BAB IV HASIL PENELITIAN
4.1 Gambaran Obyek Penelitian 4.1.1 Profil Organisasi Dalam rangka pembenahan aparatur pemerintah pada awal berdirinya Orde Baru tahun 1966, berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet Ampera Nomor 15/U/Kep/8/1966 tanggal 31 Agustus 1966 ditetapkan antara lain kedudukan, tugas pokok dan fungsi Inspektorat Jenderal Departemen. Pembentukan Institusi Inspektorat Jenderal pada suatu Departemen pada saat itu dilakukan sesuai kebutuhan. Dengan Keputusan Presidium Kabinet Ampera Nomor 38/U/Kep/9/1966 tanggal 21 September 1966 dibentuk Inspektorat Jenderal pada delapan departemen termasuk Departemen Keuangan dan sekaligus mengangkat H.A.
Pandelaki
sebagai
Pejabat
Inspektur
Jenderal
Depkeu.
Masih dalam Kabinet Ampera, dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 133/Men.Keu/1967 tanggal 20 Juli 1967 ditetapkan (sambil menunggu pengesahan dari Presidium Kabinet Ampera), pembentukan Badan Alat Pelaksana Utama Pengawasan Departemen Keuangan
yaitu Inspektorat Jenderal Departemen Keuangan dan
mengangkat Drs. Gandhi sebagai Pejabat Inspektur Jenderal Departemen Keuangan. Memasuki masa Kabinet Pembangunan dengan Rencana Pembangunan Lima Tahunnya (Repelita), upaya penyempurnaan aparatur pemerintah baik tingkat pusat maupun di tingkat daerah terus dilanjutkan. Pada awal pelaksanaan Repelita II tepatnya tanggal 26 Agustus 1974, terbit Keputusan Presiden Nomor 44 tahun 1974 tentang susunan Organisasi Departemen. Sebagai pelaksanaan Keputusan Presiden Nomor 44 dan 45 tahun 1974 di atas, diterbitkanlah Keputusan Menteri Keuangan Nomor 405/KMK/6/1975 tanggal 16 April 1975 tentang Susunan Orgasnisasi dan Tata Kerja Departemen Keuangan. Pasal 189 Keputusan Menteri Keuangan tersebut menetapkan susunan Organisasi Inspektorat Jenderal Departemen Keuangan terdiri dari: 1. Sekretariat Inspektorat Jenderal 2. Inspektur Kepegawaian 39
40 3. Inspektur Keuangan dan Perlengkapan 4. Inspektur Pajak 5. Inspektur Bea dan Cukai.
Dengan
Keputusan
Menteri
Keuangan
Nomor
Kep-
959/KMK.01/1981 tanggal 15 Oktober 1981, Susunan Organisasi Inspektorat Jenderal disempurnakan menjadi sebagai berikut: 1. Sekretariat Inspektorat Jenderal 2. Inspektur Kepegawaian 3. Inspektur Keuangan 4. Inspektur Perlengkapan 5. Inspektur Pajak 6. Inspektur Bea dan Cukai 7. Inspektur Umum Salah satu peristiwa penting yang ikut mewarnai sejarah perkembangan Inspektorat Jenderal khususnya Inspektorat Jenderal Departemen Keuangan adalah dibentuknya Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 31 tahun 1983. perangkat/aparat BPKP pada umumnya berasal dari Direktorat Jenderal Pengawasan Keuangan Negara (DJPKN) yang merupakan salah satu unit/aparat pengawasan fungsional pemerintah di bawah Departemen Keuangan. Dengan dileburnya DJPKN menjadi BPKP sebagai aparat pengawasan fungsional pemerintah di luar departemen, maka sebagaimana departemen lainnya, Departemen Keuangan hanya memiliki satu aparat pengawasan fungsional yaitu Inspektorat Jenderal. Mengingat beban tugas semakin berat, dirasakan perlu adanya peninjauan kembali susunan organisasi Inspektorat Jenderal Departemen Keuangan, dan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor Kep800/KMK.01/1985 tanggal 28 September 1985 maka susunan organisasi Inspektorat Jenderal Departemen Keuangan disempurnakan kembali menjadi sebagai berikut: 1.
Sekretariat Inspektorat Jenderal
2.
Inspektur Kepegawaian
3.
Inspektur Keuangan
41 4.
Inspektur Perlengkapan
5.
Inspektur Anggaran
6.
Inspektur Pajak
7.
Inspektur Bea dan Cukai
8.
Inspektur Umum. Pada Peraturan Presiden Nomor 47 tahun 2009 tentang
Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara terdapat perubahan nomenklatur yang semula Departemen Keuangan menjadi Kementerian Keuangan. Penyesuaian terhadap Peraturan Presiden tersebut diselesaikan dalam jangka waktu paling lambat 6 (enam) bulan sejak tanggal ditetapkan. Memperhatikan bahwa peraturan Presiden ini ditetapkan tanggal 3 November 2009, maka perubahan nomenklatur Kementerian Keuangan diimplementasikan mulai tanggal 3 Mei 2010. Awal
tahun
2011,
perubahan dalam formasi jajaran
Kementerian
Keuangan
melakukan
pejabat Eselon I dan Eselon II di
lingkungan Kementerian Keuangan. Salah satu pejabat yang dilantik adalah V. Sonny Loho, Ak., M.P.M. sebagai Inspektur Jenderal Kementerian Keuangan yang baru, menggantikan Dr. Hekinus Manao, Ak., M.Acc., CGFM yang pada Nopember 2010 yang lalu dilantik sebagai salah satu Direktur Eksekutif Bank Dunia. Selain itu perubahan organisasi juga terjadi di Inspektorat Jenderal sejak kepemimpinan Bapak Dr. Hekinus Manao, Ak., M.Acc., CGFM. Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 184/KMK.01/2010 maka susunan organisasi Inspektorat Jenderal Departemen Keuangan semakin dikukuhkan menjadi sebagai berikut: 1. Sekretariat Inspektorat Jenderal 2. Inspektorat I 3. Inspektorat II 4. Inspektorat III 5. Inspektorat IV 6. Inspektorat V 7. Inspektorat VI 8. Inspektorat VII 9. Inspektorat Bidang Investigasi
42 4.1.1.2 Visi dan Misi Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan Dalam rangka mengemban tugas melaksanakan pengawasan intern dan mendorong terwujudnya kepercayaan publik terhadap Kementerian Keuangan, Inspektorat Jenderal menetapkan visi: “Menjadi unit audit internal terbaik yang profesional dan berintegritas untuk
meningkatkan
kepercayaan
publik
terhadap
Kementerian
Keuangan". Untuk merealisasikan visi tersebut, Inspektorat Jenderal menetapkan misi sebagai berikut meningkatkan penerapan tata kelola, pengendalian intern, dan manajemen risiko di lingkungan Kementerian Keuangan; meningkatkan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan, efisiensi dan efektivitas pengelolaan tugas dan fungsi Kementerian Keuangan; meningkatkan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara; serta mengawal reformasi birokrasi Kementerian Keuangan; dan Mengawasi perilaku yang menyimpang dari aparat Kementerian Keuangan.
4.1.1.3 Tugas dan Fungsi Inspektorat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan pengawasan intern di lingkungan Kementerian Keuangan, diantaranya: a. Penyiapan
perumusan
kebijakan
pengawasan
intern
di
lingkungan
Kementerian Keuangan b. Pelaksanaan pengawasan intern di lingkungan Kementerian Keuangan terhadap kinerja dan keuangan melalui audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lainnya c. Pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu atas penugasan Menteri Keuangan d. Penyusunan laporan hasil pengawasan di lingkungan Kementerian Keuangan; dan e. Pelaksanaan administrasi Inspektorat Jenderal
43 4.1.1.4 Struktur organisasi Sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.01/2010, struktur organisasi Inspektorat Jenderal sebagai berikut:
Gambar 4.1.1.4 Struktur Organisasi Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan. Humas termasuk ke dalam bagian umum pada Sekretariat Inspektorat Jenderal (http://www.itjen.kemenkeu.go.id/).
44
Adapun struktur organisasi bagian umum pada Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan sebagai berikut:
Gambar 4.1.1.5 : Struktur Organisasi pada bagian umum Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan
45
4.1.2 Profil Unit Kerja 4.1.2.1 Jobdesk Unit - Unit pada Sekretariat Inspektorat Jenderal Sekretaris Itjen yaitu Drs. Sofandi Arifin, Ak., MPA., CFE. Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.01/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan, Sekretariat Inspektorat Jenderal mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas serta pembinaan dan pemberian dukungan
administrasi
kepada
semua
unsur
di
lingkungan
Inspektorat Jenderal. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Inspektorat Jenderal menyelenggarakan fungsi: Koordinasi kegiatan Inspektorat Jenderal, penataan organisasi dan ketatalaksanaan, pelaporan, dan pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan
auditor
eksternal
terhadap
unsur
Kementerian
Keuangan, penyusunan perencanaan dan pengelolaan keuangan;, Pembinaan dan pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan dan pelayanan
sistem
informasi
pengawasan;
dan
pelayanan
ketatausahaan dan kehumasan, protokoler dan kerumahtanggaan, perlengkapan, serta penugasan pengawasan.
4.1.2.2 Bagian Organisasi dan Tata Laksana Sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan no. 184 tahun 2011 pasal 1441-1444, Bagian Organisasi dan Tata Laksana mempunyai
tugas
melaksanakan
penataan
organisasi
dan
ketatalaksanaan, pelaporan, dan pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan
auditor
eksternal
terhadap
unsur
Kementerian
Keuangan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1441, Bagian Organisasi dan Tata Laksana menyelenggarakan fungsi: Pelaksanaan evaluasi organisasi, analisis jabatan, evaluasi sistem dan prosedur kerja, dan evaluasi pemeringkatan jabatan, pengelolaan
46 kinerja organisasi, manajemen risiko, analisis beban kerja, serta pelaksanaan legal drafting peraturan intern dan peraturan perundangundangan, penyusunan laporan akuntabilitas kinerja Sekretariat Inspektorat Jenderal, laporan akuntabilitas kinerja Inspektorat Jenderal, dan laporan periodik kegiatan pengawasan, pemantauan program dan kegiatan Inspektorat Jenderal, serta validasi pengolahan data hasil pengawasan; dan penyiapan bahan tanggapan dan tindak lanjut
hasil
pemeriksaan
terhadap
Inspektorat
Jenderal,
penghimpunan hasil pemantauan tindak lanjut yang dilaksanakan Inspektorat, penghimpunan hasil pemeriksaan dan pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan auditor eksternal, dan pemantauan tuntutan perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi terhadap unsur Kementerian Keuangan, serta pengolahan data hukuman disiplin pegawai Kementerian Keuangan.
Untuk dapat menjalankan fungsinya dengan baik, Bagian Organisasi dan Tata Laksana terbagi atas beberapa subbagian, yaitu: 1. Subbagian Organisasi, mempunyai tugas melakukan evaluasi organisasi, analisis jabatan, evaluasi sistem dan prosedur kerja, dan evaluasi pemeringkatan jabatan. 2. Subbagian
Ketatalaksanaan,
mempunyai
mempunyai
tugas
melakukan pengelolaan kinerja organisasi, manajemen risiko, analisis beban kerja, serta pelaksanaan legal drafting peraturan intern dan peraturan perundang-undangan. 3. Subbagian Pelaporan, mempunyai tugas melakukan penyusunan laporan akuntabilitas kinerja Sekretariat Inspektorat Jenderal, laporan akuntabilitas kinerja Inspektorat Jenderal, dan laporan periodik kegiatan pengawasan, pemantauan program dan kegiatan Inspektorat
Jenderal,
serta
validasi
pengolahan
data
hasil
pengawasan. 4. Subbagian Evaluasi dan Tindak Lanjut, mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan tanggapan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan terhadap Inspektorat Jenderal, penghimpunan hasil pemantauan
tindak
lanjut
yang
dilaksanakan
Inspektorat,
47 penghimpunan hasil pemeriksaan dan pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan
auditor
eksternal,
dan
pemantauan
tuntutan
perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi terhadap unsur Kementerian Keuangan, serta pengolahan data hukuman disiplin pegawai Kementerian Keuangan.
4.1.2.3
Bagian Perencanaan dan Keuangan Bagian Perencanaan dan Keuangan yang merupakan bagian dari Sekretariat
yang
mempunyai
tugas
melaksanakan
penyusunan
perencanaan dan pengelolaan keuangan. Berdasarkan tugas tersebut maka Bagian Perencanaa dan Keuangan menyelenggarakan fungsi : Penyusunan rencana strategis Sekretariat Inspektorat Jenderal, rencana kinerja tahunan dan penetapan kinerja, rencana anggaran, program kerja pengawasan tahunan, dan dokumen pelaksanaan anggaran Inspektorat Jenderal, pelaksanaan urusan perbendaharaan, pelaksanaan akuntansi serta penyusunan laporan keuangan dan laporan, perpajakan dan pengajuan permintaan pembayaran serta pengelolaan gaji dan tunjangan. Guna mendukung pelaksanaan fungsi dari Bagian Perencanaan Keuangan maka terbagi dari 4 subbagian, yaitu: 1) Subbagian
Perencanaan
dan
Anggaran,
mempunyai
tugas
melakukan penyusunan rencana strategis Sekretariat Inspektorat Jenderal, rencana kinerja tahunan dan penetapan kinerja, rencana anggaran,
program
kerja
pengawasan
tahunan,
dan
dokumen
pelaksanaan anggaran Inspektorat Jenderal. 2) Subbagian Perbendaharaan, mempunyai tugas melakukan urusan perbendaharaan. 3)
Subbagian Akuntansi, mempunyai tugas melakukan pelaksanaan akuntansi serta penyusunan laporan keuangan dan laporan perpajakan.
4)
Subbagian Permintaan Pembayaran dan Penggajian, mempunyai tugas melakukan pengajuan permintaan pembayaran serta pengelolaan gaji dan tunjangan.
48
4.1.2.4 Bagian Kepegawaian Bagian
kepegawaian
mempunyai
tugas
melaksanakan
pembinaan dan pengelolaan pegawai. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1449 PMK 184/01/2010, bagian kepegawaian menyelenggarakan fungsi : Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, personal profiling, dan konseling pegawai, perencanaan SDM, pelaksanaan assessment center, pengangkatan, penempatan, pengolahan
kepangkatan,
pemindahan,
pemberhentian,
dan
pemensiunan pegawai, serta mutasi kepegawaian lainnya, pelaksanaan urusan absensi, cuti, kesejahteraan, dokumentasi, pengelolaan basis data, pemberian penghargaan, pengelolaan administrasi sanksi, dan monitoring pelaksanaan kewajiban pegawai, pengolahan bahan perolehan angka kredit pejabat fungsional, penyusunan formasi, dan evaluasi kinerja pegawai.
Berdasarkan fungsi kepegawaian seperti yang disebutkan di atas maka Bagian kepegawaian memiliki 4 subbagian, yaitu : 1. Subbagian Pengembangan Pegawai, mempunyai tugas melakukan pendidikan dan pelatihan,personal profiling, dan konseling pegawai. 2. Subbagian Assessment dan Mutasi Kepegawaian, mempunyai yugas melakukan perencanaan SDM, assessment center, pengangkatan, penempatan, pengelolaan kepangkatan, pemindahan, pemberhentian, dan penyusunan pegawai, serta mutasi kepegawaian lainnya. 3. Subbagian Umum Kepegawaian, mempunyai tugas melakukan urusan absensi, cuti, kesejahteraan, dokumentasi, pengelolaan basis data, pemberian
penghargaan,
pengelolaan
administrasi
sanksi,
dan
monitoring pelaksanaan kewajiban pegawai. 4. Subbagian Jabatan Fungsional dan Evaluasi Kinerja, mempunyai tugas melakukan pengolahan bahan perolehan angka kredit pejabat fungsional, penyusunan formasi, dan evaluasi kinerja pegawai.
49
4.1.2.5 Bagian Sistem Informasi Pengawasan Mengacu
pada
Peraturan
Menteri
Keuangan
Nomor
184/PMK.01/2010 mengenai Organisasi dan Tata Kerja Kemeneterian Keuangan, Bagian Sistem Informasi dan Pengawasan mempunyai tugas melaksanakan pelayanan sistem informasi pengawasan. Dalam upaya melaksanakan tugas tersebut, Bagian Sistem Informasi dan Pengawasan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut: Perencanaan dan evaluasi kebijakan di bidang teknologi informasi serta pembangunan sistem dan aplikasi, pemeliharaan aplikasi, pengelolaan basis data internal, serta analisis penyajian informasi, pengumpulan dan pertukaran data elektronis Kementerian Keuangan serta pemberian dukungan pengembangan audit berbasis teknologi informasi dan pemeliharaan infrastruktur teknologi informasi,
pelatihan
aplikasi,
admnistrasi
sistem,
pengelolaan
kepustakaan teknologi informasi, serta pelayanan dan dukungan teknis kepada pengguna.
Struktur Organisasi Bagian Sistem Informasi Pengawasan terdiri atas 4 (empat) subbagian, yaitu sebagai berikut: 1) Subbagian Pengembangan Sistem dan Aplikasi, mempunyai tugas melakukan perencanaan dan evaluasi kebijakan di bidang teknologi informasi serta pembangunan sistem dan aplikasi. 2) Subbagian Pengelolaan Basis Data Internal, mempunyai tugas melakukan pemeliharaan aplikasi, pengelolaan basis data internal, serta analisis dan penyajian informasi. 3) Subbagian
Pengelolaan
Data
Eksternal,
mempunyai
tugas
melakukan pengumpulan dan pertukaran data elektronis Kementerian Keuangan serta pemberian dukungan pengembangan audit berbasis teknologi informasi. 4) Subbagian Dukungan Pengguna, mempunyai tugas melakukan pemeliharaan infrastruktur teknologi informasi, pelatihan aplikasi, administrasi sistem, pengelolaan kepustakaan teknologi informasi, erta pelayaan dan dukungan teknis kepada pengguna.
50
4.1.2.6 Bagian Umum Berdasarkan
Peraturan
Menteri
Keuangan
Nomor
184/PMK.01/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan,
Bagian
Umum
bertugas
melaksanakan
pelayanan
ketatausahaan dan kehumasan, protokoler dan kerumahtanggan, perlengkapan, serta penugasan pengawasan. Dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut, Bagian Umum menyelenggarakan fungsi-fungsi sebagai berikut: 1) Pelaksanaan urusan persuratan, kearsipan, kepustakaan, penggandaan, ekspedisi, kehumasan, komunikasi publik, pemantauan aktivitas harian Inspektorat jenderal, serta pendampingan kepada para pegawai Inspektorat Jenderal yang dalam pelaksanaan tugasnya dimintasi keterangan oleh aparat penegak hukum; 2) Pelaksanaan urusan dalam, akomodasi, protokoler, kerumahtanggan, pengangkutan, dan pemeliharaan inventaris kantor; 3) Penyusunan rencana kebutuhan, pelaksanaan pengadaan, pelaksanaan, penyiapan dokumen dan pelaporan layanan pemilihan penyedia barang/jasa, pencatatan, penyimpanan, penyaluran, pelaporan, dan penghapusan perlengkapan dan inventaris kantor; dan 4) Pelaksanaan administrasi penugasan pengawasan dan urusan perjalanan dinas.
Bagian Umum terdiri atas 4 (empat) subbagian, yaitu: 1. Subbagian Tata Usaha dan Kehumasan, mempunyai tugas melakukan urusan
persuratan,
kearsipan,
kepustakaan,
penggandaan,
ekspedisi,
kehumasan, komunikasi publik, pemantauan aktivitas harian Inspektorat Jenderal, dan pendampingan kepada para pegawai Inspektorat Jenderal yang dalam pelaksanaan tugasnya dimintai keterangan oleh aparat penegak hukum. 2. Subbagian Protokoler dan Rumah Tangga, mempunyai tugas melakukan urusan dalam, akomodasi, protokoler, kerumahtanggan, pengangkutan, dan pemeliharaan invetaris kantor.
51 3. Subbagian Perlengkapan, mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana kebutuhan pelaksanaan pengadaan, pelaksanaan, penyimpanan dokumen, dan pelaporan layanan pemilihan penyedia barang/jasa, pencatatan, penyimpanan, penyaluran, pelaporan, dan penghapusan perlengkapan dan inventaris kantor. 4. Subbagian
Penugasan
Pengawasan,
mempunyai
tugas
melakukan
administrasi penugasan pengawasan dan urusan perjalanan dinas.
4.1.3 Profil Informan Wawancara dilakukan kepada empat informan. Dua orang adalah informan kunci yaitu kepala subbagian humas dan salah satu staff pada unit humas Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan. Selanjutnya dua orang lainnya adalah informan pendukung yaitu staff pada unit humas. Informan kunci yang pertama adalah Bapak Budi Prayitno M.Si sebagai kepala subbagian hubungan masyarakat pada Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan. Pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab untuk memimpin dan mengawasi kegiatan humas diantaranya urusan persuratan, kearsipan, kepustakaan, penggandaan, ekspedisi, kehumasan, komunikasi publik, pemantauan aktivitas harian Inspektorat Jenderal, dan pendampingan kepada para pegawai Inspektorat Jenderal yang dalam pelaksanaan tugasnya dimintai keterangan oleh aparat penegak hukum. Informan kunci yang kedua adalah Rahma Setyaningsih, informan pendukung yaitu Putu Chandra Anggiantara dan Mujaini sebagai salah satu staff pada Humas Sekretariat Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan urusan persuratan, kearsipan, kepustakaan, penggandaan, ekspedisi, kehumasan, komunikasi publik, pemantauan aktivitas harian Inspektorat Jenderal, dan pendampingan kepada para pegawai Inspektorat Jenderal yang dalam pelaksanaan tugasnya dimintai keterangan oleh aparat penegak hukum.
4.2 Hasil Penelitian 4.2.1 Jenis informasi yang dikomunikasikan pemimpin kepada bawahan dan informasi yang disampaikan bawahan kepada pimpinan (komunikasi vertikal) terdiri dari :
52 Informasi yang disampaikan pimpinan terkait pelaksanaan kerja dan dasar pemikiran untuk pelaksanaan kerja, terdapat beberapa jenis yang pertama informasi berupa peraturan terkait pelaksanaan kegiatan tersebut. Pekerjaan dilakukan berdasarkan peraturan atau kebijakan. Kemudian berdasarkan pada pelaksanaan kegiatan pada tahun-tahun sebelumnya, pengalaman tahun sebelumnya dijadikan dasar untuk melakukan kegiatan di tahun yang ini. Kemudian informasi untuk melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait, dapat pula informasi untuk melakukan benchmarking pada unit lain yang telah melaksanakan kegiatan sebelumnya. Selain
itu,
informasi
yang
disampaikan
pimpinan
terkait
pelaksanaan kerja dan arahan untuk melakukan pekerjaan melalui rapat bulanan, monitoring, sejauh apa progress mengenai tugas harian bawahan. Berbeda pada saat sedang mempersiapkan event dimana tugasnya tidak harian, jadi rapat koordinasinya dilakukan rutin pada saat sebelum event. Sedangkan untuk tugas harian ada rapat koordinasi berkala. Budi Prayitno selaku pimpinan mengemukakan, “Tiap tugas sudah menjadi tanggung jawab masing-masing walaupun anggota tim menyelesaikan nya bersama-sama. Mereka menjadi PIC untuk hal sendiri-sendiri. Contonya Rahma menjadi PIC web, Nyoman menangani auditorial dan Dita menangani LP2P. PIC ditunjuk berdasarkan kompetensinya, Saya berusaha untuk menentukan PIC berdasarkan konsep ‘the right man in the right place’ , dan saya juga melihat kenyamanan dari orang itu sendiri. Jadi melihat dari dua sisi, sisi saya dan sisi anak buah saya yang ditunjuk sebagai PIC. Mereka enjoy tidak melakukan itu. Jika mereka keberatan saya memperkenankan mereka untuk mengajukan keberatan.PIC tersebut yang mengkoordinir dengan rekanrekan satu tim” (23/04/2014). Adapun informasi mengenai kebijakan dan kinerja pegawai yang disampaikan dari atas ke bawah meliputi informasi mengenai kebijakan yang dilakukan secara langsung, dengan tatap muka secara personal atau di forum atau rapat. Selama ini informasi mengenai kebijakan dan praktik organisasi dilakukan pada forum rapat. Contoh kebijakan pimpinan kepada bawahan, untuk kegiatan menangani website, terdapat peraturan dari Sekretariat Jenderal yaitu biro komunikasi dan layanan informasi, dimana
53 pengelolaan website itu sudah diatur. Pada Kementerian Keuangan telah menetapkan ketentuan kementerian keuangan KMK itu berisi tampilan atau template, content yang ada pada website dimana masing-masing unit eselon harus mengaplikasikan sesuai dengan KMK tersebut, jadi untuk tahun 2014 dilakukan kegiatan pembenahan website sesuai dengan ketentuan Menteri Keuangan tersebut. Selain itu, ada pula informasi mengenai kinerja pegawai. Untuk kinerja pegawai, dapat dilihat dengan menggunakan aplikasi yang namanya “e-performance”. Pada aplikasi tersebut, pencapaian kinerja disampaikan setiap tiga bulan satu kali berdasarkan target pada kontrak kerja. Pada kontrak kinerja ini, ada target yang harus dicapai. Ini yang disampaikan pada e-performance. Jadi e-performance berupa aplikasi untuk mengetahui progress atau capaian kinerja masing-masing pegawai. Misalnya untuk target kinerja diharuskan sebanyakan 108 kali posting berita pada website itjen, dan otomatis terlihat hasilnya di website, kita bisa melihat bahwa berapa banyak update berita yang dilakukan pasti tersimpan. Jadi, informasi mengenai kinerja pegawai diberikan melalui sistem. Selain itu terdapat penilaian perilaku, yang berupa penilaian silang untuk menilai perilaku individu, setiap bawahan diberikan penilaian yang sistemnya silang. Penilaian sistem silang ini untuk menilai perilaku individu. Misalnya antara pelaksana dengan pelaksana, pelaksana kepada atasan, atau atasan kepada pelaksana (bawahan). Pimpinan mengarahkan apabila terdapat kesalahan pada pelaksanaan kerja bawahannya, kemudian pimpinan memberi arahan yang benar seperti apa. Misalnya auditorial terlambat terbit, maka PIC yang bertanggung jawab pada auditorial yang akan ditanyakan oleh pimpinan, ia akan menanyakan sudah sejauh mana auditorial tersebut dikerjakan. Pimpinan humas mengemukakan, “Artinya jika menurut saya ada yang belum selesai, maka saya butuh itu untuk lebih diperhatikan, bila dalam satu hari ada lima orang yang harus diperingatkan, maka seluruhnya akan di ingatkan di hari yang sama. Namun jika saya merasa itu tidak perlu, maka saya tidak melakukannya. Jadi, semua bergerak di jalur, saya memberi tahu jalurnya kepada bawahan dan bawahan bergerak di jalur itu, tahu rambu-rambunya, saya mengharapkan bawahan dapat menginformasikan jika ada pergerakan. Saya
54 memastikan bahwa anak buah saya masih berada di jalurnya. Artinya, jika ada yang sudah agak keluar jalur maka saya akan mengarahkan kembali. Misalnya saya menyuruh Nyoman untuk memastikan keperluan bulpen untuk souvenir acara sudah lengkap. seperti itu. baik anak buah maupun saya sama-sama mempunyai timing masing-masing. Saat itu bertentangan, saya mencoba untuk memberi masukan. Contohnya saat saya mengingatkan anak buah saya bahwa jika tidak dikerjakan sekarang juga maka tidak akan selesai” (23/04/2014). Adapun Informasi untuk mengembangkankan rasa memiliki tugas disampaikan atasan kepada bawahan, dalam hal ini tim humas membentuk grup internal, melalui Google talk internal. Selain itu ada pula gathering. Seperti makan siang bersama dan itu mempengaruhi kekompakan anggota tim humas. Pimpinan membentuk bawahan agar hubungan dengan tim kuat, seperti melalui gathering. Pimpinan mengembangkan rasa memiliki tugas ditunjukkan dengan pernyataan, “Saya membangkitkan involving, artinya bawahan harus ikut bersama-sama dalam membangun. Artinya, itu adalah kerja bersama, apabila sukses nantinya akan menjadi sukses tiap orang juga. Jadi yang sering saya lakukan adalah dari mulai hal kecil, contohnya ide dari bawahan saya apreciate dan saya pertahankan sampai atas. Misalnya bawahan mengusulkan suatu program ‘Pak, mau ada program ini, bagus ya?’ kemudian saya akan meluncurkan ide tersebut sampai tingkat atas”(23/04/2014). Contoh yang disampaikan pimpinan bahwa dahulu ada seorang pegawai,yang saat ini sudah tidak bekerja. Ketika ada perpisahan Inspektur Jenderal
atau
Irjen,
pimpinan
meminta
pegawai
tersebut
untuk
menggambar. Gambarnya tidak terlalu bagus tetapi pimpinan merasa hal ini perlu untuk pegawai tersebut. Gambar seseorang memakai pakaian tentara sedang hormat. Lalu pimpinan membingkai gambar tersebut pada acara perpisahan Inspektur Jenderal, dan menunjukan nya kepada Inspektur Jenderal. Jadi pegawai ini merasa bangga dengan hal tersebut. Dalam beberapa keadaan apabila bawahan berhalangan untuk mengerjakan suatu tugas, maka pimpinan itu sendiri yang akan melakukannya. Ia mengemukakannya dalam contoh percakapan berikut: Pimpinan: Ki kemana kita ki? Bawahan : Harus ke sini pak, kita harus ngeprint ini ini. Pimpinan : Bisa ga kamu? Bawahan : Tidak bisa pak.
55 Pimpinan : Ya sudah kita ke glodok beli tinta. (dengan mengendarai motor menuju glodok membeli tinta sendiri). Seperti itulah gambarannya. Pimpinan juga mengatakan “saat puasa harus mencari buku, Saya akan pergi mencar. Jadi, pada saat dibutuhkan, ia akan turun. Turun seturun-turunnya. Artinya sama dengan bawahan. Melakukan apa yang mereka lakukan. Jadi memang karena saat itu saya merasa itu yang paling baik” (23/04/2014). Pimpinan membentuk bawahan bekerja bersama-sama dan ia tidak melakukan
dengan
hanya
menunjuk-nunjuk
saja,
tetapi
pimpinan
menunjukan melalui pernyataan berikut , “Ayo mencari yang namanya souvenir, lukisan, datang ke tokonya. Ayo, bersama-sama ke PRJ ayo. Blusukan ayo. Saya mengajak benar-benar sampai detail. Artinya inilah cara saya mendekati bawahan, cara saya bisa mengerti pekerjaan bawahan. Paling tidak, dengan mengetahui susahnya, saya tidak mudah menggampangkan suatu urusan” (23/04/2014). Di masa saat ini dimana informasi sangat mudah didapatkan, maka posisi pemimpin saat ini tidak lagi hanya memberikan informasi tetapi mengumpulkan informasi dari bawahan-bawahan nya dan setelah itu mengambil keputusan yang tepat. Jadi ada umpan balik atau feedback. Jadi komunikasi terjalin dua arah, tidak hanya bersifat intruksi terus menerus. Informasi yang disampaikan dari bawahan ke atasan untuk mengawasi kegiatan dalam organisasi dan memberi umpan balik atas instruksi atau informasi dari atas berupa laporan capaian kinerja. Pada laporan ini tidak hanya hasil saja yang dilaporkan, namun juga disampaikan hambatanhambatan dalam mencapai target kerja tersebut. Jadi selain laporan, juga turut disampaikan kendala-kendala kenapa hasil itu tidak tercapai atau kendala-kendala selama proses kegiatan tersebut berjalanan. Harapannya dengan penyampaian hambatan tersebut dapat dicari jalan keluarnya. Itu disebut mitigasi resiko. Dengan tujuannya agar periode selanjutnya, kegiatan kerja berjalan dengan lancar dan target terpenuhi. Feedback dari bawahan kepada pemimpin, yaitu informasi mengenai keluhan, masalah, pendapat, ide. Bawahan selalu terbuka mencari solusi dan konsultasi kepada atasan. Metode nya yaitu secara langsung atau face to face. Selain itu, feedback dari pemimpin ketika memberi tugas, ia memberikan arahan atau cara-cara
56 pelaksanaan nya lalu bawahan melaksanakan dan mengkoreksi. Intinya setidaknya pimpinan memberikan arahan. Pemimpin sangat demokratis, percaya, dan memberi arahan. Bentuk informasi mengenai keluhan, masalah, gagasan, ide disampaikan bawahan kepada atasan bisa secara langsung, baik itu personal maupun pada forum rapat. Di awal tahun, biasanya pimpinan kehumasan memanggil bawahan untuk menceritakan pengalaman, keluh kesah atau ideide. Pimpinan memanggil secara personal satu per satu, dikumpulkan dan dicatat oleh pemimpin tersebut. Bawahan bebas menyampaikan apa yang ingin disampaikan. Terkadang pada forum, bawahan menyampaikan ide secara langsung. Salah satu informan menyatakan, “yang saya garisbawahi, yang saya nilai salut, pimpinan saya setiap tahun memanggil satu per satu pegawainya. Dan beliau juga tahu ternyata di unitnya seperti ini. Karena tidak semua pegawai itu dapat dikontrol oleh pimpinan jadi itu adalah masukan dari pimpinan”(09/05/14). Budi Prayitno selaku pimpinan humas dan informan kunci mengemukakan, “Informasi mengenai keluhan yang disampaikan bawahan kepada saya terbuka dan bebas. Maksudnya, jika ada permasalahan, saya selalu pimpinan akan menceritakan kepada bawahan-bawahannya dan sebaliknya. Jadi informasi berjalan dua arah. Selama ini, keluhan yang disampaikan dari anak buah kepada saya secara orang per orang. Artinya secara kolektif belum ada, belum mendengar. Tetapi jika orang per orang ada. Tapi saya berusaha menjadi seperti bawahan. Jika ada kebijakan yang dikeluhkan bawahan seperti ‘kenapa kebijakan ini yang diambil pak?’, Saya selalu menjelaskan pokok permasalahan nya dari awal, sehingga orang tersebut tahu mengapa keputusan tersebut yang diambil” (23/04/2014).
57
Tabel 4.2.1 Reduksi data – Jenis Informasi Vertikal No Narasumber 1
Budi Prayitno (Kepala Divisi Humas)
Hasil Jenis informasi vertikal antara lain informasi mengenai arahan disampaikan
pimpinan
dengan
terlebih
dahulu
menentukan
bawahannya sebagai PIC melalui konsep “the right man in the right place” sesuai kompetensi dan kenyamanan bawahan. Ada yang bertugas mengkoordinir auditorial, ada pula yang mengkoordinir website. Pimpinan mengembangkan rasa memiliki tugas dengan mengusung ide kreatif atau gagasan program bawahannya kepada tingkat atas (Inspektur Jenderal) dan dengan mempersilahkan bawahan untuk mengikuti program pelatihan yang bermanfaat seperti diklat fotografi, kehumasan, dan sebagainya. Selain itu dengan ikut terjun langsung melakukan tugas bawahan, seperti mencari tools humas. Hal itu adalah cara pimpinan mendekati bawahan dan mengetahui bagaimana pekerjaan bawahannya. Bawahan dapat mengungkapkan keluhan kepada atasan baik mengenai dirinya sendiri atau pekerjaan secara interpesonal.
58 2
Rahma Setyaningsih (Staff Divisi Humas)
Informasi disampaikan pimpinan kepada bawahan mengenai peraturan, kebijakan, informasi mengenai pelaksanaan kegiatan pada tahun-tahun sebelumnya, pengalaman tahun sebelumnya yang dijadikan dasar untuk melakukan kegiatan di tahun ini, informasi mengenai koordinasi dengan unit lain, benchmarking pada unit lain yang telah melaksanakan kegiatan tersebut sebelumnya. Informasi mengenai kinerja disampaikan pimpinan dalam aplikasi “e-performance”, yang dinilai setiap tiga bulan, satu kali. Informasi dari bawah ke atas berupa laporan capaian kinerja. Disampaikan pula hambatan-hambatan dalam mencapai target kerja. Pimpinan memanggil setiap bawahannya pada awal tahun untuk mengungkapkan keluh kesah, kemudian pimpinan mencatat apa yang disampaikan bawahan.
3
Putu Chandra (Staff Divisi Humas)
Informasi disampaikan pimpinan kepada bawahan yaitu mengenai arahan pelaksanaan kerja dalam rapat monitoring, pemberian arahan berdasarkan penentuan PIC (Person In Charge). Pimpinan menentukan PIC berdasarkan kompetensi dan kenyamanan bawahan. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas juga dilakukan pimpinan dalam bentuk gathering agar hubungan dengan tim erat. Pimpinan tidak hanya memberikan informasi tetapi mengumpulkan informasi dari bawahan-bawahannya dan setelah itu mengambil keputusan yang tepat. Jadi ada umpan balik atau feedback. Komunikasi terjalin dua arah, tidak hanya bersifat instruksi. Feedback dari bawahan kepada pemimpin, yaitu informasi mengenai keluhan, masalah, dan ide. Bawahan selalu terbuka mencari solusi dan konsultasi kepada atasan.
59 4
Mujaini (Staff Divisi Humas)
Jenis informasi vertikal diantaranya informasi mengenai kinerja dari atasan ke bawahan berdasarkan pada peraturan setiap tahun. Selain informasi mengenai kinerja, terdapat informasi mengenai penilaian perilaku. misalnya antara
pimpinan menilai perilaku bawahan dan
bawahan menilai perilaku pimpinan. Penilaian tersebut melalui aplikasi bernama
e-performance.
Pimpinan
memberi
informasi
untuk
mengembangkan rasa memiliki tugas dengan membentuk grup internal pada google talk untuk dijadikan media komunikasi anggota divisi humas mengenai pekerjaan dan bincang-bincang informal. Bawahan secara terbuka dapat mengungkapkan permasalahannya kepada pimpinan.
4.2.2
Fungsi komunikasi horizontal dalam divisi humas Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan diantaranya : Dalam hal koordinasi penugasan kerja dilakukan antara anggota dalam tim humas, dimana untuk kegiatan dan tugas fungsi Kementerian Keuangan bagian kehumasan yang tercantum dalam PMK 184 tentang pengaturan organisasi, pembagian kerja dilakukan di tiap awal tahun. Masingmasing pegawai bertanggungjawab pada satu atau lebih kegiatan. Untuk kegiatan insidentil, misalnya penyelenggaraan workshop atau seminar, sosialisasi, pembagian dilakukan dengan membentuk susunan kepanitiaan kegiatan tersebut, dan selanjutkan ditetapkan dalam surat keputusan Inspektur Jenderal. Dalam mempersiapkan acara atau event, Bentuk pembagian kerja antar anggota dalam tim itu biasanya disertakan dengan pembagian kerja
60 masing-masing
anggotanya,
dimana
pembagian
disesuaikan
dengan
kompetensi masing-masing pegawai. Karena meskipun satu subbagian, masing-masing pegawai memiliki kemampuan dan kompetensi sendirisendiri. misalnya, A memiliki keahlian di bidang desain, jadi dia bertugas di bidang desain visual, B bertugas pada pengadaan tools kehumasan, souvenir karena beliau sudah mengikuti di klat atau ahlinya di bidang pengadaan barang dan jasa. Kemudian C, karena ia PIC updating website jadi ia mendapat bagian dokumentasi dan peliputan. Pada bagian tim humas, informasi mengenai pembagian tugas berdasarkan jobdesk masing-masing. Namun, antara satu sama lain dalam tim humas memiliki hubungan interpersonal yang cukup kuat dan dapat dikatakan kekeluargaan. Sehingga, jika ada anggota tim yang tugasnya sedang tidak padat , ia akan mengambil alih tugas rekan lain yang lebih banyak. Hal yang paling penting, sebagai tim goalnya adalah permasalahan dapat diatasi atau pekerjaan itu selesai. Tim humas berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan, dalam menciptakan rancangan suatu program pelatihan atau kampanye humas, seminar, workshop dengan melakukan rapat beberapa hari, minggu bahkan beberapa bulan sebelum penyelenggaraan acara. Contohnya adalah AAIPI (Asosiasi Auditor Pemerintah Indonesia) diselenggarakan bulan April, tetapi mulai Januari diadakan briefing dan meeting. Karena acara itu pasti butuh koordinasi dengan Event Organizer. Terlebih lagi dalam rencanya tersebut akan mengundang wakil presiden. Untuk itu perlu tahap-tahap, sehingga perlu koordinasi dua atau tiga bulan sebelum acara. Selanjutnya, koordinasi berjalan secara berkelanjutan baik secara rapat formal lanjutan maupun informal, koordinasi ringan sesama anggota, laporan atau koordinasi tiap angggota kepanitiaan. Penyampaian progress, misalnya melaporkan pada pimpinan sudah sampai dimana laporan dikerjakan, sehingga tidak perlu melalui rapat. Selain itu, dalam mempersiapkan acara besar, berbagi informasi melalui disposisi (surat perintah) hirarki dari kepala bagian kepada kepala sub bagian, dari kepala subbag kepada bawahan dan ditunjuk 1 PIC (Person In Charge). Selain dari tugas dan fungsi harian, pasti ada pula tugas setiap ada event. Untuk mempersiapkan event pastilah dilakukan rapat koordinasi
61 bersama tim humas secara tatap muka untuk melakukan pembagian kerja. Pertemuan sehari-sehari selalu dilakukan antara tim. Jadi diskusi selalu dilakukan dengan pertemuan langsung. Dalam hal ketidaksepakatan atau perbedaan pendapat yang terjadi, pemecahannya adalah dengan diskusi dengan semua anggota, untuk dicari langkah terbaik. Jika ada unit lain atau pegawai di luar bagian humas juga ikut dilibatkan. Terutama untuk kegiatan yang memang membutuhkan koordinasi dengan unit lain. Semua init yang terlibat diskusi untuk mencari jalan terbaik. Selain itu, salah satu informan pendukung yaitu Chandra mengemukakan: “perbedaan pendapat adalah hal yang wajar, pasti akan selalu ada. Dan teman berdebat adalah lawan berpikir, saling sharing. Tentu tidak menarik jika semua memiliki ide yang sama, jadi pada dasarnya jika ada hal positif maka akan diambil dari pendapat yang berlawanan antara satu dengan yang lainnya”(16/04/14). Mengenai perbedaan pendapat biasanya bila tim humas tidak mempunyai gagasan atau kompetensi yang lebih, maka akan bertanya kepada orang atau unit yang punya kompetensi lebih. Jawaban yang diperoleh dari unit lain akan di diskusikan kembali. Melihat mana yang lebih baik, jawaban dari anggota unit humas yang berbeda pendapat atau jawaban dari unit lain. Namun, konflik di dalam tim tidak pernah ada. Hal ini karena kepribadian setiap orang di unit humas yang selalu ceria, tidak ada yang pernah terbawa emosi. Komunikasi dalam tim dilakukan untuk membangun hubungan baik secara pribadi antar anggota. komunikasi dianggap sebagai kunci penting dalam suatu organisasi. Apalagi pekerjaan yang membutuhkan koordinasi dan kerjasama tim, komunikasi adalah jembatannya. Perencanaan, progress kegiatan, hambatan, capaian kegiatan, disampaikan ke seluruh anggota tim melalui media yang bernama “komunikasi”. Selain itu,salah satu narasumber pendukung yaitu Mujaini mengemukakan , “Komunikasi personal antara tim humas dilakukan secara langsung dan melalui media sosial. Secara langsung melalui pertemuan sehari-hari, dan secara informal pertemuan saat weekend dilakukan seperti acara nonton dan makan bersama. Dan media sosial yaitu chat melalui gtalk. Diluar jam kantor,
62 secara informal, tim humas jalan-jalan bersama, nonton bersama di bioskop untuk merekatkan hubungan. Saling bercerita hal pribadi antara satu dengan yang lain nya, hal ini berarti ada kepercayaan antara satu dengan yang lain. Satu sisi, hal ini diyakini bisa satu memperkuat emosional diantara rekan-rekan dalam tim”(29/04/14).
Tabel 4.2.2 Reduksi data – Fungsi Komunikasi Horizontal
No
Narasumber
Hasil
63 1
Rahma Setyaningsih (Staff Divisi Humas)
Fungsi komunikasi horizontal untuk berbagi koordinasi tugas dalam tim humas, disesuaikan kepada kompetensi anggota. Misalnya dalam mempersiapkan acara, yang bertanggung jawab pada bidang desain visual, pengadaan tools kehumasan, peliputan atau pengelolaan website disesuaikan pada kompetensi tiap anggota. Tim humas juga melakukan briefing dan meeting beberapa minggu sebelum pelaksanaan acara guna berbagi gagasan akan program. ketidaksepakatan atau perbedaan pendapat pasti ada. Pemecahannya adalah dengan diskusi dengan semua anggota untuk dicari langkah terbaik.
2
Putu Chandra (Staff Divisi Humas)
Fungsi komunikasi horizontal untuk koordinasi tugas tim. Informasi mengenai pembagian tugas antara anggota tim humas berdasarkan jobdesk masing-masing, tetapi antara satu sama lain dalam tim humas memiliki hubungan interpersonal yang cukup kuat dan kekeluargaan. Sehingga, anggota yang tugasnya sedang tidak padat, akan membantu tugas rekan lain yang lebih padat. Hal yang terpenting, sebagai tim goalnya dapat tercapai. Dalam mempersiapkan acara besar, koordinasi bersama tim humas secara tatap muka. Pertemuan sehari-sehari dan diskusi selalu dilakukan secara langsung. Perbedaan pendapat dipandang sebagai hal yang wajar dikarenakan rekan satu tim adalah lawan berpikir dan bertukar informasi, hal positif
dapat diambil dari
pendapat yang berlawanan antara satu dengan yang lainnya. 3
Mujaini (Staff Divisi Humas)
Fungsi komunikasi horizontal untuk koordinasi tugas tim melalui penetapan PIC atau kompetensi masing-masing anggota. Fungsi komunikasi horisontal selanjutnya untuk berdiskusi untuk mencari jalan keluar atas perbedaan pendapat. Jika tim tidak dapat menemukan solusi maka unit lain yang memiliki kompetensi pada masalah tersebut akan dilibatkan.
64
4.2.3 Metode komunikasi horizontal yang digunakan dalam divisi humas Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan meliputi: Bentuk komunikasi dalam tim yang dilakukan diantaranya rapat, dilaksanakan secara reguler. Rapat ini untuk membahas capaian kinerja dan hambatan-hambatan yang dihadapi. Rapat juga dilaksanakan setiap akan ada kegiatan seperti workshop, seminar. Untuk interaksi pribadi secara berkelanjutan selalu dilakukan. Baik yang bersifat spontan, atau yang
65 terjadwal. Telepon, hanya ketika diperlukan. Terutama untuk kegiatankegiatan yang memerlukan koordinasi secara berkelanjutan. Kegiatan sosial, belum pernah dilakukan. Kegiatan yang menciptakan rasa kebersamaan dilakukan, seperti family gathering, outbond. Kegiatan ini dilakukan untuk meningkatkan kekompakan sesama pegawai, lebih mempererat hubungan. Untuk yang lebih santai, seperti pada 14 April 2014 memperingati ulang tahun salah satu anggota tim humas. Selain itu, metode komunikasi tim yang paling sering adalah face to face. Pertemuan langsung dirasa lebih menarik daripada sosial media. Komunikasi pribadi melalui tatap muka dapat memberi kontribusi bagi hubungan antarpersonal dan pekerjaan. Kedekatan antar pegawai dianggap membawa manfaat positif terutama dalam pekerjaan. Kedekatan antar personal, menghilangkan gap seperti rasa sungkan. Perbedaan junior dan senior tidak terlihat, sehingga kekompakan bisa terus dijaga. Kelancaran komunikasi dapat mempermudah suatu pekerjaan, karena koordinasi dapat dilakukan secara terus menerus. Selain itu, pembicaraan dalam pertemuan formal maupun informal dilakukan juga berkontribusi dalam hal tukar pikiran mengenai pekerjaan tim. Bentuk komunikasi tim tersebut mendukung dalam penyampaian gagasan setiap orang untuk menyempurnakan pekerjaan tim humas. Rahma selaku narasumber kunci mengemukakan: “Terlebih lagi kehumasan itu tidak bisa dilakukan dengan “diam”. Yang ada di humas itu adalah bicara, ide, kreativitas, tim, event, koordinasi. Kesemua itu dapat diwujudkan melalui komunikasi. Komunikasi yang efektif menyempurnakan pekerjaan di kehumasan. Komunikasi sudah merupakan suatu keharusan. Komunikasi dua arah. Informasi digali dari berbagai pihak yang terlibat dalam suatu masalah, baru dapat dicari pemecahannya. Pemecahannya pun dilakukan melalui komunikasi, baru action. Selain itu, Dengan pertemuan face to face ini, tiap anggota bebas dan terbuka menyampaikan gagasan dan ide satu sama lainnya”(09/05/14). Hambatan atau kelemahan yang terjadi pada saat komunikasi tim dilakukan melalui metode tersebut diantaranya, terlalu banyaknya informasi yang masuk, terkadang membuat keputusan tidak dapat segera diambil. Selain itu, terdapat pula kelemahan dari bergantungnya anggota tim terhadap komunikasi tatap muka. Pada saat ada anggota tim yang ditugaskan dinas
66 keluar kota. Hal itu membuat anggota tim jarang bertemu. Saat hal itu terjadi, anggota tim memanfaatkan sosial media untuk berbagi informasi. Dalam hal kepercayaan antara tim humas, kepercayaan yang diberikan antara rekan-rekan dalam tim humas terkait penyelesaian kerja, sampai dengan saat ini, pegawai saling percaya satu sama lain. Karena pembagian kerja hitam di atas putih sudah jelas melalui kontrak kinerja. Pembagian kerja diketahui oleh atasan langsung. Pembagian ini tentu saja telah disesuaikan dengan kemampuan dan kompetensi masing-masing pegawai. “Right man on the right place”, sudah benar-benar diterapkan di subbag humas ini. Jadi sudah pada kompetensi dan bagian masing-masing. kepercayaan satu sama lain dalam pelaksanaan kerja sangat besar. Masing-masing anggota yakin terhadap kemampuan rekan-rekan pada satu tim humas.
Tabel 4.2.3 Reduksi data – Metode Komunikasi Horizontal No
Narasumber
Hasil
67 1
Rahma
Metode komunikasi horizontal melalui rapat, interaksi pribadi
Setyaningsih secara tatap muka, telefon. Kegiatan informal juga dilakukan (Staff Divisi anggota tim seperti gathering, outbond, merayakan ulang tahun Humas)
anggota tim. Hubungan interpersonal antar anggota membawa manfaat positif pada pekerjaan dalam menghilangkan gap seperti rasa sungkan dimana perbedaan junior dan senior tidak tampak. Kepercayaan antar anggota yang besar dikarenakan setiap anggota bertanggung jawab pada bidang yang sesuai dengan kompetensi atau dapat dikatakan “Right man on the right place”.
2
Putu
Metode komunikasi tim yang paling sering adalah face to face.
Chandra
Pertemuan langsung dirasa lebih menarik daripada sosial media.
(Staff Divisi metode tatap muka tersebut dapat memberikan kontribusi bagi hubungan antarpersonal dan pekerjaan dimana pembicaraan
Humas)
dalam pertemuan formal maupun informal dalam hal tukar pikiran mengenai pekerjaan tim. Dengan pertemuan face to face ini, tiap anggota bebas dan terbuka menyampaikan gagasan dan ide satu sama lainnya.
3
Mujaini
Metode komunikasi horisontal dilakukan melalui kegiatan
(Staff Divisi
informal dalam tim humas yang dilakukan setiap akhir pekan,
Humas)
seperti nonton bersama dan makan bersama. Dimana kegiatan tersebut dilakukan dengan tujuan agar anggota dapat saling bercerita mengenai masalah pribadi dan juga masalah pekerjaan. Sehingga dapat memperkuat hubungan antar anggota dalam tim.
4.2.4 Cara pimpinan humas mengendalikan, mengarahkan, mendorong, melibatkan, serta memberi ganjaran kepada bawahan atau anggota divisi humas diantaranya melalui: Pengawasan yang dilakukan pimpinan kepada bawahan yang dibagi dalam pengawasan jangka pendek dan pengawasan jangka panjang.
68 Pengawasan jangka pendek dilakukan melalui rapat monitoring satu minggu satu kali. Dalam hal ini Kepala bagian humas melakukan rapat yang berisi: arahan mengenai hambatan-hambatan dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi, sebagai pengingat (reminder) akan target-target, juga motivasi. Pengawasan jangka panjang dilakukan dengan rapat monitoring tiga bulan satu kali (triwulanan). Rapat monitoring triwulanan ini disertai dengan presentasi capaian masing-masing subbag pada periode yang bersangkutan. Hasil rapat ini nanti menjadi dasar pimpinan untuk disampaikan pada rapat tingkat Sekretariat pada Inspektorat Jenderal. Selain itu, Pengawasan pimpinan juga dilakukan dengan mengecek tugas secara berkala. Sebelumnya sudah diberikan deadline. Misalnya deadline dalam waktu dua minggu. Pada minggu pertama misalnya pada hari ke lima pasti akan ditanya progress tugas sudah sampai dimana. Kemudian, dari hasil wawancara dengan kepala subbagian humas yaitu bapak Budi Prayitno, pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan kepada bawahan menggunakan konsep management by exception. Maksud dari konsep ini dikemukakan oleh pimpinan, “Sepanjang saya tidak melihat ada hal-hal yang keluar jalur, saya akan membiarkan dan mendukung anak buah saya berkreasi bahkan jika hal itu menambah sisi positif bagi mereka” (23/04/2014). Bentuk pengawasan pimpinan kepada bawahan bersifat langsung didukung jarak ruangan dekat misalnya mendatangi bawahan, menanyakan mengenai tugas yang telah diberikan. Selain itu pengawasan juga dilakukan melalui google talk, pimpinan menanyakan progress sudah sampai dimana. Namun jika dalam mempersiapkan suatu event, semua bersama-sama berkumpul, bentuk pengawasan juga langsung. Pimpinan menanyakan sudah berapa persen perkembangannya. Atau jika jarak pimpinan dan bawahan jauh, maka pengawasan dilakukan melalui telefon. Namun jika tugas harian, bentuk pengawasan terbagi dua yaitu secara personal dan melalui google talk. Adapun batasan-batasan yang ditetapkan atasan dalam melakukan pekerjaan, kepala bagian memberi kebebasan. Memberikan kebebasan pada bawahan untuk berkreasi tetapi di akhir atau saat deadline, pimpinan akan memberi saran perbaikan tentang bagaimana seharusnya. Jadi di awal tidak
69 dibatasi harus seperti apa. Selain itu, mengenai batasan yang ditetapkan kepada bawahan, sesuai dengan peraturan yang berlaku pada Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan. Integritas harus selalu dijaga. Intinya, kegiatan apapun diperkenankan selama tidak merusak nama baik institusi dan tidak melanggar peraturan mengenai disiplin pegawai yang tertera dalam PP 53. Tindakan koruptif dan nepotisme serta memanfaatkan kekuasaan atau kewenangan jelas dilarang oleh Pimpinan Humas. Namun larangan tersebut tidak hanya oleh pimpinan tetapi juga karena humas selaku unit internal pengawas pada Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan. Dari hasil wawancara kepada kepala subbagian humas, ditemukan bahwa batasan pada instansi pemerintahan sudah ketentuan umum. Baik di informasikan atau tidak setiap pegawai sudah harus tau. Secara umum, batasan berasal dari kantor. Dan ditambah pula pernyataan dari pimpinan humas berikut, “Budaya dari unit ini sendiri, dimana setiap unit kan pasti punya gaya sendiri-sendiri. Batasan tersebut mengarah pada budaya pada tim humas. Dalam beberapa kondisi misalnya, Rahma saya perkenankan untuk dapat langsung berkomunikasi dengan bagian unit lain. Hal seperti itu saya perkenankan karena dapat memberi hal positif bagi mereka untuk kedepannya. Hal yang tidak saya perbolehkan adalah apabila jasa yang dilakukan oleh anak buah saya mendapat bayaran dari orang atau unit lain, seperti jasa design Chandra atau yang lainnya. Jika ditemukan hal seperti itu, saya akan melakukan apa yang harus saya lakukan, memberikan punish kepada yang bersangkutan” (23/04/2014). Dalam hal pemberian arahan atau perintah kepada bawahan dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Secara langsung, Pimpinan langsung menyampaikan kepada pegawai yang ditunjuk. Dapat berupa lisan maupun bisa secara tertulis. Kemudian secara tidak langsung, kepala bagian menyampaikan melalui kepala subbagian humas kemudian diteruskan kepada pegawai yang ditunjuk. Metode penyampaian bisa melalui tatap muka langsung ataupun melalui lembar disposisi. Selain itu ditemukan pula hasil penelitian bahwa metode pimpinan memberi tugas kepada bawahan yang lebih sering digunakan adalah face to face, karena didukung jarak ruangan yang dekat. Dari hasil wawancara dengan kepala bagian humas, ditemukan bahwa metode menyampaikan arahan dapat menggunakan media sosial yaitu google talk dan melalui tatap muka langsung,
70 dan apabila anggota tim lengkap, diadakan rapat. Metode yang paling sering digunakan yaitu tatap muka langsung. Pimpinan menyatakan, “karena daya serap setiap orang berbeda-beda sehingga cara saya memberi instruksi pun melihat dari pribadi setiap bawahannya. Ada orang yang lebih menyukai informasi langsung dan ada orang yang tidak. Bagi saya metode tatap muka langsung antar personal lebih efektif dibanding metode tatap muka langsung ke banyak orang, karena lebih mudah untuk orang memahaminya. Karena jika tatap muka secara personal makna lebih dalam dan bawahan pun lebih mengerti apa yang dimaksud. Berbeda dengan informasi yang disampaikan kepada banyak orang karena hanya dapat memberikan informasi yang umum” (23/04/2014). Adapun bimbingan yang dilakukan atasan kepada bawahan dalam penyelesaian tugas, dimana dalam penyampaian capaian kinerja, biasanya kepala subbagian humas atau pegawai menyampaikan hambatan-hambatan yang dihadapi, biasanya terkait mengapa target tidak sesuai dengan yang direncanakan, tidak tercapai pada periode yang sudah ditetapkan. Selanjutnya Kepala subbagian humas memberikan arahan tentang bagaimana mengatasi hambatan-hambatan tersebut , atau biasanya kalau di Itjen itu disebut mitigasi resiko. Mitigasi resiko ini dapat berupa action, pembuatan kebijakan, atau melakukan koordinasi dengan Bagian atau unit lain yang terkait. Terutama untuk kegiatan yang memang itu gabungan. Selain itu, motivasi dan dukungan dilakukan sering dan berkala, bagaimana progress yang dilakukan, monitoring tentang pekerjaan yang sudah dibebankan dan bentuk motivasi dilakukan dengan sharing materi mengenai konsep manajemen. Bimbingan yang diberikan dari atasan kepada bawahan apabila itu adalah hal yang baru atau tugas yang baru, maka bawahan akan diberikan instruksi karena bawahan belum mengetahui dengan jelas dasardasarnya seperti apa. Tetapi jika itu adalah hal atau tugas yang berulang, pimpinan secara otomatis hanya mengingatkan saja karena menurut salah satu staff humas, “Pak Budi sudah percaya dengan kemampuan anak buahnya. Artinya kalau memang dirasa sudah bisa dilepas atau mengerjakan sendiri, maka pantauan nya tidak terlalu menuntun, Jadi, ada kebebasan untuk para bawahannya. Karena percaya dengan kemampuan bawahannya. Karena hal itu baik bagi bawahan untuk mengembangkan kreatifitas”(29/04/14).
71
Pimpinan subbagian humas menyatakan : “Saya bahagia jika setiap anak buah bisa maju. Saya tidak pernah membatasi bawahan untuk berkreasi. Bahkan jika ada diantara mereka yang ingin pindah ke unit lain dan mungkin bagian lain mereka anggap itu lebih menarik, saya tidak akan menghalangi dan terus mendukung bawahan nya untuk maju. Saya menganggap mereka seperti keluarga sendiri. Dan saya mengharapkan mereka pun menganggap saya sebagai keluarga. Diluar kedinasan atau diluar hubungan kerja dirinya pun saya berusaha dekat dengan mereka. Baik atau buruk harus tetap fight bersama” (23/04/2014). Dalam membuat keputusan, kepala bagian humas sangat terbuka menerima saran dan masukan dari bawahan. Untuk komunikasinya sendiri dapat dilakukan dengan berbagai cara dan dengan sarana yang bermacammacam. Melalui tatap muka langung baik personal atau dalam rapat, dan melalui media tidak langsung, melalui metode informal seperti chatting pada google talk. Pegawai dipersilakan untuk menceritakan keluh kesah, suka duka, dan saran serta masukan kepada pimpinan di bagian humas. Ini merupakan salah satu cara yang nanti akan digunakan pimpinan untuk menentukan kebijakan
selanjutnya
dan
penetapan
capaian
kerja
dalam
setahun
kedepan.Selain itu, salah satu informan pendukung menyatakan, “Dalam pemecahan masalah, pimpinan memberi solusi sementara, selanjutnya meminta pendapat – pendapat dari bawahan. Ketika tidak ada masukan dari bawahan maka solusi sementara itu yang dipakai namun jika ada masukan, maka akan diambil suara terbanyak dari bawahan untuk mendapat keputusan akhir. Komunikasi yang terjadi pada unit humas terbuka dan supel. Sebagai pemimpin , ia tahu bagaimana memposisikan diri secara vertikal dan horizontal. Jadi bawahan akan menghargai / respect sehingga bawahan pun memposisikan dirinya dan tahu waktu kapan saat serius dan kapan saat berbincang informal dengan rekan-rekan”(16/04/14). Selama ini, dalam membuat keputusan, unit humas selalu membahas terlebih dahulu masalah bersama-sama. Melihat dari dari sudut pandang bawahan seperti apa dan sudut pandang pimpinan seperti apa. Jika bawahan belum menemukan solusi, unit humas akan menanyakan hal tersebut ke unit yang memiliki kompetensi yang lebih. Pendapat atau gagasan dari unit lain tersebut yang akan digunakan. Jadi, keputusan tidak diambil jika satu tim tidak memahami ilmunya sama sekali.
72 Dalam membuat keputusan bawahan dapat memberi pandangan atau mungkin kritik, jadi dipikirkan bersama. Artinya jika pandangan tersebut tepat maka akan dituruti. intinya, segala keputusan dibuat dengan selalu musyawarah, jadi selalu menghargai ide. Contohnya ketika membeli souvenir untuk acara, pimpinan memberi masukan baiknya seperti apa, jika bawahan setuju dan sependapat maka ide tersebut yang dipakai namun apabila menurut bawahan ide tersebut tidak tepat maka mereka akan langsung berbicara kepada pimpinan, merekomendasikan ide lain. Jadi, setiap ada acara selalu ada komunikasi antara pimpinan dan bawahan. Adapun bentuk ganjaran seperti penghargaan dari atasan kepada bawahan atas keberhasilan kerja, sering dilakukan secara verbal atau pujian yang nantinya diharapkan dapat meningkatkan motivasi pegawai yang bersangkutan. Selain verbal, secara financial juga dilakukan. Dalam kegiatan kerja tertentu kenggotaannya ditetapkan dalan Surat Keputusan (KEP) Inspektur Jenderal. Rewards untuk anggota yang masuk dalam KEP tersebut diberikan reward dalam bentuk honorarium. Selain itu penghargaan yang diberikan pimpinan kepada bawahan berupa gathering, mengajak makan. Dalam mengapresiasi kinerja yang baik, pimpinan memberikan pujian langsung, tatap muka dan melalui sosial media. Contohnya, Setelah event selesai, pimpinan membuat ucapan “terima kasih” pada media sosial, atau datang langsung ke ruangan bawahan untuk memberikan pujian”. Pimpinan menganggap, sukses itu adalah sukses bersama, jika ada bawahan yang sudah mulai merenggang maka akan ia eratkan lagi. Jika terjadi singgungan ia pasti akan turun langsung menyelesaikan masalah dengan cara mengajak bawahannya
makan siang siang bersama. Hal itu dilakukan
pimpinan untuk menunjukkan bahwa dirinya bisa memposisikan diri menjadi atasan dan dapat pula sejajar dengan bawahannya. Pimpinan menyatakan, “Saya berada di belakang anak buah saya untuk mendorong mereka agar terus maju layaknya Ki Hajar Dewantara. Terkadang saya bisa menjadi teman bercerita dan bercanda dengan mereka” (23/04/2014). Ia menyatakan bahwa dirinya berusaha untuk bisa berada di tengah bawahan-bawahannya agar mereka tidak takut karena memang hal itu tidak
73 perlu. Pimpinan memperkenankan pendapat apapun yang dikemukakan bawahannya. Ia menyatakan bahwa dirinya bukan gudang kebenaran. Jadi, semua dilakukan bersama-sama dan bentuk penghargaan pimpinan dilakukan dengan memberi kebebasan pada setiap bawahan nya untuk berkreasi, mengemukakan
pendapat,
dan
berbincang-bincang
informal.
Kepercayaan yang diberikan pimpinan kepada bawahan sangat besar. Karena ini itu memang penting dalam organisasi. Idealnya memang kepercayaan harus diberikan dari atasan. Pada unit humas, kepercayaan yang sangat besar juga kepada bawahannya. Di awal sudah diberi kebebasan untuk mengerjakan tugas, dan jika sudah selesai baru dilaporkan. Pada saat awal bawahan melakukan pekerjaan, pimpinan tidak menentukan batasan-batasan. selama itu sesuai dengan SOP , sesuai dengan aturan dan tidak diluar SOP.
Tabel 4.2.4 Reduksi data - Cara pimpinan humas mengendalikan, mengarahkan, mendorong, melibatkan, serta memberi ganjaran kepada bawahan atau anggota divisi humas No
Narasumber
Hasil
1
Budi Prayitno
Bentuk
(Kepala Divisi
pelaksanaan kerja dengan memberi kebebasan kepada bawahan,
Humas)
selama tidak melanggar peraturan maka hal apapun akan
pengawasan
pimpinan
kepada
bawahan
dalam
74 didukung guna mengembangkan kreatifitas bawahan. Pimpinan memperkenankan bawahan berkomunikasi dengan anggota unit lain, bila hal itu positif untuk bawahannya. Metode untuk memberi intruksi melalui google talk, tatap muka dan forum rapat. Pimpinan lebih menyukai tatap muka karena pemahaman setiap
bawahannya
berbeda-beda
sehingga
pimpinan
menyesuaikan pada pribadi bawahannya. Motivasi oleh pimpinan dalam bentuk dukungan, kepercayaan, dan secara verbal pimpinan menyatakan “baik atau buruk harus berjuang bersamasama”. Dalam membuat keputusan pimpinan menghargai ide dan kritik, dan selalu dilakukan dengan mengumpilkan pendapat dari bawahan. Pimpinan dapat memposisikan diri sejajar dengan bawahan saat berbincang-bincang secara informal. 2
Rahma
Pengawasan melalui rapat monitoring satu kali dalam satu
Setyaningsih
minggu untuk membahas mengenai hambatan bawahan dalam
(Staff Divisi
pelaksanaan tugas dan. Pemberian arahan pimpinan kepada
Humas)
bawahan dilakukan melalui tatap muka atau tertulis yakni melalui lembar disposisi. Bimbingan dilakukan pimpinan dalam bentuk
mitigasi
resiko,
dimana
bawahan
dipersilahkan
menginformasikan hambatan yang dihadapi, kemudian pimpinan mencari jalan keluar seperti action, pembuatan kebijakan atau koordinasi dengan unit lain. Dalam pembuatan keputusan, pimpinan amat terbuka akan saran dan gagasan dari pimpinan dijadikan dasar pembuatan kebijakan. Penghargaan diberikan pimpinan kepada bawahan secara verbal melalui pujian dan financial melalui honorarium kepada bawahan yang berprestasi. 3
Putu Chandra
Pengawasan pimpinan kepada bawahan dilakukan dengan
(Staff Divisi
mengecek tugas secara berkala, dua hari sebelum deadline.
Humas)
Pimpinan memberi kebebasan berkreasi pada bawahan dalam melaksanakan tugas,
dan jika sudah selesai baru dilaporkan
untuk kemudian diberikan saran perbaikan. Di awal, pimpinan tidak menentukan batasan-batasan. Pemberian arahan dilakukan secara tatap muka, didukung oleh jarak ruangan yang dekat.
75 Motivasi dilakukan oleh pimpinan dengan memberikan ilmu atau mengformasikan materi mengenai konsep management kepada bawahan. Dalam pembuatan keputusan, pimpinan memberi solusi sementara, selanjutnya meminta pendapat – pendapat dari bawahan. Pembuatan keputusan melalui suara terbanyak dari bawahan untuk mendapat keputusan akhir. Komunikasi yang terjadi pada unit humas terbuka, supel. Pimpinan mengetahui bagaimana memposisikan diri secara vertikal
dan
horizontal,
sehingga
bawahan
juga
dapat
memposisikan diri dan tahu waktu kapan seharusnya serius bekerja dan berbicang-bincang informal. Penghargaan dari pimpinan dalam bentuk apresiasi kinerka baik dari bawahan yaitu berupa gathering atau mengajak makan bersama, pimpinan memberikan pujian langsung, tatap muka dan melalui sosial media. Contohnya: setelah event membuat ucapan terima kasih pada sosial media atau datang langsung ke ruangan bawahan untuk memberikan pujian. 4
Mujaini (Staff
Pengawasan dilakukan secara tatap muka, pimpinan mendatangi
Divisi Humas)
bawahan secara langsung untuk menanyakan pencapaian kerja sejauh apa. Dalam penyampaian arahan pimpinan lebih sering secara langsung karena didukung jarak ruangan yang dekat. Selain tatap muka, pengawasan juga dilakukan melalui google talk. Pimpinan memberikan kebebasan kepada bawahan untuk berkomunikasi dan berkreasi dalam pelaksanaan tugas selama tidak melanggar peraturan dan disiplin pegawai seperti tindakan korupsi dan nepotisme. Bimbingan diberikan pimpinan kepada bawahan apabila tugas yang diberikan kepada bawahan merupakan hal yang baru. Pimpinan sangat mempercayai kemampuan
bawahan
karena
hal
itu
dianggap
dapat
mengembangkan kreatifitas setiap bawahan dalam divisi humas. Dalam
pengambilan
keputusan,
pimpinan
dan
bawahan
membahas melalui sudut pandang pimpinan dan bawahan. Apresiasi atas kinerja yang baik dilakukan pimpinan dalam
76 bentuk makan siang bersama.
4.2.5 Hasil Penelitian ditunjukan melalui bagan berikut : Gaya Kepemimpinan Kepala Humas (Partisipatif/Pengajak Serta)
Aliran informasi horizontal dalam komunikasi internal
Aliran informasi vertikal dalam komunikasi internal
77
Fungsi komunikasi
Metode komunikasi
horizontal dalam divisi
horizontal
humas
- Untuk koordinasi kerja tim seperti susunan kepanitiaan acara -Untuk berbagi informasi mengenai rencana program acara -Untuk meperoleh solusi atas ketidaksepakatan pendapat anggota dalam tim -Untuk
Metode komunikasi dalam tim dilakukan secara formal yaitu melalui rapat secara reguler, dan secara informal melalui google talk, family gathering, outbond, bincangbincang informal secara tatap muka, dan diluar jam kerja setiap akhir pekan, anggota tim humas makan malam dan menonton film bersama-sama di bioskop satu kali dalam satu
Jenis Informasi yang dikomunikasikan pimpinan ke bawahan dan sebaliknya
Kontrol, arahan, dukungan pimpinan kepada bawahan
Informasi mengenai
Rapat monitoring
arahan untuk
satu kali dalam satu
melakukan tugas,
minggu, arahan
kebijakan, dan
melalui tatap muka,
benchmarking dengan
disposisi dan google
unit lain
talk
-Informasi mengenai
- kebebasan berkreasi
penentuan PIC,
dan berkomunikasi
progress kerja,
dengan unit lain.
pelaksaanaan kerja
- motivasi melalui
-Informasi mengenai
mitigasi resiko dan
nilai kinerja dan nilai
sharing materi
perilaku bawahan
management
melalui e-performance
- Pembuatan
-Informasi
keputusan
hubungan personal
membangun
berorientasi bawahan
satu sama lain
kebersamaan tim dan
dalam tim humas.
Informasi berupa
membangun
laporan, ide , saran, keluhan dari bawahan
-Penghargaan secara verbal, gathering dan honorarium
78
4.3 Pembahasan Analisis pertanyaan penelitian pertama yaitu jenis informasi yang dikomunikasikan pemimpin kepada bawahan dan informasi yang disampaikan bawahan kepada pimpinan (komunikasi vertikal). Arah Aliran Informasi dalam organisasi sebagaimana dikemukakan oleh Pace dan Faules (2010 : 184) diantaranya yaitu komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Katz dan Kahn dalam (Pace dan Faules, 2010:185) mengemukakan ada lima jenis informasi yang biasanya dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan; (1) Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, (2), Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, (3) informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi (4) informasi mengenai kinerja pegawai dan (5) informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Berkaitan dengan konsep yang dikemukakan Katz dan Kahn di atas, jenis informasi yang pertama yaitu informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan. Dalam divisi humas, informasi yang disampaikan pimpinan terkait arahan untuk melakukan pekerjaan diberikan atasan bila tugas yang dibebankan kepada bawahan adalah sesuatu yang baru, karena bawahan belum mengetahui dasar-dasarnya seperti apa. Namun, jika itu adalah tugas yang telah berulang maka pimpinan hanya mengingatkan saja. Arahan diberikan melalui rapat bulanan yakni monitoring, sudah sampai dimana progress mengenai tugas harian bawahan. Berbeda pada saat sedang mempersiapkan event dimana tugasnya tidak harian, rapat koordinasinya dilakukan rutin sebelum event, dua sampai tiga kali dalam satu minggu. Sedangkan untuk tugas harian ada rapat koordinasi berkala. Pada instansi pemerintahan terdapat forum standar, perintah yaitu top to down. Dari tingkat atas sampai ke tingkat bawah. Jika tugas diperintahkan kepada kepala bagian, maka harus dilakukan. Namun, dapat di breakdown pada tingkat bawah, kepada pimpinan humas atau kepada subagian yang lain. Pada unit humas, tiap tugas sudah menjadi tanggung jawab masing-masing walaupun anggota tim menyelesaikan nya bersama-sama. Mereka menjadi PIC untuk hal sendiri-sendiri. Contoh: Rahma menjadi PIC web, Nyoman menangani auditorial dan Dita menangani LP2P. PIC ditunjuk berdasarkan kompetensinya, pimpinan berusaha
79 untuk menentukan PIC berdasarkan konsep “the right man in the right place”, dan pimpinan juga melihat kenyamanan dari orang itu sendiri, nyaman atau tidak dalam bidang tersebut. Jadi ia melihat dari dua sisi, sisi pimpinan dan dari sisi bawahan yang ditunjuk sebagai PIC. Yang kedua, jenis informasi yang dikemukakan Katz dan Kahn mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan dalam divisi humas diantaranya, pertama informasi berupa kebijakan/peraturan pelaksanaan suatu kegiatan. Kemudian informasi berdasarkan pada pelaksanaan kegiatan
tahun-tahun
sebelumnya, pengalaman tahun sebelumnya dijadikan dasar untuk melakukan kegiatan saat ini. Kemudian informasi untuk melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait, dan juga informasi untuk melakukan benchmarking pada unit lain yang telah melaksanakan kegiatan tersebut sebelumnya. Pimpinan memberi informasi yang mendukung kebutuhan kerja bawahan, Salah satu informan pendukung menyatakan, pada masa ini dimana sangat mudah didapatkan, maka posisi pemimpin saat ini tidak lagi hanya memberikan informasi tetapi mengumpulkan informasi dari bawahan-bawahan nya dan setelah itu mengambil keputusan yang tepat. Jadi ada umpan balik atau feedback.
Berkaitan
dengan teori sistem, Scott dalam (Pace dan Faules, 2010:63) menyatakan bagianbagian penting organisasi sebagai sistem adalah individu dan kepribadian setiap orang dalam organisasi; struktur formal, pola interaksi, pola status dan peranan yang menimbulkan pengharapan-pengharapan. Proses penghubung utama dalam bagianbagian tersebut adalah komunikasi. Konsep sistem berfokus pada bagian-bagian dan dinamika hubungan yang menumbuhkan kesatuan atau keseluruhan. menyangkut
interdependensi.
Setiap pembahasan mengenai sistem
Interdependensi
menunjukan
bahwa
terdapat
kesalingbergantungan di antara komponen-komponen suatu sistem. Suatu perubahan dalam suatu komponen membawa perubahan pada setiap komponen lainnya. Pemahaman atas konsep interdependensi ini merupakan bagian integral dari pendefinisian sistem dan teori sistem (Pace dan Faules, 2010: 63). Dalam hal ini, terdapat kesalingbergantungan antara pimpinan dan bawahan dalam divisi humas terutama dalam tukar-menukar informasi untuk mengambil keputusan yang tepat, dimana komunikasi selalu terjalin dua arah ketika membuat keputusan sehingga informasi tidak bersifat instruksi terus-menerus.
80 Jenis informasi yang ketiga, berkaitan dengan konsep yang dikemukakan Katz dan Kahn yaitu informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi disampaikan dari atas ke bawah. Dalam divisi humas, contoh kebijakan pimpinan kepada bawahan, untuk kegiatan menangani website, terdapat peraturan dari Sekretariat Jenderal yaitu biro komunikasi dan layanan informasi, dimana pengelolaan website di Kementerian Keuangan telah menetapkan ketentuan kementerian keuangan/KMK itu berisi tampilan atau template, konten yang ada di website dimana masing-masing unit eselon harus mengaplikasikan sesuai dengan KMK, jadi untuk tahun 2014 dilakukan kegiatan pembenahan website sesuai dengan KMK tersebut. Informasi mengenai kebijakan dilakukan secara langsung, dengan tatap muka. Secara personal atau pada forum
atau rapat. Selama ini informasi
mengenai kebijakan dan praktik organisasi dilakukan pada forum rapat. Jenis informasi keempat menurut konsep yang dikemukakan Katz dan Kahn adalah informasi mengenai kinerja pegawai. Dalam divisi humas, Untuk informasi mengenai kinerja pegawai, ada yang namanya capaian performance, yang saat ini sudah menggunakan aplikasi yang namanya “e-performance”. Pada aplikasi tersebut, pencapaian kinerja disampaikan setiap tiga bulan. Pada awal tahun dibuat bagan kinerja, dimana masing-masing pegawai memiliki tanggungjawab atas suatu pekerjaan tertentu . Pada kontrak kinerja ini, pegawai terikat dengan pekerjaan tertentu, dimana ada target yang harus dicapai. Ini yang disampaikan pada eperformance. Jadi e-performance berupa aplikasi untuk mengetahui progress atau capaian kinerja masing-masing pegawai. Penilaian kinerja misalnya untuk capaian kinerja pada e-performance, bisa melihat jumlah update hasil kinerja yang direkam. Jadi, informasi mengenai kinerja pegawai diberikan melalui sistem. Artinya sudah pasti ada peraturan sendiri setiap tahun, dan setiap bawahan diberikan penilaian yang sistemnya silang. Penilaian silang untuk penilaian perilaku individu Misalnya antara pelaksana dengan pelaksana, pelaksana ke atasan, atau atasan ke pelaksana (bawahan). Jadi, ada nilainya dan hasil akhirnya juga diberi tahu. Kemudian, jenis informasi kelima menurut Katz dan Kahn yaitu informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Berkaitan dengan konsep ini, tim humas membentuk grup internal. Google talk internal. Pimpinan membentuk bawahan agar hubungan dengan tim kuat, seperti melalui gathering. Pimpinan mengembangkan rasa memiliki tugas dengan membangkitkan involving,
81 artinya bawahan harus ikut bersama-sama dalam membangun. Artinya, itu adalah kerja bersama, apabila sukses nantinya akan menjadi sukses tiap individu juga. Jadi yang sering dilakukan pimpian adalah dari mulai hal kecil, contohnya ide dari bawahan di apreciate oleh pimpinan dan di pertahankan sampai atas atau Inspektur Jenderal. Misalnya bawahan mengusulkan suatu program, kemudian pimpinan akan meluncurkan ide tersebut sampai tingkat Inspektur Jenderal. Selain itu, pimpinan mengembangkan rasa memiliki tugas dengan cara ikut melakukan apa yang dilakukan oleh bawahan. Pimpinan membentuk bawahan bekerja bersama-sama. Ini merupakan cara pimpinan bisa mengerti bagaimana pekerjaan bawahan. Selain aliran informasi dari atas ke bawah, Pace dan Faules menyebutkan terdapat komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (Pace dan Faules, 2010 : 189). Ronald Adler dan George pada understanding human communication dalam (Rohim, 2009:111) menyatakan upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan, penyampaian informasi tentang persoalanpersoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan, penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan, penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaanya. Berkaitan dengan konsep yang dikemukakan Adler dan George tersebut, yaitu fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas adalah penyampaian informasi mengenai pekerjaan dan persoalan-persoalan pekerjaan. Dalam divisi humas penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan ditunjukkan oleh bawahan kepada pimpinan berupa laporan capaian kinerja dan presentasi capaian kerja. Di laporan ini tidak hanya hasil saja yang dilaporkan, namun juga disampaikan hambatan-hambatan dalam mencapai target kerja tersebut. Selain laporan, juga disampaikan kendala-kendala penyebab hasil belum tercapai. Harriman dalam (Pace dan Faules, 2010:190) mengemukakan komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut. Berkaitan dengan konsep ini, setiap bawahan yang menyampaikan kendala yang dihadapi dalam pekerjaan dengan harapan dengan penyampaian hambatan tersebut dapat dicari jalan keluarnya, yaitu yang disebut mitigasi resiko. Dengan tujuan agar
82 periode selanjutnya, kegiatan kerja berjalan dengan lancar dan target terpenuhi. Sharma dalam (Pace dan Faules, 2010:190) mengemukakan aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya. Dalam divisi humas, hambatan yang disampaikan bawahan penting untuk mencari jalan keluar yaitu mitigasi resiko untuk pembuatan keputusan. Selain itu, berkaitan dengan konsep yang dikemukakan Adler dan George diatas bahwa fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas adalah penyampaian saransaran perbaikan dari bawahan penyampaian keluhan dari bawahan mengenai pekerjaan. Dalam divisi humas, bawahan memberikan umpan balik atas instruksi dari pimpinan berupa informasi mengenai keluhan, masalah, pendapat dan ide-ide. Berkaitan dengan hal ini, Planty dan Machaver dalam (Pace dan Faules, 2010:190) mengemukakan komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas ke pada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. Dalam divisi humas, bawahan selalu terbuka mencari solusi dengan cara konsultasi kepada atasan. Metodenya yaitu secara tatap muka langsung. Pada awal tahun, biasanya pimpinan kehumasan memanggil bawahan untuk menceritakan pengalaman, keluh kesah atau ide-ide. Pimpinan memanggil secara personal satu per satu, dikumpulkan dan dicatat oleh pemimpin tersebut. Bawahan bebas menyampaikan apa yang ingin disampaikan. Kadangkala di forum bawahan menyampaikan ide secara langsung. Salah satu informan kunci menyatakan “yang saya garisbawahi, yang saya nilai salut, pimpinan saya setiap tahun memanggil satu per satu pegawainya. Dan beliau juga tahu ternyata di unitnya seperti ini. Karena tidak semua pegawai itu dapat dikontrol oleh pimpinan jadi itu adalah masukan dari pimpinan”. Informasi mengenai keluhan yang disampaikan bawahan kepada pimpinan bersifat terbuka dan bebas secara tatap muka interpersonal. Jika ada permasalahan, Pak Budi selaku pimpinan akan menceritakan kepada bawahan-bawahannya dan sebaliknya. Jadi informasi berjalan dua arah. Berkaitan dengan hal ini, Conboy dalam (Pace dan Faules, 2010:190), mengemukakan komunikasi ke atas memungkinkan- bahkan mendorong omelan dan keluh kesah ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasioperasi sebenarnya.
83 Berkaitan dengan konsep yang dikemukakan Adler dan George bahwa fungsi arus informasi dari bawah ke atas salah satunya yaitu penyampaian keluhan dari bawahan mengenai dirinya sendiri. Berkaitan dengan konsep ini, menurut pimpinan humas, keluhan yang disampaikan dari bawahan kepada atasan secara individu. Artinya secara kolektif belum ada. Tetapi secara individu ada. Namun, pimpinan berusaha memposisikan diri menjadi seperti bawahan. Planty dan Machaver dalam (Pace dan Faules 2010 : 190), mengemukakan komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah. Dalam divisi humas, jika ada kebijakan yang dikeluhkan bawahan seperti ketika bawahan mempertanyakan “kenapa kebijakan ini yang diambil,Pak?”. Pimpinan lalu menjelaskan pokok permasalahan nya dari awal, sehingga bawahan tersebut tahu mengapa kebijakan tersebut yang diambil. Pimpinan berharap dengan penjelasan akar permasalahannya, bawahan dapat memahami hal tersebut. Analisis
pertanyaan penelitian yang kedua yaitu fungsi komunikasi
horizontal dalam divisi humas Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan. Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. (Pace dan Faules 2010 :190). Dalam hal ini komunikasi horisontal terjadi pada anggota-anggota dalam tim humas Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan. Ronald Adler dan George pada understanding human communication dalam (Rohim, 2009:111) mengemukakan fungsi arus komunikasi horisontal adalah: a. Memperbaiki koordinasi tugas; b. Upaya pemecahan masalah; c. Saling berbagi informasi; d. Upaya memecahkan konflik; e. Membina hubungan melalui kegiatan bersama Pace dan Faules (2010:190) mengemukakan tujuan Komunikasi Horizontal yang pertama, untuk mengkoordinasikan penugasan kerja melalui penentuan susunan kepanitiaan. Para anggota saling bertemu untuk mengkoordinasikan pembagian tugas. Berkaitan dengan konsep yang dikemukakan Pace dan Faules, koordinasi antara anggota tim humas dalam mempersiapkan acara. Bentuk pembagian kerja
84 antar anggota dalam tim berdasarkan pembagian kerja masing-masing anggotanya, tugas setiap anggota tercantum dalam surat keputusan (KEP). Untuk pembagian disesuaikan dengan kompetensi masing-masing pegawai. Masing-masing pegawai memiliki kemampuan dan kompetensi sendiri-sendiri. misalnya, Chandra memiliki keahlian pada bidang desain, jadi ia bertugas menjadi PIC desain visual, Nyoman bertugas pada pengadaan tools kehumasan, souvenir karena ia sudah mengikuti diklat atau ahli pada bidang pengadaan barang dan jasa. Kemudian Rahma, karena ia selaku PIC updating website jadi ia mendapat bagian dokumentasi dan peliputan. Selain itu, pada bagian tim humas, informasi mengenai pembagian tugas berdasarkan jobdesk masing-masing. Ronald Adler dan George pada understanding human communication dalam (Rohim, 2009:111) mengemukakan fungsi komunikasi horisontal salah satunya adalah memperbaiki koordinasi kerja. Berkaitan dengan konsep ini, pada divisi humas antara satu sama lain dalam tim humas memiliki hubungan interpersonal yang cukup kuat dan dapat dikatakan kekeluargaan. Sehingga, jika ada satu anggota yang tugasnya sedang tidak padat, rekan satu tim akan mengambil alih tugas rekan lain yang lebih banyak. Yang paling penting, sebagai tim goalnya adalah permasalahan dapat diatasi atau pekerjaan itu selesai. Selanjutnya tujuan komunikasi horisontal yang kedua menurut Pace dan Faules yaitu berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan. Bila gagasan dari beberapa orang menjanjikan hasil yang lebih baik daripada gagasan satu orang, komunikasi horisontal menjadi amat penting.
Tim humas berbagi informasi
mengenai rencana dan kegiatan, dalam menciptakan rancangan suatu program seperti pelatihan atau kampanye humas, seminar, workshop dengan melakukan rapat atau briefing beberapa hari, minggu bahkan beberapa bulan sebelum penyelenggaraan acara. Seperti misalnya AAIPI tahun kemarin diselenggarakan April, briefing dan meeting dilakukan sejak Januari. Karena acara butuh koordinasi dengan Event Organizer. Koordinasi berjalan secara berkelanjutan baik secara formal rapat, briefing maupun informal, koordinasi sesama anggota, laporan atau koordinasi tiap angggota kepanitiaan. Penyampaian progress. Pertemuan sehari-sehari selalu dilakukan antara tim. Jadi diskusi selalu dilakukan dengan pertemuan langsung. Ronald Adler dan George pada understanding human communication dalam (Rohim, 2009:111) mengemukakan fungsi komunikasi horisontal salah satu nya adalah saling berbagi informasi.
85 Tujuan komunikasi horisontal berikutnya yang dikemukakan Pace dan Faules ialah untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan. Individu-individu sering mengembangkan pilihan dan prioritas yang akhirnya menimbulkan ketidaksepakatan. Maka, komunikasi horisontal di antara para pegawai merupakan hal pokok dalam mendamaikan perbedaan. Berkaitan dengan konsep ini, pada divisi humas, jika ketidaksepakatan atau perbedaan pendapat dalam tim humas, pemecahannya adalah dengan diskusi dengan semua anggota, untuk dicari langkah terbaik. Semua unit yang terlibat diskusi untuk mencari jalan terbaiknya bagaimana. Perbedaan pendapat adalah hal yang wajar, pasti akan selalu ada. Teman berdebat dianggap sebagai lawan berpikir, saling sharing. Tentu tidak menarik jika semua memiliki ide yang sama, jadi pada dasarnya jika ada hal positif maka akan diambil dari pendapat yang berlawanan antara satu dengan yang lainnya. Mengenai perbedaan pendapat biasanya bila tim humas tidak mempunyai gagasan atau kompetensi yang lebih, maka akan bertanya kepada anggota unit lain yang memiliki kompetensi lebih. Tujuan komunikasi horisontal yang dikemukakan Pace dan Faules yaitu menengahi perbedaan sangat terlihat pada tim humas. Selanjutnya tujuan komunikasi horisontal menurut Pace dan Faules adalah untuk menumbuhkan dukungan antarpersonal. Komunikasi horisontal bertujuan untuk memperkuat ikatan dan hubungan antarpersonal, membina hubungan antar pegawai dan menciptakan unit kerja yang padu (Pace dan Faules, 2010 : 196 ). Berkaitan dengan konsep ini, komunikasi personal antara tim humas yang dilakukan secara langsung dan melalui media sosial. Diluar jam kantor, secara informal, tim humas jalan-jalan bersama, nonton bersama di bioskop untuk merekatkan hubungan. Saling bercerita hal pribadi antara satu dengan yang lainnya, hal ini berarti ada kepercayaan antara satu dengan yang lain. Satu sisi, hal ini diyakini bisa satu memperkuat emosional diantara rekan-rekan dalam tim. Tentunya hal itu juga menumbuhkan dukungan antarpersonal satu sama lain. Analisis pertanyaan pertanyaan penelitian yang ketiga mengenai metode komunikasi horizontal yang digunakan dalam divisi humas Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan. Pace dan Faules menyebutkan metode komunikasi horisontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo, dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah tanggung jawab. Para anggota kelompok mengadakan pertemuan setiap
86 minggu untuk berdiskusi, menganalis, dan mengemukakan gagasan untuk menyempurnakan pekerjaan mereka. Berkaitan dengan konsep yang dikemukakan Pace dan Faules, Bentuk komunikasi dalam tim yang dilakukan diantaranya rapat, dilaksanakan secara reguler, satu kali dalam satu minggu. Jika melihat konsep yang dikemukakan Pace dan Faules, pertemuan yang selalu dilakukan untuk berdiskusi ini disebut lingkaran kualitas. Rapat ini untuk membahas capaian kinerja, hambatan-hambatan, dan gagasan. Rapat juga dilaksanakan setiap akan dilakukan kegiatan seperti workshop, seminar. Untuk interaksi pribadi secara berkelanjutan selalu dilakukan. Baik yang bersifat spontan, atau yang terjadwal. Bentuk komunikasi tim tersebut mendukung dalam penyampaian gagasan setiap orang untuk menyempurnakan pekerjaan tim humas. Pace dan Faules mengemukakan hambatan-hambatan pada komunikasi horisontal banyak persamaannya dengan hambatan yang mempengaruhi komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah. Ketiadaan kepercayaan di antara rekan-rekan kerja, perhatian yang tinggi pada mobilitas ke atas, dan persaingan dalam sumber daya dapat mengganggu komunikasi pegawai yang sama tingkatnya dalam organisasi dengan sesamanya (Pace dan Faules 2010 : 197). Mengenai kepercayaan antara rekan-rekan kerja, anggota tim humas saling percaya satu sama lain. Hal itu disebabkan karena pembagian kerja hitam di atas putih sudah jelas melalui kontrak kinerja. Pembagian kerja diketahui oleh atasan. Pembagian ini tentu saja telah disesuaikan dengan kemampuan dan kompetensi masing-masing pegawai. “Right man on the right place”, sudah benar-benar diterapkan di subbag humas ini. Jadi sudah pada porsinya masing-masing. Kepercayaan satu sama lain dalam pelaksanaan kerja sangat besar. Masing-masing anggota yakin terhadap kemampuan rekan-rekan dalam tim humas. Mulyana mengemukakan bahwa kelompok adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama (adanya saling ketergantungan), mengenal satu sama lainnya, dan memandang mereka bagian dari kelompok tersebut, meskipun misalnya adalah keluarga, tetangga, kawan-kawan terdekat, kelompok diskusi, kelompok pemecahan masalah, atau suatu komite yang tengah berapat untuk mengambil suatu keputusan. Dengan demikian, komunikasi kelompok biasanya merujuk pada komunikasi yang dilakukan kelompok kecil, jadi bersifat tatap muka. Umpan balik dari seorang peserta
87 dalam komunikasi kelompok masih bisa diidentifikasi dan ditanggapi langsung oleh peserta lainnya (Mulyana, 2007 : 82). Berkaitan dengan hal ini, terjadi komunikasi kelompok yaitu komunikasi pada tim humas yang juga melibatkan komunikasi antarpribadi. Little John dalam (Mulyana, 2007:82) menyatakan bahwa komunikasi kelompok dengan sendirinya melibatkan juga komunikasi antarpribadi. Komunikasi pribadi melalui tatap muka dapat memberi kontribusi bagi hubungan antarpersonal dan pekerjaan. Kedekatan antar pegawai, membawa manfaat positif terutama dalam pekerjaan. Kedekatan antar personal, menghilangkan gap seperti rasa sungkan. Perbedaan antara junior dan senior tidak terlihat, sehingga kekompakan bisa terus dijaga. Kelancaran komunikasi dapat mempermudah suatu pekerjaan, karena koordinasi dapat dilakukan secara terus menerus. Selain itu, pembicaraan dalam pertemuan formal maupun informal dilakukan untuk bertukar pikiran mengenai pekerjaan tim. Hal ini berkaitan dengan pernyataan Mulyana bahwa kelompok mempunyai tujuan bersama, mencapai tujuan bersama dan saling ketergantungan satu sama lain. Selain itu, dalam tim humas, juga terdapat komunikasi informal. Menurut Prof.Romli, komunikasi informal bagaimanapun juga adalah bagian penting dari aliran komunikasi organisasi, bentuk-bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud yang meliputi: pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain, perlawanan terhadap pengaruhpengaruh yang monoton atau membosankan, pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain, pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal (Romli, 2014:192-193). Berkaitan dengan konsep tersebut, maksud dari bentuk komunikasi informal dalam divisi humas adalah untuk pemuasan kebutuhan manusiawi dan kebutuhan berhubungan dengan orang lain atau rekan satu tim. Seringnya diadakan kegiatan informal yang menciptakan rasa kebersamaan seperti family gathering, outbond. Kegiatan ini dilakukan untuk meningkatkan kekompakan sesama pegawai, lebih mempererat hubungan. Seperti pada 14 April 2014 memperingati ulang tahun salah satu anggota tim humas dengan makan siang bersama, kemudian pada tanggal 14 mei 2014 memperingati hari ulang tahun pimpinan humas dengan merayakan secara
88 sederhana dan makan siang bersama bersama seluruh unit bagian umum Inspektorat Jenderal. Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah “grapevine” yang cenderung dianggap merusak atau merugikan, karena tidak jarang terjadi penyebaran informasi yang tidak tepat atau menyimpang. Di sisi lain, komunikasi grapevine mrmpunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Komunikasi grapevine lebih cepat, lebih akurat dan efektif dalam menyalurkan informasi. Manajer harus menyadari bahwa komunikasi informal dan grapevine tidak dapat dihilangkan. Bahkan sebaliknya manajer perlu memahami dan menggunakan grapevine sebagai pelengkap komunikasi formal. (Romli, 2014: 192193). Komunikasi informal terjadi pada tim humas, pertemuan saat akhir pekan dilakukan seperti acara nonton dan makan bersama. Melalui media sosial google talk, komunikasi informal juga dilakukan. Diluar jam kantor, secara informal tim humas jalan-jalan bersama, nonton bersama di bioskop untuk merekatkan hubungan. Saling bercerita hal pribadi antara satu dengan yang lain nya, hal ini
menumbuhkan
kepercayaan antara satu dengan yang lain dan diyakini bisa satu memperkuat emosional diantara rekan-rekan dalam tim. Tentunya hal itu juga menumbuhkan dukungan antarpersonal satu sama lain, seperti yang dikemukakan Romli bahwa melalui komunikasi informal tercipta pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain, perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau membosankan, pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain, dan pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal. Analisis mengenai pertanyaan penelitian keempat yaitu bagaimana pimpinan humas mengendalikan, mengarahkan, mendorong, melibatkan, serta memberi ganjaran kepada bawahan atau anggota divisi humas untuk melihat gaya kepemimpinan kepala humas, berdasarkan teori empat sistem yang dikemukakan Likert dalam (Pace dan Faules, 2010: 287-288) dimana terdapat empat gaya atau sistem manajerial. Likert membagi gaya manajerial diantaranya penguasa mutlak, penguasa semi-mutlak, penasihat dan pengajak serta (partisipatif). Berdasarkan hasil penelitian ditemukan bahwa kepala humas memiliki gaya kepemimpinan sistem 4 yaitu pengajak serta. Gaya ini amat sportif, dengan tujuan agar organisasi berjalan baik melalui partisipasi nyata pegawai. Informasi berjalan ke
89 segala arah, dan pengendalian dijalankan di setiap tingkatan. Orang berkomunikasi dengan bebas, terbuka, dan berterus terang hampir tanpa rasa takut terhadap hukuman. Secara umum, sistem komunikasi formal dan informal identik, dan ini menjamin integrasi tujuan pribadi dan tujuan organisasi yang sebenarnya. Gaya kepemimpinan kepala humas yakni pengajak serta atau partisipatif dapat dilihat dari pengawasan pimpinan kepada bawahan, pimpinan humas selalu mendukung dan membiarkan bawahan nya berkreasi, bahkan jika itu menambah sisi positif. Selama hal yang dilakukan bawahan tidak keluar jalur. Cara ini disebut pimpinan humas sebagai management by exeption. Pemimpin yang memiliki gaya partisipatif selalu mendukung bawahannya berkreasi dengan cara masing-masing. Pengawasan melalui rapat monitoring yang dilakukan satu kali dalam satu minggu guna membahas kendala yang dihadapi bawahan dan perkembangan kerja. Mengenai batasan-batasan yang ditetapkan pimpinan kepada bawahan, pimpinan yang memberi kebebasan pada bawahan untuk berkreasi. Sebelum deadline, pimpinan akan memberi saran atau perbaikan tentang bagaimana seharusnya. Tidak ada batasan yang ditetapkan kepada bawahan selama tidak merusak nama baik institusi dan tidak melanggar peraturan mengenai disiplin pegawai, tindakan korupsi dan memanfaatkan kekuasaan. Selain itu, bawahan diperkenankan oleh pimpinan untuk dapat langsung berkomunikasi dengan bagian unit lain. Di dalam pendekatan sistem khususnya memusatkan perhatian pada sistem terbuka (Open Sistem), Katz dan Khan dalam (Romli, 2014:51-52) memaparkan bahwa suatu sistem terbuka memiliki batas-batas yang fleksibel yang memungkinkan komunikasi mengalir dengan mudah ke dalam dan keluar organisasi. Dalam pendekatan ini, komunikasi ditempatkan sebagai sesuatu yang penting. Komunikasi dalam organisasi menghubungkan beberapa subsistem. Ditemukannya peran penting komunikasi membawa dukungan yang tinggi pada penampahan informasi sebagai jalan keluar untuk banyak masalah organisasi. Komunikasi yang makin meningkat dan makin baik, merupakan slogannya (Romli, 2014:51-52).
Dalam
hal
ini
pimpinan
humas
mengizinkan
bawahannya
berkomunikasi dengan unit lain karena dapat memberi hal positif pada tiap-tiap bawahan nya serta kecukupan informasi akan masalah organisasi. Dalam menyampaikan arahan, pimpinan menggunakan media sosial yaitu google talk dan melalui tatap muka langsung, dan jika anggota tim lengkap, maka
90 akan diadakan rapat. Penyampaian arahan juga dapat dilakukan melalui disposisi atau surat perintah. Penyampaian arahan oleh pimpinan kepada bawahan merupakan fungsi yang harus dijalankan oleh seorang pemimpin, Hersey dan Blanchard dalam (Romli, 2014: 107-108) memformulasikan tugas pimpinan yang perlu dijalankan adalah telling, selling, participating dan delegating. Pertama, telling. Pemimpin perlu mendifinisikan secara mudah dan menjelaskan peran atau tugas yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas kepada bawahan. Dengan demikian karyawan tidak menemukan kebingungan dan salah arah dalam menyelesaikan aktifitas organisasi. Berkaitan dengan fungsi telling, pimpinan humas memberi arahan apabila tugas yang dilakukan bawahan merupakan sesuatu hal yang baru, namun jika tugas tersebut merupakan hal yang berulang, maka pimpinan hanya mengingatkan saja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa metode yang sering dilakukan untuk menyampaikan arahan adalah tatap muka. Pemimpin humas menyatakan tatap muka lebih efektif karena pemahaman setiap orang berbeda-beda sehingga cara pimpinan memberi instruksi melihat dari pribadi setiap bawahannya. Ada orang yang lebih menyukai informasi langsung dan ada orang yang tidak. Bagi pimpinan, metode tatap muka langsung antarpersonal lebih efektif dibanding metode tatap muka langsung ke banyak orang, karena lebih mudah untuk orang memahaminya. Berkaitan dengan hal ini, Jefkins (2004:195) mengemukakan tingkat efektivitas PR internal sangat dipengaruhi oleh hal pokok yaitu keterbukaan pihak manajemen serta kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai (Jefkins, 2004:195). PR harus menyadari bahwa sikap, sifat, tingkah laku dan perbuatan pimpinan dan bawahan dapat mempengaruhi nama baik instansi atau perusahaan di mana mereka bekerja. Dengan kesadaran tersebut diharapkan muncul kegairahan kerja dari para pegawainya. Keadaan demikian dapat diciptakan apabila perusahaan memperhatikan kepentingan pegawainya baik secara ekonomi, sosial maupun secara psikologis (Suhandang, 2004: 73-74). Fungsi pemimpin yang kedua menurut Hersey dan Blanchard, adalah selling. Pemimpin disini perlu memberikan petunjuk yang jelas bagaimana organisasi harus dijalankan serta memberikan dukungan yang dapat memacu produktifitas. Fungsi pimpinan sebagai selling berkaitan dengan hasil penelitian bahwa bimbingan yang dilakukan pimpinan kepada bawahan, pimpinan tidak jarang memberikan materi
91 berupa sharing konsep management terutama ketika bawahan menyampaikan hambatan-hambatan yang dihadapi dalam mencapai target. Pimpinan selalu memberi arahan bagaimana mengatasi hambatan tersebut melalui mitigasi resiko berupa action, pembuatan kebijakan, atau melakukan koordinasi dengan bagian atau unit lain yang terkait. Serta dukungan diberikan oleh pimpinan melalui kepercayaan akan kemampuan bawahan untuk mengembangkan kreatifitas. Berkaitan dengan fungsi pemimpin yang ketiga yaitu participating. Dalam kegiatan organisasi antara pimpinan dan bawahan harus terjalin kerjasama baik. Keduanya berbagi informasi, pandangan, pengalaman untuk memutuskan langkah terbaik yang dapat ditempuh dalam rangka meraih kualitas yang prima. Berkaitan dengan fungsi participating ini, pimpinan amat percaya dengan kemampuan bawahannya untuk mengembangkan kreatifitas dalam partisipasi mereka melakukan pekerjaan dan pimpinan humas selalu menunjukkan bahwa dirinya bahagia jika setiap bawahannya bisa maju dan berkreasi. Pimpinan humas menyatakan “Baik atau buruk harus tetap fight bersama”. Pernyataan ini berkaitan dengan konsep pada gaya kepemimpinan partisipatif bahwa sistem komunikasi formal dan informal identik, dan ini menjamin integrasi tujuan pribadi dan tujuan organisasi yang sebenarnya. Teori Sistem Sosial Katz dan Kahn dalam (Pace dan Faules, 2010 : 66) menyatakan bahwa “hubungan-hubungan antara orang-orang, bukan orang-orang itu sendiri, memungkinkan suatu organisasi bertahan jauh lebih lama daripada orangorang biologis yang menduduki jabatan-jabatan dalam organisasi”. Maksud dari pernyataan ini adalah hubungan di antara orang-orang dalam suatu organisasi penting dibandingkan dengan hubungan yang berdasarkan jabatan-jabatan atau hubungan secara prosedur formal. Teori Sistem Katz dan Kahn menerangkan bahwa kebanyakan interaksi dengan orang lain merupakan tindakan komunikatif. Mereka menyatakan bahwa adalah mungkin untuk menggolongkan bentuk-bentuk interaksi sosial seperti “penggunaan kerja sama, pengaruh, penularan sosial atau peniruan, dan kepemimpinan ke dalam konsep komunikasi” (Pace dan Faules, 2010:66). Dalam hal ini penggunaan kerja sama dan kepemimpinan kepala humas ditunjukan oleh pernyataan yang dikemukakan pimpinan humas bahwa baik atau buruk pimpinan dan bawahan harus tetap berjuang bersama. Selain itu fungsi participating pimpinan ditunjukan bahwa pemimpin selalu melakukan rapat monitoring satu kali dalam satu minggu. Dalam rapat tersebut seluruh anggota tim dapat menyampaikan hambatan-hambatan, pandangan, keluh
92 kesah yang berhubungan dengan capaian kerja. Sehingga pemimpin dapat melakukan mitigasi resiko atau membuat kebijakan berdasarkan hambatan yang disampaikan setiap bawahan nya. Pimpinan humas yang selalu mendukung perkembangan dan kemajuan bawahannya, bahkan selalu berusaha dekat dengan bawahan dan menganggap mereka keluarga. Jika dikaitkan dengan Teori Kepribadian Perilaku, Study dari University of Michigan yang mengidentifikasi dua gaya kepemimpinan yang berbeda, yang pertama disebut sebagai job-centered atau berorientasi pada pekerjaan dan employee-centered yang berorientasi pada karyawan. Dalam hal ini pimpinan humas termasuk ke dalam pemimpin yang berpusat pada bawahan karena pemimpin tersebut mendelegasikan pengambilan keputusan pada bawahan dan membantu pengikutnya dalam memuaskan kebutuhan dengan cara menciptakan lingkungan kerja yang mendukung. Pemimpin yang berpusat pada karyawan mempunyai perhatian terhadap kemajuan, pertumbuhan dan prestasi pribadi pengikutnya. Tindakan-tindakan
ini
diasumsikan
dapat
memajukan
pembentukan
dan
perkembangan kelompok (Rivai dan Mulyadi, 2012:8). Orientasi pimpinan humas yaitu orientasi kepada bawahan juga terlihat dari hasil penelitian bahwa pimpinan berusaha untuk menentukan PIC berdasarkan konsep “the right man in the right place” , berdasarkan kemampuan bawahan dalam bidang tertentu. Pimpinan juga melihat kenyamanan dari orang itu sendiri. Ia melihat dari dua sisi, sisi pimpinan dan dari sisi bawahan yang ditunjuk sebagai PIC. Mereka nyaman atau tidak melakukan hal itu. Jika mereka keberatan pimpinan memperkenankan bawahannya untuk mengajukan keberatan, selain itu orientasi pimpinan humas kepada bawahan ditunjukan dimana pimpinan selalui mendorong bawahan agar mengikuti pelatihan-pelatihan yang positif seperti pelatihan atau diklat auditor, fotografi, dan sebagainya guna menambah ilmu dan prestasi bawahannya. Orientasi pimpinan humas kepada bawahan juga ditunjukkan oleh pimpinan yang membentuk bawahan bekerja bersama-sama. Terlihat dari pernyataan pimpinan humas “ayo mencari yang namanya souvenir, lukisan, datang ke tokonya. Ayo, bersama-sama ke PRJ ayo. Blusukan ayo”. Pimpinan mengajak bawahan sampai hal detail. Artinya inilah cara pimpinan mendekati bawahan, cara pimpinan bisa mengerti pekerjaan bawahan. Pimpinan menyatakan bahwa dengan mengetahui susahnya, pimpinan tidak mudah menggampangkan suatu urusan. Jika dikaitkan dengan pengertian kepemimpinan Lindgren dalam (Suhandang, 2004: 200)
93 mengemukakan pemimpin yang efektif adalah “ leadership which helps the members of a group or organization to meet their individual needs and to achieve the purpose that brought them together”. Berdasarkan pengertian Lidgren di atas, disebutkan bahwa kepemimpinan yang membantu anggota kelompok untuk mencapai kebutuhan pribadi dan meraih tujuan kelompok secara bersama-sama. Fungsi pemimpin yang keempat menurut Hersey dan Blanchard, yaitu delegating. Dalam prinsip ini pemimpin harus seminimal mungkin mengambil peran dalam pengambilan keputusan teknis. Dalam memutuskan operasional yang perlu dilakukan maka pimpinan perlu memberikan arahan dan dukungan secara personal kepada bawahan untuk dapat memutuskannya (Romli, 2014:107-108). Berkaitan dengan fungsi tersebut, dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah, pegawai dipersilakan untuk menceritakan keluh kesah, suka duka, dan saran serta masukan kepada pimpinan baik melalui metode tatap muka, melalui rapat atau melalui google talk, Ini salah satu cara yang nanti akan digunakan pimpinan untuk menentukan kebijakan selanjutnya dan penetapan capaian kerja dalam setahun kedepan. Dalam membuat keputusan, unit humas selalu membahas terlebih dahulu masalah bersama-sama. Berdasarkan gaya kepemimpinan pemimpin dalam pengambilan keputusan, jika dikaitkan dengan Teori Kontinum yang dikemukakan Tannenbaum dan Schmidt dalam (Pace dan Faules, 2010:288-289) mengenai pengambilan keputusan sebagai konsep utama dalam kontinum perilaku kepemimpinan mereka. Terdapat sifat-sifat pemimpin yang menunjukkan pengendalian ketat sampai mereka yang melepaskan kendali kepada bawahan. Kontinum ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Manajer membuat keputusan dan mengumumkannya. 2.
Manajer membuat keputusan dan menawarkannya.
3.
Manajer mengemukakan keputusannya dan memberi kesempatan untuk mempertanyakannya
4.
Manajer mengemukakan keputusan sementara, yang masih dapat diubah
5.
Manajer menentukan beberapa batasan dan meminta bawahan untuk membuat keputusan
6.
Manajer mengizinkan bawahan untuk membuat keputusan. Dari pengendalian pemimpin di atas mengenai pengambilan keputusan, dapat
dikatakan bahwa pimpinan humas pada Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan
94 termasuk ke dalam tingkat pada butir ke empat dan kelima. Butir ke empat dapat dilihat dari hasil penelitian pada pimpinan humas bahwa jika dalam membuat keputusan atau pemecahan masalah pimpinan memberi solusi sementara, selanjutnya meminta pendapat - pendapat dari bawahan. Ketika tidak ada pendapat dari bawahan maka solusi sementara itu yang dipakai untuk membuat keputusan namun jika ada gagasan dari bawahan, maka akan diambil suara terbanyak dari bawahan untuk mendapat keputusan akhir. Butir kelima dalam teori kontinum menyatakan bahwa manajer menentukan beberapa batasan dan meminta bawahan untuk membuat keputusan, dapat dilihat dari hasil penelitian bahwa setiap memecahkan masalah unit humas selalu melihat dari sudut pandang bawahan dan sudut pandang pimpinan. Jika bawahan belum mempunyai gagasan atau kompetensi untuk menemukan penyelesaian masalah, unit humas akan menanyakan hal tersebut ke unit yang memiliki kompetensi yang lebih. Contohnya ketika membeli souvenir untuk acara, pimpinan memberi masukan baiknya seperti apa. Jika bawahan setuju dan sependapat maka ide tersebut yang digunakan namun apabila menurut bawahan ide tersebut tidak tepat maka mereka akan langsung berbicara kepada pimpinan, merekomendasikan ide lain. Jadi, setiap ada acara selalu ada komunikasi antara pimpinan dan bawahan. Intinya, segala keputusan dibuat dengan selalu musyawarah, jadi selalu menghargai ide. Dalam teori kontinum, Tannenbau dan Schmidt menyebutkan ciri-ciri pemimpin yang berhasil sebagai pemimpin yang tidak melakukan pengawasan terlalu ketat dan terlalu longgar. Selanjutnya menurut Tannenbaum dan Schmidt, pemimpin yang efektif adalah mereka yang mempunyai gaya yang sesuai dengan tuntutan situasi. Bila intruksi diperlukan, pemimpin memberikan instruksi dan bila diperlukan keikutsertaan dalam pengambilan keputusan, pemimpin melonggarkan pengawasan dan membiarkan tim berperan mengambil keputusan. Berkaitan dengan konsep yang dikemukakan Tannenbau dan Schmidt ini, hal tersebut juga dilakukan pimpinan humas. Misalnya ketika Auditorial terlambat terbit, maka PIC yang akan ditanyakan oleh pimpinan. Artinya jika menurut pimpinan ada yang belum selesai, maka ia butuh itu untuk lebih diperhatikan. Namun jika pimpinan merasa itu tidak perlu, maka ia tidak melakukannya. Jadi, semua bergerak pada aturan atau jalur, pimpinan memberi tahu jalurnya kepada bawahan dan bawahan bergerak pada rambu-rambunya, pimpinan mengharapkan bawahan dapat menginformasikan jika ada pergerakan dan pimpinan memastikan
95 bahwa setiap bawahan masih berada di jalurnya. Artinya, jika ada yang sudah keluar jalur maka pimpinan akan mengarahkan kembali. Komunikasi yang terjadi pada unit humas terbuka. sebagai pemimpin , ia tahu bagaimana memposisikan diri secara vertikal dan horizontal. Segala keputusan diambil dengan jalan diskusi dan musyawarah. Bentuk penghargaan pimpinan kepada bawahan, penghargaan atau rewards atas keberhasilan kerja, sering dilakukan secara verbal atau pujian, baik secara langsung ataupun melalui sosial media. Tidak jarang, setelah event pimpinan membuat ucapan “terima kasih” pada sosial media atau datang langsung ke ruangan bawahan untuk memberikan pujian. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan motivasi pegawai yang bersangkutan. Secara financial penghargaan diberikan dalam kegiatan kerja tertentu kenggotaannya ditetapkan dalan Surat Keputusan (KEP) Inspektur Jenderal dimana penghargaan tersebut dalam bentuk honorarium. Berkaitan dengan hal tersebut adapun yang dapat dilakukan PR Internal perusahaan untuk memperkuat tim kerja salah satunya dengan penghargaan terhadap para pegawai yang menunjukkan prestasi, baik dalam kerja sehari-hari maupun dalam kegiatan lainnya yang menguntungkan perusahaan, seyogianya diberikan hadiah-hadiah atau penghargaan-penghargaan. Hal demikian dapat merangsang para pegawai lainnya (rekan sekerja) untuk berusaha meniru akan berbuat seperti pegawai yang terbaik itu. (Kustadi Suhandang, 2004: 73-74). Pimpinan
humas
telah
melakukan
upaya-upaya
yang
dikemukakan
Suhandang agar dapat memecahkan permasalahan atau problem di lingkungan intern perusahaan, pertama yaitu, bagaimana memelihara hubungan baik antara atasan dan bawahan atau sesama pekerja atau pegawainya dengan rekan-rekan sekerjanya, dalam hal ini pimpinan humas selalu memiliki cara khusus untuk merekatkan kekompakan bawahannya, yaitu dengan sering mengajak para bawahan makan siang bersama dan gathering. Kedua, bagaimana caranya mengadakan komunikasi yang teratur dan tepat guna antara atasan dan bawahan dan antara sesama pegawai dan bagaimana memberikan hiburan dan kesempatan untuk bersantai bagi para pekerja (Suhandang, 2004:81). Pimpinan humas yang menganggap kesuksesan adalah sukses bersama. Pimpinan menyatakan “saya berada di belakang anak buah saya untuk mendorong mereka agar terus maju layaknya Ki Hajar Dewantara. Terkadang saya
bisa
menjadi teman bercerita dan bercanda dengan mereka”. Pimpinan menyatakan ia
96 berusaha untuk bisa berada di tengah bawahan-bawahannya agar mereka tidak takut karena memang hal itu tidak perlu. Pimpinan memperkenankan pendapat apapun yang dikemukakan bawahannya. Ia menyatakan bahwa dirinya bukanlah gudang kebenaran. Semua dilakukan bersama-sama. Jadi, bentuk penghargaan pimpinan dilakukan dengan memberi kebebasan pada setiap bawahan nya untuk berkreasi, mengemukakan pendapat, kesempatan bersantai dan berbincang-bincang atau bercanda informal dengan dirinya atau dengan rekan satu tim. Hal ini berhubungan dengan konsep mengenai relasi manusiawi dalam suatu lingkungan pekerjaan, Keith Davis melalui Human Relations at Work dalam (Kustadi Suhandang, 2004 : 187) menyatakan bahwa “from the view point of a manager who has responsibility for leading a group, human relations is the interactions of people into a work situation that motivates them to work together productively, cooperatively, and with economic, psychological, and social satisfactions”. Dari pengertian tersebut maka ditinjau dari susut pimpinan yang bertanggung jawab dalam hal memimpin kelompoknya, human relations merupakan interaksi antara orang-orang ke dalam suatu kerja yang mendorong mereka untuk bekerja secara produktif, kooperatif, sehingga memperoleh kepuasan secara ekonomi, psikologi, dan sosial.
97
