoren en oorzaken vergissingen en procedurefouten De voornaamste factoren en oorzaken voor vergissingen en procedurefouten zijn terug te brengen tot enkele categorieën: -
een niet altijd opportune diversiteit aan termijnen in de wetgeving en de soms korte termijnen (aanleiding tot verwarring over termijnen, niet tijdig oproepen, enz.)
-
tijdsdruk en overbelasting
-
ontbreken van een compatibel en performant informaticasysteem over de verschillende actoren heen
-
personeelsgebonden problemen (capaciteitsproblemen, onvoldoende opgeleide vervangers, materiële vergissingen, onervarenheid en onoplettendheid).
Controle wettigheid De wijze waarop de controle van de wettigheid van de beslissingen gebeurt is weinig uniform, zowel wat de diepgang van de controle betreft (gaande van een louter formele controle tot een meer inhoudelijke controle, enz.) als wat betreft de personen die de controle uitvoeren (van zittingsmagistraat tot medewerker). In sommige parketten is een controlesysteem zelfs onbestaande. Het ontwikkelen en invoeren van een controlesysteem van de eindvordering en van de beslissingen van de raadkamer op parketniveau is zeker een werkpunt. Ook hier kan met het oog op
55
de hervorming van het gerechtelijk landschap reeds worden gedacht aan de ontwikkeling van een uniform controlesysteem dat kan worden gehanteerd op een grotere schaal dan de huidige gerechtelijke arrondissementen. In de huidige stand van de wetgeving is het zo dat bij overschrijding van de wettelijke termijnen binnen dewelke de voorlopige hechtenis dient gehandhaafd te worden, de titel van hechtenis vervalt zodat vrijlating van de betrokkene onvermijdelijk is. Een verdere detentie is in zulk geval willekeurig en wederrechtelijk, en wordt strafbaar gesteld bij artikel 147 Sw. Een systeem bedenken waarbij de voorlopige hechtenis onbeperkt of zonder precieze termijnen gehandhaafd zou blijven, of waarbij de overschrijding van de termijnen binnen dewelke een rechter er controle moet op uitoefenen geen effect zou hebben op de verdere handhaving ervan lijkt niet in overeenstemming te brengen met de rechten van verdediging noch met de fundamentele rechten vervat in artikel 5 EVRM. De Hoge Raad voor de Justitie is voorstander van het nastreven van uniformiteit in de procedures, en bijgevolg vereenvoudiging. Wat dit aspect betreft, kan worden verwezen naar de rapporten wetsevaluatie van het College van procureurs-generaal. Reeds in het wetsevaluatierapport van het gerechtelijk jaar 2006-2007 onderstreepte het College van procureurs-generaal de problemen waartoe de wet van 31 mei 2005 die de wet van 20 juli 1990 op de voorlopige hechtenis wijzigde aanleiding gaf38: Een algemene evaluatie van de wet van 31 mei 2005 werd gevraagd, inzonderheid wat betreft het verschil in behandeling tussen niet en wel correctionaliseerbare misdaden. Immers werd de geldigheidsduur van de handhaving voor niet correctionaliseerbare misdaden op 3 maanden gebracht vanaf de tweede handhaving. Daarbij werd de mogelijkheid ingevoegd voor de inverdenkinggestelden om op eigen verzoek bij het verstrijken van één maand hun invrijheidstelling bij verzoekschrift te vragen aan de raadkamer. Al deze wijzigingen — die in feite enkel voor oog hadden de veelvuldige verschijning van inverdenkinggestelden, verdacht van niet correctionaliseerbare misdaden, voor de onderzoeksgerechten te vermijden — hebben het systeem van handhaving van de hechtenis onnoemelijk moeilijker en veel gevaarlijker gemaakt. De systematiek werd immers doorbroken. Hoewel er geen cijfers van bestaan, wordt opgemerkt dat inverdenkinggestelden van zelfs de zwaarste misdaden met zeer ernstige aanwijzingen van schuld maandelijks bij verzoekschrift hun invrijheidstelling vragen. Het systeem om bij verzoekschrift de invrijheidstelling te vragen is bovendien niet goed uitgewerkt in de wettekst. De combinatie van voormelde wet van 31 mei 2005 met de wet van 21 december 2009 die de procedure van het hof van assisen wijzigde, evenals de wet op de verzachtende omstandigheden heeft de zaken nog ingewikkelder gemaakt. 39 Er kan verwezen worden naar de COL 6/2010 van 29 april 2010 waarin het problematisch karakter van het systeem van de driemaandelijkse handhaving van de hechtenis van art. 22, tweede lid, van de wet op de voorlopige hechtenis onderstreept wordt. Wat de problemen inzake de wijziging van de wet van 4 oktober 1867 op de verzachtende omstandigheden betreft kan bovendien verwezen worden naar het 40 rapport wetsevaluatie 2010-2011 . De wet van 31 mei 2005 voegde bovendien nog een aantal sancties van vrijlating in.
38
DOC 52 0844/001 — Overzicht van de wetten die voor de hoven en rechtbanken moeilijkheden bij de toepassing of de interpretatie ervan hebben opgeleverd; p. 39 deel verslag van het College van procureurs-generaal. Zie eveneens M. ROZIE, I. MENNES en Y. LIEGEOIS "Nieuwe regels bevestigen de uitzondering (niet?). De voorlopige hechtenis na de wet van 31 mei 2005". Nullum Crimen, nummer 1 februari 2006. 39 p. 52-53 — Wet van 21 december 2009 tot hervorming van het Hof van Assisen (WHA) (B.S. 11 januari 2010) — De wet van 11 februari 2010 tot wijziging van de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis (B.S. 17 februari 2010); Zie ook circulaire nr. 13/2005 — 9/2005 van 26 juni 2005 — Wet van 31 mei 2005 tot wijziging van de wet van 13 maart 1973 betreffende de vergoeding voor onwerkzame voorlopige hechtenis, van de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis en van sommige bepalingen van het Wetboek van Strafvordering (B.S. 16 juni 2005) — Inwerkingtreding 26 juni 2005, van de Procureur-generaal te Antwerpen en eveneens zelfde circulaire van de procureur-generaal te Gent nr. 28/2005 van 10 juni 2005. 40 DOC 53 1414/005, 14-17.
56
Bij dezelfde wet van 31 mei 2005 werd aan enkele paragrafen van artikel 16 van de voorlopige hechteniswet de sanctie toegevoegd van invrijheidstelling bij niet eerbiedigen van bepaalde vormvoorwaarden. Dit is het geval wanneer de onderzoeksrechter de verdachte niet ondervraagd heeft over de feiten die aan de beschuldiging ten grondslag liggen en die aanleiding kunnen geven tot de afgifte van een bevel tot aanhouding en zijn opmerkingen niet gehoord heeft. De onderzoeksrechter moet de verdachte eveneens meedelen dat tegen hem een aanhoudingsbevel kan worden uitgevaardigd en hij moet zijn opmerkingen en, in voorkomend geval, die van zijn advocaat ter zaken horen, eveneens op straffe van invrijheidstelling van de verdachte. Diezelfde sanctie geldt voor de bepalingen van §§5 en 6: "§5. Het bevel tot aanhouding bevat de opgave van het feit waarvoor het wordt verleend, vermeldt de wetsbepaling die bepaalt dat het feit een misdaad of een wanbedrijf is en stelt het bestaan vast van ernstige aanwijzigen van schuld. De rechter vermeldt daarin de feitelijke omstandigheden van de zaak en die welke eigen zijn aan de persoonlijkheid van de verdachte, die de voorlopige hechtenis wettigen gezien de criteria bepaald in §1. Bij ontstentenis van deze mededelingen, wordt de inverdenkinggestelde in vrijheid gesteld. Het bevel tot aanhouding vermeldt eveneens dat de verdachte vooraf is gehoord. §6. Het bevel wordt ondertekend door de rechter die het heeft verleend, en wordt met zijn zegel bekleed. Bij ontstentenis van de handtekening van de rechter, wordt de inverdenkinggestelde in vrijheid gesteld." In diezelfde wet werd het ook onmogelijk gemaakt voor het openbaar ministerie om "verzet" aan te tekenen als de onderzoeksrechter een verdachte wilde in vrijheid stellen, zelfs nadat de raadkamer de voorlopige hechtenis reeds gehandhaafd had en zelfs in de periode tussen de beschikking van de raadkamer en de behandeling voor de kamer van inbeschuldigingstelling. Deze problematiek kwam 41 eveneens reeds aan bod in het rapport wetsevaluatie . Ook recent zijn er nog enkele wijzigingen aangebracht aan de wet op de voorlopige hechtenis door de 42 wet houdende diverse bepalingen betreffende justitie van 27 december 2012 . De belangrijkste wijziging is dat het voortaan volstaat dat de verdachte en/of zijn raadsman gehoord wordt door de raadkamer. 43 Hetzelfde geldt voor de beslissing over de invrijheidstelling op verzoekschrift en bij het hoger beroep . Omdat de aanwezigheid van de verdachte bij de handhaving van de voorlopige hechtenis in sommige gevallen niet onbelangrijk is, kunnen de onderzoeksgerechten wel de persoonlijke verschijning kunnen bevelen. Dit moet tenminste 3 dagen vóór de verschijning gebeuren. Deze beslissing kan niet worden aangevochten en wordt betekend op verzoek van het openbaar ministerie. Het doorvoeren van deze wijziging aan dergelijke wetgeving in een pakketwet, gecombineerd met een snelle inwerkingtreding, brengt een verhoogd risico op vergissingen en vergetelheden met zich mee. De aanpak en stroomlijning van alle hierboven vermelde en trouwens reeds vroeger en herhaaldelijk gesignaleerde problemen kan ongetwijfeld leiden tot een vereenvoudiging en uniformiteit van de procedureregels, en bijgevolg tot een systeem dat minder aanleiding geeft tot procedurefouten en vrijlatingen.
Volledigheidshalve dient ook te worden verwezen naar enkele wetsvoorstellen die een aanpassing beogen van de verregaande gevolgen (nietigheid) die aan sommige procedurefouten worden toegekend44.
41
DOC 53 1414/005, 17-19. B.S., 31 januari 2013, inwerkingtreding 10 februari 2013. 43 De wetgever brengt op die manier de Belgische wetgeving in overeenstemming met de rechtspraak van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens. 44 Zie onder meer : wetsvoorstel tot wijziging van het Wetboek van Strafvordering wat betreft de nietigheden (DOC 53 0041/001), ingediend door de heer Renaat Landuyt (reeds definitief aangenomen op 5 juni 2013door de commissie Justitie van de Kamer van volksvertegenwoordigers – na amendering van de door de Senaat geëvoceerde en geamendeerde tekst). Wetsvoorstel tot wijziging van het Wetboek van Strafvordering wat de nietigheden betreft (DOC 53 2186/001), ingediend door de dames Carina Van Cauter en Sabien LahayeBattheu. Wetsvoorstel houdende invoeging van een Tweede Deel in de Voorafgaande Titel van het Wetboek van strafvordering betreffende de algemene beginselen van het strafprocesrecht (DOC 53 2236/001), ingediend door mevrouw Sonja Becq en de heer Raf Terwingen. 42
57
Kwaliteitscontrole en risicobeheersing Geen enkel parket heeft een specifiek, duidelijk en concreet omschreven systeem van kwaliteitscontrole en risicobeheersing dat alle procedures voor de raadkamer omvat. Indien er toch dergelijke controles gebeuren, dan zijn deze vaak gericht op bepaalde deelaspecten (vorm, inhoud, enz.). Degene die de controle uitvoert varieert eveneens (zittingsmagistraat, medewerker, enz.). Het is niet duidelijk op welke wijze dit alles in te passen is in de systemen van kwaliteitscontrole die ongetwijfeld bestaan in meerdere parketten. Het gebruik om in samenspraak tussen parket, de voorzitter van de raadkamer, de onderzoeksrechters en hun griffiers de dossiers die in aanmerking komen voor een driemaandelijke oproeping toch maandelijks op te roepen met oog op de eventuele handhaving van de voorlopige hechtenis, kan worden gezien als een systeem van risicobeheersing. De suggestie om een checklist aan te leggen die alle elementen bevat waarop een beschikking dient te worden nagezien (zoals de termijn waarvoor ze geldt, de identiteit van de gedetineerde, datum, ondertekening, tenlasteleggingen, …) zal zeker de aandacht op bepaalde risico’s vestigen. In die zin kan ook dit worden beschouwd als een aanzet tot risicobeheersing. Tot slot kan ook voor dit aspect benadrukt worden dat een effectieve en efficiënte opvolging door het parket, mede gelet op het groot aantal actoren op het veld van de voorlopige hechtenis, slechts mogelijk is als de nodige tools ter beschikking worden gesteld en meerbepaald een performant en compatibel informaticasysteem. Dit informaticasysteem moet over de nodige “knipperlichten” beschikken die signaleren wanneer bepaalde termijnen dreigen te worden overschreden, of die melding maken van potentiële risico’s in de procedure. Ook hier kan met het oog op de hervorming van het gerechtelijk landschap reeds worden gedacht aan de ontwikkeling van een uniform systeem van kwaliteitscontrole en risicobeheersing dat kan worden gehanteerd op een grotere schaal dan de huidige gerechtelijke arrondissementen. Opvolging van termijnen Ook de wijze waarop de termijnen worden opgevolgd en door wie deze controle gebeurd is weinig uniform. Een uniform (geïnformatiseerd?) opvolgingssysteem zou bijdragen aan de duidelijkheid over wie welke termijnen controleert, en zou zeker een meerwaarde kunnen betekenen. Opnieuw wordt best vooruit gedacht naar een uniform opvolgingssysteem dat kan worden gehanteerd op een grotere schaal dan de huidige gerechtelijke arrondissementen.
Aanbevelingen 11. Om er preventief voor te zorgen dat er minder procedurefouten en vergissingen in de beschikkingen kunnen sluipen, is het aanbevolen dat de wetgever zich zou buigen over een vereenvoudiging van de Wet op de Voorlopige Hechtenis, waarvan de kritiek is dat die onsamenhangend is, onduidelijke en onlogische ‘sui generis’-procedures bevat en nauwelijks eenvormige termijnen voorziet. 12. Om procedurefouten en vergissingen in de beschikkingen zoveel mogelijk uit te sluiten is het aanbevolen dat de parketten beschikken over een controlesysteem om de juistheid van de vorderingen en de wettigheid van beslissingen van de raadkamer na te gaan. Dit controlesysteem moet minstens ontwikkeld worden op het niveau van de in de hervorming van het gerechtelijk landschap voorziene gerechtelijke arrondissementen. Dit kan bestaan uit een door de parketmagistraat, aanwezig ter zitting van de raadkamer, en de parketmagistraat die instaat voor tenuitvoerlegging van de beschikkingen van de raadkamer, uit te voeren controle, zodat fouten nog kunnen worden rechtgezet door tijdig hoger beroep aan te tekenen. 13. Het is aanbevolen dat de parketten minstens beschikken over een performant informaticasysteem voor de opvolging van de termijnen. Dit systeem moet minstens ontwikkeld
58
worden op het niveau van de in de hervorming van het gerechtelijk landschap voorziene gerechtelijke arrondissementen, en bij voorkeur voor alle gerechtelijke arrondissementen van België. Het beleid (minister en parlement) moet de nodige schikkingen treffen om een dergelijk informaticasysteem mogelijk te maken. In afwachting van een performant informaticasysteem is het aanbevolen dat de procureurs des Konings zouden kijken naar hoe dit probleem in de andere parketten wordt aangepakt. De voorbeelden uit dit verslag kunnen hierbij tot inspiratie dienen. 14. Het is aanbevolen dat de korpschef het nodige doet om voor ieder geval afzonderlijk steeds de oorzaak van de gemaakte fout duidelijk te identificeren, en nagaat of de fout vermijdbaar was, en hoe dergelijke fouten in de toekomst kunnen worden vermeden. De verantwoordelijke(n) voor de gemaakte fouten moet(en) bij deze beoordeling worden betrokken en moeten de nodige feedback krijgen over de resultaten van de gemaakt analyse. Wanneer het echter gaat om magistraten of gerechtsmedewerkers die regelmatig vermijdbare fouten maken, hetzij uit incompetentie hetzij door een gebrek aan professionele instelling, dan dient de korpschef de passende maatregelen te nemen, waaronder desgevallend tuchtmaatregelen.
5.2.5 Organisatie vakantiekamers – afwezigheden Beoordeling Het is positief om vast te stellen dat in het merendeel van de gevallen: - ook tijdens het gerechtelijk verlof het openbaar ministerie op de zittingen van de raadkamer maximaal wordt waargenomen door de vaste titularissen - een beroep wordt gedaan op vaste vervangers - ook andere afwezigheden worden opgevangen door vaste titularissen en vaste vervangers. De vakantieperiodes en periodes van afwezigheden van de vaste titularissen zijn echter duidelijke risicoperiodes. Een verhoogde waakzaamheid dan ook geboden in deze periodes, zeker als ook de vaste vervangers zouden zijn verhinderd en worden vervangen door magistraten/medewerkers met minder ervaring inzake dossiers behandeld door de raadkamer. Aanbevelingen 15. Het is aanbevolen dat de vaste magistraat van de raadkamer bij afwezigheid en vakantie zoveel mogelijk wordt vervangen door een vaste vervanger. Wanneer ook deze niet kan zetelen en er een andere moet worden aangesteld , is het in elk geval aangewezen dat de (in deze materie) minder ervaren magistraat/medewerker wordt bijgestaan door een ervaren magistraat/medewerker. 16. Het is aangewezen om een vertrek van een vaste titularis/vervanger tijdig op te vangen door de tijdige opleiding van een nieuwe vaste titularis/vervanger.
5.2.6 Communicatie Beoordeling Nergens is een specifieke procedure voor externe communicatie voorzien voor procedurefouten die leiden tot de vrijlating van de aangehoudene. Vaak wordt voor communicatie verwezen naar de persmagistraat van het parket en de persmagistraat van de zetel.
59
De contacten met de pers en het verstrekken van gegevens over het gerechtelijk onderzoek, ook in zaken waarin een onderzoeksrechter is aangesteld, moet altijd gebeuren via het parket. (art. 57§3 Wetboek van strafvordering). Het lijkt ons duidelijk dat tot het moment van de beslissing tot verwijzing de communicatie dient te gebeuren door (de persmagistraat van) het parket. Vanaf de verwijzing dient deze te gebeuren door (de persmagistraat van) de rechtbank. Er is echter nood aan nationale perswoordvoerders voor de zetel en voor het openbaar ministerie voor de gevallen waarin dient te worden gecommuniceerd over fouten en/of vergissingen die door de organisatie zelf en/of haar medewerkers zijn begaan. Aanbevelingen 17. Er wordt aanbevolen om nationale perswoordvoerders aan te duiden voor de rechtbanken en voor het openbaar ministerie. Deze kunnen onder meer instaan voor communicatie over de fouten en/of vergissingen werden begaan door de organisatie zelf en/of haar medewerkers.
60
6. BESLUIT Met een responsgraad van 81,48% op de vragenlijst, zowel voor zetel, griffie als parket, en een evenwichtige mix van grote, middelgrote en kleine entiteiten, werd een representatief beeld bekomen van de actuele situatie op het terrein. Nergens is vastgesteld dat de huidige organisatie van de raadkamers en van de parketten van eerste aanleg procedurefouten in de hand werkt. Met ‘huidige organisatie’ wordt vooral bedoeld dat met vaste teams gewerkt wordt, hetgeen kennelijk bijdraagt tot het beperken van het risico op fouten. Het risico op fouten neemt wel toe wanneer er een wijziging is aan de vaste samenstelling van teams die instaan voor de werking van de raadkamer en de verwerking van haar beslissingen. Uit de bevraging is overigens de belangrijke rol gebleken die de griffiers vervullen in de procedures voor de raadkamer. Het is essentieel dat een blijvende aandacht wordt besteed aan hun selectie en vorming tot gekwalificeerde en competente medewerkers. De bevraging bevestigt dat er soms vermijdbare fouten worden gemaakt, dit zowel op het niveau van de zetel als bij het parket. Dit ondanks het feit dat de meeste magistraten en gerechtsmedewerkers die bij de werking van de raadkamer betrokken zijn, beschikken over een ruime expertise en vaak op elkaar ingespeeld zijn. De volgende factoren werken het risico op fouten in de hand: -
de wetgeving (onsamenhangend, onduidelijk, onlogisch, geen eenvormige termijnen, veelvuldige en niet altijd even duidelijke wijzigingen)
-
de combinatie van werkdruk en tijdsdruk (vaak hoge werkdruk en korte beslissingstermijnen)
-
personeelsgebonden problemen (capaciteitsproblemen, onvoldoende opgeleide vervangers, materiële vergissingen, onervarenheid en onoplettendheid).
Het risico op menselijke fouten kan tot een minimum beperkt worden door: -
Te zorgen voor een duidelijke wetgeving met coherente termijnen
-
Op het niveau van rechtbanken en parketten voorzorgsmaatregelen te nemen (checklists en knipperlichten, draaiboeken, modellen, vaste teams), en het aantal tussenstappen in het werkproces waarin fouten kunnen worden gemaakt tot een minimum te beperken
-
Een doorgedreven (knipperlichten)
-
Er over te waken dat eenieder die bij de werking van de raadkamer wordt betrokken, permanent of occasioneel, op een afdoende wijze is opgeleid.
informatisering
van
de
werkprocessen
en
controlemomenten
Het is ook noodzakelijk om de werkprocessen m.b.t. de raadkamer eenvormig te maken en draaiboeken op te stellen waarin de verschillende stappen in deze processen duidelijk en up to date worden beschreven. Dit om een houvast te bieden aan diegenen die vertrouwd zijn met de dagelijkse werking van de raadkamer, maar ook aan hun occasionele vervangers. Ook in het licht van de in de steigers staande hervorming van het gerechtelijk landschap heeft het nu reeds op elkaar afstemmen van de werkprocessen grote voordelen. De nu voorliggende plannen voorzien immers in grotere gerechtelijke arrondissementen , zodat het aangewezen is nu reeds de verschillende werkprocessen op elkaar af te stemmen. Een draaiboek is hierbij een uitgelezen werkinstrument.
61
Wanneer er toch een fout wordt gemaakt in het kader van het toezicht op de voorlopige hechtenis heeft dit ingrijpende gevolgen, zoals b.v. een (onterechte) vrijlating van een aangehoudene. De maatschappelijke impact en de gevolgen voor alle partijen van dergelijk fouten kunnen groot zijn en kunnen leiden tot verontwaardigde reacties en tot een grote media-aandacht. Het is dan ook van belang dat over de gemaakte fout en de gevolgen ervan op een juiste, eenduidige, duidelijke en vooral transparante manier wordt gecommuniceerd. Het is aangewezen dat voor de communicatie over problemen met een dergelijke maatschappelijke impact die de negatieve perceptie van justitie versterken, de figuur van nationale perswoordvoerders wordt gecreëerd. Deze centrale aanspreekpunten moeten garant staan voor een transparante, correcte, eenduidige en duidelijke communicatie. Tot slot is het ook belangrijk dat op de juiste manier wordt omgegaan met de gemaakte menselijk fouten. Vooreerst is het een evidentie dat de korpschef het nodige doet om voor ieder geval afzonderlijk steeds de oorzaak van de gemaakte fout duidelijk te identificeren, en nagaat of de fout vermijdbaar was, en hoe dergelijke fouten in de toekomst kunnen worden vermeden. De verantwoordelijke(n) voor de gemaakte fouten moet(en) bij deze beoordeling worden betrokken en moeten de nodige feedback krijgen over de gemaakte analyse. Wanneer het echter gaat om magistraten of gerechtsmedewerkers die regelmatig vermijdbare fouten maken, hetzij uit incompetentie hetzij door een gebrek aan professionele instelling, dan dient de korpschef de passende maatregelen te nemen, waaronder desgevallend tuchtmaatregelen. In een follow-up van deze bevraging wil de HRJ graag faciliterend optreden en nog dit najaar alle betrokkenen uitnodigen om gezamenlijk eenvormige modellen en draaiboeken uit te werken.
62
