BAB IV HASIL PENELITIAN
4.1
Gambaran Umum Perusahaan
PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan farmasi di Indonesia yang berdiri sejak tahun 1998 sebagai akibat arus globalisasi yang meningkat. Meskipun baru berusia lima tahun, PT. XYZ sebagai salah satu perusahaan farmasi terus menerus berinovasi dan saat ini sedang mengalami pertumbuhan yang sedang pesat – pesatnya. Tidak dapat dipungkiri bahwa tingkat pertumbuhan yang pesat tersebut kadang kala tidak dapat diimbangi oleh produktivitas perusahaan. Saat ini PT. XYZ memiliki lebih dari 600 karyawan dengan 120 diantaranya adalah karyawan di divisi Manufacturing. Untuk mendukung pemasaran produknya, PT. XYZ memiliki sekitar 300 Medical Representative yang tersebar di berbagai wilayah di Sumatera, Jawa, Sulawesi dan Bali. Produk yang dihasilkan oleh PT. XYZ telah mencapai 100 lebih brand name. Beberapa jenis produk – produk tersebut adalah : •
Antibiotics
•
Cardiovascular
•
Neuromuscular
•
Vitamins & Minerals
•
Women Healthcare
•
Analgesics
•
Gastrointestinal
Selain memiliki standard dari pemerintah Indonesia, Good Manufacturing Practice (GMP), PT. XYZ saat ini sedang memproses kepemilikan sertifikat TGA (Australian Theurapatics and Good Administration ), yaitu sebuah standar yang harus dimiliki oleh sebuah perusahaan farmasi yang diperoleh dari Australia. Dengan adanya TGA, PT. XYZ harus mengikuti standard – standard yang telah ditetapkan. Pabrik PT. XYZ yang baru juga dibangun berdasarkan standard TGA.
4.2
Gambaran Umum Divisi Manufacturing
Kondisi yang tejadi adalah divisi Manufacturing belum memiliki suatu ukuran kinerja yang memadai. Yang ada saat ini hanyalah sebuah ukuran yang sifatnya lisan yang disampaikan oleh atasan. Belum ada suatu program kerja yang jelas untuk ukuran kinerja pada setiap departemen di divisi Maufacturing. Pada prinsipnya, masing – masing pimpinan departemen menyadari perlunya suatu sistem pengukuran kinerja untuk setiap departemen. Mereka menyadari bahwa dengan adanya suatu ukuran kinerja, tujuan yang diinginkkan lebih mudah dicapai. Mereka memang mengetahui visi dan misi perusahaan secara tertulis, namun mereka tidak memahami dengan jelas arah dan tindakan strategis yang ingin dilakukan oleh top manajemen. Masing – masing departemen melakukan tugasnya tanpa target-target tertentu yang jelas dan dilakukan hanya untuk tujuan jangka pendek. Tidak terdapat suatu perencanaan jangka panjang yang pasti.
Namun demikian, mereka menilai perlunya suatu evaluasi kerja dan perencanaan kerja serta parameter – parameter pendukungnya. Secara umum, PT. XYZ memiliki fasilitas produksi yang sangat memadai dan menunjang, serta didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas. Kelemahan yang terdapat pada divisi Manufacturing adalah belum adanya koordinasi yang baik antar departemen yang mengakibatkan proses produksi tidak efektif dan tidak efisien. Koordinasi yang baik sangat mendukung kelancaran proses produksi.
Siklus produksi pada divisi Manufacturing PT. XYZ dapat digambarkan sebagai berikut :
Management
Marketing
Quality Control
Product Development
Production
Warehouse
$
Inventory
$
$
VISIO CORPORATION
$
Purchasing
Finance
Suppliers
Gambar 4.1 Siklus Produksi di Divisi Manufacturing
Permasalahan yang timbul di divisi Manufacturing antara lain pada saat pemesanan barang (bahan baku dan bahan kemas). Bahan baku dan bahan kemas dipesan oleh bagian Purchasing sesuai permintaan dari bagian P.P.I.C. Namun
pemesanan barang sering terlambat. Pemesanan yang terlambat sering diakibatkan oleh personil bagian Purchasing yang lamban dan proses pemilihan supplier yang cukup lama serta hal-hal lain yang sering tidak terduga. Pemilihan supplier saat ini berdasarkan supplier mana yang menawarkan harga yang lebih murah sesuai dengan kualitas yang diharapkan. Meskipun barang telah dipesan, sering juga terjadi proses pembayaran yang lamban sehingga pengiriman barang dari supplier menjadi terlambat. Hal ini sangat mempengaruhi inventory stocl level. P.P.I.C meminta pemesanan barang pada departemen Purchasing dengan memperhatikan level inventory yang ada dan rencana produksi yang telah ditetapkan oleh departemen
produksi.
Departemen
produksi
melakukan
proses
produksi
berdasarkan permintaan dari departemen Marketing. Permintaan dari Marketing pun hanya didasarkan dari forecasting yang sering kali tidak tepat. Hal ini memang disebabkan
karena sulit sekali untuk menentukan faktor – faktor yang
berpengaruh terhadap naik atau turunnya permintaan pasar. Karena hanya berdasarkan forecasting dari departemen Marketing tersebut, produksi yang dihasilkan kadang kala melebihi permintaan
dan kadang kala tidak dapat
memenuhi permintaan pasar. Deviasi antara forecasting dan permintaan dapat mencapai 20%. Kelebihan stock menimbulkan permasalahan baru, yaitu ruang penyimpanan yang tidak memadai dan diperlukan biaya penyimpanan terhadap stock tesebut. Akibatnya Harga Pokok Produksi (HPP) menjadi tinggi. Sedangkan kekurangan stock mengakibatkan kekurangan persediaan produk di pasar, yang artinya perusahaan tidak dapat memenuhi harapan konsumen (Rumah Sakit atau Apotik).
Ukuran Kinerja yang ada saat ini yaitu,
Tabel 4.1 Ukuran Kinerja pada Tiap-tiap Departemen No. Departemen
Ukuran Kerja
1.
Product Development Formulasi yang berhasil diselesaikan
2.
P.P.I.C
Inventory stock level yang rendah Stockout tidak terjadi
3.
Production
•
Jumlah Finished good
•
Work in Process yang rendah
4.
Quality Control
Jumlah bahan baku yang diperiksa
5.
Purchasing
Harga Pembelian yang Murah
4.2.1. Gambaran Umum Tiap-Tiap Departemen
1.
Departemen Product Development (PD) PD merupakan sebuah departemen yang tugasnya untuk selalu dapat berinovasi menghasilkan produk-produk baru yang berkualitas. Di departemen inilah, formulasi obat dibuat. Proses pengembangan suatu formulasi diinisiasikan oleh top manajemen. Target yang agresif dari top manajemen untuk menciptakan jenis produk yang banyak menjadi hambatan tersendiri bagi departemen PD. Target yang agresif tersebut dilakukan agar PT. XYZ mampu menciptakan variasi produk dan mampu
berkompetisi
dengan
pesaingnya.
Hambatan
yang
dirasakan
oleh
departemen PD adalah kurangnya jumlah personil untuk melaksanakan tugas tersebut. Akibatnya target dari top manajemen pun sering tidak dapat dicapai. 2.
Departemen P.P.I.C Sebagai sebuah departemen yang bertugas dalam perencanaan dan pengendalian inventory perusahaan, P.P.I.C tidak memiliki target secara kuantitatif mengenai stock level inventory. Beberapa hambatan yang terjadi pada departemen ini adalah masih lemahnya koordinasi dengan departemen lain. Pemesanan bahan baku dan bahan kemas yang sering terlambat dan pembayaran ke suplier yang juga sering terlambat mengakibatkan departemen ini tidak dapat melakukan pengendalian inventory dengan baik. Pada saat ini, departemen P.P.I.C hanya memiliki laporan kerja berupa data level stock tiap semester.
3.
Departemen Production Tujuan dari departemen ini adalah agar stock produk tidak kosong, sehingga produk selalu ada setiap saat pasar membutuhkannya. Namun, bukan berarti produk yang dicadangkan dalam jumlah yang sangat besar sehingga akan timbul biaya penyimpanan yang lebih besar. Biasanya, sebagian kecil dari finished goods yang dihasilkan sejumlah 5% merupakan waste. 4. Departemen Purchasing
Departemen ini bertanggung jawab terhadap pembelian bahan baku dan bahan kemas. Pembelian bahan baku dan bahan kemas dilakukan berdasarkan permintaan dari departemen PPIC. Permintaan pembelian tersebut diolah untuk menentukan supplier yang sesuai. Penentuan dan pemilihan supplier yang utama hanya didasarkan pada harga. Kualitas bahan baku didasarkan pada suplier yang telah lama bekerja sama dengan PT. XYZ. Bahan baku yang tidak sesuai dengan kualitas yang diinginkan akan dikembalikan ke supplier. Pembelian bahan bahan baku memerlukan waktu yang cukup lama, oleh karena itu penerimaan bahan harus diterima paling lama dua minggu sebelum proses produksi. 5.
Departemen Quality Control Departemen Quality Control melakukan pemeriksaan terhadap bahan baku dan bahan kemas yang masuk. Bahan-bahan yang masuk tersebut ditinjau kualitasnya karena kualitas bahan-bahan tersebut mempengaruhi kualitas produk yang dihasilkan nantinya. Pemeriksaan juga dilakukan pada produk jadi yang dihasilkan supaya kualitas produk yang akan dipasarkan memang terjamin. Sehubungan dengan akan adanya peningkatan jumlah produksi, maka terjadi peningkatan pemeriksaan bahan baku, bahan kemas dan produk jadi. Namun hal ini tidak didukung oleh kapasitas sumber daya manusia yang ada di dalamnya. Hal ini menjadi kendala bagi departemen Quality control.
4.3
Analisis Lingkungan Makro
Belum lama ini, pemerintah mengeluarkan peraturan tentang GMP (Good Manufacturing Practices) yang semakin ketat. Dengan adanya GMP yang diperketat ini, setiap perusahaan farmasi harus meninjau ulang pelaksanaan GMP di perusahaan-perusahaan masing-masing. Hal ini mengancam pertumbuhan dari perusahaan farmasi khususnya perusahaan farmasi kecil. Meskipun demikian, PT. XYZ telah mempersiapkan diri dengan baik. Saat ini pun PT. XYZ sedang memproses kepemilikan sertifikat TGA yang jauh lebih ketat daripada syaratsyarat dalam GMP. Dengan adanya syarat-syarat lebih ketat tersebut, para karyawan PT. XYZ khusunya pada divisi Manufacturing harus bekerja keras untuk memenuhi salah satu target perusahaan tersebut. Dalam hal ini, PT. XYZ harus meninjau ulang kompensasi yang diberikan perusahaan kepada para karyawan dan menambah jumlah tenaga kerja di titik-titik tertentu karena sejumlah pekerjaan dirasakan semakin berat oleh karyawan. Dewasa ini, persaingan pada era globalisasi juga telah merambat ke industri farmasi. Khususnya untuk industri farmasi skala kecil – menengah, kompetesi yang terjadi sangatlah ketat. Karena biasanya masyarakat akan lebih percaya pada satu brand name yang dipercaya secara “turun temurun”. Oleh karena itu penting sekali bagi PT. XYZ untuk menanamkan image yang kuat untuk memperoleh kepercayaan masyarakat. Produk – produk Over The Counter (OTC) menghadapi kendala dalam hal periklanan. Regulasi pemerintah menentukan persyaratan yang cukup sulit bagi
perusahaan farmasi untuk dapat mengiklankan produk-produk mereka. Sementara untuk produk-produk ethical, sangat ditentukan oleh para dokter sebagai pemberi resep obat. Dalam hal ini, para Medical Representative sangat memberikan andil yang penting untuk mendorong terjadinya pertumbuhan penjualan.
4.4
Analisis Lingkungan Industri
1.
Ancaman perusahaan baru. Industri Farmasi merupakan suatu industri yang memerlukan tahap
penelitian dan pengembangan yang sangat lama. Selain itu, juga dibutuhkan infrastruktur dan teknologi yang memadai untuk mendukung proses produksi. Personil yang terlibat dalam proses produksi pun harus memiliki tingkat keterampilan yang tinggi terutama untuk mengoperasikan berbagai jenis peralatan yang berteknologi canggih. Untuk itu, diperlukan investasi yang sangat besar jika ingin memasuki industri farmasi ini. Selain itu, persyaratan GMP yang semakin ketat, juga mempersulit masuknya perusahaan-perusahaan baru. 2.
Kekuatan Pemasok Pada PT. XYZ, kualitas pemasok menjadi bagian yang sangat penting. Tiga
komponen penentuan pemasok yang baik yaitu delivery, price dan quality. Saat ini PT,
XYZ bergantung pada banyak pemasok. Dengan banyaknya pemasok,
menimbulkan masalah yang berkaitan dengan kualitas dan mengakibatkan biaya transaksi menjadi tinggi karena tawar-menawar yang dilakukan lebih dari satu pemasok. Pemilihan pemasok saat ini lebih ditekankan pada pemasok yang
menawarkan harga yang lebih murah dengan tetap berusaha menjaga kualitas barang. Namun, sepertinya masalah pengiriman dan waktu kedatangan barang menjadi hal yang sedikit terabaikan. Padahal hal ini merupakan masalah penting yang mempengaruhi proses produksi yang pada akhirnya juga berpengaruh kepada biaya, terutama opportunity cost. 3.
Kekuatan pembeli Dalam industri farmasi, peran para dokter selaku intermediate customer
sangat mempengaruhi tingkat penjualan. Mereka memiliki daya tawar yang sangat tinggi. Apalagi untuk produk obat-obatan terdapat banyak sekali pilihan penggunaan dengan indikasi obat yang sama. Sedangkan pasien hanyalah sebagai end user dari produk PT.XYZ
yang kebanyakan adalah menerima resep dari
dokter. Oleh sebab itu, PT. XYZ seharusnya mempersiapkan karyawan-karyawan di lini depan yang handal untuk “menjual” produk-produknya. 4.
Dampak produk subtitusi Dengan semakin meningkatnya ragam produk dan menurunnya kesetiaan
terhadap merek, produk subtitusi menjadi penting dalam analisis industri pada PT. XYZ. Saat ini yang sedang menjadi trend adalah penggunaan obat tradisional seperti jamu atau obat-obatan cina. Selain itu, adanya jenis pengobatan alternatif sedikit banyak dapat mengancam industri farmasi. 5.
Persaingan dalam industri Saat ini persaingan di industri farmasi terus meningkat. Perusahaan-
perusahaan farmasi semakin bermunculan. Produk-produk yang dihasilkan pun kian banyak. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya iklan obat-obatan yang
ditampilkan di media massa, khusunya televisi. Untuk satu jenis penyakit ringan saja, terdapat banyak sekali alternatif jenis obat yang bisa digunakan. Menyikapi hal ini, PT. XYZ perlu memfokuskan diri pada peningkatan kualitas. Orientasi pada pemberian value bagi customer menjadi sangat penting untuk tujuan jangka panjang pada pemuasan kebutuhan customer.
4.5
Visi dan Misi
Saat ini, PT. XYZ memiliki visi dan misi sebagai berikut : It is the belief of the management team that private sectors should assist Government’s mission to provide better quality healthcare products for the society. We concentrate on producing excellent quality high value added products to be consumed by patients as an alternative to the foreign imported high price products Besides developing our own products, we are actively searching for new products by partnering with other multinational companies to market their novel products which are needed by Indonesian community. With international trend towards free trade and reducing healthcare expenditure, we also actively positions ourselves as one of the worldwide providers for quality pharmaceutical products to international patients and partners.
4.6
Analisis SWOT
Dari hasil penelitian, ditemukan bahwa yang menjadi SWOT dari divisi Manufacturing PT. XYZ adalah :
1.
Strengths (kekuatan) a. Perspektif Finansial •
Tingkat penjualan yang sedang tumbuh PT. XYZ sedang mengalami pertumbuhan yang sangat pesat di usianya yang sangat belia. Tingkat penjualan yang telah mencapai lebih dari Rp.10 Milyar per bulan. Apalagi dengan adanya rencana untuk melakukan ekspor ke luar negeri, tingkat penjualan diharapkan dapat terus meningkat.
b. Perspektif Pelanggan •
Jumlah produk yang bervariasi Saat ini PT. XYZ memiliki lebih dari 100 jenis obat, di antara-nya merupakan produk generik, ethical dan OTC (Over The Counter). Jeni-jeni obatnya adalah Antibiotics,
Cardiovascular,
Vitamins
& Mineral, Women Healthcare, Analgesics, Gastrointestinal. •
Harga produk yang kompetitif dengan pesaing PT. XYZ menyediakan produk berkualitas sama dengan para pesaingnya dengan harga yang sebanding.
c. Perspektif Proses Bisnis Internal
•
Penerapan Materials Requirement Planning dan perencanaan penerapan Just In Time sangat membantu kelancaran proses produksi
d. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan •
Komitmen yang kuat dari top manajemen untuk melakukan perubahan Top manajemen PT. XYZ sangat mendukung adanya perubahan. Berbagai program
kerja sedang disusun dan akan dilaksanakan,
diantaranya Material Requirements Planning (MRP), Just In Time (JIT), dan Activity Based Costing (ABC). •
Memiliki tenaga kerja yang solid dan dapat saling bekerja sama. Memiliki kultur perusahaan dengan karyawan yang memiliki semangat kekeluargaan yang tinggi.
•
Saat ini, PT. XYZ sangat didukung oleh sistem informasi yang sangat memadai yang memudahkan perolehan data dan informasi serta membantu kelancaran proses kerja.
2.
Weaknesses (kelemahan) a.
Perspektif Finansial •
Harga Pokok Produksi (HPP) yang semakin tinggi. Gedung baru dan fasilitas baru dengan sendirinya menimbulkan beban yang semakin besar dan menyebabkan tingkat HPP yang semakin tinggi.
b.
Perspektif Pelanggan •
Kadang kala produk tidak tersedia di pasar Ada kalanya produk tertentu tidak tersedia di pasar karena perusahaan tidak mampu berproduksi sesuai kebutuhan konsumen. Ketidakmampuan tersebut diantaranya dikarenakan bahan baku yang tidak tersedia atau terlambat disediakan. Akibatnya, beberapa konsumen melakukan pemutusan pembelian produk tersebut dan perusahaan kehilangan peluang penjualan.
c.
Perspektif Proses Bisnis Internal •
Bahan baku dan bahan kemas yang datang tidak tepat waktu yang bisa disebabakan karena permasalahan di supplier maupun intern perusahaan seperti keterlambatan pemesanan maupun pembayaran.
•
Terjadinya hambatan dalam proses produksi diantaranya karena kurangnya mesin produksi.
d. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan •
Personil di departemen tertentu masih kurang Dengan adanya rencana ekspor dan pertumbuhan yang cukup pesat mengakibatkan kapasitas kerja yang semakin besar. Saat ini, kapasitas kerja yang semakin besar tersebut kurang didukung oleh kapasitas tenaga kerja yang ada.
•
Turnover karyawan cukup besar
Dengan jumlah karyawan lebih dari 600, rata-rata karyawan yang keluar mencapai 5%. Sedangkan, karyawan masuk tiap bulannya mencapai 40 orang. •
Koordinasi antar departeman yang kurang baik Salah satu ukuran proses kerja yang baik adalah hubungan dan kerja sama yang baik antar departemen terkait. Jika hubungan dan koordinasi dapat dilakukan dengan baik akan dapat memperlancar proses bisnis yang ada, sehingga dapat menghasilkan efisiensi dan efektif kerja yang kurang baik. Sementara yang terjadi adalah proses kerja satu departemen dengan departemen lainnya sering terhambat dan terlambat.
3.
Opportunity (Peluang) a.
Perspektif Finansial •
Peluang untuk eksport Seperti yang disebutkan di atas, dengan adanya standar TGA dari Australia, memberikan peluang yang lebih besar bagi PT. XYZ untuk melakukan ekspor . Hal ini mengakibatkan market share PT. XYZ yang semakin besar dan dengan sendirinya berpengaruh kepada tingkat penjualannya.
b. Perspektif Pelanggan •
Pasar yang luas dan beragam
Saat ini, ekspor PT. XYZ hanya ditujukan ke negara-negara di wilayah Asia, seperti Myanmar, Singapura, Hongkong, Malaysia dan Vietnam. Sedangkan target ekspor yang akan datang akan ditujukan ke negara-negara di Eropa seperti Bulgaria, Spanyol, Inggris dan Australia.
c. Perspektif Bisnis Internal •
Banyaknya suplier yang ingin bekerja sama Pasar yang semakin luas dan keadaan perusahaan yang semakin bertumbuh memberikan kemungkinan kerja sama dengan suplier yang semakin besar. Beberapa suplier yang telah bekerja sama dengan PT. XYZ antara lain berasal dari Belgia, Australia, Korea
•
Proses produksi yang memenuhi standard TGA Dengan adanya proses produksi yang memenuhi standar TGA yang ketat, penggunaan kapasitas produksi dapat ditingkatkan dan produk yang dihasilkan dapat memenuhi standar kualitas yang lebih tinggi.
d. Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran •
Semakin majunya teknologi dan sistem informasi memungkinkan PT. XYZ untuk mengadopsi teknologi yang ada dan membangun sistem informasi yang lebih canggih.
•
Kualitas pendidikan yang semakin meningkat, memungkinkan PT. XYZ memiliki karyawan dengan kualitas yang tinggi pula
4. Threats (Ancaman) a. Perspektif Finansial •
Timbulnya jenis pengobatan baru, seperti pengobatan alternatif memberikan
kecenderungan
kepada
masyarakat
untuk
tidak
melakukan pengobatan modern. Hal ini dapat mempengaruhi jumlah penjualan. •
Situasi moneter Indonesia yang tidak stabil Untuk pembelian bahan baku dan bahan kemas serta peralatan produksi yang sebagian menggunakan nilai mata uang asing (dolar), kestabilan keadaan ekonomi dan nilai tukar rupiah yang rendah menimbulkan biaya produksi yang tidak stabil dan cenderung tinggi.
b. Perspektif Pelanggan •
Banyaknya pesaing yang menawarkan produk dengan kualitas dn harga yang bersaing. Di era globalisasi saat ini, persaingan bisnis semakin ketat. Para pelaku pasar terus berusaha menghasilkan produk yang sama untuk menyaingi pesaingnya.
c. Perspektif Bisnis Internal •
Peraturan tentang pengujian stabilitas/pengembangan produk Berbagai peraturan mengenai pengujian stabilits dan pengembangan produk kadang kala tidak dapat diikuti dengan cepat. Dan untuk pengujian tersebut memerlukan biaya yang cukup besar.
d. Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
•
Keluarnya karyawan yang berpotensi dan berkualitas Karyawan yang sudah bekerja cukup lama dan sangat mengerti seluk beluk dan prosedur kerja keluar dan beralih ke perusahaan lain khususnya perusahaan sejenis merupakan ancaman yang perlu diwaspadai.
4.7
Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan hasil identifikasi masalah yang ada, maka penulis mengusulkan agar dibangun suatu sistem pengukuran kinerja yang komprehensif pada divisi Manufacturing PT. XYZ, yang disebut dengan Balanced Scorecard. Balanced Scorecard pada divisi Manufacturing ini membantu manajemen di dalam mengukur kinerja masing – masing departemen yang ada di divisi Manufacturing. Ukuran kinerja tersebut didasarkan pada proses kerja di setiap departemen dan tujuan – tujuan yang ingin dicapai oleh departemen dengan mengaitkan ukuran tersebut pada visi dan misi perusahaan secara keseluruhan. Ukuran kinerja yang telah dibuat harus mampu dicapai oleh setiap departemen. Pencapaian target ukuran kerja tersebut harus menjadi tanggung jawab setiap individu dalam departemen. Berikut ini adalah gambar sistem pengukuran kinerja dengan menggunakan Balanced Scorecard.
Perspektif Pelanggan !
! ! ! ! !
Peningkatankelancaran proses produksi, dll Indikator - indikator kerja Target - target Program - program
Visi & Strategi
! ! ! !
! ! !
Peningkatan kemampuan dan produktivitas karyawan, dll Indikator -i indikator Target - target Program - program
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Perspektif Proses Bisnis Internal
! ! !
Penyedian produk yang berkualitas ,dll Indikator -indikator kerja Target -target Program - program
Peningkatanefisiensi produksi Indikator - indikator Target - target Program - program
Perspektif Finansial
Gambar 4.2 Sistem Pengukuran Kinerja dalam Balanced Scorecard
Dengan menggunakan model atau sistem pengukuran kinerja Balanced Scorecard, diharapkan segala hambatan dalam proses produksi dapat berkurang. Balanced Scorecard tidak hanya menawarkan ukuran – ukuran kerja yang harus dicapai, namun juga rencana tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai ukuran tersebut. Berdasarkan hasil wawancara serta observasi langsung atas proses kerja dan permasalahan yang terjadi di divisi Manufacturing PT. XYZ, maka disusun sebuah Balanced Scorecard. Penyusunan Balanced Scorecard divisi Manufacturing pada PT. XYZ diawali dengan pembuatan peta strategis (Strategic Map). Peta strategis dibuat setelah
menganalisa SWOT, lingkungan makro dan lingkungan industri, permasalahan
Perspektif Proses Bisnis Internal
Perspektif Pelanggan
Perspektif Finansial
serta visi dan misi perusahaan.
Peningkatan Profit
Peningkatan Sumber Pendapatan
Pelanggan Baru (Lokal)
Penurunan Biaya Operasional
Pelanggan Baru (Ekspor)
Kepuasan Pelanggan
Variasi Produk
Ketersediaan Produk
Pengembangan dan Penelitian Terus Menerus
Pemenuhan Standar TGA Peningkatan Kualitas Produk Pemenuhan GMP
Peningkatan Jumlah Formula Yang Dikembangkan
Penurunan Waktu Kedatangan
Optimalisasi Pengaturan Inventory
Penurunan Waktu Penelitian
Masalah yang Minimum
Penurunan Level Stock
Penurunan Stock Out
Peningkatan Kapasitas Produksi
Kualitas Barang Masuk
Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Penurunan Waktu Pemesanan
Penurunan Waktu Pembayaran
Karyawan yang Produktif dan Berkualitas
Penurunan Rework
Sistem Informasi dan Teknologi yang Memadai
Penurunan Kerusakan Mesin / Fasilitas
Penurunan Waktu Siklus
Kepuasan Karyawan
Peningkatan Utilisasi Aset
Gambar 4.3 Peta Strategis untuk Balanced Scorecard divisi Manufacturing
Untuk mencapai tujuan perusahaan yang diinginkan, yaitu peningkatan profit sebesar 30% per tahunnya, maka PT. XYZ perlu melakukan peningkatan sumber pendapatannya dan penurunan biaya operasional. Peningkatan sumber pendapatan berasal dari adanya peningkatan jumlah pelanggan baru. Pelanggan baru yang dimaksudkan adalah baik pelanggan lokal maupun pelanggan luar negeri. PT. XYZ mengharapkan bahwa nantinya jumlah pelanggan luar negerinya akan menjadi sama besar dengan pelanggan lokal. Untuk tujuan tersebut dan dalam kaitannya dengan divisi Manufacturing, PT. XYZ berusaha untuk memperoleh sertifikat TGA dari Australia untuk memperoleh kepercayaan dari pelanggan luar negeri, dengan tetap melakukan pemenuhan terhadap standar GMP. Dengan adanya standar TGA dan GMP,maka kualitas produk yang dihasilkan diharapkan dapat menigkat. Peningkatan kualitas produk dapat terjadi dengan menurunkan tingkat masalah yang timbul dalam proses produksi. Masalah yang terjadi diantaranya adalah produk yang perlu pengerjaan ulang , mesin-mesin yang rusak ataupun bahan baku atau bahan kemas yang masuk kualitasnya kurang baik. Untuk
meningkatkan
sumber
pendapatannya
PT.
XYZ
harus
memperhatikan kepuasan pelangannya .Dalam konteks divisi Manufacturing , kepuasan pelanggan memiliki kaitan terhadap ketersedian produk yang ada dipasar. Divisi Manufacturing harus selalu siap untuk memproduksi produk yang dibutuhkan. Jika divisi Manufacturing tidak dapat ataupun terlambat melakukan
produksi, maka PT. XYZ akan kehilangan suatu peluang pada aktivitas penjualannya dan juga mempengaruhi tingkat kepuasan pelanggan. Agar dapat terus berkompetisi dengan para pesaingnya, PT. XYZ harus melakukan inovasi-inovasi terhadap produk-produk yang dihasilkannya. Oleh karena
itu, perlu dilakukan suatu pengembangan dan penelitian secara terus
menerus. Saat ini target yang ditetapkan oleh manajemen adalah bahwa formula produk yang dihasilkan adalah lebih dari 10 jenis formula per tahun. Sedangkan penurunan biaya operasional divisi Manufacturing erat kaitannya dengan pengoptimalisasian pengaturan inventory dan peningkatan kapasitas produksi. Optimalisasi inventory bisa terjadi jika jumlah inventory yang ada sesuai dengan yang diperlukan untuk proses produksi. Pengaturan jumlah inventory disesuaikan dengan hasil forecasting jumlah permintaan pasar .dari Marketing. Peningkatan kapasitas produksi terjadi apabila divisi Manufacturing dapat menggunakan fasilitas-fasilitas produksi yang ada secara optimal, sehingga tidak ada mesin atau fasilitas yang menganggur. Penurunan waktu siklus produksi juga sangat mempengaruhi jumlah biaya yang dikeluarkan. PT. XYZ harus menciptakan suatu proses kerja yang efisien mulai dari proses pembelian barang sampai dengan dihasilkannya suatu produk akhir. Hal-hal yang disebutkan diatas dapat terwujud dengan baik jika ada dukungan yang baik pula dari personil-personil yang terlibat dan juga dukungan teknologi serta sistem informasi yang digunakannya. Oleh karena itu, PT. XYZ harus senantiasa memperhatikan kedua faktor tersebut. PT. XYZ perlu memperhatikan
tingkat
kualitas
karyawan-karyawannya
agar
mampu
berproduktivitas seperti yang diharapkan. Kualitas sumber daya manusia ini dapat diwujudkan salah satunya dengan melakukan pelatihan terhadap karyawan. Kepuasan karyawan juga menjadi hal yang sangat penting. Kepuasan karyawan ditentukan antara lain oleh sistem reward dan punishment yang berlaku. Penciptaan suasana kerja yang nyaman dan kondusif juga mendukung terciptanya kepuasaan karyawan yang tinggi. Secara finansial, PT. XYZ mengalami peningkatan pertumbuhan yang cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari peningkatan profit yang mencapai 10%. Sedangkan, penjualannya bertumbuh mencapai 35%. Namun, masalah biaya yang masih kurang dapat dikendalikan dengan baik, khususnya variable cost yang akan meningkat seiring dengan pertumbuhan kegiatan perusahaan. PT. XYZ menghendaki adanya peningkatan jumlah pelanggan yang besar, khususnya dari pasar ekspor. Namun untuk saat ini, PT. XYZ baru mampu memperoleh peningkatan 3% pelanggan baru (ekspor). Untuk tujuan tersebut, PT. XYZ belum cukup dalam memperhatikan kepuasan pelanggan, seperti pengiriman barang ke pelanggan secara tepat waktu dan ketersediaan produk di pasar. Pengelolaan persediaan menjadi hal yang sangat penting pada divisi Manufacturing. Kekeliruan dalam menentukan tingkat persediaan dapat berakibat pada banyak hal, diantaranya mempengaruhi inventory stock level, inventory turnover dan pada akhirnya juga mempengaruhi Return On Investment (ROI). Namun, pengelolaan persediaan merupakan hal yang sulit dilaksanakan karena melibatkan banyak departemen. Pada saat ini, inventory stock level berada pada angka 5.5. Sedangkan stockout yang terjadi mencapai 12%.
Sedangkan Manufacturing Cycle Effectiveness (MCE) dipengaruhi oleh lamanya throughput time. Oleh karena itu, departemen produksi harus memperhatikan efisiensi waktu proses produksi sehingga dapat dihasilkan jumlah output yang diinginkan. Saat ini, kegagalan hasil dalam setiap kali proses produksi dapat mencapai 20%. Hak ini diantaranya disebabkan pada setiap tahapan proses produksi (mixing, cetak, coating, strip) dapat terjadi kesalahan ataupun kegagalan. Misalnya, formula pada saat coating mengalami kegagalan berupa kegagalam pemberian warna. PT. XYZ memberikan fokus yang sangat besar pada aktivitas penjualannya. Target yang agresif pun dibuat, baik untuk divisi Manufacturing maupun Marketing. Namun, target tersebut kurang diimbangi dengan usaha peningkatan kapabilitas karyawan. Target yang semakin berat kurang didukung oleh jumlah personel yang melakukannya. Sehingga, kepuasan kerja karyawan sedikit terabaikan. Dengan mengacu kepada hasil pengukuran saat ini, program kerja yang perlu dilakukan oleh divisi Manufacturing untuk peningkatan kapasitas produksi adalah menjadwalkan setiap pekerjaan dan tugas dengan alokasi waktu yang diperlukan, melakukan pemanfaatan mesin dan fasilitas produksi yang optimal serta menerapkan Total Quality Control. Untuk menghasilkan produk berkualitas, perlu dilakukan continous improvement baik untuk mesin, bahan material, tenaga kerja dan metode produksi. Selain itu, penerapan JIT perlu didukung oleh ketepatan data forecasting dari departemen marketing. Oleh karena itu, departemen marketing harus menyiapkan suatu metodologi forecasting dan analisis pasar yang lebih tepat dan tajam. Departemen purcashing yang melakukan pemasokan barang juga harus bekerja lebih cepat. Proses
pemilihan pemasok juga tidak dapat dibiarkan berlama-lama. Dengan demikian, akan dibuat suatu supplier scorecard. Supplier scorecard ini akan menyediakan informasi mengenai para pemasok. Scorecard tersebut akan meninjau setiap pemasok berdasarkan aspek delivery, quality, dan price. Hal ini perlu didukung dengan ketersediaan informasi para pemasok. Departemen purchasing harus giat terus menggali sumber – sumber informasi mengenai pemasok. Kedatangan barang dari pemasok juga dipengaruhi oleh ketepatan waktu pembayaran. Kerja sama yang baik antara departemen purchasing dan departemen finance sangat diperlukan.setelah departemen purchasing menentukan barang yang akan dibeli dan purchase order dibuat, departemen finance harus segera mengetahuinya dan menyiapkan dana pembayaran. Penerapan Material Requirement Planning (MRP) harus didukung dengan ketepatan data. Oleh karena itu, penyiapan database haruslah tepat. Data yang diperlukan anatara lain besarnya permintaan akan produk dan jumlah pesanan ke pemasok, struktur material yang diperlukan untuk proses produksi serta data persediaan bahan yang ada. Untuk menunjang hal ini, perlu persiapan data forecasting permintaan pasar,
