Adminisztrációs rendszer Belépés után a következő nyitókép fogadja Önt. Az üzenet keretben az aktuális, adminisztrátorokat érintő információkat olvashatja. A szállásregisztráció első lépéseként kattintson az „Adatlapok” gombra.
Itt különböző kategóriák adatlapjait szerkesztheti, a szállás mellett egyéb látnivalókat is felvihet a későbbiekben. Szálláshely rögzítéséhez a Szállás kategóriát kiválasztva (ez az alapértelmezett) kattintson az „új szállás felvitele” gombra.
Megjelenik a szállás adatlapja. Igyekeztünk egyszerű és átlátható formában szerkeszthető struktúrát kialakítani. A bal oldalon található navigációs menü gyorslink pontjaival is mozoghat az oldalon. Az adatlap egy oldalon, több blokkban kerül szerkesztésre. Elsőként a fejadatokat kell megadni. A „kategória” mező a szálláshelyek további alkategóriáinak megadására szolgál, itt válassza ki a megfelelőt. A kapcsolati adatok megadása – bár szálláshelyek esetében nem jelenik meg az oldalon – a belső kommunikáció elősegítése miatt javasolt. A cím rovat irányítószám és település mezőihez gyorskeresőt rendeltünk a munka könnyítése érdekében. A település listából történő kiválasztása a térképen a markert is a település központjába helyezi. Az adminisztrációs munka megkönnyítése miatt itt célszerű megadni a kért előleg százalékos értékét, foglalás esetén így a visszaigazoló üzenet adatlapján már a kiszámolt érték jelenik meg, azzal visszaigazoláskor nem kell bajlódni. Itt választhatja ki azt is, hogy csak sima foglaltságot kíván kezelni a szobák esetében vagy kontingenssel akar dolgozni. Az „Aktív” mező kiválasztásával tudja beállítani, hogy szálláshelye megjelenjen-e a rendszerben.
A fejadatok megadása után a következő pont a hely térképen történő megjelölése. Ez is kötelező. A térképre kattintva tudja kijelölni a marker helyét.
Rendszerünkben lehetőség van a google utcakép (streetview) beállítására, amennyiben az Ön helye szerepel a google képadatbázisában. Az utcakép beállításához pipálja be a fejlécben a „streetview” checkboxot.
Ekkor a térkép mellett megjelenik az utcakép ablak. Kattintson a térképen a kívánt helyre és a piros ikon mellett egy zöld alapon álló sárga figura is megjelenik. A figura helye nem szükségszerűen egyezik meg a jelölő ikonéval, mivel a figura azt a helyet mutatja, ahonnan nézve a rendszerben rendelkezésre áll utcakép. Amennyiben az utcakép mezőben idegen hely képe vagy szürke felület jelenik meg, úgy az Ön helyénél az utcakép megadása nem lehetséges. Ilyenkor a „streetview” checkboxból vegye ki a jelölő négyzetet, hogy az oldalon ne jelenjen meg hibásan az utcakép.
Ha más helyről szeretné beállítani az utcaképet, kattintson a sárga figurára és kezdje el húzni azt. Ilyenkor a térképen kéken jelennek meg azok a helyek, ahova a figura lerakható. A jobb oldalon található utcakép ablakban nyomva tartott egérgombbal tudja beállítani az utcakép irányát. A térképen a figura alatti zöld mező nyila mutatja, hogy az utcakép éppen melyik irányba néz. A térképre kattintva a marker a kattintás helyére kerül és az utcakép is visszaugrik a markerhez. Ha a szerkesztés során végül nem sikerül megfelelő utcaképet beállítani, a fejlécben a streetview checkboxból vegye ki a pipát. Ha a beállítások megfelelőek, az adatok mentésekor ezek tárolásra kerülnek és a hely adatlapja utcaképpel együtt fog megjelenni.
A Képfeltöltés blokkban tud képeket feltölteni az adatlaphoz. Itt a lila mezőre kell húzni a feltöltendő képeket, vagy a Fileok kiválasztása dialog box megnyitásával tudja azokat kiválasztani. 1280x1024 pixelnél nagyobb képeket ne használjon és csak .jpg formátumú kép tölthető fel. Ha a képek méretezésével, formátumával gondjai vannak, lépjen velünk kapcsolatba és segítünk. Ha egy képre már nincs szüksége, húzza azt át a „Kuka” nevű keretbe. Az adatok mentésekor az oda húzott képek törlésre kerülnek.
Sikeres feltöltés után a zöld keretben megjelennek a feltöltött képek. A listában az első helyen szereplő lesz a hely elsődleges képe, ez jelenik meg a keresés listázásakor, valamint az adatlapon a galéria nyitóképeként. Ezért célszerű a szálláshelyre jellemző képet választani. A képek sorrendjét egyszerűen tudja változtatni: kattintson a képre, majd az egérgombot nyomva tartva húzza azt a másik kép elé vagy mögé. A szerkesztés során ne felejtse el időnként az „Adatok mentése” gombot megnyomni a bal menüben, hogy egy esetleges böngésző összeomlás esetén a már felvitt adatai ne vesszenek el.
A képek feltöltése a hely térképen történő megjelölése után adja meg a hely rövid leírását. Ez a szöveg jelenik meg a keresési találatokban, így érdemes rövid, lényegre törő szöveget írni. A szerkesztéshez kattintson a szürke szövegmezőre. Ennek hatására egy egészablakos szövegszerkesztő jelenik meg. Az átlátszó szürke felületen bárhova kattintva tudja az ablakot bezárni és ezzel egyidejűleg a szerkesztett szöveg is bekerül az adatmezőbe.
A rövid leírás után szerkessze meg a hely részletes leírását is a fent ismertetett módon. Ez a szöveg tartalmazzon minden olyan információt, amit lényegesnek tart. Figyeljen arra, hogy az adatlap további adatblokkjai által kért információkat oda helyezze el és ne a részletes leírásba, ugyanis így a látogató számára sokkal áttekinthetőbb és strukturáltabb lesz a helyről szóló információ. Az üresen hagyott szövegblokkok az adatlapon nem fognak megjelenni.
A szöveges mezők után a szálláshely által nyújtott szolgáltatásokból is válassza ki a megfelelőket. Ha egy blokkból egyetlen tételt sem választ ki, akkor az adatlapon az a blokk nem fog megjelenni.
A szobák felviteléhez először a szobatípusokat kell megadnia, erre figyelmezteti a lap alján található link is. Ne felejtse el menteni az adatokat a továbblépés előtt!
A szobatípusok szerkesztéséhez kattintson a fejmenüben a „Szobatípusok” gombra. Itt válassza ki, hogy melyik szálláshely szobatípusait kívánja megadni.
A szobatípusokat soronként tudja felvenni. Adja meg az Ön által használt elnevezést (az adatlapon is ez fog megjelenni), válassza ki, hogy ez a rendszerünkben definiált melyik szobatípusnak felel meg és adja meg a férőhelyek számát, majd kattintson az „Adatok mentése” gombra.
A mentés után a lista alján új típus felvitelére van lehetőség. Vigye fel így a szálláshely összes szobatípusát. A típushoz tartozó kapacitást csak itt tudja megadni, a szálláshely adatlapján a szoba kapacitását csak megjeleníti a rendszer, de ott már nem változtatható.
A szobatípusok megadása után menjen vissza az Adatlapok szerkesztőbe és válassza ki a szerkesztendő szállás. Itt az adatlap alján már fel tudja venni a szobákat az „új szoba hozzáadása” linkre kattintva.
A szoba adatlapján adja meg a szoba megnevezését, válassza ki a saját szobatípusok közül a szobához tartozót, valamint a leírás mezőre kattintva írja le a szoba jellegzetességeit, szolgáltatásait. A név megadása magyarul kötelező és ajánlott a pár soros leírás is.
A galériába feltöltött képek közül választhatja ki a szoba fotóját is. Kattintson a „Kiválasztott kép” mezőre, majd ennek hatására megjelenik a galériába feltöltött képek listája. Itt kattintson a megfelelő képre. Ha egy képet törölni kíván, azt a galériában tudja megtenni. Ha onnan törlésre kerül, akkor a szobánál sem jelenik meg a továbbiakban.
A szálláshelyhez tetszőleges számú szobát vehet fel. Ha egy blokkra nincs szüksége, akkor pipálja be a „törlendő” mezőt és a blokk az adatok mentésekor törlésre kerül. A szobák listázási sorrendjét a „Megjelenési sorrend” mezőbe írt számmal tudja megadni.
Árak megadása Kattintson az Árak gombra, majd válassza ki a szerkeszteni kívánt szállást. Az árakat szobatípusonként lehet megadni!
Az adatlap felső részében a szálláshelyre általánosan jellemző adatok kerülnek megadásra. Válassza ki a szobákhoz alapértelmezésben járó ellátást, valamint a plusz választható ellátások alapárhoz viszonyított felárát adja meg az ellátás árai mezőkben. A felnőtt ár megadása mindig kötelező, a gyerekár opcionális. A szálláshelyen felnőttek számára felszámítandó idegenforgalmi adó (IFA) nap/fő értékét is itt kell megadni. Ez az érték a végösszeghez nem kerül hozzáadásra, de minden foglalás és ajánlatkérés esetén az ár mellett az IFA összege is feltüntetésre kerül, mint plusz költség Ha a szálláshelyre kisállat bevihető, itt tudja megadni a díját. Ez az érték csak tájékoztató jelleggel szerepel az adatlapon, a rendszer nem számol vele.
Listaárak Rendszerünkben a szálláshely árazása két részből épül fel. A listaár a megadott szabályok alapján az adott napra eső aktuális foglalási ár, a több szabálysor értelmezése során egy végeredményt ad a rendszer. A listaárak mellett opcionálisan jelennek meg a csomagárakból azok, amelyek a keresett időszakban és foglalni kívánt éjszaka számban elérhetőek. A listaárak feldolgozása a megadott időszak hossza alapján, csökkenő sorrendben történik, vagyis először a legtágabb időszakot veszi a rendszer és a rövidebb időszakok áraival ezt az alapértelmezettet írja felül az adott napra. Ezt figyelembe véve tetszőleges sor megadható, időszak átfedések esetén is az itt vázolt feldolgozási sorrend alapján jön létre az ár. Új ársort az „új ár hozzáadása” linkre kattintva vehet fel. A szerkesztés során frissen felvett sorokat a „most törlöm” checkbox-al azonnal lehet törölni, a már mentett sorok esetében a checkbox-al lehet törlésre kijelölni a sort és az az Adatok mentése linkre kattintva kerül majd törlésre. Ha az adott sor árai csak a hét bizonyos napjain elérhetők, akkor azt a napok checkboxának bejelölésével adhatja meg. Ha egyetlen box sincs kijelölve, akkor az ár a hét minden napján érvényes. A rendes férőhely esetében az árakat mindig az adott oszlopban szereplő személyek száma alapján összesen értékben kell megadni. A pótágy esetében a maximális rendes férőhelyhez képest plusz árként kell az árat megadni (az ábra első sora alapján 1 fő esetén 4000 Ft a szoba/éj, 2 fő részére 7000 Ft és ha pótágyat igénybe vesznek akkor az +2000 Ft) Gyermekek esetén azt az életkort kell kiválasztani, ameddig az ár érvényes. Ha a következő/előző oszlopban egy alacsonyabb életkorhoz más ár lett megadva, akkor az alacsonyabb életkorig a kisebb ár él, attól felfelé a következő életkorig az ahhoz tartozó ár. Ha a gyermek a megadott korhatárnál idősebb, akkor felnőttként kerül számításra a vendégéjszakájának ára.
Csomagárak A listaárak mellett adott időszakra szóló csomagárak is felvehetők. Itt mindig kötelező megadni az éjszakák számát, valamint a leírás mezőben a csomag által tartalmazott szolgáltatásokat, programokat stb. A csomagár esetén, amennyiben a szálláskereső a szobaárban foglaltnál magasabb ellátást kér, a felár a csomagárhoz NEM kerül hozzáadásra, csomag foglalása esetén az abban foglalt szolgáltatás az érvényes melyet a csomagban megadott ár tartalmaz. Figyelem! Ha a csomagéjszakáknál hosszabb időszakot keres a vendég, akkor a csomagár kiegészül a hosszabbítás éjszakáinak áraival. Ilyenkor a rendszer a csomagban megadott ár alapján számolt napi árat szorozza meg a csomaghosszabbítás időszakával. Például egy 5 éjszakás, 100 000 Ft-os csomag esetén a további éjszakákat 20 000 Ft-tal számolja a rendszer. A csomagok listázásakor ilyen esetben mindig egyértelműen és elkülöníthető megjelenik, hogy az adott árból mennyi a csomag saját ára és mennyi a hosszabbítás ára.
Az adatlap akkor kerül mentésre, ha minden mező megfelelően kitöltésre kerül! Ezért fokozottan ügyeljen arra, hogy olyan sorokat ne vegyen fel, amik tartalmát még nem kívánja/tudja megadni. A mentés után minden esetben ellenőrizze a weboldalon, hogy a megadott árak alapján valóban jól számol-e a rendszer. A rosszul rögzített adatokból számított hibás eredményekért nem vállalunk felelősséget.
Foglaltság megadása Kattintson a Foglaltság gombra és válassza ki a szerkesztendő szálláshelyet.
Rendszerünkben alapértelmezésben nem szabad egy szoba az adott éjszakára, tehát azokat a napokat kell kijelölni, amikor a szoba foglalható! A foglaltságot szobánként tudja beállítani. Amennyiben kontingenst nem kezel, akkor a szabad szobákat a naptár megfelelő mezőjére kattintva tudja beállítani (ilyenkor a mező háttere zöld lesz), illetve a zöld napra kattintva az foglaltra tudja állítani.
Ha egy adott hetet vagy hónapot akar szabadra/foglaltra állítani, akkor a sor elején illetve a hónap bal felső sarkában található „szembe mutató nyilakra” kattintva teheti ezt meg. A bal menüsávban választható az „ellenkezőre állít”, „töröl” és „beállít” opció. Ezek függvényében a nyilakra kattintva az adott hét/hónap minden napjának foglaltsága vagy az ellenkezőjére vált, vagy törlésre vagy beállításra kerül.
A szállás adatlapján állítható be, hogy kezeljen-e kontingenst, vagy sem. Az alapértelmezett érték az, hogy csak szabad kapacitás meglétét kezeli, nem az elérhető szobák számát.
Kontingens kezelése esetén a foglaltsági naptár napjai az adott nap kapacitásának megadására használt számmezőt is tartalmaznak. A szabad kapacitással rendelkező napok ilyenkor is zöld háttérrel jelennek meg. Ha egy adott hét vagy hónap kapacitását akarja egyszerre megadni, akkor a szembe mutató nyilak alatti számmezőt töltse ki és a nyilakra kattintva a hét vagy hónap minden mezőjébe ez a megadott érték kerül. Kontingens esetében a bal menüsávban további beállítási opció nem áll rendelkezésre. Az adatok szerkesztése után (és közben is) ne felejtse el a szerkesztést elmenteni!
Foglalások, ajánlatkérések A szállásfoglaló minta foglalása az alábbi ábrán látható:
A foglalás elküldése után az foglalás ablakban megjelenik a foglalás azonosítószáma. Minden foglalást ez a karaktersorozat azonosít egyértelműen.
Az adminisztrációs felületen kattintson a Foglalások gombra a foglalások és ajánlatkérések listájához. A mintában elküldött foglalás az adminisztrációs rendszerben az ábrán látható módon jelenik meg a listában:
A kék (tehát még nyitott) foglalás sorra kattintva megjelenik a foglalás adatlapja. Itt tudja elfogadni vagy elutasítani a foglalást. A rendszer automatikusan beemeli a regisztrációkor megadott bankszámla számot és a szállás adatlapján megadott előleg százalék alapján a foglalás árából számolt, várhatóan bekérésre kerülő előleg összegét. Elfogadás esetén üzenet írása nem kötelező, de ajánlott.
A foglalás elfogadása után lesznek láthatók a szállásfoglaló adatai.
A listában ilyenkor a foglalás sora zöldre változik
A foglalás elutasításakor indoklás megadása mindig kötelező. Ilyenkor a „foglalást elutasítom” gombot nyomja meg. Természetesen ilyenkor a szállásfoglalást kérő adatai nem lesznek láthatók.
A listában az elutasított foglalás az alábbi módon jelenik meg.
Ajánlatkérés A mintán szereplő ajánlatkérés a következő formában kerül beküldésre:
és az adminisztrációs rendszerben így lesz látható a listában:
Az ajánlatkérés válaszadó része összetettebb a foglalásénál. Három lehetőségből választhat: - az ajánlatkérésre válaszol - az ajánlatkérést elutasítja - az ajánlatkérést eredeti formájában elutasítja, de alternatív ajánlatot ad (jellemzően 1-2 napos eltéréssel az eredetileg megjelölt érkezési időponthoz képest)
Az ajánlatkérésre történő válaszadás során különböző ellátási formában több árat is megadhat. Itt legalább 1 sor kitöltése kötelező. Megadandó az IFA összege és megjelölheti, hogy az ajánlat hány napig érvényes. A vendégek elhelyezését táblázatos formában szobánként kell megadni. Ha több azonos szoba is van a szálláshelyen, akkor a táblázatban meg kell adni, hogy az adott szobából hányat tartalmaz az ajánlat és azokban a szobákban összesen hány főt kíván elhelyezni. Kötelező megadni üzenetet, célszerűen az ajánlat részletezését. Ajánlatkérést csak regisztrált felhasználó küldhet a rendszerben és az ajánlatot is a rendszeren keresztül kell elfogadnia. A foglalás/ajánlatok listájában a válaszra váró tétel a következő módon jelenik meg:
Az ajánlatkérő „Foglalásaim” menüpontban a válasz így jelenik meg:
és az ajánlatkérés sorára kattintva az adatlap a következő módon jelenik meg:
Itt az ajánlatkérő a neki megfelelő ajánlatot az ajánlat sorában levő gombbal tudja elfogadni, vagy a lista alján tudja az ajánlatot elutasítani.
Elfogadás esetén az adminisztrációs felületen a válasz a következő módon jelenik meg:
Ilyenkor az adatlap megnyitásakor már az ajánlatkérő adatai elérhetők, látható az elfogadott ajánlat. Az előleg befizetésének összegét és számlaszámát itt adhatja meg, mely az ajánlat rögzítése során az ajánlatkérőnek e-mailben is továbbításra kerül.
A rögzített ajánlat a listában így jelenik meg:
Ajánlatkérés elutasítása opció választása esetén az okot is ki kell választania, valamint kötelező az elutasítás okának megadása.
Alternatív ajánlat esetében az eljárás megegyezik az ajánlatkérés elfogadásával, viszont itt az adatlap kiegészül egy „ajánlati időpont” mezővel, ahol az alternatív ajánlat érkezési dátumát adhatja meg. Természetesen a részletes indoklást, egyéb információkat itt is az üzenet mezőben tudja leírni.
Az alternatív ajánlat az elfogadott ajánlattal megegyező formában jelenik meg a foglalások listában:
Válaszadási határidők, figyelmeztetések A beérkezett foglalásra illetve ajánlatkérésre 48 órán belül kell válaszolni (bár a 24 órán belüli válaszidő az optimális) Ha 48 órán belül nem kerül a tétel megválaszolásra, akkor a listában annak háttere sárgára változik,
és ha 72 órán beül nem kerül megválaszolásra a tétel, akkor a háttere piros lesz. A lejárt határidejű tételek mindig a lista elején szerepelnek.
A lejárt határidejű tételekről a rendszer a szállásadó számára e-mailben is küld figyelmeztetést.
Amennyiben bármi kérdése van az adminisztrációs rendszer használatával kapcsolatban, vegye fel velünk a kapcsolat bármelyik elérhetőségünkön.
