BEHEERSVERORDENING MOBILITEITSFONDS HAAGLANDEN Begripsbepalingen Artikel 1 Van de in deze verordening gehanteerde begrippen zijn de volgende omschrijvingen te geven: Algemeen bestuur
Het algemeen bestuur van het stadsgewest.
Beleggen
De aanwending van tijdelijk overtollige liquide middelen door aanschaf van vermogenstitels van derden, waarover de verkrijger voor de duur van de belegging een vergoeding ontvangt in de vorm van rente, dividend of waardeverandering.
Contractrente/rendement
De administratieve rente, die het stadsgewest toerekent aan het Mobiliteitsfonds in verband met een liquiditeitsoverschot of -tekort. De rente is gebaseerd op het liquiditeitsverloop van het Mobiliteitsfonds en op de geldende rente op de geld- en kapitaalmarkt. De contractrente wordt vastgelegd in fictieve treasurytransacties. Bij de contractrente wordt niet gekeken of het overschot of tekort ook daadwerkelijk door het stadsgewest wordt belegd of geleend.
Dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur van het stadsgewest.
Fictieve treasurytransactie
Een intern contract tussen de taakbeheerder en de treasurer, waarin wordt vastgelegd welk bedrag de treasurer voor welke termijn moet beleggen of financieren. Bovendien wordt de rentevergoeding vastgelegd. Deze vergoeding is afgele id van de geldende rente op de geld- en kapitaalmarkt.
Financiering
Het lenen van tijdelijk ontbrekende liquide middelen in de vorm van leningen, waarover de lener voor de duur van de lening een vergoeding in de vorm van rente verschuldigd is.
Liquiditeitenplanning
De raming van het verloop van ontvangsten en uitgaven van het Mobiliteitsfonds en de gevolgen daarvan op de liquiditeitspositie (ook wel genoemd liquiditeitsprognose).
Liquiditeitspositie
De hoeveelheid aanwezige liquide middelen op enig moment, als saldo van de ontvangsten, uitgaven, beleggingen en leningen.
Stadsgewest
Het stadsgewest Haaglanden
Taakbeheerder
De door het dagelijks bestuur aangewezen medewerker van het stadsgewest, die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van het Mobiliteitsfonds.
Taakgericht treasuryplan (TTP)
Het beleidsplan, waarin de gewenste en geraamde fictieve treasury transacties voor het Mobiliteitsfonds worden vastgelegd.
Treasurer
De door het dagelijks bestuur aangewezen medewerker van het stadsgewest, die is belast met de coördinatie en uitvoering van het treasurymanagement. De centrale treasury of treasurer is een onderdeel van de centrale unit Financiën van het stadsgewest.
Treasurybeheersverordening Verordening, waarin het stadsgewest de hoofdlijnen van het te voeren treasurymanagement vastlegt. Treasury-uitvoeringsplan (TUP)
Concreet beleidskader voor de uitvoering van de daadwerkelijke treasurytransacties door de treasurer op de geld- en kapitaalmarkt.
Treasurymanagement
Het totale beheer van de inkomende en uitgaande geldstromen, de positieve en negatieve liquiditeitspositie.
Doelstelling en begrenzing van het financieel beheer van het Mobiliteitsfonds Artikel 2 Het a. b. c. d.
financieel beheer van het Mobiliteitsfonds omvat: de betaling van alle verplichtingen uit hoofde van het Mobiliteitsfonds; de incasso van alle vorderingen uit hoofde van het Mobiliteitsfonds; de bewaarfunctie van de tijdelijk overtollige liquide middelen; de financiering van de tijdelijk ontbrekende liquide middelen, benodigd om uitgaven te doen uit hoofde van het Mobiliteitsfonds.
Artikel 3 Het financieel beheer heeft tot doel de activiteiten genoemd in artikel 2 zo doelmatig mogelijk uit te voeren, waarbij onnodige financiële risico’s worden vermeden. Artikel 4 De met het financieel behaalde rentebaten komen ten gunste van het Mobiliteitsfonds. Rentelasten uit hoofde van de financiering van tijdelijke liquiditeitstekorten komen ten laste van het Mobiliteitsfonds. Organisatie van het financieel beheer van het Mobiliteitsfonds Artikel 5 Het algemeen bestuur draagt de bevoegdheden voor een doelmatig en verantwoord financieel beheer van het Mobiliteitsfonds op aan het dagelijks bestuur.
Artikel 6 Het dagelijks bestuur mandateert de bevoegdheden voor zover betrekking hebbend op de uitvoering van het financieel beheer aan de taakbeheerder van het Mobiliteitsfonds, met uitzondering van de taken die in artikel 7 zijn vermeld. Artikel 7 Van de volgende taken, die behoren tot de verantwoordelijkheid van de taakbeheerder, is de uitvoering opgedragen aan de treasurer: a. de uitvoering van het inkomende en uitgaande betalingsverkeer (in opdracht van de taakbeheerder); b. het bijbehorende debiteuren- en crediteurenbeheer; c. de registratie van het betalingsverkeer, de debiteuren, de crediteuren en van de fictieve treasurytransacties. Artikel 8 De secretaris van het stadsgewest is belast met het toezicht op de correctie uitvoering van de betreffende activiteiten. Beleidskader Artikel 9 Bij het uitvoeren van het financieel beheer van het Mobiliteitsfonds zijn de algemene beleidsuitgangspunten uit de treasurybeheersverordening en het treasury-uitvoeringsplan (TUP) van toepassing. Planningsinformatie Artikel 10 De taakbeheerder voorziet het dagelijks bestuur halfjaarlijks vóór 1 januari en 1 juli van een actueel overzicht van de geplande ontvangsten en uitgaven en het saldo van het Mobiliteitsfonds. Uit dit overzicht blijkt bovendien welke fictieve financierings- en beleggingstransacties reeds in voorgaande jaren zijn afgesloten om het verwachte liquiditeitenverloop te beleggen resp. financieren. Artikel 11 De halfjaarlijks bij te stellen liquiditeitenplanning heeft een jaarplanning met een planningshorizon van de resterende looptijd van het Mobiliteitsfonds. Treasurymanagement Artikel 12 De taakbeheerder en de treasurer stellen jaarlijks vóór 1 januari een taakgericht treasuryplan (TTP) voor het Mobiliteitsfonds op.
Artikel 13 Dit taakgericht treasuryplan (TTP) wordt vastgesteld door het dagelijks bestuur. Artikel 14 In het taakgericht treasuryplan (TTP) geeft de taakbeheerder de voorgestelde hoofdlijnen van de na 1 januari af te sluiten fictieve treasurytransacties aan, alsmede de motivering voor deze keuze. Artikel 15 Er worden door de taakbeheerder geen directe beleggingen of –financieringen verricht ten gunste of ten laste van het Mobiliteitsfonds. De taakbeheerder gaat uitsluitend fictieve transacties aan met de treasurer van het stadsgewest. Artikel 16 Over de fictieve beleggingen ontvangt de taakbeheerder van de treasurer een vergoeding, die marktconform en in overeenstemming met de looptijd is. Voor de bepaling van deze rentevergoeding wordt gekeken naar vergelijkbare financierings- en beleggingsinstrumenten, die voldoen aan de in artikel 17 genoemde criteria. Artikel 17 Fictieve transacties moeten voldoen aan de volgende criteria: a. De transactie moet uitvoerbaar zijn voor de treasurer, gegeven het lopende treasuryuitvoeringsplan (TUP). b. De looptijden van de fictieve beleggingstransacties worden afgestemd op de verwachte liquiditeitsbehoefte van het Mobiliteitsfonds. Tussentijdse renteherzieningen dienen te worden vermeden. De taakbeheerder kan fictieve beleggingstransacties aangaan op zowel 1 juli als op het moment waarop de rijksbijdrage wordt ontvangen. Eventuele afwijkingen dienen gemotiveerd te worden voorgelegd aan het dagelijks bestuur. c. De looptijden en aflossingsschema’s van de fictieve financieringstransacties worden afgestemd op de verwachte liquiditeitsbehoefte van het Mobiliteitsfonds. Tussentijdse renteherzieningen dienen te worden vermeden. De taakbeheerder dient hierbij rekening te houden met verwachte ontvangstdata van de rijksbijdrage. Eventuele afwijkingen dienen gemotiveerd te worden goedgekeurd door het dagelijks bestuur. d. Over de middelen van het Mobiliteitsfonds, die (nog) niet middels fictieve transacties bij de treasurer zijn belegd resp. gefinancierd, vergoedt resp. berekent de treasurer een rentevergoeding die is afgeleid van het daggeldtarief, zoals dat wekelijks door de Bank Nederlandse Gemeenten wordt gepubliceerd. Artikel 18 Indien de werkelijke geldstromen afwijken van de planning, zullen de fictieve transacties niet meer volledig aansluiten op de financierings- resp. beleggingsbehoefte. De rentevoor- of nadelen, die voortvloeien uit de herfinanciering of herbelegging van dit verschil, komen ten gunste resp. ten laste van het Mobiliteitsfonds.
Artikel 19 De fictieve treasurytransacties worden geacht te zijn afgesloten binnen en periode van 21 dagen na de vaststelling van het taakgericht treasuryplan (TTP) door het dagelijks bestuur. Artikel 20 Artikel 19 is niet van toepassing indien op genoemde einddatum een gedeelte ter grootte van 25% van het eventueel te beleggen bedrag nog niet van de gemeenten is ontvangen. Zodra meer dan 75% van de gemeentelijke bijdrage is ontvangen, dient de taakbeheerder zorg te dragen voor een zo spoedig mogelijke uitvoering van het taakgericht treasuryplan (TTP). Debiteurbeheer Artikel 21 De gemeenten worden geacht hun financiële verplichtingen tegelijk met de betaling van de bijdrage per inwoner te voldoen op 1 januari en 1 juli van enig jaar. Indien van een gemeente op die datum nog geen bijdrage is ontvangen zorgt de treasurer in overleg met de taakbeheerders voor directe aanmaning waarbij verwezen wordt naar het gestelde in de artikelen 22 en 23 van deze verordening. Artikel 22 Bij overschrijding van de betalingstermijn met meer dan 7 dagen brengt de treasurer de gemeente, die in gebreke blijft, rente in rekening over de vordering. Artikel 23 Voor de berekening van de rente wordt gedurende de eerste 14 dagen het geldende debettarief op het rekening-courant gehanteerd. Als daarna, zonder opgaaf van redenen, nog niet aan de financiële verplichting is voldaan wordt het wettelijke rentepercentage gehanteerd, zoals dat op dat moment geldt. Voor de renteberekeningsmethode wordt uitgegaan van enkelvoudige interest, de maand op het juiste aantal dagen en het jaar op het juiste aantal dagen. Artikel 24 De treasurer verstrekt het dagelijks bestuur bij iedere Marap een overzicht van de openstaande vorderingen en de te berekenen rente. Artikel 25 De ontvangen boeterente wordt toegevoegd aan de exploitatie van het stadsgewest.
Crediteurenbeheer Artikel 26 Over vorderingen, die deelnemende gemeenten hebben op het stadsgewest, vergoedt het stadsgewest rente vanaf het moment waarop de vordering op grond van een besluit van het algemeen bestuur is ontstaan. Artikel 27 Voor de renteberekening hanteert het stadsgewest het credit-rentetarief zoals zij dit ontvangt over tegoeden op haar rekening-courant. Realisatie- en verantwoordingsinformatie Artikel 28 De taakbeheerder stelt bij de tweede Marap een overzicht op, waarin hij aan het dagelijks bestuur verantwoording aflegt over het gevoerde financiële beheer van het Mobiliteitsfonds. Artikel 29 In deze verantwoording presenteert de taakbeheerder: • De gerealiseerde rentebaten en -lasten van de fictieve treasurytransacties; • De afwijkingen tussen de liquiditeitenplanning en de werkelijke geldstromen en de renteverliezen resp. -winsten, die hierdoor zijn opgetreden. Slotbepalingen Artikel 30 De beheersverordening Mobiliteitsfonds treedt na bekendmaking van het besluit tot vaststelling in werking op 1 januari 2000. Artikel 31 De verordening wordt aangehaald als “Beheersverordening Mobiliteitsfonds Haaglanden”. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het stadsgewest Haaglanden van 24 november 1999 De secretaris, DRS. A. HARKES
De voorzitter,
Toelichting Algemeen Het Mobiliteitsfonds is ingesteld om de uitvoering van een ambitieus programma voor de verbetering van de bereikbaarheid van Haaglanden te financieren. Het rijk en de deelnemende gemeenten zijn overeengekomen voor de financiering ervan gedurende een aantal jaren een storting te doen in het fonds, waarbij de gemeenten zorg dragen voor de wettelijk vereiste “eigen bijdrage”. De gemeenten ontvangen de bijdragen voor vooraf vastgestelde plannen, waarbij in het algemeen 50% van de subsidie wordt verstrekt bij aanvang van het project en 50% na ontvangst van de accountantsverklaring. De verwachting is dat de jaarlijkse stortingen en onttrekkingen niet aan elkaar gelijk zullen zijn. Dit betekent dat er, òf middelen te beleggen zijn dan wel dat het stadsgewest moet lenen om de bijdragen te kunnen voldoen. Aangezien het om omvangrijke geldstromen gaat is een goed financieel beheer van het Mobiliteitsfonds van groot belang. Het streven naar rendement mag echter niet leiden tot onverantwoorde risico’s. Per artikel Artikel 2 t/m 4
Doelstelling en begrenzing van het financieel beheer van het Mobiliteitsfonds
Het financieel beheer omvat meer dan uitsluitend beleggen of financieren. Ook het beheer van de vorderingen en schulden draagt bij aan een zo gunstig mogelijk renteresultaat van het Mobiliteitsfonds. Artikel 5 t/m 8
Organisatie van het financieel beheer van het Mobiliteitsfonds
De bevoegdheden en de verantwoordelijkheid voor het financieel beheer worden door het dagelijks bestuur van het stadsgewest gemandateerd aan de taakbeheerder van het Mobiliteitsfonds. Omdat dit niet noodzakelijk een financieel deskundige behoeft te zijn, is een belangrijk deel van de uitvoering opgedragen aan de treasurer (onderdeel van de centrale unit Financien van het stadsgewest). Deze verzorgt ook het financieel beheer voor andere taken van het stadsgewest en beschikt bij uitstek over de kennis van de geld- en kapitaalmarkt. Zoals in artikel 15 is vastgelegd wordt er voor de belegging en financiering van het Mobiliteitsfonds ook een getrapte methode gehanteerd. De taakbeheerder gaat een fictieve transactie aan met de treasurer. De treasurer belegt of financiert vervolgens op de geld- of kapitaalmarkt. Bovendien voert hij de debiteuren- en crediteurenadministratie. De taakbeheerder blijft echter eindverantwoordelijk. De taakbeheerder is ook de eerst aangewezene voor de prognose van de geldstromen. Voor een goed financieel beheer is een goede samenwerking tussen deze twee disciplines een vereiste. De secretaris van het gewest ziet toe op de goede werking van het proces. Artikel 9
Beleidskader
Vooral voor het financieren en beleggen geldt dat aanzienlijke risico’s gelopen kunnen worden. Om die reden is er voor het stadsgewest op centraal niveau een treasurybeleid geformuleerd. Dit beleid geeft de grenzen aan voor de manier waarop de treasurer mag beleggen of financieren. In de fictieve transacties, die de treasurer met de taakbeheerder aangaat, mag hij dan ook geen zaken toezeggen, die hij zelf niet kan waarmaken. Om die reden is de treasurybeheersverordening en het treasury -uitvoeringsplan (TUP) ook van toepassing op het financieel beheer van het Mobiliteitsfonds.
Artikel 10 en 11
Planningsinformatie
De basis voor het financieel beheer ligt in de liquiditeitenplanning. Deze planning wordt voor een belangrijk deel bepaald door start en beëindiging van de bouwactiviteiten. De taakbeheerder is bij uitstek degene die hierop zicht heeft. Een actuele planning is van belang omdat er soms voor meerdere jaren belegd of gefinancierd wordt om bijvoorbeeld zekerheid te krijgen over de hoogte van de rente. Een onjuiste planning kan leiden tot onjuiste financierings- of beleggingsbeslissingen. Een goede planning betekent echter geen zekerheid omtrent de ontvangsten en uitgaven. De toekomst is immers altijd onzeker. Een goede planning zorgt er wel voor dat de kans op afwijkingen zo gering mogelijk is en dat eventuele afwijkingen in een zo vroeg mogelijk stadium worden gesignaleerd. Artikel 12 t/m 20
Treasurymanagement
Op grond van de liquiditeitenplanning krijgt de taakbeheerder inzicht in de bedragen, die belegd kunnen worden c.q. gefinancierd moeten worden. Ook krijgt hij inzicht in de mogelijke termijnen van de beleggingen en de leningen. De taakbeheerder legt deze uitgangspunten ieder jaar vast in het taakgericht treasuryplan (TPP) voor het Mobiliteitsfonds. Hij stelt dit plan op samen met de treasurer. Voor de belegging resp. financiering van het saldo van het Mobiliteitsfonds is gekozen voor een getrapte benadering. Een liquiditeitenoverschot in het Mobiliteitsfonds betekent niet altijd dat ook het stadsgewest als geheel een liquiditeitsoverschot heeft. Om het financieel beheer van het stadsgewest te vergemakkelijken is gekozen voor een methode waarbij het Mobiliteitsfonds (evenals de andere taken) een rentevergoeding krijgt die uitsluitend is gebaseerd op de beleggingsmogelijkheden van het Mobiliteitsfonds. Bij de verwachte looptijden en bedragen wordt gekeken naar de rente “in de markt” op het moment waarop de fictieve treasurytransactie wordt afgesloten. De taakbeheerder weet dus welke rente hij ontvangt van resp. moet betalen aan de treasurer. De rentevergoeding wordt dus niet meer beïnvloedt door de werkelijke rentebate van het stadsgewest als geheel. De transacties moeten wel aan dezelf de eisen voldoen als de beleggingen, die de treasurer op de geld- en kapitaalmarkt uitvoert. Anders kan de treasurer immers niet de overeengekomen rentevergoeding (bij beleggingen) realiseren. Aanvullend wordt vastgelegd dat er geen renterisico mag worden gelopen gedurende de looptijd van de fictieve transactie. De rente wordt dus vooraf voor de gehele looptijd van de belegging vastgelegd. Voor de bedrage, die (nog) niet voor langere tijd kunnen worden belegd, ontvangt de taakbeheerder van de treasurer een geldmarktvergoeding die is gekoppeld aan het daggeldtarief. Omdat dit tarief voortdurend schommelt, geldt als basis het indicatietarief dat de NV Bank Nederlandse Gemeenten wekelijks in haar tarievenoverzicht publiceert.
Omdat de mogelijkheden om te beleggen c.q. de noodzaak om te financieren afhankelijk is van de daadwerkelijke ontvangst van de gemeentelijke bijdragen, is een bepaling opgenomen voor de condities waaronder de taakbeheerder wel of niet voor langere tijd beleggingen of financiering mag aantrekken. In de tussentijd ontvangt resp. betaalt de taakbeheerder de daggeldvergoeding (art. 17). Als het grootste gedeelte van de gemeentelijke bijdragen (75%) is ontvangen mag de taakbeheerder het taakgericht treasuryplan (TTP) uitvoeren alsof alle bijdragen zijn ontvangen. De eventuele rentenadelen die ontstaan doordat nog niet alle bijdragen ontvangen zijn, worden verrekend met het Mobiliteitsfonds (zie ook de artikelen over het debiteurenbeheer, artikel 21 t/m 25). Artikel 21 t/m 25
Debiteurenbeheer
In deze artikelen worden een aantal spelregels vastgelegd voor het geval gemeenten in gebreke blijven ten aanzien van de tijdige betaling van hun bijdrage. Het hoge wettelijke rentepercentage is uitsluitend van toepassing als een gemeente, na aanmaning en zonder opgave van redenen, de betaling achterwege laat. Als een gemeente wel een argument voor de te late betaling geeft, beoordeelt de taakbeheerder de validiteit ervan. In uitzonderingsgevallen zou het dagelijks bestuur gekend moeten worden. De treasurer rapporteert in overleg met de taakbeheerder over de achterstallige ontvangsten aan het dagelijks bestuur. In het taakgericht treasuryplan (TPP) worden de afspraken vastgelegd tussen de taakbeheerder en de treasurer. Deze afspraken worden gebaseerd op de liquiditeitsplanning, zoals aangegeven door de taakbeheerder. Dit brengt het incassorisico, met name de tijdigheid van betaling door de gemeenten, bij de treasurer. De vergoeding voor dit risico (in case de boeterente) komt derhalve toe aan de treasurer. Artikel 26 en 27
Crediteurenbeheer
Vergelijkbaar met het debiteurenbeheer zijn er spelregels voor renteverrekening als het stadsgewest te laat aan haar verplichtingen voldoet. De spelregels gelden uitsluitend vanaf het moment dat de vordering op grond van de regeling is ontstaan. Artikel 28 en 29
Realisatie - en verantwoordingsinformatie
De taakbeheerder is belast met de regelmatige presentatie van de werkelijke uitkomsten van het financieel beheer aan het dagelijks bestuur. Het spreekt voor zich dat dit gebeurt in samenwerking met de treasurer. Het dagelijks bestuur zal jaarlijks bij de jaarrekening van het stadsgewest rekening en verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur.
Het algemeen bestuur van het stadsgewest Haaglanden, Gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 27 oktober 1999, Gelet op de artikelen 16 en 17 van de regeling stadsgewest Haaglanden 1995; Gelet op het besluit van het algemeen bestuur van 28 april 1999 tot instelling van het Mobiliteitsfonds Haaglanden; BESLUIT de beheersverordening Mobiliteitsfonds Haaglanden vast te stellen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het stadsgewest Haaglanden d.d. 24 november 1999 De secretaris,
DRS. A. HARKES
De voorzitter,
