Balance mérlegelő program Felhasználói kézikönyv
BALANCE 1.3
1/63
Tartalomjegyzék 1. Bevezető..............................................................................................................................3 A rendszer rövid jellemzése .................................................................................................3 A program főbb tulajdonságai ..............................................................................................3 2. A program használatba vétele ..........................................................................................4 3. A mérésről általában ..........................................................................................................6 4. A főmenü elemei.................................................................................................................7 5. Bejelentkezés......................................................................................................................8 6. Jelszó megváltoztatása .....................................................................................................8 7. Mérleg kiválasztása – Szelektor......................................................................................10 Mérleg kiválasztása............................................................................................................10 A Szelektor, azaz a kiválasztás általános működése .........................................................11 Új törzsadat – elem felvételének indítása a Szelektorból ...................................................12 A kiválasztást gyorsító keresés funkció..............................................................................12 8. Mérlegjegy készítés..........................................................................................................13 Mérlegjegy készítés menü..................................................................................................14 A kötelező mezők kitöltése.................................................................................................16 Új mérlegjegy készítésének lépései – áttekintés................................................................16 Új mérlegjegy elkészítésének lépései részletesen .............................................................19 Fuvarozó adatai..................................................................................................................21 Címzett adatai ....................................................................................................................21 Vevő - szállító adatok .........................................................................................................22 Vevő adatai ........................................................................................................................22 Szállító adatai.....................................................................................................................23 Cikk adatok – sarzsi és göngyölegkezelés.........................................................................24 Mérési adatok (mérlegjegy) mentése – nyomtatása ..........................................................26 9. Kész mérlegjegy keresése...............................................................................................28 10. Mérés ...............................................................................................................................29 Mérés alapesetben beszállítás esetén ...............................................................................29 Mérés alapesetben kiszállítás esetén ................................................................................32 Mérés ismert tárával ...........................................................................................................35 Utólagos mérés ..................................................................................................................37 Speciális mérés ..................................................................................................................38 11. ERP szinkronizáció ........................................................................................................39 12. Alapadatok karbantartása .............................................................................................41 Alapadatok .........................................................................................................................41 Mérleg adatok.................................................................................................................42 Gépjármű adatok ............................................................................................................45 Partner alapadatok .........................................................................................................47 Cikk adatok.....................................................................................................................50 Szótár adatok .................................................................................................................53 13. Adminisztráció................................................................................................................54 Beállítások..........................................................................................................................54 Aktiválás .............................................................................................................................56 Profilok ...............................................................................................................................58 Felhasználók kezelése .......................................................................................................60 Felhasználó adatainak megváltoztatása ............................................................................61 Felhasználó törlése ............................................................................................................61 Felhasználó jogosultságának megtekintése.......................................................................62 Jelszó módosítása..............................................................................................................62 14. Segítség ..........................................................................................................................63
2/63
1. Bevezető A Balance program feladata, hogy az ipari mérlegek (például hídmérlegek, raktári mérlegek) forgalmának gyors kiszolgálásához, egyszerűen kezelhető és stabil hátteret biztosítson. A Balance program nagymértékben megkönnyíti mérlegek használatát és a raktári cikkek kezelését. Használata egyszerű, többnyelvű (alapból magyar és angol, de a megrendelő kívánsága szerint bővíthető). Windows környezetben futtatható. A program portai és raktári mérlegeknél ki- és bemenő mérlegelési feladatok megoldására készült; kommunikál a mérleggel, és az innen bejövő adatokat dolgozza fel, de rögzíthető utólagosan a mérlegelés (nem hiteles mérés). A mérés során bármilyen szükséges adat pár kattintással felvihető az „Alapadatok“ menüpontból. A mérés után mérlegjegy bizonylat, szállítólevél, vagy számla nyomtatható. A kész mérlegjegy adatok egy adatállományban kerülnek tárolásra. A mérlegelés során keletkezett adatok felhasználhatóak, közvetlenül importálhatóak a vállalat általános vállalatirányítási rendszerébe (ERP rendszertől függően szükséges illesztés elkészítése után), ily módon lehetővé téve egy percre készen töltött adatbázis létrehozását, mely jelentős mértékben megkönnyíti a naprakész nyilvántartás vezetését, annak lekérdezését. A kézzel kitöltött mérlegjegyeket felváltja az elektronikus, könnyen visszakereshető, további feldolgozásra alkalmas, és akár a többször is nyomtatható változat.
A rendszer rövid jellemzése • • • •
a szállítmányok, rakományok, cikkek tömegének meghatározása, mérési módszertől függően egy, vagy több méréssel, bizonylatkiadáshoz szükséges adatok kezelése, a mérés során bármilyen szükséges adat egy kattintással felvihető, azonnali bizonylatkiadás, adatok rögzítése, továbbítása vállalatirányítási rendszerbe
A program főbb tulajdonságai • • • • • • • •
Könnyű kezelhetőség, Ki- és beszállítások rögzítése, Bérmérés, „Idegen mérés“ Adatok tárolása biztonságos adatállományban Göngyöleg kezelése Felhasználók kezelése Jelszóvédelem illetéktelen használat ellen Szinte mindegyik mérleg illeszthető hozzá használatával.
3/63
a
megfelelő
illesztőprogram
2. A program használatba vétele Alapértelmezésben a felhasználóhoz a Balance próbaverziója (demó) kerül. A próbaverzió kötöttségei a következők: 1. Maximum 30 napos, nem meghosszabbítható programhasználat: az első programindításkor eltárolódik a használat kezdetének dátuma, innen számolódik a 30 nap. Függetlenül attól, hogy a felhasználó ez alatt az időszak alatt hányszor lép be a programba, 5 naponként (10 nap alatt naponként) figyelmeztető üzenet jelenik meg, ami felhívja a figyelmet a lejárat közeledő idejére. 2. Törzsadat – mennyiségi korlátozások: a rendszerbe maximum 1 darab mérleg, 5 darab cikk, gépjármű, ill. partner, és maximum 10 darab mérlegjegy adatai rögzíthetők. 3. Mérlegjegy – korlátozások: a mérési adatok a mérlegjegyhez nem hitelesként kerülnek eltárolásra, illetve a mérlegjegy nyomtatásakor egy nagy „DEMO” felirat is nyomtatásra kerül, így jelezve a verzió típusát. A próbaverzió kötöttségei a regisztrálási és aktiválási folyamat eredményeképp a regisztrált változatban természetesen eltűnnek. A program teljes körű használatba vételéhez szükség van egy aktiválási kódra, amely az R-BIS Kft honlapján (www.r-bis.hu) kérhető. Ezt nevezzük aktiválási folyamatnak, amit egy regisztrációnak kell megelőznie. Az aktiválási folyamat első lépése a honlap meglátogatásakor a honlapra történő bejelentkezés (regisztráció alapján), amelyhez szükség van felhasználói névre és természetesen bejelentkezési jelszóra is (ezeket a honlapra történő regisztráció során kapja meg a felhasználó). A honlap megfelelő gombjára történő kattintás után megjelenő Balance regisztrációs ablakban meg kell adni a regisztráció által tartalmazott adatokat (licenc tulajdonos rövid neve, hosszú neve, címe, mérlegek maximális száma, kiválasztott mérlegfajták). A fizetési feltételek teljesülése után, az aktiválási folyamat eredménye egy 32 karakterből álló, 8 darab 4 karakteres csoportra osztott ún. aktiválási kód generálása, amelyet a felhasználó az általa megadott további regisztrációs adatokkal együtt kap kézhez e-mail-ben. Az aktiválási kód kézhezvétele után be kell lépni a Balance program próbaverziójába (ld. Bejelentkezés fejezet), és el kell indítani az „Adminisztráció” főmenü „Aktiválás” menüpontját (ld. még: Adminisztráció / Aktiválás fejezet).
4/63
A szerkesztési üzemmódba váltás után az aktiválási kulccsal együtt megkapott adatokat, valamint az aktiválási kulcsot, az engedélyezett mérlegeket, és a maximális mérlegszámot a Beállítások ablak megfelelő mezőibe be kell írni. A „Mentés” gombra kattintással a rendszer ellenőrzi a beírt adatok és az aktiválási kulcs megfelelőségét. Ha sikeres a regisztráció, akkor egyből feloldja a próbaverzió kötöttségeit, ha nem, akkor hibaüzenetet ad (felhívja a figyelmet a regisztrációs adatok és az aktiválási kulcs pontos megadásának fontosságára). A regisztrálás folyamata ezzel lezárul, a „Beállítások” ablak bezárásával a regisztrált program teljes funkcionalitással használatba vehető.
5/63
3. A mérésről általában A Balance három üzemmódot különböztet meg. Használhatjuk csak portai (hídmérleg), csak raktári vagy mindkét üzemmódban egyszerre: 1. A portai üzemmódban (a mérlegjegy rögzítése előtt „hídmérleg” típusú mérleget választ ki a felhasználó) a gépjárművet általában kétszer mérik meg, kiszállítás esetén üresen, majd megrakodva, vagy beszállítás esetén fordított sorrendben. A nettó tömeg így a két mérés értékének különbsége lesz. 2. A raktári üzemmódban (a felhasználó „raktári mérleg” típusú mérleget választ ki) a göngyölegek tára súlya és a darabszám ismeretében történik a mérés. 3. A harmadik üzemmód az első kettő közös használatát jelenti, vagyis mindkét típussal meghatározott mérleg esetében mind a portai, mind a raktári üzemmód használható attól függően, hogy a felhasználónak pontosan melyikre van szüksége. A mérleghez érkező járművet, (vagy göngyöleget, árut) alapesetben két alkalommal kell megmérni, üresen, majd megrakodva, vagy beszállítás esetén fordítva. Ez a legpontosabb mérési módszer. A második mérés után mérlegjegy (lezárt, kész méréseket igazoló bizonylat) készíthető „Szállítólevél”, vagy „Számla” formájában. A mérlegelésnek három fajtáját különböztetjük meg: 1. Mérés alapesetben: a portához érkező járművet két alkalommal kell megmérni, üresen, majd megrakodva, vagy beszállítás esetén fordítva. Ez a legpontosabb mérési módszer, a nettó tömeg (a szállítmány, cikk, súlya) az első és a második mérés értékének a különbsége lesz. 2. Mérés ismert tárával: ebben az esetben csak egy mérést végzünk. Amennyiben a jármű (vagy göngyöleg) üres tömege, „Tára súlya” ismert, és nem feltétlenül szükséges a pontos mérés - kevésbé értékes anyag mérésekor -, a tára adatot a mérleg kezelője megadhatja. Ismert gépjármű (vagy göngyöleg) esetén már a rendszám vagy a „Kódszám” beírása után automatikusan betöltődnek a szükséges adatok. Ekkor a nettó tömeg a mért és a beírt érték különbsége lesz. 3. Láncolt mérés: több mérést végzünk, több anyagot lehet fel vagy lerakni, amelyek azonos bizonylatra kerülnek. A járművel több egységben történik meg az áruk rakodása. Ennek iránya le ill. felrakodás lehet. Jellegzetessége, hogy a mérést tekintve bruttó / tára típusú mérésekből áll, de a következő mérés minden esetben az előző mérésből adódik (annak bruttó vagy táramérése) A mért gépjármű, göngyöleg vagy cikk súlyát, a program felületéről olvashatjuk le, ezt a felhasználó nem tudja kézzel módosítani. A kiegészítő adatok az „Adatállományból” kerülnek felvételre.
6/63
4. A főmenü elemei
Az ábrán látható a Balance program főmenüje. A menüpontok felépítése a következő (vastaggal jelöltük a főmenü – elemeket): Program • Kijelentkezés • Kilépés Mérlegjegy készítés Alapadatok • Szótár adatok • Mérleg adatok • Gépjármű adatok • Partner adatok • Cikk adatok Adminisztráció • Beállítások • Aktiválás • ERP szinkronizáció • Profilok • Felhasználók Segítség • Segítség • Névjegy
7/63
5. Bejelentkezés A Balance alkalmazásba való bejelentkezéshez indítsa el a „Start menü”- ben a „Balance” menüpontban található „Balance” parancsikont, vagy az Asztal „Balance” feliratú parancsikonját. Ha a program sikeresen kapcsolódott az adatbázishoz, akkor a következő ablak jelenik meg:
A bejelentkezéshez a következő lépéseket kell megtennie: 4. Adja meg a felhasználói nevét a „Felhasználói név” mezőben. Ügyeljen a kisés nagybetűk használatára. 5. Az első belépés az Admin felhasználóval és „Admin1” jelszóval történhet meg, további felhasználókat az „Adminisztráció/Felhasználók” menüpont alatt adhat hozzá a rendszerhez. További információk: ld. „Adminisztráció/Felhasználók kezelése” fejezet. 6. Az újonnan felvitt felhasználók alapértelmezett jelszava: „balance”. Első bejelentkezéskor ezt a jelszót kell megadni, amelyet azonnal meg is kell változtatni. 7. Válassza ki a program nyelvét a „Nyelv” mezőben. A következő lehetőségek közül választhat: a. Magyar b. Angol 8. Kattintson a „Belép” gombra.
6. Jelszó megváltoztatása A jelszó megváltoztatását a bejelentkezés során lehet megtenni.
8/63
A jelszó megváltoztatásához a következő lépéseket kell megtennie: 1. Adja meg a felhasználói nevét a „Felhasználói név” mezőben. Ügyeljen a kisés nagybetűk használatára. 2. Adja meg a jelszavát a „Jelszó” mezőben. Ügyeljen a kis- és nagybetűk használatára. 3. Kattintson a „Változtat” gombra. Ha helyesen adta meg a felhasználói nevét és jelszavát, akkor a következő ablak jelenik meg:
4. Adja meg a jelszavát a „Jelenlegi jelszó” mezőben. Ügyeljen a kis- és nagybetűk használatára! 5. Adja meg az új jelszavát az „Új jelszó” mezőben. Ügyeljen a kis- és nagybetűk használatára! Az új jelszónak minimum két karakternek kell lennie. 6. Adja meg még egyszer az új jelszavát az „Új jelszó” mezőben. Ügyeljen a kisés nagybetűk használatára! 7. Kattintson a „Mentés” gombra. 8. Ha mégsem szeretné megváltoztatni jelenlegi jelszavát, kattintson a „Mégse” gombra. Megjegyzés: első bejelentkezéskor az alapértelmezett jelszó (balance) megadása után a program addig nem engedi belépni a felhasználót, amíg ezt az alapértelmezett jelszót ezzel az ablakkal meg nem változtatja. Ez az Admin felhasználóra nem vonatkozik.
9/63
7. Mérleg kiválasztása – Szelektor Az alapadatok kiválasztását segíti elő a Balance program „Szelektor” eszköze.
Mérleg kiválasztása A bejelentkezési adatok elfogadása után – de csak abban az esetben, ha a Balance alapadatok közé több mérleg is rögzítésre került – megjelenik a „Mérleg kiválasztása” ablak:
A felhasználónak ebben az ablakban ki kell választania azt a mérleget, amellyel a mérést el szeretné végezni. Fontos: ha csak egy létrehozott mérleg szerepel az adatbázisban, akkor ez a szelektor ablak természetesen nem jelenik meg, a program automatikusan az adott mérleget fogja használni. Ha még egy mérleg sincs rögzítve a rendszerben, akkor megjelenik a „Mérleg alapadatok” ablak, és a felhasználónak lehetősége nyílik a mérleg(ek) felvételére (ld. „Mérleg adatok” fejezet, 38. o). A kiválasztást, illetve a megszakítást az eszköztár megfelelő gombjaival, a kiválasztott elemen végrehajtott dupla egérkattintással, valamint az Enter, illetve Escape billentyűk használatával lehet végrehajtani.
10/63
A Szelektor, azaz a kiválasztás általános működése A Szelektor ablak a „Mérlegjegy készítése” ablak működése közben használható a felhasználó által már korábban tárolt törzsadatok gyorsabb, szemléletesebb kereshetősége érdekében.
Az ablak a következő alapadatok gyorsabb kiválasztását segíti elő: • Cikkek (göngyölegek és cikkek) • Gépjárművek • Mérlegek • Partnerek (típusonként szűrve) • Partner címek (kiválasztott partnerhez kapcsolódóan) • Sarzsik (a sarzsi kezelés funkció bekapcsolt állapota esetén) Mint az a képen is látható, a Szelektor ablakának területe három fő részre oszlik, az eszköztárra, a rendelkezésre álló elemek listájára és a keresőmezőre. Az eszköztár segítségével lehet elemet felvenni, kijelölni, elvetni, ill. a Súgót előhívni. A rendelkezésre álló elemek listájából egyszerre csak egy elem jelölhető ki. A lista rendezettségét a címsor vastagon jelzett eleme mutatja (pl. képünkön a partnerek a „Rövidnév” mező alapján rendezettek). A rendezés módosítása a címsorra kattintással, vagy a balra illetve jobbra nyilakkal végezhető el, a lista bármely oszlopa alapján rendezhető, növekvő sorrendben. A kiválasztást, és a megszakítást az eszköztár megfelelő gombjaival, dupla egérkattintással, ill. az Enter, Escape billentyűk használatával lehet végrehajtani. Megjegyzés: az ablak szélessége mindig a megjelenítendő alapadatok listájának (a legfontosabb tulajdonságok megjelenése) terjedelmétől függően változik.
11/63
Új törzsadat – elem felvételének indítása a Szelektorból Az eszköztár új elem felvételét segítő ikonjának megnyomása után a Balance program lehetőséget biztosít a felhasználó számára új törzsadat – elem felvételére a megfelelő törzsadat – kezelő ablak automatikus megnyitásával. Új elem felvételére a következő alapadatok esetében nyílik mód (a Mérlegjegy ablakból indítva) a kiválasztás közben: • Cikk (göngyöleg) alapadatok • Gépjármű adatok • Partner adatok A törzsadat – kezelő ablakok működése megváltozik ezekben az esetekben: a Szelektorból érkező kérésnél csak egy új elem felvételére van lehetőség. A korlátozások a következők: • Cikkek (göngyölegek) esetében szűrés a megfelelő típusra (tehát vagy csak cikkek, vagy csak göngyölegek jelennek meg az ablakban, és ezt nem is lehet módosítani). •
Partnerek esetében szűrés a megfelelő típusra, és ezt nem is lehet módosítani.
•
A „Végrehajtás” gombra kattintáskor a Mérlegjegy ablak (ahonnan a kiválasztást indítottuk) megkapja az újonnan felvett elem adatait, és a törzsadat – kezelő ablak (és ezzel együtt a Szelektor ablak is) automatikusan bezáródik.
A kiválasztást gyorsító keresés funkció A Szelektor ablak alsó részén található keresőmező lehetővé teszi a felhasználó számára a keresést az aktuálisan rendezett oszlop sorainak tartalmában. Amint a Balance program felhasználója egy billentyűt lenyom (vagyis változik a keresőmező tartalma), a Szelektor megkeresi a legelső egyező (vagy részlegesen egyező) szöveget a rendezettség oszlopának soraiban, és kijelöli az adott sort. A keresés független a kis- és nagybetűktől, tehát a keresőmező tartama és a lista tartalma nem érzékeny a kis- és nagybetűkre, egyaránt keres mindkettővel. A kereső mezőn a balra illetve jobbra nyilak lenyomásával módosítható az elemek listájának rendezése, a felfelé illetve lefelé nyilak hatására pedig módosítható a kijelölés. A nyilak lenyomása után a keresőmező természetesen ugyanúgy működik. Az Enter és Escape billentyűk a keresőmezőn is használhatók, ilyenkor a keresés által kijelölt sor lesz a kiválasztott elem a Szelektor ablak bezárásakor.
12/63
8. Mérlegjegy készítés A mérlegjegy, azaz a lezárt, kész méréseket kísérő alapbizonylat készítése. A mérés után a nyomtatható bizonylat szállítólevél vagy számla. A program sikeres indítása után a Balance program felületén a „Mérlegjegy készítés” ablak jelenik meg, vagy a főmenüben válassza a „Mérlegjegy készítés” gombot.
A „mérlegjegy készítése” adatlap önálló, bekeretezett adatcsoportokat tartalmaz.
13/63
Az említett adatcsoportok mögött ún. törzsadat táblák (adatállomány) található. Ezek előre feltölthetők a szükséges adatokkal, így a mérési adatlapra könnyen előhívhatók.
Amennyiben jármű adatai már szerepelnek az adatállományban, akkor például a rendszám mező melletti ikonra kattintva, kiválaszthatja a listából (lásd Szelektor működése fejezet).
Mérlegjegy készítés menü A „mérlegjegy készítés” ablak menüsorának gombjai fölé helyezi az egérmutatót, akkor a program kiírja a azok funkcióit.
Az „Új mérlegjegy” gomb megnyomásával kezdhet az új mérlegjegy megírásához.
A „Mérlegjegy szerkesztése” gomb megnyomásával egy már meglévő mérlegjegyet szerkeszthet-módosíthat. Egy mérlegjegy addig szerkeszthető, amíg ki nincs nyomtatva (küldés). Utána ez a gomb már nem elérhető ehhez a mérlegjegyhez. 14/63
A „Mérlegjegy törlése” gomb megnyomásával törölheti a mérlegjegyet, amin épp dolgozott, illetve amelyiket előkereste az adatállományból. Egy mérlegjegy addig törölhető, amíg ki nincs nyomtatva (küldés). Utána ez a gomb már nem elérhető ehhez a mérlegjegyhez.
A „Mérlegjegy keresése” gomb megnyomásával keresgélhet az adatállományban tárolt mérések, mérlegjegyek között.
A „Mérlegjegy nyomtatása” gomb megnyomásával nyomtathatja ki az elkészült mérlegjegy bizonylatot, szállítólevél vagy számla formájában.
A „Végrehajtás” gomb megnyomásával a mérlegjegy adatai a megfelelő ellenőrzések után (kötelező mezők kitöltöttsége, egymástól függő kitöltöttségek, stb.) mentésre kerülnek az adatbázisba.
A „Mégse” gomb megnyomásával, a mérlegelés tetszőleges ponton megszakítható, ha valamilyen ok miatt a mérlegelés végrehajtására mégsem kerül sor..
A „Kilépés” gomb megnyomásakor a program ellenőrzi, hogy voltak-e változtatások az adatok körében, ha igen, akkor rákérdez a mentésre, mivel a gomb hatásaként az ablak bezáródik, persze a felhasználó válaszától függően.
15/63
A kötelező mezők kitöltése A beviteli mezők közti egyszerű navigálást a TAB billentyűk könnyítik meg! A mezők kitöltése közben van lehetőség új partner, cikk, gépjármű felvételére, ezt a „…” gombokra kattintás után megjelenő Szelektor segítségével tehetjük meg. Az adatok megadását legördülő listák segítik, amelyekben az adatbázisban fellelhető összes törzsadat szerepel!
Új mérlegjegy készítésének lépései – áttekintés A „Mérlegjegy készítés” menüpontra és az „Új mérlegjegy” eszköztár – gombra kattintás után a felhasználó a következő lépésekkel tudja rögzíteni a mérlegjegyet: 1. Irány megadása (be v. ki): a mérés végrehajtásához elengedhetetlen. A lépés részletes leírása megtalálható jelen dokumentáció 20. oldalán, a 2. pontban. 2. Gépjármű vagy göngyöleg adatainak megadása: a méréshez használt mérleg típusától függ a láthatóság, Szelektor segíti az adat könnyebb kiválasztását. A lépés részletes leírása a 20 – 21. oldalon található, a 3 – 7. pontokban. 3. Fuvarozó, fuvarozó címének megadása: kód beírásával vagy Szelektorral. A részletes leírás a 22. oldalon van, a „Fuvarozó adatai” fejezetben. 4. Címzett adatainak megadása: kód beírásával vagy Szelektor segítségével. A részletes leírás a 22. oldalon van, a „Címzett adatai” fejezetben. 5. Vevő (kimenő áru esetén) vagy a szállító (bejővő áru esetén) adatainak megadása: kód beírásával vagy Szelektor segítségével (szállítónál az „ua. mint a fuvarozó” jelölőnégyzettel a fuvarozó adatai átvehetőek). A részletes leírás a 23. oldalon található, „Vevő – szállító adatok” fejezetben. 6. Cikk adatok megadása: kód beírásával vagy Szelektor segítségével (a kapcsolódó ártípus és az aktuális időszakra megadott ár automatikus kiszámolása). Sarzsiszám megadása esetén automatikusan kiválasztódik. Cikk göngyöleg megadása a „Göngyöleg” gomb segítségével lehetséges. 7. Mérés típusának kijelölése: bizonyos esetekben automatikusan megtörténik (pl. mérés ismert tárával v. második mérés), ilyenkor érdemes ellenőrizni, hogy a megfelelő méréstípust jelölte-e ki a rendszer. A méréssel kapcsolatos további információk (típus, speciális mérések, bizonylat típusok, mérés folyamata) a 27. oldalon találhatók a „Mérés” fejezetben (10. fejezet). 8. Speciális mérések meghatározása (opcionális): idegen mérésnél és/vagy utólagos rögzítésnél a megfelelő jelölőnégyzetre kattintással jelölni kell az esetet.
16/63
9. Bizonylat típus kijelölése (alapértelmezésben nincs): szállítólevél vagy számla esetében meg kell változtatni a kijelölést (a „Szállítólevél” vagy „Számla” elemet kell kijelölni). Ha nem a „Nincs” értéket jelöli ki a felhasználó, akkor a „Bizonylat száma” mezőben meg kell adnia a szállítólevél vagy számla sorszámát. 10. Mérés: ha elérhető (a mérleg hiba nélkül kapcsolódik a rendszerhez és adatszolgáltatásra képes), akkor a „Mérés” gombra kattintással elvégezhető a mérés. Kézi adatmegadáskor a megfelelő mezőt ki kell tölteni ebben a lépésben. 11. Mérlegjegy mentése: a mérési adatok megadása után a „Végrehajtás” gombra kattintással lehet a mérlegjegyet menteni. A mentés előtt a program ellenőrzi, hogy minden, a felhasználó által megadott adat rendben van-e. Ha hibát talál, akkor hibaüzenettel jelzi és a problémás területre irányítja a felhasználó figyelmét. Ha a program nem talál hibát, akkor végrehajtódik az adatok mentése. Részletes információk a 24. oldalon találhatók, a „Mérési adatok (mérlegjegy) mentése – nyomtatása” fejezet írja le részletesen ezt a lépést. 12. Mérlegjegy nyomtatása: a mérlegjegy mentése után a felhasználónak lehetősége nyílik a mérlegjegy azonnali nyomtatására (a rendszer megkérdezi, hogy kívánja-e nyomtatni az aktuális mérlegjegyet). A következő oldalon a mérlegelés folyamatábrája látható!
17/63
18/63
Új mérlegjegy elkészítésének lépései részletesen
1. Kattintson az új mérlegjegy gombra. 2. Adja meg a szállítás irányát, jelölje ki a „Be” vagy „Ki” feliratú mezőt. A „Mérés” gomb addig biztosan nem elérhető, amíg az irány nincs kiválasztva. Az irány kiválasztásának hatásaként (ha van hibátlan mérleg kapcsolat és nem utólagos a mérés) a „Mérés” gomb elérhetővé válhat, valamint iránytól függően a Vevő/Szállító fül automatikusan kiválasztásra kerül.
3. A következő részben két lehetőség közül választhat: gépjármű mérése esetén kattintson a „Gépjármű” fülre, göngyöleg mérése esetén kattintson a „Göngyöleg” fülre. A fülek láthatósága a kiválasztott mérleg típusától függ: hídmérleg esetén a „Gépjármű”, míg raktári mérleg esetén a „Göngyöleg” fül lesz látható.
4. Gépjármű mérése esetén az „Rsz.” mezőbe írja be a mérni kívánt gépjármű forgalmi rendszámát. Amennyiben a jármű adatai már szerepelnek az adatbázis gépkocsi törzsadatai között, akkor a rendszám mező melletti gombra kattintva kiválaszthatja a listából (a Szelektor „Új” gombja segítségével akár új járművet is felvehet úgy, hogy a „Mérlegjegy készítése” ablakot nem kell bezárnia). Mint ismert, adatállományban szereplő jármű esetén a rendszám beírása után a táblázatban szereplő tára érték automatikusan bekerül a „Tára” mezőbe. Téves, hibás adatok felvitele esetén az adatok egyszerűen újra kiválasztással, felülírhatók a helyes adatokkal. 5. A „Tára” mezőbe írja be a gépjármű önsúlyát és az „Me.” mezőbe a mértékegységet. Amennyiben a jármű üres tömege ismert, és nem feltétlenül szükséges a pontos mérés („Mérés ismert tárával” esetén), akkor a tára kézzel megadható. Ekkor a nettó tömeg a mért és a beírt érték különbsége lesz. A gépjárművek tára értéke is felvehető a „Gépkocsi adatok” adatállományba. Amennyiben a jármű adatai már szerepelnek az adatállományban, akkor a rendszám „Rsz.” mező melletti ikonra kattintva előkeresheti. Már ismert, 19/63
adatállományban szereplő jármű esetén, a rendszám beírása után automatikusan a táblázatban szereplő tára érték bekerül a „Tára” mezőbe.
6. Göngyöleg mérése esetén az „Kód.” mezőbe írja be a mért göngyöleg kódját. A „Név” mezőbe írja be a mért göngyöleg önsúlyát és az „Me.” mezőbe a mértékegységet, majd a „Darab” mezőbe a göngyöleg(ek) darabszámát. Amennyiben a göngyöleg adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a „Kód„ mező” melletti ikonra kattintva kiválaszthatja a listából. Már ismert, adatállományban szereplő göngyöleg, ún. fix tárás göngyölegek, pl. ládák, raklapok, konténerek esetén, a kódszám beírása után, automatikusan a táblázatban szereplő adatok bekerülnek a „Tára” és „Név” mezőkbe. 7. A már az adatbázisban tárolt gépjármű vagy göngyöleg kiválasztása (és az adatok automatikus beírása) után a rendszer ellenőrzi, hogy az adott gépjárműre vagy göngyölegre volt-e már első mérés rögzítve a rendszerben. Ha igen, akkor betölti az előző mérés adatait a mérlegjegy-adatokhoz, és kijelöli a második mérést alapértelmezettnek.
20/63
Fuvarozó adatai
1. Írja be a fuvarozó kódszámát a „Partner kód” mezőbe. Amennyiben a fuvarozó adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a „Partner kód” mező melletti ikonra kattintva kiválaszthatja a listából (esetleg új fuvarozót is felvehet a Szelektor „Új” gombjának segítségével, még a mérlegjegy készítése közben). Már ismert, adatállományban szereplő fuvarozó esetén, a kódszám beírása után, automatikusan a táblázatban szereplő adatok bekerülnek a „Rövidnév” és „Név” mezőkbe, a partner alapértelmezett címe pedig megjelenik a cím mezőknél. Téves, hibás adatok felvitele esetén az adatok egyszerűen, újra kiválasztással felülírhatók a helyes adatokkal. 2. Írja be a fuvarozó nevét a „Név” mezőbe. 3. A cím adatokat írja be a megfelelő mezőkbe, „Ország”, „Város”, „Ir.szám”, „Utca”. Amennyiben a fuvarozó partner adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a „…” feliratú ikonra kattintva kiválaszthatja a listából.
Címzett adatai
1. Írja be a fuvarozó kódszámát a „Partner kód” mezőbe. Amennyiben a címzett adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a „Partner kód” mező melletti ikonra kattintva kiválaszthatja a listából (esetleg új címzettet is felvehet a Szelektor „Új” gombjának segítségével, még a mérlegjegy készítése közben). Már ismert, adatállományban szereplő partner esetén, a kódszám beírása után, automatikusan a táblázatban szereplő adatok bekerülnek a „Rövidnév” és „Név” mezőkbe, a partner alapértelmezett címe pedig megjelenik a cím mezőknél. Csak a címzett típusú partner esetében még egy további automatizmus vehető észre: a címzettel kapcsolatos adatok automatikus beírása után a vevő adatmezők átveszik a címzett adatait. Téves, hibás adatok felvitele esetén az adatok egyszerűen újra kiválasztással, felülírhatók a helyes adatokkal. 2. Írja be a címzett nevét a „Név” mezőbe. 3. A cím adatokat írja be a megfelelő mezőkbe, „Ország”, „Város”, „Ir.szám”, „Utca”. Amennyiben a címzett partner adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a „…” feliratú ikonra kattintva kiválaszthatja a listából.
21/63
Vevő - szállító adatok Ennél a résznél két lehetőség közül választhat: vevő gépjárműve esetén kattintson a „Vevő” fülre. Szállító esetén kattintson a „Szállító” fülre.
Vevő adatai
1. Írja be a vevő kódszámát a „Partner kód” mezőbe. Amennyiben a vevő adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a „Partner kód” mező melletti ikonra kattintva kiválaszthatja a listából (esetleg új vevőt is felvehet a Szelektor „Új” gombjának segítségével, még a mérlegjegy készítése közben). Már ismert, adatállományban szereplő partner esetén, a kódszám beírása után, automatikusan a táblázatban szereplő adatok bekerülnek a „Rövidnév” és „Név” mezőkbe, a partner alapértelmezett címe pedig megjelenik a cím mezőknél. Téves, hibás adatok felvitele esetén az adatok egyszerűen újra kiválasztással, felülírhatók a helyes adatokkal. 2. Írja be a vevő nevét a „Név” mezőbe. 3. A cím adatokat írja be a megfelelő mezőkbe, „Ország”, „Város”, „Ir.szám”, „Utca”. Amennyiben a címzett partner adatai már szerepelnek az adatállományban akkor a „…” feliratú ikonra kattintva kiválaszthatja a listából.
22/63
Szállító adatai
1. Írja be a szállító kódszámát a „Partner kód” mezőbe. Amennyiben a szállító adatai már szerepelnek az adatbázisban, akkor a „Partner kód” mező melletti ikonra kattintva kiválaszthatja a listából (esetleg új szállítót is felvehet a Szelektor „Új” gombjának segítségével, még a mérlegjegy készítése közben). Adatbázisban szereplő partner esetén a kódszám beírása után a táblázatban szereplő adatok automatikusan bekerülnek a „Rövidnév” és „Név” mezőkbe, a partner alapértelmezett címe pedig megjelenik a cím mezőknél. Téves, hibás adatok felvitele esetén az adatok egyszerűen újra kiválasztással, felülírhatók a helyes adatokkal. 2. Írja be a szállító nevét a „Név” mezőbe. 3. Cím adatokat írja be a megfelelő mezőkbe, „Ország”, „Város”, „Ir.szám”, „Utca”. Amennyiben a címzett partner adatai már szerepelnek az adatbázisban, akkor a „…” feliratú ikonra kattintva kiválaszthatja a listából. 4. Ha a szállító egyben fuvarozó is, és a fuvarozói adatok már kitöltöttek, akkor az „ua. mint a fuvarozó” jelölőnégyzet segítségével a szállítói adatokhoz másolhatja a fuvarozó adatait. Megjegyzés: sarzsiszám kezelés és annak megadása esetén a szállító adatai automatikusan kitöltődnek a sarzsihoz rendelt szállító adataival, és nem is módosíthatók! A módosítás a sarzsiszám mező ürítése után ismét lehetséges. A szoftver ellenőrzi a kötelező mezők kitöltöttségét, és ha mindent rendben talál, akkor elindulhat a mérés a „Mérés” gombra kattintással. A mérés gomb hatásaként működő mérleg kapcsolat esetén megjelennek a mérleg által közvetített mérési adatok (mért tömeg, mértékegység). Eltérő mértékegységek esetén a program automatikusan elvégzi az átváltásokat (pl. ha a mérleg mértékegysége eltér az első mérés mértékegységétől, stb).
23/63
Cikk adatok – sarzsi és göngyölegkezelés A cikk, sarzsi és göngyöleg adatok megadása a „Cikk” csoportban lehetséges:
A sarzsiszám és göngyöleg kezelés csak akkor elérhető, ha a felhasználó aktivációs kulcsa ezt lehetővé teszi, és a „Beállítások” ablakban (ld. Adminisztráció / Beállítások fejezet) be is kapcsolja ezeket. A cikk kiválasztásának lépései: 1. Ha a sarzsi kezelés funkció bekapcsolt és sarzsi alapján szeretné a cikket meghatározni a felhasználó, akkor a megfelelő sarzsiszám begépelésével, vagy a mező mellett található „…” gomb segítségével teheti ezt meg. A gombot megnyomva a Szelektor ablakban lehet a megfelelő sarzsit kiválasztani. A kiválasztás (vagy sarzsiszám begépelés) után a program kitölti a sarzsi adatok alapján a cikkhez és a szállítóhoz kapcsolódó adatmezőket a mérlegjegy ablakban, ezek a mezők ebben az esetben természetesen nem módosíthatók. Mivel a sarzsi adatoknak szinkronban kell lenniük a cikk-, ill. partner törzs adatokkal, ezért a program megvizsgálja az ERP rendszerből érkező sarzsi adatok és a saját törzsadatai közötti különbségeket, és ha eltérést talál (pl. a sarzsihoz kapcsolódó cikk, vagy partner nem található a program saját törzs adattáblájában), akkor felajánlja a szinkronizálás lehetőségét a felhasználó számára. Megjegyzés: ha mégsem a sarzsiszám alapján szeretné meghatározni a cikket és a szállítót, és már van sarzsiszám érték a mezőben, akkor az értéket kitörölve és másik mezőre ugorva (TAB billentyű használatával) ismét szerkeszthetővé válnak a cikk és szállító adatokat tartalmazó mezők. 2. Ha a sarzsi kezelés nincs engedélyezve, vagy nem bekapcsolt, vagy nem ez alapján az adat alapján határozzuk meg a cikket, akkor a többi mezőnél (pl. fuvarozó, szállító, stb.) megszokott módon tehetjük ezt meg: vagy a kód begépelésével, vagy a „…” gombra kattintással, a Szelektorban segítségével kiválasztva.
24/63
3. A cikk göngyölegek megadása a „Göngyöleg…” gombra kattintással történik:
Az ablak felső sorában az eszköztár található, ezzel tudjuk kezelni a mérlegjegyhez kapcsolódó göngyöleg adatokat (új felvétele, szerkesztés, stb.). A „Göngyöleg adatok” csoportban található mezők mutatják, illetve teszik szerkeszthetővé a göngyöleggel kapcsolatos adatokat (sorszám, cikk adatok, mennyiség, megjegyzés). A göngyöleg törzsadatai a cikkszám beírásával, vagy a „…” gombra kattintással, a Szelektor segítségével egyszerűen megadhatók. A „Göngyölegek” lista mutatja az aktuális mérlegjegyhez kapcsolódó eddig létező göngyölegek listáját. A megfelelő méréshez tartozó göngyölegek szerkesztési üzemmódban (nem mérlegjegy keresésről érkezett a felhasználó) módosíthatók, törölhetők (pl. második méréskor csak a második méréshez kapcsolódó göngyöleg adatok módosíthatók, az elsőhöz kapcsolódók nem). Az ablak alsó részén a mérések összesített értékei jelennek meg, a mérleg mértékegységében. Az adatok tehát eltérő mértékegységeknél konvertálódnak. 4. Az adatok mentése (mérlegjegyhez kapcsolása) a visszavonása a „Mégse” gombra kattintással végezhető el.
25/63
„Végrehajtás”,
Mérési adatok (mérlegjegy) mentése – nyomtatása Az elvégzett mérés adatainak mentése a „Végrehajtás” gombra kattintva kezdeményezhető, ekkor a program ellenőrzi, hogy minden kötelezően kitöltendő mező kapott-e értéket (ill. az egymástól függő kitöltöttségeket), majd elmenti a mérlegjegy összes adatát. Az ellenőrzés része a negatív nettó súly ellenőrzése is. Ilyen esetben a program rákérdez a mentés folytatására vagy megszakítására, mert a negatív nettó érték hibás mérést is jelenthet (Hiba vagy nemleges válasz esetén a mentési folyamat megszakad és a felhasználó javíthatja a mérlegjegy adatait). A mentési folyamat lezárása után a Balance szoftver megkérdezi a felhasználót, hogy kívánja-e az elkészült mérlegjegyet nyomtatni. Megjegyzés: a mentés után azonnal nem nyomtatott mérlegjegy később bármikor újranyomtatható. A „Nyomtatás” gombra kattintva megjelenik a „Kimenet beállításai” ablak:
A legfontosabb rész a „Nyomtatás módja” mező, ez határozza meg a nyomtatás kimenetét: lehet közvetlenül nyomtatni, előnézetet lehet megtekinteni (és esetleg onnan nyomtatni), valamint fájlba is lehet nyomtatni a mérlegjegy tartalmát. Az „OK” gombra kattintva a „Kimenet beállításai” ablak bezáródik és a felhasználó döntésének megfelelően halad a nyomtatási folyamat. Megjegyzés: általában érdemes az előnézetet választani, mert ebben a nézetben nyomtatás előtt meg lehet tekinteni a mérlegjegy végleges formáját.
26/63
Az előnézeti ablakon a felhasználónak számtalan lehetősége van a beavatkozásra: ugrálhat a nyomtatási terület egyes részei között, kicsinyíthet-nagyíthat, módosíthatja az elrendezést, a nyomtatási beállításokat, és indíthatja a mérlegjegy nyomtatását is. Megjegyzés: amennyiben a program ERP rendszerhez kapcsolódik, akkor az ERP beállításoktól függően a mérlegjegy mentésekor – nyomtatásakor történik meg a szükséges mérlegjegy adatok exportálása a beállított ERP rendszer felé. Fontos! Amint egy mérlegjegyet nyomtattunk, a státusza elküldötté módosul, ami azt jelenti, hogy újranyomtatni bármikor lehet, de pl. törölni vagy módosítani a nyomtatás után már nem tudja a felhasználó a nyomtatott mérlegjegyet.
27/63
9. Kész mérlegjegy keresése A program által az adatbázisban tárolt mérések és mérlegjegyek megtekintésére, szűrésére, illetve kimutatások készítésére a „Mérlegjegy keresése” gomb megnyomásával nyílik lehetőség. Itt a szűrési paraméterek beállítása, és a bontás szempontjának megadása után a gombbal tekinthetjük meg a feltételeknek eleget tevő mérlegjegyeket a táblázatban. Ebben a táblázatban választhatunk ki egy konkrét mérlegjegyet, amelynek sorára duplán kattintva, vagy az eszköztár jobb oldali szélső gombját kiválasztva a keresőablak bezáródik, a kiválasztott mérlegjegy adatai pedig megjelennek a „Mérlegjegy készítése” ablakon. Kész mérlegjegy kereséséhez a következő lépéseket kell megtennie: 1. A mérlegjegy készítése menüben kattintson a mérlegjegy keresése gombra. Ekkor megjelenik a „Mérlegjegy keresése” ablak
2. Az ablakon található mezőkbe írja be a keresett mérlegjegyre vonatkozó adatokat, például „Cikk” vagy „Gépjármű”, és határozza meg a keresési dátumokat a „Tól” és „Ig” mezőben. Nem kötelező az összes mezőt kitölteni, de több adat esetén a szűrés pontosabb lesz. Megjegyzés: a „Sarzsiszám” mező csak a sarzsikezelés bekapcsolása után jelenik meg a keresőablakban.
28/63
10. Mérés A mérlegelésnek három fajtáját különböztetjük meg: 1. Mérés alapesetben: a portához érkező járművet két alkalommal kell megmérni, üresen, majd megrakodva, vagy beszállítás esetén fordítva. Ez a legpontosabb mérési módszer, a nettó tömeg (a szállítmány, cikk, súlya) az első és a második mérés értékének a különbsége lesz. 2. Mérés ismert tárával: ebben az esetben csak egy mérést végzünk. Amennyiben a jármű üres tömege, „Tára súlya” ismert, és nem feltétlenül szükséges a pontos mérés - kevésbé értékes anyag mérésekor -, a tára adatot a mérleg kezelője megadhatja. Ismert gépkocsi esetén már a rendszám beírása után automatikusan betöltődnek a szükséges adatok. Ekkor a nettó tömeg a mért és a beírt érték különbsége lesz. 3. Láncolt mérés: több mérést végzünk, több anyagot lehet fel vagy lerakni, amelyek azonos bizonylatra kerülnek.
Mérés alapesetben beszállítás esetén Beszállítás esetén a portához érkező gépjárművet két alkalommal kell megmérni: megrakodva, majd üresen. A nettó tömeg (a szállítmány, cikk, súlya) az első és a második mérés értékének a különbsége lesz. A mérés elvégzéséhez a következő lépéseket kell megtennie: 1. Győződjön meg róla, hogy a szabályoknak megfelelően a teherfelvevő mérlegen van a mérni kívánt gépjármű, vagy cikk, és hogy a felvitt adatok megfelelnek-e a valóságnak. A kötelező mezők kitöltését követően indulhat a mérés. Megjegyzés: a sarzsi kezelés funkció bekapcsolt állapotában a sarzsiszám megadása után a cikk és szállító adatok automatikusan kitöltődnek a megadott sarzsi alapján. Az automatikusan bekerült adatok módosítása csak a sarzsiszámot tartalmazó mező értékének törlése után lehetséges. Ez a funkció csak beszállítás esetén érhető el a Balance programban. Fontos! Beszállítás esetén az első mérés alkalmával a „Bruttó” (Tára+rakomány) súlyt mérjük, ezért ügyeljen az „Irány” helyes megadására!
29/63
2. A mérés típusa mezőben válassza az „Első mérés” lehetőséget, tegyen pontot a felirat elé az egérrel
3. A mérni kívánt teher a mérlegen van, nyomja meg a „Mérés” gombot. Ekkor megtörténik az első mérés, a gépkocsi és a rajta lévő rakomány súlya bekerül a „Tára” és a „Bruttó” mezőkbe és rögzül az első mérés időpontja.
30/63
4. Fontos! Beszállítás esetén az első mérés alkalmával a „Bruttó” (Tára+rakomány) súlyt mérjük. 5. Amikor gépjárműről a kirakodás megtörtént következhet a második mérés. Győződjön meg róla, hogy a szabályoknak megfelelően a teherfelvevő mérlegen van a mérni kívánt gépkocsi. 6. A második mérés indításához elég az új mérlegjegynél megadni a gépjármű rendszámát, vagy a keresőlistából ki kell választani az adott járművet, a rendszer automatikusan leellenőrzi, hogy volt-e már erre a gépjárműre első mérés rögzítve. Ha igen, akkor betölti annak a mérlegjegynek az összes adatát, így nem kell pl. a partner adatokat újra megadni. A program automatikusan kijelöli a második mérés típusát is, tehát ideális esetben (amikor a mérleg kapcsolat is rendben van), a gépjármű kiválasztása után a „Mérés” gombbal kezdődhet is a második mérés. 7. Nyomja meg a „Mérés” gombot. Ekkor megtörténik a második mérés, rögzül a második mérés időpontja és a gépjármű üres „Tára” súlya bekerül a „Tára” mezőbe, a „Nettó” mezőben pedig megjelenik a mérési eredmény, beállítódnak a hitelességet mutató mezők értékei is. 8. A második mérés után nyomtatható a bizonylat (szállítólevél vagy számla) a mérési eredményekről. Válassza ki a nyomtatni kívánt bizonylat típusát (nincs, szállítólevél vagy számla). Szállítólevél vagy számla esetében a „Bizonylat száma” mezőt ki kell tölteni a bizonylat sorszámának adatával.
9. A mérlegjegy nyomtatására a Balance program a változások mentésekor kérdez rá, ekkor a felhasználó rögtön nyomtathatja a mérlegjegyet. Az utólagos mérlegjegy nyomtatáshoz a mérlegjegy keresése és kiválasztása (adatok megjelenítése) után válassza a „Mérlegjegy készítés menü” „Mérlegjegy nyomtatása” gombot. A gomb megnyomásával nyomtathatja ki az elkészült mérlegjegy bizonylatot a kiválasztott szállítólevél vagy számla formájában.
31/63
Mérés alapesetben kiszállítás esetén Kiszállítás esetén a portához érkező gépjárművet szintén két alkalommal kell megmérni, viszont ebben az esetben először üresen, majd megrakodva. A nettó tömeg (a szállítmány, cikk, súlya) ebben az esetben is az első és a második mérés értékének a különbsége lesz. A mérés elvégzéséhez a következő lépéseket kell megtennie: 1. Győződjön meg róla, hogy a szabályoknak megfelelően a teherfelvevő mérlegen van a mérni kívánt gépjármű, vagy göngyöleg, ill. a felvitt adatok megfelelnek-e a valóságnak. A kötelező mezők kitöltését követően indul a mérés. Megjegyzés: a sarzsiszám megadására szolgáló mező a sarzsi kezelés funkció bekapcsolt állapotában sem érhető el kiszállítás esetén. Fontos! Ebben az esetben az első mérés alkalmával a „Nettó” (Tára) súlyt mérjük, ezért ügyeljen az „Irány” helyes megadására!
32/63
2. A mérés típusa mezőben válassza az „Első mérés” lehetőséget, tegyen pontot a felirat elé az egérrel
3. Amikor a teher a mérlegen van, nyomja meg a „Mérés” gombot. Ekkor megtörténik az első mérés, súlya bekerül a „Tára” mezőbe és rögzül az első mérés időpontja.
4. Fontos! Kiszállítás esetén az első méréskor a „Nettó” (Tára) súlyt mérjük! 5. Amikor gépjárműre a berakodás megtörtént, következhet a második mérés. Győződjön meg róla, hogy a szabályoknak megfelelően a teherfelvevő mérlegen van a mérni kívánt gépkocsi, vagy cikk. Ez ebben az esetben is alapkövetelmény. 6. A második mérés indításához elég az új mérlegjegynél megadni a gépjármű rendszámát, vagy a keresőlistából ki kell választani az adott járművet, a rendszer automatikusan leellenőrzi, hogy volt-e már erre a gépjárműre első mérés rögzítve. Ha igen, akkor betölti annak a mérlegjegynek az összes adatát, így nem kell pl. a partner adatokat újra megadni. A program automatikusan kijelöli a második mérés típusát is, tehát ideális esetben (amikor a mérleg kapcsolat is rendben van), a gépjármű kiválasztása után a „Mérés” gombbal kezdődhet is a második mérés. Ez megkönnyíti, felgyorsítja a mérési folyamatot, mivel nincs szükség a mérlegjegy adatok ismételt megadására. 7. Nyomja meg a „Mérés” gombot. Ekkor megtörténik a második mérés, rögzül a második mérés időpontja és a gépkocsi ill. a rakomány „Bruttó” súlya bekerül a „Bruttó” mezőbe, a „Nettó” mezőben pedig megjelenik a mérési eredmény. A mérést követően beállítódnak a hitelességet mutató mezők értékei is. Bármilyen mérleg hiba esetén a hitelességet mutató mezők értékének üresnek kell lennie, ami azt jelenti, hogy mérleg hiba esetén a mérés sosem lehet hiteles.
33/63
8. A második mérés után nyomtatható a bizonylat a mérési eredményekről. Válassza ki a bizonylat típusát (nincs, szállítólevél, számla). Szállítólevél, ill. számla esetében a „Bizonylat száma” mezőt ki kell tölteni.
9. A mérlegjegy nyomtatására a Balance program a változások mentésekor kérdez rá, ekkor a felhasználó rögtön nyomtathatja a mérlegjegyet. Az utólagos mérlegjegy nyomtatáshoz a mérlegjegy keresése és kiválasztása (adatok megjelenítése) után válassza a „Mérlegjegy készítés menü” „Mérlegjegy nyomtatása” gombot.
34/63
Mérés ismert tárával Ha a jármű üres tömege ismert, és nem feltétlenül szükséges a pontos mérés, a tára érték megadható. Nincs szükség második mérésre, a szoftver az adatbázisban szereplő gépjármű „Tára” súlyával automatikusan elvégzi a nettó tömeg számítását. Ekkor a nettó tömeg a mért és a beírt „Tára” érték különbsége lesz. A mérés elvégzéséhez a következő lépéseket kell megtennie: 1. Győződjön meg róla, hogy a szabályoknak megfelelően a teherfelvevő mérlegen van a mérni kívánt ismert tára súlyú gépjármű, vagy göngyöleg. Fontos! „Tára” mérés esetén a mérés alkalmával a „Bruttó” (Tára+rakomány) súlyt mérünk. Ügyeljen a szállítási „Irány” helyes megadására!
2. Az adatbázisban már rögzített tára súlyú gépjármű vagy göngyöleg mérése esetén az „Rsz.” vagy „Kód” mezőbe írja be a mérni kívánt gépjármű forgalmi rendszámát vagy göngyöleg esetén a kódszámát. Ha az adatok szerepelnek az adatbázisban, akkor a tára érték automatikusan bekerül a „Tára” mezőbe.
35/63
Az adott gépjárművet vagy göngyöleget a rendszám „Rsz.” vagy a „Kód” mező melletti gombra
kattintva kiválaszthatja a listából is..
3. A rendszer göngyöleges mérés esetén (ha nem volt még rá első mérés) bejelöli a „Mérés ismert tárával” méréstípust, és kitölti az adatmezőket a megfelelő számokkal. Gépjármű esetén a típust kézzel ki kell jelölni.
4. Ha a mérni kívánt teher a mérlegen van, a „Mérés” gomb megnyomásával megtörténik a mérés. A gépkocsi vagy göngyöleg és a rakomány súlya a „Bruttó” mezőbe, a mérési eredmény a „Nettó” mezőbe kerül.
5. A mérés után nyomtatható a bizonylat (szállítólevél vagy számla) a mérési eredményekről. Válassza ki a nyomtatni kívánt bizonylat típusát (nincs, szállítólevél vagy számla). Szállítólevél vagy számla esetében a „Bizonylat száma” mezőt ki kell tölteni a bizonylat sorszámának adatával.
6. A nyomtatás a már ismert módon, a mentéskor feltett kérdésre adott „Igen” válasszal, vagy a „Mérlegjegy készítés menü” „Mérlegjegy nyomtatása” gombbal történhet meg. 36/63
Utólagos mérés Ha a jármű üres tömege ismert, és nem feltétlenül szükséges a pontos mérés, a tára érték megadható. Nincs szükség második mérésre, a szoftver az adatbázisban szereplő gépjármű „Tára” súlyával automatikusan elvégzi a nettó tömeg számítását. Ekkor a nettó tömeg a mért és a beírt „Tára” érték különbsége lesz. Az utólagos mérés használható az olyan esetekben is, amikor a mérleg nem áll rendelkezésre, és kézzel kell a nem hiteles mérési adatokat rögzíteni. Utólagos mérés esetében a következő korlátokkal kell a felhasználónak szembesülnie: a mérési irány kiválasztásakor, ha nincs mérleg kapcsolat, akkor az utólagos mérés automatikusan kiválasztódik. Ügyelni kell arra, hogy a bruttó és bizonyos esetekben a tára súly is kézzel módosítható (a tára csak ismert tárás mérésnél nem módosítható), a mérés eredménye így sosem lehet hiteles, mivel nem a mérleg adja a súly adatokat. A mérés gomb nem elérhető az utólagos mérés esetében. A mérés elvégzéséhez a következő lépéseket kell megtennie: 1. Mivel utólagos mérésről beszélünk, ebben az esetben nem kötelező a mérendő gépjárműnek vagy göngyölegnek a mérlegen lennie, hiszen nem törvényszerű, hogy a mérleg által mutatott (vagy nem is mutatott) értéket írjuk be kézzel a megfelelő mező(k)be. 2. A mérés irányának kiválasztása után, ha a rendszer automatikusan nem jelöli ki (pl. van mérleg kapcsolat, de mi mégis utólagos mérést szeretnénk), nekünk kell megjelölnünk az „Utólagos mérés” jelölőnégyzetet. 3. A már fentebb ismertetett módon ki kell töltenünk a gépjármű / göngyöleg, illetve partner (vevő, címzett, szállító, fuvarozó) adatmezőket, ki kell jelölnünk a cikket (esetleg sarzsiszámot), majd a mérési számadatokat kézzel be kell vinnünk a bruttó és tára súly mezőkbe. A mezőket elhagyva a nettó súly mező tartalma automatikusan frissül. A mérés nem lesz hiteles. 4. A mérés mentése után nyomtatható a bizonylat (szállítólevél vagy számla) a mérési eredményekről. 5. Ha a mentés után nem kíván mérlegjegyet nyomtatni, bármikor megteheti a mérlegjegy keresés, adatok megjelenítése, „Mérlegjegy nyomtatása” gomb lépések végrehajtásával.
37/63
Speciális mérés
Idegen mérés: A céggel egyéb kapcsolatban nem levők számára végzett bérmérlegelés. Idegen jármű első mérése: a beérkező gépjármű és a rakomány együttes súlyának mérése, igény esetén erről is mérlegjegy állítható ki. Idegen jármű második mérése: a távozó gépjármű üres súlyának mérlegelése. Ekkor állítható ki teljes értékű, nettó tömeget is tartalmazó mérlegjegy. Bizonylat típusa Válassza ki a nyomtatni kívánt bizonylat típusát (nincs, szállítólevél vagy számla). A mérlegelési bizonylatok szigorú sorszámozással rendelkeznek. A mérési folyamat azonos a fent leírtakkal, annyi az eltérés, hogy itt bérmérlegelést végez a felhasználó a céggel egyébként kapcsolatban nem álló partnerek számára.
38/63
11. ERP szinkronizáció Az „ERP szinkronizáció” ablak a program adatainak szinkronizálására szolgál ERP rendszerekkel.
Az ERP szinkronizáció végrehajtásához a következő lépéseket kell megtenni: 1. A „Főmenü” Adminisztráció menüjében válassza az „ERP szinkronizáció” menüpontot. 2. Megjelenik az ERP szinkronizáció ablak, amelynek felső részén a vezérlő gombok, középső harmadában a folyamatjelzők, alján pedig a log vezérlők találhatók. 3. A szinkronizáció folyamata a „Végrehajtás” gombra kattintással indítható. A program megkérdezi a felhasználót, hogy biztosan el akarja-e indítani az adatok áttöltését. Ha a válasz igen, áttölti az adatokat. A kérdés azért fontos, mert nagy mennyiségű adat esetén az áttöltés hosszabb időt igénybe vehet. 4. Áttöltés közben a folyamatjelzők mutatják, hogy az aktuálisan töltődő tábla, illetve a teljes folyamat hol tart. A log folyamatosan frissül, szemmel követhető hogy mely rekordok kerülnek be a Balance adatbázisába, illetve mely rekordok frissülnek.
39/63
5. A folyamat befejeződhet sikeresen, vagy sikertelenül. Sikertelen befejezés esetén megjelenik a képernyőn a hiba konkrét oka, a folyamat megszakad, az adatok NEM mentődnek el a Balance adatbázisába, és a logban végig követhető a teljes szinkronizációs folyamat az elejétől a végéig. 6. Akár sikeres, akár sikertelen volt a szinkronizáció, az eredményként keletkező log szövege elmenthető egyrészt a log-ot tartalmazó mező szövegének kijelölésével és a másolás / beillesztés szabványos Windows-os műveleteivel (a jobb egérgomb is használható a szöveget tartalmazó mezőn, ami így helyi menüvel segíti a szövegkijelölést), másrészt a mező melletti „Log mentése” gombbal szöveges fájlba is menthető a log teljes szövege. A gombra kattintás után meg kell határozni az állomány mappáját, és a mentés megtörténik. Megjegyzés: a szinkronizációs folyamat még két helyről indítható a Balance programból: • Az „Adminisztráció” menüben a „Beállítások” menüpontot választva, és azon belül az „ERP szinkronizáció programinduláskor” jelölőnégyzetet kijelölve a program minden egyes indításakor automatikusan elvégzi a szinkronizációt, így optimális esetben kézzel indított áttöltésre általában nincs is szükség. • Mérlegjegy rögzítése közben a felhasználó a sarzsiszám megadása (esetleg Szelektorral kiválasztása) után üzenetet kaphat arról, hogy az adatok valószínűleg nincsenek szinkronizálva (a sarzsi alapján nem lehet a konkrét cikket és/vagy szállítót meghatározni). Ez az üzenet lehetőséget nyújt arra, hogy a felhasználó azonnal indíthasson egy szinkronizálást. Az ablak a „Kilépés” gombbal zárható be.
40/63
12. Alapadatok karbantartása A mérésekhez meghatározott adatcsoportok állnak a rendelkezésünkre. Ezek a mérési funkcióknál egy-egy adatcsoportban jelennek meg. Az említett adatcsoportok nagyobb része mögött ún. „Alapadat” vagy más néven „Törzsadat” táblák találhatók. Ezek (célszerűen) előre feltölthetők a szükséges adatokkal, így a „Mérlegjegy készítése” adatlapon könnyen előhívhatók. Megjegyzés: az előre feltöltés nem minden esetben kötelező, mivel a „Mérlegjegy készítése” ablakon a törzsadat-kereső ablakok „Új” gombjának segítségével lehet a mérlegjegyek készítése, rögzítése közben is törzsadatokat rögzíteni, de ez jelentősen megnövelheti a mérlegjegyek készítésének idejét.
Alapadatok • • • • •
Szótár: A mérésekhez szükséges, pontosabban az általában használt, tipikus megjegyzések, „Ártípusok” (pl. normál ár, kedvezményes ár), ÁFA kulcs valamint mértékegységek, Mérleg adatok: a méréshez használt mérlegek beállításait tartalmazza, Gépkocsi adatok: a járművek fix táráját, rendszámát, tulajdonosát tartalmazza, Partner adatok: a mért áruhoz kapcsolt ügyfelek alapadatai, az áru tulajdonosa, vevő vagy eladó, az árut szállítmányozók adatai, fuvarozó személy adatai, Cikk adatok: mérlegelésre szánt árucikkek és anyagok táblázata, göngyölegek, fix tárás göngyölegek, pl. ládák, raklapok, konténerek táblázata
41/63
Mérleg adatok A mérlegek törzsadatainak létrehozása és pontos beállítása nélkül a mérési folyamat, mérlegjegyek készítése nem lehetséges. A mérlegeket ezért mindig nagy körültekintéssel hozzuk létre, hogy később a mérési folyamat során a kellemetlenségek számát minimálisra csökkentsük. A „Mérleg törzsadatok” ablakban az egyes mérlegekhez megadhatjuk egyrészt a mérleg kapcsolódásához szükséges alapadatokat (illesztőprogram, port, paritás, stb.), másrészt kiegészítő adatokat (típus, felbontás, gyári szám, stb.), leírást is tárolhatunk a mérleghez. Mérleg adatok felvételéhez a következő lépéseket kell végrehajtani: 1. A „Főmenü” Alapadatok menüjében válassza a „Mérleg adatok” menüpontot
2. Ekkor megjelenik a Mérleg alapadatok ablak. Új mérleg adatainak felviteléhez válassza az „Új mérleg” gombot, melynek eredményeképp a mezők szerkeszthetők.
42/63
3. Írja be a mérleg kódszámát és nevét (a kódszám beírása után a program ellenőrzést végez, mivel két azonos kódszámú mérleg nem lehet az adatbázisban), majd válassza ki a mérleg megfelelő illesztőprogramját a listából. Megjegyzés: ha a „Beállítások” ablak „Automatikus mérlegszám” kapcsolója bekapcsolt állapotban van (ld. „Beállítások” fejezet, 50-51. o.), akkor a kódot automatikusan generálja a program az utolsó felvett mérleg kódja alapján. Ebben az esetben a „Kód” mező természetesen nem is szerkeszthető. 4. A mérleg illesztőprogramjának kiválasztása után az illesztőprogram által meghatározott alapértelmezett értékek kerülnek a port, paritás, baud, databit, stopbit, hardflow és softflow mezőkbe, ezeken felül pedig a „Teszt” gomb elérhetővé válik, a mérlegkapcsolatot tesztelés alá lehet vetni, ellenőrizni lehet a mérleg kapcsolódásának sikerességét, vagy sikertelenségét. 5. Az alapértelmezett paraméterekkel feltöltött mezők értékeit a mérleg adatainak pontos megadása (esetleges eltérés esetén) érdekében természetesen lehet szerkeszteni. 6. A „Teszt” gomb megnyomásának eredményeként a kapcsolódás állapotáról üzenetet jelenít meg a rendszer a kapcsolódás sikerességéről, ill. logot is ír.
43/63
7. Az alapadatok megadása után van lehetőség a további mérleg adatok megadására, ki kell jelölni, hogy az adott mérleg hídmérleg-e, és/vagy raktári mérleg, illetve a skálázásra, maximális teherbírásra, felbontásra és gyári számra vonatkozó adatok adhatók meg ezen mezők esetében a megfelelő helyeken. 8. A paraméterek között két fontos adat kapott helyet: egyrészt a mérleghez kapcsolódóan készülő mérlegjegyek típusa (pl. normál, címke), illetve a mérlegjegyre kerülő logó kép feltöltését / törlését vezérlő gomb. Amennyiben az adatbázisban van logó kép, akkor a gomb megnyomásával törölhetjük azt, ha még nincs (vagy esetleg töröltük), akkor feltölthetünk képet az adatbázisba, mely a mérlegjegy megfelelő helyén (a fejlécben) logóként jelenik majd meg. Fontos, hogy csak fekvő tájolású kép tölthető fel, erre a program a képfájl kiválasztása után figyelmezteti is a felhasználót, ha esetleg a tájolás nem megfelelő. 9. A beírt, megadott adatok a „Végrehajtás” gombbal kerülnek be az adatbázisba. A mérleg adatok szerkeszthetők: mérleg szerkesztéséhez a bal oldali „Mérlegek” listában ki kell jelölni a szerkeszteni kívánt mérleget, majd a „Mérleg szerkesztése” gombra kattintva kezdődhet az adatok módosítása. A változások mentése a „Végrehajtás” gombbal indítható a mérleg törzsadatok szerkesztése esetében is. Mérleg törzsadatok törléséhez nyomja meg a „Mérleg törlése” gombot. A „Végrehajtás” gomb a szükséges ellenőrzések végrehajtása után elmenti a mérleg törzsadatokat az adatbázisba. A „Mégse” gomb a módosítások visszavonását teszi lehetővé, ilyenkor az adatok nem kerülnek be az adatbázisba. Fontos, hogy a „Mégse” gomb hatása nem vonható vissza! A „Kilépés” gomb először ellenőrzi, hogy voltak-e adatváltozások, mielőtt a felhasználó a bezárás mellett döntött, ha igen, akkor megkérdezi a felhasználót, hogy akarja-e menteni a változásokat, és csak ezek után zárja be az ablakot.
44/63
Gépjármű adatok A „Gépjármű alapadatok” ablak a járművekkel kapcsolatos adatokat (fix tára, rendszám, tulajdonos) tartalmazza. Azokhoz a gépjármű adatokhoz, amelyek nem saját gépjárművek, a tulajdonos adatai hozzárendelhetőek a „Partner” lista elemei közül. Gépjármű adatok felviteléhez a következő lépéseket kell megtennie: 1. A „Főmenü” menüpontot
Alapadatok
menüjében
válassza
a
„Gépjármű
adatok”
2. Ekkor megjelenik a Gépjármű alapadatok ablak. Új gépjármű adatainak felviteléhez válassza az „Új gépjármű” gombot
3. Írja be a gépjármű rendszámát a „Rendszám” mezőbe. Ügyeljen a kis és nagy betűk használatára. A rendszám beírása után a program ellenőrzést végez, mivel két azonos rendszámú gépjármű nem lehet az adatbázisban a törzsadatoknál.
45/63
4. Írja be a gépjármű tára súlyát, és válassza ki a mértékegységet az „Me.” Mezőben. 5. A partner adatoknál döntő szempont az, hogy saját gépjárműről van-e szó. Ha a gépjármű nem saját, hanem egy partneré, akkor a „Partner” listából ki kell választani a megfelelő tulajdonost, ezzel rendelhetjük a gépjárművet a partnerhez. 6. A beírt, megadott adatok a „Végrehajtás” gombbal kerülnek be az adatbázisba. A gépjármű adatok szerkeszthetők: a szerkesztéshez a bal oldali „Gépjárművek” listában ki kell jelölni a szerkeszteni kívánt gépjárművet, majd a „Gépjármű szerkesztése” gombra kattintva kezdődhet az adatok módosítása. A változások mentése a „Végrehajtás” gombbal indítható a gépjármű törzsadatok szerkesztése esetében is. Gépjármű törzsadatok törléséhez nyomja meg a „Gépjármű törlése” gombot. A „Gépjármű keresése” gomb segítségével a bal oldali lista tartalma szűrhető. Ennek a funkciónak inkább nagyobb mennyiségű törzsadat esetén van értelme. A gombra kattintva megjelenik a „Keresés” ablak, amelyben a rendszám és/vagy partner szempontok alapján lehet a szűkítést végrehajtani, ügyelve a kis- és nagybetűk helyes megadására. Ha egy előzőleg szűkített adatkör helyett az eredeti, legbővebb adatkört szeretnénk látni, akkor a „Keresés” ablak „Mégse” gombjára kattintva törlődnek a szűkítési szempontok és megjelenik az összes törzsadat. A „Végrehajtás” gomb a szükséges ellenőrzések végrehajtása után elmenti a gépjármű törzsadatokat az adatbázisba. A „Mégse” gomb a módosítások visszavonását teszi lehetővé, ilyenkor az adatok nem kerülnek be az adatbázisba. Fontos, hogy a „Mégse” gomb hatása nem vonható vissza! A „Kilépés” gomb először ellenőrzi, hogy voltak-e adatváltozások, mielőtt a felhasználó a bezárás mellett döntött, ha igen, akkor megkérdezi a felhasználót, hogy akarja-e menteni a változásokat, és csak ezek után zárja be az ablakot.
46/63
Partner alapadatok A „Partner alapadatok” ablak a mért áruhoz kapcsolt ügyfelek alapadatait (kód, név, ártípus, partnertípus, címek) tartalmazza. A partnerhez rendelt gépjárművek listája is megjelenik a képernyő alján, a „Gépjárművek” listában.
Partner adatok felviteléhez a következő lépéseket kell megtennie: 1. A „Főmenü” Alapadatok menüjében válassza a „Partner adatok” menüpontot 2. Ekkor megjelenik a Partner alapadatok ablak. Új partner adatainak felviteléhez válassza az „Új partner” gombot 3. Írja be a partner kódszámát a „Kód” mezőbe. A kódszám beírása után a program ellenőrzést végez, mivel két azonos kódú partner nem lehet az adatbázisban. Megjegyzés: ha a „Beállítások” ablak „Automatikus partnerszám” kapcsolója bekapcsolt állapotban van (ld. „Beállítások” fejezet, 50-51. o.), akkor a kódot automatikusan generálja a program az utolsó felvett partner kódja alapján. Ebben az esetben a „Kód” mező természetesen nem is szerkeszthető. 4. Adja meg az alapadatokat a „Rövidnév” és „Név”, illetve „Ártípus” mezők kitöltésével.
47/63
5. A partner típusa a mérlegjegyek rögzítésekor kap fontos szerepet, ezért kell már a partner törzsadatok rögzítése közben figyelmesen eljárni a típus(ok) meghatározásakor. Alapvetően 3 partnertípust különböztetünk meg: a vevőt (az áru tulajdonosa), szállítót (az árut szállítmányozó), és fuvarozót (fuvarozó adatai). A partnerhez egyszerre több típust is lehet rendelni. 6. A partnerhez legalább egy (alapértelmezett) címet érdemes megadni, mivel a mérlegelés eredményeképp előálló bizonylaton fontos adat a partner címe. 7. Új címet az „Új partner cím” gombbal lehet rögzíteni, ekkor ki kell tölteni az „Ország”, „Város”, „Ir.szám”, „Utca” mezőket és meg kell adni, hogy az adott cím alapértelmezett cím-e (egy partnerhez csak egy alapértelmezett cím rendelhető). 8. A címek más törzsadatokhoz hasonlóan szerkeszthetők és törölhetők is. Fontos tudni, hogy a címek mentése is a „Partner alapadatok” ablak eszközsorával oldható meg („Végrehajtás” gomb), a „Mégse” gomb pedig nemcsak a partner címének, hanem összes törzsadatának módosítását visszavonja. 9. Ha új címet adtunk meg, és mégsem szeretnénk ezt a címet rögzíteni, akkor a „Partner cím törlése” gombbal tudjuk az aktuális sort kitörölni a „Címek” táblázatból. 10. A „Gépjárművek” lista csak tájékoztató jellegű, módosítása nem lehetséges, a partnerhez rendelt gépjárművek listáját jeleníti meg. A partner adatok szerkeszthetők: a szerkesztéshez a bal oldali „Partnerek” listában ki kell jelölni a szerkeszteni kívánt partnert, majd a „Partner szerkesztése” gombra kattintva kezdődhet az adatok módosítása. A változások mentése a „Végrehajtás” gombbal indítható a partner törzsadatok szerkesztése esetében is. Partner törzsadatok törléséhez nyomja meg a „Partner törlése” gombot. Fontos tudni, hogy a partner törlésekor törlődnek a partner címei is az adatbázisból. A „Partner keresése” gomb segítségével a bal oldali lista tartalma szűrhető. Ennek a funkciónak inkább nagyobb mennyiségű törzsadat esetén van értelme. A gombra kattintva megjelenik a „Keresés” ablak, amelyben a kód és/vagy rövidnév szempontok alapján lehet a szűkítést végrehajtani, ügyelve a kis- és nagybetűk helyes megadására. Ha egy előzőleg szűkített adatkör helyett az eredeti, legbővebb adatkört szeretnénk látni, akkor a „Keresés” ablak „Mégse” gombjára kattintva törlődnek a szűkítési szempontok és megjelenik az összes törzsadat. A „Partner riport nyomtatása” gomb segítségével lehetőség nyílik testre szabott adatkörrel rendelkező riportok nyomtatására.
48/63
A partner riport nyomtatásának menete a következő: 1. A „Partner riport nyomtatása” gombra kattintva az adatszűrést végző ablak megjelenik:
2. A partnerek esetében 3 szempont alapján lehet megadni a szűrést, 1 szempont a rendezést vezérli a következő módon: a kód és rövidnév mezőkbe be kell írni a szűkítés szövegrészletét, a típus mezőben pedig ki lehet választani a keresendő partner típusát. A típus(ok) kiválasztásánál a rendszer a „VAGY” kapcsolatot használja. Ha több kijelölt elem van (példánkban a Vevő és Szállító), akkor a riportban azok jelennek meg, amelyek vagy vevők, vagy szállítók. 3. A szűrési feltételek elfogadása után a mérlegjegy nyomtatásánál már megismert folyamat indul el: a nyomtatási kimenet beállítása után a riport nyomtatása történhet meg (ld. „Mérlegjegy mentése - nyomtatása” fejezet, 21.o.) A „Végrehajtás” gomb a szükséges ellenőrzések végrehajtása után elmenti a partner törzsadatokat az adatbázisba. A „Mégse” gomb a módosítások visszavonását teszi lehetővé, ilyenkor az adatok nem kerülnek be az adatbázisba. Fontos, hogy a „Mégse” gomb hatása nem vonható vissza! A „Kilépés” gomb először ellenőrzi, hogy voltak-e adatváltozások, mielőtt a felhasználó a bezárás mellett döntött, ha igen, akkor megkérdezi a felhasználót, hogy akarja-e menteni a változásokat, és csak ezek után zárja be az ablakot.
49/63
Cikk adatok A „Cikk adatok” ablak a mérlegelésre szánt áruk, anyagok alapadatait (kód, név, áfa típus, göngyöleg, típus, árak) tartalmazza.
Cikk adatok felviteléhez a következő lépéseket kell megtennie: 1. A „Főmenü” Alapadatok menüjében válassza a „Cikk adatok” menüpontot. 2. Ekkor megjelenik a Cikk adatok ablak. Új cikk adatok felviteléhez válassza az „Új cikk” gombot 3. Írja be a cikk kódszámát a „Kód” mezőbe. A kódszám beírása után a program ellenőrzést végez, mivel két azonos kódú cikk nem lehet az adatbázisban. Megjegyzés: ha a „Beállítások” ablak „Automatikus cikkszám” kapcsolója bekapcsolt állapotban van (ld. „Beállítások” fejezet, 50-51. o.), akkor a kódot automatikusan generálja a program az utolsó felvett termék kódja alapján. Ebben az esetben a „Kód” mező természetesen nem is szerkeszthető. 4. Adja meg az alapadatokat a „Rövidnév” és „Név”, ill. „ÁFA típus” mezők kitöltésével, göngyöleg esetében a tára értékének és a mértékegységnek a megadásával.
50/63
5. A cikk típusa kétféle lehet: beszállítási és kiszállítási. A cikkhez egyszerre több típust is lehet rendelni, mivel egyszerre több irány is elképzelhető. 6. A partnerhez legalább egy áradatot érdemes megadni, mivel a mérlegelés eredményeképp előálló bizonylaton fontos adat lehet a cikk ára is, amely időszakos. 7. Új árat az „Ártípus” kijelölése után az „Új cikk ár” gombbal lehet rögzíteni, ekkor meg kell adni az ár érvényességének kezdetét és végét (akár szövegesen, akár a beépített naptár segítségével), illetve az ár értéket. 8. Az árak más törzsadatokhoz hasonlóan szerkeszthetők és törölhetők is. Fontos tudni, hogy a cikk árak mentése is a „Cikk adatok” ablak eszközsorával oldható meg („Végrehajtás” gomb), a „Mégse” gomb pedig nemcsak a cikk árának, hanem összes törzsadatának módosítását visszavonja. 9. Ha új árat adtunk meg, és mégsem szeretnénk ezt az árat rögzíteni, akkor a „Cikk ár törlése” gombbal tudjuk az aktuális sort kitörölni az „Árak” táblázatból. A cikk adatok szerkeszthetők: a szerkesztéshez a bal oldali „Cikkek” listában ki kell jelölni a szerkeszteni kívánt cikket, majd a „Cikk szerkesztése” gombra kattintva kezdődhet az adatok módosítása. A változások mentése a „Végrehajtás” gombbal indítható a cikk törzsadatok szerkesztése esetében is. Cikk törzsadatok törléséhez nyomja meg a „Cikk törlése” gombot. Fontos tudni, hogy a cikk törlésekor törlődnek a cikkhez kapcsolódó árak is az adatbázisból. A „Cikk keresése” gomb segítségével a bal oldali lista tartalma szűrhető. Ennek a funkciónak inkább nagyobb mennyiségű törzsadat esetén van értelme. A gombra kattintva megjelenik a „Keresés” ablak, amelyben a kód és/vagy rövidnév szempontok alapján lehet a szűkítést végrehajtani, ügyelve a kis- és nagybetűk helyes megadására. Ha egy előzőleg szűkített adatkör helyett az eredeti, legbővebb adatkört szeretnénk látni, akkor a „Keresés” ablak „Mégse” gombjára kattintva törlődnek a szűkítési szempontok és megjelenik az összes törzsadat. A „Cikk riport nyomtatása” gomb segítségével lehetőség nyílik testre szabott adatkörrel rendelkező riportok nyomtatására.
51/63
A cikk riport nyomtatásának menete a következő: 1. A „Cikk riport nyomtatása” gombra kattintva az adatkör szűrését végző ablak megjelenik:
2. A cikkek esetében 4 szempont alapján lehet megadni a szűrést, 1 szempont a rendezést vezérli a következő módon: a kód, rövidnév és név mezőkbe be kell írni a szűkítés szövegrészletét, a típus mezőben pedig ki lehet választani a keresendő termék típusát. A rendezés mezőben megadott szempont (mezőnév) lesz a riport adatainak rendező elve, ez alapján rendeződnek az adatok. 3. A szűrési feltételek elfogadása után a mérlegjegy nyomtatásánál már megismert folyamat indul el: a nyomtatási kimenet beállítása után a riport nyomtatása történhet meg (ld. „Mérlegjegy mentése - nyomtatása” fejezet, 21.o.) A „Végrehajtás” gomb a szükséges ellenőrzések végrehajtása után elmenti a cikk törzsadatokat az adatbázisba. A „Mégse” gomb a módosítások visszavonását teszi lehetővé, ilyenkor az adatok nem kerülnek be az adatbázisba. Fontos, hogy a „Mégse” gomb hatása nem vonható vissza! A „Kilépés” gomb először ellenőrzi, hogy voltak-e adatváltozások, mielőtt a felhasználó a bezárás mellett döntött, ha igen, akkor megkérdezi a felhasználót, hogy akarja-e menteni a változásokat, és csak ezek után zárja be az ablakot.
52/63
Szótár adatok A „Szótár” ablak a rendszerben használt szótár adatok karbantartására szolgál.
A szótár adatok módosításához a következő lépéseket kell megtennie: 1. Az ablak megjelenése után válassza a „Szótár adatok szerkesztése” gombot. 2. A „Szótárak” listában válassza ki a kategóriát, melynek elemeit módosítani szeretné. A kategóriákat az adatbázisban módosítani, törölni nem lehet. 3. A kategória kiválasztása után megjelennek annak többnyelvű megnevezései, ill. a kategóriához tartozó szótár elem megnevezések is. 4. Szótár elemeket lehet létrehozni, módosítani, törölni. A műveletek a táblázat bal oldalán található gombokkal („Új szótár elem”, „Szótár elem módosítása”, „Szótár elem törlése”) hajthatók végre, ezek vezérlik a sorok állapotát is. 5. A rendszer működése során több modulban is felkínál szótár – elem listá(ka)t. Ilyenkor az alapértelmezett szótár – elemet jelöljük ki (pl. mértékegység esetén a kg-t). Ennek vezérlésére szolgál a táblázat „Alapért.” oszlopa, szerkesztés közben ebben jelölheti ki a felhasználó, hogy épp melyik elem legyen alapból kiajánlott a listában. A szótár adatok mentése csak akkor történik meg, amikor az aktuális kategóriának egy alapértelmezett eleme van, ezért erre a szótár – elemek létrehozásakor, módosításakor ügyelni kell! A változások mentése a „Végrehajtás” gombbal indítható. A „Mégse” gomb a módosítások visszavonását teszi lehetővé, ilyenkor az adatok nem kerülnek be az adatbázisba. A „Mégse” gomb hatása nem vonható vissza! A „Kilépés” gomb először ellenőrzi, hogy voltak-e adatváltozások, mielőtt a felhasználó a bezárás mellett döntött, ha igen, akkor megkérdezi a felhasználót, hogy akarja-e menteni a változásokat, és csak ezek után zárja be az ablakot. 53/63
13. Adminisztráció A menüpont a rendszer működését befolyásoló paraméterek beállítására biztosít lehetőséget, amennyiben az adott felhasználónak ehhez megfelelő jogosultsága van.
Beállítások A „Beállítások” ablak a programmal kapcsolatos legfontosabb paraméterek beállítására használható.
54/63
A beállítások módosításához a következő lépéseket kell megtennie: 1. A „Főmenü” Adminisztráció menüjében válassza a „Beállítások” menüpontot. 2. Ekkor megjelenik a Beállítások ablak. A paraméterek módosításához válassza a „Beállítások módosítása” gombot. 3. A mérlegjegy csoport a mérlegjegyekkel kapcsolatos paramétereket kezeli, itt kapott helyet az aktuális mérlegjegy sorszámot mutató informatív mező, illetve négy paraméter: az „Alapértelmezett példányszám”, az „Előző mérlegjegy adatok használata”, a „Felhasználó nyomtatása a mérlegjegyre” és a „Göngyölegek kezelése a mérlegjegyen” mezők. Az alapértelmezett példányszámnak a mérlegjegyek nyomtatásakor van jelentősége, az előző mérlegjegyek használata új mérlegjegy létrehozásakor azt adja meg, hogy az új mérlegjegy mezői inicializálódjanak (törlődjenek), vagy maradjon a mezők tartalma. A „Felhasználó nyomtatása mérlegjegyre” kapcsoló bejelölésével a nyomtatott mérlegjegyen megjeleníthető az annak adatait elmentő felhasználó neve, a göngyölegek kezelése pedig a „Göngyölegek kezelése a mérlegjegyen” kapcsolóval engedélyezhető a felhasználók számára. 4. Az „Egyéb” csoportban az alapértelmezett nyelvet és a mérleg kapcsolati logot állíthatja be a felhasználó. A log nagyon hasznos, ha a felhasználó hibát észlel a mérleggel való kapcsolatteremtés közben. A jelölőnégyzet kijelölése után meg kell adni a log fájl pontos helyét. A fájl mérete max. 1 Mbyte lehet, a log írása közben a rendszer figyeli a méretet, és csonkolja a túl nagy fájlt. 5. Az „Egyéb” kategória alsó sora a törzsadat – kezelő ablakok működését segítő automatikus sorszámgenerálás – funkció be-, illetve kikapcsolására használható jelölőnégyzeteket (automatikus cikkszám, - partnerszám, mérlegszám) tartalmazza. A bekapcsolt funkció az adott törzsadat – kezelő ablakban automatikusan generálja a sorszám mező értékét új adat felvétele esetében, ekkor a felhasználó nem tud saját sorszámot (kódot) megadni. 6. Az „ERP beállítások” csoportban az ERP (Enterprise Resource Planning, magyarul vállalati erőforrás-tervezés) rendszer típusát (a mérlegelés során kapott eredmények a vállalat általános vállalatirányítási rendszerébe közvetlenül integrálhatók), típustól függően a sarzsiszám kezelést, és az ERP szinkronizációs állományok elérési útját állíthatja be a felhasználó, illetve bekapcsolhatja az „ERP szinkronizáció programinduláskor” jelölőnégyzetet, melynek bekapcsolt állapotában a Balance program minden egyes programindításnál szinkronizálja az ERP rendszert a Balance adatbázisával. A beállítások nem törölhetők. A „Végrehajtás” gomb a szükséges ellenőrzések végrehajtása után elmenti a beállításokat az adatbázisba. A „Mégse” gomb a módosítások visszavonását teszi lehetővé, az adatok nem kerülnek be az adatbázisba. A „Mégse” gomb hatása nem vonható vissza!
55/63
A „Kilépés” gomb először ellenőrzi, hogy voltak-e adatváltozások, mielőtt a felhasználó a bezárás mellett döntött, ha igen, akkor megkérdezi a felhasználót, hogy akarja-e menteni a változásokat, és csak ezek után zárja be az ablakot.
Aktiválás Az „Aktiválás” ablak a program aktiválására, speciális esetekben az aktiválás módosítására használható.
A beállítások módosításához a következő lépéseket kell megtennie: 1. A „Főmenü” Adminisztráció menüjében válassza az „Aktiválás” menüpontot. 2. Megjelenik az Aktiválás ablak. A paraméterek módosításához kattintson az „Aktiválás szerkesztése” gombra az ablak tetején levő eszköztárból. 3. A licenc tulajdonoshoz tartozó mezőkben regisztrált verzió esetén a felhasználó adatai jelennek meg, próbaverzió esetén ezek a mezők üresek. Ilyenkor az aktiválási kulcs és a regisztrációs adatok birtokában ide kell beírni a regisztráló felhasználó nevét, címét (ország, ir.szám, város, utca). 4. A „Regisztráció” csoportban további, a regisztrálási folyamat fontos építőköveit adó mezők kitöltése hajtható végre: ki kell jelölni az engedélyezett mérleg drivereket a „Létező driverek” listájából, valamint meg kell adni a maximális mérlegszámot, a sarzsi- és göngyölegkezelés funkciók aktiválási állapotát és az aktiválási kulcsot, mely 8 darab, egyenként 4-4 karakter hosszú szakaszból áll, és kódolt formában jut el a felhasználóhoz (ld. A program használatba vétele). A beállítások nem törölhetők. Fontos, hogy a regisztrációval, licenc tulajdonossal kapcsolatos adatok módosításakor (a módosítások mentésekor) új aktiválási 56/63
folyamat veszi kezdetét, ami együtt jár az aktiválási kód ellenőrzésével is. Ezekben az esetekben tehát nagy körültekintéssel kell eljárni a hibák elkerülése érdekében. A „Végrehajtás” gomb a szükséges ellenőrzések végrehajtása után elmenti a beállításokat az adatbázisba. A „Mégse” gomb a módosítások visszavonását teszi lehetővé, ilyenkor az adatok nem kerülnek be az adatbázisba. Fontos, hogy a „Mégse” gomb hatása nem vonható vissza! A „Kilépés” gomb először ellenőrzi, hogy voltak-e adatváltozások, mielőtt a felhasználó a bezárás mellett döntött, ha igen, akkor megkérdezi a felhasználót, hogy akarja-e menteni a változásokat, és csak ezek után zárja be az ablakot.
57/63
Profilok Figyelem: Ezek a funkciók általában kizárólag a rendszeradminisztrátorok, azaz a teljes jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhetők el! Itt készíthet különböző jogosultsággal rendelkező felhasználói profilokat, melyeket a későbbiekben egyszerűen hozzárendelhetők a felhasználókhoz. Az egyes funkciók és adatok ilyen módon való védelme garantálja, hogy csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező személyek férhessenek hozzájuk. Felhasználói profil létrehozásához a következő lépéseket kell megtennie:
1. Válassza a „Hozzáad”gombot 2. A „Profil hozzáadása” ablakban adja meg a létrehozni kívánt profil nevét, majd válassza a „Mentés” gombot
3. A „Jogok” gomb megnyomásával állítsa be, hogy mely menüelemekhez engedi majd hozzáférni az ezzel a profillal rendelkező felhasználót.
58/63
4. Válassza a „Mentés” gombot.
59/63
Felhasználók kezelése Figyelem: Ezek a funkciók általában kizárólag a rendszeradminisztrátorok, azaz a teljes jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhetők el! A szoftver használatára jogosult felhasználók adminisztrálására nyújt lehetőséget a „Felhasználó kezelés” ablak, ami a főmenüben található „Adminisztráció”, majd „Felhasználók” gomb kiválasztásával érhető el. Itt valósítható meg az új felhasználók felvétele, a már meglévő kezelők adatainak, jelszavának módosítása, valamint minden jog megvonása, illetve a felhasználók törlése a rendszerből. Az egyes funkciók és adatok ilyen módon való védelme garantálja, hogy csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező személyek férhessenek hozzájuk. Felhasználó hozzáadásához a következő lépéseket kell megtennie: 1. 2. 3. 4.
Adja meg a felhasználó nevét a „Név” mezőben Adja meg a „Login” nevet. Ügyeljen a kis és nagy betűk használatára. Adja meg a felhasználó e-mail címét. Válassza ki a felhasználó jogosultságához megfelelő „Profilt”. Az egyes funkciók és adatok ilyen módon való védelme garantálja, hogy csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező személyek férhessenek hozzájuk.
5. Válassza a „Mentés” gombot.
60/63
Felhasználó adatainak megváltoztatása A későbbiekben a „Felhasználó kezelés” ablakban változtathat a felhasználók adatain (név, login, e-mail, profil), a „Változtat” gomb megnyomásával. 1. Jelölje ki a módosítandó felhasználó nevét a listából, kattintson a néven az egérrel, a mező kék lesz. 2. Nyomja meg a „Változtat” gombot, ekkor megjelenik a „Felhasználó hozzáadása” ablak 3. A mezőkben tetszés szerint módosíthatja, átírhatja a felhasználó adatait, valamint a „Profil” mezőben kiválaszthatja a megfelelő hozzáférési jogosultságot biztosító profilt. 4. A módosítás(ok) végén válassza a „Mentés” gombot.
Felhasználó törlése A felhasználó törléséhez a következő lépéseket kell megtennie: 1. Jelölje ki a módosítandó felhasználó nevét a listából, kattintson a néven az egérrel, a mező kék lesz. 2. Nyomja meg a „Törlés” gombot, ekkor a program megerősítést kér a törlésről. Figyelem! A törlés nem vonató vissza!
3. Válassza az „Igen” lehetőséget, ekkor a felhasználót és az adatait törölte a rendszerből. 61/63
Felhasználó jogosultságának megtekintése A felhasználó jogosultságainak a megtekintéséhez, a következő lépéseket kell megtennie: 1. Válassza ki a felhasználó nevét a listából, kattintson a néven az egérrel, a mező kék lesz. 2. Válassza a „Jogok” gombot, ekkor megjelenik a „Felhasználói jogok” ablak, itt láthatja, hogy a felhasználó a program mely funkcióihoz férhet hozzá 3. A „Kinyit” és a „Zár” gomb megnyomásával a felhasználó számára nem elérhető funkciókat ki és bekapcsolhatja, melyet a „Mentés” gomb megnyomásával rögzíthet.
Jelszó módosítása A felhasználó jelszavának módosításához (az alapértelmezett „balance” jelszó visszaállításához) a következő lépéseket kell megtennie: 1. Jelölje ki a módosítandó felhasználó nevét a listából, kattintson a néven az egérrel, a mező kék lesz. 2. Válassza a „Jelszó” gombot, ekkor megtörténik az alapértelmezett jelszó visszaállítása. 3. A „balance” alapértelmezett jelszó visszaállításáról üzenet tájékoztatja a felhasználót. Az így beállított jelszót a belépéskor mindenképpen meg kell változtatni.
62/63
14. Segítség A program használata során minden felhasználóban megfogalmazódnak kérdések a rendszer működésével kapcsolatban, amelyekre választ szeretne kapni. Ezen kérdések a gyors, felhasználóbarát megválaszolása a programba épített segítség, azaz Súgó feladata. A helyzetérzékeny súgót vagy az adott ablakon levő eszköztár „Súgó” gombjával (
), vagy az „F1” billentyű lenyomásával lehet megjeleníteni.
A Súgó három funkciójával, a Tartalomjegyzékkel, az Indexszel és a Kereséssel a felhasználó a rendelkezésre álló információk közül gyorsan és kényelmesen ki tudja választani azt a konkrét témakört, amelyre szüksége van. A helyzetérzékenység legnagyobb előnye természetesen az, hogy az adott ablakhoz, opcióhoz tartozó súgó-témakör jelenik meg a felhasználó segítségkérésekor.
63/63
