Beleidsplan toneelvereniging Crescendo 2015-2020
1
Inhoudsopgave Beleidsplan toneelvereniging Crescendo 2015-2020 Hoofdstuk 1. Inleiding Hoofdstuk 2. Beschrijving van de vereniging 2.1 Historie 2.2 De vereniging op dit moment 2.3 Visie 2.4 Missie 2.5 Financiën; begroting en winstmarge 2.6 Commissies 2.7 Spelersgroep 2.8 Begeleiding; regisseur, productieleider, licht en geluid 2.9 Faciliteiten en repetitieruimtes 2.10 Taken verantwoordelijkheden 2.11 Externe contacten 2.12 Sponsoring Hoofdstuk 3. Analyse van de vereniging 3.1 De huidige situatie 3.2 Sterkte/Zwakte-analyse (SWOT) Hoofdstuk 4. Doelstellingen 4.1 Overzicht doelstellingen 4.2 Uitwerken van de doelen in de vorm van acties Bijlage 1. Taakomschrijving toneelvereniging Crescendo
3 3 4 4 5 5 5 6 6 6 7 7 7 7 8 9 9 10 11 11 11 16
2
Beleidsplan toneelvereniging Crescendo 2015-2020 Hoofdstuk 1. Inleiding Het afgelopen jaar is binnen de vereniging veel aandacht besteed aan de bestuurlijke structuur. De meeste vacatures zijn op dit moment ingevuld en nu is er ruimte om na te denken over de toekomst. Dit is nodig gezien alle maatschappelijke bewegingen die op dit moment plaatsvinden. Denk hierbij aan het sterk verminderen van subsidies, het groeiend aanbod van activiteiten, het selectieve uitgave beleid van de mogelijke bezoekers. Daarom is dit het moment om een beleidsplan voor de komende jaren op te stellen. Het beleidsplan zal opgesteld worden door het DB. Daarna zal het worden voorgelegd aan het volledige bestuur om het te bespreken. Het door het volledige bestuur goedgekeurde plan zal worden voorgelegd op Jaarvergadering om ook de instemming van de leden te krijgen. Het besturen van Crescendo is vooral vooruitzien. Wil Crescendo ook in de verdere toekomst bestaansrecht op niveau blijven behouden dan zullen we mee moeten gaan met de moderne tijd. Dit kunnen we doen door o.a. in te spelen op de wensen en behoeften van onze leden (jeugd en volwassenen) om ze zo aan onze vereniging te binden. De eerste stappen zijn reeds gezet door het vernieuwde bestuur met een nieuwe huisstijl, waardoor we een modernere uitstraling hebben gekregen. Ook in de stukkeuze zullen we ons moeten blijven richten op de behoeften van ons brede publiek. Hierbij blijven de zgn. familieproducties de boventoon voeren. Klassiekers zijn een betrouwbare factor. Maar dit afwisselen met (familie)producties van deze tijd is een belangrijk uitgangspunt. Daarnaast zullen de diverse commissies zoals kleding, grime, decor en PR het vizier op de toekomst moeten richten en alle moderne ontwikkelingen en vernieuwingen mee moeten nemen in eigentijdse decors, kleding en grime. Met name de PR-commissie moet de (eigentijdse) activiteiten vooral richten op het binnenhalen van zoveel mogelijk publiek. Ook willen we inspelen op de behoefte van onze leden door niet alleen naar het aspect toneelspelen te kijken maar ook naar nieuwe (toneel gerelateerde) activiteiten die de saamhorigheid en de binding met Crescendo bevorderen. Naast een kritische blik op onze eigen vereniging, moeten we ook blijven kijken naar de werkwijze bij andere toneelverenigingen in de regio. Verder is het in onze situatie van groot belang dat we in ieder geval onze samenwerking met de Speledonckers verder gaan uitbreiden. Crescendo en de Speledonckers moeten uitgaande van hun eigen kracht, een meerwaarde voor elkaar kunnen gaan betekenen. Dit beleidsplan loopt van april 2015 t/m april 2020. Het beleidsplan zal jaarlijks tegen het licht gehouden worden en terugkomen op de Jaarvergadering. Door gewijzigde omstandigheden kan het zijn dat het één en ander aangepast moet worden. Wanneer dit het geval is zal aan de ledenvergadering om instemming gevraagd worden. Dit jaar vieren we ons 70 jarig bestaan en in 2020 bestaan we 75 jaar. Uiteraard gaan we dit jubileum groots vieren. Over het hoe en wat van dit 75 jarig bestaan zal vanaf volgend jaar o.a. bij iedere Jaarvergadering aandacht aan het jubileum besteed worden. Dit wordt tevens meegenomen in het beleidsplan van Crescendo.
3
Hoofdstuk 2. Beschrijving van de vereniging 2.1 Historie Crescendo is op 16 oktober 1945 officieel opgericht in café Thijs Janssen in Someren. Dit was een paar maanden na het beëindigen van de Tweede Wereldoorlog. Nederland was aan ontspanning toe. In Someren, maar ook op vele andere plaatsen, schoten de verenigingen als paddenstoelen uit de grond. Het begon als volgt: In de oorlog moest het St. Jorisgilde uit Someren alle zwaaivaandels en geweren inleveren. Aan het eind van het oorlogsjaar 1944 werd duidelijk dat deze niet meer terug zouden komen. Niemand wist waar ze gebleven waren. Daarom besloten de gildenbroeders een toneelstuk op te gaan voeren, waarvan de opbrengst gebruikt zou worden om nieuwe zwaaivaandels en geweren te kopen. Het St-Jorisgilde De repetities werden op vrijdagavond gehouden. Toen de uitvoeringsdatum naderde, moest de toneelgroep zich laten inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit gebeurde op 16 oktober 1945, met als oprichters Johan van de Laar, Jac van de Laar, Jan van de Kerkhof, Frans Meeuwis en Antoon van Diepen. De naam Crescendo, met als betekenis "steeds hogerop", werd bedacht door Marinus Aarts. In november 1945 werd, na de nodige repetities, de klucht "‘t Kan Nou Lije" opgevoerd. Wim Malschaert had de regie. Spelers van het eerste uur waren: Jan van de Kerkhof, Frans Meeuwis, Antoon van Diepen, Marinus Aarts, Wim van de Zanden, Janus Keijsers, Frans Slegers en Albert Thijs. De opbrengst van de drie uitvoeringen van "‘t Kan Nou Lije" was f 642,00. Dat was in die tijd ontzettend veel geld, een weekloon bedroeg ongeveer f 10,00. Het toneelstuk sloeg erg aan bij de bezoekers, maar ook bij de spelers en medewerkers. Daarom werd door de oprichters van Crescendo besloten om door te gaan met toneelspelen. In het oprichtingsjaar 1945 bestond Crescendo uit negen leden. Zeven leden speelden met volle overtuiging de toneelstukken en de twee andere leden stonden achter de coulissen of zaten achter de kassa. In de veertiger jaren vierde Crescendo hoogtijdagen met alleen "herentoneel". Vrouwen mochten in die jaren niet meespelen, dat werd verboden door de Rooms Katholieke Kerk. Tijdens de jaarvergadering in 1951 kreeg Crescendo een volledig bestuur: voorzitter Martien Verhees, secretaris Louis de Jong, penningmeester Jac van de Laar en bestuursleden Piet Aarts en Jan Schmitz. De vereniging groeide in dat jaar uit tot veertien leden. Crescendo bestaat dit jaar 70 jaar. De historie van Crescendo is uiteraard veel rijker dan hierboven is beschreven. In de loop van dit jaar zal het archief van Crescendo helemaal gedigitaliseerd zijn. Zodra dit het geval is, zal op de website van Crescendo een link geplaatst worden waardoor we in staat zijn alle mooie jaren van Crescendo te bekijken.
4
2.2 De vereniging op dit moment Binnen Someren heeft Crescendo een grote naamsbekendheid. De vereniging telt al een aantal jaren een ledenaantal van rond de 90, waarbij de verdeling bestaat uit rustende leden, spelers jeugd, spelers volwassenen en werkgroepleden. Er heerst een ontspannen sfeer en iedereen werkt hard om elke keer weer geweldige voorstellingen te realiseren. Crescendo speelt jaarlijks rond de kerstdagen een kwalitatief goede toneelvoorstelling. De diverse uitvoeringen vinden plaats in de kerstvakantie in het sociaal cultureel centrum de Ruchte.
2.3 Visie Toneelvereniging Crescendo wil in een informele, gezellige, levendige sfeer, kwalitatief goede toneeluitvoeringen aanbieden die een breed publiek aanspreken. Daarnaast willen we gezien worden als een van de betere plaatsen voor het opleiden van jeugd tot volwaardige toneelspeler. Ook bieden we de (gedreven) volwassen toneelspelers de kans om goed toneelspel op de planken te brengen. In deze theateromgeving is naast een informele, gezellige, levendige sfeer ook een professionele instelling en werkhouding noodzakelijk. Toneelvereniging Crescendo speelt toneelstukken in de meest brede zin van het woord. De verhouding is dat momenteel één volwassenproductie staat tegenover drie familieproducties (in een cyclus van vier jaar). Op deze wijze willen we het voor zowel de jeugdspelers als voor de volwassen spelers aantrekkelijk houden om toneel te blijven spelen. Het gaat hierbij om het totale proces van de totstandkoming van de productie en om de uiteindelijke uitvoering van de productie (de voorstelling).
2.4 Missie Toneelvereniging Crescendo wil: a. voor jeugd en volwassen leden voorzien in behoefte om toneel te spelen. b. dit doen voor een zo breed mogelijk publiek uit Someren plus de omliggende gemeenten. c. om zowel publiek als spelers te dienen, zorgt Crescendo voor producties die zowel onder de noemer van volwassenen- als van familieproducties vallen. d. er voor zorgen dat door middel van opleidingen/workshops het kwaliteitsniveau gewaarborgd blijft. e. één van de betere plaatsen zijn voor het opleiden van de jeugd tot volwaardig toneelspeler f. uitgaande van onze eigen kracht willen we er naar streven om zoveel mogelijk en op zoveel mogelijk gebieden met onze zusterverenigingen o.a. de Speledonckers samen te werken. g. naast toneelspelen is het organiseren van een aantal sfeer verhogende activiteiten voor alle leden een belangrijk uitgangspunt. h. het vizier op de toekomst blijven richten om zo voor alle leden een aantrekkelijke vereniging te blijven, waarbij groei van het ledenbestand tot de mogelijkheden gaat behoren.
5
2.5 Financiën; begroting en winstmarge Om zaken financieel te kunnen verantwoorden is een realistische begroting vooraf van groot belang. In de eerste plaats zal bepaald moeten worden wat de productie gaat kosten en wat gaat hij opleveren (schatting). Iedere commissie levert een begroting aan. Wat betreft de inkomsten moet gekeken worden naar de opbrengsten van lidmaatschapsgelden, de voorstellingen, voor welke subsidies (gemeentelijke verordening, servicepunt amateurkunst) we in aanmerking komen. Ook sponsorgelden dienen in het totaalplaatje meegenomen te worden (denk hierbij aan onze beschermheer “In den Herberg” en “Onze vrienden van” etc.) De kosten worden met name bepaald door; algemene verenigingskosten, huur van de Ruchte, repetitieruimtes, regisseurskosten, productiekosten (geluid, licht, decor, PR), rechten productie, kosten workshops/opleidingen, verenigingsactiviteiten etc. Hoewel winst maken geen doel op zich is, is het met name bij de familieproducties een uitgangspunt om een geringe winstmarge in te bouwen om zo ook bij de volwassenen producties uit de kosten te kunnen komen. Belangrijkste doelstelling is om niet in de financiële problemen te komen. Voor de financiële verantwoording wordt verwezen naar de Jaarvergadering waar de begroting ter goedkeuring aan de leden wordt voorgelegd.
2.6 Commissies Alle commissies (PR-, decor-, kleding-, en grime/leescommissie) hebben een zeer belangrijke taak te vervullen. Alle commissieleden dienen zich er van bewust te zijn dat zijn/haar bijdrage van groot belang is voor het welslagen van de productie. Vrijwillig betekent niet vrijblijvend. Gedurende het jaar komen de commissies een aantal keren bij elkaar met Dagelijks Bestuur, de regisseur en de productieleider/regieassistent om allerlei zaken rondom de komende productie met elkaar te bespreken en af te stemmen. De PR commissie vervult echter een cruciale rol. Deze commissie is verantwoordelijk voor het onder de aandacht brengen van de komende productie bij een zo breed mogelijk publiek. Momenteel is de belangrijkste speerpunt bij de PR dat er voldoende commissieleden aangetrokken worden om de grote hoeveelheid PR-taken uit te kunnen voeren. Uitgangspunt is om een PR-plan samen te stellen waar we de komende jaren mee vooruit kunnen. Dit gebeurt door de PR commissie in samenspraak met het Dagelijks Bestuur. Daarnaast wordt de PR commissie uitgedaagd om op ludieke en originele wijze acties te bedenken om de komende productie voor het voetlicht te brengen.
2.7 Spelersgroep Er is sprake van een redelijk vaste spelersgroep. Crescendo heeft ongeveer 30 actief spelende leden (volwassenen en jeugd). In voorkomende gevallen wordt ook een beroep gedaan op spelers van toneelvereniging de Speledonckers of andere zustervereniging. Naast het sociale aspect waar erg veel waarde aan wordt gehecht, wordt van de spelers ook een professionele instelling en werkhouding verwacht. Helaas kunnen we niet altijd nieuwe leden verwelkomen omdat we niet bij iedere productie kunnen garanderen dat deze nieuwe leden kunnen spelen. Dit wordt wel meegenomen in de uitvoering van dit beleidsplan.
6
2.8 Begeleiding; regisseur, productieleider, licht en geluid De productie komt tot stand onder begeleiding van een goede regisseur die de juiste diploma’s heeft of bereid is hier een opleiding voor te gaan volgen. De regisseur bepaald samen met het bestuur (geadviseerd door de leescommissie) welke productie gerealiseerd gaat worden. De regisseur wordt ondersteund door een productieleider die heel veel organisatie rondom de productie op zich neemt. Belangrijke voorwaarde is dat in een cyclus van vier jaar, één jaar een volwassenenproductie en drie jaar een familieproductie gespeeld wordt. Het bestuur bepaalt of hier door eventuele omstandigheden van afgeweken moet worden. De regisseur brengt in eerste instantie de toneelstukken in. Het repertoire waarvoor gekozen wordt, wordt mede bepaald door de regisseur, bestuur en de leescommissie. Uitgangspunt bij de stukkeuze is om zoveel mogelijk opties open te houden om bij een zo breed mogelijk publiek een ingang te vinden. Het licht en geluid is hoofdzakelijk in handen van technische mensen in sociaal cultureel centrum de Ruchte. In voorkomende gevallen (afhankelijk van de soort productie) wordt een extern bedrijf benaderd om ons met name op het gebied geluid extra te ondersteunen.
2.9 Faciliteiten en repetitieruimtes Afhankelijk van de productie starten we in maart/april de repetities. Voor de grote vakantie starten we de repetities bij onze beschermheer In d’n Herberg (een eigen repetitieruimte). Na de grote vakantie wijken we uit naar De Weijers. Daarnaast is ook de Donckelaar een optie om te repeteren. Het deel kunnen nemen aan workshops/opleidingen, de Jaarvergadering en overige verenigingsactiviteiten verhoogt de clubbinding en saamhorigheid. De uitvoering van de productie vindt al jaren plaats in sociaal cultureel centrum de Ruchte. Er is een prima samenwerking met de medewerkerkers van de Ruchte en we worden op een uitstekende wijze gefaciliteerd. Leden van onze eigen vereniging verzetten veel werk tijdens de uitvoeringen. Denk hierbij aan de garderobe, flyeren, activiteiten achter de schermen, meehelpen in de pauze met personeel van de Ruchte etc. Uiteraard zijn we ieder jaar erg blij met onze ‘eigen’ catering die ons op voortreffelijke wijze tijdens de uitvoeringen van een ‘natje en een droogje’ voorziet.
2.10 Taken verantwoordelijkheden Taakomschrijvingen (zie bijlage 1) 2.11 Externe contacten Onontbeerlijk bij de totstandkoming van onze producties zijn onze externe contacten: a. Beschermheer Eric Bakermans, In d’n Herberg b. De vrienden van… c. De Speledonckers d. Gemeente Someren e. Siris f. het Contact en Peelbelang g. Zusterverenigingen in de regio
7
2.12 Sponsoring Er ontbreekt een actief sponsorbeleid. Het is wenselijk om de komende periode te onderzoeken/bespreken of dit een realistisch en haalbaar uitgangspunt is. Dit zal in eerste instantie in het bestuur aan de orde komen. Hierover wordt een besluit genomen en vervolgens wordt er gekeken wie die taak op zich gaat nemen (afgevaardigde bestuur, PR-commissie)
8
Hoofdstuk 3. Analyse van de vereniging 3.1 De huidige situatie Organogram
Bestuur
Voorzi6er
Secretaris
Penningmeester
PR-‐commissie
Kledingcommissie (producEeleider)
Grime-‐ en leescommissie
Decorcommissie
Bestuur: Voorzitter Secretaris Penningmeester PR-commissie Kledingcommissie Grime- en leescommissie Decorcommissie
Peter Bazen Elske Weren-Lingg John Nooijen Vacant Ingrid van der Lubbe (vice voorzitter) Rein van Gastel Peter Huijgens
Commissies: Grime- en leescommissie Decorcommissie (rekwisieten) Kledingcommissie PR-commissie Leden: Leden: 92 Jeugdleden: 19 Volwassen leden: 73 Spelers: 19 volwassenen en 11 jeugd (samen 30) Werkgroepleden: 24 Bestuur: 7 Algemene jaarvergadering Jaarlijks is er een Jaarvergadering waarbij door het bestuur verantwoording wordt afgelegd over het afgelopen jaar. Bestuurlijke mutaties worden voorgelegd in de vergadering en instemming wordt gevraagd over het te voeren beleid voor het komende jaar. Zo nodig worden wijzigingen in de statuten en/of het huishoudelijk regelement ter goedkeuring aan de Jaarvergadering voorgelegd.
9
3.2 Sterkte/Zwakte-analyse (SWOT) Waar zijn we als Crescendo goed in en waar liggen onze zwakke kanten? Waar liggen de kansen voor Crescendo en wat zijn bedreigingen voor ons? De vragen van deze analyse zijn voorgelegd aan het voltallige bestuur en hebben deze naar eigen inzicht ingevuld. De gegevens zijn verzameld en gebundeld. De belangrijkste punten worden hieronder vermeld.
Aan een strategisch beleid ligt een sterkte/zwakte en kansen/bedreigingen analyse ten grondslag. Sterktes en zwaktes zijn die gegevenheden of ontwikkelingen waar de vereniging zelf invloed op kan uitoefenen. Het zijn interne aangelegenheden. Als sterktes kunnen de volgende punten worden genoemd: § § § § § §
Crescendo is een gezellige vereniging die binnen de gemeente goed staat aangeschreven Er worden een aantal nevenactiviteiten georganiseerd We hebben een redelijk stabiel ledenbestand Goede financiële situatie Het kunnen rekenen op een groot aantal vrijwilligers tijdens de uitvoeringen Crescendo heeft een vaste plaats in de agenda van de Ruchte
Als belangrijkste zwaktes worden opgemerkt: § § § § § § §
Er zijn nogal wat toneelverenigingen in de omgeving Het kader op sterkte houden Weinig aanwas van nieuwe leden met name 16-20 jarigen (kunnen niet iedereen een rol aanbieden) Voldoende decorbouwers? Bestuur/commissie's voltallig houden Veel werk voor vaak te weinig mensen Veel vrijwilligers zijn boven de 50 jaar
Op kansen en bedreigingen heeft een vereniging niet of nauwelijks invloed. Dit zijn namelijk externe factoren. De kansen voor de vereniging zijn: § §
Door samenwerking met zustervereniging minder concurrentie Meegaan met de tijd; jeugd, moderne en professionele uitstraling
De belangrijkste bedreigingen vormen: § § § §
Andere vormen van vrijetijdsbesteding waardoor leden rond hun 18de levensjaar stoppen Het gaan studeren waardoor leden eerder moeten stoppen Stijging van de kosten voor onder andere huur repetitieruimte/materialen/loods Geen beschikking hebben over bouwtechnische medewerkers
10
Hoofdstuk 4. Doelstellingen 4.1 Overzicht doelstellingen 1. Met leden/vrijwilligers verenigingsactiviteiten organiseren waardoor meer binding met Crescendo ontstaat (vrijwillig is niet vrijblijvend) 2. Samenwerking met de Speledonckers op zoveel mogelijk gebieden 3. Gerichte PR activiteiten organiseren om de te spelen productie bij een zo breed mogelijk publiek voor het voetlicht te brengen 4. Beter aansluiten op wensen en behoeften bij jeugd en volwassenen op gebied van toneelactiviteiten 5. Eén van de betere plaatsen willen zijn voor het opleiden van de jeugd en volwassenen tot volwaardig toneelspeler 6. Werven van nieuwe (jeugd)leden. Dit is alleen mogelijk wanneer we de doelstelling van een breder aanbod van toneelactiviteiten kunnen realiseren 7. Naast het creëren van een informele, gezellige en levendige sfeer is een professionele instelling en werkhouding ook noodzakelijk (vrijwillig is niet vrijblijvend) 8. Betere onderlinge afstemming van de diverse commissies, regisseur en bestuur zodat duidelijker wordt wat er van de commissie kleding, decor, grime, PR, regisseur en bestuur (DB) verwacht wordt Hoewel iedere doelstelling er toe doet en aan iedere doelstelling gewerkt wordt, spreekt het bestuur zijn voorkeur uit om doelstelling 4, 7 en 8 voor komend jaar extra aandacht te geven en om doelstelling 3 en 6 als speerpunten aan te merken.
4.2 Uitwerken van de doelen in de vorm van acties
Doel: Met leden/vrijwilligers verenigingsactiviteiten organiseren waardoor meer binding met Crescendo ontstaat (vrijwillig is niet vrijblijvend) o
o o o
o
o
o
Probleem: -‐ De activiteiten die georganiseerd worden, hebben over het algemeen betrekking op spelers en werkgroepen en niet op het complete ledenbestand Werkdoel: Activiteiten organiseren waarbij alle leden de gelegenheid hebben elkaar in een positieve sfeer te ontmoeten Meetbaar resultaat: -‐ Minstens twee activiteiten organiseren waarbij de leden elkaar kunnen ontmoeten en waarvan een verslag gepubliceerd wordt op diverse (social) media Mogelijke activiteiten: a. Het organiseren van een jaarlijkse (feestelijke) activiteit waar alle leden aan deel kunnen nemen b. Soort of spellendag om zo met elkaar te werken in het kader van het beter leren kennen van mede leden. c. Het organiseren van een workshop waar alle leden aan deel kunnen nemen Kiezen van activiteiten: a. Het organiseren van een jaarlijkse (feestelijke) activiteit waar alle leden aan deel kunnen nemen b. Op een zomerdag buiten spel organiseren met een bbq als afsluiting Evalueren en bijstellen: a. Volgt
11
Doel: Samenwerking met de Speledonckers op zoveel mogelijk terreinen o Probleem: -‐ We laten te veel mogelijkheden liggen in de samenwerking met de Speledonckers o Werkdoel: -‐ Op basis van onze eigen kracht willen we er naar streven om zo veel mogelijk en op zo veel mogelijk gebieden met de Speledonckers samen te werken o Meetbaar doel: -‐ De samenwerking op het gebied van kleding, grime en spelers continueren. Voor komend jaar onderzoeken of de samenwerking ook op het gebied van decor, PR en contributie tot de mogelijkheden behoort. o Mogelijke activiteiten: a. Minimaal drie bijeenkomsten per jaar met de Dagelijkse Besturen van beide verenigingen organiseren en hierbij de mogelijke samenwerking bespreken b. Op het gebied van PR gezamenlijke acties bedenken c. Samenwerking met meer verenigingen denk ook aan de scouting om daar eventueel een activiteit mee te organiseren (bijvoorbeeld toneelspel) o Kiezen van activiteiten: -‐ o Evalueren en bijstellen: a. Volgt Doel: Gerichte PR activiteiten organiseren om de te spelen productie bij een zo breed mogelijk publiek voor het voetlicht te brengen o Probleem: -‐ Het onder de aandacht brengen van de te spelen productie bij een groot publiek, blijft een groot probleem. Hoe krijgen we het publiek zover dat ze onze toneeluitvoering in grote getale komen bezoeken o Werkdoel: -‐ Het in kaart brengen van allerlei activiteiten die nodig zijn om het publiek over te halen naar de voorstelling te komen o Meetbaar resultaat: -‐ Komend jaar een meerjaren PR-plan opstellen met daarin o.a. de promotie verwerkt die er op gericht is het maximaal haalbare aantal bezoekers voor iedere te spelen productie te realiseren o Mogelijke activiteiten: a. Schrijven van meerjaren PR-plan b. PR info-map over Crescendo en de komende productie c. Promotieacties in kaart brengen voor komende productie d. Maandelijkse publicatie over verenigingsactiviteiten (ook van zusterverenigingen) in de diverse media e. Stimuleren van het gebruik van social media f. Bezoek aan de Top Businessclub in de Ruchte g. Sponsorbeleid opstellen (afgevaardigde Vrienden van …) h. Bij bedrijven toneelspelen o Kiezen van activiteiten: -‐ o Evalueren en bijstellen: a. Volgt
12
Doel: Beter aansluiten op wensen en behoeften bij jeugd en volwassenen op gebied van toneelactiviteiten o Probleem: -‐ Met een productie per jaar kan Crescendo te weinig te bieden voor de (niet) spelende leden op het gebied van toneelactiviteiten o Werkdoel: -‐ Uitgangspunt is om ieder jaar buiten de productie om toneelactiviteiten te organiseren zodat zowel meespelende als niet meespelende leden mee kunnen doen met toneelactiviteiten o Meetbaar resultaat: -‐ Twee à driemaal per jaar toneelactiviteiten organiseren die bij alle deelnemende leden een zinvolle toneelervaring oplevert o Mogelijke activiteiten: a. diversiteit in de stukkeuze b. workshops en opleidingen c. sketches bij (feestelijke) activiteiten in de Somerense gemeenschap d. theatercafé e. wagenspel f. ondersteunen ludieke PR-acties g. Inhuren en uitleen van spelers en rekwisieten of attributen van bedrijven h. Korte sketches spelen in de foyer bij de Ruchte bij een uitvoering om zo Crescendo te promoten. i. Bij sommige uitvoeringen zijn er bijvoorbeeld muzikanten of iets degelijks nodig. We kunnen deze dan misschien vragen om mee te doen om bij een uitvoering mee te spelen. Ook zijn er bij ons dan wel wat typetjes die we kunnen laten spelen bij een andere vereniging. j. o Kiezen van activiteiten: o Evalueren en bijstellen: a. Volgt Doel: Eén van de betere plaatsen willen zijn voor het opleiden van de jeugd en volwassenen tot volwaardige toneelspelers o Probleem: -‐ Wij vinden een informele, gezellige, levendige sfeer enorm belangrijk. Dit is echter niet de belangrijkste voorwaarde om uit te groeien tot een volwaardig toneelspeler. Hiervoor is ook een professionele instelling en werkhouding noodzakelijk (vrijwillig is niet vrijblijvend). Dit komt bij Crescendo nog onvoldoende uit de verf -‐ Krijgt iedere (jeugd)speler de juiste rol waarbij hij/zij zich voldoende uitgedaagd voelt en zich kan ontwikkelen o Werkdoel: -‐ Een klimaat creëren waarbij iedereen zich veilig genoeg voelt om elkaar aan te spreken, feedback te geven op elkaars gedrag/inzet zonder dat iemand zich aangevallen voelt (opbouwend) -‐ Bij de rolverdeling spelers zorgvuldig screenen en inschatten wat ze wel/niet kunnen o Meetbaar resultaat: -‐ De regisseur geeft samen met de productieleider en spelers elkaar minimaal 1 à 2 maal per maand feedback op het gedrag/inzet van alle betrokkenen en de regisseur houdt daar waar nodig het bestuur op de hoogte -‐ Na de laatste voorstelling schrijven de regisseur, productieleider en spelers een reflectieverslag over zijn/haar rol bij de afgelopen productie
13
o
o o
Mogelijke activiteiten: a. Met de regisseur en de regieassistent vinden 1x per maand samen met het Dagelijks Bestuur evaluatiegesprekken plaats Kiezen van activiteiten: -‐ Evalueren en bijstellen: a. Volgt
Doel: Werven van nieuwe (jeugd)leden. Dit is alleen mogelijk wanneer we de doelstelling van een breder aanbod van toneelactiviteiten kunnen realiseren (zie hiervoor ook het doel; beter aansluiten op wensen en behoeften bij jeugd en volwassenen op gebied van toneelactiviteiten) o Probleem: -‐ Het is niet altijd mogelijk nieuwe leden toe te laten omdat er op dat moment bijvoorbeeld onvoldoende rollen zijn. Hierdoor hebben we de nieuwe leden weinig te bieden. En andere toneelactiviteiten kunnen we op dit moment nog in onvoldoende mate aanbieden o Werkdoel: -‐ Zodra Crescendo in staat is om meer toneel gerelateerde activiteiten aan te bieden voor huidige en nieuwe leden, kunnen nieuwe leden makkelijker tot onze vereniging toegelaten worden o Meetbaar resultaat: -‐ Zodra ons activiteitenaanbod uitgebreid gaat worden, kunnen er jaarlijks een aantal nieuwe leden toegelaten worden o Mogelijke activiteiten: a. Organiseren van alternatieve toneelactiviteiten b. Cursus/workshop jeugdleden door ervaren cursusleider met uitvoering na cursus/workshop voor ouders en belangstellenden o Kiezen van activiteiten: -‐ o Evalueren en bijstellen: a. Volgt Doel: Naast het creëren van een informele, gezellige en levendige sfeer is een professionele instelling en werkhouding ook noodzakelijk (vrijwillig is niet vrijblijvend) o Probleem: -‐ Hoewel de informele, gezellige, levendige sfeer een groot goed is binnen onze vereniging kan dit echter ook onprofessioneel gedrag teweeg brengen (vrijwillig is niet vrijblijvend) o Werkdoel: -‐ Zoeken naar balans/evenwicht tussen een informele, gezellige, levendige sfeer en een professionele instelling en werkhouding o Meetbaar resultaat: -‐ Iedereen is aanwezig tijdens de repetities/bijeenkomsten of meldt zich bij hoge uitzondering af volgens de geldende afspraken. Daarnaast worden alle opdrachten van de regisseur (eventueel in overleg) loyaal uitgevoerd o Mogelijke activiteiten: a. Richtlijnen formuleren voor spelers en controle op het naleven hiervan (gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de vereniging). Bijvoorbeeld het meewerken aan bepaalde werkzaamheden b. Door spelers wordt op zo veel mogelijk manieren de productie positief naar buiten gebracht (PR, reclame) c. Met de regisseur en de regieassistent vinden 1x per maand samen met het Dagelijks Bestuur evaluatiegesprekken plaats
14
d. Strakke repetities en duidelijke uitleg en elkaar aanspreken, op het niet uitvoeren hiervan e. Eventueel naar uitvoeringen van diverse andere verenigingen f. Tijdens speeldagen/workshops gedragsaspecten aan de orde stellen (sketches, toneelstukjes, improvisatie) o o
Kiezen van activiteiten: -‐ Evalueren en bijstellen: a. Volgt
Doel: Betere onderlinge afstemming van de diverse commissies, regisseur en bestuur zodat duidelijker wordt wat er van de commissie kleding, decor, grime, PR, regisseur en bestuur (DB) verwacht wordt o Probleem: -‐ Het gevaar dat zaken onvoldoende op elkaar afgestemd worden, veroorzaakt te veel onduidelijkheid over wat precies de bedoeling is. Dit geeft onvrede bij de betrokken partijen o Werkdoel: -‐ Activiteiten organiseren waarbij de onderlinge afstemming van commissies, regisseur en bestuur(DB) mogelijk gemaakt wordt door met name samen te werken o Meetbaar resultaat: -‐ Drie maal per jaar overleg plannen met de betrokkenen; commissies, regisseur en bestuur(DB) zodat onderling alles op elkaar is afgestemd en eigentijdse invulling gegeven wordt aan decor, kleding, grime en PR o Mogelijke activiteiten: a. Organiseren van workshops (decor, kleding, grime en PR) om nieuwe ideeën op te doen voor eigentijdse benadering o Kiezen van activiteiten: -‐ o Evalueren en bijstellen: a. Volgt
15
Bijlage 1. Taakomschrijving toneelvereniging Crescendo Voorzitter Verantwoordelijk voor het maken van het beleid van de organisatie en het zorg dragen dat dit beleid goed wordt uitgevoerd. Bestuurszaken: • • • • • • • •
• •
Leiden van het bestuur en bestuursvergaderingen Opstellen van stukken voor de vergadering i.s.m. de secretaris. Zich aan de punten houden tijdens de vergadering, zoals door hem en de secretaris zijn opgesteld Aangeven op welk moment een geldig besluit is genomen of voorstel is afgewezen De inhoud van genomen besluiten weergeven en de uitvoering van genomen besluiten bewaken Zorgdragen voor een goede taakverdeling Coördineren van de verschillende bestuurstaken, daarop toezicht houden en zich op de hoogte stellen van de gang van zaken Zorg dragen voor de voltalligheid van de bestuursorganen en commissies (in overleg met andere bestuursleden), zoeken naar geschikte kandidaten, kennismakingsgesprekken voeren, inpraten/inwerken nieuwe kandidaten Door het bezoeken van repetities en werkzaamheden binding houden met de leden Toezien dat de geldstromen door het bestuur gecontroleerd worden
Interne taken: • • • • • • • • • • • •
Zicht hebben op de gang van zaken van de vereniging Overzicht creëren en houden Grote lijnen kunnen zien Op de hoogte zijn van de voornaamste zaken op alle vlakken binnen de vereniging Zich kunnen beperken tot de grote lijnen en de uitvoering aan anderen over kunnen laten (delegerende kwaliteiten) Minder goed lopende zaken signaleren en bijsturen Bewaken van naleving van statuten en huishoudelijk reglement (samen met de secretaris) Doelstelling van de vereniging in het oog houden Kwaliteit van de activiteiten bewaken Stimuleren van en toezicht houden op de uitvoering van taken Controlerende functie In staat zijn het beleid te verwoorden en verantwoorden tegenover de algemene ledenvergadering
Externe taken: • • • • • • •
Inzicht hebben in de toneelwereld Zich extern als leiding hebbende van de vereniging manifesteren en met de secretaris de vereniging vertegenwoordigen Bezoeken van de voor de vereniging belangrijke sociale, officiele of informele aangelegenheden Kijk hebben op de maatschappij als geheel en de sociale omgeving waarin de vereniging zich bevindt en functioneert, in het bijzonder Beschikken over een weids netwerk van relaties Onderhouden van de contacten met de gemeente en andere verenigingen Volgen van de externe ontwikkelingen en deze zo nodig afstemmen op de organisatie van de vereniging
16
•
Initiatieven nemen tot en onderhouden van externe contacten, subsidiegevers, sponsors en andere instellingen die voor de vereniging van belang zijn
Wenselijke eigenschappen: • • • • • • • • • •
Stressbestendig Genuanceerd Oplossingsgericht denken en handelen Vooruitziend, onder andere op het gebied van beleid Resultaatgericht Kunnen luisteren Communicatief vaardig Verantwoordelijkheid kunnen nemen Mensen kunnen motiveren en enthousiasmeren Coördinerende en samenbindende kwaliteiten
17
Secretaris Verantwoordelijk voor de ondersteuning van de voorzitter in een registrerende functie. Interne zaken: • • • • • • • • • • •
Ondersteunen van de voorzitter Verantwoordelijk voor de organisatie van de vergaderingen Opstellen van de stukken voor de vergadering i.s.m. de voorzitter Notuleren van de bestuursvergaderingen en de uitwerking daarvan Verwerken en beheren van de post en het archief Verzorgen van de correspondentie Rondsturen van belangrijke stukken Registrerende functie Verzorgen van de ledenadministratie In overleg met betrokkenen het jaarverslag van de vereniging opstellen Reserveren repetitieruimte
Externe taken: • •
Indien gewenst, vergezellen van voorzitter en/of penningmeester bij de contacten naar buiten toe. Maken van aantekeningen bij eventuele besprekingen die met derden gevoerd worden en uitbrengen van verslag aan het bestuur
Wenselijke eigenschappen: • • • • • • • • •
Discipline Enthousiast Flexibel Kennis van verschillende zaken Goede schrijfvaardigheid Essentie van dingen kunnen zien Nauwkeurig Gestructureerd werken Sociaal vaardig
18
Penningmeester Interne zaken: • • • • • • • • • •
Beheren en bewaken van de financiën Verzorgen van de financiële administratie en betalingsverkeer Beoordelen en betalen van facturen Opstellen van een ontwerp begroting en deze voorleggen aan het bestuur Maken van het financieel jaarverslag Verantwoordelijk voor het financiële beleid en de vertaling daarvan in budgeten Zorg dragen voor innen van gelden contributies, donaties, sponsorgelden, subsidies enz. Kennis hebben over interne lopende zaken Bewarende en controlerende functie Duidelijk en te controleren overzicht maken voor de kascommissie
Externe zaken: • • • • •
Onderhouden van het contact met de subsidiegevers, financiële instellingen en eventuele potentiele geldgevers Vergezellen van voorzitter en/of secretaris bij de voor hem van toepassing zijnde externe contacten Het indienen van subsidieaanvragen en de bewaking hiervan Fondsverwerving en aantrekken van sponsoren Ondersteuning bij sponsoring
Wenselijke eigenschappen: • • • • • •
Nauwkeurig Betrouwbaar Goed beoordelingsvermogen Grenzen durven stellen Met geld om kunnen gaan Overzicht kunnen bewaren
19
Bestuurleden algemeen Is de initiatiefnemer tot het maken van een productie en is de uiteindelijk mede verantwoordelijk. Het bestuur: • • • • • • • • • • • •
herformuleert in onderling overleg de doelstelling van de vereniging op het gebied van toneelspelen. Waarom, voor wie, wat willen ze spelen? kiest de regisseur beslist in samenspraak met regisseur welk stuk er gespeeld gaat worden beslist wanneer er gespeeld wordt reserveert locaties voor uitvoeringen en bespreekt de voorwaarden bepaalt het budget van de productie benadert in samenspraak met de regisseur een productieleider/regieassistent controleert alle rechten van de te spelen productie(s) organiseert eventueel audities en benaderd spelers in samenspraak met regisseur/ productieleider/regie assistent neemt tijdens het productieproces de beslissingen die niet door de regisseur, regie assistent of productieleider kunnen of mogen worden genomen evalueert na de voorstellingen het hele productieproces heeft de taak het huishoudelijk regelement en het beleidsplan up to date te houden
20
Regisseur Taken: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Verzorgd de regie van producties Verantwoordelijk voor de regie in de voorbereiding , de uitvoering en de afwerking van het product Stuk kiezen Uitdenken van het ontwerp van de realisatie in zijn totaliteit Zoekt of laat zoeken naar bronmateriaal, referenties en alle mogelijke informatie met betrekking tot de te realiseren productie Ontwikkelt het definitieve artistieke concept binnen gegeven randvoorwaarden Werkt het artistieke concept uit en concretiseert het idee met betrekking tot onder meer rolbezetting, decor, kostuums, licht en geluid Communiceert de eigen visie, accenten en interpretatie van de productie naar het artistiek-technisch team Verantwoordelijk voor de samenwerking met en binnen het artistiek-technische team Uitzoeken en kiezen van locatie i.s.m. bestuur en eventueel productieleider Uitzoeken en kiezen van decor i.s.m. decorgroep Uitzoeken en kiezen van kleding met de kleding groep Bepalen van het geluidsplan met geluidsman Bepalen van het lichtplan met lichtman De acteurs en de rolverdeling kiezen in samenspraak met bestuur en regie assistent Verantwoordelijk voor de artistieke prestaties van de acteurs Stelt in samenwerking met regie assistent rekwisieten lijst samen Brengt veranderingen aan in de tekst en doet schrappingen waar nodig en toegelaten. Doet de nodige research over de tijd waarin het stuk zich afspeelt, over de auteur, het ontstaan van het stuk en andere opvoeringen Komt tot een duidelijk concept. Weet hoe hij dit stuk met de spelers aan het publiek wil vertellen. Weet welke speelstijl zal worden gehanteerd Ontwerpt grondplan en eerste decorschets Maakt duidelijke afspraken met de regieassistent/productieleider Maakt een schema voor zijn bewegingsregie. Op en afgangen, plaatsing en beweging van de spelers Noteert de rekwisieten en bespreekt dit met de rekwisiteur. Bepaalt de tijd waarop die aanwezig moeten zijn. Weet welke belichting hij nastreeft Noteert welke geluidseffecten en muziekfragmenten hij wil Maakt concept hoe de grime eruit moet zien en bespreekt dit met de contactpersoon van de grime Bespreekt welke specialisten er nodig zijn Houdt evt. audities Bespreekt de repetities: hoeveel, wanneer, van wanneer tot wanneer, tekstkennis, afzeggingen enz. Houdt een eerste lezing van het stuk. Kennismaking met de tekst en het verhaal Begeleidt de spelers tijdens de repetities in het uitbeelden van de karakters en de onderliggende lagen van het stuk Wijst de spelers op de conflicten, de spanningsbogen en de dramatische lijn Ken soorten en technieken van humor Let op het tempo en de timing tijdens de repetities Staat open voor de inbreng van zijn acteurs Geeft uitvoerbare duidelijke instructies, maar moedigt vooral aan. Houdt het aangenaam tijdens de repetities Last improvisatieoefeningen in waar die tot verbetering van het acteren kunnen leiden
21
• • • • • • • •
Heeft oog voor beginnende acteurs. Is dus ook docent. Respecteert het privé leven van acteurs houdt voldoende afstand Heeft veel geduld en gelooft in het goede eindresultaat Overlegt voortdurend met regieassistent/productieleider Repeteert steeds grotere delen en let daarbij ook op tempo en geloofwaardigheid. Houdt zo vlug mogelijk doorlopen zodat het geheel ook voor de spelers duidelijker wordt. Heeft aandacht voor de overgangen tussen de scenes geeft zeker na doorlopen de nodige opmerkingen in een opbouwende en duidelijke taal Staat open voor nieuwe ideeën en schoolt zich voortdurend bij
Extra taken: • • • •
Opleiden, begeleiden, trainen Regietechnieken toepassen Technieken lichamelijke expressie toepassen Werkt mee aan het verrichten van representatieve taken ten behoeve van publicatie en educatie.
Wenselijke eigenschappen: • • • • • • • • •
Diplomatisch zijn. Opvattingen, waarden en normen van anderen niet in die mate te beïnvloeden dat er conflicten ontstaan Doorzettingsvermogen hebben, doorzetten ondanks alle moeilijkheden Stressbestendig zijn, efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit Zelfbeheersing bezitten, in alle omstandigheden de eigen emoties onder controle houden Conflictenbehandeling hanteren, met tegenstrijdige belangen tussen mensen kunnen omgaan Onderhandelingsvaardig zijn, een aanvaardbare oplossing vinden, rekening houdend met belangen van verschillende mensen Samenwerken, een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat Creatief zijn, afwijken van gevestigde denkpatronen Organiseren, de leiding nemen in het planmatig inzetten van mensen en middelen
22
Regieassistent/productieleider Verrichten van ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de regisseur. Verantwoordelijk voor de organisatie en coördinatie van de uit te voeren productiewerkzaamheden. Taken: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Contactpersoon tussen regisseur en spelers Repetitieschema maken i.s.m. de regisseur Aanwezigheid acteurs bijhouden Houdt veranderingen bij die zowel inhoudelijk als qua vormgeving tijdens het repetitieproces aan de productie worden aangebracht Houdt tekstveranderingen bij Communiceert veranderingen in het repetitieproces / artistieke concept naar artistiek-technisch team De acteurs en de rolverdeling kiezen in samenspraak met regisseur en bestuur In overleg met regisseur mededelingen doen aan acteurs Souffleren tijdens repetities Begeleidt repetities op basis van instructies van de regisseur Repetitieruimte openen voor een repetitie Organiseert alles op, in aan en rond de repetitievloer Stelt planning op van werkzaamheden in overleg met de verschillende werkgroepen Coördineert de uit te voeren productie werkzaamheden Stelt roosters op voor de te verrichten werkzaamheden en communiceert deze met de betreffende medewerkers Regelt de logistiek van medewerkers en materieel Rapporteert over de voorgang aan het bestuur Digitaliseert het script Adviseert de regisseur bij het maken van artistieke keuzes in het productieproces Stuurt toneelmeesters aan Stelt in samenwerking met regisseur rekwisieten lijst samen Zorgt dat iedereen een script krijgt Is het aanspreekpunt bij vragen van en naar het bestuur, regisseur spelers en werkgroepen Waakt (als neutrale toeschouwer over het feit of de regisseur de gemaakte afspraken nakomt en niet van zijn concept afwijkt Organiseert in samenspraak met de regisseur de technische repetities of activiteiten zoals grime, kleding technische doorloop enz. Probeert publiek in de zaal te krijgen tijdens de generale repetitie Woont alle repetities en productie vergaderingen bij Wijkt niet van de zijde van de regisseur. Is diens vertrouwenspersoon en schendt dit vertrouwen nooit Kent en noteert de behoeften en problemen van alle spelers Zorgt dat alle spelers het repetitieschema krijgt Noteren van op en aanmerkingen van de regisseur Zorgt dat de repetitieruimte op tijd klaar is Zorgt dat tafel en stoel voor regisseur klaarstaat en dat medewerkers kunnen zitten Uittekenen van speelveld in repetitieruimte Waakt over de discipline in de repetitieruimte Waakt over timing tijdens de repetities zoals afgesproken met de regisseur Is de verbindingspersoon tussen regisseur en spelers. Is ook de vertrouwenspersoon van de spelers Houdt contact gegevens bij Meldt op eigen initiatief aan de regisseur als er fouten gemaakt worden of moeilijkheden zich aankondigen
23
• •
Noteert alle wensen van de regisseur en brengt deze over naar de betrokken persoon. Vervullen van toneelmeester tijdens de voorstellingen
Wenselijke eigenschappen: • • • • • •
Goede verbale communicatievaardigheid hebben Houdt rust en overzicht Ervaring binnen toneelwereld Doortastend Organisatorisch sterk zijn Initiatiefrijk
24
PR groep Verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het PR beleid ten behoeve van een optimale publieksbezetting. Verrichten van werkzaamheden t.b.v. marketing: • • •
• • •
Ontwikkelt in overleg met het bestuur het PR beleid Stelt PR strategieën op voor verschillende producties Plant, coördineert en evalueert de uitvoering van PR activiteiten zoals: -‐ Het produceren en verspreiden van publicatiemateriaal -‐ Schrijven van persberichten -‐ Bedenken van ludieke publiciteitsacties -‐ Onderhouden van de website -‐ Het verzamelen van tekst en beeld voor flyers, affiches -‐ Contact houden met vormgever en begeleiden van het ontwerp -‐ Het begeleiden van het drukproces en het contact houden met de drukker -‐ De verspreiding van het drukwerk -‐ Het onderhouden van contacten met journalisten -‐ Het ontwerpen van de advertenties en de plaatsing ervan in de media -‐ Het plaatsen van advertenties -‐ De productie en verspreiding van persberichten -‐ Het onder de aandacht brengen van de productie in de media -‐ Actueel houden van facebook -‐ Verzorgen van het programma boekje -‐ VVV regelen evenementen kalender en komborden -‐ PowerPoint van medewerkers aan productie -‐ Organiseren van promotiefilmpje Onderhoudt contacten met interne en externe contacten Organiseert de verkoop van de voorstellingen. Kan fungeren als voorlichter inzake gezelschapsaangelegenheden.
Afgevaardigde bestuur: • • • • • • • • • •
Hij leest het stuk grondig. Weet waarover het gaat. Bespreekt het stuk met de regisseur/regieassistent en houdt rekening met diens concept. Kent de tijdsperiode en sfeer (speelstijl) waarin het stuk zich zal afspelen. Informeert de PR commissieleden over de productie. Kent het budget dat voor de PR beschikbaar is en houdt hier rekening mee. Stuurt de commissieleden aan en verdeelt taken op basis van het draaiboek. Staat open voor originele niet vooraf bedachte PR-activiteiten Woont de commissievergaderingen bij. Woont vergaderingen bij met de gezamenlijke commissies en het Dagelijks Bestuur Is aanwezig bij bestuursvergaderingen. Voert de speerpunten van het beleidsplan loyaal uit.
25
Decor: • • • • • • • • • • • • •
Helpt mee met het maken van maquette/schetsen Bouwt decorstukken volgens instructie Is flexibel wanneer iets opnieuw gemaakt moet worden Heeft regelmatig overleg met afgevaardigde vanuit bestuur Helpt mee de werkplaats/loods opgeruimd en netjes te houden Samen met bestuur afgevaardigde bekijken welke decorstukken bewaard moeten blijven Is op de vaste bouwdagen (maandag en zaterdag) zoveel mogelijk aanwezig Helpt mee met opbouw en afbouw in de Ruchte Helpt desgevraagd mee achter de schermen tijdens de voorstellingen Kan instructies van ‘derden’ opvolgen Kan zich aan de deadlines houden (uitgangspunt is dat op 1 december decor gereed is) Is op uitnodiging aanwezig op decorcommissievergadering Controleren op veiligheid (o.a. brandwerend materiaal) van het decor
Rekwisiteur: • • • • • • • • • • •
Leest het script door Bespreekt het stuk regisseur Maakt een lijst per scene en per pagina van alle rekwisieten Zorgt dat het rekwisiet overeenstemt met de tijd en de sfeer van het stuk Houdt goed bij van waar en van wie het rekwisiet afkomstig is Onderhoudt contacten met kringloopwinkels Legt de gevonden rekwisieten voor aan de regisseur Verzamelt zo snel mogelijk de rekwisieten en stelt ze ter beschikking van de spelers Heeft aandacht voor wat de decorgroep eventueel vergeet en legt dit voor. Volgt regelmatig de repetitie om te kunnen bijsturen Herstelt of vervangt zo snel mogelijk kapotte rekwisieten
Afgevaardigde bestuur: •
• • • • • • • • • • • • • • • •
Hij leest het stuk grondig. Weet waarover het gaat. Bespreekt het stuk met de regisseur. Houdt rekening met diens concept. Werkt eerste ideeën uit met regisseur/regieassistent. Kent de tijdsperiode en sfeer (speelstijl) waarin het stuk zich zal afspelen. Weet hoe snel een decor moeten worden opgebouwd, verbouwd. Of het demonteerbaar moet zijn voor spelen op verplaatsing. Maakt vooraf een begroting voor het decor dat gemaakt gaat worden. Kent het budget dat voor het decor beschikbaar is en houdt ermee rekening. Maakt eventueel een maquette/schetsen in samenspraak met de regisseur/regieassistent. Stelt vast wat er nodig is en verwerkt dit in een draaiboek. Stelt vast wat er nodig is aan rekwisieten en meubels en bespreekt dit met de rekwisiteur. Informeert de decorbouwers over de uitwerking (materiaal, kleur, structuur) Houdt rekening met de technische mogelijkheden van de speelruimte. Woont alle commissievergaderingen bij. Organiseert de opbouw en de afbraak. Houdt in de eerste plaats rekening met de veiligheid van iedereen. Veiligheid gaat voor alles, zelfs voor het artistieke. Verhuurt/verkoopt eventueel decorstukken/rekwisieten Woont vergaderingen bij met de gezamenlijke commissies en het Dagelijks Bestuur Is aanwezig bij bestuursvergaderingen. Voert de speerpunten van het beleidsplan loyaal uit.
26
Kleding: • • • • • • • • • • • • • • •
Leest het script door en weet waar het stuk over gaat Is flexibel wanneer iets opnieuw gemaakt moet worden Heeft regelmatig overleg met afgevaardigde vanuit bestuur Bekijken welke eigen kledingstukken na de voorstelling naar de Speledonckers kunnen Helpt mee met aankleden voor de voorstelling en voert eventueel reparaties uit Kan instructies van ‘derden’ opvolgen Kan zich aan de deadlines houden (uitgangspunt is dat op 1 december kleding gereed is) Is op uitnodiging aanwezig op decorcommissievergadering De kleding die gehuurd wordt moet worden gelabeld de kleding wordt na de laatste uitvoering weer bij de werkgroep ingeleverd wanneer de kleding lijst binnen is, komt er overleg met de werkgroep en moeten evt. maten doorgegeven worden door de spelers. Contacten onderhouden met groepen waar kleding wordt gehuurd Zorgt dat de kleding weer bij de juiste organisatie terugkomt Wanneer nodig maken of vermaken van de kleding Ondersteunen tijdens de voorstellingen. Meehelpen met omkleden of herstellen wanneer kleding kapot gaat.
Afgevaardigde bestuur: •
• • • • • • • • • •
Leest het stuk grondig. Weet waarover het gaat. Bespreekt het stuk met de regisseur. Houdt rekening met diens concept. Werkt eerste ideeën uit met regisseur/regieassistent. Kent de tijdsperiode en sfeer (speelstijl) waarin het stuk zich zal afspelen. Kent het budget dat voor de kleding beschikbaar is en houdt hier rekening mee. Koppelt regelmatig zaken terug met de regisseur/regieassistent. Stelt vast wat er nodig is aan bestaande kleding en wat nieuw gemaakt moet worden en verwerkt dit in een draaiboek. Stuurt de commissieleden aan en verdeelt taken op basis van het draaiboek. Regelt ondersteuning tijdens de productie met het omkleden en eventueel aanpassen van de kleding Woont commissievergaderingen bij. Woont vergaderingen bij met de gezamenlijke commissies en het Dagelijks Bestuur Is aanwezig bij bestuursvergaderingen. Voert de speerpunten van het beleidsplan loyaal uit
27
Grime- en leescommissie Grimecommissie: • • • • • • • • • • •
Leest het script door en weet waar het stuk over gaat Weet in welke stijl er gegrimeerd moet worden Is flexibel wanneer iets opnieuw gedaan moet worden Heeft regelmatig overleg met afgevaardigde vanuit bestuur Weet in welke stijl gegrimeerd moet worden Bezit voldoende vaardigheden om te grimeren Is op uitnodiging van de afgevaardigde van het bestuur op tijd aanwezig voor de voorstellingen om te grimeren Kan instructies van ‘derden’ opvolgen Kan zich aan de deadlines houden Is op uitnodiging aanwezig op de grimecommissievergadering Ondersteunen tijdens de voorstellingen wanneer grime bijgewerkt of gewijzigd/aangepast moet worden.
Leescommissie: • • • • • •
Krijgt in maart van de regisseur te horen welke stukken voor de volgende productie gelezen moeten worden Vult naar aanleiding van ieder gelezen stuk een beoordelingsformulier in wat door de afgevaardigde van het bestuur op een totaallijst geplaatst wordt Is op uitnodiging aanwezig op de leescommissievergadering Kan zich aan de deadlines houden Kan instructies van ‘derden’ opvolgen Is flexibel wanneer door omstandigheden meer stukken gelezen moeten worden
Afgevaardigde bestuur: •
• • • • • • • • • • •
Leest het stuk grondig. Weet waarover het gaat. Bespreekt het stuk met de regisseur. Houdt rekening met diens concept. Werkt eerste ideeën voor de grime uit met regisseur/regieassistent. Kent de tijdsperiode en sfeer (speelstijl) waarin het stuk zich zal afspelen. Kent het budget dat voor de grime beschikbaar is en houdt hier rekening mee. Stelt vast wat er nodig is aan grime en maakt op basis hiervan een grimeerschema voor de voorstellingen. Stuurt de commissieleden aan en verdeelt taken op basis van het draaiboek (welke stukken moeten er gelezen worden). Bestelt zichtzendingen en regelt de retourzendingen. Bij definitieve stukkeuze het verplichte aantal scripts bestellen (facturen CC naar penningmeester). Is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de rechten voor de gekozen productie Is aanwezig tijdens het grimeren voor de voorstellingen of zorgt eventueel voor vervanging Woont commissievergaderingen bij. Woont vergaderingen bij met de gezamenlijke commissies en het Dagelijks Bestuur Is aanwezig bij bestuursvergaderingen. Voert de speerpunten van het beleidsplan loyaal uit
28
