ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PELAYANAN JASA PERBAIKAN DAN PENJUALAN SUKU CADANG PADA BENGKEL PRIMA JAYA MOTOR
BARRY ANTOPO 26209814 Dosen Pembimbing : Dr. Budi Prijanto
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah • Dalam menjalankan suatu usaha, perusahaan layaknya harus memiliki sistem yang terlihat nyata secara tersendiri. Hal tersebut bertujuan agar suatu perusahaan dapat terus berdiri dan mengikuti perkembangan zaman yang ada. • Namun pada kenyataannya di Indonesia, yang memiliki sistem yang baik hanya perusahaan-perusahaan besar saja, sedangkan perusahaan kecil menengah tidak memiliki sistem yang baik itu sehingga banyak perusahaan kecil menengah yang tidak mampu bertahan dalam perkembagan zaman ini. • Salah satu yang harus dibangun adalah sistem informasi akuntansi. Karena dengan sistem informasi akuntansi prosedur kerja perusahaan menjadi jelas, sehingga manajemen bisa mengambil keputusan secara tepat, serta dapat menilai dan memperbaharui sistem menjadi lebih baik lagi. • Salah satu perusahaan kecil menengah yang membutuhkan sistem informasi akuntansi itu adalah bidang usaha bengkel, karena usaha tersebut kini sedang berkembang pesat. Hal tersebut dapat terlihat dari banyaknya kendaraan bermotor di Indonesia yang semakin lama semakin bertambah jumlahnya, sehingga bengkel tentu saja akan banyak memiliki konsumen.
PENDAHULUAN B. Rumusan Masalah • Bagaimana proses pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang pada bengkel Prima Jaya Motor? • Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang bengkel Prima Jaya Motor? C. Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penulis membatasi masalah hanya menyangkut pada perancangan sistem informasi akuntansi pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang pada bengkel Prima Jaya Motor yang meliputi bagan alur dokumen (Flowchart), DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relationship Diagram), dan Normalisasi serta perancangan database.
PENDAHULUAN D. Tujuan Penelitian
• Untuk mengetahui bagaimana proses pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang pada bengkel Prima Jaya Motor. • Untuk mengetahui bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang pada bengkel Prima Jaya Motor.
LANDASAN TEORI 1. 2. 3. 4.
Pengertian Pelayanan Jasa Pengertian Sistem Pengertian Sistem Informasi Pengertian Sistem Akuntansi • Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi • Sistem Akuntansi Penjualan • Sistem Penjualan Tunai 5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 6. Konsep Umum Pengendalian 7. Sistem Pengendalian Intern 8. Diagram Arus Data ( Data Flow Diagram ) 9. Entity Relationship Diagram • Kardinalitas ( Cardinality ) 10. Perancangan dan Pengembangan Sistem 11. Siklus Hidup Pengembangan Sistem 12. Normalisasi • Tahapan Normalisasi 13. Penelitian Sejenis • ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA BENGKEL INTAN MULIA MOTOR. • ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI PADA ANEKA JAYA AUTOMOBIL. • PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI MENGGUNAKAN MODEL RESOURCE EVENT AGENT SEBAGAI ALAT BANTU PADA BENGKEL RESMI EDDY MOTOR.
METODOLOGI PENELITIAN 1. Objek Penelitian Objek dari penelitian ini adalah Bengkel Prima Jaya Motor, yang berlokasi di Jalan Raya Irigasi Cakung No. 205, Jakarta Timur. Bengkel Prima Jaya Motor memberikan pelayanan jasa perbaikan motor dan penjualan suku cadang motor yang berdiri sejak tahun 2006.
2. Data / Variabel Data yang digunakan dalam penelitian berupa data primer yaitu data berupa keterangan keterangan dari bagian - bagian yang terkait dalam pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang pada Prima Jaya Motor. 3. Metode Pengumpulan Data • Studi Lapangan • Studi Kepustakaan 4. Alat Analisis yang digunakan • Bagan Alur Dokumen (Flowchart) • Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) • Entity Relationship Diagram (ERD)
PEMBAHASAN Bagan Alur Dokumen Sistem Pelayanan Jasa perbaikan dan Penjualan Suku Cadang Bengkel PRIMA JAYA MOTOR Bagian Pengelola Kegiatan setiap hari
2 START
Bersama kunci Menerima pelanggan yang datang
Menghitung biaya perbaikan dan biaya penggantian suku cadang
Mencatat keluhan dan pergantian suku cadang dari pelanggan
Menerima kunci dan STNK sepeda motor dari pelanggan
Ket : PKB : Perintah Kerja Bengkel NP : Nota Pembayaran BS : Bukti Setor
Membuat NP 2 lembar
Menerima pembayaran dari pelanggan
Membuat dokumen PKB 3 lembar
PKB 1
PKB 2
NP 1
PKB 3
Menerima bukti setor dari bank
BS
N
END Pelanggan
1
Menyetorkan uang ke bank
NP 2
Bersama kunci dan STNK
Pelanggan Bersama kunci
Membuat Laporan
PKB 2
N
N
PEMBAHASAN Bagian Montir 1 Bersama kunci
PKB 2
Melakukan pekerjaan perbaikan dan penggantian suku cadang sesuai PKB 2
Melakukan pengecekkan ulang kondisi kendaraan dan penambahan suku cadang yang harus diganti Ya
Tidak
Mencatat pergantian suku cadang pada PKB 2
Melakukan penggantian suku cadang yang baru
Melakukan test drive
Ket : Bersama kunci
PKB 2
2
PKB : Perintah kerja Bengkel
PEMBAHASAN Evaluasi Sistem Akuntansi Pelayanan Jasa perbaikan dan Penjualan Suku Cadang Dalam sistem yang diterapkan oleh pihak bengkel terdapat fungsifungsi yang terkait, yaitu bagian pengelola dan bagian montir. Penulis menganalisis bahwa terdapat kelemahan sebagai berikut : 1. Bagian pengelola merangkap banyak tugas sebagai penerima pelanggan, menghitung biaya jasa perbaikan dan penjualan suku cadang, menerima pembayaran, membuat laporan penjualan serta melakukan penyetoran keuangan. 2. Kurangnya bagian-bagian yang diperlukan yang sesuai dengan fungsinya. 3. Akibat dari kelemahan tersebut, bisa terjadi kesalahan serta manipulasi yang dilakukan oleh pihak yang terkait, yang tentunya akan merugikan perusahaan.
PEMBAHASAN 1.
2.
3. 4.
Sistem Pengendalian Intern Struktur organiasasi, Bagian Pengelola seharusnya dijadikan beberapa bagian, yaitu Bagian Penerima Pelanggan, Bagian Kasir, Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi. Otorisasi dan prosedur pencatatan, agar tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan dapat dilaksanakan dengan tepat, maka perlu penyusunan formulir-formulir dan pencatatan yang baik dan tepat. Praktik yang sehat, yaitu setiap bagian melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab, yaitu Mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Karena akan mempengaruhi tingkat kinerja perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuannya.
PEMBAHASAN Bagan Alur Dokumen Sistem Pelayanan Jasa perbaikan dan Penjualan Suku Cadang Bengkel PRIMA JAYA MOTOR yang diusulkan
Bagian Penerima Pelanggan
Bagian Montir
START
1 Bersama kunci
Menerima pelanggan yang datang
PKB 1
Melakukan perbaikan dan penggantian suku cadang sesuai PKB 1
Menerima kunci dan STNK sepeda motor dari pelanggan
Melakukan pengecekan ulang kondisi kendaraan dan penambahan suku cadang yang harus diganti
Input data pelanggan, keluhan pelanggan dan permintaan penggantian suku cadang
Tidak
Ya
Mencatat penambahan penggantian suku cadang pada PKB 1
Mengembalikan STNK ke pelanggan
Melakukan penggantian suku cadang baru
Mencetak PKB 3 lembar Melakukan test drive
PKB 3 PKB 2 PKB 1 PKB 1
N
Bersama kunci
2 1
Ket : PKB : Perintah Kerja Bengkel Bersama kunci
3
PEMBAHASAN Bagian Kasir 2
3 Bersama kunci
PKB 1
PKB 2
Mencocokkan PKB 1 dan PKB 2
Menghitung biaya jasa perbaikan dan penggantian suku cadang
Menerima pembayaran dari pelanggan
Mengoperasikan mesin register
Ket : PKB : Perintah Kerja Bengkel SP : Struk Pembayaran
Mencetak SP 3 lembar
Mencap “LUNAS” pada SP 3 lembar
PKB 1 SP 2 PKB 2 SP 3 SP 1 Bersama uang 4 Pelanggan N
Bersama kunci
PEMBAHASAN Bagian Keuangan 4 Bersama uang
Bagian Akuntansi 5
6
SP 2
BS
Kegiatan Setiap hari PKB 1
PKB 1 SP 2
Menyetorkan uang ke bank Mencocokkan PKB 1, SP 2 dan BS
Mencocokkan PKB 1, SP 2 dan uang
Menerima bukti setor
Pembuatan Laporan Penjualan
Laporan Penjualan
BS
PKB 1 SP 2 BS
PKB 1 SP 2
6 5
Ket : PKB : Perintah Kerja Bengkel SP : Struk Pembayaran BS : Bukti Setor
N
END
PEMBAHASAN Perancangan Sistem Yang Diusulkan 1. Data Flow Diagram (DFD) a. Diagram Konteks 0 Sistem Pelayanan Jasa Perbaikan dan Penjualan Suku Cadang
STNK Pelanggan SP
LP
Pemilik
b. Diagram Zero
F. Suku Cadang
F. Jasa
F. Beli
SP
3P Pembuatan Laporan Penjualan
LP Pemilik
Data beli
F. Pelanggan
2 Pembuatan SP
Data suku cadang
PKB
Data pelanggan
Data jasa Data suku cadang
Data beli
SP
1 Pembuatan PKB
Data jasa
STNK Pelanggan
Data beli
Ket: STNK : Surat Tanda Nomor Kendaraan SP : Struk Pembayaran PKB : Perintah Kerja Bengkel LP : Laporan Penjualan
PEMBAHASAN c. Diagram Level • Diagram level 1 proses 1 1.1P Input Data Pelanggan
Data pelanggan
SP
1.2P Input Keluhan Pelanggan
PKB
1.3P Pencetakan PKB
2
Data suku cadang
STNK Pelanggan
F. Pelanggan
Data jasa
F. Jasa
Data beli
F. Suku Cadang
Data beli
F. Beli
• Diagram level 1 proses 2 2.1P Validasi Data
2.2P Pencetakan SP
SP
3
Data suku cadang F. Suku Cadang Data jasa
F. Jasa
Data beli F. Beli Data beli
Data beli
PKB 1
Ket: STNK : Surat Tanda Nomor Kendaraan SP : Struk Pembayaran PKB : Perintah Kerja Bengkel
PEMBAHASAN 2. Entity Relationship Diagram (ERD) Hrg_Suku_Cdg
Kd_Suku_Cdg*
Jmlh_Suku_Cdg Nm_Suku_Cdg
SUKU CADANG
Nm_Jasa
N
Kd_Jasa*
Jns_Mtr
Hrg_Jasa No_Telp
Jmlh_Byr No_Polisi_Mtr**
M PELANGGAN
beli
N
M Kuantiti Tgl_Transaksi Nm_Plgn No_Polisi_Mtr*
Kd_Sp* Kd_Jasa**
Kd_Suku_Cdg**
JASA PERBAIKAN
PEMBAHASAN 3. Normalisasi a. Bentuk Tidak Normal ( Unnormal ) Tgl_Transaksi Kd_Suku_Cdg Nm_Jasa Kd_Suku_Cdg Nm_Plgn Kd_Sp Jmlh_Suku_Cdg Kd_Jasa No_Polisi_Mtr Kd_Jasa Nm_Suku_Cdg Hrg_Suku_Cdg Hrg_Jasa No_Telp Jns_Mtr No_Polisi_Mtr Kuantiti Jmlh_Byr
PEMBAHASAN b. Bentuk Normal Kesatu ( 1NF ) Tgl_Transaksi Nm_Jasa Kd_Suku_Cdg* Nm_Plgn Kd_Sp* Jmlh_Suku_Cdg No_Polisi_Mtr* Kd_Jasa* Nm_Suku_Cdg Hrg_Suku_Cdg Hrg_Jasa No_Telp Jns_Mtr Kuantiti Jmlh_Byr
PEMBAHASAN
PEMBAHASAN 4. Struktur Tabel Database Tabel Pelanggan Yang Diusulkan
Tabel Jasa Perbaikan Yang Diusulkan
PEMBAHASAN Tabel Suku Cadang Yang Diusulkan No.
Nama Field
Type
Field Size
Description
1
Kd_Suku_Cdg*
Text
5
Kode Suku Cadang
2
Nm_Suku_Cdg
Text
20
Nama Suku Cadang
3
Hrg_Suku_Cdg
Currency
"Rp "#,###.00
Harga Suku Cadang
4
Jmlh_Suku_Cdg
Number
Byte
Jumlah Persediaan Suku Cadang
Tabel Beli Yang Diusulkan No.
Nama Field
Type
Field Size
Description
1
Kd_Sp*
Text
10
Kode Struk Pembayaran
2
Tgl_Transaksi
Date/Time
Medium Date
Tanggal Transaksi
3
Kd_Jasa**
Text
5
Kode Jasa Perbaikan
4
Kd_Suku_Cdg**
Text
5
Kode Suku Cadang
5
No_Polisi_Mtr**
Text
10
Nomor Polisi Motor
6
Jmlh_Byr
Currency
7
Kuantiti
Number
"Rp "#,###.00 Byte
Jumlah yang harus dibayar Kuantiti yang dibeli
PEMBAHASAN 5. Desain Dokumen yang Diusulkan a. Perintah Kerja Bengkel ( PKB )
PEMBAHASAN b. Stuk Pembayaran
KESIMPULAN • Dari sistem dan prosedur yang berjalan pada Bengkel Prima Jaya Motor terdapat tugas dan tanggung jawab dari fungsi-fungsi yang terkait, yaitu bagian pengelola dan bagian montir. • Sistem informasi akuntansi pelayanan jasa dan penjualan suku cadang pada Bengkel Prima Jaya Motor berjalan kurang efektif, hal tersebut terjadi karena bagian pengelola merangkap beberapa pekerjaan yang seharusnya di pegang oleh bagian yang berbeda. Selain itu prosedur di Bengkel Prima Jaya Motor masih bersifat manual atau belum terkomputerisasi. Kelemahan-kelemahan tersebut tentu dapat memicu terjadinya kesalahan dan manipulasi yang dilakukan oleh karyawan. • Perancangan sistem informasi akuntansi pelayanan jasa perbaikan dan penjualan suku cadang yang diusulkan penulis diharapkan mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang disebutkan di atas.
