Wawancara I Pertanyaan no. 1 Bagaimana perusahaan bapak mengatasi masalah keterlambatan produk yang dipesan? dan bagaimana menjelaskan keterlambatan tersebut ke customer ? Jb. belum ada cara untuk mengatasi masalah keterlambatan produk tersebut karena masalah keterlambatan adalah faktor yang tidak dapat diduga atau diprediksi oleh pihak yang bersangkutan dan perusahaan kami akan memberitahukan kepada customer bahwa barang tersebut terlambat datang atau barangnya tidak ada dan menjelaskan alasan keterlambatan tersebut agar customer mengetahuinya dan dapat mengerti.
Pertanyaan no. 2 Apakah supplier menggunakan fasilitas teknologi (email, internet, faks, dan lain-lain) untuk berhubungan dengan perusahaan bapak ? Jb. ya. Supplier menggunakan fasilitas teknologi seperti email dan faks untuk berhubungan dengan perusahaan kami.
Pertanyaan no. 3 Berapa lama waktu yang dibutuhkan dari proses pemesanan barang oleh supplier sampai tiba di perusahaan? Jb. waktu yang dibutuhkan dari proses pemesanan tersebut sekitar 3 minggu sampai 1 bulan lamanya. Karena proses pengiriman barang tersebut menggunakan kapal laut yang khusus ekspedisi (mengirim barang ke luar pulau atau luar negeri) sehingga
membutuhkan waktu yang lama untuk dapat sampai ke tempat tujuan mengirimkan pesanan barang yang diminta.
Pertanyaan no. 4 Berapa minimal dan maksimal jumlah barang yang dipesan ke supplier oleh perusahaan? Jb. minimal jumlah barang yang dipesan perusahaan kami sekitar 500 - 1000 kg dan maksimal jumlah barang yang dipesan perusahaan kami sekitar 5 ton. Dan barang yang dikirim berupa drum dengan ukuran 25 kg sampai 50 kg.
Pertanyaan no. 5 Apakah dengan adanya masalah (pemesanan barang) ini menjadi penghambat bagi perusahaan bapak ? jb. Hal tersebut menjadi penghambat bagi perusahaan kami, penghambat utama dalam pemesanan barang adalah masalah penyajian informasi dari data-data pendukung untuk melakukan pemesanan barang, seperti data jumlah barang, data barangbarang yang habis, data harga-harga barang. Seringkali terjadi ketidak cocokan antara data yang ada di bagian purchasing dan bagian logistic, membuat adanya tambahan waktu dalam melakukan persiapan sebelum melakukan pemesanan ke supplier. lamanya waktu dari proses pemesanan barang ke supplier sampai tiba di perusahaan kami, yang seringkali diakibatkan oleh terlambatnya data-data yang memberi informasi kekurangan barang di dalam perusahaan kami. Dengan terlambatnya data-data pendukung tersebut menjadi tambahan waktu lagi dalam
memesan barang ke supplier, sehingga saat di akumulasikan dengan lama waktu pengiriman barang bisa sampai 5-6 minggu untuk barang tersebut dapat sampai di tempat kami. Hal itu bisa membuat kami kehilangan order barang dari customer karena kurangnya persediaan barang yang ada di perusahaan kami sedangkan customer sangat membutuhkan barang tersebut untuk kegiatan usaha mereka.
Pertanyaan no. 6 Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan data-data pendukung untuk melakukan pemesanan ke supplier ? Jb. Sedikitnya membutuhkan waktu seharian, dan bahkan bisa sampai 2 hari. Karena kami harus mengecek jumlah stok barang yang ada di gudang kami agar perusahaan tidak kelebihan stok barang yang terlalu lama. Hal tersebut bisa membuat barang bisa rusak.
Wawancara II Pertanyaan no. 1 Apakah dengan adanya masalah (pemesanan) ini menjadi penghambat bagi perusahaan bapak? Jb. masalah tersebut menjadi penghambat bagi kinerja perusahaan kami karena masalah pemesanan yang terlambat kedatangannya yang diakibatkan oleh data-data pendukung dari bagian purchasing untuk memesan barang ke supplier sering memakan waktu lama dalam penyediaannya karena adanya ketidak samaan data dengan bagian logistik, atau kurangnya pemantauan jumlah stok baik dari bagian
logistik atau bagian purchasing sehingga terlambat membuat data laporan kekurangan barang untuk diteruskan menjadi PO pemesanan barang ke supplier yang akhirnya membuat membuat jumlah persediaan barang di gudang kami menjadi terganggu (kekurangan persediaan barang). Hal-hal tersebut dapat mengganggu proses penjualan ke konsumen saat barang yang diinginkan oleh konsumen ternyata dalam kondisi habis atau terlambat dipesan.
Pertanyaan no. 2 Apakah solusi yang kami tawarkan yaitu membuat sistem berbasis web untuk mengawasi jumlah ketersediaan barang agar tidak terjadi kekurangan barang dan mengintegrasikan data-data internal perusahaan dapat membantu perusahaan bapak ? Jb. dapat membantu kami, karena dengan solusi dari anda tersebut kami dapat memperoleh informasi akurat tentang kondisi stok barang kamu dan pemesanan barang dari perusahaan kami ke supplier akan lebih cepat dan data-data pendukung lebih terintegrasi dan tersedia cepat.
Pertanyaan no. 3 Bagaimana cara perusahaan bapak mengatasi permasalahan tersebut (pemesanan barang) selama ini ? Jb. kami mengatasinya dengan tetap melakukan pemesanan barang secara manual (lewat telepon, email dan faksimail), tapi dengan menekan lama waktu dari proses-proses yang ada dalam melakukan pemesanan barang.
Pertanyaan no. 4 Bagaimana bapak berhubungan dengan supplier untuk masalah pemesanan barang ? Jb. selama ini perusahaan kami berhubungan dengan supplier dengan menggunakan fasilitas internet yaitu menggunakan email maupun faks.
Pertanyaan no. 5 berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan bapak untuk mengirim barang ke customer ? dan kendala yang di hadapi selama proses pengiriman? Jb. perusahaan kami membutuhkan waktu sekitar 1 minggu (di luar Pulau Jawa) karena kami harus menunggu sampai muatan di kapal ekspedisi memenuhi kapasitas maksimum dan itu membutuhkan waktu yang cukup lama. Belum lagi jika ada masalah bea cukai dari pihak pelabuhan atau kapal ekspedisinya yang mengalami kendala, seperti : kerusakkan mesin, masalah cuaca yang buruk dan lain-lain. Sedangkan pengiriman barang di Jakarta dan sekitarnya hanya membutuhkan waktu sekitar 2-3 hari. Kendala yang dihadapi adalah saat jumlah persediaan yang tidak memenuhi pemesanan, atau ada barang yang rusak.
Pertanyaan no. 6 Berapa minimal dan maksimal jumlah barang yang dipesan ke supplier oleh perusahaan? Jb. kami biasanya memesan barang dalam jumlah yang banyak karena dilihat dari lamanya waktu pengiriman itu akan membuat kami kekurangan jumlah barang jika kami memesan barang dalam jumlah yang sedikit. Minimal barang yang kami pesan
biasanya sekitar 500 - 1000 kg. Dan maksimal barang yang kami pesan biasanya sekitar 5 ton. Barang tersebut dikirim dalam bentuk drum ukuran 25 kg sampai 50 kg.
Pertanyaan no. 7 Bagaimana selama ini perusahaan bapak melakukan penghitungan atau pengecekan jumlah barang yang ada di gudang ? Jb. selama ini perusahaan kami melakukan hal tersebut dengan masih manual sehingga kami membutuhkan banyak karyawan untuk melakukan penghitungan tersebut. Dan pengitungan tersebut harus dilakukan lebih dari 1 kali untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam jumlah barangnya. Dan pencatatan laporan ditulis dalam bentuk form laporan yang nantinya diteruskan ke bagian purchasing untuk kemudian di cocokan datanya dengan data yang dipegang bagian purchasing.
