1
BAB XII PERANCANGAN SIM SECARA TERINCI
12.1. Perancangan Output Secara Terinci
Perancangan sistem secara umum hanya memuat tentang kebutuhan output apa saja pada sistem baru. Sedangkan perancangan output terinci akan menjelaskan secara lebih rinci tentang bagaimana dan seperti apa bentuk dari output yang dibutuhkan.
12.1.1. Perancangan Output Laporan Tercetak
1. Laporan berbentuk tabel Laporan berbentuk tabel dapat berupa Notice report / rekapitulasi, Equipoised report, Variance report, atau Comparative report. ⇒ Notice report / rekapitulasi, harus dibuat sesederhana mungkin, jelas, dengan maksud supaya permasalahan yang terjadi tampak jelas sehingga dapat langsung ditangani ⇒ Equipoised report, berisi tentang hal-hal yang bertentangan, biasanya digunakan untuk maksud perencanaan atau pengambilan keputusan. ⇒ Variance report, laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang ditetapkan dengan hasil nyata yang diperoleh. ⇒ Comparative report, membandingkan satu hal dengan hal lain (misal: GL) 2. Laporan berbentuk grafik Laporan berbentuk grafik dapat berupa bagan garis, bagan batang, atau bagan pastel. Laporan bentuk grafik harus mempertimbangkan tentang kemudahan pembacaan, ketepatan skala, dimensi, serta hubungan antar variabel. Contoh-contoh:
2
Notice report: PT ABC Laporan Penjualan Menurut Daerah Penjualan Bulan Januari 1999 Jenis barang Unit Terjual Yogyakarta 10.000 Magelang 12.000 Semarang 7.500 Surakarta 12.000
Equipoised report: PT ABC Laporan Perencanaan Penjualan Daerah Yogyakarta Untuk Tahun 2000 Keadaan Pasar Jelek (Rp) Baik (Rp) Penjualan 50.000.000 75.000.000 Harga pokok 40.000.000 55.000.000 Laba kotor 10.000.000 20.000.000 Biaya Penjualan Biaya administrasi Laba (Rugi)
12.000.000 2.500.000 ( 500.000 )
10.000.000 4.000.000 6.000.000
Variance report:
Nama Barang Monitor color Monitor BW Printer BJ-200e
PT ABC Laporan Kinerja Departemen Pembelian Bulan Januari 1999 Unit Dibeli Harga Pokok Harga Jual Selisih Harga 10 750.000 800.000 50.000 8 250.000 225.000 25.000 5 600.000 750.000 150.000 Total: 175.000
Total Selisih 500.000 L 200.000 R 750.000 L 1.050.000 L
12.1.2. Pedoman Perancangan Output
Pedoman perancangan laporan adalah sebagai berikut: 1. Laporan formal, sedapat mungkin memuat bagian judul laporan, tubuh laporan, dan catatan kaki laporan
3
2. Laporan penting, menggunakan kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek, tidak mudah kotor 3. Laporan dicetak dengan margin 2.5 cm sehingga bila pinggir laporan sobek tidak mengenai tubuh laporan 4. Gunakan spasi baris yang cukup sehingga mudah dibaca 5. Bagian yang penting diberi tanda / dicetak tebal 6. Gunakan font huruf yang jelas dan mudah dibaca 7. Gunakan tanda urutan yang jelas 8. Detail informasi ditempatkan pada lampiran & diberi petunjuk untuk memudahkan pencarian 9. Keterangan yang dibutuhkan pemakai dapat disertakan 10. Laporan tersaring untuk manajemen tinggi, semakin rinci untuk manajemen lebih rendah 11. Laporan dibuat & didistribusikan tepat waktu 12. Laporan harus sederhana tetapi jelas 13. Bahasa yang mudah dipahami pemakainya 14. Isi laporan harus akurat 15. Bentuk laporan sedapat mungkin dibuat standar 16. Laporan harus berguna 17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan 18. Pengaturan tata letak isi laporan harus mudah dipahami 19. Penjelasan data di kamus data output, dll
12.2. Perancangan Input Secara Terinci
Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap data (data capture) yang terjadi akibat suatu transaksi, yang dapat membantu dalam penanganan arus data sebagai berikut: 1. Dapat menunjukkan macam data yang harus dikumpulkan / ditangkap 2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten, dan akurat 3. Dapat mendorong kelengkapan data 4. Bertindak sebagai pendistribusi data 5. Dapat membantu dalam pembuktian transaksi untuk audit trail
4
6. Dapat digunakan sebagai cadangan file yang ada di komputer
Petunjuk perancangan dokumen dasar meliputi: 1. Pemilihan kertas yang digunakan harus mempertimbangkan lamanya dokumen dasar harus disimpan, penampilan dokumen dasar, banyaknya dokumen dasar yang harus ditangani, bagaimana menangani dokumen dasar, keadaan lingkungan, cara pengisian data, serta keamanan terhadap pudarnya data dalam dokumen data. 2. Pemilihan ukuran 3. Warna yang digunakan 4. Judul dokumen dasar, meliputi nama, jenis, dan kegunaan 5. Penomoran formulir 6. Nomor urutan 7. Penomoran dan jumlah halaman 8. Penyesuaian spasi dengan mesin pencetak 9. Pembagian area / tata letak, meliputi area – area untuk judul, halaman, kendali, organisasi, obyek, tubuh, berita, otorisasi, jumlah, dan nomor. 10. Caption, berfungsi untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi dan data apa yang harus diisikan 11. Instruksi cara pengisian yang jelas 12. Penggunaan jendela amplop untuk efisiensi penulisan nama dan alamat 13. Jumlah tembusan
Seringkali diperlukan cara-cara untuk mengurangi jumlah masukan ke sistem komputer tanpa mengurangi kelengkapan data. Cara yang dapat dilakukan adalah: 1. Penggunaan kode 2. Data yang relatif konstan dapat disimpan di formulir induk acuan 3. Jam dan tanggal dapat dipanggil dari sistem komputer 4. Rutin perhitungan dapat dilakukan dalam program aplikasi komputer
Penggunaan kode masukan harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1. Mudah diingat 2. Harus unik
5
3. Harus fleksibel 4. Harus efisien 5. Harus konsisten 6. Harus distandarisasi 7. Penggunaan spasi harus dihindari 8. Karakter yang mirip harus dihindari 9. Ukuran / Panjang kode harus sama Beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan antara lain, adalah: 1. Kode mnemonik 2. Kode urut (serial code) 3. Kode group 4. Kode decimal
12.3. Perancangan Dialog Layar Secara Terinci
Perancangan dialog layar monitor merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai dan komputer. Percakapan ini dapat berupa: 1. Proses memasukkan data 2. Proses menampilkan output informasi
Pedoman perancangan dialog layar secara terinci adalah: 1. Pemakai harus dipandu bagaimana melakukan langkah selanjutnya 2. Layar dialog harus informatif, misal dengan cara pembagian bentuk jendela yang meliputi jendela judul, jendela instruksi, jendelatubuh, serta jendela escape. 3. Dalam jendela tubuh dialog seharusnya dibatasi untuk satu ide saja tiap frame-nya. 4. Paging & scrolling dapat digunakan untuk menampilkan jendela tubuh. 5. Berita, instruksi, atau informasi yang ditampilkan di layar ditampilkan dalam waktu cukup lama agar pemakai dapat mempunyai cukup waktu untuk membacanya. 6. Gunakan kalimat / istilah yang sederhana dan mudah dipahami. 7. Penggunaan singkatan sebaiknya dihindari
6
8. Penggunaan simbol yang membingungkan harus dihindari. 9. Penggunaan kata yang konsisten (misal EDIT, UPDATE, KOREKSI)
Beberapa strategi perancangan dialog layar monitor dapat digunakan secara terpisah atau bersama-sama, yaitu: 1. Tampilan menu 2. Kumpulan instruksi (instruction sets) 3. Dialog pertanyaan / jawaban (question / answer dialog) 4. Penggunaan bagan dialog untuk tampilan layar dialog yang sangat banyak 5. Penggunaan bagan tata letak layar monitor 6. Penjelasan data di kamus data dialog
12.4. Perancangan Teknologi Secara Terinci
Perancangan teknologi secara umum sebenarnya telah dilakukan dalam perancangan umum, yaitu tentang jenis dan jumlah yang diperlukan. Yang belum didefinisikan dalam perancangan secara umum adalah kapasitas memory yang diperlukan sistem.
Kapasitas memory dapat dihitung berdasarkan berdasarkan besarnya file-file basis data yang akan menyimpan data untuk setiap periode tertentu. Kapasitas setiap file dapat dihitung dengan cara mengalikan panjang record dengan volume setiap periode dikalikan lagi dengan cacah kejadiannya.
Contoh: Seandainya sistem hanya memerlukan file - file sebagai berikut: File induk PEGAWAI: Panjang record
: 100 byte
Volume per periode simpanan
: 1000 karyawan
Kejadian setiap karyawan
: 1 kali
Ukuran file basis data
: 1000 * 1 *100 = 100.000 byte
7
File induk GOLONGAN: Panjang record
: 20 byte
Volume per periode simpanan
: 10 macam golongan
Kejadian setiap golongan
: 1 kali
Ukuran file basis data
: 10 * 1 *20 = 200 byte
Maka ukuran memory yang diperlukan kedua file tersebut adalah: : 100.000 byte + 200 byte = 100.200 byte
Jika semua file diindeks (besarnya file indeks dapat ditaksir rata-rata setengah dari filenya), maka ukuran keseluruhan adalah: : 100.200 * 0.5 + 100.200 = 150.300 byte.
Kemudian, sebagai cadangan perkembangan data di kemudian hari, umumnya dicadangkan untuk pertumbuhan data sebesar 100% dari ukuran file semula, sehingga memory yang dibutuhkan menjadi: : 150.300 + 100% * 150.300 byte = 300.600 byte
Ukuran kapasitas memory sistem selain untuk menyimpan basis data juga digunakan untuk menyimpan program aplikasi, sehingga kebutuhan total memory yang diperlukan adalah: : memory untuk basis data + memory untuk program aplikasi
12.5. Perancangan Model dan Pengendalian Secara Terinci
Model sistem secara fisik telah diperancangan dalam perancangan umum sistem yang ditunjukkan oleh bagan alir sistem. Perancangan model logik juga telah diperancangan dalam perancangan umum sistem yang ditunjukkan dengan DAD
8
yang menggambarkan prosedur dan metoda pengolahan data dari sistem. Perancangan model terinci mendefinisikan secara rinci tentang urutan langkah dalam masing-masing proses yang digambarkan dalam DAD yang merupakan perancangan program komputer.
12.5.1. Perancangan Program Komputer Secara Moduler
Perancangan program komputer secara moduler merupakan penekanan perancangan terstruktur. Perancangan program komputer secara moduler dilakukan dengan memecah suatu permasalahan yang kompleks dan rumit menjadi bagaian-bagian yang sederhana yang disebut modul (module) dan kemudian diintegrasikan kembali menjadi satu kesatuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Modul dalam program komputer dapat berupa: ⇒ Subrutin (subroutine) ⇒ Prosedur (subprogram) ⇒ Program utama (main program) ⇒ Bagian dari subrutin ⇒ Bagian dari prosedur ⇒ Bagain dari program utama
Sebuah modul sebaiknya tidak lebih dari 24 baris saja, yaitu sebanyak jumlah baris pada layar monitor atau tidak lebih dari 60 baris instruksi, yaitu sebanyak jumlah baris pada kertas printer.
12.5.2. Alat Perancangan Program Komputer
Alat-alat yang dapat digunakan dalam perancangan program komputer antara lain: 1. Bagan
terstruktur
(structured
chart),
merupakan
alat
untuk
menggambarkan jenjang dan hubungan dari modul-modul program 2. Structured english dan pseudocode, merupakan alat untuk menunjukkan langkah-langkah instruksi suatu modul
9
3. Tabel keputusan (decision table), merupakan alat untuk membantu memecahkan permasalahan logika program yang rumit yang terdiri dari banyak keputusan 4. Diagram HIPO (HIPO diagrams) dan bagan IPO (Input Process Output diagrams), merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara input, proses, dan output dari suatu modul program 5. Bagan alir program (programs flowchart) 6. SADT 7. W/O chart 8. Diagram Jakson (Jakson’s diagrams)
12.5.3. Metodologi Perancangan Program Komputer
Metodologi perancangan program komputer menyediakan pedoman bagaimana merancang program komputer secara moduler, yaitu: 1. Metodologi menggunakan bagan terstruktur dan bagan IPO dalam SADT 2. Metodologi menggunakan alat diagram HIPO dan bagan IPO 3. Metodologi menggunakan alat diagram W/O 4. Metodologi menggunakan alat diagram Jakson’s
12.5.4. Kualitas Perancangan Program Komputer Secara Moduler
Kualitas perancangan program komputer secara moduler diukur dengan derajat ketergantungan antar modul dalam sistem (coupling) dan kekuatan modul untuk menyelesaikan tugas pada modul yang bersangkutan (cohesion). Perancangan program komputer yang baik adalah jika memiliki coupling yang rendah dan mempunyai cohesion yang tinggi.
10
12.5.5. Langkah Perancangan Program Komputer Secara Moduler
Langkah perancangan program komputer secara moduler yang didasarkan pada DAD adalah sebagai berikut: 1. Menentukan batas otomatis (automatic boundary) program 2. Menggambarkan bagan terstruktur 3. Menggambarkan algoritma program komputer
12.6. Membuat Laporan Hasil Perancangan Secara Terinci
Laporan perancangan terinci perlu dibuat untuk dikomunikasikan utamanya dengan pemrogram. Laporan perancangan terinci juga perlu disampaikan dan dikomunikasikan dengan pemakai. Umumnya laporan perancangan terinci akan sangat banyak, selain itu pemrogram dan pemakai sistem mempunyai kepentingan yang berbeda sehingga laporan perancangan terinci sebaiknya dipisahkan menjadi dua, yaitu: 1. Laporan bersifat teknis, memuat perancangan terinci program komputer untuk semua modul yang ditujukan untuk pemrogram dan teknisi lainnya yang sering disebut manual teknik (technical manual) 2. Laporan untuk pemakai, lebih menekankan pada bentuk input dan output yang dihasilkan oleh sistem
