Beloningsbeleid van DAS Nederlandse Rechtsbijstandsverzekering N.V. Juni 2014 Inleiding In deze notitie wordt het beleid beschreven dat ten grondslag ligt aan het belonen binnen de DAS organisatie. Doel daarvan is om op een transparante wijze zicht te geven op de doelen die met het beloningsbeleid binnen DAS beoogd worden en aan te geven binnen welke (wettelijke) kaders dit beleid is vormgegeven. DAS is als juridische dienstverlener sterk afhankelijk van de inzet en de kwaliteit van professionele medewerkers. Deze zullen daarvoor een beloning moeten ontvangen die voldoende uitdaagt om de gewenste prestaties te leveren en door de medewerkers als toereikend wordt ervaren. Daarnaast is de ontwikkeling van de beloning zodanig vormgegeven dat medewerkers hun prestaties leveren op een vanuit de klant en vanuit de organisatie bezien, verantwoorde wijze. Het beloningsbeleid stimuleert het leveren van de gewenste prestatie die is gerelateerd aan de strategie van de onderneming, waarbij het belang van de klant altijd centraal staat, zonder dat dit leidt tot het nemen van onverantwoorde risico’s voor de bedrijfsvoering (of voor de klant). Voor een juiste uitvoering van het beloningsbeleid voor alle medewerkers zijn procedures en verantwoordelijkheden vastgelegd. Voor een juiste uitvoering van het beloningsbeleid van de medewerkers die deel uitmaken van de groep Identified Staff zijn verantwoordelijkheden o.a. belegd bij de verschillende Controle functies binnen de organisatie.
Uitgangspunten Algemeen Bij het vaststellen van de beloning gelden onder meer de volgende uitgangspunten: • • • • •
De hoogte van de beloning moet marktconform zijn en daarmee aantrekkelijk voor medewerkers om bij DAS te komen en te blijven werken. Het bevordert de integriteit en soliditeit van de onderneming met een focus op zowel de korte als de lange termijn belangen van de onderneming. Voldoet aan verplichtingen die voortvloeien uit wet- en regelgeving. Relatie tussen prestatie en beloning moet voor medewerkers herkenbaar zijn. Er moet zoveel mogelijk een relatie zijn tussen het economisch succes van de onderneming en de totale kosten van de beloning. De beloning moet niet aanzetten tot het nemen van ongewenste risico’s.
Uitgangspunten variabele beloning Het beloningsbeleid van DAS kent alleen variabele beloningen voor medewerkers die niet deel uit maken van de groep Identified Staff. De beloning van de groep Identified Staff bestaat uitsluitend uit vaste componenten. De overige medewerkers kunnen als onderdeel van hun arbeidsvoorwaarden naast hun vaste beloning aanspraak maken op een Individuele en/of Collectieve Variabele beloning. De hoogte van de Individuele en Collectieve variabele beloning is gekoppeld aan het resultaat van de onderneming. Hierdoor wordt de betrokkenheid van de medewerker met het succes van de onderneming direct zichtbaar en beweegt het kostenniveau van deze variabele beloning mee met het economisch resultaat van de onderneming. De variabele beloning voor medewerkers is afhankelijk van de kwaliteit van het functioneren en het
behalen van individuele of groepsdoelstellingen die aansluiten bij de strategie van de onderneming. Beloning moet stimuleren tot waarde creatie op de langere termijn. Dit kan worden gerealiseerd wanneer zaken in een juiste balans (voor medewerkers, klanten en aandeelhouders) worden gerealiseerd. Bij het vaststellen van de variabele beloning gelden daarom de volgende uitgangspunten: • •
De variabele beloning wordt gekoppeld aan vooraf bepaalde, beoordeelbare en beïnvloedbare prestatiecriteria. Deze criteria weerspiegelen zo veel mogelijk de belangen van alle stakeholders in de onderneming. Toekenning van de variabele beloning is afhankelijk van een passende verhouding van de prestaties van de medewerker, de afdeling en/of de onderneming als geheel.
Algemene verboden Naast de uitgangspunten die van toepassing zijn op alle medewerkers van DAS, zijn tevens de volgende algemene verboden van toepassing: •
• •
•
Alleen bij medewerkers die nieuw in dienst treden bij DAS en uitsluitend in het eerste jaar van het dienstverband kan een variabele beloning worden toegezegd, los van een afgesproken doelstelling. Deze beloning is bedoeld a) als compensatie voor het niet verkrijgen van een bonus bij een vorige werkgever, of b) omdat in het eerste jaar van de medewerker de afgesproken prestatie, of een deel daarvan, in redelijkheid nog niet verwacht kan worden. Voor Identified Staff bestaat uitsluitend mogelijkheid a). Persoonlijke hedging strategieën en het sluiten van verzekeringen die gekoppeld zijn aan de beloning of aansprakelijkheid van de medewerker hieromtrent zijn onder geen enkele voorwaarde toegestaan. Er vinden geen discretionaire pensioentoezeggingen plaats aan medewerkers, waarbij met discretionaire pensioentoezegging wordt bedoeld een eenmalige pensioentoezegging aan een individuele medewerker als onderdeel van zijn variabele beloning die geen onderdeel vormt van een collectieve regeling. Een ontslagvergoeding bevat nimmer een beloning voor het falen van een medewerker en reflecteert de door de medewerker verrichte prestaties.
Overzicht van functies met variabele beloning Functie CAO-Medewerkers Medewerkers met provisieregeling*)
Variabele beloning Individueel variabel en winstdeling Idem plus gemaximeerde targetbeloning
Hoogte Max. 20% Max. 60%
*) Dit betreft medewerkers wier activiteiten niet van materiële invloed zijn op het risicoprofiel van de onderneming. Bij medewerkers die deel uitmaken van de groep Identified Staff maken variabele componenten geen deel uit van hun totale beloning. Medewerkers De arbeidsvoorwaarden van veruit het grootste deel van de DAS medewerkers worden geregeerd door de CAO die periodiek wordt afgesloten door de brancheorganisatie van verzekeraars, het Verbond van Verzekeraars, aangevuld met specifieke DAS regels, waarvan de Individueel Variabele en Collectief Variabele Beloning in dit verband van belang is.
Bij het bepalen van de beloning van de medewerker, niet zijnde Identified Staff spelen vijf elementen een rol. • De zwaarte van de functie bepaalt de uiteindelijke hoogte van de beloning. De zwaarte van de functie wordt vastgesteld door middel van een functiewaarderingssysteem waarmee de onderlinge verhouding in zwaarte tussen de verschillende functies met elkaar wordt vergeleken. Een keer per jaar vindt daarnaast door een externe partij een toets plaats of de weging conform de uitgangspunten van het functiewaarderingssysteem heeft plaatsgevonden. • Verschillend per functie duurt het een aantal jaren voordat een volwassen functieniveau is bereikt. De mate van ervaring die de medewerker in zijn functie (of daarvoor) heeft opgedaan bepaalt zijn relatieve positie in de schaal. • Een keer per jaar, kan een extra incidentele uitkering (Individuele Variabele Beloning) worden gedaan aan medewerkers. Deze uitkering (tot 10% van het jaarsalaris gemaximeerd) is het resultaat van de kwaliteit van het functioneren of het leveren van een bijzondere prestatie of het realiseren van vooraf afgesproken doelstellingen. De beoordeling van het functioneren en de realisatie van de afgesproken doelstellingen zijn onderdeel van de jaarlijkse coachingscyclus waar iedere medewerker van DAS aan deelneemt. • Verder kan er jaarlijks afhankelijk van het realiseren van een bepaald winstniveau binnen de onderneming een Collectief Variabele Beloning aan alle medewerkers worden toegekend. • Deze beide uitkeringen zijn geclausuleerd; de hoogte van beide uitkeringen is gekoppeld aan het resultaat van de onderneming. Indien in het betreffende jaar de winst van de onderneming minder is dan 5% van de omzet dan vindt géén uitbetaling van de beide variabele beloningsvormen plaats. Medewerkers ontvangen daarnaast één keer per jaar vakantietoeslag en een 13e maand ter hoogte van één maandsalaris. Deze 13e maand is niet pensioengevend. Medewerkers met provisieregeling Medewerkers van DAS Rechtsbijstand NV die werkzaam zijn in een commerciële functie, niet zijnde Identified Staff, ontvangen naast de salariscomponenten zoals genoemd in de voorgaande paragraaf onder de kop Medewerkers, een variabele beloning die onder meer is gerelateerd aan individuele omzet targets. Naast te behalen omzet worden met deze medewerkers doelstellingen afgesproken die zien op klantbehoud en product, markt en klantenkennis met als oogmerk om het lange termijn belang van onderneming én het klantbelang naast de behaalde omzet tot onderdeel van het resultaat te maken. De variabele beloning die is gekoppeld aan de vooraf afgesproken doelstelling is per functie gemaximeerd op een vast bedrag. Het totaal van deze verschillende variabele componenten (incl. mogelijke Individuele en Collectieve Variabele beloning) bedraagt maximaal 60% van het vaste jaarsalaris. Deze regeling geldt niet voor functionarissen van wie de activiteiten een substantiële materiële invloed kunnen hebben op het risicoprofiel van de onderneming (Identified Staff). Identified Staff DAS kent de volgende functies als Identified Staff: Functie Algemeen Directeur (Directie) Chief Financial Officer (CFO) (Directie) Directeur Legal Services (Directie) Chief Legal Business (Directie)
Categorie*) Categorie 1 Categorie 1 Categorie 1 Categorie 1
Chief Market Officer (Directie) Chief HR Officer (Controle/Directie) Directeur DAS Legal Finance (2x) (Directie) Risk Manager (Controle) Chief Legal Operations Officer Chief Information Officer & Verzekeringszaken (Directie) Adjunct Directeur Claims Management & Verzekeringstechniek Adjunct Directeur Service & Externe Rechtshulp Compliance Officer (Controle) Manager Internal Audit (Controle) Actuaris
Categorie 1 Categorie 1 Categorie 1 Categorie 1 Categorie 1 Categorie 1 Categorie 1 Categorie 1 Categorie 1 Categorie 1 Categorie 2
*) Categorie 1: Senior Management; Categorie 2: Medewerkers werkzaam in business lines, dochterondernemingen of activiteiten met een materiële invloed op het risicoprofiel; Categorie 3: Medewerkers met een beloning met sterke invloed op het risicoprofiel (komt bij DAS niet voor)
Binnen DAS zijn, naast alle directieleden, een aantal functies aangemerkt als Identified Staff vanwege hun verantwoordelijkheid voor een significant deel van DAS en hun materiele invloed op het risicoprofiel. • • • •
DAS kent twee Dagelijks Beleidsbepalers; de Algemeen Directeur en de CFO. De CFO vervult naast de rol van Dagelijks Beleidsbepaler tevens een Controle functie. De Chief HR Officer vervult naast zijn directiefunctie, tevens een Controle functie in het kader van het beloningsbeleid. In januari 2014 is er ter versterking van het risicomanagement van DAS een Riskmanager aangesteld die een Controle functie heeft. De functie van Chief Risk & Compliancemanagement is per die datum gesplitst in de functies Riskmanager en Chief Compliance & Legal Affairs, waar volgens het compliancecharter van DAS tevens de functie van Compliance Officer is belegd.
Beloning van Top- en Senior Management De beloning van de categorie Top- en Senior Management bestaat uitsluitend uit vaste componenten. Beloning van Controle functies De hoogte van de vaste beloning van medewerkers werkzaam in een Controle functie is voldoende om te garanderen dat DAS gekwalificeerde en ervaren medewerkers aan kan trekken. Ook de beloning van de Controle functies binnen de categorie Identified Staff bestaat uitsluitend uit vaste componenten. Controle functies worden voor zover mogelijk beoordeeld in de functionele lijn. Waar het deze functies betreft houdt de remuneratiecommissie toezicht op zowel prestatiecriteria als op de beoordeling door leden van de Directie.
Governance van het beloningsbeleid en toezicht op de uitvoering Proces De verschillende Controle functies hebben ieder een eigen rol in het proces van het vaststellen en controleren van de beloningen. Naast de individuele verantwoordelijkheid van de verschillende Controle functies vindt er regelmatig samenspraak tussen de Controle functies plaats over de bewaking van het gehele proces. Het proces van governance van het beloningsbeleid wordt tevens ondersteund en gestructureerd door de Regeling Uitvoering Beloningsbeleid van DAS. Het betreffende reglement is vastgesteld door de Raad van Commissarissen van de Vennootschap. Rol en verantwoordelijkheden Controle functies Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen ziet toe op de vaststelling, uitvoering en monitoring van het gehele beloningsbeleid van de onderneming en keurt dit goed. Tevens houdt zij toezicht op de beheersing van risico’s, kapitaal, liquiditeit en solvabiliteit. De leden van de Raad van Commissarissen ontvangen een vaste vergoeding voor de uitoefening van hun werkzaamheden. Chief Human Resource Officer (CHRO) De CHRO is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beloningsbeleid van de leden van de Identified Staff bij DAS. Hiertoe voert hij periodiek overleg met de Controle functies over de uitvoering van het beloningsbeleid en beoordeelt hij de door de Interne Auditor periodiek uitgebrachte onderzoeksresultaten. De CHRO coördineert de verschillende activiteiten die de Controle functies in het kader van het beloningsbeleid moeten verrichten. Samen met Risk Management en Compliance stelt de CHRO jaarlijks een voorstel op welke functies behoren tot de Identified Staff. Dit voorstel wordt door de Algemeen Directeur en de Raad van Commissarissen goedgekeurd. Ten slotte keurt de CHRO (samen met de CFO) het budget goed waaruit de Individuele en Collectieve variabele beloning van de medewerkers van de organisatie wordt gefinancierd. Bij het nemen van een besluit over een variabele beloning die afwijkt van hetgeen in het beleid is afgesproken wordt de CHRO en Risk Management en Compliance betrokken. Zij toetsen ieder voor zich of het voorgestelde besluit in overeenstemming is met de eerder genoemde uitgangspunten van het beloningsbeleid. De CHRO stelt samen met Risk Management en Compliance jaarlijks een rapportage op ten behoeve van de Raad van Commissarissen waarin zij rapporteren over de uitvoering van het beloningsbeleid en de mate van conformiteit met de toepasselijke regelgeving en interne uitvoeringsregelingen. Chief financial officer (CFO) De CFO is verantwoordelijk voor de juistheid van het vaststellen van de financiële resultaten van de onderneming. Voorts keurt de CFO (samen met de CHRO) het budget goed waaruit de Individuele en Collectieve variabele beloning van de medewerkers van de organisatie wordt gefinancierd. Risk Management en Compliance Risk Management en Compliance toetst de uitvoering van het proces in het licht van het vastgelegde procedures en de toepasselijke wet - en regelgeving. Risk Management en Compliance stelt samen met de CHRO jaarlijks een rapportage op ten behoeve van de Raad van Commissarissen waarin zij rapporteren over de uitvoering van het
beloningsbeleid en de mate van conformiteit met de toepasselijke regelgeving en interne uitvoeringsregelingen. Risk Management en Compliance heeft krachtens de bepalingen in het compliancecharter van DAS een onafhankelijke positie ten opzichte van operationele managers. Onafhankelijkheid betekent in dit verband primair dat de met de uitoefening van de compliance ,- en Risk Management functie belaste functionarissen: - worden benoemd en ontslagen door het bestuur van de onderneming - niet kunnen worden ontslagen zonder voorafgaande melding van het voornemen daartoe aan de auditcommissie - uitsluitend en direct verantwoording afleggen aan het bestuur van de onderneming over het door de groep compliance gevoerde beleid - niet betrokken zullen zijn bij het verlenen van diensten of de activiteiten waarop hij toezicht houdt - hun plaats in de organisatie zodanig zien geborgd dat zij geen verantwoording behoeven af te leggen aan een functionaris, die in de lijn verantwoordelijk is voor de bedrijfsactiviteiten waarop hij toeziet. Manager Internal Audit De Interne Auditor ziet toe op en doet periodiek onderzoek naar de juiste uitvoering van het beloningsbeleid van de gehele onderneming en in het bijzonder van de Algemeen Directeur, Top - en Senior Management en Controle functies en rapporteert de resultaten van de audit aan de CEO, de CHRO en aan de Auditcommissie van de Raad van Commissarissen. De Interne Auditor kan desgewenst op eigen initiatief een dergelijk onderzoek starten. De Interne Auditor heeft krachtens de bepalingen in het auditcharter van DAS een onafhankelijke positie ten opzichte van operationele managers. Hij rapporteert hiërarchisch aan de Algemeen Directeur. Externe accountant De berekening van het jaarlijkse budget dat beschikbaar wordt gesteld voor de Individuele en Collectieve variabele beloning van de medewerkers van de organisatie, is gebaseerd op de door de externe accountant goedgekeurde jaarrekening. Deskundigheid Directie en functionarissen in Controle functies DAS kent een door het bestuur vastgestelde Regeling educatie bestuur en sleutelfunctionarissen met als speerpunten permanente educatie, verplichte deelname aan onderwijsprogramma’s en het behalen van voldoende studiepunten per jaar. Doelstelling van de regeling is de aanwezigheid van de vereiste kennis, competenties en deskundigheid te waarborgen. Geen negatieve invloed op solvabiliteitsmarge De CHRO en de CFO toetsen jaarlijks of het uitkeren van het totaal aan variabele beloningen DAS niet in haar mogelijkheden beperkt om de solvabiliteitsmarge en de Solvency Capital Ratio op het in de toezichtwetgeving vereiste niveau te houden of te brengen en ook verder in overeenstemming is met het solvabiliteitsbeleid van de vennootschap. Transparantie en publicatieplicht DAS ziet er op toe dat jaarlijks in overeenstemming met artikel 25 van de Regeling beheerst beloningsbeleid ten behoeve van haar stakeholders op transparante wijze verantwoording wordt afgelegd over de wijze waarop zij haar beloningsbeleid vorm heeft gegeven.
