Beleid inzake bestrijding van omkoping Inleiding RPC Group Plc (de “Company”) voert een nultolerantiebeleid inzake omkoping en corruptie in haar zakelijke transacties over de gehele wereld, zowel in de publieke als in de particuliere sector. Dit beleid geldt voor al het personeel van de Company en haar dochterondernemingen (die samen de “Group” vormen). Het geldt ook voor derden onder de zakelijke partners, voorzover zij handelen namens de Group, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) tussenpersonen, consultants, distributeurs en samenwerkingsverbanden. Het is van toepassing op alle zakelijke transacties in alle landen waarin de Group opereert. Het hogere management van de Group ziet het als zijn taak de Group te leiden volgens deze maatstaven. Omkoping en corruptie kunnen de Group, haar personeel en zakelijke partners blootstellen aan strafvervolging, ongeacht waar ter wereld waar de omkoping heeft plaatsgevonden. Bovendien kan het imago en de reputatie van de Group erdoor worden geschaad. Het personeel van de Group en haar zakelijke partners (met uitzondering van de toeleveranciers) moeten handelen in overeenstemming met zowel de anticorruptiewetten die van toepassing zijn op de zakelijke transacties van de Group overal ter wereld, alsook met dit beleid en alle daaraan verbonden anticorruptieprocedures die zijn ingesteld als onderdeel van het huidige anticorruptieprogramma van de Group. Niemand van het personeel of van de zakelijke partners van de Group zal ooit nadelige gevolgen ondervinden wanneer hij of zij weigert steekpenningen te geven of te ontvangen, ook niet wanneer dit betekent dat de Group ten gevolge hiervan zakelijke transacties misloopt.
Pim Vervaat Chief Executive 19 september 2014
Het Beleid Wat verstaan we onder omkoping? Er is sprake van omkoping wanneer financieel of andersoortig voordeel wordt gegeven of aanvaard, hetzij voor persoonlijke of voor commerciële doelen, om iemand aan te sporen tot onbetamelijke prestaties in een functie of een activiteit, of om iemand daarvoor te belonen. De Group verbiedt: Het al dan niet rechtstreeks aanbieden, geven, regelen, beloven, autoriseren van steekpenningen of het accepteren ervan, erom vragen of ertoe aansporen aan of van iedere persoon of ieder bedrijf, waar ook ter wereld en ongeacht het gaat om een regeringsfunctionaris of overheidsinstelling, een privépersoon of bedrijf door ieder personeelslid en iedere zakelijke partner van de Group, met inbegrip van (maar niet beperkt tot), tussenpersonen, consultants distributeurs en samenwerkingsverbanden die namens de Group handelen. om ook maar enig ondeugdelijk voordeel te behalen (financieel of anderszins), persoonlijk of commercieel, of om een onafhankelijk oordeel in gevaar te brengen. De verantwoordelijkheid van het personeel van de Group Al het personeel van de Group (met inbegrip van werknemers, directie, tijdelijk personeel en consultants) is verantwoordelijk voor de preventie en opsporing van omkoping en het rapporteren van eventuele omkoping in overeenstemming met de procedures van de Group. Wanneer men niet in overeenstemming met dit beleid handelt, kunnen er disciplinaire maatregelen worden genomen, waaronder beëindiging van de aanstelling of de contractuele overeenkomst door of met de desbetreffende concernonderneming. Faciliterende betalingen Faciliterende betalingen worden beschouwd als omkoping en zijn in dit beleid en volgens de Bribery Act 2010 in het Verenigd Koninkrijk verboden Faciliterende betalingen of “smeergeld” betreffen meestal kleine bedragen betaald aan een overheidsfunctionaris om administratieve procedures te versnellen. Bij voorbeeld, als de afsluiting van een contract vertraagd wordt door bureaucratie of de weigering van een functionaris zijn taken uit te voeren, en er wordt geld aangeboden of een ander voordeel, om het contract tot top-
prioriteit te maken bij de functionaris, dan is er sprake van een faciliterende betaling. Het is vrij normaal bij sommige dienstverleners of regeringsafdelingen om klanten een “snelle route” te bieden of een verbeterde service voor een hogere prijs. Als deze procedure transparant is en het extra bedrag is voor de dienstverlener, het bedrijf of de regeringsafdeling in kwestie en niet voor een persoon, dan is er waarschijnlijk geen sprake van faciliterende betaling. Wanneer men twijfelt of een betaling faciliterend is, dient men toestemming te vragen bij de algemeen manager of te handelen in overeenstemming met de procedures van de Group. Er kunnen omstandigheden zijn waaronder betalingen of ander niet-financieel voordeel wordt gegeven onder dwang, om zich te beschermen tegen onwettige fysieke schade. In een dergelijke situatie gaat veiligheid boven alles en dient u het gevraagde te geven. U dient dit echter wel volledig te rapporteren aan uw algemeen manager, of in overeenstemming met de procedures van de Group te handelen, zo snel mogelijk daarna. Partners – inclusief bemiddelaars en andere derden Alle dochterondernemingen, bemiddelaars, consultants en derden in zakelijk verband die zijn aangesteld door de Company of een onderdeel van de Group om diensten te verlenen of te handelen namens de Company, moeten zich aan dit beleid houden wanneer zij handelen namens de Group. • Personeel van de Group dat verantwoordelijk is voor zakelijke deals met bemiddelaars, consultants en zakelijke partners (zoals samenwerkingsverbanden) dienen een zorgvuldige benadering te kiezen gebaseerd op het mogelijke risico, voordat zij een bepaalde bemiddelaar, consultant of zakelijke partner aanstellen of met hen een overeenkomst aangaan, en deze voorzorgsmaatregelen dienen schriftelijk te worden vastgelegd. • Wanneer de Group de dagelijkse activiteiten van een samenwerkingsverband beheert, is de implementatie van dit beleid een voorwaarde voor het aangaan van dat samenwerkingsverband. Wanneer een bedrijfsconcern een minderheidspartner of gelijke partner is van een bedrijf waarmee het samenwerkingsverband bestaat en daarom het beleid en de bedrijfsvoeringsregels niet kan opleggen aan dat bedrijf, zal het management van de Group overeenstemming proberen te bereiken met deze partner over maatstaven die consistent zijn met dit beleid. • Iedere overeenkomst met bemiddelaars, consultants en zakelijke partners moet schriftelijk worden vastgelegd en in deze overeenkomst dient tevens te worden vastgelegd de verplichting zich aan alle anticorruptiewetten te houden en aan dit beleid en de daarmee verbonden procedures (inclusief de verplichting transacties die voor een audit of inspectie door de regelgevende of juridische autoriteiten in aanmerking komen, op juiste wijze en nauwkeurig vast te leggen). • Compensatie (inclusief honoraria en onkosten) voor diensten verleend door derden, met inbegrip van bemiddelaars en consultants die handelen namens ons, moet passend zijn, te rechtvaardigen en aantoonbaar in juiste verhouding tot de verlening van legitieme diensten. Ook moet duidelijk zijn dat deze legitieme diensten tot tevredenheid van de Group zijn voltooid, en voorwaarde is dat de bemiddelaar, consultant of zakelijke partner regelmatig rapporteert over de verleende diensten, aan de algemeen manager of in overeenstemming
•
met de procedures van de Group. Onkosten worden enkel betaald voorzover deze overeenkomen met de kosten van legitieme zakelijke transacties en op vertoon van een kwitantie en volledige beschrijving van de geclaimde kosten. Alle beleidslijnen en processen ten aanzien van risicobeoordeling en zorgvuldigheid moeten regelmatig worden nagekeken en herzien.
Schenkingen en entertainment Schenkingen, bedrijfsgastvrijheid en entertainment, kleine promotiegeschenken, kosten van reizen of accommodatie kunnen worden gegeven, betaald of geaccepteerd als deze binnen de grenzen van het redelijke zijn en niet buiten-proportioneel, voor bona fide, routinematige zakelijke doelen. Het is uiterst belangrijk dat schenkingen of entertainment niet op zo grote schaal of zo frequent worden gegeven of ontvangen dat deze een motief worden om zaken te doen of ander voordeel te geven, wat anders niet zou zijn gedaan. Er mogen nooit schenkingen gedaan worden in contant geld of een equivalent daarvan (zoals schenkingscertificaten, leningen of voorraad). Wanneer u twijfelt of u schenkingen of bedrijfsgastvrijheid kunt geven of ontvangen, raadpleeg dan de algemeen manager of handel in overeenstemming met de procedures van de Group. Donaties voor liefdadigheid of politieke doelen Het is het beleid van de Group geen politieke bijdragen of donaties te doen in contant geld of een equivalent daarvan. Fondsen van de Group dienen nooit te worden aangewend om donaties te doen voor een liefdadigheid, een politicus of politieke partij met als doel zakelijke transacties voor de Group, de Company of een bedrijfsconcern te verwerven of te behouden. Meer informatie over acceptabele praktijken Dit Beleid is niet bedoeld om de volgende praktijken te verbieden, als deze normaal zijn in een bepaalde markt, voor bona fide zakelijke doelen zijn, redelijk zijn en proportioneel en naar behoren worden gerapporteerd: • • •
• •
Redelijke en passende gastvrijheid; het geven van een ceremoniële gift bij een festival of een andere speciale gelegenheid, als dit niet in strijd is met de richtlijnen over schenkingen hierboven; het gebruikmaken van een erkende, transparante en officiële snelle route die voor iedereen toegankelijk is tegen betaling van een honorarium aan de instelling/organisatie en niet aan een persoon; en het aanbieden van geld om iemand of een instelling te helpen een beslissing efficiënter te kunnen nemen, op voorwaarde dat het geld alleen om deze reden wordt gegeven. In sommige delen van de wereld, vooral in het Verre Oosten, heeft het uitwisselen van geschenken tussen hogere managers een hoge symbolische waarde. In dergelijke gevallen kan het niet geven of niet accepteren van een geschenk dat past bij de status van de andere partij gezien worden als een belediging en dat kan de zakelijke relatie van de Group met die partij schaden. In dat geval dient de hogere manager zijn algemeen manager of cluster manager schriftelijk op de hoogte te brengen van deze geschenken, die naar eigen oordeel het kan doorgeven aan de president-directeur.
Het is uiteraard onvermijdelijk dat de beslissing wat acceptabel is en wat niet, moeilijk is. Als personeel van de Group twijfelt of een mogelijke daad omkoping zou kunnen zijn, dient men de algemeen manager te raadplegen of de procedures van de Group erop na te slaan, voordat men verder gaat. Controle van het beleid en herziening Ieder onderdeel binnen de Group is er verantwoordelijk voor dat de juiste systemen en procedures aanwezig zijn, inclusief risicobeoordeling en, waar nodig, het geven van training, om ervoor te zorgen dat men zich houdt aan dit beleid en dat het wordt gecommuniceerd naar het personeel van de Group. De Raad van Bestuur van de Company zal regelmatig de toepassing van dit beleid controleren en herzien, ook de risicobeoordeling en de procedures voor de toepassing van dit beleid, en, waar nodig, zal de Raad van Bestuur versies vervangen of herzien.
