BAHAN TAYANG Sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara, Nomor 13Tahun 2013 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklatpim Tingkat IV
MATA DIKLAT BENCHMARKING KE BEST PRACTICE DIKLATPIM TINGKAT IV
PUSDIKLAT SPIMNAS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2014
BENCHMARKING KE BEST PRACTICE DIKLATPIM TK IV
LAN-RI
Contents REFRESH KONSEP BENCHMARKING DESAIN BENCHMARKING KE BEST PRACTICE KESIMPULAN LAMPIRAN . OVERVIEW
MITRA BENCHMARKING
. LEMBAR KERJA BENCHMARKING
LAN-RI
1.Coaching 2.Counselling
1.Kecerdasan Emosi 2.Pengenalan potensi diri 3.Berfikir Kreatif dan Inovasi 4.Koordinasi dan Kolaborasi 5. Membangun Tim Efektif 6. Benchmarking ke Best Practice 7. Merancang Proyek Perubahan 8. Seminar Presentasi Proyek Perubahan 9. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan
1. Pilar-pilar kebangsaan 2. Integritas 3. Standar Etika Publik 4. Sistem Administrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia 5. Pembekalan Isu Aktual Substantif Lembaga 6. Diagnostic Reading 7. Penjelasan Proyek Perubahan
Tahap II Taking Ownership
Tahap I Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi LAN-RI
(Breaktrough I)
1.Coaching 2.Counselling
Tahap IV
Tahap III
Laboratorium Kepemimpinan
Merancang (Breaktrough II) Perubahan dan Membangun Tim
1.Seminar Laboratorium Kepemimpinan 2.Evaluasi
Tahap V Evaluasi
LIMA TAHAPAN PEMBELAJARAN DIKLATPIM IV
Posisi Mata Diklat Benchmarking 1.Kecerdasan Emosi 2.Pengenalan potensi diri 3.Berfikir Kreatif dan Inovasi 4.Koordinasi dan Kolaborasi 5. Membangun Tim Efektif 6. Benchmarking ke Best Practice 7. Merancang Proyek Perubahan 8. Seminar Presentasi Proyek Perubahan 9. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan
Tahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim LAN-RI
Kompetensi yang dibangun Peserta mampu mengadopsi dan mengadaptasi best practice bidang Pengelolaan Kegiatan
Perubahan budaya organisasi, perbaikan kinerja dan peningkatan kualitas SDM
LAN-RI
Tujuan
Membaca bahan bacaan dan mendiskusikan organisasi yang memiliki best practice bidang pengelolaan kegiatan, mengunjungi organisasi tsb., mengidentifikasi best practice.
Hubungan Benchmarking ke Best Practice dengan mata diklat lainnya
PENGALAMAN BELAJAR
PROYEK PERUBAHAN
SEMINAR PROYEK PERUBAHAN
BENCHMARKING KE BEST PRACTICE PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
LAN-RI
LAN-RI
Definisi Benchmarking 1. Gregory H. Watson ⇒ Bencmarking sebagai pencarian secara berkesinambungan dan penerapan secara nyata praktikpraktik yang lebih baik yang mengarah pada kinerja kompetitif unggul.
2. David Kearns (CEO dari Xerox ) ⇒ Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik
3. IBM ⇒ Benchmarking merupakan suatu proses terusmenerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia
4. Teddy Pawitra ⇒ Bencmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul
5. Goetsch dan Davis ⇒ Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang trbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri LAN-RI
Essence : Proses membandingkan dan mengukur suatu kegiatan organisasi terhadap proses operasi yang terbaik di kelasnya
TOOL FOR PRODUCTIVITY MANAGEMENT
BENCHMARKING
PRODUCTIVITY ACCELERATOR
LAN-RI
Benchmarking Paradigm (J.Nazarko ,2007)
Benchmarking as a process of learning from others requires modesty, because firstly you have to admit that somebody is better than you in some field.
Benchmarking does not mean uncritical copying, which can be very risky when the company does not understand the essence of their individual condition (Benchmarking bukan berarti penyalinan tanpa kritik yang bisa sangat berisiko, ketika perusahaan tsb.tidak mengerti intisari dari kondisi individual mereka)
3
Benchmarking cannot be limited to comparison or ranking ( false benchmarking), Benchmarking tidak terbatas pada pembandingan atau renking ( itu Benchmarking yang salah)
2
4
1
5 The limits of benchmarking application are primarily inside the company. ( Batas batas aplikasi benchmarking, terutama ada di perusahaan) LAN-RI
( Benchmarking yaitu Proses pembelajaran dari orang lain membutuhkan kerendahan hati , karena harus mengakui keunggulan orang lain )
Benchmarking is one of the basic pillars of learning organizations, because if encourages people to watch other and Learn from them. ( Benchmarking salah satu pilar organisasi pembelajaran , untuk memperhatikan orang lain dan belajar dari mereka)
Summary of benchmarking concept
Outputs, Results, Success Factors Benchmark WHAT ?
Data collection
Who/what Is BEST ?
DATA ANALYSIS
US
Them
Data collection
How do WE do it ?
How do THEY do it ?
Processes,Practices, Methods
LAN-RI
Classification of benchmarking Product Benchmarking
Process Benchmarkin g
Strategic Benchmarkin g
Organizational Benchmarking
Type of Benchmarking Internal Benchmarking
External Benchmarking
Enterprise Benchmarking
Competition Benchmarking
Corporation Benchmarking
Branch Benchmarking
Branch independent Benchmarking
LAN-RI
Levels of benchmarking Comparisons World Leader
Sector Leader Sector standards Best practices in company Borrowing good ideas
Drawing conclusions from own success
LAN-RI
Range
Processes
National Leader
Phase of benchmarking Implementation
LAN-RI
The benchmarking (Bjorn
Adapt: Choose “best practice” Adapt to the company’s conditions , and implemen changes
5
Plan: Critical success factoer, 1 select a process for Benchmarking, document the process , And develop Performance measures
Analyze: 4
Identify gaps in performance And find the root causes for the performance gaps
Search: Find benchmarking partners
Observe: Understand and document the partners’ process, both Performance and practice
3
LAN-RI
2
wheel(Andersen)
PROSES BENCHMARKING Sumber: Longbottom dalam Nunuk Supraptini,(2000)
MELAKUKAN EVALUASI DAN PENGULANGAN DENGAN SEMANGAT PERBAIKAN DAN BERKELANJUTAN
IDENTIFIKASI TERHADAP MITRA POTENSIAL PERTUKARAN INFORMASI SALING MENGUNJUNGI LOKASI DAN PROSES OBSERVASI
PERENCANAAN
PENGAMATAN MENDALAM KONDISI INTERNAL PERUSAHAAN ANALISIS KEKUATAN DAN KELEMAHAN PENGUKURAN KINERJA PERSIAPAN BENCHMARKING
ANALISIS
PENERAPAN
PROSES ADAPTASI DAN PENERAPAN
EVALUASI
PROSES BENCHMARKING
DESAIN BENCHMARKING
LAN-RI
SCOPING BENCHMARKING VISIT DIKLATPIM TK IV DENGAN PENDEKATAN PENGELOLAAN KEGIATAN
KEGIATAN
TEKNIS
LAN-RI
GENERIK
KEGIATAN Sumnber: Pedoman penyusunan Renstra.
KEGIATAN TEKNIS
Adalah kegiatan prioritas nasional, yaitu kegiatan-kegiatan dengan output spesifik dalam rangka pencapaian sasaran nasional. KEGIATAN GENERIK
Adalah kegiatan yang digunakan oleh beberapa unit organisasi yang sejenis.
INDIKATOR HASIL BELAJAR .
MENGIDENTIFIKASI BEST PRACTICE PENGELOLAAN KEGIATAN
. MENYUSUN LESSON LEARNT DARI BEST PRACTICE . MENGADOPSI BEST PRACTICE . MENGADAPTASI BEST PRACTICE
Proses Pelaksanaan Benchmarking ke Best Practice IDENTIFIKASI MASALAH INTERNAL
INPUT
. PENGUMPULAN
IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING
INFORMASI . PENELITIAN . ANALISIS
TINDAKAN STRATEJIK
. MELAKUKAN KUNJUNGAN UNTUK
OUTPUT
MELAKUKAN SURVEY TERHADAP MITRA BENCHMARKING UNTUK LANGKAH PRAKTEK SELANJUTNYA
UMPAN BALIK
MENGAMATI DAN MEMPELAJARI BEST PRACTICE MEREKA . LAKUKAN IDENTIFIKASI PRAKTEK MEREKA UNTUK KEUNGGULAN ORGANISASI KITA DIMASA DATANG
MENGIMPLEMENTASIKAN STRATEGI USAHA BARU UNTUK MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI KITA
Beberapa Pertanyaan ...?
Seberapa bagus yang kita kerjakan dibanding institusi lain ?
LAN-RI
Kita ingin menjadi seperti apa?
Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ?
Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik tersebut? Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka lakukan untuk institusi kita? Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih baik dibanding mereka ?
TAHAPAN Implementasi Benchmarking . Identifikasasi . Memandang Organisasi . Kenali dan survey organisasi . Metode penyelidikan . Faktor – faktor kritis dan pemecahannya
1
TENTUKAN APA YANG AKAN DI BENCHMARKING
2
. Susun daftar pertanyaan
. Kumpulkan informasi dari pasangan organisasi . Informasi dari sumber lain . Dokumentasi . Check dan uji kebenaran
3
PENGUMPULAN INFORMASI
IDENTIFIKASI MITRA BENCHMARKING . Bandingkan organisasi sendiri dengan organisasi yang akan di Benchmarking . Lakukan penelitian untuk menemukan organisasi yg berpraktek terbaik (Best Practice)
LAN-RI
. Perhatikan implementasi . Gabungkan dengan rencana . Siapkan rencana perubahan. . Implemenatasi rencana.
5 4
IMPLEMENTASI
ANALISIS . Pengolahan data dan informasi. . Pengendalian kualitas informasi. . Koreksi terhadap unsur yg di benchmarking . Identifikasi perbedaan . Manfaatkan analisis
Kesimpulan Benchmarking bertujuan untuk menentukan kunci atau rahasia sukses dari organisasi pesaing yg paling unggul /Best practice
Benchmarking diperlukan untuk memungkinkan organisasi dapat membandingkan dengan organisasi kopetitor dan selanjutnya menjadi alat strategi bagi manajemen untuk meningkatkan kinerjanya Sedangkan keuntungan yang diperoleh melalui Benchmarking adalah untuk mengurangi biaya karena kesalahan, menurunkan pencegahan sebelum kesalahan terjadi, penyederhanaan proses
LAN-RI
LEMBAR KERJA BENCHMARKING SEBELUM KUNJUNGAN KE LOKUS (MEMPELAJARI DOKUMEN LOKUS YANG AKAN DIKUNJUNGI DAN MEMPRESENTASIKAN DI KELAS)
