Beleidsplan 2013-2015 Stichting Luz Alba
Introductie Voor u ligt het beleidsplan 2013-2015 van Stichting Luz Alba. Over 2012 is voor het eerst een jaarverslag geschreven, en bij het verder professionaliseren van de stichting hoort ook een beleidsplan. In november 2013 is het stichtingsbestuur gewisseld. Een aantal nieuwe, enthousiaste leden zet zich vanaf nu actief in voor de stichting. Wij willen daarmee de activiteiten naar een hoger niveau tillen, met name op het gebied van fondsenwerving en het informeren van onze donateurs. Dit beleidsplan geeft inzicht in onze plannen voor de komende jaren, zodat onze achterban weet welke kant wij op willen met de stichting, en waar wij voor staan. Dit alles natuurlijk met het grote achterliggende doel: ook de komende jaren een veilig, tijdelijk thuis kunnen bieden aan kinderen in Arequipa, Peru. Tilburg, november 2013 Stichting Luz Alba Karen Foesenek Liz Geurts Jeltje Visser Jikke Vis
Inhoudsopgave Introductie .................................................................................................................................................................................. 2 1. Strategie Stichting Luz Alba ..............................................................................................................................4 1.1 Statutaire doelstelling...................................................................................................................................................................... 4 1.2 Missie .......................................................................................................................................................................................................... 4 1.3 Werkzaamheden ................................................................................................................................................................................ 4
2. Beleid.....................................................................................................................................................................................4 2.1 Werving van gelden......................................................................................................................................................................... 4 2.2 Besteding van gelden ................................................................................................................................................................... 5 2.3 Vermogen................................................................................................................................................................................................ 5 2.4 Beschikken over het vermogen ........................................................................................................................................... 5 2.5 Omschrijving van de uitvoering van het beleid en toezicht daarop door het bestuur ............ 5 2.6 Cijfermatig overzicht van de uitkeringen conform doelstelling ................................................................. 6
3. Beheer..................................................................................................................................................................................6 3.1 Beheer van het vermogen ......................................................................................................................................................... 6 3.2 Beschrijving administratieve organisatie ..................................................................................................................... 6
1.
Strategie Stichting Luz Alba
1.1 Statutaire doelstelling Het bevorderen van de ondersteuning van het opvanghuis Casa Hogar Luz Alba in Arequipa, Peru, om op deze manier te zorgen voor het voortbestaan van het opvanghuis en voor uitbreiding in de toekomst. Stichting Luz Alba is een non-profitorganisatie. De gelden worden aangewend ten behoeve van bovenstaande statutaire doelstelling. Stichting Luz Alba is voor onbepaalde tijd opgericht. Indien de stichting wordt ontbonden, dan zal het liquidatiesaldo worden gedoneerd aan een vergelijkbare stichting.
1.2 Missie Het verbeteren van noodopvang aan uit huis geplaatste kinderen door hen tijdelijk op te vangen in een veilig, persoonlijk, liefdevol huis en hen in deze op alle mogelijke manieren te stimuleren (emotioneel, fysiek, spiritueel, creatief etc.) om hen zo betere kansen te bieden in de toekomst.
1.3 Werkzaamheden
2.
Werven van fondsen ten behoeve van opvanghuis Luz Alba in Arequipa, Peru Het vinden van vrijwilligers om te helpen bij de dagelijkse werkzaamheden in het opvanghuis en te bemiddelen tussen deze vrijwilligers en de directie van het opvanghuis Draagvlakversterkende activiteiten
Beleid
2.1 Werving van gelden Stichting Luz Alba is mede verantwoordelijk voor de werving van fondsen die nodig zijn voor het runnen van opvanghuis Luz Alba in Arequipa, Peru. Hierbij is het uitgangspunt dat giften worden overgemaakt naar het rekeningnummer van het opvanghuis en dat deze gelden zo worden besteed als het team in Peru op dat moment noodzakelijk acht. Deze bestedingen kan het team in Peru altijd verantwoorden, maar hier wordt niet altijd naar gevraagd. Indien mogelijk, bijvoorbeeld als één van de bestuursleden in Peru is, wordt het geld ter plaatse besteed. De geworven gelden zijn afkomstig van particuliere donateurs (eenmalig of periodiek), het bedrijfsleven, actievoerende scholen, stichtingen en medefinancieringsorganisaties. Daarnaast spoort Stichting Luz Alba vrijwilligers die in het opvanghuis gaan werken aan om zelf geld in te zamelen (een minimaal bedrag van €250,- wordt gevraagd).
2.2 Besteding van gelden Aanwezige fondsen en reserves worden, conform de statutaire doelstelling besteed aan de dagelijkse behoeften van opvanghuis Luz Alba in Arequipa, Peru, zij het door geld over te maken naar het Peruaanse rekeningnummer, zij het door het contant te besteden in Peru.
2.3 Vermogen (Bron: oprichtingsakte/statuten) Het vermogen van de stichting wordt gevormd door Subsidies en donaties Schenkingen, erfstellingen en legaten Alle andere verkrijgingen en baten Verkregen fondsen worden ter beschikking gesteld voor het (uitvoeren van ontwikkelingsprogramma's. Na afloop van een (afgesloten) boekjaar wordt door de penningmeester jaarstukken opgemaakt (incl. balans en staten van baten en lasten), waarmee rekening en verantwoordelijkheid wordt afgelegd bij het bestuur.
2.4 Beschikken over het vermogen Beschrijving van de taakverdeling en bestuurdersverhoudingen binnen het bestuur (Bron: oprichtingsakte/statuten)
Het bestuur van de stichting bestaat uit tenminste drie leden. Het aantal leden wordt door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld. Het bestuur kiest uit zijn midden minimaal een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het huidige bestuur bestaat uit zes leden in de functie van: voorzitter, secretaris, penningmeester, relatiebeheerder en 2 algemene bestuursleden. Het bestuur is belast met het besturen van de stichting en bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting in en buiten rechte. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende bestuursleden. Het bestuur kan besluiten nemen indien minimaal een meerderheid van de bestuursleden aanwezig/vertegenwoordigd is. Bij besluitvorming heeft elk bestuurslid het recht tot het uitbrengen van 1 stem. Bij besluitvorming heeft elk bestuurslid het recht tot het uitbrengen van 1 stem.
2.5 Omschrijving van de uitvoering van het beleid en toezicht daarop door het bestuur Samenvatting/praktische invulling:
Jaarbegroting Stichting Luz Alba Jaarlijks wordt de begroting van Stichting Luz Alba opgesteld en door het bestuur goedgekeurd. Financiële verantwoording Stichting Luz Alba Na afloop van een (afgesloten) boekjaar worden door de penningmeester van Stichting Luz Alba de jaarstukken opgemaakt waarmee verantwoording wordt afgelegd bij het bestuur van Stichting Luz Alba (feitelijk interne verantwoording). Onderdeel van de jaarstukken vormen balans, staat van baten en lasten, projectverantwoordingen, welke uiteindelijk uitmonden in het jaarverslag (feitelijk externe verantwoording). Onderdeel van het jaarverslag vormen de Nederlandse accountantsverklaring ('samenstellen van de jaarrekening'), welke door de externe accountant (Meuwese Accountants uit Tilburg) wordt geleverd.
2.6 Cijfermatig overzicht van de uitkeringen conform doelstelling Jaar 2012 2011
3.
Inkomsten 9.982,82 10.420,93
Uitgaven 10.797,05 2.012,23
Beheer
3.1 Beheer van het vermogen Het jaarlijks geworven vermogen wordt grotendeels op de spaarrekening gezet. Een deel hiervan is bestemd voor het meerjarige project van het bouwen van een nieuw weeshuis, een deel is bedoeld om achter de hand te houden in geval van nood (als er geld tekort is in Peru). Normaal gezien vraagt de directie van het opvanghuis in Peru zo’n 2 tot 3 keer per jaar een bedrag over te maken voor dagelijks onderhoud van het opvanghuis wanneer zij krap bij kas zitten. De indirecte kosten zijn minimaal en hebben louter betrekking op uitgaven als bankadministratie- en overboekingkosten en inschrijving kamer van koophandel. De bestuurders ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden, ook geen onkostenvergoeding. Alle opbrengsten en kosten worden in beginsel verantwoord in de periode waarop zij betrekking hebben. Alle opbrengsten (schenkingen) worden als opbrengst verantwoord in het boekjaar waarin zij door de stichting worden ontvangen.
3.2 Beschrijving administratieve organisatie Samenvatting/operationele invulling: 1. De verantwoording voor de Financiële werkzaamheden van Stichting Luz Alba ligt bij de penningmeester van Stichting Luz Alba.
2. Alle Financiële werkzaamheden voor Stichting Luz Alba worden uitgevoerd, gecoordineerd en/of gecontroleerd door de penningmeester van Stichting Luz Alba. 3. De financiële werkzaamheden van Stichting Luz Alba omvatten o.a.: alle voorkomende werkzaamheden t.b.v. het voeren van de financiële administratie het onderhouden van contacten met accountantskantoor Meuwese het onderhouden en beheren van bankrekeningen het onderhouden van contacten met bankinstellingen het onderhouden van contacten met Financiële instellingen (o.a. belastingdienst) het samenstellen van de jaarrekening het afleggen van Financiële verantwoording aan het bestuur van Stichting Luz Alba 4. De penningmeester Stichting Luz Alba legt over de Financiële werkzaamheden verantwoording af aan het bestuur van Stichting Luz Alba.
Stichting Luz Alba Anna Paulownahof 151 5038 VX Tilburg 06-51754948 www.weeshuisperu.nl
