BAB IV PEMBAHASAN
Audit operasional dilaksanakan untuk menilai efisiensi, efektifitas dan keekonomisan suatu perusahaan. Untuk memulai suatu pemeriksaan, seorang auditor harus terlebih dahulu mengadakan perencanaan pemeriksaan. Perencanaan pemeriksaan merupakan penyusunan strategi menyeluruh mengenai tindakan yang akan dilakukan dan ruang lingkup pemeriksaan. Luas sempitnya ruang lingkup pemeriksaan operasional akan tergantung pada pengendalian intern. Semakin baik pengendalian intern di suatu perusahaan semakin sempit pula ruang lingkup pemeriksaan operasional yang perlu diteliti oleh auditor. Begitu pula sebaliknya, semakin buruk pengendalian intern di suatu perusahaan semakin luas pula ruang lingkup pemeriksaan operasional yang perlu diteliti oleh auditor. Pembelian yang dilakukan oleh PT Gita Mandiri Tehnik adalah dengan melakukan pembelian barang dengan supplier-supplier lokal dan juga dengan supplier-supplier dari mancanegara, seperti Jerman, Amerika, dan Australia. Penulis membatasi ruang lingkup audit operasional terhadap fungsi pembelian barang dengan supplier-supplier lokal saja. Adapun pembahasan audit operasional atas fungsi pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas pada PT Gita Mandiri Tehnik dibatasi pada pembahasan mengenai evaluasi sistem pengendalian manajemen dan prosedur penyusunan audit untuk tahap audit rinci dalam fungsi pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas guna mengukur efisiensi dan efektifitas operasi perusahaan.
53
Pelaksanaan audit operasional atas pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapan-tahapan yang dilakukan penulis dalam melaksanakan audit operasional ini antara lain survei pendahuluan, pengujian sistem pengendalian manajemen atas fungsi pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas serta pembehasan temuan audit atas hasil dari audit operasional atas fungsi pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas.
IV.1. Tujuan Audit Operasional atas Fungsi Pembelian, Pencatatan Utang dan Pengeluaran kas Tujuan audit operasional atas fungsi pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas pada PT Gita Mandiri Tehnik adalah sebagai berikut: 1.
Menilai ketaatan kegiatan pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku.
2.
Menilai efektifitas kegiatan pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas. Pembelian dapat dikatakan efektif, jika barang dagang yang dibutuhkan tersedia pada waktu yang tepat, dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan permintaan dan diterima di tempat yang tepat. Sedangkan pencatatan hutang usaha yang efektif adalah jika pencatatan dilakukan tepat pada saat terjadinya hutang usaha dan pada saat pembayaran dilakukan serta catatan yang dihasilkan berkualitas yaitu menunjukkan saldo yang tepat pada kondisi saat itu.
54
Pengeluaran kas dikatakan efektif apabila pembayaran dilakukan sesuai dengan jumlah yang berkaitan dengan pembelian yang terjadi. 3.
Menilai efisiensi pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas. Pembelian dikatakan efisien jika biaya yang dikeluarkan dalam pembelian tersebut dapat diminimalisir sedemikian rupa. Perolehan barang dengan harga wajar dan dari supplier yang tepat tanpa harus mengorbankan kualitas. Pencatatan hutang dapat dikatakan efisien jika dikerjakan oleh satu bagian tertentu dengan karyawan atau sumber daya yang bermutu dan menguasai bidang tersebut. Pengeluaran kas dapat dikatakan efisien jika dikerjakan oleh karyawan atau bidang tertentu yang menguasai bidang tersebut.
4.
Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan. Dalam hal ini tujuan pemeriksaan pada dasarnya adalah mengevaluasi dan memberikan saran-saran atau rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang mungkin terdapat dalam fungsi pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas.
IV.2. Perencanaan Audit Operasional atas Fungsi Pembelian, Hutang Usaha dan Pengeluaran Kas Dalam memulai audit operasional, seorang auditor harus melakukan perencanaan pemeriksaan yang baik. Suatu perencanaan diperlukan sebelum melakukan pemeriksaan dengan maksud agar pemeriksaan dapat dilakukan dengan seefektif dan seefisien mungkin serta agar langkah-langkah yang diambil dalam pemeriksaan dapat lebih terarah.
55
Perencanaan audit operasional atas fungsi pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas pada PT Gita Mandiri Tehnik adalah sebagai berikut: 1.
Membuat perencanaan waktu pelaksanaan Jadwal audit dimulai dari: a. Diterimanya proposal oleh pihak perusahaan PT Gita Mandiri Tehnik sebagai obyek penelitian skripsi dengan persetujuan Finance manager. b. Tahap survei pendahuluan dimulai dengan pertemuan antara penulis dengan bagian pembelian yaitu Ibu Devianty untuk memperoleh dan mendapatkan informasi umum tentang perusahaan. Peneliti memperoleh data mengenai struktur organisasi perusahaan dan prosedur mengenai pembelian, pencatatan hutang usaha dan penerimaan kas. c. Kemudian pada pertemuan berikutnya, peneliti melakukan wawancara dengan bagian pembelian yang diwakili oleh Ibu Devianty, bagian akuntansi yang diwakili oleh Ibu Ineke, dan bagian keuangan yang diwakili oleh Ibu Fitria serta meminta perwakilan dari setiap bagian tersebut untuk mengisi Internal control Questionnaire yang telah dibuat oleh peneliti. Dan membahas hasil temuan dengan ketiga perwakilan dari bagian-bagian tersebut.
2.
Membuat program kerja audit a. Survei pendahuluan, yaitu dengan tujuan untuk mendapatkan informasi umum tentang auditan mengenai operasi auditan khusunya pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas. b. Pengujian SPM (Sistem Pengendalian Manajemen), yaitu dengan tujuan untuk mengidentifikasi kelemahan SPM dan dampaknya, serta memanfaatkan TAO (Tentative Audit Objective) menjadi FAO (Finding Audit Objective). 56
c. Pengembangan hasil temuan atau audit rinci, yaitu memantapkan FAO menjadi temuan (finding) dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi.
IV.3. Pelaksanaan Audit IV.3.1. Survei Pendahuluan Agar suatu audit dapat dilaksanakan dengan baik dan benar, maka auditor harus memahami lingkungan pemeriksaannya. Oleh karena itu dilakukan survei pendahuluan untuk memperoleh pemahaman atas latar belakang perusahaan dan mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan dalam kegiatan audit operasional. Selain itu juga untuk mengetahui secara jelas mengenai gambaran aktivitas pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas pada PT Gita Mandiri Tehnik. Survei pendahuluan yang dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai fungsi pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1.
Melakukan pembicaraan dengan Finance manager sebagai wakil dari perusahaan dan beberapa karyawan yang dapat memberikan informasi yang diperlukan serta menjelaskan tujuan dan sasaran pemeriksaan ini.
2.
Mengumpulkan data-data tertulis mengenai sejarah perusahaan, operasi perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugasnya, serta prosedur operasional yang berhubungan dengan fungsi pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas yang ditetapkan perusahaan.
57
3.
Melakukan wawancara dengan bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian keuangan PT Gita Mandiri Tehnik untuk mengetahui kebijakan dan prosedur yang diterapkan.
4.
Mempelajari prosedur pemesanan pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas.
5.
Memberikan kuesioner yang berkaitan dengan pemesanan pembelian, pencatatan hutang, dan pengeluaran kas kepada bagian pembelian, bagian akuntansi dan bagian keuangan.
6.
Melakukan pengamatan atas kegiatan pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas.
7.
Mengevaluasi hasil wawancara, kuesioner dan pengamatan yang dilakukan.
8.
Membuat ikhtisar atas temuan-temuan penting.
Melalui survei pendahuluan, wawancara dan daftar pertanyaan, penulis memperoleh informasi sebagai berikut: a.
Informasi khusus •
Perusahaan melakukan pembelian secara tunai dan kredit.
•
Yang melakukan permintaan pembelian bahan baku adalah bagian produksi yang harus mendapat persetujuan dari kepala produksi dan bagian pembelian pabrik.
•
Bagian Pembelian dibagi menjadi dua, yaitu bagian pembelian pabrik dan bagian pembelian kantor. Bagian Pembelian Pabrik bertugas membuat Form Permintaan Pembelian yang akan di fax ke bagian pembelian kantor. Yang
58
berhak mengeluarkan Purchase order adalah bagian pembelian kantor dan diotorisasi oleh Finance manager. •
Yang berhak menerima barang adalah bagian gudang.
•
Pembayaran biasanya dilakukan dengan mentransferkan uang kepada supplier atau dengan menggunakan giro mundur.
•
Bagian akuntansi melakukan pencatatan pada saat barang diterima dan pada saat pembayaran dilakukan.
b.
Catatan pembukuan dan dokumen pendukung Catatan pembukuan dan dokumen pendukung yang digunakan untuk kegiatan perusahaan terkait dengan fungsi pembelian, hutang usaha dan penerimaan kas adalah: •
Form Permintaan Pembelian Formulir yang dibuat oleh bagian pembelian pabrik untuk melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian kantor yang dilakukan secara manual.
•
Form Permintaan Penawaran Harga Sebelum melakukan pembelian, bagian pembelian kantor akan melakukan penawaran harga kepada supplier dengan membuat Formulir Permintaan Penawaran Harga. Kemudian supplier akan membalas form tersebut dengan mencantumkan harga barang yang tertera pada Form Permintaan Penawaran Harga.
59
•
Purchase order (Pesanan Pembelian) Setelah harga yang ditawarkan oleh supplier diterima oleh finance manager, maka bagian pembelian kantor akan membuat Purchase order yang berisi jenisjenis barang yang ingin dipesan.
•
Surat Jalan Pada saat barang yang dipesan diterima dari supplier, maka bagian gudang akan menerima Surat Jalan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh perusahaan.
•
Invoice (Faktur) Surat yang dibuat oleh supplier sebagai bukti bahwa perusahaan memiliki hutang kepada supplier.
•
Jurnal Pembelian Daftar jurnal dari transaksi pembelian yang terjadi.
•
Bukti Pengeluaran Kas Bukti pengeluaran kas biasanya berupa slip apabila pembayaran yang dilakukan dengan mentransferkan uang kepada supplier, dan dapat juga berupa giro mundur. Bukti ini digunakan sebagai bukti bahwa bagian keuangan telah menyetorkan uang perusahaan kepada supplier.
•
Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal yang berisi daftar pengeluaran kas untuk melunasi hutang usaha kepada supplier.
60
c.
Kepegawaian Struktur organisasi dan uraian tugas masing-masing bagian/fungsi menurut struktur atau bagan organisasi tersebut.
IV.3.2. Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen atas Fungsi Pembelian, Hutang Usaha dan Pengeluaran Kas Prosedur audit merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pemeriksaan akuntansi. Prosedur audit harus direncanakan dan dilaksanakan dengan baik
guna
mendapatkan
bukti-bukti
audit
yang
diperlukan
auditor
dalam
pemeriksaannya. Tujuan pelaksanaan audit operasional atas pembelian pada PT Gita Mandiri Tehnik adalah untuk mengetahui ketaatan pelaksanaan dari kegiatan pembelian bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi dengan kebijakan yang berlaku dalam perusahaan, memahami dan mengevaluasi pengendalian intern atas pembelian bahan baku dan memungkinkan mendeteksi kelemahan yang terjadi, mengidentifikasi permasalahan yang terdapat dalam perusahaan serta memberikan saran dan rekomendasi mengenai tindakan korektif atau perbaikan yang perlu dilakukan. Prosedur audit atas fungsi pembelian yang dapat digunakan dalam pelaksanaan audit terinci adalah sebagai berikut:
61
A.
Pemeriksaan atas Prosedur Permintaan Pembelian Tujuan pemeriksaan: Untuk menilai apakah prosedur permintaan pembelian dilakukan dengan benar sesuai dengan kebutuhan produksi sehingga proses permintaan pembelian dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Prosedur audit: 1.
Periksa dan pastikan apakah hanya satu bagian yang dapat melakukan permintaan pembelian.
2.
Periksa dan pastikan apakah dalam melakukan permintaan pembelian, bagian yang bersangkutan menggunakan formulir permintaan barang.
3.
Periksa dan pastikan apakah bagian yang melakukan permintaan pembelian menyimpan formulir permintaan barang sebagai dokumen atau arsip.
4.
Telusuri apakah yang menjadi dasar bahwa permintaan pembelian dapat dilakukan.
5.
Analisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku.
6.
Buat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan.
62
Program audit: No 1.
Prosedur Permintaan Pembelian Periksa dan pastikan, apakah hanya satu
bagian yang dapat melakukan permintaan
pembelian? 2.
melakukan permintaan pembelian, bagian
yang bersangkutan menggunakan formulir
Komentar
√
Periksa dan pastikan, apakah bagian yang melakukan permintaan pembelian
menyimpan formulir permintaan barang
sebagai dokumen atau arsip? 4.
T
√
Periksa dan pastikan, apakah dalam
permintaan barang? 3.
Y
Telusuri, apakah yang menjadi dasar bahwa permintaan pembelian dapat dilakukan?
√
Permintaan pembelian dapat dilakukan berdasarkan kebutuhan proyek yang akan
dikerjakan.
63
B.
Pemeriksaan atas Prosedur Permintaan Penawaran Harga Tujuan pemeriksaan: Untuk menilai apakah bagian pembelian melakukan prosedur penawaran harga dengan baik sehingga dapat mencapai harga pembelian yang ekonomis bagi perusahaan.
Prosedur audit: 1.
Periksa dan pastikan apakah bagian pembelian melakukan penawaran harga kepada beberapa supplier kemudian membandingkan harga-harga yang telah didapatkan dari supplier-supplier tersebut.
2.
Periksa dan pastikan apakah dalam melakukan penawaran harga, bagian pembelian menggunakan formulir permintaan penawaran harga.
3.
Periksa apakah penawaran harga selalu dilakukan dalam setiap perencanaan pembelian atau hanya pada saat pembelian tertentu saja.
4.
Periksa apakah bagian pembelian melakukan perbandingan harga antara supplier yang lama dengan supplier yang baru.
5.
Analisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur permintaan penawaran harga.
6.
Buat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan.
64
Program audit: No 1.
Prosedur Permintaan Penawaran Harga
Y
Tapi terkadang
pembelian melakukan penawaran harga
tidak dilakukan,
kepada beberapa supplier kemudian
apabila pembelian
membandingkan harga-harga yang telah
dilakukan dengan
√
supplier langganan
Periksa dan pastikan, apakah dalam
melakukan penawaran harga, bagian
pembelian menggunakan formulir
√
permintaan penawaran harga? 3.
Tapi terkadang
Periksa, apakah penawaran harga selalu dilakukan dalam setiap perencanaan
tidak dilakukan,
pembelian atau hanya pada saat pembelian
apabila pembelian
tertentu saja?
√
dilakukan dengan
4.
Komentar
Periksa dan pastikan, apakah bagian
didapatkan dari supplier-supplier tersebut? 2.
T
supplier langganan
Periksa apakah bagian pembelian melakukan perbandingan harga antara
supplier yang lama dengan supplier yang baru?
√
65
C.
Pemeriksaan atas Prosedur Pemesanan Pembelian Tujuan pemeriksaan: Untuk menilai efektifitas pelaksanaan proses pemesanan pembelian bahan baku. Prosedur audit: 1.
Periksa dan pastikan apakah kegiatan pembelian dilakukan berdasarkan permintaan dari bagian yang membutuhkan dengan mencocokkan Form Permintaan Pembelian dengan Purchase order.
2.
Telusuri apakah ada surat atau memo yang dapat membuktikan telah dilakukannya
kegiatan
permintaan
pembelian
dari
bagian
yang
membutuhkan. 3.
Telusuri apakah ada surat atau memo yang dapat membuktikan telah dilakukannya kegiatan pesanan pembelian oleh bagian pembelian.
4.
Pastikan terdapat otorisasi atas pesanan pembelian oleh pejabat yang berwenang, untuk memeriksa keabsahan Purchase order.
5.
Analisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur permintaan penawaran harga.
6.
Buat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan.
66
Program audit: No 1.
Prosedur Pemesanan Pembelian
Y
Periksa dan pastikan, apakah kegiatan
pembelian dilakukan berdasarkan permintaan dari bagian yang membutuhkan
dengan mencocokkan Form Permintaan
Telusuri, apakah ada surat atau memo yang
√
dapat membuktikan telah dilakukannya kegiatan permintaan pembelian dari bagian
√
yang membutuhkan? 3.
Komentar
Pembelian dengan Purchase order? 2.
T
Telusuri apakah ada surat atau memo yang dapat membuktikan telah dilakukannya
kegiatan pesanan pembelian oleh bagian
pembelian? 4.
Pastikan, apakah terdapat otorisasi atas
pesanan pembelian oleh pejabat yang berwenang, untuk memeriksa keabsahan Purchase order?
√
√
D.
Pemeriksaan atas Prosedur Penerimaan Barang Tujuan pemeriksaan: Menilai keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan perusahaan dalam upaya meningkatkan pengendalian intern perusahaan. 67
Prosedur audit: 1.
Periksa dan pastikan apakah hanya bagian gudang yang dapat melakukan penerimaan barang dari supplier.
2.
Periksa dan pastikan apakah bagian quality control benar-benar melakukan pemeriksaan terhadap jenis dan kualitas barang yang diterima.
3.
Periksa dan pastikan apakah bagian gudang benar-benar melakukan pemeriksaan terhadap kuantitas barang yang diterima dengan mencocokan barang yang diterima dengan Surat Jalan yang diterima dari supplier.
4.
Periksa dan pastikan apakah bagian gudang melakukan crosscheck antara Purchase order dengan Surat Jalan untuk memastikan kesesuaian antara barang yang diterima dengan barang yang dipesan.
5.
Telusuri apakah barang diterima sesuai dengan tanggal penerimaan yang tertera pada Purchase order.
6.
Periksa apakah dalam Surat Jalan yang dipilih secara sampling (penulis memilih Surat Jalan dengan kuantitas yang besar dan jenis barang yang banyak) terdapat tanda terima yang sah dari pihak gudang.
7.
Periksa apakah Purchase order, faktur, dan Surat Jalan didistribusikan ke bagian pembelian untuk dilakukan crosscheck dengan bagian gudang.
8.
Analisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur permintaan penawaran harga.
9.
Buat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan.
68
Program audit: No 1.
Prosedur Penerimaan Barang
Y
Periksa dan pastikan, apakah hanya bagian gudang yang dapat melakukan penerimaan
T
Teradang
penerimaan barang
barang dari supplier?
√
2.
control benar-benar melakukan pemeriksaan
terhadap jenis dan kualitas barang yang
quality control
√
Periksa dan pastikan, apakah bagian gudang benar-benar melakukan pemeriksaan
dilakukan oleh
Periksa dan pastikan, apakah bagian quality
diterima? 3.
Komentar
Terkadang quality
control yang
terhadap kuantitas barang yang diterima
melakukan
dengan mencocokan barang yang diterima
pemeriksaan
dengan Surat Jalan yang diterima dari
terhadap kuantitas √
supplier?
barang yang diterima
4.
Periksa dan pastikan apakah bagian gudang
melakukan crosscheck antara Purchase
order dengan Surat Jalan untuk memastikan
kesesuaian antara barang yang diterima
dengan barang yang dipesan?
√
69
5
Telusuri, apakah barang diterima sesuai
Tidak tentu
dengan tanggal penerimaan yang tertera
(biasanya bagian pembelian
pada Purchase order?
menghubungi supplier apabila barang yang dipesan belum sampai pada saat yang sudah dijanjikan) 6.
Periksa, apakah dalam Surat Jalan yang dipilih secara sampling (penulis memilih Surat Jalan dengan kuantitas yang besar dan jenis barang yang banyak) terdapat tanda terima yang sah dari pihak gudang?
7.
√
Periksa apakah Purchase order, faktur, dan Surat Jalan didistribusikan ke bagian pembelian untuk dilakukan crosscheck dengan bagian gudang?
√
70
E.
Pemeriksaan atas Prosedur Pencatatan Pembelian Tujuan Pemeriksaan: Untuk mengetahui apakah pencatatan pembelian perusahaan telah berjalan secara efektif dan efisien. Prosedur Audit: 1.
Dapatkan dan pelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur pencatatan pembelian perusahaan.
2.
Periksa apakah seluruh transaksi pembelian sudah dicatat ke jurnal yang tepat.
3.
Periksa dan pastikan apakah pencatatan penambahan utang dagang dilakukan berdasarkan faktur dari supplier.
4.
Periksa apakah bagian akuntansi melakukan crosscheck antara Purchase order, Surat Jalan dan Faktur sebelum melakukan pencatatan untuk memastikan bahwa ada kesesuaian dalam ketiga formulir tersebut yang dapat dijadikan bukti dan dasar dari pencatatan pembelian.
5.
Pastikan bahwa bagian akuntansi mendokumentasikan bukti pembelian sebagai dasar pencatatan pembelian.
6.
Analisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur permintaan penawaran harga.
7.
Buat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan.
71
Program audit: No 1.
Prosedur Pencatatan Pembelian Periksa, apakah seluruh transaksi
pembelian sudah dicatat ke jurnal yang
tepat? 2.
Y
T
Komentar
√
Periksa dan pastikan, apakah pencatatan penambahan utang dagang dilakukan
berdasarkan faktur dari supplier?
3.
Periksa, apakah bagian akuntansi
√
melakukan crosscheck antara Purchase order, Surat Jalan dan Faktur sebelum melakukan pencatatan untuk memastikan bahwa ada kesesuaian dalam ketiga formulir tersebut yang dapat dijadikan bukti dan dasar dari pencatatan pembelian? 4.
√
Pastikan bahwa bagian akuntansi
Ya, bagian
mendokumentasikan bukti pembelian
akuntansi
sebagai dasar pencatatan pembelian
melakukan hal tersebut
72
F.
Pemeriksaan atas Prosedur Pemrosesan dan Pencatatan Pengeluaran Kas Tujuan Pemeriksaan: Untuk menilai apakah pemrosesan pengeluaran kas untuk pembayaran utang telah dicatat sesuai dengan ketentuan akuntansi dan dapat berjalan dengan efektif.
Prosedur Audit: 1.
Periksa apakah kebijakan pemrosesan dan pencatatan pengeluaran kas tersebut telah berjalan secara efisien, efektif dan ekonomis.
2.
Periksa apakah pengeluaran kas dari hasil pembelian kredit telah dicatat dan dipostingkan ke akun yang benar.
3.
Periksa apakah bukti pengeluaran kas telah sesuai dengan faktur yang diterima dari supplier.
4.
Periksa apakah ada review dokumentasi seperti ikhtisar kas harian, duplikasi slip pembayaran, serta laporan bank (rekonsiliasi).
5.
Pastikan bahwa pembayaran selalu dilakukan tepat waktu sesuai dengan tanggal jatuh tempo.
6.
Analisis kelemahan yang terdapat dalam prosedur permintaan penawaran harga.
7.
Buat kesimpulan dari hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan.
73
Program audit: No 1.
Prosedur Pemesanan Pembelian Periksa, apakah kebijakan pemrosesan dan
Y
T
Sering terjadi
pencatatan pengeluaran kas tersebut telah
keterlambatan
berjalan secara efisien, efektif dan
pembayaran √
ekonomis? 2.
Komentar
Periksa, apakah pengeluaran kas dari hasil pembelian kredit telah dicatat dan
dipostingkan ke akun yang benar?
3.
Periksa apakah bukti pengeluaran kas telah
√
sesuai dengan faktur yang diterima dari supplier? 4.
√
Periksa apakah ada review dokumentasi seperti ikhtisar kas harian, duplikasi slip pembayaran, serta laporan bank (rekonsiliasi)?
5.
√
Pastikan bahwa pembayaran selalu
Sering terjadi
dilakukan tepat waktu sesuai dengan tanggal
pembayaran
jatuh tempo
dilakukan tidak tepat waktu
74
IV.3.3. Temuan Audit Hasil dari Audit Operasional atas Fungsi Pembelian, Hutang Usaha dan Pengeluaran Kas Bila pelaksanaan pengendalian intern atas pembelian, pencatatan utang dan pengeluaran kas telah cukup memadai dan sesuai dengan kriteria pengendalian intern dalam standar pemeriksaan akuntansi, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern tersebut sangat kuat. Namun apabila yang terjadi sebaliknya, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern tersebut lemah. Kuat dan lemahnya suatu sistem pengendalian intern akan dijadikan tolak ukur bagi pemeriksaan dalam menentukan lausnya pemeriksaan yang dilakukan. Tahap evaluasi sistem pengendalian intern ini merupakan bagian yang penting karena bertujuan untuk mengevaluasi sekaligus menguji tingkat efektifitas, efisiensi, dan ekonomisnya pengendalian manajemen di dalam perusahaan. Dalam tahap evaluasi sistem pengendalian intern ini penulis melakukan 2 (dua) cara berikut: 1.
Melakukan pengamatan atas obyek audit serta membandingkan prosedur yang diterapkan perusahaan dengan kriteria-kriteria yang ada.
2.
Menggunakan Internal Control Questionnaires yang merupakan daftar pertanyaanpertanyaan seputar pengendalian intern terutama pada bagian pembelian. Internal Control Questionnaires ini dapat dijawab dengan “Ya, “Tidak”, “Tidak Tentu”. Internal Control Questionnaires yang diajukan guna memperoleh gambaran kesesuaian pelaksanaan prosedur operasional pembelian, pencatatan utang dan pengeluaran kas PT Gita Mandiri Tehnik. Dalam melakukan penilaian sistem pengendalian intern atas fungsi pembelian,
pencatatan utang dan pengeluaran kas di PT Gita Mandiri Tehnik, maka penulis 75
melakukan analisa dan evaluasi terhadap hasil wawancara, pengamatan dan kuesioner. Berdasarkan hasil wawancara, pengamatan dan kuesioner dapat diindikasikan bahwa terdapat kebaikan-kebaikan maupun kelemahan-kelemahan dalam sistem atau prosedur yang ada pada fungsi pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas. Adapun kebaikan-kebaikan yang ditemukan dalam fungsi pembelian dan pencatatan utang di PT Gita Mandiri Tehnik adalah sebagai berikut: 1.
Terdapat struktur organisasi berikut tugas-tugas dan tanggung jawab yang jelas antar masing-masing bagian sebagai modal dasar dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, khususnya bagian pembelian.
2.
Proses pembelian barang selalu dilengkapi dengan formulir yang mendukung dan formulir tersebut harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang yang selanjutnya diarsip oleh bagian pembelian.
3.
Dalam pelaksanaan transaksi pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas hanya dilakukan oleh satu bagian, bagian lain dalam perusahaan tidak boleh melakukan transaksi tersebut.
4.
Purchase order dibuat oleh bagian pembelian kantor sebagai bukti yang mendukung transaksi pembelian dan Purchase order harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
5.
Perusahaan memiliki bagian Quality Control yang memeriksa kualitas barang dan juga memeriksa apakah jenis barang yang diterima sesuai dengan jenis barang yang dipesan. Hal ini menghindari terjadinya perbedaan antara jenis barang yang dipesan dengan jenis barang yang diterima.
6.
Perusahaan juga memiliki bagian gudang yang bertugas memeriksa apakah jumlah barang yang diterima sesuai dengan jumlah barang yang dipesan. Apabila jenis, 76
kualitas, dan kuantitas barang yang diterima telah sesuai dengan yang dipesan oleh bagian pembelian maka bagian gudang memberi cap “Telah Diterima” pada Surat Jalan yang diterima dari supplier. 7.
Pada saat bahan baku diterima, bagian gudang memeriksa kesesuaian antara Copy Purchase Order dengan Surat Jalan. Jika tidak sesuai, maka bagian gudang akan menolak dan mengembalikan barang tersebut beserta Surat Jalan.
8.
Bagian pembelian kantor juga akan melakukan pemeriksaan terhadap Copy Purchare Order dengan Surat Jalan dan dengan Faktur.
9.
Bagian akuntansi melakukan pencatatan penambahan utang usaha tepat waktu, yaitu pada saat barang diterima. Dan pencatatan yang tepat waktu juga pada saat pembayaran hutang terjadi.
Dari beberapa point di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern pada PT Gita Mandiri Tehnik sudah cukup baik, akan tetapi masih memiliki kelemahan. Berikut ini adalah kegiatan-kegiatan yang dapat dijadikan indikator terjadinya ketidakefektifan dan ketidakefisienan operasi perusahaan meliputi: 1.
Kebijakan dan prosedur formal mengenai kegiatan pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas. Kondisi:
a.
Saat ini perusahaan hanya memiliki “Instruksi Kerja Pembelian” (Tabel 1.1), namun instruksi tersebut tidak menggambarkan secara jelas mengenai prosedur yang berjalan saat ini.
b.
Perusahaan belum memiliki SOP (Standard Operating Procedur) yang mengatur kegiatan pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas. 77
Kriteria:
Seharusnya perusahaan memiliki SOP pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas yang sudah disetujui oleh bagian yang berwenang dan didistribusikan ke bagian yang menjalankan SOP tersebut. Apabila terdapat perubahan SOP sewaktu-waktu, SOP yang lama harus segera diperbaharui sesuai dengan SOP baru yang diinginkan dan harus diotorisasi oleh bagian yang berwenang. Perubahan SOP tidak boleh dilakukan apabila tidak ada persetujuan dari bagian yang berwenang.
Sebab:
a.
Perusahaan masih melakukan segala sesuatu secara lisan dan ingatan, tidak tertulis secara baku sebagai panduan kerja perusahaan.
b.
SOP dan instruksi kerja pembelian yang belum tersosialisasi dengan baik dan benar.
Risiko:
SOP memberikan petunjuk bagi manajer departemen dan karyawan dalam melakukan aktivitas dan tugas terkait dengan pembelian, pencatatan hutang usaha dan pengeluaran kas. Dengan tidak adanya SOP akan berakibat pada hal-hal berikut: •
Tidak adanya petunjuk mengenai bagaimana suatu aktivitas harus dilakukan mengakibatkan kemungkinan aktivitas yang dilakukan menjadi tidak relevan atau tidak konsisten, sehingga kebutuhan user dan manajemen menjadi tidak terpenuhi.
•
Pelaksanaan prosedur yang implementasinya tidak sesuai dengan intensi manajemen.
78
Rekomendasi: Berdasarkan kelemahan yang dijabarkan di atas, maka penulis menyarankan perusahaan agar: •
Membuat SOP yang mengatur proses pembelian, hutang usaha dan pengeluaran kas. SOP tersebut harus secara formal disetujui oleh manajemen, selalu diperbaharui sesuai kondisi terkini dan dikomunikasikan ke seluruh personil yang berkepentingan secara berkala.
•
Eksekusi dari prosedur yang dilakukan harus dipantau untuk memastikan kesesuaian implementasi prosedur.
2.
Master Data Supplier tidak dikelola dengan baik Kondisi:
Berdasarkan wawancara dengan personil bagian pembelian didukung dengan observasi terhadap dokumentasi, penulis mencatat beberapa hal berikut ini: a.
Master Data Supplier disimpan di dalam file MS. Excel oleh bagian pembelian namun tidak dikelola dengan baik, dalam hal pembaharuan serta pemisahan klasifikasinya.
b.
Permintaan pendataan Master Data Supplier, baik pendataan supplier
baru,
perubahan,
maupun
penghapusan
masih
dilakukan secara lisan. Kriteria:
Sebaiknya bagian pembelian kantor mengelola Master Data Supplier dengan baik dengan melakukan pengklasifikasian terhadap jenis-jenis supplier. Penambahan, perubahan, dan penghapusan 79
Master Data Supplier yang dilakukan oleh bagian pembelian kantor sebaiknya hanya bisa dilakukan apabila ada otorisasi dari finance manager secara tertulis. Sebab:
Perusahaan ini merupakan perusahaan keluarga, dimana jabatanjabatan manajerial tertentu dipegang oleh anggota keluarga sehingga segala sesuatu biasanya dilakukan dengan sistem kepercayaan, begitu juga dalam pemilihan supplier-supplier yang akan digunakan oleh perusahaan.
Akibat:
Tidak adanya pengelolaan yang baik terhadap Master Data Supplier akan berakibat pada: •
Bagian pembelian kantor akan kesulitan dalam menemukan data-data supplier berkualitas yang dapat memenuhi kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan karena tidak ada pemisahan antara data supplier yang direkomendasikan dengan data supplier yang sudah tidak direkomendasikan lagi. Sehingga dapat menimbulkan risiko kesalahan dalam memilih supplier.
•
Jika permintaan pendataan dilakukan secara lisan, maka akan menyulitkan untuk memastikan bahwa setiap perubahan yang dilakukan terhadap Master Data Supplier telah diotorisasi oleh pegawai
yang
berwenang.
Dengan
tidak
terdapatnya
dokumentasi atas permintaan tersebut, akan menyulitkan
80
pengawasan terhadap permintaan dan perubahan Master Data Supplier yang telah dilakukan. •
Apabila bagian pembelian berhenti atau mengambil cuti, maka karyawan
baru
mengklasifikasikan
yang
menggantikan
supplier-supplier
tidak
mana
dapat
saja
yang
direkomendasikan, dan supplier-supplier mana saja yang tidak direkomendasikan lagi. Rekomendasi: Berdasarkan kelemahan yang dijabarkan di atas, maka penulis menyarankan perusahaan agar: •
Bagian pembelian kantor meng-update data-data supplier yang ada berdasarkan jenis barang yang dijual dan memisahkan antara
supplier
yang
berkualitas
(supplier
yang
direkomendasikan) dengan supplier yang kurang berkualitas (supplier yang tidak direkomendasikan) •
Selain
data-data
mengenai
biodata
perusahaan,
bagian
pembelian kantor juga perlu mencatat jenis-jenis barang yang dijual oleh masing-masing supplier sehingga akan lebih efektif pada saat akan memilih supplier yang akan digunakan untuk pembelian barang yang dibutuhkan oleh bagian produksi. •
Menggunakan suatu formulir khusus untuk melakukan perubahan terhadap data supplier.
Formulir tersebut harus
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum perubahan
81
terhadap Master Data Supplier dilakukan selanjutnya formulir tersebut harus didokumentasikan atau disimpan.
3.
Pembelian bahan baku yang berlebihan Kondisi:
a.
Bagian produksi melakukan permintaan pembelian yang melebihi kebutuhan proyek.
b.
Tidak ada control yang menjembatani bagian pembelian pabrik yang membuat form permintaan pembelian, dengan bagian pembelian kantor yang membuat Purchase order, dan dengan finance manager yang mengotorisasi Purchase order tersebut sehingga finance manager langsung melakukan persetujuan atas permintaan pembelian tersebut tanpa dasar yang jelas.
Kriteria:
Sebaiknya permintaan pembelian dilakukan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh bagian produksi untuk mengerjakan proyek. finance manager seharusnya memiliki dasar yang jelas dalam mengotorisasi pemesanan pembelian.
Sebab:
Prediksi untuk setiap proyek tidak disertai dengan analisa data yang kuat, hanya berdasarkan perkiraan.
Akibat:
Terjadinya penumpukan beberapa jenis barang di gudang dan hal ini berdampak pada terhambatnya proses perputaran modal usaha dan juga bertambahnya biaya pemeliharaan persediaan bahan baku.
Rekomendasi: Berdasarkan kelemahan yang dijabarkan di atas, maka penulis menyarankan perusahaan agar: 82
•
Bagian produksi sebaiknya mengidentifikasi apakah bahan baku yang ingin dijadikan stock di gudang merupakan bahan baku yang sering digunakan untuk proyek. Jika ya, maka bagian produksi boleh melakukan permintaan pembelian yang melebihi kebutuhan proyek guna menambah stock yang ada di gudang. Jika tidak, maka permintaan pembelian sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan produksi saja.
•
Ada dokumen pendukung yang memuat jumlah persediaan bahan baku yang diminta. Dokumen ini disertakan pada saat permintaan pembelian dilakukan, sehingga finance manager memiliki dasar yang kuat dalam memberikan otorisasi pemesanan pembelian. Dengan dokumen tersebut finance manager dapat mengetahui apakah pemesanan pembelian dilakukan pada saat jumlah persediaan sudah mencapai minimum stock atau tidak.
4.
Prosedur penggunaan uang kas dan bank Kondisi:
Bagian keuangan tidak mempunyai prosedur yang mengatur kapan pembayaran
menggunakan
uang
kas
ditangan
dan
kapan
pembayaran menggunakan uang yang ada di bank untuk melakukan pembayaran.
83
Kriteria:
Ada SOP yang mengatur mengenai penggunaan uang kas untuk pembayaran hutang dan nominal untuk pembayaran melalui kas, bank transfer, cek tunai maupun giro.
Sebab:
Perusahaan tidak terlalu memperhatikan cara pembayaran yang dilakukan oleh bagian keuangan, yang lebih diperhatikan oleh perusahaan adalah harus adanya otorisasi dari direktur keuangan untuk penggunaan uang kas perusahaan.
Akibat:
Terjadi tumpang tindih permintaan pembayaran untuk pengeluaran uang perusahaan.
Rekomendasi: Dibuat perencanaan dan prosedur yang jelas, kapan pembayaran harus menggunakan kas, bank transfer, cek tunai, dan giro. Dan juga menetapkan batas nominal atau rupiah untuk tiap-tiap cara pembayaran.
5.
Cash flow perusahaan terhambat Kondisi:
Tidak ada SOP yang mengatur mengenai prosedur permintaan pembelian untuk general item dan prosedur permintaan pembelian untuk spesial item.
Kriteria:
Ada SOP yang mengatur mengenai prosedur permintaan pembelian general item dan prosedur permintaan pembelian untuk spesial item.
Sebab:
Bagian produksi tidak mengklasifikasikan barang untuk jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang untuk kebutuhan
84
pemakaian barang yang memperhatikan umur suatu barang dan penyusutannya. Akibat:
Karena tidak ada SOP yang mengatur mengenai hal tersebut, maka akan terjadi penumpukan barang dikarenakan tidak adanya prosedur yang mengatur minimum stock untuk general item dan spesial item.
Rekomendasi: Membuat SOP yang mengatur mengenai prosedur permintaan pembelian general item dan prosedur permintaan pembelian untuk spesial item. Untuk general item perusahaan harus menetapkan minimum stock sedangkan untuk spesial item, tidak boleh ada minimum stock, kuantitas yang dipesan untuk spesial item tergantung analisa terhadap kebutuhan proyek yang berjalan agar tidak terjadi penumpukan persediaan bahan baku di gudang.
6.
Keterlambatan Pembayaran Kondisi:
Berdasarkan wawancara dengan bagian keuangan yang didukung dengan observasi perbandingan antara bukti pengeluaran uang atau pembayaran dengan term of payment dalam faktur, penulis menemukan masalah berupa keterlambatan pembayaran dari pihak perusahaan terhadap supplier.
Kriteria:
Pembayaran seharusnya selalu dilakukan tepat waktu sesuai dengan batas waktu yang sudah diberikan oleh supplier.
Sebab:
Direktur keuangan yang berhak memberikan otorisasi untuk pengeluaran kas tidak selalu hadir di kantor dan tidak ada orang lain yang diberi wewenang oleh perusahaan untuk dapat memberikan 85
otorisasi untuk pengeluaran kas apabila direktur keuangan tidak hadir. Akibat:
Perusahaan
akan
kehilangan
kepercayaan
oleh
supplier.
Keterlambatan pembayaran yang dilakukan perusahaan dapat menimbulkan keragu-raguan dari pihak supplier terhadap kesehatan keuangan perusahaan. Supplier akan merasa ragu-ragu untuk memberikan kredit terhadap perusahaan dimasa yang akan datang. Apabila
hal
ini
terjadi
pada
supplier-supplier
yang
direkomendasikan akan berakibat kontinuitas penyediaan barang oleh supplier terganggu. Rekomendasi: Untuk mencegah terjadinya keterlambatan pembayaran kepada supplier dengan sebab-sebab yang dikemukakan di atas, penulis menyarankan agar bagian akuntansi memperlihatkan tagihantagihan yang terdapat di faktur kepada direktur keuangan. Berdasarkan
tagihan-tagihan
tersebut,
direktur
keuangan
mengotorisasi surat izin pengeluaran kas. Pada saat bagian pembelian ingin membayar hutang usaha, bagian pembelian menginformasikan rencana pembayaran tersebut kepada direktur keuangan secara lisan. Kemudian setelah dilakukan pembayaran, bagian keuangan meminta pengesahan bukti pengeluaran kas tersebut kepada direktur keuangan.
86
