BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Perusahaan Pembentukan AUTO 2000 diawali dengan berdirinya Motor Vehicle Division dari PT. Astra International Incorporation pada tahun 1970. Divisi ini terus berkembang menjadi distributor beberapa merek kendaraan bermotor di kemudian hari. Pada tahun 1975 dibentuklah Astra Motor Sales. Proses terus berlanjut, hingga didirikan BAMS (Bengkel Astra Motor Sales) Cilandak pada tanggal 18 Mei 1981. Pada tahun 1989 merek dagang AUTO 2000 diperkenalkan oleh PT. Astra Internasional Tbk. sebagai divisi
penjualan
Toyota.
Kemudian, PT. Astra Internasional Tbk.
mengukuhkan kegiatan perusahaan sebagai wajib pajak besar dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 01.302.584.6-091.000 pada tanggal 1 Juli 2002, dengan Klasifikasi Lapangan Usaha (KLU) 61337 – Perdagangan Besar Dalam Negeri Mesin-Mesin, Alat Angkutan dan Suku Cadang. Sebagai salah satu divisi otomotif terkemuka PT. Astra International Tbk. AUTO 2000 menjalankan fungsinya sebagai main dealer Toyota terbesar di tanah air dan mendapat dukungan penuh dari Toyota melalui PT. Toyota Astra Motor. Pesatnya perkembangan dunia otomotif dan ketatnya persaingan dalam meraih kepuasan dan kepercayaan pelanggan, makin memantapkan AUTO
63
64
2000 pada bisnis utamanya yaitu penjualan dan layanan purna jual kendaraan bermotor merek Toyota. Melalui proses dan pelayanan kelas dunia kepada pelanggan, AUTO 2000 terus bersinergi dan menjalin keharmonisan kepada pelanggan. Dengan konsep pelayanan yang mudah, personal dan handal, AUTO 2000 secara konsisten menerapkan konsep pelayanan tersebut ke lebih dari 130 cabang
yang
telah
memberikan
kontribusi
hingga
mencapai 80% dari pencapaian pangsa pasar Toyota di Indonesia. PT Astra International,Tbk
PT Toyota-Astra Motor
Toyota Sales Operation
Other Sales Operation
Other Main Service
AUTO 2000
Branch/Direct Outlet Dealers Outlet
Customer
Gambar 4.1. Posisi AUTO 2000 Sebagai Main Dealer Toyota Sumber : Auto 2000 Cabang Samanhudi
65
AUTO 2000 memiliki cabang yang tersebar di seluruh Indonesia (kecuali Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y). Selain cabang-cabang AUTO 2000 yang berjumlah 66 outlet, AUTO 2000 juga memiliki dealer yang tersebar di seluruh Indonesia (disebut indirect) yang totalnya berjumlah 67 outlet. Dengan demikian, terdapat 133 cabang yang mewakili penjualan AUTO 2000 di seluruh Indonesia. 48 Bengkel milik AUTO 2000 merupakan yang terbesar dan terlengkap di Asia Tenggara. Disamping itu AUTO 2000 juga memiliki 407 partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk Toyota. Luasnya jaringan AUTO 2000, juga didukung oleh fasilitas dan layanan yang lengkap dari penjualan hingga purna jual. Dengan kelengkapan fasilitas yang ada, pelanggan setia Toyota tak perlu ragu lagi mempercayakan produk-produk Toyota kepada AUTO 2000. Berkat penerapan online system di seluruh cabang, pelanggan dapat memperoleh data riwayat perawatan kendaraan di seluruh cabang AUTO 2000. Selain bermanfaat bagi pelanggan, ini juga memberikan nilai tambah saat kendaraan dijual. AUTO 2000 memberikan kemudahan dan rasa aman kepada pelanggan sejak awal proses hingga pasca kepemilikan kendaraan. AUTO 2000 telah bekerja sama dengan lembaga keuangan (seperti Astra Credit Company/ACC), asuransi (seperti AAB/Asuransi Astra Buana) dan institusi pendukung terkemuka lainnya yang masih bernaung dalam grup PT. Astra Internasional Tbk. (seperti Mobil’88 dan Astra World).
66
AUTO 2000 menyiapkan layanan purna jual, antara lain -
:
Toyota Booking Service, yaitu layanan yang memberikan kemudahan kepada pelanggan untuk mendapat kepastian waktu perawatan kendaraan sehingga tidak perlu antri.
-
Express
Maintenance,
yaitu
layanan
untuk
perawatan
berkala
kendaraan pelanggan yang selesai dalam waktu 1 jam. -
Toyota Home Service (THS), yaitu layanan yang memberikan kenyamanan dan kemudahan untuk perawatan berkala kendaraan langsung di tempat pelanggan tanpa biaya tambahan.
-
Express Body & Paint, yaitu layanan pengecatan dan perbaikan body maksimal 3 panel secara cepat dan berkualitas yang pengerjaannya hanya memerlukan waktu 8 jam.
AUTO 2000 secara konsisten dan berkesinambungan melakukan pelatihanpelatihan guna menjaga dan meningkatkan kompetensi jajaran penjualan dan purna jual.
A. Visi, Misi dan Nilai-Nilai 1. Visi AUTO 2000 Menjadi dealer otomotif dan pelayanan kelas dunia.
terbaik
di Indonesia
dengan
proses
67
2. Misi AUTO 2000 1) Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan 2) Mempertahankan pangsa pasar nomor satu di industry otomotif 3) Menyediakan lingkungan kerja yang aman dan nyaman bagi karyawan 4) Menciptakan nilai tambah ekonomis bagi pemegang saham
3. Nilai-Nilai AUTO 2000 1) Mengutamakan pelanggan 2) Berintegritas, jujur dan menjaga etika bisnis 3) Kerja keras dan perbaikan yang berkesinambungan 4) Saling percaya, terbuka dan adil 5) Mempunyai tanggung jawab sosial
4. Nilai-Nilai Untuk Pelanggan - Mudah AUTO 2000 memberikan kemudahan kepada pelanggan : 1. Kemudahan mendapatkan informasi, dengan menyediakan berbagai sumber, mulai dari kantor cabang, pameran, situs web, telpon, hingga call center dan lain-lain. 2. Kemudahan pembelian dengan menyediakan berbagai fasilitas termasuk tukar tambah, proses kredit dan asuransi. 3. Kemudahan layanan purna jual dengan memberikan service bengkel yang lengkap dan terpadu.
68
-
Personal AUTO 2000 melayani pelanggan secara personal. Dengan membangun database pelanggan secara komprehensif, AUTO 2000 memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Pelanggan tidak perlu dipusingkan masalah perawatan mobil dan lainnya karena AUTO 2000 akan memberitahu pelanggan secara personal, misalnya kapan saat perawatan berkala harus dilakukan, kapan masa kredit berakhir dan lainnya.
- Handal AUTO 2000 didukung oleh tim dan sistem yang handal : 1. Wiraniaga profesional. 2. Teknisi yang memiliki sertifikasi Toyota Internasional. 3. Sistem
Teknologi
Informasi
historis
kendaraan
dan
dapat
yang
handal,
diakses
yang
secara
mencatat
online
oleh
bengkel-bengkel AUTO 2000 di seluruh Indonesia. 4. Garansi atas perbaikan yang dilakukan untuk menunjang Visi dan Misi AUTO 2000 maka kebijakan pihak Manajemen AUTO 2000 Cabang Samanhudi memiliki Visi dan Misi tersendiri yang merupakan acuan dari Visi dan Misi AUTO 2000, yaitu :
69
5. Visi AUTO 2000 Samanhudi Dealer Otomotif terbaik di Indonesia
6
Misi AUTO 2000 Samanhudi 1. Menjadi tempat bekerja yang aman dan nyaman 2. Memberikan pelayanan terbaik bagi semua 3. Menjadikan karyawan yang profesional dan berkualitas 4. Menjadi cabang teladan
B. Struktur Organisasi Struktur organisasi AUTO 2000 Samanhudi terdiri dari Kepala Cabang, Customer Relation Departemen, Sales Departemen, Administrasi Departemen dan Service Departemen. Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi dari AUTO 2000 Samanhudi.
70
Branch Manager
CRO
Sales Supervisor
Salesman
Sales Counter
Adm. Head
Adm. Stock
Collector
Office Boy
Satpam
Sales Manager
Adm.STNK/ BPKB
Driver
Service Manager
Adm. Head
Collector
Kasir
Collector
Adm. Umum
Kepala Gudang
Service Advisor
Adm. Parts
Kasir
Office Boy
Gambar 4.1. Struktur Organisasi Auto 2000 Cabang Samanhudi
Foreman
Tool Keeper
Mekanik
71
C. Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah uraian mengenai wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing posisi dalam struktur organisasi Bengkel Auto2000 Cabang Radio Dalam : 1. Branch Manager (Kepala Cabang) Sekaligus Sales Departement Head (Kepala Penjualan) - Bertanggung jawab atas sistem manajemen yang diterapkan dalam Cabang - Menjaga keutuhan karyawan - Menandatangani semua bukti pembayaran dan membuat laporan mingguan 2. CRO (Costumer Reliazation Coordinator) - Membuat Astra World - Mentraining Salesman baru - Membuat dan mengirimkan kuesioner kepada costumer mengenai produk dan pelayanan Auto 2000 Cabang Radio Dalam 3. Administration Head (Kepala Administrasi) - Mengkoordinasikan karyawan administrasi - Membuat laporan L/R - Bertanggung jawab atas seluruh karyawan - Bertanggung jawab mngenai seluruh hal-hal administratif - Menandatangani semua bukti pembayaran
72
4. Sales Supevisor - Menetapkan target penjualan bersama Kepala Cabang. - Menetapkan stock kendaraan kepada costumer yang sudah antri. 5. Sales Counter - Memenuihi target penjualan yang telah ditetapkan perusahaan. - Mencari dan melayani calon pelanggan dengan memberikan uraian lengkap tentang produk, harga dan keunggulan produk dan pelayanan Toyota 6. Administration Head (ADH) - Mengawasi realisasi penggunaan sumber dana perusahaan - Menyiapkan laporan yang diperlukan untuk dipergunakan sebagai alat pengambilan keputusan serta informasi yang mendukung kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan 7. Kasir - Menjaga agar pengeluaran uang atau pemasukan sesuai dengan sistem dan prosedur managemen perusahaan - Bertanggung jawab atas keamanan, kebenaran dan keberadaan uang serta surat berharga lainnya dan melaporkan laporan harian, laporan kas dan bank secara periodik 8.
Administrasi Hutang/Piutang - Piutang : membuat Delivery Order (DO) atas penjualan dan kuitansi untuk penagihan dan mengontrol pembayaran pelanggan - Hutang : memeriksa kendaraan yang disuplai TAM serta bukti-bukti pendukung dan membuat tanda terima serta membuat laporan hutang dagang secara periodik.
73
9. Administration Stock - Membuat laporan keadaan posisi persediaan barang yang ditanganinya - Menjaga agar persediaan barang dalam kondisi optimum dengan memperhatikan minimum stok dan mksimum stok. 10. Collector - Melakukan penagihan kepada pelanggan - Membuat laporan administrasi penagihan - Memeriksa dan meneliti kembali tagihan baik kas dan giro 11. Administration STNK dan BPKB - Mengurus STNK dan BPKB pelanggan dan administrasi yang diperlukan dalam pengurusan di kantor SAMSAT -
Memeriksa keakuratan STNK dan BPKB agar tidak ada kesalahan cetak dan ketik.
12. Serv ice Departement Head/ Manager (Kepala Bengkel) - Mengawasi aktifitas bengkel dan penjualan suku cadang - Mengatur dan Merencanakan persediaan spare parts secara optimum - Mengarahkan pekerja dalam menangani kendaraan pelanggan agar sesuai standar bengkel Toyota. - Menangani menentukan
komplain diskon
pelanggan,
menandatangani
service invoice,
dan meningkatkan kualitas mekanik dengan
pelatihan. 13. Kepala Gudang - Mengatur dan mengkoordinasi gudang spareparts
74
- Memeriksa dan menandatangani semua surat jalan pembelian/penjualan spareparts - Membuat rekap stok harian yang tembusanya diberikan kepada Accounting dan Kepala Cabang 14. Foreman - Mengatur pembagian tugas dan memberikan order pekerjaan kepada mekanik - Membantu Service Advisor (S/A) dalam diagnosa awal, melakukan kontrol pekerjaan mekanik dan penggantian spare parts -
Melakukan test jalan dan final check
15. Mekanik -
Melaksanakan pekerjaan sesuai order perbaikan/perawatan
- Konfirmasi ke Foreman apabila ada tambahan penggantian spare parts maupun ada keluhan komponen yang lain diluar order perbaikan dan melporkan hasil pekerjaan 16. Salesman - Menjual produk-produk Toyota - Melayani Costumer - Mengantarkan kendaraan pada Costumer
75
E.
Analisis Struktur Pengendalian Intern Penjualan Kredit pada Auto 2000 Cabang Samanhudi Dalam analisis sistem akuntansi penjualan kredit disini akan dibahas mengenai prosedur penjualan kredit, formulir dan catatan akuntansi yang digunakan, serta bagian-bagian yang terkait di dalamnya.
1. Bagian yang
Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit yang
Diterapkan Perusahaan Bagian-bagian yang terkait dalam penjualan kredit Auto 2000 Cabang Samanhudi adalah sebagai berikut : a. Bagian Penjualan Bagian ini bertanggung jawab untuk menerima pesanan pelanggan dan mencatat pesanan yang diterima dari pelanggan tersebut ke dalam surat pesanan. b. Bagian Kredit Meneliti status kredit pelanggan dan memberikan persetujuan kredit guna memberikan kemudahan bagi pelanggan. c. Bagian Gudang Mengeluarkan barang seperti yang tertera dalam surat pesanan dan mencatatnya dalam kartu gudang serta membuat surat jalan. d. Bagian Pengiriman Bertanggung jawab untuk mengatur pengiriman barang agar tiba di tempat pesanan dengan baik.
76
e. Bagian Penagihan Melakukan penagihan terhadap tagihan yang telah jatuh tempo juga bertanggung jawab menyetorkan pembayaran pelanggan setiap hari ke bank. f. Bagian Pembukuan Bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan tunai pada jurnal penjualan dan buku besar persediaan serta kartu pelanggan. Bagian akuntansi juga membuat laporan yang dibutuhkan pada akhir periode 2. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit Auto 2000 Cabang Samanhudi adalah sebagai berikut : a. Surat Pesanan Dokumen ini digunakan untuk mencatat pesanan yang diterima dari pelanggan. b. Surat Jalan Dokumen ini sebegai bukti tertulis kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan barang yang dipesan pelanggan dan juga sebagai bukti sebagai bukti bahwa barang sudah terima oleh pelanggan. c. Faktur Penjualan Dokumen ini digunakan sebagai bukti penagihan uang kepada pelanggan.
77
d. Bukti Terima Bank Yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian penagihan saat menyetorkan uang tunai/cek/giro dari pelanggan ke bank atau mencatat transferan pembayaran pelanggan di bank.
F. Prosedur Penjualan Kredit Auto 2000 Cabang Samanhudi Prosedur penjualan kredit Auto 2000 Cabang Samanhudi adalah sebagai berikut: a. Bagian penjualan menerima pesanan pelanggan baik melalui telepon, faximile, ataupun copy purchases order pelanggan. b. Bagian penjualan menghubungi bagian gudang untuk mengetahui ketersediaan barang yang dipesan pelanggan tersebut digudang. c. Jika barang tidak tersedia, bagian penjualan menanyakan ke bagian gudang untuk mengetahui kapan tesebut ada dan di konfirmasi ke pelanggan tanggal pengiriman barang melalui telepon. d. Jika barang tersebut tersedia di gudang, maka bagian penjualan membuat surat pesanan rangkap 5. Surat pesanan rangkap 5 ditandatangani oleh sales yang berkaitan. Bagian penjualan mendistribusikan surat pesanan rangkap 5 ke bagian kredit untuk mendapatkan otoritasi. Bagian kredit memastikan status kredit pelanggan dan riwayat pembayarannya. Apabila bagian kredit menyetujui,
bagian
tandatangan
sales
kredit
memberikan
yang
bersangkutan.
didistribusikan sebagai berikut :
paraf Surat
disamping pesanan
78
Lembar 1
: untuk bagian pembukuan
Lembar 2
: bagian pengiriman untuk diserahkan ke pelanggan
Lembar 3
: untuk bagian gudang
Lembar 4
: untuk bagian penagihan
Lembar 5
: arsip bagian penjualan
e. Bagian gudang menyiapkan barang seperti yang tetera pada surat pesanan lembar ke 3 dan membuat surat jalan rangkap 5 serta ditandatangani oleh Kepala Bagian Gudang di surat jalan lembar 15. Surat jalan beserta barang didistribusikan sebagai berikut : Lembar 1-4
: untuk bagian pengiriman
Lembar 5
: untuk arsip bagian gudang
f. Bagian pengiriman mencocokan barang di surat jalan lembar 1-4, bagian
pengiriman
membungkus
dan
mengepakan
serta
menempelkan surat pesanan lembar ke 2 lalu mengirimkan kepada pelanggan beserta surat jalan lembar 1-4 g. Bagian pengiriman meminta langganan untuk menandatangani surat jalan lembar 1-4 sebagai bukti bahwa langganan telah menerima barang sesuai dengan pesanan. Setelah ditandatangani oleh pelanggan, bagian pengiriman mendistribuikan surat jalan sebagai berikut : Lembar 1
: untuk bagian penjualan
Lembar 2
: untuk pelanggan
Lembar 3
: untuk bagian penagihan
Lembar 4
: untuk bagian pembukuan
h. Bagian penagihan mencocokan surat jalan lembar 3 dengan surat pesanan lembar 4, kemudian membuat faktur penjualan rangkap 3 dan ditandatangani oleh direktur. Distribusi faktur penjualan sebagai berikut : Lembar 1
: bagian pelanggan
Lembar 2
: bagian pembukuan
Lembar 3
: bagian penagihan
79
Saat penyerahan faktur ke pelanggan, pelanggan memberikan tanda terima sebagai dokumen yang dibawa saat menagih apabila jatuh tempo. i.
Bagian keuangan mencocokan faktur penjualan lembar 2 dengan surat jalan lembar 4 dan surat pesanan lembar 1. Kemudian bagian keuangan menginput data penjualan kredit ke file transaksi penjualan, kemudian meng update master file ke buku besar. Bagian keuangan juga membuat faktur pajak rangkap 2 sesuai dengan faktur penjualan dan ditandatangani oleh direktur. Distribusi faktur pajak sebagai berikut : Lembar 1
: untuk pelanggan
Lembar 2
: bagian keuangan
a. Bagian keuangan melakukan perhitungan harga pokok barang yang secara manual. Dari hasil perhitungan harga pokok barang yang dijual, bagian keuangan membuat bukti memorial secara manual. Kemudian bagian keuangan menginput data penjualan kredit ke jurnal penjualan, kemudian mencatat ke kartu pelanggan. Bagian keuangan juga membuat faktur pajak rangkap 2 sesuai dengan faktur penjualan dan ditandatangani oleh direktur. Distribusi faktur pajak sebagai berikut: Lembar 1
: untuk pelanggan
Lembar 2
: bagian keuangan
b. Bagian keuangan melakukan perhitungan harga pokok barang yang secara manual. Dari hasil perhitungan harga pokok barang yang dijual, bagian keuangan membuat bukti memorial. Kemudian data diinput ke dalam file jurnal memorial. Selanjutnya bagian keuangan memposting ke buku besar persediaan barang. c. Setiap akhir bulan bagian keuangan membuat laporan-laporan yang diperlukan secara komputerisasi yaitu laporan keuangan.
80
G. Analisa Sistem Pengendalian Internal atas Penjualan Berdasarkan hasil observasi dan wawancara,
maka penulis akan
menganalisa sistem pengendalian internal atas penjualan Auto 2000 Cabang Samanhudi. Dalam menganalisa penulis akan memasukan unsur-unsur dalam sistem pengendalian internal penjualan kredit. Unsur-unsur yang terkait dalam sistem pengendalian penjualan kredit di Auto 2000 Cabang Samanhudi adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. 2. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan, dan biaya. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Berdasarkan penelitian yang dilakukan secara langsung pada Auto 2000 Cabang Samanhudi, peneliti juga melakukan pengumpulan data yang sesuai dengan pembahasan sebelumnya, yaitu dengan melakukan tanya jawab dengan staf yang terkait dengan prosedur penjualan. Pertanyaan tersebut mengenai praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dalam pengendalian internal atas penjualan pada Auto 2000 Cabang Samanhudi. Penilaian-penilaian tersebut kemudian dianalisis menggunakan statistik deskriptif berupa rata-rata tertimbang dengan skala pengukuran interval yaitu :
81
1
= Sangat kurang
2
= Kurang
3
= Cukup
4
= Baik
5
= Sangat Baik
Berikut hasil penilaian tersebut : Rata Tingkat Penilaian Unsur praktek yang sehat dalam melaksanakan Rata No. tugas dan fungsi setiap unit organisasi 1 2 3 4 5 Terimbang Penyerahan AP (persetujuan kredit )pembayaran 1 7 3 2.3 dari leasing belum efektif. Pelaksanaan pemeriksaan mendadak (Surprised 2 2 8 2.6 Audit) Setiap transaksi penjualan dilaksanakan oleh lebih 3 dari satu unit organisasi dan hal ini menjadi 10 5 internal check Perputaran jabatan dilakukan secara rutin (Job 4 5 5 2.5 Rotation) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang 5 5 5 3.5 berhak Secara periodik diadakan pencocokan fisik 6 2 5 3 2.1 kekayaan dengan catatannya Fungsi pengawasan internal yang terlepas dari 7 pelaksanaan fungsi operasi telah berjalan dengan 1 8 1 2 baik (2.3+2.6+5+2.5+3.5+2.1+2)/7= Rata – rata keseluruhan 2.8 Tabel 4.1 Rata-rata Tertimbang engendalian Internal Penjualan Dari hasil rata – rata keseluruhan tersebut dapat disimpulkan bahwa penilaian staf dari beberapa bagian terhadap praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi bernilai 2.8 dari skala 5, atau dapat dikatakan kurang dan hampir cukup. Pengendalian intern piutang yang dilakukan oleh Auto 2000 cabang Samanhudi belum efektif. Hal
82
ini dibuktikan bahwa saat-saat tertentu seperti akhir bulan, penjualan yang dilakukan seringkali mengabaikan syarat-syarat penjualan yaitu AP (Persetujuan kredit) atau DP 30 % yang harus dipenuhi oleh pelanggan. Kondisi ini dilakukan demi target penjualan maksimal yang harus dipenuhi setiap bulannya, sehingga mengakibatkan jumlah piutang dan penjualan kredit kurang efektif, dan kurang cukup dalam pelaksanaan pemeriksaan mendadak. Auto 2000 Cabang Samanhudi sudah sangat baik dalam pelaksanaan transaksi penjualan dilaksanakan oleh lebih dari satu unit organisasi dan hal ini menjadi internal check, sedangkan perputaran jabatan dinilai kurang cukup oleh karyawan. Keharusan pengambilan cuti oleh karyawan juga dinilai cukup baik, namun pencocokan fisik secara periodik dan fungsi pengawasan internal yang terlepas dari pelaksanaan fungsi operasi masih dinilai kurang. Dalam pengendalian yang dilakukan Auto 2000 Cabang Samanhudi terhadap proses penjualan kreditnya, perusahaan masih memiliki kelemahankelemahan seperti perusahaan tidak memiliki peraturan tertulis yang mengatur tentang proses retur penjualan yang merupakan salah satu proses yang penting dalam kegiatan penjualan. Selain itu, perusahaa juga tidak memiliki sistem penyeleksian pemberian kredit dan tidak memiliki kredit limit. Penyeleksian pemberian kredit tidak dilakukan karena perusahaan menilai hal tersebut tidak perlu. Melihat aktivitas pengendalian terhadap kegiatan penjualan yang dilakukan perusahaan, perusahaan seharusnya melakukan pengendalian
83
terhadap retur penjualan dengan membuat aturan secara tertulis mengenai hal tersebut karena sudah seharusnya perusahaan harus bertanggung jawab dan menjamin atas barang yang dikirimkan kepada pelanggan. Jadi, apabila barang tidak sesuai maka seharusnya perusahaan memberikan barang pengganti yang sesuai dengan standar mutu dan pesanan yang dilakukan pelanggan kepada perusahaan. Untuk meningkatkan pengendalian terhadap perolehan laba dari kegiatan penjualannya, perusahaan seharusnya perusahaan juga memiliki kebijakan penyeleksian pemberian kredit dan kredit limit. Hal ini dapat berguna untuk menghindari pemberian kredit kepada pelanggan yang salah karena apabila perusahaan memberikan kredit pada pelanggan yang salah perusahaan akan mendapatkan kerugian seperti piutang yang tidak tertagih seluruhnya sehingga akan mempengaruhi perolehan laba perusahaan dari kegiatan penjualannya. Penyeleksian pemberian kredit dapat menghindari resiko-resiko piutang usaha dengan cara melakukan analisa terhadap kemampuan pelanggan untuk membayar piutang, mencari dan menganalisis informasi history tentang pembayaran piutang pelanggan sebelumnya dan memberikan standard dan persyaratan kredit yang jelas kepada pelanggan.
H. Struktur Organisasi yang memisahkan Tanggungjawab Fungsional secara Tegas Pembagian tanggungjawab fungsional Auto 2000 Cabang Samanhudi telah cukup jelas diterapkan dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh
84
manajemen. Pemisahan tanggungjawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi penjualan tunai dan kredit dibawahi oleh masing-masing manajer dan unit organisasi yang dibentuk, sehingga semua tahap transaksi penjualan tunai maupun kredit tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja atau satu bagian saja.
1. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Hutang, Pendapatan, dan Biaya. Transaksi penjualan berdasarkan permintaan pembelian atau purchases order dari para pelanggan dan setelah disetujui oleh bagian penjualan diadakan konfirmasi terhadap setiap pesanan sebelum pesanan diproses, proses ini untuk mengetahui apakah pelanggan benar-benar ingin membeli dan kapan barang harus segera dikirim. Untuk penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari bagian penjualan dan persetujuan kredit dari bagian kredit. Barang dikirim setelah selesai dikemas. Pelanggan menandatangani surat jalan. Lalu surat jalan dikembalikan ke bagian pengiriman apabila barang yang diterima pelanggan sudah sesuai pesanan dengan keadaan yang baik. Semua pencatatan terhadap transaksi penjualan telah didasarkan atas dokumen yang lengkap dan telah mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang. Apabila terjadi retur penjualan , dokumen retur penjualan juga harus didukung dokumen yang lengkap , misalnya: bukti
85
penerimaan barang dari bagian gudang. Bagian pembukuan akan menjurnal penjualan dan memposting setiap hari sehingga menjamin bahwa laporan yang dihasilkan selalu up to date. 2. Praktek yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Praktek yang sehat dalam hal ini adalah setiap pegawai dan perusahaan melaksanakan fungsinya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Praktek yang sehat ini harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada, sehingga pekerjaan suatu bagian dapat langsung dicek oleh bagian lainnya. Kondisi ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun ini sudah memisahkan tugas-tugas dan wewenang, sehingga tidak ada satu bagian pun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir. Namun beberapa kondisi yang perlu dibahas dalam perusahaan adalah sebagai berikut: 1.
Semua kepala bagian telah dipilih berdasarkan kemampuan dan kebutuhan perusahaan.
2.
Adanya pertemuan antara direksi dengan kepala bagian secara periodik.
3.
Sudah diterapkan prosedur-prosedur pengendalian di dalam transaksi penjualan tunai dan kredit, tetapi belum didokumentasikan ke dalam bentuk flowchart.
4.
Semua pengendalian yang ada terdapat seorang yang bertindak sebagai pengawas dan pengontrol.
86
5.
Semua jenis penjualan selalu dibuatkan faktur.
6.
Setiap pengiriman barang dibuatkan surat jalan
7.
Pengecekan ulang akan kuantitas dan harga penjualan sesuai dengan surat pesanan dan surat jalan.
8.
Tidak adanya rotasi atau perputaran jabatan karyawan.
9.
Belum adanya internal auditor. Pemeriksaan dilakukan oleh bagian akuntansi.
3.
Karyawan yang Mutunya sesuai dengan Tanggungjawabnya Struktur organisasi yang efektif dan efisien dapat berlangsung dengan dukungan sumber daya manusia yang melaksanakan. Auto 2000 Cabang Samanhudi cukup mengutamakan mutu karyawan dalam usaha memajukan perusahaan. Adanya seleksi karyawan untuk memenuhi persyaratan yang dituntut perusahaan. Perusahaan juga aktif mengikutsertakan karyawan yang dianggap perlu mengjalankan training sesuai bidang pekerjaannya guna meningkatkan mutu dari kinerja karyawan.
4. Sistem Pengendalian yang Efektif dan Efisien Pengendalian internal dapat berjalan dengan efektif dan efisien, bila perusahaan melaksanakan syarat-syarat yang harus dipenuhi yaitu : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara fungsional secara tegas.
87
2. Sistem operasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan, dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit. 4. Setiap dokumen tercetak nomor urut. 5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
5. Kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem pengendalian atas fungsi penjualan pada Auto 2000 Cabang Samanhudi Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti terdapat kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem pengendalian atas fungsi penjualan pada Auto 2000 Cabang Samanhudi. Kendala yang dihadapi oleh Auto 2000 Cabang Samanhudi adalah
di perusahaan ini tidak
terdapat perputaran jabatan sehingga resiko timbulnya persekongkolan antar karyawan yang seharusnya dapat dicegah dengan cara perputaran jabatan tersebut tidak dapat dilaksanakan. Tidak adanya inovasi pekerjaan yang mengakibatkan kemampuan dari karyawan tidak berkembang, dan beberapa kegiatan hanya tergantung pada karyawan tersebut saja. Tidak adanya keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, yang berakibat berkurangnya kesempatan untuk mengungkapkan kecurangan karyawan yang seharusnya dapat terungkap pada saat karyawan tersebut cuti dan digantikan oleh orang lain. Bagian penagihan yang bertugas menyetorkan setiap hari uang / cek / giro setiap harinya, mempunyai
88
tanggung jawab yang besar sehingga perusahaan melakukan pengikatan dengan menyimpan ijazah asli dari karyawan tersebut. I.
Pengendalian Internal Terhadap Penjualan Kredit pada Auto 2000 Cabang Samanhudi Secara garis besar pengendalian internal terhadap penjualan kredit pada Auto 2000 Cabang Samanhudi telah berjalan secara efektif dan efisien. Hal ini dibuktikan dalam proses pengendalian intern penjualan kredit telah ada pemisahan tugas yang baik antara bagian-bagian yang berhubungan dengan penjualan, sehingga fungsi-fungsi tersebut dapat melakukan komunikasi kerja dengan baik dan struktur organisasi perusahaan. Dan pencatatan atas transaksi penjualan telah dilakukan berdasarkan pedoman prosedur pencatatan penjualan dan pedoman perkiraan yang ditetapkan perusahaan. Kegiatan operasi perusahaan dapat mencapai efisiensi dan efektifitas sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan.
