Tartalomjegyzék Bevezető.......................................................................................................................................2 1. Tanúsított ügyiratkezelés........................................................................................................2 2. A projekt előzménye ..............................................................................................................3 3. A Projekt munkaszakaszai .....................................................................................................4 3.1 A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése................................................4 3.1.1 A bevezetett rendszer főbb funkciói..............................................................................5 3.1.2 A rendszer működési környezete ....................................................................................6 3.1.3 Az önkormányzat ügyiratkezelési gyakorlata...............................................................6 3.2 Elektronikus dokumentumkezelés – úton a digitális iroda felé......................................8 3.2.1 Taratlomkezelés .................................................................................................................9 4. A rendszer bevezetésének főbb fázisai: ...........................................................................11
1
Bevezető A XXI. század elején egyre több fórumon hallhatunk a közigazgatás szolgáltató szerpéről. Az üzleti szférához hasonlóan a központi és a helyi közigazgatási intézményeknek is egyre nagyobb gondot kell fordítaniuk ügyintézési folyamataik hatékonyságának növelésére. Mindez nem csak az ügyintézéshez szükséges idő jelentős csökkentését jelenti, hanem a folyamat teljes kontrollját valamint az állampolgárok (ügyfelek) részére számos kényelmi szolgáltatás bevezetését. Ilyen szolgáltatások lehetnek például az elektronikus beadványok fogadása, telefonos vagy internetes tájékoztatás az egyes ügyek állásáról, esetleg teljeskörű elektronikus ügyintézés lehetősége.
A jól szervezett iratkezelés minden közfeladatot ellátó intézménynél alapvető fontossággal bír. Egy hivatal életében mindez nem csak a bejövő és kimenő dokumentumok szigorú számadású nyilvántartását, az ügyintézési folyamatok dokumentálását, hanem az ügyiratok szakszerű rendezését, gyors visszakereshetőségét is magában foglalja. Mindemellett biztosítani kell, hogy a fehalmozódott iratvagyon tárolását, megőrzését, jogszabályoknak megfelelő módon történő levéltári átadását, valamint selejtezését. További feladatként merül fel, hogy az egyes iratokba, csak az arra jogosultak tekintsenek be, a módosítások, változások pedig nyomon követhetőek és visszakereshetőek legyenek. Elmondható tehát, hogy jó iratkezelés nélkül nincs hatékony ügyintézés. A hatékony iratkezelés megvalósításához szükséges három legfontosabb feltétel az elhatározás az intézmények részéről, a megfelelően kidolgozott jogszabályi környezet, valamint az elérhető informatikai megoldások jelenléte. Hazánkban a közfeladatot ellátó szervezetek iratkezelését szabályozó törvények és rendeletek egy jól definiált keretet adnak a szakma részére; egyaránt megteremtve az elektronikus iratkezelés és az elektronikus ügyintézés jogszabályi hátterét. Az informatika fejlődésének köszönhetően mind hardver mind szoftver tekintetében elérhető megoldások állnak a hivatalok részére. Tanulmányunkban egy sikeres példát szeretnénk bemutatni a hatékony elektronikus ügyiratkezelés bevezetésére. 1. Tanúsított ügyiratkezelés Az elmúlt évek jelentős előrelépést jelentettek az ügyiratkezelés szabályozása terén. A levéltári törvény módosítása valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési feladatait szabályozó 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet hatályba lépése okán 2007 január 1-től a közfeladatot ellátó szervek kötelesek lettek iratkezelési szabályzatukat a megváltozott jogszabályi környezethez igazítani. Az iratkezelés szoftveres támogatása terén mérföldkőként tarthatjuk számon a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet, valamint a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHMNKÖM együttes rendelet hatályba lépését. Az Ltv. 9.§-ának (2) bekezdése alapján elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeknek megfelel, és a 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet alapján kijelölt független tanúsító szervezet 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendeletnek megfelelő tanúsítvánnyal rendelkezik.
2
A rendelet jól átgondolt kritériumrendszer alapján, szakmai alapon tételesen meghatározza azokat a funkciókat, amelyekkel a tanúsított iratkezelő szoftvereknek rendelkezniük kell, valamint azon minőségi követelményeket, amelyeknek meg kell felelniük. 2. A projekt előzménye Salgótarján Megyei Jogú Város jelentős ügyiratforgalmat kezel, főszámra iktatott iratai éves szinten elérik az ötvenezret. Nógrád megye székhelye célul tűzte ki, hogy az infokommunikációs eszközöket és szolgáltatásokat széles körben hatékonyan használó önkormányzattá váljon, amely különösen az e-közigazgatás, az e-gazdaság és az edemokrácia, valamint az innováció erősítése segítségével felgyorsítja a – fenntartható és versenyképes – tudásalapú gazdaság és társadalom fejlődését. Mindezen célok megvalósításának első fontos lépése, a back office folyamatok hatékonyságát ugrásszerűen megnövelő, hatékony, elektronikus ügyiratkezelő rendszer bevezetése. Fő mérlegelési szempontokként az önkormányzat következőket határozta meg: 9
A rendszer megfelel-e a hatályos jogszabályi környezetnek?
9 Rendelkezik-e a 24/2006 BM-IHM-NKÖM rendeletnek megfelelő teljeskörű tanúsítvánnyal? 9
Milyen moduljai, funkciói vannak a rendszernek?
Támogatja-e a rendszer a beérkező iratok elektronikus archiválását (szkennelés)? 9
9 Támogatja-e tárolását?
a
rendszer
a
szervezetnél
keletkező
dokumentumok
9
Támogatja-e a rendszer az elektronikus aláírás használatát?
9
Hány telepített, működő referenciája van rendszernek?
9
Mekkora a részesedése a fejlesztő cégnek a piacon?
9
Rendelkezik-e azonos ágazati területen referenciával?
9 Rendelkezik-e fejlesztő rendszeres ügyfélelégedettség méréssel? Ha igen, kiadja-e annak eredményét? 9
Mi az ajánlott szerveroldali hardverigény?
9
Milyen szerveroldali szoftverkörnyezetet igényel a megoldás?
9
Mi az ajánlott kliensoldali hardverigény?
Milyen kliensoldali szoftverkörnyezetet programcsomag) igényel a megoldás? 9
(operációs
rendszer,
irodai
9 Elérhető-e a rendszer teljes funkcionalitása böngészős felületen (Internet Explorer, Firefox, Opera)? 9
Milyen szabványos technológiával lehetséges kapcsolódni a rendszerhez?
9
Lehetőség van-e a régi rendszerből az adatok átemelésére (adatmigráció)?
9
A szállító biztosít-e telefonos supportot, 7x24 órás rendelkezésre állást?
Milyen elhárítására? 9 9
gyorsan
képes
a
szállító
az
esetlegesen
felmerülő
hibák
Milyen licenszelési feltételeket és szolgáltatási díjakat kínál – Ár/Érték
arány? A teljeskörű tanúsítvány megléte az önkormányzat hosszú távú gondolkodását veszi figyelembe, hiszen a szűkített tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek 2009. január 1-től már nem használhatók.
3
Tehát a szűkített tanúsítvánnyal rendelkező szoftverek beszerzése két kockázatot is rejt magában: 1. Megfelelési kockázat, miszerint ha a szállítónak nem sikerül a fenti határidőre megszereznie a teljeskörű tanúsítványt, úgy az önkormányzat nem tudja betartani jogszabályi kötlezettségét. Mindemellett új rendszert kell bevezetni, mely további többletköltséget is jelent. 2. Felmerülő többletköltség kockázata. A teljeskörű tanúsítvány megszerzésének költségeit a szállítók valószínűleg ügyfeleikre hárítják pl. upgrade díj fejében, melynek költsége előre nagyon nehezen tervezhető. Az adatmigrálás igénye kiemelkedő fontosságú, hiszen az iktató iroda munkáját nagyban megnehezítené, ha az új rendszer mellett párhuzamosan a régiben kellene keresési feladatokat megvalósítani, valamint az átiktatásra kerülő dokumentumokat újra rögzíteni. Eme szempontok figyelembe vételével az önkormányzat informatikai szakemberei a Kontroller Iktató, Ügyiratkezleő rendszer bevezetése mellett döntöttek, mert a fenti szempontok alapján, a piacon elérhető szoftverek közül a legjobbnak bizonyult. A legelterjedtebb piacvezető szoftver több mint 600 településen működik, mely garanciát jelent a minőségre, a megfelelő supportra, és a fejlesztő cég bevezetések terén szerzett tapasztalata minimalizálja jelen projekt kockázatát. 3. A Projekt munkaszakaszai
A projekt két fő munkaszakaszra osztható. 1. Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése 2. Elektronikus dokumentumkezlés és digitalizált iroda megvalósítása Az első szakasz a Kontroller Iktató Ügyiratkezelő Rendszer bevezetését, testreszabását jelenti. Eme fázis célja, hogy az önkormányzat sikeresen alkalmazzon egy korszerű, teljeskörű tanúsítvánnyal rendelkező rendszert, mely az iktatáshoz szorosan kapcsolódó feladatok mellett képes az ügyiratok teljes életútjának nyomon követésére. Lekérdező funkciói révén a napi- és időszakos, gyakorlati munkához, statisztikai célokra alkalmas információk előállítására alkalmas. 3.1 A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése
A rendszer bevezetésének előnyei: -
hatályos jogszabályoknak megfelelő rendszer: a 24/2006 BM-IHM-NKÖM rendeletnek teljes mértékben megfelelő, teljeskörű tanúsítvánnyal rendelkező rendszer
-
elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelést támogatja, digitális aláírással és hitelesítéssel
-
gyors, mert akár 1-2 hónapos használat után az iratkezelésre fordított idő az 1/4re, 1/5-re csökkenthető
-
hatékony, mert minden adatot csak egyszer, és egy helyre kell felvinni, az előadói ív, előadói munkanapló, tárgymutató, névmutató nyomtatható.
-
naprakész, mert az információk azonnal lekérhetők
-
felhasználóbarát, mert könnyű kezelhetősége miatt nem szükségesek informatikai ismeretek a használatához
-
egyszerű, mert egy központi szerverről fut, nem kell telepíteni az intézmény összes számítógépére
-
rugalmas, mert saját felhasználó-kezeléséből munkaállomásról több felhasználó is csatlakozhat
-
biztonságos, mert az adatok csak a kiszolgáló számítógépen tárolódnak
4
következően,
akár
egy
-
adott szervezet igényinek megfelelő szerepkörök könnyedén kialakíthatóak a kétdimenziós felhasználó és jogosultságkezeléssel
3.1.1 A bevezetett rendszer főbb funkciói Érkeztetés A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer egyaránt képes a hagyományos papíralapú küldemények érkeztetésére, az e-mailben küldött elektronikus dokumentumok érkeztetésére is, valamint a dokumentum faxszerverről való fogadására. Elektronikus dokumentumok esetében az elektronikus aláírás ellenőrzése és a válaszüzenet küldése automatikusan megtörténik. Az automatikus válaszüzentben az érkeztetőszám is megjelenik. Az érkeztetés során az esetleges bontással kapcsolatos információk is kezelhetőek. Gyors keresési lehetőség a nyomtatható érkeztetőkönyvben. Elektronikus iktatórendszer Korlátlan számú iktatókönyv kezelésével a Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer támogatja a szervezeti egységenkénti iktatást. Az egyes iktatókönyveket csak a megfelelő jogosultságú felhasználók érhetik el. Egy iktatókönyvön belül egy főszámhoz korlátlan számú alszám rendelhető. Könnyen kezelhető iktatási felület, a rögzített adatok kiválasztását segítő segédikonokkal (felvitt adatok kiválasztása, keresése). Fájl csatolási lehetőség minden irathoz, hitelesítési lehetőséggel (digitális irattár). Csatolt elektronikus dokumentumok hitelességének ellenőrzése. Irattározás támogatása, segítése az irattári tétel felajánlásával, átadókönyv készítéssel és nyomtatással.
alapján
a
megfelelő
Selejtezés, levéltárazás elvégzésének támogatása, ellenőrzött visszakereshető módon, átadókönyv készítéssel és nyomtatással.
dátum
eljárásokkal,
Megváltozhatatlan eseménynapló kezelése, minden műveletről, változtatásról. Szükséges nyomtatványok előállítása, egy gombnyomásra: statisztika, név- és tárgymutató, iktatókönyv, irattári terv.
előadói
ív,
hatósági
Hatósági statisztika elkészítése a rögzített adatok alapján. Irattári terv kialakításának támogatása a tételek és csoportok kezelésével.
Ügyintézés Hiteles másolatok megfelelően.
készítésének
támogatása,
az
ide
vonatkozó
jogszabályoknak
Papíralapú, vegyes és elektronikus dokumentumok expediálása, kiadmányozása. Postakönyv készítése, és nyomtatása.
5
Ügyiratok, iratok kölcsönzésének kezelése, a kölcsönzési határidők nyilvántartásával. Az ügyiratok, iratok kikérésének egységenként, dokumentáltan.
kezelése,
jegyzék
készítésével,
szervezeti
Ügyiratok, iratok nyomonkövetése, állapot figyeléssel. Visszakereshetőség biztosítása általános és célirányos kereső funkciók biztosításával, a csatolt állományokban is, könnyen kezelhető, nyomtatható találati listákkal. Elektronikus aláírás A Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszer támogatja az elektronikus ügyintézést, ebből kifolyólag kezeli az elektronikus aláírásokat is. Az elektronikus aláírás készítéshez, vagy ellenőrzéshez a Microsec cég által fejlesztett e-Szignó 3.1 programot használja. A MICROSEC e-Szignó 3.1 elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az e-Szignó 3.1 segítségével Windows XP és Windows 2000/2003 rendszeren az elektronikus dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet rendezni. 3.1.2 A rendszer működési környezete A rendszer kiválasztásánál fontos szempont, hogy szabványos technológiákra épülő, bővíthető alkalmazás legyen, mely később sikeresen integrálható az önkormányzat által használt szakalkalmazásokkal. A Kontroller rugalmassága, valamint fejlesztői környezetében is előremutató megoldásai révén tökéletesen alkalmas arra, hogy hosszú távon elégítse ki a szervezet igényeit. A rendszer teljes mértékben webes felületet használ, egy szerver gépen kerül elhelyezésre, és az szolgálja ki a klienseket, tehát, nincs szükség telepítésre a kliens gépeken, ezzel érhető el a magas szintű adatbiztonság. A szerverhez csak a rendszeradminisztrátor férhet hozzá, így a programfájlok, és az adatbázis fájlok védve vannak. A szervert védelmét egy megfelelően szigorú jogosultsági rendszer látja el, valamint külső támadások elleni védekezésül az önkormányzat tűzfala mögé került elhelyezésre. A rendszer által támogatott több kiszolgáló szoftver közül a netTeam és az önkormányzat szakemberei az APACHE-ot választották, ami napjaink vezető szoftvere, mind a gyorsaság, mind a megbízhatóság terén. Mivel az önkormányzat már rendelkezett Oracle adatbázis licensszel, így az rendszert a netTeam szakemberei Oracle környezetre telepítették. A kapcsolatot az adatbázis és a felhasználók között, PHP programnyelv teszi lehetővé. A böngészőből nem nézhető vissza a program forrása és a szerverhez való hozzáférés tiltása miatt ez magas fokú védelmet nyújt. A programba csak felhasználónév és jelszó ismeretében lehet belépni. 3.1.3 Az önkormányzat ügyiratkezelési gyakorlata
A Polgármesteri Hivatal iratkezelését a Jegyzői Iroda szervezetében működő Iktató Iroda központi iktatás keretében látja el, mely azt jelenti, hogy az egész hivatal szervezetére minden évben 1. sorszámmal kezdve egy helyen és folyamatosan történik az iktatás. Az iktató iroda létszáma: 8 fő, az főszámra iktatott ügyiratok mennyisége eléri az 50 ezret. Az önkormányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kezeli. A több fázisban intézett ügyek egyes 6
fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az iktatás az irodáktól elkülönített helyiségben történik. A kézi irattár külön helyiségben, a központi irattár az épületen kívül található. Az Önkormányzat a jogszabályi követelményeknek mindenben megfelelő, egyedileg tervezett előadóívet használ, melyet nyomdában gyártatnak, így az iktató kollégáknak az előadóív nyomtatása során csak az adatokat kell kimonytatniuk, a kereteket nem. Ez a megoldás nem csak időt, hanem nyomtatási költséget is megtakarít a hivatalnak. A folyamat során a papír alapú dokumentum vándorol az érkeztetőből, az iktatóba, majd ügyintézőhöz és végül az irattárba. A Kontroller a teljes folyamatot végigkíséri, így segítségével nem csak a dokumentumokról rögzített adatokat lehet megtekinteni, hanem az ügyirat helye (ügyintézőnél, irattárban..) valamint az ügyirat története is megtekinthető. A folyamatot a következő ábra személteti: 1. ábra: Az ügyiratkezelés folyamata
7
3.2 Elektronikus dokumentumkezelés – úton a digitális iroda felé A teljes elektronikus iroda megvalósításának lényege kulcseleme, hogy a papír alapú dokumentumok szkennelése. A bejövő dokumentumokra szkennelés előtt vonalkód kerül, melyet az érkeztetéskor egy vonalkódolvasó segítségével rögzítenek a rendszerbe. A vonalkód segítségével kapcsolja össze a rendszer a szkennelt képet a dokumentum adatlapjával. Az iktatáshoz, az ügyintézéshez már nincs szükség a papír közlekedésére az egyes osztályok, ügyintézők között, hiszen a Kontroller felhasználóbarát felülete segítségével az arra jogosult felhasználók már az ügyiratok tartalmát is megtekinthetik. A projekt előnye, hogy az ügyintézés jelentősen felgyorsul, hiszen nincs szükség a papír alapú dokumentumok továbbítására. Az ügyintézők az elektronikus dokumentumokat egy kattintással megnyithatják, és dolgozhatnak velük. A folyamatot a következő ábra szemlélteti: 2. ábra: Az elektronikus dokumentumkezelés alapfolyamata
Az elektronikus dokumentumkezelés megvalósítása alapját képezi az elektronikus ügyintézés, valamint az e-önkormányzat megvalósításának. A Kontrollerhez kapcsolt központi tartalomtár a Content Manager segítségével lehetővé válik az önkormányzatok által kezelt digitális tartalom hatékony kezelése.
8
3.2.1 Taratlomkezelés A teljes elektronikus dokumentumkezelés bevezetése nem csak a szó szoros értelmében vett dokumentumok fogadását, mozgatását és tárolását jelenti. Egy hivatal életében számos az elektronikus adathordozón rögzített információnak számos típusa van, melyet összességében inkább a tartalom elnevezéssel illethetünk. Ilyen elem lehet pl. egy ügyfél adatainak halmaza, vagy egy meghozott határozat, vagy egy megkötött szerződés. Az un. strukturált tartalmak kezelése – melyek szemantikailag értelmezhető részekre bonthatóak, mint például az ügyféladatok – adatbázisok alkalmazásával könnyen kezelhetők. Az önkormányzatok által kezelt tartalmak egy jelentős része viszont jóval nehezebben strukturálható (e-mailek, faxok, szkennelt bejövő dokumentumok, az ügyintézők által készített elektronikus dokumentumok stb.) Erre a célra önmagukban – részben a tartalmak viszonylagos nagy mérete és tömege, részben a struktúra hiánya miatt – nem használhatóak a bevált (pl. adatbázisos) technológiák, így dedikált tartalomkezelő rendszer alkalmazása indokolt. A hivatal által kezelt tartalomtípusokat személteti a következő ábra:
3. ábra: Tartalomtípusok
A Kontrollerhez kapcsolt Content Manager segítségével megvalósítható a teljesen digitális dokumentumkezelés. A termékcsaládban a Content Manager a dokumentumkezelési és általános háttérrendszer funkciókat szolgáltatja. Tetszőleges elektronikus állományok, valamint digitalizált papír alapú dokumentumok feldolgozására is alkalmas. A Content Manager minden állományt hierarchikus tárolókezeléssel tárol, ennek megfelelően minden állományt az üzleti értékének megfelelő tárolási szinten helyez el.
9
A beszkennelt iratok a központi tárolórendszerébe kerülve a Kontroller felhasználói felületéről megtekinthetők. Így az iktatókönyvből közvetlenül az elektronikusan tárolt dokumentumok tartalma is megtekinthető az arra jogosult felhasználók részére. A tartalmaknak – minden más adathoz hasonlóan – van egy jellegzetes hasznossági karakterisztikája, mely az adott tartalom életkorához az elérésének egységnyi késleltetése által okozott anyagi kárt rendeli. Ezen karakterisztika és a rendelkezésre álló tárolók tárolási költség és sebesség mutatói alapján meghatározható egy összerendelés, mely egy adott dokumentumhoz életciklusának különböző szakaszaiban optimális tárolót rendel. A Content Manager lehetőséget biztosít arra, hogy minden felhasználói eseményhez (pl. tartalom létrejötte, törlése, megjelenítés keresési listában) eseménykezelőt rendeljünk. A Java nyelven implementálható eseménykezelő függvények segítségével lehetőség nyílik egyes események tetszőleges lereagálására. Ilyen reakció lehet pl. egy értesítés küldése, folyamat indítása vagy egy Web Service hívása. Előnyök: -
Skálázható, robusztus architektúra, az egyes tartalomelemek mérete több GB, száma akár több százmilió is lehet;
-
Magas rendelkezésre állás;
-
A rendelkezésre beilleszthetőség;
-
különböző típusú dokumentumok, tartalmak egységes hozzáférése;
-
egységes megjelenítés;
-
keresési idők csökkenése;
-
munkafolyamatok felgyorsulása;
-
dokumentum életciklus felgyorsulása;
-
törvényi megfelelőség biztosítása;
-
adatintegritás, megőrzés garantálása.
álló
üzletmenetbe
történő
teljes
körű,
transzparens
Szabványos technológia A szabványos technológiából, valamint a meglévő illesztőfelületekből adódóan biztosítható, hogy hosszú távon az önkormányzat által használt alkalmazások egy szabványos központi tartalomtárhoz illeszkedjenek, így az egyes szakterületek között magas szintű integráció valósítható meg. A támogatott technológiák: -
Egyszerű fejleszthetőség: Java, C++, COM API
-
Többnyelvűség támogatása, magyar nyelv teljes támogatása
-
Nyílt szabványokon alapul: SQL, XML, HTTP, J2EE
-
Elosztott tárolási architektúra
-
Hierarchikus Archiválás lehetősége
-
Széleskörű integráció egyéb üzleti rendszerekkel PeopleSoft, Siebel, TSM, MQ, MQ Workflow)
10
(Lotus,
Exchange,
SAP,
4. A rendszer bevezetésének főbb fázisai:
Tervezés, előkészítés A rendszer bevezetését gondos előkészítő munka előzte meg, mely magában foglalta az önkormányzat informatikai rendszerének vizsgálatát, a meglévő iratkezelési gyakorlat valamint iratkezlési szabályzat elemzését, és természetesen a kialakítandó új iratkezlési rend megtervezését egyaránt. Az önkormányzat célul tűzte ki, hogy rendszer bevezetésével kialakuló új gyakorlat, már a 2007-es iratkezelési szabályzatban is rögzítésre kerüljön. Migráció Ahhoz, hogy az önkormányzat kizárólag az új rendszert használja, a netTeam szakembereinek meg kellett valósítaniuk az előző iktatóprogramból az elmúlt 10 év adatainak átemelését a Kontrollerbe. Ennek köszönhetően a felhasználóknak nem szükséges a régi rendszert használniuk, hogy az előirat csatolást, a kereséseket, a szükséges átiktatásokat egyaránt el tudják végezni a Kontroller segítségével. Oktatás Az oktatást a netTeam részéről Vacha Ferenc tartotta az önkormányzat munkatársainak. Az oktatás tematikailag két részre oszlott: felhasználói és adminisztrátori oktatásra. Felhasználói oktatásban az ügyiratkezeléssel foglalkozó munkatársak, adminisztrátori oktatásban az informatikusok részesültek. Az átadott ismeretanyag tematikája: 1. A program általános ismertetése. 2. A program felhasználói felülete, és kezelése. 3. A program funkciói. 4. A program funkciói közötti összefüggések. 5. Gyakorlati tapasztalatok megosztása. 6. Gyakorlati kérdések megválaszolása. Szakmai ismeretanyag tematikája: 1. A program technikai ismertetése 2. Távoli elérés használata 3. A program testreszabása, beállítások Pilot A két hétig tartó pilot üzem során a felhasználók a régi iktatóprogram mellett már a Kontroller használatát is elkezdték. A pilot üzem lényege volt, hogy az éles iktatás ugyan még a régi szoftverben történt, de az iratok egy részét már a Kontrollerben is iktatták. Természetesen a pilot üzem indulása előtt a netTeam szakemberei már befejezték az adatmigrációt, így az önkormányzat munkatársai valós adatokkal, de tesztkörnyezetben szerezhették meg a megfelelő jártasságot a szoftver kezelésében. A pilot időszak alatt mind az önkormányzat mind a netTeam megbizonyosodhatott arról, hogy az régi iktatóprogramból az adatok tökéletesen átkerültek a Kontrollerbe, valamint a felhasználók kockázatmentesen, készségszinten sajátították el az új rendszer kezelését. A pilot időszak egy egésznapos oktatással és megbeszéléssel 11
zárult, melyen a netTeam szakemberei válaszoltak a használat során felmerült kérdésekre, valamint elvégezték azokat a testreszabási műveleteket, melyekre az önkormányzat igényt támasztott. A pilot pénteki napon zárult. A hétvége során a a régi szoftverből véglegesen átkonvertálásra kerültek az adatok a Kontrollerbe, így a következő hétfőn elindulhatott az élesüzem. Testreszabás A rendszer végleges testreszabása során a következő főbb feladatokat kellett megvalósítani: - jogosultsági rendszer beállítása, tesztelés; - egyes adatmezők alapértelmezett értékeinek beállítása; - lekérdezések, listák testreszabása; - egyedi előadóívre nyomtatandó adatok körének, és nyomtatási képének beállítása. Élesüzem A Pilot időszak sikeres zárásával adott volt a lehetőség, hogy az élesüzemet mind informatikai, mind humán téren maximális biztonsággal indítsa el az önkormányzat. Salgótraján MJV Polgármesteri Hivatala 2007 februárjában sikeresen bevezette a Kontroller Iktató, Ügyiratkezelő rendszert. A projekt vezetői az önkormányzat részéről: Göröcsné Godó Orsolya – tanácsos Feladata az iratkezelés szakmai felügyelete és koordinálása. A szakmai igények megfogalmazása, találkozók szervezése mellett az önkormányzat részéről a projektben részt vevők munkájának irányítása. Kiss Csitári Iván – informatikus Feladata a projektvezetővel való együttműködés informatikai területen. önkormányzat részéről a szükséges infrastruktúra biztosítása, valamint adminisztrátori feladatok ellátása A projekt résztvevői a netTeam részéről: Varga László – projektvezető Feladata a projekt koordinálása, az koordinációs feladatok.
önkormányzattal
való
Az az
kapcsolattartás,
Vacha Ferenc – fejlesztési koordinátor, iratkezelési szakértő Feladata a bevezetés szakmai irányítása, a bevezetendő rendszer és az iratkezelési szabályzat szinkronjának biztosítása, valamint az adminisztrátori és felhasználói oktatás lebonyolítása. Négyes János – szoftverfejlesztő Feladata a rendszer testreszabása, valamint a felmerülő egyedi igények kielégítése.
12
