Borsodvíz Zrt.. 3527 Miskolc, Tömösi u. 2. Ügyirat szám:
Beszerzési és Anyaggazdálkodási Szabályzat
Anyaggazdálkodás Működési Szabályzata A beszerzési és anyagellátási tevékenységnek meghatározott szabályok betartásával a Társaságunk működési tevékenységével összhangban kell működnie, az így elérhető kis raktárkészlet és tőkelekötés érdekében az alábbiakat rendelem el: I. A beszerzés és anyaggazdálkodás feladata A beszerzés és anyaggazdálkodás legfontosabb feladata: az anyagmegrendeléstől a felhasználásig terjedően a Társaság anyagáramlásának zavartalan biztosítása, optimális anyagbeszerzési, szállítási és raktározási költségek mellett. Az anyagellátás struktúrája centralizált, az anyagbeszerzések döntő többségét a logisztikai osztály végzi, az üzemvezetőségek, és más osztályok közvetlen anyagbeszerzése korlátozott mértékű. A centralizált anyagellátásból fakadó cél, a társasági szintű kiadások jobb tervezhetősége, ellenőrizhetősége, valamint alacsonyabb beszerzési ár és kisebb szállítási költségek elérése. A megrendelés a beszerzést megelőző információs folyamat, amely során az egyes szervezeti egységek meghatározzák a tevékenységük ellátásához szükséges, termékek és szolgáltatások iránti igényüket. A megrendelésnek tartalmaznia kell a termék beszerzéséhez szükséges mennyiségi, műszaki és minőségi paramétereket, specifikumokat. Az anyagbeszerzéshez kapcsolódó feladat még, az új szállítók felkutatása pályázat vagy hirdetés útján. A kedvező árszinten történő beszerzés érdekében a tervezett éves anyagszükségleti igény kielégítését keretszerződésekkel kell biztosítani. Az anyagigények azon részét, amelyek a társaságunk központjában kezelt bizományosi raktár anyagkészletében rendelkezésre áll, elsősorban annak felhasználásával kell kielégíteni. II. A beszerzés és nyagellátás szabályozása A területi elven működő üzemvezetőségektől, és a társaság központjában működő szervezeti egységek részéről (Labor, EGA üzem, Közgazdasági és Értékesítési osztály, Biztonságtechnika és Gondnoksági osztály, Műszaki osztály) jelentkező beszerzési igényeket jellegükből adódóan két fő csoportba sorolandó: Havi anyagigény
(1. sz. melléklet)
Eseti anyagigény
(2. sz. melléklet)
II. 1
Havi anyagigény
Az üzemvezetőségek anyaggazdálkodási feladatát az üzemvezetőségek közgazdasági csoportvezetője alá rendelt raktáros látja el. A raktáros feladata a szolgáltatási művezetők és a közgazdasági csoportvezető által meghatározott anyagigények összegyűjtése és egyeztetése a meglévő raktári készlettel, a rendelési állomány, a 1. sz. melléklet szerinti formátumban történő összeállítása, a cikktörzsben szereplő tételek alapján beárazása. A megrendelést papír alapra kinyomtatva, a megrendelő üzemvezető aláírásával ellátva, a logisztikai osztályvezető részére levélben vagy faxon kell Társaságunk központjába eljuttatni. A havi anyagigényének beérkezési határideje a tárgy hónapot megelőző hónap 20-ik napja. A beérkezett havi anyagigények cikktörzsben nem szereplő tételeinek beárazását 2 munkanapon belül a logisztikai osztály köteles elvégezni, ezt követően kerülhet sor az engedélyeztetésre. A megrendelések engedélyeztetése kétszintű, a főmérnöki jóváhagyást követően az engedély megadására a főkönyvelő vagy a cégvezető jogosult. A logisztikai osztály kizárólag jóváhagyott és engedélyezett megrendelés alapján végezhet anyagbeszerzést. A központi raktárból az egységek által kivételezett anyagok tovább tárolása, megőrzése és felhasználása a kivételezést végző személy illetve egység vezetőjének felelősségi körébe tartozik. A nagy volumenű beszerzésekkor, a szállító által, a megrendelő telephelyére történő kiszállításra kell törekedni. Amennyiben a szállító által telephelyre történő szállítás nem gazdaságos (kis volumenű esti igény), abban az esetben az anyag a megrendelő telephelyére történő szállítását a logisztikai osztály vagy az üzem saját járművével végzi. A beszerzéseket alapvetően készpénzkímélő módon átutalással kell lebonyolítani, a teljesítést minimálisan 8 munkanapban kell megállapítani. Elszámolási előlegre történő készpénzes vásárlás esetén a Pénzkezelési Szabályzatban foglaltak betartásával kell eljárni. II. 2.
Eseti megrendelés
Az üzemvezetőségek a havi anyagigényének összeállításakor nem tervezhető esetekben, a biztonsági készletek sürgős feltöltésére, építési munkák kivitelezésére, kizárólag a 2. számú, e célra rendszeresített formátumú megrendelésen az üzemvezető aláírásával ellátva, indokolva az eseti igény okát, meghatározva a felhasználás célját, a terhelendő munkaszámot és beszerzési határidőt, adhatják le anyagigényüket a logisztikai osztály részére. A központban működő egységek (Közgazdasági és Értékesítési Osztály, Labor, EGA üzem, Biztonságtechnikai és Gondnoksági Osztály, Műszaki Osztály, Logisztikai osztály) tevékenységéhez szükséges anyagigényüket, az igénylő egység vezetőjének aláírásával ellátva a logisztikai osztály részére kell leadni, a leadott igények beárazását a logisztikai osztály végzi. Az eseti megrendelések teljesítésekor a beszerzési határidőre figyelemmel kell eljárni. Az eseti megrendelések többségének engedélyeztetése a havi anyagigényekkel egyezően kétszintű. Kivételt képez: A társaságunk számítástechnikai segédanyagainak, a nyomtatvány és irodaszerek beszerzéséhez előzetes főmérnöki jóváhagyás nem szükséges, ezen anyagféleségek engedélyezése a főkönyvelő hatásköre. Az előzetes jóváhagyás és engedélyeztetés alól kivételt képeznek a bruttó 10.000 Ft alatti kisösszegű rendkívüli anyagigények. A rendkívüli anyagbeszerzés igénylése, a felhasználó egység vezetőjének a jogköre és kötelessége (üzemvezetők, osztályvezetők) az ilyen eset-
2
ben az anyagbeszerzésről szóló számlához az igénylő egység vezetőjének aláírásával ellátott eseti anyagigényt csatolni kell, melyen indokolni kell az anyagigény rendkívüliségét.
III. 1. Általános előírások III. 1. 1. Készletek fogalma, tartalma A készletek olyan eszközök (egyedi beszerzési, illetve előállítási költségüktől függetlenül), amelyek a Társaság tevékenységét egy évnél rövidebb ideig szolgálják, azaz egy éven belül felhasználásra, értékesítésre vagy átalakításra kerülnek. A készletek a vállalkozási tevékenységet közvetlenül vagy közvetve szolgáló olyan eszközök, amelyek a rendszeres üzleti tevékenység keretében értékesítési céllal kerülnek beszerzésre, illetve amelyek termék előállítása vagy szolgáltatás nyújtása során kerülnek felhasználásra. A készletek között kell kimutatni használatba vételükig azokat az anyagi eszközöket (szerszám, műszer, felszerelés, berendezés), amelyek a vállalkozási tevékenységet egy évnél rövidebb ideig szolgálják. A készletek között általában a Társaság tulajdonát képező készleteket kell kimutatni. Így nem lehet a 2. számlaosztályban készletként kimutatni a Társaság tulajdonát nem képező a javításra, bérmunkára, bizományba átvett eszközöket, árukat. A bérmunkára (feldolgozásra, megmunkálásra), bizományba átvett készleteket a mérlegben szintén nem szabad szerepeltetni, azokról az elszámoltatás érdekében mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. Bérmunkának minősül minden olyan munka, tevékenység, amikor a megrendelő anyagot vagy saját termelésű készletet ad át számlázás nélkül, abból a célból, hogy az átvett anyagon, terméken további munkaműveletet végezzen a bérmunkát végző, illetve az átadott anyag, termék felhasználásával terméket állítson elő vagy szolgáltatást teljesítsen. Amennyiben a Társaság végzi a bérmunkát, a bérmunka költségeit a bérmunka tevékenység költségeként, a munka teljesítéséért kapott összeget bevételként kell elszámolni. Ha a Társaság a megrendelő, akkor a bérmunkát végző teljesítmény értékét (a munka elvégzéséért számlázott összeget) a bérmunkára átadott anyag, készlet értékét növelő tételként kell elszámolni. (Tehát nem szolgáltatásként!) A bizományba adott termékeket a megbízó mutatja ki a készletei között. A készletek között értékkel kell kimutatni a térítés (visszaadási kőtelezettség) nélkül átvett, ajándékként kapott készleteket, a befektetett eszközök közül a forgóeszközök közé átsorolt, készletnek minősített eszközöket, továbbá a többletként felelt készleteket is. III. 1. 2. Készletek csoportosítása, értékelése A készletek eredetük alapján két csoportba sorolhatók - vásárolt készletek (anyagok, áruk, betétdíjas göngyölegek, közvetített szolgáltatások). - saját termelésű készletek (befejezetlen termelés, félkész- és késztermékek). Vásárolt készlet minden olyan készlet, amely általában vásárlással (beszerzéssel) kerül a Társaság tulajdonába. Vásárolt készletnek tekintendő a térítés nélkül átvett, illetve az ajándékként kapott, továbbá a többletként fellelt készlet is, függetlenül attól, hogy az, az átadónál vásárolt vagy saját termelésű készlet volt. Saját termelésű készletnek minősülnek mindazok a készletek, amelyeket a Társaság maga állít elő. A készletek eredetük szerinti besorolása meghatározza értékelésüket is.
3
a) Vásárolt készletek értékelése A vásárolt készleteket átlagos beszerzési áron kell értékelni (és nyilvántartani). A Társaságnál az átlagos beszerzési ár minden beszerzés után újra kiszámításra kerül és az aktuális készletcsökkenés értéke ennek alapján, kerül meghatározásra. A vásárolt készletek beszerzési árába beletartozik mindaz a ráfordítás, amely az adott készlet megszerzése érdekében a raktárba történő beszállításig felmerült és a készlethez egyedileg hozzárendelhető. A vásárolt készletek beszerzési árát csökkenteni kell, tehát értékvesztést kell elszámolni -
ha a mérlegkészítéskor ismert piaci érték alacsonyabb, mint a nyilvántartás szerinti bekerülési érték vagy ha azok csökkent értékűek.
A leértékelésre szánt készletet a teljes értékű készletektől el kell különíteni. A készletek leértékelésére vonatkozó javaslatot (erre a célra rendszeresített szabvány nyomtatványon) a szervezeti egység vezetője jogosult előterjeszteni a Társaságnál érvényes szabályozásnak megfelelően. A leértékelés tényét a leértékelés jóváhagyása után a nyilvántartáson is át kell vezetni. A leértékelt készlet elkülönítését a raktáron belül biztosítani kell. b) Saját termelésű készlet értékelése A saját előállítású készleteket előállítási költségen kell értékelni, amibe bele kell számítani az adott készlettel kapcsolatban közvetlenül felmerült valamennyi költséget a Társaság önköltségszámítási szabályzatában foglaltaknak megfelelően. III. 2. A készletek beszerzése, elszámolása A készlet beszerzése a feladatot ellátó szervezeti egység írásban megbízott dolgozójának feladata. Azonnali felhasználású lehet mindazon anyag, amely nem raktározható, illetve azonnal felhasználásra, beépítésre kerül. Nem lehet azonnali felhasználású az a beszerzett készlet, amely több napig tartó beépítési mennyiséget tartalmaz és az üzem-, hajtó- és kenőanyag, ha a tankolás nem közvetlenül a gépjárműbe történik. A beszerzési számla csak abban az esetben számolható el, ha tartalmazza, hogy "azonnali felhasználásra" vagy "szétosztásra átvettem " és az ennek megfelelő aláírást. Azonnali felhasználásnál, amennyiben a felhasználó egyidejűleg több személy az átvételről aláírást tartalmazó listát kell készíteni. A lista a beszerzési számla melléklete. Az anyagi eszközöket minden esetben be kell vételezni (cikkszám első pozíciója 8-as). A bevételezést nem befolyásolja az, hogy a továbbiakban az adott anyagi eszköz felhasználásra vagy használatba adásra kerül. A raktárról történő kiadáshoz a megfelelő bizonylat kiállítása szükséges. III. 3. A készletek kezelése III. 3. 1. Raktáros A raktárost a raktárosi teendők ellátásával az ügyvezető előzetes írásbeli engedélye alapján az illetékes egység vezetője bízza meg. Tekintettel a jelentős anyagi felelősségre raktárosként csak olyan személy alkalmazható, aki hatósági erkölcsi bizonyítvánnyal rendelkezik. A feladattal történő megbízatásakor a raktárossal leltárfelelősségi megállapodást kell kötni, amelyben meg kell határozni a leltári készletnek azt a körét, amelyért a munkavállaló felelősséggel tartozik. Amennyiben a leltári készletet több munkavállaló kezeli, velük csoportos leltárfelelősségi megállapodás is köthető.
4
A raktáros a kezelésében levő raktárakban tárolt készletek tekintetében anyagilag, fegyelmileg és büntetőjogilag felelős. A raktáros vonatkozásában a fegyelmi és kártérítési jogkört a munkáltatója gyakorolja. A raktáros távolmaradása esetén a Társaság Leltározási és leltárkészítési szabályzatában foglaltak szerint kell eljárni. A raktáros feladata a raktárakban tárolt készletek kezelése, tárolása, bizonylatolása. A raktáros a raktárban tárolt készletek állagmegóvásáról köteles gondoskodni. Így kötelessége a tárolóhelyi védelmi berendezések (zárak, rácsok, tűzvédelmi készülékek stb.) állagának figyelemmel kísérése. Szükség esetén a megfelelő intézkedéseket saját hatáskörben megtenni illetve felettesei figyelmét a szükséges intézkedésekre felhívni. A készletek állagának megóvása érdekében azokat megfelelő helyen, rendezetten, számolható illetve mérhető állapotban kell elhelyezni, s a megfelelő védőanyagokkal (zsírozás, takarás stb.) kezelni (pl. polc rendszer). Az anyagok mellett azonosítás céljából a raktári fejlapon a megfelelő cikkszámot fel kell tüntetni. A raktárosok a raktárakban tárolt készletekről az erre a célra szolgáló számítógépes program alkalmazásával raktárankénti mennyiségi nyilvántartást köteles vezetni. A raktáros a raktárankénti mennyiségi nyilvántartást a központi készletnyilvántartással havonta köteles egyeztetni. A raktáros az előírt rendszeres évi leltározáson túlmenően évente legalább egyszer önrovancsolást tartozik elvégezni, és ennek tényét a raktári fejlapokon a megfelelő készletérték mellett dátum és kézjegye feltüntetésével megjelölni. III. 3. 2. A készletek átvételének szabályai Az anyagok mennyiségi és minőségi átvételének megszervezése a szervezeti egység vezetőjének a feladata. A beérkezett anyagokat mennyiségileg és minőségileg általában azonnal, de legkésőbb 24 órán belül át kell venni. A raktáros a raktárra bevételezésre (új beszerzés) illetve visszavételezésre kerülő (munkahelyre kiadott, de fel nem használt) készleteket az átvétel során mennyiségileg és minőségileg is köteles megvizsgálni. A szállítónak átvételi bizonylatot, átvételi elismervényt csak a ténylegesen átvett mennyiségről szabad kiállítani, aláírni. A mennyiségi átvétel méréssel, vagy megszámlálással történik. A gyűjtőcsomagolásban érkezett anyag átvétele esetén meg kell győződni a csomagolás sértetlenségéről és szállítólevélen feltüntetett bruttó súly teljességéről. A gyűjtőcsomag felbontása mindig tanú jelenlétében történjen. Tartalmát a kísérőjegyzék és a vonatkozó megrendelőlevél másolata alapján tételesen kell átvenni. A mennyiségi felülvizsgálathoz szükséges hitelesített mérőeszközökről a szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni. Amennyiben a megfelelő mérőeszközök nem állnak rendelkezésre, ezt a körülményt a szervezeti egység vezetőjével írásban kell közölni. A minőségi felülvizsgálathoz esetenként szakértő segítségére lehet szükség. A szakértő kijelölésére az egység vezetőjét szóban vagy írásban fel kell kérnie. III. 3. 3. Eljárás mennyiségi vagy minőségi hiányosság esetén Ha az anyag átvételkor a raktáros megállapítja, hogy a szállítólevélen vagy számlán feltüntetett mennyiséggel szemben hiány illetve az anyag állapotában sérülés jelentkezik, vagy ha a hiány illetve sérülés gyanúja fennáll, erről a tényről kármegállapítási jegyzőkönyvet kell felvenni, amely alapján az illetékes szervezeti egység köteles a további intézkedést megtenni. A jegyzőkönyvet a felvételtől számított három napon belül a szállítónak ajánlott levélben meg kell küldeni. A jegyzőkönyv másolati példányával a pénzügyi és számviteli egységet is értesíteni kell.
5
Minőségi hiány esetén a szállítóval egyetértésben, vagy ha a felek megegyezni nem tudnak, úgy a jegyzőkönyv megküldésével minőségellenőrző szerv véleményét kell kikérni. Az ilyen szakvélemény költségeit az átvevőnek kell megelőlegeznie, de ha a minőségellenőrzés a megállapított hiányosságot igazolja, a felmerülő költségek a szállítót terhelik. Mennyiségi hiány vagy minőségi eltérés esetén a raktár a terméket addig nem vételezi be, és külön tárolja, amíg a vitás kérdést a szállítóval nem tisztázták. Szállítás alatt keletkezett hiányok rendezése: - ha az áru átvételére a szállító telephelyén került sor, úgy az átvétel után bekövetkezett hiány vagy sérülés a megrendelőt, az átvevőt terheli, - ha a fuvarozó szállítja az árut, úgy az útközben keletkezett hiányért vagy sérülésért felelősség terheli, ennek érvényesítése érdekében az áru átadója és átvevője által aláírt jegyzőkönyvet kell felvenni. III. 3. 4. Készletre vétel (készletnövekedés) A szervezeti egységhez érkezett anyagot azok mennyiségi és minőségi átvétele után az ezzel megbízott dolgozó azonnal, de legkésőbb 48 órán belül köteles készletre venni. Raktárra bevételezni csak a ténylegesen meglévő mennyiségű és minőségű készletet a számla vagy annak hiányában szállítólevél alapján szabad. Ennek érdekében a bevételezendő anyag cikktörzs szerinti megnevezését és számát a minőség és méret figyelembevételével pontosan kell megállapítani. A készletek bevételezése kizárólag a cikktörzs alapján történhet. A bevételezésnél használandó cikkszámot a méret, minőség, típus alapján kell meghatározni. III. 3. 5. Cikkszámok kezelése Amennyiben a bevételezésre kerülő anyag a Társaság cikktörzsében nem szerepel a Logisztikai osztálytól írásban (levél, fax, E-mail) cikkszámot kell kémi, megküldve az anyagféleség számla alapján rendelkezésre álló adatait. Az új cikkszám kiadását az igény beérkezését követő munkanapon biztosítani kell. Új cikkszám kiadására akkor kerülhet sor, ha az adott cikkféleség cikkszáma a cikktörzsben nem található, illetve a cikktörzsben levő készlettől méretben és minőségben eltér. A cikktörzsben új cikkszám felvitelére a központi raktár dolgozói jogosultak. Az új cikkszám felvitelénél a cikkszám kód és név felvitelén túlmenően az alábbi adatok kitöltése kötelező: - Mennyiségi egység - Típus kód - Ártípus (saját készletnél mérlegelt átlagár) - BTO szám és a KSH sor - Cikkcsoport. A készlet nyilvántartási program tartalmazza a cikkszám és főkönyvi számla összefüggéseket. Így rendelhető össze a cikkszám alapján a főkönyvi számnak megfelelő rendezettség. A cikkszám 14 pozícióból álló számjegycsoport, amelynek felépítését a melléklet tartalmazza. III. 3. 6. Göngyöleggel való gazdálkodás A szállított termékkel érkező betétdíjas göngyölegeket nyilvántartásba kell venni. A betétdíjas göngyöleg mielőbbi kiürítéséről és visszaszállításáról az egységnek kell gondoskodni. Az idegen göngyöleg visszaváltásának bizonylatolása minden esetben a visszaváltó cég eljárásától függ.
6
III. 3. 7. A készletcsökkenés Raktárról anyagot kiadni az illetékes szervezeti egység által utalványozott anyagforgalmi bizonylat alapján lehet. Az anyag utalványozására jogosult személyeket a Társaság önköltség számítási szabályzata tartalmazza. Amennyiben az anyag kiadására utalványozással ellátott anyagutalvány alapján kerül sor az anyagforgalmi bizonylatot a kiadással egyidejűleg ki kell állítani, és az átvételt az átvevővel már ezen kell elismertetni. Az anyagforgalmi jegyet ez esetben utólag utalványoztatni kell a raktárért felelős személy által. A raktáros a raktárról kiadott anyagok mennyiségi és minőségi átvételét az átvevővel a bizonylaton írásban köteles elismertetni. Az átvétel igazolásának hiányából felmerülő raktári hiányért a raktáros anyagilag felelős. III. 3. 8. A selejtezett vagyontárgyakból visszanyert anyagok Haszonanyagnak minősülnek a selejtezett tárgyi eszközök azon fődarabjai, alkatrészek és tartozékai, amelyek még gazdaságosan felhasználhatók, ezért a Társaság saját céljaira visszatart és visszavételez. III. 3. 9. Készletek tárolása, raktározása A raktárgazdálkodás feladata a készletek mennyiségi és minőségi megóvása, gazdaságos tárolása és bizonylatolt kezelése. A különféle eszközöket és anyagokat fajtánként csoportosítva raktárban vagy tárolóhelyen úgy kell tárolni, hogy azok könnyen megközelíthetők legyenek, állaguk megóvása biztosított, rakodásuk pedig biztonságosan végrehajtható legyen. Ha a készletekben a raktározás során kár, vagy sérülés keletkezik, ennek megállapítására tényleírási jegyzőkönyvet kell felvenni, a felelős személy feltüntetésével. A kártérítési eljárás lefolytatásáért, illetve az ezzel kapcsolatos intézkedések megtételéért a szervezeti egység vezetője a felelős. A káreseményt annak tényleges bekövetkezésekor a hiteles jegyzőkönyvnek megfelelően el kell számolni. Az anyagokat csak egyenletes felületű és az anyaghalmaz súlyának megfelelő teherbírású szilárd talajra, padozatra, állványra, vagy más hasonló helyre szabad lerakni. Az állványokat mindennemű elmozdulás ellen biztosítani kell, és minden esetben fel kell tüntetni az állványzat teherbíró képességét. Az anyagrakások között a szabad és akadálymentes közlekedést biztosítani kell, közöttük a tűzrendészeti előírásoknak megfelelő közöket kell hagyni. A közlekedési utakat, vészkijáratokat, ajtókat, villamos berendezések kapcsolóit, kapcsolótáblákat, elosztószekrényeket, tűzcsapokat szabadon kell hagyni és még átmenetileg sem szabad eltorlaszolni. A zárt vagy fedett helyiségekben a szellőzést a tárolt anyagok tulajdonságának, a tárolás módjának megfelelően kell biztosítani. Figyelemmel kell lenni a hő- és fényhatásokra is. A raktárban a dohányzás és a nyílt láng használata tilos. Tűz- és robbanásveszélyes folyadékot csak eredeti csomagolásban, zárt edényben vagy tartályokban szabad tárolni raktáron kívül. A raktárban és tárolóhelyen az ott keletkező tűz oltására alkalmas tűzoltó készüléket kell elhelyezni. A tűzoltó készüléket félévenként felül kell vizsgálni és biztosítani kell üzemképességüket. A tároló helységet állandóan zárva kell tartani és a helyiség kulcsa az anyagkezelésével megbízott dolgozónál kell hogy legyen. A készletrevétel, majd pedig a célszerű és áttekinthető módon történő tárolás, nyilvántartás és egyértelmű bizonylatolás alapja a cikktörzs. A raktárakban tárolt anyagok felhasználását a szervezeti egység köteles figyelemmel kísérni és a lassú mozgású, vagy már elfekvő anyagokat folyamatosan feltárni.
7
A raktárakat és raktári nyilvántartásokat a Logisztikai egységvezető a helyszínen rendszeres időközönként köteles ellenőrizni, az ellenőrzések megállapításait írásban rögzíteni és arról az illetékes szervezeti egység vezetőjét is tájékoztatni. A készletek leltározásánál a Társaság Leltározási és leltárkészítési szabályzatában foglaltaknak megfelelően kell eljárni. III. 3. 10. A készletek nyilvántartása Az értékkel rendelkező készletek nyilvántartása egységenként és raktáranként, a használatba adott készletek nyilvántartása a tárolásnak megfelelően személyenként, munkahelyenként illetve raktár szerint valósul meg. III. 3. 11. Értékkel rendelkező készletnyilvántartás A Közgazdasági és Értékesítési Osztály a vásárolt és saját előállítású készletekről mennyiségi és értékbeli nyilvántartást vezet. A központi készletnyilvántartás biztosítja a mérleg bizonylati alátámasztását. A készletek nyilvántartása készlet fajtánként kialakított cikkszám alapján történik. Az új készletek raktárankénti mennyiségi nyilvántartásának naprakész állapotban és pontosan kell tartalmaznia a készletmozgásokat és a készleteket. A raktári karton a cikktörzzsel összhangban minden anyagról és eszközről, ezeken belül minden méretről és minőségről külön kerül vezetésre. A raktári karton minden adatot a kiállított és véglegesített bizonylat alapján az azonosító adatok feltüntetésén kívül időrendi sorrendbe tartalmazza a bizonylat típusának megfelelően a bizonylatszámát, a bizonylat keltét és a mennyiségi adatokat, a központi készletnyilvántartás ezeken felül tartalmazza az érték adatokat is. A raktár csak mennyiségileg tartja nyilván a készleteket. III. 3. 12. Érték nélküli készletek nyilvántartása A használt és használatban levő készletekről csak mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. Az érték nélkül nyilvántartott készleteket raktáranként, munkahelyenként (szervezeti egységenként) illetve személyenként kell nyilvántartani. Az érték nélküli készletek között kell nyilvántartani az alábbiakat: - a raktári új készletek használatba adását, - a térítésmentesen átvett használt készleteket, - a bizományba, bérmunkára átvett készleteket. A készletmozgásokról hasonlóan az új raktári készletek nyilvántartásához, minden esetben bizonylatot kell kiállítani. A raktári új készletek használatba adása esetén a nyilvántartásban rögzíteni kell a készlet új (használatba adáskori) egységárát is. A személyenkénti és a munkahelyi nyilvántartás vezetésénél figyelemmel kell lenni arra, hogy az új eszköz kiadásával egy időben az elhasználódott, megrongálódott eszközt a dolgozótól vissza kell kérni, illetve a munkahelyről vissza kell szállítani a selejt raktárba és a nyilvántartásból a megfelelő anyagforgalmi bizonylat kiállításával át kell vezetni. III. 3.13. A készletek bizonylatolása A raktári készletek mozgásáról a raktári készlenyilvántartó program alkalmazásával bizonylatot kell kiállítani. A bizonylatok sorszámozása raktáranként és mozgásszámonként eltérő.
8
A bizományosi készlet társaságunk részére történő felhasználás előtt, a fentiekben már ismertetett eljárás (megrendelés, engedélyeztetés, anyagkivételezés) szükséges. III. 3. 14. A raktári új készletek bizonylatai A raktárba bevételezésre kerülő új készletekről bevételi jegy alapbizonylatai: - szállítólevél, - beérkező számla, - kitermelési jelentés, - műhelynapló kivonatos másolata. Az utóbbi esetekben (készletre gyártás, kitermelés) a belső árvetést is csatolni kell az alapdokumentumokhoz. Az árvetésnek az általános forgalmi adót is tartalmaznia kell. Bevételi bizonylat kiállítás alapja a beérkezett anyagszámla, melynek melléklete az engedélyezett anyagigénylés. A bevételi jegy egy példánya a beérkező számla melléklete, a második példány anyagkönyvelési és ellenőrzési céllal küldendő be a Közgazdasági és Értékesítési Osztály részére. A harmadik példány a bevételezést végző raktáros példánya. A készlet érték adatát a központi készletnyilvántartásba történő átvétel után, a központi készletnyilvántartás tölti ki. A bevételezési jegyen a mozgásszámot, az alapbizonylat számát, a bizonylat keltét, a mennyiséget és a mennyiségi egységet minden esetben, a számla számot lehetőség szerint ki kell tölteni. A bizonylaton belül több fajta készlet is bevételezhető. A raktári készlet csökkenésének bizonylatolására a "KI" típusú bizonylatok szolgálnak. Kiadási bizonylat kiállítás alapja a szigorú számadású, sorszámozott anyag-kivételezési bizonylat, melyet az egységek utalványozási joggal felhatalmazott vezetője utalványozhatja. A visszavételezés továbbra is sorszámozott szállítólevél szerint történhet. A meghatározott célra és munkaszámra kivételezett anyagot más munkára felhasználni nem szabad. A bizonylaton a mozgásszám, kiállítás kelte, az alapbizonylat száma, szervezeti egység, munkaszám és mennyiség rovatok töltendők ki. A bizonylatok érték adatai a készletnyilvántartó program által kerülnek kiszámításra. A káresemény elszámolásakor a bizonylat melléklete a felvett jegyzőkönyv és rendőrségi feljelentés esetén e levél másolata is. A bizonylat egy példánya a Közgazdasági és Értékesítési Osztály részére ellenőrzési céllal küldendő be. A bizonylat másik kinyomtatott egy aláírt példányát az adott raktárban kell megőrizni. A tárgyi eszköz tartozék tárgyi eszköznél történő nyilvántartásba vételéhez a bizonylat egy példánya a tárgyi eszköznyilvántartáshoz külön küldendő be, amelyen a tárgyi eszköz leltári számát is közölni kell. A raktárközi forgalomról történő bizonylatot 3 példányban kell kiállítani, az alapbizonylat rovatba kell jelölni az üzem megnevezését, így egy példány úti okmány célját szolgálja. Igény szerint szállítólevél is nyomtatható a bizonylat véglegesítése után. A raktárközi forgalom átvétel-átadás alapbizonylata az anyagigénylés. A bevételi és kiadási forgalom könyveléséhez minden raktárnak egyedi mozgáskódot kell alkalmaznia. Az adott raktár által használható mozgáskódokat a melléklet tartalmazza. A kinyomtatott bizonylatot a raktároson kívül az utalványozónak, központban a logisztikai egység vezetőnek, üzemvezetőségeken az üzemvezetőnek, illetve az átvevőnek is alá kell írnia.
9
Tévesen kiállított bizonylat esetén a hiba jellegétől függően a bizonylat törlése után új, illetve a bizonylat központi átvétele után helyesbítő bizonylatot kell kiállítani, hivatkozva az alapbizonylatokra. IV. Biztonsági készlet Az üzemvezetőségek részére engedélyezett biztonsági készlet tételes mennyiségi értékeit az üzemvezetőség raktárosainak a készletnyilvántartó program cikktörzsében kell beállítani, nyilvántartani és kezelni. A biztonsági készlet anyagai kizárólag üzemzavar elhárítási feladatokra vehetők igénybe, és használhatók fel. Az üzemek raktárosai havonta a havi anyagigény összeállítása előtt kötelesek a biztonsági készleteket egyenlegét lekérdezni, ha valamelyik anyagféleség mennyisége az engedélyezett minimum értéke alá csökkent, a havi anyagigényben kell kezdeményezni a biztonsági készlet engedélyezett szintre való feltöltését. A központban működő szervezeti egységek speciális raktározást igénylő biztonsági készletük tárolását (Labor, EGA üzem, Gondnokság) önállóan végzik. Az engedélyezett biztonsági készlet figyelése és a megrendelés kezdeményezése az egységvezető feladata. V. Bizományosi készlet A bizományosi készlet kezelés feltételeit, a felek kötelezettségeit a megbízó és a bizományos között szerződésben kell rögzíteni. A készlet tárolása, kezelése és nyilvántartása a központi anyaggazdálkodás feladata. A bizományosi készlet raktári tárolását a társaságunk saját tulajdonú anyagaitól elkülönítve kell kezelni. A bizományosi készlet társaságunk részére történő felhasználásának ügymenete megegyezik a fentiekben már ismertetett eljárással (megrendelés, engedélyeztetés, anyag-kivételezés). A bizományosi készletet az integrált készletnyilvántartó programban külön cikkszámon és külön raktárszámon kell nyilvántartani. A bizományosi készletet a saját tulajdonú készlettől elkülönítetten a 0. számlaosztályban kell kimutatni. A számítógépes bizományosi készlet-nyilvántartással, lehetőség nyílik a készlet minimum és maximum értékének figyelésére. A készlet minimum értékre csökkenésekor, vagy egy nagyobb volumenű engedélyezett megrendelés esetén a készlet megfelelő szintre történő feltöltése a készletért felelős raktáros feladata. A készlet feltöltésére vonatkozó megrendelést írásban kell a bizományba adó részére elküldeni. A bizományosi szerződésben előírt adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése a bizományosi készletért felelős személy feladata. Írásban kell a készlet havi nyitó és záró, valamint mozgás adatait a bizományba adó részére elküldeni. A bizományosi készletről a társaságunk felé kiadott mozgás adatok képezik a társaságunk felé történő számlázás alapját. A bizományosi készlet Társaságon belüli kezelésére, átvételére a fenti előírásokon túlmenően a Társaság saját készleteire vonatkozó szabályokat, a leltározásra a Társaság Leltározási és leltárkészítési szabályzata szerint a bizományosi készletre vonatkozó előírásokat kell alkalmazni.
10
Az Anyaggazdálkodás Működési Szabályzata 2012. január 1-én lép hatályba. Miskolc, 2011. december 31.
Ficsor Miklós Cégvezető
Kapják:
Cégvezetés Főkönyvelő Főmérnök Közgazdasági és Értékesítési osztály Üzemvezetőségek Logisztikai osztály Bér és munkaügyi osztály Műszaki Osztály Labor EGA üzem Biztonságtechnikai és Gondnoksági osztály Controller Irattár
11
