GFWorkflow
Behajtási engedély nyilvántartó rendszer Az igénylés folyamata
SAP Központ
Tartalom 1.
BEVEZETŐ ........................................................................................................................................................... 2
2.
A RENDSZER ELÉRÉSE ......................................................................................................................................... 2
3.
A BEHAJTÁSI ENGEDÉLY IGÉNYLÉS FOLYAMATA ................................................................................................. 3 3.1. IGÉNYLŐ ADATAINAK MEGADÁSA ............................................................................................................................... 3 3.1.1. Az igénylő típusának kiválasztása ............................................................................................................ 3 3.1.2. A behajtási engedély típusának kiválasztása ........................................................................................... 4 3.1.3. A belépési engedély érvényességének megadása .................................................................................... 5 3.1.4. Az igénylő adatainak megadása ............................................................................................................... 5 3.1.4.1. 3.1.4.2. 3.1.4.3. 3.1.4.4.
Dolgozói igénylés ...................................................................................................................................................6 Hallgatói igénylés ...................................................................................................................................................7 Kollégista hallgatói igénylés ...................................................................................................................................7 Mozgáskorlátozott igénylés ...................................................................................................................................8
3.1.5. Az igénylés adatainak áttekintése ............................................................................................................ 8 3.2. AZ IGÉNYLÉS ELLENŐRZÉSE ....................................................................................................................................... 9 3.3. VÁRAKOZÁS A PÉNZÜGYI RENDEZÉSRE ......................................................................................................................... 9 3.4. BELÉPÉSI JOGOSULTSÁG AKTIVÁLÁSA .......................................................................................................................... 9 3.5. SZÁMLA KIÁLLÍTÁSA ................................................................................................................................................ 9
1|Oldal
1. Bevezető A behajtási engedély nyilvántartó rendszer a Debreceni Egyetem számára készített workflow alapú elektronikus rendszer, mely az egyetem Campusaira érvényes behajtási engedélyek igénylésének teljes folyamatát fedi le az igényléstől a pénzügyi rendezésig. Ez a dokumentum a dolgozói és hallgatói behajtási engedélyek igénylésének folyamatát mutatja be.
2. A rendszer elérése A behajtási engedély nyilvántartó rendszer a saportal.gf.unideb.hu oldalon érhető el az Ügyintézés/Behajtási engedély menüpont alatt. A rendszerbe való bejelentkezéshez az egyetemi hálózati azonosító illetve az ahhoz rendelt jelszó szükséges.
1. ábra A rendszer felülete
A hálózati azonosító LDAP vagy eduID azonosítóként is ismerős lehet. Aki használja a Zimbra levelező rendszert, vagy van lehetősége belépni a Neptun tanulmányi rendszerbe, az rendelkezik hálózati azonosítóval. A részletekről a
[email protected] e-mail címen, vagy az (52) 512-900 / 66333 melléken az Informatikai Szolgáltató Központ munkatársai adnak tájékoztatást.
2|Oldal
3. A behajtási engedély igénylés folyamata Az Ügyintézés/Behajtási engedély menüpont kiválasztása után a Behajtási Engedély menüben az Új igénylés menüpontot választva indítható el az igénylési folyamat. A rendszerbe bejelentkező hálózati azonosítóval rendelkező kezdeményező és a behajtási engedélyt igénylő személye eltérhet.
2. ábra A behajtási engedély igénylés folyamata
3.1. Igénylő adatainak megadása Az igénylő adatainak megadása fázis több, logikailag összefüggő képernyőre van bontva. Az egyes képernyőkön történt választástól függően a folyamat egyes lépései eltérhetnek az alábbi folyamatleírástól.
3.1.1. Az igénylő típusának kiválasztása Az igénylés első lépéseként meg kell adni, hogy az igénylő milyen jogcímen kíván behajtási engedélyt igényelni a Debreceni Egyetemre. Az ügyintézés felgyorsítása érdekében szükséges, hogy az Üzemeltetési 3|Oldal
osztály munkatársai tájékoztatva legyenek arról, hogy az igénylőnek korábban volt-e már érvényes behajtási engedélye.
3. ábra Az igénylő típusának kiválasztása
Mező neve Az igénylés:
Az igénylő:
Mező jelentése Annak megadására, hogy az igénylő rendelkezik-e már korábbról behajtási engedéllyel: Az igénylés új igénylés Az igénylés hosszabbítás Az igénylés jogcíme: Dolgozó Hallgató Kollégista hallgató Mozgáskorlátozott
3.1.2. A behajtási engedély típusának kiválasztása Az igénylő személyétől (dolgozó, hallgató, kollégista hallgató) függően más-más típusú behajtási engedély igényelhető. Az engedély típusa mellett feltüntetett összeget az igénylő személye és az időtartam együttesen határozza meg a szabályzatnak megfelelően.
4|Oldal
4. ábra A behajtási engedély típusának megadása
3.1.3. A belépési engedély érvényességének megadása Az éves bérlet érvényessége a következő év január 31-ig tart. Az éves időszaktól eltérő esetekben a behajtási engedély érvényességi idejének megadása az alábbi képernyőn történhet meg.
5. ábra A belépési engedély érvényességének megadása
3.1.4. Az igénylő adatainak megadása A rendszer automatikusan a kezdeményező adatait ajánlja fel az igénylő adatainak megadásakor. A rendszer sárga háttérszínnel jelöli meg azokat a még kitöltetlen mezőket melyek kitöltése szükséges az igénylési folyamat elindításában.
5|Oldal
Amennyiben az adatokat rögzítő (kezdeményező) más személy részére (igénylő) rögzíti az igénylési adatokat, a képernyőn felajánlott adatok felülírhatók (pl.: tanszéki munkatárs rögzíti a tanszék dolgozóinak igénylését).
Mező neve Név: Lakcím: E-mail cím: DEKA kártya: Rendszám 1: Rendszám 2: Számlát kér:
Mező jelentése A dolgozó/hallgató neve. Ez a név jelenik meg a pénzügyi osztály által kiállított számlán A dolgozó/hallgató lakcíme. Ez a cím jelenik meg a pénzügyi osztály által kiállított számlán A rendszer az itt megadott e-mail címre küldi el a kiegyenlítéssel kapcsolatos információkat Az igénylő Debreceni Egyetemi Kártya (DEKA) 16 karakter hosszú azonosító száma, amennyiben van A belépési engedélyhez tartozó gépjármű rendszáma A belépési engedélyhez tartozó második gépjármű rendszáma Kéri a számla kiállítás utáni eljuttatást az igénylő címére
3.1.4.1. Dolgozói igénylés
6. ábra Dolgozó adatainak megadása
Mező neve Szervezet: Dolgozókód:
Mező jelentése A szervezeti egység, ahol a dolgozónak munkaviszonya van A dolgozót a bérügyi rendszerben azonosító egyedi kód
6|Oldal
3.1.4.2. Hallgatói igénylés
7. ábra Hallgató adatainak megadása
Mező neve Kar: Neptun kód:
Mező jelentése A kar, ahol a hallgató a tanulmányait folytatja A hallgatót az egyetemi tanulmányi rendszerben azonosító egyedi kód
3.1.4.3. Kollégista hallgatói igénylés
8. ábra Kollégista hallgató adatainak megadása
Mező neve Kar: Kollégium: Neptun kód:
Mező jelentése A kar, ahol a hallgató a tanulmányait folytatja A kollégium, ahol a hallgató el van helyezve A hallgatót az egyetemi tanulmányi rendszerben azonosító egyedi kód
7|Oldal
3.1.4.4. Mozgáskorlátozott igénylés
9. ábra Mozgáskorlátozott adatainak megadása
Mező neve Mozgáskorl. ig.:
Mező jelentése Az igénylő mozgáskorlátozott igazolványának digitális másolata
3.1.5. Az igénylés adatainak áttekintése Az igénylés beadása előtt az igénylő még egyszer áttekintheti az igénylés adatait. Ezen a képernyőn kap tájékoztatást arról, hogy az igénylése először jogosultság ellenőrzésre (munkaviszony, hallgatói jogviszony, kollégiumi hallgató) kerül.
10. ábra Az igénylés adatainak áttekintése
8|Oldal
3.2. Az igénylés ellenőrzése A rendszerben kedvezményes behajtási engedélyek igényelhetők. Az igénylő jogosultságának ellenőrzését az Gazdasági Főigazgatóság Üzemeltetési osztálya végzi más egyetemi rendszerek információinak felhasználásával. A jogosultság ellenőrzésének eredménye alapján az igénylési folyamat a következő módon folytatódhat:
Az igénylő jogosult a kedvezményes behajtási engedélyre: a rendszer e-mail értesítést küld az igénylő által megadott címre, melyben megadja a banki átutalással és csekkes befizetéssel történő kiegyenlítéshez szükséges információkat. Az igénylő nem jogosult a kedvezményes behajtási engedélyre: a rendszer e-mail értesítést küld az elutasítás tényéről és lezárja az igénylés folyamatát.
3.3. Várakozás a pénzügyi rendezésre A folyamat az igénylő értesítése után várakozási fázisba kerül egészen addig, míg a banki átutalással vagy csekkel történt kiegyenlítés meg nem történik. Amikor a Pénzügyi osztály értesítést kap a befizetésről, az igénylési folyamat továbbléptetésével értesíti az Üzemeltetési osztályt a jogosultság aktiválhatóságáról.
3.4. Belépési jogosultság aktiválása Az Üzemeltetési osztály a Pénzügyi osztály befizetésről szóló értesítése alapján az igénylő adatait rögzíti a beléptető rendszerben. Az igénylő értesítést kap, hogy az adatok rögzítésre kerültek és a behajtás immár engedélyezett.
3.5. Számla kiállítása A Pénzügyi osztály kiállítja a számlát a behajtási engedélyről és postázza azt, ha az igénylő azt az igénylésében megjelölte.
A rendszerben csak magánszemélyek részére igényelhető behajtási engedély, ezért a Pénzügyi osztály csak az igénylő magánszemély számára tud számlát kiállítani.
9|Oldal
