BAB IV SAMPLING DAN INVESTIGASI DATA 4.1. Sampling Sampling adalah proses pemilihan unsur-unsur (item-item) yang mewakili suatu populasi (seluruh unsur/item yang ada) secara sistematis dengan tujuan mempelajari unsur/item tersebut. Ada beberapa alasan analis sistem menyeleksi sampel data yang representatif untuk diperiksa atau menyeleksi orang-orang tertentu untuk diwawancarai, atau diobservasi, yaitu :
Menekan biaya Membaca setiap halaman web, menyalin semua laporan dan bertanya kepada setiap pegawai memerlukan banyak biaya.
Mempercepat pengumpulan data Sampling membantu mempercepat proses dengan mengumpulkan data-data terpilih dari semua data yang ada untuk keseluruhan populasi, dan juga dapat menghemat tenaga.
Meningkatkan keefektifan Sampling membantu meningkatkan keefektifan bila informasi yang lebih akurat bisa didapatkan, misalnya cukup dengan berbicara dengan beberapa orang tertentu saja dengan pertanyaan yang mendetil.
Mengurangi kecurigaan Kecurigaan pengumpulan data dapat dikurangi melalui sampling, misalnya eksekutif yang diwawancarai haruslah orang yang terlibat langsung dalam proyek, agar proyeknya berhasil. Empat tahapan untuk merancang sampel yang baik :
1. Menentukan data-data yang dikumpulkan atau digambarkan. Mengidentifikasi variabel, atribut, dan item-item yang berhubungan yang perlu dikumpulkan dalam sampel dan juga mempertimbangkan tujuan studinya berikut jenis metode pengumpulan data yang digunakan. 2. Menentukan populasi yang dijadikan sampel.
IV_Sampling dan Investigasi Data
1
Untuk hard data penganalisis sistem perlu memutuskan, contoh apakah waktu dua bulan sudah cukup atau setahun. Sama halnya ketika memutuskan siapa yang diwawancarai contoh apakah populasinya mencakup satu level dalam organisasi atau semua level atau perlu keluar daris sistem misalnya reaksi konsumen, pemasok. 3. Memilih jenis-jenis sampel Dapat menggunakan salah satu dari empat jenis sampel, yaitu : sampel sesuai, sampel purposif, sampel sederhana dan sampel kompleks seperti pada Tabel 4.1. Tabel 4.1. Jenis Sampel
Unsur-unsur sampel dipilih langsung tanpa batasan tertentu Unsur-unsur sampel dipilih berdasarkan kriteria-kriteria tertentu
Tidak berdasarkan probabilitas Sesuai Purposif
Berdasarkan propabilitas Random sederhana Random Kompleks (sistematis, mewakili dan kelompok)
a. Sampel sesuai adalah sampel yang tidak terbatas, dan merupakan sampel non-probabilitas, misalnya penganalisis sistem menempatkan sebuah pengumuman di internet berisi, perusahaan meminta siapapun yang tertarik dengan laporan kinerja penjualan yang baru agar mengikuti rapat pada hari selasa tanggal 12 jam 13.00. Sampel semacam ini sangat mudah tetapi tidak layak. b. Sampel purposif didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan tertentu, misalnya dengan contoh pada bagian (a) dengan memilih suatu kelompok tertentu individu yang berpengetahuan dan tertarik dengan sistem tersebut c. Sampel random sederhana Sampel ini perlu memiliki sejumlah daftar populasi untuk memastikan bahwa setiap dokumen atau orang-orang di dalam populasi memiliki peluang yang sama untuk dipilih. d. Sampel random kompleks sampel random kompleks sangat sesuai untuk penganalisis sistem ialah : a. sampling sistematis, sampling probabilitas yang paling sederhana, misalnya memilih mewawancarai setiap orang ke- k dari daftar pegawai perusahaan.
IV_Sampling dan Investigasi Data
2
b. sampling mewakili, adalah proses mengidentifikasi subpopulasi dan kemudian menyeleksi objek atau orang yang dibuat sampling di dalam subpopulasi tersebut, sehingga pengumpulan data secara efisien. c. sampling kelompok, menyeleksi sekumpulan dokumen atau orang untuk studi yang dilakukan, misalnya sebuah organisasi mempunyai 20 cabang yang tersebar, kemudian dipilih satu atau dua diantaranya berdasarkan asumsi keduanya memiliki kekhasan sendiri. 4. Memutuskan ukuran sampel Ukuran sampel tergantung pada beberapa faktor, beberapa diantaranya disusun oleh penganalisis sistem, beberapa diantaranya disusun oleh apa yang kita ketahui tentang populasi itu sendiri.
4.2. Menentukan Ukuran Sampel Ukuran sampel biasanya tergantung pada biaya atau waktu yang diperlukan oleh penganalisis sistem atau tergantung pada waktu yang disediakan oleh orang-orang di dalam organisasi. 4.2.1. Menentukan Ukuran Sampel Saat Melakukan Sampling Data Berdasarkan Atribut Data atribut adalah data perbandingan misalnya berapa perbandingan orangorang di dalam organisasi yang memiliki karakteristik-karakteristik tertentu atau berapa persentase formulir input yang mengandung kesalahan. Langkah untuk menentukan ukuran sampel jenis ini ada tujuh (diantaranya ada yang bersifat .subjektif), yaitu : 1. Menentukan atribut-atribut yang akan menjadi sampling. 2. Menemukan basis data atau laporan-laporan dimana atribut-atribut tersebut berada. 3. Memeriksa atribut. Estimasi p, perbandingan popuilasi yang memiliki atribut. 4. Membuat keputusan-keputusan subjektif berkaitan dengan estimasi interval yang diterima, i. 5. Memilih tingkat kepercayaan dan melihat koefisien kepercayaan (nilai z) di dalam Tabel 4.1. 6. Menghitung, σp kesalahan standar dari perbandingan berikut : σp = i / z 7. Menentukan ukuran sampel yang diperlukan, n, dengan rumus : n = (p(1-p)) / σp2 + 1
IV_Sampling dan Investigasi Data
3
Tabel 4.1. Tingkat Kepercayaan Tingkat Kepercayaan (%) 99 98 97 96 95 90 80 50
Koefisien Kepercayaan (nilai z) 2.58 2.33 2.17 2.05 1.96 1.65 1.28 0.67
Contoh : Perusahaan A merupakan pabrik yang memproduksi papan untuk rak, Tentukan berapa persentase pesanaan yang mengandung kesalahan. Maka langkah-langkahnya sebagai berikut : 1.
Menentukan bahwa dengan melihat pesanan-pesanan yang mengandung kesalahan menurut nama, alamat, kuantitas atau nomor model.
2. Mengambil salinan formulir-formulir pemesanan mulai enam bulan sebelumnya. 3. Menentukan berapa formulir pemesanan dan menyimpulkan bahwa hanya sekitar 5% saja yang mengandung kesalahan. 4. Membuat keputusan subjektif bahwa estimasi interval yang bisa diterima ± 0,02. 5. Memilih tingkat kepercayaan sebesar 95%. Dari Tabel 4.1, didapat nilai z = 1.96. 6. Menghitung σp σp = i / z = 0.02 / 1.96 = 0.0102 7. Menentukan ukuran sampel yang diperlukan n = (p(p-1))/ σp2 + 1 = 0.05*0.95 / 0.01022 + 1 = 458 maka kesimpulannya, adalah menyusun ukuran sampel pada 458. 4.2.2. Menentukan Ukuran Sampel Saat Melakukan Sampling Data Berdasarkan Variabel Variabel adalah data berdasarkan angka-angka aktual seperti penjualan bruto, jumlah item-item yang dikembalikan konsumen atau jumlah kesalahan yang terjadi. Langkah untuk menentukan ukuran sampel jenis yang diperlukan untuk variabel sama dengan langkah menentukan ukuran sampel yang diperlukan untuk data-data atribut, yaitu : 1. Menentukan variabel-variabel yang akan menjadi sampling.
IV_Sampling dan Investigasi Data
4
2. Menemukan basis data atau laporan-laporan dimana variabel-variabel tersebut berada. 3. Memeriksa variabel untuk menentukan magnituda dan penyebarannya (idealnya standar deviasi), s. 4. Membuat keputusan-keputusan subjektif berkaitan dengan estimasi interval yang diterima, i. 5. Memilih tingkat kepercayaan dan melihat koefisien kepercayaan (nilai z) di dalam Tabel 4.1. 6. Menghitung, σx kesalahan standar dari mean : σx = i / z 7. Menentukan ukuran sampel yang diperlukan, n, dengan rumus : n = ( s / σ x )2 + 1 Contoh : Seperti pada perusahaan A di atas, tentukan jumlah rata-rata dalam dolar untuk suatu pesanan., langkah-langkahnya : 1. Menentukan rata-rata (mean) jumlah pesanan dalam dolaruntuk papa-papan rak. 2. Menagmbil salinan formulir-formulir pemesanan mulai enam bulan sebelumnya. 3. Menentukan beberapa formulir pemesanan dan menyimpulkan bahwa pesanan berkisar rata-rata $1.500, dengan standar deviasi, s, sebesar rata-rata $100. 4. Membuat suatu keputusan subjektif bahwa estimasi interval yang bisa diterima sebesar $5.00. 5.
Memilih tingkat kepercayaan sebesar 96%, dari Tabel 4.1 didapat nilai z setara dengan 2.05.
6. Menghitung σx sebagai berikut : σx = i / z = 5 / 2.05 = 2.44 7. Menentukan ukuran sampel yang diperlukan, n : n = ( s / σx )2 + 1 = (100 / 2.44)2 + 1 = 1681 Jadi diambil sampel pemesanan 1681 untuk menentukan mean jumlah pesanan dalam dolar. 4.2.3. Menentukan Ukuran Sampel Saat Melakukan Sampling Data Berdasarkan Data Kualitatif Informasi yang baik tidak dapat diperoleh hanya lewat file-file saja tetapi diikuti dengan wawancara dengan orang-orang dari organisasi. Variabel yang menentukan IV_Sampling dan Investigasi Data
5
berapa banyak orang yang harus diwawancara adalah waktu yang digunakan untuk wawancara. Petunjuk praktis adalah mewawancarai minimal tiga orang dari setiap level organisasi dan sedikitnya satu orang dari setiap area fungsional yang terlibat langsung dengan sistem baru (yang diperbaharui).
4.3. Jenis-Jenis Hard Data Hard data menunjukkan dimana organisasi berada dan kemana keyakinan anggotanya. Hard data yang perlu diamati adalah hard data kuantitatif dan hard data kualitatif. 4.3.1. Analisis Dokumen-Dokumen Kuantitatif Banyak dokumen-dokumen kuantitatif yang tersedia dalam perusahaan dan mencakup laporan-laporan yang digunakan untuk membuat keputusan, laporanlaporan kinerja, record dan berbagai jenis formulir. Dokumen-dokumen ini memiliki kegunaan dan audiens tertentu. a. Laporan yang digunakan untuk membuat keputusan, analis perlu mendapatkan dokumen yang digunakan untuk menjalankan perusahaanmisalnya laporan kondisi persediaan, penjualan atau produksi. Laporan-laporan
semacam
ini
memungkinkan
para
pembuat
keputusan
mengamati kecenderungan bisnis dengan mudah. b. Laporan kinerja, Salah satu fungsi terpenting dari laporan kinerja adalah untuk mengukur kesenjangan antara kinerja aktual dengan kinerja yang diharapkan. c. Record, Record yang diperbaharui sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan merupakan informasi yang berharga bagi analis. Ada beberapa cara analis memeriksa suatu record, yaitu - mengecek kesalahan dalam jumlah dan jumlah total - melihat peluang guna meningkatkan perancangan bentuk perekaman - mengobservasi jumlah dan jenis transaksi - mengamati misalnya apakah komputer dapat menyederhanakan pekerjaan. d. Formulir penangkapan data, Perlu memahami sistem yang berjalan saat itu dengan :
IV_Sampling dan Investigasi Data
6
-
mengumpulkan contoh-contoh semua formulir yang sedang digunakan
-
memperhatikan jenis-jenis formulir (dicetak perusahaan, ditulis tangan, dihasilkan lewat komputer dalam perusahaan, formulir on-line, formulir isisan di Web, dicetak secar eksternal atau dibeli)
-
mendokumentasikan pola distribusi yang dituju
-
membandingkan pola distribusi yang dituju dengan siapa yang menerima formulir.
4.3.2. Analisis Dokumen-Dokumen Kualitatif Analisis dokumen kualitatif dengan tujuan untuk memahami bagaimana anggota organisasi
berperan serta dalam proses mengorganisir. Dokumen kualitatif
mencakup pesan-pesan e-mail, memo, tanda pada papan buletin dan di area-area kerja, halaman Web, prosedur manual dan buku petunjuk.
4.4. Analisis Aliran Kerja (WorkFlow) Analisis workflow memungkinkan analis membuat diagram arus informasi, formulir, dan keputusan-keputusan yang terdiri dari proses-proses bisnis di dalam organisasi. Dengan data-data tersebut analis dapat memodelkan apa yang ada atau apakah sistem yang baru bisa tampak seperti model yang dibangun. Selain itu workflow dapat disimulasikan sehinga kemacetan-kemacetan didalam proses dapat diidentifikasi dan dihilangkan. Contoh workflow BPR (Business Process Reengineering).
IV_Sampling dan Investigasi Data
7
