BAB IV PAPARAN DATA DAN PEMBAHASAN HASILPENELITIAN

67

BAB IV PAPARAN DATA DAN PEMBAHASAN HASILPENELITIAN

4.1. Paparan Data Hasil Penelitian

4.1.1. Sejarah Berdirinya Instansi/ Perusahaan Berdasarkan forum komunikasi KSP/USP (FK KSP USP) kabupaten Blitar no 16/forum/ksp/usp/IV/2007, KSP MEKAR JAYA yang beralamat di jalan kamboja 73 srengat kabupaten blitar, badan hukum 1696/BH/kwk.13/XII/1997, pada 25 mei 1997 telah terdaftar menjadi anggota forum komunikasi KSP/USP (FK KSP USP) kabupaten blitar. Surat tersebut dikeluarkan di blitar pada tanggal 4 april 2007. Sedangkan bedasarkan surat keputusan pimpinan dewan koperasi indonesia daerah kabupaten blitar no.SKEP/05/dekopindo/PA/07 ksp mekar jaya telah diterima menjadi anggota dewan koperasi indonesia (dekopin). Surat keputusan tersebut ditetapkan di blitar pada tangaal 1 desember 2007. Koperasi DANA ASIA merupakan koperasi Simpan Pinjam (KSP) yang bergerak di bidang Pelayanan Jasa Keuangan, sehingga merupakan tempat lalu lintas uang, yaitu tempat masyarakat menabung atau menyimpan uang dan tempat untuk memperoleh dana untuk modal usaha, baik pengusaha kecil menengah, peternakan, perikanan,

konsumsi, dll. Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

melakukan penginputan data dengan cara manual dan komputerisasi dengan menggunakan microsoft excel dan microsoft word.

68

4.1.2. Visi Dan Misi Instansi/Perusahaan

1) Visi Terwujudnya Koperasi Simpan Pinjam yang mandiri dan tangguh dengan berlandaskan amanah

dalam membangun

ekonomi

bersama

dan

berkeadilan di Indonesia. 2) Misi Upaya untuk mewujudkan Visi, Koperasi Simpan Pinjam Jasa melakukan aktifitas sebagai berikut : a. Mengajak seluruh potensi yang ada dalam masyarakat dengan tanpa membedakan suku,ras,golongan dan agama, agar mereka dapat bersama-sama, bersatu padu dan beritikad baik dalam membangun ekonomi kerakyatan secara bergotong royong dalam bentuk koperasi. b. Membantu para pedagang kecil dan menengah didalam mobilisasi permodalan demi kelancaran usaha sehingga dapat meningkatkan kesejahteraan mereka.

69

4.1.3. Struktur Organisasi Instansi/Perusahaan

Berikut adalah struktur organisasi Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia.

STRUKTUR ORGANISASI USP DANA ASIA Rapat Anggota

Badan Pengawas

Pengurus: 1.ketua 2. sekertaris. 3. bendahara

Manager

Kasir

Accounting

Account Officer

Costumer Service

Sumber: Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia Gambar 4.1 Struktur Organisasi Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

Adapun tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing bagian yaitu: A. Rapat Anggota Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam tata kehidupan koperasi, rapat anggota dilaksanakan setiap awal tahun sekitar tanggal 10 sd 31 januari,

70

dengan agendanya antara lain sebagai berikut : a. Menetapkan Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi. b. Menetapkan kebijaksanaan umum koperasi c. Memilih, mengangkat, dan atau memberhentikan Badan Pengawas dan Pengurus. d. Menetapkan dan mengesahkan Rencana Kerja dan Anggaran Belanja Koperasi, serta kebijaksanaan Pengurus dalam bidang organisasi dan usaha koperasi. e. Mengesahkan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus. B. Badan Pengawas Badan Pengawas berfungsi sebagai Pengawas/pemeriksa keseluruhan tata kehidupan koperasi meliputi organisasi, usaha dan pelaksanaan kebijaksanaan pengurus. Tugas Badan Pengawas : a. Mengawasi kebijakan operasional pengurus yang meliputi bidangbidang organisasi usaha dan keuangan koperasi. b. Memeriksa dan menilai pelaksanaan kegiatan organisasi usaha dan keuangan serta memberikan pendapat dan saran perbaikan. c. Memeriksa meneliti ketepatan dan kebenaran catatan-catatan / bukubuku

organisasi

usaha

dan

administrasi

keuangan

serta

membandingkannya dengan kenyataan yang ada dari keadaan keuangan (kas/bank), serta semua harta kekayaan koperasi.

71

d. Bertanggungjawab atas kegiatan pengawasan dan hasil pengawasan yang dilakukannnya. e. Membuat laporan pengawasan secara tertulis di dalam RAT. C. Pengurus a) Ketua/Pimpinan Ketua sebagai pimpinan, bertugas antara lain : a. Memimpin, mengkoordinir, mengawasi pelaksanaan tugas anggota pengurus lainnya dan manager/karyawan. b. Memimpin rapat anggota/rapat anggota tahunan dan atas nama pengurus. c. Memimpin rapat pengurus, dan rapat pengurus dengan manager dan atau badan pengawas. d. Memberikan keputusan terakhir dalam kepengurusan koperasi dengan memperhatikan usul/saran/pertimbangan dari para pemegang fungsi di bawahnya seperti sekretaris, bendahara, dan manager. e. Mengesahkan semua surat-surat yang meliputi kegiatan-kegiatan organisasi keluar maupun ke dalam, dan dilakukan bersama-sama dengan fungsionaris lainnya sebagai berikut: Dengan Sekretaris Apabila kegiatan tersebut menyangkut bidang koperasi, tata usaha umum, seperti personalia seperti Buku Daftar Anggota, Surat-surat Keputusan

72

pengangkatan /pemberhentian karyawan, kegiatan-kegiatan penyuluhan dan lain-lainnya. Dengan Bendahara Meliputi bidang keuangan, misalnya menandatangani giro penyetoran

/

pengembalian uang dari Bank, pengeluaran kas, perjanjian kredit dengan pihak Bank dan sebagainya. Dengan Manager Meliputi semua surat-surat bidang usaha misalnya perjanjian-perjanjian kerja sama dengan pihak luar dan sebagainya. b) Sekretaris Tugas dan wewenang: a. Menyelenggarakan dan memelihara buku-buku organisasi ( buku Daftar Anggota, daftar pengurus, dan sebagainya sesuai dengan ketentuanketentuan perkoperasian yang berlaku ) b. Menyelenggarakan dan memelihara semua arsip-arsip : a. Buku keputusan-keputusan Rapat Anggota. b. Buku keputusan-keputusan Rapat Pengurus. c. Surat-surat keluar / masuk bidang sekretariat pada umumnya. c. Memelihara tata kerja, merencanakan peraturan-peraturan khusus serta ketentuan lain. d. Menyusun laporan-laporan organisasi untuk kepentingan anggota maupun pejabat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

73

e. Bersama ketua mengadakan penyuluhan-penyuluhan kepada anggota dan masyarakat. f. Bersama ketua mengesyahkan semua surat-surat/buku-buku keputusan rapat/notulen-notulen rapat surat-surat lainnya yang menyangkut bidang kerja sekretariat tersebut di atas. c) Bendahara Tugas dan wewenang: a. Merencanakan anggaran belanja dan pendapatan koperasi dengan ketua, sekertaris, manager. b. Memelihara semua harta kekayaan koperasi. c. Mengatur pengeluaran uang agar tidak melampaui anggaran belanja yang telah ditentukan. d. Mempersiapkan data dan informasi bidangnya dalam rangka menyusun laporan organisasi baik untuk kepentingan Rapat Anggota Tahunan sesuai dengan ketentuan yang belaku. e. Membimbing

dan

mengawasi

pekerjaan

manager

dalam

hal

penyelenggaraan administrasi uang dan barang secara tertib dan teratur sesuai dengan sistem. f. Sewaktu-waktu melakukan pengecekan langsung terhadap uang kas untuk diuji kebenarannya dengan catatan yang ada. g. Mengambil langkah-langkah pengamanan tertentu untuk mencegah timbulnya kerugian koperasi dengan pengurus dan manager. h. Bertanggungjawab kepada ketua mengenai bidang keuangan.

74

D. Manager Tugas dan wewenang manager: a) Bidang perencanaan a.

Bersama-sama pengurus, ikut membahas dan menyiapkan rencana kerja dan anggaran untuk diajukan pada RAT

b.

Membantu pengurus didalam menjalankan rencana kerja dan rencana anggaran pada RAT (bila diminta)

b) Pelaksanaan Usaha a.

Memimpin

dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan perkreditan,

pemasaran, dan administrasi/ keuangan. b.

Membimbing / memberikan pengarahan-pengarahan dan mengawasi agar pelaksanaan kerja tidak menyimpang dari rencana yang telah ditetapkan.

c.

Menjajagi

kemungkinan

perluasan

usaha-usaha

baru

dan

mempersiapkan rencana usaha untuk diajukan kepada pengurus d.

Bersama-sama

ketua

menandatangani

surat-surat

perjanjian

kerjasama dengan pihak luar. e.

Bertanggung jawab kepada pengurus mengenai semua kegiatan usaha dan hasil yang dicapai oleh masing-masing bagian/unit usaha yang berada dibawah tanggung jawabnya sesuai dengan prosedur dan tata cara yang telah ditetapkan oleh pengurus.

75

c) Di bidang Administrasi/keuangan Mengambil

langkah-langkah

pengamanan

uang

dan

barang

/kekayaan koperasi untuk menghindari kerugian. d) Di bidang pengawasan dan pelaporan Meminta laporan / informasi yang perlu dari karyawan yang berada dibawah

koordinasinya

sebagai

bahan

untuk

evaluasi

dan

pertanggungjawaban kepada pengurus E. Kasir /Teller Tugas dan wewenang: a) Menyiapkan bukti yang lengkap sehubungan dengan penerimaan dan pengeluaran uang kas sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. b) Melakukan pembayaran atas perintah/persetujuan manager atau manager dengan bendahara / ketua sesuai dengan ketentuan yang ada. c) Bertanggungjawab atas ketepatan jumlah penerimaan / pengeluaran uang kas

76

F. Juru Buku / Accounting Tugas dan wewenangnya: a. Melaksanakan pembukuan sesuai dengan prosedur dan sistem yang ditetapkan berdasarkan bukti-bukti transaksi yang lengkap dan sah. b. Menyimpan/memelihara semua dokumen, bukti-bukti transaksi secara teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Menyiapkan data-data keuangan berupa laporan neraca, perhitungan rugi/laba, laporan perubahan ekuitas dan lampiran-lampiran yang dibutuhkan. G. Bagian Lapangan / Account Officer Tugas dan wewenangnya: a. Membantu manager dalam mengkoordinir kegiatan-kegiatan yang sehubungan dengan pemasaran. b. Melakukan penagihan kredit bermasalah. c. Bertanggung jawab kepada manager atas pelaksanaan tugasnya H. Customer Service Tugas dan wewenangnya: a. Membantu manager dalam mengkoordinir kegiatan-kegiatan yang sehubungan dengan perkreditan. b. Melaksanakan pelayanan administrasi yang berhubungan dengan pengajuan suatu kredit yang akan diminta dan kredit yang akan diberikan.

77

c. Memberikan pelayanan kepada nasabah tetang produk-prodak yang ditawarkan oleh koperasi. d. Bertanggung jawab kepada manager atas pelaksanaan tugasnya. Jumlah Karyawan Dan Kompetensinya Tabel 4.1 Data Jumlah Karyawan Dan Kompetensi Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No. Jabatan Jumlah Karyawan 1 Pengurus 3 orang 2 Manager 1 orang 3 Accounting 1 orang 4 Kasir/teller 1 orang 5 Account Officer 2 orang 6 Costumer service 1 orang Jumlah 9 orang Sumber: Data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

Kompetensi Semua sarjana S1 Sarjana Ekonomi Sarjana Psikologi Sarjana Ekonomi Semua lulusan SMA Lulusan SMK

Tabel 4.2 Data Pengalaman Karyawan Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No.

Nama/bagian

1

Manager

2

Kasir

3

Accounting

4

AO 1

5

AO 2

6

Customer service

Pengalaman Sebelumnya bekerja lebih dari 3 tahun pada bagian account officer Bekerja di perusahaan asuransi pada bagian keuangan selama 1 tahun Bekerja pada bagian accounting di koperasi simpan pinjam selama 2 tahun. Sebelumnya telah bekerja pada koperasi simpan pinjam di bagian AO selama 3 tahun Belum ada

Sebelumnya bekerja di koperasi sismpan pinjam sebagi CS dan bagian kredit selama 1 tahun. Sumber: Data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

78

4.1.4. Ruang Lingkup Kegiatan/Usaha Dari Instansi/Perusahaan

Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia merupakan merupakan koperasi simpan pinjam dengan pola konvensional. Sebagian besar nasabah koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia adalah masyarakat Kabupaten Blitar, dengan rincian wilayah pemasaran sebagai berikut: 

Bagian barat

: Kec. Srengat, Wonodadi. Udanawu, Tawangrejo, Sanan kulon dan wilayah sekitarnya.



Bagian utara

:Kec. Ponggok, Nglegok, dan sebagian masyarakat di Blitar selatan,



Blitar timur



Kota Blitar.

Pekerjaan nasabah

: Garum, Talun, Wlingi.

sebagian besar adalah petani, peternak, guru,

wiraswasta, dll. Produk yang ditawarkan oleh koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia adalah: 1) Simpanan. Produk yang ditawarkan ada 2 macam, yaitu : deposito dan tabungan biasa. 2) Pinjaman/Kredit. Produk yang ditawarkan ada 2 macam, yaitu : a. Flat, (jasa/bunga pinjaman 2% per bulan dan administrasi 0,5% per bulan). Dengan penjelasan sebagai berikut:

79



Untuk administrasi dibayarkan di awal, dan jumlahnya sesuai jangka waktu pinjaman.



Untuk pembayaran pada bulan berikutnya adalah angsuran(jumlah pinjaman:jangka waktu pinjaman) dan jasa/bunga pinjaman2%.



Jasa dan pokok pinjaman yang dibayarkan setiap bulannya besarnya tetap.

b. Jasa menurun, (jasa/bunga pinjaman 3% per bulan dan administrasi 0,5% per bulan atau jasa 2,5% per bulan dan administrasi 1% per bulan). Dengan penjelasan sebagai berikut: 

Untuk administrasi dibayarkan di awal, dan jumlahnya sesuai jangka waktu pinjaman.



Untuk pembayaran pada bulan berikutnya adalah bisa jasa/ angsuran pokok pinjaman/keduanya.



Jasa dihitung dari sisa pokok pinjaman.

Jangka waktu pinjaman: a. Jangka waktu minimal pinjaman adalah 3 bulan. b. Jangka waktu maksimal pinjaman adalah 1 tahun.

80

4.1.5. Chart Of Account/ Bagan Kode Rekening Bagan kode rekening Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia adalah sebagai berikut: NERACA Nama Akun

Kode Rekening

Aktiva

1

Aktiva Lancar

1.1

Kas Kecil

1.1.1

Kas Bank

1.1.2

Piutang Usaha

1.1.3

Aktiva Tetap

1.2

Tanah

1.2.1

Gedung

1.2.2

Akum. Peny. Gedung

1.2.3

Inventaris

1.2.4

Akum. Peny. Inventaris

1.2.5

Aktiva Lain-Lain

1.3

Kewajiban/Hutang

2

Kewajiban Jangka Pendek

2.1

Simpanan Wajib Pinjam

2.1.1

Simpanan Berjangka

2.1.2

Jasa Simpanan Berjangka/Simka

2.1.3

Jasa Simpanan Khusus/Simsus

2.1.4

Kewajiban Jangka Panjang

2.2

Ekuitas

3

81

Modal Disetor

3.1

Modal Tetap Tambahan

3.2

Cadangan USP

3.3

SHU Tahun Berjalan

3.4

Laporan L/R Nama akun

Kode Rekening

Pendapatan

1

Pendapatan Jasa

1.1

Jasa Piutang

1.1.1

Jasa Bank

1.1.2

Pendapatan Administrasi

1.2

Pendapatan Lain-Lain

1.3

Denda

1.3.1

Beban Operasional

2

Beban Jasa

2.1

Beban Simpanan Khusus/Simsus

2.1.1

Beban Simpanan Berjangka/Simka 2.1.2 Beban Umum Dan Administrasi

2.2

Beban Administrasi

2.2.1

Beban Keperluan Kantor

2.2.2

Beban Perjalanan Dinas

2.2.3

Beban Kelancaran Usaha

2.2.4

Beban Gaji Karyawan

2.2.5

Beban Gaji Pengurus

2.2.6

Beban THR

2.2.7

82

Beban Penghapusan Piutang

2.2.8

4.1.6. Syarat Dan Kebijakan Dalam Prosedur Kredit

Persyaratan dan kebijakan yang ditetapkan dalam prosedur kredit adalah sebagai berikut:

A. Syarat Permohonan Pengajuan Kredit a. Bukti diri: a) KTP/SIM (suami, istri) b) Kartu Susunan Keluarga c) Surat Nikah b. Bukti jaminan: a) BPKB (khusus kendaraan buatan jepang) b) Laporan Keuangan (Jika Ada). c) STNK d) Cek fisik kendaraan (dari USP Dana Asia) e) Surat rekomendasi dari Desa (untuk kendaraan yanng bukan atas nama sendiri). c. Persentasi pemberian kredit: a) Kendaraan tahun 1990-1995 kredit maksimal 30% dari nilai jaminan. b) Kendaraan tahun 1995-2006 dan seterusnya, kredit maksimal 40% dari nilai jaminan.

83

d. Syarat lain-lain: a) Semua persyaratan di atas di foto copy sebanyak 2 lembar. b) Materai 6000 sebanyak 2 lembar. e. Syarat-syarat jika nasabah ingin meminta surat keterangan registrasi/her STNK 1 tahunan: a) Membawa STNK asli. b) Membawa buku pinjaman. c) Setelah registrasi, STNK di foto copy 1 lembar, untuk mengganti STNK lama yang sudah tidak berlaku. f. Syarat-syarat menukar jaminan BPKB/ untuk registrasi 5 tahunan: a) Nilai jaminan harus sesuai dengan pinjaman. b) Cek fisik kendaraan (kendaraan dibawa ke kantor). c) STNK dan BPKB (difoto copy 2 kali). B. Kebijakan Dalam Prosedur Pemberian Kredit a) Tentang Keputusan Pemberian Kredit. Pengambilan keputusan dalam proses negosiasi dengan nasabah tentang kesesuaian dana yang diminta nasabah dengan peraturan yang ada di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia bisa dilakukan sendiri oleh customer serviceatau oleh manager. 1) Jika kredit diatas Rp 10.000.000, pengambilan keputusan dilakukan oleh manager.

84

2) Jika kredit dibawah Rp 10.000.000, pengambilan keputusan bisa dilakukan oleh customer sevicesendiri. b) Kebijakan Penerimaan Angsuran a. Pembayaran angsuran dilakukan oleh anggota pada saat jatuh tempo. b. Koperasi memberikan kelonggaran kepada nasabah/anggota selama

3

hari

untuk

melakukan

pembayaran

angsuran

pinjaman/jasa dan 10 hari untuk keterlambatan jangka waktu pinjaman. c. Maksud dan tujuan diberikannya kelonggaran tersebut untuk memberikan kesempatan kepada nasabah/anggota melakukan persiapan pembayaran angsuran pinjaman. d. Apabila setelah masa kelonggaran tersebut nasabah belum membayar ke koperasi yang bersangkutan, maka nasabah dapat digolongkan sebagai nasabah yang menunggak. Tunggakan tersebut meliputi pokok pinjaman, bunga pinjaman dan denda keterlambatan (apabila melebihi waktu kelonggaran). e. Jika nasabah terlambat melakukan pembayaran, maka akan diberikan surat peringatan 1, peringatan 2 dan peringatan 3, dengan jangka waktu pemberian peringatan adalah 7 hari per masing-masing peringatan.

85

f. Jika sampai pada peringatan 3 nasabah belum membayar, maka jaminan akan di ambil untuk dilakukan penjualan jaminan/tidak, untuk menutup pinjaman yang belum dibayar. c) Kebijakan tentang produk. 1) Untuk pinjaman/kredit yang flat, pelunasan harus sesuai dengan waktu pembayaran. Jika ingin melunasi lebih awal, jumlah yang harus dilunasi jumlahnya tetap sesuai dengan kesepakatan di awal. 2) Untuk pinjaman/kredit yang “jasa menurun”, pelunasan bisa sesuai kemampuan nasabah(bisa ditengah/di akhir masa jatuh tempo

pinjaman).

Jasa/bunga

pinjaman

yang

dibayarkan

berdasarkan sisa/saldo pinjaman. d) Kebijakan pengambilan jaminan Jika semua tanggungan kredit/utang anggota/nasabah sudah lunas, jaminan diambil dibagian customer service, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Yang mengambil jaminan adalah pihak/anggota yang meminjam uang/yang melakukan perjanjian hutang piutang dengan pihak koperasi. 2) Pengambilan jaminan harus menunjukan KTP, bukti kas masuk/bukti pelunasan, buku pinjaman.

86

3) Jika pihak yang yang meminjam tidak bisa mengambil, boleh diwakilkan orang lain, dengan syarat membawa surat kuasa dari pihak peminjam dengan materai Rp6000. 4) Jika pihak peminjam meninggal, maka jamina hanya boleh diambil oleh saudara yang tercantum di kartu keluarga. e) Kebijakan kontrak kerja. Kontrak kerja bagi karyawan dan pengurus adalah 3 tahun, jika masa kontrak kerja habis, maka harus memperpanjang kontrak kerja. Jika dalam evaluasi kinerja, ternyata kerja yang dijalankan oleh karyawan tidak bagus, maka karyawan yang bersangkutan tidak bisa memperpanjang kontrak kerja/diberhentikan.

4.1.7.Sistem Pemberian Kredit

A. Dokumen Yang Diperlukan Dalam Prosedur Pemberian Kredit a. Bukti kas masuk, adalah bukti yang digunakan apabila terjadi pembayaran oleh nasabah atau nasabah melakukan simpanan. b. Bukti kas keluar, adalah bukti yang digunakan apabila terjadi pembayaran dari pihak koperasi terhadap nasabah dan pihak terkait. c. Buku pinjaman, adalah buku yang berisi tanggungan pinjaman dari nasabah. d. Surat keterangan permohonan pinjaman, adalah surat yang diisi oleh nasabah jika ingin mengajukan kredit.

87

e. Analisa pinjaman, dokumen yang digunakan untuk menganalisa calon anggota/nasabah. f. Surat putusan pinjaman, adalah dokumen yang digunakan untuk memutuskan hasil analisa pinjaman. g. Surat pernyataan pinjaman, adalah surat yang menyatakan bahwa nasabah melakukan pinjamn di koperasi tersebut. h. Surat penerimaan jaminan, adalah dokumen serah terima jaminan. i. Surat kuasa, adalah surat kuasa yang diisi oleh nasabah yang digunakan untuk mengambil jaminan BPKB di koperasi apabila nasabah tidak bisa mengambil sendiri. j. Surat pernyataan keterangan pinjaman, adalah dokumen yang digunakan untuk menyatakan keterangan jaminan dari pinjaman. k. Surat pengakuan hutang, adalah surat yang harus diisi oleh nasabah jika melakukan pinjaman di koperasi ini. B. Pihak Terkait a. Calon peminjam/Nasabah, adalah pihak yang akan menjadi anggota koperasi baik yang akan meminjam uang atau menyimpan uangnya di koperasi. b. Customer sevice, adalah bagian yang bertugas memberikan arahan dan menerima nasabah jika akan mengajukan kredit dan simpanan. c. Manager, adalah pihak yang bertugas mengontrol jalannya operasionanl koperasi.

88

d. Kasir, menerima dan membayarkan uang kepada nasabah dan pihak terkait dengan masalah uang e. Accounting, adalah pihak yang bertugas melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi dan membuat laporan keuangan. C. Prosedur Pemberian Kredit a. Nasabah yang memerlukan dana untuk usahanya datang ke kantor Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia. b. Calon nasabah akan menemui customerservice, untuk menanyakan syaratsyarat pengajuan kredit yang berlaku di USP DANA ASIA. c. Customer serviceakan menjelaskan syarat-syarat pengajuan kredit dan tata cara pembayaran yang bisa di pilih sendiri oleh calon nasabah. d. Jika syarat telah terpenuhi, calon nasabah menyerahkan berkas-berkas yang dibutuhkan kepada customer service. e. Customer serviceakan mengecek legalitas dari surat-surat yang ada. f. Setelah

berkas-berkas

nasabah

cocok/benar,

maka

customer

servicemenanyakan berapa dana yang dibutuhkan. Apabila dana yang dibutuhkan oleh nasabah lebih dari Rp10 juta maka proses pengambilan keputusan harus mendapatkan otorisasi dari manager, tetapi jika dana yang dibutuhkan oleh calon nasabah kurang dari Rp10 juta, maka proses pengambilan keputusan boleh dilakukan sendiri oleh customer service. Pada proses ini juga dilakukan cek fisik kendaraan. g. Setelah proses negosiasi tadi selesai, maka customer servicememinta nasabah untuk mengisi berkas-berkas yang dibutuhkan dalam proses

89

pemberian kredit (surat pengakuan hutang, surat penyerahan jaminan, surat permohonan pinjaman,dan surat kuasa) dan untuk bukti kas masuk (rangkap 3) dan bukti kas keluar (rangkap 2), buku pinjaman di isi oleh customer service (yang di isi adalah nama anggota dan no anggota saja). h. Customer service akan menyerahkan berkas-berkas ke manager untuk meminta tanda tangan dan mengecek kelengkapan berkas. i. Customer servicemenyerahkan berkas-berkas tadi ke kasir untuk dilakukan pencairan dana dan Kasir akan menandatangani kwitansi dan buku pinjaman, serta meminta bagian accounting untuk menandatanganinya juga. j. Kasir akan memanggil nasabah untuk menandatangani bukti kas masuk dan keluar. Setelah bukti kas masuk, buku pinjaman dan bukti kas keluar juga sudah di tanda tangani oleh nasabah dan accounting, kasir akan menyerahkan sejumlah dana yang tertulis di bukti kas keluar setelah dikurangi dana dari bukti kas masuk bersamaan dengan menyerahkan bukti kas keluar: 1) Lembar 1

: Nasabah

2) Lembar 2

:Accounting

Kemudian menyerahkan bukti kas masuk: 1) Lembar 1

: Accounting

2) Lembar 2

: Nasabah

3) Lembar 3

: Arsip

90

k. Dari bukti kas keluar lembar 2 dan bukti kas masuk lembar 1 dari bagian kasir, bagian accounting selanjutnya akan melakukan posting ke buku besar sampai menjadi laporan keuangan. D. Flowchart Sistem Pemberian Kredit Flowchart sistem pemberian kredit dapat diilustrasikan sebagai berikut: Nasabah

Customer Service (CS) 1

mulai Nasabah datang ke kantor dengan membawa berkas yang dibutuhkan, dn menemui CS

Accounting

2

Foto copy kartu keluarga Foto copy kartu keluarga

Foto copy KTP Foto copy KTP



Kasir

3

Surat Surat Surat permohonan penyerahan pengkuan pinjaman jaminan hutangSurat kuasa Buku 1 pinjaman Bukti kas Bukti kas masuk 21 Bukti kas masuk Buktikas kas Bukti masuk keluar keluar

BPKB

2 Bukti kas keluar

1 Bukti kas masuk

Posting ke buku besar Dilakukan penegeceka n

BPKB

Dilakukan pengecekan, penandatangan berkas dan pencairan dana Buku besar

1 finis

tdk

negosiasi

4 1 Bukti kas keluar

RP

Hasil pengecekan

tidak

ya

Buku pinjaman

2 Bukti kas masuk

Meminta nasabah manager Otorisasi untuk mengisi data-data Surat Surat Surat permohonan penyerahan pengkuan pinjaman jaminan hutangSurat kuasa Buku pinjaman 1 Bukti kas 21 Bukti kas Buktikas kas Bukti kasmasuk Bukti masuk keluar masuk keluar

selesai

ya 1 Bukti kas Bukti kas Bukti kasmasuk masuk masuk

21 Buktikas kas Bukti keluar keluar

arsip

3 RP

Buku pinjaman

4

2

Gambar 4.2 Ilustrasi Sistem Pemberian Kredit Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

91

4.1.8. Sistem Penerimaan Angsuran 1. Dokumen yang diperlukan dalam prosedur penerimaan angsuran. a. Buku pinjaman, adalah buku yang berisi tanggungan pinjaman dari nasabah. b. Bukti kas masuk,adalah bukti yang digunakan apabila terjadi pembayaran oleh nasabah atau nasabah melakukan simpanan. 2. Pihak Terkait a. Calon peminjam/Nasabah, adalah pihak yang akan menjadi anggota koperasi baik yang akan meminjam uang atau menyimpan uangnya di koperasi. b. Kasir, menerima dan membayarkan uang kepada nasabah dan pihak terkait dengan masalah uang. c. Accounting, adalah pihak yang bertugas melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi dan membuat laporan keuangan. 3. Prosedur Penerimaan Angsuran a. Nasabah yang akan membayar angsuran pinjaman dan jasa/bunga datang ke kantor Koperasi Mekar Jaya USP Dana asia. b. Nasabah membayar di bagian kasir dengan membawa buku pinjaman dan sejumlah uang yang akan dibayarkan. c. Kasir mengecek pinjaman nasabah di komputer, jika sudah sesuai dengan buku pinjaman maka kasir akan mengisi bukti kas masuk(kwitansi masuk) rangkap 3dan menandatanganinya. d. Kasir meminta nasabah dan accountinguntuk menandatangani bukti kas masuk tersebut, dan menyerahkannya:

92

1) Lembar 1

: Kepada accounting.

2) Lembar 2

: Nasabah/anggota

3) Lembar 3

: Arsip

e. Berdasarkan bukti kas masuk lembar 1 dari kasir, bagian akuntansi melakukan posting ke buku besar sampai menjadi laporan keuangan.

93

4. Flowchart Sistem Penerimaan Angsuran Flowchart sistem penerimaan angsuran dapat diilistrasikan sebagai berikut:

Nasabah

Kasir

Accounting

1

3

Mulai

Nasabah datang ke USP Dana Asia, dengan membawa buku pinjaman dan uang ke bagian kasir

Buku pinjaman

Mengecek pinjaman nasabah

Buku pinjaman

Posting ke buku besar

Rp

Mengisi Bukti kas masuk dan buku pinjaman

1

Buku besar

3

2 Bukti kas masuk

2 Bukti kas masuk

1 Bukti kas masuk

Rp

Buku pinjaman

1 2 kas Bukti Bukti kas masuk masuk

selesai Buku pinjaman

arsip

3

Memanggil nasabah untuk tanda tangan di BKM, dan menyerah BKM lembar 2 ke nasabah, lembar 1 ke accounting

2

Gambar 4.3 Ilustrasi Sistem Penerimaan Angsuran Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

94

4.1.9. Sistem Pengambilan Jaminan

A. Dokumen yang diperlukan a. Buku pinjaman, adalah buku yang berisi tanggungan pinjaman dari nasabah. b. Bukti kas masuk, adalah bukti yang digunakan apabila terjadi pembayaran oleh nasabah atau nasabah melakukan simpanan. c. KTP, adalah kartu penduduk/indetitas peminjam. B. Pihak yang terkait a. Nasabah/anggota, adalah pihak yang akan menjadi anggota koperasi baik yang akan meminjam uang atau menyimpan uangnya di koperasi. b. Customer service, adalah bagian yang bertugas memberikan arahan dan menerima nasabah jika akan mengajukan kredit dan simpanan. c. Bagian penyimpanan (tergantung siapa pada hari itu yang diberi kewenangan), adalah bagian yang bertugas mengabil jaminan di tempat penyimpanan. C. Prosedur Pengambilan Jaminan a. Nasabah/anggota

yang

telah

melunasi

semua

pinjaman/

tanggungannya melakukan pengambilan jaminan di bagian customer servicedengan menyerahkan bukti kas masuk, buku pinjaman dan KTP. b. Customer servicemengambil berkas-berkas perjanjian hutang piutang yang telah di disepakati ketika pengajuan kredit.

95

c. Customer service menunjukan berkas-berkas perjanjian hutang, bukti kas masuk/pelunasan, KTP, buku pinjaman kepada bagian penyimpanan jaminan. d. Berdasarkan dokumen-dukumen dari customer service, bagian penyimpanan

jaminan

mengambil

jaminan

dan

menyerahkanjaminan dan berkas-berkas tadi kepada customer service. e. Customer

service

meminta

nasabah

menandatangani

surat

penyerahan jaminan. f. Customer service menyerahkan jaminan/BPKB, KTP, bukti kas masuk/pelunasan, buku pinjaman.

96

D. Flowchart sistem pengambilan jaminan Flowchart sistem pengambilan jaminan dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Customer service

Nasabah/anggota

Mulai

2

1

Nasabah menyerahkan buku pinjaman, KTP dan BKM ke CS

KTP

Bagian penyimpanan

Buku Pinjaman

Bukti kas masuk/ pelunasan

Buku Pinjaman

KTP

KTP Bukti kas masuk/ pelunasan


CS mengecek dikumen tersebut, dan menyerahkannya ke bagian penyimpanan

1

Bagian penyimpanan mengambil BPKB, dan menyerahkan semua berkas ke CS

2 3

KTP

4 Buku Pinjaman


KTP

KTP BPKB Buku Pinjaman

Buku Pinjaman

Buku Pinjaman


BPKB

BPKB


3

Meminta nasabah menntadatngi surat perjanjian hutang, menyerahkan berkasberkas ke nassbah

selsai 4

Gambar 4.4 Ilustrasi sistem pengambilan jaminan koperasi mekar jaya USP dana asia

97

4.1.10. Prosedur Memperpanjang Masa Pelunasan/Jatuh Tempo Pinjaman.

Syarat nasabah/anggota bisa memperpanjang masa jatuh tempo pinjaman adalah tidak adanya masalah/penunggakan dalam riwayat pembayaran angsuran pinjaman yang dilakukan oleh nasabah/anggota.

A. Dokumen yang diperlukan a. Buku pinjaman, adalah buku yang berisi tanggungan pinjaman dari nasabah. b. Bukti kas masuk, adalah bukti yang digunakan apabila terjadi pembayaran oleh nasabah atau nasabah melakukan simpanan. B. Pihak yang terkait a. Anggota/Nasabah, adalah pihak yang akan menjadi anggota koperasi baik yang akan meminjam uang atau menyimpan uangnya di koperasi. b. Kasir, menerima dan membayarkan uang kepada nasabah dan pihak terkait dengan masalah uang. C. Prosedur Memperpanjang Masa Pelunasan/Jatuh Tempo Pinjaman a. Nasabah/anggota datang ke Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia dengan membawa buku pinjaman. b. Nasabah/anggota menemui bagian kasir untuk menjelaskan, bahwa akan memperpanjang masa pinjaman/jatuh tempo pinjaman.

98

c. Nasabah membayar kepada kasir biaya administrasi sesuai masa jatuh tempo pinjaman yang diinginkan, minimal 3 bulan dan maksimal 1 tahun. Besarnya biaya administrasi sesuai produk yang diambil di awal. d. Kasir membuat bukti kas masuk rangkap 3 dan meminta nasabah untuk menandatanganinya. e. Kasir meminta tanda tangan accounting. f. Kasir menyerahkan bukti kas masuk: 1) Rangkap 1

:Accounting

2) Rangkap 2

:Nasabah

3) Rangkap 3

:Kasir/ sebagai arsip

g. Berdasarkan Bukti kas masuk lembar 1 dari kasir, bagian accounting melakukan input data.

99

D. Flowchart Memperpanjang Masa Pelunasan/Jatuh Tempo Pinjaman Flowchart sistem perpanjangan masa jatuh tempo pinjaman dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Nasabah/Anggota

Accounting

Kasir

Mulai

3

1

Nasabah menemui kasir

Buku pinjaman

Buku pinjaman

Rp

1 Bukti kas masuk

Kasir melakukan pengecek an dan membuat BKM

Rp

Input data ke buku besar

1 Buku 3 pinjaman Bukti kas 2 1 Buktimasuk kas Buktimasuk kas masuk

2

Buku pinjaman

Meminta ttd nasabah dan Accounting, kemudian menyerahkan BP dan BKM

2 Bukti kas masuk

3 Bukti kas 2 1 Buktimasuk kas Buktimasuk kas masuk

Buku pinjaman

Buku besar

Laporan keuangan

selesai

arsip

3

2

Gambar 4.5 Ilustrasi Sistem Perpanjangan Masa Jatuh Tempo Pinjaman Usp Dana Asia

100

4.1.11. Prosedur Penanganan Kredit Bermasalah

A. Dokumen yang diperlukan a. Daftar piutang, adalah dokumen yang berisi daftar semua rincian piutang anggota/nasabah. b. Surat peringatan, adalah surat yang berisi rincian pinjaman yang belum dibayar oleh nasabah agar nasabah segera melunasinya. B. Pihak yang terkait a. Account Officer, adalah bagian yang bertugas melakukan pemasaran, penagihan dan penanganan kredit bermasyalah. b. Manager, adalah pihak yang bertugas mengontrol jalannya operasionanl koperasi. C. Prosedur Penanganan Kredit Bermasalah a. Account Officermelakukan pengecekan di daftar piutang dan melakukan monitoring. b. Account Officermembuat surat peringatan bagi nasabah yang bermasalah dan daftar kredit bermasalah. c. Account Officermeminta tanda tangan managerdi surat peringatan tersebut. d. Setelah surat peringatan sudah mendapat tanda tangan manager, account officer mendatangi nasabah/anggota yang bermasalah tersebut untuk menyerahkan surat peringatan tersebut.

101

e. Nasabah yang telah menerima surat peringatan wajib datang ke koperasi dan menemui bagian kasir untuk melakukan pembayaran angsuran/pelunasan pinjaman D. Flowchart sistem penanganan kredit bermasalah Flowchart dari sistem penanganan kredit bermasalah dapat diilustrasikan sebagai berikut:

Account Officer

Anggota/Nasabah

Mulai 1

AO melakukan pengecekan anggota bermasalah di daftra piutang

Surat peringatan

Hasil/data anggota menunggak

Nasabah datang ke Koperasi di bagaian kasir untuk menyelesaikan tanggungan

Membuat surat peringatan & daftar kredit bermasalah

Daftar Kredit bermasalah

arsip

selesai

Surat peringatan

otorisasi

Manager

Mendatangi nasabah, dan menyerahsurat peringatan Surat peringatan

1

Gambar 4.6 Ilustrasi Flowacart Dari Sistem Penanganan Kredit Bermasalah

102

4.1.12. Kinerja Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia di 3 Tahun Terakhir

Pendapatan kotor dan SHU Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia pada 3 tahun terakhir dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 4.3 Daftar Pinjaman dan SHU Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia Jumlah Nasabah Jumlah Pinjaman Total Aktif 2010 1450 635 Rp2.232.597.900 1 2011 1660 572 Rp1.990.921.500 2 2012 1950 1087 Rp2.797.931.000 3 Sumber: data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No

Tahun

SHU Rp 269.369.589 Rp 239.027.589 Rp343.754.836

Tabel 4.4 Anggaran Pendapatan Kotor Dan Realisasai Pendapatan Kotor Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No Tahun Anggaran Pendapatan kotor Realisasi Pendapatan Kotor 1 2010 Rp860.654.800 Rp 859.686.232 2 2011 Rp945.654.855 Rp835.067.132 3 2012 Rp918.573.845 Rp949.973.336 Sumber: data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia Berdasarkan tabel di atas, kita bisa melihat penurunan pendapatan kotor sebesar 3% dari tahun 2010 ke tahun 2011 ( Rp859.686.232 pada tahun 2010 ,dibandingkan tahun 2011 sebesar Rp835.067.132). Penurunan tersebut diikuti oleh penurunan jumlah anggota/nasabah yang aktif, yang berakibat menurunnya jumlah pinjaman sebesar 11%dari tahun 2010 ke tahun2011) (Rp2.232.597.900 pada tahun 2010 menjadi Rp1.990.921.500 pada tahun 2011).

Akan tetapi pada tahun 2012 pendapatan koperasi naik menjadi Rp949.973.336, atau 12% jika kita bandingkan tahun 2011.Peningkatan

103

pendapatan tersebut terjadi karena adanya peningkatan jumlah nasabah/anggota yang aktif, sehingga jumlah pinjaman meningakat menjadi Rp2.797.931.000 atau 28% jika dibandingkan dengan tahun 2011.

Jika kita lihat dari anggaran yang telah ditetapkan, tingkat pencapaian dari realisasi pendaptan kotor yang paling bagus adalah di tahun 2012, pada tahun tersebut realisasi pendapatan lebih besar dari anggaran yang telah direncanakan pada rapat anggota.

Tabel 4.5 Daftar Kredit Bermasalah Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No Tahun

Jumlah Jumlah Pinjaman Nasabah nasabah X 2010 35 Rp250.842.000 1 2011 20 Rp46.370.000 2 2012 31 Rp130.171.000 3 Sumber: data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

Jumlah Yang Harus Dibayar Rp90.996.400 Rp9.996.400 Rp19.038.850

Tabel 4.6 Daftar 10 Kredit Bermasalah Terbesar Koperasi Mekar Jaya USP Dana AsiaDi Tahun 2012 No Nasabah Jumlah pinjaman Jumlah yang harus dibayar A Rp 14.000.000 Rp 1.865.000 1 B Rp 10.500.000 Rp 1.852.500 2 C Rp 10.000.000 Rp 800.000 3 D Rp 8.625.000 Rp 1.294.750 4 E Rp 7.000.000 Rp 530.000 5 F Rp 6.000.000 Rp2.080.000 6 G Rp 6.000.000 Rp 1.025.000 7 H Rp 6.000.000 Rp 500.000 8 I Rp 5.000.000 Rp 450.000 9 j Rp 4.360.000 Rp 393.000 10 Sumber: data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

104

Tabel 4.7 Presentase Kredit Bermasalah Terhadap Jumlah Pinjaman Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No.

Tahun

1 2 3

2010 2011 2012

Jumlah pinjaman Rp2.232.597.900 Rp1.990.921.500 Rp2.797.931.000

Krdit bermasalah

Persentase

Rp 90.996.400 4,08% Rp 9.996.400 0,50% Rp 19.038.850 0,68%

Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Minal Faizin, SE., selaku ketua Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia, alasan utama nasabah menunggak adalah:

1) Usaha dari nasabah/anggota mengalami masalah/tidak lancar. Contohnya jika petani usahannya gagal panen. 2) Memang karakter dari peminjam tidak baik, misalkan kendaraan yang digunakan untuk jaminan di jual.

Tindakan yang dilakukan oleh Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia untuk mengatasi masalah ini:

1) Untuk masalah pertama: a) Nasabah/anggota bisa memperpanjang masa jatuh tempo pinjaman. b) Pndah jenis pinjaman (misalkan awalnya menggunakan jenis pinjaman flat, kemudian pindah ke jasa menurun). c) Kendaraan yang digunakan untuk jaminan dijual, sehingga hasil penjualan bisa digunakan untuk mengangsur/melunasi pinjaman.

105

2) Untuk masalah kedua: a) Mencari informasi nasabah b) Mencari informasi tetang jaminan. c) Melaporkan kejadian ini ke pihak yang barwajib/polisi.

106

4.2. Pembahasan Hasil Penelitian

4.2.1. Evaluasi Sistem Pemberian Kredit dan penerimaan Angsuran

A. Evaluasi Struktur Organisasi Dan Job Description Menurut Djawa (2013:2) Job description adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaiman suatu pekerjaan dilakukan dan alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan. Jadi dengan adanya uraian jabatan (job description) akan membuat pekerjaan dapat berjalan dengan lebih baik dan efektif. Jika melihat struktur organisasi dan job description yang ada di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asiasudah cukup baik. Struktur organisasi dan job description telah disusun sesuai aturan yang ada dari dinas perkoperasian. Akan tetapi perlu ada sedikit penyesuaian di lapangan/pelaksanaannya, seperti hal berikut: 1) Di bagian customer service. Pada bagian ini tugasnya perlu diperjelas, pada pelaksanaannya tugas dari customer service adalah melakukan analisa kredit, administrasi kredit, acc kredit/pengambilan keputusan ketika pengajuan kredit dibawah Rp10 juta. Akan tetapi di dalam job description hanya di jelaskan tentang administrasi kredit, memberikan penjelasan tentang produk koperasi. 2) Badan pengawas kurang optimal dalam pelaksanaannya, padahal di dalam job description sudah ada penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab yang jelas. Pada prakteknya tugas badan pengawas dilakukan oleh pengurus. Seharusnya pengurus menjadi wilayah pengawasan badan pengawas.

107

Sehingga di sini badan pengawas tugasnya lebih ke pada pengawasan operasional yang dilakukan oleh manager dan karyawan dibawah manager. Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Minal Faizin selaku Ketua Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia, alasan dilakukan perangkapan tugas adalah “kurangnya SDM dalam koperasi untuk mengisi badan pengawas dan Bagian analisa kredit”. Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, kita bisa bisa melihat secara garis besar, bahwa job descriptionKoperasi Mekar Jaya USP Dana Asiayang ada dibandingkan dengan pelaksanaannya sudah cukup baik, akan tetapi perlu sedikit penyesuaian seperti pembahasan di atas. B. Evaluasi Prosedur Pemberian Kredit dan Penerimaan Angsuran Berdasarkan struktur organisasi, danjob descriptionprosedur pemberian kredit dan penerimaan angsuran Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asiasudah cukup baik.Akan tetapi ada beberapa yang perlu di sesuaikan sebagai berikut: 1) Di dalamjob description tugas dari customer servicetidak di jelaskan secara detail.Di dalam prakteknya di kredit, tugas dari customer service adalah mengurusi administrasi kredit, cek fisik, analisa kredit, akan tetapi di dalam prakteknya costumer service tidak

melaksanakan

prosedur

tersebut

secara

detail

sesuaiprosedurdan dokumen analisa kredit (lihat lampiran 2) yang telah ada. Alasandari hasil wawancara dengan Bapak Minal Faizin Selaku Ketua Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia:

108

“Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan analisa kredit dan inspeksi usaha memakan banyak waktu, sehingga ketika nasabah ramai, hal ini akan mengurangi jumlah nasabah yang akan dilayani. Solusi yang dilakukan adalah dengan langsung menanyakan kepada manager tentang kemampuan pemberian pinjaman ke nasabah”. 2) Di dalam prosedur pemberian kredit dijelaskan bahwa customer service dapat memberikan keputusan tentang pengajuan kredit dibawah Rp10 juta, akan tetapi di dalam job description tidak dijelaskan secara detail. Berdasarkan evalusai diatas dapat diketahui kebaikan dan kelemahan dari prosedur pemberian kredit yang dilaksanakan oleh Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia. Keunggulan: Semua transaksi perjanjian kredit mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang. Berdasarkan dukomentasi yang ada, sebelum diserahkan ke bagian pencairan dana/kasir, berkas pengajuan kredit harus sudah ada otorisasi dari managerdan atau pejabat yang tekait.. Kelemahan: Keputusan pemberian kredit berada di atasan, yaitu manager,

ketua,

sehingga apabila manager/ketua tidak ada, customer serviceakan ragu-ragu dalam

109

pengambilan keputusan untuk pinjaman dibawah Rp10 juta, yang seharusnya bisa diputuskan oleh customer service sendiri. C. Evaluasi Kebijakan Untuk Pengendalian Internal a) Evaluasi Terhadap Kebijakan Dalam Sistem Secara keseluruhan sistem yang ada di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia sudah cukup baik, akan tetapi pada bagian kasir masih ada double job, contohnya ketika kasir kososng, semua bagian bisa mengisi bagian kasirdengan pengendalian yang kurang jelas. Berdasarkan hasil wawancara: “Tidak ada kebijakan yang mengatur tentang pergantian kasir ketika bagian ini kosong, akan tetapi karyawan yang mengisi bagian ini

hanya

memberitahuknnya ke bagian manager/ kasir. Karena nanti kasir/manager akan melihat bukti transaksi pada waktu itu.” Seperti yang diungkapkan oleh Mardi (2011:59) dalam Lanny (2013:17) tujuan pengendalian internal, yaitu: 1. 2. 3. 4.

Menjaga keamanan harta milik perusahaan Memeriksa ketelitian dan kebenaran informasi akuntansi Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan Bodnar et.al (2000:9) mengatakan bahwa struktur pengendalian intern membutuhkan penetapan tanggung jawab dalam organisasi. Orang tetentu harus diberi tanggung jawab untuk tugas dan fungsi-fungsi tertentu, alasannya ada dua: pertama untuk membuat kejelasan masalah perhatian langsung baginya, dan yang kedua meningkatkan kemauan bekerja lebih keras. Hal paling penting dalam pengendalian internal adalah pemisahan tugas, sehingga tidak ada departemen atau orang yang mengendalikan catatan akuntansi yang berkaitan dengan kegiatan sendiri.

110

Jika dibandingkan teori yang diungkapkan oleh Mardi dan Bodnar dengan praktek yang ada di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia tersebut, maka kontrol di bagian kasir masih minim.Double job itu sendiri tidak selalu buruk, asal bagian yang di rangkap tidak mempengaruhi pengendalian internal yang ada, misalkan bagian costumer service dirangkapoleh account officer. Sedangkan untuk pengendalian yang ada dalam prosedur pemberian kredit dan penerimaan angsuran lainnya yang ada di koperasi ini tidak ada masalah. b) Evaluasi Terhadap Kebijakan Akuntansi. Kebijakan akuntansi yang ada di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Minal Faizin, SE., adalah sebagai berikut: “Kebijakan akuntansi tentang besarnya kas kecil adalah Rp 1 juta an, sedangkan metode pencatatan akuntansi yang digunakan adalah kas basis. Kas kecil antara lain digunakan untuk membeli ATK, konsumsi, dll”. Berdasarkan hasil wawancara tersebut, tidak ada masalah dalam besar kecilnya kas kecil. Menurut Bapak Faizin, besar kecilnya kas kecil sudah cukup untuk pengeluaran uang yang jumlahnya kecil yang sifatnya mendadak. Untuk metode pencatatan yang dilakukan pihak koperasi sudah sesuai aturan dalam pencatatan akuntansi yang berlaku umum.

111

Contoh pencatatan yang dilakukan oleh pihak koperasi adalah sebagai berikut: Ketika memebrikan kredit kepada nasabah/anggota: Piutang usaha

xxxx

Kas

xxx

Ketika menerima kas dari bunga/jasa/adm pinjaman: Kas

xxxx Pendaptan jasa/bunga/adm

xxxx

Ketika menerima kas dari angsuran pinjaman: Kas

xxxx Piutang usaha

xxxx

Ketika mengeluarkan biaya untuk keperluan lain-lain: Biaya lain-lain Kas

xxxx xxxx

D. Evaluasi Terhadap Dokumentasi Menurut Mulyadi (2006:217) prinsip-prinsip Perancangan Formulir: a) Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan.

112

b) c) d) e) f)

Identitas formulir, ada nama dan id formulir. Memiliki tembusan/copy. Hindari duplikasi dalam menghimpun data. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Memiliki nomor urut tercetak.

Berdasarkan form analisa kredit(lihat lamipiran 2) USP dana Asia kita bisa melihat bahwa analisa kredit yang digunakan oleh pihak koperasi lebih cenderung ke analisis 5C (Character, Chapacity, Capital, Colleteral, condition). Teknik analisa tersebut sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Kasmir (2001:104). Berdasarkan bukti yang ada dari koperasi, berkas-berkas yang digunakan dalam pemberian kredit dan penerimaan angsuran sudah cukup memadai. Akan tetapi perlu ada sedikit evaluasi sebagai berikut: 1) Bukti Kas Masuk, Jumlah

: 3 rangkap.

Otorisasi/ttd

: Accounting, kasir, nasabah/anggota

Distribusi

:

a) Lembar 1

: Accounting

b) Lembar 2

: Nasabah/Anggota

c) Lembar 3

: Arsip

Jika kita melihat teori yang dikemukakan Mulyadi (2006) dan praktek yang ada di koperasi ini, dokumen, otorisasi, copy, identitas formulir dan distribusi yang ada pada Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia, formulir ini sudah sesuai dengan prosedur dan teori yang ada (lihat

113

lampiran 9). Selain itu pengendalian yang ada sudah cukup baik jika dilihat dari otorisasi, jumlah formnya, dan juga otorisasinya. Tanda tangan dari bagian accounting di bukti kas masuk tidak perlu, karena hal tersebut hanya akan memperlambat suatu proses yang ada di sistem ini. Jika hal ini dilakukan pelayanan yang dilakukan oleh bagian kasir akan lebih cepat. Misalkan jika untuk melakukan ttd (tanda tangan) memerlukan waktu 5 detik, maka waktu yang yang bisa dipercepat adalah 5 detik per ttd. 2) Bukti kas keluar, Jumlah

: 2 rangkap

Otorisasi

: Accounting, Kasir, Nasabah/Anggota

Distribusi

:

a) Lembar 1

: Accounting

b) Lembar 2

: Nasabah/Anggota

Jika kita melihat teori yang dikemukakan Mulyadi (2006) dan praktek yang ada di koperasi ini, dokumen, otorisasi, identitas formulir yang ada pada Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia, formulir ini sudah sesuai dengan prosedur yang ada (lihat lampiran 9). Akan tetapi untuk jumlah copy an/ rangkap dan distribusi dari formulir ini kurang memadai jika kita mengacu kepada teori yang dikemukakan Mulyadi (2006).

Seharusnya jumlah jumlah copy

an/rangkap dari bukti kas keluar ini adalah 3 lembar, dimana lembar ketiga

114

nantinya akan digunakan sebagai arsip oleh kasir. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan pengendalian. Selanjutnya adalah tanda tangan dari accounting, tidak perlu di bukti kas keluar pada saat mengeluarkan kas, karena hal tersebut hanya kan memperlambat suatu proses yang ada di sistem ini. Jika hal ini dilakukan pelayanan yang dilakukan oleh bagian kasir akan lebih cepat. Misalkan jika untuk melakukan ttd (tanda tangan) memerlukan waktu 5 detik, maka waktu yang yang bisa dipercepat adalah 5 detik per ttd. 3) Form pengajuan kredit, Jika kita evaluasi dengan teori yang dikemukakan Mulyadi (2006) tentang prinsip-prinsip pembuatan formulir dan prosedur dari koperasi ini sendiri, formulir yang ada di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia ini perlu ada sedikit pembenahan. Hal ini dikarenakan ada bagian yang tidak sesuai prosedur yang dijalankan oleh Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia (lihat prosedur pemberian kredit). Bagian tersebut adalah pada form putusan pinjaman (lihat lampiran 3). Berdasarkan prosedur, keputusan pinjaman bisa dilakukan oleh customer service dan atau oleh manager, tergantung besar kecilnya pinjaman ( lihat kebijakan tentang pemberian pinjaman), dan di otorisasi oleh manager dan customer service. Akan tetapi di dalam form “putusan pinjaman” tidak ada bagian untuk otorisasi dari customer service, yang ada di dalam form “putusan pinjaman” adalah otorisasi/Ttd dari manager, dan pengurus.

115

E. Evaluasi Kode Rekening Untuk mempermudah identifikasi dan pengelompokan rekening, maka perlu dibuatkan pedoman akuntansi yang memuat daftar rekening beserta nomor kodenya.Banyak sedikitnya angka/nomer/digit tergantung dari besar/kecilnya jenis usaha.Pemberian nomor kode rekening tergantung pada manajemen perusahaan. Berdasarkan praktek yang ada di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia, cara penulisan kode rekening kurang sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Mulyadi (2009). Berdasarkan teori tersebut: Contoh nomor kode kelompok : Kelompok Harta Utang Modal Pendapatan Beban

Nomer Kode 1 2 3 4 5

Akan tetapi cara penulisan yang dilakukan oleh pihak Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia adalah sebagai berikut: Kelompok

Nomer Kode

Harta/aktiva

1

Utang/kewajiban

2

Modal/ekuitas

3

Pendapatan

1

Beban

2

116

Oleh karena itu, penulisan kode rekening yang dilakukan oleh pihak koperasi pada saat ini perlu penyesuaian agar tidak adanya salah menginput data. Selain itu juga ada transaksi yang seharusnya muncul di dalam kelompok akun aktiva lancar yaitu piutang tak tertagih, dan di dalam kelompok akun beban yaitu beban piutang tak tertagih. Akun ini berfungsi untuk mencatat kerugian piutang. Kelompok

Nomer Kode

Harta/aktiva

1

Aktiva lancar

11

Kas Kecil

111

Kas Bank

112

Piutang Usaha

113

Cadangan Piutang Tak Tertagih

114

Beban operasional

5

BBeban Umum Dan Administrasi

52

Beban Administrasi

521


522


523


524

117

Beban Gaji Karyawan

525

Beban Gaji Pengurus

526

Beban THR

527


528

Beban piutang tak tertagih

529

F. Perspektif Islam Tentang Pelaksanaan Kredit Hukum Hutang piutang padadasarnya diperbolehkan dalam syariat Islam. Bahkan orang yang memberikan hutang atau pinjaman kepada orang lain yang sangat membutuhkan adalah hal yang disukai dan dianjurkan, karena di dalamnya terdapat pahala yang besar. Jika melihat dari jasa/bunga yang dibayarkan nasabah Koperasi ke koperasi, hal itu tidak diperbolehkan dalam syariat islam, penjelasan tersebut bisa dilihat dalam teori di bab 2 tentang syarat hutang piutang agar menjadi amal yang soleh. Sedangkan

jika

kita

evaluasi

pelaksanaan

kreditnya,

kita

bisa

mengevaluasi dengan adab-adab pemberi pinjaman menurut islam yang telah dibahas di bab 2, yaitu. a) Hutang piutang harus ditulis dan dipersaksikan Jika melihat dari form pengajuan kredit yang diterapkan oleh pihak Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia, adab sesuai dengan pelaksanaan disana. Dalam form tersebut berisi kesanggupan

118

peminjam untuk meminjam dana dengan ada saksi, pihak peminjam dan pihak pemberi pinjaman. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di lampiran 8. b) Pemberi hutang atau pinjaman tidak boleh mengambil keuntungan atau manfaat dari orang yang berhutang. Jika melihat dari adab ini, pelaksanaan usaha yang telah dijalankan

oleh

Koperasi

Mekar

Jaya

USP

Dana

Asia

bertentangan dengan adab hutang piutang dalam islam. Karena pihak

koperasi

mengisyaratkan

nasabah

untuk

membayar

jasa/bunga. c) Memberikan penangguhan waktu kepada orang yang sedang kesulitan dalam melunasi hutangnya setelah jatuh tempo. Dalam hal ini Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia telah melaksanakan adab tersebut. Hal tersebut bisa dilihat dari kebijakan tentang pembayaran angsuran yang telah dibahas sebelumnya. Ketika nasabah telat membayar, pihak koperasi memberikan peringatan terlebih dahulu agar nasabah bisa mempersiapkan dana untuk membayar angsuran.

119

4.2.2. Masalah Yang Ada Di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

Berdasarkan hasil evaluasi yang telah peneliti laksanakan, kita bisa melihat sebab masalah dari ketidak sesuaian teori dan praktek yang ada di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia sebagai berikut:

a. Sebab Masalah Masalah utama yang dihadapi oleh Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia adalah: 1) Tidak adanya bagian yang menangani pengajuan kredit secara khusus. Berdasarkan prosedur dan job description, pihak yang menangani kredit sudah ada, yaitu bagian customer service. Sehingga dalam pelaksanaannya customer service memiliki tugas yang cukup banyak. 2) Tidak optimalnya analisa kredit. Hal ini terjadi karena tidak adanya bagian yang menangani kredit secara khusus. Sampai saat ini customer service yang menangani semua pengajuan kredit. Hal tersebut bisa dilahat di job description. Sebenarnya isi dari dokumen yang digunakan untuk analisa kredit sudah cukup lengkap. 3) Tidak optimalnya badan pengawas, karena badan pengawas diisi oleh pengurus, dimana wilayah pengawasan kan bergeser dari

120

sebelumnya jika kita lihat dari struktur organisasi dan job description adalah mulai pengurus sampai dengan operasional yang dijalankan manager, pengawsan

menjadi

sekarang di dalam prakteknya wilayah kegiatan

operasional

manager

dan

dibawahnya. 4) Kurangnya

pengendalian

internal.

Dalam

hal

ini

adalah

pengendalian ketika pergantian kasir. Bagian kasir bisa diisi oleh bagian manapun tanpa ada monitoring/pengawasan yang jelas. Untuk sementara, menurut hasil wawancara belum ada kebijakan yang mengatur pergantian kasir ketika kosong. Untuk otorisasi dari bukti kas masuk, kas keluar dan lainnya sudah sesui prosedur yang ada. 5) Adanya pelaksanaan dalam sistem yang hanya akan memperlambat pelayanan, seperti tanda tangan bagian accounting pada bukti kas masuk dan bukti kas keluar. Tanpa adanya tanda tangan dari bagian accounting, pengendalian masih tetap optimal, karena bagian accounting tetap akan menerima bukti kas masuk dan atau bukti kas keluar. 6) Tidak sesuainya antara prosedur pemberian kredit dengan form pengajuan kredit. Berdasarkan prosedur, keputusan pinjaman bisa dilakukan oleh customer service dan atau oleh manager, tergantung besar kecilnya pinjaman ( lihat kebijakan tentang pemberian pinjaman), dan di otorisasi oleh manager dan customer service.

121

Akan tetapi di dalam form “putusan pinjaman” tidak ada bagian untuk otorisasi dari customer service, yang ada di dalam form “putusan pinjaman” adalah otorisasi/Ttd dari manager, dan pengurus. 7) Kurangnya arsip bukti kas keluar yang diterima oleh bagaian kasir. Hal ini karena jumlah copy an/rangkap bukti kas keluar hanya 2 lembar yang didistribusikan ke nasabah/anggota dan bagian accounting. Sedangkan untuk bagian kasir tidak menerima bukti kas keluar untuk dijadikan arsip. Arsip ini digunakan untuk meningkatkan pengendalian. 8) Penulisan kode rekening yang tidak sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Mulyadi (2006). Dimana dalam teori tersebut dijelaskan bahwa teknik untukpenulisan kode rekening pendapatan dan

beban

adalah

melanjutkan

dari

harta,

hutang

dan

modal/ekuitas, tetapi didalam praktek yang ada di Koperasi Mekar Jaya USP Dan Asia ini untuk penulisan kode rekening pendapatan dan beban dimulai dari angka 1/ dari awal lagi. b. Akibat Masalah Akibat yang ditimbulkan dari masalah-masalah yang ada di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia adalah: 1) Pendapatan menurun. Pendapatan dari jasa kredit akan mengalami penurunan, sebab tidak adanya tim kredit dan tidak optimalnya analisa kredit,

122

sehingga apabila anggota koperasi/nasabah yang mengajukan kredit cukup banyak, pihak koperasi akan kesulitan dalam penanganan anggota koperasi/nasabah yang akan mengajukan kredit. Buktinya sebagai berikut.

Tabel 4.8 Piutang Yang Terealisasi Dan Piutang Yang Bermasalah Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia Jumlah Nasabah Jumlah pinjaman/piutang Total Aktif 2010 1450 635 2.232.597.900 1 2011 1660 572 1.990.921.500 2 2012 1950 1087 2.797.931.000 3 Sumber Data: Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia. No

Tahun

Piutang Bermasalah 90.996.400 9.992.300 19.038.850

Tabel 4.9 Anggaran Pinjaman Dan Realisasi Pinjaman Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia Aggaran jumlah pinjaman Realisasi jumlah (dalam Rp) pinjaman (dalam Rp) 1 2010 2.320.900.000 2.232.597.900 2 2011 2.455.857.690 1.990.921.500 3 2012 2.190.013.650 2.797.931.000 Sumber: data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No

Tahun

Tabel 4.10 Presentase Perubahan Anggaran Pinjaman Dan Realisasi Pinjaman Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No

Tahun

% realisasi piutang: anggaran piutang

1

2010

-0,04 %

2

2011

-0,19%

123

3

2012

+0,28%

Berdasarkan tabel di atas kita bisa melihat, bahwa jumlah pinjaman yang mencapai target yang telah dianggarkan hanya pada tahun 2012, kenaikannya adalah sebesar 0,28% dari yang dianggarkan. Sedangkan jika bandingkan antara realisasi pinjaman dengan kredit macetnya, kenaikan jumlah pinjaman juga diikuti kenaikan kredit bermasalah. Kita lihat saja ketika tahun 2011 pinjaman menurun 0,19%, maka kredit bermasalahnya juga turun 0,89% dari tahun sebelumnya. Ketika pinjaman naik 0,28% pada tahun 2012, kredit bermasalahnya juga naik 0,9%. Hal ini berarti dalam kenyataannya, pendapatan yang diterima sedikit sekali perubahannya, karena setiap ada kenaikan pinjaman, jumlah kredit bermasalahnya juga ikut naik. Hal tersebut bisa dilihat dalam tabel di bawah ini.

Tabel 4.11 Daftar Pendapatan Kotor dan SHU Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

No

Tahun

Jumlah Nasabah Total Aktif

Pendapatan Kotor

SHU

1

2010

1450

635

(dlm Rp) 859.686.232

(dlm Rp) 269.369.589

2

2011

1660

572

835.067.132

239.027.589

3

2012

1950

1087

949.973.336

343.754.836

Sumber: data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia Tabel 4.12 Anggaran Pendapatan Kotor Dan Realisasai Pendapatan Kotor Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No 1 2

Tahun 2010 2011

Anggaran Pendapatan kotor Realisasi Pendapatan Kotor Rp860.654.800 Rp 859.686.232 Rp945.654.855 Rp835.067.132

124

3 2012 Rp918.573.845 Sumber: data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

Rp949.973.336

Berdasarkan tabel di atas, kita bisa melihat penurunan pendapatan kotor sebesar 3% dari tahun 2010 ke tahun 2011 ( Rp859.686.232 pada tahun 2010 , dibandingkan tahun 2011 sebesar Rp835.067.132). Penurunan tersebut diikuti oleh penurunan jumlah anggota/nasabah yang aktif, yang berakibat menurunnya jumlah pinjaman sebesar 11% dari tahun 2010 ke tahun2011) (Rp2.232.597.900 pada tahun 2010 menjadi Rp1.990.921.500 pada tahun 2011).

2) Penyelewengan dana. Apabila dalam suatu instansi tidak ada pemisahan tugas, maka kontrol

yang ada dalam

suatu sistem

lemah.

Akibatnya

penyelewengan dana akan mungkin terjadi. Misalkan saja bagian kasir dirangkap oleh bagian akuntansi, bila hal tersebut terjadi, maka kontrol yang ada dalam perputaran uang tidak akan berjalan, sehingga bukan tidak mungkin penyelewengan dan terjadi. Karena dalam kasus ini kontrol yang ada hanya pada bagian akuntansi. Selain itu di dalam bukti kas masuk yang ada di Koperasi mekar jaya, pengendalian dalam bentuk tanda tangan hanya dari kasir, bagian akuntansi dan penyetor. Sekarang memang belum ada kasus seperti ini, akan tetapi jika usaha ini terus berkembang, dan tanpa adanya pengendalian yang lebih baik dan optimal, bukan tidak mungkin penyelewengan dana akan terjadi.

125

3) Sulit untuk pengembangan usaha. Pengembangan usaha akan sulit dilakukan jika masalah-masalah yang ada belum diselesaikan, karena hal tersebut akan tetap berlanjut terus menerus. Karena untuk melakukan pengembangan usaha membutuhkan modal yang lebih dari biasanya, dan jika pendapatan yang ada tetap menurun, maka laba yang diperoleh juga akan menurun, yang bisa ber imbas kepada modal koperasi itu sendiri. 4) Banyak anggota koperasi yang terlambat melakukan pembayaran. Bukti Masalah ini adalah realisasi pembayaran tidak teratur.

Tabel 4.13 Piutang Yang Terealisasi Dan Piutang Yang Bermasalah Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia Keterangan

2010

2011

2012

Jumlah Piutang

2.232.597.900

1.990.921.500

2.797.931.000

Piutang bermasalah

90.996.400

9.992.300

19.038.850

Sumber Data: Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

126

Tabel 4.14 Daftar 10 Kredit Bermasalah Terbesar Koperasi Mekar Jaya USP Dana AsiaDi Tahun 2012 No Nasabah Jumlah pinjaman Jumlah yang harus dibayar A Rp 14.000.000 Rp 1.865.000 1 B Rp 10.500.000 Rp 1.852.500 2 C Rp 10.000.000 Rp 800.000 3 D Rp 8.625.000 Rp 1.294.750 4 E Rp 7.000.000 Rp 530.000 5 F Rp 6.000.000 Rp 2.080.000 6 G Rp 6.000.000 Rp 1.025.000 7 H Rp 6.000.000 Rp 500.000 8 I Rp 5.000.000 Rp 450.000 9 J Rp 4.360.000 Rp 393.000 10 Sumber: data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia Tabel 4.15 Presentase Kredit Bermasalah Terhadap Jumlah Pinjaman Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No. 1 2 3

Jumlah Krdit bermasalah pinjaman 2010 Rp2.232.597.900 Rp 90.996.400 2011 Rp1.990.921.500 Rp 9.996.400 2012 Rp2.797.931.000 Rp 19.038.850 Jika kita melihat data tersebut, jumlah krdit masalah Tahun

Persentase 4,08% 0,50% 0,68% masih terbilang

normal, karena masih dibawah 10% dari jumlah pinjaman, akan tetapi meski jumlahnya kecil, hal tersebut tetap harus di cari solusi/perbaikan agar bisa menekan tingkat kredit bermasalah.

127

4.2.3. Perbaikan Sistem Pemberian Kredit Dan Penerimaan Angsuran Berdasarkan hasil evaluasi dan masalah yang muncul, perlu ada solusi untuk memperbaiki. Untuk memperbaikinya, kita bisa mulai dengan memperbaiki sistem yang telah berjalan di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia agar bisa berjalan lebih baik dari sebelumnya, dengan melakukan hal-hal sebagai berikut: a. Dibentuknya petugas analisa kredit pada bagian pengajuan kredit. Jika melihat dari teori Baridwan (1985:7), dimana dalam membuat sistem harus memperhatidan cost, benefit dan information, solusi yang bisa kita gunakan untuk menyesaikan masalah analisa kredit yang tidak bisa berjalan baik di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia adalah dengan membentuk petugas kredit. Petugas kredit ini yang bertugas untuk menganalisa jaminan yang digunakan untuk kredit, memutuskan layak atau tidak calon anggota tersebut dan hal-hal yang berkaitan dengan pengajuan kredit, setelah itu tetap harus dengan pengesahan dari manager berupa tanda tangan. Posisi dari jabatan ini setara dengan customer service dan dibawah manager. Cara pembentukan petugas kredit ini yaitu: 1) Mengisi bagian kredit dengan cara mengangkat karyawan baru. Jika melakukan solusi pertama ini, perusahaan perlu mengeluarkan biaya lebih, karena harus membayar gaji karyawan baru. Jika gaji perbulan untuk bagian tim kredit adalah Rp 1 juta, maka biaya tambahannya perbulan jika menambah karyawan adalah Rp 1 juta, belum termasuk

128

biaya lainnya. Jika kita melihat pendapatan yang diperoleh oleh koperasi dalam 3 tahun terakhir seperti di bawah ini, Tabel 4.16 Daftar Pendapatan dan SHU Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

2010

Jumlah Nasabah Jumlah Pinjaman Total Aktif 1450 635 2.232.597.900

Pendapatan Kotor 859.686.232

269.369.589

2

2011

1660

572

1.990.921.500

835.067.132

239.027.589

3

2012

1950

1087

2.797.931.000

949.973.336

343.754.836

No

Tahun

1

SHU

Sumber: data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia Maka untuk melakukan pengangkatan karyawan baru tidak terlalu berat. Bahkan dengan pengangkatan karyawan baru bisa meningkatkan pelayanan dalam hal waktu dan kecermatan analisa kredit, sehingga dapat mengurangi risiko kredit bermasalah, dan hal ini bisa menaikan pendapatan koperasi itu sendiri. Jika bandingkan antara jumlah beban yang dikeluarkan untuk melakukan penambahan karyawan dalam satu tahun dengan peningkatan pendapatan kotor adalah: Beban tambahan yang dikeluarkan

= =

1 juta *12 bulan Rp 949.973.336 1,3%

Peningkatan pendapatan kotor 2011 ke 2012 adalah Rp114.906.204 Persentase beban karyawan dengan peningkatan pendapatan kotor 2011, 2012 adalah: = 1 juta *12 bulan

129

Rp114.906.204 = 10,4 % Berdasarkan peningkatan pendapatan dari tahun 2011 ke 2012, dengan beban yang kemungkinan dikeluarkan jika melakukan penambahan karyawan, hal tersebut tidak akan cukup berpengaruh terhadap beban yang dikeluarkan, bahkan hal itu bisa meningkatkan pendapatan koperasi. 2) Mengisi bagian kredit dengan karyawan lama. Jika perusahaan menggunakan solusi kedua ini, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan sebesar jika menggunakan solusi pertama. Dengan cara ini perusahaan bisa menggunkan karyawan lama untuk mengisi kekosongan bagian tim kredit. Ada 2 cara yang bisa digunakan jika menggunakan karyawan lama. Pertama dengan menggunakan tetap menggunakancustomer service untuk mengisi bagian kredit. Jadi dalam hal ini customer service memiliki double jobyaitu bertugas dan berwenang dibagian customer service dan di bagian tim kredit. Solusi ini bisa digunakan jika calon anggota/nasabah baru yang mengajukan kredit tidak begitu ramai, yaitu sekitar dibawah 20 calon

anggota/nasabah

baru

yang

mengajukan.

Karena

menurut

pengalaman yang pernah saya ketahui ketika PKLI di koperasi, jika calon anggota/nasabah yang mengajukan kredit melebihi 20 orang maka bagian customer service akan kesulitan mengatasi hal ini. Solusi perangkapan tugas oleh customer serviceini bisa dilakukan dengan catatan, harus ada kompetensi dan kualitas yang baik.

130

Kedua dengan cara mengurangi jumlah bagian account office. Yang awalnya di bagian ini ada 2 orang yang mengisi, dikurangi menjadi 1 orang dan ditempatkan dibagian tim kredit ini. Solusi ini bisa digunakan jika: a) Nasabah/anggota yang telah mengajukan kredit tidak bermasalah dalam pembayaran angsuran dan jasa kredit. Dengan adanya bagian khusu kredit ini, tujuannya dalah meningkatkan pelayan dan mengurangi jumlah kredit bermasalah. b) Jumlah calon anggota/nasabah baru yang mengajukan kredit sudah ramai atau banyak, paling tidak lebih dari hari-hari biasanya yaitu diatas 10 orang. Karena terkadang bagian account office juga mencari nasabah baru untuk meningkatkan jumlah anggota/nasabah yang mengajukan kredit. Sehingga tidak ada ketimpangan di semua lini operasional dalam instansi/koperasi. Menurut saya, bagian account officer ini mampu untuk menjalankan tugas di bagian kredit ini, karena tugas dari account officeradalah melakukan penagihan kredit bermasalah, pemasaran, dan lain-lain. Selain itu juga didukung oleh kompetensi dari karyawan sebagai berikut: Tabel 4.17 Data Jumlah Karyawan Dan Kompetensi USP Dana Asia No. 1 2 3 4

Jabatan Pengurus Manager Accounting Kasir/teller

Jumlah Karyawan 3 orang 1 orang 1 orang 1 orang

Kompetensi Semua sarjana S1 Sarjana Ekonomi Sarjana Psikologi Sarjana Ekonomi

131

5 Account Officer 2 orang 6 Costumer service 1 orang Jumlah 9 orang Sumber: Data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

Semua lulusan SMK Lulusan SMK

Tabel 4.18 Data Karyawan Dan Pengalaman Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No.

Nama/bagian

1

Manager

2

Kasir

3

Accounting

4

AO 1

5

AO 2

6

Costumer service

Pengalaman Sebelumnya bekerja lebih dari 3 tahun pada bagian account officer Bekerja di perusahaan asuransi pada bagian keuangan selama 1 tahun Bekerja pada bagian accounting di koperasi simpan pinjam selama 2 tahun. Sebelumnya telah bekerja pada koperasi simpan pinjam di bagian AO selama 3 tahun Belum ada

Sebelumnya bekerja di koperasi simpan pinjam sebagi CS dan bagian kredit selama 1 tahun. Sumber: Data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia

b. Perlu adanya pelaksanaananalisa kredit yang lebih baik. Jika kita melihat prosedur pengajuan kredit di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia sudah cukupbaik.Hal ini bisa dilihat dengan adanyalist analisa pinjaman (lihat lampiran 2) di dalam formpengajuan kredit yang telah sesuai dengan

teori

yang

dikemukan

Kasmir

(2001:104).

Akan

tetapidalam

pelaksanaannya perludiperbaiki, salah satu caranya dengan melaksanakan solusi yang dikemukakan sebelumnya, yaitu membuat bagian/posisi yang khusus menangani analisa kredit, agar pelaksanaan analisa kredit bisa berjalan lebih baik dari sebelumnya.

132

c. Peningkatan pengendalian internal di dalam sistem pemberian kredit dan penerimaan angsuran. Jika melihat dari teori menurut Mardi (2011:59) dalam Lanny (2013:10) dan Widjaja (1995:2) dalam Lanny(2013:10), pengendalian internal didalam sistem pemberian kredit dan penerimaan angsuran pada Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia sudah cukup baik. Hal itu terbukti dengan adanya kebijakan-kebijakan tentang kredit yang telah dijelaskan sebelumnya. Akan tetapi untuk pengendalian lainya masih berupa kepercayaan saja, belum ada peraturan/kebijakan tertulis yang mengatur itu semua. Misalkan pada bagian kasir, bagian ini merupakan pusat yang rentang akan bahaya penyelewengan. Bila tidak ada kontrol yang baik, hal ini akan merugikan perusahaan itu sendiri. Pada Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia, ketika bagian kasir kosong, semua bagian lain bisa mengisinya untuk sementara waktu tanpa pengendalian yang jelas, hanya laporan lisan dan unsur kepercayaan dan kekeluargaan seperti tujuan dibentuknya koperasi yaitu untuk menyejahterakan anggota. Hal-hal semacam ini harus ditanggulangi agar kedepannya bisa lebih baik.Double jobitu sendiri dihindari jika pekerjaan yang dirangkap saling melemahkan pengendalian internal, akan tetapi jika ada kontrol yang kuat, baik dan jelas untuk pekerjaan yang dirangkap, hal tersebut tidak menjadi masalah.

133

Solusi yang bisa diambil untuk mengatasi double job pada bagian kasir: a) Dengan mengangkat karyawan baru (kasir menjadi 2 orang, yaitu kasir 1 dan kasir 2). Jika melakukan solusi pertama perusahaan perlu mengluarkan biaya lebih, karena harus membayar gaji karyawan baru. Jika gaji perbulan untuk bagian kasir adalah Rp 1 juta, maka biaya tambahannya perbulan jika menambah karyawan adalah Rp 1 juta.Jika kita melihat pendapatan yang diperoleh oleh koperasi dalam 3 tahun terakhir seperti di bawah ini, Tabel 4.19 Daftar Pendapatan dan SHU Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia Jumlah Nasabah Jumlah Pinjaman Total Aktif 2010 1450 635 2.232.597.900 1 2011 1660 572 1.990.921.500 2 2012 1950 1087 2.797.931.000 3 Sumber: data Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia No

Tahun

Maka

Pendapatan Kotor 859.686.232 835.067.132 949.973.336

SHU 269.369.589 239.027.589 343.754.836

untuk melakukan pengangkatan karyawan baru tidak terlalu

berat. Bahkan dengan pengangkatan karyawan baru bisa meningkatkan pelayanan dalam hal waktu dan kecermatan analisa kredit, sehingga dapat mengurangi risiko kredit bermasalah, dan hal ini bisa menaikan pendapatan koperasi itu sendiri. b) Tidak menambah karyawan, tetapi meningkatkan kontrol yang ada. Hal ini bisa dilakukan dengan membuat kebijakan untuk pergantian kasir sementara. Misalkan: dibuatkan form untuk pergantian kasir sementara

134

waktu, dimana form ini harus ada otorisasi dari Manager dan Accounting.

d. Perbaikan Kode Rekening/Chart of Account Kode rekening setelah perbaikan adalah sebagai berikut: NERACA Nama Akun

Kode Rekening

Aktiva

1

Aktiva Lancar

11

Kas Kecil

111

Kas Bank

112

Piutang Usaha

113

Cadangan Piutang tak tertagih

114

Aktiva Tetap

12

Tanah

121

Gedung

122

Akum. Peny. Gedung

123

Inventaris

124

Akum. Peny. Inventaris

125

Aktiva Lain-Lain

13

Kewajiban/Hutang

2

Kewajiban Jangka Pendek

21

135

Simpanan Wajib Pinjam

211

Simpanan Berjangka

212


213

Jasa Simpanan Khusus/Simsus

214

Kewajiban Jangka Panjang

22

Ekuitas

3

Modal Disetor

31

Modal Tetap Tambahan

32

Cadangan USP

33

SHU Tahun Berjalan

34

Laporan L/R Nama akun

Kode Rekening

Pendapatan

4

Pendapatan Jasa

41

Jasa Piutang

411

Jasa Bank

412

Pendapatan Administrasi

42

Pendapatan Lain-Lain

43

Denda

431

Beban Operasional

5

Beban Jasa

51


511

136

Jasa Simpanan Khusus/Simsus Beban Umum Dan Administrasi

512 52

Beban Administrasi

521


522


523


524

Beban Gaji Karyawan

525

Beban Gaji Pengurus

526

Beban THR

527


528

Beban Piutang Tak Tertagih

529

e. Perbaikan Dokumen 1) Form putusan pinjaman, untuk otorisasi sebaiknya disesuaikan dengan prosedur yang telah berjalan, dimana otorisasi/Ttd pada bagian bawah seharusnya adalah customer service dan manager. 2) Bukti kas keluar, sebaiknya dibuat 3 rangkap seperti halnya bukti kas masuk yang telah dibuat 3 rangkap. Hal ini perlu dilakukan karena: a) Untuk meningkatkan kontrol internal. b) Sebagai arsip dari bagian kasir, jika sewaktu-waktu ada koreksi, bagian kasir juga memiliki bukti.

137

Selain itu untuk tanda tangan diganti manager/bendahara dan tanda tangan penyetor/nasabah yang bersangkutan saja, alasannya karena: a. untuk meningkatkan kontrol/pengendalian, karena sesuai dengan job desc dan struktur organisasi, yang berhak melakukan pengenluaran dan adalah managerdan atau bendahara, sedangkan sekertaris hanya melaksanakan tugas sesui otorisasi dari mereka. b. Dengan

menghilangkan

mempercepat

waktu

dan

tanda

tangan

hal

tersebut

accounting tidak

akan

mengurangi

pengendalian yang ada. 3) Bukti kas masuk, sebaik untuk tanda tangan accounting dihilangkan saja karena hal tersebut hanya kan memperlambat waktu pelayanan. Jika tanda tangan dari pihak accounting dihilangkan hal tersebut tidak akan mengurangi pengendalian yang ada. f. Perbaikan terhadap fungsi badan pengawas Di dalam pelaksanaannya, tugas dari badan pengawas lebih kepada pengawasan dalam lingkup operasional yang dijalankan oleh manager dan karyawannya. Karena menurut pihak koperasi itu sendiri, ”menurut dinas: badan pengawas boleh di bentuk oleh suatu koperasi atau tidak dibentuk juga tidak ada masalah”. Sehingga menurut saya, sebaiknya jika melihat kenyataan yang telah berjalan di Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia saat ini dimana

138

posisi

badan

pengawas

dalam

struktur

organisasi

dan

job

descriptionposisinya berada di atas pengurus yang tugasnya mengawasi jalannya tugas yang dilakukan pengurus, manager, dan karyawan. Akan tetapi hal tersebut tidak berjalan dengan baik, karena posisi badan pengawas diisi oleh pengurus itu sendiri, sehingga, fungsi dari badan pengawas berbelok menjadi mengawasi tugas manager dan karyawan saja.Untuk badan pengawas ini bisa dibentuk dari pengurus itu sendiri. Untuk mengatasi masalah fungsi dari badan pengawas yang tidak berjalan dengan baik ini, solusi yang bisa digunakan adalah dengan mengurangi jumlah pengurus. Awalnya pengurus terdiri dari Ketua, sekertaris, dan bendahara, kemudian untuk fungsi dari sekertaris bisa dirangkap oleh oleh bendahara. Sedangkan yang sebelumnya mengisi bagian sekertaris pindah ke bagian badan pengawas. Fungsi dari badan pengawas itu sendiri akan tetap seperti awal. Alasan memilih sekertaris untuk mengisi posisi badan pengawas: 1) Tugas dari sekertaris tidak terlalu banyak, sehingga tugasnya bisa dirangkap oleh bendahara, hal tersebut bisa dilihat di dalam job description. 2) Sekertaris memiliki posisi yang cukup strategis jika mengisi posisi badan pengawas, karena posisi dari sekertaris cukup tinggi, sehingga bisa lebih memberikan dampak/pengaruh yang lebih baik dalam pengawasan.

139

4.2.4. Hasil Dari Rekomendasi Perbaikan a) Struktur organisasi dan job description Struktur organisasi Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia setelah perbaikan adalah sebagai berikut: Rapat Anggota

Badan Pengawas Pengurus: 1.ketua 2. sekertaris & bendahara

Manager

Kasir

Accounting

Account Officer

Costumer Service

Analisis kredit

Gambar 4.7 Struktur organisasi setelah perbaikan Adapun tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing bagian yaitu: 1. Rapat Anggota

140

Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam tata kehidupan koperasi, rapat anggota dilaksanakan setiap awal tahun sekitar tanggal 10 sd 31 januari, dengan agendanya antara lain sebagai berikut : a. Menetapkan Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi. b. Menetapkan kebijaksanaan umum koperasi c. Memilih, mengangkat, dan atau memberhentikan Badan Pengawas dan Pengurus. d. Menetapkan dan mengesahkan Rencana Kerja dan Anggaran Belanja Koperasi, serta kebijaksanaan Pengurus dalam bidang organisasi dan usaha koperasi. e. Mengesahkan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus. 2. Badan Pengawas Badan Pengawas berfungsi sebagai Pengawas/pemeriksa keseluruhan tata kehidupan koperasi meliputi organisasi, usaha dan pelaksanaan kebijaksanaan pengurus. Tugas Badan Pengawas : a. Mengawasi kebijakan operasional pengurus yang meliputi bidang-bidang organisasi usaha dan keuangan koperasi. b. Mengawasi dan menilai pelaksanaan kegiatan organisasi usaha dan keuangan serta memberikan pendapat dan saran perbaikan. c. Memeriksa meneliti ketepatan dan kebenaran catatan-catatan / buku-buku organisasi usaha dan administrasi keuangan serta membandingkannya

141

dengan kenyataan yang ada dari keadaan keuangan (kas/bank), serta semua harta kekayaan koperasi. d. Bertanggungjawab atas kegiatan pengawasan dan hasil pengawasan yang dilakukannnya. e. Membuat laporan pengawasan secara tertulis di dalam RAT.

3. Pengurus 

Ketua/Pimpinan

Ketua sebagai pimpinan, bertugas antara lain : a. Memimpin, mengkoordinir, mengawasi pelaksanaan tugas anggota pengurus lainnya dan manager/karyawan. b. Memimpin rapat anggota /rapat anggota tahunan dan atas nama pengurus c. Memimpin rapat pengurus, dan rapat pengurus dengan manager dan atau badan pemeriksa. d. Memberikan keputusan terakhir dalam kepengurusan koperasi dengan

memperhatikan

usul/saran/pertimbangan

dari

para

pemegang fungsi di bawahnya seperti sekretaris, bendahara, dan manager. e. Mengesahkan semua surat-surat yang meliputi kegiatan-kegiatan organisasi keluar maupun ke dalam, dan dilakukan bersama-sama dengan fungsionaris lainnya sebagai berikut: Dengan Sekretaris

142

Apabila kegiatan tersebut menyangkut bidang koperasi, tata usaha umum, seperti personalia seperti Buku Daftar Anggota, Surat-surat Keputusan pengangkatan /pemberhentian karyawan, kegiatankegiatan penyuluhan dan lain-lainnya.

Dengan Bendahara Meliputi

bidang

penyetoran

keuangan,

misalnya

menandatangani

giro

/pengembalian uang dari Bank, pengeluaran kas,

investasi, perjanjian kredit dengan pihak Bank dan sebagainya. Dengan Manager Meliputi semua surat-surat bidang usaha misalnya perjanjianperjanjian kerja sama dengan pihak luar dan sebagainya. d) Sekretaris (dirangkap bendahara) Tugas dan wewenang: a. Menyelenggarakan dan memelihara buku-buku organisasi ( buku Daftar Anggota, daftar pengurus, dan sebagainya sesuai dengan ketentuan-ketentuan perkoperasian yang berlaku ) b. Menyelenggarakan dan memelihara semua arsip-arsip : a) Buku keputusan-keputusan Rapat Anggota. b) Buku keputusan-keputusan Rapat Pengurus. c) Surat-surat keluar / masuk bidang sekretariat pada umumnya.

143

c. Memelihara tata kerja, merencanakan peraturan-peraturan khusus serta ketentuan lain. d. Menyusun laporan-laporan organisasi untuk kepentingan anggota maupun pejabat sesuai dengan ketentuan yang berlaku. e. Merencanakan kegiatan operasional. f. Bersama ketua mengadakan penyuluhan-penyuluhan kepada anggota dan masyarakat. g. Bersama

ketua

mengesyahkan

semua

surat-surat/buku-buku

keputusan rapat/notulen-notulen rapat surat-surat lainnya yang menyangkut bidang kerja sekretariat tersebut di atas. h. Bertanggungjawab dalam bidang administrasi/tata usaha organisasi kepada ketua. i. Mengadakan hubungan kerja dengan bendahara dan atau manager dalam hal yang saling berkaitan, antara lain dengan bendahara, dalam rangka pembiayaan bidang sekretaris, dengan manager dalam rangka pengangkatan / pemberhentian karyawan dan sebagainya. e) Bendahara Tugas dan wewenang: a. Merencanakan anggaran belanja dan pendapatan koperasi dengan pengurus lain. b. Memelihara semua harta kekayaan koperasi.

144

c. Membimbing dan mengawasi pekerjaan manager dalam hal penyelenggaraan administrasi uang dan barang secara tertib dan teratur sesuai dengan sistem yang dianut. d. Sewaktu-waktu melakukan pengecekan langsung terhadap uang kas untuk diuji kebenarannya dengan catatan yang ada. e. Bertanggungjawab kepada ketua mengenai bidang keuangan.

4. Manager Tugas dan wewenang manager: Bidang perencanaan a. Bersama-sama pengurus, ikut membahas dan menyiapkan rencana kerja dan anggaran untuk diajukan pada RAT b. Membantu pengurus didalam menjalankan rencana kerja dan rencana anggaran pada RAT (bila diminta) Pelaksanaan Usaha a. Memimpin

dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan perkreditan,

pemasaran, produksi dan administrasi/ keuangan. b. Membimbing / memberikan pengarahan-pengarahan dan mengawasi agar pelaksanaan kerja tidak menyimpang dari rencana yang telah digariskan c. Menjajagi

kemungkinan

perluasan

usaha-usaha

baru

mempersiapkan rencana usaha untuk diajukan kepada pengurus

dan

145

d. Bersama-sama

ketua

menandatangani

surat-surat

perjanjian

kerjasama dengan pihak luar e. Bertanggung jawab kepada pengurus mengenai semua kegiatan usaha dan hasil yang dicapai oleh masing-masing bagian/unit usaha yang berada dibawah tanggung jawabnya sesuai dengan prosedur dan tata cara yang telah ditetapkan oleh pengurus.

Di bidang Administrasi/keuangan Mengambil

langkah-langkah

pengamanan

uang

dan

barang

/kekayaan koperasi untuk menghindari kerugian denagn para pengurus. Di bidang pengawasan dan pelaporan Meminta laporan / informasi yang perlu dari karyawan yang berada dibawah

koordinasinya

sebagai

bahan

untuk

evaluasi

dan

pertanggungjawaban kepada pengurus 5. Kasir /Teller Tugas dan wewenang: a. Menyiapkan bukti yang lengkap sehubungan dengan penerimaan dan pengeluaran uang kas sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. b. Melakukan pembayaran atas perintah/persetujuan manager atau manager dengan bendahara / ketua sesuai dengan ketentuan yang ada.

146

c. Bertanggungjawab atas ketepatan jumlah penerimaan / pengeluaran uang kas 6. Juru Buku / Accounting Tugas dan wewenangnya: a. Melaksanakan pembukuan sesuai dengan prosedur dan sistem yang ditetapkan berdasarkan bukti-bukti pembukuan yang lengkap dan sah. b. Menyimpan/memelihara semua dokumen, bukti-bukti transaksi secara teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Menyiapkan data-data keuangan berupa laporan neraca dan perhitungan rugi/laba, laporan perubahan ekuitas dan lampiranlampiran yang dibutuhkan. 7. Bagian Lapangan / Account Officer Tugas dan wewenangnya: a. Membantu manager dalam mengkoordinir kegiatan-kegiatan yang sehubungan dengan pemasaran. b. Melakukan penagihan kredit bermasalah. c. Bertanggung jawab kepada manager atas pelaksanaan tugasnya 8. Costumer Service Tugas dan wewenangnya: a. Melaksanakan pelayanan administrasi yang berhubungan dengan pengajuan suatu kredit yang akan diminta dan kredit yang akan diberikan.

147

b. Melakukan administrasi tabungan. c. Meemberikan pelayanan kepada nasabah tentang produk-produk yang ditawarkan oleh koperasi Mkear Jaya USP Dana Asia. d. Bertanggung jawab kepada manager atas pelaksanaan tugasnya 9. BagianKredit/Tim Kredit Tugas dan wewenangnya: a. Melakukan analisa kredit. b. Melakukan cek fisik kendaraan. c. Melakukan pengambilan keputusan tentang pemberian kredit jika kredit dibawah Rp10 juta. d. Bertanggungjawab kepada manager atas tugasnya.

b) Sistem Pemberian Kredit

1. Dokumen Yang Diperlukan Dalam Prosedur Pemberian Kredit a) Bukti kas masuk, adalah bukti yang digunakan apabila terjadi pembayaran oleh nasabah atau nasabah melakukan simpanan. b) Bukti kas keluar, adalah bukti yang digunakan apabila terjadi pembayaran dari pihak koperasi terhadap nasabah dan pihak terkait. c) Buku pinjaman, adalah buku yang berisi tanggungan pinjaman dari nasabah. d) Surat keterangan permohonan pinjaman, adalah surat yang diisi oleh nasabah jika ingin mengajukan kredit.

148

e) Analisa pinjaman, dokumen yang digunakan untuk menganalisa calon anggota/nasabah. f) Surat putusan pinjaman, adalah dokumen yang digunakan untuk memutuskan hasil analisa pinjaman. g) Surat pernyataan pinjaman, adalah surat yang menyatakan bahwa nasabah melakukan pinjamn di koperasi tersebut. h) Surat penerimaan jaminan, adalah dokumen serah terima jaminan. i) Surat kuasa, adalah surat kuasa yang diisi oleh nasabah yang digunakan untuk mengambil jaminan BPKB di koperasi apabila nasabah tidak bisa mengambil sendiri. j) Surat pernyataan keterangan pinjaman, adalah dokumen yang digunakan untuk menyatakan keterangan jaminan dari pinjaman. k) Surat pengakuan hutang, adalah surat yang harus diisi oleh nasabah jika melakukan pinjaman di koperasi ini. 2. Pihak Terkait a) Calon peminjam/Nasabah, adalah pihak yang akan menjadi anggota koperasi baik yang akan meminjam uang atau menyimpan uangnya di koperasi. b) Customer sevice, adalah bagian yang bertugas memberikan arahan dan menerima nasabah jika akan mengajukan kredit dan simpanan. c) Bagian analisa kredit, adalah bagian yang bertugas melakukan nanalisa kredit, cek fisik kendaraan.

149

d) Manager, adalah pihak yang bertugas mengontrol jalannya operasionanl koperasi. e) Kasir, menerima dan membayarkan uang kepada nasabah dan pihak terkait dengan masalah uang f) Accounting, adalah pihak yang bertugas melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi dan membuat laporan keuangan.

3. Prosedur Dari Sistem Pemberian Kredit Prosedur dari sistem pemberian kredit Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia setelah perbaikan adalah sebagai berikut: a) Nasabah yang memerlukan dana untuk usahanya datang ke kantor Koperasi Mekar Jaya USP Dana Asia. b) Calon nasabah akan menemui customer service, untuk menanyakan syarat-syarat pengajuan kredit yang berlaku di USP DANA ASIA. c) Customer serviceakan menjelaskan syarat-syarat pengajuan kredit dan tata cara pembayaran yang bisa di pilih sendiri oleh calon nasabah. d) Jika syarat telah terpenuhi, calon nasabah menyerahkan berkasberkas yang dibutuhkan kepada customer service, kemudian customer servicemenyerahkan berkas-berkas tersebut ke bagian tim kredit untuk dilakukan analisa kredit lanjutan.

150

e) Tim kredit akan mengecek legalitas dari surat-surat yang ada, cek fisik kendaraan, melakukan wawancara, melakukan konfirmasi ke pihak ketiga danprosedur lainnya yang sesuai 5C. f) Setelah semua prosedur telah selesai dilaksanakan dan jaminan sesuai dengan pengajuan kredit, maka tim kredit menyerahkan semua berkas ke bagian customer serviceuntuk dilakukan proses lebih lanjut. g) Customer servicememinta nasabah untuk mengisikan berkas-berkas yang dibutuhkan dalam proses pemberian kredit (surat pengakuan hutang, surat penyerahan jaminan, surat permohonan pinjaman,dan surat kuasa) dan untuk bukti kas masuk (rangkap 3) dan bukti kas keluar (rangkap 2), buku pinjaman di isi oleh customer service(yang diisi nama dan No anggota). h) Customer serviceakan menyerahkan berkas-berkas ke manager untuk meminta tanda tangan di seluruh form pengajuan kredit, Bukti kas keluar , Buku pinjaman, dan mengecek kelengkapan berkas. i) Customer servicemenyerahkan berkas-berkas tadi ke kasir untuk dilakukan pencairan dana dan Kasir akan menandatangani bukti kas masuk dan buku pinjaman. j) Kasir akan memanggil nasabah untuk menandatangani bukti kas masuk dan keluar. Setelah bukti kas masuk, buku pinjaman dan bukti kas keluar juga sudah di tanda tangani oleh nasabah, kasir akan menyerahkan sejumlah dana yang tertulis di bukti kas keluar setelah

151

dikurangi

dana

dari

bukti

kas

masuk

bersamaan

dengan

menyerahkan bukti kas keluar: 1) Lembar 1

: Nasabah

2) Lembar 2

: Accounting

3) Lembar 3

: Arsip

Kemudian menyerahkan bukti kas masuk: 1) Lembar 1

: Accounting

2) Lembar 2

: Nasabah

3) Lembar 3

: Arsip

l. Dari bukti kas keluar lembar 2 dan bukti kas masuk lembar 1 dari bagian kasir, bagian accounting selanjutnya akan melakukan posting ke buku besar sampai menjadi laporan keuangan. 4. Flowchart sistem pemberian kredit Ilustrasi Flowchart sistem pemberian kredit setelah perbaikan adalah sebagai berikut:

152

Nasabah datang ke kantor dengan membawa berkas yang dibutuhkan, dn menemui CS

Foto copy kartu keluarga



Foto copy KTP

2

1

mulai

Foto copy KTP

Tim Kredit

Costumer service

Nasabah





BPKB

BPKB

Foto copy kartu keluarga 2 Dilakukan penegecekan

BPKB 3

1 manager

Otorisasi

5

1 Bukti kas keluar

RP

Buku pinjaman

Bukti kas masuk

Meminta nasabah untuk mengisi datadata

negosiasi finis

tdk ya

Tim kredit menyerahkan berkas ke CS

Surat Surat penyerahan permohonan Surat pengkuan jaminan pinjaman hutang Surat kuasa Buku pinjaman

1 Bukti kas Bukti kas Bukti kasmasuk masuk masuk

Foto copy KTP

21 3 kas Buktikas Bukti Bukti kas keluar keluar

Foto copy KTP

keluar

BPKB 3 4


153

Kasir

Accounting 4 6

Surat Surat penyerahan permohonan Surat pengkuan jaminan pinjaman hutang Surat kuasa Buku pinjaman 1

Bukti kas Bukti kas Bukti kasmasuk masuk masuk

2 Bukti kas keluar

1 Bukti kas masuk

2 1 3 kas Bukti Bukti kas Bukti kas keluar keluar keluar Posting ke buku besar

Dilakukan pengecekan, penandatangan berkas dan pencairan dana Buku besar

Hasil pengecekan

tidak

Dikembalikan ke CS

ya

1 Bukti kas Bukti kas Bukti kasmasuk masuk masuk

selesai

2 1 3 kas Bukti Bukti kas Bukti kas keluar keluar keluar

arsip

arsip 6

Buku pinjaman

RP

5

Gambar 4.8 Flowchart sistem pemberian kredit

154

c) Sistem Penerimaan Angsuran 1. Dokumen yang diperlukan dalam prosedur penerimaan angsuran. a) Buku pinjaman, adalah buku yang berisi tanggungan pinjaman dari nasabah. b) Bukti kas masuk, adalah bukti yang digunakan apabila terjadi pembayaran oleh nasabah atau nasabah melakukan simpanan. 2. Pihak Terkait a) Calon peminjam/Nasabah, adalah pihak yang akan menjadi anggota koperasi baik yang akan meminjam uang atau menyimpan uangnya di koperasi. b) Kasir, menerima dan membayarkan uang kepada nasabah dan pihak terkait dengan masalah uang. c) Accounting, adalah pihak yang bertugas melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi dan membuat laporan keuangan. 3. Prosedur Penerimaan Angsuran a) Nasabah yang akan membayar angsuran pinjaman dan jasa/bunga datang ke kantor Koperasi Mekar Jaya USP Dana asia. b) Nasabah membayar di bagian kasir dengan membawa buku pinjaman dan sejumlah uang yang akan dibayarkan. c) Kasir mengecek pinjaman nasabah di komputer, jika sudah sesuai dengan buku pinjaman maka kasir akan mengisi bukti kas masuk(kwitansi masuk) rangkap 3 dan menandatanganinya. d) Kasir meminta nasabah untuk menandatangani bukti kas masuk tersebut, dan menyerahkannya: a) Lembar 1

: Kepada accounting.

155

b) Lembar 2

: Nasabah/anggota

c) Lembar 3

: Arsip

e) Berdasarkan bukti kas masuk lembar 1 dari kasir, bagian akuntansi melakukan posting ke buku besar sampai menjadi laporan keuangan. 5. Flowchart Sistem Penerimaan Angsuran Ilustrasi Flowchart sistem penerimaan angsuran setelah perbaikan adalah sebagai berikut: Nasabah

Kasir

Accounting

1

3

Mulai

Nasabah datang ke USP Dana Asia, dengan membawa buku pinjaman dan uang ke bagian kasir

Buku pinjaman

Mengecek pinjaman nasabah

Buku pinjaman

Posting ke buku besar

Rp

Mengisi Bukti kas masuk dan buku pinjaman

1

Buku besar

3

2 Bukti kas masuk

2 Bukti kas masuk

1 Bukti kas masuk

Rp

Buku pinjaman

1 2 kas Bukti Bukti kas masuk masuk

selesai Buku pinjaman

arsip

3

Memanggil nasabah untuk tanda tangan di BKM, dan menyerah BKM lembar 2 ke nasabah, lembar 1 ke accounting

2

Gambar 4.9 Flowchart Penerimaan Angsuran

156

Catatan : Untuk sistem penanganan kredit bermasalah, pengambilan jaminan, perpanjangan masa jatuh tempo pinjaman tidak ada perubahan. d) FlowchartPenanganan Kredit Bermasalah Ilustrasi Flowchart sistem penanganan kredit bermasalah setelah perbaikan adalah sebagai berikut:

Account Officer

Anggota/Nasabah

Mulai 1

AO melakukan pengecekan anggota bermasalah di daftra piutang

Surat peringatan

Hasil/data anggota menunggak

Nasabah datang ke Koperasi di bagaian kasir untuk menyelesaikan tanggungan

Membuat surat peringatan & daftar kredit bermasalah

Daftar Kredit bermasalah

arsip

selesai

Surat peringatan

otorisasi

Manager

Mendatangi nasabah, dan menyerahsurat peringatan Surat peringatan

1

Gambar 4.10 Flowchart Penanganan Kredit Bermasalah

157

e) FlowchartPengambilan Jaminan Ilustrasi Flowchart sistem pengambilan jaminan setelah perbaikan adalah sebagai berikut:

Customer service

Nasabah/anggota

Mulai

Bagian penyimpanan

2

1

Nasabah menyerahkan buku pinjaman, KTP dan BKM ke CS

Buku Pinjaman

Buku Pinjaman

KTP

Buku Pinjaman




CS mengecek dikumen tersebut, dan menyerahkannya ke bagian penyimpanan

1

Bagian penyimpanan mengambil BPKB, dan menyerahkan semua berkas ke CS

2

Buku Pinjaman

3

KTP

4 Buku Pinjaman

Buku Pinjaman KTP Bukti kas masuk/ pelunasan

KTP

BPKB

BPKB


BPKB


3

Meminta nasabah menntadatngi surat perjanjian hutang, menyerahkan berkasberkas ke nassbah selsai 4

Gambar 4.11 Flowchart Pengambilan Jaminan

158

f) FlowchartPerpanjangan Masa Jatuh Tempo Pinjaman Ilustrasi Flowchart sistem perpanjangan masa jatuh tempo pinjaman setelah perbaikan adalah sebagai berikut: Nasabah/Anggota

Accounting

Kasir

Mulai

3

1

Nasabah menemui kasir

Buku pinjaman

Buku pinjaman

Rp

1 Bukti kas masuk

Kasir melakukan pengecek an dan membuat BKM

Rp

Input data ke buku besar

1 Buku 3 pinjaman Bukti kas 2 1 Buktimasuk kas Buktimasuk kas masuk

2

Buku pinjaman

Meminta ttd nasabah dan Accounting, kemudian menyerahkan BP dan BKM

2 Bukti kas masuk

3 Bukti kas 2 1 Buktimasuk kas Buktimasuk kas masuk

Buku pinjaman

Buku besar

Laporan keuangan

selesai

arsip

3

2

Gambar 4.12 Flowchart Perpanjangan Masa Jatuh Tempo Pinjaman

159

g) Usulan Perbaikan Dokumen 1. Bukti Kas Keluar

2. Bukti Kas Masuk

160

h) Usulan Merubah Koperasi Konvensional Menjadi Koperasi Syariah Apabila koperasi ini dirubah menjadi koperasi syariah, maka akan muncul keuntungan dan kerugian sebagai berikut: Keuntungan jika menjadi koperasi syariah dibandingkan koperasi konvensional: 1. Kegiatan yang dijalankan koperasi akan sesuai dengan syariat islam. 2. Keuntungan yang diperoleh Koperasi akan lebih besar jika keuntungan yang diperoleh nasabah dari usahanya lebih tinggi, sedangkan dalam koperasi konvensional keuntungan yang diperoleh koperasi dari nasabah jumlahnya tetap sesuai perjanjian di awal. Kelemahan jika menjadi koperasi syariah dibandingkan koperasi konvensional: 1. Memerlukan biaya tambahan yang tidak kecil untuk merubah menjadi koperasi syariah, misalkan untuk biaya pembelajaran tentang koperasi syariah dll. 2. Memerlukan pengenalan ulang kepada masyarakat/anggota/ nasabah tentang produk baru dari koperasi syariah. Untuk merubah suatu koperasi konvensional menjadi koperasi syariah, maka yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1) Merubah akad. (pembiayaan konsumtif dan produktif). Pembiayaan konsumtif, misalnya yaitu :

a. PembiayaanAkad Murabahah

161

b. PembiayaanAkad Ijarah c. PembiayaanAkad Istishna Langkah-langkah dalam penetapan akad pembiayaan konsumtif yang perlu dilakukan koperasi :

a. Apabila kegunaan pembiayaan yang dibutuhkan nasabah adalah untuk kebutuhan konsumtif semata, harus dilihat dari sisi apakah pembiayaan tersebut berbentuk pembelian barang atau jasa. b. Jika untuk pembelian barang, faktor selanjutnya yang harus dilihat adalah apakah barang tersebut berbentuk ready stock atau goods in process. Jika ready stock, pembiayaan yang diberikan adalah pemberian murabahah. Namun jika berbentuk goods in process, yang harus dilihat berikutnya adalah dari sisi apakah proses barang tersebut memerlukan waktu di bawah 6 bulan atau lebih. Jika di bawah 6 bulan, pembiayaan yang diberikan adalah pembiayaan salam. c. Jika pembiayaan tersebut dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan nasabah di bidang jasa, pembiayaan yang diberikan adalah ijarah. Pembiayaan produktif. Pembiayaan produktif ini bertujuan untuk membantu masyarakat yang membutuhkan modal untuk usahanya. Salah satunya adalah pembiayaan Mudharabah. 2) Meningkatkan pemahaman karyawan tentang transaksi syariah. Jadi dalam hal ini pegawai/karyawan harus memahami dengan baik semua transaksi syariah, agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya. Jadi

162

karyawan harus mengetahui rukun, syarat, dan prosedur yang harus dilakukan oleh tiap-tiap akad.

BAB IV PAPARAN DATA DAN PEMBAHASAN HASILPENELITIAN

Recommend Documents